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Ressource de formation

Base de donnes relationnelles ACCESS


B.Limbos et I.Detrixhe

Form@HETICE Ressource de formation


Base de donnes relationnelles ACCESS

Table des matires


Introduction________________________________________________________________3
Contexte_________________________________________________________________3
Finalits__________________________________________________________________3
Formateurs_______________________________________________________________3
Cadre thorique_____________________________________________________________4
Concevoir une base________________________________________________________4
Bases publiques/prives_____________________________________________________4
Choisir un logiciel__________________________________________________________5
Exploitations pdagogiques____________________________________________________7
Usage dans le cadre de laccompagnement des stages____________________________7
Usage possible dans les activits de formation la HE___________________________8
Usage possible sur le terrain_________________________________________________9
Appropriation technique______________________________________________________10
Dfinitions_______________________________________________________________10
Analyse et conception_____________________________________________________12
Scnario de formation_______________________________________________________15
Informations gnrales____________________________________________________15
Droulement des activits__________________________________________________17
Espace dchanges__________________________________________________________25
Ressources_______________________________________________________________25

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Base de donnes relationnelles ACCESS

Introduction
Contexte
Dans les contextes particuliers aux Hautes coles (la formation initiale des
enseignants), recourir aux Technologies de l'Information et de la
Communication reprsente des possibilits d'amlioration envisageables
et/ou ralisables (par exemple, lors de l'accompagnement de stages).
Dans le cadre des sances RED (Recueil d'informations, mergence de
propositions, Dispersion d'informations) sur le thme suivi et
accompagnement de stages qui ont eu lieu pendant la fin du premier
semestre et lors des runions du chantier collaboratif qui a suivi, certains
outils informatiques ont t proposs afin de venir en aide aux
enseignants qui ont cette attribution dans leur horaire. Cest ainsi que les
bases de donnes sont apparues comme pouvant permettre une
rationalisation du travail lors du suivi de stage. Les personnes prsentes se
sont demand :
Ne pourrait-on pas utilement imaginer de mettre au point une base de
donnes (relationnelles) afin d'assurer le placement de tous les tudiants
en demande de stages ?

Oui,
Oui,
Oui,
Oui,

mais
mais
mais
mais

quelles informations introduire dans cette base de donnes ?


comment garantir le respect de la vie prive ?
quelles questions poser en fonction des rponses obtenir ?
quel(s) logiciel(s) choisir ?

Finalits
Deux finalits principales : ressources autosuffisantes (ou, parfois,
auto-formation) et ressources visant aider les PR former leurs
collgues

Formateurs
Benot

LIMBOS :

benoit.limbos@skynet.be

(quipe

de

coordination

Form@HETICE)
Isabelle DETRIXHE :

i.detrixhe@ulg.ac.be (formatrice au STE-Formations -

ULg)

Cadre thorique
Concevoir une base
Avant d'implmenter une base de donnes, il faut absolument passer par
une rflexion "papier" :

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Quel est l'objectif de la base de donnes ?


A quoi va-t-elle servir ?
Quelles sont les donnes qu'on veut y stocker ?
Quelles questions et surtout quelles rponses je souhaite
obtenir ?
Afin dtoffer cette rflexion, il faut se
dinformations disponibles et utiles stocker

positionner

sur

le

type

Bases publiques/prives
Les donnes publiques
publiables, transparentes :

des

informations

acadmiques,

regroupant les renseignements utiles sur linstitution, lcole de stage ;


rsumant les demandes formules par la direction, par dautres (quels accords de
collaboration entre X et Y, quels projets engags par X) ;
permettant laccompagnement dtudiants par le(s) matre(s) de stage (quels
parcours de formation des matres de stages) ;
concernant des aspects positifs (quelle histoire base sur quels faits, des relations
entre la HE et les coles de stage).

Les donnes prives


publiables telles que :

seraient

seraient

des

informations

subjectives,

non

celles qui posent un problme thique, de transparence ;


des donnes dlicates, manipuler avec prudence ;
pour lesquelles il faut aussi tenir compte des lois quant la Protection de la vie
prive.

