Version Provisoire Manuel de Procedures Financieres Et de Passation de Marche

UNITE DE GESTION DU PROJET
MANUEL D’EXECUTION DU PNMP-CI

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UGP
MEP 2
PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE

REVISE
Avril 2020
SOMMAIRE
Version: Provisoire
SOMMAIRE
PREALABLE.........................................................................................................................8
TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS....................................................................................9
CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET ORGANISATION DU MANUEL..........................................16
1.1. OBJECTIFS DU MANUEL.....................................................................................17
1.2. ORGANISATION DU MANUEL...........................................................................17
1.3. MISE A JOUR DU MANUEL.................................................................................17
1.3.1. MODIFICATION DES PROCEDURES..............................................................17
1.3.2. METHODOLOGIE DE MISE A JOUR...............................................................18
1.3.3. RESPONSABILITES DE LA TENUE, DE LA MISE A JOUR DU MANUEL 18
CHAPITRE II : ORGANISATION ET GESTION DE L’UGP.........................................................19
2.1. PRESENTATION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’UGP......20
2.1.1. CADRE INSTITUTIONNEL...............................................................................20
2.1.2. RELATIONS DE L’UGP AVEC L’UNACOOPEC-CI, LE COMITE
DIRECTEUR ET LE COMITE TECHNIQUE....................................................................21
CHAPITRE III : DESCRIPTION DES TACHES ET RESPONSABILITES.........................................23
3.1. DESCRIPTION DES FICHES DE POSTE..............................................................24
3.1.1. COORDONNATEUR DU PROJET.....................................................................24
3.1.2. RESPONSABLE DU SUIVI -EVALUATION DES PROJETS ET
PROGRAMMES...................................................................................................................25
3.1.3. RESPONSABLE ADMINISTRATIF, FINANCIER ET COMPTABLE............26
3.1.4. RESPONSABLE PASSATION DES MARCHES...............................................27
3.1.5. ASSISTANTE DE DIRECTION..........................................................................29
3.1.6. COMPTABLE......................................................................................................30
CHAPITRE IV : DESCRIPTION DES PROCEDURES.................................................................31
4.1. COURRIER DEPART..............................................................................................32
4.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................32
4.1.2. REGLES DE GESTION.......................................................................................32
4.1.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS...........................................................32
4.1.4. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................32
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MEP 3
UGP PRESENTATION ET ORGANISATION
SOMMAIRE
REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
4.2. COURRIER ARRIVEE............................................................................................34

4.3. CIRCULATION DE L’INFORMATION................................................................36
CHAPITRE V : GESTION DE LA TRESORERIE........................................................................37
5.1. GESTION DE LA CAISSE......................................................................................38
5.1.2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE............................................38
5.1.5. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................38
5.2. GESTION DU COMPTE SPECIAL........................................................................40
5.2.1. OBJET...................................................................................................................40
5.2.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................40
5.3. GESTION BUDGETAIRE.......................................................................................43
5.3.1. ELABORATION DU BUDGET..........................................................................43
5.3.1.1. OBJET...................................................................................................................43
5.3.1.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................43
5.3.1.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................43
5.3.2. SUIVI BUDGETAIRE.........................................................................................46
5.3.2.1. OBJET...................................................................................................................46
5.3.2.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................46
5.4. MODES DE DECAISSEMENTS.............................................................................48
5.4.1. LE PAIEMENT DIRECT.....................................................................................48
5.4.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................49
5.4.1.2. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................49
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MEP 4
SOMMAIRE
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Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire

5.4.1.4. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................49
5.5. LE REMBOURSEMENT.........................................................................................51
5.6. MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE..........................................54
5.6.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................54
CHAPITRE VI : REGLEMENT DES FACTURES........................................................................56
6.1. REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE..................................................57
6.1.3. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE............................................57
6.2. REGLEMENT DES FACTURES PAR PAIEMENT DIRECT...............................60
CHAPITRE VII : COMPTABILITE ET REPORTING FINANCIER.................................................62
7.1. GENERALITES.......................................................................................................63
7.2. COMPTABILITE.....................................................................................................65
7.2.1. CADRE COMPTABLE GENERAL....................................................................65
7.2.2. CADRE COMPTABLE ANALYTIQUE.............................................................66
7.2.3. PRINCIPE D’EQUILIBRE ENTRE LES EMPLOIS ET LES RESSOURCES. .66
7.2.4. COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS..........................................66
7.2.5. PRINCIPE DE SAISIE DES PIECES COMPTABLES.......................................67
7.3. ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE.................................................68
7.3.1. ORGANISATION COMPTABLE.......................................................................68
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SOMMAIRE
REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
7.3.2. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES..................................................68

7.4. TRAVAUX DE CLOTURE COMPTABLE (INVENTAIRE)................................71
7.4.1. GENERALITES...................................................................................................71
7.4.2. BALANCE DE CLOTURE..................................................................................71
7.4.3. ÉTABLISSEMENT DES ETATS FINANCIERS................................................71
7.5. PLAN COMPTABLE DU PROJET PNMP.............................................................72
7.6. GUIDE DE COMPTABILISATION........................................................................75
7.6.1. DEMANDE DE FONDS POUR LE FONCTIONNEMENT DE L’UGP............75
7.6.2. DEMANDE DE FONDS POUR LE COMPTE DES INSTITUTIONS..............76
7.6.3. ACQUISITION D’IMMOBILISATION PAR L’UGP........................................78
7.6.4. PRISE EN CHARGE D’UNE DEPENSE............................................................79
CHAPITRE VIII : AUDIT.......................................................................................................80
CHAPITRE IX : PASSATION DE MARCHES............................................................................82
9.1. PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES..............................................83
9.1.2. APPLICATION....................................................................................................83
CHAPITRE X : MARCHES DES BIENS ET TRAVAUX...............................................................88
10.1. MARCHE DES BIENS ET TRAVAUX..................................................................89
10.1.3. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS...........................................................89
10.2. CHAMP D'APPLICATION.....................................................................................90
10.2.1. PRINCIPES...........................................................................................................90
10.2.2. ETAPES DE LA PROCEDURE..........................................................................91
10.2.3. MARCHES DE TRAVAUX................................................................................91
CHAPITRE XI : MARCHES DE CONSULTANTS.......................................................................95
11.1. LE MARCHE DE CONSULTANTS.......................................................................96
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SOMMAIRE
REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire

11.1.5. CHOIX DE LA METHODE.................................................................................97
11.2. SELECTION BASEE SUR LA QUALITE ET LE COUT......................................98
11.3. SELECTION FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS....104
11.3.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................104
11.3.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................104
11.3.3. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS.........................................................104
11.3.4. CHAMP D'APPLICATION...............................................................................104
11.4. SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUELS (CI)....................................107
11.4.3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE.............................................................107
CHAPITRE XII : MARCHES DE FOURNITURES....................................................................108
12.1. TRAITEMENT DES DEMANDES D’ENGAGEMENT......................................109
12.1.3. CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE.........................................109
12.2. APPEL D’OFFRE INTERNATIONAL.................................................................109
12.3. APPEL D’OFFRE NATIONAL.............................................................................111
12.4. CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L’ECHELON NATIONAL............113
CHAPITRE XIII : RECEPTION DES TRAVAUX DE CONSULTANTS ET FOURNITURES..............115
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MEP 7
SOMMAIRE
REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
13.1. RECEPTION DES SERVICES DE CONSULTANTS..........................................116

13.1.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS.........................................................116
13.2. RECEPTION DES FOURNITURES.....................................................................118
13.2.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS.........................................................118
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UGP
MEP 8
PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE

REVISE
Avril 2020
PREALABLE
Version: Provisoire
PREALABLE
Le manuel contient les procédures qui définissent les modes d’acquisitions de Biens, Travaux
et de services connexes dans le cadre du Programme Nationale de Microfinance Participative
de Côte d’Ivoire (PNMP-CI).
La mise en place de procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :
 Fournir un cadre formel d’exécution des opérations qui soit conforme :
 aux principes et règles de bonne gestion généralement admis ;

 aux codes des marchés publics ;
 à toute autre législation ivoirienne.
 Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par

une définition précise des postes et des attributions afférentes ;
 Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits
d’information (circulation des documents) ;
Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace et évolutif.
Le présent manuel a été conçu selon les dispositions de l’accord de Financement référencé
CIV-0029 et les directives pour l’acquisition de biens, travaux et services connexes dans le
cadre des projets financés par la banque islamique de développement (BID).
Le manuel a pour objectif de doter les animateurs de l’Unité de Gestion du Projet (UGP) d’un
outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations du
Programme National de Microfinance Participative en Côte d’Ivoire (PNMP-CI).
Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de

gestion qui doit se traduire pour l’UGP par des contrôles réguliers afin de pallier les différents
risques pouvant résulter de fraudes (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences,
d'erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien). Il revient au
Coordonnateur du Projet de veiller au respect des dispositions du manuel. Toute difficulté
d’application rencontrée par les agents, devra être remontée au niveau Supérieur par les voies
appropriées afin de faire l’objet d’une révision le cas échéant.
C’est à la seule condition de l’application stricte des procédures que l’UGP peut
s’assurer d’une gestion efficace et efficiente du Projet.
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UNITE DE GESTION DU PROJETS
UGP
MFPM 9
PRESENTATION ET ORGANISATION REVISE

REDIGE
Avril 2020
TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS
Version: Provisoire
Sigles/Termes Définitions
AC Avis de crédit
AD Assistante de Direction
ANO Avis de Non-Objection
AOI Appels d'Offres International
AON Appels d'Offres National
BC Bon de Commande
BID Banque islamique de développement
BL Bon de livraison
CD Comité Directeur
CP Coordonnateur du Projet
CP Coordonnateur du Projet
CSE Cellule de Suivi Evaluation
CT Comité Technique
DAO Dossier d'Appel d'Offres
DMP Direction des marchés publics
DP Dette Publique
DP Demande de Proposition
DPD Demande de Paiements Directs
Demande de reconstitution de fonds ou Demande de retrait d
DRF
fonds
FDC Fonds de Contrepartie
IMF Institution de microfinance
IMF Institutions de microfinance
MEP Manuel d’exécution du projet
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MFPM 10

REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
MI Manifestation d’Intérêts
OD Opérations diverses
PCD Président du Comité Directeur
PNMP Programme national de microfinance participative
PPM Plan de passation de marchés PPM
PTBA Programme de travail et budget annuel
PV Procès-Verbal
RAF Responsable Administratif et Financier
RPM Responsable Passations des Marchés
RSE Responsable Suivi Evaluation
Le Système Comptable retenu ou préconisé par l'acte uniform
SYSCO n°7 portants Organisation et Harmonisation des comptabilité
HADA sises dans les Etats membres qui ont signés le traité d
l'OHADA.
TDR Termes De Références
TER Tableau des Emplois et Ressources
UEP Unité d’Exécution du Projet
UEP Unité d’Exécution du Projet
UGP Unité de gestion du projet
UNAC
Union Nationale des Coopératives d’Epargne et de Crédit d
OOPEC
Côte d’Ivoire
-CI
USD Dollar américain
Consultant Tout consultant individuel ou bureau de

consultant choisi conformément aux dispositions
du présent Accord pour les besoins du Projet
Dollar Américain Monnaie ayant cours légal aux Etats Unis

d'Amérique
Lignes Directrices en Les lignes directrices relatives à l'acquisition des

matière de Passation des marchandises et services financés par la Banque
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MFPM 11

REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
Marchés
Procédures de Les procédures de décaissement établis par la

Décaissement Banque
Bénéficiaire Le Bénéficiaire est le récipiendaire du

Financement de Projet de la BID. Ce terme
comprend toute entité engagée dans la mise en
œuvre d’un projet financé par la BID pour le
compte du Bénéficiaire.
Document de Passation de Tout document formel émis par le Bénéficiaire

Marchés en relation avec la passation d’un marché. Les
documents de passations de marchés du
Bénéficiaire sont fondés sur les dossiers types de
la BID. Les Document de Passation de Marchés
incluent l’un quelconque des documents ci-après
émis par le Bénéficiaire : AGPM, ASPM, dossier
de préqualification, LI, DAO, DP et tout additif.
Catégorie de marché incluant, par exemple, les

Biens consommables, les produits de base, matériels,
machines, véhicules, denrées de base, matières
premières, ou équipements industriels. Ce terme
peut aussi comprendre les services connexes tels
que le transport, l’assurance, l’installation des
fournitures, la mise en service, la formation ou
l’entretien initial
Directives Les règles et procédures de la BID régissant la

passation des marchés du Bénéficiaire pour les
Biens, Travaux, Services de Consultants et
services connexes dans le cadre de Projets
financés par la BID.
Appel d’Offres Appel d’Offres International limité aux firmes de

International (AOI) Pays Membres
Financement de Projet Financement par la Banque accordé au

par la BID Bénéficiaire de dépenses éligibles précises en
rapport avec un projet de développement. Le
Financement de Projet par la BID est accordé par
le moyen de divers produits financiers en
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MFPM 12

REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
conformité avec la Shari'ah.
Appel d’Offres Appel d’Offres International Restreint

International Restreint
(AOIR)
Avis de Non-Objection Confirmation par la BID qu’elle n’a pas

d’objection à formuler lors d’une étape de la
procédure d’acquisition et que le Bénéficiaire
peut procéder à l’étape suivante
Equipement Une catégorie d’acquisition se rapportant à la

fourniture d’installations, telles que celles
réalisées dans le cadre de marché de conception,
fourniture, installation, mise en service, entretien,
modification et protection.
Plan de Passation des

Marchés (PPM) Plan de Passation des Marchés du Bénéficiaire
pour les projets financés par la BID et incorporé
par référence à l’Accord de Financement
Appel d’Offres (AO) L’Appel d’Offres est un mode d’acquisition.
Demande de Proposition La Demande de Proposition est une méthode de

(DP) sélection.
Dossiers-Types de Documents types de passation de marchés émis par la BID

Passation de Marchés et à utiliser par les Bénéficiaires pour les projets financés
(DTPMs) par la banque. Ils incluent les documents types de la BID
pour la préparation, entre autres, de l’AGPM, l’ASPM, le
dossier de Préqualification, la LI, le DAO et la DP.
Travaux Catégorie de marché englobant la construction, la

réparation, la réhabilitation, la démolition, la restauration,
l’entretien d’ouvrages de génie civil, et les services
connexes tels que le transport, l’assurance, l’installation, la
mise en service et la formation.
Signataire La ou les personnes désignées par l'Emprunteur pour signer

autorisé la demande de retrait initiale de décaissement de
financement et tout autre document requis par la Banque
pour compléter une demande de décaissement
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MFPM 13

REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
Banque « Banque » désigne la Banque islamique de développement
Emprunteur « Emprunteur » désigne un bénéficiaire d'un ou
de plusieurs modes de financement et / ou de
financement de la Banque et / ou par le biais de
fonds administrés par la Banque.
Paiement direct Le « paiement direct » fait référence à un mode
de décaissement en vertu duquel le bénéficiaire
demande à la Banque d'effectuer un paiement
direct à un fournisseur, entrepreneur ou
prestataire de services pour des biens, travaux ou
services qui sont en cours de livraison ou qui ont
été livrés ou achevés et dont le paiement reste dû
en vertu du contrat concerné.
Décaissement Le « décaissement » fait référence à un paiement effectué

par la Banque à la demande d'un emprunteur conformément
aux conditions et modalités de ce paiement énoncées dans la
convention de financement
Lettre de La « lettre de décaissement » fait référence à une lettre

décaissement envoyée par la Banque, et acceptée par l'Emprunteur, en
vertu de laquelle la Banque fournit aux agences d'exécution
(et, le cas échéant, d'exécution) des instructions spécifiques
pour l'application des modes de décaissement de la Banque
au titre du projet pour lequel le financement a été approuvé
Dépenses Les « dépenses éligibles » (ou dépenses) se réfèrent aux

éligibles éléments de coûts spécifiques du projet pour lesquels des
décaissements peuvent être effectués sur le produit du
financement de la Banque conformément aux termes et
conditions de l'accord de financement pour ce projet
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MFPM 14

REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
Financement Le « financement » comprend la fourniture de
modes de financement et de toute autre modalité
par laquelle la Banque fournit des fonds à un
emprunteur, y compris par voie de don ou par le
biais de ressources mobilisées par le biais de
Sukuk, à partir de l'une des ressources de
financement de la Banque.
Accord de « Accord de financement » fait référence à un accord signé

financement entre l'Emprunteur et la Banque qui détaille les termes et
conditions du Financement fourni par la Banque à cet
Emprunteur et comprend un Accord de garantie si le
contexte le permet.
Projet « Projet » désigne une activité de développement tangible

ou intangible avec une portée définie, des résultats (ou
livrables) spécifiques et des ressources affectées approuvées
par une autorité compétente de la BID pour un pays ou une
région donnée
Unité de gestion « Unité de gestion de projet » désigne une unité dédiée

de projet (UGP) mise en place au sein d'une agence d'exécution pour
soutenir la mise en œuvre et l'administration d'un projet, y
compris la gestion de ses activités quotidiennes dans le
cadre d'un projet et l'intermédiation avec la Banque
Remboursemen Le « remboursement » fait référence à un mode de

t décaissement en vertu duquel le bénéficiaire préfinance et
paie les dépenses éligibles au titre du projet, puis demande
le remboursement de ces paiements sur présentation des
pièces justificatives requises
Compte spécial « Compte spécial » désigne un compte renouvelable

désigné dans lequel un premier décaissement anticipé est
déposé et ensuite réapprovisionné de temps à autre
conformément aux modalités et conditions régissant ce
compte qui sont énoncées dans l'accord de financement du
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MFPM 15

REDIGE
Avril 2020
REVISE
Version: Provisoire
projet, et la lettre de décaissement connexe.
Récapitulatif « Récapitulatif des dépenses » signifie une liste

des dépenses récapitulative ou une table des matières utilisée en relation
avec les comptes spéciaux, dans un format acceptable pour
la Banque, envoyée par le bénéficiaire à la Banque qui
identifie les dépenses éligibles dans les comptes spéciaux
qui sont attestées par des pièces justificatives comme
convenu entre le bénéficiaire et la Banque
Pièces Les « pièces justificatives » font référence à la

justificatives documentation requise par la Banque attestant les dépenses
éligibles engagées ou à engager dans le cadre d'un projet
requis pour lequel le bénéficiaire a soumis une demande de
retrait à la Banque.
Demande de « Demande de retrait » désigne une demande de

retrait décaissement du produit du financement de la Banque sous
tout mode de décaissement approuvé pour le paiement des
dépenses éligibles dans le format exigé par la Banque,
signée par un ou plusieurs signataires autorisés, comprenant
les informations et la documentation telles que la Banque
peut exiger.
SYSCOHAD Le Système Comptable retenu ou préconisé par l'acte

