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Réglementation

COMMANDE PUBLIQUE

Des clauses adaptées aux marchés de maintenance

Le CCAG fournitures courantes et services (CCAG-FCS) est un outil contractuel indispensable en matière de maintenance de bâtiments. Il doit être adapté en fonction des projets pour intégrer notamment la logique de l’engagement de services. Conseils de praticiens pour ne pas se perdre dans une nomenclature complexe.

Par MIKE SISSUNG, conseil en ingénierie immobilière, chargé de cours à l’université de Paris XII, et DIDIER ADDA, conseil en propriété industrielle (juriste), ancien acheteur public.

S elon la norme EN 13306 «Mainte- nance - Terminologie de la mainte- nance », la maintenance se définit

comme «l’ensemble de toutes les actions techniques, administratives et de manage- ment durant le cycle de vie d’un bien, desti- nées à le maintenir ou à le rétablir dans un état dans lequel il peut accomplir la fonction requise ». Les marchés de maintenance des bâtiments de l’Etat, des collectivités terri- toriales, des offices HLM et autres entités soumises au Code des marchés publics ou à l’ordonnance du 6 juin 2005 peuvent faire référence au CCAG-FCS (1). Si la part des travaux se révèle inférieure aux prestations de maintenance, le CCAG-FCS est conseillé. Si le montant s’avère supérieur, il est alors préférable de dissocier les travaux de la maintenance, dans le cadre de deux lots séparés (voire d’un lot unique si cela est juridiquement possible). Le CCAG-FCS apparaît comme un bon outil de base en tant que document de référence. De plus, il contient des articles dédiés, bien que génériques, à la maintenance:

l marchés comportant des prestations de maintenance, article 10.1.4; l pénalités pour indisponibilité dans les mar- chés de maintenance, article 14.2; l maintenance des prestations, article 27. Mais la complexité de cette matière oblige le rédacteur du marché ou de l’accord-cadre à compléter le CCAG-FCS ou à y déroger afin de prendre en compte l’ensemble des compo-

santes du projet (voir tableau ci-contre).

Engagement de services

Aujourd’hui, l’exigence première en matière de maintenance devient l’engagement de services et non plus les réparations. Cela ressort des logiques normatives en matière de maintenance industrielle et informatique.

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Articles du CCAG-FCS et prestations de maintenance

Numéro et intitulé de l’article du CCAG-FCS

Commentaire

 

admission

ne concerne que l’abonnement de maintenance. L’admission est périodique: mensuelle, trimestrielle, annuelle…

Article 2 - Définitions

réfaction

n’a pas de raison d’être ; la logique du bonus-malus est préférable au regard du respect de l’engagement de services.

réserves

selon le CCAG, la formulation de réserves bloque les paiements ; il est donc important d’y déroger.

Article 5.1 – Obligation de confidentialité

compléter en fonction du niveau de sécurité et de confidentialité du projet.

à

Article 5.2 – Protection des données à caractère personnel

concerne notamment la gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO).

 

à

développer notamment dans le cahier des clauses techniques

Article 5.3 – Mesures de sécurité

particulières (CCTP) au regard des équipements et installations. La mise en sécurité au regard des personnes est une exigence incontournable.

Article 6.1 – Protection de la main- d’œuvre et conditions de travail

très complexe à compléter en fonction du type de maintenance des locaux, des équipements

 

Il

est important de comparer les limites d’assurance de chaque

Article 8 – Réparation des dommages

candidat en tenant compte du niveau de leurs limitations car elles ont une incidence sur le coût de la maintenance.

Article 9 – Assurance

à rendre opérationnel en fonction des coûts. Lire les articles 8 et 9.

Article 10.1.4 – Marchés comportant des prestations de maintenance

à adapter et à compléter dans le CCTP et le CCAP

(cahier des clauses administratives particulières).

 

• paiement de la prise en mains à l’issue du constat positif ;

Article 11.8 – Paiement pour solde et règlements partiels définitifs

• paiement périodique de l’abonnement de maintenance ;

• paiement à l’issue de la réversibilité s’il y en a une.

Article 13.2 – Expiration du délai d’exécution

à rendre plus opérationnel dans le CCTP et le CCAP.

Article 13.3 – Prolongation du délai d’exécution

à rendre plus opérationnel.

Article 14.2 – Pénalités pour indisponibilité dans les marchés de maintenance

à compléter en fonction de l’engagement de services ; pénalités

déclencher après notification et à déduire des périodes d’abonnement concernées.

à

Article 17 – Matériels, objet et approvisionnement confiés au titulaire

à

compléter en fonction du projet.

Article 18 – Aménagement des locaux destinés à l’installation du matériel objet du marché

à

étendre au local ou locaux mis à disposition du titulaire.

Articles 22 à 25 – Opérations de vérification

y

déroger car peu adapté à la maintenance.

Article 26 – Transfert de propriété

à

étendre aux pièces détachées et au matériel de rechange.

Article 27 – Maintenance des prestations

à

compléter en fonction du projet.

LE MONITEUR _ 4 avril 2014

Définitions résultant de la norme NF EN 13306, octobre 2010 « Maintenance - Terminologie de la maintenance »

Inspection

examen de conformité réalisé en mesurant, en observant ou en testant les caractéristiques significatives d’un bien.

Révision

ensemble complet d’actions de maintenance préventive réalisées afin de maintenir le niveau requis de performance d’un bien.

Réparation

actions physiques exécutées pour rétablir la fonction requise d’un bien en panne.

Dépannage

action physique exécutée pour permettre à un bien en panne d’accomplir sa fonction requise pendant une durée limitée jusqu’à ce que la réparation soit exécutée.

