ADM 1770-P: Examen Intra

OUTILS POUR L’APPLICATION DES SYSTÈMES

D’INFORMATION EN GESTION
Hiver 2021
Lisez le cas Phénix et répondez aux questions 1 à 4.

Cas adapté par Abdou Ait-Hammou à partir d’articles divers publiés par radio-canada.ca, l’AFPC et Le
Soleil.

Mise en contexte

En juin 2011, le gouvernement canadien a demandé à la firme IBM de concevoir un nouveau système de
paye (appelé Phénix) pour la fonction publique fédérale. Phénix est basé sur le progiciel PeopleSoft et a
pour but de remplacer un système vieux de plus de 40 ans. Ce dernier était devenu vétuste, difficile à
maintenir et ne répondait plus aux nouveaux besoins d’affaires des ressources humaines.

Histoire d’un désastre

Juste après son implantation en 2015, Phénix s’est révélé largement défectueux et inefficace. Des
employés de la fonction publique fédérale commencent à constater des erreurs dans leur fiche de paie.
Certains reçoivent des montants en trop, d’autres une paie inférieure à leur vraie rémunération et
certains ont même eu la surprise de ne plus recevoir leur paie. Ces erreurs commencent à se multiplier
de façon exponentielle. L’implantation a concerné 120 000 employés au début. Cependant, malgré les
ratés constatés à la suite de cette implantation pilote, la décision a été prise tout de même d’étendre
Phénix à l’ensemble des employés soit un peu plus de 300 000. Il y avait des pressions pour aller
rapidement avec la généralisation du nouveau SI car le plan initial prévoyait une réduction des coûts de
78,1 millions $ chaque année après une implantation complète.

En bout de ligne, plus de 200 000 travailleurs ont été touchés de près ou de loin par les ratés de Phénix.
Les problèmes touchent plus fréquemment les exceptions aux processus de paie standards comme les
employés qui n'ont pas un horaire régulier, comme les étudiants. Aussi, Phénix a horreur des processus
reliés aux heures supplémentaires. À d'autres moments, il ne reconnaît pas l'ancienneté des
fonctionnaires ayant changé de ministère et décide par erreur d’arrêter leur paie . Sans parler des
dizaines de malchanceux qui ont tout simplement disparu du système. Ces derniers ont rapporté avoir
passé des heures au téléphone, avec le support technique du nouveau SI, pour tenter de prouver qu'ils
existent.

Une des grandes raisons expliquant les problèmes de paye fut l’implantation des conventions collectives
de 2014 à 2018. Ces changements des conventions n’étaient pas pris en compte convenablement par
Phénix.

Les réductions des coûts d’opération promis au début du projet se sont transformées en un gouffre
financier comme l’illustre la figure 1. À cela s’ajoute les coûts associés à l’ajout d’employés en renfort
pour régler les milliers de cas problématiques ainsi que les compensations que l’employeur devra payer
aux fonctionnaires affectés.

Pour tenter d’arrêter ce gouffre financier, le gouvernement fédéral a réalisé une analyse des options qui
a abouti à la décision d’engager un nouveau partenaire en mesure de proposer une toute nouvelle
solution.

Nouveau partenaire

Après avoir fait l’objet d’innombrables ratés depuis 2016, le gouvernement canadien annonce en mars
2020 le remplacement du SI de paie Phénix. L’entreprise SAP a été choisie pour implanter un nouveau
système de paie.

Selon ce nouvel accord, IBM prendra en charge la gestion de la paie. Environ 170 employés d’IBM seront
intégrés à la fonction publique fédérale afin d’assurer la stabilisation du système de paye des
fonctionnaires. Ils seront notamment responsables du soutien technique du système de paye, d’en
assurer la mise à jour et d’y apporter certaines améliorations. Des employés d’IBM seront aussi affectés
au traitement de la paye. Cette situation fait craindre le pire aux syndicats de la fonction publique, c’est-
à-dire des pertes d’emploi dans le secteur de la rémunération au profit d’IBM.

SAP Canada, qui regroupe 3300 employés au pays, est une filiale de SAP SE, une entreprise européenne
dont le siège social est en Allemagne. Elle conçoit et vend des progiciels de gestion intégrée.

«SAP travaillera avec le gouvernement du Canada à un projet pilote visant à tester une éventuelle
solution de RH [ressources humaines] et de paye en fonction des besoins réels du gouvernement en la
matière», a indiqué le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans un communiqué.

Le vice-président responsable des services professionnels pour SAP dans l'est du Canada, Thomas
Kerherno, ajoute que l'objectif de ce projet pilote est de définir les premiers pas de la solution et d'avoir
une solution fonctionnelle.

Mais aujourd'hui, ça va bien au-delà de ça, on couvre [...] la finance, la logistique, les ressources

humaines, l'expérience utilisateur et l'expérience client, a précisé M. Kerherno.

Le nouveau partenaire a promis une solution davantage intégrée et de prendre le temps qu’il faudra
pour réaliser les analyses et tous les tests nécessaires.

Les problèmes liés au système de paye Phénix semblent s’atténuer et génèrent maintenant moins de
nouveaux cas. Le gouvernement croit même que le système se stabilise.

C’est le signe que le système se stabilise, ajoute M. MacKinnon, en entrevue à Radio-Canada, que les
erreurs ne se multiplient plus et qu’on traite les cas en arrière, mais on ne craint pas de nouveaux
problèmes au sein du nouveau système de paye. Le fait d’avoir confié la gestion de la paie à IBM
apporte aussi beaucoup d’avantages et permet à certains employés du fédéral de se concentrer sur le
volet stratégique de la gestion des ressources humaines.

Question 1 (7 points)
Quelle force de Friedman s’applique davantage au cas d’un point de vue du gouvernement fédéral ?
(2points). Justifiez votre choix de la force en expliquant le rôle des SI/TI dans le cas de cette force et en
faisant des liens avec le cas (3 points).

Citez deux avantages que pourrait procurer cette force au gouvernement fédéral (2 points).

Question 2 (6 points)

Identifiez et expliquez 1 exemple de décision structurée et 1 exemple de décision non structurée que le
SI Phénix pourrait supporter (4 points). Pour chacune de ces décisions, expliquez le rôle que devrait
jouer Phénix pour supporter cette décision (2 points).

Question 3 (6 points)

Quels sont les facteurs derrière l’échec du système Phénix. Identifiez et expliquez au moins 3 facteurs à
la lumière des données du cas et aussi de la discussion en classe sur les facteurs de succès ou d’échec
des projets avec une composante TI (2 points par facteur).

Question 4 (6 points)

Comme mentionné dans le cas, le nouveau partenaire propose une solution de type PGI (Progiciel de
Gestion Intégré).

Identifiez 2 SI fonctionnels dont traite le cas (3 points). dentifiez et expliquez 2 avantages qu’une telle
solution pourra procurer par rapport aux SI fonctionnels identifiés plus haut (3 points).