A uniforme n°7 portants Organisation et Harmonisation des
comptabilités sises dans les Etats membres qui ont signés
le traité de l'OHADA.
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UGP
MFPM 16
PRESENTATION ET ORGANISATION REVISE

REDIGE
SOMMAIRE Avril 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET ORGANISATION DU MANUEL

UNITE DE GESTION DU PROJETS REF PAGE
UGP
MEP 17
PRESENTATION ET ORGANISATION DU REVISE
MANUEL REDIGE
AVRIL 2020
OBJECTIF DU MANUEL
Version: Provisoire
1.1. OBJECTIFS DU MANUEL

Le manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion administrative,
financière et comptable.
Il a pour objectifs de :
 fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif ;

 décrire l’organisation administrative, financière et comptable de l’unité de gestion du
projet (UGP) ;
 décrire les procédures des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle
interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et
identifier les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;
 décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel de l’UGP ainsi
que les tâches qui lui incombent ;
 utiliser de façon optimale, pour la meilleure efficacité de l’action engagée, l’ensemble
des moyens mis en œuvre tels que :
 les moyens humains ;
 les moyens matériels ;
 les moyens financiers.
1.2. ORGANISATION DU MANUEL

Pour une commodité de lecture et d'utilisation, le manuel est présenté sous forme de feuillets
et par cycle significatif. Dans la rédaction, le style télégraphique a été privilégié.
Le manuel de procédures se compose de trois (3) grandes parties afin d’en faciliter
l’exploitation : (i) la lecture, (ii) l’accès direct à l’information recherchée sur un domaine sans
être obligé de lire les autres points et (iii) son appropriation par les acteurs du projet.
1.3. MISE A JOUR DU MANUEL
1.3.1. MODIFICATION DES PROCEDURES

La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S’il n’est pas mis
à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son
efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue par le Coordonnateur du
programme national de microfinance participative (PNMP) pour permettre la mise à jour de
tous les exemplaires chaque fois qu’une mise à jour sera jugée nécessaire ou opérée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
 des changements dans la structure ou les activités de l’UGP suivant les décisions des
autorités de tutelle ;
 les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
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MEP 18
UGP PRESENTATION ET ORGANISATION DU

MANUEL
OBJECTIF DU MANUEL
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
 des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets concernant
les lois et règles en vigueur en Côte d’Ivoire ;
 des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel de l’unité de gestion
du projet ou des tâches lui incombant ;
 des aménagements dans l’organisation de l’UGP.
1.3.2. METHODOLOGIE DE MISE A JOUR

Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée, le Coordonnateur
de l’UGP convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents susceptibles
d’être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la
modification et proposer des solutions à adopter.
A l’issue de cette réunion un procès-verbal (PV) est dressé indiquant les éléments suivants :
 la procédure devant être modifiée ;

 les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;
 les principes de la modification à apporter et retenus lors de la réunion ;
 la personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de
procédures.
La personne chargée de la rédaction soumet la nouvelle procédure rédigée au Coordonnateur

du Projet (CP) qui y apporte les éventuelles modifications qu’il juge nécessaire pour arrêter le
texte définitif.
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
Coordonnateur du Projet se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux
intéressés. Le secrétariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque
copie du manuel.
La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre
la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références
correspondantes.
1.3.3. RESPONSABILITES DE LA TENUE, DE LA MISE A JOUR DU

MANUEL
La responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures incombe au
Coordonnateur du Projet. Il décide en outre des copies à mettre à la disposition du personnel.
La décision de modification des procédures existantes est prise sur son initiative.
UGP
MEP 19
CHAPITRE II : ORGANISATION ET GESTION DE REVISE
L’UGP REDIGE
AVRIL 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE II : ORGANISATION ET GESTION DE L’UGP

UGP
MEP 20
CHAPITRE II : ORAGNISATION ET GESTION DE REVISE
L’UGP REDIGE
AVRIL 2020
PRESENTATION ORGANISATION ET
FONCTIONNEMENT DE L’UGP Version: Provisoire
2.
2.1. PRESENTATION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’UGP
2.1.1. CADRE INSTITUTIONNEL

L’Unité de Gestion de Projet (UGP) est l’organe technique d’exécution du projet. A ce titre,
elle est chargée :
- d’assurer la mise en œuvre technique du projet ;
- d’élaborer les outils de gestion du projet ;
- de rédiger le rapport d’exécution du projet et de le soumettre au Comité Directeur pour
validation ;
- de proposer au Comité Directeur le cadre commun de résultats du projet et de son état
d’avancement ;
- de proposer le cadre commun de résultats du projet et de rédiger un rapport
d’achèvement incluant le résultat des activités initiales d’exploitation du projet et
selon les modalités que la Banque pourrait raisonnablement exiger ;
- de veiller à la mutualisation des ressources financières, humaines et techniques autour
du projet ;
- de proposer toutes décisions nécessaires à la bonne réalisation du cadre commun des
résultats ;
- de conduire toutes les études techniques relatives à la réalisation du projet ;
- de définir et de mettre en œuvre les activités de plaidoyer et de communication autour
du projet ;
- d’assurer la gestion quotidienne des différentes activités inscrites au projet ;
- d’assurer la visibilité du projet ;
- de produire des rapports d’exécution du projet.
Le personnel de l’unité de gestion du projet est composé de six (6) agents.

Il s’agit de :
- un (1) Coordonnateur de projet ;
- un (1) Responsable Administratif et Financier ;
- un (1) Comptable ;
- un (1) Responsable des passations des marchés ;
- un (1) Responsable de suivi et évaluation ;
- une (1) Assistante de direction.
A cet effectif il faut ajouter les trois (3) consultants experts qui ont la charge de la mise en
œuvre du projet. Il s’agit du groupe de consultant MWENDRO, DM CONSULTING et
PLURI-EXPERTISES.
UGP REF PAGE
MEP 21
UGP CHAPITRE II : ORAGNISATION ET GESTION DE

L’UGP REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Le schéma ci-dessous présente l’organigramme de l’UGP.
COMITE DIRECTEUR
COORDONNATEUR
Assistante de
Direction
Responsable Comptable Responsable Responsable

Administratif et Passation de Suivi-Evaluation
Marchés (RPM)
Financier (RAF)
2.1.2. RELATIONS DE L’UGP AVEC L’UNACOOPEC-CI, LE

COMITE DIRECTEUR ET LE COMITE TECHNIQUE
Le Ministère d'Etat, Ministère du Plan et du développement de Côte d’Ivoire est le
maitre d’œuvre du Projet et désigné Agence d'Exécution du Projet, en coopération
avec l'Union Nationale des Coopératives d'Epargne et de Crédit de Côte d'Ivoire
(UNACOOPEC-CI) qui agira en qualité d'Unité de Gestion du Projet (UGP).
L'Unité de Gestion du Projet assurera son mandat en tant qu'entité autonome du point
de vue de la mise en œuvre du Programme notamment en ce qui concerne le respect
strict des procédures d'exécution. Elle ne devra être soumise à aucune influence
susceptible d'entraîner la non observance des procédures.
L'exécution du PNMP-CI s'intègre dans le dispositif de gestion de I'UNACOOPEC-

CI. A cet effet, l'UGP est placée sous l'autorité de l'UNACOOPEC-CI.
Afin d’assurer le bon déroulement du programme, deux comités ont été mis en place.
 Comité directeur
Un Comité directeur (Conseil des Fiduciaires) présidé par le Ministère du Plan et du

Développement et comprenant ses représentants et ceux du Ministère des Finances en
UGP REF PAGE
MEP 22
UGP CHAPITRE II : ORAGNISATION ET GESTION DE

L’UGP REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
tant qu'organe de régulation du secteur de la microfinance, ainsi que ceux des

Coopératives d'épargne et de crédit, du Ministère de l'Agriculture et des institutions de
microfinance (IMF) participantes sera mis en place. Ledit comité se réunira au moins
une fois par an pour réfléchir sur les problèmes auxquels se heurte le projet, approuver
des stratégies et des politiques, faciliter la mobilisation de ressources, assurer
l'harmonisation et la coordination des activités, et proposer des mesures
règlementaires propres à faciliter la mise en œuvre du Projet. Il examinera également
et approuvera les investissements destinés aux projets de la chaine des valeurs ainsi
que l'allocation des fonds.
Le comité directeur se compose de :
- Représentants du Ministère du Plan et du Développement ;
- Représentants du Ministère des Finances ;
- Représentants du Ministère de l'Agriculture ;
- Des Coopératives d'épargne et de crédit ;
- Représentants des IMFs non COOPEC.
 Comité technique
Un comité technique (CT) sera également mis en place, composé d'experts externes du
secteur et d'opérateurs du secteur de l'agriculture et de la microfinance, notamment des
femmes et des jeunes. Il sera chargé de dispenser des avis techniques à l'Unité de Gestion
du Projet et de superviser le suivi et la qualité d'exécution du projet, en veillant au respect
des politiques.
UGP
MEP 23
CHAPITRE III : DESCRIPTION DES TACHES ET REVISE
RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE III : DESCRIPTION DES TACHES ET RESPONSABILITES

UGP
MEP 24
CHAPITRE III : DESCRIPTION DES TACHES ET REVISE
RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
DESCRIPTION DES FICHES DE POSTE

Version: Provisoire
3.
3.1. DESCRIPTION DES FICHES DE POSTE
3.1.1. COORDONNATEUR DU PROJET

ESTION DU COURRIER
DESCRIPTION DE POSTE
Titulaire du poste : COORDONNATEUR DE PROJET

UGP
Titre : Coordonnateur du projet CODE :
Supérieur Hiérarchique direct : Comité Directeur Remplaçant :
Date de création : A sous sa responsabilité : Tous les agents de Folio : 1/1
l’UGP
Le rôle du Coordonnateur du Projet consiste à assurer, sous l’autorité du Comité directeur, la

planification, l’organisation, la coordination, le contrôle et la mise en œuvre de l’ensemble
des activités du Projet.
1. Missions principales
 Planifier et organiser les activités de l’UGP ;
 Assurer la coordination du programme PNMP ;
 Assurer le contrôle et la mise en œuvre de l’ensemble des activités du Projet.
2. Activités et tâches du poste

- Coordonner l’exécution de l’ensemble des activités du Projet en relation avec les partenaires ;
- Gérer les contributions financières ;
- Piloter le projet en constituant, organisant, coordonnant et animant l'équipe projet selon le cahier
des charges (demande du client, budget, délais...) ;
- Elaborer les protocoles d’accord, conventions et contrats entre le Projet et les prestataires de
services ;
- Coordonner et superviser la préparation du Programme de Travail et Budget Annuel (PTBA) ;
- Suivre l'exécution du budget à travers les livrables du projet ;
- Assurer la bonne exécution des composantes du projet selon le planning établi ;
- Superviser la tenue de la comptabilité du Projet et arrêter les comptes du Projet ;
- Assurer l’acquisition de fournitures et matériels pour les besoins du projet et des bénéficiaires ;
- Superviser la préparation des dossiers d’appel d’offre pour les travaux et l’acquisition des
équipements ainsi que les manifestations d’intérêt et les demandes de propositions pour les
consultants ;
- Superviser la préparation des rapports semestriels et annuels d’activité du Projet, des rapports
d’évaluation et des rapports financiers par les responsables de service du Projet ainsi que leur
transmission en temps voulu à la BID et aux différents ministères partenaires.
UGP REF PAGE
MEP 25
UGP CHAPITRE III : DESCRIPTION DES TACHES ET

RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
3.1.2. RESPONSABLE DU SUIVI -EVALUATION DES PROJETS ET

PROGRAMMES
DESCRIPTION DE FONCTION
RSE
Titulaire du poste : Responsable du suivi -évaluation des projets et programmes
Titre : Responsable du suivi -évaluation du projet
Supérieur Hiérarchique direct : Coordonnateur des projets et programmes

Date de création :
Agent sous sa responsabilité : Tout agent affecté à la Cellule de Suivi Evaluation
Folio : 1/1
Sous la responsabilité directe du Coordonnateur de l’UGP, il met en œuvre les procédures de

suivi et d’évaluation du Projet. Il est chargé de fournir des informations qualitatives et
quantitatives sur l’exécution du Projet.
1. Missions principales
Assurer le suivi et évaluation des projets et programmes
2. Activités et tâches principales du poste
Activités et tâches
- Définir les critères de base d’évaluation de performance dès le début du Projet ;
- Préciser les indicateurs clés de suivi évaluation en fonction de la stratégie et des objectifs du
Projet ;
UGP REF PAGE
MEP 26

RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
- Mettre en œuvre les procédures de suivi et d'évaluation du projet ;

- Collecter des données de suivi (indicateurs) ;
- Veiller au respect des normes et directives ainsi que la mise en application du manuel d’exécution et
du manuel des procédures administratives, financières et comptables ;
- Élaborer un système de suivi adapté au projet visant à aider les responsables d'opérations à maîtriser
leur gestion et à atteindre leurs objectifs ;
- Centraliser, synthétiser et exploiter les rapports et informations en provenance des cellules et autres
services ;
- Assurer une réelle présence sur le terrain et maintenir les relations étroites avec les différents
partenaires techniques ;
- Réaliser et diffuser des tableaux de bords et des rapports périodiques à soumettre au Coordonnateur
pour approbation avant diffusion ;
- Établir des rapports périodiques (trimestriels) de l’application des procédures ou des faiblesses liées
à l’organisation ;
- Mettre en exergue des problèmes que les données de suivi auront fait apparaître ;
- Préparer les missions de supervision et d’évaluation du Projet ;
- Mettre à jour les indicateurs de suivi et évaluation afin d’assurer leur pertinence et leur
comparabilité avec des situations similaires ;
- Exécuter toutes tâches relatives à ses fonctions et confiées par son supérieur hiérarchique.
3.1.3. RESPONSABLE ADMINISTRATIF, FINANCIER ET

COMPTABLE
Titulaire du poste :
RAF Titre : Responsable Administratif, Financier CODE :
et Comptable
Supérieur Hiérarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaçant :
Date de mise à jour : Nombre d’agent sous sa responsabilité : Folio : 1/1
1. Mission principale
Gestion Administrative, financière et comptable du programme
Sous la responsabilité du Coordonnateur du Projet, le Responsable Administratif et financier est

chargé de la gestion Administrative, financière et comptable du programme.
2. Activités et tâches du poste

UGP REF PAGE
MEP 27

RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
- Appliquer et faire appliquer strictement les procédures administratives, financières et

comptables ;
- Participer à la préparation des budgets ;
- Effectuer le suivi d’exécution des budgets ;
- Préparer les demandes de retrait de fonds ;
- Veiller au déblocage des fonds de contrepartie,
- Tenir à jour le fichier des immobilisations utilisées par l’UGP ;
- Préparer les rapports de suivi financier périodiques, et les Etats financiers annuels ;
- Assurer la gestion du personnel sous sa responsabilité ;
- Préparer les bulletins de paye ;
- Payer les salaires ;
- Gérer les relations avec les fournisseurs ;
- Participer à la réception des commandes ;
- Certifier comptablement et liquider les factures ainsi que les décomptes ;
- Préparer les chèques et autres moyens de règlement ;
- Gérer la trésorerie ;
- Veiller à l’approvisionnement régulier des comptes bancaires ;
- Effectuer les états de rapprochements bancaires mensuels ;
- Effectuer adéquatement tous les travaux comptables ;
- Veiller à la tenue à jour de la comptabilité ;
- Faire réaliser sous sa responsabilité toutes les opérations de fin d’exercice ;
- Superviser la réalisation de l’ensemble des documents comptables et financiers nécessaires au
pilotage du projet dans les délais légaux et contractuels ;
- Collaborer efficacement avec les auditeurs externes ;
- Collaborer efficacement avec la BID ;
- Exécuter toutes tâches relatives à ses fonctions et confiées par son supérieur hiérarchique.
3.1.4. RESPONSABLE PASSATION DES MARCHES
Titulaire du poste : RESPONSABLE PASSATIONS DES MARCHES

RPM
Titre : Responsable Passations des Marchés CODE :
Date de mise à jour : Agent sous sa responsabilité : Folio : 1/2
Sous l’autorité du Coordonnateur du Projet, le Responsable en passation des Marchés est chargé
d’assurer la gestion des marchés conformément aux normes nationales et aux directives pour
l’acquisition des biens, travaux et services connexes dans le cadre des projets financés par la BID.
UGP REF PAGE
MEP 28

RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
2. Activités et tâches au poste

- Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des prestataires en utilisant les procédures
de présélection prévues ;
- Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations
d’intérêts ;
- Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels et notamment les prix
unitaires des fournitures et consommables bureautiques, les tarifs de transport et les frais d’hôtel
à supporter par le Programme ;
- Participer à l'élaboration des spécifications techniques et termes de références (TDR) des
différents marchés (appels d'offres et consultations) qui seront passés par l’UGP ;
- Passer les marchés conformément aux directives des bailleurs de fonds et au code des marchés
publics ;
- Participer au dépouillement et à l’évaluation des offres ;
- Centraliser, classer les documents nécessaires aux audits techniques des différentes missions de
supervision (termes de références, documents d'appel d'offres, demandes de non-objection, non-
objections, rapports de dépouillement, contrats, etc.) ;
- Suivre en relation avec l’assistante administrative la signature des différents contrats et
renseigner les documents de suivi ;
- Élaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévus
sur le financement du projet pour toutes les composantes, et finaliser avec les composantes (ou
des experts désignés à cet effet) les caractéristiques et spécifications techniques ;
- Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l'exécution des marchés soit
supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
- Préparer les rapports périodiques (mensuels, trimestriels) sur la situation d’exécution des
marchés :
- Élaborer et tenir à jour le plan de passation des marchés suivant un modèle jugé acceptable par le
bailleur pour le projet et comportant l'estimation prévisionnelle, la procédure de passation de
marché acceptable selon les termes des accords de crédits, la préparation et l'approbation des
appels d'offres, les consultations, l'évaluation des offres, l'approbation des propositions
d'attribution des marchés, la signature et la notification des marchés, la livraison et la réception
des marchés ;
- Élaborer les dossiers d'appels d'offres (DAO) et les demande de propositions (DDP) et veiller à
ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires dans un premier temps des
administrations nationales (Commission des Marchés, etc.) et du bailleur de fonds selon les
dispositions prévues dans l’accord de financement ;
- Préparer et/ou superviser la préparation des dossiers de présélection, d'appels d'offres de travaux
et fournitures, et demandes de propositions ;
- Travailler en collaboration avec les services bénéficiaires et avec les services techniques dans le
cadre de la passation de marchés ;
- Exécuter toutes tâches relatives à ces fonctions et confiées par son supérieur hiérarchique.
UGP REF PAGE
MEP 29

RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
3.1.5. ASSISTANTE DE DIRECTION
Titulaire du poste : ASSISTANTE DE DIRECTION

AD
Titre : Assistante de Direction CODE :
Le rôle de l’Assistante de Direction consiste à Assister le Coordonnateur du Projet et assurer

le secrétariat administratif.