Cette analyse va devenir de plus en plus prcise pour en arriver la


cration des tables et des liens qui les unissent, aux types de donnes des
diffrentes colonnes des tables, aux conditions que les donnes
encodes doivent respecter, etc. Lutilisation dune base de donnes
passera par llaboration de requtes qui permettent la recherche
dinformations que lon souhaite et le classement des donnes en fonction
des critres indiqus. Cet aspect est plus dvelopp dans lexploitation
pdagogique. Ce travail dlaboration et danalyse peut tre facilit en
suivant le modle simplifi de Merise. Les explications de celui-ci peuvent
se trouver dans les ouvrages de Matheron Jean-Patrick aux Editions
Eyrolles1.

Choisir un logiciel
Ce choix doit se faire en fonction des niveaux de logiciels (dbutants,
experts, programmeurs), en fonction des publics (enfants, adolescents,
1

Jean-Patrick Matheron, Comprendre Merise, Outils conceptuels et organisationnels, Eyrolles, ISBN: 2-21207502-2. Jean-Patrick Matheron, Exercices et cas pour comprendre Merise, Eyrolles, ISBN : 2-212-07501-4
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adultes) et enfin en fonction des usages, en fonction des stratgies


dvelopper (conception, cration, encodage).

Les outils et les fonctions avances devraient prendre en compte :


laccessibilit du logiciel, sa simplicit, son uniformit, sa compatibilit, etc. ;
le cot dacquisition de la licence ; pour la HE, pour le travail domicile, etc. ;
les facilits de mise jour (saisir, modifier, rorganiser, etc.) ;
la protection des donnes ; totale ou partielle ; pour toutes ou certaines fonctions ;
la possibilit de travail distance (saisir, modifier et/ou consulter distance) ;
les avantages et les limites face la rationalisation du travail ;
la production de rapports, de documents imprims (en fonction des requtes).

Les choix des solutions techniques et procdurales pourraient tenir


compte de laspect :

conomique : libre de droit (ex. FileMaker 2) ;


compatibilit : disponible sous Windows, Mac Os ou Linux ;
standardisation : intgr dans une suite doutils de bureautique.

Ces choix pourraient faciliter les processus dappropriation, les contacts


directs avec les fonctions de base lors de la formation. On sappuierait sur
des procdures standardises et connues des utilisateurs. De plus des
prsentations
et
discussions
d'expriences
significatives
avec
FileMakerPro, ACCESS et/ou certaines fonctions dans EXCEL, APPLEWORKS,
... ainsi que dans les possibilits de consultation/mise jour distance
pourraient aussi guider le choix sur tel ou tel logiciel.
En ce qui concerne EXCEL, celui-ci peut fonctionner comme une base de
donnes. Un classeur peut contenir des informations chiffres mais aussi
du texte (par exemple une liste de rfrences douvrages). Il vous est
possible dextraire des donnes sous forme de fiches en fonction de
demandes prcises. Par exemple, dans ma liste de rfrences je voudrais
avoir tous les ouvrages canadiens qui traitent de lutilisation des
ordinateurs, parus entre 2000 et 2002 : ces informations peuvent tre
extraites grce lutilisation de filtres. Ces filtres fonctionnent selon les
intituls des colonnes (champs). Sans entrer trop dans les dtails quant
lutilisation des filtres, il faut savoir quils sont de deux types :
automatiques et labors. Les premiers permettent de slectionner de
linformation en additionnant les diffrents critres. Les deuximes
fonctionnent avec des critres dexclusion ou de choix (ou). Dans notre
exemple il faudrait indiquer dans le classeur quelles colonnes (champs)
vont tre reprises dans le filtre et donner pour chaque information les
conditions souhaites.
Vous trouverez des explications ce propos dans laide du logiciel ainsi
que dans les manuels traitant du logiciel en question.

