Vous êtes sur la page 1sur 16

2020 LPERSA TGIUQIUDEESS D U

DRH

J'AI UN PROJET

DE CHANGEMENT
DE SOLUTION PAIE
PREPARÉ PAR LA RÉDACTION DE MYRHLINE.COM
LES GUIDES PRATIQUE RH 02

ÉDITO

La paie est au centre des préoccupations quand il s'agit de gérer la masse


salariale. S'assurer que les collaborateurs sont payés à temps et correctement
est de la plus haute importance. Une erreur de paie peut en effet avoir des
conséquences graves pour l’entreprise, qui peuvent aller jusqu’aux
prud’hommes ou aux sanctions pénales. La question d’externaliser ou non la
paie figure donc parmi les plus fréquemment soulevées, quelle que soit la taille
de l’entreprise. Alors quelles sont les différences entre paie internalisée et paie
externalisée ? Existe-t-il des nuances entre les deux ?

Le plus souvent la différence entre les deux types de traitement réside dans le
choix de la solution technologique et dans les moyens humains que l’entreprise
attribue à la tâche. Externaliser totalement équivaut à externaliser à la fois la
technologie et la compétence (l’humain), internaliser totalement équivaut à
l’inverse, si l’on résume simplement. Il existe aussi des solutions intermédiaires
dans lesquelles seule une partie de la paie est externalisée. Difficile, avec
autant de configurations et de solutions, de visualiser la recette idéale pour une
entreprise donnée.

Christophe PATTE
myRHline.com
SOMMAIRE
Internalisation ou externalisation ? Page 4

Avis d'expert et retour d'expérience. Page 9

Les experts de la paie. Page 13


LES GUIDES PRATIQUE RH 04

LES QUESTIONS À SE POSER


Il est nécessaire de faire un état des lieux du processus de gestion de la paie afin
de mesurer la pertinence de ce type de projet. Il convient de mesurer les sources
d’optimisation du processus, les impacts d’un tel projet, les coûts, etc. Voici un
certain nombre de questions à se poser avant de choisir et implémenter une
solution.

Quel est le volume de bulletins de paie mensuel ?


Quel est le niveau de complexité de ceux-ci ?
Quelles étapes de votre processus de paie actuel vous causent le plus de
problèmes?
Combien de temps et d'efforts ces étapes coûtent-elles à votre organisation?
Y a-t-il un fort turn-over ?
Quel risque, le cas échéant, votre processus de paie actuel pose-t-il pour
votre organisation?
Est-ce que les services RH sont hostiles à l’externalisation ?
Êtes-vous prêt à confier une partie (ou la totalité) du contrôle de vos
informations à un fournisseur d'externalisation?
Quelles sont les contraintes technologiques et informatiques de l’entreprise ?
Quel est le coût de production d’un bulletin de paie?
Quel est le degré d’autonomie et de responsabilité que la direction souhaite
conserver sur ces sujets ?
Est-ce que l’entreprise dispose de bonnes compétences en interne ?
Peut-on se contenter de détails fournis par un fournisseur de services ou a-
t’on besoin de plus d'informations sur les coûts de main-d'œuvre?
Comment le logiciel paie va t-il s’intégrer à mon SIRH existant et / ou à mon
SI d’entreprise ?
LES GUIDES PRATIQUE RH 05

EXTERNALISER LA PAIE

L’externalisation des moyens informatiques


Cette externalisation se traduit le plus souvent par un
prestataire qui effectue la maintenance des outils de
paie et d’administration du personnel afin que
l’entreprise ne se préoccupe pas de l’hébergement
informatique des solutions. L’entreprise dispose alors
d’un accès à distance pour ses applicatifs. Il faut
noter que, dans ce cas, le prestataire a une
obligation de moyens.

La Co-production
C’est une externalisation partielle qui comprend à
minima en général l’externalisation des moyens
informatiques et l’externalisation de sous processus.
Exemple de sous processus externalisés : la
maintenance légale et conventionnelle, l’édition des
bulletins de paie et leur acheminement, la production
des déclarations sociales, etc. Le prestataire aura
dans ce type de contrat une obligation de moyen
pour l’hébergement informatique et de résultat pour
certains sous-processus confiés.

