Strategie DSI 9 Covid19 Collaboratif Et Gestion de Contenu Deviennent Cle

E-guide
Stratégie DSI #9
Covid19 - Collaboratif
E-guide
Dans ce guide
Introduction
Le collaboratif
La crise sanitaire change la donne dans les priorités liées à la
transformation digitale des entreprises. Leviers parmi d’autres
La gestion de contenu
associés à l’agilité de certains collaborateurs ou à la
Accéder à plus de contenu Pro+
modernisation des process documentaires. Outils collaboratifs ou
de gestion de contenu deviennent tout d’un coup prépondérant
en période de télétravail accru dicté par le confinement. Ce
numéro spécial met en avant les principaux concepts associés à
ces couches applicatives et donnent quelques pistes pour opérer
sa sélection tandis que la crise pourrait durer.
Page 1 of 54
E-guide
Dans ce guide Pistes pour mieux gérer plusieurs

applications de collaboration
Le collaboratif
Katherine Finnell, Site Editor
La gestion de contenu Lorsqu'une organisation déploie une application de collaboration, elle espère
que cet outil répondra aux besoins de tous les utilisateurs. Mais, la réalité est
Accéder à plus de contenu Pro+ qu'aucune solution ne peut répondre à elle seule tous les objectifs.
Par conséquent, il est fréquent qu'une organisation en déploie plusieurs et

laisse même aux utilisateurs le choix d'installer les applications qu'ils veulent.
Près de la moitié des organisations disposent de deux applications de

collaboration ou plus, estime Irwin Lazar, analyste chez Nemertes Research. Et,
parmi celles qui n'en utilisent qu'une seule, 22 % en chercheraient une seconde
- selon un rapport de Nemertes qui a interrogé 560 organisations dans le
monde entre janvier et mars 2020.
La plupart du temps, la multitude d'outils vient du Shadow IT et des utilisateurs

qui décide d'installer une solution qui leur convient mieux que celle « officielle »,
choisie par l'IT pour standradiser le parc applicatif.
« Zoom est souvent le "disrupteur" », constate Irwin Lazar, « principalement

parce qu'il est simple et riche en fonctionnalités ».
Page 2 of 54
E-guide
Un scénario très courant aujourd'hui est un groupe avec une application « socle
Dans ce guide », comme Microsoft Teams ou Webex Teams, qui la complète avec du Zoom,
continue l'expert. Pour la collaboration d'équipe, Slack est également une option
Le collaboratif communément déployée en parallèle.
La gestion de contenu « Le problème c'est que toutes les applications ne sont pas identiques »,
rappelle Irwin Lazar. De fait, une application de collaboration peut offrir des
intégrations ou des capacités qu'une autre ne propose pas. Par exemple, les
équipes de développeurs automatisent souvent des workloads, comme la
gestion des incidents, avec Slack. Il sera difficile à une organisation qui a
décidé de tout normaliser sur Microsoft Teams d'imposer à son équipe de
développement d'abandonner Slack - parce que Teams ne disposent justement
pas de toutes les fonctions d'automatisation dont ils ont besoin.
Les organisations peuvent aussi avoir un chevauchement d'outil collaboratif

pour d'autres raisons, comme les fusions acquisitions ou les exigences légales
de gouvernance des données qui peuvent exclure des applications spécifiques
pour une zone donnée, ajoute Rob Arnold, analyste chez Frost & Sullivan.
Qu'on le veuille ou non, il faut donc gérer une diversité d'outils de

communications et de collaboration.
Page 3 of 54
E-guide
Dans ce guide Sécurité et formation des utilisateurs
Le collaboratif Le premier impératif, absolu, est que l'IT s'assure que toutes les applications
répondent bien à des normes minimales en matière de sécurité, de conformité
La gestion de contenu et de gouvernance, insiste Irwin Lazar.
« Une chose qui ressort des récents problèmes autour de Zoom est que l'IT doit
s'assurer que tout ce qu'elle autorise répond bien à un minimum de standard de
l'entreprise », a-t-il déclaré. Parmi ces normes de sécurité minimales, il cite la
prise en charge de l'authentification unique (SSO) et la conservation des
messages de chat.
« La formation des utilisateurs peut suffire à résoudre un grand nombre de

préoccupations en matière de sécurité », ajoute Rob Arnold qui pense au
Zoombombing, un problème typiquement lié à un mauvais usage d'un outil.
Les utilisateurs doivent impérativement être formés aux paramètres de sécurité

de chaque outil, aux exigences en matière de mots de passe et de code PIN,
aux particularités de l'identification pour l'accès aux réunions (ID multiples ou
fixe, etc.) et aux spécificités supplémentaires comme de donner à un hôte la
possibilité d'accorder le contrôle à d'autres participants pour partager du
contenu (powerpoint, pdf, etc.) ou pas, liste Rob Arnold.
Page 4 of 54
E-guide
Les secteurs réglementés doivent évidemment être particulièrement attentives à

Dans ce guide la sécurité des applications de collaboration, insiste Irwin Lazar. L'IT doit
pouvoir avoir la main sur les appareils, interdire aux utilisateurs de télécharger
Le collaboratif leurs propres applications ou imposer un VPN lorsqu'ils travaillent sur des
réseaux domestiques ou ouverts.
Les organisations moins réglementées auront plus de flexibilité pour permettre
aux utilisateurs d'utiliser d'autres applications. Mais elles auront tout à gagner à
ne pas faire l'économie des conseils précédents.
Choisir le bon outil
Tant qu'à gérer plusieurs outils de collaboration, autant que ce soit les bons.
Les services informatiques pourront pousser, de manière proactive, des
informations aux utilisateurs pour qu'ils puissent déterminer quelles applications
répondent le mieux à leurs besoins de communication. Ceci peut se faire dans
les deux sens : avec une remontée d'information via des études et en
descendant en liaison avec les services.
Après un déploiement, l'IT devra continuer ce va et vient d'informations et

sonder les employés sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, sur ce
dont ils ont encore besoin ou pas, et s'ils sont satisfaits de l'ensemble des outils
fournis, liste Irwin Lazar.
Page 5 of 54
E-guide
Mais les supports de plusieurs outils ne se fait pas d'un coup de baguette
Dans ce guide magique. Cette multitude peut peser sur les ressources de la DSI dont les
techniciens et les administrateurs doivent être formés sur plusieurs plateformes,
Le collaboratif avertit Rob Arnold. Le but de cette information vers l'utilisateur sera donc, aussi,
de limiter naturellement les applications en éclairant ses choix.
Les métiers peuvent en effet avoir du mal à décider quelle(s) application(s)
répond(ent) le mieux à un cas d'usage, constate-t-il. Décrire une application
sous la forme d'une liste de ses fonctions basiques et de les faire correspondre
à un besoin peut aider à faire ce choix.
Le mail, par exemple, est généralement mieux adapté aux messages internes
et externes formels, tandis que le chat et les outils de collaboration en équipe
conviennent mieux aux communications internes.
Pour les réunions, la visio-conférence est généralement adaptée pour les petits
groupes où tous les participants sont censés apporter leur contribution. A
l'inverse, les webinars sont adaptés aux grandes réunions qui ne nécessitent
pas (trop) de conversation.
Cette segmentation est a priori évidente pour vous, mais peut-être pas pour
tous vos utilisateurs. Le décryptage que vous leur apporterez, aussi trivial qu'il
puisse vous paraitre, ne pourra que vous aider à réduire le profusion
d'applications, et donc votre charge de travail.
Page 6 of 54
E-guide
Next Article
Dans ce guide
Le collaboratif
Page 7 of 54
E-guide
Dans ce guide Visioconférence : conseils pour améliorer

simplement la sécurité de vos réunions
Le collaboratif
Valéry Marchive, Rédacteur en chef
La gestion de contenu Avec le passage massif en télétravail, de nombreux salariés sous l’effet du
confinement mis en place pour lutter contre la propagation du
Accéder à plus de contenu Pro+ coronavirus Covid-19, les plateformes de visioconférence connaissent un
engouement sans pareil. Mais celui-ci ne va pas sans quelques incidents. Les
intrusions dans les visioconférences ne sont pas rares. Des serveurs Discord
dédiés au recensement et au partage de liens vers des réunions mal sécurisées
ont d’ailleurs faire leur apparition. Et c’est sans compter avec les noms de
domaine enregistrés dans le but de piéger les internautes en jouant sur des
ressemblances avec les noms de services de visioconférence légitimes.
Des applications à jour
Des vulnérabilités ont été identifiées – puis corrigées – dans certaines

applications de visioconférence, à commencer par Zoom. Bruno Leclerc, chez
Sophos, et Philippe Rondel, chez Check Point, le recommandent tous deux :
vérifiez régulièrement si des mises à jour de l’application sont disponibles. Cette
recommandation vaut en fait pour tous les logiciels. Mais la rappeler n’est
assurément pas un luxe, surtout lorsque les utilisateurs peuvent brutalement se
Page 8 of 54
E-guide
trouver confrontés à plus de responsabilités dans l’entretien de leur poste de

