Preparation de Lap A I e

MISE EN UVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministre de lducation Nationale de lEnseignement Suprieur et de la Recherche
Guide utilisateur Partie Prparation de la paie
5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc
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Historique
Date 18/06/2007 10/09/2007 12/2007 Version Parties modifies V1.0 V1.1 V1.3 Motif Cration du document Ajout du tableau des versions Modifications Capti
La validit des informations fournies dans ce document se limite ltat davancement du projet pour la version VA 1.9 de lapplication GOSPEL (Septembre 2007).
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Table des matires
Prparation de la paie.....................................................................................................4 Description du processus - Informations ..................................................................4 Objectifs.................................................................................................................5 Description du processus - lments de paie............................................................8 lments de paie courants : lments variables ....................................................9 lments de paie courants : lments fixes .........................................................13 Retenues sur salaire..............................................................................................17 Transports / Av. Nature........................................................................................19 Mutuelles..............................................................................................................21 Montants de rfrence..........................................................................................23 Autres lments de paie .......................................................................................25 Informations bancaires.........................................................................................27 Modalits de calcul de paie..................................................................................29 Cumuls .................................................................................................................31 Visite guide - Elments de paie.............................................................................34 Description du processus - Frais de dplacement ...................................................58 Frais de dplacement............................................................................................59 Donnes prsentes dans le dossier .......................................................................61 Visite guide - Frais de dplacement ......................................................................64 Description du processus - Gestion collective ........................................................70 Mise jour collective...........................................................................................71 Saisie de masse ....................................................................................................73 Visite guide - Gestion collective ...........................................................................76 Description du processus - Validation des saisies ..................................................82 Validation des saisies...........................................................................................83 Description du processus - Slection paie la demande / paie de correction.........86 Procdures............................................................................................................87 Visite guide - Slection paie la demande / paie de correction............................90 Description du processus - Consultation des donnes ............................................96 Consultations des donnes ...................................................................................97 Consultation des rsultats de paie ........................................................................99 Base de rsultats de paie (1)...............................................................................101 Base des rsultats de paie (2) :...........................................................................103 Visite guide - Consultation des donnes .............................................................106 Exercices - Prparation de la paie.........................................................................114
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Prparation de la paie
Description du processus Informations
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Prparation de la paie Description du processus Informations
Objectifs
La prparation de la paie consiste effectuer les tches suivantes : Saisir les donnes relatives aux lments de paie et aux frais de dplacements Valider les informations saisies Ces deux tches sont indispensables pour pouvoir ensuite lancer les calculs de paie. Une fois le calcul de paie termin, il est possible de consulter les rsultats de paie en cours et daccder la base des rsultats de paie. Il est de plus prvu de pouvoir lancer des calculs de paie en cours de mois.
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Prparation de la paie Description du processus Informations
Rappel : Les rubriques de paie dans gestion des structures > Dfinition dun tablissement doivent tre renseignes. Ces rubriques de paie se trouvent sur les liens : options , options de paie et lments fixes collectifs .
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Description du processus lments de paie
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Prparation de la paie Description du processus Elments de paie
lments de paie courants : lments variables

Lors de la Prparation de la paie, les lments variables du dossier de paie de lagent doivent tre renseigns. Les lments variables sont des primes ou des indemnits ponctuelles qui seront supprimes en fin de mois, aprs la clture de paie. Pour chaque lment variable il est ncessaire de saisir les informations suivantes : La rubrique. Le format : les 3 principaux formats que les utilisateurs auront saisir sont des Montants, des Taux et des Quantits. La priode dorigine (mois au titre duquel laction donnant lieu au versement de llment variable a t effectue). Dans le cadre de rgularisation de saisies, cette information est importante. Le format est du type AAMM. La priode de paie (mois o llment variable sera pris en compte en paie, par dfaut cest le mois courant), cette information est capitale pour que llment variable soit pris en compte dans le calcul de paie. Le format est du type AAMM. La date de valeur (la date de valeur correspond la date au titre de laquelle llment variable est pay : la date de valeur doit donc tre comprise dans la priode de paie, elle doit tre imprativement renseigne en cas de Changement de Situation en Cours de Priode [CSCP]). Le format est du type JJMMAA. Le numro du contrat (aliment par dfaut par le contrat en vigueur, lorsquil ny en a quun). Les montants/taux : nombre ou base ; salarial ; patronal. Dautres informations peuvent tre renseignes mais ne sont pas indispensables pour la cration de llment variable : Le libell (le libell saisi remplacera alors le libell standard de llment variable). Le code de gestion associ. Exemple : Saisie dindemnits de vacances pour un contrat Matre au pair Les indemnits de vacances pour un contrat matre au pair correspondent la rubrique IL6. Les champs complter au minimum sont : - Rubrique = IL6 - Format = Montant - Les priodes et date de valeur - Le n du contrat matre au pair - Le montant 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc -9-
Les diffrentes rubriques dlments variables ne sont pas applicables toutes les natures de contrat. Ainsi, il est ncessaire de veiller la cohrence entre la nature de contrat et le type dEV saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera respecter cette cohrence.
Tableau rcapitulatif des EV saisissables en fonction du contrat Natures de contrat