Le BPO (Business Process Outsourcing)


C’est une externalisation totale du processus de
gestion de la paie. Il s’agit alors de confier l’intégralité
du processus à un tiers. Le prestataire en charge du
processus à une obligation de résultat et doit
disposer d’assurance permettant de couvrir les
dommages en cas de sanctions pour non-conformité
de la paie.
LES GUIDES PRATIQUE RH 06

INTERNALISER LA PAIE

Dans certains cas comme pour les PME, l'externalisation de la


paie peut représenter un coût important. Dans ce cas l’option
d'internaliser la paie est plus indiquée.
Cela implique bien entendu d’investir dans un logiciel
suffisamment complet pour traiter tous les aspects et les tâches
afférentes à la paie.

Le logiciel de paie utilisé en interne permet l’administration du


personnel et la génération des bulletins de salaire, il englobe par
ailleurs les fonctions de déclaration sociales et fiscales et de faire
l’interface en direct avec la comptabilité.

Voici les bonnes questions à se poser pour choisir une


solution :

Combien de bulletins de paie faut-il générer chaque mois ?


Combien de conventions collectives et accords d'entreprise ?
Existe-t-il des variables comme le travail de nuit, les horaires
variables, etc. ?
L’entreprise dispose-t-elle d’un logiciel de gestion des temps
(compatibilité entre les logiciels) ou d'autres logiciels (note de
frais, GED, recrutement, ...)
Combien de personnes vont utiliser le logiciel ?
Les salariés auront-ils accès à un portail ou intranet RH ?
LES GUIDES PRATIQUE RH 07

EXTERNALISATION VS INTERNALISATION

EXTERNALISATION INTERNALISATION

Savoir-faire du prestataire
Limitation du risque d’erreurs
Meilleure connaissance des
Transparence des coûts salariés et des spécificités des
Flexibilité/réactivité dossiers (liées à la proximité)

Sécurité
Pas de dépendance à un tiers
Confidentialité (modifications de paramétrage de
Atténuation des contraintes l’outil paie par exemple)

techniques et du suivi légal et


Souplesse du planning de paie
conventionnel
Capacité à gèrer les variations
d'effectifs plus facielement

L’équipe paie doit être


parfaitement équipée en matière
Risque de mauvais choix du
de sauvegarde de données
prestataire (la profession n’est
pas réglementée) Les gestionnaires de paie doivent
être parfaitement formés à la
Sentiment de dépendance
réglementation et se tenir au fait
Prix des prestations des actualités
Engagements de résultats du
Les gestionnaires doivent être
prestataire
suffisamment nombreux pour
pouvoir se remplacer en cas
d’absence d’un collègue
LES GUIDES PRATIQUE RH 08

COMMENT CHOISIR LA SOLUTION


ADAPTÉE ?

Selon que l’on soit une TPE, un grand groupe ou une


entreprise de taille intermédiaire, le marché des prestataires
et des logiciels de paie est très différent.

Certaines solutions se spécialisent par exemple sur les gros


volumes, d'autres sur des secteurs d'activité spécifiques.

Le marché se compose de plusieurs acteurs :

Les solutions SAAS en ligne (PayFit, Nibelis, …)


Les spécialistes de l’externalisation (ADP GSI, Cegedim SRH)
Les logiciels de paie installé sur les serveurs de l'entreprise
(NovRH, Cegid, Sage, …)
Les SIRH (proposé en Saas et ou en installation sur les serveurs
de l'entreprise) embarquant un module de gestion de la paie (SAP,
Workday, Bodet Software, Lucca …)
Les experts comptables
AVIS D'EXPERT
& RETOUR
D'EXPÉRIENCE
LES GUIDES PRATIQUE RH

5 CONSEILS POUR GAGNER EN PRODUCTIVITE


DANS SA GESTION DE PAIE
Processus trop souvent chronophage et coûteux, la gestion de
la paie au sein d’une entité n’en est pas moins au cœur
d’enjeux majeurs : elle se doit d’être traitée dans les temps, en
conformité, en toute confidentialité et si possible dans la
sérénité pour ne pas épuiser les équipes – gestionnaires RH,
voire dirigeants – sur qui elle repose.

