Support de cours BTS CG1 – P7 #1 – Caractériser un système d’information 1

#1 – Caractériser un système d’information

Compétences

✓ Caractériser un SIC, un SI

Notions

✓ Rôle du système s’information comptable (SIC).

✓ Progiciel de gestion intégré (PGI) : outil support des processus de gestion et des traitements
comptables. (Rappel)
✓ Sécurité des traitements. (Rappel)
✓ Techniques de sauvegarde. (Rappel)

Plan du cours
I. Le Système d’information comptable (SIC)............................................................................................................... 2
A. Le métier de comptable aujourd’hui .................................................................................................................... 2
B. La notion d’information (Rappels) ........................................................................................................................ 3
C. Le système d’information ..................................................................................................................................... 4
II. PGI (Rappel étudiants) .............................................................................................................................................. 6
III. Sécurisation de l’information dématérialisée (Rappel étudiants) ........................................................................ 7

Contexte de l’organisation : Cas Mini Colgate

Colgate Palmolive est une multinationale américaine cotée à la Bourse de New York (NYSE). Cette
entreprise fabrique et commercialise des produits grand public dans le domaine de l'hygiène et
possède des marques à forte notoriété telles Colgate, Palmolive, Sanex, Soupline, Ajax…. Le
groupe produit et vend également des aliments pour animaux de compagnie (Hill’s Pet Nutrition
pour les chiens et chats).
Sur le marché français, les clients de Colgate Palmolive sont historiquement les acteurs de la grande
distribution (Carrefour, Auchan, Leclerc, Intermarché, Casino, Système U …), auxquels s’ajoutent
les pharmacies et le e-commerce, notamment pour les produits Hills.
Colgate Palmolive fut précurseur dans la mise en place d’un PGI (ERP) depuis 1994. Dans le
groupe, et en particulier en France, le PGI fait partie intégrante des processus Financier.

Vous êtes embauché(e)) chez Mini Colgate en tant qu’aide comptable et vous cherchez à
comprendre le système d’information de l’entreprise lors de votre première semaine de
travail.
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I. Le Système d’information comptable (SIC)

A. Le métier de comptable aujourd’hui

Lire l’article d’option Finance Doc 1 et répondre aux questions suivantes

1) Quels sont les changements qui affectent le métier de comptable ?

___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

2) Cet article change-t-il votre perception des métiers de la Finance, de quelle

manière ?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

3) Quel lien y a-t-il entre cet article et le programme BTS (voir sur One drive) ?
___________________________________________________________________________________

