Réussir Ses Projets Événementiels

Collection PRAKIT
PRAKIT :
Damien MASSET
la collection
de kits pratiques
qui associe
Réussir ses projets

la conduite de projet
à un besoin spécifique
événementiels
Réussir
Assemblée générale, lancement de produit,
compétition sportive, spectacle, inauguration,
séminaire, conférence ou simple cocktail…
3 phases :
- préparer
- piloter
ses projets
événementiels
- faire le bilan
Que ce soit dans la sphère professionnelle 10 étapes :

ou privée, nous sommes tous amenés - identifier les besoins
- travailler le concept
à prendre en charge l’organisation d’un - définir les cahiers des
charges, le planning et le
événement. Mais une fois l’échéance fixée, budget
comment rester serein et mettre toutes les - sélectionner les prestataires
- affiner le budget
chances de son côté pour que la réussite - valider le dispositif Damien MASSET
- anticiper les imprévus
soit au rendez-vous le jour J ? - organiser le terrain
- réaliser l’événement
- mesurer les résultats 3e édition
Réussir ses projets événementiels

Méthodologie d’analyse et d’organisation,
agrémentée de documents immédiatement
opérationnels, cet ouvrage constitue une
boîte à outils complète et modulable, quelle
que soit l’ampleur de l’événement à réussir.
Basé sur une méthode simple et didactique

de conduite de projet, l’auteur met son
Damien MASSET dirige sa
expérience au service de tout professionnel
propre structure de coordination
ou particulier, pour l’aider à devenir un de projets événementiels.
véritable “maître de cérémonie” ! Coordinateur Général des
Nuits de Feu à Chantilly, ou
de l’Armada de Rouen, il est
également Régisseur Général
de Paris Plages.
Existe aussi en version eBook
sur www.librairie-gereso.com
BONUS
Téléchargez gratuitement l’ensemble
ISBN : 978-2-35953-058-2
des modèles de documents

GERESO ÉDITION
23 €
Réussir
ses projets
événementiels
Collection PRAKIT
PrakitEvenmt2010-edition3.indd 3 21/02/11 14:13

2011
Cet ouvrage est paru dans une édition précédente sous le titre : Réussir ses événements
Ouvrage conçu et réalisé sous la direction de Catherine FOURMOND
Auteur :
Damien MASSET
© GERESO Édition 2008, 2009, 2011

26 rue Xavier Bichat - 72018 Le Mans Cedex 2
Tél. 02 43 23 03 53
Fax 02 43 28 40 67
www.gereso.com/edition
edition@gereso.fr
Reproduction, traduction, adaptation interdites

Tous droits réservés pour tous pays
Loi du 11 mars 1957
Dépôt légal : février 2011

ISSN : 1957-9896
ISBN 13 : 978-2-35953-058-2
Code EAN 13 : 9782359530582
GERESO SAS au capital de 160 640 € - RCS Le Mans B 311 975 577
Siège social : 28 rue Xavier Bichat - 72018 Le Mans Cedex 2

La collection PRAKIT propose des méthodes simples et didactiques de conduite de
projet, appliquées à des processus ou spécificités métiers.
Dans la même collection :
• Analyser un poste de travail ou un service

• Conduire une analyse stratégique en entreprise
• Construire un plan de formation
• Diagnostiquer la performance industrielle
• Élaborer des tableaux de bord utiles
• Le recrutement
• Manager la performance industrielle
• Organiser la mobilité internationale de ses salariés
• Prévenir un contrôle URSSAF
• Réaliser le diagnostic d’une organisation
• Réussir ses investissements en formation
www.librairie-gereso.com

6LJQL¿FDWLRQGHVSLFWRJUDPPHV
Acteurs concernés
Que faut-il faire ?
9pULÀRQVHQVHPEOH
Attention - Important
Documents liés
'pURXOHPHQWGXSURMHW
DÉBUT DU PROJET
Étape 1
p. 23 ,GHQWLILHU
OHVEHVRLQV
Étape 2 Première
phase
p. 29 7UDYDLOOHUOH p. 5
FRQFHSW 3UpSDUHU
OHSURMHW
Étape 3
'pILQLU
OHVFDKLHUV
p. 35 GHVFKDUJHV
OHSODQQLQJHW
OHEXGJHW
Étape 4
p. 51 6pOHFWLRQQHU
OHVSUHVWDWDLUHV
Documents Métier M xx
Documents Projet P xx
Étape 5
p. 61 $IILQHU
OHEXGJHW
Étape 6
9DOLGHU Deuxième
p. 65 OHGLVSRVLWLI
phase
p. 47
3LORWHU
Étape 7 OHSURMHW
$QWLFLSHU
p. 73 OHVLPSUpYXV
Étape 8
p. 81 2UJDQLVHU
OHWHUUDLQ
Étape 9
5pDOLVHU
p. 93 O
pYpQHPHQW
Étape 10 Troisième
phase
p. 105 0HVXUHU p. 101
OHVUpVXOWDWV )DLUHOHELODQ
FIN DU PROJET

Notions fondamentales de la conduite de projet
1- Qu’est-ce que le mode projet ?

