MAJ : 24 octobre 2018

Contact : observatoire.ema@aides.org

Caroline IZAMBERT
Responsable Plaidoyer et Mobilisations citoyennes
Direction Plaidoyer - Secteur Mobilisations citoyennes

Matthias THIBEAUD
Chargé de mission Observatoires
Direction Plaidoyer - Secteur Mobilisations citoyennes
+33 (0)1 77 93 97 85
 Résumé des différentes étapes de fonctionnement de l’Observatoire EMA

Se connecter au logiciel Sinata à l’aide de ses identifiants à partir de la page : https://aides.voozanoo.net/annuaire/.

L’accès à l’Observatoire varie ensuite selon que la personne a déjà renseigné ou non un formulaire sur Sinata.

C’est la première fois que la personne accompagnée remplit un programme d’accompagnement communautaire de
AIDES sur Sinata (Prep, Aerli, Parcours en santé sexuelle, projets article 92) :

o Cliquer sur le bouton « Créer un nouveau dossier » et compléter les informations demandées avec la
personne pour générer son code personnel. Veiller à consigner le code personnel si une demande
d’aide financière est envisagée.

o Cliquer sur le bouton « Enregistrer et remplir le formulaire socio-démo » et renseigner les informations
de la fiche identité. La page d’accueil des accompagnements de la personne s’ouvre automatiquement
une fois les données enregistrées.

La personne accompagnée a déjà rempli l’Observatoire EMA ou un autre programme d’accompagnement

communautaire de AIDES sur Sinata :

o Accéder à la page d’accueil des accompagnements de la personne à l’aide de ses informations

personnelles ou de son code personnel. Possibilité de modifier la fiche identité de la personne en
cliquant sur le bouton « Accès à la fiche identité ».

 Pour accéder à l’Observatoire, cliquer sur le bouton « EMA » sur le page d’accueil des accompagnements
de la personne.

C’est la première fois que la personne accompagnée remplit l’Observatoire EMA :

o Cliquer sur le bouton « Premier entretien » et remplir les informations complémentaires à la fiche
identité.

o Cliquer sur le bouton « Page suivante » et compléter le formulaire Vulnérabilité correspondant.

o Cliquer sur le bouton « Page suivante » et choisir le type de démarche administrative correspondant à
la situation de la personne : première demande, renouvellement ou demande de carte de résident.

La personne accompagnée souhaite renseigner une nouvelle démarche administrative :

o Cliquer sur le bouton « Nouvelle démarche » et compléter le formulaire Vulnérabilité qui s’ouvre. Si la
situation de la personne a changé, possibilité de modifier les informations complémentaires à la fiche
identité en cliquant sur le bouton correspondant.

o Cliquer sur le bouton « Page suivante » et choisir le type de démarche administrative correspondant à
la situation de la personne : première demande, renouvellement ou demande de carte de résident.

La personne accompagnée souhaite compléter une démarche administrative en cours sur l’Observatoire EMA :

o Cliquer sur le bouton « Modifier » correspondant à la démarche en cours, dans le tableau récapitulatif
des précédents accompagnements.

 Renseigner ou compléter le formulaire correspondant à la démarche administrative sélectionnée :

o La première étape concerne le dépôt de la demande. Veiller à actualiser la date à chaque nouvelle
rencontre.

o La deuxième étape concerne l’instruction du dossier et la décision préfectorale.

o La troisième étape concerne le paiement des taxes relatives à la demande.