Document 1 : TENDANCE : Comptabilité : une profession en profonde

mutation19 MARS 2018 - ANAÏS TREBAUL (Extraits)
Face à l’automatisation de certaines tâches liées aux évolutions technologiques et à l’accroissement des
contraintes réglementaires, le métier de comptable est en train de connaître quelques bouleversements. Les
professionnels doivent désormais montrer une plus forte expertise, tant sur le plan informatique
qu’analytique.
Longtemps perçue comme isolée, rébarbative et apportant peu de
valeur ajoutée, la profession comptable pourrait voir son image
évoluer favorablement. […]
Vers plus d’analyse : En effet, si l’essor de l’automatisation de
tâches ne devrait pas, selon les professionnels, réduire encore les
effectifs, il va sensiblement élargir le rôle des comptables dans les
entreprises. […] Désormais, ils s’attellent à vérifier les
informations produites par ces nouveaux outils informatiques. «Alors qu’auparavant les comptables
avaient essentiellement pour mission de cadrer les données issues des états de gestion avec la comptabilité,
ces tâches vont désormais être traitées à environ 90 % par les robots, précise Mathieu Bonet, manager chez
Sia Partners. Les comptables vont ainsi se concentrer sur les 10 % de cas complexes qui n’ont pas pu être
effectués par la machine et vérifier qu’il n’y ait pas d’erreurs générées par l’outil. Ils vont également analyser
les écarts entre les états de gestion et la comptabilité.» En parallèle, ils sont également sollicités pour
participer à la gestion des projets de mise en place de ces dispositifs technologiques. «Les comptables sont
désormais au cœur de nombreux projets informatiques en lien avec la comptabilité, indique Karine Doukhan,
vice-présidente de Robert Half France. Ils sont par exemple très impliqués dans la dématérialisation des
documents, dans la redéfinition des processus des achats et ventes et leur déversement dans la
comptabilité.»
. […] «A la place de la saisie qu’ils effectuaient auparavant de manière isolée, les comptables travaillent
maintenant avec les opérationnels pour analyser les chiffres financiers de l’entreprise, dans le cadre du
pilotage de l’activité, poursuit Karine Doukhan. […]
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Vers des compétences plus spécifiques : De ce fait, le niveau de compétences exigé sur cette profession
s’accroît. D’abord, conséquence de cette digitalisation, la maîtrise de plusieurs logiciels comptables est
désormais obligatoire. Ensuite, du fait des échanges de plus en plus récurrent avec les autres services de
l’entreprise, la pratique de la langue anglaise est davantage recherchée. «Dans les entreprises
internationales, nous constatons que la maîtrise de l’anglais est exigée lors des recrutements de
comptables», observe Karine Doukhan.[…]
Une Clôture des comptes plus rapide : Si toutes les entreprises n’ont pas mis au point des outils
informatiques permettant notamment d’automatiser l’ensemble des processus d’achat, elles veulent toutes
que leurs données financières soient restituées plus rapidement. «Les comptables doivent désormais traiter
l’information beaucoup plus vite qu’auparavant et sont notamment aidés pour cela par les nouveaux outils
numériques, observe Caroline Allouët, associée chez BDO. Sollicitées aussi bien par leurs banquiers que
leurs investisseurs, la plupart des entreprises veulent aussi avoir une vue d’ensemble de leurs informations
financières en temps réel et pouvoir restituer leurs comptes financiers annuels plus rapidement.» […]

B. La notion d’information (Rappels)

Le Processus 7 s’intitule « Fiabilisation de l’information et système d’information

comptable », A l’aide de la Ressource 1, répondez aux questions suivantes

1) Précisez la notion d’information en complétant le tableau suivant par une croix dans
la bonne colonne :
Donnée Information
Le fichier Client
Le listing des prix de ventes
L’évolution du chiffre d’affaires journalier

2) Evaluez la qualité des informations dont vous disposez en renseignant le tableau

suivant, justifiez votre réponse :
Justification

Sur le fil d’actualité de votre PC, vous venez

d’apprendre qu’une des principales banques
chinoises a fait faillite.

Vous êtes abonné à la lettre d’information des

impôts (Etat) qui vous indique que le taux de
TVA va augmenter à 21%

Votre collègue vous indique que l’outil

informatique de Colgate est complexe et lent

Ressource 1 : Fiches Manuel P7 Nathan 1,CH1 sur One Drive

Le système d'information - OneDrive (sharepoint.com)
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C. Le système d’information

Tous les ordinateurs de Mini Colgate ainsi que l'imprimante fonctionnent en réseau et sont reliés au
serveur, ce qui leur permet de partager des données et des applications. Ils partagent notamment
le Progiciel de Gestion Intégré SAP, qui est mis à jour régulièrement avec une nouvelle version tous
les ans.
Tous les ordinateurs sont équipés de Windows 10 professionnel, du navigateur Firefox et 365 App
for enterprise », avec notamment les applications Word, Excel, Power Point et Publisher.
Les ordinateurs du gérant et des Directeur Achats, Directeur Administratif et Financier, et Directeur
Commercial ont moins d'un an et sont équipés du processeur Intel 19 de 10ème génération. Ils sont
puissants et rapides.
En revanche les autres ordinateurs sont anciens, et sont équipés du processeur Intel 13 de 2e
génération. Ils sont de plus en plus lents, et font souvent perdre du temps à leurs utilisateurs,
notamment lorsqu'ils utilisent le Progiciel de Gestion Intégré SAP.
Les composants du réseau qui relient tous les ordinateurs (câbles, switches) sont récents et
permettent aux ordinateurs de communiquer entre eux normalement.
Le serveur (gros ordinateur qui permet aux autres ordinateurs de travailler ensemble) a lui aussi été
changé il y a moins d'un an, et est suffisamment puissant pour l'ensemble du réseau de l'entreprise.
Il manque en revanche d'espace de stockage pour réaliser les sauvegardes qui seraient
nécessaires.
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A l’aide de la Ressource 2 et 3, répondez aux questions suivantes

