AnTaNe 23 rue de lesterel 31400 Toulouse

Jerome.clou@anteane.fr
SIRET : 489 985 879 00019


AnTaNe

23 Rue de lEsterel
31400 Toulouse
SARL au capital de 1000
RCS Toulouse : 489 911 800
















Exemple de plan pour un cahIer des
charges CPAD.

Cet exemple vous est propos par la
socIt AnTaNe.
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Avant propos.


La socit antane (http://www.anteane.fr), la demande de ses clients mets en libre
disposition cet exemple de cahier des charges GPAO. Il ne s'agit que d'une mthode, peut
tre en existe-il de meilleures ?

La rdaction d'un cahier des charges prsente un avantage pour le client qui structure
son besoin et peut ainsi mieux juger les offres de ses prestataires mais aussi un avantage
pour le fournisseur de solution qui peut juger si son produit est comptitif pour un projet
ou pas.


Conseils pour un cahier des charges GPAO.

- Soyez concis, mieux vaut utiliser des tirets que de longues tirades techniques.
- Utilisez des mots simples : force d'organiser sa production, chaque entreprise
dveloppe un langage qui lui est propre et qui se comprend forcment trs bien dans
l'entreprise mais demandez vous si ce langage est comprhensible par un tiers.
- Utilisez des schmas : une bonne image vaut mieux qu'un long discours, si vous
n'tes pas sur de votre description, n'hsitez pas utiliser des schmas.
- Utilisez plusieurs niveaux de lecture : n'hsitez pas mettre les titres en couleurs et
les passages importants en gras.
- Soyez explicites dans les titres, un bon document doit pouvoir tre compris en lisant
simplement le sommaire.
- Fixez vous une limite du nombre de page de votre cahier des charges, une vingtaine
de pages hors annexes parait le plus adapt.




Notre socit distribue et intgre la solution PMI SOFT, destines
des entreprises de moins de 50 salaris.
Pour avoir des renseignements sur cette solution :
http://www.anteane.fr/index.php/GPAO-pmisoft/

Vous pouvez, bien sur, nous contacter ou nous adresser
vos cahiers des charges l'adresse suivante :
jerome.clou@anteane.fr Ou au 06 88 77 06 26



Bonne rdaction !!!!

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Exemple de plan pour un cahier des charges
GPAO.


Considrations gnrales. (20 lignes)

Objectif de cette partie : description gnrale du projet.

Dans cette partie, dcrire le contexte gnral de l'activit de votre entreprise :

- Qui tes vous ? Que vendez vous? Qui sont vos clients et ou se situent-ils
gographiquement? Que produisez vous? Quel est l'effectif de votre socit ? Quel est
l'effectif du personnel de production.

- Pourquoi souhaitez vous changer ou investir dans une GPAO ?

PARTIE 1 Votre organisation interne

Objectif : faire comprendre au lecteur comment s'organise votre production afin qu'il
puisse vous rpondre avec prcision.

Dans cette partie nous allons dcrire l'organisation de l'entreprise l'heure d'aujourd'hui.

1- Les produits, la base article

- Descriptions des produits
- Comment se dcomposent les codes produits
- Quelles sont les familles, sous familles
- Produits fabriqus
- Produits vendus en ngoce.
- Nb de produits dans votre base article (dissocier produits fabriqus et produits de
ngoce)

Rem : ne pas prciser l'aspect production (nomenclature, matires premires etc),
cette description se fera plus loin dans le document.

2- Les clients.