Dans ce guide travail qu’à l’accoutumée.
Le collaboratif Éviter que n’importe qui ne s’invite

Des intrus qui s’invitent à une réunion qui ne les concerne pas ? Cela s’appelle
le zoom-bombing et c’est en plein essor. Certains peuvent y voir une simple
plaisanterie, mais c’est aussi une attente à la confidentialité des échanges et à
leur efficacité. La première protection consiste là à ne diffuser l’identifiant de la
réunion qu’aux seules personnes ayant à le connaître. Mais ce n’est pas tout.
Zoom, par exemple, permet de générer automatiquement un identifiant de
réunion aléatoire, différent à chaque fois. Il est également possible – et
conseillé – de protéger les réunions par mot de passe et surtout de n’autoriser
que les utilisateurs invités à s’y joindre, sur la base de leur adresse e-mail.
Filtrer les arrivées
« [La fonction salle d’attente de Zoom] permet à l’organisateur de contrôler l’entrée des
participants dans la réunion, en les laissant patienter dans une salle d’attente virtuelle le
temps que celle-ci soit ouverte. »
Sophos
Bruno Leclerc
Page 9 of 54
E-guide
Bruno Leclerc et Philippe Rondel recommandent également d’utiliser la fonction

Dans ce guide salle d’attente avec Zoom : « ceci permet à l’organisateur de contrôler l’entrée
des participants dans la réunion, en les laissant patienter dans une salle
Le collaboratif d’attente virtuelle le temps que celle-ci soit ouverte », explique le premier.
La gestion de contenu Bruno Leclerc suggère également de contrôler l’accès à la fonction de partage
d’écran, pour empêcher le « zoom bombing ». Philippe Rondel va plus loin en
recommandant le contrôle de la caméra et de l’audio des participants, jusqu’à
suggérer de couper le micro de tous ceux qui n’ont pas à avoir la parole.
Des précautions additionnelles
Philippe Rondel va plus loin, recommandant d’éviter de « répondre ou de

cliquer sur les e-mails ou les messages instantanés associés à Zoom et à
d’autres outils de collaboration en ligne ». La multiplication des noms de
domaine trompeurs faisant référence à ce service de visioconférence, mais
également des opérations de hameçonnage visant à collecter des identifiants
de comptes professionnels – associés aux services Microsoft/Office 365 en
particulier –, lui donne entièrement raison. Pour lui, il est préférable d’indiquer
manuellement l’identifiant de la réunion à rejoindre sur le site Web de Zoom ou
dans l’application plutôt que de suivre un lien.
Page 10 of 54
E-guide
Enfin, pour Philippe Rondel, il convient « de contrôler sa propre confidentialité,

Dans ce guide comme avec tous les outils en ligne » : « supposez que ce qui se passe dans
Zoom ne reste pas dans Zoom ».
Le collaboratif
Next Article
Page 11 of 54
E-guide
Dans ce guide Microsoft Teams : 5 fonctionnalités clefs

pour travailler à distance
Le collaboratif
Reda Chouffani, Co-founder
La gestion de contenu Le travail à distance est une pratique de plus en plus répandue depuis quelque
temps déjà. Compte tenu de l’état actuel du monde, le nombre d’employés qui
Accéder à plus de contenu Pro+ travaillent de chez eux a spectaculairement augmenté. Conséquence, les
entreprises cherchent des moyens d’utiliser la technologie pour maintenir la
productivité, même loin du bureau.
Les organisations qui utilisent Teams de Microsoft trouveront ces cinq

fonctionnalités clés particulièrement précieuses. Certaines sont connues,
d’autres un peu moins.
1. Communications d’urgence et
ressources associées
La messagerie en temps quasi réel et le partage de ressources sont très utiles
dans les cas de communications d’urgence. Une entreprise peut créer un
groupe dans Teams où tous les utilisateurs actifs reçoivent des avis en temps
réel. Cette fonctionnalité est particulièrement importante lorsque les employés
doivent recevoir des communications critiques de la part de la direction – via
chat, conversations ou les onglets SharePoint.
Page 12 of 54
E-guide
Les employés peuvent également utiliser Teams pour accéder à des fichiers qui
Dans ce guide peuvent être des ressources précieuses – procédures d’urgence,
emplacements des hôpitaux, guides de sécurité ou politiques BYOD – qui
Le collaboratif doivent être partagées le plus rapidement possible.
La gestion de contenu 2. Documents de travail dans l’onglet

Fichiers
Pour les employés qui travaillent à domicile et qui ont besoin d’accéder à leurs
fichiers habituels, Teams propose un onglet « fichiers » pour uploader des
documents et les rendre accessibles à tout utilisateur qui dispose de l’accès et
des droits appropriés.
Cette capacité à prendre en charge les fichiers, leur partage et leur stockage
apporte une flexibilité précieuse. Et les employés peuvent accéder aux données
stockées dans le cloud sans utiliser un VPN.
3. Utiliser son ordinateur comme téléphone

professionnel
Les employés d’une entreprise qui a déjà Teams peuvent recevoir des appels
entrants directement sur leurs ordinateurs et leurs portables, comme s’ils
étaient assis à leur bureau.
Page 13 of 54
E-guide
Les entreprises qui utilisent Teams pour leurs VoIP trouveront cette
Dans ce guide fonctionnalité très utile. Lorsque les employés travaillent de chez eux, ils
recevront des appels sur leur Teams lorsqu’un collègue ou un client composera
Le collaboratif le numéro de leur ligne directe. Cette fonction est pratique, car elle évite d’avoir
à donner son numéro personnel. Pour les entreprises qui n’utilisent pas la VoIP,
La gestion de contenu Teams peut toujours aider les employés à communiquer entre eux en interne
utilisant des fonctionnalités audio et vidéo.
4. Réunion virtuelle au cœur de la
collaboration à distance
Les réunions « de visu » sont indispensables pour mener à bien des projets.
Les réunions virtuelles de Teams permettent d’organiser des réunions avec un
support vidéo (presque) complet, des tableaux blancs pour partager des idées
et le partage d’écran.
5. Sécuriser le travail à distance

Donner aux employés la possibilité de travailler depuis chez eux peut
s’accompagner d’une série de risques. Les ordinateurs personnels peuvent ne
pas répondre aux normes de sécurité de l’entreprise. Notamment pour celles
qui ne fournissent pas le matériel à leurs employés.
Page 14 of 54
E-guide
Avec Teams, ces risques sont atténués puisque les employés peuvent utiliser
Dans ce guide un navigateur web pour interagir avec les données corporate sans passer par le
réseau de l’entreprise. Teams offre également des garde-fous avec les
Le collaboratif fonctions de conformité et à de sécurité d’Office 365, qui permettent de détecter
les fuites de données et d’autres menaces dans le système. Par exemple, le
La gestion de contenu système verrouillera automatiquement un utilisateur si un vol d’identité est
détecté.
Next Article
Page 15 of 54
E-guide
Dans ce guide Quel outil de visioconférence choisir ? (1) :

les différenciateurs entre Cisco, Microsoft
Le collaboratif
et Zoom
La gestion de contenu Andrew Froehlich, President
Dans cette série d’articles destinés à vous aider à sélectionner le meilleur outil
de visioconférence pour votre organisation, nous allons examiner trois plates-
formes leaders (ou en passe de le devenir) : Cisco, Microsoft et Zoom. Mais
avant de plonger dans les détails techniques et fonctionnels de chaque produit,
il convient de revenir sur quatre considérations – qui sont autant de
différentiateurs clés – lors de votre choix.
1 – Qui utilisera le logiciel de vidéoconférence ? En résumé, on peut dire

que Webex et Zoom sont des choix plus appropriés si les utilisateurs échangent
dans des « conf calls » avec des personnes de l’extérieur, dans des
communications du style webinaire. Ces deux outils facilitent en effet la
connexion (login) et la participation à une réunion virtuelle.
Microsoft Teams, à l’inverse, est lié à l’AD de l’entreprise. Il s’avère donc être
un meilleur choix pour les conférences qui se déroulent entre participants au
sein de l’entreprise (même s’il reste possible de configurer des accès invités)
Page 16 of 54
E-guide
2 – Intégration avec des applications et des composants tiers. Les trois