David Verhaegen, chef de produit 123Paie chez Bodet


Software, livre ses 5 conseils pour aider à gagner en
productivité :

Optimiser la qualité des données entrantes


Une bonne gestion de paie commence par le recueil des
éléments variables de paie : absences, congés, maladies,
primes, notes de frais… Ces éléments doivent être fiables,
calculés sans erreur et cohérents avec la convention collective
de l’entreprise. « La solution 123Paie est interfacée avec les
systèmes logiciels de Gestion des Temps pour éviter les
ressaisies, sources d’erreurs. Cette interface s’applique aux
éléments variables de paie, aux absences devant donner lieu à
David Verhaegen, chef de produit
une DSN arrêt de travail ou encore aux données signalétiques
123Paie, Bodet Software
des salariés », détaille David Verhaegen.

Mettre en place des calculs automatisés Je suis très satisfaite de la réactivité des équipes
En gestion de paie, l’automatisation des calculs récurrents est 123Paie qui ont automatisé le transfert des
gage de fiabilité et d’efficacité. « 123Paie permet d’appliquer à données pour nos demandes d’indemnisation
d’activité partielle. Je dirais même que sans eux j’y
chaque catégorie de collaborateurs, voire même à chaque
serais encore.
salarié, des calculs particuliers qui seront répétés d’une paie à
l’autre, comme le calcul du maintien de salaire en cas d’arrêt de Laure Jacomet
Responsable Paie, Yoopala Services
travail par exemple. Cela permet d’éviter les oublis ».

Sécuriser sa veille légale et conventionnelle Savoir s’appuyer sur des experts


Que l’on choisisse d’internaliser ou d’externaliser sa gestion de paie à l’écoute
paie, il est prudent de ne pas rester seul face aux nombreuses Un logiciel de paie ne fait pas tout !
évolutions légales et conventionnelles. « Grâce au Cloud, nous L’accompagnement humain est primordial.
intégrons en temps réel les changements légaux et Mieux vaut privilégier une solution dont les
conventionnels. Nos utilisateurs sont sûrs de réaliser leur paie consultants sont d’abord des gestionnaires
sur des bases à jour, tous les mois. » de paie experts, et qui, de surcroît, maitrisent
le paramétrage logiciel. « En cas de
Faciliter les étapes de contrôle défaillance du gestionnaire de paie interne
La plus importante valeur ajoutée du travail d’un gestionnaire de (maladie, départ…), les consultants 123Paie
paie est le contrôle de la paie et des déclarations sociales. Avec sont capables de reprendre une paie en «
des outils pratiques, cette tâche se trouve optimisée et switchant » d’un mode de gestion internalisé
simplifiée. « Les rapports de 123Paie ont été conçus de à externalisé, afin d’assurer la continuité de
manière à faciliter les contrôles collectifs ou individuels sur la gestion de paie. Un vrai filet de sécurité
l’ensemble des points à vérifier, et ce sans avoir besoin de apprécié des chefs d’entreprise ! » conclut
retraiter la présentation des données ». David Verhaegen.
LES GUIDES PRATIQUE RH

APICIL ET SMART RH,


RETOUR D'EXPÉRIENCE
Implémenté pour la première fois au coeur des processus du
groupe APICIL en 2012 pour la gestion des paies et du temps de
travail sous l’appellation TEAMS, SMART RH édité par Cegedim
SRH s’est installé au sein du groupe dès 2013. Aujourd’hui la
collaboration se poursuit avec des projets en implémentation en
continu, notamment pour la fin de l’année 2019 et l’année 2020.
Retour sur le projet avec Jérôme Dumart, Directeur des
ressources humaines au sein du groupe APICIL.
Aide au traitement de l’information et business intelligence
Quels bénéfices pour le service RH ?
Avec le module BI de la solution SMART RH, APICIL est depuis 2016
en capacité de réaliser des bilans sociaux individuels. Chaque
Mutualiser la fonction RH
collaborateur reçoit chaque année le bilan du détail de ses
Avec l’acquisition d’un certain nombre de structures et dans une
rémunérations, incluant avantages sociaux, formations ou autres
volonté de rester indépendants, le groupe Apicil a vu naître un
avantages comme le téléphone de fonction. Au-delà d’utiliser la
besoin de centralisation et de digitalisation de ses processus RH,
donnée à des fins d’amélioration des process et de la productivité,
afin notamment de faciliter la gestion des paies et les transferts de
l’outil permet de fournir des clés pour favoriser l’engagement des
personnel. Aujourd’hui, la mise en place d’un outil comme SMART
collaborateurs.
RH permet la mutualisation de la fonction RH pour toutes les
entités du groupe et une centralisation de la paie, c’est un projet
Quels Bénéfices pour les collaborateurs ?
qui se mène depuis 2012 par étapes.
Hajer Brahim, manager d’équipe aux frais de santé, revient sur les
avantages de l’outil pour les salariés et managers.
Se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée

Prise en main de l’outil facilitée


La digitalisation d’une grande partie des processus RH permet de
soulager les équipes RH de la saisie de données simple. Jérôme
L’outil est conçu pour être facile d'accès et de prise en main, avec une
Dumart explique : “Avant, j’avais 3 couleurs de papiers différentes
ergonomie qui rappelle certains codes des applications et des médias
empilées sur les bureaux des RH : il y avait les papiers verts, les
sociaux comme un système de notifications, l’expérience utilisateur
papiers saumon et les papiers jaunes, pour pouvoir poser un
est donc facilitée. Avec des réalités métier diverses au sein de
congé payé, un RTT ou un horaire variable.” En rendant les
l’entreprise, l’outil est conçu pour être accessible à tout moment en
managers et collaborateurs autonomes sur des tâches RH du
fonction des demandes et de l’actualité des collaborateurs : des
quotidien, le temps libéré permet aux employés des ressources
systèmes de notification permettent aux collaborateurs de revenir
humaines de se concentrer sur des activités à plus forte valeur
facilement dans l’outil pour gérer des tâches ou requêtes. Aucune
ajoutée. Il s’agit plutôt d’être dans le contrôle que dans la saisie,
formation n’est nécessaire pour la prise en main de l’outil qui se fait de
dans une situation où les interventions n’ont lieu qu’en cas
façon rapide à la fois pour le collaborateur et le manager.
d’anomalie.

Autonomie et accès aux données personnelles


APICIL a dû mener de front des projets conséquents, qu’il
s’agisse du prélèvement à la source, la fusion des régimes de
Smart RH donne l’autonomie aux employés, leur permettant de créer
retraite, ou encore une récente importante réorganisation. En
le lien directement avec leurs managers sur des questions
juillet 2019, la mise en place de la répartition par métier au sein du
d’administration et de supprimer l’intermédiaire RH sur des requêtes
groupe a permis le passage de 1 à 8 réglementaires de paie, qui
automatisables. L’accès aux informations comme le nombre de
permettent à 12 entités au sein du groupe de suivre les mêmes
congés payés, RTT restantes ou horaires variables se fait en temps
procédures, en utilisant les mêmes outils. En termes de retour sur
réel et l’accès à l’information est instantané. C’est un confort et un
investissement, cela signifie un coût par bulletin réduit et la
gain de temps pour le collaborateur et pour les ressources humaines.
possibilité de redéployer la masse salariale RH sur des activités
Par ailleurs du côté des managers, la digitalisation des profils
de services aux collaborateurs. Le service paie est devenu le
employés permet d’éviter le contrôle comme le comptage des jours de
service rémunération et administration RH.
congés. Les décomptes sont faits en temps réel, impossible alors de
poser des jours de congés indisponibles pour le salarié.
Externalisation et sécurisation des données
Meilleure visibilité et de contrôle des données pour les managers
Aujourd’hui APICIL fait appel à la solution SMART RH en format
BPO. Les bases des fonctionnalités et les données sont
Les managers et chefs d’équipe ont accès à un tableau de bord qui
externalisées chez Cegedim SRH, seule la saisie de donnée à
leur permet notamment le contrôle des plannings et des pointages.
lieu du côté d’APICIL. Cette externalisation assure notamment la
Cette visibilité permet un management éclairé et facilite l’anticipation
sécurisation des données stockées entre les deux sites du
des besoins en termes de masse salariale. Par ailleurs, en cas
fournisseur de solutions SIRH, quoi qu’il arrive ou en cas de crise,
d’absence de manager, il est possible d'accéder au tableau de bord
la fonction paie par exemple sera toujours traitée en temps et en
d’autres équipes afin d’assurer le management en intérim.
heure.
LES GUIDES PRATIQUE RH

LES DÉFIS DE L’INTÉGRATION


D’UNE PAIE ET D’UN SIRH

Les problèmes qui doivent être résolus pour réaliser


l’intégration d’une paie et d’un SIRH se regroupent
en trois grandes catégories.