Le mode projet est avant tout un état d’esprit privilégiant le travail en
équipe, la transparence, l’atteinte d’objectifs ambitieux, la prise de risques,
la recherche de la performance.
Se mettre en mode projet, c’est détenir toutes les clés de réussite pour
atteindre des objectifs, dans le respect des délais et des budgets.
L’équipe peut être réduite à 2 personnes, c’est le cas où le projet est réalisé
par une personne au profit d’un commanditaire.
Néanmoins, ce n’est pas parce que le projet est petit ou que l’équipe pour
le réaliser est petite que l’on ne peut pas mettre en œuvre le mode projet.
Le mode projet fiabilise le processus global, facilite la communication et la

prise de décision.
2- Qu’est-ce qu’un projet ?
Un projet se caractérise principalement par :

• un objet ou but à atteindre ;
• un produit ou service qui est le résultat du projet ;
• des objectifs cadrant le système projet ;
• des ressources, humaines ou matérielles, mobilisées pour la réalisation
du produit.
Borné dans le temps, un projet est donc un ensemble d’actions
coordonnées qui va permettre de traiter une problématique et de satisfaire
le besoin exprimé par le commanditaire.
PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:7 21/02/11 14:13

Ainsi, la fin de votre projet événementiel est matérialisée par le produit
résultat suivant :
• un événement prêt et réalisé ;
• une évaluation de cet événement.
3 - Qu’est-ce que la conduite de projet ?

Conduire un projet, c’est se poser les bonnes questions au bon moment et
mettre en œuvre des techniques pour :
• réaliser un produit, tout en tenant compte des diverses contraintes
fixées, c’est-à-dire, ici, conduire le processus de conception et de
réalisation de l’événement de bout en bout ;
• anticiper ou réagir face aux obstacles qui peuvent survenir et retarder
l’avancement du projet ;
• mettre en place un système de communication qui permette à
l’ensemble des acteurs d’avoir les bonnes informations pour jouer leur
rôle dans le projet.
4 - Quelle méthode pour la conduite d’un projet de conception d’un

événement ?
Nous vous proposons dans ce guide une méthode exclusive développée
par GERESO ÉDITION, en collaboration avec ses consultants experts en
organisation et conduite de projet.
En deux dimensions, grâce à un système de double lecture, vous
trouverez :
• 3 phases de conduite de projet ;
• 10 étapes de processus métier.
5 - Comment cela fonctionne ?
Troisième
Première phase Deuxième phase phase
Préparer le projet Piloter le projet Faire le
bilan
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Étape 7 Étape 8 Étape 9 Étape 10
Identifier Travailler Définir les cahiers Sélectionner Affiner Valider Anticiper Organiser Réaliser Mesurer
des charges, le dispositif
les besoins le concept les prestataires le budget les imprévus le terrain l'événement les résultats
le planning
et le budget

Les deux dimensions sont prises en compte et synchronisées pendant la
vie du projet :
• la gestion du projet : c’est la dimension organisationnelle, transverse
et portable ;
• la réalisation du processus lié à la réalisation de l’événement : c’est
la dimension « métier » ou « technique », celle-ci regroupe l’ensemble des
actions à mener pour accomplir et atteindre l’objectif de mise en œuvre et
de suivi de votre événement.
Les documents liés permettent d’élaborer facilement les résultats

intermédiaires, puis finaux, nécessaires à la bonne réalisation des objectifs
du produit.
Les documents des phases de gestion du Projet sont préfixés P xx.
Les documents de réalisation des étapes du processus Métier sont
préfixés M xx.
Au quotidien, au sein du projet événementiel, les deux dimensions (gestion

de projet et conduite du processus métier) sont totalement entremêlées et
confondues…
La distinction que nous vous proposons ici a donc pour but de faciliter et
surtout de sécuriser votre conduite du projet.
Vous trouverez ainsi dans ce guide, grâce à une mise en page inédite
et très pratique, toutes les actions à mener pour garantir la réussite de
votre événement tant sur le plan opérationnel que sur celui de la réponse
concrète à vos besoins.
Cet ouvrage s’adresse aussi bien aux entreprises privées qu’à des
institutions publiques, voire des particuliers. La dimension de l’événement
peut changer, le processus reste rigoureusement identique. Les documents
prévoient les spécificités éventuelles de ces secteurs et peuvent être
facilement adaptés en conséquence.
Bonus
Vous trouverez une adresse Internet sur chaque page de modèle de
document. Connectez-vous et accédez directement et gratuitement sur la
page des livrables proposés dans ce livre, tous librement téléchargeables.

