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Mentions Legales 4 Manuel de Procedure Administrative Et Financiere Version 2008-2009
Mentions Legales 4 Manuel de Procedure Administrative Et Financiere Version 2008-2009
MODIFICATION
DATE DESCRIPTION VERSION N°
FAITE PAR :
2007 Texte de base - 2007/001
Bruno Baert et Jean
Première adaptation à la situation
20-09-2007 Baptiste Hategeki- 2007/002
réelle
mana
13-03-2008 Projet de texte 1 (Draft) Bruno Baert 2008/003
24-03-2008 Amendements et corrections Raina Luff 2008/004
26-03-2008 Projet de texte 2 (Draft) Bruno Baert 2008/005
Projet texte et documents 3
08-04-2008 Bruno Baert 2008/006
(Draft)
15-05-2008 Amendements et corrections Raina Luff 2008/007
Projet texte et documents 4
20-05-2008 Bruno Baert 2008/008
(Draft)
Projet texte et documents 5
21-05-2008 Bruno Baert 2008/009
(Draft)
CONCLUSION 45
ANNEXES 46-96
BP Boite Postale
CE Comité Exécutif
Les organes de l’Association AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir
l’efficacité, l’efficience, la transparence et l’obligation de rendre compte, ainsi que les méca-
nismes de planification cohérente, de suivi et d’évaluation des actions spécifiques de l’Association
AHAZAZA en matière d’éducation.
Le présent document est conçu de manière à ce qu’il soit facile à utiliser en vue de s’assurer de la
participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l’Association AHAZAZA
pour réaliser sa mission de contribuer à l’édification d’une société égalitaire, équitable, inclusive
et participative en jouant le rôle d’influence dans la lutte contre l’ignorance et tenant compte de
la politique de l’éducation au Rwanda et à l’échelle internationale.
1. Expliquer les politiques, les lois et les règlements administratifs, financiers et comptables à
suivre dans l’exécution de sa mission par l’Association Ahazaza ;
2. Décrire les procédures administratives, financières, comptables et juridiques qui feront par-
tie du contrôle interne de l’Association AHAZAZA ;
3. Servir de piste pour les diverses formes de vérification ;
4. Enoncer les normes de gestion de l’Association AHAZAZA ;
5. Servir de guide de référence pour la formation de nouveaux agents ;
6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procédures et les formulaires de ges-
tion ;
7. Assurer la coordination entre les diverses activités de gestion administrative et financière,
ainsi que les opérations avec les bénéficiaires de l’Association AHAZAZA ;
8. Permettre la rapidité dans la prise des décisions journalières ;
9. Accroître la productivité du personnel de l’Association AHAZAZA.
SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE
Article 1 : Le manuel
Le manuel des procédures de gestion administrative et financière régit les relations de travail :
la hiérarchie, la délégation de pouvoirs et la communication entre les différents agents de
l’Association AHAZAZA.
Pour bien décrire ces relations, il importe de se référer au schéma de l'organigramme tel que
décrit dans le Règlement d'Ordre Intérieur de l’Association AHAZAZA.
Les responsabilités des organes de l’Association sont décrites dans les statuts et le règlement
d’ordre intérieur, tandis que celles assignées à chaque membre du Personnel de l’Association
AHAZAZA sont décrites dans le présent manuel.
Il est important de préciser la responsabilité des membres du personnel en tant que principe
qui sous-entend les procédures.
Le personnel de conception, à savoir le Directeur Général doit faire appel à son esprit d'initia-
tive et de créativité, tout en respectant la philosophie et la mission de l’Association
AHAZAZA. L'équipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de
l’Association AHAZAZA.
Article 3 : L’Association
L’Association AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son siège
administratif dans les locaux de l’école AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de
MUHANGA.
L’Association AHAZAZA est dirigée par un comité exécutif composé par le bureau : Président, Se-
crétaire Général et Trésorier.
Les interventions de différentes agents sous l'autorité du Directeur Général doivent viser en prio-
rité l'atteinte des objectifs de l’Association AHAZAZA.
Article 4 : L’Autonomie
L’Association AHAZAZA est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes.
Elle en rend compte aux autorités du District et du Ministère ayant l’éducation dans leurs attribu-
tions dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
Les organes impliqués dans la gestion administrative et financière sont les suivants :
1. L’Assemblée Générale ;
2. Le Comité Exécutif ;
3. Le Conseil de Surveillance ;
4. La Direction.
La composition des organes, leurs rôles, leurs responsabilités et leur fonctionnement sont définis
par les statuts et le règlement d’ordre intérieur de l’Association AHAZAZA. Ce manuel met en
évidence les rôles et les responsabilités de différents organes statutaires de l’Association
AHAZAZA.
