INSTRUCTIONS DE

TRAVAIL DIGITALES

POURQUOI Y PASSER ?

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 INTRODUCTION
En avez-vous assez de courir, les veilles d’audits ISO dans l’usine pour éradiquer les versions
obsolètes de vos modes opératoires ou pour vous assurer que la version papier est à la bonne
version?

En effet, s'assurer que les opérateurs suivent correctement les instructions de travail, restent au
courant des mises à jour et adhérent aux normes de qualité est plus facile à dire qu’à faire.

Mais avant, pensez au temps consacré à réaliser et mettre à jour ces instructions de travail et
demandez-vous :

Sont-elles utiles à vos opérateurs et sont-elles réellement utilisées ?

Sont-elles un outil de formation incontournable ?
S'adaptent-elles à l’expérience de vos collaborateurs ?
Sont-elles les garantes du savoir-faire de votre entreprise ?
Servent-elles finalement à autre chose que maintenir votre certification qualité ou rassurer
vos clients finaux?
S'adaptent-elles rapidement aux changements de vos outils de production ?
Sont-elles toujours disponibles au moment où vos collaborateurs en ont le plus besoin ?

Si un de ces points vous fait écho, il est l’heure de les digitaliser.

De nombreux industriels sont passés à la digitalisation en remplaçant leur documentation et leur

système de gestion de versions fastidieux, et nous allons vous expliquer dans cet ebook
pourquoi, vous aussi, vous devez le faire.

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SOMMAIRE

03
L'IMPORTANCE DES
INSTRUCTIONS DE
TRAVAIL

04
LES CONTRAINTES ET
CONSÉQUENCES DES
FORMATS ACTUELS

06
LES AVANTAGES DU
FORMAT DIGITAL

07
L'UTILISATION
INDISPENSABLE DE
PHOTOS ET VIDÉOS

08
DIFFÉRENCES ENTRE
PAPIER, PDF ET DIGITAL

09
LES GAINS DE LA
TRANSITION
PAPIER → DIGITAL

10
À PROPOS

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 L'IMPORTANCE DES
INSTRUCTIONS DE TRAVAIL
Les instructions de travail sont le
“comment faire”. Elles spécifient les
actions à mener pour effectuer une tâche
précise à un poste donné.
Les instructions de travail sont donc les
premiers marqueurs de productivité,
d’efficacité et de qualité. Elles sont le
garant de la conformité des opérations de
l’entreprise.
Malheureusement, elles sont dans la
majorité des cas, créées dans un aspect
réglementaire.
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Elles ne sont pas suffisamment pensées pour
l’utilisateur final, en l'occurrence l’opérateur ou
le technicien, mais pour les potentiels audits.
De ce fait, elles sont donc peu voir pas
utilisables, ni utilisées malgré leur grande
importance pour l’entreprise.
Elles sont construites trop souvent autour du
texte uniquement, en ajoutant de nouvelles
pages ou de nouveaux paragraphes à chaque
problème rencontrés dans le processus, ce qui
a tendance à rendre les documents
incohérents, lourds et incompréhensibles pour
les utilisateurs.
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 LES CONTRAINTES ET
CONSÉQUENCES DES FORMATS
ACTUELS

Création et mises à jour compliquées

L’utilisation du format papier complique souvent les processus à cause des problèmes qui
viennent avec. Une instruction de travail basée sur du texte et imprimée peut être complexe
et difficile à comprendre. En fait, pour accéder à l’information, l’opérateur doit feuilleter les
documents et rechercher ce dont il a besoin. Ceci complique la tâche et cause une perte de
temps et d’énergie.

De nos jours, les instructions de travail ne contiennent principalement que du texte, celui-ci
est soumis à interprétation du lecteur et de ce fait vous éloigne d’un des objectifs
principaux qu’est la répétabilité dans les opérations d’un opérateur à l’autre.

Avec l’évolution des objectifs, des méthodes, des produits et des outils de travail, les
modes opératoires doivent subir des mises à jour pour assurer la qualité attendue. Le
format papier ne facilite pas cette tâche, et à chaque fois qu’il doit être mis à jour, le mode
opératoire doit être imprimé de nouveau et les versions papiers antérieures récupérées et
détruites.

De plus, à la consultation dans l’atelier les collaborateurs ne savent pas s’ils travaillent
avec une version à jour ou obsolète.

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Le manque
d’interactivité
Les instructions de travail papier ou en PDF ne
permettent pas une interactivité avec l’opérateur.
Le papier, de façon générale, n’est pas un support
interactif et les documents demeurent donc
statiques sans perspective d'évolution.
Peu ou pas
d'accessibilité
Les instructions de travail sont souvent rangées
dans des classeurs accessibles par tout le monde
et qui doivent être feuilletés de fond en comble
pour trouver la bonne information. Ce qui ne
permet pas de délivrer la bonne information au
bon moment à la bonne personne.

