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MARCH 2007
Ce document a tconu pour revue par lAgence amricaine pour le dveloppement international. Il a t ralis par le
USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n 1.
Le manueL de Logistique
Le prsent document ne reflte pas ncessairement les points de vue ou les opinions de lusaid ou
le gouvernement amricain.
Prface ..............................................................................................ix
1 | Introduction la logistique........................................................... 1
2.3.4 Relations entre les donnes reprises dans les documents ............ 43
Le Manuel de logistique
6.2.1 Sources de donnes pour lestimation des besoins les forces .. 141
6.2.2 Sources de donnes pour lestimation des besoins les faiblesses.... 142
iv
7.1 tapes suivre pour procder lvaluation du systme logistique ..... 153
7.2 Conception dun outil dvaluation avec des indicateurs appropris..... 158
7.2.3 Utilisation dun outil dvaluation avec plusieurs quipes ......... 164
7.3 Visites sur le terrain, collecte et analyse des donnes ...................... 164
Glossaire......................................................................................... 187
Le Manuel de logistique
FIGURES
1-1. Cycle logistique............................................................................... 5
TABLEAUX
1-1. Avantages et inconvnients des systmes de
rquisition et dallocation ..............................................................16
vi
Acronymes
BCS
BL
CAP
CMM
DBC
DIU
DLT
EDS
FAP
FCS
FDA
FGMS
FNUAP
FPLM
IEC
IPPF
IRA
ISF
IST
JSI
LME
MAX
MIN
MS
MST
OEIL
OESL
OMS
PATH
PCU
PEPS
PF
PPD
PPPS
PPS
RAQ
SGIS
SIDA
SIG
SIGL
SIS
vii
Le Manuel de logistique
SMART
SRO
TPC
TUC
USAID
USR
VEN
VIH
viii
Prface
Le Manuel de logistique : guide pratique lattention des responsables de la
chane dapprovisionnement dans le cadre des programmes de sant et de planifi
cation familiale a t conu pour tous ceux qui sont exposs la gestion quoti
dienne des contraceptifs dans les pays en dveloppement. La plupart des tech
niques proposes ici sappliquent galement la gestion des mdicaments
essentiels, et notamment les mdicaments utiliss dans les programmes de lutte
contre le virus de limmunodficience humaine / le syndrome
dimmunodficience acquise (VIH / sida), les infections respiratoires aigus, la
lutte contre la tuberculose, ainsi que les programmes de vaccination.
Un certain nombre des techniques dcrites dans ce manuel savreront utiles
aux lecteurs qui sont chargs de lamlioration, de la rvision ou de la concep
tion de lensemble ou dune partie dun systme logistique, notamment la
conception des formulaires de collecte de donnes ou les systmes de contrle
dinventaire. Dautres techniques sont galement dcrites, comme par exemple
la manire dvaluer le fonctionnement dun systme logistique entier, ou
comment surveiller un tel systme de manire continue.
Cet ouvrage sinspire du cours de gestion de la logistique amricain assur
lorigine par le projet Family Planning Logistics Management (FPLM, cest--dire le
projet de gestion de la logistique de planification familiale), et qui sappelle
aujourdhui le projet DELIVER de John Snow, Inc. Mme sil est vrai que le manuel
ne reprend pas tout ce que les participants apprennent dans le cadre du cours,
nous esprons cependant quen soulignant certains aspects des principaux thmes
qui y sont prsents, le projet touchera des milliers de personnes actives dans le
domaine de la gestion des approvisionnements.
Les responsables en approvisionnement ainsi que dautres qui parcourront le
manuel dun bout lautre y trouveront un vaste ventail de principes et de
techniques dans le domaine de la logistique. En passant en revue les objectifs
qui se trouvent au dbut de chaque chapitre, le lecteur pourra choisir les chapi
tres qui prsentent pour lui un intrt particulier. On pourra apprendre les
principes de base de la gestion logistique en ne lisant que le corps du texte
principal. Pour rendre le texte plus comprhensible, certains encadrs ont une
icne en forme de loupe reprise dans le coin suprieur gauche. Ces encadrs
proposent notamment (1) des exemples hypothtiques illustrant le concept
abord, (2) des informations complmentaires expliquant la manire dappliquer
une technique particulire, ou encore (3) des informations plus dtailles
propos du thme abord. Afin de mettre la technique en situation relle, les
encadrs portant le titre tude de cas dcrivent la manire dont la technique est
utilise dans un pays donn. Les rsums la fin de chaque chapitre refltent la
manire dont les objectifs du chapitre ont t raliss, et peuvent en outre
servir daide-mmoire.
ix
Le Manuel de logistique
| Introduction
la logistique
Objectifs
Dans ce chapitre, vous apprendrez les lments suivants :
r Le but dun systme logistique
r Les composantes dun systme logistique et comment
elles sembotent les unes par rapport aux autres
r Les dfinitions des principaux termes logistiques
r Une comparaison entre les diffrents concepts logistiques.
Le Manuel de logistique
.
Le systme logistique
Tout au long de votre vie, vous allez rencontrer des centaines de systmes
logistiques, que ce soit dans des restaurants, des magasins, des entrepts, et
ainsi de suite. Certes, ce manuel dcrit des systmes logistiques pour les pro
grammes de sant, mais si vous comprenez un exemple simple de systme
logistique, vous serez mme de comprendre quasiment tous les systmes
logistiques en matire de sant.
Un exemple parmi dautres dun systme logistique simple est celui dun restau
rant. Le local dentreposage dun restaurant est la cuisine ; la nourriture y est
conserve jusqu ce quelle soit livre au client. Ce sont les serveurs qui as
surent le transport, en portant la nourriture depuis la cuisine vers le client. Les
tables, cest--dire lendroit o les clients sasseoient pour commander et man
ger, constituent les points de prestation de services.
Pour les clients, un restaurant nest pas un systme logistique, cest un endroit
o lon mange. Vous non plus navez probablement jamais considr un restau
rant comme un systme logistique. Cependant, ce que vous attendez dun
restaurant est directement li la logistique.
Quattendez-vous dun restaurant lorsque vous vous y rendez pour manger
quelque chose ?
Vous pourriez par exemple vous attendre aux lments suivants :
r Que le restaurant soit agrable et plaisant.
r Que le personnel en salle fournisse un excellent service la clientle.
r Que la nourriture que vous commandez soit disponible.
r Quelle soit servie rapidement.
r Que ce que vous avez command soit effectivement livr votre table.
r Que la nourriture soit de qualit acceptable.
r Que la nourriture soit servie en quantit acceptable.
r Que le cot du repas corresponde sa valeur.
Les attentes des clients comme celles dfinies ci-dessus dfinissent la finalit
dun systme logistique :
Pour fournir un excellent service la clientle, un systme
logistique doit satisfaire aux six bons, cest--dire veiller ce
que ce soit le bon produit, dans les bonnes quantits, en bonne
condition, livr au bon endroit, au bon moment et au bon cot.
Le Manuel de logistique
La premire chose que lon constate propos du cycle, cest sa forme circulaire,
illustrant linterdpendance des diffrents lments du cycle. Toutes les activits
sservice la clientle, slection des produits, prvisions et achats, et gestion
du stockdpendent les unes des autres.
Par exemple, le choix des produits est bas sur le service aux clients. Quarriverait
il si, pour des raisons mdicales, nous choisissions un produit que les clients
refuseraient dutiliser ? Il faudrait alors rexaminer notre dcision et commander
un produit plus acceptable pour le client. Il faudrait en chercher un qui ait
meilleur got, qui ait une couleur diffrente, ou qui soit emball autrement.
Cette dcision aurait ainsi une incidence sur les achats et le stockage, deux
autres activits du cycle logistique.
Le Manuel de logistique
Dans les paragraphes suivants, nous allons examiner lensemble des lments
repris dans le cycle logistique:
r Les principales activits du cycle.
r Les systmes dinformation en gestion de la logistique (SGIL) qui se
situent au coeur de la logistique.
r La surveillance de la qualit parmi les diffrentes activits.
r Le contexte logistique - politiques et adaptabilit.
.. Principales activits du cycle logistique
Passons brivement en revue les principales activits du cycle logistique :
r SERVICE AUX CLIENTS. Toute personne travaillant dans le domaine
de la logistique ne doit pas oublier quelle choisit, achte, entrepose
ou distribue des produits pour rpondre aux besoins des clients. Par
exemple, un commerant nentrepose pas des mdicaments simplement
dans le but dentreposer ; ces produits sont entreposs pour prvenir ou
gurir des maladies. Le systme logistique assure le service aux clients
en satisfaisant aux six bons. Par consquent, chaque activit du cycle
logistique contribue fournir un excellent service la clientle.
Substitution ?
Pour certains articles, vous pourriez tre prt accepter un
produit de substitution si votre premier choix nest pas disponible.
Par exemple, admettons que vous ayez besoin dun stylo-bille
; vous en aimeriez un avec de lencre bleue, mais vous seriez
prt accepter de lencre noire. Admettons prsent que vous
ayez urgemment besoin dun stylo-bille encre bleue. tes
vous prt accepter un stylo encre bleue de pitre qualit,
ou payer plus cher ailleurs pour un stylo encre bleue ?
Si la substitution dun produit par un autre peut faire laffaire
dans le cas dun stylo-bille, il nen va pas souvent de mme
pour les produits de sant. Le client dun centre de planifica
tion familiale pourrait ne pas avoir envie de prendre une pilule
si un contraceptif injectable nest pas disponible. La diffrence
entre un stylo et la sant dune personne est vidente. Une en
treprise qui vend des stylos pourrait satisfaire la plupart des
six bons (mais pas tous) tout en continuant fournir un service
acceptable la clientle. Mais un systme de sant na pas le
choix : il faut respecter les six bons.
Le Manuel de logistique
qualit joue un rle important dans lestimation des besoins ainsi que dans
lachat des bons produits sur base dune slection approprie de produits.
cahier des charges suivre par les fabricants (on pourrait par exemple
stipuler que la date dexpiration doit tre imprime sur chacune des
respect. Une autre technique plus simple dassurance qualit que vous
soient donns aux clients), il est important den surveiller la qualit. tant
Le Manuel de logistique
0
.
Nombre des termes logistiques mentionns dans ce manuel ont des significations
particulires, de sorte que les dfinitions rencontres dans un dictionnaire risquent
de ne pas tre les mmes que les dfinitions ci-dessous. On aurait pu dfinir bien
dautres termes, mais ceux mentionns ci-dessous sont utiliss travers le manuel.
r APPROVISIONNEMENTS, PRODUITS DE BASE, BIENS, PRODUITS, ET STOCK. Tous
les articles circulant au sein dun systme logistique. Ces termes sont
utiliss de manire interchangeable dans le cadre de ce manuel.
r UTILISATEURS, BNFICIAIRES, ET CLIENTS. Ceux qui reoivent les produits.
Les termes sont utiliss de manire interchangeable dans ce manuel.
Utilisateurs est un terme qui se rencontre souvent chez ceux qui collectent
des informations propos des nouveaux utilisateurs ou des utilisateurs
suivis. Bnficiaires est un terme que lon associe souvent aux patients
dune clinique. Cependant, nous aimerions insister sur le fait que nous voyons
les personnes bnficiant dun service comme des clients, exactement de la
mme manire quune entreprise commerciale voit ses clients elle. Le
concept de services la clientle peut galement sappliquer au sein
dun systme logistique : le client de lentrept central sera le dpt
rgional ou provincial.
Le Manuel de logistique
FIGURE 1-2.
Rseau de
distribution
de base au
niveau national
PORT
entrept
central
dpt
rgional
hpital de
district
centre de soins
de sant
dispensaire
agent de
sant commu
nautaire
CLIENTS
Le Manuel de logistique
Au sein dun mme systme, on peut utiliser la fois les approches par rquisi
tion et par allocation, mais il est gnralement peu efficace de combiner les
deux dans des structures au mme niveau. Par exemple, un systme de rquisi
tion pourrait tre utilis depuis le niveau central vers le niveau rgional, et un
systme dallocation pourrait tre utilis depuis le niveau rgional vers les PPS.
