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NSCF 2030, leçon 19

De la comptabilité vers le système


intégré de gestion

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NSCF 2030. Leçon 19
De la comptabilité vers le système intégré de gestion

1. Introduction
1.1. Qualités de l’information financière
Dans son article 6, la loi 07-11 fixant le système comptable et financier ainsi que les
conditions et modalités de son application stipule que

«
Le système comptable financier comporte un cadre conceptuel de la comptabilité
financière, des normes comptables et une nomenclature des comptes permettant
l’établissement des états financiers sur la base des principes comptables généralement
reconnus et notamment :

− Comptabilité d’engagement
− Continuité d’exploitation
− Intelligibilité
− Pertinence
− Fiabilité
− Comparabilité
− Coût historique
− Prééminence de la réalité économique sur l’apparence juridique
»

Quelles sont les significations exactes des termes pertinence, fiabilité, intelligibilité et
comparabilité et à quoi s’appliquent-ils ?

Ces termes s’appliquent à la valeur de l’information qui devra être produite par le
système comptable financier, notamment au moyen des états financiers.

Fiabilité
On dit d’une information qu’elle est fiable si elle est exacte, précise, complète et à
jour. Elle réduit l’incertitude, facilité la prise de décision et permet d’éviter des
erreurs. Autrement dit, le décideur peut se fier aux informations produites par le
système comptable.

Pertinence
Une information est pertinente si elle constitue une réponse aux questions que se pose
le décideur. Une information non pertinente est inutile, même si elle est fiable.

Intelligibilité

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L’information est intelligible si elle s’exprime dans un langage compréhensible par
son destinataire. Autrement dit, les règles du langage utilisé dans les états financiers
sont clairement comprises par le lecteur.

Comparabilité
Elle est la caractéristique qui permet à l’utilisateur des états financiers de comparer les
informations comptables dans le temps et dans l’espace.

Il faudrait certainement ajouter un autre qualificatif qui est celui de la disponibilité.

Disponibilité
Une information est disponible si elle parvient à son destinataire au bon moment, au
bon endroit et si elle est directement exploitable. Elle réduit l’incertitude, permet
d’éviter des erreurs et de prendre les décisions les plus appropriées.

1.2. L’information financière, outil de communication

Le NSCF est un langage, vecteur de communication entre l’entité et son


environnement, externe ou interne.

Externe

Dans le nouveau système comptable financier, les destinataires de l’information


financières sont multiples ; ils sont toutes les parties liées à l’entité : Il y a d’abord les
parties concernées par les performances de l’entité : actionnaires et investisseurs,
ensuite les partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, distributeurs, …), les
partenaires financiers (institutions financières, prêteurs, …), le personnel … et ….
l’administration fiscale ( !). Cette multitude de destinataires peut nécessiter
différentes présentations et différentes formes ou périodicités de production des
informations financières : le banquier ou l’administration fiscale ne portent pas le
même regard sur les états financiers et ne s’intéressent pas nécessairement aux mêmes
rubriques. Par ailleurs, l’administration fiscale demandera des états annuels alors que
le banquier pourra exiger des situations mensuelles.

Interne

L’information comptable permet également la communication entre les différentes


structures de l’entité. Acteurs dans la même entité, ces structures utilisent notamment
le système d’information comptable comme langage de communication.

1.3. Les outils de traitement


Malgré les immenses progrès réalisés, au niveau mondial, dans le domaine des
nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), le traitement
et la production de l’information financière, restent, dans de trop nombreuses entités
algériennes, réalisées au moyen d’outils manuels ou quasi-manuels.

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Le recours à l’outil informatique se réduit souvent à l’utilisation de logiciels de
bureautique et l’ordinateur à ses fonctions d’impression. Les logiciels de gestion sont
très rarement intégrés et peu de systèmes utilisés permettent la génération automatique
des écritures comptables. L’utilisation des «fiches d’imputation » reste encore de
grand usage.

Peut-on parler d’informations fiables, pertinentes, intelligibles ou comparables quand


l’information n’est ni disponible ni accessible, à cause notamment de l’utilisation
d’outils non adaptés.