Dans ce guide éditeurs disposent d’un large éventail d’intégrations qui peuvent ajouter des
fonctionnalités, des capacités et des gains d’efficacité à leurs solutions. Lors de
Le collaboratif votre décision, il est important de déterminer d’abord quelles applications vous
souhaitez intégrer dans le logiciel de visioconférence, puis de vérifier que ces
La gestion de contenu applications sont entièrement compatibles (ce qui n’est pas toujours le cas).
3 – Support produit. Chaque éditeur gère le support différemment.

Pour un support téléphonique dédié chez Microsoft ou de Zoom, vous devrez

acheter une licence plus chère. Dans le cas contraire, le support sera assuré
via un portail en ligne ou via un chat.
À l’opposé, toutes les licences Webex de Cisco offrent un support

téléphonique – soit pendant les heures d’ouverture, soit en 24/24, 7 jours sur 7,
selon la licence choisie.
Si votre entreprise a besoin d’une assistance téléphonique 24 heures sur 24,

assurez-vous de choisir le bon modèle de licence.
4 – Prix et licences. Les approches tarifaires sont très différentes d’un éditeur
à l’autre.
Microsoft et Zoom offrent des versions freemium – bien qu’elles soient assez
limitées, elles permettent d’équiper toute l’entreprise à moindre coût.
Page 17 of 54
E-guide
Cisco pour sa part offre un forfait Collaboration Flex Plan pour les organisations
Dans ce guide qui ont besoin de 100 licences ou plus. Ce plan permet de déployer des
licences entièrement fonctionnelles pour tous les employés. Cisco ne facture
Le collaboratif ensuite que les licences qui sont utilisées régulièrement.
La gestion de contenu Autre différenciateur, Zoom et Cisco proposent des forfaits mensuels et
annuels. Les principales variations entre les différentes licences concernent le
nombre de participants en simultanés à une réunion, les capacités de stockage
en ligne, la possibilité de se connecter via des numéros verts/gratuits, et le
niveau de support.
Microsoft Teams, lui, offre une licence unique qui fait partie du package d’Office
365. Vous pouvez également acheter séparément des fonctions
complémentaires Teams. Ces fonctions comprennent l’audioconférence, les
plans d’appel ou les licences pour le matériel de salle de conférence.
Maintenant que nous avons une meilleure compréhension des principaux

différenciateurs clés des trois outils de visioconférence, nous examinerons dans
le deuxième article de ce dossier chacun d’entre eux en profondeur afin de voir
les différences spécifiques du point de vue de l’architecture, des
caractéristiques et des fonctionnalités.
Page 18 of 54
E-guide
Dans ce guide Et aussi :
Le collaboratif Qu’est-ce que BlueJeans ?
La solution 100 % cloud de communications unifiées a refondu son ergonomie

et commence à se faire un nom en France. Quels sont ses atouts et ses
différences face à Zoom, Cisco, Teams ou WebEx ?
Comment tirer parti de l’évolution des outils de communication unifiés ?
La communication unifiée est en pleine évolution. Ce guide retrace en détail les

évolutions et les tendances qui transforment la communication unifiée.
Next Article
Page 19 of 54
E-guide
Dans ce guide Quelle solution de visioconférence

choisir ? (2) : Cisco Webex vs. Microsoft
Le collaboratif
Teams vs. Zoom
La gestion de contenu Andrew Froehlich, President
Dans la première partie de ce dossier, Andrew Froehlich, Président de West

Gate Networks, revenait sur les principaux points différentiant des trois offres
leaders – ou en passe de le devenir – de la visioconférence d’entreprise.
Dans cette deuxième partie, il analyse plus en détail (et de manière non
exhaustive) les capacités techniques des solutions de Cisco (Webex), de
Microsoft (Teams) et de Zoom.
Cisco Webex
Webex a connu une mise à jour majeure de son interface utilisateur en 2018.
Les améliorations ont été conçues pour faciliter la façon dont les utilisateurs
organisent et rejoignent des réunions.
La « nouvelle » plateforme offre de multiples façons de se connecter via un PC,

un Mac, des appareils mobiles, des kits de salle de réunion, etc.
Page 20 of 54
E-guide
Webex Meetings a aussi été intégré à une suite collaborative, précédemment

Dans ce guide connue sous le nom de Cisco Spark. Maintenant baptisée Webex Teams (à ne
pas confondre avec Microsoft Teams), elle offre des fonctions de chat, de
Le collaboratif partage de fichiers, de partage d’écran, de whiteboarding (tableau blanc
numérique partagé entre participants) et de réseau téléphonique public
La gestion de contenu commuté (RTC).
D’un point de vue architecture, Webex Meetings propose une version

entièrement SaaS ainsi qu’une option en cloud hybride avec le déploiement
d’un serveur Webex Meeting sur site au sein du LAN de l’entreprise.
En ce qui concerne les fonctionnalités avancées, Cisco implémente ce qu’il

appelle des solutions cognitives collaboratives (Cognitive Collaboration
Solutions). Dans ce domaine, l’éditeur a développé une intelligence artificielle
destinée à faciliter le travail d’équipe. Parmi les exemples de cette technologie
infusée dans Webex, citons :
• Proactive Join : cette fonction identifie les personnes qui entrent dans
une salle de réunion équipée de Webex et leur demande si elles
souhaitent rejoindre automatiquement leur réunion.
• Reconnaissance faciale : Webex identifie et affiche les noms et les
fonctions de tous les participants d’une réunion ce qui est
particulièrement utile lorsque des participants partagent un système de
caméra vidéo dans une même salle de conférence.
• People Insights : cette fonction fournit automatiquement aux autres
participants de la réunion des informations sur le profil utilisateur d’un
interlocuteur.
Page 21 of 54
E-guide
• Assistant Webex : l’assistant permet, vocalement, de se joindre à des

Dans ce guide réunions Webex ou de passer des appels. Il est également possible de
lancer à la voix d’autres tâches dans les salles équipées de matériels
compatibles Webex comme le contrôle du volume, la mise en sourdine,
Le collaboratif le démarrage et l’arrêt de l’enregistrement ou la visualisation des
horaires des salles.
Guide pratique :
Outils de collaboration : les bonnes questions à se poser avant d’investir
Ce guide permet de mieux cerner les fonctionnalités des différents outils de

collaboration et passe les plus populaires au crible. Il donne également des
clefs pour mieux les évaluer (et faire le bon choix)
Microsoft Teams
Jusqu’à récemment, l’outil de visioconférence de Microsoft était Skype For

Business, qui était inclus avec de nombreuses licences d’Office 365. Mais tout a
changé en 2017 lorsque Microsoft a annoncé sa nouvelle plateforme de
collaboration Teams.
Pour construire Teams, Microsoft est reparti d’une feuille blanche, même si le
remplaçant professionnel de Skype reste fortement intégré à Office 365 (Word,
Page 22 of 54
E-guide
Excel, PowerPoint, etc.). Teams offre en effet réellement des avantages

