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Charte D'audit Interne Adaptée Au Secteur Collectivités Territoriales PDF
Charte D'audit Interne Adaptée Au Secteur Collectivités Territoriales PDF
interne
Groupe Professionnel « Collectivités
Territoriales »
REMERCIEMENTS
L’IFACI tient tout particulièrement à remercier les membres du Groupe Professionnel « Collectivités
territoriales » qui ont contribué aux différentes phases de production de ce dossier :
Isabelle Duchefdelaville, Inspectrice Générale, Ville de Paris ;
Jean‐Baptiste Gamas, Chef de projet, IFACI ;
Brigitte Joseph‐Jeanneney, Directrice Générale de l’Inspection Générale, Ville de Paris ;
Danièle Lamarque, Chef du service des Relations Internationales et Européennes, Cour des Comptes ;
Marc Nouaille, Directeur de l’Inspection Générale, Conseil Général du Val de Marne ;
Sophie Penvern, Auditrice Interne, Conseil Général de l’Essonne ;
Xavier Pyronnet, Administrateur Territorial HC, Inspection Générale, Conseil Régional Ile de France
Angélique Sloan, Directeur Adjoint de la Délégation à l’Evaluation des Politiques et à l’Audit, Conseil
Général des Hauts de Seine ;
Dominique Rohmer, Inspecteur Général, Conseil Régional de Bretagne
Hervé Sadoul, Inspecteur Général, Conseil Général, Pas de Calais
Julie Smith, Directeur de la Délégation à l’Evaluation des Politiques et à l’Audit, Conseil
Général des Hauts de Seine ;
Carine Vigna‐Lobia, Chef du Centre Audit Interne, Communauté Urbaine de Bordeaux
ISBN : 978‐2‐915042‐26‐9
Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur,
ou de ses ayants droits, ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1er de l’article 40).
Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon
sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.
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PREAMBULE
L’élargissement du champ de compétence des collectivités territoriales consécutif aux
différentes vagues de décentralisation a pour corollaire la nécessité de structurer et de
renforcer les fonctions de contrôle.
Par ailleurs, en vertu de l’article L 1611‐4 du Code général des collectivités territoriales
(CGCT), les « associations, œuvres et entreprises subventionnées » peuvent être soumises au
contrôle des délégués de la collectivité qui leur a accordé une subvention. Tous les
groupements, associations, oeuvres ou entreprises privées qui ont reçu dans l’année en
cours une ou plusieurs subventions sont tenus de fournir à l’autorité qui a mandaté la
subvention, des comptes certifiés ainsi que tout document faisant connaître les résultats de
son activité (sans intervention obligée d’un commissaire aux comptes).
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INTRODUCTION
Pour évaluer le contrôle interne, les services d’audit interne 1 des collectivités territoriales
disposent de peu de textes spécifiques. C’est la raison pour laquelle, en matière d’audit, le
cadre de référence adopté est généralement celui du Cadre de Référence international des
pratiques professionnelles de l’audit interne. La mise en place de l’audit doit s’appuyer sur
une charte d’audit interne comprenant notamment les éléments suivants :
- la définition de la mission, des pouvoirs, du champ et des responsabilités de l’audit
interne en cohérence avec la définition de l’audit interne (cf. p.5) et les normes de
l’audit interne ;
- le positionnement du service d’audit interne dans l’organisation ;
- l’autorisation d’accès aux documents, aux personnes et aux biens nécessaires à la
réalisation des missions ;
- les relations de l’audit interne avec les différents organes de contrôle ;
- la définition de la nature des missions d’assurance et de conseil réalisées pour la
collectivité territoriale ;
- la définition du champ des activités d’audit interne ;
- le déroulement d’une mission d’audit interne et notamment les modalités de mise en
œuvre des rapports.
En s’appuyant sur ces éléments, le Groupe Professionnel collectivités territoriales de l’IFACI
propose le modèle de charte d’audit suivant.
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Selon les collectivités territoriales, l’audit peut être assuré soit par un service d’audit interne, soit par une
inspection. Par conséquent, l’appellation service d’audit interne qui est utilisée ici peut être également
comprise comme une inspection.
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CHARTE D’AUDIT INTERNE
L’audit interne a pour fonction d’évaluer les processus de décision et de gestion interne, de
management des risques et de contrôle au sein d’une organisation.
La définition de l’audit interne donnée par l’Institut international des auditeurs internes (IIA)
et l’Institut français de l’audit et du contrôle internes (IFACI) est la suivante :
« L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une
assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les
améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de
gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer son efficacité ».