Diagnostic de panne

actions menées pour la détection de la panne, sa localisation et l’identification de la cause.

Amélioration

ensemble des mesures techniques, administratives et de management, destinées à améliorer la fiabilité et/ou la maintenabilité et/ou la sécurité d’un bien, sans changer la fonction d’origine.

Modification

ensemble des mesures techniques, administratives et de management destinées à changer une ou plusieurs fonctions d’un bien.

L’engagement de services permet d’optimiser la gestion des risques en cas de non-confor- mité des services de maintenance. Cet enga- gement recouvre:

l la mise en sécurité; l la restauration du niveau de qualité attendu pour les équipements et installations utili- sés par les usagers du bâtiment (éclairage, chaleur, sanitaires, etc.), selon des conditions prédéfinies de seuils de conformité (voire de critères de qualité), que la restauration s’ef- fectue par une réparation ou par une solution de substitution conforme aux exigences de sécurité. D’autres aspects sont à prendre en compte. Ainsi, les délais d’exécution prévus par le CCAG-FCS nécessitent des adaptations selon le type de bâtiment, d’installation et d’équipement, et le niveau désiré de main- tenance; mais aussi selon l’engagement de services en matière de disponibilité du service offert pour maintenir les installations et équipements, voire les exploiter si le cahier des charges le prévoit. De même, les dispositions relatives aux vérifications occasionnent des compléments mais aussi des dérogations. Par exemple:

l le constat de prise en mains par la per- sonne publique est en général à exclure pour les petites interventions de maintenance (faute d’existence réelle de prise en mains); l des vérifications périodiques des presta- tions en fonction de la conformité à l’engage- ment de services sont à prévoir; l à la fin du contrat, il faut coordonner le prononcé du constat de fin de réversibilité (2) réalisée par le titulaire sortant avec le constat de fin de prise en mains effectuée par le nouveau titulaire. Enfin, les modalités d’application des péna- lités doivent prendre en compte le niveau de conformité à l’engagement de services du projet. Elles ne doivent plus reposer sur les retards de réparation. Pour certains ache- teurs publics, les pénalités apparaissent comme un levier financier. Mais d’autres commencent à s’apercevoir qu’elles sont un facteur de surcoût, car si les pénalités sont fortes, les prestataires intègrent un taux de risque supplémentaire dans leurs prix, ou ne font pas de remises intéressantes. Ce surcoût devient très important si les pénalités ne sont pas limitées et si elles sont déclen-

EN SAVOIR PLUS

Ouvrages de Didier Adda et Mike Sissung, publiés aux Editions Le Moniteur :

• « Outils pour sécuriser les contrats de maintenance des bâtiments », décembre 2013, 362 pages ; • « Contrats et marchés de maintenance d’immeubles », commentaire détaillé de la norme EN 13269-2006, édition 2007 (à la demande).

chées automatiquement, sans notification. Néanmoins, la jurisprudence actuelle invite l’acheteur à faire une application raisonnée des pénalités de retard en sanctionnant leur usage manifestement excessif. Les juges vont même jusqu’à moduler leur montant «si ces pénalités atteignent un montant mani- festement excessif ou dérisoire eu égard au montant du marché » (3). Toutefois, l’inacti- vation des pénalités entraîne des surcoûts.

Normalisation

Les rédacteurs ne peuvent ignorer la termi- nologie (4) ni les clauses recommandées (5) issues de la normalisation, à intégrer dans le marché ou l’accord-cadre de maintenance. Ces éléments normatifs sont à mentionner dans le cahier des clauses techniques particu- lières (CCTP) mais aussi dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). La norme NF EN 13306 facilite à cet égard l’emploi d’un vocabulaire technique plus approprié que le langage commun, propice à l’usage de faux amis (voir tableau ci-dessus). n

(1) Cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services. (2) La réversibilité englobe les actions à mener à l’arrivée du terme du contrat (remise de la documentation, des informations de GMAO, de l’état des lieux, etc.). (3) Fiche technique de la DAJ « Les pénalités de retard dans les marchés publics », mise à jour le 17 septembre 2012. (4) NF EN 13306, octobre 2010, «Maintenance - Terminologie de la maintenance ». (5) NF EN 13269, novembre 2006, «Maintenance - Lignes directrices pour la préparation des contrats de maintenance ».

CE QU’IL FAUT RETENIR

Le CCAG-FCS apparaît comme un bon outil de base en tant que document de référence pour les marchés de maintenance. Mais la complexité de la matière oblige le rédacteur du marché ou

de l’accord-cadre à compléter ou à déroger

à ce CCAG, pour prendre en compte toutes

les composantes du projet. De plus, il ne

peut ignorer la terminologie ni les clauses recommandées issues de la normalisation,

à intégrer dans le marché ou l’accord-cadre de maintenance. Ces éléments normatifs

sont à mentionner dans le CCTP (cahier des clauses techniques particulières) mais aussi dans le CCAP (cahier des clauses administratives particulières). Aujourd’hui, c’est l’engagement de services (mise en sécurité, disponibilité, critères de qualité…) qui devient l’exigence première pour la maintenance et non plus les réparations. Cela ressort des logiques normatives en matière de maintenance industrielle et informatique. L’engagement de services permet d’optimiser la gestion

des risques en cas de non-conformité des services de maintenance. Les modalités d’application des pénalités doivent impérativement prendre en compte le niveau de conformité à l’engagement de services (disponibilité et critères de qualité). Si, pour certains acheteurs publics, les pénalités apparaissent comme un levier financier, d’autres commencent à s’apercevoir qu’il s’agit d’un facteur de surcoût. Et ce surcoût peut devenir très important.

4 avril 2014 _ LE MONITEUR

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