- Gestion de l’emploi du temps du coordonnateur du Projet ;
- Recevoir les appels provenant de l’extérieur ;
- Gère le registre des appels émis ;
- Accueil des visiteurs ;
- Enregistrement de courrier arrivée et départ (correspondances, factures, etc.) ;
- Recevoir les visiteurs pour les introduire ou pour les renseigner.
- Gère le registre des appels émis ;
- Distribution du courrier aux bénéficiaires à l’intérieur du projet ;
- Enregistrement de courrier arrivée et départ (correspondances, factures, etc.) ;
- Dactylographie des courriers et autres documents ;
- Préparation des ordres de mission ;
- Rédaction des comptes rendus de réunion ou rapports de mission ;
- Classement des documents administratif ;
- Effectuer toute autre tâche confiée par les agents du Projet.
UGP REF PAGE
MEP 30

RESPONSABLES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
3.1.6. COMPTABLE
Titulaire du poste : COMPTABLE

AD
Titre : Comptable CODE :
Sous la responsabilité du RAF, le Comptable effectue les travaux de saisie des pièces
comptables ainsi que toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique.

- Assure la tenue de la comptabilité ;
- Effectue la saisie des pièces comptables dans le logiciel ;
- Classe les documents comptables ;
- Etablit les états de paye ;
- Tient à jour le fichier des immobilisations ;
- Contribue à la préparation des DRF ;
- Contribue à la préparation des DPD ;
- Contribue à la préparation des rapports de suivi financier ;
- Prépare les bons de commande ;
- Exécute toute autre tâche à la demande de son supérieur hiérarchique.
UGP
MEP 31
CHAPITRE IV : DESCRIPTION DES REVISE
PROCEDURES REDIGE
AVRIL 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE IV : DESCRIPTION DES PROCEDURES

UGP
MEP 32
CHAPITRE IV : DESCRIPTION DES REVISE
PROCEDURES REDIGE
AVRIL 2020
COURRIER DEPART
Version: Provisoire
4.1. COURRIER DEPART
4.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE

L'objet de cette procédure est la description du circuit du courrier départ. Cette tâche comprend
la préparation et l’envoi.
4.1.2. REGLES DE GESTION

 Les courriers peuvent être initiés par les personnes suivantes : Le Coordonnateur du Projet, le
Responsable Administratif, financier et comptable (RAF), le Responsable Passation des
marché (RPM), le Responsable Suivi Evaluation (RSE).
 L’assistante de direction assure les travaux de secrétariat courant pour le Coordonnateur du

projet. Elle organise, coordonne et suit les activités du planton.
 Tout courrier (ou mail ou fax) à transmettre doit être enregistré dans le registre "courrier
départ". L’assistante de direction inscrit dans le registre : le numéro attribué au courrier, la
date de départ, le destinataire, l'objet, les observations éventuelles.
 Tous les courriers sortant de l’UGP sont signés par le Coordonnateur de l’UGP.
 Une copie de chaque courrier doit être conservée au secrétariat qui tient un chrono « courrier
départ », un chrono "fax départ" et un chrono "mail départ" à cet effet.
 Le courrier fax est archivé avec éventuellement le rapport de transmission délivré par le
télécopieur.
4.1.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS

 Lettre, Cachet dateur
 Registre courrier extérieur
 Cahier de transmission
 Chrono d'archivage
4.1.4. CHAMP D'APPLICATION

La procédure couvre les étapes suivantes :
 Préparation de la lettre
 Envoi du courrier
 Description du processus
UGP REF PAGE
MEP 33
UGP CHAPITRE IV : DESCRIPTION DES

PROCEDURES REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
COURRIER DEPART
Version: Provisoire
Intervenants Opérations Supports
Préparation de la lettre
Initiateur du - Saisit ou dicte la lettre à l’assistante de direction Lettre

courrier
Assistante de - Saisit et met en forme le courrier ;

direction - Fait viser ou parapher la lettre par l’initiateur et le chef de cellule ; Lettre
- Soumet la lettre à la signature du Coordonnateur du Projet.
Coordonnateur - Prend connaissance de la lettre ;

du projet - Signe la lettre et la transmet à l’assistante de direction pour
transmission.
Assistante de - S’assure que la lettre est signée par le Coordonnateur du Projet ; Registre
direction - Enregistre la lettre dans le registre « courrier départ » en indiquant départ
les mentions requises (N°, la date de départ, le destinataire, l'objet,
les observations éventuelles) ;
- Transmet la lettre au planton pour envoi ;
- Archive une copie dans le chrono départ ;
- Transmet la copie des ampliateurs internes.
Envoi
Planton - Reçoit la lettre et la transmet au destinataire ; Cahier de

- Transmet la copie des ampliateurs extérieurs ; transmission
- Transmet le cahier de transmission à l’assistante de direction qui
contrôle la décharge.
UGP
MEP 34
GESTION DES COURRIERS ET DE REVISE
L’INFORMATION REDIGE
AVRIL 2020
COURRIER ARRIVEE
Version: Provisoire
4.2. COURRIER ARRIVEE

La présente procédure décrit le circuit du courrier ''Arrivée'' depuis la réception à l’UGP jusqu'à
la transmission au destinataire.

 Tout courrier reçu doit être enregistré par l’assistante de direction dans le registre
"courrier arrivée" ou dans le registre "fax arrivée" s'il s'agit d'un fax ou dans le registre
"Email arrivée" s'il s'agit d'un email.
 Tous les courriers, sans exception, enlèvement ou dépôt, sont remis à l’assistante de
direction pour enregistrement, et soumission au CP pour attribution.
 En fonction des orientations du CP, les courriers sont transmis au destinataire contre
décharge dans le cahier de transmission interne.
 Tout courrier reçu doit être enregistré par l’assistante de direction dans le registre avant
transmission au CP. Elle y inscrit : la date d'arrivée, le numéro de la correspondance,
l'expéditeur, l'objet, le destinataire.
 Une copie du courrier est conservée par l’AD dans le chrono "courrier arrivée" ou "fax
arrivée" s'il s'agit d'un fax ou le chrono "email arrivée", s’il s’agit d’un mail.

 Le courrier et le cachet dateur
 Fiche de traitement
 Le cahier de transmission

La procédure comporte les tâches suivantes :
 Réception de courrier ;
 Imputation.
UGP REF PAGE
MEP 35
UGP GESTION DES COURRIERS ET DE

AVRIL 2020
REVISE
COURRIER ARRIVEE
Version: Provisoire
Réception
Assistante de - Réceptionne le courrier déposé directement à l’UGP ou posté ; Cachet dateur

direction - Appose la date de réception sur le courrier au moyen d’un
cachet dateur ;
- Procède à l’enregistrement du courrier dans le registre approprié Fiche de
en indiquant les mentions requises : expéditeur, date, objet… traitement
- Transmet le courrier au CP en y joignant la fiche de traitement.
CP - Prend connaissance du courrier et donne ses instructions sur la Fiche de

fiche de traitement jointe au courrier ; traitement
- Retourne le courrier traité à l’assistante de direction pour
exécution des instructions.
Assistante de - Vérifie l'imputation sur la fiche de traitement ; Fiche de

direction - Archive une copie dans le chrono du secrétariat ; traitement
- Transmet l’original au destinataire par le biais du cahier de
transmission.
Imputation
Destinataire - Réceptionne le courrier et le traite selon les instructions du CP Courrier

UGP
MEP 36
GESTION DES COURRIERS ET DE REVISE
AVRIL 2020
CIRCULATION DE L’INFORMATION
Version: Provisoire
4.3. CIRCULATION DE L’INFORMATION

La circulation de l’information au sein de l’UGP est renforcée avec les réunions périodiques
(hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle) organisées avec le personnel,
les partenaires d’exécution, le maître d’ouvrage, le Comité Directeur et le bailleur de fonds.
 Les réunions hebdomadaires
Elles permettent au staff de l’UGP de faire le point sur l’état d’avancement des dossiers confiés
à chacun, d’exposer les difficultés rencontrées et de proposer des solutions pour les surmonter.
La réunion hebdomadaire se tient à jour fixe. Sa durée est limitée à une (1) heure. Le
Coordonnateur du projet désigne par roulement un responsable pour rédiger le procès-verbal
(PV) de réunion qui doit être succinct. Au début de chaque nouvelle réunion, le PV de la
précédente réunion est lu afin de l’approuver et accélérer l’analyse des problèmes des dossiers.
A titre d’exemple, la réunion hebdomadaire peut être tenue chaque lundi matin.
 Les réunions mensuelles
Elles suivent le même régime d’organisation que celles hebdomadaires ; mais la durée de la
réunion peut être limitée à 2 heures. La réunion mensuelle peut être tenue chaque premier mardi
du mois. Elle peut être élargie aux maîtres d’œuvre et aux partenaires d’exécution (Consultant
international chargé d’accompagner le Projet).
 Les réunions trimestrielles
Elles peuvent être élargies au Directeur général de l’UNACOOPEC-CI, aux Directeurs des
autres SFD partenaires, au Président du Comité directeur, etc. L’ordre du jour est communiqué
au moins 15 jours avant afin que les participants puissent bien préparer la réunion. La durée de la
réunion est limitée à une matinée.
Une note de service fixe les conditions et le calendrier de ces réunions. De plus pour plus
d’efficacité la réunion doit être suivie d’un plan d’action en répondant aux questions suivantes :
 QUI ?
 QUOI ?
 COMMENT ?
 QUAND ?
UGP
MEP 37
CHAPITRE V : GESTION DE LA TRESORERIE REDIGE REVISE
AVRIL 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE V : GESTION DE LA TRESORERIE

UGP
MEP 38
AVRIL 2020
GESTION DE LA CAISSE Version: Provisoire
5.1. GESTION DE LA CAISSE

Il est mis en place une mini caisse destinée à faire face aux petites dépenses de fonctionnement.
Il s’agit par exemple de dépenses de réception et restauration, de café, etc.

L'objet de cette procédure est la description du processus des dépenses de fonctionnement
(fournitures de bureau, frais de missions).
5.1.2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure couvre les trois étapes essentielles de gestion de la caisse :
- Approvisionnement de la caisse ;
- Fonctionnement de la caisse ;
- Arrêté de caisse.

 La gestion de la caisse est assurée par l’Assistante de direction et sous la supervision du
RAF.
 La caisse est approvisionnée par les fonds provenant du compte de fonctionnement.
 Le solde de la caisse ne devra pas excéder un montant de 200 000 F CFA.
 Un registre « journal de caisse » (recettes dépenses) sera mis en place afin d’enregistrer
toutes les dépenses effectuées au quotidien.
 Un arrêté de caisse sera effectué chaque fin de mois par l’Assistante de direction et sous
la supervision du RAF. Un PV d’arrêté de caisse sera produit.
 Les dépenses de fonctionnement (fournitures de bureau, frais de missions) sont réglées
selon la mise en œuvre du processus de demande d’achat de l’UNACOOPEC-CI.
 Un déficit constaté dans la gestion de la caisse sera systématiquement remboursé par le
responsable.

Factures normalisées ou tickets de caisse.
5.1.5. PRINCIPALES ETAPES

 Expression du Besoin
 Réalisation de la dépense
 Mise à jour du journal de caisse (recettes dépenses)
 Arrêté de caisse
 Description de la procédure
UGP REF PAGE
MEP 39
UGP CHAPITRE V : GESTION DE LA TRESORERIE

GESTION DE LA CAISSE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire

Expression du besoin
Initiateur de la - Exprime son besoin à l’Assistante de direction
dépense
Réalisation de la dépense
Assistante de - Reçoit l’expression de besoin du demandeur ; Reçu de caisse
direction - Effectue la dépense ; Ticket de caisse
- Se procure un reçu de caisse/ticket de caisse ou une facture Facture
normalisée ; normalisée
- Met à jour le journal de caisse (recettes dépenses) ;
- Enregistre la dépense dans le brouillard de caisse.
Assistante de Arrêté de caisse en fin de mois PV d’arrêté de

direction/RAF - Procède à l’arrêté de caisse mensuel ; caisse
- Etablit le PV d’arrêté de caisse ; Le journal de
- Transmet le PV d’arrêté de caisse et le journal de caisse (recettes
caisse (recettes dépenses) au RAF pour visa ; dépenses)
Vérification du journal de caisse

RAF - Reçoit le PV d’arrêté de caisse et le journal de
caisse (recettes dépenses ;
- Procède à la vérification du journal de caisse et effectue un
contrôle de cohérence du PV d’arrêté de caisse afin de
déceler les écarts éventuels.
UGP
MEP 40
AVRIL 2020
GESTION DU COMPTE SPECIAL Version: Provisoire
5.2. GESTION DU COMPTE SPECIAL

Un compte spécial est un compte qui prévoit des paiements anticipés sur une base renouvelable à
partir du financement ou de la subvention correspondante fournis par la banque et utilisés par le
bénéficiaire pout couvrir les dépenses éligibles en devises ou en monnaie locale
5.2.1. OBJET
Dans le cadre de la gestion du PNMP et afin de faciliter les décaissements de montants destinés à
couvrir les dépenses y relatives, l’article 2.6 de l’accord de prêt stipule qu’un compte spécial
devra être ouvert auprès d'une banque commerciale locale acceptable pour la BID.
En outre, un compte de contrepartie est ouvert dans une banque pour recevoir les fonds de
contrepartie des différentes institutions partenaires.
Il s’agit de dépenses éligibles de petite taille et généralement récurrentes, versements par la BID
d’avances aux bénéficiaires.
5.2.2. CHAMP D’APPLICATION

La procédure s’applique à tous les comptes financiers dans le cadre de l’exécution du PNMP.

 Un compte spécial est ouvert auprès d’une banque commerciale (BNI ou BHCI) afin de
faciliter le décaissement des montants destinés à couvrir les dépenses relatives au Projet.
 Le compte spécial sera réapprovisionné lors de la liquidation des avances par le

bénéficiaire à la satisfaction de la Banque. Cet approvisionnent est effectué
exclusivement par les fonds destinés au projet.
 Les sommes déposées dans le compte spécial ne devront à aucun moment dépasser deux
millions (2.000.000) Dollars américains.
 Les intérêts gagnés ne doivent pas être déclarés à la Banque mais doivent être utilisés
conformément au règlement intérieur du bénéficiaire.
 Les fonds ne doivent pas être virés par le bénéficiaire du compte spécial à des fins
d'investissement.
 Le bénéficiaire est responsable de tous les fonds avancés sur le compte spécial, y compris
les montants qui peuvent avoir été transférés dans des sous-comptes.
 Les fonds versés au Compte Spécial ne doivent pas être utilisés à d’autres fins que celles
qui sont énoncées dans l'accord de financement du projet, et la lettre de décaissement
connexe.
UGP REF PAGE
MEP 41

GESTION DU COMPTE SPECIAL
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
 L’UGP justifie les fonds effectivement dépensés et demande la réalimentation du compte

désigné pour la reconstitution de l’avance initiale. Seules les « dépenses autorisées » selon
les clauses de l’Accord de financement et dûment supportées par des pièces justificatives
attestant que le paiement a été effectué sont envoyées en remboursement.
 Les pièces justificatives comprennent :

- Les factures acquittées et certifiées ;
- Les bordereaux de Livraison, ou PV de réception (Marchés) ;
- Les bons de commande, bons de livraison, ou toutes pièces attestant le règlement ;
- Un état de rapprochement du compte désigné signé par le RAF.
- Le relevé des dépenses.
Les pièces justificatives des dépenses figurant sur la feuille récapitulative sont conservées au
RAF à des fins de vérification sur place.
 Le compte spécial rend les fonds facilement disponibles et réduit le temps de traitement
des décaissements en réduisant le nombre de demandes de retrait nécessaires.
 Le compte spécial fonctionne sous la double signature de l’Administrateur Provisoire de

l’UNACOOPEC-CI et le Coordonnateur du projet.
 Le compte de contrepartie fonctionne sous la double signature de l’Administrateur

Provisoire de l’UNACOOPEC-CI et le Coordonnateur du projet.
 Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d’un journal de banque
par compte bancaire : Compte Spécial et Compte de Contrepartie.
 Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par le RAF.
 Le RAF enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèques et d’ordres de

paiement dans les journaux de banque correspondants.
 Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par le RAF,
au plus tard le 15 de chaque mois.
 Les chéquiers en cours d’utilisation sont conservés par le RAF qui établit les chèques en
cas de besoin.
 Lors de l’établissement des chèques, le RAF remplit également les souches des chéquiers
afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs.
 Les chèques annulés sont agrafés dans les chéquiers tout en précisant leurs motifs
d’annulation.
UGP REF PAGE
MEP 42

GESTION DU COMPTE SPECIAL
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
 Les règlements de factures par paiement direct sont effectués par virement directs sur les
comptes banques des fournisseurs.