Les 3 phases et les 10 étapes du projet
Début du projet
Début du projet
Analyser les besoins et valider l’avant-projet événementiel
Étape Intitulé de l’activité Documents liés

Préparer le projet
Première phase
1 Identifier les besoins M 01 - Grille d’identification
2 Travailler le concept M 02 - Fiche de conduite de brainstorming

M 03a - Table récapitulative des prestataires
Définir les cahiers des charges, le
3 M 03b - Grille de budget type
planning et le budget M 03c - Planning des actions à mener
Construire le projet événementiel et le mettre en œuvre
Étape Intitulé de l’activité Document lié

M 04a - Tableau comparatif des prestations
4 Sélectionner les prestataires M 04b - Fiche de visite et de test
Deuxième phase
Piloter le projet
5 Affiner le budget M 05 - Budget définitif

M 06a - Check list
6 Valider le dispositif M 06b - Notice de sécurité
M 07a - Fiche du pire
7 Anticiper les imprévus M 07b - Anticipation de crise
8 Organiser le terrain M 08 - Cahier d’organisation
9 Réaliser l’événement M 09 - Planning de déroulement
Faire le bilan de l’événement

Troisième phase
Faire le bilan
Étape Intitulé de l’activité Document lié

10 Mesurer les résultats M 10 - Grille d’évaluation
Fin du projet
Fin du projet
4

Première Préparer le projet
phase
événementiel
Ce schéma représente votre repère dans le déroulement du projet.

Vous le retrouverez au début de chaque phase et étape.
• Chef de projet ;
• Service événement s’il existe.
• Formuler le besoin et le présenter ;

• Mettre la commande en mode projet :
- définir des objectifs,
- préparer un macroplanning,
- calculer un budget,
- rédiger un cahier des charges.
• Préparer la communication autour du projet (plan de communication - P 05) :
- objectifs,
- actions,
- destinataires,
- moyens mis en œuvre, etc.
• Préciser et planifier le rôle des acteurs (planning détaillé - P 02) ;
• Optimiser l’affectation des ressources nécessaires sur les tâches
définies ;
• Chiffrer le coût global du projet (budget détaillé - P 03) ;
• Analyser les risques (grille d’analyse des risques - P 04) :
- lister les freins, leurs effets, les hiérarchiser,
- lister, planifier et chiffrer les actions préventives et curatives.
• Valider l’ensemble du projet (note de cadrage - P 01).
1. Le projet est-il en cohérence avec la politique de l’entreprise ?

2. Le contexte global a-t-il été pris en compte ?
3. Quels sont les projets en cours, sont-ils concurrents ? Sont-ils cohérents
avec le projet d’événement ?
4. Les rôles ont-ils clairement été attribués ?

Première phase -
Préparer le projet événementiel
5. Les objectifs sont-ils formalisés, clairs, mesurables et atteignables ?

6. Les ressources sont-elles disponibles et motivées ?
7. La communication est-elle orientée vers les résultats à obtenir ?
8. Toutes les cibles ont-elles été identifiées et listées ?
9. Les moyens engagés en communication sont-ils en adéquation avec
les objectifs à atteindre ?
10. Le planning du projet est-il exhaustif ? A-t-il été validé par l’ensemble
des acteurs ?
11. L’utilisation des ressources a-t-elle été optimisée ?
12. Le périmètre des coûts est-il exhaustif ? Le chiffrage a-t-il été validé ?
13. Les actions préventives et correctives face aux risques ont-elles été
prises en compte ?
14. La préparation et le cadrage du projet ont-ils été validés, formalisés et
communiqués ?
• Toutes les idées ne doivent pas devenir des projets : trop de projets
lancés en même temps tuent la « dynamique projet »… et donc la motivation
de tous les acteurs ;
• Rares sont les projets novateurs, très souvent des éléments de projets
passés sont réutilisables… autant d’efforts en moins !
• La communication en interne et la communication en externe sont des
leviers puissants à ne pas négliger… une mauvaise communication est
source de démotivation ;
• Le planning est l’élément essentiel du tableau de bord du chef de
projet. Un planning difficile à structurer est souvent révélateur d’objectifs
peu clairs ou de rôles mal définis ;
• Le coût d’un projet fait partie des indicateurs pertinents permettant un
arbitrage objectif. Ne pas oublier de valoriser les coûts liés aux ressources
internes afin de refléter le coût réel du projet ;
• L’anticipation dans les projets est essentielle : toutes les situations
doivent être envisagées, des plus dramatiques aux plus insignifiantes ;
• Les malentendus doivent à tout prix être évités au sein de l’équipe de
pilotage, veiller à obtenir des accords mutuels ;
• S’assurer d’adopter un langage commun.

