REPUBLIQUE GABONAISE

-----------------Union-Travail-Justice

MINISTERE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS

ET DE LA FONCTION PUBLIQUE
------------------------SECRETARIAT GENERAL
----------DIRECTION GENERALE DE LADMINISTRATION
ET DE LA FONCTION PUBLIQUE
---------

PROCEDURES DE GESTION DES

ACTES ADMINISTRATIFS
--------------

Libreville, le 19/06/2012
PROCEDURES DE GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS

LE RECRUTEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE

I-

CONFERENCES DE PLANIFICATION ET DE PROGRAMMATION DU RECRUTEMENT

DANS LA FONCTION PUBLIQUE.
Expression des besoins(par profils) des Administrations ;
Examen des besoins exprims par les administrations ;
Rservation des postes budgtaires ;
Gnration des matricules et dition des attestations de recrutement et
projets darrts ;
Mise en solde.

II-

COMPOSITION ET CIRCUIT DUN DOSSIER DE RECRUTEMENT DANS LA FONCTION

PUBLIQUE.
A/- COMPOSITION DU DOSSIER:
Une fiche de candidature signe par le Ministre utilisateur, le Secrtaire Gnral, le
Directeur central du personnel et le postulant ;
une demande manuscrite adresse au Ministre en charge de la Fonction Publique ;
un extrait dacte de naissance/ un jugement suppltif (lgalis) ;
une copie de la carte nationale didentit, du Passeport ou permis de conduire ;
un certificat mdical de moins de trois (3) mois ;
un extrait de casier judiciaire de moins de six (6) mois ;
un curriculum vitae ;
des copies lgalises de tous les diplmes;
une prise de service.

B/- LE CIRCUIT DU DOSSIER.

Service du courrier;
Cabinet du Ministre;
Direction Gnrale de lAdministration et de la Fonction Publique;

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 Direction du Recrutement;
Direction Gnrale de lAdministration et de la Fonction Publique pour la cellule de
vrification des diplmes;
Direction du Recrutement, aprs la vrification concluante des diplmes;
Bureau n3 pour tablissement des bordereaux de demandes de
budgtaires;

postes

Visa de contrle du Chef de service du Recrutement;

Signature des bordereaux par le Directeur du Recrutement.
Transmission la Direction du Budget pour lattribution des postes budgtaires;
Retour vers la Direction du Recrutement des dossiers
attribution de poste budgtaire;

ayant fait lobjet dune

Signature de la fiche de candidature par le Directeur du Recrutement et transmission

la saisie;
Traitement informatique et dition de lattestation de Recrutement;
Visa de contrle du Chef de Service;
Visa de contrle du Directeur du Recrutement;
Signature de lAttestation de recrutement par le Directeur Gnral de lAdministration
et de la Fonction Publique;
Transmission des dossiers au Bureau n4 pour le regroupement et la prparation des
textes collectifs ou individuels dintgration et dengagement dans la Fonction
Publique

C/- CIRCUIT DES VISAS ET SIGNATURES:

Edition des arrts/ Dcrets portant:
- Intgration
- Engagement
Visa de contrle du chef de Service du Recrutement;
Visa de contrle du Directeur du Recrutement;
Visa suspensif de contrle du Directeur gnral de lAdministration et de
Fonction Publique;
Visa de contrle du Conseiller Juridique du Directeur Gnral du Budget;
PROCEDURES DE GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS

la

 Visa suspensif de contrle du Directeur Gnral du Budget.

Visa de contrle dun Contrleur Financier;
Visa suspensif de contrle du Directeur Gnral du Contrle Financier;
Contreseing du Ministre du Budget, des Comptes publics et de la Fonction,
de la Rforme de lEtat;

Visa du Conseiller Juridique du Secrtaire Gnral du Gouvernement;

Visa suspensif du Secrtaire Gnral du Gouvernement;

Visa du Conseiller Juridique du Premier Ministre;

Signature du Premier Ministre

charg

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PROCEDURES DE GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS

GESTION DES CARRIERES

1- TITULARISATION: concerne les fonctionnaires.
Prise en compte dun arrt portant titularisation
- Une copie du texte dintgration;
- Une copie de lattestation de prise de service(prise de service initiale);

2- CONFIRMATION: concerne les agents contractuels sous statut Local.

Prise en compte dun arrt portant confirmation et avancement automatique
- Une copie du texte dengagement;
- Une copie de lattestation de prise de service(prise de service initiale);

3- AVANCEMENT:
Arrt portant avancement automatique
Dernire situation administrative :
- Une copie du texte de titularisation/confirmation et avancement.
- Une copie du dernier texte davancement.
- Rgularisation des situations administratives.