Dans ce guide lorsqu’il est utilisé conjointement aux autres applications de Microsoft – comme
le partage de contenu via OneDrive ou la possibilité d’utiliser l’IA d’Azure pour
Le collaboratif identifier les dates et les heures des réunions qui conviennent à tous les
participants.
Sur Teams et Skype For Business
Skype for Business : Microsoft prépare une version hybride pour faciliter
la migration vers Teams
Alors que l’historique Skype for Business est amené à laisser la place à Teams,
Microsoft a, semble-t-il, entendu les critiques de ses clients sur site, inquiets de
ne pas avoir de migration simple vers la nouvelle solution, 100 % cloud et
incomplète à leurs yeux en termes de téléphonie.
Comment bien gérer la migration de Skype for Business vers Microsoft

Teams
Un déploiement de Microsoft Teams semble inévitable pour les utilisateurs de

Skype for Business. Apprenez comment préparer votre organisation à cette
migration, que vous ayez une version cloud ou sur site.
Page 23 of 54
E-guide
En ce qui concerne les capacités vidéo elles-mêmes, Microsoft supporte

Dans ce guide plusieurs systèmes de salles de conférence, tableaux tactiles, smartphones et
tablettes, et appareils vidéo que ce soit sous Windows, MacOS, Android ou
Le collaboratif iOS. Bref, les options matérielles et logicielles sont légion.
La gestion de contenu Direct Routing est une autre fonction de Teams qui peut intéresser les grandes
entreprises. Il s’agit essentiellement d’un « Bring your Own PSTN ».
Concrètement, cela permet à une entreprise d’intégrer son réseau téléphonique
public commuté (RTC) actuel et les numéros de téléphone correspondants dans
Teams sans avoir à les porter sur Microsoft. C’est idéal pour les entreprises qui
souhaitent continuer à utiliser leur système téléphonique RTC et sur site tout en
l’intégrant dans Teams.
Zoom
Zoom est une plateforme spécialisée de webconférence, de vidéoconférence et

de collaboration d’équipe qui a été créée en 2011.
Bien que la plupart des entreprises choisissent d’utiliser la version SaaS du

produit, il existe une option de cloud hybride pour celles qui souhaitent
maintenir tous les appels vocaux, les vidéos et les échanges de données en
interne.
Page 24 of 54
E-guide
Zoom est nativement doté d’outils de collaboration - réunions vidéo, webinaires,

Dans ce guide VoIP, messagerie d’équipe et partage de fichiers. La plupart des entreprises,
cependant, l’utilisent comme solution de webinaire et de vidéoconférence entre
Le collaboratif participants internes et externes. Zoom peut afficher jusqu’à 49 flux vidéo sur un
seul écran. C’est beaucoup plus que Cisco ou Microsoft Teams.
Zoom vend son propre matériel vidéo de salle de conférence. L’éditeur supporte
également la plupart des points de terminaisons compatibles avec les
protocoles audio et vidéo H.323 et SIP. Les terminaux de Cisco et de Polycom
peuvent tous deux être configurés pour démarrer des sessions Zoom en
appuyant une fois sur un bouton afin de simplifier le processus de connexion à
la visioconférence.
Le niveau de flexibilité de Zoom en termes de support matériel peut être

intéressant pour les organisations qui souhaitent réutiliser le matériel de
visioconférence qu’elles possèdent déjà.
Zoom commercialise également des écrans qui affichent le planning des salles
de conférence à installer à l’extérieur des ces salles. Ces écrans permettent de
savoir si une pièce a été réservée, pour combien de temps et par qui.
Zoom propose également des applications PC, Mac et pour mobiles (iOS et
Android) pour se joindre à des réunions virtuelles.
Page 25 of 54
E-guide
Dans ce guide Et aussi :
Le collaboratif Qu’est-ce que BlueJeans ?
La solution 100 % cloud de communications unifiées a refondu son ergonomie

et commence à se faire un nom en France. Quels sont ses atouts et ses
différences face à Zoom, Cisco, Teams ou WebEx ?
Comment tirer parti de l’évolution des outils de communication unifiés ?
La communication unifiée est en pleine évolution. Ce guide retrace en détail les

évolutions et les tendances qui transforment la communication unifiée.
Communication unifiée : Slack et Zoom, partenaires particuliers
Slack et Zoom ont signé un accord qui les rapproche fortement, en amenant les
fonctions d’appels et de réunions de Zoom dans Slack. Ce qui pourrait faire de
l’application de collaboration d’équipe un rival encore plus gênant pour Cisco et
Microsoft.
Next Article
Page 26 of 54
E-guide
Dans ce guide Quelles différences entre un ECM, un DAM,

un PIM et une GED ?
Le collaboratif
Laurence Caron, DG France de Contentserv
La gestion de contenu Si l’ECM, le PIM et le DAM ont, tous les trois, vocation à gérer des informations
et des documents professionnels à très grande échelle, leurs objectifs (et donc
Accéder à plus de contenu Pro+ leurs fonctionnalités) sont bien différents.
L’experte Laurence Caron, qui dirige en France l’éditeur spécialisé Contentserv,

revient sur les trois types de solutions en explicitant, pour chacune d’elles, les
éléments clefs (types de documents gérés, objectifs, etc.) qui les caractérisent.
Si vous confondiez ECM, DAM et PIM, la lecture de cet article vous clarifiera à
coup sûr les choses.
Qu’est-ce qu’un ECM ?
L’ECM (Enterprise Content Management) se rapporte à tous types de

documents à forte valeur ajoutée pour les entreprises.
À la différence du DAM (Digital Asset Management, lire ci-après), cette solution

se concentre uniquement sur des données structurées. Un ECM va traiter une
facture, un relevé de compte ou plus généralement toutes les informations de
Page 27 of 54
E-guide
données transactionnelles, mais aussi des données cohérentes, qui vont être à
Dans ce guide jour et protégées.
Le collaboratif Si l’on prend le cas du premier fabricant d’hélicoptères au monde, un ECM a été
utilisé pour la génération du carnet de maintenance des hélicoptères : l’outil a
La gestion de contenu permis de consolider et de mettre en page un document très volumineux. Lors
de la livraison de chaque hélicoptère, il y a une obligation de maintenance de
l’appareil et de l’ensemble de ses composants, consignés dans un document
consolidé de 800 pages, qui lui-même fait appel à de l’information stockée dans
de multiples systèmes.
Pour réaliser ce type document avec un ECM (mise en page et édition print), il
faut faire appel à près de 400 solutions dans l’entreprise, c’est-à-dire
400 instances et systèmes, pour consolider l’information en un seul document
de 800 pages.
Autre cas : celui de la facture téléphonique, beaucoup moins complexe, mais

tout autant parlant. Ici, l’ECM permet de mettre en page et consolider des
informations liées à l’activité qui sont par exemple la consommation des SMS,
des appels téléphoniques, etc. Il est également possible de faire remonter des
informations liées au profil, à l’adresse ou aux coordonnées personnelles, des
points fidélités du consommateur, mais aussi des informations juridiques, voire
marketing.
Page 28 of 54
E-guide
Grâce à l’ECM, il est alors possible de faire apparaître des informations

Dans ce guide personnalisées pour le client. Dès lors, l’ECM va pouvoir influencer les
habitudes des consommateurs (promotion d’un nouveau produit, ou changer les
Le collaboratif habitudes de consommation, s’il s’agit d’une facture d’électricité ou d’un relevé
bancaire).
Qu’est-ce qu’un PIM ?
Le PIM (Product Information Management) est une solution logicielle qui permet
de gérer de manière centralisée l’ensemble de l’information relative à des
produits (ou des services) dans le but de distribuer cette information de la
manière la plus efficace possible sur tous les canaux.
L’information « Produit » peut être de différentes natures, aussi bien technique

que marketing. Elle est disponible pour toutes les équipes ayant un accès à la
plateforme. Dès lors, on va s’intéresser aux caractéristiques du produit et à
l’ensemble de sa composition.
Il faut voir le PIM comme un outil de modélisation. Dans le domaine de

l’alimentaire ou de la chimie par exemple, on va se concentrer sur la
composition du produit et sur les ingrédients.
La modélisation doit être précise et pertinente en s’appuyant sur les besoins et

les enjeux de chaque client. Par exemple, si une entreprise est implantée dans
Page 29 of 54
E-guide
plusieurs pays, du contenu localisé et approprié sera nécessaire pour chaque

Dans ce guide zone géographique afin de répondre aux attentes spécifiques des clients.
Le collaboratif Qu’est-ce qu’un DAM ?