1) Chez Mini Colgate, indiquez à quelles opérations (collecte, stockage, traitement ou

distribution) correspondent les tâches suivantes :
a. La sauvegarde des données de paie sur le serveur grâce au logiciel EBP ? _____________________
b. L’ouverture du courriel par le directeur commercial ? _______________________________________
c. L’envoi d’une commande par le directeur des achats ? _____________________________________
d. La transformation d’un bon de réception en facture d’achat par le service réception ? _____________

2) Combien y a-t-il d’ordinateurs personnels dans le réseau informatique de Mini

Colgate?
___________________________________________________________________________________

3) Les ordinateurs de Mini Colgate sont-ils tous suffisamment puissants pour travailler
correctement ?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

4) Que pouvez-vous dire du serveur du réseau informatique de Mini Colgate?

___________________________________________________________________________________

5) Quels sont les logiciels utilisés par Mini Colgate ?

___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

Ressource 2 : Le système d’information comptable (SIC)

« Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données,
procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker et de communiquer des informations (sous
forme de données, textes, images, sons, etc.) dans les organisations » R Reix (2000)
Le système d’information comptable (SIC) est un sous-ensemble du SI qui collecte, stocke, traiter et diffuse
l’information financière. Il fournit des informations financières pertinentes aux différents utilisateurs, leur
permettant d'analyser la situation financière de l'entreprise et de préparer les décisions de gestion.

Ressource 3 : Caractériser un système d'information

Pour caractériser un système d'information, il convient d'en caractériser les trois dimensions.
1 Technique
• Décrire les éléments matériels (ordinateurs, serveurs, imprimantes, photocopieurs...) en nombre, et
en termes de performance pour les besoins de l'entreprise.
• Décrire les différents logiciels utilisés, avec notamment leurs éventuelles mises à jour.
2 Organisationnelle
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• Décrire les processus de l'organisation, en distinguant les différentes catégories d'acteurs et leurs
rôles dans l'organisation du système d'information (collecte, traitement, stockage et diffusion de
l'information) : quel acteur réalise quelle activité, quand, avec quelles ressources et pour produire
quoi.
• L'organigramme, le modèle de flux et le modèle événements-résultats peuvent être utiles à cette fin.
Décrire les droits d'accès aux différentes données contenues dans le système d'information. Le
paramétrage des droits dans le Progiciel de Gestion Intégré, et des accès aux différents espaces de
stockage est à décrire dans la mesure du possible.
3 Humaine
Il s'agit cette fois de décrire les principaux acteurs du système d'information de l'entreprise, qu'ils soient
internes ou externes à l’organisation :

• Décrire l'effectif dans chaque catégorie d'acteurs ;

• Décrire les domaines et niveaux de compétences peut permettre de mieux comprendre l'utilisation
des données par les acteurs.

Ressource 4 : Fiches Manuel P7 Nathan 2,3,4 - CH1 sur One Drive

Le système d'information - OneDrive (sharepoint.com)

II. PGI (Rappel étudiants)

Comme SAP est très complexe et destiné en priorité aux grandes entreprises, vous prenez
l’exemple d’un logiciel spécifique pour les PME pour comprendre les apports d’un PGI.
Présentation du PGI Idilys : (25) idylis.com : Plateforme de gestion en ligne - YouTube

Travailler en binôme et répondez aux questions suivantes à l’aide de la ressources 5

et de vos connaissances personnelles

1) Quelle différence faites-vous entre un SIC et un PGI ?

___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

2) Quels sont les modules (ou fonctionnalités) proposés par Idylis ?

