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XL POS 9 ADMINISTRATEUR
www.xlsoft.fr
Liste des révisions
Actualisations Repérage Date Auteur
Version 9.7.0.0 10.1/5.4.8/5.3.6/6.1/ 14/08/2012 Cédric VIRMOUT
Les deux applications peuvent être installées sur le même ordinateur ou sur des ordinateurs
différents selon la licence que vous avez acquise auprès de notre société.
La ou les caisses sont autonomes et doivent faire l’objet d’autant d’installations physiques que
de licences de caisses acquises.
Début de journée :
Avant d’ouvrir la ou les caisses, un début de journée est nécessaire.
Cette fonction lancée manuellement ou automatiquement sur l’Administrateur permet de
mettre à disposition des caisses les informations suivantes :
- Ajouts et mises à jours articles (tarifs, code barre, stock, …)
- Ajouts et mises à jours clients (adresse, point fidélité, avoir, avance, crédit, historique de
ventes,…)
- Modification de paramétrage (présentation écran de caisse, ticket, modèle de facture,
nouveau périphérique,…)
La caisse va lire lors de son ouverture le contenu du répertoire d’échange et se met à jour
automatiquement.
En cours de journée, si la caisse accède à l’Administrateur (réseau local, adresse IP fixe ou VPN
pour les caisses isolées) celle-ci peut interroger la base Administrateur pour les tâches
suivantes :
- Vente d’un article créé en cours de journée sur l’Administrateur (appel par son code barre,
code ou référence fournisseur)
- Reprendre un devis ou une commande client pour modification ou facturation
- Faire une opération sur une liste de cadeaux
- Envoi du flash caisse à l’Administrateur toutes les x minutes (l’intervalle est paramétrable)
- Interrogation des mouvements clients
- Règlement d’une facture client due
Rubans
Bureau
personnalisable
per
Jour et heure de
l’ordinateur
per
En appuyant sur le bouton « Nouveau » vous pouvez créer un nouveau dossier si vous en avez
les droits. La création d’un nouveau dossier est décrite ci-après dans la documentation.
En appuyant sur le bouton « Ouvrir », une fenêtre apparait et vous permet de choisir le dossier
que vous souhaitez ouvrir.
En appuyant sur le bouton « Fermer », vous fermez le dossier sur lequel vous étiez.
Option de votre
licence
N° licence
Activer une
téléassistance
Le ruban est situé en haut de l’Administrateur et permet d’accéder aux principales fonctions
du programme.
Pour y accéder, il suffit de cliquer sur les différents onglets.
Onglet Dossiers : (paramétrage des droits d’accès, du lien comptable, accès aux utilitaires
d’import et export, accès aux utilitaires sensibles (sauvegarde, restitution, vérification de
base,…), échanges avec la ou les caisses)
Onglet Fichiers : accès aux fichiers de bases (articles, clients, fournisseurs) et au paramétrage
du dossier.
Onglet Activité : accès aux historiques et statistiques ainsi qu’au flash caisse.
Onglet Ventes : accès à la partie chaîne de facturation ainsi qu’aux journaux de caisses.
Onglet Stocks : accès à la gestion des achats et stocks.
Onglet Impressions: accès aux différentes éditions et statistiques.
- Sortir de la fiche
- Aller à la première fiche
- Aller à la fiche précédente
- Aller à la fiche suivante
- Aller à la dernière fiche
- Créer une nouvelle fiche
- Supprimer la fiche courante
- Enregistrer la fiche courante
- Annuler les modifications sur la fiche courante
Si la souris est positionnée sur une icône, une info bulle apparait avec la fonction de l’icône
ainsi que le raccourci clavier.
Entête de colonnes
Cette liste permet de faire des tris et recherches sur certains éléments pour un accès rapide.
L’ordre de tri d’une liste est symbolisé par un triangle noir à droite de l’entête de colonne.
Dans l’exemple ci-dessous, nous avons effectué un tri sur la colonne désignation puis saisi le
mot « LAMPE » pour que la liste se positionne sur la première désignation article commençant
par « LAMPE ».
Les entêtes de colonnes sans triangle ne bénéficient pas de cette méthode de tri.
Sur chaque liste, on retrouve également à gauche des entêtes de colonnes un carré bleu qui
permet, par un double clic, de recentrer les colonnes sur la largeur de votre écran.
Il est également possible de changer l’ordre des colonnes en sélectionnant l’entête de colonne
que l’on veut déplacer et en effectuant un « Glisser-déposer ».
La zone de recherche suivante est disponible dans les listes de sélection (dans une pièce par
ex) :
Ce principe de sélection peut être appliqué à toutes les colonnes présentes sur une liste.
On peut également faire un filtre sur plusieurs critères.
L’option « Contient… » permet de ne rechercher qu’une partie de la valeur d’un champ (ex. :
rechercher les articles dont la désignation contient « Sweat »).
Il est à noter que ce filtre est disponible sur tous les postes Administrateur.
Il est également possible de masquer un filtre en décochant l’option « Affiché dans les
onglets ». Ce filtre restera disponible dans les différentes éditions faisant appel aux filtres.
Dans la liste des filtres, on peut changer l’ordre des onglets ou trier les filtres par ordre
alphabétique.
L’onglet Comptabilité permet de définir par famille articles des comptes de ventes et d’achats
pour la ventilation des écritures comptables.
4.3.1 Déclinaisons
Aller dans l’onglet « Fichiers » puis « Déclinaisons »
Cliquer sur l’onglet désiré puis sur l’icône pour créer une nouvelle déclinaison.
La notion de code correspond à une référence interne au magasin, un code est unique.
Il peut être saisi manuellement lors de la création de la fiche article, automatiquement par le logiciel
XL Pos ou bien encore automatiquement en fonction de la famille de l’article (se référer au manuel
d’installation et paramétrage).
Avant de créer le fichier article, il est important de réfléchir à la structure de ce code.
Il existe cinq éléments importants dans la fiche article: le code, les codes barre 1, 2, 3 et la référence
de l’article chez le fournisseur.
Ces éléments vous servent à rechercher les produits dans une liste article, en encaissement, dans les
pièces de ventes, d’achats et de stocks.
Il existe un moyen de définir la visualisation d’un onglet de son choix par défaut à l’ouverture de la
fiche.
Pour cela, faire un clic droit sur n’importe quel onglet de la fiche, cliquer sur « Onglet par défaut »
puis sélectionner l’onglet de son choix.
Cette manipulation est valable pour n’importe quelle fiche du logiciel et est enregistrée dans les
paramètres de l’utilisateur.
- Désignation : donnée importante car imprimée sur les différents documents (ticket de
caisse, facture client, commande fournisseur, étiquette produit,…)
- Code barre 1/2/3 : saisir le code barre du fournisseur si celui-ci existe. Saisie manuelle ou
par lecture optique. Si le produit n’a pas de code barre fournisseur, XL Pos peut générer
automatiquement un code barre interne à la norme EAN 13 en cliquant sur le symbole ci-
dessous :
Depuis la version 9.8.0.0, dès lors qu’on saisit un code barre ayant une longueur de 13, 15
ou 18 caractères (EAN), un contrôle sur la clé est réalisé et informe l'utilisateur.
Le contrôle est fait uniquement lors de la saisie manuelle du champ.
En importation via les utilitaires ou via l’appel centrale Web, la clé n'est pas contrôlée.
Le module codes-barres multiples ne réalise pas le contrôle de clé.
Si le code barre est de type poids ou prix et que la clé n'est pas correcte alors le message
d’avertissement s’affiche.
Si le code barre est de type poids ou prix et que la clé est correcte, alors le message
d’avertissement ne s’affiche pas et le code à barre est enregistré sans prix ou poids avec
une clé a 0.
- Prix de vente TTC : indiquer le prix de vente TTC ou laisser à blanc si vous souhaitez le
définir après avoir saisi le prix d’achat et un coefficient.
Onglet Achat :
- Fournisseur : indiquer le code du fournisseur en double cliquant dans la colonne
fournisseur ou choisir le fournisseur parmi la liste.
- Prix HT : saisir le prix d’achat HT brut. (le prix d’achat TTC se calcule automatiquement)
Si le prix de vente TTC n’a pas été saisi avant les informations de l’onglet Achat, on peut
indiquer le coefficient qui calculera automatiquement le prix de vente HT et TTC. On peut
également renseigner le prix de vente TTC qui recalculera automatiquement le coefficient et le
prix de vente HT. Cette opération s’effectue dans l’onglet Article.
