EKIP360 UtilisationGestionAdministrative LFR

LINEDATA
EKIP360 : Utilisation de la gestion

administrative
Documentation
Linedata Ekip360
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EKIP360
Septembre 2016
EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 2

Sommaire
1 PRÉSENTATION .......................................................................................................... 5
1.1 CONCEPTS ...........................................................................................................5
1.2 OBJECTIF ............................................................................................................5
1.3 LECTEURS CONCERNÉS ............................................................................................5
1.4 RÉSUMÉ DES DIFFÉRENTS CHAPITRES ...........................................................................6
1.5 Domaines présentés lors de la prochaine version de documentation ....................................6
1.6 MANUELS ASSOCIÉS ................................................................................................7
2 GESTION ADMINISTRATIVE DU GESTIONNAIRE CONNECTE ..................................................... 8
2.1 TACHES EN COURS DE L’UTILISATEUR CONNECTE ...........................................................8
2.2 MENU DES ACTIONS GA : Ouvrir une activité (accès direct) ............................................. 11
2.3 MENU DES ACTIONS GA : Ouvrir une activité par un écran ............................................... 12
2.4 MENU DES ACTIONS GA : Exécuter une procédure GA (accès direct) .................................. 13
2.5 MENU DES ACTIONS GA : AJOUTER UNE ALERTE A UNE ACTIVITE OUVERTE........................... 14
2.6 MENU DES ACTIONS GA : PRODUIRE UN COURRIER......................................................... 15
2.7 MENU DES ACTIONS GA : ACTIONS SUR LES EVENEMENTS GA ............................................ 16
2.8 MENU DES ACTIONS GA : PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER .................................... 19
2.9 CHANGEMENT UTILISATEUR ASSOCIE ......................................................................... 21
3 GESTION ADMINISTRATIVE EN COURS ............................................................................. 23
3.1 LISTE DES ACTIVITES OUVERTES SUR UN CLASSEUR ....................................................... 23
3.2 LISTE DES ALERTES A TRAITER SUR UN CLASSEUR ......................................................... 24
4 POSTE DE TRAVAIL D’UNE ACTIVITE DONNEE ................................................................... 25
4.1 POSTE GA ......................................................................................................... 25
4.2 EXECUTION d’UNE PROCEDURE GA ........................................................................... 29
4.3 MENU D’UNE ACTIVITE GA...................................................................................... 30
5 GESTIONNAIRES DU CLASSEUR ...................................................................................... 34
5.1 SYNTHESE CLASSEUR et REAFFECTATION .................................................................... 34
5.2 RECEPTION CLASSEUR PHYSIQUE EN MASSE ................................................................. 38
5.3 RECEPTION CLASSEUR PHYSIQUE EN MASSE ................................................................. 39
6 GESTION DES NOTES .................................................................................................. 41
6.1 CREATION DE NOTES ............................................................................................ 41
6.2 GESTION DES NOTES............................................................................................. 43
7 GESTION DES COURRIERS ............................................................................................ 45
7.1 PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER ................................................................... 45
7.2 CONSULTATON D’UN COURRIER DEPUIS VUE 360 .......................................................... 47
7.3 CONSULTATON D’UN COURRIER DEPUIS POSTE GA ........................................................ 50
8 GESTION DES DOCUMENTS RECUS.................................................................................. 52
8.1 GESTION DES DOCUMENTS RECUS SUR LE CONTRAT ....................................................... 52
8.2 GESTION DES DOCUMENTS RECUS SUR LE TIERS ............................................................ 53

9 GESTION DES TIERS D’UN DOSSIER ................................................................................. 54
9.1 GESTION DES TIERS DU CLASSEUR ............................................................................ 54
9.2 GESTION DES TIERS D’UN DOSSIER GA ....................................................................... 56
10 GLOSSAIRE ........................................................................................................... 58
10.1 DÉFINITIONS ...................................................................................................... 58
10.2 ABRÉVIATIONS .................................................................................................... 58
11 RÉVISIONS DU DOCUMENT ........................................................................................ 60
ENVOYEZ-NOUS VOS COMMENTAIRES .................................................................................. 61

1 PRÉSENTATION
1.1 CONCEPTS
La Gestion Administrative d’EKIP360 permet d’affecter automatiquement ou manuellement des

« Process » / « Activités » à des gestionnaires sur des dossiers relatifs à un tiers client, un
contrat, une proposition commerciale…
Sur ces activités affectées au gestionnaire :
 L’utilisateur peut effectuer les tâches prévues dans le cadre de l’activité dans l’ordre
d’exécution prévu pour l’activité.
 L’utilisateur peut se positionner manuellement des alertes afin de se rappeler ce qu’il a à
faire dans le cadre de l’activité (Ex : Appeler le client tel jour, Vérifier telle action
auprès d’un gestionnaire tel jour…).
 Une fois l’activité traitée par le gestionnaire, celle-ci « disparait » de son agenda (sous
réserve d’un paramétrage adéquat).
 Une fois l’alerte traitée par le gestionnaire, celle-ci « disparait » de son agenda.
Note : Lorsqu’aucune tâche ne peut plus être menée sur l’activité, le paramétrage
de celle-ci doit prévoir la fermeture de l’activité sur le dossier ainsi que le
traitement de ses alertes automatiques. Dès lors que l’activité est fermée sur le
dossier, elle n’apparaît plus dans les suivis ainsi que l’alerte traitée.
Il y a plusieurs types de gestionnaire affectés à une activité :

 Le gestionnaire courant. C’est à lui que sont adressées les activités d’origine « ACTI :
gestionnaire de l’activité » ou « CLAS : Gestionnaire du classeur ».
 Le propriétaire de l’activité. Ce gestionnaire est celui qui gère l’activité de façon
définitive. Ce gestionnaire ne change pas lorsque l’on modifie le gestionnaire courant de
façon provisoire. Ce gestionnaire devient le gestionnaire courant lorsque l’on renvoie
l’activité à son propriétaire. Aucune activité n’est affectée directement au propriétaire.
 Le détenteur du classeur papier. Ce gestionnaire est celui qui détient le classeur papier.
C’est à lui que sont adressées les activités d’origine « DETE : Détenteur du classeur ».
 Le responsable du transfert du classeur papier. Ce gestionnaire est celui qui doit
transférer le classeur papier à son futur détenteur. C’est à lui que sont adressées les
activités d’origine « RESP : Responsable du transfert de classeur ».
1.2 OBJECTIF
Le but de ce guide utilisateur est de décrire différentes fonctions liées à l’utilisation de la GA

par les gestionnaires, dans Ekip360.
Note : La liste des fonctions présentées n’est pas exhaustive.
1.3 LECTEURS CONCERNÉS
Ce manuel est destiné à plusieurs « groupes cible » :
 Utilisateurs et « Super-Utilisateurs » d'Ekip360 ;

 Nouvelles recrues de Linedata désireuses de mieux appréhender les aspects
fonctionnels d’Ekip360 ;

 Équipes en charges de l’intégration du progiciel chez les clients Utilisateurs
d’Ekip360.
1.4 RÉSUMÉ DES DIFFÉRENTS CHAPITRES
Nous abordons dans ce manuel, la gestion administrative d’EKIP360 sous les aspects suivants :
1. Gestion Administrative adressée au gestionnaire connecté :
 Tâches en cours de l’utilisateur : permet à l’utilisateur connecté de consulter la
liste de ses activités en cours : activités « ouvertes » sur des dossiers et alertes
échues à traiter ;
 Poste de travail GA : permet d’exécuter les tâches au sein d’une activité et
permet des actions purement dédiées à la GA (changement du gestionnaire de
l’activité ou du classeur, ajout d’une alerte, émission document, …)
 Menu des Actions GA : permet à l’utilisateur connecté d’ouvrir manuellement une
activité sur le dossier, d’exécuter une tâche sur une activité ouverte du dossier,
d’ajouter une alerte, de recevoir des événements GA …
 Affectation d’un utilisateur associé : cette fonction permet d’associer un
utilisateur à l’utilisateur connecté. L’utilisateur connecté se verra en
conséquence destinataire de deux agendas : le sien et celui de son utilisateur
associé.
Note : Les tâches adressées au gestionnaire connecté, sont celles

du gestionnaire ainsi que celles affectées à son utilisateur associé.
2. Gestion Administrative en cours sur un dossier :

