Llaboration

de la fiche
de poste













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Guide pratique
pour llaboration
de la fiche de poste



















Christine SCHMELTZ-OSCABY
40 Alle Ikinoak - 64210 Guethary
tl.: 06 07 51 95 97
E-mail :chrischmeltz@yahoo.fr
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SOMMAIRE



La fiche de poste : dfinition, enjeux, finalits, agents
concerns, conditions de succs, procdure.


Comment remplir sa fiche de poste ?


Annexes :
- Exemple de fiche de poste : gestionnaire des concours
- Questions pour dire son travail
- Verbes dactivit
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La fiche de poste










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Dfinition

La fiche de poste est un descriptif de la fonction exerce par un agent dans une
structure donne, en prenant en compte son environnement de travail notamment le
service et lencadrement ventuel.
Une fiche de poste nest ni une fiche demploi ni un profil de poste.
Le poste est dcrit tel quil est tenu en fonction de la mission confie.
La rdaction doit donner une photographie du poste actuel et non une vision
prospective ou idale.

Ses atouts

1. La fiche de poste est un outil de communication.

Outil de gestion collective, la fiche de poste est un outil de communication : elle
est loccasion pour chaque agent dun dialogue avec son suprieur hirarchique direct
et rciproquement.
Le renseignement de la fiche fait lobjet dune rflexion conjointe de l'agent et de
son suprieur hirarchique direct. En effet, ils dtiennent ensemble les informations
permettant dapprhender rellement toutes les dimensions du poste.
Lun des enjeux est de donner des repres partags sur la fonction attendue par
ltablissement.

2. La fiche de poste est un outil de clarification.

Elle permet non seulement la clarification des responsabilits de chacun sur des
missions explicites mais aussi la clarification du mode dorganisation ncessaire
pour une meilleure dclinaison des missions du service.

3. La fiche de poste est un outil facilitant le bilan de lactivit et la dfinition
dobjectifs.

Parler ensemble du travail, partir du cadre quest la fiche de poste, permet de faire
un bilan de lactivit, de voir apparatre des difficults et de dfinir des objectifs.

Ses finalits

Pour lagent
Elle permet de :
communiquer avec son suprieur hirarchique sur son poste et faire connatre
lensembles des activits quil effectue et ses contraintes,
avoir avec lui une discussion sur les volutions souhaitables de son poste,
amliorer la connaissance du service et lappartenance un service,
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prendre en compte le besoin de chaque personnel dtre partie prenante et
responsabilis dans son activit professionnelle.

Pour le service
Elle favorise
la formalisation des situations de travail de chaque agent,
une meilleure connaissance des contributions de chacun,
lamlioration de lorganisation du travail,
la reconnaissance de limportance du rle de lencadrement,
lmergence des projets de service.


Recommandations et conditions de
succs

La fiche de poste doit exister pour chaque agent.
Elle est conue par le suprieur hirarchique et son collaborateur et en liaison
avec ses collgues. Elle est rdige dans le cadre global des missions du bureau, du
service et la rpartition des activits de chacun. De fait, ce nest pas une pice
confidentielle.
Elle est rdige de manire rigoureuse. La description du poste doit pouvoir
informer de faon complte un lecteur qui ne connatrait pas le rle de lagent au sein
de linstitution.
Elle doit tre prcise tout en tant concise. Il ne sagit pas de tout dire mais de
slectionner et hirarchiser les activits essentielles.
Elle est volutive : date et priodiquement ractualise, notamment au cours de
lentretien dvaluation.
Elle est valide par le chef de service.

La procdure

Le suprieur hirarchique explique collectivement les enjeux et la mthodologie de la
fiche de poste.
Dans un premier temps, l'agent et son suprieur hirarchique direct prparent
individuellement la rdaction de la fiche de poste.
Puis, ils mettent en commun leur projet de fiche de poste lors d'un entretien.
Leur rflexion commune dbouchera sur un document quavalisera le suprieur
hirarchique direct par sa signature et que l'agent cosignera.