Gestion du compte spécial

Suivi du compte spécial Relevé bancaire
RAF - Assure le suivi du compte spécial ; Etat de
- Se procure les relevés bancaires auprès de la banque rapprochement
(BNI/BHCI) ; bancaire
- Procède au rapprochement régulier et établit les états de
rapprochements bancaires mensuels du compte banque ;
- Etablit les chèques et les fait signer par les signataires
autorisés ;
- Transmet les états de rapprochement au CP pour validation.
Approvisionnement du compte
- Effectue son contrôle et valide les états de rapprochement. Etat de
CP rapprochement
bancaire
UGP
MEP 43
AVRIL 2020
GESTION BUDGETAIRE Version: Provisoire
5.3. GESTION BUDGETAIRE

Le budget est un acte prévisionnel. Il doit donc être arrêté avant l’ouverture de l’exercice auquel
il s’applique, aucune dépense ne pouvant être réglée sans inscription préalable au budget.
L’établissement d’un budget prévisionnel s’avèrerait inutile si l’on n’effectuait pas un contrôle
afin d’en assurer une comparaison des réalisations aux prévisions.
Le contrôle budgétaire exige logiquement trois séries d’intervention :

1. pour la prévision, établissement d’un programme précis en vue d’atteindre dans un délai
donné, un résultat déterminé ;
2. au cours de l’exécution, analyse systématique et permanente des variations susceptibles
d’impacter les prévisions ;
3. apporter les ajustements périodiques nécessaires pour l’atteinte des objectifs fixés en
début de période et ce malgré les perturbations qui ont influé les facteurs de décision.
Un tel contrôle n’exclut pas la souplesse nécessaire à toute action dans la mesure où un budget
est établi pour un certain niveau d’activités mais doit être suffisamment flexible pour répondre
aux aléas intervenus pendant son exécution.
Le suivi budgétaire consiste à rechercher des écarts apparents et leurs causes, afin de prévoir des
budgets successifs plus précis.
5.3.1. ELABORATION DU BUDGET
5.3.1.1. OBJET
Servir de guide pour l’élaboration des Programmes de Travail et Budget Annuels (PTBA) du
Projet.
5.3.1.2. CHAMP D’APPLICATION

La procédure s’applique pour l’élaboration des PTBA.
5.3.1.3. REGLES DE GESTION

 Le PTBA est élaboré conformément au PNMP-CI et à partir des programmes d’activités et
budgets de chaque Composante au titre de l’année concernée en conformité avec le plan
d’opérations du Projet et le rapport d’évaluation.
 La préparation du PTBA commence dès le mois de juillet. Les travaux s’étaleront sur trois
mois : juillet, août, septembre.
 Tous les partenaires du Projet sont associés à la préparation du PTBA.
 Le Projet de PTBA est soumis à l’appréciation de la BID.
 Le PTBA adopté est soumis à la BID au plus tard le 31 mars de l’exercice en cours.
UGP REF PAGE
MEP 44

GESTION BUDGETAIRE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
Réunion préparatoire à l’élaboration du PTBA
Convoque tous les Responsables de services à une réunion

préparatoire à l’élaboration du PTBA. Cette réunion a pour Pre-budget
Coordonnateur objectifs de :
- fixer les objectifs à atteindre pour l’année à venir ;

- fixer les axes prioritaires dans le cadre de l’exécution des
activités en tenant compte des recommandations des missions
de supervision, des résultats déjà acquis et des préoccupations
des bénéficiaires ;
- faire le point des réalisations du budget en cours pour décider
des mesures correctrices à prendre pour l’exercice à venir ;
- adopter le canevas et les nouvelles normes pour la préparation
du budget ;
- fixer le calendrier de préparation du PTBA.
Élaboration des programmes et des budgets sectoriels
- élabore, son programme d’activités en tenant compte des Programme et

conclusions de la réunion préparatoire ; budget sectoriel
Chaque - élabore le budget associé en utilisant les canevas
Expert/personnel appropriés ;
de l’UGP - transmet le PTBA à l’expert en Suivi-Evaluation ;
- transmet le budget à l’Expert en administration et finances.
Consolidation des programmes d’activités et des budgets

Budget global du
Coordonnateur - fait la synthèse des budgets reçus pour dégager le budget projet
global du Projet ;
- centralise les programmes d’actions reçus pour dégager le
budget global du Projet
- transmet la synthèse à chaque Expert.
DEBATS BUDGETAIRES
Sous la conduite du Coordonnateur, les débats budgétaires

Coordonnateur sont menés par chaque responsable de service. Les Experts
justifient et défendent leurs programmes d’activités et
UGP REF PAGE
MEP 45

GESTION BUDGETAIRE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
budgets par rapport aux objectifs et plans d’opération du

Projet.
Chaque Expert
Amendements des programmes d’activités et des budgets
- ajuste le budget et programme d’activités sur la base des

observations et corrections demandées pendant les débats ;
- transmet le budget ajusté à l’Expert en administration et
finances ;
- transmet le programme d’activités ajusté à l’Expert en Suivi
Évaluation.
L’Expert en
Service suivi- Élaboration du PTBA
évaluation
Et L’Expert en - centralisent les budgets et programmes d’activités transmis
administration et par chaque Expert ;
finances - élaborent le PTBA ;
- transmettent le PTBA au Coordonnateur.
- transmettent une copie du PTBA à chaque membre du CT
PTBA
Le Comité
technique/CP Examen et adoption du PTBA par le comité technique régional
- Se réunit sur convocation de son Président,

- examine et adopte le PTBA PTBA
Le coordonnateur
Examen et adoption du PTBA par le comité directeur (CD)
Le Comité
directeur Envoi une copie du PTBA à chaque membre du Conseil de pilotage
- se réunit sur convocation de son Président,

- examine et adopte le PTBA
UGP
MEP 46
AVRIL 2020
SUIVI BUDGETAIRE Version: Provisoire
5.3.2. SUIVI BUDGETAIRE
5.3.2.1. OBJET
Editer les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgétaire par
composante, par source de financement, par catégorie de dépenses.
5.3.2.2. CHAMP D’APPLICATION

Les Tableaux de bord sont édités tous les trimestres et utilisés dans la préparation des
rapports financiers trimestriels.

 Le suivi budgétaire est réalisé au niveau de chaque service.
 Le RAF élabore le rapport financier du Projet.
 La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de
la comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-après :
- quelle structure exécute la dépense (centre de responsabilité) ;

- pour quelle activité (composante et sous-composante) ;
- sur quel financement (source de financement) ;
- sur quelle catégorie de déboursement (catégorie et sous-catégorie) ;
- dans quelle région (zone et sous-zone).

Edition des tableaux de bord trimestriels
RAF - Edite les tableaux de bord analytiques et budgétaires Tableau de bord

- Analyse les informations. budgétaire
Rédaction du rapport de suivi budgétaire
RAF - Rédige le rapport suivi budgétaire à partir des tableaux de Rapport de suivi
bord financiers et des rapports d’activité des chefs de budgétaire
services.
Ce rapport comprend :
- une description succincte des activités et des objectifs visés ;
- une analyse globale de la situation financière et des
performances par rapport aux objectifs du PTBA ;
UGP REF PAGE
MEP 47

SUIVI BUDGETAIRE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
- une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par

centre de responsabilité, par composante et sous-
composante, par zone d’exécution des activités du PNMP ;
- une analyse de la trésorerie.
UGP
MEP 48
AVRIL 2020
MODES DE DECAISSEMENTS Version: Provisoire
5.4. MODES DE DECAISSEMENTS

Dans le cadre du PNMP, trois modes de décaissement sont autorisés par la BID. Ces modalités
sont résumées ci-dessous.
 Modalités de décaissement
Modal Natures des dépense Description de la dépense

ités de
décais
semen
t
Remb Coût en monnaie locale Pour les dépenses éligibles et qui

ourse peuvent être préfinancées et
ment Dépense préfinancée par payées par le bénéficiaire du
le bénéficiaire projet sur ses propres ressources.
Paiem Dépenses de plus grande La banque à la demande du

ent valeur telle que les bénéficiaire effectue un paiement
direct paiements progressifs en désigné au fournisseur ;
vertu du contrat des entrepreneur, consultant ou
travaux ou de prestataire de services.
consultations
Les achats
d’équipements
Compt Petites et nombreuses Pour les dépenses éligibles de

e dépenses, frais petite taille et généralement
spécial d’exploitation récurrents récurrentes, la banque verse des
avances sur un compte spécial
jusqu'à un plafond prescrit
conformément aux termes de la
lettre de décaissement du projet.
Le compte spécial pourra être
réapprovisionné lors de la
liquidation des avances par le
bénéficiaire à la satisfaction de la
banque. Il a la nature d'un
compte renouvelable.
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MEP 49

MODES DE DECAISSEMENTS
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
5.4.1. LE PAIEMENT DIRECT
La modalité de paiement direct implique que la Banque effectue le paiement directement au

fournisseur ou entrepreneur ou prestataire de services désigné, à la demande du bénéficiaire. Ce
paiement direct est effectué conformément aux termes et conditions applicables du contrat ou de
l'accord sous-jacent entre le bénéficiaire et le tiers approuvé par la Banque.
5.4.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE

La présente procédure a pour objet de décrire la méthode de décaissement par paiement direct.
5.4.1.2. CHAMP D'APPLICATION

La procédure s’applique à tous les comptes financiers dans le cadre de l’exécution du PNMP.
 Le paiement direct sera effectué conformément aux termes et conditions

prescrites dans l’accord de prêt CIV- 0029.
 Le bénéficiaire soumet des pièces justificatives complètes pour prouver
l’exactitude de la demande de paiement.
 Les fournisseurs ou entrepreneurs ou prestataires de services adresseront leurs

factures à la BID pour règlement sans toutefois passer par le compte spécial.
 Toute demande de retrait de fonds (DRF) sera soutenue par les pièces
justificatives ci-après :
- les demandes de retraits pour réapprovisionnement ;

- les relevés bancaires de la banque qui détient le compte spécial ;
- les relevés de dépenses ;
- l’état estimatif des dépenses pour les trois (3) prochains mois ;
- l’état de rapprochement du compte spécial ;
- un rapport de vérification.
5.4.1.4. PRINCIPALES ETAPES

La présente procédure couvre les étapes suivantes :
 Expression du besoin
 Traitement de la facture à la DP
 Suivi de la DRF
UGP REF PAGE
MEP 50

REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire

Fournisseur ou La demande de
entrepreneur ou - Etablit une demande de retrait de fonds (DRF) ; retrait de fond
prestataire de - Joint les pièces justificatives à la demande ;
services - Envoie le dossier de DRF à la BID règlement.
Vérification de la DRF
RAF La demande de
retrait de fond et
- Reçoit la DRF du fournisseur avec toutes les pièces Avis de non
justificatives ; objection
- Vérifie l’exhaustivité de la demande ;
- Effectue un contrôle de conformité ;
- Transmet la demande au service paiement de la Dette
publique pour ANO.
La demande de
Dette Publique paiement
Traitement de la facture à la DP
- Reçoit la DRF ;
- Procède aux vérifications nécessaires ;
- Transmet la DRF à la BID pour paiement.
BID La demande de
Suivi de la DRF paiement et avis
de credit
- Reçoit la DRF et procède à son traitement ;
- Effectue le règlement de la DRF par virement direct sur le
compte bancaire du Fournisseur ou entrepreneur ou
prestataire de services.
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MEP 51

REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
UGP
MEP 52
AVRIL 2020
LE REMBOURSEMENT Version: Provisoire
5.5. LE REMBOURSEMENT
La modalité de remboursement est sensiblement similaire à celle du paiement direct.

La présente procédure vise à décrire toutes les opérations à exécuter pour la mobilisation des fonds
correspondant aux dépenses effectives d’une période.

La présente procédure couvre les aspects suivants de la mobilisation des ressources :
- demande de retrait de fonds (DRF) ;
- demande de paiement direct (DPD).

 La banque rembourse au bénéficiaire les dépenses éligibles préfinancées par ce dernier
sur ses ressources propres.
 Le bénéficiaire devra présenter toutes les pièces justificatives

La présente procédure couvre les étapes suivantes :
 le bénéficiaire renseigne et signe un formulaire de demande de retrait ;
 le bénéficiaire renseigne et signe un formulaire de déclaration sommaire (SS) ;
 le bénéficiaire soumet des copies originales ou certifiées conformes des pièces
justificatives.

Constitution pièces justificatives
RAF - Prépare les formulaires types de demande de remboursement Pièces

en y joignant les pièces justificatives nécessaires justificatives
(formulaires et ses annexes) ; de la DPD.
- Vérifie que tous les formulaires sont correctement
renseignés ;
- Vérifie l'existence et la régularité des pièces justificatives ;
- Contrôle l'éligibilité des dépenses ;
- Transmet le dossier de demande de paiement au CP pour
signature.
UGP REF PAGE
MEP 53

LE REMBOURSEMENT
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
- Reçois le dossier de demande de paiement DPD

CP - Effectue le contrôle de conformité du dossier de demande de
paiement ;
- Paraphe les pages de la demande de paiement ;
- Signe la demande après avoir effectué les contrôles d’usage ;
- Signe la lettre de transmission du dossier de demande de
paiement ;
- Retourne le dossier de DPD au RAF.
- Reçoit le dossier de DPD ; DPD

RAF - S’assure que toutes les pages devant faire l’objet de
signature l’ont effectivement été ;
- Fait une copie du dossier de DPD ;
- Conserve une copie de DPD ;
- Transmet l’originale du dossier à l’Assistante de direction
(lettre de transmission, DPD et ses annexes) pour
transmission aux services de la dette publique ;
- Transmet copie du dossier au comptable pour
comptabilisation.
Comptable - Comptabilise la DPD (cf. procédures comptables) Lettre de

- Met à jour le registre des DPD, transmission
- Appose le cachet « DPD » et inscrit le numéro de la DPD sur
chaque pièce,
- Classe la DPD dans le chrono prévu à cet effet.
- Reçoit le dossier complet de DPD ; Dossier de DPD

AD - Constitue l’enveloppe contenant l’original du dossier de
DPD ;
- Enregistre le dossier dans le cahier de transmission ou
registre courrier départ ;
- Transmet l’original de la DPD accompagnée de la lettre de Dossier de DPD
transmission à la dette publique ;
Dette Publique - Reçoit le dossier et dispose d’une semaine pour le traitement Dossier de DPD
- Transmission de la DPD à la BID.
UGP REF PAGE
MEP 54

LE REMBOURSEMENT
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire

Encaissement de la DPD
BID - A la réception de la demande, et après vérification de la DPD

conformité, procède au décaissement ;
- Effectue le virement du montant sur le compte désigné.
RAF - S'informe régulièrement auprès de la banque, de la situation de Avis de crédit

trésorerie, après envoi du dossier de demande de fonds ;
- A la réception de l'avis de crédit, le transmet à la Comptabilité
pour comptabilisation.
Comptable - Comptabilise l’avis de crédit.

- Archive l’avis de crédit dans le chrono prévu à cet effet.
UGP
MEP 55
AVRIL 2020
MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE Version: Provisoire
5.6. MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE

La procédure s’applique pour demander aux partenaires la mise à disposition de leur fonds de
contrepartie (leur contribution) afin de régler le coût raisonnable des biens et services nécessaires
à l’exécution du Projet.
5.6.2. CHAMP D’APPLICATION

 Une programmation annuelle des fonds de contrepartie est envoyée à tous les partenaires au
mois d’octobre pour l’année à venir afin qu’ils en tiennent compte pour l’élaboration de leur
budget.
 En début d’année (Janvier), le 1/12ème du budget alloué est mis à la disposition du Projet à
titre d’avance. La reconstitution de l’avance est effectuée automatiquement chaque mois.
 En fin d’exercice, une nouvelle allocation au titre de l’exercice suivant est faite sur
présentation du point financier de la gestion des fonds de l’exercice clos le 31 décembre.

 L’initiative de tout achat est du ressort de l’agent utilisateur du bien ou service qui en
exprime le besoin sur le formulaire<<demande d’engagement de dépense >>
 Les demandes d’engagement de dépenses sont transmises au Département Contrôle de
Gestion ;
 Les règlements de factures de fournisseurs de biens et services s’effectuent dans un délai
maximum de soixante (60) jours à compter de la date de réception de la facture et du bon
de livraison ou PV de réception ;
 Toute commande doit être lancée par bon ou lettre de commande signée par au moins
trois signataires habilités qui sont respectivement le Chef SLMG, le Chef de
Département Contrôle de Gestion et le Directeur Général.

 Expression du Besoin
 Validation du besoin
 Sélection du prestataire
 Approbation de l’achat
 Lancement de la Commande
 Suivi de la commande
 Réception et vérification de la livraison

UGP REF PAGE
MEP 56

MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
Expression du Besoin
CP/RAF/Utilisateur - Renseigne la fiche de demande d’achats ; Formulaire de

- Fait signer la demande d’achat par son supérieur ; demande
- Transmet la demande d’achat à la DCG. d’engagement
de dépense
DCG - Reçoit la demande d’achat ;

- Vérifie l’éligibilité de la dépense ; Bon de
- S’assure que la dépense est budgétisée ; commande et
- Donne son visa ; demande
- Transmet la demande visée au SLMG. d’engagement
de dépenses
signés
SLMG - Reçoit la liasse validée par les personnes autorisées ;
- Prépare les commandes indiquées sur le bon ;
- Il effectue les commandes.
UGP
MEP 57
CHAPITRE VI : REGLEMENTS DES FACTURES REDIGE REVISE
AVRIL 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE VI : REGLEMENT DES FACTURES

UGP
MEP 58
CHAPITRE VI : REGLEMENTS DES FACTURES REDIGE REVISE
AVRIL 2020
REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE Version: Provisoire
6.1. REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE

Régler par chèque les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations
effectuées à la demande du Projet à partir du compte spécial.

 Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.
 Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un B/C et d’un B/L et
doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du RAF.
 Les factures relatives aux travaux (décompte) doivent être certifiées par les services
techniques concernés.
 Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats
correspondants.
 Le comptable projet prépare les bordereaux de remise de chèque en deux (2)

exemplaires :
1. l’original signé par le bénéficiaire est joint à la facture ;
2. le duplicata accompagne le chèque.
 Toute facture réglée doit être acquittée et porter le cachet « PAYE ».

 Facture
 B/C, B/L
 Chèques et bordereau de remise
6.1.3. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure couvre essentiellement la collecte et le règlement des factures.
UGP REF PAGE
MEP 59
UGP CHAPITRE VI : REGLEMENTS DES FACTURES

REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
Collecte des factures et paiement
RAF - Sous la supervision du CP, établit la situation de trésorerie Situation de

pour le paiement des factures par chèque ; trésorerie
- trie les factures à payer par chèque ou ordre de virement ;
- transmet la situation de trésorerie et les factures au CP, Factures
pour approbation.
CP - approuve les factures à payer ; Factures

- transmet l’ensemble au RAF qui l’impute au comptable
pour l’établissement des chèques de paiement et/ou ordre
de virement.
Comptable - Reçoit la liasse ; Factures

- établit les chèques de paiement pour les factures Chèques
approuvées ;
- établit les ordres de virement pour les factures
approuvées ;
- transmet les chèques et ordre de virement, accompagnés
des factures au RAF pour contrôle.
RAF Chèques et ordre
- vérifie les chèques, ordre de virement et factures ; de virement
- transmet l’ensemble au CP pour signature ;
CP Chèques et ordre
- reçoit la liasse ; de virement
- signe les chèques et les transmet à l’AP pour double
signature.
AP Chèques et ordre
- reçoit les chèques, ordre de virement signé par le CP ; de virement
- signe les chèques et les transmet au CP.
CP Chèques et ordre
- retourne au RAF les chèques, ordre de virement signé de virement
RAF Chèques et ordre

- reçoit les chèques, ordre de virement signé ; de virement et
- s’assure que les chèques sont signés par les signataires Copie
autorisés ;
- transmet au comptable et les chèques, ordre de virement
UGP REF PAGE
MEP 60
UGP CHAPITRE VI : REGLEMENTS DES FACTURES

REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE
REDIGE
AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
signé et les factures ;

- transmets une copie des chèques, ordre de virement signé à
l’assistante de direction pour classement. Chèques et ordre
de virement et
Comptable Copie
- fait une copie du chèque et des ordres de virement
- informe le bénéficiaire pour le retrait
- transmet le chèque au bénéficiaire contre décharge sur la
copie
- comptabilise les factures réglées par chèques
- archive les factures avec les copies des chèques
UGP
MEP 61
CHAPITRE VII : COMPTABILITE ET REVISE
REPORTING FINANCIER REDIGE
REGLEMENT DES FACTURES PAR PAIEMENT AVRIL 2020
DIRECT
Version: Provisoire
6.2. REGLEMENT DES FACTURES PAR PAIEMENT DIRECT

La procédure s’applique pour le paiement des factures ayant fait l’objet d’un contrat, d’un marché
ou d’une commande préalablement approuvée par la BID.
La présente procédure décrit par conséquent la gestion des Demandes de Paiements Directs (DPD)
depuis l'élaboration de la demande de paiement direct jusqu'à son envoi au bailleur.