 Liste des activités ouvertes sur un classeur : permet de connaître la liste des
activités en cours sur un dossier même si l’utilisateur connecté n’est pas le
gestionnaire de l’activité ;
 Liste des alertes échues à traiter sur un classeur : permet de connaître la liste des
alertes en cours sur un dossier même si l’utilisateur connecté n’est pas le
gestionnaire de l’alerte.
3. Poste GA
Il s’agit de décrire l’écran et les actions possibles disponible dans le cadre d’une activité
GA.
4. Gestionnaires du classeur
 Gestionnaires du classeur ;
 Réception, Transfert du classeur papier
 Réaffectation classeur, activités du classeur.
5. Autres fonctions possibles sur les dossiers GA

Il s’agit d’actions que l’on peut mener sur des dossiers administratifs EKIP360
indépendamment d’une activité GA.
 Gestion des notes libres.
 Gestion des courriers.
 Enregistrement de documents reçus.
 Gestion des tiers des dossiers GA
1.5 DOMAINES PRESENTES LORS DE LA PROCHAINE VERSION DE DOCUMENTATION

 Alertes de l’utilisateur : permet à l’utilisateur de gérer ses alertes (alertes échues ou à
échoir, à traiter ou traitées).
 Suivi des activités du service : Tableau de bord du chef de service : permet au chef de
service de consulter et gérer les affectations de ses gestionnaires.
 Consultation des historiques de modification : historique des statuts, des actions GA, des
activités fermées…
1.6 MANUELS ASSOCIÉS
 Prise en main ;
 Paramétrage GA (non encore disponible).
 Paramétrage des courriers (non encore disponible).

2 GESTION ADMINISTRATIVE DU GESTIONNAIRE CONNECTE
2.1 TACHES EN COURS DE L’UTILISATEUR CONNECTE
Ecran UserPendingProcessList
Accès Menu global : “Workflow / Gestion Administrative”
Action “Pending processes / Liste tâches en cours”
Pré-requis L’utilisateur connecté a au moins un profil qui autorise l’affichage
des process (une valeur de la codification AUPL autorisée pour le
profil)
2.1.1 Accès
Note : Cette liste s’affiche aussi depuis le bloc « Liste des activités / Processes list » de
l’écran d’accueil.
2.1.2 But
Cette fonction permet de consulter la liste des tâches en cours affectées au gestionnaire
connecté ou à son utilisateur associé.
2.1.3 Liste des activités et alertes
Il s’agit des types de tâches affichées lorsque le profil autorise la valeur « PROC : Process » de la
codification AUPL :
 Type de tâche « Process / Activité» : Activités ouvertes sur des dossiers, affectées au
gestionnaire connecté ou à son utilisateur associé
 Type de tâche : « Alert / Alerte » : alertes échues à traiter dont l’activité (ouverte ou
fermée sur le dossier) est affectée au gestionnaire connecté ou à son utilisateur associé.

Un double clic sur une ligne du tableau ouvre le poste GA.
Champs du tableau :
 Les champs « « Priorité / Priority » et « Domaine / Domain » sont des attributs de
l’activité à positionner par paramétrage ;
 Le champ « Famille / Family » affiche le code du classeur ;
 Le champ « Activité / Process » affiche le code de l’activité GA ;
 Le champ « Tâche / Task » affiche le libellé de l’activité pour les types de tâche
« Process » et le texte de l’alerte pour les types de tâches « Alert » ;
 Le champ « Date/ Date » affiche la dernière date d’avancement de l’activité GA.
Manipulations du tableau :
 Ce tableau peut être groupé sur n’importe quelle colonne (ici dans l’exemple il est
regroupé par type de tâche).
 Ce tableau peut être filtré sur n’importe quelle colonne.
 Ce tableau peut être trié sur n’importe quelle colonne.
2.1.4 Liste des dossiers hors activités
Il s’agit des types de tâches affichées lorsque le profil autorise la valeur « OHGA : Hors GA » de
la codification « AUPL » :
 Type de tâche : code de l’objet GA (AFF pour Affaire, ELEM pour élément, MOD pour les
dossiers après-vente, GSTD pour les dossiers de garanties externes…) des dossiers GA
dont :
o le statut imposé est valide pour la valeur « AHGA » de la codification « ASHG »
o l’utilisateur connecté est le dernier à avoir créé / modifié le dossier
o il n’existe aucune activité GA ouverte ou fermée

Un double clic sur une ligne du tableau ouvre l’écran de synthèse du dossier GA (Exemple :
l’écran de synthèse des garanties externes de niveau bien pour le type de dossier DAEB,
l’écran de synthèse du dossier de cession anticipée pour un type de dossier CESS…).
Champs du tableau :
 Les champs « « Priorité / Priority » et « Domaine / Domain » sont vides pour ces types de
tâche ;
 Le champ « Famille / Family » affiche le code du classeur ;
 Le champ « Activité / Process » est vide pour ce type de tâche ;
 Le champ « Tâche / Task » affiche le type de dossier du dossier GA ;
 Le champ « Date/ Date » affiche la dernière date de changement de statut du dossier GA.
Manipulations du tableau : idem que pour les tâches de type « Process » ou « Alert » décrites
dans le chapitre 2.1.3.
2.1.5 Liste des flux prévisionnels à l’étude
Il s’agit des types de tâches affichées lorsque le profil autorise la valeur « FXPV : Flux
prévisionnels » de la codification « AUPL » :
 Type de tâche « Flux à facturer/ Flow to invoice » : flux prévisionnels
o A l’étude
o l’utilisateur connecté est le dernier à avoir créé / modifié le flux
Un double clic sur une ligne du tableau ouvre l’écran de synthèse du flux prévisionnel.
2.1.6 Liste des factures charges et débours en cours
Il s’agit des types de tâches affichées lorsque le profil autorise la valeur « FACD : Facture charge
et débours » de la codification « AUPL » :
 Type de tâche « Factures de charges/ Charged invoice »: liste des pré-factures de
charges et débours dont :
o Le statut courant est « A l’étude », « En attente de validation » ou « En attente de
remise »
o l’utilisateur connecté est le dernier à avoir créé / modifié la facture.
Un double clic sur une ligne du tableau ouvre l’écran de synthèse de la facture.

2.1.7 Liste des OD à l’étude
Il s’agit des types de tâches affichées lorsque le profil autorise la valeur « OD : Opérations
diverses » de la codification « AUPL » :
 Type de tâche « OD/ Sundry operation »: liste des OD dont :
o Le statut courant est « ETUD : A l’étude » ou « IMPU : imputée »
o l’utilisateur connecté est le dernier à avoir créé / modifié la facture.
Un double clic sur une ligne du tableau ouvre l’écran de synthèse del’OD.
2.2 MENU DES ACTIONS GA : OUVRIR UNE ACTIVITE (ACCES DIRECT)
Ecran Aucun
Accès Menu « Workflow actions / Actions GA » d’un écran de synthèse
lié à un objet GA (le contrat, l’élément, le bien, un dossier
d’après-vente…) : « Ouvrir activité / Start process »
Pré-requis Existence d’une activité manuelle éligible pour le gestionnaire et
pour le dossier.
2.2.1 Accès
Exemple, depuis l’écran de synthèse de contrat :
2.2.2 But
Ouvrir une activité GA sur le dossier GA courant ou dossier promotionné.
2.2.3 Liste des activités GA à ouvrir manuellement via l’option « Start process »
Le menu affiche la liste des activités éligibles pour le dossier et autorisées pour un des services
de l’utilisateur.
Le menu est présenté selon l’organisation des favoris définis pour l’utilisateur.
Ici, l’utilisateur a un favori « SAV » pour lequel il a associé l’activité GA « Early Sale Ekip360.
Les autres activités éligibles qu’il n’a pas préalablement affecté à un favori se retrouvent dans
la partie « Autres / Others ».
Il suffit de cliquer sur l’activité voulue et celle-ci s’ouvre automatiquement sur le dossier GA
courant et ouvre le poste GA pour cette activité GA.
Note : En cas de contrat mono-élément, la liste des activités propose aussi les activités
du dossier de l’élément (type dossier « MEL : Elément »). Cas de dossier promotionné.
Note : En cas de contrat en impayés, la liste des activités propose aussi les activités du
dossier « REC : Recouvrement ».