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Comment rdiger
sa fiche de poste ?








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Comment rdiger sa fiche de poste ?





RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE

Intitul du poste:
Indique le nom couramment utilis pour dsigner le poste

Exemple :
Secrtaire dadministration



RENSEIGNEMENTS RELATIFS L'AGENT

Nom patronymique, nom marital, prnom, statut, corps, catgorie (A, B ou C), grade, entit,
affectation :
Cette partie a pour but didentifier la personne affecte sur le poste, signataire de la fiche et son
statut au jour de la validation de la fiche.
Elle est remplie par ladministration.



RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU SERVICE

MISSION PRINCIPALE DU SERVICE ( remplir par le chef de service) :
Dfinit en une seule phrase le rle, la raison dtre ou la finalit du service au sein de ltablissement.
Rpond aux questions : Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel service ? Pour
satisfaire quels besoins essentiels ? Autrement dit A quoi et qui le service est-il utile en priorit ? .

Exemple :

Assurer la prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction.

COMPOSITION DU SERVICE
Prcise le nombre dagents du service.
Ex : 2 personnes (1,8 temps pleins)

POSITIONNEMENT DE LAGENT DANS LORGANIGRAMME DU SERVICE
Prcise qui est (le) ou (les) responsable(s) hirarchique(s) direct(s) (N+1) ainsi que le chef de
service (N+2).
Prcise, dans le cas dun poste dencadrement, qui sont les collaborateurs (N1, N2, N3..).

Exemple :

Mme Xest place sous la responsabilit de Mr Y.et de Mme .Z. (Principal et Principal
adjoint)


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RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX MISSIONS DU POSTE


LA FICHE DE POSTE : L'ARCHITECTURE DU POSTE




















MISSION GLOBALE

Dfinit le poste tenu par la personne, sa contribution la finalit du service.
La mission principale se rsume en une seule phrase compose :
(1) dun verbe dimpact (assurer, garantir, contribuer, participer), prcisant le niveau plus ou moins
direct de responsabilit du poste dans la production du rsultat ;
(2) dun domaine principal de rsultat sur lequel le poste exerce une responsabilit totale
(assure, garantit) ou partielle (contribue, participe) .

Exemple:
Contribuer la prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction


MISSION GLOBALE
MISSION 2 MISSION 1
Activits Activits Activits Activits
MISSIONS ET ACTIVITES

MISSIONS :
La mission principale se dcline en plusieurs missions (de 2 5).
La syntaxe et le vocabulaire sont les mmes que pour la mission principale (verbe dimpact, grand
domaine de rsultat).
Un poste dencadrement comporte au moins une mission tourne vers lquipe et le
dveloppement professionnel des agents.
La mission se dcline en plusieurs activits.

ACTIVITS :
Indiquent ce que la personne fait rellement dans son travail.
Elles sont exprimes en verbe daction (concevoir, dvelopper, conduire, conseiller, rparer, construire,
informer, animer, former).
Quand cela est possible, il est souhaitable :
de les quantifier, de manire donner une reprsentation de limportance de chaque activit
dindiquer leur priodicit dexcution.
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Exemples :

Mission : Assurer la gestion administrative et pdagogique des lves.
Activits :
Vrifier les documents dinscription, les trier et les classer.
Enregistrer informatiquement les inscriptions.
Classer, mettre jour et archiver les dossiers des lves.
Distribuer, recenser et saisir les dossiers de bourses.
Enregistrer informatiquement les inscriptions aux examens.
Distribuer les relevs de notes du Brevet et les diplmes.
Enregistrer informatiquement les vux dorientation des lves.
Rclamer ou transmettre les dossiers des lves changeant dtablissement.
Elaborer des documents daide la gestion des lves.

