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TABLEUR
avec Excel 2007
Edition 2010-2011
Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Cet atelier a pour objectif d’aborder quelques notions et fonctions plus avancées du tableur Excel.
Excel permet d’insérer, dans ses feuilles de calcul, différents types de liens permettant d’accéder
rapidement à des pages internet, des feuilles de calcul ou des adresses de messagerie électronique.
Excel (à partir de la version 97) s'est ouvert à Internet en permettant de lier des adresses de sites ou
de pages internet à une feuille de calcul. Ceci lance automatiquement le navigateur installé et fait
une requête pour la page web liée.
En activant le bouton , dans l’onglet insertion vous ouvrez la boîte de dialogue Insérer un lien
hypertexte.
Elle permet de créer un lien vers un fichier ou une page Web existant(e), Dans notre exemple nous
avons créé un lien vers la page d'accueil du Portail des Médiathèques.
Pour créer un lien vers une autre feuille d'un même classeur il faut choisir l'option Emplacement
dans ce document à gauche dans le menu après Insertion de lien. Choisissez Référence de cellule
pour indiquer la feuille et la cellule que vous aimeriez lier.
Pour de créer un lien hypertexte vers une adresse de messagerie électronique, il faut choisir adresse
de messagerie. Il est possible de préciser l’objet du message.
Cette fonction ne fonctionne que si vous disposez d’un logiciel de messagerie activé et paramétré sur
votre ordinateur. Elle ne fonctionne pas si vous n’accédez à votre boîte mél que par le biais du site
internet de l’hébergeur de celle-ci (webmail).
Excel possède de nombreux formats prédéfinis pour l’affichage de certaines données comme les
dates, les n° de tel, etc. Si l’affichage par défaut ne vous convient pas vous pouvez en choisir un autre
parmi les formats prédéfinis ou créer vos propres formats personnalisés.
Choisissez un format proche de celui qu’on veut obtenir puis cliquez dans la catégorie personnalisée
en bas de liste. Modifiez votre format comme désiré. Un aperçu est disponible au-dessus de la case
de saisie si vous avez sélectionné auparavant une cellule.
Une option très pratique de l’onglet Accueil est la mise en forme conditionnelle. Elle permet de faire
adopter un format particulier à des chiffres, des cellules dès qu'ils remplissent une condition
déterminée.
Pour activer une mise en forme conditionnelle il faut d'abord sélectionner les cellules concernées et
aller dans l’onglet Accueil ► Style ► Mise en forme conditionnelle
Vous pouvez définir des mises en forme en fonction de valeurs contenues dans des cellules ou par
rapport à des formules.
Ce menu permet aussi de gérer et de supprimer les règles de mise en forme conditionnelles
appliquées au document.
Pour les Règles de mise en surbrillance des cellules et Règles des valeurs plus/moins élevées, une
liste de conditions (ou règles) apparaît (ex : Supérieur à…).
Elle permet de définir une valeur de référence pour laquelle la condition est vraie (1ère case). Puis de
choisir parmi les formats de mise en forme proposés (2ème case : menu déroulant).
Si aucun format prédéfini ne vous convient, il est possible de créer votre propre mise en forme en
choisissant : format personnalisé…
La boîte de dialogue Format de cellule s'ouvre et vous pouvez procéder à la mise en forme de la
Police, des Bordures et du Remplissage à votre convenance.
Il est possible de définir plusieurs conditions (ou règles) de mise en formes se rapportant aux
valeurs contenues dans une même plage de cellules. Il suffit de répéter la manipulation autant de
fois que de conditions souhaitées.
Les menus Barres de données, Nuances de couleurs et Jeux d’icônes offres d’autres formats de
mises en forme prédéfinis.
Pour supprimer les règles : aller dans l’onglet Accueil ► Mise en forme conditionnelle ► Effacer les
règles.
Effacer les règles de la feuille entière : supprime toutes les mises en forme conditionnelles
de la feuille.
Effacer les règles des cellules sélectionnées : supprime toutes les mises en forme
conditionnelles des cellules sélectionnées au préalable.
Pour modifier ou ne supprimer que certaines règles (ou conditions) : aller dans l’onglet Accueil ►
Mise en forme conditionnelle ► Gérer les règles.
Dans le premier menu déroulant vous pouvez choisir afficher les règles de mise en forme pour :
Voici des exemples avec une mise en forme en fonction des valeurs contenues dans
des cellules :
Condition : Signaler par une mise en forme particulière si le Stock disponible d'un produit
descend en-dessous de 100 unités, s’il est supérieur à 1000 ou bien s’il se situe entre ses
deux valeurs.
40 = remplissage rouge clair avec texte rouge foncé, 1500 = remplissage vert clair avec texte
vert foncé vert, 850 = remplissage jaune clair avec texte jaune foncé et 90 = remplissage
rouge clair avec texte rouge foncé.
40 = flèche rouge vers le bas, 1500 = flèche verte vers le haut, 850 = flèche jaune remontante
et 90 = Flèche rouge vers le bas.
40 = remplissage rouge foncé, 1500 = remplissage vert foncé, 850 = remplissage vert clair et
90 = remplissage rouge foncé.