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Exploitations pdagogiques
Usage dans le cadre de laccompagnement des stages
Le recours des Bases de Donnes Relationnelles serait loccasion de
mieux se rpartir les diffrents rles au sein de la HE, au sein des quipes
et de mieux tirer parti des forces vives (secrtariat,
psychopdagogues, etc.) par :
une meilleure rpartition des envies, des comptences, des
attributions, des responsabilits, etc. ;
un partage de lensemble de la chane de production
(depuis la dtermination des coles, en passant par la saisie
des donnes, pour aboutir la production de listes de ).
Pour cela, il faudra se faire confiance, pouvoir dlguer !;
un dveloppement de nouveaux partenariats : par
exemple avec une cole de secrtariat pour ce qui est de
lencodage des donnes ;
une plus grande concertation et une mise en accord autour
des objectifs et modalits de la formation initiale. Puisquil
faudra se partager les points de vue, il y aurait obligation
dexpliciter et de construire une nouvelle dmarche avec les
collgues.
Ceci
dboucherait
sur
une
dynamique
dapprentissage mutuel et/ou vicariant, sur la mise niveau
des comptences et sur de lautoformation, etc.
Un pralable et une consquence cette plus grande concertation
seraient aussi le dveloppement dune approche citoyenne. Celle-ci
donnerait une dimension thique, sociologique, citoyenne lexplicitation
(de part la gense dun projet global port par lensemble des acteurs de
la HE), au partage (action de conception, construction et mise en uvre
de la Base de Donnes Relationnelles) et la construction de nouvelles
dmarches daccompagnement des stages, la dfinition de processus
nouveaux, innovants (impliquant la modification des processus antrieurs)
et leur entretien ou rgulation. Ces dmarches collaboratives, de
partage de pratiques de formations simplifies, reprsenteraient pour les
acteurs en prsence (nouveaux et anciens par rapport aux anciennes
pratiques) des dmarches de co-cration.
Nous pourrions aussi voir merger des phnomnes de rsistance au
changement face aux nouveaux processus imposs. Certains acteurs
pourraient se rebeller face la course aux performances qui agite les HE.
La cration et lutilisation dune base de donnes stage pourraient
rpondre aux questions suivantes :

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quelles sont les coles de stages disponibles (en fonction


des accords de collaboration) ?
qui sont les matres de stage disponibles ?
quels sont les matres adquats pour tels tudiants ? tels
TFE ? tels ?
quel est le parcours de stage de ltudiant ? Durant ses
annes antrieures ? Et ses performances ?
dans ces coles, quels sont les tudiants en stage ; par
sections, annes, cours, ?
qui sont leurs matres de stage ? En regard de chaque
tudiant ?
quand peut-on passer les voir pour effectuer une supervision
gnrale, disciplinaire, ?
comment accder cette cole ? comment accder la
classe ?

Usage possible dans les activits de formation la HE


En ce qui concerne les activits de formation au sein dune Haute cole, il
serait intressant de pouvoir accder aux bases de donnes de logiciels
ludo-ducatifs par exemple. Celle-ci faciliterait grandement la recherche
de logiciels par les tudiants. La base de donnes reprendrait lintitul, les
objectifs rencontrs, le public vis (en fonction de lge ou de la
comptence), laspect technique (quelle place, fonctionnant sur quelle
plate-forme informatique (Mac OS, Windows), conseil dinstallation, etc.),
des pistes dexploitation pdagogique ainsi que le lieu o se trouve le
logiciel en question.
Dans le mme ordre dides, une banque de squences dactivits ou de
scnarios pdagogiques pourrait voir le jour et regrouperait des activits
bien ficeles pouvant servir de modles ou tre testes dans dautres
circonstances. Des adaptations pourraient venir complter les fiches
descriptives de ces activits.
Un autre type de base de donnes existe dj dans les Hautes coles. En
effet, il est possible de consulter la base de donnes, le catalogue des TFE.
Daniel Rousselet a labor destination des tudiants un recensement
des TFE sur base de mots-cls et dabstracts que les tudiants doivent
fournir lors du dpt de leur Travail de Fin dtude.

Usage possible sur le terrain


Pendant un stage, un tudiant pourrait laborer, avec ses lves, une liste
des muses visiter en classe verte. Chaque muse serait dcrit selon un
canevas prcis reprenant les caractristiques principales comme les
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horaires, la situation, le chemin daccs, le type de domaine prsent


(muse du cheval, du train), le cot de la visite, les activits proposes, un
avis selon des critres fixs par les enfants avec lenseignant. Une fois
construite, cette base de donnes pourrait rpondre aux questions de
choix des visites, de planification des journes, du cot du sjour, etc.
Dautres bases de donnes devraient permettre la construction des liens
entre les reprsentations mentales et entre les objets du vivant (par
exemple des fiches didentit sur animaux dans coles primaires).