Le DAM (Digital Asset Management) permet de centraliser la collecte et la
gestion des images, des photos, des fichiers vidéo ou de tout autre format de
fichier en facilitant leur recherche, leur enrichissement et leur distribution.
Dans les entreprises, de nombreuses personnes ont besoin d’accéder aux

ressources multimédias en toute sécurité. Le DAM accélère ainsi la
collaboration créative en facilitant le partage et la récupération des ressources
numériques.
Il est ainsi plus simple de gérer les campagnes et les processus publicitaires
pour les équipes concernées. La gestion des ressources multimédia reste un
enjeu crucial pour un grand nombre d’entreprises notamment chez les marques.
Complémentarité entre PIM et DAM
Le PIM et le DAM sont très souvent utilisés ensemble pour leur

complémentarité.
Page 30 of 54
E-guide
D’un côté, le PIM permet en effet de gérer l’information de manière centralisée

Dans ce guide pour prendre en charge et permettre d’automatiser les processus afin que les
utilisateurs puissent réaliser des recherches exhaustives et simplifier
Le collaboratif l’enrichissement des informations. De l’autre côté, le DAM facilite la gestion des
ressources multimédia.
Dans le cadre d’une solution comprenant le module PIM et le module DAM,
toutes les images, vidéos et photos, stockées dans le DAM, peuvent ainsi
facilement être associées aux produits se trouvant dans le PIM.
Et la GED dans tout ça ?
La GED ou DMS (Document Management System) s’intéresse aux documents

d’une organisation ou d’une entreprise. Cette solution permet de digitaliser les
documents et d’en finir avec les méthodes archaïques pour respecter les
nouvelles obligations légales.
En effet, le règlement européen oblige aujourd’hui les organisations de type

agence de conseils à envoyer leurs documents juridiques et sensibles – tels
que des contrats ou fiches de paie – via une GED pour sécuriser le transfert
d’informations.
La GED est souvent associée avec la signature électronique ou la certification

avec des coffres-forts pour sécuriser les échanges.
Page 31 of 54
E-guide
Aujourd’hui, les emails sont considérés comme des preuves intangibles.

Dans ce guide Toutefois, un email peut toujours être altéré ou falsifié. La GED permet alors de
sécuriser tous les échanges, mais de gérer également des versions de
Le collaboratif documents. Dès lors, les bulletins de paie peuvent désormais être
dématérialisés et conservés électroniquement. De même, la fiscalité en France
La gestion de contenu permet à une entreprise de tout dématérialiser pour autant qu’elle respecte
évidemment de nombreuses contraintes comme déposer ses archives à un
Accéder à plus de contenu Pro+ endroit très précis. La GED digitalise complètement l’ensemble de ces
contraintes juridico-légales et mises en conformité très complexes pour de
nombreuses organisations.
Si on parle de complémentarité, il s’agit de gérer la partie transactionnelle avec

un ECM, et la partie marketing dans un DAM ou un PIM lorsqu’il y a un lien
avec le produit. Il existe alors un point commun entre tous ces outils : la gestion
de données et de contenus dans un référentiel unique. L’ECM est un référentiel
unique, le PIM et le DAM sont des référentiels uniques même s’ils ne gèrent
pas le même type de contenus.
Quant à la GED, cette solution ne se réfère pas à des contenus, mais à des
documents de l’entreprise. À savoir que les documents représentent 80 % de
l’information possédée par l’entreprise. Ces dernières sont au cœur des
processus métier et de la gestion des organisations.
Page 32 of 54
E-guide
Dans ce guide Conclusion
Le collaboratif Ensemble, les quatre solutions proposent un accès centralisé, rapide et une
protection de l’information.
Elles permettent également une unicité et une gestion des versions de
l’information avec la capacité de changer une fois pour publier de multiple fois.
En termes de bénéfices, on peut citer l’augmentation de la productivité, de
l’efficacité, de la qualité ainsi qu’une accélération du time-to-market ; enfin, une
réduction des coûts et des délais et une mise en conformité simplifiée des
certifications et des réglementations.
Présent en France depuis 2016, Contentserv est un éditeur suisse fondé en

1 999 spécialiste du PIM, du DAM et du PXM. En France, il compte parmi ses
clients Lacoste, Thom Europe (Trésor, Histoire d’Or, Marc Orian, etc.), Villeroy
& Boch, La Maison du Whisky et en Europe Porsche, Dorel (Maxi Cosi),
Mitsubishi, Escada ou encore Dr Grandel.
Next Article
Page 33 of 54
E-guide
Dans ce guide Gestion de contenus : en quoi un PXM

diffère d'un PIM (et le complète) ?
Le collaboratif
Christophe Marcant, Chief Product Officer chez Contentserv
La gestion de contenu Depuis plusieurs années, on observe que la donnée produits - qui est une vue
intrinsèque des propriétés des produits - ne se concentre pas du tout sur la
Accéder à plus de contenu Pro+ mise en vente ou l’exposition. Il subsistait le problème de la gestion d’une
information de type « merchandising », c’est-à-dire de la manière dont l'on met
en valeur les produits afin de mieux les vendre. Par conséquent, il devenait
essentiel de savoir où cette information pouvait être capturée et gérée.
Prenons l’exemple de boîtes de chocolats lors des actions de fin et de début

d’année. Les nombreuses promotions de décembre à février doivent donner lieu
à une approche très centrée sur les clients, les marchés et les événements -
notamment à Noël, la Saint Sylvestre ou à la St Valentin. La boîte de chocolat
doit donc, à chaque fois, être associée à des promotions focalisées sur chaque
réveillons ou sur la fête des amoureux.
Inclure le contexte
Le PXM (Product Experience Management) donne au marketing cette capacité

de créer des expériences produits personnalisées qui prennent en
Page 34 of 54
E-guide
considération non seulement une offre ciblée (par rapport aux consommateurs),
Dans ce guide mais aussi les produits qui correspondent à une attente client livrée au bon
moment, dans le bon contexte, avec la bonne information.
Le collaboratif
Différents aspects - telle que la recommandation des produits - sont pris en
La gestion de contenu compte par le PXM. Notamment lorsqu’il y a une demande pour un type de
produit qui permettra une recommandation contextualisée avec des
informations plus spécifiques.
Un autre exemple est intéressant : celui d'une perceuse électrique. Il est

intéressant car une perceuse peut aussi bien être présentée à un professionnel
du secteur du BTP qu’à un professionnel du secteur automobile. Mais elle ne
sera pas exposée de la même manière. Dit autrement, l’approche marketing
sera différente : l’image associée avec le produit sera adaptée (avec une
illustration d’un site de construction pour le secteur du bâtiment et une industrie
de pièces mécaniques pour le secteur automobile).
Coffrets et lots
Le PXM permet également de réaliser des lots ou des coffrets produits.

L'exemple classique serait celui du linge de maison avec des coffrets contenant
un drap, une housse de couette et des taies d’oreiller.
Page 35 of 54
E-guide
Par ailleurs, il est possible de mettre en application et d'optimiser le « shop-the-