La charte d’audit interne est établie conformément à la Norme 1000 du cadre de référence
international des pratiques professionnelles de l’audit interne qui précise :
« La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l’audit interne doivent être formellement
définis dans une charte d’audit interne, être cohérents avec la définition de l’audit interne, le
code de déontologie ainsi qu’avec les normes. Le responsable de l’audit interne doit revoir
périodiquement la charte d’audit interne et la soumettre à l’approbation de la Direction
générale et du Conseil ».
Dans les collectivités territoriales, cette charte d’audit interne est approuvée et signée par le
Président de l’exécutif territorial ou, par délégation, le directeur général des services. Elle est
diffusée à l’encadrement.
1. Rôle et missions du Service d’audit interne
1.1. Périmètre du contrôle
Le service d’audit interne conduit des missions d’audit et de conseil auprès des services de la
collectivité. Il peut être amené à intervenir auprès des établissements, sociétés, associations
et organismes qui lui sont liés par voie conventionnelle ou contractuelle.
En application de l’article L 1611‐4 du CGCT, il est notamment habilité à contrôler l’utilisation
que les personnes morales de droit privé font des subventions allouées.
1.2. Nature du contrôle
Dans le cadre de ses activités de contrôle, le service d’audit interne s’assure de la bonne
application des textes législatifs et règlementaires et vérifie le respect des délibérations,
arrêtés et instructions pris par la collectivité (contrôle de régularité). Il examine également
le respect des conventions conclues avec les organismes liés à la collectivité territoriale.
En complément de ce contrôle de régularité, le service d’audit interne a le souci de
rechercher à la fois l’efficacité et l’efficience du service public. Il peut également jouer un
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rôle de conseil en matière d’organisation et de fonctionnement des services, sans
s’impliquer dans les opérations.
Si l’évaluation des politiques publiques fait partie des missions du service d’audit interne,
cela doit être mentionné dans la charte. Toutefois, un document distinct peut aussi être créé
pour ce type d’évaluation.
Le service d’audit interne peut également être diligenté pour la réalisation d’enquêtes
administratives sur des comportements individuels ou collectifs d’agents qui peuvent
déboucher sur des mesures disciplinaires (exclusion temporaire, révocation…). Dans ce cas, il
s’agit de missions spéciales qui ne relèvent pas de l’application des normes professionnelles
de l’audit interne.
2. Positionnement de l’audit interne et programmation de ses interventions
Le service d’audit interne est placé sous l’autorité directe du Président de l’exécutif ou du
Directeur général des services.
Le responsable du service d’audit interne propose une programmation qui s’appuie sur une
approche par les risques.
Le Président de l’exécutif arrête le programme d’audit et signe la lettre de mission au service
d’audit interne.
Le Président de l’exécutif et le Directeur général des services peuvent décider le
déclenchement de nouvelles missions d’audit et modifier le programme initial.
3. Principes d’action et modes d’intervention
3.1 Règles de déontologie et normes professionnelles
Les auditeurs internes s’engagent à respecter, dans l’exercice de leurs missions, les normes
professionnelles et les règles de déontologie de la profession:
- intégrité : les auditeurs doivent accomplir leurs missions avec honnêteté, diligence et
responsabilité, qualités fondant la confiance et la crédibilité accordées à leur
jugement ;
- objectivité : les auditeurs montrent le plus haut degré d’objectivité professionnelle
en collectant, évaluant et communiquant les informations relatives à l’activité ou au
processus examiné. Les auditeurs s’abstiennent d’intervenir dans les services dans
lesquels ils ont exercé récemment des responsabilités de direction (dans l’année
précédente, selon les Normes), évitant ainsi tout conflit d’intérêt.
Les auditeurs internes évaluent tous les éléments pertinents sans se laisser influencer
dans leur jugement ;
- confidentialité : les auditeurs internes respectent la valeur et la propriété des
informations qu’ils reçoivent ; ils ne divulguent ces informations qu’avec les
autorisations requises, à moins qu’une obligation légale ou professionnelle ne les
oblige à le faire ;
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- compétence : les auditeurs internes doivent s’engager seulement dans les missions
pour lesquelles ils ont les connaissances et l’expérience nécessaire. Ils doivent
continuellement améliorer leurs compétences, l’efficacité et la qualité de leurs
travaux. Si nécessaire, le service d’audit interne peut faire appel à des ressources
externes.
3.2 Indépendance
Le responsable de l’audit interne doit relever d’un niveau hiérarchique suffisant au niveau de
la collectivité pour permettre au service d’audit interne d’exercer ses responsabilités. Ce
rattachement peut s’effectuer soit au niveau de l’exécutif de la collectivité territoriale soit au
niveau du Directeur général des services, ce dernier étant le responsable du contrôle interne
comme de la bonne marche de l’administration.