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Appropriation technique
Dfinitions
Une base de donnes
Une base de donnes est un ensemble organis dinformations
regroupes dans diffrentes tables.
Une base de donnes relationnelles
Une base de donnes est dite relationnelle si elle respecte les
2 principes dintgrit : lintgrit dentit, lintgrit de
rfrence.
Un systme de gestion de bases de donnes (SGBD)
Un systme de gestion de bases de donnes (SGBD ou en
anglais DBMS) est un logiciel qui permet un utilisateur de
crer et dexploiter une base de donnes (traiter, manipuler
les donnes, ).
Exemples SGBD : Dbase 3+, SGBDR : Oracle, Sybase SQL
Server, Microsoft SQL Server, Access,
Reprsentation tabulaire des donnes
Une table peut tre compare un tableau constitu de :

lignes : les enregistrements


colonnes : les champs ou attributs

Contrainte
Une contrainte est la condition que doit respecter toute valeur
qui est encode dans une colonne. Une contrainte peut
porter sur une ou plusieurs colonnes, sur lunicit ou sur la
rfrence.
Structure dune table
Dfinir la structure dune table consiste :

dterminer le nombre de colonnes dune table,


donner un nom significatif ces colonnes,
prciser le type de donnes (et ventuellement la dimension) pour
chacune des colonnes,
dfinir les contraintes,
tablir des liens entre les tables.

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Les donnes qui seront ensuite encodes dans la table devront


respecter toutes les conditions nonces lors de la cration de
la structure de la table.
Cl primaire ou Primary Key
La cl primaire est une colonne ou un ensemble de colonnes
qui permet didentifier de manire unique un enregistrement
dans une table.
Les valeurs des cls primaires sont uniques et non nulles. Un
SGBD qui vrifie automatiquement cet tat de fait respecte
lintgrit dentit.
Cl trangre ou Foreign Key
Une cl trangre joint deux tables et tablit des dpendances
entre celles-ci. Une cl trangre possde le mme nombre et
le mme type de colonnes que la cl primaire laquelle elle se
rapporte. Le domaine (ensemble de valeurs) de la cl
trangre est lensemble des valeurs de la cl primaire dont
elle dpend. Un SGBD qui vrifie automatiquement cet tat de
fait respecte lintgrit de rfrence. Il est noter cependant
quune cl trangre peut contenir des valeurs Null.
Remarque : une relation cyclique est une cl trangre qui fait
rfrence la cl primaire de sa table.

Analyse et conception
Au pralable :
Avant dutiliser un SGBD, il faut dabord passer par la version papier ,
qui est valable pour nimporte quel SGBD.
1. Cration du schma conceptuel ;
2. Adaptation du schma conceptuel afin d'obtenir un schma logique de la base de
donnes relationnelle ;
3. Traduction du schma logique en fonction du type d'outil relationnel utilis.

La mthode danalyse de Merise :


Utilisation de la mthode d'analyse de Merise, trs simplifie et
uniquement des fins de cration de bases de donnes.
Premire tape : Cration du schma conceptuel
Lister les diffrentes informations utiles, dfinir les contraintes
que ces donnes doivent respecter et regrouper ces attributs
(donnes) en entits. Par exemple :

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A ce stade, on se rend compte trs vite que l'analyse peut tre


trs complexe et trs vaste lorsqu'on doit penser tous les
cas.

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Deuxime tape : Adaptation du schma conceptuel afin d'obtenir un


schma logique
tablir des associations (liens) entre ces entits via un verbe
(avec ou sans attribut) et prciser les connectivits (0,1) (1,1)
ou (1,n) des associations en quantifiant le nombre
d'associations effectives maximum et minimum partir de
chaque entit. Par exemple :

NB : ici lassociation est de type 1 :n


Troisime tape : Traduction du schma logique en fonction du type
d'outil relationnel utilis
On applique les rgles de drivation, on transforme les entits
en tables, on ajoute des cls trangres et des tables
intermdiaires.

Rgle n1 : toute entit doit tre reprsente par une table.