Table des matières
1) Présentation de l’Observatoire des malades étrangers-es (EMA) .............................................................4
a- Un Observatoire des malades étrangers-es : pourquoi ? ..........................................................................4
b- Le fonctionnement du recueil des données ..............................................................................................5
c- La refonte de l’Observatoire en 2018 : pourquoi un nouvel outil ? ..........................................................5
2) Comment utiliser le logiciel Sinata et l’Observatoire EMA ? .....................................................................6
a- Comment utiliser le logiciel Sinata ? .........................................................................................................6
Etape n°1 : Connexion ..................................................................................................................................6
Etape n°2 : Page d’accueil Sinata et code personnel....................................................................................7
Etape n°3 : Fiche identité .............................................................................................................................8
Etape n°4 : Page d’accueil accompagnement et accès aux programmes d’enquête ...................................8
b- Comment utiliser l’Observatoire EMA ?....................................................................................................9
Etape n°1 : Page d’accueil d’EMA .................................................................................................................9
Etape n°2 : Recueil d’informations complémentaires à la fiche identité .................................................. 10
Etape n°3 : Situation de vulnérabilité ........................................................................................................ 10
Etape n°4 : Choix du type de démarche .................................................................................................... 11
Etape n°5 : Parcours administratif ............................................................................................................. 11
3) Outils et ressources disponibles pour l’accès aux droits des malades étrangers-ères........................... 12
a- Outils et ressources pour l’accompagnement des démarches individuelles ......................................... 12
b- Le dispositif de soutien au paiement des taxes préfectorales et l’accompagnement juridique ............ 12
FAQ : Questions / Réponses .............................................................................................................................. 13
Annexe n°1 : Formulaire de demande d’engagement des dépenses
Annexe n°2 : Formulaire de reçu d’aide financière

Lexique : sigles et acronymes

APS : Autorisation provisoire de séjour Observatoire Ema : Observatoire malades

étrangers-ères
ARS : Agence régionale de santé
Ofii : Office français de l’immigration et de
l’intégration
Ceseda : Code de l’entrée, du séjour des étrangers
et du droit d’asile
Sinata : Système d’information des
accompagnements à Aides
CST : Carte de séjour temporaire

CSP : Carte de séjour pluriannuelle VPF : Vie privée et familiale

CRA : Centre de rétention administrative

 1) Présentation de l’Observatoire malades étrangers-es (EMA)

a- Un Observatoire malades étrangers-es : pourquoi ?

L’Observatoire malades étrangers-es (EMA) a été mis en place en 2010, partant du constat de l’insuffisance
de données publiques officielles sur le droit au séjour pour soins.

C’est un outil à double vocation :

- l’observation : recueillir des données, des pratiques marquantes dans l’instruction des demandes
de titres de séjour pour soins, et des témoignages de personnes concernées ;
- l’action : renforcer les capacités des malades étrangers-ères et des personnes qui les
accompagnent à accomplir leurs démarches et à agir en cas de dysfonctionnement (extrait du droit
applicable, courriers et recours-type, etc.).

Dans un contexte de dégradation progressive du droit au séjour pour soins (cf. encadré ci-dessous),
l’Observatoire permet de documenter les dérives, les irrégularités et les illégalités que subissent les
malades étrangers-es dans leurs parcours administratif, afin de mieux pouvoir les dénoncer et lutter contre
les restrictions d’accès à la santé des personnes étrangères.

Le droit au séjour pour soins : une protection progressivement vidée de sa substance

Milieu des années 1990 : alors que les premiers traitements contre le VIH arrivent en France, les personnes
étrangères malades n’ont aucune protection et sont soumises au risque d’expulsion vers des pays où il n’y a
pas de traitements. Mobilisation des militants-es de la lutte contre le sida.

1997 : mise en place d’une interdiction d’expulsion des malades qui ne peuvent se soigner dans leur pays.

1998 : mise en place d’un droit au séjour pour soins, inscrit dans la loi.

Dans les années 2010 : dégradation des pratiques, augmentation sans précédent des refus de séjour, des
placements et des expulsions.

2011 : adoption d’une loi qui acte la possibilité d’expulser vers des pays où les traitements existent
officiellement sans se préoccuper des conditions d’accès.

2016 : réforme sur l’immigration du 7 mars 2016 qui apporte des modifications dans la procédure de
traitement des demandes, notamment le transfert de l’évaluation médicale au pôle santé de l’Ofii.

2018 : nouvelle attaque contre le droit au séjour et à l’asile des étrangers-ères avec la loi asile et immigration.