Contractuel pay lheure (NT)
Rubriques EV associes
J01 J24 J50 J64 L70 L72 J01 J24 J50 J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un poste gag ) IL6 (Indemnits vacances) J66 J69 L27 L30 L70 L72 L32 (si la case Mdecin est coche sur le contrat) J40 J42 L40 et L41 DC0 (Taux rduit CSG)
Formats EV
Quantit Quantit Quantit Quantit Quantit Montant Montant Montant Montant Montant Quantit Montant Quantit Taux Taux
Titulaire fonction publique (FP)
Matre au pair (MP) Autres paiements (VA)
Chmage (CH)
Certains types dlments variables peuvent cependant tre saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul dindemnits, le versement dacompte ou les montants de saisie. Ces EV sont rpertoris dans le tableau suivant :
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Tableau rcapitulatif des EV saisissables non associs une nature de contrat Rubriques EV Format EV Commentaires particulires
L07 PTM SNI VB4 Montant Montant Montant Montant Indemnits pour suivi des apprentis Rserv la saisie des indemnits transport en province Permet de forcer le montant maximum dune saisie Montant dun acompte (Aprs une paie dacompte, la rubrique VB5 sera alimente automatiquement) Indemnit de cong lie une dmission Indemnit de licenciement soumise Indemnit de licenciement non soumise
ILA ILB ILC
Montant Montant Montant
Enfin, certains lments variables sont aliments automatiquement par lapplication et ne doivent donc tre ni saisis, ni modifis, ni supprims par le gestionnaire.
Tableau rcapitulatif des EV aliments automatiquement (Ces EV ne doivent en aucun cas tre saisis, modifis ou supprims par le gestionnaire) Rubriques EV alimentes automatiquement
VB5
Format EV
Commentaires
Montant
USD et USE MG1 MG2 MG3
Montant Montant Montant Montant
Cette rubrique est alimente aprs une paie dacompte. Elle sert reprendre lors de la prochaine paie lacompte vers. Ces rubriques servent rgulariser des taxes sur salaires. Rgularisation automatique sur la mutuelle MG1 Rgularisation automatique sur la mutuelle MG2 Rgularisation automatique sur la mutuelle MG3
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lments de paie courants : lments fixes

Les lments fixes sont les lments individuels du dossier de lagent, ils sont dclenchs tous les mois. Chaque lment fixe du dossier de paie de lagent doit contenir les informations suivantes : La date de dbut (format JJMMAA) La rubrique. Le format. Le numro du contrat. Les montants : nombre ou base ; salarial : patronal. Tout comme pour les lments variables, il est possible de saisir des informations supplmentaires qui ne sont pas indispensables la cration de llment : La date de fin (format JJMMAA) Le code de gestion.
Exemple : Saisie dun lment fixe GRETA HP 4 pour un titulaire fonction publique (FP) Llment fixe GRETA HP 4 pour un contrat titulaire fonction publique correspond la rubrique J55. Les champs complter au minimum sont : - Les dates de dbut et de fin - Rubrique = J55 - Format = Quantit - Le contrat concern si lagent est en multi contrat - La quantit
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Les diffrentes rubriques dlments fixes ne sont pas applicables toutes les natures de contrat. Ainsi, il est ncessaire de veiller la cohrence entre la nature de contrat et le type dEF saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera respecter cette cohrence.
Tableau rcapitulatif des EF saisissables en fonction du contrat Natures de contrat

Contractuel pay lheure (NT)
Rubriques EF associes
J01 J24 J50 J64 L70 L72 J01 J24 J50 J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un poste gag ) IL6 (Indemnits vacances) J66 J69 L27 L30 L70 L72 L32 (si la case Mdecin est coche sur le contrat) J40 J42 L40 et L41 DC0 (Taux rduit CSG)
Formats EF
Quantit Quantit Quantit Quantit Quantit Montant Montant Montant Montant Montant Quantit Montant Quantit Taux Taux
Titulaire fonction publique (FP)
Matre au pair (MP) Autres paiements (VA)
Chmage (CH)
Certains types dlments variables peuvent cependant tre saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul dindemnits, le versement dacompte ou les montants de saisie. Ces EF sont rpertoris dans le tableau suivant :
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Tableau rcapitulatif des EF saisissables non associs une nature de contrat Rubriques EF Format EF Commentaires particulires
L07 PTM SNI VB4 Montant Montant Montant Montant Indemnits pour suivi des apprentis Rserv la saisie des indemnits transport en province Permet de forcer le montant maximum dune saisie Montant dun acompte (Aprs une paie dacompte, la rubrique VB5 sera alimente automatiquement) Indemnit de cong lie une dmission Indemnit de licenciement soumise Indemnit de licenciement non soumise
ILA ILB ILC
Montant Montant Montant
Enfin, certains lments variables sont aliments automatiquement par lapplication et ne doivent donc tre ni saisis, ni modifis, ni supprims par le gestionnaire.
Tableau rcapitulatif des EF aliments automatiquement (Ces EF ne doivent en aucun cas tre saisis, modifis ou supprims par le gestionnaire) Rubriques EF alimentes automatiquement
VB5
Format EF
Commentaires
Montant
USD et USE MG1 MG2 MG3
Montant Montant Montant Montant
Cette rubrique est alimente aprs une paie dacompte. Elle sert reprendre lors de la prochaine paie lacompte vers. Ces rubriques servent rgulariser des taxes sur salaires. Rgularisation automatique sur la mutuelle MG1 Rgularisation automatique sur la mutuelle MG2 Rgularisation automatique sur la mutuelle MG3
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Retenues sur salaire