SCHEMA DE L’ORGANIGRAMME
Assemblée Générale
de l’ASSOCIATION AHAZAZA
Comité de surveillance
Comité Exécutif (commissaires aux comptes)
Directeur
Général
En tant qu’organe suprême, l’Assemblée Générale détient le pouvoir de prise de décision dans les
matières suivantes :
1. Mise en place des organes, par élection démocratique des membres, du Comité Exécutif,
du Conseil de surveillance et des commissions ad hoc ;
2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts et du Règlement d’ordre intérieur lui
soumis par le Comité Exécutif ;
3. Approbation du projet du budget lui transmis par le Comité exécutif ;
4. Adoption des plans pluriannuels et annuels d’activités ,élaborés par la Direction et / ou le
Comite Exécutif ;
5. Approbation des rapports annuels d’activités présentés par le Comité exécutif ;
6. Acceptation ou exclusion des membres sur base d’un rapport présenté par le Comité exé-
cutif ;
7. Décision sur la poursuite judiciaire d’un membre, et de tout responsable de la gestion ou
de la direction ;
8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et opérations intéressant le patrimoine
de l’Association AHAZAZA ou concernant l’affectation des ressources (examen des rap-
ports financiers) ;
9. Décision de créer, de modifier, de remplacer ou de supprimer toutes les structures in-
ternes, hormis celles qu’imposent les textes législatifs ou réglementaires ;
10. Approbation du partenariat avec d’autres institutions ou organisations en vue de pouvoir
exécuter ses plans et réaliser sa mission et ses objectifs ;
11. Acceptation de dons ou legs et autorisation de l’annulation des créances
jugées irrécouvrables ou la cessation d’un bien ou d’une immobilisation ;
12. Dissolution de l’Association AHAZAZA et affectation de ses biens.
Le comité Exécutif s’acquitte des fonctions suivantes pour le compte de l’Assemblée générale :
1. Préparer les réunions des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires. C’est le Pré-
sident, assisté par les autres membres du Comité Exécutif, qui prépare, convoque et dirige
les réunions du Comité Exécutif et de l’Assemblée Générale ;
4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des différentes sources afin de fournir
à tous les organes les moyens nécessaires à la bonne marche de leurs activités ;
5. Analyser les rapports d’activités de l’Association AHAZAZA élaborés par la Direction et les
autres services exécutifs et techniques de l’Association AHAZAZA. A la fin de chaque tri-
6. Superviser les activités de la Direction en menant un suivi de la mise en œuvre des politiques
approuvées par l’Assemblée Générale. Le Comité Exécutif supervise l’exécution des plans et
politiques et examine les dépenses encourues en conséquence. Il s’acquitte de cette tâche de
deux manières : d’abord en leur qualité de Secrétaire et de Trésorier, ceux-ci font, chacun
en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rap-
ports spécifiques au Président de l’Association AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Co-
mité Exécutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de
l’Association AHAZAZA ;
8. Recevoir les demandes d’adhésion ou de démission des membres. Toute demande d’adhésion
ou de démission est adressée par écrit au Président du Comité Exécutif de l’Association
AHAZAZA qui la soumet à l’Assemblée générale la plus proche pour examen et adoption ;
9. Fixer les conditions de travail des agents de l’Association AHAZAZA et de son personnel. A
la fin de l’année, le Comité Exécutif, par le biais du Directeur Général, fait une évaluation
des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spécifiques
approuvés. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles d’améliorer leurs per-
formances et leurs conditions de travail ;
10. Autoriser les dépenses des différentes activités de l’Association AHAZAZA en approuvant
les plans de travail des départements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre,
les membres du C E, selon leur compétence, feront des plans de travail et les budgets tri-
mestriels. Ils élaborent également des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comité
Exécutif de vérifier s’ils sont conformes au plan d’actions et au budget approuvés par
l’Assemblée générale ;
11. Prendre les décisions urgentes qui sont du ressort de l’Assemblée Générale lorsque celle-ci
ne peut pas se réunir et en soumettre la décision définitive à la plus prochaine réunion de
l’Assemblée Générale ;
12. Mener toute activité qui est de nature à favoriser la mise en œuvre des objectifs, de la mis-
sion et des décisions de l’Association AHAZAZA.
Le Comité Exécutif est en définitive l’organe qui supervise la gestion quotidienne de l’Association
AHAZAZA dans la réalisation de sa mission et de ses objectifs.
L’Assemblée Générale élit aussi les commissaires aux comptes qui composent le Conseil de Sur-
veillance de l’Association AHAZAZA.
Les commissaires aux comptes ont un mandat collectif défini comme suit :
1. Vérifier, sans les déplacer les livres, la caisse et les valeurs de l’Association AHAZAZA
en banque, le patrimoine en général, les inventaires et les bilans ainsi que l’exactitude des
écritures comptables. Cette activité se fait au moins une fois par an et autant que de be-
soin ;
2. Opérer à tout moment des vérifications ou contrôle qu’ils jugent opportuns sans toutefois
s’immiscer dans la gestion journalière de l’Association AHAZAZA ;
3. Vérifier si les décisions de l’Assemblée Générale et du Comité Exécutif ont été exécutées
et veiller à ce que les statuts et le règlement d’ordre intérieur soient observés ;
4. Connaître et trancher les différends pouvant survenir entre les membres de l’Association
AHAZAZA ;
5. Contrôler et vérifier les rapports présentés par le Comité Exécutif ;
6. Mener toute autre mission leur confiée par l’Assemblée Générale ;
7. Présenter les rapports de leurs activités à l’Assemblée Générale.
Article 11 : La Direction
Pour atteindre les objectifs de l’Association AHAZAZA et appliquer les décisions et les recom-
mandations des organes de décision et d’orientation, notamment de l’Assemblée Générale telles
qu’elles sont consignées dans le plan d’action, le Comité Exécutif met en place une Direction des
services de l’Association AHAZAZA. C’est ainsi qu’il y a la Direction de l’Ecole libre AHAZAZA
qui est constituée d’un ensemble des services chargés de la gestion quotidienne de l’Ecole Libre
AHAZAZA.
L’organigramme et les attributions de ces services sont arrêtés par le Comité Exécutif.
