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1. Introduction
1.1. Qualités de l’information financière
Dans son article 6, la loi 07-11 fixant le système comptable et financier ainsi que les
conditions et modalités de son application stipule que
«
Le système comptable financier comporte un cadre conceptuel de la comptabilité
financière, des normes comptables et une nomenclature des comptes permettant
l’établissement des états financiers sur la base des principes comptables généralement
reconnus et notamment :
− Comptabilité d’engagement
− Continuité d’exploitation
− Intelligibilité
− Pertinence
− Fiabilité
− Comparabilité
− Coût historique
− Prééminence de la réalité économique sur l’apparence juridique
»
Quelles sont les significations exactes des termes pertinence, fiabilité, intelligibilité et
comparabilité et à quoi s’appliquent-ils ?
Ces termes s’appliquent à la valeur de l’information qui devra être produite par le
système comptable financier, notamment au moyen des états financiers.
Fiabilité
On dit d’une information qu’elle est fiable si elle est exacte, précise, complète et à
jour. Elle réduit l’incertitude, facilité la prise de décision et permet d’éviter des
erreurs. Autrement dit, le décideur peut se fier aux informations produites par le
système comptable.
Pertinence
Une information est pertinente si elle constitue une réponse aux questions que se pose
le décideur. Une information non pertinente est inutile, même si elle est fiable.
Intelligibilité
Comparabilité
Elle est la caractéristique qui permet à l’utilisateur des états financiers de comparer les
informations comptables dans le temps et dans l’espace.
Disponibilité
Une information est disponible si elle parvient à son destinataire au bon moment, au
bon endroit et si elle est directement exploitable. Elle réduit l’incertitude, permet
d’éviter des erreurs et de prendre les décisions les plus appropriées.
Externe
Interne
Inutile de faire de longs exposés stériles sur les inconvénients des systèmes
traditionnels manuels. Il est devenu évident que seule la mise en place de systèmes de
gestion intégrée au sein des entités permettra à celles-ci d’espérer produire des
informations de la qualité requise par la nouvelle loi.
L’obligation qui est faite aux entreprises algériennes de mettre en place le NSCF à
partir de janvier 2009 constitue une opportunité unique pour que celles-ci adoptent
enfin la modernité et mettent à niveau (expression très à la mode) leurs systèmes
d’information.
Pour qu’un système intégré de gestion atteigne ses objectifs, toutes les données de
base sur l’activité de l’organisation doivent être enregistrées, une fois et une seule où
elles naissent, quand elles naissent.
a) « Toutes » les données de base doivent être saisies. Cela signifie que toutes
les structures et tous les services sont concernés par le fonctionnement et la
bonne exploitation du système d’information. Chacun doit jouer son rôle de
fournisseur de données de base au système. L’absence d’un seul acteur peut
entraîner le mauvais fonctionnement de l’ensemble et amener à la faillite de la
mission du système. Cela signifie également qu’une donnée ne doit pas être
partiellement saisie : elle doit être saisie en totalité. A titre d’exemple, saisir une
facture de vente le 1er janvier et sa comptabilisation le 25 mars n’a aucun sens :
la facture de vente et sa comptabilisation constituent un tout qui doit être saisi en
une seule opération.
b) Les données de base doivent être saisies une fois et une seule. En effet, la
mise en place d’un système intégré de gestion a pour première conséquence
l’élimination de toute forme de redondance des informations : une donnée
existe en un seul exemplaire. A titre d’exemple, il n’existera qu’un seul
exemplaire du fichier des clients; il n’est nullement question d’avoir un fichier
clients au niveau du service de la comptabilité, un autre au niveau du service
commercial et probablement un troisième géré par le service du recouvrement.
L’unique fichier client est une composante de l’unique base de données
commune de l’organisation. Dans le même ordre d’idées, une entité
c) Les données sont saisies où elles naissent. Les données de base (une facture
de vente, un mouvement de stock, la constatation d’une absence, le règlement
d’un fournisseur, la consommation de pièces en atelier…) sont saisies sur le lieu
où elles naissent. A titre d’exemple, le service de la comptabilité n’a ni à saisir
ni à comptabiliser une facture de vente; cela est le rôle du service commercial,
lieu où naît la facture de vente. Cela signifie que la structure où naît
l’information est totalement responsable de la gestion de celle-ci.
d) Les données sont saisies quand elles naissent. Tout comme une denrée
périssable, la première qualité d’une information est sa « fraîcheur. Si les
données de base sont saisies au moment de leur naissance, sans délai, le système
intégré de gestion pourra fournir, en temps réel, les informations nécessaires à
une décision éclairée : état du stock, côte de crédit d’un client, situation de la
trésorerie, …
SIG
Informations de gestion
Les informations de gestion produites par le système prennent des formes diverses
selon leurs destinataires :
- États financiers
- Analyses des ventes
- États sur l’évolution des créances
- Informations sur les stocks
- Statistiques sur les mouvements du personnel
- …
et sont obtenues par application des règles de gestion aux données introduites par les
utilisateurs.