Mais on ne devrait utiliser quun seul systme au sein de chaque niveau. Imagi
nez donc la frustration et la confusion au dpt rgional si certaines cliniques
se procurent des produits, tandis que dautres cliniques ont besoin que des
produits leur soient attribus. Pour que le rseau de distribution puisse fonc
tionner, les quantits appropries doivent tre commandes et expdies dans
le laps de temps le plus court possible. Le fait dutiliser deux systmes au mme
niveau ne ferait quaggraver la confusion et les retards.
Lors de la conception du systme logistique, il est galement important que le
niveau infrieur et le niveau suprieur sachent clairement qui dcide des quanti
ts commander.
Le Manuel de logistique
TABLEAU 1-1.
Avantages et
inconvnients
des systmes de
rquisition et
dallocation
Categorie
Allocation
Rquisition
Calculs
Inconvnient: le niveau su
prieur doit calculer toutes les
commandes.
Inconvnient: les informations
utilises par le niveau supri
eur pour effectuer ses calculs
risquent dtre moins jour.
Pertes
Inconvnient: si le niveau
suprieur ne comprend pas la
situation ou nexploite pas les
informations disponibles de
manire approprie, il risque
de ne pas livrer les bonnes
quantits.
Capacit de raction
Inconvnient: le niveau su
prieur est incapable de ragir
rapidement aux changements.
Formation
Sentiment de respon
sabilit
Charge de travail
Informations utilises
Remarque: aucun des
deux systmes ne fonc
tionnera si les dcision
naires ne disposent pas
dinformations !
Chaque fois que cela est possible, les dcisions en matire de planification doivent
tre bases sur les donnes sur la distribution aux utilisateurs. Admettons quun
entrept rgional ait livr 50.000 prservatifs au dpt de district le trimestre dernier;
devrait-il livrer la mme quantit ce trimestre-ci ? La rponse est pas ncessaire
ment, parce quil se peut que les prservatifs soient en train de saccumuler dans
le dpt de district. La commande sera plus prcise si lon dispose dinformations
sur la quantit de prservatifs distribus aux utilisateurs pendant ce laps de temps.
travers ce manuel, nous insistons sur limportance dutiliser les donnes sur la
distribution aux utilisateurs pour la prise de dcision.
Le Manuel de logistique
Dans les systmes o les donnes sur la distribution aux utilisateurs ne sont pas
disponibles, on peut les remplacer par des donnes sur les sorties. Il convient de
toujours utiliser les donnes sur les sorties correspondant au niveau le plus bas
possible. Par exemple, il est prfrable dutiliser les donnes sur les sorties depuis
le niveau du district jusquaux cliniques, plutt que les donnes de lentrept
central vers les districts, tant donn que les sorties au niveau du district refltent
mieux la demande des clients. Comme la relation entre les donnes sur les sorties
et la demande des clients nest pas une relation directe, la collecte des donnes
relles sur la distribution aux utilisateurs devrait tre une priorit pour les systmes
logistiques ne disposant pas de donnes sur la distribution aux utilisateurs.
.. Vertical ou intgr ?
De nombreux pays disposent de plusieurs systmes logistiques permettant de choisir,
dacheter et de distribuer les produits aux clients. La plupart du temps, des programmes
tels que la planification familiale, la sant maternelle et la sant de lenfant, la
lutte contre la malaria, la lutte contre la tuberculose, ou encore des programmes
relatifs la nutrition, grent et distribuent des produits pour leurs propres programmes.
On appelle ces programmes des programmes verticaux parce quhistoriquement,
ils ont t grs par des units de gestion distinctes au niveau central.
Un systme vertical est un systme logistique qui fournit et
gre les produits pour un programme unique.
Les systmes verticaux et intgrs ont chacun leurs avantages et leurs inconvnients.
vrai dire, nous constatons souvent quau sein dun pays donn, certaines fonctions
logistiques restent verticales, tandis que dautres sont intgres. Par exemple, les
contraceptifs, les SRO ou encore les glules de vitamine A pourraient tre acquis via
des programmes spars, mais ils pourraient galement par la suite tre entreposs et
transports ensemble. Dans cet exemple, on dira que lacquisition des produits est
une opration verticale, tandis que le stockage et le transport sont intgrs. Les
avantages et les inconvnients dune gestion logistique verticale ou intgre font
lobjet dun dbat continu. Cependant, ce manuel naccordera pas une trs grande
attention ce dbat (voir liste des lectures recommandes la fin de cet ouvrage
pour consulter les sources dinformations supplmentaires sur la manire dont
lintgration peut influencer la logistique).
TUDE DE CAS
.
Le Manuel de logistique
cadre des programmes de sant au sens large. Un ou plusieurs des concepts cls
suivants seront abords la fin de chaque chapitre :
r SERVICE LA CLIENTLE. La logistique existe pour veiller ce que les
clients reoivent les produits quils souhaitent et dont ils ont besoin.
r DONNES POUR LA PRISE DE DCISION. Dterminez les dcisions
logistiques que vous devez prendre ; ensuite, collectez les donnes qui
permettent dorienter ou de contribuer aux dcisions. Ne collectez pas
les informations que vous ne comptez pas utiliser.
r APPROCHE SYSTMIQUE. Noubliez pas que la logistique nest que lune
des composantes dun programme performant, et que pour assurer la
russite dun programme, toutes les composantes doivent travailler
ensemble. Les conseillers en logistique devraient travailler avec les
responsables chargs dautres activits et fonctions (comme par exemple
linformation, lducation ou encore les campagnes de communication).
r PLUS GRANDE VISIBILIT AU NIVEAU DES DCIDEURS POLITIQUES. Bien
que limage de la logistique samliore de plus en plus, il faut continuer
prconiser lutilisation de ressources appropries pour garantir la
circulation des produits dans le rseau de distribution.
r AMLIORATION CONTINUE. Aucun systme logistique nest parfait. Il ne
faut pas modifier le systme logistique uniquement pour le plaisir de le
modifier, il faut plutt se demander comment amliorer le systme pour
veiller ce quil puisse sadapter aux changements dans les programmes
quil soutient.
Ce chapitre met en vidence le concept cl de service la clientle. Quel que soit
lendroit o vous travaillez au sein du systme logistique, vous offrez un service
diffrents types de clients. Gnralement, les gens considrent les clients comme
les utilisateurs finaux, comme des clients qui passent la porte dun tablissement
sanitaire pour obtenir le produit dont ils ont besoin.
Lorsque vous travaillez dans un tablissement sanitaire rgional ou de district,
peut-on dire que vous avez des clients ? Oui, vos clients sont les personnes qui
reoivent les produits de votre part. Dans ce cas, on parle de clients internes,
par opposition aux clients externes, qui sont les utilisateurs finaux.
Lentrept du district sattend un bon service la clientle de la part de
lentrept rgional. En effet, lentrept de district sattend recevoir la bonne
quantit du bon produit, au bon endroit (cest--dire son entrept), au bon
moment, dans de bonnes conditions et au bon prix. Les six bons sappliquent
la fois aux clients internes et externes. Tous ceux qui travaillent dans le do
maine logistique ne doivent pas oublier quils servent des clients, quils soient
externes ou internes. Et chacun doit se souvenir quil est lui aussi un client, en
loccurence du niveau au-dessus de lui.
0
aux utilisateurs).
Le Manuel de logistique
| Systmes dinformation
en gestion
de la logistique
Objectifs
Dans ce chapitre, vous apprendrez les lments suivants :
r Le but dun systme dinformation en gestion de la logistique
r Les donnes essentielles indispensables la gestion de la
logistique
r Le but des trois types de documents logistiques et les
donnes qui doivent y figurer
r Le but de la soumission de comptes rendus ou de rapports
r Les diffrents types de rapports et les donnes qui
doivent y figurer
Le Manuel de logistique
Nous recueillons des informations pour pouvoir prendre une dcision. Les informations
que nous recueillons sont utilises pour amliorer le service la clientle en
amliorant la qualit des dcisions en matire de gestion. Les SIGL permettent
aux responsables de la logistique de collecter les informations ncessaires pour
effectuer des choix en connaissance de cause. Si les informations ne sont pas
utilises pour prendre une dcision, alors il ne faudrait pas les collecter.
Le Manuel de logistique
Statistiques de service
De nombreux systmes dinformation ne recueillent pas uniquement les
lments dinformation essentiels. Il peut galement y avoir un certain
nombre de facteurs que nous appelons statistiques relatives au service.
Par exemple, parmi les statistiques relatives au service en ce qui concerne
la planification familiale, on pourrait avoir le nombre total de clients
rencontrs, le nombre de personnes orientes vers des services spcialiss,
le nombre de clients qui ont t conseills mais qui nont pas reu de pro
duits, le nombre dutilisateurs nouveaux ou permanents, ou encore des
donnes dmographiques (par exemple lge ou le nombre denfants ns
dans un mnage). Les gestionnaires des programmes de planification fa
miliale exploitent ces informations pour savoir si leur programme a russi
amener de nouveaux clients, planifier laffectation des ressources en
fonction de la charge de travail, ou encore effectuer des recherches. En
dautres termes, ces donnes sont essentielles ce genre de dcision de
gestion au sens large. Mais notre propos porte sur les dcisions logisti
ques, et pour celle-ci les donnes essentielles sont le stock disponible, le
taux de consommation, et les pertes et les ajustements.
.
Dun point de vue logistique, il ny a que trois choses qui peuvent arriver des produits
dans un rseau de distribution : ils peuvent tre stocks, dplacs (en transit), ou
encore consomms (utiliss). Puisque nous souhaitons avoir la possibilit de
surveiller les produits tout moment dans le rseau de distribution, nous avons
besoin de trois types de documents pour suivre ces produits (voir figure 2-1).
r DOCUMENTS DE GESTION DE STOCK. Il sagit des informations
ENTREPT
gestion des stocks
mouvement
consommation
CLINIQUE
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-2.
Fiche de stock
FICHE DE STOCK
Numro
du produit
Description
Date de
premption
Unit
Date
Reu de /
Destinataire
Rfrence
du mouve
ment de
stock
Quantit
reue
Quantit
livre
Pertes /
ajuste
ments
Quantit
de stock
disponible
Signa
ture
Le Manuel de logistique
Unit
Date
Description
Stock maximal
Rfrence du
mouvement
de stock
Stock minimal
Quantits
reues
Quantit
livre
Emplacement
Pertes /
ajustements
Quantits
disponibles
Quantits en
commande
pourrez pas classer par ordre alphabtique les pages dun livre reli.
r Quelles informations autres que les donnes essentielles peuvent tre reprises
tant donn que les informations sont consignes par date, les
reues ou laquelle les sorties sont effectues, ainsi que sur la quantit
Dans les dpts o lon trouve plus dun magasinier, une colonne
plus dinformations sur les mois de stock, ainsi que le chapitre 4 pour plus
stock ; ils restent l o les produits sont stocks (comme par exemple
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-4.
Bordereau
demballage
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Le Manuel de logistique
Bordereau de
rception
BORDEREAU DE RCEPTION
Date:
Destinataire:
ARTICLE
QUANTIT
REUE
Reu par:
COMMENTAIRES
Date:
FIGURE 2-6.
Bordereau de
livraison
BORDEREAU DE LIVRAISON
n du bordereau de livraison:
Date:
Destinataire:
QUANTIT LIVRE
ARTICLE
Expdie
Reue
COMMENTAIRES
Approuv par:
Date:
Expdi par:
Date:
Reu par:
Date:
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-7.
Circulation du
bordereau de
livraison
conserver
TA
PE 2
conserver
jeter
PE
1
TA
TAPE 3
conserver
TAPE 2
Date:
DEMAND
Article
Quantit
disponible
FIGURE 2-8.