Inutile de faire de longs exposés stériles sur les inconvénients des systèmes
traditionnels manuels. Il est devenu évident que seule la mise en place de systèmes de
gestion intégrée au sein des entités permettra à celles-ci d’espérer produire des
informations de la qualité requise par la nouvelle loi.

L’obligation qui est faite aux entreprises algériennes de mettre en place le NSCF à
partir de janvier 2009 constitue une opportunité unique pour que celles-ci adoptent
enfin la modernité et mettent à niveau (expression très à la mode) leurs systèmes
d’information.

Mais, qu’est ce qu’un système de gestion intégrée ? Quelle place la comptabilité y


occupe-t-elle ? Quels sont les difficultés de sa mise en œuvre ? Existe-t-il des
difficultés propres à l’Algérie ? Comment les contourner ou les vaincre ? Dans le cas
particulier du passage au NSCF, quel sera l’apport de l’informatique pour faciliter la
transition ?

2. Définition d’un système intégré de gestion

2.1. Qu’est ce qu’un système intégré de gestion ?

Un système intégré de gestion est un système cohérent de procédures, de règles de


gestion d’outils, notamment informatiques, et de comportements qui permettent à
l’ensemble des acteurs d’une entité d’alimenter et d’exploiter et de faire évoluer une
base de données unique. Le SIG s’appuie sur un logiciel (ERP – Enterprise
Resource Planning –) unique qui prend en charge l’ensemble des fonctions de gestion
de l’entité.

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Un système intégré d’information de gestion vise à fournir aux responsables de
l’entité, à tous les niveaux, un outil d’aide à la décision. Cela signifie donc que ce
système doit fournir des informations fiables, intelligibles, pertinentes et
comparables.

Pour que ce système atteigne son objectif de pourvoyeur d’information d’aide à la


décision, il est nécessaire que celui-ci soit alimenté, en temps réel, de données qui
naissent quotidiennement dans l’organisation.

Pour qu’un système intégré de gestion atteigne ses objectifs, toutes les données de
base sur l’activité de l’organisation doivent être enregistrées, une fois et une seule où
elles naissent, quand elles naissent.

Précisions sur cette définition

a) « Toutes » les données de base doivent être saisies. Cela signifie que toutes
les structures et tous les services sont concernés par le fonctionnement et la
bonne exploitation du système d’information. Chacun doit jouer son rôle de
fournisseur de données de base au système. L’absence d’un seul acteur peut
entraîner le mauvais fonctionnement de l’ensemble et amener à la faillite de la
mission du système. Cela signifie également qu’une donnée ne doit pas être
partiellement saisie : elle doit être saisie en totalité. A titre d’exemple, saisir une
facture de vente le 1er janvier et sa comptabilisation le 25 mars n’a aucun sens :
la facture de vente et sa comptabilisation constituent un tout qui doit être saisi en
une seule opération.

b) Les données de base doivent être saisies une fois et une seule. En effet, la
mise en place d’un système intégré de gestion a pour première conséquence
l’élimination de toute forme de redondance des informations : une donnée
existe en un seul exemplaire. A titre d’exemple, il n’existera qu’un seul
exemplaire du fichier des clients; il n’est nullement question d’avoir un fichier
clients au niveau du service de la comptabilité, un autre au niveau du service
commercial et probablement un troisième géré par le service du recouvrement.
L’unique fichier client est une composante de l’unique base de données
commune de l’organisation. Dans le même ordre d’idées, une entité

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d’information (un client, un fournisseur, un article en stock, …) ne doit exister
qu’en un seul exemplaire. Quel casse-tête si vous créez plusieurs fiches pour un
même client.

c) Les données sont saisies où elles naissent. Les données de base (une facture
de vente, un mouvement de stock, la constatation d’une absence, le règlement
d’un fournisseur, la consommation de pièces en atelier…) sont saisies sur le lieu
où elles naissent. A titre d’exemple, le service de la comptabilité n’a ni à saisir
ni à comptabiliser une facture de vente; cela est le rôle du service commercial,
lieu où naît la facture de vente. Cela signifie que la structure où naît
l’information est totalement responsable de la gestion de celle-ci.