Les collaborateurs : la question principale concernant


les collaborateurs est le sens de l’intégration.
Doivent-ils être d’abord créés dans la paie puis
importés dans le SIRH ou inversement ? Le SIRH
gérant de plus en plus souvent le dossier RH du
collaborateur ainsi que le onboarding,
la tendance actuelle est de faire l’intégration dans le
sens SIRH vers logiciel de paie. Le SIRH devient
donc maître sur le dossier du collaborateur.

Les congés et absences : dans tous les cas, les


demandes de congés et absences sont importées du
SIRH vers la paie. La vraie question est de savoir qui Gilles SATGÉ, CEO LUCCA
est maître sur le calcul des compteurs. Dans la
pratique, les trois réponses sont possibles : le SIRH
est maître (maître : celui qui détient la vérité sur le Une fois les données à intégrer
montant des compteurs), la paie est maître, les deux définies, ainsi que le sens de
sont maîtres (situation paradoxale mais très l’intégration (et donc qui est maître),
fréquente). il faut alors passer à la réalisation
technique de l’intégration.
Les autres éléments variables de paie : selon les
cas, ces autres éléments variables de paie peuvent Ici aussi les choix sont multiples et
être en nombre limité (quelques primes, des dépendent principalement des
augmentations une fois par an), ou alors très interfaces offertes par chacun des
nombreux, en cas d’existence de rémunération deux logiciels : fichier à plat, FTP,
variabilisée, d’heures supplémentaires, de tickets web service, API, etc. L’intégration
restaurant. Parfois, le SIRH ne possède pas toutes entre une paie et un SIRH est donc
les fonctionnalités pour gérer ces éléments un sujet complexe qui ne tolère pas
(notamment une gestion des temps et des activités), l’improvisation.
ils sont alors saisis directement dans la paie. Cette
intégration est critique car, dans le cas contraire, la
saisie et le traitement de ces éléments peuvent être
extrêmement chronophages et générateurs
d’anomalies.
ANNUAIRE DES
EXPERTS

Bodet Software

Lucca
BODET SOFTWARE 14

Bodet Software Numéro Indigo :


08 25 81 44 00
Boulevard du Cormier
CS 40211 marketing@bodet-software.com
49302 Cholet Cedex www.bodet-software.com
FRANCE

Depuis près de 30 ans, Bodet Software est éditeur et Intranet RH


intégrateur de logiciels de gestion des ressources Kelio décentralise auprès des collaborateurs et des managers la
humaines (SIRH) de gestion de paie et de contrôle saisie et le contrôle des temps de présence, les demandes
d’accès. L’entreprise fabrique en France ses terminaux de d’absence, etc, … via un portail intranet ergonomique,
pointage tactiles et lecteurs d’accès. Grâce à cette personnalisable aux besoins et couleurs de votre entreprise.
expertise, Bodet Software propose des solutions de
gestion RH complètes, conviviales et intuitives, adaptées SIRH
aux besoins des administrations et des entreprises de Recrutements : demandes de recrutement, gestion des offres,
tous secteurs d’activités, de la PME à la multinationale. organisation des entretiens, …
Espace RH : liste de tâches, organigramme, annuaires, espace
Bodet Software accompagne plus de 35 000 clients et 5 documentaire, …
millions d’utilisateurs en France et dans le monde, grâce à Administration du personnel : données pro et perso.,
ses filiales et son réseau de distributeurs. Ses solutions habilitations, visites médicales, …
logicielles Kelio et 123Paie couvrent une large gamme de Gestion de la formation : plan et budget de formation,
fonctionnalités : organisation des sessions, …
GPEC: référentiel des emplois, mapping des compétences, ...
Gestion des temps et interfaces paie Evaluations - entretiens : suivi des objectifs, bilans des 6 ans,
Kelio s’adapte à votre convention collective et vous recueil des besoins de formation,…
permet d’optimiser la gestion des temps de présence, les Note de frais
congés et les activités de vos collaborateurs : horaires Décisionnel RH
d’équipes/cycliques, heures supplémentaires, RTT,
modulation/annualisation, primes, heures de nuit… La Gestion de la paie
collecte des temps de travail s’effectue via pointeuses La solution logicielle en ligne 123Paie, interfaçée avec Kelio, aide
horaires, bornes tactiles communicantes, PC depuis les services RH à réaliser une paie complète, conforme et
l’espace salarié, smartphones, etc. Les éléments variables optimisée. La gestion de paie est proposée de façon internalisée ou
de paie sont calculés et exportés sans ressaisie, vers plus totalement externalisée.
de 140 logiciels de paie compatibles.
Les solutions Bodet Software sont déployées par des consultants
Planification internes et soutenues par un support téléphonique basé en France,
Le module Kelio Planification vous assiste dans la pour vous accompagner au plus près de vos besoins et de vos
construction et la gestion des plannings de travail en évolutions.
tenant compte des contraintes propres à vos
collaborateurs, à votre organisation, à vos variations Quelques références : Amazon, Banque Populaire, But, Charal,
d’activité et à vos obligations légales et réglementaires. Conseil d’Etat, Cultura, Dalloyau, DDE, E. Leclerc, Geodis
Calberson, Groupama, Hilton Hotels, Jeff de Bruges, La Poste,
Laboratoire Rivadis, Lafuma, JC Decaux, le Puy du Fou, Ministère
de la Justice, Ministère des Finances, M6, Petit Forestier, Procter &
Gamble, Saint-Gobain, Sushi Shop, Teisseire, Vente-privee.com.
LUCCA 15