Bon de
commande
et de sortie
LIVR
Quantit
demande
Expdi
COMMANDE
Reu
Demande par:
Date:
Approuve par:
Date:
SORTIE
Approuve par:
Date:
Expdie par:
Date:
REU
COMMENTAIRES
Date:
Reu par:
(make 4 copies)
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-9.
Circulation du
bon de commande
et de sortie
conserver
jeter
TAPE 4
TAPE 3
TAPE 1
conserver
conserver
conserver
r Mis part les lments dinformation essentiels, quelles sont les autres
informations que lon peut trouver sur un document de mouvement de stock ?
Tous les documents de mouvement de stock devraient mentionner la
date, la signature ainsi quun espace pour les commentaires. La date
vous permet de calculer les dlais de livraison. La signature indique
lautorisation dun mouvement de stock (par exemple par le service de
la comptabilit ou le responsable du programme). Essayez de limiter le
nombre de signatures ncessaires sur un document de mouvement de
stock afin de rduire le fardeau administratif, ainsi que le temps pass
recueillir les signatures. Enfin, un espace pour les commentaires devrait
galement figurer pour pouvoir enregistrer les raisons ventuelles pour
lesquelles les quantits expdies ne correspondent pas aux quantits reues.
r Quel est le trajet suivi par les documents de mouvement de stock ?
Les documents de mouvement de stock suivent les produits de lentit
qui dlivre ceux-ci jusqu lentit qui les reoit. Dans un systme de
rquisition, le document de mouvement de stock peut tre apport en
personne par lentit qui demande la marchandise, par exemple au cours
dune runion mensuelle. Sinon, les documents de mouvement de stock
sont achemins par courrier normal, ou bien remis en mains propres par
lentit qui demande les produits lentit du niveau suprieur.
relatifs la consommation ?
des produits sont distribus aux clients. Ils sont totaliss la fin de la
place pour y indiquer des informations non logistiques, comme par exemple
Le Manuel de logistique
0
Date
Nom du client
Numro de
client
Type de
client
Contraceptifs oraux
Nom: _______________________________________
PPS / clinique
Injectables
DIU
Clients
rfrs
Numro: ________________
PPS / clinique
Commentaires / Remarques
Anne: _______________
Mois:
FIGURE 2-10.
Registre des
activits
quotidiennes
Gants
PF naturelle
Strilisation
Tablettes de
mousse vaginale
Prservatifs
Multiload
Nova T
Copper T
Norplant
Noristerat
DepoProvera
Trinordial
Logynon
Nordette
Microlut
Eugynon
Neo-Gynon
Microgynon
Revisite
Nouveau
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-11.
Feuille de
pointage
prOgrammE DE DISTrIbuTIOn
au lIEu DE TravaIl (DlT)
rappOrT STaTISTIquE mEnSuEl
Nom: _______________________________
MARQUE
ToT.
Panther
Kamal
Secure
SRo
Activit Nombre
ToT.
Nouveaux
utilisateurs
Utilisateurs
continus
Clients
rfrs
visites
domicile
Exprimer toutes les quantits en nombre de pices (pour Kamal, Panther), en cycles (pour Secure)
ou en sachets (pour SRo). Ne pas utiliser les termes paquets, botes ou cartons comme unit de
dnombrement, quel que soit le produit.
Signature: _________________________________ Complt le : (date) _________________
Le Manuel de logistique
bon cot (il ne faudrait pas dpenser plus pour collecter les informations que ce
que nous dpensons pour les produits !).
Comment les donnes parviennent-elles aux dcisionnaires ? Comme nous lavons
vu, les documents de gestion de stock et les documents relatifs la consommation
sont conservs dans les magasins et aux entits de prestation de services ; or, ces
documents contiennent toutes les informations essentielles indispensables pour
prendre une dcision. Et bien que les documents de mouvements de stock circulent
dune entit lautre, ils ne contiennent pas ncessairement dinformations essentielles.
Les dcisionnaires doivent disposer dinformations pour quils puissent prendre
des dcisions en connaissance de cause. Cest pourquoi on utilise des rapports
pour acheminer les donnes essentielles aux dcisionnaires.
Documents et rapports
Jusqu prsent, nous navons parl que de documents ou de fiches.
Dans ce texte, les documents sont des formulaires sur lesquels on
collecte des donnes. Les rapports sont des formulaires sur lesquels
tous les lments dinformation essentiels pour une entit spcifique et
un moment prcis, sont dplacs dun niveau du systme logistique
vers un autre, gnralement sous forme rcapitulative ou regroupe.
TUDE DE CAS
imprims ?
Le Manuel de logistique
100 + 35 65 0 = 70
Le superviseur au niveau rgional pourra clairement constater que
les calculs sont exacts. Les rapports autonomes sont utiles parce que
le superviseur peut ainsi vrifier les calculs. Malheureusement, il se peut
que les rapports autonomes ne fournissent pas une image exacte des
quantits relles disponibles si les districts remplissent leurs rapports
sans comparer le solde de clture la quantit relle disponible.
Le solde douverture doit tre gal au solde de clture du rapport
prcdent. Cependant, un inventaire physique effectu au dbut ou
la fin du mois pourrait faire apparatre une diffrence dans le stock
disponible douverture ou de clture. Comment faut-il grer cette dif
frence ? Elle doit tre signale en pertes / ajustements pour la priode de
rapport. Il est primordial que le solde de clture mentionn soit gal
au stock rel disponible : ainsi, la quantit commander sera dtermine
directement par le stock rel disponible, et non par un calcul.
cliniques. Les cliniques envoient chaque mois leur rapport aux districts.
Le district peut son tour faire rapport la rgion de trois manires diffrentes :
n Faire
n Faire
n Regrouper
Avantages
n Un rapport pour le
district
Inconvnients
n Le district doit encore
rassembler toutes les
donnes de consommation
des cliniques pour pouvoir
prendre une dcision, et la
rgion doit galement
effectuer ce calcul.
TABLEAU 2-1.
Avantages et
inconvnients
des trois methods
dagrgation des
donnes
n Il y a de grandes quantits
de formulaires et de copies.
n Un rapport pour le
district
n Un rapport clinique
agrg
n Un rapport agrg
pour les deux
Le Manuel de logistique
15.
14.
13.
12.
11.
10.
9.
8.
7.
6.
5.
4.
3.
2.
1.
ToTAL
Entit
Produit
Clinique
DbC
Janvier
Total
Clinique
DbC
Fvrier
Avril
Mai
Total Clinique DbC Total Clinique DbC Total Clinique DbC Total Clinique
Mars
Anne
DbC
Juin
Total
FIGURE 2-12.
Feuille de
calcul de la
consommation
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-13.
Rapport
trimestriel et
demande de
contraceptifs
District: ______________
Localit: _______________________
Contraceptif
Pertes /
ajuste
ments
Solde
douverture
Reu ce
trimestre
Distribu /
sorti
Solde de
clture
Quantit
requise
Microgynon
NeoGynon
Microlut
Nordette
Trinordial
Depo-Pro
vera
Noristerat
Norplant
Copper T
Multiload
Prservatifs
Tablettes
de mousse
vaginale
Gants
Soumis par: ______________
Date: ___________________
______________________________________________________
______________________________________________________
r Mis part les lments dinformation essentiels, quelles sont les autres
informations que lon peut trouver sur un compte rendu rcapitulatif ?
Les comptes rendus rcapitulatifs peuvent galement inclure des statistiques
de service. Ces comptes rendus devraient galement prvoir un endroit
pour les commentaires, et notamment pour expliquer les ventuels
pertes et ajustements. La personne qui remplit le compte rendu devrait
le signer et le dater. Aux niveaux suprieurs du systme, le compte rendu
rcapitulatif pourrait galement mentionner le niveau dexhaustivit
du rapport. Par exemple, le compte rendu pourrait indiquer que lon
attendait 100 rapports, mais que seulement 92 ont t reus. Sachant
cela, le responsable au niveau suprieur suivant sera en mesure de
dterminer lefficacit des rapports soumis par les entits, et deffectuer
des ajustements mathmatiques pour les donnes manquantes.
0
PPS peuvent soit remonter jusquau niveau central, soit tre conservs
Le Manuel de logistique
FIGURE 2-14.
Compte rendu
dvaluation
dsquilibres de stock
solde de
clture
CMM
quantit
requise
18,667
17,667
14,334
767
80
1
mois de
stock
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
Metronidazole
Doxycycline
Erythromycin
Gentamycin
Benzathine penicillin
Norplant
0
0
0
0
0
0
37334
35334
28668
1534
160
2
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
Kalembo
GV Paint
Metronidazole
Doxycycline
Spermicide
Syringes
Benzathine penicillin
0
0
0
0
0
0
667
334
334
87
34
7
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
1334
668
668
174
68
14
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
rupture de stock
Hpital Balaka
Condom
Depo-Provera
Depo Syringes
GV Paint
3,243
300
300
300
4,884
642
642
310
0.7
0.5
0.5
1.0
6525
984
984
320
en dessous du minimum
en dessous du minimum
en dessous du minimum
en dessous du minimum
Kalembo
Condom
Depo-Provera
Depo Syringes
944
370
370
2,086
373
373
0.5
1.0
1.0
3228
376
376
en dessous du minimum
en dessous du minimum
en dessous du minimum
Mbela
Condom
Nystatin
731
19
1,090
101
0.7
0.2
1449
183
en dessous du minimum
en dessous du minimum
Hpital Balaka
Spermicide
Ovrette
420
60
34
25
12.4
2.4
-352
-10
surstock
surstock
Kalembo
Lo-Femenal
Ovrette
Nystatin
434
285
100
115
39
34
3.8
7.3
2.9
-204
-207
-32
surstock
surstock
surstock
Mbela
Metronidazole
Doxycycline
Erythromycin
Depo-Provera
Depo Syringes
Lo-Femenal
Ovrette
Benzathine penicillin
3,500
3,068
5,593
488
488
520
400
121
327
292
291
154
106
39
10
7
10.7
10.5
19.2
3.2
4.6
13.3
40.0
17.3
-2846
-2484
-5011
-180
-276
-442
-380
-107
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
670
790
908
351
351
40
14
165
105
50
24
24
4
3
4.1
7.5
18.2
14.6
14.6
10.0
4.7
-340
-580
-808
-303
-303
-32
-8
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
860
531
531
880
5,796
192
214
107
107
90
74
20
4.0
5.0
5.0
9.8
78.3
9.6
-432
-317
-317
-700
-5648
-152
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
surstock
Phimbi
produit
Doxycycline
Depo Syringes
Depo-Provera
Metronidazole
Condom
Lofemenal
exemple de donnes
tat
Le Manuel de logistique
Informations
Processus
dcisionnel
Dcisions
Le Manuel de logistique
| valuation de
ltat de stock
Objectifs
Dans ce chapitre vous apprendrez les lments suivants :
r Pourquoi valuer ltat de stock ?
r Les donnes ncessaires pour valuer ltat de stock
r La formule gnrale pour lvaluation de ltat de stock
r Comment analyser les donnes de consommation pour
dterminer les tendances
r Comment dterminer les mois de stock disponible quel
que soit le niveau, condition de disposer des donnes
dinventaire et des donnes sur la distribution aux utilisateurs.
Le Manuel de logistique
Le temps
= que durera
La quantit que nous utilisons au cours dune priode donne
ce produit
Soit :
100 comprims disponibles 25 comprims utiliss par mois =
rserve de comprims pour 4 mois
Le Manuel de logistique
.