d) Les données sont saisies quand elles naissent. Tout comme une denrée
périssable, la première qualité d’une information est sa « fraîcheur. Si les
données de base sont saisies au moment de leur naissance, sans délai, le système
intégré de gestion pourra fournir, en temps réel, les informations nécessaires à
une décision éclairée : état du stock, côte de crédit d’un client, situation de la
trésorerie, …

Conséquence de cette définition

De la définition ci-dessus, il apparaît clairement que

a) La mise en place d’un système intégré de gestion constitue un projet de toute


l’organisation. Il ne concerne pas un service particulier puisqu’il affecte la vie
de l’ensemble des structures. Il en résulte que cette mise en place doit être
suivie, avec la plus grande rigueur par les premiers responsables de
l’organisation.

b) Cette mise en place peut entraîner de sérieux réaménagements dans le système


de gestion de l’information. Les comportements des acteurs notamment
doivent changer pour prendre en compte

- le nécessaire travail en équipe inhérent au système intégré : la non


redondance des données exige un travail de coordination entre les différents
services intéressés par les mêmes données. A titre d’exemple, le service
de la comptabilité voudra adopter un système de codification des clients ou
des fournisseurs conforme au plan comptable national, alors que le service
commercial voudra codifier clients et fournisseurs selon les nécessités de sa
gestion. Finie l’époque où chacun gérait à sa guise ; il faut tenir compte des
besoins des autres, et dans l’intérêt commun de l’organisation ; il n y plus
« moi » et « eux », il y a « Nous ».
- l’importance vitale du temps. Les systèmes intégrés de gestion exigent
que l’on accorde le plus grand respect au temps : saisir en temps réel pour
informer en temps réel, pour décider en temps réel. Un service est à la
traîne et l’ensemble est pénalisé : une commande de pièces non enregistrée
à temps faute d’informations sur l’état des stocks peut entraîner un arrêt du
fonctionnement des ateliers, donc empêcher la facturation des clients et

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créer probablement un problème de trésorerie, ce qui pourra retarder … le
paiement des salaires des employés.

c) Dans contexte de gestion intégrée informatisée, une plus grande responsabilité


est accordée aux services puisqu’ils ont la charge de la saisie de toutes les
données de base qui les concernent, mais également la gestion de leur sous-
système d’information. Outre la manipulation de l’outil informatique, il sera
exigé des services une excellente maîtrise des règles de gestion qu’ils seront
appelés à appliquer et, éventuellement à modifier. Une plus grande
qualification du personnel – notamment dans leur métier - sera nécessaire. La
rigueur sera de rigueur.

2.2. Organisation d’un système intégré de gestion

Fondamentalement, un système intégré de gestion assure 2 fonctions de base :

a) Il fournit à ses utilisateurs des informations utiles à la prise de décision à tous


les niveaux de l’organisation. Cela est sa finalité première.
b) Il comporte des outils qui permettent d’assurer la gestion sécuritaire de la base
commune des données et des règles de gestion du système d’information de
l’organisation

SIG
Informations de gestion

Base commune de données

Les informations de gestion produites par le système prennent des formes diverses
selon leurs destinataires :

- États financiers
- Analyses des ventes
- États sur l’évolution des créances
- Informations sur les stocks
- Statistiques sur les mouvements du personnel
- …
et sont obtenues par application des règles de gestion aux données introduites par les
utilisateurs.

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La base commune de données renferme la totalité des données de base de
l’organisation (plan des comptes, fichier des clients, du personnel, des fournisseurs,
des articles, …) et des mouvements qui les affectent : mouvements du stock, du
personnel, écritures comptables, factures de vent et d’achat, opérations de trésorerie,
commandes émises et reçues, … Au fil des années, cette base de données peut
renfermer d’importantes quantités de données fort précieuses qui reflètent la vie de
l’organisation.