Mission : Contribuer au secrtariat et laccueil.
Activits :
Mettre en forme les courriers du chef dtablissement et de ladjoint.
Transmettre aux intresss les courriers administratifs, ou personnels, les
circulaires ou convocations et autres documents.
Assurer laccueil physique et tlphonique de ltablissement.
Afficher les absences des professeurs.
Assurer les tches prioritaires de sa collgue en cas dabsence de cette dernire.


* (Eventuellement, donner une indication des priodes et du nombre de dossiers traits).



CONTRAINTES ET DIFFICULTS DU POSTE

Dfinit les contraintes du poste, ses astreintes, ses risques, ce qui est ennuyeux ou pnible raliser
(ex : contraintes de temps, de surcharge de travail pour une priode donne, caractristiques
particulires lies aux conditions de travail).

Exemples :

Variation importante de la charge de travail au cours de lanne avec une
accumulation en dbut et fin danne.
Nombreuses interruptions dans le travail (lves, parents, professeurs, autres
personnels), do la difficult de rester concentre.
Augmentation considrable de laccueil tlphonique en fin danne scolaire.




RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX COMPETENCES REQUISES


Indique lensemble des SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX
(savoir tre) ncessaires lexcution optimale des activits lies au poste.
Permettent de dceler ensemble les besoins en formation et de dfinir des objectifs de progrs
dans loccupation du poste.

Dans la plupart des cas, afin de ne pas alourdir la liste, il est conseill de se limiter aux comptences
critiques (les connaissances, les savoir faire et les savoir faire comportementaux rputs
indispensables).


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On peut distinguer trois sortes de comptences :


Le SAVOIR : lensemble des connaissances thoriques et pratiques.
De quelles connaissances principales a besoin lagent ?

Exemples :

Connatre le fonctionnement dun collge.
Connatre la structure et le fonctionnement pdagogiques du collge J Ch

Le SAVOIR-FAIRE technique et mthodologique : mise en uvre dun savoir ou dune
habilet spcifique pour une ralisation spcifique.
Que doit-il tre capable de faire ?

Exemples :

Savoir utiliser les logiciels Word, Excel, les applications GEP, Bourses et DNB.
Savoir chercher linformation et la mettre en application.
Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction et de mise en page du courrier
administratif.
Savoir tre rigoureux et mthodique, disponible dans les moments de pointe.


LE SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAL :
Ensemble dattitudes et de comportements attendus dans une situation donne.
Quelles sont les faons souhaitables dagir?

Exemples :

Savoir couter son interlocuteur, analyser sa demande, y rpondre de manire
courtoise.
Savoir prendre des initiatives, et se fixer des priorits.
.

On classe dans les savoir-faire comportementaux :

Les comportements sociaux et professionnels :
Savoir simpliquer dans un travail de groupe, savoir simpliquer dans un travail en rseau, savoir
animer un groupe de travail, savoir animer une runion, savoir sadapter aux changements
rapides, savoir grer son stress, savoir tre prcis et rigoureux, savoir tre organis et
mthodique, savoir prendre des initiatives.

Les attitudes relationnelles et de communication :
Savoir couter, savoir communiquer en public, savoir tablir une relation de confiance avec ses
interlocuteurs, savoir coordonner ses activits avec celles de ses collgues, savoir prsenter un
projet, savoir argumenter, savoir ngocier en situation de crise, savoir grer un conflit

Les attitudes thiques :
Savoir respecter la confidentialit, savoir respecter lusager.