Rgle n2 : Dans le cas d'entits relies par des associations de type 1:1, les
tables doivent avoir la mme clef.
Rgle n3 : Dans le cas d'entits relies par des associations de type 1:n, chaque
table possde sa propre clef (PK), mais la clef de l'entit ct (0,n) ou (1,n) migre
vers la table ct (0,1) ou (1,1) et devient une clef trangre (FK) (index
secondaire).
Rgle n4 : Dans le cas d'entits relies par des associations de type n:m, une
table intermdiaire dite table de jointure, doit tre cre, et doit possder comme
clef primaire une conjonction des clefs primaires des deux tables pour lesquelles
elle sert de jointure.
Rgle n5 : Cas des associations pourvues d'au moins un attribut :
o si le type de relation est n :m, alors les attributs de l'association deviennent
des attributs de la table de jointure.
o si le type de relation est 1:n, il convient de faire glisser les attributs vers
lentits pourvue des cardinalits 1:1.
o si le type de relation est 1:1, il convient de faire glisser les attributs vers
lune ou lautre des entits.

En fonction du SGBD utilis, fixer les types de donnes, ici


ceux utiliss par Access (NumroAuto, Texte, ). Par exemple :

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Scnario de formation
Informations gnrales
Objectifs :
Cette formation a pour objectifs de permettre aux participants :

d'apprhender les lments essentiels la conception et l'utilisation d'une Base


de Donnes Relationnelles ;
de co-construire un ensemble de requtes (questions poser en vue d'obtenir des
rponses) propres au contexte de la formation initiale des enseignants ;
d'envisager divers outils (logiciels) et utilisations possibles au travers
d'expriences significatives afin de poser des choix ;
de dcouvrir un logiciel de Base de Donnes Relationnelles (ACCESS) ;
d'entamer un recueil de "ressources disponibles" afin de poursuivre sa dmarche
de formation en autosuffisance.

Attentes des participants :

Philippe de Jonfosse : Veut accrotre sa connaissance des communications entre


logiciels Office. Veut voir quelle utilit pour une HE et en particulier pour grer des
stages au niveau visites, suivi, etc.
Nadia de Jonfosse : Connat les bases de donnes anciennes versions et souhaite
amliorer la gestion au sein de la HE (stage et autres). Quid de la faisabilit et de
lattribution de cette lourde tche ?
Jean de Jonfosse : Souhaite dcouvrir les bases de donnes et leur utilit gnrale
(en application avec les stages). Un monsieur de Tunis : Connat Dbase et
sintresse lanalyse pdagogique de lutilisation de ce type de donnes.
Jean-Claude de IPSMA : Pour connatre des astuces car il a dj une bonne
connaissance des bases de donnes.
Benot de IESN : A donn cours dAccess et souhaite plus dvelopper laspect
interrogation distance des bases de donnes.
Johan de la HE Nivelles il est bibliothcaire : Utilise lancienne version dAccess il
souhaite une mise jour et aussi dvelopper laspect interrogation de la base de
donnes distance.
Fanny de CERTNEF : Connat en tant quutilisatrice mais voudrait voir comment on
construit et quelles sont les questions importantes se poser.

On prsuppose tous quune base de donnes va nous permettre de faire


des conomies notamment en terme de gestion des stages, de
centralisation des donnes.
Public cible :
Cette formation s'adresse aux personnes-ressources pdagogiques et
techniques, mais galement tout autre enseignant qui est intress par
la problmatique.
Prrequis :
Une connaissance lmentaire des fonctions de logiciels de bureautique et
de Windows (par exemple : WORD, EXCEL, ...).
Une exprience utile de la formation initiale des enseignants (cours,
encadrement des stages, etc...).
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Droulement des activits


Scnario de la journe
=> Avant-midi

Prsentation de la journe de formation


coute des attentes des participants (liens ventuels avec le chantier collaboratif
"accompagnement de stages")
Contextualisation de la formation comme venant dune demande dun chantier
collaboratif Suivi de stages
Prsentation de la philosophie des Bases de Donnes Relationnelles (leurs
avantages, leurs limites, leurs protections, ...)
Lecture et rflexions sur lutilit de mettre en place un tel dispositif de gestion en
terme de gain de temps, de centralisation des donnes, de suivi de stages
Prsentation sommaire dAccess et du document distribu
Prsentation du processus de conception d'une Base de Donnes Relationnelles,
en rfrence au modle "entit-association" de Merise
Discussion de ce processus de conception, par exemple, dans le contexte de
l'accompagnement de stages : dfinition des requtes/questions poser en
fonction des donnes disponibles
Analyse et conception de la base de donnes suivi de stages