2.3. Le rôle central de la comptabilité décentralisée

Les systèmes intégrés remettent en cause le modèle classique de traitement différé


dans lequel les « pièces justificatives » (factures, avis de débit, …) étaient transmises,
en fin de période, voire en fin d’exercice ou plus tard, au service de la comptabilité
pour leur saisie dans les journaux comptables. La comptabilisation des opérations se
fait, en temps réel, au moment de la saisie, à la source, de l’opération. Cette
comptabilisation se fait sur la base de schémas comptables préalablement introduits
par le service de la comptabilité (c’est le « paramétrage » préalable).

Dans un contexte de gestion intégrée, les tâches à faible valeur ajoutée sont
progressivement supprimées : le travail classique et mécanique de tenue des livres
disparaît totalement. Le service de la comptabilité jouera un rôle nouveau. Il devra

- Tenir à jour le paramétrage comptable du système


- Contrôler les opérations saisies au niveau des services
- Prendre en charge les opérations particulières qui exigent sa compétence
- Centraliser périodiquement les opérations
- Produire les états financiers de l’organisation

Le rôle du comptable devient ainsi plus technique (maîtrise des techniques de


paramétrage du logiciel) et orienté vers le contrôle et la vérification. Contrairement
aux idées répandues, le service de la comptabilité subira une plus grande charge de
travail car il devra veiller quotidiennement à la fiabilité des données saisies. Il aura
également à produire des états financiers mensuellement et non plus annuellement.

En effet, dans un contexte de gestion intégrée, les états financiers ne sont plus
uniquement des documents que l’on produit annuellement pour satisfaire aux
exigences de l’administration fiscale, ils sont des instruments outils d’aide à la
décision. La gestion oriente la comptabilité vers les besoins des gestionnaires. A titre
d’exemple, la valeur qui figure dans le compte « STOCKS » doit refléter, à quelques
petites différences près, la valeur du stock réel.

Saisie, validation, centralisation : un mot d’ordre « contrôle »

Le SIG est principalement alimenté par les mouvements saisis quotidiennement au


niveau des services : service du personnel, magasins, ateliers, finances, … Saisies par
des opérateurs humains, ces mouvements sont susceptibles de renfermer des erreurs.
Non décelées à temps, ces erreurs peuvent entraîner des conséquences imprévisibles et
parfois graves.

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Pour cette raison, les logiciels intégrés prévoient de nombreux mécanismes de
contrôle : outre le fait que seuls les usagers dûment autorisés peuvent procéder à la
saisie des opérations, toute transaction, quelle que soit sa nature ou son origine, doit
être « validée » avant d’affecter le système comptable central. Ce travail de
validation devrait, normalement, être effectué quotidiennement par le service où le
mouvement a été saisi. A titre d’exemple, le responsable de la structure commerciale
doit, quotidiennement, contrôler puis valider les factures de vente, les mouvements de
stocks ainsi que mouvements de la caisse comptoir.

En fin de mois, ou selon la périodicité qu’il aura choisie, le service de la comptabilité


procède à la centralisation des opérations validée, afin de pouvoir produire les états
financiers.

Service Service
Saisie auxiliaire comptabilité

Centralisation

Validation

Cette logique « saisie/ validation » s’applique de façon uniforme à l’ensemble des


services de l’organisation. Si cette discipline de base était appliquée de façon
systématique par l’ensemble des services, les bénéfices deviendraient évidents pour
tous et chacun en tirerait profit grâce à une masse de travail allégée et une qualité
d’information nettement améliorée.

2.4 Difficultés de mise en œuvre d’un SIG

Dans ce qui précède, nous n’avons pas évoqué les aspects techniques (au sens
informatique) de la mise en place d’un SIG. En effet, cela n’est pas le but de cette
formation ; de plus, les difficultés purement techniques ne constituent pas le frein réel
à la mise en place d’un SIG.

En effet, la mise en œuvre d’un SIG est un chemin jalonné de nombreuses difficultés.
Cela n’est propre ni à l’Algérie, ni à une entreprise en particulier, ni à un logiciel
spécifique. Ces difficultés sont d’ordre sociotechnique et la littérature spécialisée est
jalonnée de témoignages éloquents sur ce sujet.