Par défaut, il est à noter que le coefficient inclus la TVA. Cette option peut être désactivée dans la fiche société.
En fin de saisie, il faut enregistrer la création de l’article avec l’icône de validation.
- Désignation : donnée importante car imprimé sur les différents documents (ticket de
caisse, facture client, commande fournisseur, étiquette produit,…) Indiquer pour un
modèle le type de vêtement et le nom du modèle (ex : Pantalon Bengaline)
- Déclinaisons : indiquer dans les trois zones présentées ci-dessus la ou les grilles que vous
souhaitez affecter au modèle. Si vous n’affectez pas de grilles, XL Pos permet de rajouter
manuellement des déclinaisons dans l’onglet « Déclinaisons » de la fiche article.
- Tarifs au modèle : Cette option de la fiche article permet de définir si pour un modèle
d’article, toutes les déclinaisons ont le même prix d’achat et le même prix de vente. Si cela
n’est pas le cas, il ne faut pas cocher cette option. Les prix seront alors gérés dans l’onglet
déclinaison.
- Code barre : ne pas saisir de code barre sur l’onglet article car les codes-barres sont
propres à chaque déclinaison.
- Prix de vente TTC : indiquer le prix de vente TTC ou laisser à blanc si vous souhaitez le
définir après avoir saisi le prix d’achat et un coefficient.
Onglet Achat :
- Fournisseur : indiquer le code du fournisseur en double cliquant dans la colonne
fournisseur ou choisir le fournisseur parmi la liste.
- Référence : indiquer la référence de l’article chez le fournisseur.
- Prix HT : saisir le prix d’achat HT brut. (le prix d’achat TTC se calcule automatiquement)
- Remise : indiquer la remise accordée par le fournisseur pour l’achat de ce modèle.
Valider avec la touche entrée du clavier ou l’icône de validation pour enregistrer jusqu’à
ce que la ligne apparaisse en bleu.
Si le prix de vente TTC n’a pas été saisi avant les informations de l’onglet Achat, on peut
indiquer le coefficient qui calculera automatiquement le prix de vente HT et TTC. On peut
également renseigner le prix de vente TTC qui recalculera automatiquement le coefficient
et le prix de vente HT. Cette opération s’effectue dans l’onglet Article.
Par défaut, il est à noter que le coefficient inclus la TVA. Cette option peut être désactivée dans la fiche société.
Bonnets
Couleurs Tailles
Ayant affecté la grille de taille « US » sur l’onglet Article, toutes les tailles de la grille sont déjà
présentes sur l’onglet déclinaison de la fiche article.
Sur la fenêtre présentée ci-dessus, il faut choisir une couleur existante parmi la liste ou créer
directement une nouvelle couleur en indiquant le code et le libellé.
L’option « Pour toutes les déclinaisons » permet, si elle est cochée, d’affecter cette nouvelle
couleur à toutes les tailles et tous les bonnets (dans le cas d’un modèle de lingerie par
exemple).
L’opération est identique pour rajouter un bonnet en effectuant sur la ligne <Défaut> des
bonnets un clic droit et en choisissant le menu « Ajouter un bonnet ».
Astuces : on peut sélectionner plusieurs déclinaisons en restant appuyer sur la touche « CTRL » de votre clavier et
en sélectionnant successivement avec la souris les déclinaisons.
Pour sélectionner toute une taille quel que soit la couleur, appuyez sur l’entête de colonne de la taille, celle-ci
apparait alors en bleu. Pour sélectionner une autre taille, rester appuyer sur la touche « CTRL » et appuyer sur
l’entête de colonne de l’autre taille.
Le montant indiqué dans la zone « Ecotaxe » vient se rajouter au prix de vente TTC indiqué
dans l’onglet « Article ». En d’autre terme, le montant saisi dans la zone « Prix de vente TTC »
doit toujours être indiqué hors écotaxe.
Astuces : dans la zone « Ecotaxe » on peut appliquer une formule de calcul de ce type si on ne connait que le
montant TTC de l’écotaxe : 0.15/1.196. Le montant HT sera directement calculé à la validation de la zone.
Notes : le montant de cette écotaxe (également appelé DEEE, éco-participation, éco-contribution) n’est pas
concerné par les remises éventuelles (achats et ventes).
On peut depuis la version 9.8 afficher le montant TTC de l’écotaxe sur le ticket de caisse. (rubrique Montant
écotaxe TTC dans le modèle de ticket)
Le montant indiqué dans la zone « Eco-mobilier » vient se rajouter au prix de vente TTC
indiqué dans l’onglet « Article ». En d’autre terme, le montant saisi dans la zone « Prix de
vente TTC » doit toujours être indiqué hors éco-mobilier.
Astuces : dans la zone « Eco-mobilier » on peut appliquer une formule de calcul de ce type si on ne connait que le
montant TTC de l’éco-mobilier : 0.15/1.196. Le montant HT sera directement calculé à la validation de la zone.
Notes : le montant de cette éco-mobilier n’est pas concerné par les remises éventuelles (achats et ventes).
On peut depuis la version 9.8 afficher le montant TTC de l’éco-mobilier sur le ticket de caisse. (rubrique Montant
éco-mobilier TTC dans le modèle de ticket)
Exemple :
Pour une conserve de 400g, il faut indiquer dans la zone contenance 0,400
Pour un pot de 500ml de crème fraiche, il faut indiquer 0,500
Pour un sac de terreau de 10l, il faut indiquer 10.
En choisissant l’impression d’une étiquette article avec l’état « Etiquettes articles Code à
barres Prix Kg » on obtiendra le résultat suivant :
Notes : l’affichage en magasin du prix au kilo ou au litre sur la signalétique produit est obligatoire.
Dans l’onglet « Vente/Compta », il faut indiquer un nombre de décimales sur les quantités à
trois.
Exemple :
21 01234 00360 2
Le code barre de la fiche article doit être « 2101234000000 ».
La radical est 21, donc c’est un code barre poids.
Le code « 01234 » est unique et identifie l’article.
Le poids est de 360 grammes, donc le prix en caisse sera 0,360 x « Prix de vente TTC » de la
fiche article.
La clé de contrôle est 2.
Nous allons créer à titre d’exemple, un lot « bougeoir » composé d’un bougeoir et de
bougies.
Cliquer sur l’icône pour créer une nouvelle fiche article.
Indiquer le code, la désignation du lot et un code barre si vous souhaitez imprimer des
étiquettes pour ce lot.
Indiquer dans le type d’article, le choix « Lot »
La différence majeure entre un lot et un produit assemblé concerne le prix de vente, à savoir
que l’utilisateur est libre de saisir son prix de vente TTC. Lors de la vente de cet article, le prix
TTC de chaque composant sera proratisé par rapport au prix de vente du produit assemblé.
Pour créer un produit assemblé, il faut indiquer dans le type d’article «Produit » et dans
l’approvisionnement « Assemblé ». Contrairement au lot, la zone Prix de vente TTC est
accessible pour indiquer un montant différent.
Notes : Une préférence d’édition est accessible pour imprimer sur les états de ventes soit la nomenclature, le lot ou
l’assemblé ou les deux. On peut également faire apparaitre sur les tickets et modèles de factures les composants
de nomenclatures en modifiant les éditions par le générateur d’état et l’éditeur de ticket.
Depuis la version 9.7.0.0, lorsqu’un composant d’un lot ou d’un produit assemblé voit son
prix d’achat ou prix de vente varié, une question est posée à l’utilisateur pour valider la
répercussion de cette modification sur les lots et produits assemblés concernés par cet
article.
Les options :
- Divers : permet en caisse d’indiquer un prix au moment de la vente et une désignation.
- Gratuit : gratuité automatique de l’article (échantillon par exemple)
- Fin de série : permet de ne pas réapprovisionner cet article chez le fournisseur.
- Sérialisé : non géré.
- Commercialisé : permet de vendre cet article.
- Stocké : indique que cet article est géré en stock. Sur les modèles (version textile), cette
option est grisée puisque que ce sont les déclinaisons qui sont gérées en stock et non le
modèle.
- Demander la TVA : en caisse lorsque cet article est vendu, la liste des TVA s’affiche.