Notre formule pour valuer ltat de stock peut sexprimer en des termes que les
spcialistes en logistique connaissent mieux. La quantit dont nous disposons
est quivalente au stock disponible. La quantit que nous utilisons correspond au
taux de consommation. tant donn que lvaluation des stocks se mesure en
mois de stock (une valeur pratique parce que les donnes sont souvent collec
tes sur base mensuelle au niveau des PPS), la consommation moyenne mensu
elle (CMM) est un moyen plus prcis pour dcrire le taux de consommation. Si
lon remplace les termes de lquation par des termes plus familiers, on obtient :
Stock disponible consommation moyenne mensuelle =
mois de stock disponible
1.184
1.210
1.060
1.250
1.361
1.252
7.317
Dilemme de la virgule
Lorsque lon calcule la CMM, il y
aura probablement une virgule dans
votre rponse. tant donn que vous
ne pouvez pas distribuer une par
tie de plaquette, il faut arrondir le
chiffre en utilisant les rgles math
matiques usuelles. Pour une valeur de
0,4 ou moins, il convient darrondir
au chiffre entier infrieur, et pour les
valeurs de 0,5 ou plus, arrondir au
chiffre entier suprieur. tant donn
que vous arrondissez pour des units
individuelles (et non pas des botes
ou des cartons), une diffrence dune
unit ne portera pas grand prjudice
au calcul de vos produits.
Le Manuel de logistique
La rponse obtenue signifie que si lon se base sur les tendances antrieures,
vous devriez avoir assez de pilules disponibles pour les deux mois et demi
venir. Si vous repensez la raison pour laquelle nous valuons ltat de stock,
vous vous rappellerez que ce calcul est important. Si vous recevez un rapport
prcisant que 3.000 pilules se trouvent dans un entrept, vous pourriez prsumer
que cette quantit est plus que suffisante pour plusieurs mois. Mais en ralit,
tant donn le taux actuel de consommation, cette rserve ne durera que deux
mois et demi. Si le stock nest pas rapprovisionn avant lchance de deux
mois et demi, lentit risque dtre en rupture de stock et, en dfinitive, les
clients ne seraient pas servis.
Dilemme de la virgule
Lorsque vous calculez les mois de stock, vous obtiendrez gnralement
une virgule. Si lon dit quun mois est gal 1,0, alors 0,25 mois sera
approximativement gal une semaine. En fonction des dlais de
livraison, une diffrence dune semaine peut tre cruciale pour lob
tention de produits et pour viter une rupture de stock potentielle. Par
consquent, il ne faut pas arrondir au mois suprieur ou infrieur.
Apprendre au personnel arrondir 0,25, 0,50 ou 0,75 risquerait
damener trop de confusion ; donc lorsque vous valuerez ltat de
stock, arrondissez au dixime de mois le plus proche, autrement dit
une dcimale prs. Par exemple, 3,36 mois deviendront 3,4 mois.
Au fur et mesure que lutilisation saccrot ou diminue rgulirement, les mois de stock
que vous calculerez (sur base de six mois de donnes) dureront plus ou moins de temps
par rapport ce que vous aviez calcul. Pour ragir cette situation, vous pourriez vous
servir dquations mathmatiques complexes pour lanalyse des donnes (tendance linaire,
lissage exponentiel, ou encore des outils informatiques) pour vous aider projeter lutilisation.
Mais malheureusement, les magasiniers ne disposent pas tous des outils ni du temps
ncessaire calculer les tendances linaires. La solution la plus simple consiste calculer
la CMM en utilisant la moyenne des trois derniers mois de donnes. Ces informations
suffisent effectuer les calculs et tenir compte dune tendance vers le haut ou vers le bas.
Utiliser une moyenne de trois mois uniquement lorsque :
n Vous constatez une tendance constante ( la hausse ou la baisse).
n La tendance sest poursuivie au cours des six derniers mois ou
davantage.
Le Manuel de logistique
Pour pouvoir utiliser trois mois de donnes, vous devez dabord analyser six mois de
donnes avant de dcider quelle quantit de donnes utiliser. Une baisse de la
consommation pendant un seul mois sur les six suffit suggrer que la tendance
nest pas constante, et que par consquent il convient dutiliser lensemble des six mois de
donnes dans vos calculs. Mais lorsque lon observe une tendance constante vers le haut
ou vers le bas, il est prfrable dutiliser les trois derniers mois de donnes parce que
cette priode reflte plus prcisment la manire dont votre consommation volue.
Sans doute la meilleure manire de comprendre lutilisation des tendances
consiste prendre un exemple hypothtique. Supposons que vous ayez les
donnes suivantes partir de rapports cliniques (voir tableau 3-1) :
TABLEAU 3-1.
Compte rendu
clinique
hypothtique
Mois
Consommation de Lo-Femenal
(plaquettes)
Consommation de prservatifs
(pices)
Janvier
1.884
935
Fvrier
1.410
997
Mars
1.760
1.032
Avril
1.150
1.293
Mai
1.283
1.567
Juin
1.352
1.772
Le calcul des moyennes pour les pilules sur 6 mois et sur 3 mois donne de
rsultat diffrents. La diffrence entre 2 mois de stock et 2,4 mois de stock est
de 0,4 mois de stock. Si vous naviez utilis que trois mois de donnes, vous
pourriez tre amen croire que votre stock est plus que suffisant. Si vous
utilisez six mois de donnes, vous obtenez une estimation plus petite, plus
modeste. Pour veiller ce quun stock suffisant soit disponible, il convient
dutiliser six mois de donnes si aucune tendance ne se profile.
Utilisation de pilules (plaquettes)
Mois
Six mois
Trois mois
Trois mois
Janvier
1.884
935
Fvrier
1.410
997
Mars
1.760
1.032
Avril
1.150
1.150
1.293
1.293
Mai
1.283
1.283
1.567
1.567
Juin
1.352
1.352
1.771
1.772
Total
8.839
3.785
7.595
4.632
CMM (6)
7.595 / 6 = 1.266
CMM (3)
4.632 / 3 = 1.644
TABLEAU 3-2.
CMM sur six mois
et trois mois
Mais lorsque nous regardons les chiffres relatifs aux prservatifs, et comparons
la diffrence entre 4,7 mois de stock et 3,9 mois de stock, il y a quasiment un
mois de diffrence entre lvaluation sur trois mois et lvaluation sur six mois. Si
vous utilisez une moyenne de six mois, la demande en volution rapide signifie que
vous serez court de prservatifs presque un mois plus tt que prvu. Les con
squences peuvent tre dvastatrices, surtout si vous devez attendre deux ou trois
mois avant dtre rapprovisionn. En utilisant les trois derniers mois de donnes
pour les prservatifs (puisquil existe une tendance claire), vous rpondrez mieux
la tendance. Le tableau 3-3 rsume la manire de calculer ltat de stock.
Il y a une tendance la
hausse ou la baisse
Il ny aucune tendance
1. additionnant les six mois de donnes, et
ALORS
SI
Passez en revue les six derniers mois pour dterminer sil existe une
tendance la hausse ou la baisse
ACTIONS
Regroupez les donnes mensuelles sur la distribution aux utilisateurs
pour le produit en question en procdant par ordre chronologique
REMARQUES
Ne recueillez les donnes que pour les six derniers mois partir
des documents ou des rapports de consommation
TABLEAU 3-3.
Calcul des mois
de stock
TAPES
Le Manuel de logistique
Le Manuel de logistique
rpartis travers tout le pays. Malgr la distance qui vous spare de ces entits
loignes, il est important que vous soyez en mesure dvaluer ltat de stock
quel que soit le niveau de votre systme.
.. Pourquoi vous pourriez souhaiter valuer ltat de
stock nimporte quel niveau du systme
Lvaluation de ltat de stock nimporte quel niveau (ou mme tous les
niveaux) vous donne plus quun simple coup doeil sur ltat de stock dans votre
propre entrept. En effet, vous pourriez galement savoir si :
r Les niveaux que vous supervisez sont en excdent de stock.
r Les niveaux que vous supervisez sont en sous-stockage, ce qui ncessite
des livraisons supplmentaires.
r Certains produits vont arriver terme dans le magasin avant datteindre
lutilisateur.
Remplacer les donnes sur la
distribution aux utilisateurs
par les donnes sur les sorties
Lorsque vous valuez ltat de stocks aux
niveaux suprieurs, vous pouvez ventuel
lement remplacer les donnes sur la distri
bution aux utilisateurs par les donnes sur
les sorties, mais cela peut poser problme.
Le Manuel de logistique
Remplacer les donnes sur la distribution par les donnes sur les
sorties provenant du niveau le plus bas possible.
Les deux dernires techniques sont abordes dans lencadr de la page suivante.
.. Collecte des donnes relatives au stock disponible
Lorsque lon procde lvaluation de ltat de stock au niveau au-dessus de
celui des PPS (par exemple au niveau du district), on peut utiliser les donnes
relatives au stock disponible de lune ou de plusieurs des trois sources suivantes :
r Le stock disponible de lentrept du district
r La consolidation (la somme) du stock disponible auprs de tous les PPS
soumettant leur rapport au district
r La consolidation du stock disponible pour lentrept du district, plus les
PPS soumettant leur rapport au district.
La source utilise dpendra de la question laquelle vous souhaitez rpondre.
Si vous utilisez uniquement le stock disponible de lentrept du district, vous
valuerez uniquement ltat de stock de lentrept du district. Cette valeur ne
vous donnera aucune indication au niveau des PPS, mais vous indiquera com
bien de temps dureront les rserves de lentrept du district.
Si vous utilisez uniquement les donnes des PPS, vous saurez combien de temps
dureront les rserves au niveau de toute la prestation de services, mais vous
naurez aucune information concernant lentrept du district, ni des niveaux de
stock des PPS individuels.
Si vous regroupez les stocks disponibles la fois auprs des PPS et de lentrept du
district, vous valuerez ltat de stock pour tout le district, mais vous ne serez pas en
mesure de faire la distinction entre le stock lentrept du district et le stock auprs des PPS.
Lorsque cela est possible, il conviendrait dutiliser lensemble des trois mthodes
pour que vous puissiez passer en revue les trois rsultats : le district dans son
ensemble, le niveau des PPS dans leur ensemble et sparment, et lentrept du
0
Stock disponible
CMM
Mois de stock
Clinique 1
100
200
0,5
Clinique 2
600
300
2,0
3.000
700
(distrib.)
District
Stock disponible
CMM
Mois de stock
District
3.000
500
6,0
Stock disponible
CMM
Mois de stock
700
500
1,4
Le Manuel de logistique
cliniques
Stock disponible
CMM
Mois de stock
Toutes
3.700
500
7,4
district proprement dit. Certains pays procdent des tudes spciales pour valuer
ltat de stock de chaque entit du systme peu prs au mme moment. Ce type
dtude donne lieu un instantan de ltat de stock qui peut indiquer au
dcisionnaire les ventuels changements prvoir pour lanne venir.
Peu importe le nombre de fois que vous valuez ltat de stock, ou les sources
de donnes que vous utilisez : noubliez pas de enregistrer la manire dont vous
avez calcul les mois de stock. En effet, cela pourrait tre important lorsque
vous passerez en revue vos dcisions.
Le Manuel de logistique
.
Rsum du chapitre
| Systmes de
contrle dinventaire
maximum / minimum
Objectifs
Dans ce chapitre, vous apprendrez les lments suivants :
r Le but dun systme de contrle dinventaire
r Les principaux termes du contrle dinventaire
r Une description dtaille des trois types de systmes de
contrle dinventaire maximum / minimum, ainsi que les
rgles suivre par les magasiniers pour chaque systme
r Comment determiner les quantits commander /
sortir
r Comment fixer un niveau de stock maximum / minimum
r Les avantages lis lutilisation dun contrle
dinventaire maximum / minimum
r Comment choisir parmi les trois types de systmes.
Le Manuel de logistique
consommation fluctue-t-elle ?
Le Manuel de logistique
Le Manuel de logistique
0
Les magasiniers savent quils ont atteint un PCU lorsquils valuent frquemment
les stocks. Cest pourquoi, dans des systmes qui passent commande trimestriel
lement, ltat de stock devrait tre valu tous les mois. Les rsultats de lvaluation
de ltat de stock permettent dveiller lattention du magasinier sur la ncessit
de soumettre une commande durgence pour tout article qui aurait atteint le PCU.
COMMENT CALCULER LA QUANTIT COMMANDER
o
Quantit de stock maximum =
Consommation moyenne mensuelle x
le nombre maximum de mois de stock conserver
Il pourrait savrer utilie ici de passer en revue deux lments dj dfinis dans les
chapitres prcdents, et qui apparaissent dans la formule ci-dessus :
TABLEAU 4-1.
