Comment simplifier la

gestion des dépenses

d’un chantier grâce au
digital ?
SOMMAIRE

1. La gestion des dépenses : une tâche manuelle

2. Les types de dépenses que l’on peut digitaliser simplement

2.1 Gestion de la main d’oeuvre

2.2 Gestion des achats

2.3 Gestion des appels d’offres

3. Le digital comme vecteur de productivité

1
La gestion des dépenses : une tâche manuelle

Son nom l’indique, un chantier, « c’est le chantier ». Un ensemble d’opérations qui sont encore trop souvent réali-
Il n’existe aucune autre usine de production ayant à faire sées manuellement par les équipes.
face à tant d’aléas venant perturber, compliquer, retarder
la production.
En parallèle des tâches techniques liées à la construction
• sur fichiers excel
proprement dite, de nombreuses tâches administratives
sont aussi faites sur un chantier du BTP, en particulier
pour la gestion des dépenses.
• oralement / par téléphone
Cette gestion financière des chantiers est généralement
confiée aux managers et encadrants comme les chefs de
chantiers et les conducteurs de travaux. • par mail

Il s’agit de choisir ses fournisseurs et sous-traitants,

passer les commandes, planifier les livraisons, planifier • sur papier

et pointer les équipes, puis réaliser la gestion et le suivi

financier de toutes ces tâches.
Ces outils présentent des inconvénients majeurs :
Un fichier Excel est organisé différemment selon chaque personne qui
le crée. Très souvent celui qui réalise le fichier, le met aussi à jour en
récupérant manuellement les données.
Rares sont les équipes qui parviennent à travailler de manière collabo-
rative sur un fichier Excel.
Ils ne sont pas collaboratifs
Une conversation téléphonique reste dans la mémoire des 2 interlocu-
teurs mais n’est pas partagée avec les autres acteurs du projet.
Le mail reste uniquement connu des destinataires et peut se perdre
dans la cinquantaine de mails reçus en moyenne quotidiennement par
chaque salarié.

Un fichier Excel est construit avec une fiche de calcul et de nom-

breuses formules. Il arrive régulièrement qu’une formule soit erronée,
ou mal copiée d’une cellule sur l’autre, ce qui peut générer des erreurs
dans les données affichées.
Ils sont source d’erreurs

Une conversation orale peut entraîner des incompréhensions sur des

éléments techniques précis. Cela entraîne par exemple 5 à 10% d’er-
reurs de livraison car, oralement et dans les conditions bruyantes d’un
chantier, il n’est pas aisé de bien se comprendre.
 Les conducteurs de travaux et services administratifs sont obligés
de ressaisir à plusieurs reprises une même information afin de
Ils requièrent de nombreuses saisies et
compléter les différents tableaux de bord nécessaires au suivi du
sont chronophages pour les équipes
chantier.
Cela entraîne une perte de temps conséquente et peut d’ailleurs
être une source d’erreurs en chaîne si une donnée est mal recopiée.

Ces tâches administratives et de gestion sont chronophages

et ne permettent pas aux chefs de chantier et aux conducteurs
de travaux d’être efficaces.
2
Les types de dépenses que l’on peut digitaliser simplement

Gestion de la main d’œuvre, gestion des achats et des

approvisionnements, gestion des appels d’offres, ces mis-
sions quotidiennes des équipes travaux peuvent être digitali-
sées très simplement.
Les outils digitaux existent : logiciels, applications dispo-
nibles sur ordinateur et smartphone, via des plateformes
web accessibles 24h/24. Les éditeurs de logiciels ont élargi
leur offre ces dernières années et l’on trouve de nombreuses
solutions spécialisées pour la gestion des entreprises du
BTP.
Elles sont rapides à mettre en place, font gagner du temps,
permettent de partager simplement l’information et surtout
peuvent être rattachées facilement à l’écosystème informa-
tique de l’entreprise .