- A qui s'adressent vos produits ? Particuliers ? Professionnels ? Grande distribution ?
- Ces clients ont-ils des prix fixes? Par famille de client? Personnaliss?
- Vos clients sont-ils regroups en centrale d'achat ?
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3 - Le service commercial : la vente

- Nbr de personnes du service commercial
- Est-ce du commercial de terrain ou par tlphone ?
- Quelles sont les taches exactes de chacun?
- De quels lments ont-ils besoin d'avoir pour conclure une vente (tarifs particuliers,
tarif des transporteurs, habitudes du client, encours, date d'expdition possible, tat
du stock date etc)
- Utiliser vous des reprsentants? Des systmes de commission?
- Vendez-vous sur Internet ?
- Faites vous des offres ? comment sont-elles structures ?
- Gestion des transporteurs (sur quelle base tablissez vous un tarif ? vos offre de prix
sont-elles franco de port?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

4- Les expditions

- Nombre de personnes du service
- Avez-vous un service logistique ?
- Qui leur fournit les informations d'expdition (un logiciel ? le service commercial?)
- Utilisez vous un systme de code-barres ?
- De quel documents et informations ont besoin les logisticiens pour tre efficaces.

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

5 - Les achats

- Nombre de personnes du service
- Comment sont dtermins les besoins ( vue dans le stock, par les remontes des
consommations de la plate-forme de production ? l'aide d'outils internes (Excel, access
etc)
- Qui sont vos fournisseurs, combien de fiches fournisseurs actuellement ?
- Quels sont les lments de dcision? (Quantit minimum d'achat, remise sur quantit,
dlai de livraison, dlai de paiement?)
- Qui effectue la rception des achats? Comment ces rceptions sont-elles rentres en
stock?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?
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6- la facturation

- Qui est ddi la facturation ? le service commercial ? la comptabilit ?
- Quel est votre cycle de facturation ( chaque envoi, une fois par mois)
- Faites vous un tat de pr facturation
- Comment contrlez vous la correspondance entre commandes expdies et
factures?
- Etes vous amens a modifier des factures

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

7- la comptabilit

- Quel logiciel utilisez vous aujourd'hui ?
- Comment les informations transitent-elles vers la compta? (informatique, papier)

8- La gestion de la qualit

- Etes vous certifi ISO?
- Etes vous tenu de respecter des normes de qualit en production ?
- Comment suivez vous les non conformits ?
- Etes vous tenu de fournir des documents qualit ?
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PARTIE 2 : la production

Le descriptif des processus de production justifie qu'une partie entire y soit
consacre.

Objectif : le lecteur doit comprendre toutes vos problmatiques de production afin de
pouvoir y rpondre

1- Les articles

- Description et particularit des articles fabriqus.
- Comment sont montes les nomenclatures (nombres de sous niveaux, de produits
semi-finis)
- Avez-vous recours la sous-traitance dans votre cycle de production?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?


2- Le type de production

- Travaillez vous sur stock ou la commande?

3- L'organisation actuelle de la production

- Comment s'organise l'atelier ?
- Combien de postes de travail ? Quel rle pour chacun ?
- Combien de salaris par poste ?
- Horaires de travail ? Travaillez vous en 3 X 8 ?
- Y a il des temps de mise en route des machines ?
- Comment le responsable de production supervise-il le travail?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?


4- Le lancement en production

- Qui dcide du lancement en production?
- Comment les Ordres de Fabrication sont-ils transmis l'atelier ?
- Comment les matires premires sont-elles sorties du stock ?
- Comment le responsable d'atelier visualise-t-il la disponibilit des postes de travail ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?
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5- La saisie de retour d'atelier

- Comment les salaris indiquent-ils la fin de ralisation des diffrentes tapes?
- Comment sont grs les rebus ? les consommations ?
- Comment les informations remontent-elles aux services administratifs ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

6- Les bilans de production

- Comment valorisez vous la production ?
- Comptabilisez-vous le taux horaire ?
- Appliquez vous des frais gnraux ?
- Comment sont remontes ces informations en terme de prix de revient ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?



7- Les rentres en stock

Comment les produits fabriqus sont-ils rentrs en stock ? Par qui ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal
aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

8 - Particularits.

Ce paragraphe est laiss libre afin de dcrire des particularits ventuelles non
voques prcdemment.
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Partie 3: Statistiques et tat


1- Statistiques

Dans cette partie, dcrivez vos besoins en statistiques, tats et reporting. Pour chacun
prcisez son objectif, la personne en charge de l'tablir, les moyens actuels (logiciels,
documents Excel etc)

Prcisez ensuite ce que vous souhaiteriez vois amliorer.