Pour indiquer à Excel qu'il s'agit d'une formule, il faut commencer la saisie par
le signe = .
Dans une formule vous pouvez utiliser des références de cellules ou des constantes (chiffres).
L'utilisation de références rend les formules dynamiques, c’est-à-dire que le résultat se met à
jour automatiquement dès qu'on change le contenu des cellules représentées dans la
formule.
Excel calcule les opérations dans l'ordre de priorité décroissant (des plus prioritaires aux moins
prioritaires) suivant :
3. Syntaxe
ex : fonction SI
Excel permet de recopier facilement des formules. En recopiant la formule, Excel tient compte du
déplacement effectué et adapte les références de la formule pour tenir compte des nouvelles
données.
Parfois, il est nécessaire qu'Excel ne modifie pas une ou plusieurs références contenues dans la
formule. Dans ce cas, il faut transformer les références en références absolues.
Exemple : Une table pour calculer les montants équivalents en USD (Dollar américain) à partir de
montants en EUROS.
Référence
ABSOLUE
Références
RELATIVES
Pour le faire, cliquez dans la formule sur la référence C4 et utilisez la touche de Fonction F4. Ce qui
donne $C$4.
La touche F4 transforme d'abord une référence relative en référence absolue. En appuyant encore
sur la touche F4, la référence se transforme ensuite en références mixtes (colonnes ou lignes
absolues) et finalement de nouveau en référence relative.
C4 = référence relative
$C$4 = Référence absolue (Constante)
C$4 = Référence mixte (ligne constante)
$C4 = Référence mixte (colonne constante)
Une des particularités d'une feuille de calcul est celle de pouvoir insérer dans une cellule une
référence qui pointe vers une donnée située dans une autre feuille ou dans un autre classeur
(référence externe).
Il est également possible d'intégrer dans une formule une référence externe. On parle alors de liens
ou liaisons entre feuilles ou classeurs.
Ces liens permettent de relier un certain nombre de documents (feuilles de calcul, graphiques, bases
de données, etc.).
En fait, chaque fois que vous créez une formule en y insérant des références, vous établissez des liens
entre différentes cellules. Mais on ne parle pas de liens en tant que tels, car les différentes
références se trouvent sur la même feuille.
Lorsque vous commencez une formule (avec le signe =) et que vous pointez sur une cellule se situant
dans une autre feuille (en sélectionnant la feuille avec l'onglet), le lien est crée automatiquement.
La différence constatée dans la formule, est l'apparition du nom de la feuille qui à été liée (feuille
source) à côté de la référence.
Cette formule est un lien entre deux feuilles d’un même classeur Excel.
Dans la feuille Taux de change il y a un tableau contenant le taux dans la cellule B4.
Dans la feuille Table de change nous avons crée une formule en utilisant directement le taux
contenu dans la cellule B4 (transformée en référence absolue $B$4) qui se trouve dans la feuille Taux
de change.
La feuille Taux de change est dans ce cas la feuille source et la feuille Table de change est la feuille
destination.
Vous pouvez également lier des données qui se trouvent dans des classeurs différents. Le principe
pour la création d'une liaison entre classeurs et le même que pour les feuilles. Vous pouvez voir les
liaisons actives de votre fichier dans Connexions existantes... dans l’onglet Données.
Cette commande ouvre une boîte de dialogue qui permet d'ouvrir le fichier source, de modifier la
source de la liaison ou de la mettre à jour.
Faites attention lorsque vous déplacez un classeur Excel contenant des liaisons sur un autre
support, pour que les liaisons ne soient pas perdues, il faudra également déplacer tous les fichiers
sources correspondants.
Excel n’est pas seulement un tableur, il peut être également utilisé pour créer et gérer des bases de
données ou Tables (listes d’adresses de clients, des inventaires de produits etc.).
Il est capable de gérer et organiser des masses considérables de données car les limites ne sont
déterminées que par la largeur et la longueur des feuilles de calcul.
La création d'une base de données sous Excel est très simple, il suffit de créer un tableau en insérant
les données en lignes et colonnes.
Chaque colonne contiendra les données se référant au même critère (ex : tous les noms dans la
même colonne, tous les prénoms dans la colonne suivante etc.).
Plus les données sont détaillées, plus la base de données pourra être exploitée ultérieurement.
Pour utiliser Excel comme base de données il suffit de respecter quelques critères lors de la saisie des
données.
Pour créer votre base de données, vous pouvez aussi copier des listes de données en provenance
de Word :
Copier les données dans le document Word puis les coller dans une feuille Excel. Cela fonctionne très
bien si les champs de la liste dans le document Word sont séparés par des tabulations.
Ex :
Il ne reste plus qu’à ajouter la ligne contenant les noms de champs (colonnes), et à ajuster la taille
des colonnes pour obtenir le tableau précédent.
Une fois les données organisées par colonne, et si la base de données comporte beaucoup
d’enregistrements (lignes), Excel offre la possibilité de vérifier que celle-ci ne comporte pas de
doublons. Sélectionnez le tableau entier puis, dans l’onglet Données, choisissez Supprimer les
doublons.