4- STAGE DE FORMATION PROFESSIONNELLE:

1/ - stage de formation horizontale ou perfectionnement
2/ - stage de formation verticale/promotion la catgorie suprieure

4-1- RECLASSEMENT APRES STAGE PROFESSIONNEL:

Arrt portant reclassement aprs stage

Une demande manuscrite adresse au Ministre en charge de la Fonction

Publique;

Une copie de lattestation de mise en stage/communiqu/dcision dadmission

dans un tablissement de formation professionnelle(ENA, EPCA, IEF);

Une copie de la dernire situation administrative;

Une copie du diplme obtenu;

Une copie de lattestation de reprise de service aprs stage.

4-2- RECLASSEMENT APRES ADMISSION A UN CONCOURS PROFESSIONNEL.

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Arrt portant reclassement aprs admission au concours professionnel.

- Une demande manuscrite adresse au ministre en charge de la Fonction

Publique;
- Une copie de la dernire situation administrative;
- Une copie de larrt ou du procs verbal publiant les rsultats du concours.
4-3- Reclassement aprs inscription sur la liste daptitude du C.AM.E.S
(Conseil Africain et Malgache pour lEnseignement Suprieur)
Concerne les personnels Enseignants et Chercheurs de lEnseignement Suprieur et de la
Recherche Scientifique

Arrt portant reclassement aprs inscription au CAMES

- Une demande manuscrite adresse au ministre en charge de la Fonction Publique;

- Une copie de la dernire situation administrative;
- Une attestation dinscription ou une copie du procs verbal publiant les rsultats tablis
par le Comit Technique Spcialis (CTS) du CAMES.

5- Changement de spcialit.

Arrt portant changement de spcialit

- Une demande adresse au ministre en charge de la Fonction Publique;

- un accord pralable du ministre utilisateur;
- Un avis motiv de lintress
- Une copie de la dernire situation administrative;
- diplme pour lequel le changement est sollicit

6- Promotion / Reclassement Titre Exceptionnel

Dcret portant promotion/Reclassement titre exceptionnel
- Une demande manuscrite de lintress adresse au ministre en charge de la Fonction
Publique;
- Une lettre avec avis favorable du Ministre utilisateur et du Ministre du Budget, des
comptes publics et de la Fonction Publique, charg de la rforme de lEtat;
- Une lettre avec avis favorable du Prsident de la Rpublique, Chef de lEtat ;
- Une fiche administrative;
- Copie de la dernire situation administrative.

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7- Renouvellement de contrat: Concerne les agents contractuels hors statut/ hors catgorie
Arrt portant Renouvellement de contrat.
- Une demande avec avis favorable de lAdministration de tutelle adresse au ministre en
charge de la Fonction Publique;
- Copie du texte dengagement dans la Fonction Publique;
- copie de la premire prise de service;
- dernier texte de renouvellement.

8- Non renouvellement/rsiliation de contrat

Arrt portant non Renouvellement / Rsiliation de contrat.

Une lettre motive de ladministration de tutelle au ministre en charge de la Fonction

Publique ;

Une copie du texte dengagement ou dernier contrat ;

9- Rvision / Majoration de contrat

Arrt portant Rvision / majoration de contrat

Une lettre motive de ladministration de tutelle au ministre en charge de la Fonction

Publique ;

Une copie du texte dengagement/dernier contrat ;

Une copie du dernier renouvellement.

10- Changement de statut

Une demande manuscrite adresse au ministre de la Fonction Publique ;
Une copie du dcret portant attribution de la nationalit gabonaise ;
Une copie du certificat de nationalit gabonaise dlivr par le tribunal de premire
instance ;
Une copie du texte dengagement ;
Une copie du dernier contrat( ou dernier texte davancement) ;
Autres documents justificatifs (copie carte nationale didentit) ;

11- Validation des services antrieurs ou militaires

Une demande manuscrite adresse au ministre da la Fonction Publique ;
PROCEDURES DE GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS

 Une copie du certificat de travail (indiquant clairement les deux(2) dates bornes ;
Une copie du texte dintgration ou dengagement ;
Une copie du dernier texte davancement ;
Autres documents justificatifs.

12-Nomination fonction:

Dcret portant nomination

Deux(2) copies dattestation de nomination en conseil des ministres ;

Deux(2) copies dattestation de prise de service aprs nomination.