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ANNEXES :
Exemple
Questions pour dire son travail
Verbes dactivit
























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Exemple
FICHE DE POSTE DUN GESTIONNAIRE DES CONCOURS

IDENTIFICATION DU POSTE
Intitul du poste
Gestionnaire des concours de recrutement des personnels
enseignants du second degr, dducation et dorientation
Nature du poste Administration
IDENTITE DE LAGENT
Nom-prnom M. X
Statut, corps,
catgorie, grade
Personnel de catgorie C, adjoint administratif
PRESENTATION DU SERVICE ( remplir par le N+1)
Mission principale
du service
Assurer lorganisation des concours nationaux et acadmiques
Composition du
service (effectif)
11 agents
Positionnement de
lagent dans
lorganigramme du
service
Mr X est plac sous la responsabilit du chef de bureau Mr
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Mission principale,
raison dtre ou
finalit du poste
Contribuer lorganisation et au droulement des preuves des
concours de recrutement des personnels enseignants (CAPES,
Agrgation, Capes), dducation et dorientation.
Missions et
activits
du poste












Mission : Assurer laccueil et linformation du public
- Prparer et transmettre les avis douverture des concours ;
- Traiter les demandes dinformation des candidats ;
- Traiter les demandes dinscription hors dlais.

Mission: Contribuer lorganisation et la logistique des preuves
crites des concours
- Mettre en uvre les procdures dinscription ;
- Dterminer le nombre de centres pour y affecter les candidats selon
les concours ;
- Prparer les convocations et besoins en papeterie ;
- Organiser la surveillance des preuves ;
- Prparer les centres ;
- Prparer les sujets.

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Mission : Contribuer au bon droulement des preuves et la
prparation de leur suivi
- Rpartir les sujets dans les centres ;
- Superviser le droulement des preuves ;
- Assurer la gestion de laprs concours;
- Prparer la logistique dorganisation de ladmission (recevabilit des
dossiers aprs les rsultats de ladmissibilit et envoi Paris);
- Elaborer les bilans statistiques des concours.

Intrts, contraintes,
difficults du poste

Deux contraintes gnrent une forte pression et obligent une trs
grande disponibilit certains moments :
-Lobligation de rsultats et le respect des contraintes temporelles
(le bon droulement des preuves, labsence de contentieux, le
respect exact du calendrier) ;
- La dimension cyclique des activits (avec des priodes trs forte
charge de travail).

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COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

Profil du poste






Les savoirs :

Connatre les documents supports de la rglementation et leurs principes
dutilisation ;
Connatre les rgles fondamentales de lorganisation des concours
enseignants ;
Connatre les tablissements de lacadmie (ainsi que les centres louer), leur
implantation, leur mode daccs;
Connatre les principes de prparation des centres dexamen ; Connatre les
principes de scurit lis lorganisation dun concours.

Les savoir-faire :

Savoir appliquer la rglementation ;
Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction dun courrier administratif,
dune note dinformation ;
Savoir utiliser lapplication OCEAN ;
Savoir utiliser le serveur Internet des concours ;


Les savoir-faire comportementaux :

Savoir tre organis et mthodique ;
Savoir ngocier en situation de crise ;
Savoir respecter la confidentialit ;
Savoir grer son stress et tre ractif.

Date et signature de lagent : Date et signature du suprieur immdiat de
lagent :


Date et signature du suprieur hirarchique :



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Questions pour dire son travail

Description des activits

Il sagit damener le collaborateur prsenter, dcrire ses activits partir
dlments trs concrets tout en mettant en vidence les points-cl de sa situation de
travail en se centrant sur ce qui fait la particularit, lessentiel et lutilit de sa
contribution et galement les difficults quil rencontre.
Il est souvent recommand de commencer par les activits, voire les tches pour
aller vers les missions et la mission principale.

Quelques questions titre dexemple
En quoi consiste votre travail ?
Pouvez- vous me dcrire une journe de travail ?
Pouvez-vous dcrire les aspects principaux de votre travail ?
Quelles sont les activits qui vous prennent le plus de temps ?
Quels sont les aspects que vous prfrez ? Pourquoi ?
Que faites-vous en priorit ? Pourquoi ?
Y a til des cycles ? Quelles sont leur nature et leur frquence ?