2.3 MENU DES ACTIONS GA : OUVRIR UNE ACTIVITE PAR UN ECRAN
Ecran OpenProcessForWorkflow
d’après-vente…) :
« Actions indépendantes d’une activité »/ « Independant
workflow activity »  « Open process / Ouvrir activité »
Pré-requis Aucun
2.3.1 Accès
2.3.2 But
Ouvrir une activité GA sur le dossier GA courant.
2.3.3 Liste des activités GA à ouvrir manuellement via l’écran

Cette option ouvre l’écran ci-dessous pour le dossier GA courant. Il affiche les activités éligibles
regroupées selon l’organisation des favoris définis pour l’utilisateur. L’utilisateur doit faire
double clic sur une activité pour l’ouvrir.

La liste des activités s’affichent selon l’organisation des favoris définis pour l’utilisateur.
Note : Les activités éligibles que l’utilisateur n’a pas préalablement classé dans un favori
se retrouve dans la partie « Autres / Others ».
La liste des activités est limitée aux activités éligibles sur le dossier et autorisées pour un des
services de l’utilisateur connecté.
Il est possible de rechercher une activité en utilisant les filtres du tableau qui sont possibles sur
chaque colonne.
Note : Par défaut, la liste des activités proposées sont celles du dossier GA courant.
L’utilisateur peut ensuite choisir n’importe quel dossier du classeur (via le critère de recherche
« Dossier GA « / « Workflow file
2.4 MENU DES ACTIONS GA : EXECUTER UNE PROCEDURE GA (ACCES DIRECT)
Ecran Aucun
d’après-vente…) : « Exécution d’une activité GA » / « Execute
process activity »  Liste de procédures GA éligibles
Pré-requis Existence d’une activité ouverte sur le dossier ou dossier
promotionné qui est affectée à l’utilisateur connecté ou à son
utilisateur associé et qui a au moins une procédure manuelle
éligible.
2.4.1 Accès direct

2.4.2 But
Exécuter une procédure GA.
2.4.3 Liste des procédures GA manuelles

Le menu affiche la liste des procédures GA éligibles pour les activités GA ouvertes sur le dossier
et affectées à l’utilisateur connecté ou à son utilisateur associé.
Il suffit de cliquer sur la procédure GA voulue et celle-ci s’exécute automatiquement pour cette
activité GA.
Dans notre exemple, il y a deux procédures GA éligibles « Test exécution procédure GA » et
« Fermeture », toutes les deux appartenant à l’activité GA « FOREKIP360 – Training EKIP360 »
Note : En cas de contrat mono-élément, la liste des activités propose aussi les activités
du dossier de l’élément (dossier promotionné : type dossier « MEL : Elément »).
Note : En cas de contrat en impayés, la liste des activités propose aussi les activités du
dossier « REC : Recouvrement ».
2.5 MENU DES ACTIONS GA : AJOUTER UNE ALERTE A UNE ACTIVITE OUVERTE
Ecran Aucun
d’après-vente…) : « Add alert / Ajout d’une alerte »  Liste des
activités GA sur lesquelles on peut ajouter une alerte
Pré-requis Existence d’une activité ouverte sur le dossier ou dossier
promotionné qui est affectée à l’utilisateur connecté ou à son
utilisateur associé.
2.5.1 Accès direct
Exemple, depuis l’écran de synthèse d’un dossier de renégociation :

On peut ajouter une alerte sur l’activité « SAV.RENS – Modification des loyers ».

2.5.2 But
Ajouter une alerte sur une activité ouverte.
2.6 MENU DES ACTIONS GA : PRODUIRE UN COURRIER
Ecran Aucun
d’après-vente…) : «
Pré-requis Existence de courriers manuels pour le dossier GA courant ou
dossier promotionné.
2.6.1 Accès
Un clic sur le courrier concerné (exemple : Test de l’objet 1M ») déclenche le processus de

production du courrier.

1. S’il s’agit d’un courrier avec saisie de texte libre, le système ouvre la fenêtre de saisie du
texte libre puis le courrier pourra être produit.
2. Sinon, le système exécute le mode de production principal du courrier et affiche le
courrier produit si le paramétrage l’autorise (flag « Consultation auto en local interdit »
égal à Non pour le type de courrier).
Note : Les courriers émis peuvent être consultés via la vue 360 du contrat ou du client ou
via le menu d’une activité GA (chapitre 4.3).
2.7 MENU DES ACTIONS GA : ACTIONS SUR LES EVENEMENTS GA
Ecran Aucun
d’après-vente…) : « Independant workflow activity / Actions
indépendant d’une activité »
Pré-requis Aucun.
2.7.1 Accès direct

2.7.2 But
Recevoir des événements GA.
2.7.3 Liste d’événements en attente

Ces événements sont affichés directement dans le menu. Il s’agit d’événements externes qui
sont en attente sur le dossier administratif courant ou dossier promotionné (dossier administratif
de l’élément en cas de contrat mono-élément). Cette liste est vide s’il n’y a aucun événement
en attente sur le dossier.
Exemple : E-AFF-031, E-AFF-032 et EVT_SUIV.
2.7.4 Evénements externes (ExternalEventsManagementList)

Il s’agit d’une option de menu « External events / Evénements externes » qui est toujours
présente et qui permet d’ouvrir l’écran qui affiche les événements externes à recevoir. Il s’agit

des événements externes non déjà présents sur le dossier courant ou sur le dossier promotionné
(dossier GA de l’élément en cas de contrat mono-élément).
Sur cet écran le gestionnaire peut :

 Mettre en attente (bouton « Add events to wait / Mettre l’événement en attente ») un
événement de la liste. Ceci a pour conséquence de rattacher l’événement sur le dossier
au statut « ATTE : En attente » (en date d’effet et avec le commentaire saisis) et de
déclencher les actions GA qui peuvent en découler en fonction du paramétrage lié à
l’événement.
 Recevoir (bouton « Receive events / Recevoir l’événement »). Ceci a pour conséquence
de rattacher l’événement sur le dossier au statut « RECU : Reçu » (en date d’effet et
avec le commentaire saisis) et de déclencher les actions GA qui peuvent en découler en
fonction du paramétrage lié à l’événement.
Il est possible d’enregistrer un document lors de la réception de l’événement si le
paramétrage de l’événement le permet (Champ « Mode gestion documents reçus » égal à
« POSS : Possible » ou « OBLI : Obligatoire » issu du paramétrage).
Note : Les événements reçus qui sont marqués comme étant à suivre dans le
paramétrage peuvent être consultés sur l’écran de gestion des événements à suivre.
Les autres événements peuvent être consultés sur l’écran d’historique des
modifications (voir chapitre 9).
Le popup suivant s’ouvre pour enregistrer la réception de l’événement :

Note : La partie concernant la réception du document « Received document /
Document reçu » ne s’affiche que si le paramétrage de l’événement le permet
(Champ « Mode gestion documents reçus » égal à « POSS : Possible » ou « OBLI :
Obligatoire »). Elle permet de choisir le type de document et de rechercher le
document sur les répertoires du poste client. Le document est ensuite stocké en base
de données et consultable via l’écran de gestion des documents du client ou du
contrat (voir chapitre 8).
2.7.5 Evénements à suivre (ToFollowUpEventsManagement)

Il s’agit d’une option de menu « To follow up events management / Gestion des événements à
suivre » qui est toujours présente et qui permet d’ouvrir l’écran qui affiche les événements à
suivre qui sont déjà présents sur un des dossiers du classeur courant.
Sur cet écran le gestionnaire peut recevoir (bouton « Receive events / Recevoir l’événement »)
ou mettre en attente (bouton « Add events to wait / Mettre l’événement en attente) un
événement de la liste selon le même principe que pour les événements externes (voir chapitre
2.6.4).
Il est aussi possible de :
 Annuler un événement (bouton « Cancel event / Annuler un événement »). Ceci a pour
conséquence de rattacher l’événement sur le dossier au statut « ANNU : Annulé » (avec

le commentaire saisi). Cette action ne déclenche aucune des actions GA qui sont
paramétrés sur l’événement.
 Annuler la contrainte (bouton « Cancel event constraint / Annuler la contrainte de
l’événement »). Ceci a pour conséquence de déclencher les actions GA qui découlent de
la réception de l’événement sans changer son statut.
 Reporter la date de l’événement via le bouton « Report date / Report date ». Ceci a pour
conséquence de changer la date d’effet de l’événement.
2.7.6 Evénements attendus (ExpectedEventsManagement)

Il s’agit d’une option de menu « Expected events management / Gestion des événements
attendus » qui est toujours présente et qui permet d’ouvrir l’écran qui affiche les événements
qui sont en attente sur un des dossiers du classeur courant.
Note : Les actions possibles sur cet écran ont le même fonctionnement que celles
décrites pour les événements à suivre (chapitre 2.6.5).
2.8 MENU DES ACTIONS GA : PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER
Ecran Aucun
d’après-vente…) :
La liste affiche les courriers manuels du dossier courant et du
Pré-requis Existence de courrier manuel paramétré sur le dossier ou dossier
promotionné.
2.8.1 Accès direct