2- Les documents

Dcrivez chacun de vos documents commerciaux et de production.
Pour chacun prcisez la personne qui l'dite, qui le valide et les informations obligatoires
y figurant :

- Offre
- Commande
- Accus de rception de commande
- Commande fournisseur
- Bon de prparation
- Bon de lancement en production
- Bon de sortie matire
- Bon de retour d'atelier etc

Partie 4 : Le systme informatique actuel.

1- Les postes

- Nombre de poste informatique de chaque service ? ces postes sont-ils rcents?
- Ces postes sont-ils relis en rseau?
- Grez vous le rseau en interne ou faites vous appel une socit de service ?

2- Le serveur

- Descriptif technique du serveur (processeur, capacit de stockage, systme de
sauvegarde, etc)
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3- Les logiciels actuels

- Descriptif des logiciels utiliss dans le cadre commercial (leurs fonctionnalits, les
salaris y ayant accs)
- Descriptif des logiciels de production, de maintenance.
- Avez-vous dvelopp des outils internes? Access, Word (les dcrire)
- Dans cette liste quels logiciels souhaitez vous garder ?

4- L'import des donnes dans la nouvelle solution.

Dcrivez comment vous aller pouvoir exporter les donnes de votre systme actuel et
sous quel format (Excel, texte, CSV )
Quelles donnes souhaitez vous rcuprer ?


Partie 5 : Fonctionnalits souhaites

Dcrire dans l'introduction pourquoi vous recherchez ce type de logiciel.
Objectif : lister prcisment les besoins pour pouvoir comparer les diffrents
logiciels.

La liste donne ci-aprs est titre d'exemple.

GESTION COMMERCIALE

Gestion des Clients
Fiches client
Dossiers client
Recherches multicritres
Accs l'encours en temps rel

Offres De Prix
Offres commerciales
Devis techniques
Portefeuille des offres

Commandes Clients
Transformation doffres en commande
Gestion des commandes clients
Carnet de commandes
Avancement dune commande
Treeview commandes/affaires
Rvision de budget

Expditions
Gestion des expditions
Saisie des expditions Code Barre
Gestion des reliquats
Etiquettes dexpdition en formats varis
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Document qualit
Colisage

Facturation
Edition des factures
Journal des ventes
Traites, relevs
Commissions commerciales
Echancier clients
Dclarations fiscales et CEE

Etats et Statistiques
Gnrateur d'tats multicritres
Statistiques paramtrables : priodicits, rubriques
Cumuls, tris, slections,...
Formats multiples : aperus, impressions, crans
Histogrammes, liens Excel

GESTION DES ACHAT

Demande de Prix
Saisie des demandes
Consultation des demandes
Recherche slective
Edition des demandes de prix
Liste des demandes de prix
Liste des demandes par Article
Liste des demandes par Fournisseur

Commandes fournisseurs
Transformation Demandes en Commande
Saisie des Commandes
Edition des commandes
Consultation des commandes
Recherche slective
Carnet de commandes par Fournisseur
Carnet de commandes par Article
Carnet de commandes par Commande
Position approvisionnements cdes.

Rceptions
Saisie des rceptions
Traabilit et Quarantaine
Modification des rceptions
Edition des bons de rception
Consultations & recherche slective
Edition des Restes Recevoir
Edition des Relances dachats
Liste des rceptions par Bon, Fournisseur, Article
Saisie rapide des rceptions

Factures
Saisie et Contrle des Factures
Journal dtaill des Achats
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Edition des billets ordre et des relevs

Statistiques
Injection des commandes fournisseurs
Injection des Rceptions fournisseurs
Paramtrage Etats Statistiques
Editions & Consultations Statistiques
Tableaux Statistiques

GESTION DES STOCKS


Gestion des stocks
Saisie des mouvements de stocks
Consultation des stocks
Fiche Stock par article
Stocks de sous-ensembles
Faisabilit dune fabrication
Rappros sur Prvisions