- Tarifs au modèle (version Textile) : permet de définir si pour un modèle d’article, toutes les
déclinaisons ont le même prix d’achat et le même prix de vente.
Prix calculé : si on coche cette case, le coefficient sera figé et donc le prix de vente évoluera en
fonction du prix d’achat.
Taux de marge= (prix de vente HT – prix d’achat HT) / prix d’achat HT * 100
Taux de marque= (prix de vente HT – prix d’achat HT) / prix de vente HT * 100
On peut paramétrer également des frais annexes en % et coûts annexes en montant qui
viennent majorer le prix de revient.
Notes : une préférence dans la fiche « Société » permet de prendre en compte ou non ces derniers dans le prix de
revient et dans le prix unitaire en stock.
Dans la colonne « Par combien », on indique une quantité multiple d’achat. (Nombre d’unité
dans un colis)
Cette indication sert dans les commandes fournisseurs, la fonction « Réapprovisionner » ainsi
que les projets de réassorts.
On peut également définir des conditions d’achats quantitatives par tranches et ce par
fournisseur différent pour un même article.
Dans une commande fournisseur, les conditions d’achats seront mentionnées en fonction de
la quantité commandée.
Taxes parafiscales : un article peut être soumis à deux TPF différentes. Ces TPF sont
paramétrables dans l’onglet « Fichiers », « Paramètres » et « TPF ».
Décimales : gestion des décimales sur la quantité, le prix de vente et le prix d’achat.
Arrondi :
Retrait commercial : permet de définir des prix psychologiques types : 14.99 €. Ex: 14,45 €
arrondi à l'unité supérieur avec retrait de –0.01
Comptabilité :
Permet d’affecter des comptes de ventes et d’achats propres à l’article.
Si cette partie n’est pas renseignée, le logiciel reprendra les comptes paramétrés par défaut
sur la famille de l’article lors du transfert comptable.
Ces conditionnements peuvent ensuite être utilisés dans les pièces d’achats et de ventes.
On peut également définir un conditionnement secondaire par défaut en cochant la colonne
« Achat défaut » ou « Vente défaut ».
On peut également choisir une méthode de valorisation propre à cet article. Par défaut la
méthode de valorisation est celle appliquée sur la fiche famille.
Manuelle
L'utilisateur détermine lui-même la valeur de son stock pour l’article.
Les marges sont basées sur la méthode de valorisation. (Prix de vente HT – prix stocké).
Les marges sur les pièces sont calculées automatiquement. Il existe un bouton « Calculer les
marges » sur les pièces de vente. Ce bouton a une utilité si les mouvements de stocks sont
saisis après la saisie des pièces de vente.
Dans l’onglet alerte, il y a la possibilité de mettre une alerte sur l’article. Cette alerte
apparaitra en caisse et dans une pièce de vente lorsque l’on sélectionne l’article.
Les utilitaires d’imports permettent également d’importer des codes-barres multiples à partir
d’un fichier ascii (format CSV) en maitre/détail.
Pour un modèle, lorsque l’on saisit un code barre correspondant à une déclinaison, l’onglet
« Déclinaisons » s’affiche directement et la déclinaison recherchée est directement
sélectionnée.
Pour une recherche sur la liste des articles, se référencer au chapitre « 2-6. La gestion des
listes ».
Sélectionner dans la liste le champ recherché puis dans le critère de sélection l’opérateur
ainsi que la valeur recherchée dans la zone indiquée ci-dessus. Plusieurs champs peuvent
être sélectionnés.
Si on ne connait pas la valeur exacte, on peut utiliser le caractère « * » en guise de joker.
Exemple : je recherche tous les articles contenant le mot « bougie » dans la désignation.
5.6 Historique
A partir de la fiche article, en appuyant sur l’icône on peut accéder aux ventes totalisées
par mois avec le nombre de produits vendus ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet « Evolution »
permet de comparer les ventes avec l’année N-1.
Tout sélectionner
Une fois la sélection effectuée, faire un clic droit dans la liste puis choisir « Modifier ».
La liste des critères modifiables apparait.
Cliquer sur la coche à gauche du critère que l’on souhaite modifier puis indiquer la valeur.
Appuyer sur le bouton « Ok » pour lancer le traitement.
Notes : ce traitement sert également à supprimer un ensemble d’articles en faisant une sélection puis en
choisissant « Supprimer » au lieu de « Modifier ».
5.8.3 Fusionner
Cette fonction permet de fusionner un article « A » avec un article « B ». Cette fusion permet
de faire disparaitre l’article « A » et de rattacher son historique de vente, d’achat, de stock
avec l’article « B ».
5.8.4 Recoder
Cette fonction permet de changer le code d’un article ainsi que chaque pièce liée à cet
article.
Cette hiérarchie peut être remise en cause si on coche l’option « Appliquer le meilleur tarif
disponible au client » dans l’onglet « Options » de la fiche « Société ».
Le tarif par dépôt s'applique en lieu et place du prix de base de la fiche article. S’il n'existe pas
alors on applique le prix de base de la fiche article.
Si un tarif est exprimé en % de remise (solde ou grille de tarif en remise) la remise s’applique
sur le tarif du dépôt et non le prix de la fiche article.
Les tarifs privés client, les promotions, les grilles de tarifs en montant ou en coefficient et les
gratuits ne sont donc pas impactés.
Les impressions d’étiquettes tiennent compte des tarifs par dépôts si on sélectionne l’option
suivante lors de l’impression :
Le prix de base par dépôt peut être importé via les utilitaires d'imports (Créer un modèle
d’import basé sur le fichier : « Tarifs dépôts »)
L’option « Afficher les tarifs avant publication » permet de visualiser les tarifs par dépôts ou les
modifications de tarifs standards avant publication.
Cliquer sur le bouton pour sélectionner tous les articles puis cliquer sur « OK ».
Le contenu de la liste disparait après publication.
6.2 Promotions
Aller dans l’onglet « Fichiers », « Tarifs » puis « Promotions ».
Cliquer sur l’icône pour créer une nouvelle promotion.
« Utiliser des prix nets » coché « Utiliser des prix nets » non coché
Promotion en remise (colonne % remise Affichage du libellé Affichage du libellé
dans la fiche promotion) « Promotion » + % remise en « Promotion » + % remise en
caisse caisse
Promotion en prix net (colonne Prix TTC Affichage du libellé Non affichage du libellé. Le prix
dans la fiche promotion) « Promotion » + % remise en net est affiché directement
caisse
Indiquer ensuite les différents articles concernés par la promotion. On indique les articles en
saisissant le code, le code barre, la référence fournisseur ou en choisissant parmi la liste
article.
Pour chaque article, il faut indiquer un taux de remise (dans la colonne « % Remise ») ou un
prix Net dans la colonne « Prix TTC ».
Les colonnes grisées permettent de visualiser le prix par défaut HT et TTC, le prix de revient
(PRC), les taux de marge et de marque ainsi que le coefficient (ces indicateurs sont calculés à
partir des prix promotionnels et non pas des prix théoriques).
On peut également ajouter un ensemble d’article en cliquant sur l’icône « Ajouter des
articles »
Choisir un filtre ou en créer un nouveau puis appuyer sur la touche « Entrée » du clavier pour
insérer tous les articles de ce filtre dans la promotion.
On peut insérer des articles scannés avec un portable de saisie autonome en cliquant sur
l’icône .
On peut attribuer à tous les articles le même taux de remise en cliquant sur l’icône puis
et enfin .
Sur la fenêtre qui apparait sélectionner le champ « % Remise » puis indiquer le taux de
remise.
L’icône permet d’imprimer un état des ventes articles, familles, clients et vendeurs
concernant cette promotion.
Si un article est en promotion, la zone Prix de vente HT et TTC de la fiche article est de
couleur distincte et le prix promotion s’affiche dès lors que l’on passe la souris sur l’une des
zones.
Depuis la version 9.7.0.0, une loupe permet la consultation des tarifs en cours par dépôt.
Pour ouvrir la promotion, on peut sélectionner une ligne en fonction du dépôt puis cliquer
sur la loupe en haut de la fenêtre.
6.3 Soldes
Les soldes consistent à indiquer à XL Pos les nouveaux tarifs à appliquer pendant une période
précise.
Aller dans l’onglet « Fichiers », « Tarifs » puis « Soldes ». Cliquer sur l’icône pour créer une
nouvelle campagne de solde.