N.B: agent titularis ou confirm

13-Dtachement:

Arrt portant dtachement

1- Dtachement doffice
Deux(2) copies dattestations de nomination dans un organisme priv ou parapublic;
Deux(2) copies dattestations de prise de service dlivres par lorganisme de
dtachement.
N.B: agent confirm ou titularis.
2-Dtachement la demande de lagent (avec ou sans solde)
Demande de lagent avec accord de ladministration utilisateur ;
Accord ou demande de lorganisme de dtachement ;
Attestation de prise de service dlivre par lorganisme de dtachement.
N.B: Dure indtermine

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14- Fin de dtachement (avec ou sans solde)

Arrt portant fin de dtachement

Attestation de dcision prise en conseil des ministres ;

Attestation de reprise de service dlivr par ladministration dorigine ;

Attestation de cessation de service dlivre par lorganisme de dtachement.

15- Disponibilit
Arrt portant mise en disponibilit
1- Disponibilit la demande de lagent

Demande de la lagent revtue de laccord de ladministration utilisatrice ;

Copie de la dernire situation administrative.

2- renouvellement de disponibilit

Demande de lagent revtue de laccord de ladministration utilisatrice ;

Copie de la dernire situation administrative.

16- Fin de disponibilit:

Arrt portant mise en fin de disponibilit

Demande de lagent par voie hirarchique ;

Accord de ladministration utilisatrice ;

Attestation ou arrt de mise en disponibilit de lagent.

17-Mise disposition:

Arrt portant mise disposition

1- a la demande de lagent
Demande de lagent avec accord de la hirarchie ;

Accord de ladministration daccueil.

2- A la demande dune administration

Lettre dune administration exprimant le besoin en personnel lattention du ministre

de la Fonction Publique ;
Accord du Ministre en Charge de la Fonction Publique ;

3- A la dcision du conseil des ministres

Attestation de nomination en conseil des ministres ;
PROCEDURES DE GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS

 Prise de service aprs nomination ;

18-Remise disposition :

Arrt portant remise disposition

1- A la demande de lagent
Demande de lagent avec accord de ladministration utilisatrice

2-A la dcision prise en conseil des ministres

Attestation de dcision prise en conseil des ministre ;

Attestation de reprise de service dlivre par ladministration dorigine .

19- Mise disposition pour rapprochement dpoux:

Arrt portant mise disposition pour rapprochement dpoux
1- A la demande dun des conjoints

Demande du conjoint avec accord de la hirarchie

N.B: Les deux(2) conjoints sont fonctionnaires et lgalement maris ( acte de mariage joint
au dossier)

2- A la dcision prise en conseil des ministres

Dcision daffectation dun des conjoints dans un organisme international ou en

diplomatie ;

Accord de ladministration utilisatrice dun des conjoints.

20- Affectation:
Arrt portant affectation
1- Affectation simple

Demande de lagent ou dcision dune administration utilisatrice

2- Affectation pour rapprochement dpoux

Demande avec accord de la hirarchie dun des conjoints ;

Dcision daffectation dun des conjoints dans un organisme international ou en

diplomatie ;

Accord de ladministration utilisatrice dun des conjoints.

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LES STAGES PROFESSIONNELS

I - ADMISSION EN STAGE PROFESSIONNEL

Composition du dossier

Une fiche de demande de stage retirer auprs du responsable du personnel

de ladministration de tutelle;
Une lettre de motivation de lagent demandeur adress son Ministre
employeur par voie hirarchique;
Une lettre de motivation de ladministration demanderesse adresse au
Ministre du Budget, des Comptes Publics et la Fonction Publique;
Une lettre de transmission adresse au Ministre en charge de la Fonction
Publique;
Une copie du plan de formation(dclinaison des besoins de formation de
ladministration demanderesse);
Un certificat mdical datant de moins de 3 mois;
Un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois;
Une copie de larrt portant titularisation;
Une copie du dernier bulletin de solde;
Une copie de lacte portant dernire situation administrative;
Les copies des diplmes prsents lintgration dans la Fonction Publique;
Une attestation dinscription de lanne acadmique en cours et indiquant les
coordonnes de ltablissement;
Une facture prcisant le montant des frais de scolarit et le numro de compte
de ltablissement daccueil;
La dure prcise de la formation;
Les programmes d tudes;
Le diplme prpar et son quivalence, le cas chant.

circuit du dossier:

Constitution du dossier par le candidat qui sollicite le stage ;

Examen du dossier en commission interne par ladministration utilisatrice ;