Dans ce guide look » avec un PXM, ce dernier permettant de mettre en valeur plusieurs
produits à utiliser ensemble. C’est le cas, dans l’univers du textile, de la
Le collaboratif présentation d’un blazer, d’une chemise et d’un pantalon afin de créer un look
et une expérience d’achat. Par conséquent, ces assortiments ne sont pas une
La gestion de contenu activité qui se place au sein d’un PIM mais plutôt dans un PXM.
Accéder à plus de contenu Pro+ Campagnes promotionnelles et multicanal
L’autre aspect essentiel du PXM est la création de campagnes promotionnelles.
Un PXM permet en effet d’assembler différents lots de produits avec une

communication externe -que ce soit du Print ou des campagnes emailing
ciblées - afin de délivrer un message adapté à un moment précis de l’année - et
toujours dans une perspective produit.
Le PXM permet aussi d’optimiser les produits pour une présentation des
informations à travers différents canaux. Il essentiel de détenir une base
complète d’informations produits afin de distribuer ces dernières de manière
cohérente à travers ces différents canaux avec une perspective merchandising
et marketing par rapport à la promotion ou la mise en valeur de ces produits à
travers différents canaux.
Page 36 of 54
E-guide
Dans ce guide Metrics
Le collaboratif Le dernier atout du PXM est de pouvoir mesurer les résultats. Il est possible
avec ce dernier d’acquérir des analyses, les métriques, les mesures de résultat
La gestion de contenu par rapport aux offres dans le but de savoir ce qui n’a pas fonctionné et de
revoir les messages.
Cette solution est donc une opportunité. Elle va devenir quasi nécessaire pour
les distributeurs.
Mais il ne faut pas oublier la partie fabricants. En effet, malgré le côté très «
promotionnel » de cette solution, on constate que de nombreux indicateurs
montrent que les acheteurs B2B sont influencés par leur propre expérience en
tant que consommateur. Lorsqu’ils participent à une interaction B2B, ils auront
des attentes similaires, vécues au niveau B2C, avec des achats et des
interactions avec les sites web.
PIM et PXM
Pour conclure, jusqu’à maintenant il y avait le PIM et les plateformes e-

commerce pour une présence en ligne, mais une question restait encore sans
réponse : « où sont gérer le merchandising et la mise en valeur de ces
produits ? »
Page 37 of 54
E-guide
Cette dialectique existait depuis 10 ans chez beaucoup d’entreprises, sans

Dans ce guide réelle réponse car elle était surtout liée à la composition des équipes et à
l’accès aux outils. Aujourd’hui les marques peuvent désormais gérer tous ces
Le collaboratif aspects avec un PXM.
La gestion de contenu Présent en France depuis 2016, Contentserv est un éditeur suisse fondé en
1999 spécialiste du PIM, du DAM et du PXM. En France, il compte parmi ses
clients Lacoste, Thom Europe (Trésor, Histoire d’Or, Marc Orian, etc.), Villeroy
& Boch, La Maison du Whisky et en Europe Porsche, Dorel (Maxi Cosi),
Mitsubishi, Escada, Dr Grandel etc.
Next Article
Page 38 of 54
E-guide
Dans ce guide Une bonne stratégie de personnalisation

de contenu fusionne automatisation du
Le collaboratif
marketing et ECM
La gestion de contenu Geoffrey Bock, Principal
La notion de marketing personnalisé est aussi ancienne que le web lui-même.

Don Peppers et Martha Rogers ont popularisé la personnalisation du contenu

dans leur livre précurseur, « The One to One Future », publié en 1993, et ont
influencé de nombreuses entreprises pionnières du commerce électronique au
cours de la première bulle internet. Jeff Bezos a fondé Amazon un an plus tard,
et il a depuis profité de la personnalisation du contenu, en recueillant
inlassablement des informations de première qualité sur ce que les clients
veulent et ce dont ils ont besoin.
Aujourd'hui, Karl Wirth et Katie Sweet abordent à nouveau le sujet dans un livre
qu'ils viennent juste de publier « One-to-One Personalization in the Age of
Machine Learning ». Et ils savent de quoi ils parlent. Karl Wirth est le PDG
d'Evergage, une startup du Massachusetts qui propose un moteur de
personnalisation de contenu et des services de marketing numérique. Katie
Sweet est sa responsable du marketing et du contenu.
Page 39 of 54
E-guide
S'agit-il simplement de faire du faux neuf avec du vrai vieux, ou la technologie

Dans ce guide a-t-elle finalement rendu possible la vision originale de Peppers et Rogers ? Les
deux arguments se tiennent.
Le collaboratif
Les données sont là, les connexions pas

encore
Les sites de commerce électronique d'aujourd'hui sont très différents des
boutiques en ligne et des catalogues électroniques de la fin du dernier
millénaire. Faire du e-Commerce aujourd'hui est plus simple, dans plus de
gammes de produits et plus généralisé que ce que les futuristes les plus
fervents de l'époque auraient pu imaginer dans leurs rêves les plus fous.
Pourtant, la promesse d'expériences personnalisées demeure

remarquablement frustrante. La personnalisation exige beaucoup de contenus,
ainsi que des informations détaillées sur qui sont vos clients et sur ce qu'ils
veulent. Elle exige également des capacités pour établir facilement des
connexions entre les deux et traduire les connaissances de ses clients en
chiffre d'affaires.
Trop souvent, nous avons prêté attention aux premiers - aux systèmes de
gestion de contenu, aux sources d'information sur les clients et aux analyses -
sans nous soucier des environnements de modélisation intuitive nécessaires
pour relier facilement les points et cartographier des relations individualisées.
Page 40 of 54
E-guide
Dans ce guide Cibler les conversations est la prochaine

étape
Le collaboratif
C'est là que les moteurs de personnalisation de contenu, comme Evergage,

La gestion de contenu peuvent changer la donne avec des conversations et des interactions ciblées et
placer la barre plus haut pour offrir des expériences numériques de prochaine
Accéder à plus de contenu Pro+ génération.
Oui, il va falloir gérer beaucoup de contenus. Au-delà des systèmes de gestion

de contenu Web (CMS) et de gestion des actifs numériques (ECM), les plates-
formes de gestion de contenu Headless prennent en charge des sources
uniques de données par le biais de collections de contenus qu'elles permettent
d'archiver et de cataloguer.
Oui, les entreprises doivent segmenter leur audience en recueillant et en

fusionnant leurs propres données avec des sources tierces. Mais les
spécialistes du marketing numérique sont également des acteurs essentiels. Ils
ont besoin d'outils et de techniques faciles à utiliser pour scripter des
conversations personnalisées, puis pour avoir les capacités de comprendre
clairement les résultats. C'est là que notre réflexion sur la personnalisation du
contenu doit évoluer.
Page 41 of 54
E-guide
Dans ce guide Personnalisation pour tout le monde
Le collaboratif Au final tout se résume à la traditionnelle question des coûts et des bénéfices.
Lorsqu'il s'agissait de concrétiser sa vision, Jeff Bezos avait les ressources
La gestion de contenu nécessaires pour investir massivement, pendant de nombreuses années, afin
d'affiner les capacités de personnalisation d'Amazon et de transformer nos
attentes concernant notre manière d'acheter n'importe quel produit.
Heureusement, certaines choses deviennent moins coûteuses avec le temps.

Les moteurs de personnalisation de contenu promettent d'aider à automatiser
les conversations individuelles et enfin de rendre la technologie abordable pour
les petites et les moyennes entreprises.
Il ne fait aucun doute que nos attentes à l'égard des expériences numériques
augmenteront à mesure que ces plateformes seront largement adoptées.
Next Article
Page 42 of 54
E-guide
Dans ce guide ECM : comment appliquer l'agilité à la

gestion des contenus
Le collaboratif
Laurence Hart, Director
La gestion de contenu Quand les gens pensent agile, ils pensent aux développeurs qui écrivent des
applications. Cependant, les méthodes "Agiles" peuvent être utilisées pour
Accéder à plus de contenu Pro+ créer un changement réel dans d'autres domaines d'une organisation - y
compris la gestion de contenu.
Au cours de la première décennie des outils ECM (Enterprise Content

Management), les organisations construisaient des applications complexes au-
dessus des grands déploiements logiciels et matériels. Si les exigences
changeaient en cours de projet, l'application finale ne répondrait plus aux
besoins au moment de sa mise en service.
Pire, arrivé à ce point, le budget était épuisé. Résultat, beaucoup

d'organisations ont dû faire avec un ECM imparfait jusqu'à ce qu'elles aient le
budget nécessaire pour en essayer un autre.
Le problème est que le monde change plus vite chaque année, donc cette
approche est devenue encore plus caduque. La gestion agile de contenus peut
aider au contraire à tirer rapidement une réelle valeur ajoutée des ECM.
Page 43 of 54
E-guide
L'une des contraintes de l'ECM traditionnelle est la nécessité de construire toute

