Bureau des fonds de tiers

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Instr. 1.1.1
Instruction de travail :
Gestion dune caisse

Sommaire
1.

Demande douverture dune caisse........................................................................................ 2

1.1
1.1.1
1.2

2.

5.

6.

Dmarche du BFDT .................................................................................................................. 2

2.1

Responsabilits ........................................................................................................................ 2

2.2

Approvisionnement de la caisse.............................................................................................. 2

2.2.1

Demande dapprovisionnement de la caisse par linstitut .................................................. 2

2.2.2

Etablissement du chque par le BFDT ................................................................................. 2

Remboursement excdant de caisse au BFDT ........................................................................ 3

Formulaire livre de caisse ...................................................................................................... 3

3.1

Informations gnrales ........................................................................................................... 3

3.2

Tenue du livre de caisse .......................................................................................................... 3

3.2.1
4.

Spcimen de signature ........................................................................................................ 2

Gestion de la caisse ............................................................................................................... 2

2.3
3.

Dmarche de linstitut ............................................................................................................. 2

Document de travail ............................................................................................................ 4

Suivi du livre de caisse........................................................................................................... 5

4.1

Justificatifs ............................................................................................................................... 5

4.2

Envoi au BFDT livre de caisse + justificatifs ............................................................................. 5

Vrification par le BFDT ......................................................................................................... 5

5.1

Gnralits .............................................................................................................................. 5

5.2

Cas 1 : Caisse avec mouvements ............................................................................................. 5

5.3

Cas 2 : Caisse sans mouvement ............................................................................................... 6

Comptabilisation................................................................................................................... 8
6.1

Fonction utiliser .................................................................................................................... 8

6.2

Saisie dans SAP ........................................................................................................................ 8

6.2.1

Dpenses ............................................................................................................................. 9

6.2.2

Encaissements ..................................................................................................................... 9

7.

Classement ........................................................................................................................... 9

8.

Contrle sur site solde caisse par le BFDT............................................................................. 10

8.1

Gnralits ............................................................................................................................ 10

8.2

Dmarches............................................................................................................................. 10

8.3

Droulement du contrle ...................................................................................................... 10

8.3.1

Document de travail .......................................................................................................... 10

Version finale du 01.10.09

Rdacteur : Alfio Di Marco, le 15.09.09

Correcteur : Mireille Jeanmonod, le 25.09.09
Approbateur : Genevive Henchoz, le 01.10.09

Instr. 1.1.1

Gestion dune caisse

1. Demande douverture dune caisse

1.1 Dmarche de linstitut
Ds que le projet est dfini par un numro dOTP gr par le BFDT, le responsable du projet
peut demander louverture dune caisse.
Le responsable du projet demande louverture dune caisse en tablissant un courriel
lattention du responsable du bureau des fonds de tiers.
1.1.1

Spcimen de signature

Remplir le fichier Spcimen de signature caisse afin de dfinir le caissier et obtenir ainsi
un exemplaire de sa signature et de son visa.
1.2 Dmarche du BFDT
A rception de la demande douverture, solliciter le BCG afin dobtenir un numro de compte
au bilan pour la tenue de la caisse dans SAP.
Aprs avoir reu confirmation du BCG, le BFDT informe linstitut de louverture de la caisse
ainsi que de son numro.

2. Gestion de la caisse
2.1 Responsabilits
Par sa signature, le responsable du projet valide toutes les transactions de la caisse, ceci en
conformit avec les rgles en vigueur au sein de lUniversit de Neuchtel (uniquement pour
des dpenses professionnelles).
Le caissier est responsable de la parfaite tenue du livre de caisse.
2.2 Approvisionnement de la caisse
2.2.1

Demande dapprovisionnement de la caisse par linstitut

Le responsable adressera une demande crite au BFDT par lettre ou courriel (demande
dapprovisionnement) avec les informations suivantes :

2.2.2

Le projet OTP li la caisse prenant en charge les dpenses

Le compte de bilan de la caisse
Le montant de lapprovisionnement
Le nom de la personne qui vient chercher le chque munie dune pice didentit

Etablissement du chque par le BFDT

A rception de la demande dapprovisionnement le BFDT, aprs avoir vrifi que le projet

(OTP) dispose des liquidits suffisantes, met le chque tir sur la Poste dment valid par la
signature collective du service administratif.
Ds que le chque est mis, le BFDT informe la personne concerne par courriel afin de venir
chercher le chque.
Lors de la remise du chque, le bnficiaire signe le formulaire de remise de chque ainsi que
la photocopie du chque. Le BFDT peut demander une pice didentit !
Remarque : Pour plus dinformations se rfrer la procdure: Gestion trsorerie (en cours

de ralisation).