Pour insérer un nouveau Nom de champs il suffit simplement d'insérer une colonne supplémentaire
à l'endroit voulu et d'y saisir le nom. La modification d'un nom de champs se fait par simple
modification du nom dans la cellule.
Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne.
Pour trier par rapport à une colonne déterminée il suffit de cliquer sur le titre de la colonne et de
cliquer sur les boutons (tri croissant) (tri décroissant) dans l’onglet Données.
Attention ! Ne sélectionnez pas une partie du tableau sinon vous risquez de mélanger les données.
Excel vous avertit dans le cas où vous auriez sélectionné une plage de données.
Vous pouvez aussi utiliser, de la même façon, la commande Trier dans l’onglet Données.
Après avoir sélectionné une cellule du tableau ou tout le tableau cliquez sur Données…/Trier...
Excel sélectionne par défaut tout le tableau sauf la première ligne qui contient les titres des
colonnes.
Dans la boîte de dialogue Trier il est possible de trier d'abord par rapport à un champ principal
(exemple Code Postal) et ensuite Ajouter un niveau de tri supplémentaire.
Ex : base triée par Code Postal puis dans chaque code postal, par Nom (niveau de tri supplémentaire)
puis dans chaque Nom, par prénom (niveau de tri supplémentaire).
Ceci s'avère très utile lorsque la base de données contient plusieurs fois le même Code Postal et le
même Nom.
Le choix entre du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit permet de trier les données
numériques par ordre croissant ou décroissant.
Le choix entre de A à Z ou de Z à A permet de trier les données de type texte par ordre alphabétique
ou inverse.
Dans les options de tri, vous pouvez aussi demander de trier de gauche vers la droite en fonction de
l'orientation de votre tableau.
1. Filtres automatiques
Excel permet de filtrer facilement les données, c’est-à-dire de n’afficher temporairement qu’une
partie des données selon les critères de votre choix, avec possibilité d’afficher ensuite une autre
sélection ou tout le tableau.
Cliquez dans une cellule de la base de données et choisissez dans l‘onglet Données/Trier et filtrer la
commande Filtrer.
De nouveaux boutons apparaissent alors dans la partie droite des cellules contenant les noms de
champs (titres des colonnes).
Notez la coloration des numéros des lignes en bleu ainsi qu’un changement dans l’aspect du
bouton du filtre.
Pour revenir à l’affichage initial du tableau, il suffit de cliquer une nouvelle fois sur
Cela désactive la fonction filtrer, donc tous les filtres appliqués au tableau.
Il est possible d’appliquer plusieurs filtres successifs, pour cela il suffit de cliquer sur le bouton filtre
d’un autre champ.
Ex : Pour n’afficher que les dames dont le nom commence par la lettre B.
Cliquer sur le bouton filtre, choisir le menu filtres textuels puis filtre personnalisé…
Pour annuler seulement un filtre sur plusieurs activer : cliquer sur le bouton du filtre à annuler puis
Effacer le filtre de…
Il est très facile de filtrer des données à l'aide des Filtres automatiques. Cependant il se peut que le
nombre de critères pour filtrer les données soit trop important pour obtenir les filtres voulus avec les
Filtres automatiques, il faudra donc recourir aux filtres avancés.
Pour utiliser un filtre avancé il faut d'abord créer une zone de critères personnalisée.
Il s'agit simplement de reproduire sur une partie libre de la feuille les Noms de champs en prévoyant
en-dessous une ou plusieurs lignes de contraintes. Dans les lignes de contraintes, insérer les critères
ou contraintes pour filtrer la liste des données.
Dans l'exemple suivant nous aimerions filtrer notre liste selon les critères :
Dés que la zone de critères est définie et qu'elle contient les critères voulus, cliquer dans une cellule
du tableau puis sur la commande avancé dans l’onglet Données/Trier et filtrer.
Sélectionner la zone de critères en faisant glisser la souris puis valider avec la touche Entrée. La Zone
de critères contient maintenant les références des cellules sélectionnées.
En laissant l'option Filtrer la liste sur place les lignes ne correspondant pas aux critères de filtrages
seront masquées comme avec le filtre automatique.
A l'aide du filtre avancé il est aussi possible d'extraire les données filtrées et de les copier sur un
autre emplacement de la feuille.
A cet effet il faudra prévoir aussi, en plus de la zone de critères, une zone de destination (ou
d'extraction).
Comme pour la zone de critères il suffit de copier les noms de champs correspondant aux rubriques
qu'on aimerait extraire.
Par exemple :
Nous aimerions extraire de notre liste tous les noms et prénoms des Messieurs et les copier ailleurs
sur la feuille.
La procédure est similaire à celle du filtrage sur place. Après avoir sélectionné la zone de critères il
faudra choisir l'option Copier vers un autre emplacement et sélectionner la zone d'extraction.
Les données filtrées seront copiées dans la zone de destination selon les critères choisis :
Pour finir, sachez que vous pouvez trouver beaucoup de trucs, astuces, réponses à vos questions sur
Excel grâce à un moteur de recherche comme Google, Bing…