La Direction élabore les plans d’actions et le programme d’activités de l’école qui sera approuvé
par l’Assemblée Générale sur proposition du Comité Exécutif.
La Direction est l’organe d’exécution des activités de l’école AHAZAZA. Il est composé de tout
le personnel engagé par l’école AHAZAZA suivant la procédure définie dans le présent manuel
dans la partie concernant le règlement du personnel.
Ce règlement du Personnel ne régit pas le personnel expatrié, car celui-ci doit être régi par des
dispositions particulières notamment le contrat entre l’Association AHAZAZA et l’Organisation
partenaire ou le Consultant qui offre l’assistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas
aller à l’encontre des principes généraux de ce manuel et de la philosophie de l’Association
AHAZAZA en particulier et du pays en général.
La Direction est coordonnée par un Directeur Général qui collabore étroitement avec l’Assistant
Administratif et Financier et l’Assistant Académique. Ces personnes forment une équipe de di-
rection et fonctionnent de manière à rendre compte au Comité Exécutif qui rend compte à son
Cependant, le Directeur Général est responsable devant le Comité Exécutif de la bonne marche
et de la gestion quotidienne de l’Ecole Libre.
Article 12 :
La Direction de l’école est constituée du personnel réparti dans les catégories suivantes:
1. Direction
2. Administration et Finances
3. Gestion et exécution des Programmes
L’Association AHAZAZA peut également faire appel à une expertise externe (des consul-
tants temporaires) pour initier et/ou exécuter des travaux concernant l’administration,
les finances, la gestion et la didactique des programmes.
1. La Direction Générale
Le Directeur Général
Deux de ces fonctions peuvent être effectuées (combinées) par une personne :
1. Le Directeur Général
Article 16 :
Toute correspondance adressée au Président de l’Association AHAZAZA, et réceptionnée par le
Directeur Général sera transmise au Président pour suite à donner.
Article 17 :
Toute correspondance reçue et adressée au Président de l’Association AHAZAZA peut donner lieu
soit à une réponse directe du Président, soit à un projet de réponse préparé par le Directeur Géné-
ral à soumettre à la signature du Président.
Article 18 :
Le Président de l’Association AHAZAZA peut autoriser le Directeur Général à signer toute corres-
pondance concernant les affaires d'administration quotidienne.
Article 19 :
Toute correspondance adressée à une autre institution publique doit être soumise à la signature du
Président de l’Association
Article 20 :
Le Directeur Général peut autoriser l’Assistant Académique et/ou l’Assistant Administratif, Fi-
nancier et Logistique (Le secrétaire – comptable) à signer la correspondance (particulière) con-
cernant leurs taches d'administration quotidiennes.
Article 21 :
Toute correspondance sortante et signée par les personnes désignées est réservée en copie au Di-
recteur Général.
Article 22 :
Les visites et les communications téléphoniques des/avec les membres de l’Association AHAZAZA,
bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adressés au Président par le
Directeur Général et au Directeur Général par ses assistants.
Article 23 :
Un mémorandum comporte les renseignements suivants :
Date :
Noms :
Fonction de la personne contactée :
Organisation :
Sujet traité :
Conclusion :
Action à entreprendre :
Sauf urgence, le Président , les membres du Comité Exécutif et le Directeur Général prennent con-
naissance des correspondances reçues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du si-
gnataire.
Article 25 :
Les membres de l’Association AHAZAZA peuvent, le cas échéant, participer aux événements natio-
naux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thèmes de l’événement, le Présidente produit
et signe un mémorandum à mettre à la portée des membres comme base de documentation. Cepen-
dant, le Président de l’Association AHAZAZA peut déléguer un représentant en cas d’invitation lui
adressée.
Article 26 :
Les activités de l’Association AHAZAZA font l'objet de rapports narratifs et financiers, trimes-
triels et annuels.
Les rapports trimestriels sont adressés au Comité Exécutif et à tous les membres de l’Association
AHAZAZA. Toute personne physique ou morale intéressée ou soutenant la mission et les objectifs
de l’Association AHAZAZA. peut en prendre connaissance sur demande au siège de l’Association.
Les rapports annuels sont diffusés, après leur adoption, par l'Assemblée Générale de l’Association
AHAZAZA.
Article 27 :
Chaque membre envoyé en mission de travail pour le compte de l’Association AHAZAZA rédige un
rapport de mission dans un délai ne dépassant pas 15 jours conformément au format de rapport
convenu.
Article 28 :
Des rapports adressés aux bailleurs de fonds sont rédigés selon des formats spécifiés dans des
contrats spécifiques.
Le format de la présentation d’un projet comprend les activités et leur budget ainsi que les frais
de fonctionnement.
L’Association AHAZAZA bénéficie de la contribution financière des parents des enfants qui
fréquentent l’école sous forme d’un minerval annuel et un droit d’inscription unique, fixé par
l’Assemblée Générale de l’Association. L’Association AHAZAZA élabore également, des projets
spécifiques qui cadrent avec son plan stratégique à présenter aux bailleurs de fonds et aux
autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds d’activités et de fonctionnement notam-
ment en termes de transport, communication, médiatisation, logistique, imprévus, etc.
Le budget d’un projet doit généralement être réparti en réservant une part importante aux acti-
vités du projet.
Activités spécifiques ;
Salaire du personnel ;
Frais de communication et transport pour le Comité Exécutif et membres ;
Imprévus.