Première phase -
P 01 - Note de cadrage (p. 9)

P 02 - Planning détaillé (p. 11)
P 03 - Budget détaillé (p. 13)
P 04 - Grille d’analyse des risques (p. 15)
P 05 - Plan de communication (p. 17)
P 06 - Main courante (p. 19)
P 07 - Compte rendu de réunion (p. 21)

Première phase -
Notes :

But du projet Ex. mettre en place un événement
PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:15
Déclencheurs
du projet Ex. Direction de l’entreprise
Études ou
réalisations Ex. Besoins de l’entreprise en communication : gain de notoriété
préalables
Liste des
objectifs
et des livrables Ex. Un événement qui soit répercuté dans les médias locaux
attendus
www.gereso.com/prakit/reussonevene
Liste des acteurs
du projet Ex. DG / Chef projet événement / Direction de la communication…
Contexte du
projet Ex. Dynamique commerciale, embauche
P 01 - Note de cadrage
21/02/11 14:13
10
Budget
Macro planning du projet Macro planning de charge du projet prévisionnel du
projet
Date de début Date de fin de Ressources internes Ressources externes (en K)
Dénomination des étapes
de projet projet (en jours*hommes) (en jours*hommes)
Semaine 1 Semaine 1
1: Identifier les besoins
(S1) (S1)
2 : Travailler le concept S2 S3
3 : Définir les cahiers des charges, le planning et
S3 S4
le budget
4 : Sélectionner les prestataires S5 S8
5 : Affiner le budget S8 S8
6 : Valider le dispositif S9 S9
7 : Anticiper les imprévus S9 S10
P 01 - Note de cadrage
8 : Organiser le terrain S11 S12

9 : Réaliser l’événement S12 S12
10 : Mesurer les résultats S13 S14
Ensemble du projet (total) 0,00 0,00 0,00
Objectifs à renégocier
Destinataires de la note
de cadrage
Documents joints
21/02/11 14:13
P 02 - Planning détaillé
Mois 01 Mois 02 Mois 03 Mois 04

Tâche Ressources Livrables
S01 S02 S03 S04 S05 S06 S07 S08 S09 S10 S11 S12 S13 S14
Début de projet
P 01 - P 02 - P 03 - P 04 -
Préparer le projet P 05 - P 06 - P 07
Etape 1 : Identifier les besoins M 01
Etape 2 : Travailler le concept M 02
Etape 3 : Définir les cahiers des

M 03a - M 03b - M 03c
charges, le planning et le budget
Piloter le projet P 08
Etape 4 : Sélectionner les

M 04a - M 04b
prestataires
Etape 5 : Elaborer le budget M 05
Etape 6 : Valider le dispositif M 06a - M 06b
Etape 7 : Anticiper les imprévus M 07a - M 07b
Etape 8 : Organiser le terrain M 08
Etape 9 : Réaliser l'événement M 09
Faire le bilan du projet P 09
Etape 10 : Mesurer les résultats M10
Nom de la ressource Service Tâches Commentaires
Attention : les durées indiquées sont ici théoriques, veillez à les adapter en fonction
du contexte de votre événement.
11

P 02 - Planning détaillé
Notes :
12

Budget previsionnel
Charge Coût journalier Coût ressources Coût déplacements et

Tâches Totaux
estimée ressources humaines matérielles mission
Préparer le projet 0 0,00 0,00 0,00 0,00
1. Identifier les besoins 0 0,00 0,00 0,00 0,00
2. Travailler le concept 0 0,00 0,00 0,00 0,00
3. Définir les cahiers des charges, le planning
et le budget 0 0,00 0,00 0,00 0,00
Piloter le projet 0 0,00 0,00 0,00 0,00
4. Sélectionner les prestataires 0 0,00 0,00 0,00 0,00
5. Affiner le budget 0 0,00 0,00 0,00 0,00
6. Valider le dispositif 0 0,00 0,00 0,00 0,00
7. Anticiper les imprévus 0 0,00 0,00 0,00 0,00
8. Organiser le terrain 0 0,00 0,00 0,00 0,00
9. Réaliser l'événement 0 0,00 0,00 0,00 0,00
Faire le bilan du projet 0 0,00 0,00 0,00 0,00
10. Mesurer les résultats 0 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAUX 0 0,00
1,00
0,90
0,80
0,70
0,60
0,50
0,40
0,30
0,20
0,10
0,00
Préparer le projet 1. Identifier les 2. Travailler le 3. Définir les Piloter le projet 4. Sélectionner les 5. Affiner le budget 6. Valider le 7. Anticiper les 8. Organiser le 9. Réaliser Faire le bilan du 10. Mesurer les
besoins concept cahiers des prestataires dispositif imprévus terrain l'événement projet résultats
charges, le
planning et le
budget
P 03 - Budget détaillé
13
21/02/11 14:13
P 03 - Budget détaillé
Notes :
14