Dans ce guide l'infrastructure. Les systèmes étaient souvent difficiles à dimensionner par
rapport à la demande (que ce soit à la hausse ou à la baisse) et ne pouvaient
Le collaboratif souvent pas tenir des charges supérieures sans une reconstruction complète.
La gestion de contenu Avec le cloud et les conteneurs, les systèmes ECM peuvent au contraire
commencer petit et grandir « à la demande ». Au lieu de travailler pendant trois
à quatre mois pour rendre le coeur de l'ECM opérationnel, les équipes IT
peuvent provisionner une plate-forme de services de contenus - en tout cas ses
fonctions de bases - en quelques jours.
Cela ne veut pas dire que l'on peut faire l'économie de l'analyse l'ensemble de
la situation d'une entreprise : une compréhension des besoins de contenus à
l'échelle de l'organisation reste indispensable pour ne pas créer un silo et être
ostracisé.
Le fait de parler à divers groupes au début du processus peut aussi mener à

creuser les fondations d'un modèle de contenus qui soit souple et qui peut
évoluer plus rapidement sur le long terme.
Page 44 of 54
E-guide
Dans ce guide Comment rendre une gestion de contenus

agile ?
Le collaboratif
L'utilisation de services cloud ou de conteneurs dès le début du projet ouvre

La gestion de contenu néanmoins la porte à la gestion de contenu agile. Quelle que soit la
méthodologie choisie, l'approche est la même : 1/ création itérative et
Accéder à plus de contenu Pro+ déploiement de fonctionnalités de gestion de contenus qui répondent vraiment
aux besoins des personnes qu'elles sont destinées à aider. 2/ Cadence
constante des mises à jour et des sorties pour permettre aux technologues et à
l'entreprise de se synchroniser.
Considérons un exemple fictif dans l'administration. La première étape pourrait

être de créer une application pour un bureau afin de numériser la
correspondance entrante. On peut imaginer une application qui scanne les
lettres papier et qui collecte manuellement les courriels, puis qui stocke le tout
dans le système ECM. Ces éléments pourraient ensuite être acheminés au
groupe approprié pour créer des réponses, puis à un validateur nécessaire.
La numérisation du routage des courriers entrants ajoute déjà de la valeur à

l'organisation : la correspondance est stockée en toute sécurité et peut faire
l'objet de recherches. C'est une application de base, mais c'est un début. Après
le lancement initial, les fonctionnalités suivantes pourraient être ajoutées :
• règles de routage ;
Page 45 of 54
E-guide
• modèles de courrier type pour s'assurer que les réponses ont un format
Dans ce guide standard
• capture automatique des courriels pour supprimer l'effort manuel de tri
des mails
Le collaboratif • rapports pour mieux suivre les tâches effectuées
• intégration avec le système RH afin d'intégrer automatiquement les
La gestion de contenu informations fréquemment demandées dans le système de contenu.
Au cours de ces itérations, si les RH veulent utiliser la plate-forme pour stocker

les CV entrants et les lettres de motivation, il est possible de le faire rapidement
en utilisant les fonctions existantes. Ce qui pourrait, ensuite, être élargi pour
créer un workflow d'embauche qui produit les données nécessaires à
l'amélioration du processus global.
Avec une démarche agile, les systèmes ECM peuvent aider une grande partie
des fonctions de l'organisation. Toutes les semaines, de nouvelles fonctions
peuvent être imaginées pour augmenter la valeur pour les métiers ou pour les
fonctions supports. Pour chaque processus, un produit viable minimum (MVP)
est créé, puis élargi. Les décisions sur les caractéristiques à mettre en œuvre
sont prises une par une. Au fur et à mesure qu'une caractéristique est
développée, la suivante entre en phase de conception. Lorsque de nouvelles
caractéristiques sont identifiées, elles sont ajoutées à une liste qui est
continuellement priorisée.
Page 46 of 54
E-guide
Dans ce guide Un engagement constant est nécessaire

pour obtenir une valeur stable
Le collaboratif
En définissant un petit MVP, modeste, sur lequel construire de façon itérative, la

La gestion de contenu valeur est générée de façon constante. Les utilisateurs bénéficient d'un système
fonctionnel plus rapidement, ce qui permet d'obtenir une rétroaction plus rapide
Accéder à plus de contenu Pro+ sur les besoins.
La gestion agile de contenus aide également l'organisation à définir la

différence entre les besoins fondamentaux et les besoins secondaires. Les
fonctions « agréables » ne sont jamais des priorités, à l'inverse les fonctions qui
répondent à des besoins critiques de gestion de contenus sont identifiées en
continu et mises en œuvre.
La clé du succès pour l'ECM réside grandement dans l'adoption d'une approche
agile. Ne concevez pas tout, trop tôt, sans comprendre comment fonctionne
concrètement l'entreprise au niveau des contenus. Sans quoi, les besoins futurs
détruiront vos hypothèses initiales.
Le fait d'avoir à changer tout le modèle de contenus parce que l'industrie a

changé peut rendre un projet rapidement caduque. C'est pourquoi il est
important de comprendre en amont et d'élaborer des lignes directrices sur les
modèles de contenus et de ne construire que les aspects qui soutiennent la
création de valeur apportée aujourd'hui.
Page 47 of 54
E-guide
Enfin n'oubliez pas l'engagement requis. Vous ne pouvez pas faire des
Dans ce guide implémentations agiles lentement : vous devez vous engager franchement.
Lorsque l'organisation s'engage pleinement à fournir des applications de
Le collaboratif contenu de cette manière itérative et continue, c'est à ce moment-là - et
uniquement à ce moment là - que la valeur pour l'organisation augmente et
La gestion de contenu qu'elle est perçue comme telle.
Next Article
Page 48 of 54
E-guide
Dans ce guide Dématérialisation : factures et

commandes, parents pauvres de la
Le collaboratif
transformation digitale
La gestion de contenu Philippe Ducellier, Rédacteur en chef adjoint
Esker va bien. Les résultats financiers du premier trimestre du spécialiste

français (et mondial) de la dématérialisation de factures et des commandes
montrent une progression continue de ses revenus.
L'éditeur créé en 1985 à Lyon affiche un CA qui dépasse les 50 millions d'euros
(+18 % sur la période) et un revenu net au-delà des 5 millions (+11 %).
Certes, cette fonction des entreprises n'est pas la plus « sexy », mais - comme
la gestion documentaire - elle est fondamentale à son bon fonctionnement et
aux initiatives numériques.
Pourtant, une récente étude de Citwell montre que la fonction « service clients
et administration des ventes » - comme l'appelle Esker - reste le parent pauvre
de la transformation digitale.
Page 49 of 54
E-guide
Dans ce guide Qu'est-ce que la dématérialisation du «

service clients et de l'administration des
Le collaboratif
ventes »
Par « service clients et administration des ventes », il faut comprendre les
traitements des commandes entrantes des clients et ceux des commandes
sortantes vers les fournisseurs (compréhension de la commande, vérification,
entrée de la commande dans l'ERP, émission des factures, suivi du
recouvrement). Autrement dit ce que les anglo-saxons appellent le « P2P &
O2C » (Purchase-to-Pay et Order-to-Cash).
« Nous faisons des logiciels de dématérialisation. En décodé, nous permettons

aux entreprises de se débarrasser du papier dans leurs échanges, factures et
bons de commande [cotés clients et fournisseurs] », résume le président et
fondateur Jean-Michel Bérard.
Esker le fait en extrayant les données des documents avec de l'OCR (Optical
Character Recognition) augmentée à l'Intelligence Artificielle - mails (avec PDF,
docs, Excel, etc.) ; scan de fax et des courriers papiers. Les factures et
commandes sont ensuite allouées aux bonnes personnes et automatiquement
injectées dans un workflow (validation, traçabilité du traitement, mise en litiges,
etc.). Elles sont également consignées, ce qui permet de retrouver les
Page 50 of 54
E-guide
informations pour répondre à un client ou à un fournisseur (facture traitée ou en