Dtermination
des quantits
de rapprovi
sionnement
Mois
maximum
de stock
(pour un
produit
spcifique)
Quantit
maximum
(pour un
produit
spcifique)
316 plaquettes
374 plaquettes
349 plaquettes
358 plaquettes
390 plaquettes
367 plaquettes
359 x 6 = 2.154
Niveau de stock
maximum
pour le LoFemenal
2.154 plaq.
359, cestdire le nombre
=
moyen de plaquettes
6 mois
consommes par mois
2.154 plaquettes
consommes au cours des six
derniers mois
Septembre
Octobre
Novembre
Dcembre
Janvier
Fvrier
Quantit
Quantit
Quantit
Calculer les quantits de Quantit
Sil y a 718 plaquettes en stock et rien en
rappro commande,
dj en
dispon
maximum
rapprovisionnement
(pour un
= visionner 2.154 718 0 = 1.436
com
ible
Quantit de
mande
produit
LoFemenal
spcifique)
commander
Quantit
moyenne
mensuelle
consomme
(pour un
produit
spcifique)
le nombre spcifique
de mois
Consommation
moyenne
mensuelle
EXEMPLES
Au cours des six derniers mois, les quan
tits suivantes de LoFemenal ont t
distribues :
Calculer la quantit
maximum
REMARQUES
Quantit totale du
produit consomm en
un nombre
spcifique de mois
ACTIONS
Calculer la quantit
moyenne mensuelle
dun produit consomm
TAPES
Le Manuel de logistique
Le tableau 4-1 est un aide-mmoire qui reprend toutes les tapes dont vous
avez besoin pour dterminer les quantits dapprovisionnement en utilisant un
systme max/min de commande force.
Conception dun systme de commande force
Lorsque lon conoit un systme max/min de commande force, il convient de
fixer les niveaux max et min suffisamment hauts pour viter les ruptures de
stock, mais aussi suffisamment bas pour ne pas accrotre le risque de voir des
produits prims ou endommags. Le solde descendra en dessous du min, mais
idalement, il ne devrait jamais descendre en dessous du point durgence. Pour
atteindre ce rsultat, il faut tablir un niveau minimum suffisamment lev pour
veiller ce que lentit ne soit jamais compltement court dun produit.
Lobjectif consiste viter la
rupture de stock des produits
essentiels. Par ailleurs, le
systme devrait veiller ce
que les commandes durgence
ne soient que rarement
passes, parce que ce genre
de commande prend du
temps et peut savrer
onreux. Cependant, il faut
malgr tout fixer le max
suffisamment bas pour veiller
ce quil y ait suffisamment
de place dans le magasin, et
que le stock narrive pas
expiration avant quil ne
puisse tre utilis.
Comment tablir le min
Commandes durgence
Une commande durgence devrait tre ce que son nom indique,
cest--dire une commande passe uniquement lorsquil
existe une possibilit relle de rupture de stock. Les situations
durgence ne sont pas la norme, mais plutt une exception.
Lorsquun systme max/min connat de frquentes comman
des durgence, il est probable que la conception du systme
et les niveaux de stock doivent tre rexamins et peut-tre
mme rajusts.
Un petit nombre de commandes durgence peut se manifester,
surtout dans des endroits o les tendances pathognes
varient normment, ou lorsque le dbut dune pidmie est
impossible prvoir. Le manque de communication entre les
responsables du programme et les magasiniers peut gale
ment donner lieu des commandes durgence. Par exemple,
une campagne de promotion pour lutilisation de prservatifs
qui est prvue sans avertir le magasinier que des rserves sup
plmentaires pourraient tre ncessaires, risque de donner
lieu une commande durgence.
Lorsque lon passe une commande durgence, les magasiniers de
vraient gnralement commander une quantit suffisante pour
atteindre le niveau maximum, et pas simplement une quantit
suffisante pour durer jusqu la prochaine priode de revue. Mais
il se peut que cela ne soit pas possible dans certaines situations.
Par exemple, si la commande durgence est dlivre par motocy
clettes, la quantit ne pourra pas tre aussi importante que pour
une livraison normale par camion.
Le Manuel de logistique
r Vous pourriez avoir plus de clients que prvu, il faudra donc sans doute
du stock supplmentaire.
r Les livraisons peuvent avoir du retard.
r Il se peut que vous ne receviez pas tout ce que vous avez command.
Max-Min
Clinique
Clinique
Clinique
metteur
Clinique
Clinique
Clinique
Le Manuel de logistique
FIGURE 4-2.
Dlai de livraison
plus long que la
priode de revue
et Priode de Revue
Dlai de
Livraison
Passation de la
Commande
Dilemme de la virgule
Lorsque lon tablit le dlai de livraison ou le stock de scurit, il
se peut que la rponse obtenue contienne des moitis de mois ou
dautres fractions de mois. Par exemple, lorsque les priodes de
revue sont trimestrielles, le niveau de stock de scurit est fix
au moins un mois et demi de stock. Si le dlai de livraison est dun
mois, cela veut dire que le min sera de deux mois et demi. Cepen
dant, il est difficile de travailler avec des mois partiels, et tout aussi
difficile de faire apprendre aux magasiniers les rgles de dcision
bases sur des mois incomplets.
La meilleure solution consiste ajouter le dlai de livraison au stock
de scurit et darrondir ensuite au mois suprieur. Par exemple, si
le dlai de livraison moyen est de trois semaines, et que le niveau
de stock de scurit est de quatre semaines, alors le min sera gal
un mois et trois quarts. Pour plus de facilit, on arrondira cette
valeur deux mois. Il y a beaucoup de chance pour que le stock
supplmentaire ne soit pas suffisant pour avoir une incidence sur le
systme dans son ensemble.
Le Manuel de logistique
Noubliez pas que dans un systme de commande force, les magasiniers ne doivent
pas ncessairement connatre le min, et nont pas ncessairement besoin de savoir
ce que cela reprsente. Tout ce quils doivent faire, cest damener le niveau de
stock au maximum la fin de la priode de revue. Pourquoi alors tablir un min
dans un systme de commande force ? Tout dabord, en tant que concepteur,
vous dterminez le max en fonction du min, comme dcrit ci-dessous. Par ailleurs,
le min est le niveau de stock que vous aimeriez avoir disposition dans lentit
la fin de la priode de revue normale, cest--dire une priode de revue o il ne
sest rien pass de particulier. Ce niveau doit tre suffisamment lev pour empcher
les ruptures de stock lorsque les choses se passent effectivement moins bien.
Comment tablir le max
Vous avez prcdemment tabli votre min, et votre priode de revue est fixe
(probablement mensuelle ou trimestrielle). Ajoutez simplement ces deux valeurs
pour trouver le max. Le symbole suprieur ou gal () indique quil pourrait
tre souhaitable dtablir le niveau maximum une valeur plus leve que la
somme du min et du niveau de stock de la priode de revue, lorsquil est
logiquement et conomiquement raisonnable de livrer une plus grande quantit.
Par exemple, il pourrait tre logique dun point de vue conomique de livrer une
palette entire de prservatifs plutt que quelques cartons en vrac.
En tant que concepteur de systmes, vous devriez tablir les niveaux max et min
suffisamment hauts pour viter les ruptures de stock, mais suffisamment bas pour
ne pas accrotre le risque de voir des produits prims ou endommags (si lentrept
est trop rempli, le risque de dgts augmente). Cependant, en de rares occasions, il
se peut que le stock dune entit arrive un niveau trs bas avant le jour o lon
passe une commande courante. Lorsque les stocks atteignent le point de commande
durgence (PCU), le magasinier doit soumettre une commande durgence.
Le PCU ne doit pas tre fix pour tre gal au min, tant donn que le min
comprend le stock tampon. En revanche, le PCU pourrait tre aussi lev que le
niveau de stock du dlai de livraison, si par exemple les commandes urgentes
prennent autant de temps traiter quune commande courante. Mais dans la
plupart des cas, il devrait tre possible de livrer des produits plus rapidement
que la normale dans des situations urgentes. Cest ce que lon appelle le dlai de
livraison durgence. Le PCU est dfini comme suit :
Le point de commande durgance
TUDE DE CAS
Commande force au Malawi
Au Malawi, le rseau de distribution logistique consiste en un entrept central,
trois dpts rgionaux, 24 dpts de district, et environ 400 PPS. Chaque mois,
chaque PPS - dont ils ont la supervision - pour les amener un max de trois
contraceptifs jusqu un max de six mois. Comme le montre cet exemple, les
rquisition. tant donn que les districts rquisitionnent les sept types de
contraceptifs de la part des rgions, et les allouent ensuite aux cliniques, la fin
Le Manuel de logistique
sur place, ce qui rduit les stocks du dlai de livraison zro. Ceci rduit
pour tre retirs (si cest ainsi que lon procde pour traiter ce genre de
Mais le systme par camion de livraison peut galement prsenter certains inconvnients :
r Si le camion tombe en panne, cest tout le systme qui scroule ; par
consquent, il faut que lon puisse avoir accs des moyens de transport
Le Manuel de logistique
Mise en oeuvre
Rgles de commande
du niveau suprieur, tant donn que le magasinier est le seul capable dvaluer
commander
o
Quantit de stock maximum =
Il sagit exactement de la mme formule que celle utilise dans un systme max/min
de commande force (voir tableau 4-1, laide-mmoire permettant de calculer la
quantit commander).
Le Manuel de logistique
et
Niveau de stock max
parce que les commandes peuvent tre passes nimporte quel moment ;
ltat du stock doit tre valu chaque fois quun produit sort du stock.
Le Manuel de logistique
TUDES DE CAS
Le Manuel de logistique
commander
o
Quantit de stock maximum =
Cest exactement la mme formule que dans le cas dun systme max/min de
commande force (voir figure 4-1).
Conception dun systme standard
En tant que concepteur dun systme standard, ce sera vous dtablir les
niveaux min et max, le niveau du point de commande durgence, ainsi que la
priode de revue. Dans un systme standard, la formule permettant dtablir le
min se prsente comme suit
Niveau de stock min =
Le Manuel de logistique
On ajoute le niveau de stock de la priode revue pour les mmes raisons que dans la
commande force ; le magasinier doit avoir suffisamment de stock pour atteindre au
moins la prochaine priode de revue. tant donn que le niveau de stock min est
plus lev cause de lajout du stock de scurit, le max est lui aussi plus lev.
Systme standard
Pour tablir le max et le min dune clinique hypothtique dans un
systme standard, on commence par tablir le min. Si vous savez
que le dlai de livraison est dun mois, le min sera au moins dun
mois. Si la priode de revue est mensuelle, et que vous ne dispo
sez daucune autre information pour vous guider, alors le stock de
scurit devrait inclure au moins un demi-mois de stock. Cependant,
dans le systme standard vous devez ajouter le stock supplmen
taire dune priode de revue pour viter les ruptures de stock. On
ajoute le stock de scurit et le stock de la priode de revue au
stock du dlai de livraison (dlai de livraison + stock de scurit +
stock de la priode de revue = min), ce qui nous donne un min de
deux mois et demi (que lon arrondit trois mois). Si le min est de
trois, et que la priode de revue est gale un, alors le max sera au
moins gal quatre.
Pour notre clinique, le min sera de trois et le max sera gal qua
tre. Les niveaux de max et de min sont suprieurs aux valeurs dans
les exemples de commande force et de contrle continu cause de
lajout du stock de la priode de revue au niveau min.
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0
Le Manuel de logistique
TUDE DE CAS
Npal
Au Npal, le systme de distribution du Ministre de la Sant se compose dun
entrept central, de cinq dpts rgionaux, de 75 dpts de districts, et de plus
de 3.000 PPS. Au milieu des annes 1990, le Ministre de la Sant dcida que la
livraison et la logistique pour plus de 300 produits de sant seraient intgres. Cela
signifiait que lensemble de ces produits serait command au moyen du mme bon
de commande, et que les commandes seraient livres au mme moment.
tant donn que certaines entits sont extrmement difficiles atteindre (pour
certaines, il faut marcher pendant quatorze jours !), on a pens que la livraison
de petites quantits de la totalit des 300 produits serait impossible. Pour viter
les petites commandes, cest le systme de contrle dinventaire max/min
standard qui fut choisi.