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Gestion dune caisse

2.3 Remboursement excdant de caisse au BFDT

Si le solde de caisse est suprieur CHF 2'000, le caissier effectuera un remboursement de
lexcdant en caisse (virement sur le CCP 20-4130-2 avec les bulletins de versement
disponibles au BFDT sans oublier de mentionner le projet OTP).

3. Formulaire livre de caisse

3.1 Informations gnrales
Le livre de caisse sera tenu mensuellement par le caissier et toutes les transactions
(dpenses ou recettes) devront y tre inscrites avec exactitude.
3.2 Tenue du livre de caisse

Cliquer sur le livre de caisse pour obtenir le document utiliser.

A louverture du fichier, activer les macros.

Sur longlet Base renseigner dabord les 4 premiers champs (utiliser la touche
tabulation pour se dplacer plus facilement dans le fichier).
Cliquer sur le bouton Nouveau mois pour crer le nouvel onglet.
Avec les menus droulants, choisir le mois et lanne pour la priode.
Le numro de justificatif est gnr automatiquement et doit galement tre report
sur le justificatif papier joint au livre de caisse.
o Remarque : il est important de saisir un justificatif par ligne (sans laisser de
lignes vides).
La date de la transaction est gale la date du justificatif. Si la date du justificatif
concerne une prcdente priode, mettre la date du jour de saisie.
Noter un libell indiquant le nom du crancier / dbiteur + la nature de la dpense
ou une explication claire.
La saisie dans la colonne Nature comptable est facultative.
Dans la colonne doit , indiquer le montant du justificatif pour la dpense (ou
lavoir sil sagit dune recette).
Le solde se calcule automatiquement (lors de la saisie, taper uniquement des
montants sans adjonction du signe + ou -).
Lorsque la saisie est termine, enregistrer et imprimer le document.
Aprs vrification et approbation, le document est envoy au BFDT (selon le point
4.2 dfini dans la prsente instruction de travail).
Pour crer un nouvel onglet, se positionner sur le dernier onglet utilis, puis cliquer
sur le bouton Nouveau mois .
Changer la priode (avec le menu droulant) et reporter le solde du mois prcdant
sur la ligne du solde nouveau.

Remarque : En cas de problme avec lutilisation du livre de caisse, contacter le BFDT.

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3.2.1

Document de travail

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4. Suivi du livre de caisse

4.1 Justificatifs
Chaque transaction doit toujours tre accompagne de justificatifs comptables originaux
(factures de restaurants, tickets de bus, quittances dessence et autres).
Pour les frais de repas, il faut utiliser le formulaire Frais de repas.
4.2 Envoi au BFDT livre de caisse + justificatifs
Une version imprime du livre de caisse signe par le responsable du projet et par le caissier
sera envoye par courrier au BFDT avant le 8 de chaque mois munie des justificatifs
originaux.
Ces derniers seront colls de manire claire, ordonne et sans chevauchement sur une page
de format A4, permettant ainsi un scannage optimale des pices justificatives.
Remarque : Ne pas agrafer les justificatifs !
Si aucun mouvement de caisse na t enregistr durant le mois, il faut galement envoyer
une version signe du livre de caisse pour justifier le solde.

5. Vrification par le BFDT

5.1 Gnralits
Le BFDT contrle chaque transactions reportes dans le livre de caisse et les justificatifs
correspondants (dates, montants, libells, nature de la dpense) et ajoute le numro
dimputation comptable de SAP.
Le BFDT rclamera les ventuelles informations manquantes au caissier de linstitut.
Une vrification du solde report est faite mme si la caisse ne comporte aucun mouvement
durant le mois.
5.2 Cas 1 : Caisse avec mouvements
Contrler que le solde initial correspond exactement au solde final de la priode prcdente.
Procder la vrification de chaque justificatif avec la ligne correspondante dans le livre de
caisse, savoir

Vrifier la conformit des dpenses selon le guide pratique

Date
Libell, nature de la dpense
Montant
Indiquer le numro dimputation comptable selon la dpense ou la recette (se
rfrer au plan comptable ou ce qui a dj t comptabilis).