Un clic sur le courrier concerné (exemple : EKIP360 Document 1 ») enchaîne les étapes suivants :
1. La demande de courrier est générée pour le(ou les) destinataires du courrier
2. S’il s’agit d’un courrier avec saisie de texte libre, le système ouvre la fenêtre de saisie du
texte libre (voir chapitres 7.1.4 et 7.1.5 pour plus de détail sur la saisie des textes
libres).
Dans notre exemple ci-dessous, nous avons deux textes libres où le gestionnaire a
respectivement saisi les valeurs : 10 000 EUR et 01/10/2016 puis a activé le bouton Save:
3. Le draft du courrier est affiché

Exemple : Affichage du draft après saisie des textes libres

Note : La zone « Document draft » est vide s’il n’existe pas de fond
de plan au format TXT dans le paramétrage du courrier.
4. Le courrier peut ensuite être émis via l’action « Print document main format /
Production principale ». Ceci a pour conséquence de changer le statut du courrier de
CREE vers EMIS et d’imprimer le courrier sur l’imprimante associée au courrier.
Note : Lorsque la règle « PATL : Production Auto suite texte libre est à ‘O’ les
étapes 2- et 3- sont automatiquement enchaînées après l’étape 1- ou 2-.
5. Le courrier final est affiché à l’écran pour consultation (uniquement si la consultation du

courrier est autorisée dans le paramétrage du courrier : flag « Consultation auto en local
interdit » = Non)
2.9 CHANGEMENT UTILISATEUR ASSOCIE
Ecran AssociatedUser
Accès Menu global, Onglet « Workflow / Gestion Administrative »
- Change associated user » / « Changement utilisateur associé »
Pré-requis
2.9.1 Accès

2.9.2 Changement de l’utilisateur associé
Cet écran permet de changer l’utilisateur associé à l’utilisateur connecté avec un effet
immédiat sur l’agenda.
La liste de valeurs propose les utilisateurs « compatibles » avec l’utilisateur connecté en termes
de profil et de services.
De plus, il est possible, via le paramétrage, d’exclure des utilisateurs mêmes s’ils sont
compatibles.
Rappel : L’agenda affiche les activités adressées au gestionnaire connecté et à son

utilisateur associé.

3 GESTION ADMINISTRATIVE EN COURS
3.1 LISTE DES ACTIVITES OUVERTES SUR UN CLASSEUR
Ecran
Accès Vue 360 d’un client ou d’un contrat :
- “Activités ouvertes sur le contrat / Contract opened
activities »
- « Activités ouvertes sur le client » / Party opened
activities »
Bloc de synthèse du contrat, du client.
Pré-requis
3.1.1 Accès
Depuis la vue 360 :
Depuis le bloc des activités ouvertes présents dans les écrans de synthèse :
3.1.2 But
Cette liste permet de savoir rapidement quelles sont les activités ouvertes sur le contrat et sur
le client du contrat.

La liste affiche toutes les activités ouvertes sur un dossier du classeur, même celles qui ne sont
pas gérées par le gestionnaire connecté.
Un double clic sur l’activité ouvre le poste GA de l’activité.
Dans l’exemple, il y a une seule activité ouverte sur le contrat intitulée « Annulation MEL ».
3.2 LISTE DES ALERTES A TRAITER SUR UN CLASSEUR
Ecran
Accès Vue 360 d’un client ou d’un contrat :
- Alertes / Alerts »
Pré-requis
3.2.1 Accès
Vue 360 du contrat ou du client
3.2.2 But
Consulter les alertes à traiter sur le contrat.
Cette liste permet de savoir rapidement quelles sont les alertes à traiter sur le classeur.
La liste affiche toutes les alertes échues (date échéance >= date du jour), même celles qui ne
sont pas gérées par le gestionnaire connecté.
Un double clic sur l’alerte ouvre l’écran de l’alerte dans le poste GA de l’activité liée à l’alerte.
Dans l’exemple, il y a une seule alerte échue sur le contrat intitulée « Contacter le
commerce ».

4 POSTE DE TRAVAIL D’UNE ACTIVITE DONNEE
Il y a différents moyens d’ouvrir le poste de la Gestion Administrative qui permet de consulter
une activité en cours avec ses tâches éligibles, la synthèse de l’objet géré par l’activité…
4.1 POSTE GA
Ecran Ce n’est pas un écran mais un onglet principal associé à l’écran
de synthèse du dossier GA et qui affiche les tâches éligibles de
l’activité.
Accès Depuis le tableau de la liste des tâches en cours “Liste tâches en
cours”/ Pending processes » (agenda)
Depuis une activité GA de la vue 360.
Depuis les actions GA de la synthèse de contrat (ou de tout autre
écran de synthèse d’un objet géré en GA)
Pré-requis
4.1.1 Accès
- Depuis le tableau de la liste des tâches en cours “Liste tâches en

cours”/ Pending processes » du menu global.

- Depuis la vue 360 du contrat (« Contract opened workflow processes/ Activités ouvertes
sur le contrat » ou « Party opened workflow processes / Activités ouvertes sur le
client » :
- Depuis la vue 360 du client (« Party opened workflow processes/ Activités ouvertes sur le
client » ou « Contract opened workflow processes/ Activités ouvertes sur le contrat ») :
- Depuis la liste des activités ouvertes du contrat (bloc « Opened workflow processes /
Activités ouvertes ») :
4.1.2 But
Consulter l’état courant d’une activité GA et de ses données associées en vue d’exécuter une
tâche.
Le poste GA comporte plusieurs parties :

 « Tâches en cours / Current process tasks » : affiche la liste des tâches possibles sur
l’activité courante ;
 « Synthèse activité / Process summary » : affiche les données principales de l’activité
courante.
 « Autres activités et alertes / Others process and alerts » : affiche la liste des autres
activités ouvertes et alertes échues sur le classeur.
 « Accès direct / Quick Access » : affiche les écrans favoris de l’utilisateur associés au
poste GA,

 L’écran de synthèse du dossier GA sur lequel porte l’activité GA (Exemple : Synthèse du
contrat pour une activité du dossier « AFF : Affaire »), son menu contextuel et ses actions
GA (« Workflow actions » décrites dans le chapitre 2.3) ;
 Le menu de l’activité GA : donne accès aux écrans dédiés à la Gestion Administrative
ainsi qu’aux écrans dédiés à l’activité GA courante (sous condition d’un paramétrage
client) ;
 L’accès à la vue 360.
Note : Le nom de l’activité courante est affiché dans le nom de l’onglet

principal.
Nom de l’activité courante + référence du dossier

Menu activité
GA
>> : Accès à vue
360
Tâches éligibles
Ecran de synthèse du
dossier GA
Autres activités et
Résumé activité
alertes
courante
Note : Pour ouvrir le bloc voulu parmi « Current process task », « Process summary »,
« Others process and alerts » et « Quick access », il faut sélectionner le « + » sur le bloc
voulu.
4.1.3 Tâches en cours
Affiche la liste des tâches possibles (voir détail dans le chapitre 4.2)
Note : Si l’utilisateur connecté ou son utilisateur associé n’est pas gestionnaire de
l’activité, aucune tâche n’est affichée dans le bloc bien que l’activité soit ouverte.
4.1.4 Résumé activité courante

Affiche les données principales de l’activité courante : le gestionnaire, le service, l’état
d’avancement, la date d’avancement, la dernière procédure exécutée, le statut de l’activité
(ouverte ou fermée).

4.1.5 Autres activités et alertes
Affiche la liste des autres activités ouvertes sur le classeur ainsi que les alertes échues à traiter
associées à ces activités, même si ces activités ne sont pas affectées à l’utilisateur connecté.
Il s’agit d’un tableau pour lequel les colonnes (et colonne de groupage) peuvent être choisies par
l’utilisateur.
Dans l’exemple ci-dessus, le bloc affiche :

 L’activité « Blocage/Déblocage facturation » affectée au service « MONT » et dont l’état
d’avancement est OUV ;
 L’alerte « Rappeler le client » dont l’activité GA associée est affectée au service
« MONT » et dont l’état d’avancement est OUV ;
 Le gestionnaire courant de l’utilisateur « UTILAACC » qui est une colonne de groupage
dans notre exemple.
4.1.6 Menu des activités GA

Ce menu propose l’accès aux écrans dédiés à la Gestion Administrative (voir détail dans le
chapitre 4.3) ainsi qu’à des écrans liés à l’activité qui ont été définis via un paramétrage client.