La cration de retenues sur salaire ncessite la saisie des informations suivantes : Le numro de contrat (aliment par dfaut par le contrat en vigueur, lorsquil ny en a quun). La rubrique de paie (type de la retenue) : o Saisie arrt trsor public. o Saisie arrt jugement. o Saisie arrt divorce. o Saisie arrt excutoire. o Saisie arrt trop peru. La rfrence de la retenue. La priorit (ne doit tre saisie que si lagent a en mme temps deux retenues, afin de dterminer laquelle des deux sera prleve en priorit). La date de dbut (la date de fin de prlvement nest pas ncessaire). Le montant de la retenue. Le solde de la retenue sil est diffrent du montant initial. Une fois la cration effectue, la gestion de la retenue sur le salaire de lemploy se fait automatiquement.
Exemple 1 : gestion des priorits dans le cas o lagent a deux retenues Lagent en question a deux saisies en cours: - Une saisie "Saisie arrt jugement" avec une priorit 1 - Une saisie "Trsor public" avec une priorit 2 Lors du lancement de la paie, la "Saisie arrt jugement" sera prioritaire sur la saisie "Trsor public". Exemple 2 : cas dun agent avec une personne charge Lagent en question a une "Saisie arrt jugement" en cours. Ce mme agent a une personne charge (Ascendant avec des ressources infrieure au RMI). Ceci signifie que, pour la personne charge, la case En cas de saisie/arrt est coche. (Cf. menu GA/Informations sur le personnel/Informations personnelles). Lors du lancement de la paie, les seuils de calcul de la retenue seront augments du montant correspondant 1 personne charge.
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Transports / Av. Nature

La saisie dun type de transport dans le dossier dun agent, ncessite de connatre les informations suivantes : La date de dbut dutilisation de ce transport (la date de fin nest pas ncessaire). Le type de transport : remboursement de la carte orange (abonnement Carte Orange annuelle ou mensuelle, zones de validits de la carte orange) et quivalent pour la province. Remarque : les remboursements transport pour la province se font dans les lments fixes avec la rubrique PTM. Le numro de contrat auquel est li le transport (aliment par dfaut par le contrat en vigueur, lorsquil ny en a quun). Les avantages en nature concernent uniquement les matres au pair. Pour saisir un avantage en nature dans le dossier dun agent il faut connatre : La date de dbut (la date de fin nest pas obligatoire). Le type davantage : li au logement ou la nourriture. Le montant. Le numro du contrat (aliment par dfaut par le contrat en vigueur, lorsquil ny en a quun). Exemple de transport : remboursement de la carte orange Cas dun agent possdant une carte orange annuelle zones 1-3 (rubrique A13). Sur son bulletin mensuel, lagent aura une indemnit correspondant 1/12 du cot annuel de la carte.
Exemple davantage en nature : lavantage logement Cas dun agent matre au pair ayant un avantage logement de 200 euros mensuel depuis le 1er Janvier 2007. Lors de la saisie de lavantage, le type davantage sera LOG , le montant 200 et la date de dbut sera 010107 . La date de fin nest pas obligatoire. Dans le cas dun agent en multi contrat, il sera important de vrifier que le numro de contrat associ lavantage est bien celui dun contrat matre au pair (MP).
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Mutuelles
Pour ajouter une mutuelle dans le dossier de lagent il faut saisir : La date de dbut (la date de fin du contrat nest pas obligatoire). Le type de contrat de mutuelle (MAGE ou MGEN). Le numro dadhrent la mutuelle (facultatif). Le numro du contrat auquel est li le contrat de mutuelle (aliment par dfaut par le contrat en vigueur, lorsquil ny en a quun). Si le conjoint de lagent est affili la mme mutuelle il faudra saisir les informations le concernant. Les diffrentes mutuelles sont : - MG1 : MGEN couverture complte avec une affectation en mtropole - MG2 : MGEN couverture partielle avec une affectation en mtropole ou dans les DOM - MG3 : MGEN couverture complte avec une affectation dans les DOM - MA1 : MAGE option conomique - MA2 : MAGE option optimale - MA3 : MAGE avec seulement la prvoyance Exemple : Agent inscrit en 2007 la MGEN 1 ayant un conjoint et un enfant adhrents la mutuelle. Lors de la saisie de la mutuelle pour lagent : - Date de dbut = 010107 - Date de fin = 311207 - Mutuelle = MG1 - N dadhrent si celui-ci est connu - N du contrat auquel la mutuelle est rattache Pour le conjoint, il faut cliquer sur le lien hypertexte Conjoint , complter ses informations personnelles, cocher la case Adhsion la MGEN et indiquer du 010107 au 311207 . Pour lenfant, aller dans Gestion Administrative/Informations sur le personnel/Informations personnelles. Dans la partie Enfants-parents , ajouter les informations personnelles de lenfant, cocher la case Adhsion la MGEN et indiquer du 010107 au 311207 . Lors du lancement de la paie, les cotisations de lagent, du conjoint et de lenfant apparaitront sur le bulletin.
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Montants de rfrence
Cette page permet de visualiser et de mettre jour les montants de rfrence de lagent. Il sagit des salaires de rfrence utiliss dans le calcul des IJSS. Remarque : Le montant de rfrence utilis dans le calcul des IJSS (maladie, cong d'adoption, maternit, paternit) est la moyenne des 3 derniers mois, pour les accidents de travail et les maladies professionnelles il s'agit du dernier mois. Dans le cas des agents qui ont des absences IJSS lors des 3 premiers mois de dmarrage de lapplication il faut leur saisir les 3 derniers mois de salaires (exemple si dmarrage au 01/01/2008, saisir les salaires de rfrence des mois doctobre, novembre et dcembre 2007) Les montants de rfrence sont mis jour automatiquement en fin de mois aprs la clture de paie. En cas de reprise et/ou ajustement, les lments saisir sont les suivants : Le code la rubrique de paie contenant le salaire de rfrence : o WIG : Salaire de rfrence Maladie o WIH : Salaire de rfrence Maternit / Paternit o WII : Salaire de rfrence Accident du travail / Maladie professionnelle La priode de paiement du salaire de rfrence (format MTAAAAMM) Le montant du salaire de rfrence. Le numro du contrat. Remarque : La saisie des montants de rfrence par le gestionnaire est une opration rare puisque les montants de rfrences sont automatiquement aliments la clture de chaque paie. Elle peut cependant tre ncessaire si par exemple un agent avec un nouveau contrat est absent et quil nest jamais pass en paie : le calcul des IJSS dues labsence ne pourra tre effectu quaprs saisie du montant de rfrence correspondant.
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Autres lments de paie