3.3 Modes d’intervention
Le contrôle s’effectue sur pièces et sur place. Pour ce faire, les auditeurs adressent aux
dirigeants concernés la liste des documents qu’ils doivent examiner et établissent un projet
de planning des entretiens avec les personnes concernées par l’audit.
Les auditeurs mettent en œuvre des outils et méthodes d’audit qui leur permettent de
détecter et d’évaluer les risques et de corroborer leurs études préliminaires par tous
moyens.
Par exemple :
‐ production de budgets, comptes administratifs, documents comptables et des pièces
justificatives ;
‐ production par l’audité de documents descriptifs : délibérations, arrêtés, organigramme
fonctionnel, fiches de procédures, diagrammes de circulation des documents, données
statistiques, etc. ;
‐ entretiens ;
‐ questionnaires écrits préalables à la mission sur place, en cours de mission ou après la fin
de la mission sur place ;
‐ analyse des fichiers informatiques ;
‐ observations physiques (par exemple, stocks) ;
‐ etc.
3.4 Droit d’accès
Dans l’exercice de leurs missions, les auditeurs internes ont accès à tous documents,
systèmes d’information, personnes et biens physiques nécessaires à la bonne réalisation des
missions. Les audités sont tenus de fournir aux auditeurs toutes les informations
demandées. Les documents et informations confiés à l’audit interne durant la mission sont
traités conformément au niveau de confidentialité requis, selon le type de documents.
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4. Déroulement des missions
Une lettre de mission est établie avant toute intervention. Elle définit les objectifs, le
périmètre de la mission et précise les éléments nécessaires à une compréhension réciproque
entre l’auditeur interne et les services audités (objet, cadre, date et durée de la mission).
Cette lettre est adressée au responsable de l’entité ou du service audité.
La mission se déroule en 5 phases :
- la phase de préparation permet aux auditeurs de s’approprier le sujet et d’en
préciser le périmètre. Ils recueillent notamment la vision et les attentes des
responsables directement concernés par la mission d’audit. Ces attentes sont prises
en compte dans le travail des auditeurs si elles entrent dans le champ de la mission ;
- la phase de réalisation débute en général par une réunion d’ouverture avec les
responsables et a pour but de rappeler l’objet de la mission, de définir les conditions
matérielles ; elle permet de confirmer des rendez‐vous et des contacts. La présente
charte est remise dès la prise de contact. Durant la phase de réalisation, les auditeurs
recherchent, par analyse de documents et par entretiens, comment sont maîtrisés les
différents risques des processus identifiés dans la structure auditée ;
- la phase de restitution : les constatations et recommandations sont portées à la
connaissance des audités, au fur et à mesure du déroulement de la mission. Des
points d’étape peuvent être réalisés en cours d’audit. Les réponses des responsables
de l’entité auditée sont un élément de validation et de correction pour l’auditeur
sans attendre la fin de la mission ; elles permettent éventuellement de corriger
l’appréciation de l’auditeur et de réorienter ses travaux.
Chaque mission donne lieu à une réunion de clôture sur place qui a pour objectif :
• d’informer les responsables de l’entité auditée sur les constatations ;
• de valider les constats ;
• de présenter les recommandations ;
• d’inciter les responsables de l’entité à mettre en œuvre les premières
mesures correctives.
Cette phase se conclut par un projet de rapport d’audit.
- la procédure contradictoire : le rapport provisoire, ou projet de rapport, est transmis
à l’entité auditée pour qu’elle puisse faire connaître par écrit ses observations qui
seront reprises dans le rapport définitif, issu de cette phase contradictoire.
La charte précise le délai de réponse des audités.
Un plan d’actions est arrêté avec le Directeur général des services et la structure
auditée, avec un calendrier de mise en œuvre et la désignation d’un responsable.
- le rapport définitif, accompagné du plan d’actions, est adressé par la direction
générale des services aux responsables opérationnels concernés et à l’entité auditée.
La charte d’audit interne précise les règles de publication et de diffusion du rapport.
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5. Le suivi des plans d’actions 2
Le service d’audit interne assure le suivi des dispositions prises pour mettre en œuvre les
préconisations. Les auditeurs internes procèdent ainsi sur place aux entretiens nécessaires
et/ou se font communiquer les documents attestant de la mise en œuvre des plans
d’actions.
Le Président de l’exécutif a connaissance de l’état d’avancement de la mise en œuvre des
recommandations. Les missions sont déclarées achevées lorsque le plan d’action est mis en
œuvre ou lorsque l’exécutif/la direction générale a renoncé à la mise en place du plan
d’actions et, par conséquent, a accepté le risque identifié.
Le bilan annuel du service d’audit interne comprend une partie relative à la mise en oeuvre
des plans d’actions.
2
cf. le document « Le suivi des recommandations » publié par le Groupe professionnel en septembre 2008