M e s ure s pr é ve n tiv e s M e s ure s c ura ti ve s
Ef fe ts s ur le s
Ri s q u es p o t e nti els
o bj e ctif s
Ty pe d e m e s ur e s Dates B ud ge t Ty pe d e m e s ur e s Dates B ud ge t
P 04 - Grille d’analyse des risques
15
21/02/11 14:13
P 04 - Grille d’analyse des risques
Notes :
16

Souhaits du
commanditaire
Stratégie
générale de
communication
Cibles de la
communication
Moyens de
communication
Tâches de
communication
P 05 - Plan de communication
17
21/02/11 14:13
P 05 - Plan de communication
Notes :
18

Dat e Acti vit é A ct e ur s R e ss e nti A cti o n à e n vis a g er
S4 Visite centre de congrès Chef projet Pbl parking petit Favoriser ou organiser transport en commun
P 06 - Main courante
19
21/02/11 14:13
P 06 - Main courante
Notes :
20

Date : Type de réunion : Participants :
Conseils
Lieu : Commentaire: Indiquer la date de la réunion
Heure : Conseils
Commentaire: Indiquer le type de réunion
Conseils
Thèmes prévus Tps prévu Décisions prises, actions à entreprendre, dates d’échéance Acteurs Commentaire: Lister l’ensemble des participants
à la réunion
Conseils
Commentaire: Indiquer le lieu de la réunion
Conseils
Commentaire: Indiquer l’heure de la réunion
Conseils
Commentaire: Faire la liste des thèmes à aborder
pendant la réunion
Conseils
Commentaire: Indiquer le temps prévu et
nécessaire en cours de réunion pour aborder chaque
thème
Conseils
Commentaire: Faire la liste des décisions, actions
à entreprendre et échéances de ces décisions ou
actions qui ont été notifiées au cours de la réunion
Conseils
Commentaire: Donner la liste des personnes qui
vont mettre en œuvre les actions ou les décisions
prises en cours de réunion
Prochaine réunion : Thèmes à aborder :
Conseils
Date/Lieu/Heure: Commentaire: Indiquer le type de la prochaine
réunion
Conseils
Commentaire: Faire la liste des thèmes à aborder
pendant la prochaine réunion
Conseils
Commentaire: Indiquer la date, le lieu et l’heure
de la prochaine réunion
P 07 - Compte rendu de réunion
21
21/02/11 14:13
P 07 - Compte rendu de réunion
Notes :
22

Identifier les besoins Première
phase
Étape 1
• Décideurs ;
• Directeurs et chefs de service ;
• Service communication ;
• Service événement s’il existe ;
• Collaborateurs (salariés, agents).
1. Répertorier les besoins stratégiques à partir de la réflexion sur

l’opportunité d’organiser un événement : anniversaire, inauguration,
convention, assemblée générale, lancement de nouveau produit…
• Déterminer les enjeux stratégiques :
- enjeux de communication (exemple : gain d’audience),
- enjeux commerciaux (exemple : part de marché),
- enjeux marketing (exemple : lancement de produit),
- enjeux financiers (exemple : valorisation de l’actionnariat),
- enjeux de notoriété (exemple : amélioration du référencement Google©).
• Décliner les enjeux en besoins stratégiques :
-
«
pour répondre à cet enjeu, nous avons besoin de… »
• Les besoins stratégiques permettent de décliner les projets opérationnels :
-
«
en réponse à ce besoin, nous pouvons organiser tel type d’événement… »
2. Mettre en place un groupe de travail avec les directeurs et chefs de

services pour aborder les points suivants :
• Pour quelle raison faire l’événement ? Il importe que tous partagent le même
ressenti quant à l’opportunité de lancer ce projet. Il va de soi que ce genre de
projet doit faire sinon l’unanimité, tout au moins rencontrer l’adhésion la plus
large possible, car il impliquera forcément un grand nombre, sinon tous les
collaborateurs ;
• Que veut-on promouvoir ou fédérer à travers l’événement ? Quelle image veut-
on en tirer ? On peut s’imaginer le lendemain de l’événement et réfléchir à ce
que l’on veut en retirer très concrètement ;
• Le projet événementiel répond-il parfaitement au besoin ? Cette question
toute simple nécessite une réponse plus longue et difficile à trouver.
À la limite, on ne le saura qu’après !
• En quoi l’événement est-il le but du projet et en quoi l’événement est-il un
moyen, un outil pour la structure ?
• Dans quel contexte s’inscrirait l’événement ?
23