4.2 EXECUTION D’UNE PROCEDURE GA
Ecran Poste GA, bloc «Current process tasks / Tâches en cours »

Accès Poste GA
Pré-requis L’utilisateur connecté ou son utilisateur associé est gestionnaire
de l’activité.
4.2.1 Accès
4.2.2 But
Exécuter une tâche d’une activité GA.
4.2.3 Tâches en cours

Les tâches possibles sont :
 la ou les procédures GA « éligibles » définies dans le paramétrage de l’activité et
fonction de la dernière procédure GA exécutée ;
 les alertes échues à traiter liées à cette activité.
Pour traiter une alerte, il faut double-cliquer dessus. L’écran de l’alerte s’ouvre pour changer le
statut de l’alerte, modifier son contenu, reporter sa date…
Pour exécuter une procédure GA, il faut double-cliquer dessus. La procédure GA s’exécute et la
liste des procédures GA est automatiquement rafraichie pour proposer les nouvelles procédures
GA éligibles.
Note : Si une procédure ferme l’activité, le poste GA reste ouvert et aucune procédure
GA n’apparaît dans le bloc. Le gestionnaire peut alors fermer l’activité en activant au

niveau de l’onglet du poste GA.

Les actions suivantes sont effectuées lors de l’exécution d’une procédure GA qui dépendent du
paramétrage de la procédure GA :
1. Vérification des contrôles de complétude associés à la procédure GA ;
2. Ouverture d’un pop-up pour saisie du motif d’exécution et décideur parmi les motifs
d’exécution paramétrés sur la procédure GA et/ou pour saisie de la date d’effet
d’exécution de la procédure si une saisie de date d’effet est paramétrée sur la procédure
GA ;
3. Emission des courriers associés à la procédure GA, avec saisie éventuelle de texte libre si
le(s) courrier(s) associé(s) à la procédure GA le demande(nt).
4. Postage d’évènements GA pour changement de statut d’un objet, changement de service,
lancement d’un traitement (par exemple de facturation), d’ouverture d’une autre
activité GA, d’exécution d’une autre procédure GA de l’activité GA en cours ou toute
autre activité GA.
4.2.3.1Cas particulier d’un contrôle GA en erreur

Lorsque des contrôles de complétude sont associés à la procédure exécutée, ceux-ci sont vérifiés
au moment de son exécution et les contrôles en erreur sont automatiquement affichés dans
l’écran ActivityErrorsControl au sein du poste GA.
Sur cet écran, le gestionnaire a les choix suivants :

 Abandonner l’exécution de la procédure :
Il doit choisir l’action « Abandon / Abort ». Dans ce cas l’écran des contrôles en erreur se
ferme et la procédure n’est pas exécutée.
 Forcer le contrôle :
Il doit se positionner sur le contrôle à forcer et choisir l’action « Forcer le contrôle / By
pass control ». Dans ce cas, un écran s’ouvre pour indiquer les raisons du forçage si
l’indicateur « Forçable / Forcing » est coché sur le contrôle (type de contrôle CTOF :
Contrôle forçable » au niveau du paramétrage). Si le contrôle n’accepte pas le forçage,
un message d’erreur indiquant que ce contrôle ne peut pas être forcé empêche de
continuer.
 Corriger la donnée que vérifie le contrôle :
Il doit cliquer sur le champ « Objet contrôlé / Controled object » du contrôle. L’écran de
synthèse associé à l’objet contrôlé (dans notre cas l’écran de synthèse du bien) s’ouvre.
Le gestionnaire doit passer en mode « Mise à jour », corriger la donnée et sauvegarder.
Une fois le ou les contrôles corrigés ou forcés, le gestionnaire doit choisir l’action « Continuer /
Continue » afin que le système sache qu’il a terminé sur cet écran. A ce moment-là, le système
revérifie tous les contrôles liés à la procédure :
 si tous les contrôles sont soit forcés, corrigés ou facultatifs (type de contrôle « CTRF :
Contrôle facultatif au niveau du paramétrage) il exécute la procédure.
 sinon il reste sur l’écran des contrôles.
4.3 MENU D’UNE ACTIVITE GA

Ecran Menu local à l’activité GA courante.
Accès Poste GA
Pré-requis Aucun
4.3.1 Accès
Note : La touche permet d’ouvrir la partie droite du menu.
4.3.2 But
Ce menu permet l’accès aux écrans purement GA plus les écrans liés à l’activité qui ont été
définis via un paramétrage client.
Note : Nous ne décrivons ici que les écrans disponibles dans ce menu sans paramétrage client.
4.3.3 Menu standard

Le tableau ci-dessous, liste le contenu, en standard, de ce menu :
Option du menu Id Ecran Description

(francais/anglais)
Tiers de l’activité ProcessParties Permet de gérer les tiers liés à
Process Parties l’activité.
Possible uniquement si l’activité est
paramétrée avec l’origine du tiers =
‘ROLE ».
Gestion des documents DocumentManagement Permet de consulter, produire les
Document management courriers associés au classeur.
Voir détail dans le chapitre 7.
Historique des modifications ModificationHistory Permet de consulter différents
Modification history historiques du classeur.
Sera décrit dans une version ultérieure
de la documentation.
Evénements externes ExternalEventsManagementList Permet de recevoir, mettre en attente
External events des événements externes sur un
dossier du classeur (les événements

externes sont ceux qui sont paramétrés
avec une nature d’événement =
« EXTE : Evénement Externe à
recevoir »). Même fonctionnement que
celui décrit dans le chapitre 2.7.
Gestion des notes NotesManagement Permet de consulter, ajouter des notes
Notes management à un dossier du classeur.
Gestion des événements à ExpectedEventsManagement Permet de gérer les événements à
suivre suivre du classeur (les évènements à
Expected events management suivre sont ceux qui sont paramétrés
avec le flag « Evènement à suivre »
coché).
Même fonctionnement que celui décrit
dans le chapitre 2.7.
Créer une alerte Popup Permet de créer une alerte dans le
Create alert cadre de l’activité GA.
Changer gestionnaire de Popup Permet de changer le service et/ou le
l’activité gestionnaire de l’activité de façon
Change process manager définitive ou provisoire (dans le
deuxième cas, le propriétaire de
l’activité ne change pas). Cette action
n’est possible que pour les activités
qui autorisent cette action dans le
paramétrage (dont l’origine du service
= « ACTI : Service de l’activité»).
Production manuelle de ManualDocumentProduction Permet de demander l’édition d’un
document courrier bureautique manuel et de le
Manual document production consulter.
Demande de traitement ProcessingRequestList Cet écran permet de consulter les
Processing request list demandes de traitement faites par un
événement GA.
Gestion des alertes AlertsManagement Permet de gérer les alertes.
Alert management
Fermer l’activité pour Popup Permet de fermer une activité même si
maintenance on n’est pas gestionnaire de l’activité.
Close process for maintenance Il faut à minima que le paramétrage de
l’activité ait prévu une procédure GA
manuelle de fermeture de l’activité
(car c’est celle-ci qui est exécutée
dans ce cas).
Procédures automatiques AutomaticDelayedProcessActivi Permet de consulter les procédures
temporisées ty automatiques dont la date de réveil
Automatic delayed process n’est pas encore atteinte. Cet écran
activity permet aussi de déclencher à l’avance
une de ces procédures (en positionnant
la date de réveil à la date du jour et
en sauvegardant) ou d’en reporter la
date de réveil (en mettant une date de
réveil dans le futur).
Retour au propriétaire de Aucun Permet de positionner le propriétaire
l’activité courant de l’activité en tant que
Process back to owner gestionnaire définitif.
Consultation des notes WorkbookArchivedNoteList Permet de consulter les notes
archivées archivées du classeur.
Workbook archived notes list
Ajout de note NotesCreation Permet d’ajouter une note au classeur.