Utilisez cette page pour saisir des lments variables sur rgularisations et enregistrer des commentaires afficher sur le bulletin de paie de l'agent. Saisir des commentaires Utilisez cet onglet pour saisir des commentaires afficher sur le bulletin de paie de l'agent. Vous pouvez saisir au maximum 4 lignes. Prcisez l'identifiant du contrat de l'agent. Le commentaire que vous saisissez sera supprim la clture de paie, lors de la mise jour des dossiers aprs paie. Modifier les lments variables sur rgulation de cotisations Utilisez cet onglet pour saisir des lments variables permettant de modifier manuellement le contenu des cumuls de rgularisation.
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Informations bancaires
Les informations bancaires (RIB, ) sont saisies au niveau du dossier de lagent, en Gestion Administrative. Ces informations sont ncessaires pour payer un agent.
Dans le cas o les informations bancaires nauraient pas t remplies en Gestion Administrative, il est possible de les saisir lors de la prparation de la paie, ce qui vite de revenir dans les menus de Gestion Administrative. Mais, il est galement possible de revenir en Gestion Administrative. Les 2 mthodes sont quivalentes et le rsultat est identique : les informations bancaires ne figurent quune fois et une seule, pour un agent, dans GOSPEL.
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Modalits de calcul de paie

Cette page du logiciel permet de : Bloquer le calcul de paie ; de bloquer le rappel ; de bloquer la paie avec possibilit de calcul en cas de prsence dun lment variable. Dans le cas dun blocage de rappel, la date de rappel est modifie automatiquement lorsque que lon fait une modification sur le dossier de lagent devant impacter la paie. Remarque : Il sagit dune procdure exceptionnelle, utilise dans le cas o le rappel automatique est erron (ou que lon ne souhaite pas voir apparaitre de rappel) sur le dossier. Les dossiers repris sont tous initialiss avec un blocage pour les priodes antrieures la date de dmarrage de GOSPEL : ceci permet dviter davoir des calculs de paie sur des mois qui ont dj t pays dans dautres applications. Il faut saisir ce blocage sur les dossiers repris manuellement. Consulter les dates de rappel automatique. Les dates de rappel sont alimentes automatiquement par les mises jour faites sur les informations historiques ayant une incidence en paie. A chaque mise jour du dossier, la date de rtroactivit la plus ancienne sinscrit en tant que date du mouvement. Consulter la dernire paie. Visualiser les diffrentes priodes de paie de lagent. Le CSCP dcoupe automatiquement les priodes de paie en priodes dite priodes calcul pour intgrer des changements importants dans la situation de lagent. Exemple : CSCP : dans le cas de la cration dun avenant en cours de mois, le mois concern sera considr par lapplication comme 2 priodes de paies diffrentes pour calculer la paie.
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Cumuls
Les cumuls de paie servent faire la somme des rsultats de calcul sur plusieurs priodes. Issus du calcul des antrieures, ils sont utiliss dans le calcul de la prochaine paie. Ils sont mis jour lors de la clture de paie, au moment de la remise jour des dossiers aprs paie. Pour crer un cumul de paie il faut connatre : Lidentifiant du contrat. Le numro du cumul utilisateur. Ltat des cumuls de rgularisation ncessaires la gestion des rgularisations des cotisations met en jeu le mcanisme de la rgularisation. Ces cumuls sont mis jour lissue de chaque paie au moment de la clture de paie et rinitialiss en dbut danne. Pour crer un nouveau cumul de rgularisation il faut connatre : Le code du cumul de rgularisation. Lidentifiant du contrat. En cas de multi contrat, lutilisateur devra saisir un cumul par contrat. Remarque : cette information nest normalement pas modifier ni crer. Mais, dans le cas o la mise jour du dossier dun agent na pas t faite suite la clture de paie il faudra modifier manuellement la valeur des cumuls (les compte-rendus sur la phase CLO permettent de connaitre la valeur de ces cumuls).
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Visite guide Elments de paie
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Prparation de la paie Visite guide Saisie des lments Variables 1. Cliquez sur le lien lments de paie courants (EV-EF). Elments de paie
2.
Utilisez la bannire pour slectionner le dossier dun agent.
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Prparation de la paie Visite guide 3. Elments de paie
Cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence pour saisir un nouvel lment variable.
4.
Cliquez sur le bouton Elments Variables dtaills.
5.
Saisissez les informations dans la pop-up et validez.
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Prparation de la paie Visite guide 6. Validez les informations saisies Elments de paie
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Prparation de la paie Visite guide Elments de paie
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Prparation de la paie Visite guide Saisie des lments fixes 1. Cliquez sur le lien lments de paie courants (EV-EF). Elments de paie
2.
Cliquez sur longlet lments fixes.
3.
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Cliquez sur lments fixes dtaills puis saisissez les informations dans la popup puis validez.
5.