31 mai de lanne en cours: date limite de dpt des dossiers au Ministre

charg de la Fonction Publique;

Transmission des dossiers au Ministre en charge de la Fonction ;

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Premire quinzaine du mois de juillet de lanne en cours: examen des

dossiers de mise en stage par le Comit Technique pour les Inscriptions en
Stage Professionnel (CTISP);

Elaboration des documents: procs-verbal, attestations de mise en stage,

attestation de prolongation ou de rorientation de stage, fiche didentification;

Etablissement et octroi des titres de transport par le service passage

Direction Gnrale du Budget) ;

Mise en route du stagiaire vers ltablissement daccueil
II. PROLONGATION DE STAGE

Composition du dossier:

Demande motive de ladministration utilisatrice;

Document attestant des rsultats insuffisants du stagiaire;
Document mdical attestant de ltat de sant du stagiaire.

Circuit du dossier:

Etablissement daccueil;
Administration demanderesse;
Ministre en charge de la Fonction Publique;
CTISP;
Elaboration par la direction des stages professionnels des documents: procsverbal, attestation de prolongation de stage, arrt portant prolongation de
stage.
III. REORIENTATION DE STAGE

Composition du dossier

Demande motive du stagiaire;

Demande motive de ladministration demanderesse.

Circuit du dossier

Etablissement daccueil;
Administration demanderesse;
Ministre charg de la Fonction de la Fonction Publique;
CTISP;
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 Elaboration par la direction des stages professionnels des documents: procsverbal, attestation de prolongation de stage, arrt portant prolongation de
stage.

IV. RECLASSEMENT APRES STAGE

Composition du dossier

Demande de reclassement du stagiaire adresse au Ministre charg de

la Fonction Publique par voie hirarchique;
Une copie dattestation de mise en stage;
Une copie de larrt portant dernire situation administrative de lagent;
Une copie certifie conforme du diplme;
Une copie de lattestation de reprise de service.

Circuit du dossier

Administration demanderesse;

Ministre en charge de la Fonction Publique;

Direction Gnrale de lAdministration et de la Fonction Publique;

Direction des Stages Professionnels;

Direction de la Gestion des Personnels;

Circuit des visas et signatures;

Codification de lacte de reclassement par le service validation des actes;

Validation par la Direction de la Solde.

Cadre juridique
Loi n 1/2005 du 4 fvrier 2005, portant statut gnral de la Fonction Publique;
Loi n 14/2005 du 8 aot 2005, portant code dontologie de la Fonction Publique;
Loi n 8/91 du 26 septembre 1991, portant statut gnral des fonctionnaires ;
Dcret n 805/PR/MFPRA/MFBP du 10 juillet 1997, portant attributions et
organisation du Ministre de la Fonction Publique;
Dcret n 862/PR/MFP/RA du 25 juillet 1970 rglementant les avantages de
carrire attachs aux stages professionnels effectus par les fonctionnaires et
agents auxiliaires de lEtat;
Note circulaire n 0078/PMCG du 22 septembre 1998, portant mesures durgence
sur le fonctionnement du CTISP.
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GESTION DU CONTENTIEUX, ACTES DE RETRAITE ET DECES

I.

PRESENTATION DE LA DIRECTION DU CONTENTIEUX ET DES AFFAIRES SOCIALES.

Dcret n 00805/PR/MFPRA du 10 juillet 1997 portant attribution et Organisation Du

Ministre de la Fonction Publique de la Rforme Administrative.
Elle est charge :

De linstruction de tous les dossiers concernant les diffrends dans lesquels

lAdministration pourrait tre implique en matire de gestion des personnels
de lEtat ;

De la cessation dfinitive dactivit ;

De la centralisation des propositions de rcompense, des dcorations, de

lhonorariat des agents de lEtat ;

Des relations avec les organisations syndicales des agents de lEtat.

Deux services:

service du Contentieux ;

service des Retraites et des Affaires Sociales.

PROCEDURES.

1. EN MATIERE DE CONTENTIEUX.

La procdure du contentieux administratif ;

La procdure disciplinaire.

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PROCEDURE DU CONTENTIEUX ADMINISTRATIF.