Donner un nom à la campagne de solde ainsi qu’une date de début et de fin.
Si plusieurs magasins sont gérés dans l’Administrateur on peut indiquer le dépôt qui est
concerné par la campagne de solde. Si aucun dépôt n’est mentionné, la campagne de solde
s’appliquera à tous les magasins.
On indique également si on saisit des remises ou des prix nets pour les articles soldés.
Si un article est en solde, la zone Prix de vente HT et TTC de la fiche article est de couleur
distincte et le prix soldé s’affiche dès lors que l’on passe la souris sur l’une des zones.
Depuis la version 9.7.0.0, une loupe permet la consultation des tarifs en cours par dépôt.
Pour ouvrir la solde, on peut sélectionner une ligne en fonction du dépôt puis cliquer sur la
loupe en haut de la fenêtre.
Sur l’onglet Article, il faut indiquer les articles concernés ainsi que le prix Net ou le taux de
remise ou éventuellement indiquer que cet article est gratuit pour ce client.
Sur l’onglet Famille, il faut indiquer les familles concernées ainsi que le taux de remise ou
éventuellement indiquer que cette famille d’articles est gratuite pour le client.
Depuis la version 9.8.0.0, il est possible d’insérer de manière groupée un ensemble d’articles
sur un tarif privé.
Pour cela il faut créer un nouveau tarif privé à partir de l’icône de la fiche client en compte.
Cliquer ensuite sur l’icône ci-dessous :
Pour chaque catégorie tarifaire, on peut indiquer des valeurs qui seront propre à cet article.
Dans l’exemple ci-dessous les clients « Particuliers » paieront 75 euros alors que les clients
« Professionnels » paieront 50 euros.
Dans l’onglet « Editions » on peut choisir le modèle d’étiquette en choisissant parmi la liste des
états référencés ainsi que l’imprimante.
Dans l’onglet « Mise en page », on paramètre les dimensions de l’étiquette ainsi que les
dimensions de la planche A4.
Zone d’impression de
l’imprimante sélectionnée
Important : Pour paramétrer une planche d’étiquettes, il faut se baser sur la zone d’impression.
Le fait de cliquer sur le nouveau bouton « Sauver » sauvegarde les paramètres d’impression
pour le couple Imprimante/Etat et celui-ci est disponible pour tout le monde.
7.2 A partir de la fiche article (pour une sélection d’articles sans critères
communs)
On peut également imprimer un ensemble d’étiquettes pour des articles n’ayant pas de
critères communs.
Pour cela, lorsqu’on appui sur le bouton « Etiquettes », un menu permet les choix suivants :
- Voir ma sélection : affiche la sélection d’articles et permet de rajouter dans la liste de
nouveaux articles.
Astuces : Si on sélectionne un filtre, une famille ou une classification et que l’on appuie sur le bouton « Etiquettes » et
« Voir la sélection », la liste des articles apparait et on peut choisir le nombre d’étiquettes à imprimer par article.
Cette fonction est accessible dans l’onglet « Fichiers » « Tarifs » puis « Mise à jour du catalogue ».
Sur la fenêtre ci-dessous indiquer la sélection d’articles sur laquelle la mise à jour doit s’effectuer.
Prix de vente conseillé : permet d’appliquer le prix de vente conseillé en tant que prix de
vente.
Appliquer un pourcentage sur le prix de vente : indiquer un pourcentage d’augmentation sur
les prix de vente actuels.
Appliquer les prix de vente antérieur : permet de revenir aux prix de vente précédent.
Appliquer un pourcentage sur le prix d’achat : indiquer un pourcentage d’augmentation sur les
prix d’achats actuels.
Appliquer les prix d’achats antérieurs : permet de revenir aux prix d’achats précédents.
Appuyer sur le bouton « Appliquer » pour lancer la mise à jour.
Les éléments obligatoires d’une fiche fournisseur sont le code et la raison sociale.
Il est important également de renseigner les coordonnées puisque celles-ci apparaitront sur
une commande fournisseur par exemple.
Il est possible de rajouter une alerte qui apparaitra sur les pièces d’achats ou lors d’un
pointage individuel.
9.2 Historique
A partir de la fiche fournisseur, en appuyant sur l’icône on peut accéder aux achats
totalisés par mois avec le nombre d’achats ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet « Evolution »
permet de comparer les achats avec l’année N-1.
Par définition, les clients en compte sont des clients professionnels qui ne règlent pas
immédiatement (facturation fin de mois par exemple).
Les clients caisses sont des clients particuliers identifiés car ils ont :
- un avoir, une avance, un crédit
- demandé une facture
- passé une commande
- ouvert une liste de cadeaux
- une carte de fidélité.
Les éléments obligatoires d’une fiche client sont le code, le nom et le prénom.
Si une codification automatique des clients est mise en place, il faut laisser le champ « Code »
vide, celui-ci sera généré lors de l’enregistrement de la fiche. (Se reporter au chapitre
« Mettre en place des codifications automatiques » dans la notice technique)
Attention, le contrôle se faisant en création de pièce, il est donc possible de dépasser l’encours
en cours de saisie de la pièce. Dans ce cas le message apparaitra sur la prochaine pièce créée
pour ce client.
En caisse, le contrôle se fait en temps réel car une interrogation Web se fait lors de la création
de la pièce et lors de la validation.
Les pièces saisies sur d’autres caisses ne sont pas pris en compte dans ce contrôle en temps
réel.
10.4 Historique
A partir de la fiche client, en appuyant sur l’icône on peut accéder aux achats du client
totalisés par mois avec le nombre d’achats ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet « Evolution »
permet de comparer les achats avec l’année N-1.
Dans l’onglet « Mise en page », on paramètre les dimensions de l’étiquette ainsi que les
dimensions de la planche A4.
Zone d’impression de
l’imprimante sélectionnée
Important : Pour paramétrer une planche d’étiquettes, il faut se baser sur cette zone d’impression
D’un point de vue technique, le nouvel écran du projet de réassort est géré par le module
« XlReassortAdmin ».
La dll est installée par défaut dans le répertoire commun de l’application. Il n’y a pas de
déclaration à faire.
Le nouvel écran tient compte des expressions de besoin et des listes de cadeaux, sous réserve
que votre logiciel bénéficie de ces options.
Note: Si le module XlReassortAdmin.dll n'est pas présent dans le répertoire commun, le logiciel
se comporte avec les anciens écrans du projet de réassort.
Le module :
- sélectionne des articles
- sélectionne le ou les fournisseurs concernés
- sélectionne le ou les dépôts concernés
- analyse ou non une période de vente (Présentation mensuelle ou en semaine)
- analyse ou non les listes de cadeaux (si option)
- analyse ou non les expressions de besoin (si option)
- propose ou non une méthode de calcul pour la quantité à réapprovisionner
Mode de réassort :
En mode « Commandes fournisseur + répartition entre les dépôts », le principe est de
pouvoir passer une commande fournisseur et de prévoir tout de suite la répartition de ce qui
sera reçue entre les magasins.
Attention pour ce mode on ne peut générer la répartition que des lignes articles reçues.
Si la quantité reçue est inférieure à la quantité commandée on répartit à hauteur de la
quantité reçue.
En mode « Répartition entre les dépôts seulement », le principe est de préparer la répartition
entre les magasins de la marchandise déjà en stock.
Ne retenir que les articles mouvementés depuis le : Ne retient que les articles ayant eu un
mouvement depuis la date indiquée
Ne retenir que les articles commercialisés : Ne retient que les articles ayant l’option de
cochée dans la fiche article.
Ne retenir que les articles des commandes client : Ce paramètre n’est accessible que si
l’option « Gérer les commandes de contremarque » a été activée sur le premier écran. Il ne
retient que les articles contenus dans les commandes clients et qui n’ont pas encore été
traitées dans le projet de réassort.
Ces trois derniers critères se cumulent à la sélection d’articles ci-avant.
Ex : J’ai vendu sur le mois d’août 77 articles d’une référence et j’ai un stock à aujourd’hui de 7.
7 / (77/31)=2.82 (cela signifie que je peux tenir 2.82 jours avec mon stock actuel)
Je demande un nombre de semaine à couvrir de 2. La quantité calculée dans ce cas-là sera de :
(2 x 7) x 2 = 28
Pour pouvoir déterminer la « Quantité calculée » en fonction d'un nombre de semaine à
couvrir il est nécessaire d'avoir demandé une analyse des ventes sur une période.