Add note Voir détail dans le chapitre 6.
Passage en mode Aucun Permet de passer en mode
maintenance/ standard maintenance ou d’abandonner le mode
Swith to maintenance / maintenance (par défaut, le système
Standard mode est en mode Standard).
Attention le mode « Maintenance » ne
doit être utilisé que par la MOA en cas
d’anomalie sur l’activité GA et avec
accord de Linedata.
Arrêt de l’activité pour Aucun Permet de fermer l’activité GA sans
maintenance passer par une procédure de
Stop process for maintenance fermeture. Cette action n’est possible
que lorsqu’on est en mode
« Maintenance ».
Gestion du classeur WorkbookTransferSynthesis Permet de consulter les gestionnaires
Workbook management du classeur et des activités GA du
classeur.
Permet de réaffecter les gestionnaires
du classeur et/ou des activités GA (voir
détail dans le chapitre 5.1).

5 GESTIONNAIRES DU CLASSEUR
5.1 SYNTHESE CLASSEUR ET REAFFECTATION
Ecran WorkbookTransferSynthesis
Accès Menu contextuel d’un dossier GA (un contrat, un client, un dossier
MOD…) dans « Workflow management / Gestion du classeur »
/« Workflow Management / Gestion du classeur »
Menu du poste GA.
Pré-requis Aucun
5.1.1 Accès
Depuis le menu contextuel des dossiers GA du contrat ou du client.
Depuis le poste GA

5.1.2 But
Consulter les gestionnaires du classeur (sur le classeur ou sur les activités du classeur) en vue de
les réaffecter.
5.1.3 Synthèse du classeur

Cet écran se compose de blocs :
1. « Workbook synthesis / Synthèse du classeur ».

Ce bloc affiche :
 les données courantes du classeur (statut courant et sa date, nombre d’activités ouvertes
(« Process number / Nombre d’activités »
 les gestionnaires et service :
o gestionnaire (et service) courant à qui sont adressées les activités non
indépendantes (origine de l’activité = CLAS dans le paramétrage) : « Manager
service / Service gestionnaire » et « Manager / Gestionnaire » ;
o propriétaire (et service) courant : « Owner service / Service propriétaire » et
« Owner / Propriétaire » ;
o détenteur (et service) courant du classeur papier : « Holder service / Service
détenteur » et « Holder / Détenteur » ;
o le futur détenteur (et service) ainsi que le responsable du transfert (et service)
lorsque le classeur papier est en cours de changement de détenteur.

2. Liste des activités du classeur et leurs critères de sélection
Ce bloc affiche par défaut toutes les activités du classeur avec leur gestionnaire courant
et leur propriétaire. Le bloc de critères permet de restreindre la liste des activités GA
(activités ouvertes / fermées par exemple via le critère « Process statuts / Statut
activité »).
5.1.4 Réaffectation gestionnaire du classeur et/ou des activités

Cette action de l’écran « WorkbookTransferSynthesis » permet de changer le gestionnaire
courant du classeur et/ou des activités du classeur.
Il ouvre le pop-up suivant sur lequel il faut indiquer :

 le gestionnaire cible ;
 le niveau d’affectation du gestionnaire cible : uniquement sur le classeur, uniquement
sur les activités GA sélectionnées, ou les deux ;
 le type de changement de gestionnaire (provisoire ou définitif).
 Gestionnaire cible est composé des champs : « New service / Nouveau service » et « New
manager / Nouveau gestionnaire » ;
 Niveau d’affectation du gestionnaire cible propose les choix exclusifs suivants :
o Changement uniquement du classeur (« Change workbook only / Changement
gestionnaire classeur uniquement » ;

o Changement uniquement des activités GA sélectionnées dans le 3ème bloc de
l’écran (« Change only selected processes / Changement des activités
sélectionnées uniquement ») ;
o Changement du classeur et des activités sélectionnées (Change workbook and
selected processes / Changement du classeur et des activités sélectionnées »
o Changement du classeur et de toute les activités actuellement adressées au
gestionnaire du classeur (« Change workbook and all current manager processes /
Changement du classeur et de toute les activités du gestionnaire courant »).
 Affectation provisoire : permet de ne pas changer le propriétaire dans le cas où la
réaffectation est provisoire (champ « Temporary assignment / Affectation provisoire »
coché). Par défaut, il s’agit d’une réaffectation définitive.
5.1.5 Retour au propriétaire du classeur et/ou des activités

Cette action de l’écran « WorkbookTransferSynthesis » permet de retourner le classeur (et/ou
ses activités), qui avaient été provisoirement affectés à un autre gestionnaire, à leur
propriétaire.
Il ouvre le pop-up suivant sur lequel il faut indiquer :

 Le niveau d’affectation du retour au propriétaire : uniquement sur le classeur,
uniquement sur les activités GA sélectionnées, ou les deux selon le même principe que
pour le changement de gestionnaire décrit ci-dessus.
5.1.6 Réaffectation définitive du classeur et/ou du détenteur du classeur

Cette action de l’écran « WorkbookTransferSynthesis » permet de changer le gestionnaire du
classeur de façon définitive et/ou le détenteur du classeur papier.

Il ouvre le pop-up suivant sur lequel il faut indiquer au choix :
 Le gestionnaire définitif cible (New service / Nouveau service » et « New owner /
Nouveau propriétaire ») ;
 Le futur détenteur (« Future holder service / Service futur détenteur »), ainsi que le
responsable du transfert (« Transfer responsible service / Service responsable transfert »
et « Transfer responsible / Responsable transfert »).
Note : Le détenteur du classeur papier change en 2 temps : 1- on indique le futur

détenteur et le responsable du transfert, 2- le responsable du transfert ou le futur détenteur
valide la réception ce qui change le détenteur.
5.2 RECEPTION CLASSEUR PHYSIQUE EN MASSE
Ecran WorkbookTransferSynthesis
Accès Menu global : « Workfow / Gestion Administrative » :
- “Physical workbook transfer / Transfert classeur physique”
Pré-requis Aucun
5.2.1 Accès
.

5.2.2 But
Valider la réception des classeurs physiques par le responsable de transfert. Le futur détenteur
de chaque classeur devient alors le détenteur courant.
Note : Le détenteur du classeur papier change en 2 temps : 1- on indique le futur

détenteur et le responsable du transfert, 2- le responsable du transfert ou le futur détenteur
valide la réception ce qui change le détenteur.
5.2.3 Réception du classeur physique :

L’écran permet de consulter les classeurs dont le responsable de transfert est celui demandé
dans le champ « Responsable of transfer / responsable du transfert » et qui n’ont pas encore été
transféré au détenteur.
Sur cet écran le gestionnaire doit :

1. Sélectionner des classeurs,
2. Indiquer le lieu où est rangé le classeur (champ « Box / Boîte »). Cette action est
facultative.
3. Puis activer l’action « Workbooks specify as physically transfered / Transfert des
classeurs physiques effectué ».
4. Les classeurs sélectionnés ont alors leur détenteur qui est mis à jour par le futur
détenteur.
5.3 RECEPTION CLASSEUR PHYSIQUE EN MASSE
Ecran WorkbooksPhysicalReception
Accès Menu global : « Workfow / Gestion Administrative »
Pré-requis Aucun
5.3.1 Accès
.

5.3.2 But
Valider la réception de classeurs physiques par le futur détenteur. Le futur détenteur de chaque
classeur devient alors le détenteur courant.
5.3.3 Réception du classeur physique :

L’écran permet de consulter les classeurs dont le futur détenteur est celui demandé dans le
champ « Future holder/ Futur détenteur » et qui n’ont pas encore été transféré au détenteur.
Sur cet écran le gestionnaire doit :

1. Sélectionner des classeurs,
2. Indiquer le lieu où est rangé le classeur (champ « Box / Boîte »). Cette action est
facultative.
3. Puis activer l’action « Validate reception / Valider réception ».
4. Les classeurs sélectionnés ont alors leur détenteur (et la boîte) qui est mis à jour par le
futur détenteur.

6 GESTION DES NOTES
6.1 CREATION DE NOTES
Ecran NotesCreation
MOD…) dans « Workflow management / Notes » /« Gestion du
Workflow/ Notes »
Menu du poste GA.
Pré-requis Aucun
6.1.1 Accès
Par l’ajout direct depuis le menu :
Par ajout depuis l’écran de gestion des notes :
6.1.2 But
Ajouter une note à un dossier administratif (un contrat, un client, un dossier d’après-vente…).

6.1.3 Saisie de la note
Par défaut, la note est créée sur le dossier courant du classeur courant (le dossier de l’affaire du
classeur affaire dans notre exemple).
 Il est possible de changer du classeur de l’affaire vers le classeur du client (champ
« Workbook / Classeur »). Cela permet de saisir une note sur le client depuis un contrat
donné.
 Il est possible de changer de dossier parmi tous les dossiers existants sur le classeur
courant (champ « File / Dossier »).
Note : Exemple, on peut saisir la note sur le dossier du bien (APP) ou de la

commande (CMDE), d’un mandat SEPA (MDTA) ou de l’élément (MEL).