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PROCEDURE DISCIPLINAIRE

Le dossier disciplinaire:
. Une demande dexplication crite adresse lagent fautif ;

Un rapport circonstanci dcrivant les faits et demandant que lagent soit

traduit devant un conseil de discipline ;

Une suspension ventuelle de lagent si la prsence de ce dernier peut

paratre compromettant au fonctionnement du service ;

Une fiche administrative de lagent mis en cause ;

La dcision traduisant lagent devant un conseil de discipline ;

Une notification de la convocation du conseil de discipline ;

Lattestation de prise de connaissance du dossier disciplinaire. Si lagent

refuse de le signer, il en est fait mention sur le procs verbal de notification.

le dossier ficel dun agent traduit devant un conseil de discipline :

le procs verbal du conseil de discipline.

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2. EN MATIERE DE CESSATION DACTIVITE PROFESSIONNELLE

L ge limite de mise la retraite est fix 60 ans pour tous les agents civils de lEtat (article
149 de la loi n1/2005 du 04 fvrier 2005 portant statut gnral de la Fonction Publique).
Seuls les statuts particuliers des corps suivants prorogent lge de la retraite 65 ans :
Mdecins ;
pharmaciens et chirurgiens dentistes ;
enseignants du suprieur et chercheurs ;
corps de contrle et dinspection.

Pices fournir:
1. Mise la retraite doffice (fonctionnaires et contractuels)

Acte de naissance ou jugement suppltif ;

Dernire situation administrative.

2. Retraite anticipe

Demande adresse par le requrant son employeur accompagne des

pices justificatives ;

Saisine du Ministre en charge de la Fonction Publique par lemployeur ;

Acte de naissance ou jugement suppltif ;

Dernire situation administrative.

3. Rvocation

Procs verbal du Conseil de Discipline (sauf pour les cas ne ncessitant pas la
tenue dun conseil de discipline);

Les pices requises pour la mise la retraite doffice.

4. Dmission

Demande adresse au Ministre en charge de la Fonction Publique;

Les pices requises pour la mise la retraite doffice;

Dernire situation administrative.

5. Radiation aprs dcs

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Demande de radiation adresse au Ministre en charge de la Fonction Publique;

Copie de lacte de dcs;

Dernire situation administrative de lagent dcd (si possible).

NB : Aprs laboutissement de tout arrt de radiation, il est tabli un Etat Gnral des
Services qui retrace la carrire de lagent du recrutement jusqu la cessation dfinitive
dactivit.

6. Etat Gnral des Services (E.G.S)

1) Tous les actes de carrire (du recrutement la cessation dactivit)

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CODIFICATION ET VALIDATION DES ACTES

PROCEDURE DE VALIDATION DES ACTES ADMINISTRATIFS

1- LA VENTILATION ET LA DIFFUSION DES ACTES AUPRES DE DIFFERENTS DESTINATAIRES:
- Transmission des ampliations aux destinataires des actes (cf. la mention ampliation )

2- LA VALIDATION OU CODIFICATION DES ACTES ADMINISTRATIFS:

a) Actes de recrutement.
- Prise en compte des diplmes dtudes gnrales et de spcialit;
- Validation de lindemnit de spcialit.
b) Actes de rgularisation.
- Titularisation, confirmation et avancements;
- Reclassement aprs stage/concours;
- Prise en compte du grade / corps.
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ARCHIVES ET DOCUMENTATION
CONDITION DE DELIVRANCE DUNE FICHE ADMINISTRATIVE
Une demande manuscrite adresse au Directeur de lAdministration et de la
Fonction Publique;
Accord et transmission du dossier au centre de la documentation pour
laboration
Saisie de la fiche administrative;
Visa du chef de service central des dossiers;
Visa du Directeur du Centre de la Documentation;
Signature du Directeur Gnral de ladministration et de la Fonction Publique.
NB: la procdure ci-dessus nonce reste la mme en ce qui concerne les cas suivants:
- demande dadjonction de nom ou prnoms;
- demande de rectificatif de date ou lieu de naissance;
- demande de rectificatif de date de recrutement.
Toutefois ces trois cas prcis exigent que la demande soit accompagne des
pices justificatives.

ARCHIVAGES DES DOSSIERS:

Rception, enregistrement, tri et classement manuel des dossiers individuels des

Agents de lEtat.

Rception, enregistrement, tri, et classement du dossier de recrutement initial

complet de chaque agent et toutes ampliations des pices de correspondance ou
document administratif relatif lagent.

Conservation de lensemble des textes rgissant les personnels civils de lEtat ainsi
que lensemble des textes portant organisation des Ministres.

Conservation des dossiers teints durant une priode au moins de trente (30) ans.

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radiation aprs retraite ;

radiation aprs rsiliation de contrat ;

radiation aprs dcs. etc

Mode de classement :
Classement par numro matricule de lAgent.
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