Première Étape 1 -
phase
Identifier les besoins
3. Informer les hiérarchiques sur l’avancée du groupe de travail et sur les

questions transversales posées par ce type de projet.
• Quelle est l’implication personnelle des décideurs ou des élus ? La ligne est-
elle claire ou va-t-il falloir naviguer à vue et faire d’incessants allers-retours avec
eux ?
• Qui commande ? Qui donne le cap ? Qui rend les arbitrages ? Avec quel délai ?
4. Concevoir le processus de pilotage de l’événement et de validation du

projet par rapport aux besoins exprimés.
5. Utiliser la note de cadrage (P 01) qui va reprendre les étapes du projet

et y associer les besoins afférents. Vous pouvez également vous aider du
planning détaillé du projet.
6. Mettre au point un recueil et l’archivage de toutes les délibérations et

décisions prises quant au pilotage de l’événement.
7. Informer périodiquement par mail ou intranet l’ensemble des personnes

concernées de l’avancée du projet.
1. Avez-vous déterminé les besoins de votre structure ?

2. Avez-vous vérifié que les managers ont compris les enjeux ?
3. Avez-vous pensé à organiser des groupes de travail pour impliquer les
managers dans l’avancement du projet ?
4. Disposez-vous du recueil (papier ou numérique) de toutes les délibérations et
décisions prises (main courante - P 06) ?
5. Un processus de pilotage du projet a-t-il été mis en place ?
6. Le projet recueille-t-il une adhésion large de vos collaborateurs ?
7. Un chef de projet est-il précisément désigné ? Un comité de pilotage est-il
clairement établi ?
8. Avez-vous recherché la trace d’événements éventuellement préexistants ?
24

Étape 1 - Première
Identifier les besoins phase
• Le projet événementiel peut apparaître, à la fin du processus de réflexion,

comme un outil pour effectivement répondre au besoin. Il peut aussi être dès le
départ, l’idée d’un décideur ou d’un élu, par instinct ou intérêt. Il vous faut alors
décortiquer l’idée pour la faire coller à un besoin à déterminer ;
• Vous risquez de devoir déterminer vous-même les besoins stratégiques si
vous n’avez pas sollicité suffisamment les responsables de la structure dans la
détermination préalable ;
• L’implication des responsables est primordiale pour la réussite de votre projet.
Non seulement, ils sont le plus à même de vous dire ce dont ils ont besoin, mais
en plus, la cohésion du projet et sa réalisation en dépendent très largement ;
• La conception d’outils simples est recommandée avec un mode opératoire
précis ;
• Mener un projet événementiel peut vous permettre de bouleverser avec profit
la structure habituelle de votre organisation : inverser l’ordre hiérarchique, créer
de nouvelles relations transversales, découvrir des talents cachés ;
• Attention à veiller au contexte socio-économique de votre structure ! Un
projet événementiel festif mené dans une période économique morose peut être
parfaitement contre-productif.
M 01 - Grille d’identification (p. 27)
25

phase
Identifier les besoins
Notes :
26

Répondre à la question : qu'est ce qui est "en jeu" ?

Commercial Communication Marketing Finance / Valeur Notoriété Motivation interne …

en terme de "Gains"
Déterminer des objectifs
se
thè
n
Sy
M 01 - Grille d’identification
27
21/02/11 14:13
M 01 - Grille d’identification
Notes :
28

Travailler le concept Première
phase
Étape 2
• Chargés du projet événementiel ;

• Service communication ;
• Tout collaborateur reconnu pour sa capacité à avoir des idées.
1. Réunir les différents acteurs dans un lieu convivial qui permette

l’échange sans être dérangé. La pièce doit être dotée d’une table centrale,
de chaises confortables, d’un tableau blanc, d’un paper-board… et de quoi se
restaurer ! De plus, les acteurs de la rencontre ne doivent pas forcément être
des gens qui ressemblent au chef de projet. Au contraire, rassembler une variété
d’idées et de styles, c’est avoir la garantie d’un travail créatif et innovant… tout
en travaillant dans un esprit de concertation.
2. Dater et limiter la rencontre dans le temps. Comme la discussion va partir

dans tous les sens (et c’est bien le but), il importe de respecter une certaine
unité de lieu et de temps.
3. Annoncer ce que l’on va y faire et comment on va le faire. Diffuser les