L’Observatoire EMA donne lieu à la publication par AIDES de rapports qui sont disponibles en ligne sur le
site de l’association. Vous pouvez demander des extractions de données sur un territoire afin d’alimenter le
plaidoyer local.

4
 b- Le fonctionnement du recueil des données

L’Observatoire EMA est un outil commun à l’ensemble du réseau AIDES, et à ses partenaires œuvrant
auprès des populations migrantes, notamment Solidarité Sida et le Comede, ainsi que des associations
locales intervenant auprès de publics de migrants-es malades. Il est également accessible à des travailleurs-
euses sociaux-ales hospitaliers-ères ou associatifs-ves1. Le recueil commun de données permet de partager
des constats et des lectures, d’effectuer des comparaisons et de mutualiser d’éventuelles solutions et
réactions.

 Qui est concerné-e ?

L’Observatoire EMA recueille des situations concernant :

- des personnes étrangères non ressortissantes de l’Union Européenne ;

- vivant avec le VIH et/ou une hépatite virale B ou C ;
- sollicitant un titre de séjour "Vie Privée et Familiale" (VPF) pour raison de santé ou une carte de
résident ;
- en première demande ou en renouvellement.

 Comment est alimenté l’Observatoire ?

L’Observatoire est alimenté, via un logiciel sécurisé, par la personne concernée pour une démarche d’accès
à un titre de séjour pour raisons médicales et la personne qui l’accompagne. Ce mode de remplissage
permet à la personne et à l’accompagnant-e de visualiser les étapes, ainsi que de faire le point sur
l’avancement des démarches et la connaissance des procédures. Il est possible d’imprimer un récapitulatif
de situation individuelle, ainsi que des extraits du droit applicable ou des récapitulatifs de jurisprudence,
susceptibles d’être invoqués au guichet en cas de blocage.

c- La refonte de l’Observatoire en 2018 : pourquoi un nouvel outil ?

L’Observatoire est refondu pour intégrer les changements dans la procédure, suite à l’entrée en vigueur des
réformes de 2016 et de 2018. Le formulaire initial et les rubriques d’aides initiales ont été actualisés. Les
utilisateurs-rices ont été consultés-es dans la conception du nouveau formulaire, et le Comede a été associé
à la refonte, pour bénéficier d’une relecture extérieure et pour recourir à des items communs permettant
des constats et des analyses croisées.
La refonte de l’Observatoire s’accompagne de son intégration à Sinata, le nouveau Système d’information
des accompagnements à Aides. Ce logiciel facilite l’accompagnement des malades étrangers-es en
permettant de mieux suivre leurs démarches administratives dans le temps, et de mieux connaître leurs
parcours individuels au sein des différents programmes d’accompagnement en santé communautaire
portés par AIDES. Il offre également de nouvelles possibilités en termes d’analyse des données en
permettant de réaliser des analyses longitudinales.

Ce nouveau logiciel permet également de sécuriser le recueil des données sensibles. En outre, il est plus
simple à utiliser : ses fonctionnalités sont renforcées, la qualité, la convivialité et l'identité visuelle sont
améliorées.

1
Des informations relatives au cadre de conventionnement seront prochainement diffusées sur les listes.
5
 2) Comment utiliser le logiciel Sinata et l’Observatoire EMA ?
L’Observatoire EMA a intégré Sinata, le Système d’information des accompagnements à Aides. Ce logiciel
permet de mieux pouvoir documenter les accompagnements des personnes dans leurs parcours en santé. Il
concerne plusieurs autres programmes d’accompagnement portés par AIDES : Prep, Parcours en santé
sexuelle, Aerli et les projets article 92.

Pour accéder à l’Observatoire EMA, il faut commencer par se connecter au logiciel Sinata.

a- Comment utiliser le logiciel Sinata ?