Article 32 :
Les dossiers de candidatures doivent être complets et comporter tout ce qui est exigé
pour que le candidat soit admis au concours.
Si le poste ouvert au concours est l’un des postes de responsabilité, au dossier de candida-
ture doit s’ajouter ce qui suit :
Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de réfé-
rence. Ces personnes de référence sont, soit celles qui l’ont dirigé,lui ont enseigné
ou qui ont travaillé avec lui ;
Le candidat présente l’attestation de service délivrée par son dernier employeur.
Les candidatures retenues à la présélection doivent présenter les originaux des diplômes
avant de passer l’examen et l’interview;
L’examen pratique est préparé conformément aux exigences du poste ouvert au concours.
L’interview évalue les aptitudes, les capacités professionnelles, les qualités intellectuelles
et morales.
Article 33 : Tout agent de l’Association AHAZAZA recruté est soumis à un stage proba-
toire de trois mois au moins d’activités, au cours duquel son supérieur hiérarchique direct
évalue ses performances par rapport à ses aptitudes, ses capacités professionnelles, ses
qualités intellectuelles et morales.
Article 34 : Droits
L’agent de l’Association AHAZAZA jouit des droits et libertés reconnus au citoyen. Il les
exerce dans le cadre des lois et règlements en vigueur :
L’Association AHAZAZA est tenue, dans la mesure de ses possibilités, d’assurer à son
agent, la protection contre les menaces, outrages, violences, voies de fait et diffama-
tion dont il peut être victime, en raison ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
Article 35 : Obligations
Il est également tenu de satisfaire aux demandes d’information du public, dans le res-
pect des règles relatives aux obligations des réserves et de discrétion profession-
nelle ;
Il est responsable de l’exécution des tâches qui lui sont confiées. A ce titre, il est
tenu d’obéir aux instructions individuelles ou générales données par son supérieur hié-
rarchique dans le cadre du service et conformément aux lois et règlements en vigueur ;
Des retenues de nature fiscale et pour charges sociales sont prélevées du salaire brut
pour donner lieu au salaire net, à libérer mensuellement à l’agent de l’Association
AHAZAZA, à terme échu. Il s’agit du FARG, CRS et TPR.
Le salaire de l’agent de l’Association AHAZAZA commence à être calculé dès son en-
trée en service et suspendu le lendemain de cessation de service.
Article 37 :
Formations et perfectionnement ou recyclage et mise á jour des connaissances ac-
quises
La mise en formation est la position de l’agent de l’Association AHAZAZA qui est appelé à
interrompre provisoirement ses fonctions pour suivre à temps partiel ou à temps plein tout
enseignement à durée variable, organisé au sein ou en dehors de son milieu régulier de tra-
vail, pour acquérir des connaissances nouvelles destinées à renforcer ses capacités pro-
fessionnelles par rapport au poste de travail occupé ou à occuper. La formation peut se
faire à l’intérieur du pays ou à l’extérieur du pays.
le tenir au courant des diverses innovations dans un monde en constante évolution à rythme
élevé.
L’agent de l’Association AHAZAZA est en effet tenu de se recycler régulièrement dans
son champ de compétence, pour lui permettre d’actualiser ses connaissances et ses apti-
tudes professionnelles.
L’agent de l’Association AHAZAZA peut effectuer des voyages d’études qui constituent un
des meilleurs moyens d’apprentissage et de compréhension des réalités de travail dans son
action.
L’autorisation de suivre une formation peut être demandée par le supérieur hiérarchique
ou l’agent lui-même.
Article 38 :
Au terme de douze (12) mois d’activité, l’agent de l’Association AHAZAZA doit obligatoi-
rement bénéficier d’un congé annuel de trente (30) jours calendriers.
Le congé annuel est calculé sur base de jours et demie (2,5) par mois et peut être frac-
tionné en trois tranches au maximum.
Article 39 :
Tout conge de circonstance doit faire l’objet d’une demande préalable adressée au Di-
recteur Général de l’Ecole sauf dans le cas fortuit qui met l’agent dans l’impossibilité
d’aviser la Direction. Dans cette éventualité la Direction doit être avisée dans les 48
heures.
Article 40 :
L’agent de l’Association AHAZAZA fait l’objet d’une suspension de fonction pour des rai-
sons ci-après:
s‘il abandonne le service, sans motif valable et sans autorisation, pendant au moins
quinze (15) jours successifs ;
s‘il est puni d’une sanction disciplinaire de suspension temporaire ;
s‘il a été condamné à une peine d’emprisonnement d’au moins six mois ;
si une faute disciplinaire grave, susceptible d’entraîner une sanction de suspension
temporaire ou de révocation est constatée à sa charge.
Article 41 :
Les agents de l’Association AHAZAZA sont soumis obligatoirement à une évaluation an-
nuelle de performances par leurs supérieurs hiérarchiques après une période d’activité de
douze(12) mois.
Le montant de l’indemnité journalière de la mission est conforme aux décisions prises par
l’Assemblée Générale de l’Association AHAZAZA. Celle-ci accorde aussi les frais de com-
munications aux agents et aux membres qui partent en missions de travail.
Article 45 :
Article 46 :
Les membres jouissent des services des agents de l’Association AHAZAZA dans le cadre
du renforcement de leurs capacités.
Le budget annuel est suffisamment détaillé. Il est préparé par la personne chargée
de l’Administration et sur base des besoins lui présentés par le Comité Exécutif, la
Direction de l’école et les autres membres du personnel .