=> Aprs-midi :

Suite de la conception papier de la base de donnes suivi de stages ;


Dcouverte active du logiciel de base de donnes Access ;
Cration de tables avec quelques liens et dfinitions du type de donnes (ici soit
NumroAuto ou Char (caractre, texte) fixer aussi le nombre char 50 permet
dcrire 50 caractres, y compris les espaces) ;
Sauvegarde du travail sur disquette pour poursuivre domicile.

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Analyse et conception de la base de donnes suivi de stages


Mise en relle situation danalyse avant la conception dune base de
donnes, tablissement du cahier des charges en fonction des rponses
des personnes prsentes, de leur vcu, de leurs besoins, de leurs
manques, ; en se basant aussi sur les questions mises dans la partie
exploitation pdagogique dans le cadre des stages. Une srie dobjets utiles
va apparatre quil faudra trier pour les assembler en entits.
Utilisation de la mthode d'analyse de Merise, trs simplifie et
uniquement des fins de cration de bases de donnes.
Premire et deuxime tapes de la mthode Merise :
Grer les entits (rassembler les informations dans
un ensemble, par exemple les donnes sur llve)
(dans schma n1 cadre noir) et organiser les
associations (indiquer un verbe qui lie deux entits
par une action) (dans schma n1 cadre bleu) voir
partie technique. Dans certains cas les associations
peuvent avoir des attributs, ici cest le cas avec
effectue un stage , il y a deux attributs : date
dbut et date fin.
Faire un schma logique et tablir les connectivits
(0,1) (1,1) ou (1,n) en fonction des cas (dans
schma n1, indiques en violet) voir partie
technique. On parle de connectivit (relation de
type) quand on prend les deux cardinalits dune
association. Ici dans lexemple lassociation
Matre de stage fonctionne - cole de stage a
une connectivit de (n,m) et deux cardinalits
(1,n) entre Matre de stage et fonctionne et
(0,n) entre fonctionne et cole de stage . Dans
ce cas, un ou plusieurs Matres de stage peuvent
fonctionner dans une ou plusieurs coles de stage,
connectivit (n,m) (relation du type n :m).

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Schma n1 (cliquer pour agrandir) : Illustration de


la premire et deuxime tape de la mthode
Merise lors de la conception de la base de donnes
stage
Note : On ne met jamais de champ calcul dans
une table mais la formule qui calcule le rsultat
que lon veut obtenir. Par exemple ici pour avoir
lge on calcule partir de la date de naissance.
On ne peut jamais mettre daccentus ni
despaces, les underscores sparent les mots.
Troisime tape de la mthode Merise :
Indiquer les cls primaires (PK) et trangres (FK)
(indique en bleu dans le schma n2). Les cls
primaires sont des numros uniques chaque
enregistrement donns de manire automatique
par le logiciel. Si lon applique les rgles en
vigueur pour tablir les liens entre les tables (les
liens entre les informations sont en mauve dans le
schma n2), on voit apparatre trois nouvelles
tables :
-

Une table Titres puisque linformation se trouvait


dans les autres tables, il est plus conomique de

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crer une table qui contient les titres (vedettes