Aucune traçabilité
La récolte et le suivi des données est extrêmement
important dans l’industrie et encore plus pour
l’industrie 4.0. Qu’il s’agisse d’instructions de
travail ou de checklists, l’utilisation et le contenu
doivent être tracés afin d’alimenter les processus
de supervision, d'avancement, de création
d'anomalie et par voie de fait d'amélioration
continue.

Ne permettant pas de saisir des données, le mode

opératoire papier / PDF ne permet donc pas de
mesurer les actions et donc de planifier les
améliorations nécessaires.

L’entreprise n’a aucun moyen de savoir si

l’opérateur a pris en compte la dernière version
du document ou non et d’en fournir la preuve aux
autorités de régulation sans mettre en place un
dispositif fastidieux et coûteux de signatures
manuelles.

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 LES AVANTAGES DU
FORMAT DIGITAL

Quand nous parlons de digitalisation des documents, nous ne parlons pas de numérisation qui
permet de mettre à disposition des opérateurs des instructions de travail PDF mais bien une
digitalisation complète du document. Ce qui permet de :

De mettre à disposition un outil de formation moderne, visuel et performant. (Former dès le

premier jour sur le même document que l’opérateur sera amené à utiliser dans ses tâches
quotidiennes.)

D’avoir un seul document pour toute la carrière du salarié au sein de l’entreprise. (Le
document évolue, le salarié accède toujours à la dernière version de l’instruction de travail.)

D’être sur que les salariés utiliseront les dernières versions publiées des documents en
temps réel. (Éviter les erreurs et la non-qualité à cause d’une version non prise en compte.)

D’intégrer les checklists dans l’instruction de travail. (Toutes les informations sont
accessibles au même endroit pour l’opérateur, facilitant la saisie de données et la
centralisation.)

D’analyser finement les consultations et informations pour mettre en place une amélioration
continue documentaire et des processus. (Alimenter constamment les processus
d’amélioration continue avec de la donnée terrain collectée en temps réel pour éradiquer la
non-qualité et faire bon du premier coup.)

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 POURQUOI L’UTILISATION DE
PHOTOS ET VIDÉOS EST
INDISPENSABLE ?
Le cerveau est un outil complexe et les erreurs commisent dans une usine sont souvent
liées à une mauvaise interprétation ou un manque d’attention de la part de l'opérateur.

Pour réaliser les tâches au quotidien, nous utilisons majoritairement l’hémisphère gauche
de notre cerveau. La lecture d’une instruction de travail majoritairement composée de texte
utilise cette même partie et entraîne en conjonction avec la réalisation de la tâche :
une surcharge cognitive qui augmente considérablement l’erreur humaine.

Les images et vidéos sont généralement processées par l'hémisphère droit, elles
nécessitent moins de travail cérébrale pour être visualisées.

“Une étude de l’université de Californie montre un engagement neuronal significativement

accru en utilisant des instructions de travail majoritairement constituées de photo et de
vidéo par rapport à celles utilisant majoritairement le texte.”

Les conclusions de cette étude mettent en valeur que l’utilisation de photos et de vidéos
permet aux opérateurs : une meilleure concentration et une meilleure utilisation de leur
cerveau et diminue par la même occasion le risque d’erreur.

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 DIFFÉRENCES ENTRE
PAPIER, PDF ET DIGITAL

Avantages Papier PDF Digital

Standardisé

Ajout d'images

Ajout de vidéos

Partage immédiat

Intégration de
checklists

Processus
d'approbation

Contrôle automatique
des versions

Accessible sur tous les

appareils

Traçabilité et analyse
des données

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 PAPIER DIGITAL →
LES GAINS DE LA TRANSITION

Diminution du temps Savoir qui est formé Les documents ne

de formation et de en temps réel sur sont plus statiques
montée en chaque version de mais dynamiques
compétences chaque document

Accès à la bonne Un seul document La diminution des

information au bon pour la formation et erreurs, déviations
moment au bon dans l'atelier pour et non-conformités
endroit et par la toute la carrière de
bonne personne l'opérateur.

"Les instructions de travail digitales deviennent

un véritable outil de productivité pour l'opérateur"

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À PROPOS DE
PICOMTO
Picomto est une solution
d'instructions de travail digitales et
d'expert à distance qui vous permet
de mettre à disposition la bonne
information au bon moment au bon
endroit et d'en assurer la traçabilité
pour faire bon du premier coup et
éradiquer la non-qualité.
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