Lucca
01 83 64 53 25

13 rue Martin Bernard info@lucca.fr


75013 Paris https://www.lucca.fr/
France

Lucca édite des solutions SaaS et des applications Nous pensons également qu’un logiciel de gestion
mobiles pour libérer les entreprises et leurs collaborateurs n’est pas nécessairement gris, moche et triste", nous
des tâches administratives qui cassent les pieds. apportons donc un grand soin au design et à
l’ergonomie de nos produits.
Chaque solution Lucca résout un problème de gestion RH
précis. Il est possible de les combiner pour composer le Le mode SaaS permet un déploiement rapide des
SIRH adapté à ses besoins : solutions, de quelques jours à 6 semaines, une
facturation en fonction du nombre d’utilisateurs et de
• Figgo pour la gestion des congés et absences : bénéficier de nouvelles fonctionnalités sans surcoûts.
accès aux soldes de jours de congés et de RTT, estimation
dans le futur, demande de congé en ligne ou sur mobile Les solutions Lucca s’interfacent avec la majorité des
workflow de validation paramétrable, envoie des absences logiciels de paie, de comptabilité et ERP du marché :
en paie en un clic, ... Cegid, Sage, Adp, Pégase... Ils s’intègrent
également avec les principaux SSO (Single Sign On)
• Cleemy pour la gestion des notes de frais : saisie des et communiquent avec les services web collaboratifs
dépenses en ligne ou sur mobile, dématérialisation des tels que Slack, Google Agenda ou encore Zappier.
justificatifs, OCR, gestion automatisée de la TVA, Enfin, les logiciels proposent une API de type REST
synchronisation des moyens de paiement, exports en lecture/écriture permettant une intégration très
comptables... fine dans un système d’information.

• Poplee pour la gestion du personnel, de la rémunération 3 000 sociétés, soit 600 000 salariés dans 50 pays
et des entretiens individuels : dossier RH en ligne, ont automatisé leurs processus RH et administratifs :
onboarding, trombinoscope, gestion des EVP, campagne AccordHotels, Biomérieux, Bonduelle, Michel &
d’entretiens annuels/professionnels, revue d’objectifs... Augustin, Gaumont-Pathé, Sigfox.

• Pagga pour la dématérialisation des fiches de paie :


distribution des bulletins en 3 minutes, compatibilité avec
tous les systèmes de paie, connexion au CPA...

• Timmi pour le suivi des temps et activités et le suivi


financier de projets : feuilles de temps préremplies,
contrôle automatique des horaires de travail, ventilation par
projet/clients, pilotage financier des projets…

Nos logiciels apportent des réponses simples à des


besoins précis et sont conçus en pensant d’abord à
l’utilisateur final, à celui qui les utilisera devant son écran.
Ils ont pour objectif de lui simplifier la vie.

Vous aimerez peut-être aussi