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Quelles sont ces difficultés ? Elles découlent de la définition que nous avons donnée
d’un SIG :

a) La mise en œuvre d’un SIG est un projet de l’organisation. Il doit être


compris et vécu comme tel par tout le personnel de l’organisation.
L’implication DIRECTE du premier responsable de l’organisation est la
meilleure expression de ce message. Cette implication doit être effective,
constante et cohérente. L’absence de cette implication sera perçue par tous
comme un manque d’intérêt au projet de la part de la Direction. La nature
humaine (et celle de l’algérien ne fait pas exception) étant réfractaire au
changement, le projet sans pilote sera assez rapidement mis aux oubliettes
(‘Allah ghaleb’).

b) Projet de l’organisation, la mise en œuvre du SIG doit également représenter,


pour chaque acteur, un projet personnel à travers lequel il trouverait satisfaction
personnelle et valorisation professionnelle. Rassurer, motiver, former et
encourager devraient constituer les mots-clés dans l’arsenal des porteurs du
projet.

3. Le rôle des acteurs

3.1. Une définition des tâches bien comprise

Rappelons ceci : un SIG est un outil au service d’une équipe dans laquelle chaque
membre doit apporter sa contribution à la construction de l’édifice commun. Ceci
suppose que les tâches et les responsabilités de chacun soient clairement définies.

L’exploitation au quotidien d’un SIG nécessite, de la part du personnel de


l’organisation, des actions de

a) saisie des données (rappelons le : « où elles naissent, quand elles naissent »);
b) contrôle et de validation (l’erreur est humaine);
c) centralisation périodique des opérations;
d) maintenance du système d’information;

3.2. La saisie des données

Elle prend 2 formes :

3.2.1. Les fichiers de base

Les fichiers de base sont le socle sur lequel est bâti l’ensemble de l’édifice qu’est le
système de gestion de l’organisation. Au nombre de ceux-ci, nous trouvons

- Le fichier des clients


- Le fichier des fournisseurs
- Le fichier du personnel

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- La nomenclature des comptes
- Le fichier des immobilisations
- Le fichier des articles

Des règles de base s’imposent :

Une et une seule structure doit être gestionnaire et totalement responsable de la


maintenance de chacun de ces fichiers

Fichier Structure responsable

Clients Service de la comptabilité


Fournisseurs Service de la comptabilité
Personnel DRH
Plan comptable Service de la comptabilité
Fichier des immobilisations Service des moyens généraux
Fichier des articles Service commercial
Service logistique (consommations internes)

Remarque : le fichier fournisseurs renferme TOUS les fournisseurs de l’organisation,


qu’ils soient fournisseurs de stocks, d’investissements ou créditeurs de service.

Dans la mesure du possible, tous les champs prévus dans les divers fichiers doivent
être renseignés. Chaque champ d’information a son importance. Son inclusion
dans le fichier n’est pas fortuite. A titre d’exemple, dans un fichier de plus de 6 000
clients d’une grande entreprise de la région d’Alger, le champ « Numéro de
téléphone du client » n’a jamais été renseigné. Surprenant !

3.2.2. Les mouvements

Quelle que soit la nature d’un mouvement (une vente, un achat, un encaissement, une
entrée en stock, …), il comprend toujours les deux indications que sont

- sa date;
- le journal où il doit être enregistré;
- éventuellement un tiers (client, fournisseur, salarié) qu’il concerne

en plus d’autres champs comme un montant, une référence, une description,….

L’utilisateur doit être particulièrement attentif et ne pas se tromper lors de la saisie de


ces mouvements. Une date au lieu d’une autre, tel journal plutôt que tel autre, le tiers
X au lieu de Y, … sont les erreurs les plus fréquentes.

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Sachant que l’enregistrement d’un mouvement est un processus irréversible et qu’il
peut affecter plusieurs composants de la base de données, de telles erreurs sont
particulièrement difficiles à corriger surtout quand elles ne sont pas décelées à temps.

A titre d’exemple, combien de transactions produit une opération de vente au


comptant dans une entreprise commerciale ?

Par ailleurs, le système devrait être paramétré pour interdire tout retour sur le passé
pour saisir des opérations.

