Les étapes clés de la

gestion des dépenses

d’un chantier.
SOMMAIRE

1. Les étapes clés d’un chantier, c’est quoi ?

2. Une gestion aux mains du duo conducteur de travaux/chef de chantier

Le rôle du chef de chantier

Le rôle du conducteur de travaux

Les tâches administratives indispensables

3. La gestion des dépenses : une tâche réalisée manuellement

La gestion des moyens en fonction du planning des travaux

Le suivi de la gestion financière du chantier

4. Conclusion
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Les étapes clés d’un chantier, c’est quoi ?

Le service central d’une entreprise du BTP c’est La phase de travaux proprement dite d’un projet de construction com-
LE CHANTIER. porte différentes étapes indispensables à sa bonne réalisation.
Il est au cœur de l’organisation de l’entreprise et de
la relation que la société entretien avec l’ensemble La planification/l’organisation
des intervenants extérieurs.
C’est là que se passe toute la production.
Chaque chantier est unique et de nombreux facteurs
vont permettre sa réalisation et son succès. L’installation/l’approvisionnement/ le stockage

La réalisation/le contrôle
En parallèle des tâches techniques liées à la construction, (terrassement, gros œuvre, second œuvre)
de nombreuses tâches administratives sont aussi faites
sur le chantier, en particulier pour la gestion des dépenses.
Livraison/levée des réserves
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Une gestion aux mains du duo conducteur de travaux / chef de chantier

La gestion des chantiers du BTP est généralement confiée En bref, le duo chef de chantier / conducteur de travaux forme le
aux managers et encadrants comme les chefs/cheffes de véritable chef d’orchestre du chantier.
chantiers et les conducteurs/conductrices de travaux.
Ces derniers voient depuis plusieurs années leurs tâches
administratives évoluer et augmenter. C’est souvent lié à
plusieurs facteurs :
• le changement de fonctionnement interne des entre-
prises avec un recours à l’intérim et à la sous-traitance plus
fréquent ;
• une plus grande complexité des chantiers impliquant la
mise en place de procédures, un suivi des réglementations
et du reporting régulier ;
• une diminution de la taille des chantiers qui nécessite
d’avoir un plus fort taux d’encadrants.

Pour mener à bien leur mission, livrer un chantier dans les

temps et sans réserve, ces managers doivent être dotés
d’un large panel de compétences techniques, organisation-
nelles et relationnelles : management, coordination, tech-
niques de construction, diplomatie, organisation, logistique, On dit souvent qu’un bon duo chef de chantier/
achats, gestion financière... conducteur de travaux, c’est 80% des ingrédients
pour assurer la réussite d’un chantier.
Le rôle du conducteur de travaux

Le conducteur de travaux doit être en capacité de gérer au quo-

tidien un projet avec une multitude d’acteurs, d’interfaces et de
métiers différents.
Il pilote le chantier en s’appuyant sur le chef de chantier pour la
production interne et coordonne l’ensemble des intervenants
externes à l’entreprise : les prestataires et sous-traitants, les
bureaux d’étude techniques, les bureaux de contrôle, la maîtrise
d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage.
Il maîtrise à la fois les aspects techniques du chantier (modes
opératoires, normes, règles de qualité et sécurité), les aspects
financiers avec le suivi du budget mais aussi la gestion de ses
équipes et le lien avec le client final.

Le rôle du chef de chantier

Le chef de chantier est responsable du bon déroulement du

chantier et du respect des délais de réalisation.
Il en assure la préparation et le suivi technique. Il manage les
compagnons et coordonne les différents corps de métier pour
garantir la bonne réalisation des ouvrages.
Il veille à la disponibilité des ressources et garantit les moyens
nécessaires à la bonne exécution des travaux.
Les tâches administratives indispensables

Voici la liste exhaustive des tâches principales qui sont à la charge du conducteur de travaux et du chef de chantier sur un projet
classique de construction de bâtiment.