Le schéma suivant présente les différentes étapes à suivre pour utiliser le logiciel Sinata :

2) Page d’accueil 4) Page d’accueil des

1) Connexion à Sinata Sinata et code 3) Fiche identité de la accompagnements et
avec les identifiants personnel de la personne accès aux
d'accompagnant-e personne accompagnée programmes
accompagnée d'enquête

Etape n°1 : Connexion

Pour accéder au logiciel Sinata, utiliser le lien suivant :

https://aides.voozanoo.net/annuaire/

L’accompagnant-e se connecte à l’aide des identifiants reçus spécifiquement à cet effet. Le login et le mot
de passe sont personnels, et ne doivent pas être partagés.

Procédure pour obtenir des identifiants :

Pour les militants-es de AIDES : l’accès au logiciel Sinata s’adresse aux LM qui ont un ou plusieurs projets
d’accompagnement validés par le Conseil de région (résolution CA, 28/10/2017). Les DLM identifient les
volontaires validés-es et les salariés-es qui réalisent des accompagnements, et transmettent leur liste à
l’adresse sinata@aides.org, après validation par le Conseil de région (volontaires) ou les responsables de
région (salariés-es).

Pour les partenaires extérieurs : dans un premier temps, l’Observatoire EMA s'ouvre en interne aux
militants-es de AIDES. D’ici fin 2018, il sera accessible à des structures partenaires (associations partenaires
au niveau local, assistantes sociales hospitalières, ...) : des informations complémentaires seront
communiquées sur la procédure à suivre pour mettre en œuvre des partenariats.

6
Etape n°2 : Page d’accueil Sinata et code personnel
La page d’accueil Sinata permet de créer un dossier pour une nouvelle personne, ou de rechercher le
dossier d’une personne déjà enregistrée, suite à un précédent remplissage de l’Observatoire, ou à la
participation à un autre programme d’accompagnement communautaire de AIDES.

Chaque personne accompagnée détient un code personnel construit sur la base d’informations personnelles
lors de la première rencontre avec un-e accompagnant-e. Le code personnel est la clé de voûte du système
de recueil des données : il permet d’accéder aux informations de la personne et de saisir les éléments d’un
nouvel accompagnement. Il est reconstituable uniquement par la personne, invariable et unique. Il permet
également à la personne de donner son consentement oral pour accéder à son dossier. En outre, le code
personnel permet de garantir l’anonymat des personnes accompagnées dans le suivi des demandes d’aide
financière (cf. infra).

La page d’accueil permet également d’accéder à la rubrique « Documents de référence » (3).

 Créer un dossier pour une nouvelle personne lors de la première rencontre :

Cliquer sur le bouton « Créer un nouveau dossier » (2) et remplir les informations demandées avec la
personne pour générer son code personnel.

 Rechercher le dossier d’une personne enregistrée lors des rencontres suivantes :

Accéder au dossier d’une personne déjà enregistrée à l’aide de ses informations personnelles (1) ou
directement avec son code personnel (4). Dans le cadre qui apparaît en bas de la page, cliquer sur le bouton
« Accéder à son dossier » qui permet d’arriver sur la page d’accueil du dossier d’une personne.

7
 Etape n°3 : Fiche identité
Le logiciel Sinata permet la création d’une fiche identité unique pour les personnes accompagnées pour
l’ensemble des projets d’accompagnements. Cette fonctionnalité évite d’avoir à renseigner plusieurs fois les
mêmes informations.

La fiche identité permet de renseigner le profil des personnes accompagnées à travers des questions
sociodémographiques, sur la sexualité et la sérologie ainsi que sur la situation personnelle.

Cette fiche identité est à remplir une seule fois, lors de la première rencontre. Elle peut être modifiée au
cours des rencontres suivantes si nécessaire, et une proposition systématique d’actualisation sera proposée
tous les 12 mois.

 Remplir la fiche identité lors de la première rencontre :

Après avoir complété les informations de la personne pour générer son code personnel, le formulaire de la
fiche identité s’ouvre automatiquement en cliquant sur le bouton « Enregistrer et remplir le formulaire
socio-démo ».

 Modifier la fiche identité lors des rencontres suivantes :

Si la situation de la personne évolue, il est possible de modifier les informations renseignées dans la fiche
identité en cliquant sur le bouton « Accès à la fiche identité » (6) sur la page d’accueil accompagnement.