Cliquez sur Envoi des donnes au serveur pour enregistrer les donnes.
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Prparation de la paie Visite guide Retenues salaires 1. Cliquez sur le lien Retenues sur salaire. Elments de paie
2.
Utilisez la bannire pour slectionner le dossier de lagent.
3.
Cliquez sur Ajout dune occurrence et renseignez les champs.
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4.
Validez la saisie des donnes.
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Prparation de la paie Visite guide Transports 1. Cliquez sur le lien Transport Av. Nature Elments de paie
2.
Utilisez la bannire pour slectionner le dossier de lagent
3.
Cliquez sur Ajout dune occurrence et renseignez les champs
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Prparation de la paie Visite guide 4. Validez la saisie des donnes Elments de paie
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Prparation de la paie Visite guide Av. Nature 1. Cliquez sur le lien Transport Av. Nature. Elments de paie
2.
Cliquez sur longlet Avantages en nature.
3.
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Prparation de la paie Visite guide 4. Cliquez sur Ajout dune occurrence et renseignez les champs Elments de paie
5.
Validez la saisie des donnes
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Prparation de la paie Visite guide Mutuelles 1. Cliquez sur le lien Mutuelles. Elments de paie
2.
3.
Cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence et renseignez les champs.
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Si le conjoint de lagent est affili la mme mutuelle cliquez sur le lien Conjoint, renseignez les champs de la pop-up et validez la saisie.
5.
Cliquez sur le bouton Envoi des donnes au serveur pour valider les saisies.
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Prparation de la paie Visite guide Montants de rfrence 1. Cliquez sur le lien Montant de rfrence. Elments de paie
2.
3.
Cliquez sur Ajout dune occurrence et renseignez les champs.
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Prparation de la paie Visite guide 4. Validez les donnes Elments de paie
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Prparation de la paie Visite guide Modalits de calcul de paie 1. Cliquez sur le lien Modalits de calcul de paie puis utilisez la bannire pour slectionner le dossier de lagent. Elments de paie
2.
Pour bloquer le calcul de paie et le rappel, cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence de la ligne Blocage de paie puis renseignez les dates de dbut et de fin, le code du contrat, ainsi que le code blocage. Les codes blocages sont les suivants : 10 pour le blocage du rappel. 20 pour le blocage de la paie. 30 pour le blocage de la paie avec possibilit de calcul en cas de prsence dun lment variable. Remarque : Il sagit dune procdure exceptionnelle, utilise dans le cas o le rappel automatique est erron (ou que lon ne souhaite pas voir apparaitre de rappel) sur le dossier. Les dossiers repris sont tous initialiss avec un blocage pour les priodes antrieures la date de dmarrage de GOSPEL : ceci permet dviter davoir des calculs de paie sur des mois qui ont dj t pays dans dautres applications. Il faut saisir ce blocage sur les dossiers repris manuellement.
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Pour saisir une nouvelle date de rappel, cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence de la ligne Dates de rappel puis renseignez la date de dernire mise jour ainsi que la date deffet du rappel.
Pour supprimer une date de rappel slectionnez la date grce au navigateur sur occurrence puis cliquez sur le bouton suppression de loccurrence.
4.
Pour saisir une nouvelle priode de paie, cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence de la ligne Dernire Paie puis renseignez la priode et le numro du contrat.
Pour supprimer une priode de paie, slectionnez la date grce au navigateur sur occurrence puis cliquez sur le bouton Suppression de loccurrence.
5.
Cliquez sur le bouton Envoi des donnes au serveur pour valider les saisies.
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6.
Pour visualiser les priodes de paie, cliquez sur longlet Consultation Priodes de paie (CSCP). Utilisez le navigateur sur occurrence pour naviguer parmi les priodes de paie.
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Description du processus Frais de dplacement
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Prparation de la paie Description du processus Frais de dplacements
Frais de dplacement
La fonction Vhicules et autorisations permet de grer pour chaque contrat le ou les vhicules que lagent est autoris utiliser. Les vhicules peuvent tre des vhicules de socit ou des vhicules personnels. La gestion des frais de dplacement peut seffectuer de deux faons diffrentes : Une premire procdure consiste crer un nouveau dplacement dans le dossier de lagent. A la cration du nouveau dplacement les informations concernant les indemnits forfaitaires, les frais rels, les indemnits kilomtriques seront renseignes automatiquement. Une deuxime procdure consiste accder au dossier de lagent, directement dans un des onglets indemnits forfaitaires ou frais de dplacement ou indemnits kilomtriques et de saisir une nouvelle occurrence.
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Donnes prsentes dans le dossier