Finaliser le choix des modes opératoires les plus Planifier les moyens pour la réalisation du chantier
efficaces pour réaliser les travaux ainsi que le plan- (humain, matériel, matière première, consommable,
ning pour assurer une livraison dans les temps. prestataire externe et sous-traitant).

S’assurer de la disponibilité des moyens nécessaires Préparer la réalisation opérationnelle des différents
selon le planning des travaux. ouvrages.

Piloter les tâches en cours de réalisation. Gérer la relation avec le Maître d’ouvrage et
la Maîtrise d’œuvre.

Garantir la bonne gestion financière du chantier. Livrer le projet finalisé au Client sans réserve.

Des tâches listées ci-dessus, les deux indiquées en italique concernent directement la gestion du chantier.
Elles sont souvent chronophages et source de stress Pour les encadrants car elles sont réalisées manuellement,
sans outil dédié.
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Une gestion des dépenses faite manuellement

Le rôle des chefs de chantier et des conducteurs de travaux

est primordial pour le bon déroulement d’un chantier.
A eux seuls, ils sont chargés du pilotage de l’ensemble des
opérations qui permettent de réussir un chantier.
Leur quotidien est lourd de responsabilités, ils jonglent avec
des plannings chargés et sont confrontés à la gestion
d’aléas qui peuvent perturber le bon déroulement de leurs
missions.

A cela s’ajoute, les tâches administratives et de gestion

indispensables à la bonne marche de l’opération.
Elles prennent du temps et, par manque d’outils adaptés, les
chefs de chantier et les conducteurs de travaux perdent en
efficacité.

Deux types de tâches sont particulièrement chronophages

et réalisées la plupart du temps sans logiciel dédié :
la gestion des moyens nécessaires selon le planning des
travaux et le suivi de la gestion financière.
La liste complète de ces actions et les moyens utilisés sont
détaillés ci-après.
 La gestion des moyens nécessaires en fonction du planning des travaux

LA MAIN D’ŒUVRE

Pour planifier de manière prévisionnelle Pour faire appel à de la main

les compagnons. d’œuvre intérimaire.

Le chef de chantier se sert d’un fichier Excel en réunion Appel téléphonique aux agences intérimaires
main d’œuvre, puis reporte les informations sur tableau et sélection des CV reçus par mail.
Veleda dans les bungalows de chantier.

LE MATÉRIEL

Pour réserver le matériel auprès du service Pour commander le matériel à un loueur externe.
matériel interne.

Appel téléphonique ou demande par mail.

La liste Excel du matériel est transmise par De nombreux aller-retours sont nécessaires pour
mail au service matériel. vérifier la disponibilité du matériel et les condi-
La réponse est donnée par mail ou à l’oral tions de location.
par le service matériel interne.
 LA MATIÈRE PREMIÈRE

Pour Sélectionner les fournisseurs Pour Passer les commandes et planifier

des matières premières. les livraisons sur chantier.

Bon de commande sur feuille volante ou brouillon

Consultation des fournisseurs par mail, puis
transmis à la secrétaire pour mise en forme du bon
analyse des devis et tableau comparatif sur
de commande officiel sur Word ou Excel.
Excel.
Signature manuelle.
Planification des livraisons par mail ou oralement
par téléphone.

LES CONSOMMABLES

Pour Sélectionner les fournisseurs de Pour Passer les commandes et planifier

ses consommables majeurs. les livraisons.

Liste Excel des besoins transmise par mail aux Confirmation de la commande par mail ou
fournisseurs pour chiffrage. oralement par téléphone.
Comparatif Excel des offres et choix du presta- Les bons de commande sont réalisés
taire selon les critères de service-qualité-prix. en régulation en fin de mois.
 Les consommables secondaires sont
commandés au fil de l’eau selon les
besoins du chantier.
Pour Réaliser les appels d’offre pour dési-
gner les entreprises externes qui intervien-
dront sur le chantier.
Envoi de la consultation par mail à chaque entreprise.
Saisie manuelle des devis dans le tableau comparatif
Excel pour analyse.
Partage de l’analyse avec les managers et circuit de
validation papier pour obtenir l’aval de la Direction.
Commande orale au fournisseur à proximité du
chantier ou proposant les meilleures conditions de
service avec peu de prise en compte des tarifs.
LES PRESTATAIRES ET SOUS-TRAITANTS
Pour Contractualiser avec les prestataires
et sous-traitants.
Eléments pour réalisation du contrat de prestation
ou de sous-traitance préparé au brouillon par le
conducteur de travaux et transmis à la secrétaire
pour réalisation du contrat officiel.
 Le suivi de la gestion financière du chantier