Le systme de contrle continu ntait pas possible. Malheureusement, la
dcision de mettre en oeuvre un systme standard eut pour effet daugmenter
les exigences en matire despace de stockage cause des stocks min plus levs
(et par consquent, des niveaux max plus levs). Nanmoins, le Npal utilise un
systme standard parce que cest le seul systme pragmatique pour un pays dans
lequel un grand nombre darticles sont grs, et o le transport est difficile.
0
Niveau
Min
Max
Central
12
Rgional
District
PPS
Total
16
30
TABLEAU 4-2.
Exemples de
niveaux max/min
central prt tre distribu, et le produit pourrait facilement avoir plus de trois
ans dge au moment o le client le reoit.
Il sagit l bien sr du temps maximum pendant lequel un produit pourrait tre
entrepos, mais cela reste possible. Pour les mdicaments essentiels, un rseau
de distribution de trente mois au niveau dun pays est inacceptable, parce que
certains mdicaments ont une dure de vie qui ne dpasse pas six mois.
Voici quelques solutions pour venir bout de ce dilemme :
r Rduire les priodes de revue un ou plusieurs niveaux. Ceci aura pour
effet de rduire la longueur du rseau de distribution en rduisant le
max (rappelez-vous : max min + priode de revue). Cependant, une
priode de revue plus courte signifie que les commandes seront passes
plus souvent, ce qui augmentera la frquence des livraisons et, sans
doute, ncessitera des moyens de transport supplmentaires. Il faudra
galement tenir compte dune main-doeuvre supplmentaire lors du
calcul des quantits commander.
r Rduire les dlais de livraison un ou plusieurs niveaux. Le dlai de
livraison est souvent prolong par certaines exigences administratives,
comme par exemple lobtention de signatures et dapprobations. Un dlai
de livraison plus court permet de rduire les niveaux de min et de max.
r Amliorer la fiabilit dans le systme de manire ce que les niveaux
de stocks de scurit puissent tre rduits. Les stocks de scurit
sont conservs principalement parce que lon nest pas certain de la
capacit du systme fournir un service normal. Si lon peut rduire les
impondrables, on pourra galement rduire les niveaux min et max.
Mais cela est plus facile dire qu faire.
r liminer un niveau entier. Le fait dliminer un niveau entier vous
permettra dconomiser dimportantes ressources, et constitue
probablement lui seul la mthode la plus efficace permettant de
rduire la longueur du rseau de distribution. Par exemple, la suppression
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Le Manuel de logistique
TUDES DE CAS
Suppression dun niveau du systme
Pour rduire les exigences en matire despace de stockage, le Ministre de
la Sant du Malawi a limin lentrept du niveau central. Cest le Ministre
de la Sant qui expdie directement les nouveaux produits chacun des trois
magasins rgionaux. Le dpt rgional situ dans la capitale du pays, Lilongwe,
dispose de personnel de bureau supplmentaire qui joue le rle de responsables
administratifs du magasin central. La suppression de lentrept central distinct
rduit la ncessit despace de stockage et de personnel dentrept, et rduit le
rseau de distribution.
Pour rduire le fardeau administratif, le Ministre de la Sant du Kenya a
limin la fonction de gestion du niveau rgional. Chacun des cinq magasins
rgionaux contient toujours du stock, mais cest maintenant le niveau central
qui utilise les magasins rgionaux comme satellites pour son systme de livraison
par camion qui gre ce stock. En supprimant les tapes administratives au
niveau rgional, les dlais de livraison ont t considrablement rduits.
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Le Manuel de logistique
Dans certains cas extrmes, on pourrait avoir besoin de combiner les stratgies.
Par exemple au Maroc, une dcision fut prise de diffrencier les provinces.
Comme le systme marocain tait dcentralis, on a pens que les importantes
diffrences au niveau des provinces (par exemple urbaines et rurales) signifiait
quil serait prfrable que chaque province dtermine elle-mme les niveaux
max/min pour ses propres cliniques. Cela a demand une formation complexe
pour le personnel provincial, mais cette formation fut considre comme valori
sante parce que les plus de 60 provinces du Maroc sont trs diffrentes les unes
des autres. Mme si cela nest pas recommand dans la plupart des cas, ce
niveau de complexit est acceptable pour autant que cela soit justifi.
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Le Manuel de logistique
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Le Manuel de logistique
du district.
n Diffrents types de contraceptifs sont distribus dans ce
est bonne.
n Les rapports soumis par les districts comprennent les don
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TUDES DE CAS
Le Manuel de logistique
TABLEAU 4-3.
Facteurs associs
au choix dun
systme max/min
Facteur
Commande
force
Commande
force par
camion de
livraison
Contrle
continu
Contrle
continu deux
compartiments
Standard
Nombre
darticles
Entre un peu et
un petit nombre
Entre un peu
et un petit
nombre
Peu
Peu
Nombreux
Transport
Uniquement
dates fixes
Uniquement
dates fixes
Besoin
continu
Besoin
continu
Uniquement
dates fixes
Formation
Le person
nel doit tre
form tous les
niveaux
Le personnel
rceptionnant
la marchandise
na pas besoin
dune formation
aussi pousse
Le person
nel doit tre
form tous
les niveaux
Le personnel
rceptionnant
la marchandise
na pas besoin
dune formation
aussi pousse, ni
davoir un niveau
dalphabtisation
trs lev
Le person
nel doit tre
form tous les
niveaux
Soumission
de rapports
Un rapport
obligatoire
accompagnant
chaque
commande
contribue
amliorer la
soumission de
donnes
Veille ce que
les rapports
remplis soient
effectivement
recueillis
Il se peut que
les rapports
ne soient pas
souvent reus
Si aucun article
nest nces
saire, aucun
rapport ne sera
soumis
Allocation
ou
rquisition
Lun ou lautre
Lun ou lautre
(allocation le
plus souvent)
Doit tre de
rquisition
Doit tre de
rquisition
Lun ou lautre
Surveillance
Possibilit de
linclure aux
livraisons,
mais ncessite
davantages de
superviseurs
Stockage
Neutre
Dlai de
livraison est
de 0, il faut
donc moins
despace
Neutre
Ncessite la
cration de
nombreux
compartiments
Espace sup
plmentaire
ncessaire pour
le stock de la
priode de
revue
niveau de stock appropri pour tous les produits afin dviter les pnuries
Le Manuel de logistique
o
Quantit de stock maximum =
Le Manuel de logistique
| Stockage des
contraceptifs
Objectifs
Dans ce chapitre, vous apprendrez les lments suivants :
r Les principes dun bon stockage des contraceptifs et
autres mdicaments
r La dfinition dune inspection visuelle et la manire
dont ces contrles sembotent les uns par rapport
aux autres
r Quand procder linspection visuelle des
Le Manuel de logistique
.
Tous les contraceptifs et les mdicaments ont une dure de vie. Le fabricant
prcise gnralement la dure de vie, mais elle doit souvent tre galement
approuve par un formulaire national ou par un conseil thrapeutique. Les contra
ceptifs sont des produits relativement stables avec une dure de vie comprise entre
quatre et cinq ans. La dure de vie des mdicaments essentiels varie bien davan
tage, de six mois plus de cinq ans, selon le mdicament. Les contraceptifs et les
mdicaments essentiels peuvent tre stocks et distribus dune manire qui permet
aux clients de les recevoir dans de bonnes conditions et temps pour quils puis
sent tre utiliss avant leur date de premption.
On trouvera ci-dessous quelques questions et rponses fondamentales sur la
dure de vie :
r O puis-je trouver la dure de vie des contraceptifs ?
Le projet FPLM (Projet de gestion de la logistique de planification
familiale) de John Snow, Inc., ainsi que le Program for Appropriate
Technology in Health (PATH) ont labor les Fiches factuelles
sur les contraceptifs : un outil pour les conseillers en logistique ,
avec les informations les plus rcentes sur la dure de vie des
prservatifs, les contraceptifs oraux, les DIU, les contraceptifs
injectables, les implants, les spermicides et les mthodes de
barrire vaginale. Les fiches factuelles reprennent galement :
n La
description de la mthode
n Les
n Les
considrations spciales
Le Manuel de logistique
n Le
n Le
n Le
n Les
1998 est passe de cinq ans quatre ans. Pour rinstaurer une dure de
.
Procdures de stockage
Avec des procdures de stockage adquates, on peut sassurer que seuls des
produits de qualit suprieure seront distribus par un entrept. Lorsque tous
les niveaux du rseau de distribution suivent ces procdures, le client a
lassurance que cest ce mme produit de qualit suprieure quil tient entre les
mains. Les responsables dentrept peuvent valuer la performance de leur
entrept la lumire de ces procdures, et rechercher par quels moyens amlio
rer la qualit de leur stockage.
Le tableau 5-1 montre les procdures de stockage quil convient de suivre,
indpendamment de la taille de votre entit. Cependant, il est possible que vous
ayez besoin dadapter ces rgles votre structure. Par exemple, il serait peu
logique de sattendre ce quun petit magasin de clinique ait plus que
lquivalent dune petite armoire pour stocker ses fournitures mdicales. Dans ce
cas de figure, lutilisation de palettes serait mal choisie. De petites tagres qui
maintiennent les produits une certaine distance des murs extrieurs et du sol
pourraient savrer suffisantes.
Pour une description exhaustive des procdures de stockage, veuillez consulter
le Guidelines for the Storage of Essential Medicines and Other Health Commodities,
dont la rfrence est reprise dans la liste de lectures la fin de ce manuel.
Le Manuel de logistique
.
Inspection visuelle
Dans un rseau de distribution parfait, tous les produits sont stocks dans
des conditions idales de temprature et dhumidit, et selon les directives
de stockage appropries. Mais dans la ralit, la qualit des conditions
dentreposage peut varier considrablement dun endroit un autre. Il se
peut que vous vous posiez des questions sur la qualit de certains produits,
et que vous aimeriez la vrifier. Dans un entrept, la meilleure manire
pour un magasinier de vrifier la qualit consiste contrler visuellement
et rgulirement ltat de chaque produit se trouvant dans son entit.
L inspection visuelle, cest le processus consistant examiner
les produits et leur conditionnement de visu afin de reprer
dventuels problmes flagrants concernant la qualit du produit.
Procdures de stockage
Nettoyer et dsinfecter
rgulirement le dpt
ou le magasin
Les rongeurs et les insectes (par exemple les termites et les cafards)
mangent les contraceptifs oraux ainsi que leur emballage. Si vous
nettoyez et dsinfectez votre magasin (et que vous ny amenez au
cune nourriture ou boisson), les insectes et animaux nuisibles seront
moins attirs par les aires de stockage. Dans la mesure du possible,
le fait de procder rgulirement une extermination permettra
galement dliminer ces nuisibles. Si les rongeurs posent un srieux
problme, les chats peuvent constituer une solution peu onreuse et
non toxique pour remplacer les piges ou les poisons.
TABLEAU 5-1.
Procdures de
stockage
Le Manuel de logistique
Procdures de stockage
Entreposer sparment
les produits inflam
mables. Prendre les
mesures de prcaution
qui simposent
Procdures de stockage
La dure de vie des produits mdicaux peut tre influence par une
exposition aux insecticides et dautres produits chimiques. Mme
sils ne reprsentent pas un danger direct, les vieux dossiers et les
fournitures de bureau risquent de boucher le passage et de rduire
lespace pour les produits de sant, ou encore de les rendre moins
accessibles. Conserver les produits de sant dans une zone distincte
afin quils soient facilement accessibles.