Saisie des Vhicules et autorisations Cette tape est indispensable pour le remboursement des frais kilomtriques. Les vhicules peuvent tre de deux types : - personnel (P) - de socit (S) Une catgorie est attribue chaque vhicule en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Cette catgorie entre en compte dans les barmes de calcul de lindemnit.
Saisie des Indemnits forfaitaires : Les forfaits sont dfinis au niveau national. Ils servent couvrir les frais de repas et dhbergement lors des dplacements.
Coche de validit des pices justificatives communiques : cette coche est obligatoire pour le passage en paie de lindemnit. Saisie des Frais rels : Saisie du type de frais parmi une liste pr-paramtre. Saisie du montant associ.
Coche de validit des pices justificatives communiques : cette coche est obligatoire pour le passage en paie de lindemnit. Saisie des Indemnits kilomtriques : Il ncessaire tout dabord de saisir un vhicule. Pour cela, aller dans le menu Vhicules et autorisations. Les indemnits kilomtriques sont calcules sur la base des barmes prparamtrs disponibles dans la liste : o Vhicule o Train o Hors barme, qui propose de renseigner manuellement un taux kilomtrique. Coche de validit des pices justificatives communiques : cette coche est obligatoire pour le passage en paie de lindemnit. Remarque : mme si on applique le barme Train , il est ncessaire de saisir un vhicule cest--dire une voiture. En effet, lindemnit kilomtrique Train permet de ddommager un dplacement en voiture au tarif dun dplacement en train. Pour un vritable dplacement en train, il faut aller dans les frais rels pour saisir le montant du/des billets.
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Visite guide Frais de dplacement
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Prparation de la paie Visite guide Vhicules et autorisations 1. Cliquez sur le lien Vhicules et autorisations. Frais de dplacement
2.
3.
Cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence et renseignez les champs.
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Prparation de la paie Visite guide 4. Validez les donnes saisies. Frais de dplacement
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Prparation de la paie Visite guide Saisie des frais de dplacements 1. Cliquez sur le lien Saisie des frais de dplacements. Frais de dplacement
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Prparation de la paie Visite guide 3. Renseignez les champs. Frais de dplacement
4.
Cliquez sur le bouton Envoi des donnes au serveur pour validez les donnes saisies.
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Description du processus Gestion collective
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Prparation de la paie Description du processus Gestion collective
Mise jour collective

Ce nud permet de saisir un mme lment (ou un mme groupe dlments) rpercuter sur un groupe dagents ayant des critres communs (tablissement, contrat, etc.). La premire tape consiste en la slection de la population de travail ayant un ou plusieurs critres communs. Cette action se fait en cliquant sur licne Jumelles dans la bannire. La saisie dun seul critre (tablissement employeur, tablissement ordonnateur, type de contrat,) suffit slectionner une population. La population alors slectionne apparait dans les pages lments fixes, lments variables, E.V. sur rgularisations et lments commentaires. La deuxime tape consiste en la saisie du ou des lments dans les dossiers des agents. Pour saisir les informations il y a 2 possibilits : Saisie des informations une une dans chaque dossier de la population, en indiquant pour chaque agent la ou les rubriques modifier. Saisie en une seule fois dune ou de plusieurs informations sur lensemble des dossiers dagents de la population, en utilisant les liens de saisie se trouvant dans la bannire des pages lments fixes, lments variables, E.V. sur rgularisations et lments commentaires. Tous les agents de la population seront alors affects par les donnes saisies. Remarque : les informations relatives la saisie des lments fixes et des lments variables (Rubriques, formats) se trouvent dans la partie lments de paie de ce document (Cf. p10).
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Saisie de masse
Cette fonction du logiciel permet de saisir des lments fixes ou des lments variables dans les dossiers des agents directement partir du code de rglementation et du matricule de lagent. Il nest pas ncessaire avec cette mthode de saisie de slectionner le dossier de lagent ou de le chercher au pralable dans une population. Lassociation des informations au dossier de lagent est faite au moment de lenvoi des donnes au serveur grce au code rglementation et au matricule saisie pour chaque lment durant la saisie. Pour chaque dossier trait, le nombre dlments fixes / variables que lon peut saisir est illimit. Remarque : les informations relatives la saisie des lments fixes et des lments variables (Rubriques, formats) se trouvent dans la partie lments de paie de ce document (Cf. p10).
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Visite guide Gestion collective
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Prparation de la paie Visite guide Mise jour collective 1. Cliquez sur le nud Mise jour collective. Gestion collective
2.
Utilisez le bouton Slection des agents pour choisir une population.
3.
Choisissez la page correspondant linformation que vous souhaitez mettre jour.
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Prparation de la paie Visite guide Gestion collective
4.
Vous pouvez : o Modifier linformation pour chaque dossier de la population
Cliquez sur le bouton Saisie lment pour modifier linformation sur lensemble de la population.
Saisissez alors les modifications dans la pop-up. Ajoutez si besoin dautres occurrences. Validez en cliquant sur le bouton
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Prparation de la paie Visite guide Saisie de masse 1. Cliquez sur le nud Saisie de masse. Gestion collective
2.
Choisissez la page Elments fixes ou Elments variables selon que vous vouliez savoir des lments fixes ou variables.
3.
Saisissez le code rglementation et le matricule du dossier de lagent.
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Prparation de la paie Visite guide Gestion collective
4. 5.
Saisissez les informations relatives aux Elments fixes / variables. Pour ajouter une occurrence dans un mme dossier dagent, cliquez sur le bouton Ajout dune occurrence.
6.
Pour saisir des Elments fixes / variables dans un nouveau dossier dagent saisissez le code de rglementation et le matricule de lagent dans une nouvelle ligne.
7.
Utilisez la navigation sur dossier dans la bannire pour naviguer parmi les matricules sur lesquels vous travaillez.
8.
Cliquez sur Valider pour envoyer les donnes au serveur.
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Description du processus Validation des saisies
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Prparation de la paie Description du processus Validation des saisies
Validation des saisies