Une fois le budget approuvé, le Directeur Général en extrait les prévisions budgétaires
liées aux dépenses de fonctionnement et d’exécution des activités de l’Association
AHAZAZA pour une période donnée.
Mensuels :
Rapport de l'état de la trésorerie
Réconciliations bancaires
Situation de la caisse
Rapport du stock
Exécution et suivi budgétaire
Trimestriel :
Préparation du Rapport d'Exécution du Budget.
Annuel:
Le rapport annuel financier donne un aperçu global sur les éléments suivants :
La trésorerie
L’exécution du budget de l’exercice
La situation des stocks
La situation patrimoniale.
En cas de nécessité, une expertise extérieure dans le domaine peut être sollicitée.
Le numéro de codification des postes comptables devra apparaître sur toutes les
pièces justificatives avant d’être présentées à la personne ayant l’autorité d’assurer
une ventilation.
La description qui suit, reste en vigueur jusqu'au moment où le logiciel de comptabilité sera
opérationnel.
Pour une comptabilité budgétaire, chaque ligne budgétaire devrait avoir une fiche pour enregis-
trer des opérations comptables.
Les augmentations des comptes d’actif sont enregistrés au Débit du compte et les diminutions
au Crédit du compte sur la fiche correspondante.
Les augmentations des comptes du passif sont enregistrées au Crédit du compte et les diminu-
tions au Débit du compte sur la fiche correspondante.
a) Toute acquisition d'actifs immobilisés est sujette aux mêmes procédures d'appro-
visionnement répertoriées sous la section " Approvisionnement en biens et ser-
vices".
b) Après que toutes les procédures de passation de marché aient été accomplies, un
bon de commande est établi au nom du fournisseur sélectionné.
1) Description de l'immobilisation
2) Numéro de série ou de modèle
3) Date d'acquisition
4) Localisation et état de l'immobilisation
5) Coût en Francs Rwandais
6) Numéro de référence interne
7) Taux d'amortissement annuel
8) Amortissement pour l'année
9) Amortissements cumulés
10) La valeur nette comptable.
a. Tous les actifs immobilisés sont marqués d’une étiquette précisant l'identifica-
tion et les numéros de série (si possible).
e) L'inventaire physique annuel des actifs sera organisé par le Directeur Général.
C'est la responsabilité de ce dernier de réconcilier le registre des immobilisations
avec les résultats de l'inventaire physique. Toute différence inexpliquée est com-
muniquée au Comité Exécutif de l’Association AHAZAZA qui prend les mesures ap-
propriées.
g) Les contrats de service avec des sociétés compétentes doivent être signés pour
assurer convenablement la maintenance (cas des équipements informatiques).
h) Les agents en charge des actifs en prennent soin de façon appropriée. Tout vol ou
perte d'actif est rapporté au Directeur Général qui en fait rapport au Comité Exé-
cutif. Celui-ci effectue des investigations et prend des mesures appropriées.
Article 58 : Capitalisation
Les actifs ayant une valeur inférieure à Frw 100.000 ne sont pas inclus dans le re-
gistre des immobilisations. Le responsable de l’administration informe le Chef de
chaque service par un mémorandum interne de la localisation de tout achat d’actif
immobilisé dans ses services.
Une liste d'actifs non capitalisés est tenue pour des achats de moins de Frw
100.000 et pour les autres, qui par nature serviront l’Association AHAZAZA pour
plus d'un an.
Article 60 :
Tout achat est fait selon les besoins et conformément au budget approuvé. Les procédures
d'achat définies sous la Section (Approvisionnement en biens et services) de ce manuel
sont applicables sans exception.
a) Des fiches de stock (Annexe 13 – DOCUMENT I002) sont tenues pour enregistrer
les mouvements des biens. Elles sont mises à jour régulièrement par le responsable
de l’administration et contiennent les informations suivantes:
Toute anomalie relevée est adressée au Directeur Général qui prendra des mesures ap-
propriées. Le responsable de l’administration effectue le suivi avec le vendeur pour rec-
tification.
c) Quand des biens sont endommagés ou lorsqu’un service honoré est en dessous du ni-
veau souhaité, les biens/services sont rejetés et le fournisseur est avisé immédia-
tement. Tous les biens rejetés sont retournés au fournisseur dans les mêmes condi-
tions de réception.
Les procédures décrites ci-dessous concernent les biens et services achetés sur le
budget courant.
Les biens et services ayant une valeur inférieure ou égale à Frw 20.000 sont payés
par caisse suivant les procédures établies pour les paiements par caisse.
Les achats de biens et services ayant une valeur supérieure à Frw 20.000 et infé-
rieure ou égale à Frw 40.000.000 sont soumis aux procédures .
Les achats de biens et services pour des montants supérieurs à Frw 40.000.000
sont soumis à l’assemblée générale pour approbation.
Pour les biens et services dont la valeur est supérieure à FRW 40.000.000, le Di-
recteur Général réunit les offres de fournisseurs potentiels. Ensuite, il procède à
leur analyse en profondeur et propose dans la transparence, au Comité Exécutif les
fournisseurs le mieux offrants. Le nombre minimum d'offres à réunir est de trois
(3).
Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en considé-
ration la qualité des biens et services.
Dès que le bon de commande est approuvé, il est envoyé au(x) fournisseur(s).
Une commande qui n’a pas été honorée correctement doit être annulée.