___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

3) A l’aide de vos connaissances et du, indiquez pour chaque élément, s’il s’agit d’un
avantage ou d’une limite de l’utilisation d’un PGI ?
Eléments Avantage Inconvénient
Saisie unique des données
Coûts d’acquisition et d’installation élevés
Données mises à jour en temps réel.
Durée d’implantation longue car obligation de repenser l’organisation du
processus.
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Eléments Avantage Inconvénient

Partage de données possible
Attribution de droits d’accès aux modules et aux données.
Possibilité d’avoir une vue d’ensemble des données de l’entreprise.
Résistance aux changements des utilisateurs actuels d’autres logiciels.
Temps d’adaptation et de formation du personnel.
Document 1 : témoignage client Idylis
https://www.youtube.com/watch?v=VtQAAw80U44

Ressource 5 : Le progiciel de gestion intégré (PGI)

Les entreprises se sont dotées de logiciels de plus en plus performants. Parmi eux, les progiciels de gestion
intégrés (ou ERP, Entreprise Ressource Planning) jouent un rôle particulier.
Un PGI a vocation à couvrir, dans l’idéal, l’intégralité ou la plupart des besoins de gestion. Il ne s’agit donc
pas d’un logiciel focalisé sur la comptabilité de l’entreprise mais bien d’un logiciel s’adressant à l’ensemble
des services et fonctions, que des salariés de différents services vont exploiter.
Techniquement, un PGI exploite normalement une base de données unique. La base de données
commune implique que chaque information saisie par un service ou un utilisateur est instantanément visible
par les autres services ou utilisateurs, grâce à une mise à jour automatique et en temps réel.
On retrouve différents modules correspondants aux fonctions de l’entreprise comme la gestion
commerciale, la gestion des ressources humaines et la comptabilité. Chaque acteur peut intervenir en
fonction des droits qui lui sont alloués. Cependant, il ne peut intervenir que lorsque le précédent a validé sa
tâche. On parle de workflow. Le PGI permet de reporter automatiquement les informations communes d'une
étape à l'autre, ce qui évite ressaisie, perte de temps et risque d'erreur. Le PGI est donc un outil de
fiabilisation de l’information.
Les mots soulignés caractérisent un PGI.

III. Sécurisation de l’information dématérialisée (Rappel étudiants)

Vidéo Mairie de Poissy.

Par groupe, à partir des Ressources 6 et 7, vous cherchez à comprendre comment on

assure la sécurité dans un environnement de plus en plus dématérialisé Répondez aux
questions suivantes :

1) Quelle solution de dématérialisation la Mairie de Poissy a-t-elle mise en place ?

___________________________________________________________________________________

2) A partir du témoignage de la Mairie de Poissy, identifier les avantages, les

inconvénients de la dématérialisation des informations comptables

Avantages Inconvénients
 Support de cours BTS CG1 – P7 #1 – Caractériser un système d’information 8

3) Comment est assuré la sécurité des traitements dans un PGI ? Que veut dire
administrateur système ?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

4) A quels objectifs de sécurité répond la mise en place de droits d’accès spécifiques à

chaque utilisateur dans un PGI ?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

5) À l'aide de vos connaissances personnelles, expliquer ce que désigne le terme

« data Center ». Comment est assuré la sécurité des données chez Idylis ?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

6) À quel objectif de sécurité répond le cryptage des données ? Pourquoi est-ce

indispensable avec la solution PGI d’Idylis?
__________________________________________________________________________________ ²
___________________________________________________________________________________

7) Qui réalise les sauvegardes des données stockées dans le PGI proposé par Idylis?
Quel est l’intérêt de réaliser simultanément 2 sauvegardes à Paris et à Amsterdam ?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

Ressource 6 : La dématérialisation des documents comptables

Solution de dématérialisation

- Numérisation documents papier

- Reconnaissance optique de caractères
- Indexation
- Stockage dans GED (gestion électronique de documents)
- Diffusion des documents et données
- EDI

La dématérialisation des documents comptables est la transformation par numérisation des

documents papier en documents électroniques.