LA MAIN D’ŒUVRE

Pour Faire le suivi des présences et absences afin Pour Veiller à ce que les budgets heures soient
de remonter au secrétariat ou au service RH les respectés pour la main d’œuvre interne et intéri-
données nécessaires à la réalisation des paies. maire tout au long de l’avancement du chantier.

Pointage des heures réalisées par les compagnons Suivi Excel des heures réalisées par ouvrage et
sur le chantier et par poste sur feuille papier ou mise en relation par rapport au budget initial et à
fichier Excel. Transmission du fichier papier par l’avancement du chantier.
bannette ou Excel par mail au service RH.

LE MATÉRIEL, LA MATIÈRE PREMIÈRE ET LES CONSOMMABLES

Pour Veiller à ce que les budgets alloués

Pour Valider l’ensemble des factures afin soient respectés par rapport au budget et à
qu’elles correspondent aux conditions com- l’avancement du chantier.
merciales négociées.

Suivi Excel des dépenses réalisées en location de

Vérification manuelle de chaque facture : produits matériel, achat de matières premières et consom-
réellement livrés, tarifs, frais annexes. mables pour vérifier le respect du budget en
fonction de l’avancement du chantier.
 LES PRESTATAIRES ET SOUS-TRAITANTS

Suivi Excel de l’avancement des sous-traitants

Pour Valider les situations de travaux conformé-
et prestataires par grande famille d’ouvrage
ment à l’avancement des travaux.
pour valider les situations de travaux.

REMONTER LE SUIVI FINANCIER DU CHANTIER

Au service comptable et contrôle de gestion Au contrôle de gestion et à la Direction afin

afin de garantir le règlement dans les délais d’assurer la rentabilité financière du chan-
légaux des différentes factures et la bonne tier escomptée par la Direction.
gestion comptable du projet.

Suivi Excel de la balance financière du chantier en

Transmission papier des bons de commande, bons fonction des dépenses réalisées, de l’avancement
de livraison et factures au service comptable. du chantier et des règlements clients pour assurer
Mise en correspondance par le service administratif la préservation de la marge nette de l’entreprise.
du bon de commande et des bons de livraison qui
justifient la facture fournisseur.
Saisie des factures et répartition analytique manuelle
dans le logiciel comptable par le service comptable.
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Conclusion

On peut voir que l’ensemble des opérations de gestion des Ces outils présentent les inconvénients majeurs suivants :
dépenses d’un chantier sont réalisées de la manière suivante :

Ils ne sont pas collaboratifs

• sur fichiers excel

Ils sont source d’erreurs

• oralement / par téléphone

Ils requièrent de nombreuses saisies pour

• par mail les services administratifs.

• sur papier
La gestion administrative d’un chantier est donc une tâche
chronophage, faite à la main et sans outils adaptés.

C’est pourtant une activité indispensable pour savoir si un

chantier est rentable et pour conserver la bonne santé finan-
cière d’une entreprise du BTP.

La digitalisation de ces tâches peut apporter une aide cer-

taine au bon fonctionnement des chantiers et permettre de
dégager du temps aux conducteurs de travaux et chefs de
chantier pour mieux suivre la production.

Lorsqu’on parle de digitalisation dans le secteur du BTP, on

pense d’abord au BIM et aux innovations technologiques liées
aux modes de construction. Mais il ne faut pas négliger les
missions quotidiennes des équipes qui peuvent être digitali-
sées très simplement.
Les outils numériques existent, sont rapides à mettre en
place, font gagner du temps et permettent que le chantier et
les services administratifs aient le même niveau d’information
en direct.

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