La liquidation des dépenses se fait quand les biens et/ou services commandés sont
livrés et/ou rendus.
Les livraisons des biens sont accompagnées de bons de livraison, de factures défini-
tives et l’originale du bon de commande.
La réception des biens et/ou services suit la procédure indiquée à la section « Ap-
provisionnement en biens et services »
réception. Il les consigne ensuite dans le registre des factures qui contient les dé-
tails suivants :
Ces documents sont transmis Directeur Général pour la signature. Le chèque barré
ou l’OP est établi au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du
chèque et une photocopie doit être faite pour le classement.
Les ordonnances de paiement dûment signées pour réception seront utilisées pour
l’enregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le classement.
b. L’Association AHAZAZA peut ouvrir un compte à tout moment que c’est nécessaire.
a. Toute opération bancaire est effectuée par l’autorisation d’au moins deux signatures :
celle du Président, du Commissaire aux Comptes ou du Trésorier.
c. Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chèques et des ordres de
paiement en blanc.
A la fin de l’année, un état de réconciliation bancaire pour chaque compte bancaire est pré-
paré par le responsable de l’administration et revu par le Directeur Général. La réconcilia-
tion est signée et datée par son auteur et le réviseur comme preuve de cette vérification.
Tous les mouvements connus au débit et au crédit sont enregistrés dans le livre de banque.
Les mouvements non identifiés sont relevés par l’Assistant Administratif, Financier et Lo-
gistique, et rapportés au Directeur Général et au Trésorier qui prennent des mesures ap-
propriées.
Les chèques non encaissés depuis 2 mois sont retournés dans les livres et un ordre de non-
paiement est établi. Un nouveau chèque est signé en faveur du bénéficiaire, l'ancien devant
être confirmé perdu pendant les transactions.
L’Association AHAZAZA gère une petite caisse en Francs Rwandais pour faciliter le
paiement de dépenses mineures. Le plafond est fixé à FRW 40.000. La petite caisse
est utilisée pour des paiements inférieurs ou égaux à FRW 20.000.
Pour éviter les incompatibilités de tâches et respecter les niveaux de contrôle re-
quis en matière de gestion financière, la gestion de la caisse est confiée à une per-
sonne autre que l’Assistant Administratif et financier au cas où il assume les rôles
de comptables et par conséquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de ges-
tion de la caisse. La garde de la caisse peut être confiée par exemple au Directeur
Général ou au Secrétaire de Direction.
Les fonds sont gardés dans un petit coffre fermé à clef, gardé dans un endroit pro-
tége. Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement respon-
sable des espèces reçues. Tout abus constitue une faute grave.
Article 73 : Décaissements
Toute réquisition de fonds est adressée au Directeur Général au moyen d’un bon de
réquisition qui définit clairement le motif et le coût de la dépense ;
Le bon de réquisition approuvé par le Trésorier est transmis au Responsable de la
gestion de la petite caisse pour paiement. Le bénéficiaire signe pour réception des
espèces ;
Les espèces payées par caisse en avance doivent être justifiées dans un délai de 48
heures à partir du jour de paiement.
Les procédures pour le paiement des factures sont détaillées dans les articles ci-dessus.
L’Association AHAZAZA règle les factures dès réception selon la disponibilité des
fonds et suivant le principe de FIFO «First In, First Out ».
La liste de paie de l’Association AHAZAZA est conforme au budget. Elle est prépa-
rée en Francs Rwandais.
Les salaires, les avantages et indemnités payés sont en accord avec le Règlement
d'Ordre Intérieur de l’Association AHAZAZA, et en conformité avec la loi fiscale
et toute autre réglementation en vigueur.
Tous ces éléments doivent être sanctionnés par une note officielle signée par le Directeur
Général de l’Association AHAZAZA .
La liste de paie est, par la suite, transmise au Trésorier pour autorisation et est ensuite
renvoyée au responsable de l’administration pour la préparation des ordres de paiement.
Il est établi pour chaque employé un bulletin de paie mensuel (annexe 13 – DOCUMENT
P004), présentant le salaire de base et toutes les indemnités octroyées, les retenues et le
net à payer. Les retenues réglementaires sont effectuées au moment du paiement des sa-
laires.
Article 76:
Les ressources financières de l’Association AHAZAZA sont placées dans un ou des comptes d'une
ou des banques implantée(s) au Rwanda.
L'autorisation d’ouvrir un compte bancaire dans un autre pays est accordée par l’Assemblée Géné-
rale de l’Association AHAZAZA.
Article 77 :
Les signataires des comptes de l’Association AHAZAZA sont désignés par le Comité Exécutif selon
les statuts de l’Association AHAZAZA.
Les documents bancaires portent au moins 2 signatures conjointes dont celle du Président est obli-
gatoire.
Article 78 :
Les ordres de paiement, les autorisations de retraits de fonds ou les certificats de dépôts à la
banque sont signés conjointement par le Président, le trésorier, et le Directeur Général.
Tout mouvement ou toute opération comptable doit être appuyé par une pièce comptable en bonne
et due forme. Les dépenses de fonctionnement sont effectuées à partir de la caisse.
Article 79 : Audit
Pour son audit comptable, l’Association AHAZAZA se confie à un cabinet d'audit agréé au Rwanda,
chargé notamment de:
Vérifier annuellement la tenue de la comptabilité (enregistrement de base, justificatifs et
imputations comptables attribuées) ;
Certifier les états financiers
La procédure à suivre pour effectuer une mise à jour de ce manuel lorsqu’un changement perma-
nent survient dans une politique, pratique ou procédure, est mise en œuvre par le Comité Exécu-
tif ou le Directeur Général.