 Le type de la note « Note type / Type de note » est obligatoire. Selon le paramétrage du
type de note, la note sera :
o toujours modifiable, modifiable uniquement par son créateur tant qu’elle n’est
pas validée, ou jamais modifiable.
o la note sera une simple note ou un warning affiché dans la vue 360 du client ou du
contrat.
 La note se saisit dans la partie « Text / Texte ».
Une fois la note créée, on peut la consulter dans l’écran de consultation des notes ou dans
l’écran de gestion des notes.
6.2 GESTION DES NOTES
Ecran NotesManagement
MOD…) dans « Workflow management / Notes » /« Gestion du
classeur/ Notes ».
Menu du poste GA.
Pré-requis Aucun
6.2.1 Accès
6.2.2 But
Consulter, ajouter, modifier les notes d’un contrat, un tiers.
6.2.3 Gestion des notes :

Par défaut, l’écran affiche,
 pour le classeur Affaire : toutes les notes présentes sur un des dossiers du contrat et sur
le dossier du client ;
 pour le classeur Tiers : toutes les notes présentes sur un des dossiers du client (client,
population, traitement de masse,…).

Il est possible :
 d’affiner la recherche en sélectionnant des critères de recherche sur le type de note, la
nature (avertissements ou simples notes), le dossier…
 d’afficher les notes des autres contrats du client en cochant le critère « Related
contracts / Contrats liés ».
Depuis cet écran, on peut agir sur chaque note via les boutons en haut de l’écran :
 « Add/ Ajouter » : permet d’ajouter une note
 « Update / Mettre à jour » : permet d’ouvrir la synthèse de la note en mode
« Modification »
 « Validate / Valider » : permet de passer la note au statut « VALD : Note validée » et la
note devient ainsi non modifiable.
 « Cancel / Annuler » : permet d’annuler la note.
 « Duplicate / dupliquer » : permet de dupliquer la note sur un autre contrat. Un pop-up
s’ouvre pour choisir le contrat cible.
 « Archive / Archiver » : permet de déplacer la note avec les notes archivées. Une fois
archivée la note n’apparaît plus dans l’écran de gestion des notes. Elle apparaît
uniquement dans l’écran de consultation des notes archivées
(WorkbookArchivedNoteList).

7 GESTION DES COURRIERS
La gestion des courriers se fait par l’intermédiaire de demande de courrier sur un dossier
administratif qui passe successivement par les statuts imposés suivants :
 « EME » : ce statut est positionné dès que la demande de courrier est faite sur un dossier.
Une demande de courrier est créée pour chaque tiers destinataire. Chaque demande de
courrier est identifiée par un chrono unique.
 « CREE » : ce statut est positionné une fois que l’extraction des variables a été effectuée
sur la demande de courrier et tant que le courrier a été produit courrier n’est pas émis.
 « EMIS » : ce statut est positionné une fois que le courrier a été émis.
 « ANNU » : ce statut est positionné lorsque le courrier non encore émis a été annulé
manuellement par le gestionnaire.
7.1 PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER

Ecran DocumentManagement
Accès Poste GA :
Action : « Production manuelle / Manual document production»
Pré-requis Activité GA ouverte et existence de courrier manuel dans le
paramétrage.
7.1.1 Accès depuis le poste GA
Note : Pour la production depuis les actions GA, voir le chapitre 2.6.
7.1.2 But
Produire un courrier manuel.

7.1.3 Production manuelle de courrier
Cet écran permet de rechercher le courrier manuel à produire en fonction du code du courrier,
du type de dossier administratif…
Par défaut, le type de dossier est positionné au type de dossier courant mais il est possible de
changer de type de dossier, voire de mettre cette zone à vide.
Nous cherchons dans notre exemple, tous les courriers que l’on peut déclencher depuis le
dossier administratif du contrat.
Le gestionnaire peut ensuite produire le courrier, consulter le draft…
7.1.4 Cas particulier d’une production d’un courrier avec texte libre
A la demande de production du courrier, le système ouvre la fenêtre de saisie de texte libre
suivante :
Cette fenêtre affiche les informations suivantes :

 Le nombre de destinataires du courrier (champ « Adresses / Destinataires »).
2 destinataires dans notre exemple.

 Le mode de gestion du texte libre avec trois possibilités (champ « Free text management
mode / Mode gestion texte libre ») :
o TXLD : Utilisation du texte par défaut. Cette option permet de positionner
automatiquement le texte par défaut défini dans le paramétrage du courrier sur
le courrier produit à chaque destinataire. Il n’est pas possible donc de saisir un
texte libre dans ce cas.
o TXLS : Saisie texte par destinataire ultérieurement. Cette option permet de saisir
un texte libre différent par destinataire de courrier. Cette option n’est proposée
que pour les courriers multidestinataires (« Adresses » > 1). La saisie du texte
libre ne se fait pas directement dans cette fenêtre mais pour chaque destinataire.
o TXLT : Application texte tous destinataires. Cette option permet de saisir un texte
libre en remplacement du texte par défaut et de le positionner sur le courrier
produit. En cas de courrier multidestinataires, la partie texte libre sera donc
identique pour chaque courrier.
 La saisie du texte libre (champ « Text input / Texte libre »). Ce champ permet de saisir
éventuellement un texte libre.
Cette zone pré-affiche le texte défini au niveau du paramétrage quand il existe. Dans ce
cas, les informations préfixées de # sont non modifiables. Elles ne seront pas imprimées
sur le courrier. Elles sont là uniquement pour guider le gestionnaire dans sa saisie.
Une fois le texte libre saisi (ou pas), le gestionnaire doit activer le bouton « Save /
Sauvegarder » pour produire le courrier. Le système crée le courrier en intégrant le texte
libre dans la zone prévue à cet effet dans le paramétrage du courrier puis affiche le
courrier final.
7.1.5 Cas particulier d’un courrier avec texte libre et plusieurs destinataires
Dans le cas où le courrier est produit sur plusieurs destinataires avec des textes libres différents,
l’écran de la liste des courriers s’ouvre. Le gestionnaire doit saisir le texte libre sur chaque
courrier et demander sa production.
7.2 CONSULTATON D’UN COURRIER DEPUIS VUE 360

Ecran Aucun
Accès Vue 360 du contrat ou du client
Pré-requis Existence de courriers manuels pour le dossier GA courant ou

7.2.1 Accès vue 360
Depuis la vue 360 (pour les courriers au statut EMIS des 12 derniers mois)
7.2.2 But
Consulter un courrier déjà émis sur le contrat ou sur le client.
7.2.3 Consultation du courrier émis

Un double clic sur le courrier affiche le courrier émis dans un onglet :

Le gestionnaire peut imprimer le document via clic droit.

7.3 CONSULTATON D’UN COURRIER DEPUIS POSTE GA
Ecran DocumentManagement
Accès Poste GA
Pré-requis Paramétrage des courriers.
7.3.1 Accès
7.3.2 But
Rechercher un courrier émis sur le contrat et le consulter. Produire un courrier qui est à un
statut intermédiaire.
7.3.3 Ecran de recherche des courriers

Cet écran permet de rechercher les demandes de courrier déjà effectuées sur le classeur quel
que soit leur statut.
Par défaut, seules les demandes de courrier du dossier adminitratif courant sont recherchés. Il
faut cocher le champ « Workbook document / Document du classeur » pour rechercher parmi
tous les dossiers administratifs du classeur.

Dans notre exemple, nous avons coché le champ « Workbook document » et activer le bouton de
recherche « Search ».
Il est ensuite possible en se positionnant sur un des courriers de la liste de :

 Consulter le courrier émis (option « Browse / Consultation » ;
 Saisir du texte libre (option « Input free text / Saisie texte libre ») pour les courriers non
déjà émis et pour lesquels il existe des variables de texte libre ;
 Imprimer le courrier final (option « Print document mani format / Impression format
principal ») ;
 Consulter le draft (option « Consult draft / Consultation draft ») pour les courriers qui ont
un fond de plan de type TXT ;
 Imprimer un courrier RTF (option « print document correspondance format / Production
bureautique »).