 A chaque facture de fournisseur ou décompte établi par les entrepreneurs sont joints :
 la lettre de transmission ;
 le certificat de service fait ;
 le B/C ou le Contrat ou le Marché ;
 le B/L du fournisseur ou le PV de réception.
 Toutes les factures doivent porter les cachets :

 du CP ;
 "BON A PAYER" attestant l’éligibilité de la facture au paiement.
 Les factures de contrats dont le montant est inférieur à l'équivalent de cent mille
(100.000) USD, doivent être réglées sur le Compte Spécial.
 Les marchés et documents sur la passation des marchés doivent être déjà transmis avant la
Demande de Paiement Direct (DPD).

- Recensement des justificatifs et expédition de la DPD

- Comptabilisation et archivage de l’avis de débit
UGP REF PAGE
MEP 62
UGP CHAPITRE VII : COMPTABILITE ET

REVISE
REGLEMENT DES FACTURES PAR PAIEMENT AVRIL 2020
DIRECT
Version: Provisoire
Préparation de la DPD
Sur instruction du CP :

- prépare les factures à régler par paiement direct ; Formulaire
RAF - s’assure que les factures sont éligibles au paiement ; DPD et pièces
- établit la demande de paiement direct (formulaire DPD) ; justificatives
- transmet la DPD + les pièces justificatives au CP pour revue.
Contrôle de la DPD
- vérifie que le formulaire est correctement rempli ; Formulaire
CP - vérifie l'existence et la régularité des pièces justificatives ; DPD et pièces
- contrôle l'éligibilité des dépenses ; justificatives
- la transmet à la dette publique pour visa.
Formulaire
- reçoit la DPD ; DPD
DP - procède au contrôle à son niveau ;
- prépare une lettre de transmission à la BID ;
- transmet la DPD et la lettre de transmission à la BID.
- reçoit la DPD et la lettre de transmission ; DPD validé par

BID - procède au traitement de la DPD ; la DP
- procède au virement des fonds (à partir du compte spécial) sur
le compte approprié du prestataire.
Comptable
- vérifie le relevé du compte spécial
- comptabilise le virement (cf : guide de comptabilisation)
UGP
MEP 63
AVRIL 2020
Version: Provisoire
CHAPITRE VII : COMPTABILITE ET REPORTING FINANCIER

UGP
MEP 64
AVRIL 2020
GENERALITES Version: Provisoire
7.1. GENERALITES
L’accord de financement oblige le bénéficiaire à tenir des comptes et des registres, ainsi que les
états financiers, pour le projet financé par la Banque, conformément aux normes comptables
applicables. Les comptes et registres financiers du projet doivent être compatibles avec une
gestion financière et opérationnelle transparente et fournir des informations complètes sur
l'utilisation du produit du financement de la Banque sur le projet (couvrant toutes les
composantes financées par la Banque, y compris les fonds administrés par la Banque)
L’UGP doit tenir une comptabilité de toutes les opérations de financement en conformité avec les
bonnes pratiques dans le domaine dans le but d’assurer la traçabilité de toutes les opérations
effectuées.
Conformément aux directives de la BID et selon l’article 8 alinéa 8 de l’accord de financement,

l’UNACOOPEC-CI devra, pendant toute la durée du PNMP et jusqu'à l'extinction de toutes les
obligations de l’UNACOOPEC-CI en vertu du présent Accord, faciliter et permettre aux
représentants accrédités de la BID d'effectuer des visites en relation avec le Projet, et d'accéder,
aux fins d'audit, à tout document ou registre y afférent.
L’UGP devra tenir et maintenir des registres appropriés de nature à :

1- permettre d’identifier les biens et/ou les services financés par le prêt et d’en déterminer
l’utilisation ;
2- refléter les étapes d’avancement de l’exécution du Projet ;
3- refléter, conformément aux principes et normes comptables reconnus, les comptes
d’exploitation ainsi que la situation financière de L’UGP.
L’UGP est tenue de communiquer régulièrement des informations comptables et financières
complètes sur le projet. Les informations doivent détailler les utilisations du financement de la
Banque.
Les états financiers du projet doivent comprendre :

- un état des recettes (fonds reçus de la Banque, financement de contrepartie et, le cas
échéant, financement des cofinanceurs) et des dépenses (dépenses engagées pour l'année
en cours et cumulées à ce jour) indiquant séparément le financement de la Banque, ceux
de la contrepartie et des cofinanceurs, le cas échéant ;
- les soldes de trésorerie ;
- le relevé de compte spécial ;
UGP REF PAGE
MEP 65

AVRIL 2020
REVISE
GENERALITES Version: Provisoire
- une analyse détaillée des comptes principaux ;

- le rapprochement entre le montant indiqué comme « reçu de la Banque » et celui indiqué
comme ayant été décaissé par la Banque. Le rapprochement doit indiquer les méthodes de
décaissement, à savoir le compte spécial, le paiement direct ;
- une liste complète de tous les actifs fixes achetés avec les dates, la valeur et l'état donnés
des actifs.
UGP
MEP 66
AVRIL 2020
COMPTABILITE Version: Provisoire
7.2. COMPTABILITE
7.2.1. CADRE COMPTABLE GENERAL

Le cadre comptable proposé pour le PNMP se conforme aux dispositions du SYSCOHADA. Le
SYSCOHADA fixe les règles d’établissement des états financiers. Ces états financiers sont
présentés de façon à permettre leur comparaison dans le temps et dans l’espace. Le règlement
énonce les principes généralement reconnus par les normes internationales. Il s’agit de :
 Le principe de prudence ; pour une appréciation raisonnable des événements et des
opérations à enregistrer, afin d’éviter de transférer sur l’avenir des risques actuels ;
 La transparence dans la mise en œuvre permet à l’entreprise de donner une présentation
claire et loyale de l’information ;
 L’importance significative ; en vertu de ce principe, tout élément susceptible d’influencer
le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la
situation financière et le résultat de l’entreprise doit leur être communiqué ;
 L’intangibilité du bilan ; le bilan d’ouverture doit correspondre au bilan de clôture. Ne
peuvent être imputés sur les capitaux propres d’ouvertures les incidences des
changements de méthodes ainsi que les produits et les charges sur exercices antérieurs ;
 Le coût historique ; l’évaluation des éléments inscrits en comptabilité est fondée sur la
convention du coût historique qui permet d’enregistrer les biens, à leur date d’entrée dans
le patrimoine, à leur coût d’acquisition exprimé en unités monétaires courantes. Par
dérogation à cette convention et en vertu du concept du maintien du capital financier de
l’entreprise, les conditions de réévaluation légales ou libres sont précisées ;
 La continuité de l’exploitation ; l’entreprise est présumée poursuivre ses activités sur un
horizon temporel prévisible. Lorsque la continuité de l’exploitation de l’entreprise n’est
plus assurée, les méthodes d’évaluation doivent être reconsidérées. Il en est de même en
cas de non-continuité d’utilisation d’un bien ;
 La permanence des méthodes ; les méthodes d’évaluation et de présentation utilisées pour
l’établissement des états financiers ne doivent pas changer d’un exercice à un autre. Cette
constance dans l’application des méthodes permet d’assurer la comparabilité de
l’information dans le temps et dans l’espace. Ce principe admet, toutefois, des
changements motivés par la recherche d’une meilleure image du patrimoine, de la
situation financière et du résultat de l’entreprise. Les circonstances de telles modifications
sont limitativement prévues ;
 La spécialisation des exercices ; il est rattaché à chaque exercice les produits et les
UGP REF PAGE
MEP 67

AVRIL 2020
REVISE
charges qui le concernent et uniquement ceux-là.
7.2.2. CADRE COMPTABLE ANALYTIQUE

Pour permettre un suivi efficace des activités à mener par le PNMP-CI, la comptabilité analytique
reposera sur cinq (5) axes d’analyse principaux :
- la destination de la dépense (activité ou composante) ;
- le Responsable de la dépense (service) ou Institution sous-traitante ;
- le financement de la dépense (bailleur de fonds) ;
- la zone concernée (zone du Projet) ;
- la nature de la dépense (catégorie).
7.2.3. PRINCIPE D’EQUILIBRE ENTRE LES EMPLOIS ET LES

RESSOURCES
Le Projet ne faisant pas de recettes propres, il bénéficie de crédit pour le financement des
dépenses.
La comptabilité de projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un
objectif de résultat comptable. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités
qu’elle finance au moyen de crédit ou de dons rétrocédées par l’Etat. La comptabilité de projet
doit respecter l’équilibre entre les emplois et les ressources qui servent à le financer.
Le plan comptable du Projet est élaboré en respectant les dispositions du cadre comptable
SYSCOHADA adapté aux besoins spécifiques du Projet.
Le système génère :
- brouillards de saisie ;
- journaux auxiliaires ;
- balances et grands livres généraux ;
- balances et grands livres analytiques ;
- liste complète des immobilisations ;
- tableau Emplois et Ressources (TER).
7.2.4. COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS

La comptabilisation des immobilisations se fait au coût historique. Les immobilisations acquises
en devises sont comptabilisées au taux de change du jour de paiement du fournisseur. Dans le
UGP REF PAGE
MEP 68

AVRIL 2020
REVISE
cadre du projet les amortissements ne seront pas pratiqués sur les immobilisations.
7.2.5. PRINCIPE DE SAISIE DES PIECES COMPTABLES

Les saisies sont faites par le comptable à partir des instructions données par le RAF.
Un contrôle hebdomadaire est effectué par le RAF pour vérifier la tenue à jour de la comptabilité.
UGP
MEP 69
AVRIL 2020
ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE

Version: Provisoire
7.3. ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE
7.3.1. ORGANISATION COMPTABLE

Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les journaux en fonction de leur nature.
Ainsi le système comptable du PNMP-CI comprend les journaux suivants :
- Journaux d’achat : dans ces journaux sont enregistrées les factures et décomptes ;
- Journal de caisse pour l’enregistrement de toutes les opérations réalisées à la caisse ;
- Journal de banque : ce journal enregistre les opérations d’entrées et de sortie de fonds mis
à disposition par la BID ;
- Journal des opérations diverses : ce journal enregistre toutes les autres opérations non
comprises dans les trois catégories précédentes en particulier :
- les opérations d’émission des ordres de paiement ;
- les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice.
7.3.2. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES

A) Travaux quotidiens
 Achats
 Imputation des factures,

 Contrôle des imputations,
 Saisie des factures dans le logiciel comptable,
 Trésorerie banque
 Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux

de versement, avis de débit et crédit, remises de chèques),
 Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable,
 Edition des brouillards de saisie,
 Contrôle des saisies,
 Validation des écritures.
 Trésorerie caisse
UGP REF PAGE
MEP 70

AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
 Imputation des opérations de caisse,

 Saisie des opérations de caisse dans le logiciel comptable,
 Edition des brouillards de saisie,
 Contrôle des saisies,
 Validation des écritures.
B) Travaux mensuels
 Achats
 Edition du journal d’achats,

 Contrôle des saisies du mois,
 Rapprochement des documents informatiques pour cohérence avec les supports de
saisie,
 Justification des soldes fournisseurs et analyse.
 Trésorerie Banque
 Collecte des relevés bancaires,

 Comptabilisation des frais bancaires,
 Saisie des frais bancaires,
 Edition des journaux de banque,
 Contrôle des saisies du mois,
 Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse,
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation
 Edition des journaux de banque définitifs,

 Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires,
avis de crédit et de débit, ordres de virement, etc.),
 Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en
attente, chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.).
 Suivi comptable
UGP REF PAGE
MEP 71

AVRIL 2020
REVISE

Version: Provisoire
 Edition du grand-livre et de la balance générale

 Edition des états de suivi analytiques,
 Edition des états de suivi budgétaire,
 Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des
écarts.
B) Travaux annuels
 Inventaire des Immobilisations
 Inventaire physique des immobilisations,

 Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces
justificatives et la comptabilité générale,
 Après l’inventaire physique, identification des immobilisations à sortir
éventuellement du fichier et des comptes ou des immobilisations à céder.
 Inventaire comptable
 Réalisation des travaux d’inventaire comptable,
 Edition des états financiers et audit des comptes
 Edition des états financiers de fin d’exercice,

 Audit des comptes par un auditeur externe.
UGP
MEP 72
AVRIL 2020
TRAVAUX DE CLOTURE COMPTABLE (INVENTAIRE)

Version: Provisoire
7.4. TRAVAUX DE CLOTURE COMPTABLE (INVENTAIRE)
7.4.1. GENERALITES
Le PNMP arrête sa comptabilité au 31 décembre de chaque année. Les travaux effectués ont
pour objet de :
 Clôturer l’exercice comptable ;
 Etablir les documents comptables de fin d’exercice pour l’audit des comptes.
7.4.2. BALANCE DE CLOTURE

Avant l’édition de la balance générale, le comptable procède à l’analyse des comptes à partir du
grand livre afin de relever d’éventuelles erreurs. Il édite alors une balance provisoire.
Le comptable, devra s’assurer entres autres :
 que l’équilibre fondamental entre les débits et les crédits est vérifié ;
 que les soldes des comptes du grand livre ont été correctement reportés dans la balance ;
 que les comptes devant être soldés à la clôture le sont effectivement ;
En outre, il procède à la vérification de l’exactitude arithmétique de la balance. On peut en effet
y découvrir une erreur d’addition.
Après vérification de la balance, le comptable lance l’édition de la balance générale définitive.
7.4.3. ÉTABLISSEMENT DES ETATS FINANCIERS

Une fois que la balance générale est exacte, il faut procéder à l’édition du Tableau des Emplois
et Ressources (TER).
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SERVICE DE GESTION DE PROJETS
UGP
MAFC 1 73
PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
PLAN COMPTABLE DU PROJET PNMP Version: definitive
7.5. PLAN COMPTABLE DU PROJET PNMP
N° DE COMPTE LIBELLES
211800 LOGICIELS
232100 BATIMENTS ET CONSTRUCTIONS
244100 MATERIELS DE BUREAU
244200 MATERIELS INFORMATIQUES
244300 MOBILIER DE BUREAU
245100 MATERIEL AUTOMOBILE
245800 MOTO
252000 AVANCES ET ACOMPTE SUR IMMOBILISATIONS
275200 DEPOTS POUR ELECTRICITE
275300 DEPOTS POUR L’EAU
275500 DEPOTS POUR TELEPHONE
401XXX FOURNISSEURS ORDINAIRES
404XXX FOURNISSEURS COURANT D’EQUIPEMENT
422100 PERSONNEL REMUNERATION DUE
422500 PERSONNEL OCCASIONNEL
4228XX REMBOURSEMENT FRAIS DE MISSION
431000 CNPS
447200 IMPOTS SUR SALAIRES
466XXX GROUPE, COMPTE COURANT
466100 RESSOURCE BID
466300 RESSOURCE CONTREPARTIE
466400 PARTICIPATION DES BENEFICIAIRES
471100 COMPTE D’ATTENTE (débiteurs divers)
471200 COMPTE D’ATTENTE (créditeurs divers)
478000 ECARTS DE CONVERSION ACTIF
479000 ECARTS DE CONVERSION PASSIF
521110 BNI ABIDJAN
521120 BHCI
571100 CAISSE BID
585000 VIREMENT DE FOND
604300 ACHAT PRODUITS D’ENTRETIEN
605100 EAU
605200 ELECTRICITE
REF PAGE
UGP
MAFC 1 74

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
605300 ACHAT CARBURANT

605500 ACHAT FOURNITURES DE BUREAU
605600 ACHAT PETITS MATEREILS ET OUTILLAGES
616000 TRANSPORT DE PLIS
618100 VOYAGE ET DEPLACEMENT
618300 TRANSPORT ADMINTRATIF
622200 LOCATION DE BATIMENT
624200 ENTRETIEN MOBILIER
624300 REPARATION DES VEHICULES
624301 REPARATION DES MACHINES
624302 ENTRETIEN BATIMENTS
LUBRIFIANT, PNEUMATIQUES, PIECES DE
624310
RECHANGE
624800 AUTRES ENTRETIEN ET REPARATION
625200 ASSURANCE VEHICULES
625800 AUTRES ASSURANCES
626500 DOCUMENTATION GENERALE
627000 PUBLICITE
628100 TELEPHONE
631800 AUTRES FRAIS BANCAIRES
632400 HONORAIRES AUDIT EXTERNE
632401 ASSISTANCE TECHNIQUE
632402 PRESTATION DE SERVICE
632403 FORMATION A L’INTERIEUR
632404 FORMATION A L’EXTERIEUR
632408 AUTRES HONORAIRES
632800 DIVERS FRAIS
638300 RÉCEPTIONN (RESTAURATION)
6384xx FRAIS DE MISSION
6384010 HEBERGEMENT
6384020 PERDIEMS
6413000 CHARGES PATRONALES SALARIALES
TAXES A LA FORMATION PROFETIONNELLE
641500
CONTINUE
6611XX SALAIRES
6612XX GRATIFICATIONS
6613XX CONGES PAYES
REF PAGE
UGP
MAFC 1 75

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
664XX CHARGES SOCIALES

71000X SUBVENTION POUR FONCTIONNEMENT
810000 VALEUR COMPTABLE NET
820000 PRODUIT DE CESSION
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MEP 76

AVRIL 2020
REVISE
GUIDE DE COMPTABILISATION
Version: Provisoire
7.6. GUIDE DE COMPTABILISATION