Description des missions

Quelques questions titre dexemple
A qui et quoi votre poste est-il utile en priorit ? Et pour quoi faire ?
Quel est le domaine principal de rsultat ?
Quelles sont les contributions (services ou produits) que vous fournissez
chacun de vos clients (internes ou externes) ?
Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel poste ?
Pour satisfaire quel besoin essentiel ?

Place du poste dans lorganisation

Quelques questions titre dexemple
De qui dpendez-vous dans linstitution ? Sous la responsabilit de qui tes
vous..? De qui tes-vous responsable ?
Comment sarticulent vos activits par rapport celles de vos collgues au
sein du bureau, du service ?
Sont-elles bien dlimites ? Y a-t-il des recoupements ? A quels moments ?
Quels sont les avantages, les inconvnients de ses recoupements ?

Intrts, Contraintes et difficults du poste

Quelques questions titre dexemple
Que faut-il aimer pour se raliser, pour se sentir bien dans ce poste ?
Quelles sont les difficults que vous rencontrez dans votre travail ?
Comment parvenez-vous rsoudre ces difficults ?
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Profil de poste

Quelques questions titre dexemple
Quelles sont les principales connaissances ncessaires pour mener bien le
poste ?
Que faut il savoir, savoir faire pour tre laise dans votre poste ?
Si javais vous remplacer quelles sont les principales comptences que je
devrais mettre en uvre ou dvelopper ? En terme de connaissance thorique
ou pratique, en terme de savoir-faire technique ou mthodologique, et en terme
de savoir-faire comportemental ?



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Verbes dactivits


DECIDER DIRIGER GERER ORGANISER CONTRLER
Arrter
Choisir
Conclure
Dterminer
liminer
Fixer
Opter
Rgler
Rsoudre
Trancher
Animer
Commander
Conduire
Dfinir
Dlguer
Guider
Impulser
Inspirer
Instituer
Manager
Piloter
Prsider
Estimer,
prvoir, engager,
liquider,
mandater,
contrler, vrifier,
tablir, lister,
payer, reverser,
quantifier, tablir
des statistiques,
suivre des
crdits, des
paiements...

Amnager
Anticiper
Arranger
Collaborer
Coordonner
Distribuer
tablir
Mettre en place
Planifier
Prparer
Programmer
Rpartir
Structurer
Apprcier
Enquter
prouver
valuer
Examiner
Mesurer
Superviser
Surveiller
Tester
Valider
Vrifier
ADMINISTRER CHERCHER CRER DVELOPPER NGOCIER
Classer
Compter
Enregistrer
tablir
Garantir
Grer
Inventorier
Ranger
Recenser
Rgir
Rpertorier
Suivre
Analyser
Calculer
Consulter
Enquter
tudier
Examiner
Exprimenter
Observer
Prospecter
Rechercher
Sapproprier
Sonder

Adapter
Amliorer
Concevoir
Construire
Dcouvrir
laborer
Imaginer
Innover
Inventer
Renouveler
Transformer
Trouver
Accrotre
Amliorer
Augmenter
Commercialiser
Dclencher
largir
tendre
tudier
Implanter
Lancer
Progresser
Promouvoir
Acheter
Arbitrer
Argumenter
Commercialiser
Conclure
Consulter
Convaincre
Dmontrer
Persuader
Placer
Proposer
Slectionner
Vendre
CONSEILLER FORMER COMMUNIQUER PRODUIRE
Aider
Clarifier
Comprendre
Diagnostiquer
clairer
couter
Guider
Inciter
Orienter
Prconiser
Proposer
Recommander
Animer
Apprendre
Conduire
Dvelopper
duquer
Entraner
veiller
Instruire
Sensibiliser
Transformer
Dialoguer
Discuter
changer
couter
Exprimer
Informer
Interviewer
Ngocier
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Rdiger
Rendre Compte
Renseigner
Transmettre
Appliquer
Effectuer
laborer
Excuter
Faire
Raliser
Suivre
Utiliser
(et toutes
activits
caractre
rptitif, base
dune
technicit).












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