Ces logiciels simplifient la gestion des dépenses du chantier:

La main d’oeuvre représente environ 30% du • De manière collaborative

budget d’un chantier et les achats jusqu’à 40%. • En permettant d’éviter les erreurs dans les calculs
Une bonne gestion de ces postes a un impact et dans l’analyse
direct sur sa rentabilité. • En évitant toutes les ressaisies des données
2.1
La gestion de la main d’oeuvre

Pour gérer l’ensemble des dépenses opérationnelles liées à la

main d’œuvre il existe des solutions numériques dédiées : logi-
ciels de gestion des ressources humaines, logiciels de poin-
tage et de gestion du temps.
La plupart de ces logiciels sont disponibles directement sur La dépense de main d’œuvre par code analytique au logi-
des plateformes web qui permettent une plus grande simplicité ciel de comptabilité analytique.
d’utilisation. Il est important que ces outils s’adaptent à votre
organisation, vos pratiques métiers et aux spécificités du BTP. Ce fonctionnement évite toute ressaisie des données :
Comment fonctionnent-ils ?
 Le planning alimente automatiquement le pointage.
Pour simplifier la gestion de la main d’œuvre, des outils efficaces
permettent de planifier de manière digitale les compagnons par  La validation du pointage alimente automatiquement les
chantier, voire par ouvrage. logiciels administratifs.
Cette planification vient ensuite créer un pré-pointage digital.
Une fois les travaux réalisés, le chef de chantier vient confirmer Le bénéfice complémentaire - et le plus stratégique pour les
le pré-pointage ou y apporter des modifications si nécessaire. entreprises du BTP- est le suivi des heures consommées
Les données de pointage sont transférées automatiquement par ouvrage, confronté au budget selon l’avancement du
aux logiciels administratifs suivants : chantier en temps réel.
Les heures consommées par ouvrage au logiciel de suivi de Cela permet d’anticiper les dérives de consommation
chantier. d’heures sur les chantiers et de réagir immédiatement en
Les données de paie au logiciel de paie : les heures réalisées mettant en place les actions correctives.
par compagnon, les primes de déplacement, les paniers re-
pas.
2.2
La gestion des achats
Pour la gestion des achats et des approvisionnements, les
solutions digitales permettent de gérer de manière performante
les achats pour le chantier, quelle que soit leur nature : matière
première, consommables, location de matériel, prestation et
sous-traitance.
Voici comment ces solutions fonctionnent pour les différents
types d’achats réalisés pour les chantiers.
Digitaliser ses achats, c’est gagner en temps
et en rentabilité.
Les matières premières
Pour optimiser la gestion des matières premières sur le
chantier, les outils actuels permettent de travailler efficace-
ment : de la demande d’achat à la validation des factures.
Les plateformes ou logiciels d’achats permettent de tout
gérer avec un seul outil.
 Une fois son appel d’offre validé, le conducteur de tra-
vaux envoie une commande digitale directement au fournis-
seur sélectionné.
Les outils actuels permettent également de réaliser un appel
à livraison lorsqu’il s’agit de commande ouverte.
Lors de la livraison, la réception des articles est enregistrée
sur la plateforme. Cela déclenche automatiquement les
transferts suivants :
 Les matières premières consommées par ouvrage sont
envoyées au logiciel de suivi de chantier.
 Les bons de commande et les bons de livraison sont
transférés automatiquement au logiciel de validation des
factures pour rapprochement suggéré et validation automa-
tisée des factures.
2.2
Les consommables