Dans ce guide attente, litige, en cours, etc.)
Le collaboratif Cette numérisation permet dans un deuxième temps de suivre les indicateurs
clefs liées à ces traitements dans des Dashboards (nombre de factures à traiter
La gestion de contenu - dont combien sont échues, répartitions des factures par comptables, alertes
de pics d'activités pour demander des renforts ponctuels, temps de traitement
des factures, etc.).
P2P & O2C, parents pauvres de la

digitalisation
L'étude de Citwell sur la digitalisation du domaine est à prendre avec des

pincettes - elle a été commanditée par Esker et va donc dans son sens. Mais
ses conclusions sont éloquentes et riche d'enseignements dans le sens où elles
invitent à se recentrer sur le fondamental.
Les résultats montrent que « d’une manière générale, la maturité [de la

numérisation du P2P & O2C] des entreprises reste basique ». La distribution,
l'agroalimentaire, les industries pharmaceutiques et cosmétiques ressortent
avec une maturité sensiblement supérieure, mais « les secteurs de la chimie et
des industries de biens d’équipement semblent plus à la traîne ».
Page 51 of 54
E-guide
Autre constat, le « service client » (au sens de Esker donc) est indubitablement
Dans ce guide un « parent pauvre des projets de transformation ».
Le collaboratif « En dehors de la prise en main d'un nouvel ERP, avec un accompagnement

parfois faible, peu d'initiatives d'envergure font évoluer cette fonction », ajoute
La gestion de contenu Citwell.
Concrètement, l'étude souligne que l'amélioration de ces fonctions P2P & O2C
passent certes par un meilleur outillage, mais aussi par des éléments plus
vastes comme l'évaluation en amont du niveau d'activité, par la mesure de la
satisfaction client (qui fait émerger la conscience de l'importance de ce rouage
entre supply chain et parcours client), par une implication transverse de
l'entreprise et, ce qui revient au même, par le rattachement direct à la direction
générale des entreprises.
Pour l'étude, cette problématique des commandes et des factures - cantonnées

aux seuls comptables - va devenir critique avec des flux internationaux de plus
en plus complexes et l'arrivée de produits personnalisés, sur mesure - les deux
compliquant d'autant la gestion des factures.
Au final, le principal rappel - au-delà du P2P et du O2C - est que les tâches
fondamentales d'une activité sont souvent ingrates (et souvent côté support). Et
que de ce fait, elles sont négligées voire oubliées dans la transformation au
profit de projets plus vendeurs en interne, mais aux retombées largement plus
incertaines.
Page 52 of 54
E-guide
Dans ce guide
Le collaboratif
Accéder à plus de contenu exclusif PRO+
La gestion de contenu Vous avez accès à cet e-guide en tant que membre via notre offre PRO+ : une
collection de publications gratuites et offres spéciales rassemblées pour vous par nos
Accéder à plus de contenu Pro+ partenaires et sur tout notre réseau de sites internet.
L’offre PRO+ est gratuite et réservée aux membres du réseau de sites internet
TechTarget.
Profitez de tous les avantages liés à votre abonnement sur:

http://www.lemagit.fr/eproducts
Images; stock.adobe.com
©2020 TechTarget. Tout ou partie de cette publication ne peut être transmise ou reproduite dans quelque forme ou de quelque
manière que ce soit sans autorisation écrite de la part de l’éditeur.
Page 53 of 54
E-guide
Dans ce guide
Le collaboratif

Le document consulté provient du site www.lemagit.fr
David Castaneira | Editeur

TechTarget
29 rue du Colisée, 75008 Paris
www.techtarget.com
©2020 TechTarget Inc. Aucun des contenus ne peut être transmis ou reproduit quelle que soit la forme sans l'autorisation écrite de l'éditeur. Les
réimpressions de TechTarget sont disponibles à travers The YGS Group.
TechTarget édite des publications pour les professionnels de l'IT. Plus de 100 sites qui proposent un accès rapide à un stock important d'informations, de
conseils, d'analyses concernant les technologies, les produits et les process déterminants dans vos fonctions. Nos
événements réels et nos séminaires virtuels vous donnent accès à des commentaires et recommandations neutres par des experts sur les problèmes et défis
que vous rencontrez quotidiennement. Notre communauté en ligne "IT Knowledge Exchange" (Echange de connaissances IT) vous permet de partager
des questionnements et informations de tous les jours avec vos pairs et des experts du secteur.
Page 54 of 54

Strategie DSI 9 Covid19 Collaboratif Et Gestion de Contenu Deviennent Cle

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Strategie DSI 9 Covid19 Collaboratif Et Gestion de Contenu Deviennent Cle

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

E-guide

Dans ce guide Pistes pour mieux gérer plusieurs

Par conséquent, il est fréquent qu'une organisation en déploie plusieurs et

Près de la moitié des organisations disposent de deux applications de

La plupart du temps, la multitude d'outils vient du Shadow IT et des utilisateurs

« Zoom est souvent le "disrupteur" », constate Irwin Lazar, « principalement

Les organisations peuvent aussi avoir un chevauchement d'outil collaboratif

Qu'on le veuille ou non, il faut donc gérer une diversité d'outils de

Dans ce guide Sécurité et formation des utilisateurs

« La formation des utilisateurs peut suffire à résoudre un grand nombre de

Les utilisateurs doivent impérativement être formés aux paramètres de sécurité

Les secteurs réglementés doivent évidemment être particulièrement attentives à

Choisir le bon outil

Après un déploiement, l'IT devra continuer ce va et vient d'informations et

Accéder à plus de contenu Pro+

Dans ce guide Visioconférence : conseils pour améliorer

Des applications à jour

Des vulnérabilités ont été identifiées – puis corrigées – dans certaines

trouver confrontés à plus de responsabilités dans l’entretien de leur poste de

Le collaboratif Éviter que n’importe qui ne s’invite

Filtrer les arrivées

Bruno Leclerc et Philippe Rondel recommandent également d’utiliser la fonction

Des précautions additionnelles

Philippe Rondel va plus loin, recommandant d’éviter de « répondre ou de

Enfin, pour Philippe Rondel, il convient « de contrôler sa propre confidentialité,

Accéder à plus de contenu Pro+

Dans ce guide Microsoft Teams : 5 fonctionnalités clefs

Les organisations qui utilisent Teams de Microsoft trouveront ces cinq

La gestion de contenu 2. Documents de travail dans l’onglet

3. Utiliser son ordinateur comme téléphone

5. Sécuriser le travail à distance

Dans ce guide Quel outil de visioconférence choisir ? (1) :

1 – Qui utilisera le logiciel de vidéoconférence ? En résumé, on peut dire

2 – Intégration avec des applications et des composants tiers. Les trois

3 – Support produit. Chaque éditeur gère le support différemment.

Pour un support téléphonique dédié chez Microsoft ou de Zoom, vous devrez

À l’opposé, toutes les licences Webex de Cisco offrent un support

Si votre entreprise a besoin d’une assistance téléphonique 24 heures sur 24,

Maintenant que nous avons une meilleure compréhension des principaux

Dans ce guide Et aussi :

Le collaboratif Qu’est-ce que BlueJeans ?

La solution 100 % cloud de communications unifiées a refondu son ergonomie

La communication unifiée est en pleine évolution. Ce guide retrace en détail les

Dans ce guide Quelle solution de visioconférence

Dans la première partie de ce dossier, Andrew Froehlich, Président de West

La « nouvelle » plateforme offre de multiples façons de se connecter via un PC,

Webex Meetings a aussi été intégré à une suite collaborative, précédemment

D’un point de vue architecture, Webex Meetings propose une version

En ce qui concerne les fonctionnalités avancées, Cisco implémente ce qu’il

• Assistant Webex : l’assistant permet, vocalement, de se joindre à des

Outils de collaboration : les bonnes questions à se poser avant d’investir

Ce guide permet de mieux cerner les fonctionnalités des différents outils de

Jusqu’à récemment, l’outil de visioconférence de Microsoft était Skype For

Excel, PowerPoint, etc.). Teams offre en effet réellement des avantages

Comment bien gérer la migration de Skype for Business vers Microsoft

Un déploiement de Microsoft Teams semble inévitable pour les utilisateurs de

En ce qui concerne les capacités vidéo elles-mêmes, Microsoft supporte

Zoom est une plateforme spécialisée de webconférence, de vidéoconférence et

Bien que la plupart des entreprises choisissent d’utiliser la version SaaS du

Zoom est nativement doté d’outils de collaboration - réunions vidéo, webinaires,

Le niveau de flexibilité de Zoom en termes de support matériel peut être

Dans ce guide Et aussi :

Le collaboratif Qu’est-ce que BlueJeans ?

La solution 100 % cloud de communications unifiées a refondu son ergonomie