Procder immdiate
ment la sparation et
la destruction de tout
produit endommag ou
prim
Le Manuel de logistique
En rgle gnrale, les articles ayant subi des dgts mcaniques sont retirs du
stock, et le solde de la bote ou du carton est distribu normalement. Les
articles ayant subi des dgts chimiques devraient tre retirs du stock, et tous
les articles similaires (cest--dire provenant du mme lot) devraient tre retirs
du stock et dtruits.
Concrtement, il convient de rechercher les problmes frquents en matire de qualit
repris dans le tableau 5-2, et de mettre en oeuvre les mesures recommandes.
Que rechercher
Mesures prendre
Emballage endommag
(dchirure, perforation,
tache deau ou dhuile,
ou autres dgts) ou
produits endommags
(tablettes ou pilules cas
ses ou effrites, paquets
de prservatifs ou DIU
dchirs)
Ni lemballage extrieur,
ni lemballage intrieur du
carton ne fait mention de
la date de fabrication ou
dexpiration
Contraceptifs oraux et
tablettes spermicides :
changement de couleur
des pilules, pilules qui
smiettent sous la pres
sion des doigts
Prservatifs : le lubrifiant
sest assch ou a chang
de couleur, et / ou le
prservatif est bris
Les informations sur la
bote ou le carton sont
illisibles
Produits manquants ou
botes vides
TABLEAU 5-2.
Problmes
frquents relatifs
la qualit des
contraceptifs
Le Manuel de logistique
Que rechercher
Mesures prendre
Cartons endommags par Procder linspection visuelle de tous les produits. Retirer les
leau
produits qui semblent endommags ou inacceptables. Pour les
prservatifs, si lemballage est intact, distribuezles normalement.
Les DIU devront vraisemblablement tre dtruits tant donn
que lemballage est sensible aux dgts ds leau et lhumidit.
Distribuer le DepoProvera normalement si les ampoules sont
intactes, si les tiquettes sont lisibles, et si les seringues hypoder
miques sont scelles (sinon, les seringues peuvent tre nouveau
strilises). Retirer les pilules et les tablettes de mousse endom
mages et dtruire selon les procdures en place. Distribuer le
Norplant si les paquets sont scells, et striliser lapplicateur (tro
cart). Dans tous les cas, remballer les produits avant distribution.
Produits trouvs
lextrieur de lentrept
ou de la clinique
Cartons trous et / ou
prsentant des bords
lims
Le Manuel de logistique
TABLEAU 5-3.
Comment calculer
la surface au sol
tape
Quel que soit le volume des cartons, il ne faut pas les entasser
une hauteur suprieure 2,5 m. Divisez le volume par la hau
teur maximum afin de dterminer la surface au sol ncessaire
pour entreposer le produit.
6
Calculer la racine carre pour
obtenir les dimensions de la
surface totale au sol nces
saire. Vous pouvez galement
valuer ces dimensions grce
vos connaissances en math
matique
7
Rptez ces calculs pour
lensemble des produits afin
de dterminer la quantit
totale despace de stockage
dont vous aurez besoin
0
.
Tout au long de ce manuel, nous avons examin comment trouver les informa
tions relatives au stock disponible sur les documents de gestion de stock. Mais
comment savoir si les informations consignes sur la fiche de stock sont cor
rectes ? La seule faon den tre sr est de procder un inventaire physique.
Comme nous lavons fait remarquer au chapitre 3 :
Un inventaire physique, cest le processus consistant compter
la main le nombre total dunits de chaque produit se
trouvant un moment donn dans votre magasin ou dans votre
tablissement sanitaire.
Le Manuel de logistique
.
Rsum du chapitre
Le Manuel de logistique
Le Manuel de logistique
Objectifs
Dans ce chapitre, vous apprendrez les lments suivants :
r Le but de lestimation des besoins pour les produits de
planification familiale
r Les sources de donnes permettant de prvoir le taux
dutilisation des contraceptifs
r Comment lestimation des besoins des contraceptifs
dans le domaine de la planification familiale diffre
de lestimation des besoins pour les produits non
contraceptifs
r Comment lestimation des besoins des contraceptifs
dans le domaine de la planification familiale diffre de
lestimation des besoins pour la prvention du VIH / sida
r Vue densemble du processus destimation des besoins.
Le Manuel de logistique
Il est important pour vous de comprendre que lestimation des besoins est diffrente
dune commande de routine, qui dpend du systme de contrle dinventaire
pour justifier de lgers changements dans la consommation. Dans un exercice de
prvision, vous devez tre capable de projeter les tendances en matire dutilisation
plus long terme, et donc de vous approvisionner en consquence. Par ailleurs,
au niveau du programme, le processus dapprovisionnement est long (souvent
plus quune anne) et gnralement rigide (parce quhabituellement, il est bas
sur un contrat), et par consquent il est indispensable destimer les tendances
long terme en matire de consommation.
Lestimation des besoins est une activit primordiale cause de son impact norme
sur la capacit de lensemble du systme logistique satisfaire les six bons (voir
chapitre 1). Outre la projection de la consommation, vous devez galement vous
demander comment vos prvisions vont influencer les activits suivantes :
r TABLISSEMENT DU BUDGET. Si vous prvoyez correctement lutilisation,
serez-vous en mesure de rpondre toute la demande ? Quen est-il du
transport, de lentreposage, de la manutention, du personnel, ainsi que
des autres cots associs aux produits ayant t offerts ?
r PLANIFICATION DES APPROVISIONNEMENTS. Quand le produit doit-il
tre fabriqu, expdi et livr ?
r PLANIFICATION DU RSEAU DE DISTRIBUTION. Si les prvisions sont
correctes, quel devra tre le niveau de stock disponible pour tout le
rseau de distribution ? Y aura-t-il assez de stock de scurit dans
le systme ? Les besoins que vous avez estims sont-ils limits par
votre rseau de distribution actuel, cest--dire par votre capacit
transporter et entreposer tous les niveaux du systme ?
Le Manuel de logistique
0
Le Manuel de logistique
Statistiques de service
r Les prvisions concernant les statistiques sur le service, qui comptent soit le
la quantit distribue.
pas reprsents), ainsi que les clients qui ne doivent pas encore revenir.
Donnes dmographiques
r Les donnes dmographiques sont bases sur des sondages et des
Le Manuel de logistique
Le Manuel de logistique
Le Manuel de logistique
tous les trimestres). Mme les prvisions dmographiques sont dtermines par
la collecte systmatique de donnes ; les informations concernant les taux
dutilisation actuels et les objectifs pour les taux dutilisation futurs sont
ncessaires pour prparer une prvision dmographique.
On utilise galement lestimation des besoins pour dterminer non seulement la
quantit de marchandises quil faudra approvisionner, mais galement le person
nel qui sera ncessaire, le volume de lespace de stockage quil faudra prvoir,
ainsi que les moyens de transport qui seront ncessaires. Assurer que les respon
sables de programmes ont accs ces informations devrait faire partie des
obligations dun responsable en logistique.
aux utilisateurs ou bien les donnes sur les sorties), les statistiques de
r Les contraceptifs font souvent lobjet dun don, mais la plupart des
Le Manuel de logistique
0
| valuation du systme
logistique
Objectifs
Dans ce chapitre, vous apprendrez les lments suivants :
r Pourquoi procder lvaluation du systme
logistique ?
lamlioration du systme
Le Manuel de logistique
.
Le Manuel de logistique
Vous aurez peut-tre mme la possibilit de vous faire aider par dautres
membres du personnel du programme, ou mme vous faire accompagner
par un autre conseiller. En formant de petites quipes (par exemple de
deux personnes chacune) au cours des visites sur le terrain, vous serez en
mesure de couvrir davantage de sites. La taille de votre quipe aura galement
une incidence sur la manire dont vous effectuez les tapes 2 5.
2. Dterminez le laps de temps pour votre valuation.
Indpendamment de la taille du programme, une valuation logistique
devrait prendre au minimum deux trois semaines. Si vous avez la
possibilit de former des quipes plus petites, vous parviendrez sans
doute rduire le temps ncessaire la collecte de donnes. Le cot
de votre valuation augmente mesure que ltude se prolonge, et
il pourrait savrer difficile dobtenir les ressources financires pour
organiser une visite plus longue sur le terrain.
3. Programmez des visites sur le terrain avec votre quipe.
Aucune valuation logistique ne peut se faire partir dune chambre
dhtel ou dun bureau de programme. Des visites dans les bureaux, les
entrepts ainsi que les PPS tous les niveaux sont dune importance
cruciale pour lvaluation du systme. Prvoyez de visiter autant de
sites quil est raisonnablement possible de visiter, mais prvoyez aussi
du temps pour rdiger votre rapport et prsenter vos rsultats. Avec des
quipes plus petites, vous pourrez visiter davantage de sites. La section
suivante de ce chapitre se penchera sur le choix des sites.
4. Concevez un instrument dvaluation avec les indicateurs appropris.
Tout plan dvaluation devrait comporter une mthodologie prcise
permettant de collecter les donnes dont vous aurez besoin. Par exemple,
votre valuation abordera-t-elle des discussions sur le budget tous
les niveaux ? La surveillance ? Une valuation de ltat de stock ? En
dfinissant les questions poser durant chaque visite, vous aurez ainsi
lassurance dune analyse complte chaque niveau. En travaillant avec
de plus petites quipes, linstrument crit veillera ce que les mmes
questions soient poses toutes les entits, et que les mmes donnes
seront collectes. Votre instrument devrait comporter des indicateurs sur
le niveau de performance du programme. Plus loin dans cette section,
nous aborderons quelques principes gnraux pour vous aider laborer
des instruments et choisir les indicateurs de performance.
5.
Effectuez des visites sur le terrain, collectez et analysez les donnes.
Ce qui vous demandera le plus de temps dans votre valuation, ce sera
la collecte et lanalyse des donnes. Lorsque vous travaillez en petits
groupes, vous aurez besoin de runir votre quipe pour examiner vos
rsultats et vos observations. Dans les sections suivantes de ce chapitre,
nous aborderons les techniques dentretien et de collecte de donnes.
Le Manuel de logistique
TUDE DE CAS
Visite au Malawi
Dans lvaluation du systme logistique au
Malawi, la premire tape du conseiller et de son
homologue consista faire un diagramme du
Central
Rgional
(3)
District
(27)
PPS
(plus de 300)
Le Manuel de logistique
et
70% des entits du district ont pass commande plus souvent
quune fois tous les trois mois, bien que le personnel sache que les
taient trop longs par rapport aux niveaux actuels de max et de min.
Le Manuel de logistique
La plupart du temps, les donnes des indicateurs dans le tableau 7-1 sont collectes
via des sondages reprsentatifs dans les entits, ou via des SIGL / SGIS (systmes
de gestion de linformation sanitaire) de routine. Les indicateurs individuels
vous permettent de savoir si le systme logistique fonctionne bien, mais il ne
vous disent pas pourquoi la performance est bonne ou mauvaise. Pour identifier
les forces et les faiblesses, vous pouvez vous servir de loutil dvaluation du
systme logistique (OESL), un outil qui recueille les donnes qualitatives. Cet
outil t conu pour valuer un systme logistique national complet ainsi que
le contexte du systme. Il sagit la fois dun outil de diagnostic et de surveil
lance. Les informations rassembles sont analyses afin de dterminer les
ventuels problmes et les possibilits denqutes supplmentaires et / ou
dinterventions appropries. Voici quelques-unes des sections ainsi quun ex
emple des questions abordes dans cet outil :
r STRUCTURE DU SYSTME LOGISTIQUE. Existe-t-il une unit logistique
approprie ayant les ressources et lautorit ncessaires pour procder
des changements ? Existe-t-il une surveillance efficace tous les
niveaux, avec des politiques et des procdures crites ?
r SIGL. Le programme comprend-il les lments fondamentaux dun
SIGL ? Y expose-t-on les informations pour la prise de dcision ? Les
informations sont-elles renvoyes aux niveaux infrieurs du systme ?
r SLECTION DES PRODUITS. Existe-t-il un document de politique nationale
en matire de mdicaments ? Existe-t-il un forfait de services essentiels
? Existe-t-il une liste des mdicaments essentiels ?
r PRVISIONS. Les prvisions sont-elles faites en utilisant les donnes
sur la distribution aux utilisateurs ? Les prvisions sont-elles prpares
annuellement ? Les prvisions sont-elles valides par la comparaison entre
la consommation estime antrieure et la consommation effective ?
r ACHATS. Les plans dapprovisionnement (ou dachats) court terme
sont-ils bass sur les besoins prvus ? Quels sont les procdures et les
dlais de commande auprs des fournisseurs et des donateurs ?