Ce guide contient essentiellement les schémas d’écritures relatives aux opérations courantes du
Projet. Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations. Il se veut toutefois assez
représentatif de l’essentiel des opérations réalisées par le Projet.
Le guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est
décrit :
 la pièce de base ;
 le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser ;
 le schéma d’écriture comptable à passer :
o compte à débiter ;
o compte à créditer ;
o libellé ;
o montant à comptabiliser ;
 un commentaire explicatif éventuellement.
En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent guide, les modifications doivent être
proposées par le RAF.
7.6.1. DEMANDE DE FONDS POUR LE FONCTIONNEMENT DE

L’UGP
Constater la demande de fonds pour le fonctionnement de l’unité de gestion du projet.
 Lors de la validation de la demande

Montant
N° compte Libellés des comptes
Débit Crédit Débit Crédit

Partenaires (BID, Contrepartie,
466XX bénéficiaires) Montant
Budgété
Montant
71XX Subvention d’exploitation Budgété
Libellé : (Svt Demande Fonds
fonctionnement N°xx) ----------
UGP REF PAGE
MEP 77

AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
 A la réception des fonds
Montant
521xx Banque BHCI Montant

Budgété
Montant
466XX Partenaires (BID, Contrepartie,
Budgété
bénéficiaires)
Libellé : ( svt réception des

Fonds fonctionnement N° xx ) -
7.6.2. DEMANDE DE FONDS POUR LE COMPTE DES INSTITUTIONS
 A la réception des fonds
Montant
521xx Banque BNI Montant

Budgété
Montant
466XX Partenaires (BID, Contrepartie,
Budgété
bénéficiaires)
Libellé : (Svt réception des

Fonds financement Institutions
xx) ------------------
MEP 78

AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
 Lors de l’octroi des fonds aux Institutions (IMF)
Montant

Compte d’alimentation (ex :
47xx COOPEC) Montant
Demandé
Montant
521xx Banque BNI Demandé
Libellé : (Svt avis de

financement Institutions xx) ---
 Lors du remboursement des fonds par les Institutions (IMF)
Montant
521xx Banque BNI Montant

remboursé
Montant
47xx Compte d’alimentation (ex :
remboursé
COOPEC)
Libellé : ( svt remboursement

Institutions xx ) ------------------
 Lors de la remontée des fonds par l’UGP à la BID

MEP 79

AVRIL 2020
REVISE
Version: Provisoire
Montant

466XX Partenaires (BID,
Contrepartie, bénéficiaires) Montant
remontée
Montant
521xx Banque BNI remontée
Libellé : ( svt remontée

partenaire xx ) ------------------
7.6.3. ACQUISITION D’IMMOBILISATION PAR L’UGP

Constater l’acquisition de fournitures de bureau, de prestations de services (entretien, réparation,
etc.) et autre acquisition.
La facture ou l’avis d’échéance ou tout autre document constitutif d’un titre de créance peut être
considérée comme pièce justificative
 Enregistrement de l’immobilisation
Montant
2xxxxx Immobilisations Montant

Facture
Montant
404/481x Fournisseur d’équipement Facture
Libellé : Achats xxx Fact N°xx
---------------
 Lors du règlement
Montant
UGP
MEP 80
AVRIL 2020
Version: Provisoire
404/481x Fournisseur d’équipement Montant

Facturé
Montant
521xx Banque BHCI Facturé
Libellé : règlement fournisseur
xxx Fact N° xx ------------------
7.6.4. PRISE EN CHARGE D’UNE DEPENSE

Constater l’exécution d’une charge
 Constatation de la charge
N°
N° compte Libellés des comptes Montant Montant
compte
Débit Crédit Libellé de l’écriture Débit Crédit
6xxxx Charges par nature Montant

Facture
Montant
40xxxx Fournisseur Facture
Libellé : achat xxxx Fact
N°xxx----------------
 Lors du règlement
N°
N° compte Libellés des comptes Montant Montant
compte
Débit Crédit Libellé de l’écriture Débit Crédit
40xxxx Fournisseur Montant

Facture
521xx Banque BHCI Montant
Facture
Libellé : règlement Fact
N°xxx----------------
REF PAGE
UGP
MAFC 1 81
CHAPITRE VIII : AUDIT REDIGE

REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CHAPITRE VIII : AUDIT

REF PAGE
UGP
MAFC 1 82
CHAPITRE VIII : AUDIT REDIGE

REVISE
AVRIL 2020
RECOMMANDATIONS Version: definitive
RECOMMANDATIONS
Conformément aux directives de la BID et selon l’article 8 alinéa 8 de l’accord de
financement, l’UNACOOPEC-CI devra, pendant toute la durée du PNMP et jusqu'à
l'extinction de toutes les obligations de l’UNACOOPEC-CI en vertu du présent Accord,
faciliter et permettre aux représentants accrédités de la BID d'effectuer des visites en relation
avec le Projet, et d'accéder, aux fins d'audit, à tout document ou registre y afférent.
Les auditeurs sont tenus, entre autres, d'examiner les documents pertinents, d'examiner les
mécanismes de contrôle financier du projet afin d'identifier les déficiences et les faiblesses
susceptibles d'affecter l'efficacité du projet, de se forger une opinion sur la qualité des états
financiers et de confirmer que les fonds accordés au projet ont été utilisés aux fins prévues.
Tout rapport d'audit doit être soumis à la Banque au plus tard six (6) mois après la clôture de
l'exercice pour le projet auquel se rapporte le rapport d'audit.
Les comptes spéciaux doivent être audités par des auditeurs indépendants et qualifiés, agréés
par la Banque conformément aux dispositions de l'accord de financement.
En plus de l'audit annuel de tous les comptes du projet, le compte spécial doit être audité à la
fin de chaque exercice. Comme indiqué précédemment, les comptes spéciaux qui nécessitent
des reconstitutions intermédiaires avant la fin de l'audit annuel peuvent, si la Banque
l'approuve, faire l'objet de certification d'audit intermédiaire délivrées par des auditeurs
agréés par la Banque. Ces certifications d'audit sont, pour l'essentiel, des constatations
intermédiaires de la part des auditeurs, qui se concentrent sur la comptabilisation des
éléments couverts par la reconstitution initiale ou ultérieure dans le compte spécial.
Afin de mener à bien les missions d’audit, le bénéficiaire est tenu de tenir à jour et de
conserver toute la documentation du projet, y compris les documents primaires et les pièces
justificatives relatives aux décaissements, et de les mettre à la disposition des représentants
de la Banque selon les besoins.
Le bénéficiaire doit conserver tous les enregistrements (contrats, bons de commande,
factures, reçus, etc.) attestant les dépenses éligibles afin de permettre au représentant de la
Banque d'examiner et de vérifier ces enregistrements. Ces dossiers originaux doivent être
conservés pendant une période d'au moins deux (2) ans à compter de la date de clôture. Les
emprunteurs sont responsables de veiller à ce que la conservation des documents soit
également conforme aux lois et réglementations ivoiriennes.
En particulier, le bénéficiaire doit conserver les types de documents suivants pour le projet :
- Dossier général : la convention de financement signée, le rapport d'évaluation, la liste
des signataires autorisés, les catégories de dépenses et la correspondance relative au
projet doivent être conservés dans ce fichier ;
- Dossier méthodologique : des copies des demandes de décaissement soumises à la
Banque doivent être conservées dans ce dossier avec les pièces justificatives ;
- Fichiers de boîte : ils doivent être utilisés pour conserver les contrats ou autres
documents.
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UGP
MAFC 1 83
CHAPITRE IX : PASSATION DE MARCHES REDIGE

REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CHAPITRE IX : PASSATION DE MARCHES

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UGP
MAFC 1 84

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Version: definitive
9.1. PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de la mise en œuvre du programme national de microfinance participative

(PNMP) et conformément aux exigences de l’accord de prêt CIV 029, tous les marchés seront
définis dans le cadre d’un plan de passation de marchés (PPM), chiffré et soumis à
l’approbation du Bailleur de fonds. Les contrats ou marchés pour les biens, travaux ou
services à financer sur les fonds des projets financés par la Banque Islamique de
Développement (BID) doivent être passés selon les Directives pour l'acquisition de Biens,
Travaux et Services connexes dans le cadre de Projets, approuvées par le Conseil
d’Administration de la BID et publiées en 2018 et conformément au Code des Marchés
publics et au Manuel des procédures de passation des marchés publics.
Par ailleurs, tous les marchés, quelle que soit leur nature, seront passés selon les principes
fondamentaux suivants :
- l’économie, signifiant que le prix des Biens, Travaux, Services de Consultants et/ou services
connexes doit consommer le minimum de ressources pour obtenir le produit convenu ;
- l’efficacité, signifiant la gestion appropriée (en premier lieu du temps et du coût) d’un
montant donné de ressources pour obtenir le produit convenu ;
- l’équité, signifiant la mise en œuvre d’un processus transparent et impartial ;
- l’efficience, signifiant la réalisation de résultats spécifiques, tenant compte des objectifs
de développement du Bénéficiaire pour le projet spécifique financé par la BID.

La présente procédure a pour objet de décrire le processus de passation des marchés dans le
but de s’assurer que les biens, travaux et services commandés :
- seront de qualité satisfaisante ;
- pourront être livrés ou achevés dans les délais convenus ;
- sont proposés à un prix qui ne compromet pas la viabilité économique et financière du
Projet.
9.1.2. APPLICATION
Il s’agit de toutes les acquisitions de biens, travaux ou services réalisées dans la cadre du
PNMP.

 Eligibilité : En application d’une de ses règles fondamentales, la BID exige que le
Dossier d’Appel d’Offres indique, sans équivoque, que les Biens, Travaux et/ou
services connexes fournis par le Titulaire, et ses associés et sous-traitants, doivent être
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UGP
MAFC 1 85

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
strictement en conformité avec les Règles de Boycott de l’Organisation de

Coopération Islamique, la Ligue des Etats Arabes et de l’Union Africaine. L’UGP est
tenue d’informer les Soumissionnaires potentiels que seules les Soumissions
provenant de Soumissionnaires qui ne font pas l’objet de boycott en vertu des Règles
de Boycott seront prises en considération. Le Soumissionnaire devra soumettre une
déclaration sur l’honneur à cet effet.
 Conflit d’intérêt : Les règles de la BID exigent qu’une Firme participant dans un
processus d’acquisition dans le cadre d’un projet financé par la BID, ne se trouve pas
en situation de conflits d’intérêts donnant lieu à un avantage compétitif non équitable.
Une Firme qui s’avérerait être en situation de conflit d'intérêts donnant lieu à un
avantage compétitif non équitable sera normalement déclarée inéligible à l’obtention
du marché.
 Les projets de Dossiers d’acquisition devront être soumis à la BID à temps pour lui
permettre de les examiner et d’émettre des observations, et ne feront l’objet d’un appel
d’offres qu’après obtention de l’avis de Non-Objection de la BID.
 La BID exerce le Contrôle Préalable pour les activités d’acquisitions de valeur élevée
et/ou à risque élevé, afin de s’assurer que la procédure d’acquisition est menée
conformément aux dispositions de l’Accord de Financement, avant remise du dossier
aux Soumissionnaires.
 Pour les contrats sujets à examen préalable par la banque, il sera communiqué avant
attribution définitive du marché ou du contrat :
 Le dossier d’appel d’offres ;
 le nom des soumissionnaires ;
 le procès-verbal d’ouverture des plis ;
 le rapport d’évaluation des offres ;
 les procès-verbaux de la commission des marchés ;
 la proposition d’adjudication.
 Responsabilité générale
La passation des marchés est sous la responsabilité directe du Responsable Passation des
Marchés et sous la supervision du Coordonnateur du Projet.
 Publicité des appels d’Offres
Un avis général de passation de marchés (AGPM) est préparé et publié par le RPM sous la
responsabilité du CP dans au moins un journal d’annonce légal de la République de Côte
d’Ivoire.
 Modalités d’ouverture des offres

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UGP
MAFC 1 86

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
La séance d’ouverture des plis doit avoir lieu à la date limite fixée pour le dépôt des offres ou
très peu de temps après. Aucune offre n’est acceptée au-delà de l’heure limite fixée pour le
dépôt des plis.
Les plis doivent être ouverts au moment fixé, en séance publique, c’est-à-dire que les
soumissionnaires ou leurs représentants peuvent être présents. Le nom de chaque
soumissionnaire et le montant de chaque offre et de chaque variante sont lus à haute voix et
consignés au procès-verbal de la séance.
La copie de ce procès-verbal doit être envoyée à la BID.
 Rapport d’évaluation des offres
Le rapport d’évaluation est transmis au Bailleur de fonds dans un délai de trois (3) semaines
maximum à compter de la date d’ouverture des offres lorsque le marché est soumis à examen
préalable.
 Signature des marchés
Tous les contrats sont signés par l’Administrateur provisoire de l’UNACOOPEC-CI, après
vérification et avis du CP et enfin par le bénéficiaire.
 Commission d’ouverture des plis et de jugement des offres
Une commission d’ouverture des plis et de jugement des offres (COJO) est mise en place dans
le cadre des passations des marchés du présent projet. Elle est chargée de l'ouverture des plis,
de l'évaluation des offres et de la désignation des attributaires. Cet organe est composé de :
- Un représentant du Comité directeur, Président de la commission. Le président de la
commission d'ouverture des plis et de jugement des offres est chargé de convoquer les
membres de la commission, au moins une semaine avant la séance d'ouverture. Une
copie du dossier d'appel d'offres est jointe à la convocation.
- Un représentant de l’APSFD ;
- Un représentant de l’UNACOOPEC-CI ;
- Les membres de l’UGP.
 Archivage des documents
Ces archives concerneront toutes les phases de la mission (depuis le lancement de l’appel
d’offre jusqu’à la réception des travaux). Ceux-ci seront conservés par tout moyen approprié
(sur papier ou de manière électronique) pendant une durée d’au moins dix (10) ans, délai
comptable.
Le classement et l’archivage sont sous la responsabilité du Coordonnateur.
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UGP
MAFC 1 87

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
 Liste des pièces à conserver dans le dossier
Documents à classer
travaux fourniture Firme CI
TdRs + NO Liste des travaux + Liste de fourniture +
programme fonctionnel confirmation des TdRs + NO TdRs + NO
approuvé bénéficiaires
Manifestation En cas de
En cas de présélection rapport rapport
d’intérêt présélection
Liste En cas de
En cas de présélection LR + NO LR + NO
restreinte présélection
Dossier de Lettres de
consultation DAO + NO DAO + NO DP + NO consultation +
TdRs
Annonce et avis publié (national ou avis publié (national Lettres Lettres de
publicité international) ou international) d’invitation + consultation
confirmation de
réception par les
firmes
Ouverture PV + liste de présence PV + liste de PV + liste de -
des plis des Eses présence des présence des
fournisseurs fournisseurs
Les offres Conserver les originaux Conserver les Conserver les Conserver les
originaux originaux originaux
Rapport de Rapport + approbation Rapport + Rapport + rapport
sélection DMP + NO Banque approbation DMP + approbation
NO Banque DMP + NO
Banque
Négociation - - PV de PV de
négociation négociation
Notification Notification et/ou OS Notification et/ou Lettre de Lettre de
de démarrage OS de démarrage notification notification
Contrats Marché daté, signé, Marché daté, signé, Contrat daté, contrat daté,
(avenants) enregistré, portant un enregistré, portant un signé, signé,
numéro d’ordre numéro d’ordre enregistré, enregistré,
portant un portant un
numéro d’ordre numéro
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UGP
MAFC 1 88

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
d’ordre
Garanties Cautions et mains levées Cautions et mains Caution et main Caution et
bancaires levées levée (dans le main levée
cas d’avance sup (dans le cas
à 20%) d’avance sup à
20%)
Fin Tous documents important Tous documents Tous documents Tous documents
d’engagement et PVs de réception important et PVs de important, PV et important, PV et
réception rapports rapports
Payement État de payement des État de payement des État de payement État de payement
décomptes factures
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UGP
MAFC 1 89
CHAPITRE X : MARCHES DES BIENS ET

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CHAPITRE X : MARCHES DES BIENS ET TRAVAUX

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UGP
MAFC 1 90

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
MARCHE DES BIENS ET TRAVAUX Version: definitive
10.1. MARCHE DES BIENS ET TRAVAUX
Pour les marchés de biens et de travaux, les méthodes utilisées sont :
- l’appel d’offre international ou national ;

- l’appel d’offre restreint ;
- la consultation de fournisseurs ;
- l’entente directe.

L’objet de cette procédure est de décrire, les conditions pour le financement des marchés de
travaux (réhabilitation, construction), sur financement des fonds de la BID, depuis
l’expression du besoin jusqu’à la réception du marché, en passant par la sélection des
candidats, leur évaluation, la signature des contrats, le suivi des marchés.