Cette partie du processus de la prparation de la paie sera dcrite en mme temps que la dfinition des cycles de paie.
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Prparation de la paie Description du processus Validation des saisies
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Description du processus Slection paie la demande / paie de correction
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Prparation de la paie Description du processus Slection paie la demande / paie de correction
Procdures
En cours de mois il peut tre ncessaire de lancer un calcul de paie soit pour obtenir un bulletin avant la fin du mois soit pour corriger une erreur dans un dossier. Si aprs passage en paie normale certains contrats doivent tre corrigs ils vont tre passs en paie de correction. A lissue de cette correction, le contrat reprend le cycle de paie normale. Si lon souhaite obtenir des bulletins de paie en cours de mois il faut faire passer le bulletin en paie la demande. Une fois le calcul termin le bulletin peut-tre valid il sera alors conserv, soit invalid. Le dossier reprend alors le cycle normal. Attention: Un contrat coch en paie de correction ne peut pas tre calcul en mme temps en paie la demande. Paie de correction : Pour effectuer une paie de correction, slectionner lagent dans la bannire et ajouter une occurrence pour le contrat corriger. Cocher la case Passage en paie de correction et valider. La paie de correction peut alors tre lance via le menu Cycle de paie/Lancement de la paie/Paie de correction [COR]. Paie la demande: Pour effectuer une paie la demande, slectionner lagent dans la bannire. A ltat initial, les contrats sont tous au statut Non renseign . Cocher le contrat faire passer en paie la demande et passer son statut En attente de traitement, dossier bloqu Lancer la paie la demande via le menu Cycle de paie/Paie la demande/Paie la demande [DEM] et vrifier que les bulletins obtenus sont satisfaisants. Pour annuler la paie la demande, faire passer le statut du contrat Non valide, dossier dbloqu puis valider : le statut du contrat reviendra Non renseign . Si les bulletins sont satisfaisants, passer le statut Valide . Si les bulletins ne sont finalement pas satisfaisants ou si la paie ntait quune simulation, il est possible dannuler la validation en passant le statut du contrat Invalidation dune paie dj valide . Lancer le virement via le menu Cycle de paie/Virement paie la demande [VIR]. Une fois le virement effectu, passer le statut du contrat Virement effectu . Cette tape est importante : si elle nest pas effectue, lagent risque dtre pay une seconde fois lors du lancement dune paie normale.
Remarque : La paie la demande peut tre utilise pour lancer : - une paie de simulation, - le solde de tout compte. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 87 -
Prparation de la paie Description du processus Slection paie la demande / paie de correction
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Visite guide Slection paie la demande / paie de correction
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Prparation de la paie Visite guide Slection paie la demande / paie de correction
Passage dun dossier en Paie de correction 1. Cliquez sur la page Paie de correction.
2.
Utilisez la bannire pour choisir le dossier de lagent.
3. 4. 5.
Utilisez la barre de navigation sur occurrence pour ajouter une occurrence. Saisissez le numro du contrat passer en paie de correction. Cochez la case Passage en paie de correction. 3
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Prparation de la paie Visite guide 6. Slection paie la demande / paie de correction
Cliquez sur Ajout dune occurrence pour ajouter un nouveau dossier passer en paie de correction.
7.
Validez les informations saisies.
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Prparation de la paie Visite guide Passage en Paie la demande 1. Cliquez sur la page Paie la demande. Slection paie la demande / paie de correction
2.
Utilisez la bannire pour slectionner le dossier de lagent passer en paie la demande
3. 4. 5.
Utilisez le navigateur sur occurrence pour slectionner le contrat Cochez le contrat Choisissez un statut 3 5
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Prparation de la paie Visite guide 6. Validez les informations saisies Slection paie la demande / paie de correction
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Description du processus Consultation des donnes
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Prparation de la paie Description du processus Consultation des donnes
Consultations des donnes