Etape n°4 : Page d’accueil accompagnement et accès aux programmes d’enquête

Cette page contient le résumé des informations de la « fiche identité » de la personne (6), ainsi que le
rappel des précédents entretiens menés avec la personne (7), quel que soit le projet d’accompagnement.

Cette page permet également d’accéder aux différents programmes d’accompagnement. Cliquer sur
« EMA » (8) pour accéder à l’Observatoire.

Pour plus d’informations, se reporter aux documents suivants dans la rubrique « Documents ressources » de
Sinata :

- « Sinata : Système d’information des accompagnements à Aides. Mode d’emploi des fiches » ;
- « Le Cahier de Sinata. Recueil des données des accompagnements en santé communautaire ».
8
 b- Comment utiliser l’Observatoire EMA ?

Le schéma suivant présente les différentes étapes à suivre pour utiliser l’Observatoire EMA :

2) Infos 3) Vulnérabilité
1) Page d’accueil complémentaires A remplir au 4) Choix du type 5) Parcours
Ema A remplir lors du début de chaque de démarche administratif
premier entretien nouvelle
démarche

Etape n°1 : Page d’accueil d’EMA

La page d’accueil de l’Observatoire EMA présente des tableaux récapitulatifs des précédents
accompagnements menés par la personne pour l’accès à un titre de séjour pour soins par type de
démarche : première demande (5), renouvellement (6), carte de résident (7).

La page d’accueil permet de compléter une démarche administrative en cours (3) ou d’en démarrer une
nouvelle (2).

Elle permet également d’accéder à une page de présentation de l’Observatoire (1) et à des éléments de
repères sur le droit au séjour pour soins (4).

1 4

2
5

9
Etape n°2 : Recueil d’informations complémentaires à la fiche identité
Le recueil d’informations complémentaires à la fiche identité permet de renseigner des éléments qui
relèvent spécifiquement de l’accompagnement des malades étrangers-ères et qui ne sont pas présents dans
la fiche identité de Sinata. Les questions posées permettent de mieux renseigner la situation personnelle et
administrative de la personne, ainsi que des informations concernant sa santé.

Cette fiche identité est à remplir une seule fois, lors de la première rencontre. Elle peut être modifiée au
début de chaque nouvelle demande de titre de séjour pour soins.

 Remplir les compléments à la fiche identité lors de la première rencontre :

Cliquer sur le bouton « Premier entretien » sur la page d’accueil de l’Observatoire Ema pour ouvrir le
formulaire correspondant.

Etape n°3 : Situation de vulnérabilité

Le formulaire Situation de vulnérabilité permet de rendre compte des conditions de vie de la personne, à
travers des questions portant sur son entourage, sa situation matérielle, et le type de soutien dont elle
bénéficie.
Afin de pouvoir constater une évolution, cette étape est à remplir au début de chaque dépôt d’une nouvelle
demande de titre de séjour pour soins à la préfecture.

 Remplir la fiche identité lors de la première rencontre :

Après avoir complété les informations complémentaires à la fiche identité, le formulaire Situation de
vulnérabilité s’ouvre automatiquement en cliquant sur le bouton « Vulnérabilité » en bas de page.

 Remplir la fiche identité lors des rencontres suivantes :

Cliquer sur le bouton « Nouvelle démarche » pour ouvrir le formulaire Situation de vulnérabilité.

10
Etape n°4 : Choix du type de démarche
Trois types de démarches administratives peuvent être renseignés dans l’Observatoire Ema :

- Première demande de titre de séjour ;

- Demande de renouvellement ;
- Demande de carte de résident.

Le choix du type de démarche s’effectue après avoir complété les informations concernant la situation de
vulnérabilité, et ouvre le formulaire correspondant.