Consultation des stocks
Stocks par article
Stocks disponibles date
Dtail de lorigine des besoins
Stocks par dpts et par lots
Rservations par dlai

Inventaires
Etat de prparation linventaire
Inventaire physique valoris
Saisie des inventaires

Etats de gestion
Etat de stock permanent
Journal des mouvements de stock
Etat des disponibles
Etat des manquants
Etat des disponibles par dlai

Lots & tracabilite
Articles grer par lot
Mouvements de stocks par lots
Consultation historiques
Fiche lot-traabilit

Gestion des dpts
Saisie des mouvements inter-dpts
Documents de transferts
Historiques des transferts
Valorisation par dpt

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GESTION DE PRODUCTION

Gestion des articles
Gestion du fichier ressource par natures d'articles
Gestion des conversions d'units
Jusqu' 100 libells complmentaires
Gestion du plan de la pice et de son indice
Article de remplacement
Quantit Eco, de conditionnement et de lancement
7 Niveaux de regroupement (Famille, s/Famille)
Traabilit totale ou partielle.

Nomenclatures et Gammes
Gestion des nomenclatures et des gammes de remplacement
Prsentation par TreeView inter-actif
Prsentation et valorisation spare des diffrentes natures d'articles
Gestion des temps de mise en route et de prparation
99 niveaux de nomenclature

Ordonnancement
Une intgration totale avec Ventes et Achats
Simulations de fabrication
Planification en temps rel
Ordonnancement de la charge par poste
Planning gnrale, par poste ou par OF

Lancement
Calcul des Besoins Bruts et Nets
Lancement suivant PDP ou sur commande
Documents de production personnaliss: fiches techniques, bons de travaux,
bons qualit...

Suivi d'Atelier
Suivi et Contrle de Production
Le Suivi d'atelier par code barre
Suivi par OF ou par Poste

Bilan de Production
Bilans de Production
Prix de revient rels et standards dtaills
Mmorisation des diffrents bilans pour les stat.

GESTION COMPTABLE

La Base
Plan comptable
Sections & libells analytiques
Journaux
Budgets
Gnration des comptes de Tiers

Saisies & consultations
Saisie des critures
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Saisie des rglements simplifi
Rglement automatique des fournisseurs
Consultation des comptes
Consultations de lexercice N-1
Rapprochement bancaire
Modification des critures (avec autorisation)

Editions
Plan Comptable
Balances
Grand Livre
Relances
Balances ges
Tableau de bord
LCR magntiques

Clture s & Divers
Journal centralisateur
Clture
Comptabilit analytique
Suivi des encours clients/fournisseurs
Suivi de trsorerie
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PARTIE 6 : Cadrage du projet et de la rponse

Objectif : Dterminer l'avance les prestations ncessaires et leur cot.

1- Le niveau de prestation souhait.

Dans cette partie expliquer comment vous voyez l'installation du logiciel : par votre
service informatique, par le prestataire ? Souhaitez vous tre accompagn lors du
passage en production ?

2- Le cadre de la rponse :

Sous quelle forme souhaitez vous que le prestataire rponde (un document de 10 pages,
20 pages etc)?
Comment souhaitez vous qu'il vous prouve que sa solution correspond bien vos
besoins ?
Sur quels critres allez vous baser votre dcision ?
Quand rendrez vous votre dcision?


3- La formation

Le prestataire doit expliquer comment le personnel sera form en interne, quelles
disponibilits seront ncessaires dans votre personnel.

4- La licence, la maintenance

Que contient exactement le prix du prestataire ? Comment l'outil est-il maintenu ? Y a t il
des mises a jour ? Cot annuel ?
Quel est le cot de la maintenance ?



Vous pouvez ajouter une conclusion gnrale.



Nous esprons que cet exemple de plan correspond vos attentes, si vous avez des
remarques n'hsitez pas a nous en faire part : jerome.clou@anteane.fr