éléments disponibles : besoins, contexte, références d’autres événementiels,
documents corporate…
4. Nommer un animateur de la rencontre : il sera chargé de lancer et relancer

la discussion. Dans un premier temps, il doit exposer l’enjeu de la rencontre
et rappeler les grandes lignes déjà établies. Il n’a pas à ce moment-là un rôle
d’autorité mais une mission de régulation. Il n’oriente pas le fil des débats mais
permet à chacun d’y prendre part.
5. Désigner un secrétaire pour tout prendre en note : toutes les idées ont le
droit d’être écrites… De plus, de farfelues de prime abord, elles peuvent devenir
innovantes et fédératrices !
6. Lancer la discussion. Comme il n’est pas évident de partir d’une feuille

blanche, on peut s’aider d’événements similaires (vidéos, photos, articles de
presse) mais le risque en ce cas est de copier/coller. Il est nécessaire d’avoir
une idée de départ, qui pourra disparaître complètement par la suite. La difficulté
est clairement de ne pas influencer l’ensemble de la séance de travail à partir
des idées de base.
29

phase
Travailler le concept
7. S’écouter et respecter toutes les idées. Il n’y a pas de hiérarchie durant

cette période : il ne faut pas se brider. Ne pas hésiter à ne pas être d’accord : les
étincelles dans le débat peuvent faire surgir les idées ! Ici, il n’y a pas de principe
de précaution mais au contraire un exposé de toutes les idées.
8. Diviser la rencontre en 3 temps :

• Dans un premier temps, toutes les idées fusent. Pour démarrer, il peut être
nécessaire d’avoir une idée de départ un peu provocante, qui fasse réagir et
rebondir le groupe ;
• Quand le groupe s’essouffle, l’animateur cherche avec l’accord de tous à les
hiérarchiser :
- par réalisme,
- par innovation,
- par loufoquerie,
- par tout autre critère qui agrée le groupe.
• Pour approfondir chacune des idées, on désigne des avocats et des procureurs
pour les défendre et les combattre. Il s’agit là de chercher à faire émerger le ou
les concepts qui vont le mieux tenir la route.
9. Effectuer une synthèse des échanges avec la mise en valeur du concept

principal qui se dégage, assorti des idées qui permettent de le comprendre
et de l’enrichir.
10. Rédiger une note de synthèse qui couchera sur le papier le concept.
L’exercice est difficile car il nécessite d’écrire ce qui paraît évident, de décrire
précisément une image encore très virtuelle. On peut s’aider d’un schéma ou
d’un croquis qui illustre l’événement à travers la vision idéale que l’on s’en fait.
Associé au concept, le groupe va exprimer des objectifs : échéance, effectif,
résultats attendus. La note permet aussi de recueillir l’adhésion de tous les
acteurs sur le projet.
1. Avez-vous formé un groupe non consensuel ? Chacun a-t-il bien conscience

de l’objet de la rencontre ?
2. Le cadre de la rencontre est-il convivial et calme ? La restauration est-elle
prévue ?
3. Êtes-vous préparé à lancer la réunion avec une première idée ? Quels sont les
moyens mis à disposition du groupe pour réfléchir et enrichir les idées ?
30