utilises) ;
Une table de jointure LienM-cole qui lie les tables
Matre de stage et Ecole de stage dont la
connectivit est (n,m) ;
Une table de jointure Stage qui lie les trois tables
Elves, Matre de stage et Ecole de stage dont la
connectivit est (n,m). (les deux tables de jointure
sont reprises en orange dans le schma n2).
tant donn leur connectivit, dans les tables
Elves et Sections, on voit apparatre des attributs
complmentaires qui sont dune part la cl
primaire (identifiant la section) dans la table
section et la cl trangre (identifiant la section)
dans la table Elves. Par ces attributs chaque
lve est attribu la section. En ce qui concerne
les autres associations, il apparat deux autres
tables qui ont comme attributs les cls trangres
de chacune des tables auxquelles elles se
rapportent. Ici dans lexemple la table Lien M-cole
a les attributs FK_Matre et FK_cole qui sont relis
chacun avec la cl primaire PK dans la table
dorigine. Quant la deuxime table de jointure,
elle possde en outre deux autres attributs repris
dans lassociation, savoir date_dbut et date_fin.
Fixer le type de donnes et les vrifications
apporter au niveau de lencodage (en vert sur le
schma n2), par dfaut Access indique texte ce
qui quivaut Char (caractre). Il faut aussi fixer
le nombre de caractres avec les espaces, les FK
et PK sont toujours des entiers).
Le schma n2 montre les tables avec les liens
entre elles, le type de donnes et permet de
visualiser la base de donnes tel quil faudra
llaborer dans ACCESS.
Le schma n3 reprend le contenu du tableau avec
toutes les tapes de cration. Il est trop charg
pour comprendre, sans avoir reu les explications,
comment on construit la base de donnes mais
montre la complexit de la dmarche. Celle-ci
pourrait tre plus aisment comprise en utilisant
des transparents successifs un peu comme les
calques des logiciels de DAO (style Autocad).
Chaque tape serait indique avec une couleur ou
un code diffrents.

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18

Schma n2 (cliquer pour agrandir): Illustration de la troisime tape de la


mthode Merise lors de la conception de la base de donnes stage.

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19

Schma n3 : plan de construction de la base de donnes


Stage, copie du tableau final.

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Dcouverte active dun logiciel de Base de donnes relationnelles,


savoir Access
Une fois le schma conceptuel de la base de donnes labor, il reste
utiliser le logiciel choisit comme support.
Nous avons travaill avec ACCESS qui est intgre dans la suite Office. Les
tapes furent les suivantes :

Crer de la base de donnes, enregistrer la base de donnes


remplir
Crer les tables, ici nous avons cinq tables savoir :
La table Elves ;
La table Sections ;
La table Ecoles de stages ;
La table Matres de stage ;
La table Titre.
Chaque information est reprise comme dans un classeur
EXCEL, le titre des colonnes indique le champ et les cellules
contiennent les donnes utiles.

Lors de lencodage, prciser si le champ peut rester vide,


vrifier les erreurs possibles comme une date de fin avant une
date de dbut. En ce qui concerne lencodage de date il faut
prciser :
Le masque de saisie qui indique comment encoder
linformation;
Le format (ce qui apparat) ;
Le valide si , dans ce cas aller dans le gnrateur
dexpression.

Dfinir les cls primaires Clic droit dans la case et choisir cl


primaire dans la bote de dialogue. Le format doit tre un
numroauto. Crer des tables de jointure, ici il y en a deux :
Lien M-Ecole et Stage

Prciser si le champ peut rester vide, vrifier les erreurs


possibles comme une date de fin avant une date de dbut. En
ce qui concerne lencodage de date il faut prciser :
Le masque de saisie qui indique comment encoder
linformation ;
Le format (ce qui apparat) ;
Le valide si , dans ce cas aller dans le
gnrateur dexpression.

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21

tablir les liens entre les tables ;


Cration d'un formulaire d'encodage et d'un tat (rapport
imprimable).

Toutes ces manipulations vous sont expliques dans laide du logiciel


ACCESS ainsi que dans les manuels dcrivant le programme.

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22

Espace dchanges
Ressources
Magazines
Liste des rubriques propos dAccess, in Micro Pratique, linformatique
personnelle, ed. Larivire, Paris, n79, avril 2003.
Rubriques