Ceci permet d’automatiser leur traitement grâce à la reconnaissance optique des caractères. La
dématérialisation des documents comptables permet ainsi l’intégration automatisée des données comptables
dans les PGI (progiciels de gestion intégré – PGI).
 Support de cours BTS CG1 – P7 #1 – Caractériser un système d’information 9

Ressource 7 : La sécurité de l’information dématérialisée

Il est essentiel de garantir la sécurité du système d'information comptable. Cette sécurité est évaluée à partir
de 4 critères.
Critères Signification
Disponibilité Les ressources sont accessibles et utilisables au moment où les utilisateurs en ont
besoin.
Intégrité Les données n’ont pas subi d’altération ou de modification, accidentelle ou délibérée,
qui les aurait rendues non conformes à ce qu’elles sont censées représenter.
Confidentialité Seuls les utilisateurs autorisés peuvent prendre connaissance des données ou accéder
à certaines ressources.
Traçabilité L’identité des utilisateurs d’une ressource est garantie. Cela rend possible la traçabilité
des opérations réalisées dans un système informatique.
Les SIC bénéficient de deux niveaux de sécurité : la sécurité des traitements et la sécurité des données.
La sécurité des traitements, assurée grâce à la gestion des droits d’accès : Lors de l’utilisation de
ressources, une identification est demandée (identifiant et mot de passe). Chaque utilisateur se verra
attribuer les droits spécifiques qui lui permettent de travailler.
La sécurité des données est garantie par une politique de sauvegarde, soit interne (back-up sur disques
ou bandes magnétiques), soit externe (datacenter ou cloud). Celle-ci peut être mise en œuvre dans
l’entreprise ou confiée à un prestataire externe dans le cloud.
La disponibilité est souvent permise grâce à la redondance des éléments de l’infrastructure informatique.
La sauvegarde est également un élément clé ; en dupliquant les données (ou certaines ressources
informatiques), il sera possible de faire face à un sinistre et de limiter l’impact que cela pourrait avoir sur
l’activité de l’entreprise.
Document 4 : Extrait du FAQ de Idylis (sécurité et conformité)
Pouvez-vous me donner des informations concernant la sécurité des informations stocké sur vos
serveurs ?
idylis.com est une application « Full-Web » sui s’exécute sur un navigateur. […] Chaque abonné a une base
de données isolée, indépendante des autres abonnés. Toute information de connexion est cryptée dans les
bases. L’accès à l’application se fait en tapant 3 codes d’accès : Code abonné, code utilisateur et mot de
passe. L’application et les bases des données sont stockées dans un Datacenter en France en région
Parisienne, dans le Cloud IBM. Tous les éléments de la chaine (réseau – disques – serveurs) sont redondés
[…] dans un Datacenter du Cloud IBM localisé à Amsterdam. Les sauvegardes sont faites et archivées
quotidiennement.

Ecran de connexion au PGI de Idylis
La mise en place des droits d’accès sur le PGI
Sécuriser le PGI est une étape primordiale avant son
utilisation. Le directeur du système d’information (DSI)
est généralement l’administrateur du SI, ce qui signifie
qu’il est amené à octroyer des droits d’accès à la base
de données à chaque utilisateur, interne ou externe à
l’entreprise (stagiaires, clients…), en fonction de son
statut et de ses besoins d’accès à un type d’information.
Cette procédure vise à éviter la détérioration des
données et à en conserver la confidentialité. Plusieurs
droits sont attribuables : les droits de création,
Support de cours BTS CG1 – P7 #1 – Caractériser un système d’information 10

d’interrogation, de modification ou de suppression des

données. Le DSI génère des identifiants et des mots de
passe à chaque utilisateur afin de le responsabiliser, de
garantir l’individualité de chaque opération réalisée et
d’être en mesure d’en opérer une traçabilité permanente.
Les mots de passe devront être suffisamment fiables,
avec la combinaison de caractères alphanumériques, et
être renouvelés régulièrement.