La dépense est transférée automatiquement au logiciel de

comptabilité analytique avec le code analytique associé à sa Les consommables représentent généralement le plus grand
nature. nombre de commandes sur un chantier bien que le budget
global alloué soit relativement faible.
Ce fonctionnement permet des gains de temps conséquents à
différents niveaux :
 La commande est réalisée en un clic et sans ressaisie, puis
directement envoyée au bon interlocuteur du fournisseur via la
plateforme.
 L’enregistrement des livraisons se fait un en clic sur smart-
phone (opération disponible même s’il n’y a pas de connexion
internet).
 Les multiples saisies pour le suivi du budget du chantier et 80% des consommables représentent 20%
la comptabilité analytique sont évitées. du budget d’un chantier mais la majorité de
 La validation des factures peut désormais se faire en un la paperasse liée aux achats.
clic de manière digitale plutôt que de transporter chez soi le
week-end la lourde charge des factures.
Le but des outils digitaux d’e-achat est de permettre une
commande simple et intuitive dans les conditions réelles
du chantier, car c’est bien sur site et au moment du besoin
Le travail comptable diminue en moyenne qu’il faut immédiatement passer la commande afin d’obtenir
de 50% lorsque le rapprochement des bons une livraison le plus rapidement possible. Le support privilé-
de livraisons et des factures est pris en gié est le smartphone qui permet même de passer une com-
charge par un logiciel dédié. mande sans connexion internet.
2.2
Le matériel en location

Les solutions actuelles de gestion des achats proposent à

chaque entreprise du BTP d’intégrer sur la plateforme les catalo-
gues articles tarifés que l’entreprise a négociés avec les fournis-
seurs.
Un éditeur permet même d’avoir sans effort l’ensemble des ar-
ticles des fournisseurs principaux avec les fiches techniques et
les images. Il ne reste qu’à charger sur la plateforme les condi-
tions tarifaires validées avec les fournisseurs.

Ainsi, lors du besoin, le chef de chantier ou le conducteur de
travaux recherche le produit sur la plateforme.
Une fois le produit et le fournisseur sélectionné, le produit est
ajouté au panier et la commande est envoyée au fournisseur.
Lors de la livraison, l’enregistrement de la réception est sug-
géré et validé en 1 clic.
Cela déclenche automatiquement les mêmes transferts aux
logiciels de suivi de chantier, de validation des factures et de
comptabilité analytique que pour la matière première.
Le schéma de fonctionnement des outils digitaux pour la lo-
cation de matériel est très proche de celui pour les consom-
mables, avec les spécificités suivantes :
 La commande prévoit une date de début de location et
une date de fin.
 Il est possible de gérer les frais d’assurance et de trans-
port spécifiques à cette famille d’achats.
 Chaque fin de mois, le chantier indique si le matériel est
toujours sur le chantier ou la date de fin de location si celle-ci
a eu lieu en fin de mois, ce qui permet de calculer automa-
tiquement le nombre de jours de location pour la suite des
opérations comptables.
2.3
La gestion des appels d’offres
Les applications et logiciels de gestion des appels d’offres
permettent de réaliser efficacement des appels d’offres pour
les chantiers. Ils permettent de gagner du temps et d’éviter les
erreurs d’analyse.
Les matières premières
Pour optimiser la gestion des matières premières sur le chantier,
les outils actuels permettent de travailler efficacement, en parti-
culier au moment de la sélection des fournisseurs.
 L’appel d’offres pour sélectionner les fournisseurs est lancé
en un clic à partir d’une plateforme digitale d’appel d’offres.
 Les fournisseurs déposent leur offre commerciale digitale
sur la plateforme.
 La plateforme compare automatiquement les offres entre
elles et par rapport au budget, elle permet une analyse fine des
écarts et facilite la négociation des offres.

Une fois le fournisseur choisi par le conducteur de travaux
par exemple, le résultat de consultation est diffusé via le
circuit de validation de la plateforme à sa Direction.
 Le choix du fournisseur validé par la Direction, le conduc-
teur de travaux transforme en 1 clic le résultat de sa consul-
tation en commande digitale directement envoyée au four-
nisseur.
Ce fonctionnement permet des gains de temps consé-
quents. En effet, le temps de réalisation d’un appel d’offres
est considérablement optimisé, en moyenne 90h pour un
conducteur de travaux.

90h économisées en moyenne par chantier pour
un conducteur de travaux qui utilise un logiciel de
gestion des appels d’offres.
2.3
Les prestations et sous-traitants

Les solutions digitales permettent, tout comme pour les ma-

tières premières, de réaliser un appel d’offre et de transfor-
mer le résultat de consultation en contrat de prestation et de
sous-traitance. Le choix des entreprises externes qui intervien-
dront sur un chantier se fait beaucoup plus rapidement et sim-
plement.