- Suivant les quantités des commandes client : permet de faire de la contremarque sur les
commandes clients.
3 4
Si je veux filtrer les articles pour lesquels il y a mot « Pantalon » dans la désignation je filtre
de cette manière :
Dans le bloc 4 (répartition entre dépôts) on saisit une seule quantité qui va sortir l’article
d’un dépôt et le rentrer dans l’autre.
Dans le tableau de répartition on valide les quantités avec la touche « Entrée » du clavier.
Dans l’exemple ci-dessous on indique que l’on sort une quantité de 5 sur le dépôt PRI et on
rentre une quantité de 5 sur le dépôt 69.
11.1.3.3 Je veux faire une commande fournisseur pour l’ensemble de mes dépôts.
Dans ce cas on calcule les quantités pour chacun des dépôts. Les quantités par articles sont
additionnées pour générer les commandes par fournisseurs sur le dépôt principal.
Les réceptions seront faites sur le dépôt principal.
Dans les lignes du projet de réassort, ces articles sont rajoutés et sont typés comme « Inter-
dépôt » au lieu de « Commande fournisseur ».
Important : Avant de pouvoir générer les transferts inter dépôts à partir du projet de
réassort il faudra passer les commandes et attendre que toutes les commandes soient
réceptionnées.
Lorsque la marchandise est reçue, elle doit maintenant être transmise aux magasins. Un
transfert inter-dépôt va être généré.
Il y a 3 manières de le générer :
o A partir du projet de réassort lui-même avec l’icône de génération des transferts
si la répartition a déjà été faite. Cela suppose toutefois au préalable de constater
la réception des commandes avec l’icône « Suivi des réceptions »
correspondante.
o Soit on utilise la méthode classique (création d'un transfert inter dépôt)
o A partir du projet de réassort on fait une répartition si elle n’avait pas été faite.
Pour cela on clique sur l’icône pour rappeler la fenêtre de résultat, on saisit les
répartitions souhaitées et on valide. On appuie ensuite sur l’icône de génération
des transferts.
11.1.3.4 Je veux faire une répartition entre mes dépôts pour des articles que j’ai en stock.
J'ai de la marchandise en stock, je veux la répartir entre mes magasins.
Cela génère soit :
o des transferts inter-dépôt dans l’Administrateur (Pas de pointage)
o des bons de réassorts (uniquement si module XL Réassort)
Pour indiquer si on génère des transferts inter-dépôt ou des bons de réassort, la fiche
dépôt doit être paramétrée avec l’option « Validation des réassorts ».
Appuyer sur le bouton « Valider » pour insérer les lignes articles avec une quantité dans le
projet de réassort.
Valider le projet et générer les transferts avec l’icône .
L’option « Ne retenir que les articles à réapprovisionner » permet de n’afficher que les
articles concernés.
Stock maxi – Stock théorique- Commande fournisseur en cours + Commande client en cours
Si on coche « Mis de côté », seuls les articles étant mis de côté dans les listes de cadeaux
seront pris en compte.
Si on coche « A commander », seuls les articles étant mis à commander dans les listes de
cadeaux seront pris en compte.
On peut également demander à réassortir sur des pièces de ventes (sélection à partir d’un
filtre). Ce choix n’est pas compatible avec le réassort sur les stocks mini/maxi ni le réassort
sur les quantités vendues ou commandées.
Pour finir, il faut cocher l’option « Générer les commandes sur le dépôt » puis choisir le
dépôt.
Sur la fenêtre ci-dessus, on peut contrôler les articles proposés par le projet et le valider.
Besoins : commande client – commande fournisseur + mis de côté sur les listes de cadeaux.
Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l’icône pour générer les
commandes fournisseurs.
2) Je souhaite réapprovisionner le magasin « 69 » par rapport à ses ventes sur une période
et réassortir le magasin par rapport à mon stock principal (configuration multi-magasins).
Un message d’alerte apparait alors, appuyer sur « Oui » pour lancer le transfert inter dépôt
dans la limite des stocks du dépôt principal.
3) Je souhaite réapprovisionner mon stock pour honorer mes commandes clients (articles
en contremarque).
La liste des articles du fournisseur sélectionné s’affiche (si celui-ci est référencé comme
fournisseur principal dans la fiche article) et on peut effectuer un tri sur le code ou la
désignation.
Une option permet d’afficher les articles même si le fournisseur de la commande est un
fournisseur secondaire des articles.
Pour un article de type produit, il faut indiquer la quantité commandée, le prix d’achat HT (s’il
varie par rapport à la fiche article), le taux de remise (remise en cascade possible)
Pour un article de type modèle, le tableau des déclinaisons s’affiche afin d’indiquer la
quantité, le prix d’achat HT ou la remise par déclinaison.
Depuis la version 9.8.0.0 lorsqu’on saisit un article déjà existant dans la pièce, le message
suivant apparait proposant de se positionner sur l’article existant. Si on répond non une
deuxième ligne sera créée.
(1)
(5)
On peut saisir une quantité(1) à la taille(2), à la couleur(3) ou sur toutes les déclinaisons(4) en
sélectionnant les différentes cellules en exemple ci-dessus.
En restant appuyé sur la touche « CTRL » du clavier, on peut également sélectionner
plusieurs déclinaisons.
Important : Il faut impérativement indiquer un ordre de tri(5).
Les lots ou les produits assemblés ne sont pas gérés dans les pièces d’achats et de stocks.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
Le montant du franco est indiqué dans la commande si le franco est renseigné dans la fiche
fournisseur.
Si le montant HT de la commande est inférieur au montant du franco, un message d’alerte
apparait à l’enregistrement.
Notes : Stock disponible = Stock – Commande client + Commande fournisseur (en fonction des paramètres de la
fiche société)
Pour envoyer la pièce par mail, il faut appuyer sur le bouton « Aperçu » puis sur l’icône décrit
ci-dessous :
- Imprimer la commande fournisseur
- Sauvegarder l’aperçu
- Envoyer par mail la commande
- Générer un fichier pdf
- Générer un fichier Microsoft Excel
Lorsque l’on pointe une commande, on peut paramétrer par défaut que les quantités
commandées soient reprises dans les quantités livrées (Fiche « Société » - Onglet « Options »
- Cocher « Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en achat »).
Si cette option n’est pas active, il faut indiquer sur chaque ligne les quantités reçues ou si la
réception est conforme à la commande, appuyer sur l’icône « Réceptionner toute la
commande » indiqué ci-dessous.
Il est à noter que l’on peut également décharger une saisie faite sur un portable de saisie
grâce à l’icône « Importer des articles ». Pour chaque référence saisie, la quantité reçue sera
renseignée. Ce mode de fonctionnement nécessite de ne pas cocher l’option « Pointer par
défaut les lignes lors du pointage des commandes en achat » dans la fiche société.
Se reporter au chapitre « 7 - 5. Etiquettes articles- A partir des pièces» pour imprimer les
étiquettes à partir du bon de réception.
Cette fonction n’est pas disponible lors d’un import de fichier dans un pointage de
commande.
Une liste apparait avec les commandes en cours et en reliquat pour ce fournisseur.
Le bouton de multi-sélection est disponible en bas de la liste afin de sélectionner toutes les
commandes.
Une sélection partielle est également possible en maintenant la touche CTRL du clavier et en
cliquant successivement sur les commandes concernées.
Cliquer ensuite sur le bouton « Pointer les commandes sélectionnées » en bas de la liste.
Une liste apparait avec tous les articles des commandes sélectionnées.
On peut visualiser soit toutes les lignes, soit les lignes par commandes en s’aidant des filtres en
haut de la liste.
Les lignes des commandes pointées sont alors regroupées au sein d'un même bon de
réception avec une ligne de séparation.
Le regroupement ne s’opère pas lorsque les commandes possèdent des informations de pied
différentes. Ex : si deux commandes possèdent une remise de pied ou escompte ou mode de
paiement différent, alors deux bons de réception seront produits.
Lorsqu’il y a des gratuits commandés, on réceptionne d'abord sur les quantités commandées
puis s'il en reste, sur les gratuits commandés et enfin le surplus éventuel (quantité
réceptionnée > quantité commandées) est réceptionné sur les quantités commandées.