Les achats par appel d’offres se feront conformément aux règles et procédures de la BAD et
au code du marché public en vigueur en Côte d’Ivoire
Les marchés de fournitures seront passés selon les directives de la Banque en la matière ou le
code des marchés publics de Côte d’Ivoire (Ordonnance n°2019-679 du 24 juillet 2019)
portant nouveau code des Marchés Publiques en Côte d’ivoire.
10.1.3. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS

 Avis d'appel d'offre, instructions aux soumissionnaires
 Cahier des clauses administratives particulières/ modèle de marché
 Cahier des clauses techniques particulières
 Cahier des clauses administratives générales
 Cahier de définition des prix unitaires
 Cadre du bordereau des prix unitaires
 Cadre du devis estimatif
 modèle de soumission/ acte d'engagement
 Modèle de garanties bancaires, modèle de main levée
 Acte d’engagement ou la Soumission
 Cahier des clauses Administratives Particulières et Générale (CCAP/CCAG) ou contrat
 Documents tels que programmes, Dossiers et Plans le cas échéant
 Bordereau des Prix Unitaires, Devis estimative
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UGP
MAFC 1 91

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
CHAMP D’APPLICATION Version: definitive
10.2. CHAMP D'APPLICATION

La présente procédure d'acquisition de biens et travaux s’applique aussi bien aux appels
d’offres nationaux et qu’internationaux selon que le montant du marché soit supérieur ou égal
à 100 000 UDS ou strictement inférieur à 100 000 USD.
10.2.1. PRINCIPES
Le seuil de passation est le seuil à partir duquel s’applique l’obligation de passer marché et le
seuil de contrôle, celui à partir duquel, l’avis de la Direction des Marchés Publics est requis.
Dans le cadre du présent programme, le seuil de passation des marchés est fixé conformément
aux dispositions de l’accord de financement. Ce seuil est indiqué dans le tableau ci-dessous.
Biens et travaux Services (Liste restreinte)
Volets AO Consultatio Consultati Internationa Internationa Nationa

N n on l l l Autre
International Nationale PM s
e
1. Renforcement de capacité
Consultant 
Etude et 
formation
Immeubles et
équipements
≤ 100 000 USD 
˃ 100 000 
USD
Personnel 
BSC
Logiciel 
MIS
2. Gestion
Agents 
Unités
d’exécutio
n
Equipements 
Evaluations 
des résultats
Audit financier 
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UGP
MAFC 1 92

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
10.2.2. ETAPES DE LA PROCEDURE

 Elaboration du Dossier d’Appel d’Offres
 Annonce et publicité
 Réception et Enregistrement des offres
 Invitation de la commission d’évaluation des offres
 Ouverture publique des offres
 Évaluation des offres et proposition d’attribution du marché
 Validation de la DMP
 Notification à l’attributaire
 Préparation et Signature du contrat
10.2.3. MARCHES DE TRAVAUX

Préparation du Dossier d’Appel d’Offres
RPM - élabore le Dossier d’Appel d’Offres (DAO) conformément aux

dossiers type du Bailleur de fonds ;
- Soumet le DAO au CP pour approbation. DAO
Des services de consultants peuvent être requis pour réaliser les

études spécifiques dans le cadre de l’élaboration du DAO.
CP - Approuve le DAO et le transmet à la DMP pour vérification ;

- Procède à un contrôle de conformité du dossier ;
DMP - Donne son avis de non objection (ANO) ;

- Retourne le dossier à l’UGP pour signature de l’AP.
AP - Reçoit et signe le DAO ;

- Transmets le DAO à la BID.
Annonce et publicité
RPM
- Prépare l’avis de publication de l’appel d’offre à publier Avis de
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UGP
MAFC 1 93

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
- Fait signer l’avis par l’AP après avis du DPME publication

- Procède à la publicité de l’avis par voie de presse au plan national et
international.
Les DAO peuvent être vendus à titre forfaitaire aux entreprises

désireuses de soumissionner. Un délai de 30 jours pour les appels
d’offres nationaux et 45 jours pour l’international est accordé aux
entreprises pour la soumission des offres.
Réception et Enregistrement des offres
- Réceptionne les offres des soumissionnaires et les enregistre dans

Assistante de un registre spécial prévu à cet effet et leur attribue un numéro Offres
direction chronologique par ordre de réception ;
- Délivre un accusé de réception pour les offres remises en mains
propres ;
- Transmet les offres au RPM
Invitation de la commission d’évaluation des offres

Lettre
RPM - Sur instruction du CP, fait préparer la lettre d’invitation de la d’invitation
commission d’évaluation des offres par l’assistante administrative ;
- Transmet le projet de lettre au CP pour paraphe ;
- Transmet ensuite la lettre d’invitation à l’AP pour signature.
- A la réception des offres des soumissionnaires, signe la lettre

AP d’invitation et convoque les membres de la commission qui se Convocation des
réunissent pour l’ouverture des offres ; membres du
- Fait transmettre les offres à la commission pour ses besoins COJO
d’évaluation.
Ouverture publique des offres
- Procède à l’ouverture publique des offres ;

COJO - Vérifie la conformité des offres aux spécifications du dossier d’appel Procès-verbal
d’offres ; d’ouverture des
- Dresse un PV d’ouverture des offres signé par tous les membres. offres
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UGP
MAFC 1 94

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Évaluation des offres et Attribution du marché
- Procède à l’évaluation des offres conformément aux dispositions du

dossier d’appel d’offres ; Rapport
COJO - Dresse un rapport détaillé sur l’évaluation et la comparaison des d’évaluation
offres reçues, les recommandations concernant l’attribution du
marché ;
- Propose l’adjudication du marché ;
- Transmet le rapport d’évaluation auquel est joint le PV ; d’ouverture
au CP pour visa.
- Reçoit le rapport du COJO ;

- Prend connaissance du rapport du COJO et le vise ; Rapport du
CP - Prépare les lettres de notifications ; COJO
- Transmet le rapport d’évaluation et les lettres de notifications à l’AP
pour avis et signature ;
- Retourne les lettres au RPM pour notification aux attributaires.
La commission procède à l’adjudication provisoire du marché en

attendant l’avis du Bailleur de fonds selon le cas, à qui le CP transmet le
dossier complet d’évaluation y compris les offres pour avis de non
objection.
Notification à l’attributaire
AP - Donne son avis au rapport du COJO ; Lettre de

- Transmet aux attributaires une lettre de notification. notification
Préparation et Signature du contrat
RPM - Prépare six exemplaires du projet de contrat selon le modèle de

contrat proposé dans le dossier de consultation ;
- Transmet les projets de contrat au CP pour revue ;
CP - Procède à la revue et au contrôle d’ensemble des projets de Contrats

contrats ;
- Paraphe les projets de contrats ;
- Transmet les projets de contrats à l’AP pour avis et signature.
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UGP
MAFC 1 95

TRAVAUX REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
AP - Signe tous les exemplaires du contrat et paraphe toutes les pages des
Conditions Particulières et les transmet au CP.
Remise de contrat au bénéficiaire et archivage
Assistante - Reçoit les contrats pour signature par le bénéficiaire ;

administrative - Fait signer le bénéficiaire ;
- Transmet trois exemplaires au bénéficiaire ;
- Transmet un exemplaire au RPM pour archivage ;
- Transmet un exemplaire à la comptabilité pour suivi ;
- Archive un exemplaire à son niveau.
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UGP
MAFC 1 96
CHAPITRE XI : MARCHES DE CONSULTANT REDIGE

REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CHAPITRE XI : MARCHES DE CONSULTANTS

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UGP
MAFC 1 97
CHAPITRE XI : LE MARCHE DE CONSULTANT

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
LE MARCHE DE CONSULTANT
Version: definitive
11.1. LE MARCHE DE CONSULTANTS

L’objet de cette procédure est de décrire, les conditions de financement des services de
consultants pour les études, supervision et contrôle, sur financement des bailleurs de fonds,
depuis l’expression du besoin jusqu’à la réception du marché, en passant par la sélection des
candidats, leur évaluation, la signature des contrats et la réception des travaux.

 L'attribution des marchés pour la réalisation des services financés sur les ressources du
Prêt se fera, conformément aux Lignes Directrice en matière de Passation des Marchés,
comme suit :
- Consultation pour le Renforcement des Capacités des Bénéficiaires : La
consultation requise pour le renforcement des capacités des bénéficiaires
(alphabétisation de base, calcul, gestion financière et organisationnelle) et les
activités de sensibilisation ciblant les bénéficiaires, donneront lieu à une présélection
de consultants nationaux, compte tenu de l'existence d'une expertise dans le pays ;
- Consultant en Renforcement des Capacités des Institutions de Microfinance
(IMF) : Le Consultant en renforcement des capacités des IMF sera sélectionné à
partir d'une liste restreinte de cabinets conseils de bonne réputation opérant dans les
pays membres de la BANQUE ;
- Consultant chargé de l'Evaluation de l'Impact Extérieur : Le consultant chargé
de l'évaluation de l'impact extérieur sera recruté à partir d'une liste restreinte de
firmes internationales intervenant dans le domaine de l'évaluation d'impact ;
- Consultant chargé de l'Audit Financier : Le consultant chargé de l'audit financier

sera recruté à partir d'une liste restreinte de cabinets nationaux affiliés à des firmes
internationales de renommée, par le biais d'un appel à propositions se fondant sur la
méthode de la Sélection au Moindre Coût.
Prestataires concernés Types de marchés

Consultant Appel d’offre International (AOI)
Consultation pour le Renforcement des Capacités des Bénéficiaires Appel d’offre national (AON)
Consultation pour le Renforcement des Capacités des Bénéficiaires Appel d’offre national (AON)
Consultant chargé de l'Evaluation de l'Impact Extérieur Appel d’offre national (AON)
Consultant chargé de l'Audit Financier Appel d’offre national (AON)
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UGP
MAFC 1 98

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
LE MARCHE DE CONSULTANT
Version: definitive

 TDR
 Liste restreinte
 DP
 Le contrat
 Les offres des soumissionnaires
 Les rapports d’ouverture des plis et d’évaluation des offres,
 Tous les avis de non objection
 Les procès-verbaux

 Préparation de la DMI ;
 Annonce et publicité ;
 Réception des manifestations d’intérêt ;
 Établissement de la liste restreinte ;
 Établissement et envoi des DP ;
 Réception des propositions des soumissionnaires ;
 Invitation de la commission d’ouverture des offres ;
 Ouverture des offres ;
 Évaluation des offres et proposition d’attribution du marché ;
 Négociation ;
 Notification à l’adjudicataire ;
 Préparation et signature du contrat.
11.1.5. CHOIX DE LA METHODE

La méthode appropriée est celle selon la nature et la complexité de la mission ou l’étude, à
savoir :
 SFQC Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût ;
 SFQ Sélection Fondée sur la Qualité ;
 SCBD Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé ;
 SMC Sélection au « Moindre Coût » ;
 CCV Sélection Fondée sur la comparaison des CVs ;
 SED Sélection par Entente Directe ;
 CPC Sélection Particulières de Consultants (PNUD, ONG, …).
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UGP
MAFC 1 99

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
SELECTION BASEE SUR LA QUALITE ET LE COUT
Version: definitive
11.2. SELECTION BASEE SUR LA QUALITE ET LE COUT

consultants relatif au recrutement d’une firme dans le cadre de la gestion du stock de
sécurité, sur financement des bailleurs de fonds, depuis l’expression du besoin jusqu’à la
réception du marché, en passant par la sélection des candidats, leur évaluation, la signature des
contrats, la réception des travaux.

Tous les marchés de consultant, dans le cadre du PNMP-CI sont passés conformément aux
directives des bailleurs de fonds et des dispositions prévues dans l’accord de financement.

 DP
 TDR
 Le contrat
 Les offres des soumissionnaires
 Les rapports d’ouverture des plis et d’évaluation des offres
 Tous les avis de non objection

 Préparation de la DMI ;
 Annonce et publicité ;
 Réception des manifestations d’intérêt ;
 Établissement de la liste restreinte ;
 Établissement et envoi des DP ;
 Réception des propositions des soumissionnaires ;
 Invitation de la commission d’ouverture des offres ;
 Ouverture des offres ;
 Évaluation des offres et proposition d’attribution du marché ;
 Notification à l’adjudicataire ;
 Préparation et signature du contrat ;
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UGP
MAFC 1 100

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
Préparation de la DMI
RPM - En liaison avec le service logistique et moyens généraux (SLMG) et le TDRs
RAF, élabore les TDRs, le planning prévisionnel et une estimation des
coûts sur la base des ressources nécessaires pour accomplir la mission ; DMI
- Fait préparer la demande de manifestation d’intérêt (DMI) par de
l’agent passation de marché ;
- Adresse la DMI au CP pour information et visa qui l’adresse à l’AP
pour approbation et signature.
AP - Approuve et transmet la DMI à la DMP pour examen et avis ; DMI

- Après réception de l’avis favorable de la DMP, l’AP donne les
instructions au RPM pour les formalités de publicité.
Annonce et publicité de la DMI
RPM - Fait préparer l’avis de publication relatif à la DMI par l’agent de Avis de
passation de marché ; publication
- Soumet l’avis à l’approbation du CP et visa du DPM ;
- En cas d’approbation du CP, affiche l’avis ou le fait publier dans un
journal d’annonces légales à grande diffusion et au niveau
international (voie de presse et voie électronique).
Invitation de la commission d’ouverture des plis
- Sur instruction du Président du COJO, fait préparer la lettre

CP d’invitation de la commission d’ouverture des proposions par Lettre
l’Assistante de direction e ; d’invitation
- Transmet le projet de lettre à l’AP pour signature. de la
commission
Réception des réponses suite à l’avis de manifestation d’intérêt
- Réceptionne les MI ;

Assistante de - Les enregistre dans un registre spécial conçu à cet effet ; MI
direction - Transmet les MI au CP.
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UGP
MAFC 1 101

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CP - A la réception des MI, signe la lettre d’invitation et convoque les Lettre

membres de la commission qui se réunissent pour l’ouverture des d’invitation
offres
Établissement de la liste restreinte
COJO - Procède à l’évaluation des MI MI

- Dresse le rapport détaillé d’évaluation des MI, en faisant toutes
observations utiles à la compréhension
- Établit la liste restreinte qui doit comporter entre quatre et huit
candidats
- Adresse la liste restreinte au DMP accompagné du rapport
d’évaluation contenant leur proposition pour examen ou
modifications éventuelles,
- Prend connaissance de la liste restreinte et du rapport d’évaluation Rapport

DMP - Adresse le rapport d’évaluation au CP pour information et le d’évaluation
transmet ensuite au Bailleur de fonds pour avis de non objection.
- Prend connaissance du rapport d’évaluation et des recommandations

Bailleur de fonds - Approuve définitivement le rapport, Rapport
- Communique par tous moyens (mail, courriers…) son avis de non d’évaluation
objection sur le rapport d’évaluation au projet ANO
Établissement et publication des DP
CP/RPM - Après avis de non objection, instruit le CP qui l’impute au RPM DP

pour l’établissement de la DP
- fait établir la DP par l’agent de passation de marché en liaison avec
le SLMG, qui comprend :
 Les TDRs ;
 Projet de contrat et Conditions particulières avec
annexes ;
 Autres informations (avis relatif aux candidats retenus
sur la liste restreinte, grille de conformité administrative,
grille d’évaluation) ;
 Modèle de soumission de l’offre.
- Transmet le DP au CP pour information puis au DPM pour visa

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UGP
MAFC 1 102

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CP - Approuve la DP et le transmet à la DMP qui doit se prononcer DP

sur son contenu
- Après avis de la DMP, la DP est transmis au Bailleur de fonds
pour approbation avant lancement
-
Invitation à soumissionner
Assistante de - Sur instruction du CP fait préparer la lettre d’invitation à Offres

direction soumissionner
Réception des propositions
- Réceptionne les propositions des soumissionnaires, en indiquant Lettre

Assistante de la date et l'heure de la réception d’invitation
direction - Délivre un reçu pour les offres remises en main propre
- Enregistre les propositions dans un registre spécial conçu à cet
effet
- Transmet les offres des soumissionnaires au CP
- A la réception des propositions des soumissionnaires, signe la PV

CP lettre d’invitation et convoque les membres de la commission d’ouverture
qui se réunissent pour l’ouverture des offres
- Transmet les DP à la commission (DMP) pour ses besoins
d’évaluation
Les enveloppes contenant les offres doivent rester scellées et
tenues en lieu sûr jusqu’à leur ouverture. Les enveloppes
extérieures contenant les propositions doivent être numérotées
dans l’ordre de réception (qu’elles aient été ou non reçues avant
la date limite de réception des offres).
Ouverture des propositions
- Procède à l’ouverture publique des propositions

- Vérifie la conformité des propositions aux spécifications du DP
DMP - Dresse un PV d’ouverture des propositions signés par tous les
membres,
- Envoi le PV d’OP au bailleur au plus tard 2 jours après
- Constitue une sous-commission ad hoc d’évaluation des offres
Seules les enveloppes contenant les propositions techniques
sont ouvertes. Les enveloppes contenant propositions
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UGP
MAFC 1 103

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
financières restent fermées et ne sont ouvertes que lorsque

l’évaluation des propositions techniques est terminée et
validée
Évaluation des propositions techniques
Sous-commission - Procède à l’évaluation des propositions techniques DAO

d’évaluation conformément aux dispositions de la DP ;
- Dresse un rapport détaillé sur l’évaluation technique et la Rapport
comparaison des offres reçues, les recommandations concernant d’évaluation
l’attribution du marché ;
- Transmet le procès-verbal d’évaluation technique et le rapport
d’évaluation à la DMP pour décision qui transmet la décision CP
qui la transmet au Bailleur de fonds pour avis de non
objection ;
- Informe les soumissionnaires de leurs notes techniques et les
invite à assister à l’ouverture des plis financiers
Détermination de l’attributaire Pv d’ouverture

DMP des offres
- Après la non objection du Bailleur de fonds ;
- Ouvre les propositions financières en séance publique. Seules les
propositions financières des consultants retenus à l’issue de
l’évaluation technique sont ouvertes. Celles des consultants non
retenus leur sont renvoyées ;
- Évalue les offres financières ;
- Envoie le PV d’ouverture au Bailleur au plus tard 2 jours après
l’ouverture.
CP
- Détermine les points de chaque consultant en prenant en compte
la note technique, la note financière et les coefficients attribués ;
- Etabli un rapport d’ouverture en y classant les
soumissionnaires ;
- Adresse le résultat final au CP ;
- Adresse les résultats ainsi que le PV au bailleur de fonds pour
l’obtention de la non-objection.
Notification à l’attributaire
Pv d’ouverture
CP - Après la non -objection du bailleur de fond ; des offres
- Prépare une lettre de notification à l’attributaire que son offre a
été retenue ;
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UGP
MAFC 1 104

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
- Procède à la négociation des termes du contrat (négocier le

planning, composition de l’équipe, calendrier et non pas les prix
unitaires ;
- Dresse un PV de négociation ;
- Envoie un modèle du contrat paraphé par l’adjudicataire + PV de
négociation au bailleur pour NO ;
- Après obtention de la non-objection du bailleur de fonds, signe
le contrat.
Préparation et Signature du contrat
- Prépare et fait signer et parapher tous les exemplaires du contrat Contrats

CP par l’AP ;
- Transmet les contrats à l’AD pour la signature par le
bénéficiaire,
- Transmet trois exemplaires au bénéficiaire ;
- Transmet un exemplaire au secrétariat du l’AP pour archivage ;
- Transmet un exemplaire à la comptabilité pour suivi ;
- Archive un exemplaire à son niveau ;
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UGP
MAFC 1 105

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
SELECTION FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES
Version: definitive
CONSULTANTS
11.3. SELECTION FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS

consultants.

Tous les marchés de consultant, dans le cadre du PNMP-CI sont passés conformément aux
directives pour l’acquisition des biens, travaux et services en ce qui concerne les projets
financés par la BID, et des dispositions prévues dans l’accord de financement.