Les solutions digitales d’appels d’offres permettent également :

 De définir les modalités financières du contrat (paiement

direct/par le client ou retenue de garantie/caution).

 De joindre au contrat l’ensemble des clauses générales et

particulières nécessaires.

Le suivi des dépenses automatisé est

La situation de travaux mensuelle est enregistrée sur ces ou-
source de gain de productivité pour les
tils qui permettent de transmettre, tout comme pour les autres équipes travaux.
types de dépenses, les informations nécessaires aux logiciels
de suivi de chantier, de validation des factures et de comptabili-
té analytique.
3
Le digital comme vecteur de productivité

La productivité du secteur du BTP est l’une des plus basses

de l’économie française et n’a pas évolué depuis ces der-
nières décennies. L’écart de productivité avec l’industrie y
est le plus élevé sur 20 ans parmi les pays européens selon
l’étude publiée par l’Observatoire de la Construction Tech en
2019.
En cause, une plus grande complexité des projets et peu
d’automatisation et de dématérialisation des processus.
Cela joue fortement sur les dépassements des délais et des
coûts pour l’entreprise.
La visibilité sur l’avancement des chantiers en temps réel
n’est pas possible lorsque leur gestion administrative est
encore faite manuellement. C’est pourtant indispensable
pour savoir si un chantier est rentable et pour conserver la
bonne santé financière de l’entreprise.

Comme nous venons de le voir, il existe des solutions inno-

vantes pour simplifier la gestion des chantiers et améliorer la
L’absence de digitalisation joue sur performance des entreprises du BTP.
la productivité et la rentabilité des
entreprises du BTP. Les avantages de ces solutions sont les suivants :
 La simplicité d’utilisation : ces solutions sont pen- Collaboratifs : les utilisateurs sont plus efficaces et plus au-
sées comme des outils conviviaux et simples d’utilisation tonomes car les données peuvent être partagées entre tous les
avec une ergonomie et un design adapté. Les utilisateurs services de l’entreprise (chantier, administratif, comptabilité) en
doivent pouvoir effectuer leurs tâches sans perdre le pro- temps réel.
cess du chantier. Ces logiciels sont pensés pour les équipes
opé-rationnelles. Ils leurs apportent un service et non une Le gain d’argent et de rentabilité : un chantier où les écarts et
contrainte supplémentaire dans leur quotidien. les dérives de budget sont corrigées rapidement est plus facile-
ment rentable et retrouve une marge positive.
L’accessibilité : ces logiciels sont le plus souvent dispo-
nibles en mode Saas, c’est-à-dire directement accessibles
sur le web. Le fait qu’ils soient déclinables sur les supports
de mobilité comme les smartphones et les tablettes est de-
venu la norme avec aussi un mode déconnecté. Par exemple,
une commande peut être réalisée sans connexion internet.

Le gain de temps : il est réel en termes de traitement

administratif des achats, des équipes et des sous-traitants.
Cela permet de centraliser et de sécuriser les données qui
se trouvaient avant sous différents formats non numérisés
(dossiers papier, formulaires, bordereaux) ou non collabora-
tifs (mails, fichiers Excel).
Conclusion

Le digital apporte de nombreux bénéfices aux entreprises du Il est important de faire un état des lieux de la maturité digitale
BTP mais la mise en place d’outils numériques doit être ac- de l’entreprise afin de définir la solution la plus adaptée. Ce qui
compagnée et soutenue par tous les services de l’entreprise. fera toute la différence, c’est de choisir un outil bien adapté au
Cela ne sert à rien « de se digitaliser pour se digitaliser » ! fonctionnement de l’entreprise qu’elle soit une TPE, une PME
ou une ETI.
Un projet de digitalisation sera un succès si tous les services
concernés sont impliqués dès le début. La solution choisie
doit répondre en premier lieu aux besoins de ses utilisa-
teurs finaux, mais aussi être au service du terrain et de ses
contraintes.

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