8 GESTION DES DOCUMENTS RECUS
8.1 GESTION DES DOCUMENTS RECUS SUR LE CONTRAT
Ecran ReceivedDocumentManagement
Accès Menu contextuel du contrat : « Contract Modification / Received
document management » / « Modification du contrat / Gestion
des documents reçus.
Pré-requis Aucun
8.1.1 Accès
8.1.2 But
Stocker le contenu de documents sur le contrat.
8.1.3 Gestion des documents reçus du contrat

L’écran permet de :
 consulter (bouton « Open received document / Ouvrir le document reçu ») les documents
reçus sur le contrat ou sur le client du contrat associés au contrat
 ajouter (bouton « Add received document / Ajout document reçu ») un document reçu
sur le contrat.

Note : L’ajout de document depuis cet écran permet de rattacher un document au
contrat sans lien avec un événement GA.
Note : On peut consulter sur cet écran les documents reçus via un événement GA (cf
chapitre 2.7).
8.2 GESTION DES DOCUMENTS RECUS SUR LE TIERS
Ecran ReceivedDocumentManagement
Accès Menu contextuel du tiers : « Party Modification / Received
document management » / « Modification du tiers / Gestion des
documents reçus.
Pré-requis Aucun
8.2.1 Accès
8.2.2 But
Stocker le contenu de documents sur le tiers.
8.2.3 Gestion des documents reçus sur le tiers

Même fonctionnement que pour les documents reçus sur le contrat (chapitre 8.1).

9 GESTION DES TIERS D’UN DOSSIER
9.1 GESTION DES TIERS DU CLASSEUR
Ecran WorkbookPartyManagement
Accès Menu contextuel du contrat : « Workflow management / Party
management / Workbook party » / « Gestion du classeur /
Gestion des tiers / Tiers du classeur.
Pré-requis Aucun
9.1.1 Accès
9.1.2 But
Consulter l’ensemble des tiers affectés au contrat avec possibilité de modifier leurs données sur
le contrat (adresse, RIB).
Note : Il n’est pas possible depuis cet écran d’ajouter un tiers au classeur. Pour cela, il
faut utiliser l’option de menu des tiers du dossier : « File party xx / Tiers du dossier
xx ».
9.1.3 Ecran de consultation des tiers d’un classeur

Cet écran affiche la liste des tiers rattachés au classeur avec leur situation courante.
Note : L’historique peut être consulté en activant le bouton « Workbook party historical /
Historique des tiers du classeur ».

Manipulations du tableau :
 Ce tableau peut être groupé sur n’importe quelle colonne (ici dans l’exemple il est
regroupé par nom de tiers).
 Ce tableau peut être filtré sur le rôle, l’adresse, le RIB, le mandat.
 Ce tableau peut être trié sur n’importe quelle colonne.
Un double clic sur une ligne du tableau permet d’ouvrir la synthèse des données du tiers sur le
classeur (écran ci-dessous).
9.1.4 Mise à jour d’un tiers du classeur

Cet écran permet de consulter, mettre à jour (action « Update / Mise à jour ») ou mettre fin
(action « Stop / Arrêt ») un tiers d’un dossier GA.
Dans notre exemple, il s’agit du tiers FRF01 ayant le rôle FCLI sur le dossier de l’affaire.
Toutes les données peuvent être mises à jour (même le tiers).

 En cas de modification mineure (commentaire, relation, pourcentage, date de fin). Le
système met à jour les données modifiées sans historique.
 En cas de modification importante, le système autorise la saisie de la date de début de
modification (« Begin modification date / date de début de modification ») et conserve
automatiquement un historique de la modification (il met fin aux données actuelles en
date de début de modification -1 jour et crée une nouvelle ligne en date de
modification).
Note : Par défaut la date de début de modification est égale à la date du jour.
9.2 GESTION DES TIERS D’UN DOSSIER GA
Ecran FilePartyManagement
Accès Menu contextuel du contrat : «
Workflow management / Party management / File party
(contract, element…) »
« Gestion du classeur / Gestion des tiers / Tiers du dossier
(contrat, élément….)
Pré-requis Aucun

9.2.1 Accès
9.2.2 But
Consulter l’ensemble des tiers affectés au dossier GA concerné avec possibilité de modifier leurs
données sur le contrat (adresse, RIB) ou d’ajouter un tiers sur le dossier GA.
Note : Cet écran limité aux tiers du dossier courant, propose les mêmes fonctionnalités
que l’écran de gestion des tiers du classeur avec en plus la possibilité d’ajouter un tiers
au dossier courant.

10 GLOSSAIRE
10.1 DÉFINITIONS
Classeur, Dossier GA
Les dossiers de la Gestion Administrative EKIP sont regroupés au sein de « Classeur » Exemple :
le classeur « Client » contient les dossiers relatifs au client (dossier du client proprement dit,
dossiers des populations de contrat, dossiers des traitements de masse…), le classeur « Contrat »
contient les dossiers relatifs au contrat (dossier du contrat proprement dit, dossier de l’élément
financier, dossier de recouvrement, dossiers d’après-vente…)…
Evénement externe : Information reçue (du client par exemple) codifiée.

Evénement à suivre : Information codifiée liée au contrat, au client et qui intéresse le
gestionnaire.
Evénement interne : Permet de communiquer entre les objets de la GA. Il s’agit en général
d’une information qui n’intéresse pas le gestionnaire car plutôt technique (sauf cas particulier
des événements à suivre).
10.2 ABRÉVIATIONS
GA: Gestion Administrative.

11 RÉVISIONS DU DOCUMENT
Caractéristiques du fichier
Nombre de pages et taille 61 pages - 4916736 octets
Nom du fichier EKIP360_UtilisationGestionAdministrative_LFR_V1
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1 01/06/2016 Pascale Cazes Création du document

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EKIP360 : Utilisation de la gestion

Documentation basée sur Linedata Ekip360 R 3.4.1

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Linedata – Crédits & Financements

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 2

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 3

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 4

La Gestion Administrative d’EKIP360 permet d’affecter automatiquement ou manuellement des

Il y a plusieurs types de gestionnaire affectés à une activité :

Le but de ce guide utilisateur est de décrire différentes fonctions liées à l’utilisation de la GA

Note : La liste des fonctions présentées n’est pas exhaustive.

1.3 LECTEURS CONCERNÉS

Ce manuel est destiné à plusieurs « groupes cible » :

 Utilisateurs et « Super-Utilisateurs » d'Ekip360 ;

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 5

1.4 RÉSUMÉ DES DIFFÉRENTS CHAPITRES

Note : Les tâches adressées au gestionnaire connecté, sont celles

2. Gestion Administrative en cours sur un dossier :

5. Autres fonctions possibles sur les dossiers GA

1.5 DOMAINES PRESENTES LORS DE LA PROCHAINE VERSION DE DOCUMENTATION

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 6

1.6 MANUELS ASSOCIÉS

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 7

2.1.3 Liste des activités et alertes

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 8

2.1.4 Liste des dossiers hors activités

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 9

2.1.5 Liste des flux prévisionnels à l’étude

2.1.6 Liste des factures charges et débours en cours

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 10

2.2 MENU DES ACTIONS GA : OUVRIR UNE ACTIVITE (ACCES DIRECT)

Exemple, depuis l’écran de synthèse de contrat :

Ouvrir une activité GA sur le dossier GA courant ou dossier promotionné.

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 11

Ouvrir une activité GA sur le dossier GA courant.

2.3.3 Liste des activités GA à ouvrir manuellement via l’écran

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 12

2.4 MENU DES ACTIONS GA : EXECUTER UNE PROCEDURE GA (ACCES DIRECT)

2.4.1 Accès direct

Exemple, depuis l’écran de synthèse de contrat :

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 13

Exécuter une procédure GA.

2.4.3 Liste des procédures GA manuelles

2.5.1 Accès direct

Exemple, depuis l’écran de synthèse d’un dossier de renégociation :

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 14

2.6 MENU DES ACTIONS GA : PRODUIRE UN COURRIER

Un clic sur le courrier concerné (exemple : Test de l’objet 1M ») déclenche le processus de

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 15

2.7 MENU DES ACTIONS GA : ACTIONS SUR LES EVENEMENTS GA

2.7.1 Accès direct

2.7.3 Liste d’événements en attente

2.7.4 Evénements externes (ExternalEventsManagementList)

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 16

Sur cet écran le gestionnaire peut :

Le popup suivant s’ouvre pour enregistrer la réception de l’événement :

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 17

2.7.5 Evénements à suivre (ToFollowUpEventsManagement)

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 18

2.7.6 Evénements attendus (ExpectedEventsManagement)

2.8 MENU DES ACTIONS GA : PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER

2.8.1 Accès direct

EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 19