Dans un contexte de gestion intégrée, les tâches à faible valeur ajoutée sont
progressivement supprimées : le travail classique et mécanique de tenue des livres
disparaît totalement. Le service de la comptabilité jouera un rôle nouveau. Il devra
En effet, dans un contexte de gestion intégrée, les états financiers ne sont plus
uniquement des documents que l’on produit annuellement pour satisfaire aux
exigences de l’administration fiscale, ils sont des instruments outils d’aide à la
décision. La gestion oriente la comptabilité vers les besoins des gestionnaires. A titre
d’exemple, la valeur qui figure dans le compte « STOCKS » doit refléter, à quelques
petites différences près, la valeur du stock réel.
Service Service
Saisie auxiliaire comptabilité
Centralisation
Validation
Dans ce qui précède, nous n’avons pas évoqué les aspects techniques (au sens
informatique) de la mise en place d’un SIG. En effet, cela n’est pas le but de cette
formation ; de plus, les difficultés purement techniques ne constituent pas le frein réel
à la mise en place d’un SIG.
En effet, la mise en œuvre d’un SIG est un chemin jalonné de nombreuses difficultés.
Cela n’est propre ni à l’Algérie, ni à une entreprise en particulier, ni à un logiciel
spécifique. Ces difficultés sont d’ordre sociotechnique et la littérature spécialisée est
jalonnée de témoignages éloquents sur ce sujet.
Rappelons ceci : un SIG est un outil au service d’une équipe dans laquelle chaque
membre doit apporter sa contribution à la construction de l’édifice commun. Ceci
suppose que les tâches et les responsabilités de chacun soient clairement définies.
a) saisie des données (rappelons le : « où elles naissent, quand elles naissent »);
b) contrôle et de validation (l’erreur est humaine);
c) centralisation périodique des opérations;
d) maintenance du système d’information;
Les fichiers de base sont le socle sur lequel est bâti l’ensemble de l’édifice qu’est le
système de gestion de l’organisation. Au nombre de ceux-ci, nous trouvons
Dans la mesure du possible, tous les champs prévus dans les divers fichiers doivent
être renseignés. Chaque champ d’information a son importance. Son inclusion
dans le fichier n’est pas fortuite. A titre d’exemple, dans un fichier de plus de 6 000
clients d’une grande entreprise de la région d’Alger, le champ « Numéro de
téléphone du client » n’a jamais été renseigné. Surprenant !
Quelle que soit la nature d’un mouvement (une vente, un achat, un encaissement, une
entrée en stock, …), il comprend toujours les deux indications que sont
- sa date;
- le journal où il doit être enregistré;
- éventuellement un tiers (client, fournisseur, salarié) qu’il concerne
Par ailleurs, le système devrait être paramétré pour interdire tout retour sur le passé
pour saisir des opérations.
Dans les logiciels intégrés, tous les cas de figures de transactions apparaissent dans les
divers menus du système. En principe, il suffit de repérer l’option de menu qui
correspond au mouvement de l’on veut saisir, puis suivre les directives du système.
Une règle de base doit s’imposer : dans le doute s’abstenir et demander conseil à plus
informé. L’apprentissage selon la méthode « essais/erreurs » est la pire.
Le contrôle et la validation des saisies doivent être faits idéalement sur une base
quotidienne, normalement par le responsable du service où naissent et où sont saisis
les mouvements. Il est clair que la personne qui saisit les mouvements ne devrait pas
être autorisée à les valider (On ne voit pas ses erreurs).
Il n’est absolument pas normal que le comptable valide les factures de vente ou que
l’informaticien saisisse des factures d’achat.
Cette maintenance concerne à la fois les données enregistrées dans la machine et les
règles de gestion qui les accompagnent. Le premier concerné par cette tâche est le
responsable des « systèmes d’information » (communément appelé « informaticien »).
Cette maintenance prend deux formes :
3.5.1. Technique
3.5.2. Organisationnelle
C’est la tenue à jour des paramètres relatifs aux règles de gestion. Cette tâche sera
assurée conjointement avec un responsable du service concerné par ces règles.
Exemples
Les délais sont courts et la tâche ardue, mais le défi peut être relevé par les entreprises
qui en font un choix stratégique.
Quelles sont les exigences techniques pour la mise en place d’un SIG ?