Applications
Numros

La base de donnes

Pages

Initiation aux bases de donnes avec Works

Works

28

64

Initiation aux bases de donnes

Access

18

56

Tris et requtes avec Access

Access

22

60

Imprimez vos informations avec Access

Access

35

68

Initiation aux macros dAccess

Access

43

80

Suivi de commandes avec Access

Access

66

78

Gnrateur dexpression pour Access

Access

63

100

Dbuter avec Access 97

Access

30

66

Astuces pour Access

Access

48

65

Trucs et astuces

Access

60

69

Importer des donnes

Access

27

80

Relier deux bases de donnes

Access

21

70

Formulaires avec Access

Access

25

58

Carnet dadresses avec Access

Access

19

68

Carnet dadhrents avec Access

Access

26

78

Crer la base Access de vos livres et auteurs


Access
prfrs

51

38

Crer une base de donne pour votre site

Access Frontpage 63

80

Une base de donnes pour vos disques

Access

70

70

Grer les adhrents dun club

Access

71

84

Grez vos adresses prfres avec Access

Access

54

56

Gestion des adhrents dun club avec Access

Access

58

46

Marier plats et vins avec Access

Access

64

38

Gestion de plusieurs PC avec Access

Access

62

84

Form@HETICE Ressource de formation


Base de donnes relationnelles ACCESS

23

Photos dans Access

Access

33

64

Images avec Access

Access

50

74

Vidos avec Access

Access

20

34

Mailing avec Access et Word

Access

29

68

Rdiger des courriers multiples

Word-Access

67

90

Grez vos rendez-vous avec Access

Access

61

52

Trier des invitations avec Access

Access

23

36

Livres
- Manuel sur les base de donnes
- Otwaschkau Franoise et Vuylsteke Jean-Pierre, 1992, Excel 3.0
Facile, La base de donnes sur PC compatibles et Macintosh,
Marabout, Alleur.
- Zelphati Didier, 1992, File Maker Pro pour Apple Macintosh, mode
demploi, Sybex, Paris
- Mesters Jean-Paul, 1998, FileMaker Pro 4 facile, Marabout, Alleur.
Analyse et conception de bases de donnes
Jean-Patrick
Matheron,
Comprendre
Merise,
Outils
conceptuels et organisationnels, Eyrolles, ISBN: 2-212-07502-2
- Jean-Patrick Matheron, Exercices et cas pour comprendre
Merise, Eyrolles, ISBN : 2-212-07501-4
Access
- Microsoft Access 2002 Formation, Micro Application, ISBN :
2-7429-2165-6
SQL (pour aller plus loin dans les requtes)
- Pierre Delmal, SQL2 De la thorie
Bibliothques des universits, Ed. De Boeck
- Christian Mare et Guy Ledant,
Programmation, Ed. Armand Colin

SQL

lapplication,
2

Initiation

ASP (pour utiliser des pages Web dynamiques )


- Chris Ullman et David Buser, Initiation ASP 3.0, Eyrolles,
ISBN : 2-212-09236-9

Form@HETICE Ressource de formation


Base de donnes relationnelles ACCESS

24

Sites Internet
Informatique : http://www.commentcamarche.net/
Bases de donnes :
SQL :
ASP :

http://sqlpro.developpez.com/Merise/SGBDRmerise.html
http://www.developpez.net/forums/index.php?c=6
http://sqlpro.developpez.com/biblio/SQL_bibl.html
http://www.asp-irine.com/

Expriences significatives :
- TEAM Bxl, http://fr.groups.yahoo.com/group/teambxl ;
- Texte sur les coordonnes des membres et protection de la vie
prive ;
- Mise en ligne dune Base de donnes File Maker Pro pour
lencodage des ECTS ;
- HE. Lonard de Vinci, ENCBW catgorie pdagogique c/o Jean-Louis
DeBacker ;
- Le fichier de travaux didactiques se veut un outil collaboratif pour
la recherche en didactique. Le fichier FTD est une Base de donnes
File Maker Pro pour la recherche au dpart des travaux en
didactique.
(une
initiative
de
lEnseignement
Suprieur
Pdagogique) Coordination inter-rseau : Daniel Rousselet, Unit de
Mthodologie et de Didactique ( Biologie), FUNDP, Namur
daniel.rousselet@fundp.ac.be 081/72 44 48 ;
- Donnes du stage en enseignement spcialis sous ClarisWorks
( tableur ) HE. Lonard de Vinci, ENCBW catgorie pdagogique c/o
Benot Limbos ;
- Base de donnes pour le choix de logiciels daide la lecture lors
dun travail logopdique HE Lonard de Vinci, Marie Haps, c/o Johan
Allouche, Isabelle Richard.
Expriences pour aller au-del des usages professionnels
- Gnalogie ;
- Mangia : Pour aller faire son march en fonction des recettes
choisies ;
- 4D ;
- OMNIPage.

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Base de donnes relationnelles ACCESS

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