Etape n°5 : Parcours administratif

Le formulaire Parcours administratif permet de rendre compte des informations et des éventuels
dysfonctionnements rencontrés lors d’une demande de titre de séjour pour soins par la personne
accompagnée. A chaque nouvelle demande de titre de séjour, un nouveau formulaire Parcours
administratif doit être rempli.

Le formulaire comprend 3 étapes, qui sont à compléter au fur et à mesure de l’avancée de la demande de
titre de séjour pour soins de la personne. Lors d’une rencontre avec une personne, vous pouvez compléter
partiellement la première étape, ou remplir plusieurs étapes successives, selon l’avancée de votre
demande. Vous pourrez ensuite compléter les informations à l’occasion d’une prochaine rencontre.

 Première étape : le dépôt de la demande

La première étape concerne le dépôt de votre demande de titre de séjour pour soins. Elle permet de
renseigner les différentes pièces qui vous ont été demandées par la préfecture et les possibles
manquements au secret médical lors du dépôt du dossier, ainsi que les éventuelles difficultés rencontrées
lors de l’enregistrement de votre demande.

 Deuxième étape : la décision relative à la demande

La deuxième étape concerne la décision relative à votre demande de titre de séjour pour soins. Elle permet
de renseigner l’instruction du dossier, ainsi que la nature du titre délivré, et les recours éventuels en cas de
non-délivrance.

 Troisième étape : Paiement des taxes relatives à la demande

La troisième étape concerne le paiement des taxes relatives à votre demande de titre de séjour pour soins.
Elle permet de renseigner le coût des démarches préfectorales, et les difficultés éventuelles pour leur
paiement.

Elle ne concerne par les demandes de carte de résident.

11
 3) Outils et ressources disponibles pour l’accès aux droits des malades étrangers-
ères
Pour toute demande concernant le plaidoyer et l’accompagnement des malades étrangers-ères, les
difficultés avec l’Observatoire, les aides financières EMA, s’adresser à : observatoire.ema@aides.org

a- Outils et ressources pour l’accompagnement des démarches individuelles

• Les rubriques d’aide de l’Observatoire (extrait du droit applicable, courriers et recours-type, etc.).

• La brochure ODSE 2017 et le guide Comede 2015.

Pour les militants-es de AIDES :

• La liste d’auto-support migrant@listes.aides.org (demande de conseils, retours d’expériences, etc.).

• Pour les situations juridiques les plus complexes, la direction Plaidoyer assure la liaison avec le
Comede dans le cadre d’une convention de partenariat.

• La possibilité de formation auprès du Comede pour les militants-es de AIDES qui le souhaitent.

b- Le dispositif de soutien au paiement des taxes préfectorales et l’accompagnement juridique

• Qui est concerné par le dispositif de soutien financier ?

o les personnes étrangères (hors UE) vivant avec le VIH, VHB et/ou VHC,
o sollicitant un titre de séjour « vie privée et familiale » pour raisons de santé,
o ne pouvant s’acquitter des timbres fiscaux et ayant épuisé les démarches de droit commun
pour obtenir des aides financières.

• Quelle prise en charge ?

o intégralité des timbres fiscaux pour une première demande et 50% pour un
renouvellement ;
o ne concerne pas les taxes relatives à une carte de résident, ni les 50€ de frais lors du dépôt
du dossier.

• Quelle procédure pour les militants-es de AIDES ?

o Vérifier que les conditions sont remplies.

o Renseigner l’Observatoire EMA.
o Transmettre le formulaire de demande d’aide financière (cf. annexe n°1) avec le code
d’anonymat personnel, ainsi qu’un document de la préfecture sur lequel figure le montant
demandé à l’adresse : observatoire.ema@aides.org.
o Après réception de la DED, acheter les timbres fiscaux avec un chèque ou des espèces du TA.
o Envoyer le reçu type d’aide financière (cf. annexe n°2) et un justificatif de paiement dans un
délai de 4 semaines.

12
FAQ : Questions / Réponses
Accompagnement des personnes sur Sinata :

 Est-ce qu’une personne peut être accompagnée sur plusieurs projets à la fois (exemple : Observatoire
Ema et Prep) ?