Toute mise à jour sera mentionnée sur la page 2 du manuel. Le numéro et la date d’une version
du manuel doit être mentionné sur la première page du manuel et en contrebas de chaque page.
En matière de gestion du personnel, ce qui n’est pas précisé dans ce manuel est régi par le code
du travail au Rwanda.
Article 81 : Modifications
Toute disposition ou modification d'un de ces articles, proposée par le Comité Exécutif et adop-
tée par l’Assemblée Générale de l’Association AHAZAZA fait l'objet d'un procès-verbal.
CONCLUSION
Ce manuel des procédures de gestion administrative et financière décrit clairement les diffé-
rents mécanismes d’équilibre des pouvoirs en vue d’assurer le leadership, la transparence et la
bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de l’Association AHAZAZA,
qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il s’agit d’un instrument indispensable qui
contribue à améliorer le fonctionnement de l’Association AHAZAZA dans son ensemble pour la
réalisation efficace et efficiente de sa mission.
Cependant, l’expérience nous a montré que la disponibilité d’un manuel ne suffit pas pour amélio-
rer les performances, mais qu’il importe, également, d’assurer sa mise en application. Ceci dépend
de plusieurs facteurs notamment la capacité, la compétence et la détermination des membres et
du personnel de l’Association AHAZAZA à utiliser cet instrument stratégique.
Des mesures d’accompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce
manuel. Des notes de service ou instructions de travail clarifiant l’applicabilité des termes et
principes consignés dans ce manuel seront faits á temps opportun par le Directeur Général et à
l’endroit de tout le personnel. Cela constitue un mécanisme qui permettra au Comité Exécutif de
pouvoir gérer les questions quotidiennes et exploiter les opportunités qui se présentent au cours
de la mise en œuvre des activités de l’Association AHAZAZA et du fonctionnement de celle-ci.
Tout changement d’un des articles de ce manuel doit être approuvée par l’assemblée générale de
l’Association AHAZAZA sur proposition du Comité Exécutif.
ANNEXES
ANNEXE 1 :
Document : P001
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE
Entre
L’Association AHAZAZA », ayant son siège social à Muhanga, B.P. 35 Muhanga et représentée
par
Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,
Fonction ………………………………………………………………………………………………………………………………………………,
appelé employeur d’une part;
Et
Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,
Résident(e) à ……………………………………………………………………………………………………………………………………,
Nationalité …………………………………………………………………………………………………………………………………………,
a été établi le présent contrat régi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail
de la République Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son exécution.
Le présent contrat a été établi pour une durée indéterminée et prend cours à partir
du ………………………………………………
échelon …………………………………
Une description détaillée des tâches du travailleur est annexée au présent contrat et en
constitue partie intégrante.
Le travailleur s’engage à :
1. S’acquitter avec zèle et fidélité des obligations de son travail .
2. Apporter tous ses soins à l’utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié.
3. S’interdire de livrer pendant ou après son temps de travail tous les renseignements de
nature confidentielle et garder le secret professionnel
4. Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de
l’employeur.
5. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda.
6. Adhérer au Règlement d’ordre intérieur et au Manuel des procédures de l’Association
AHAZAZA.
L’employeur s’engage à :
1. Payer aux temps prévus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rè-
glements en la matière.
2. Donner des instructions nécessaires à la bonne marche du travail.
3. Evaluer le travailleur annuellement.
4. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda et des disposi-
tions du Règlement du Personnel de l’Association AHAZAZA.
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
ANNEXE 2 :
Document : P002
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE
Entre
L’Association AHAZAZA », ayant son siège social à Muhanga, B.P. 35 Muhanga et représentée
par
Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,
Fonction ………………………………………………………………………………………………………………………………………………,
appelé employeur d’une part;
Et
Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,
Résident(e) à ……………………………………………………………………………………………………………………………………,
Nationalité …………………………………………………………………………………………………………………………………………,
a été établi le présent contrat régi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail
de la République Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son exécution.
échelon …………………………………
Une description détaillée des tâches du travailleur est annexée au présent contrat et en
constitue partie intégrante.
Le travailleur s’engage à :
1. S’acquitter avec zèle et fidélité des obligations de son travail .
2. Apporter tous ses soins à l’utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié.
3. S’interdire de livrer pendant ou après son temps de travail tous les renseignements de
nature confidentielle et garder le secret professionnel
4. Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de
l’employeur.
5. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda.
6. Adhérer au Règlement d’ordre intérieur et au Manuel des procédures de l’Association
AHAZAZA.
L’employeur s’engage à :
1. Payer aux temps prévus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rè-
glements en la matière.
2. Donner des instructions nécessaires à la bonne marche du travail.
3. Evaluer le travailleur annuellement.
4. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda et des disposi-
tions du Règlement du Personnel de l’Association AHAZAZA.
Le contrat pourra à tout moment être résilié par l’une ou l’autre partie
moyennant un préavis de …………………………………………… jours conformément à la loi et au Rè-
glement du Personnel de l’Association AHAZAZA. Il pourra être rompu sans préavis en
cas de faute lourde, suivant l’article 25 du code du travail et sous réserve de
l’appréciation de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute.
Le tribunal compétent dans les différends nés à l’occasion de l’exécution du présent con-
trat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant l’Inspecteur du
travail n’a pu aboutir à un accord.