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Indicateur
Dfinition
Pourcentage de la
capacit de stockage qui
rpond aux normes
acceptables
Le pourcentage de la capacit
totale dentreposage dont
le programme dispose qui
rpond aux normes accepta
bles en matire de tempra
ture, dhumidit, daration,
etc.
TABLEAU 7-1.
Cinq indicateurs
cls en matire
de logistique
Le pourcentage de points de
prestation de services (PPS)
ayant subi une rupture de
stock par quelque mthode
ou de quelque marque que ce
soit au cours des douze derni
ers mois.
Le Manuel de logistique
Indicateur
Dfinition
Pourcentage de points
de prestation de services
(PPS) dont le stock corre
spond ce qui est prvu
Remarque : ce tableau est adapt du manuel rdig par J. T. Bertrand, R. J. Magnani, et J. C. Knowles. 1994. Handbook of
Indicators for Family Planning Program Evaluation. Evaluation (contract number DPE 3060C00105400), Carolina Popula
tion Center of the University of North Carolina at Chapel Hill, Chapel Hill, N.C.
Le Manuel de logistique
Outre ces indicateurs, les donnes collectes peuvent galement tre utilises
pour calculer dautres indicateurs qui sy rapportent : dure des ruptures de
stock, pourcentage des entits actuellement en rupture de stock, etc. Les
questions supplmentaires permettent dobtenir des informations complmen
taires propos des caractristiques de la chane dapprovisionnement en train
dtre value, comme par exemple lexploitation des informations SIGL, les
procdures de commande, les systmes de transport, la surveillance, les raisons
des dsquilibres de stock, la gestion de la chane de froid, etc.
.. Utilisation dun outil dvaluation avec plusieurs
quipes
Si vous rpartissez votre groupe en quipes plus petites pour collecter les donnes
aux niveaux infrieurs, assurez-vous que chacune dispose dun exemplaire crit de
loutil dvaluation. Collectez les mmes donnes au sein de toutes les entits.
Votre valuation initiale constitue souvent un point de rfrence pour valuer la
russite des amliorations au systme que vous avez recommandes. La runion
de lensemble des indicateurs individuels permettra de mesurer le bon fonc
tionnement du systme. Les rsultats peuvent tre compars une valuation
ultrieure aprs que les mesures ont t prises.
r
Demandez la permission de prendre des notes crites.
tant donn que vous visiterez un certain nombre de sites, prenez de
donne lautorisation.
r
vitez de poser des questions qui sous-entendent que lon porte un
jugement.
Par exemple, la question Je suis certain que vous ne seriez pas idiot au
physique une fois par an parce que vous estimez que la marchandise
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dentreposage.
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sont difficiles utiliser pour effectuer les calculs dcrits dans les
chapitres prcdents.
r Vrifiez que les documents sont complets et que les calculs sont corrects.
Pour les rapports autonomes, vrifiez si le rapport squilibre
correctement. Le cas chant, vrifiez si le solde douverture du rapport
en cours est gal au solde de clture du rapport prcdent.
r Sur les documents de consommation, vrifiez que les protocoles de
distribution sont respects.
Les protocoles de distribution dterminent la quantit de chaque type de
contraceptif ou de mdicament donner chaque client. Les documents
de consommation recueillent souvent des informations concernant le
nombre de clients ayant visit la clinique. La quantit totale distribue
devrait correspondre au nombre de clients qui ont t servis.
r Vrifiez la date laquelle les rapports ont t soumis.
Si vous avez visit des entits de niveau suprieur, comparez la date
dachvement avec la date laquelle le niveau suprieur a reu le
rapport. Vrifiez que la personne responsable sait quelle date il faut
remettre le rapport au niveau suprieur. Si lentit reoit des rapports
des niveaux infrieurs, vrifiez la date laquelle ces rapports ont t
remplis et renseignez-vous pour savoir quand ils ont t reus.
r Aux entits de niveau intermdiaire, vrifiez de quelle manire les donnes
ont t regroupes et si la procdure a t correctement suivie.
Au niveau du district, et en fonction du systme de soumission de
rapport : (1) les rapports des cliniques peuvent tre agrgs, ajouts aux
donnes du district, ou soumis comme un seul rapport au niveau central
; (2) les rapports des cliniques peuvent tre regroups sur un formulaire
unique, et les donnes de district envoyes dans un rapport distinct ; ou
bien (3) les donnes du district et le rapport spar de chaque clinique
peuvent tre envoys au niveau central. Vrifiez si la procdure correcte
a t suivie et si les calculs sont exacts. Voir paragraphe 2.4.2 pour
davantage dinformations.
r valuez ltat du stock pour un chantillon de produits.
Si les donnes sur la consommation ne sont pas disponibles, utilisez
les donnes sont les sorties ainsi que les rsultats de votre inventaire
physique pour vrifier le nombre de mois de stock disponible pour un
chantillon darticles. Enregistrez cette information dans votre rapport.
avant lentretien.
n Prparez les questions lavance.
n Prsentez-vous.
n Regardez les gens dans les yeux (selon le cas).
n Soyez poli.
n Gagnez la confiance des personnes que vous interrogez en
comprend facilement.
n Ecoutez attentivement et observez ce qui se communique, la
interlocuteur.
n Remerciez vos interlocuteurs de leur temps et pour leurs informations.
n Le cas chant, envoyez votre interlocuteur un exem
Ecoutez attentivement.
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protocoles thrapeutiques ?
r Quelles sont les donnes logistiques utilises pour prendre des dcisions
? Quels sont les types de dcisions qui sont bases sur ces informations
Sil y a lieu, rencontrez les donateurs, surtout le donateur qui parraine votre
valuation, et posez-leur galement ces questions. Vos recommandations
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de service la clientle)
La faon dont vous organisez votre analyse dpend de la manire dont les prob
lmes se prsentent. Par exemple, si la plupart des problmes logistiques ont
trait la collecte de donnes, vous pourriez structurer votre analyse en fonction
des lments des indicateurs, en commenant par les rsultats concernant le
SIGL. Si le programme que vous conseillez dpend du Ministre des Finances,
vous pourriez organiser votre analyse en fonction des implications financires des
problmes que vous avez identifis.
.. Rdaction des recommandations
Vous trouverez ci-dessous la faon dont il convient de prsenter les recommandations :
r Dfinir ou exposer le problme.
Lorsque vous exposez le problme, mentionnez les indicateurs ou les
faits qui montrent que le problme est bien rel. Ajoutez galement
Le Manuel de logistique
.
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TABLEAU 7-2.
Problmes
logistiques
frquents, causes
et exemples de
solutions
possibles
Problme
Causes probables
Solutions possibles
Insuffisance de
stock
Mauvaises estimations
Augmentation saisonnire de
lutilisation du produit
Mauvaises estimations
Contraintes administratives
Excdent de stock
Excdent de
stock
Stock prim
Problme
Causes probables
Solutions possibles
Stock
endommag
Manutention inapproprie
Entreposage inadapt
Conditionnement inappropri
Marchandises rceptionnes et
distribues sont mal encodes, calculs
errons
critures tardives
Vol et chapardage
Renforcer la scurit
Documents de
stock ne cor
respondant pas
linventaire
physique
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TUDE DE CAS
Une leon sur la mise en oeuvre en Tanzanie
Les conseillers logistiques en Tanzanie recommandrent ladoption dune
srie exhaustive damliorations au SIGL ainsi quau systme de contrle
dinventaire. Au dpart, on adopta la recommandation pour un systme
de rquisition des PPS vers les districts. Mais lorsque le moment fut venu
dlaborer la stratgie de mise en oeuvre, les responsables du Ministre de
la Sant reconnurent quil ny avait pas suffisamment de fonds : en effet, il
y avait trop de personnel former au niveau des cliniques. Le systme fut
donc chang en un systme dallocation entre le district et les PPS.
Lorsque lon labore un plan de mise en oeuvre, il faut veiller ce que
les ressources ncessaires et le calendrier soient clairement prciss ; en
outre, il faut tre prt modifier une recommandation pour cadrer avec les
ressources et le temps disponibles.
TUDE DE CAS
Coordination au Malawi
la suite de lvaluation du systme, les conseillers en logistique en visite au
Malawi recommandrent la mise en oeuvre dun systme SIGL unifi pour tout
le pays. lissue dune runion de prsentation qui sest avre efficace, lunit
de sant de la reproduction, en collaboration avec dautres organisations locales
(la Christian Health Association du Malawi, les Central Medical Stores, le groupe
de formation du Ministre de la Sant, le National Family Planning Council, ainsi
que le soutien de lUSAID au projet AIDS and Family Health), prit des dispositions
pour obtenir laffectation provisoire de formateurs pendant plus de six mois,
pour leur permettre de dispenser une formation. LUSAID accepta de payer
les frais de la formation pour plus de 1.000 personnes. Le Fonds des Nations
unies pour la population (FNUAP) couvrit une partie des cots ncessaires
limpression des nouveaux formulaires SIGL. La British Department for
International Development renfora son soutien pour les produits contraceptifs.
Ce genre de collaboration russie aurait t impossible sans la prsence de
toutes les parties intresses lors de la runion de prsentation.
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Composante du
programme de PF
Exemples dinteraction
Prestation de services
Systmes dinformation
de gestion
Information, ducation
et communication
Formation
Gestion du personnel
Politique
Finances
Recherche
TABLEAU 7-3.
Exemples
dinteractions
entre les
conseillers et le
personnel
Le Manuel de logistique
.
logistique :
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r SIGL
r Achats
r Entreposage et stockage
r Distribution
r Politique
r Adaptabilit.
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Glossaire
Glossaire
ajustements. Changements effectus lorsque les quantits dun
produit sont distribues vers une autre entit (ou reues de cette
dernire) au mme niveau dans le rseau de distribution. Parfois
utilis pour justifier certaines corrections administratives : par
exemple, un inventaire qui ne correspondrait pas aux quantits
reprises sur les documents de gestion de stock.
approvisionnements. Terme utilis de manire interchangeable avec
stock, produits de base, biens, produits, et autres termes repris
dans ce manuel pour dsigner lensemble des articles qui circulent
dans un systme logistique.
bnficiaires. Personnes qui reoivent les produits. Dans ce manuel,
ce terme est utilis de manire interchangeable avec les termes
clients et utilisateurs.
biens. Terme utilis de manire interchangeable avec les termes
stock, produits de base, approvisionnements, produits et autres
termes repris dans ce manuel pour dsigner lensemble des articles
qui circulent dans un systme logistique.
bon de commande et de sortie. Document de mouvement de stock
utilis dans un systme de distribution dit de rquisition, et qui
reprend les articles et les quantits demands par une entit,
ainsi que la quantit rellement distribue.
bon de sortie ou bordereau de livraison. Document de mouvement
de stock utilis dans un systme de distribution dit dallocation,
et reprenant les articles et les quantits de produits livrs une
entit donne.
bordereau demballage. Document de mouvement de stock envoy
avec les produits, et qui reprend les noms et les quantits de
chaque produit expdi. Saccompagne gnralement dune fiche
de rception.
clients. Ceux qui reoivent les produits. Terme utilis de manire
interchangeable avec utilisateurs et bnficiaires dans le cadre de
ce manuel.
compte rendu dvaluation. Rapport qui (1) informe les niveaux
infrieurs de leurs rsultats, donnant dans certains cas des infor
mations complmentaires propos des rapports soumis par
dautres entits ; et (2) permet aux responsables des niveaux
suprieurs de connatre la performance du systme.
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