Dans les logiciels intégrés, tous les cas de figures de transactions apparaissent dans les
divers menus du système. En principe, il suffit de repérer l’option de menu qui
correspond au mouvement de l’on veut saisir, puis suivre les directives du système.
Une règle de base doit s’imposer : dans le doute s’abstenir et demander conseil à plus
informé. L’apprentissage selon la méthode « essais/erreurs » est la pire.

3.3. Contrôle et validation des saisies

Le contrôle et la validation des saisies doivent être faits idéalement sur une base
quotidienne, normalement par le responsable du service où naissent et où sont saisis
les mouvements. Il est clair que la personne qui saisit les mouvements ne devrait pas
être autorisée à les valider (On ne voit pas ses erreurs).

Il n’est absolument pas normal que le comptable valide les factures de vente ou que
l’informaticien saisisse des factures d’achat.

3.4. Centralisation des opérations

Rappelons que la centralisation est le processus d’enregistrement (électronique) du


sommaire des journaux (auxiliaires) dans les journaux centraux de la comptabilité
générale. Faute de centralisation, on ne peut produire ni la balance générale, ni a
fortiori les états financiers.

Le processus de centralisation est sous l’entière responsabilité du service de la


comptabilité générale.

3.5. Maintenance du système d’information

Cette maintenance concerne à la fois les données enregistrées dans la machine et les
règles de gestion qui les accompagnent. Le premier concerné par cette tâche est le
responsable des « systèmes d’information » (communément appelé « informaticien »).
Cette maintenance prend deux formes :

3.5.1. Technique

- Définition d’une stratégie de gestion des données


- Gestion et contrôle des accès (sécurité, confidentialité)
- Niveau matériel

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- Niveau système d’exploitation
- Niveau application
- Préservation du système contre des intrusions (virus)
- Sauvegarde périodique des données en lieu sûr
- Récupération après panne
- Attribution et gestion des mots de passe des usagers
- Intervention de premier niveau
- Maintien de la communication avec les éditeurs de logiciels et les
fournisseurs d’équipements
- Tenue à jour d’un « bug book » (registre des incidents et leurs solutions)
- Tenue à jour des différentes versions des logiciels
- Mise à niveau de la base de données si requis
- Tenue à jour de la documentation technique
- Éventuellement production d’états ou de rapports spécifiques non prévus
dans le logiciel standard par l’utilisation de générateurs d’états ou de
langages type SQL
- Formation technique du personnel, si nécessaire
- Ajout éventuel de modules au progiciel standard

3.5.2. Organisationnelle

C’est la tenue à jour des paramètres relatifs aux règles de gestion. Cette tâche sera
assurée conjointement avec un responsable du service concerné par ces règles.

Exemples

- Le changement du barème de l’IRG ou la définition d’une nouvelle rubrique de


paye sera réalisé avec un représentant dûment qualifié du service du personnel.
- La révision du mode de calcul du timbre de quittance se fera en collaboration avec
les responsables de la structure commerciale
- La conception d’un nouvel état financier nécessitera la collaboration du service de
la comptabilité.

4. Du PCN vers le NSCF

Plus qu’un simple changement de nomenclature comptable ou de format de


présentation d’états financiers, la mise en place du NSCF impliquera un changement
culturel profond : la qualité de l’information produite par le système comptable devra
être la préoccupation majeure des entreprises. Le service de la comptabilité sera en
première ligne pour amorcer les changements qui s’imposent.

Les délais sont courts et la tâche ardue, mais le défi peut être relevé par les entreprises
qui en font un choix stratégique.

 Quelles sont les exigences techniques pour la mise en place d’un SIG ?

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 Quelles formations faudra-t-il dispenser au personnel ?
 Comment assurer la transition du PCN vers le NSCF, particulièrement pendant la
période de janvier à mars 2009 ?
 Comment réaliser le retraitement des opérations de 2008 pour pouvoir présenter,
en 2009, des états comparatifs comme l’exige la loi ?
 Comment procéder dans le cas des entreprises possédant une comptabilité
informatisée ?
 …

Autant de questions auxquelles nous essayerons de donner réponse dans la seconde


partie de ce cours qui prendra la forme de réalisations pratiques au moyen d’un
logiciel de gestion intégrée.

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