L’impression d’un cadencier des commandes fournisseurs en reliquat est possible en allant
dans l’onglet « Impressions », « Cadencier » puis « Commande fournisseur ».
Indiquer sur le premier onglet les sélections de date et/ou la sélection des articles.
La notion de rupture permet d’afficher un sous-total en fonction du critère choisi.
Il faut modifier ensuite les conditions d’achats si il y a des différences entre la facture du
fournisseur et la facture issue de la réception.
Il arrive fréquemment que des différences de calcul d’arrondies interviennent entre les
factures du fournisseur et la facture issue de la réception.
Pour cela, la méthode la plus simple est de créer un article « ECART » sans TVA que l’on
inséra dans la facture avec une valeur correspondant à l’écart.
Les frais de port n’étant pas gérés dans l’application, il est conseillé également de créer un
article « PORT TAXABLE » et « PORT NON TAXABLE ».
Le port non taxable n’est pas soumis à TVA.
Ces articles seront ensuite insérés dans la facture pour que le port facturé par les
fournisseurs apparaisse.
« Réception du : …. au… » : Prend en compte toutes les réceptions comprises entre ces dates.
« A facturer du : …. au… » : Prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur
les réceptions. (Facultatif)
Indiquer un fournisseur ou une sélection de fournisseurs.
Indiquer le dépôt concerné par les réceptions à facturer.
Indiquer le mode de facturation des réceptions à facturer. (se reporter au chapitre « 9 - 1.
Créer une fiche fournisseur» pour le mode de facturation)
Indiquer une date de facturation identique pour les réceptions en saisissant une date dans la
zone « Facturer le : » puis en appuyant sur le bouton « Appliquer ».
Cliquer ensuite sur le bouton « Aperçu » afin de visualiser le regroupement des réceptions.
Dans l’exemple ci-dessous, les deux réceptions (RF-0000002 et RF-0000006) vont bien être
regroupées dans une facture pour un montant de 1 270,56 €.
Regroupement correct
Regroupement incorrect
La facture est ensuite accessible et modifiable dans l’onglet « Stocks » puis « Factures ».
Notes : la facture reste modifiable dès lors que le transfert en comptabilité n’a pas été réalisé ou bien que la
facture ne fait pas partie d’un mois clôturé.
Il est à noter que l’application ne gère pas la saisie des règlements fournisseurs.
Sur les pièces d’entrées et sorties de stock, on doit renseigner une nature.
On peut rajouter d’autres natures en se positionnant dans la zone et en saisissant une nouvelle
nature. Un message d’information validera cette création.
La procédure pour saisir une entrée ou une sortie de stock est identique. Nous décrivons ci-
dessous à titre d’exemple la saisie d’une sortie de stock.
13 FAIRE UN INVENTAIRE
13.1 A quoi sert un inventaire ?
Un inventaire permet d’effectuer un arrêté de stock (en quantité et en valeur) et de remettre à
zéro les articles non comptabilisés. Cette opération peut être faite soit à la fin de votre
exercice soit en cours d’exercice (inventaire tournant) afin de faire un contrôle de stock (pour
un suivi de la démarque essentiellement). Ce document vous sert à valoriser vos stocks pour la
fin d’exercice.
Note :
Il est possible de créer plusieurs pièces d’inventaires pour une même journée, un contrôle de
cohérence évite au logiciel de saisir 2 fois le même article au sein d’une même journée et d’un
même dépôt.
Il est également possible de créer un rétro ou post inventaire (à partir de la version 9.6) pour
répondre aux problématiques suivantes :
o Je fais mon inventaire le 05 janvier mais je souhaite que pour des raisons
comptables mon inventaire soit daté du 31/12 avec les quantités que j’avais en
magasin le 31/12.
o Je fais mon inventaire le 20 décembre mais je souhaite que pour des raisons
comptables mon inventaire soit daté du 31/12 avec les quantités que j’aurais en
magasin le 31/12. Cette opération doit être cependant réalisée après le 31/12.
Cette opération recalcule les mouvements réalisés entre la date de la pièce d’inventaire et la
date de rétro ou post inventaire. Une nouvelle pièce est donc créée à la date indiquée lors de
l’opération.
Nous allons prendre l’hypothèse d’un inventaire à la famille. Pour un inventaire par
fournisseur il faut utiliser la même procédure.
Aller dans l’onglet « Impressions », « Stocks », Etat des stocks » puis « Etat de stock ».
Sélectionner la famille désirée, le code dépôt ainsi qu’une rupture sur la famille.
L’inventaire est fait en indiquant manuellement la quantité constatée sur un listing papier.
Pour éditer ce listing, il faut au préalable créer un nouvel inventaire dans l’Administrateur.
Pour cela il faut aller dans l’onglet « Stocks » puis Inventaire.
Indiquer la date d’inventaire (date à laquelle vous allez faire le comptage) et le code dépôt
(Attention, une fois que l’inventaire sera validé, la date ne sera plus modifiable).
Pour ajouter les articles d’une même famille (même principe pour fournisseur) :
Sélectionner l’onglet correspondant à la famille ou faites un filtre sur les articles désirés.
Puis cliquer sur l’icône ci-dessous pour insérer tous les articles contenus dans la liste dans
l’inventaire.
Lorsque le traitement d’insertion des articles est terminé, on peut trier l’inventaire par code,
désignation, famille,… en choisissant un tri.
Note : La colonne « Stock constaté » est renseignée par défaut de la quantité théorique.
La mise à zéro des stocks permet de mettre à 0 toutes les quantités, cette opération est pour
vous la certitude que seuls les articles que vous aurez comptés et notés seront valorisés.
Pour remettre à zéro les stocks, cliquer sur l’icône « RAZ » dans le bas de la fenêtre.
La procédure d’import va ajouter les quantités du fichier dans la zone « Stock constaté ».
Par défaut l’option « Non (Cumuler avec les quantités déjà présentes) » est cochée. Ceci
signifie que vous pouvez importer plusieurs fichiers d’inventaire différents et que les quantités
seront automatiquement cumulées. Il s’agit ici du cas le plus fréquemment rencontré.
Depuis la version 9.8.0.0 il est possible d’indiquer une zone lors du vidage des fichiers. Cette
zone correspond à un emplacement physique dans le magasin.
Cette valeur est ensuite mémorisée dans la colonne « Zone » sur chacune des lignes articles
inventoriées.
Il est également possible d’importer un ensemble de fichier d’import en cliquant sur l’icône ci-
dessous.
Cliquer sur l’icône ci-dessus pour sélectionner le fichier puis appuyer sur « Ajouter ».
Renouveler l’opération pour chacun des fichiers à importer.
Etat « Inventaire avec écart valorisés » (onglet paramètre pour imprimer uniquement les
écarts) :
13.9 Dépréciation
Si vous désirez déprécier votre stock, nous vous conseillons d’exporter vers Microsoft Excel vos
pièces d’inventaire et de procéder manuellement suivant les formules de votre choix. Pour un
export vers Microsoft Excel dans la pièce d’inventaire faire un clic droit-Exporter-Tableau Excel:
Pour un article de type produit, il faut indiquer la quantité, le prix de vente (s’il varie par
rapport à la fiche article), le taux de remise (remise en cascade possible)
(4) (2)
(3)
(1)
(5)
On peut saisir une quantité(1) à la taille(2), à la couleur(3) ou sur toutes les déclinaisons(4) en
sélectionnant les différentes cellules en exemple ci-dessus.
En restant appuyé sur la touche « CTRL » du clavier, on peut également sélectionner
plusieurs déclinaisons.
Important : Il faut impérativement indiquer un ordre de tri (5).
Pour transférer un devis en commande client, il faut revenir sur le devis puis cliquer sur
l’icône . Le devis disparait alors de la liste des devis en cours au profit d’une commande
client.
Un devis en cours peut également être repris en caisse (selon la configuration mise en place)
pour transférer en commande client et percevoir un acompte.
Une alerte sur le stock lors de la saisie peut s’afficher si vous activez l’option correspondante
dans l’onglet « Options » de la fiche société.
Indiquer le moyen de paiement ainsi que le montant dans le cas d’un règlement partiel.
Dans le cas d’un règlement par chèque, on peut indiquer le numéro de chèque.
Si cette option n’est pas active, il faut indiquer sur chaque ligne les quantités reçues ou si la
livraison est conforme à la commande, cliquer sur l’icône « Livrer toute la commande »
indiquée ci-dessous.