 DP
 TDR
 Le contrat
 Les offres des soumissionnaires,
 Les rapports d’ouverture des plis et d’évaluation des offres,
 Tous les avis de non objection,

 Préparation des TDRs
 Estimation des coûts
 Invitation des consultants
 Réception des manifestations d’intérêt
 Examen des offres et choix du consultant
 Invitation à soumettre une offre
 Négociation et attribution
 Préparation et signature du contrat
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UGP
MAFC 1 106

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CONSULTANTS
Préparation des termes de référence (TDRs)
RPM - Elabore les TDRs définissant clairement : TDR

- Les objectifs, les buts et l’ampleur de la mission ;
- Les services et enquêtes nécessaires à l’accomplissement de
la mission et les résultats escomptés (rapports, données,
cartes, relevés) ;
- Des informations d’ordre général (y compris une liste des
études pertinentes et des données de base existantes) afin de
faciliter aux Consultants la préparation de leurs
propositions. Si le transfert de connaissances ou la
formation sont des objectifs de la mission, il conviendra que
cela soit indiqué précisément, avec le détail des effectifs à
former, etc., pour permettre aux consultants d’estimer les
moyens à mettre en œuvre.
Estimation des couts (budget)
RPM/RAF - Effectuent une estimation des coûts sur la base des ressources
nécessaires pour accomplir la mission : temps consacré par le
personnel, appui logistique et moyens matériels (véhicules, Budget
matériel de laboratoire, par exemple).
Invitation des consultants
CP - Prépare la lettre d’invitation des consultants intéressés à se faire

connaître et à fournir les informations sur leurs expériences et
leurs compétences en rapport avec la nature de la mission.
- Signe et fait transmettre les lettres aux consultants.
Réception des manifestations d’intérêt
AD - Reçoit les manifestations d’intérêt,

- Les transmet au CP via le DMP
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UGP
MAFC 1 107

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CONSULTANTS
Examen des manifestations d’intérêt et choix du consultant
COJO - Sélectionne le consultant ayant les qualifications et références

les plus adéquates pour la mission.
Invitation à soumettre une offre
CP - Invite le consultant retenu à soumettre son offre technique et Offres techniques

financière. et financière
Négociations et attribution du contrat
CP - Invite le consultant retenu à la négociation.

- Procède à la finalisation du contrat qui est paraphé Contrat
Signature du contrat
CP - Prépare et fait signer et parapher tous les exemplaires du contrat

par l’AP,
- Transmet les contrats à l’AD pour la signature par le
bénéficiaire,
- Transmet trois exemplaires au bénéficiaire,
- Transmet un exemplaire au secrétariat du l’AP pour archivage,
- Transmet un exemplaire à la comptabilité pour suivi ,
- Archive un exemplaire à son niveau.
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UGP
MAFC 1 108

REDIGE
REVISE
AVRIL 2020
SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUELS (CI)
Version: definitive
11.4. SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUELS (CI)

consultants (consultants individuels).

1. La méthode s'applique dans le cas des missions pour lesquelles :
- Le travail en équipe n’est pas nécessaire ;
- Aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ;
- L’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur ;
- Les consultants individuels employés possèdent toutes les qualifications requises et sont
pleinement capables de mener à bien la mission. Si les experts sont trop nombreux et qu’il
risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs activités ou de définir leur
responsabilité collective, il sera préférable d’avoir recours à un bureau de consultants.
2. Il peut arriver que des associés ou des membres permanents du personnel d’un bureau
d’études soient disponibles à titre de consultants individuels. En pareil cas, les dispositions
relatives aux conflits d’intérêts figurant dans les présentes Directives s’appliquent à leur
maison mère.
11.4.3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

1. Choisir les consultants individuels en fonction de leurs qualifications, eu égard à la nature de

la mission.
2. La sélection se fait par comparaison des qualifications d’au moins trois (3) consultants (sur la
base de leur curriculum vitae) entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui
ont été contactés directement par l’Emprunteur.
3. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience
antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture,
administration et organisation politique).
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UGP
MAFC 1 109
CHAPITRE XII : MARCHES DE FOURNITURES REDIGE

REVISE
AVRIL 2020
Version: definitive
CHAPITRE XII : MARCHES DE FOURNITURES

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UGP
MAFC 1 110

REVISE
AVRIL 2020
TRAITEMENT DES DEMANDES D’ENGAGEMENT Version: definitive
11.
12.1. TRAITEMENT DES DEMANDES D’ENGAGEMENT

La procédure s'applique occasionnellement pour acquérir une fourniture ou un bien.

 Les marchés des fournitures seront passés selon les directives de la BID en la matière
 Aucun stock ne devant être tenu, les fournitures seront mises à disposition des départements
dès leur acquisition.
 La procédure est initiée par les Chefs de Cellule sur la base d'une demande d’achat (D/A).
 L’examen préalable par la Banque, portera sur tous les marchés.
12.1.3. CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure couvre la description des méthodes suivantes de passation de marchés de
fournitures :
- Appel d’offres international ;
- Appel d’offres national ;
- Consultations de fournisseurs.
12.2. APPEL D’OFFRE INTERNATIONAL

L’objet de cette procédure est de décrire, les conditions de financement de l’achat des
Fournitures.

 Tous les marchés de consultant, dans le cadre du PNMP-CI sont passés conformément
aux directives pour l’acquisition des biens, travaux et services en ce qui concerne les
projets financés par la BID, et des dispositions prévues dans l’accord de financement.
 Une liste de candidats pré-qualifiés sera établie par le RPM, soumise à tous les niveaux
de la hiérarchie pour avis et décision et approbation. Cette liste sera soumise également à
l’avis de non objection de la Commission Nationale des Marchés Publics puis de la BID.
 Des avis d’appel d’offres seront envoyés aux entreprises figurant sur la liste restreinte ;
 Les candidats peuvent être invités à proposer un prix lié au cours du marché à une date
antérieure à la date de l’expédition ou à la date de l’expédition.
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UGP
MAFC 1 111

REVISE
AVRIL 2020
TRAITEMENT DES DEMANDES D’ENGAGEMENT Version: definitive
 La période de validité des offres doit être aussi courte que possible ;
 Ce choix doit être indiqué dans le dossier d’appel d’offres. Le dossier d’appel d’offres
peut autoriser la remise des offres par télex ou par télécopie ou par des moyens
électroniques et dans ce cas, soit aucune garantie d’offre n’est exigée, soit les candidats
pré-qualifiés ont constitué une garantie valide pendant une période donnée.
 Le délai de préparation et de soumission des offres doit être d’au moins quarante-cinq
(45) jours à partir de la dernière date de parution de l’avis d’appel d’offre.
 On utilisera pour ces marchés les dossiers types et les modèles de marché de la BID.
 Le dossier d’Appel d’Offres pour les fournitures doit comporter nécessairement les
pièces suivantes :
 L’avis d’Appel d’Offres,

 Instructions aux soumissionnaires,
 Données particulières de l’Appel d’Offres,
 Cahier des clauses administratives générales,
 Cahier des clauses administratives particulières,
 Bordereau des quantités et Calendrier de livraison,
 Spécifications techniques
 Formulaire d’Offre et de Bordereau des Prix,
 Modèle de garantie d’offre
 Formulaire de marché
 Modèle de garantie de bonne exécution
 Modèle de garantie bancaire de restitution d’avance
 Modèle d’autorisation du Fabriquant
 Critères de provenance relatifs aux fournitures.
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MAFC 1 112

REVISE
AVRIL 2020
APPEL D’OFFRE NATIONAL Version: definitive
12.3. APPEL D’OFFRE NATIONAL

L’objet de cette procédure est de décrire, les conditions de financement de l’achat des fournitures
par la méthode de l’AON.

 L’appel d’offres national (AON) est le moyen le plus efficace et le plus économique de
passer des marchés de fournitures ou de travaux qui, en raison de leur nature ou de leur
ampleur, ont peu de chances d’intéresser des candidats étrangers.
 Il peut être préférable d’adopter cette méthode lorsque la participation de candidats

étrangers est peu probable du fait que : i) les montants en jeu sont peu élevés ou ii) les
biens peuvent être fournis localement à des prix inférieurs à ceux du marché
international.
 La publication des annonces de marchés peut être limitée à la presse locale ou au Journal
officiel.
 Le dossier d’appel d’offres peut être rédigé dans une langue officielle du pays et la
monnaie des offres et du règlement est généralement la monnaie nationale. Un délai
suffisant doit être prévu pour la préparation et la remise des offres.
 Les procédures doivent permettre une concurrence suffisante pour que l’UGP puisse
obtenir des prix raisonnables, et les méthodes utilisées pour l’évaluation des offres et
l’attribution des marchés doivent être communiquées à tous les candidats et ne doivent
pas être appliquées de façon arbitraire. Si des entreprises étrangères souhaitent présenter
des offres, elles doivent y être autorisées.
 Le dossier d’Appel d’Offres pour les fournitures doit comporter nécessairement les
pièces suivantes :
 L’avis d’Appel d’Offres ;

 Instructions aux soumissionnaires ;
 Données particulières de l’Appel d’Offres ;
 Cahier des clauses administratives générales ;
 Cahier des clauses administratives particulières ;
 Bordereau des quantités et Calendrier de livraison ;
 Spécifications techniques ;
 Formulaire d’Offre et de Bordereau des Prix ;
 Modèle de garantie d’offre ;
REF PAGE
UGP
MAFC 1 113

REVISE
AVRIL 2020
APPEL D’OFFRE NATIONAL Version: definitive
 Formulaire de marché ;
 Modèle de garantie de bonne exécution ;
 Modèle de garantie bancaire de restitution d’avance ;
 Modèle d’autorisation du Fabriquant ;
 Critères de provenance relatifs aux fournitures.
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UGP
MAFC 1 114

REVISE
AVRIL 2020
CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L’ECHELON

Version: definitive
NATIONAL
12.4. CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L’ECHELON NATIONAL

L’objet de cette procédure est de décrire, les conditions de financement de l’achat des fournitures
par la méthode de consultations de fournisseurs.
 La consultation de fournisseurs consiste à comparer les propositions obtenues de

plusieurs fournisseurs, trois (3) au moins, pour garantir l’obtention de prix compétitifs.
 Les demandes de propositions doivent décrire les fournitures recherchées, en indiquant

la quantité requise ainsi que la date et le lieu de livraison. Afin de garantir l’équité, les
demandes de propositions doivent être faites par écrits, transmises aux fournisseurs par
courrier ou par fax le même jour ou à des périodes très proches.
 Une commission interne composée du RPM du service demandeur et du RAF évaluera

les propositions conformément aux pratiques normalement suivies pour les autres
procédures de passation. Les conditions de l’offre retenue sont indiquées dans le bon de
commande.
 La procédure est initiée par les différents responsables sur la base d'une demande d’achat
(D/A).

 Expression du besoin
 Valorisation de la D/A et approbation
 Établissement du B/C et signature
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UGP
MAFC 1 115

REVISE
AVRIL 2020
CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L’ECHELON

Version: definitive
NATIONAL

Le Demandeur  remplit et signe une D/A ; D/A

 transmet la D/A au SLMG.
Valorisation de la demande d’achat et approbation
 consulte le fichier des fournisseurs agréés et obtient les factures

proforma auprès des fournisseurs agréés (trois au moins),
 valorise la D/A en inscrivant les prix des articles ou des services
SLMG demandés,
 transmet au CP pour visa, puis à la DMP pour approbation.
 approuve la D/A en la visant,

 soumet la D/A au CP pour approbation définitive, D/A
DMP  retourne la D/A au SLMG par la procédure courrier pour
établissement du bon de commande
Établissement du B/C et signature
SLMG - à la réception des factures pro forma selon la procédure courrier,

transmet à la commission pour la sélection ou
 après approbation de la D/A, prépare le B/C, D/A
 joint le B/C et la D/A,
 transmet la liasse au CP, pour information puis au DMP pour visa.
- signe le B/C après ses contrôles d’usage ;

CP - retourne le B/C à l’assistante administrative par la procédure
courrier pour exécution. B/C
- transmet le B/C au fournisseur

Assistante - archive la souche
administrative
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UGP
MAFC 1 116
CHAPITRE XIII : RECEPTION DES TRAVAUX DE

CONSULTANT ET FOURNITURES REDIGE
REVISE
Novembre
2002
Version : definitive
CHAPITRE XIII : RECEPTION DES TRAVAUX DE CONSULTANTS ET

FOURNITURES
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UGP
MAFC 1 117
CHAPITRE 13 : RECEPTION DES TRAVAUX DE

REVISE
Novembre
2002
RECEPTION DES SERVICES DE CONSULTANTS
12.
13.1. RECEPTION DES SERVICES DE CONSULTANTS

L’objet de la procédure est de décrire les conditions de réception des travaux de service (étude
techniques, supervision).

La réception des travaux de service se fait sur la base des rapports d’étape prévus dans les
clauses contractuelles. La commission de réception comprendra les personnes clés en fonction de
la nature de la prestation. En tout état de cause, elle comprendra au moins les personnes
suivantes :
 CP
 RAF
 RPM
La Commission de réception peut solliciter l’avis de spécialistes ou d’experts.

 Rapports
 PV
La procédure couvre la réception des services.

UGP REF PAGE
MAFC 1 118
UGP CHAPITRE 13 : RECEPTION DES TRAVAUX DE

Novembre
2002
REVISE
RECEPTION DES SERVICES DE CONSULTANTS

Réception des études
Assistante de - Réceptionne les rapports provisoires,

direction - Les enregistre dans un registre spécial conçu à cet effet, Projet de
- Transmet les projets au CP. rapport
CP - Réceptionne les projets de rapports,

- Invite la commission de validation par courrier ou tous moyens Projet de
laissant trace écrite, rapport
- Transmet les projets de rapports à la commission.
Commission de - À la réception des projets de rapports, et en présence du Consultant,

validation formule toutes leurs observations dans le PV, sur les projets de Projet de
rapport, rapport
- Après prise en compte des observations par le consultant, établit le
PV définitif, qu’il adresse au DMP pour information, traitement et
archivage,
- Transmet une copie à la comptabilité pour le suivi du paiement et
archivage,
- Etablit une attestation de service fait,
- Envoi d’un exemplaire au Bailleur pour information.
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UGP
MAFC 1 119
CHAPITRE 13 : RECEPTION DES TRAVAUX DE

REVISE
AVRIL 2002
RECEPTION DES FOURNITURES

Version: definitive
13.2. RECEPTION DES FOURNITURES

L’objet de la procédure est de décrire les conditions de réception des fournitures diverses.

 Les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement à la commande ou au
marché pour qu’elles soient acceptées.
 Si la quantité livrée n'est pas égale à la quantité commandée, la commission le notifie au

fournisseur. Il peut accepter ou non la réception de la livraison partielle avec avis du chef de
bureau.
 Les B/L sont contresignés par l’assistante administrative.
 Les livraisons sont réceptionnées par la Commission de Réception qui comprend les
personnes suivantes :
- RAF ou l’un de ses collaborateurs

- RPM ou l’un de ses collaborateurs
- Assistante administrative
 La réception du marché donne lieu à la rédaction d'un procès-verbal de réception signé par
tous les membres de la Commission.

 PV de réception
 BL
 B/C
La procédure couvre la réception des biens commandés.

UGP REF PAGE
MAFC 1 120
UGP CHAPITRE 13 : RECEPTION DES TRAVAUX DE

AVRIL 2002
REVISE
RECEPTION DES FOURNITURES

Version: definitive
 Description de la procédure
Réception des biens
Commission - Procède à la réception des biens,

- Vérifie que les articles livrés sont ceux mentionnés dans le marché,
- Effectue un contrôle physique des articles livrés par comptage des
quantités livrées et les rapproche des quantités portées sur le B/L,
- Vérifie que les articles livrés sont ceux qui ont été commandés PV de
(quantitativement et qualitativement) et qui figurent sur le B/C, réception
- Signe le B/L du fournisseur.
Président de la - Établit un procès-verbal de réception signé par tous les membres et BL

commission le livreur du fournisseur sur la base des livraisons effectuées en
conformité ou non avec le bon de commande
- Joint le bon de commande et le bordereau de livraison (BL)
- Transmet le PV à l’assistante administrative pour la poursuite de la
procédure
Assistante - Transmet l’original accompagné du B/L à la comptabilité qui sera Factures

administrative joint à la facture du fournisseur lorsqu’elle sera reçue,
- Classe une copie avec le Bordereau de livraison du fournisseur,
En cas de désaccord entre le Bordereau de livraison du

fournisseur et le Bordereau ou procès-verbal de réception,
- Porte sur le Bordereau de livraison du fournisseur l’objet du Bordereau de

désaccord. livraison
- Annexe à la facture du fournisseur lorsqu’elle lui est présentée
pour contrôle, l’original du PV et l’adresse au RAF pour
comptabilisation et règlement par la comptabilité.
En cas de réception en plusieurs tranches

- Procède à la réception des biens,
- Signe la conformité de la livraison,
- Indique sur le BL les quantités reçues et celles qui restent à livrer,
- Tient un décompte des quantités reçues.

Version Provisoire Manuel de Procedures Financieres Et de Passation de Marche

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UNITE DE GESTION DU PROJET

MANUEL D’EXECUTION DU PNMP-CI

PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

4.2. COURRIER ARRIVEE............................................................................................34

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

5.4.1.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................49

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

7.3.2. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES..................................................68

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

11.1.4. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................97

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

13.1. RECEPTION DES SERVICES DE CONSULTANTS..........................................116

PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE

 Fournir un cadre formel d’exécution des opérations qui soit conforme :

 aux principes et règles de bonne gestion généralement admis ;

 Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par

Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace et évolutif.

Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de

PRESENTATION ET ORGANISATION REVISE

TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

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Consultant Tout consultant individuel ou bureau de

Dollar Américain Monnaie ayant cours légal aux Etats Unis

Lignes Directrices en Les lignes directrices relatives à l'acquisition des

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Catégorie de marché incluant, par exemple, les

Directives Les règles et procédures de la BID régissant la

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Avis de Non-Objection Confirmation par la BID qu’elle n’a pas

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Travaux Catégorie de marché englobant la construction, la

Signataire La ou les personnes désignées par l'Emprunteur pour signer

UGP PRESENTATION ET ORGANISATION

TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS

Banque « Banque » désigne la Banque islamique de développement

Emprunteur « Emprunteur » désigne un bénéficiaire d'un ou

de plusieurs modes de financement et / ou de

financement de la Banque et / ou par le biais de

fonds administrés par la Banque.

Paiement direct Le « paiement direct » fait référence à un mode

de décaissement en vertu duquel le bénéficiaire

demande à la Banque d'effectuer un paiement

direct à un fournisseur, entrepreneur ou

prestataire de services pour des biens, travaux ou

services qui sont en cours de livraison ou qui ont

été livrés ou achevés et dont le paiement reste dû

en vertu du contrat concerné.

Décaissement Le « décaissement » fait référence à un paiement effectué