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Gestion dune caisse

5.3 Cas 2 : Caisse sans mouvement

Taper la fonction (ou utiliser le menu droulant), puis valider avec la touche

ou enter.

Taper le numro du compte de bilan de la caisse, lanne de lexercice comptable ainsi que le
domaine dactivit (0011).

Cliquer sur la touche

Cliquer sur la toucher

ou le raccourci clavier (touche F8) pour excuter la commande.

pour demander limpression de la balance du compte de bilan.

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Instr. 1.1.1

Valider sans rien modifier pour lancer limpression avec la touche

Laisser limprimante par dfaut (ou choisir une autre imprimante selon les besoins).

Dater et viser le document imprim ainsi que le livre de caisse avec le timbre Vrifi le
jj.mm.aaaa et les classer dans le classeur du projet concern sous la rubrique caisse.

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Instr. 1.1.1

Gestion dune caisse

6. Comptabilisation
6.1 Fonction utiliser

Taper la fonction (ou utiliser le menu droulant), puis valider avec la touche
la touche enter .

ou presser

6.2 Saisie dans SAP

Remplir les champs selon lexemple ci-aprs ( adapter selon les cas) ou sinspirer des
libells prcdemment saisis.

Saisir la date de fin de mois pour la date de la pice ainsi que pour la date comptable.
Dans la rfrence, saisir Caisse + nom de linstitut.
Dans le type den-tte, saisir Caisse mm.aaaa.

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Instr. 1.1.1

Gestion dune caisse

6.2.1

Dpenses

Saisir dabord les donnes pour le compte de bilan (crdit, montant total des dpenses, libell,
domaine dactivit sans le numro dOTP).
Ensuite comptabiliser les dpenses dans les comptes de charges (ne pas indiquer le domaine
dactivit mais le numro dOTP).
6.2.2

Encaissements

Saisir dabord les donnes pour le compte de bilan (dbit, montant total des encaissements,
libell, domaine dactivit sans le numro dOTP).
Ensuite comptabiliser les encaissements dans les comptes de recettes (ne pas indiquer le
domaine dactivit mais le numro dOTP).
Remarque : Si lcriture nest pas gale (erreur de saisie, par exemple), il est
impossible denregistrer (voir exemple ci-aprs).
Ecriture avec erreur

Ecriture correcte

Lorsque tout est correct, sauvegarder, prendre le numro de pice gnr par SAP et le noter
sur le livre de caisse (en haut droite).

Remarque : Le numro de pice disparait de laffichage ds que lon sort du menu.

Mettre le timbre Comptabilis le jj.mm.aaaa sur chaque justificatif.
Vrifier le solde du compte au bilan (dmarche identique au point 5.3 Cas 2 : Caisse sans
mouvement).

7. Classement
Finalement effectuer une copie du livre de caisse et des justificatifs.
Classer les originaux dans le classeur du projet concern et les copies dans le classeur des
OD (oprations diverses).

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Gestion dune caisse

8. Contrle sur site solde caisse par le BFDT

8.1 Gnralits
Le Contrle cantonal des finances de lEtat de Neuchtel (CCFI) nous demande
obligatoirement de contrler au moins une fois par anne la caisse sur le site.
Le CCFI nous oblige effectuer ces contrles sans pravis.
8.2 Dmarches
Deux employs du BFDT se rendent sur le site de la caisse contrler.
Utiliser le fichier Contrle caisse site .
8.3 Droulement du contrle

8.3.1

10

Compter les pices et billets de la caisse et reporter les informations dans la partie de
gauche du fichier.
A partir du solde report et laide des justificatifs reconstituer le solde actuel de la
caisse.
Lors du contrle, si aucune diffrence nest constate, les 2 employs du BFDT ainsi que
le caissier signent le document de contrle pour validation.
Si une diffrence positive ou ngative est constate, le document de contrle est
galement sign par les 2 employs et le caissier. Le BFDT informe le responsable du
projet ainsi que le directeur administratif de la non-conformit de la caisse et ces derniers
dcideront du suivi donner.
Une copie du document de contrle signe est remise au caissier et loriginal class dans
le classeur des contrles de caisse au BFDT pour le CCFI.
Document de travail

Version finale du 01.10.09