Sur la fenêtre ci-dessous, il faut confirmer les quantités et valider afin de générer la facture.
Pour générer un avoir sur le compte d’un client, il faut régler la pièce d’avoir par le moyen de
règlement « AV – Avoir ».
« Livraison du : …. au… » : prend en compte toutes les livraisons comprises entre ces dates.
« A facturer du : …. au… » : prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur
les livraisons. (facultatif)
Indiquer un client ou une sélection de clients.
Indiquer le dépôt concerné par les livraisons à facturer.
Indiquer le mode de facturation des livraisons à facturer. (se reporter au chapitre « 10 - 1.
Créer une fiche client» pour le mode de facturation)
Cliquer ensuite sur le bouton « Aperçu » afin de visualiser le regroupement des livraisons.
Regroupement correct
Les factures sont ensuite accessibles et modifiables dans l’onglet « Ventes » puis
« Factures ».
Notes : les factures restent modifiables dès lors que le transfert en comptabilité n’a pas été réalisé ou bien que la
facture ne fait pas partie d’un mois clôturé.
Indiquer le moyen de paiement ainsi que le montant dans le cas d’un règlement partiel.
Dans le cas d’un règlement par chèque, on peut indiquer le numéro de chèque.
On peut également indiquer une banque de remise.
En cas d’écart entre le règlement et les pièces affectées, une justification peut être indiquée
(avance, boni, agios).
Dans la zone « Article utilisé pour les frais » sélectionner le code Article à utiliser. C’est le prix saisi
dans la fiche Article qui sera appliqué en tant que frais de facturation.
Dans la zone « Type de pièce à partir duquel les frais s'appliquent » : Sélectionner le type de pièce qui
va générer des frais de facturation. Par défaut la valeur est « Facture ».
Les frais de facturation ne s’appliquent pas aux tickets ni aux tickets d’avoir. Ils sont bien appliqués
en caisse sur les documents Devis, Commande, BL et Facture.
Aller dans l’onglet « Fichiers » puis cliquer sur « Clients en compte » ou « Clients Caisse ».
Sélectionner le client pour lequel les frais de facturation doivent s’appliquer.
Aller dans l’onglet « Informations »
14.9.1 Paramétrage
Saisir l’ICS et sélectionner le type de comptabilisation dans la fiche dépôt. Si ces champs ne sont pas
remplis pour un dépôt on utilise ceux du dépôt principal.
Pour le bon fonctionnement du module il est impératif d’associer ce mode au client ou aux pièces
afin de pouvoir générer un fichier de prélèvement.
14.9.2 Utilisation
Créer des factures sur des clients ayant le mode « Prélèvement » et un mandat dans sa fiche.
Important : Ne pas régler la pièce, lorsque le fichier sera généré, les règlements seront enregistrés.
Seuls les tickets et tickets d’avoir sont cumulés dans un journal de caisse. Les pièces commerciales
(devis, commandes, BL et factures) ne sont pas regroupées. Vous pouvez consulter les pièces
enregistrées lors de la journée de caisse à partir de l’icône « liste des pièces ».
L’onglet « Règlements » permet de voir les différents règlements perçus sur la journée de
caisse ainsi qu’un récapitulatif en bas de la fenêtre.
Notes : pour chaque moyen de paiement, on peut choisir d’afficher ou non le détail dans le journal de caisse. Cette
option se paramètre en cochant ou non « Cumuler les règlements dans le journal de caisse » dans le menu Fichiers-
Paramètres puis Moyens de règlement.
Appuyer sur la touche « CTRL » du clavier et la touche « F » puis indiquer le numéro de ticket.
Si vous optez pour une remise manuelle, vous devez pour chaque remise, créer une pièce de
remise de chèque. L’écran se décompose en deux parties.
Chèques affectés à la remise : ce sont les chèques inclus dans la remise en banque
Chèques à remettre : c’est la liste des chèques non remis.
Pour faire entrer de nouveaux chèques dans la remise, il vous suffit de cliquer deux fois sur la
ligne désirée ou d’utiliser la flèche verte. Pour retirer un chèque d’une remise, faire l’opération
inverse.
Si vous utilisez la fonction chèque différé à l’encaissement, vous devez ajouter les colonnes
date de remise et remise différée afin d’identifier à quelle date le chèque doit être remis en
banque.
Pour votre remise, procéder à l’impression du document de remise. Il est à noter que la
présentation de ce document est personnalisable.
Pour votre remise, procéder à l’impression du document de remise. Il est à noter que la
présentation de ce document est personnalisable.
La gestion des remises en banque peut être réalisée automatiquement suivant le choix noté
dans les préférences des profils de caisse. Si vous avez choisi une gestion automatique, au
moment de la remontée des caisses (opération fin de journée) l’Administrateur crée
automatiquement une remise pour la banque par défaut dans laquelle seront insérés tous les
règlements de type « Autres ». Il vous suffira alors d’imprimer le document et de procéder à la
remise.
L’onglet « Evolution » permet de comparer les chiffres par rapport à l’année précédente.
L’onglet « Plages horaires » permet de visualiser les chiffres par tranches horaires.
Notes : Pour l’historique par période, il faut définir une période que vous souhaitez analyser. Cet historique n’est pas
rétroactif, donc l’historique sera renseigné lors des prochaines ventes effectuées sur la période.
L’onglet « Plages horaires » permet de visualiser les chiffres par tranches horaires.
- Non actif
- Fermer la fenêtre
Une fenêtre d’édition est composée d’un onglet « Données » qui permet de faire une sélection
sur les données à imprimer.
L’onglet « Edition » sert à définir l’imprimante sur laquelle on souhaite imprimer, l’état ainsi
que le nombre de copies.
L’onglet « Ruptures » permet de modifier le tri selon les états et de masquer certains éléments
de l’état.
Par exemple, sur l’édition « Liste des pièces » avec l’état « Liste des pièces avec TVA » on ne
souhaite pas imprimer le détail, donc il faut décocher la rupture « Détail-Corps ».
On retrouve également sur cette édition le récapitulatif des TPF facturées aux clients.
18.4.3 Mailings
Cette fonction permet d’éditer un courrier, des étiquettes ou bien de générer un fichier
texte.
- Non actif
- Fermer la fenêtre
Cette fenêtre permet de faire une sélection de client en fonction des critères suivants :
- Tous les clients / Clients en compte / Clients caisse
- Sélection d’un filtre client (par défaut : Tous)
- Options :
o Dernier passage : indiquer l’intervalle de date de dernier passage du client
(champ implémenté par la saisie d’un ticket ou d’une facture pour le compte
d’un client)
Le bouton « Ajouter clients » permet d’afficher dans une liste la sélection des clients en
fonction des critères indiqués précédemment.
En fermant cette liste, nous avons la possibilité de rajouter d’autres clients à la sélection
initiale.
La question ci-dessous est alors proposée :
SI l’on répond « Non » : la sélection initiale sera supprimée au profit de la nouvelle sélection.
Si l’on répond « Oui » : la sélection initiale sera complétée.
Attention, lorsque l’on quitte la fenêtre de sélection des clients, la sélection n’est pas
mémorisée.
A partir de la fenêtre « Liste des clients retenus », on peut effectuer les traitements suivants :
- Impression d’un mailing (le texte doit être saisi au préalable dans l’onglet « Texte » de la
fenêtre « Mailing clients ».
L’appui du bouton Aperçu ou imprimer permet de visualiser ou d’imprimer directement
ce mailing.
- Impression d’étiquettes clients (étiquettes adresses par exemple)
- Exporter un fichier texte (séparateur point-virgule)
Les champs à exporter sont paramétrables en cliquant sur le bouton « Ajouter clients » ;
il suffit d’afficher les colonnes voulues et cliquer sur le bouton « Exporter ».
Si je choisis l’état « Etat des ventes articles déclinés » on peut choisir une présentation de ce
type :
Pour obtenir ce résultat, il faut faire le paramétrage suivant dans l’onglet « Données » de la
fenêtre d’édition :
Si on coche la case « Générer les remises de chèques », les remises seront générées lors de
l’édition.
Le relevé d’impayés et l’état des impayés sont accessibles à partir du même menu.
Il faut indiquer une période ainsi qu’une date d’arrêté.
L’état d’impayé est un listing à usage interne alors que le relevé permet d’envoyer aux clients
une lettre de relance.