Oui, et c’est l’un des avantages du logiciel Sinata que de pouvoir accompagner une personne sur
différents projets dans le temps.

 Est-ce qu’une personne peut être suivie dans différents lieux de mobilisation, suite à un déménagement
par exemple ?

Oui, une personne peut être accompagnée dans différents lieux de mobilisation : l’accompagnant-e
retrouve son dossier avec son code personnel ou à ses informations personnelles.

 Est-ce que deux personnes différentes peuvent avoir le même code personnel ?

Oui, c’est une situation rare mais effectivement possible, qui a été prise en considération dans la
conception du logiciel. Si deux personnes ont le même code personnel, une fenêtre s’ouvre sur la page
d’accueil de Sinata et l’accompagnant-e a le choix d’accéder à l’un ou à l’autre des dossiers. Des
informations sont disponibles sur la date et le lieu du dernier entretien afin de déterminer avec la
personne quel est son dossier.

Saisie des données :

 Est-ce que le recueil des données peut se faire sur tablette ?

Oui, la saisie des données peut se faire sur tablette. Vous devez néanmoins bénéficier d’une connexion
sécurisée afin de protéger les données saisies.

 Je n’ai pas accès à un ordinateur ou à une tablette pour saisir les données lors de certains
accompagnements.

Une version papier du formulaire Ema est disponible dans la rubrique « documents ressources » sur la
page d’accueil du logiciel Sinata (formulaires première demande, renouvellement ou carte de résident) :
elle peut être imprimée pour recueillir les données auprès de la personne accompagnée. Il faut ensuite
remplir l’Observatoire Ema à partir des informations renseignées sur le formulaire papier.

Remplissage de l’Observatoire Ema :

 Qu’est-ce qu’une « nouvelle démarche » et à quel moment doit-elle être initiée ?

Une démarche correspond au dépôt d’une demande de titre de séjour pour soins pour la personne
accompagnée. Chaque dépôt d’une demande par la personne donne lieu à l’ouverture d’une nouvelle
démarche, en cliquant sur le bouton correspondant sur la page d’accueil de l’Observatoire Ema.

La page d’accueil de l’Observatoire Ema présente un récapitulatif des types de démarches menées avec
la personne sous la forme de tableaux : chaque ligne correspond à une demande de titre de séjour pour
soins qui a fait l’objet d’un accompagnement.

13
 J’ai rencontré la personne accompagnée une première fois lors du dépôt de sa demande en préfecture.
Un nouvel entretien a lieu après la réception de la convocation de la préfecture l’invitant à venir retirer
son titre. Où dois-je saisir les données relatives à cette deuxième rencontre ?

Dans cette situation, il faut compléter le formulaire initié avec la personne lors de la précédente
rencontre. Pour y accéder, il faut cliquer sur le bouton « modifier » sur la ligne correspondant à la
démarche en cours dans le tableau récapitulatif de la page d’accueil de l’Observatoire.

Un formulaire peut être complété au fur et à mesure de l’avancée d’une demande de titre de séjour
pour soins pour la personne accompagnée. Il comprend plusieurs étapes qui suivent un ordre
chronologique : dépôt de la demande et enregistrement (étape n°1), instruction du dossier et réponse
de la préfecture (étape n°2), paiement des taxes préfectorales (étape n°3). Lors d’une rencontre avec la
personne, vous pouvez compléter partiellement une étape, ou remplir plusieurs étapes successives,
selon l’avancée de la demande. Pour enregistrer les données et revenir sur la page d’accueil de
l’Observatoire, il suffit de cliquer sur le bouton « fin de saisie ».

 Dois-je répondre à l’intégralité des questions de l’Observatoire ?

Les questions posées dans les différentes étapes de l’Observatoire sont nombreuses. Il est important de
renseigner le plus d’éléments possibles sur la situation de la personne accompagnée, afin de pouvoir
exploiter au mieux les données, mais vous n’êtes pas dans l’obligation de répondre à toutes les
questions.