Pour ce qui n’est pas précisé au présent contrat, les parties s’en remettent aux disposi-
tions légales et réglementaires en vigueur, ou encore aux usages.
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………
ANNEXE 3 :
DU 01-01-200N AU 28/30/31-XX-200N
Ecart Ecart
Recettes DU 01/01/200N AU 01/XX/200N
nég. pos.
10.100 Apports (cotisations membres) 0 0 0,00% 0 0
71.000 Frais scolaires 0 0 0,00% 0 0
74.100 Dons divers 0 0 0,00% 0 0
74.200 Ventes diverses 0 0 0,00% 0 0
74.000 Profits de change et autres 0 0 0,00% 0 0
46.100 Créditeurs divers 0 0 0,00% 0 0
41.000 Débiteurs (Arriérés) 0 0 0,00% 0 0
TOTAL RECETTES 0 0 0,00% 0 0
Ecart Ecart
Dépenses DU 01/01/200N AU 01/XX/200N
pos. nég.
21.000 Terrain 0 0 0,00% 0 0
223 Construction 0 0 0,00% 0 0
225 Mobilier 0 0 0,00% 0 0
22.810 Equipements divers 0 0 0,00% 0 0
42.000 Rémunérations dues au personnel 0 0 0,00% 0 0
61.000 Eau et électricité 0 0 0,00% 0 0
61.101 Uniforme 0 0 0,00% 0 0
61.200 Fournitures scolaires 0 0 0,00% 0 0
61.201 Achat de livres 0 0 0,00% 0 0
61.300 Fournitures de bureau 0 0 0,00% 0 0
61.400 Petits outillages 0 0 0,00% 0 0
62.000 Transport 0 0 0,00% 0 0
62.010 Transport aérien 0 0 0,00% 0 0
63.100 Entretien et réparation 0 0 0,00% 0 0
63.410 Courrier et communiqués 0 0 0,00% 0 0
63.420 Téléphone 0 0 0,00% 0 0
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
ANNEXE 4 :
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
ANNEXE 5 :
Date Libellés Bon Bon Montants Montants Solde Date de Montant Elément Observation
de d’entrée Entrées Sortis justification justifiés budgétaire
Sortie
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
(*) Etat :
1 =Très bon 2 = Bon 3 = à réparer 4 = à déclasser
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Document : P003
PROCES- VERBAL DE CHARGE ET DE DECHARGE DE MATERIEL
(A rédiger en deux exemplaires – une pour chaque agent)
Date : ..............................................................
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature : ......................................................
Je soussigné ...................................................... confirme que les actifs (matériels) suivants ont été
rendus à l’ASSOCIATION AHAZAZA .
Les éléments suivants ont été égarés pendant la période de la fonction ou à la date de départ :
1. …………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………
3. …………………………………………………………………………
Sujet à un paiement de FRW …………..……………… pour compenser la perte des éléments ci-dessus,
L’ ASSOCIATION AHAZAZA certifie la décharge.
Document : F004
BON DE SORTIE DE CAISSE No 200N/00X
(A rédiger en deux exemplaires)
Cachet de l'école :
Document : F005
FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE MENSUEL
DATE : ……../……./200…..
Billets de 5000
Billets de 1000
Billets de 500
Billets de 100
Pièces de 50
Pièces de 20
Pièces de 10
Pièces de 5
Pièces de 1
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Document : F006
BON DE REQUISITION DE MATERIEL NO……………/ANNEE 200…
LA DEMANDE :
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Document : F007
BON DE COMMANDE NO……………/ANNEE 200…
FOURNISSEUR :………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Total
Cachet de l'école :
ARTICLE :
PAGE N° ………………...
Date No. Du Borde- Fournisseur/ No. Bon ENTREE SORTIE ENTREE SOLDE SOLDE Destination Nom + Prénom + Signature
reau de Commande & STOCK STOCK (du bénéficiaire)
d’expédition ou SORTIE
Bon de réquisi-
tion (unités) (unités) (FRW) (unités) (FRW)
ANNEXE 13 :
Document : P004
BULLETIN DE PAIE POUR LA PERIODE : DU ……………………………… AU ……………………………………………..
(A rédiger en deux exemplaires)
TRANSPORT
LOGEMENT
TOTAL IMPOSABLE
TPR
FARG
RETENUES
NET A PAYER
Date : ………………………………………………………….
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
ANNEXE 14:
Document : P005
AUTORISATION D’ABSENCE AU SERVICE
Nom :………………………………………………………………………………………………………………………………..……………….
Prénom :…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Fonction : …………………………………………………………………………………………………..………………………………….
Motif : …………………………………………………………………..……………………………………………………………………….
(Maladie, Récupération, Congé annuel, Congé de circonstance, Autre)
REMARQUE : En cas de maladie, l’employé doit présenter une attestation médicale de repos délivrée par le
médecin traitant.
Cachet de l'école :
ANNEXE 15 :
Document : P006
ORDRE DE MISSION
(A rédiger en deux exemplaires)
Monsieur/Madame ..................................................................……………………………………………………..……………....
Fonction : ............................................................................................................................................................
Est autorisé(e) à se rendre à …………………………………………………………………………………………………………..…….
Pour...................................................................................................................................................……………………….
Date/heure de départ : …………………………………………………………
Durée de la mission : …………………………………………………………….
Date/heure de retour : ………………………………………………………………………………………………………
Cachet de l'école :