Chapitre II Organisation des tâches au niveau du secrétariat de direction

Section 01 : Organisation du secrétariat de l’Assemblée

Populaire de la wilaya de Tizi-Ouzou
1.1 Aménagement du lieu de travail :
Comme dans toutes les institutions publiques, le service de secrétariat
est le point de liaison entre tous les autres services car le secrétariat est le
service qui est en relation direct avec la direction.

La téchnicienne supérieure en secrétariat de direction dispose de :

 Un bureau ;
 Un siège réglable ;
 Une armoire ;
 Un appareil téléphonique ;
 Un micro-ordinateur ;
 Une imprimante ;
 Un photocopieur.

1.2 Organisation du bureau :

1.2.1 Installation générale du bureau :
Le bureau de la téchnicienne supérieure en secrétariat de direction est
situé en face de la porte.

Sur le bureau de travail sont posés :

 Un appareil téléphonique ;
 Une aide mémoire ;
 Un calendrier ;
 Des petites fournitures (stylos, crayons, agrafeuse, trombones)
 Deux registres du courrier (arrivée et départ) ;
 Un parapheur ;
 Un tourniquet sur lequel sont suspendus les cachets et les dateurs.

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Ordinateur
Imprimante

Bureau de la secrétaire
Armoire

Porte de
communication

Porte

Photocopieur

1.2.2 Organisation du travail :

Lors de son arrivée, la téchnicienne supérieure en secrétariat de
direction ouvre son agenda et voit ce qui reste inachevé du travail de la veille.

A la fin de l’après midi et avant de quitter son bureau, la téchnicienne

supérieure en secrétariat de direction doit inscrire sur son agenda ce qui reste
à faire le lendemain.

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 Chapitre II Organisation des tâches au niveau du secrétariat de direction

Section 02 : Gestion de la communication au sein de l’Assemblée

populaire de la wilaya de Tizi-Ouzou
2.1 Gestion du temps :
Cette gestion implique une préparation et une implication des
opérations à accomplir tout en contrôlant le travail et garantir son exécution
dans les meilleurs délais.

Cette approche méthodique lui permet d’être plus performante et

assurer une exploitation rationnelle de son temps pour ce faire et savoir son
but avant son exécution afin d’assurer une plus grande efficacité dans la
gestion du secrétariat.

La téchnicienne supérieure en secrétariat de direction au niveau de

l’assemblée populaire de la wilaya précisément au bureau du chef de cabinet
a toutes les qualités : le savoir, le savoir faire et le savoir être.

Elle a pour objectifs :

 Atteindre les buts dans les délais fixés ;

 Eviter la perte de temps ;
 Ne pas laisser le travail à la dernière minute ;
 Etre plus productive pendant les périodes de travail ;
 Travaille plus vite et de façon plus efficace.

2.2 Les moyens de la communication utilisés par la téchnicienne

supérieure en secrétariat de direction :
Pour faciliter la circulation des informations à l’intérieur ou à
l’extérieur de l’assemblée populaire de la wilaya, la téchnicienne supérieure
en secrétariat de direction utilise les moyens suivants :

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 Chapitre II Organisation des tâches au niveau du secrétariat de direction

2.2.1 Le téléphone :
Est le moyen le plus utilisé par la téchnicienne supérieure en
secrétariat de direction, car il permet la transmission rapide des messages, des
informations et aussi le rapprochement entre les personnes internes et
externes de l’assemblée populaire de wilaya.

2.2.2 Le fax :
Le fax est un moyen rapide et économique à la fois, permettant l’envoi
et la réception du courrier urgent au sein de l’assemblée populaire de la
wilaya.

2.2.3 Internet :
La secrétaire est dotée d’internet, mais son utilisation se limite à des
petites recherches personnelles, elle n’utilise pas la messagerie électronique.

2.2.4 Les réunions :

Sont des séances de rassemblement des personnes afin de discuter et
décider de l’ordre du jour.

Les réunions sont périodiques et très fréquentes au sein de l’assemblée

populaire de la wilaya, mais la téchnicienne supérieure en secrétariat de
direction est limitée à la préparation matérielle, elle n’assiste pas aux
réunions.

2.2.5 L’accueil :
Vu l’activité de l’assemblée populaire de la wilaya qui est un service
du public, la téchnicienne supérieure en secrétariat de direction réceptionne
quotidiennement le public après avoir donné son accord au niveau de la
réception.

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