Chaque fonction accessible en caisse peut être autorisée ou non pour le profil. Pour cela,
cliquer sur la fonction à gauche de la fenêtre puis cocher « l’élément n’est pas accessible »
pour ne pas autoriser la fonction au profil de vendeur.
On peut indiquer également un taux de remise saisie maximum autorisé pour les vendeurs
rattachés à ce profil de vendeur.
Il faut indiquer un code ainsi qu’un nom. Il faut également obligatoirement renseigner un profil
de vendeur.
Le dépôt de rattachement doit être renseigné si on souhaite que le vendeur n’apparaisse que
sur les caisses rattachées au dépôt.
On peut imprimer une étiquette permettant de faire apparaitre un code barre pour une
identification automatique en caisse. Pour cela, il faut cliquer sur l’icône .
Notes : la recodification et la fusion est également possible sur les vendeurs. Ces opérations sont utilisées lorsque
l’on souhaite modifier un vendeur sur lequel des opérations ont été effectuées.
Pour créer un nouveau profil d’accès, il faut passer par l’onglet « Dossiers », puis cliquer sur l’icône
ci-dessous.
Pour chaque élément accessible dans l’Administrateur, on peut gérer les droits d’accès suivants :
On peut également interdire l’accès à certains onglets dans une fiche en cliquant sur l’onglet et en
sélectionnant « l’élément n’est pas accessible ».
On peut également interdire la visualisation de certaines informations. Par exemple, sur le profil
« Vendeur », le gérant du magasin ne souhaite pas que la marge sur les commandes clients
apparaisse.
Pour cela, il faut aller dans le menu « Accès aux données », « Pièces » puis décocher les éléments liés
à la marge.
Pour faire une sauvegarde, il faut aller dans l’onglet « Dossiers » puis « Sauver ».
Etape 1 / Indiquer l’emplacement de la sauvegarde ainsi que le nom du fichier généré. Nous
vous conseillons vivement de cocher l’option « Horodater la sauvegarde » qui permet de
générer un fichier de sauvegarde par jour. (Bien veiller à l’espace disque restant sur votre
support de sauvegarde)
On peut également indiquer un chemin pointant vers un serveur ftp pour externaliser la
sauvegarde.
Le chemin à indiquer est de la forme suivante :
ftp:// [Nom Utilisateur] :[Mot de passe]@[adresse du site ftp]/[Nom du fichier.Zip]
L’option « Compacter les données au maximum » permet de faire une sauvegarde sans les
index. A la restitution, une reconstruction des index sera nécessaire.
Pour lancer le traitement, il faut aller dans l’onglet « Dossiers », « Utilitaires » puis
« Recodifier ».
Ci-dessous on recode tous les articles commençant par CSR pour qu’ils commencent par CUI.
Ci-dessous on fusionne tous les articles commençant par CSR avec l’article « INCONNU ».
Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure.
Effectuer une sélection des articles à supprimer selon les critères énoncés ci-dessus et
éventuellement une date dans le champ « Créés avant ».
Cette zone permet de filtrer uniquement sur les articles qui ont été créés avant cette date.
Options de purge :
Par défaut, les articles ayant eu des mouvements ne seront pas purgés.
Les articles n’ayant pas eu de mouvements mais faisant partis d’un inventaire avec une
quantité à 0 seront purgés.
Purger aussi les articles dont on ne gère pas le stock : si on coche cette option, les articles
n’ayant pas l’option « Stocké » de cochée dans la fiche seront également purgés.
Conserver les articles ayant un code barre : si on coche cette option les articles ayant un
code barre ne seront pas purgés.
Traiter les modèles en bloc : si on coche cette option les déclinaisons ne seront supprimées
que si tout le modèle est supprimé.
Supprimer les modèles s’il ne leur reste plus de déclinaisons : si on coche cette option les
modèles seront supprimés dès lors qu’ils n’ont plus de déclinaisons de rattachées.
Appuyer ensuite sur le bouton « Suivant », indiquer un nom de fichier pour le rapport puis
lancer le traitement.
Tous les articles sont marqués comme étant à purger. Si on souhaite ne pas purger certains
articles, il faut décocher l’option « Purger ».
Il est faut procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure.
Options de purge :
Par défaut, les déclinaisons ayant eu des mouvements ne seront pas purgés.
Contrôler l’absence de codes à barres : si on coche cette option, les déclinaisons ayant un
code barre d’affecté ne seront pas purgées.
Contrôler l’absence de prix d’achat : si on coche cette option, les déclinaisons ayant un prix
d’achat d’affecté ne seront pas purgées.
Contrôler l’absence d’inventaires : si on coche cette option, les déclinaisons faisant parties
d’une pièce d’inventaire ne seront pas purgées.
Appuyer ensuite sur le bouton « Suivant », puis « Terminer » pour lancer le traitement.
Attribuer les points à la ligne (par défaut au ticket) : Si on coche cette option, l’attribution
des points pourra être différente en fonction des familles ou des articles. Par défaut
l’attribution des points est faite sur le montant global TTC du ticket ou de la facture.
Appliquer un coefficient sur le total pour calculer les points : Si on coche cette option, un
coefficient multiplicateur sera appliqué sur le total et non pas un nombre de points.
Dans la promotion la saisie de points dans la ligne coche automatiquement le champ « Points
remplacés ».
Nature de la classification :
Ce paramètre n’est actif que si l’option « Attribuer les points à la ligne » est cochée. Il permet
de sélectionner la classification sur laquelle on souhaite saisir les acquisitions de points.
On indique ensuite les points (ou le coefficient) par tranche de chiffre d’affaires sur le total
du ticket, par la classification sélectionnée ou à l’article.
Exemple 1 :
Sur le total du ticket, 5% du montant est converti en points de fidélité à partir de 10 euros
d’achat.
Exemple 2 :
Quel que soit le montant des achats, le client acquiert 1 point sur sa carte de fidélité.
Le bonus est un moyen de règlement, au même titre que les chèques cadeaux.
Le montant du gain est la valeur du bonus ou du chèque cadeau donné par le commerçant
dès l’obtention suffisant des points.
Ex : FID[%TPV] saisie sur la carte de fidélité va générer un numéro de carte FID + Code saisie
dans la fiche caisse. Dans ce cas FID est la racine permettant de détecter que la lecture en
caisse est un client.
La date de fin de validité permet d’afficher une alerte en caisse avec le message suivant :
Cette alerte n’est pas bloquante pour l’encaissement, ceci dit les points de fidélités ne seront
pas rajoutés sur la carte de fidélité.
Paramètres :
Les chèques cadeaux sont édités en fonction du paramétrage suivant :
Calcul automatique du montant en fonction des points acquis sur la fiche du client et du
paramétrage de la carte.
Calcul du montant en fonction du paramétrage renseigné directement sur cette fenêtre.
Options :
« Simuler » permet de ne pas retirer les points de la fiche client et d’avoir un aperçu des
chèques cadeaux.
« Retirer les points correspondants sur la carte du client » retirera les points lors de l’aperçu ou
l’impression des chèques cadeaux.
On peut indiquer également une date d’édition du chèque qui apparaitra sur le chèque
cadeau.
Cette opération est irréversible, nous vous conseillons fortement de faire une sauvegarde
avant de cette opération.
Notes : A partir de la fiche client l’impression des chèques est également possible.
Par défaut, la date de validité du chèque cadeau est d’un mois à partir de la date d’édition.
Cette date peut être modifiée à l’aide du générateur d’état.
En outre, à partir de la fiche client, l’utilisateur à la possibilité de connaître la liste des articles
qui ont bénéficié de points.
Dans un deuxième temps, les promotions permettent de lister la liste « boutique ». Pour
chaque article est affecté en négatif le nombre de points consommés.
23 QUESTIONS / REPONSES
23.1 Pourquoi mes listes sont différentes d’un poste à l’autre.
Dans le chapitre 2, nous avons vu le paramétrage des listes. Ce paramétrage est propre à
chaque poste qui accède à l’Administrateur. Cela permet d’avoir un environnement de travail
propre à chaque utilisateur.
Sélectionner ensuite le processus « XL Pos Admin.exe » puis cliquer sur « Arrêter le processus »
Cette opération permet de lancer l’application avec les paramètres initiaux, ce qui suppose
que le paramétrage des listes et des étiquettes seront perdus.