Les informations contenues dans les dossiers des agents sont accessibles. La visualisation des informations se fait grce deux nuds : Consultation des rsultats de paie Base des rsultats de paie Ces nuds permettent seulement de consulter les informations, il nest pas possible de modifier le contenu dun dossier partir des pages Web de ces deux nuds.
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Consultation des rsultats de paie

Consultation des rsultats de paie permet de consulter pour la dernire paie dun agent, des informations telles que : Les rubriques calcules. Les bulletins et les paiements. La rpartition des montants payer pour chaque bulletin. Les cumuls : cumuls utilisateurs aprs paie ; cumuls de rgularisation aprs paie.
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Base de rsultats de paie (1)

Ce nud permet de consulter lensemble des informations lies aux paies calcules et archives. Les informations sont affiches telles quelles taient saisies au moment du calcul de paie. Ces informations concernent : La signaltique lmentaire : ltat civil, ladresse des agents Les conditions demploi Les informations sur les bulletins de paie Les absences qui ont t prises en compte sur le bulletin affich Les diffrentes retenues sur le salaire de lagent prises en compte sur le bulletin affich. Les rsultats de paie : a. Cumuls de paie. b. lments de rmunration. c. Bulletin de paie courant. LImputation budgtaire publique
Pour consulter ces informations, il suffit de slectionner lagent dans la bannire. Remarque : Ces rsultats ne seront consultables que si la paie de lagent est clture. Sinon, lagent ne pourra tre slectionn.
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Base des rsultats de paie (2) :

Bulletin de paie : Le bulletin de paie tel quil sort lors dune impression papier permet de visualiser les informations suivantes : Les tablissements employeur et daffectation du contrat de lagent, Le matricule de lagent, Le numro de scurit sociale de lagent, Le dtail des diffrentes rubriques (avantages en nature, allocations familiales, taxes sur salaires ), Les congs acquis et les congs pris, Les soldes congs, Le net payer lagent,
Les compteurs PRDB

Les compteurs permettent de consulter par agent et par priode de paie les valeurs des diffrents montants enregistrs aprs chaque clture de paie. Pour consulter ces montants, slectionner lagent et la priode de paie dans la bannire puis indiquer le compteur concern. Remarque : Ces montants ne seront consultables que si la paie de lagent est clture. Sinon, lagent ne pourra tre slectionn.
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Visite guide Consultation des donnes
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Prparation de la paie Visite guide Consultation des rsultats de paie 1. Cliquez sur le nud Consultation des rsultats de paie. Consultation des donnes
2.
Utilisez la bannire pour accder au dossier de lagent.
3.
Utilisez les pages du nud pour accder aux informations que vous souhaitez consulter.
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Prparation de la paie Visite guide Consultation des donnes
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Prparation de la paie Visite guide Base des rsultats de paie 1. Cliquez sur le nud Base des rsultats de paie. Consultation des donnes
2.
Utilisez la bannire pour rechercher le dossier dun agent.
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Prparation de la paie Visite guide 3. Consultation des donnes
Utilisez les pages du nud pour accder aux informations que vous souhaitez consulter.
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Prparation de la paie Visite guide 4. Consultation des donnes
Utilisez longlet Exclusion bulletin de la page Bulletins et paiements afin dexclure un bulletin. Cliquez sur Ajout dune occurrence pour exclure dautres bulletins.
Remarque : cet onglet est utilis pour exclure les bulletins des agents de la DUCS et de la DADS-U
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Exercices Prparation de la paie
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MISE EN UVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministre de lducation Nationale de lEnseignement Suprieur et de la Recherche

Guide utilisateur Partie Prparation de la paie

Table des matires

Prparation de la paie Description du processus Informations

Prparation de la paie Description du processus Informations

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

lments de paie courants : lments variables

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Tableau rcapitulatif des EV saisissables en fonction du contrat Natures de contrat

Titulaire fonction publique (FP)

Matre au pair (MP) Autres paiements (VA)

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

ILA ILB ILC

Montant Montant Montant

USD et USE MG1 MG2 MG3

Montant Montant Montant Montant

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

lments de paie courants : lments fixes

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Tableau rcapitulatif des EF saisissables en fonction du contrat Natures de contrat

Titulaire fonction publique (FP)

Matre au pair (MP) Autres paiements (VA)

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

ILA ILB ILC

Montant Montant Montant

USD et USE MG1 MG2 MG3

Montant Montant Montant Montant

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Retenues sur salaire

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Transports / Av. Nature

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Autres lments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Modalits de calcul de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Prparation de la paie Description du processus Elments de paie

Utilisez la bannire pour slectionner le dossier dun agent.

Prparation de la paie Visite guide 3. Elments de paie

Cliquez sur le bouton Elments Variables dtaills.

Saisissez les informations dans la pop-up et validez.

Prparation de la paie Visite guide Elments de paie

Cliquez sur longlet lments fixes.

Utilisez la bannire pour slectionner le dossier dun agent.

Prparation de la paie Visite guide 4. Elments de paie

Prparation de la paie Visite guide Elments de paie

Utilisez la bannire pour slectionner le dossier de lagent.

Cliquez sur Ajout dune occurrence et renseignez les champs.

Prparation de la paie Visite guide Elments de paie

Validez la saisie des donnes.

Utilisez la bannire pour slectionner le dossier de lagent