Aucun item n’est obligatoire, mais certaines informations sont nécessaires pour le traitement et
l’analyse des données. Il s’agit :

- De la date de la rencontre, à actualiser à chaque nouvelle rencontre ;

- De la structure de l’accompagnant-e (AIDES ou partenaire) ;
- Du lieu de dépôt de la demande (département et préfecture) ;
- Des dates de dépôt du dossier en préfecture et de remise du titre de séjour.

Exploitation des données :

 Comment obtenir des données quantitatives sur les accompagnements, par exemple en vue de préparer
un rendez-vous avec la préfecture ou avec l’antenne de l’Ofii au niveau local ?

Des tableaux de bord seront progressivement mis en place : ils contiendront des informations sur la file
active et des indicateurs sur les principaux dysfonctionnements rencontrés par les personnes dans leurs
parcours administratifs. Ils seront accessibles via un lien sur la page d’accueil du logiciel Sinata.

Des demandes d’extraction spécifiques peuvent être adressées à l’adresse : observatoire.ema@aides.org

14
Annexe n°1 N° de Journal N° de pièce comptable

RESERVE COMPTABILITE

DEMANDE D'ENGAGEMENT DE DEPENSES ESMS

(cocher le cas échéant)

Pour un achat supérieur à 5 000 € , vous pouvez vous faire accompagner par le Pôle achats : achats@aides.org

DEMANDE
Date de la demande : Fournisseur :
LM/TA ou Service du demandeur : Adresse :
Intitulé du projet / de l'action :
Tél / Mail :

Code Analytique
Désignation du produit ou service Qté Prix unitaire Montant TTC
AXE CHAMP ACTIVITE LIEU FINANCEUR

Timbres fiscaux préfecture

M A AFI NDPL XXXX
Préciser : première demande ou renouvellement - €
n° d'anonymat EMA :
- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €
TVA : 20% TOTAL TTC : - €

Date limite
Mode de règlement souhaité Virement Chèque Espèces Carte bleue
de règlement souhaitée

Commentaire du demandeur :

VALIDATIONS OBLIGATOIRES
COORDINATEUR RESPONSABLE DIRECTION DIRECTION GENERALE
DEMANDEUR
Coordo LM : jusqu'à 1 000 € Responsable région & siège : DG : jusqu'à 50 000 €
jusqu'à 30 000 €
Coordo réseau : jusqu'à 3 000 € jusqu'à : 5 000 € DG & DGA * : + de 50 000 €
Date : Date : Date : Date : Date :
Nom : Nom : Nom : Nom : Nom :
Signature Signature Signature Signature Signature

* Au-delà de 50 K€ (à l'exception des dépenses légales) une double signature est nécessaire parmi les signataires suivants : DG/trésorier/président/DGA
POUR TOUT ACHAT SUPERIEUR A 150 000 € UNE CONSULTATION DU BUREAU EST NECESSAIRE / INSCRIRE LA REF DU PV DE BCA EN COMMENTAIRE

VISA CONTRÔLE DE GESTION VISA POLE ACHATS

OBLIGATOIRE OBLIGATOIRE
si achat supérieur à 5 000 € et nouveau fournisseur
Budgété Hors budget
Date : Date :
Nom : Nom :
Signature Signature

Autres commentaires :

Validation de la procédure administrative :

Annexe n°2

Reçu d’aide financière

Je soussigné(e)……………………………………………………………………………….atteste avoir reçu

de la part de l’association AIDES la somme de ………………………. €, sous la forme de (rayer les
mentions inutiles) :

Chèque Espèces Timbre fiscal

Fait à…………………………………………………………., le………………………………………………

Signature du bénéficiaire : Signature du service instructeur de la demande :

Veillez à bien renvoyer de document en y ajoutant les documents justifiant la dépense (note,
facture, attestation de paiement) à l’adresse : observatoire.ema@aides.org

Contact :
Matthias THIBEAUD
Chargé de mission Observatoires
Direction Plaidoyer - Secteur Mobilisations citoyennes
+33 (0)1 77 93 97 85