Excel 2007 Listes droulantes et rgles de validits LISTES DROULANTES ET RGLES - EXCEL 2007

Dans cette partie nous allons apprendre crer des listes droulantes de choix dans les cellules Excel. Nous verrons aussi comment contrler la saisie de lutilisateur pour le guider et lempcher de saisir de donnes errones. On se rapproche de la philosophie Progiciel dentreprise. Vous trouverez le classeur dans le dossier Source. Le classeur est trs simple. Il sagit dune gestion de stock basique. Le tableau prsente deux colonnes. La premire pour les articles en stock et la seconde pour leur quantit respective. La premire colonne doit tre remplie laide dune liste droulante pour empcher la saisie darticle nexistant pas. La seconde ne doit autoriser que la saisie de nombres entiers positifs puisquil sagit de quantits.

CRATION DUNE

LISTE DROULANTE

Il existe une contrainte la cration des listes de choix. La source de donnes de la liste doit tre prsente sur la mme feuille quitte la masquer par la suite. Cest pourquoi sont lists en colonne I quelques articles. Avant de crer une liste de choix, vous devez slectionner les cellules concernes. Slectionnez les cellules des articles (C11 C15), Activez le ruban Donnes en haut de la fentre Excel, Droulez le bouton Validation des donnes, Puis cliquez sur Validation des donnes, Longlet Options de la bote de dialogue doit tre actif. La zone Autoriser propose de dnir diffrentes rgles de validit selon le contenu des cellules. Nous y reviendrons. Droulez la liste Autoriser, Cliquez sur Liste, Cliquez ensuite dans la zone source pourlactiver, Puis slectionnez les articles de la colonne I (I3 I7), Validez en cliquant sur le bouton Ok. Une liste droulante nest visible que lorsque la cellule est active. Utilisez cette liste pour remplir les 5 cellules de la colonne, Maintenant il convient de masquer les donnes sources. Nous ne pouvons pas les supprimer. La liste droulante perdrait alors son lien et serait vide.

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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur ltiquette de colonne I, Dans le menu contextuel, cliquez sur Masquer, Les donnes sont bien masques et non supprimes en atteste le saut dans lnumration des tiquettes de colonnes de H J. Remarque : Pour afcher une colonne masque, il suft de slectionner les deux tiquettes de part et dautre (H et J ici), de ralliser un clic droit sur la slection et de choisir afcher dans le menu contextuel.

RGLES

DE VALIDIT

Pour viter toute erreur et toute confusion, nous allons interdire toute saisie qui ne serait pas un nombre entier positif, dans la colonne Quantit. Et pour parfaire le tout, nous afcherons un message dexplication si malgr tout lutilisateur tente de saisir autre chose. Nous devons commencer par slectionner les cellules concernes. Slectionnez les cellules de la colonne Quantit (D11 D15), Droulez le bouton Validation des donnes, Puis cliquez sur Validation des donnes, Le fait de cliquer directement sur le bouton Validation des donnes conduit au mme rsultat. Droulez la liste Autoriser, Cliquez sur Nombre entier, Dans la zone Donnes, choisissez loprateur Suprieur , Dans la zone Minimum, tapez 0. Le paramtrage est explicite. Ne sont autoriss que les nombres entiers positifs dans ces cellules. Pas de dcimales et pas de texte. Cliquez sur Ok pour valider, Testons maintenant cette rgle. Tapez le chiffre 8 dans la premire cellule et validez, Pas de souci, il sagit bien dun nombre entier. Maintenant, tapez 5,6 dans la cellule du dessous, Un message derreur apparat. Ne vous y trompez pas. Le bouton Ressayer vous donne seulement une chance de corriger lerreur et certainement pas de forcer le passage. Cest ce quindique cette icne rouge sur la bote de dialogue. Vous navez dautre choix que de corriger ou dannuler la saisie. Dans ce contexte, la saisie des donnes est dornavant plus sre. Le message par dfaut nest pas trs clair, voyons comment le personnaliser.

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Excel 2007 Listes droulantes et rgles de validits PARAMTRER

LES MESSAGES DALERTES

Nous souhaitons associer un message dexplication clair notre rgle de validit la place du message propos par dfaut. Slectionnez de nouveau les cellules de la colonne Quantit (D11 D15), Cliquez sur le bouton Validation des donnes du ruban Donnes, Longlet Options est actif par dfaut. Activez longlet Alerte derreur, Saisissez un titre, Saisissez le message derreur, De mme et comme le propose la gure cicontre, vous avez le choix entre trois styles dicnes. Il ne sagit pas seulement de styles graphiques. Chaque icne a une signication. Arrt (Icne rouge) : Critique, empche lutilisateur de continuer tant que le problme nest pas corrig (Doit tre conforme la rgle). Avertissement (Icne jaune) : Comme son nom lindique, il nest pas conseill de forcer la saisie actuelle mais si lutilisateur insiste, il peut passer. Information (Icne blanche) : Comme son nom lindique, message titre dinformation, aucune barrire ici. Bien sr nous conservons licne rouge darrt critique car seuls les nombres entiers positifs sont cohrents. Validez la bote de dialogue en cliquant sur Ok, Tentez de saisir 8,2 dans lune des quantits, Votre message personnalis apparat. Il est mme possible de donner des indications lutilisateur avant la saisie pour rduire au maximum les risques derreurs.

LES

MESSAGES DE SAISIE

Slectionnez de nouveau les cellules de la colonne Quantit (D11 D15), Cliquez sur le bouton Validation des donnes du ruban Donnes,

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Activez longlet message de saisie, Laissez vide la zone Titre, Tapez uniquement Veuillez saisir un nombre entier dans la zone Message de saisie, Validez par Ok, Cliquez sur lune des cellules de quantits, Vous remarquez quune info-bulle apparat vous donnant lexplication suivre avant la saisie. Si avec tous ces paramtres lutilisateur trouve encore le moyen de se tromper, cest quil y met du coeur !!

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