Étape 2 - Première
Travailler le concept phase
4. Êtes-vous en mesure d’animer des débats qui peuvent partir dans tous les
sens ? Les règles du jeu sont-elles fixées ?
5. Une note écrite et précise clôture-t-elle vos échanges ?
6. Considérez-vous après la rencontre que le concept et ses objectifs répondent
(au moins en théorie) aux besoins recensés à l’étape 1 ?
7. Adhérez-vous au concept retenu ? Êtes-vous prêt à le défendre devant vos
collaborateurs et devant votre hiérarchie ?
• Comme deux silex qui s’entrechoquent pour créer des étincelles, une séance
de brainstorming avec des profils différents a bien pour objet la création, la
survenue d’idées novatrices. Mais attention aux règlements de comptes ou à
l’opposition systématique et non constructive d’acteurs du groupe qui ne peuvent
pas s’accorder, pour des raisons externes. L’outil est complexe à gérer : les
règles du jeu doivent être clairement établies, communiquées et agréés par tous
au départ ;
• L’animateur de la rencontre doit savoir exercer un certain leadership avec
talent : orientation non directive des débats, remise en cause de ses propres
idées pour parvenir à un enrichissement collectif du concept, gestion de fortes
personnalités… De bonnes doses d’humour et d’humilité sont indispensables.
Ce n’est pas forcément le chef du projet qui s’en charge, le but étant la genèse
d’un concept et non l’affirmation de la légitimité du chef de projet ;
• Un concept qui fonctionne bien respecte la plupart du temps quelques règles
fondamentales :
- Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement…, de N. Boileau,
- on peut y associer un verbe d’action : motiver, fédérer, remercier, former,
informer, s’exprimer, communiquer, partager, adhérer…
- il se dégage une date et un type de lieu. Le cadre nécessaire apparaît
clairement,
- la cible est claire : services internes, clients, grand public…
• Le concept du projet événementiel déterminé, il doit apparaître réaliste et
réalisable. Beaucoup de points seront à confirmer par la suite : sa présentation
doit donc rester prudente et laisser ouvertes des pistes d’exploration ou de repli.
En même temps, le concept doit être fédérateur. Sa présentation visuelle peut
répondre à ce paradoxe : faire rêver sans forcément être encore très précis ;
• La conjoncture implique d’évoluer dans un environnement budgétaire très
contraint : en général, la communication (et les événements) en fait souvent les
premiers les frais. Il faut donc redoubler d’énergie pour imaginer des concepts
31

phase
Travailler le concept
astucieux. Il ne faut pas hésiter à se rapprocher du secteur associatif, qui déborde

souvent d’imagination et de créativité, et coûte moins cher.
Faire simple avec peu
Bicentenaire de la naissance de Georges Sand. Nohant. 2004.© ICO
M 02 - Fiche de conduite de brainstorming (p. 33)
32

Rappel : besoins identifiés étape 1 :
Liste des idées comme elles viennent
Hiérarchisation
1- La plus réaliste
2- La plus innovante
3- La plus loufoque
4- La plus…
M 02 - Fiche de conduite de brainstorming
33
21/02/11 14:13
M 02 – Fiche de conduite de brainstorming
Notes :
34

Définir les cahiers des charges, le planning et le budget Première
phase
Étape 3

• Service juridique.
1. Lister les besoins en prestations de toutes sortes. Si vous n’avez pas les
ressources en interne, il faudra aller les chercher à l’extérieur. Dans les deux
cas, il faut mettre par écrit vos besoins précis :
• Nature de la prestation : restauration, audiovisuel, animations artistiques…
• Lieu d’exécution : salle, bureaux, chapiteau, plein air…
• Quantité, étendue, durée…
• Échéances : date d’exécution, rendus intermédiaires…
• Contraintes d’accessibilité : transport, manutention, gardiennage…
2. Diviser ces besoins en type de prestations bien distinctes qui vous

permettront d’effectuer des consultations spécialité par spécialité, ou bien
de tout grouper pour n’avoir à faire qu’à un seul interlocuteur.
3. Les prestations événementielles se divisent généralement en deux

grandes catégories : prestations de contenu et prestations de contenant :
• Les prestations de contenu : Le fond du concept
- Élaboration de stratégies :
- études, marketing,
- production, budgets.
- Acteurs de l’événement :
- artistes : acteurs, chanteurs, clowns, interprètes, artificiers, danseurs,
journalistes, saltimbanques,
- créateurs : auteurs, metteurs en scène, scénographes,
- animateurs, journalistes et spécialistes agréés.
- Restaurateurs, traiteurs : de plus en plus, outre l’aspect nutritif, les
professionnels du secteur s’attachent à rendre leur prestation artistique.
• Les prestations de contenant : La logistique du concept
- Transports :
- voyagistes : coordination, tourisme d’affaires,
- transporteurs : car, train, avion, voitures particulières.
35

Première Étape 3 - Définir les cahiers des charges,
le planning et le budget
phase
- Lieux :
- hébergements : hôtellerie, gîtes et chambres d’hôtes, village vacances,
campings,
- parc des expositions, centres de congrès, lieux de séminaires, sites du
patrimoine, chantiers de construction.
- Infrastructures :
- infrastructures temporaires : chapiteaux, tentes, tribunes, bungalows,
protections des sols, barrières, mobiliers, sanitaires, parkings,
- audiovisuel, lumière, son, high-tech, informatique,
- flux : air, eau (alimentation et assainissement), énergie, téléphonie et
web,
- effets spéciaux, costumes, décorateurs, aménageurs de stands, plantes
vertes.
- Staff régie & production :
- coordination, régie, commissariat,
- services de gestion budgétaire et comptable,
- roads et techniciens,
- chargés de sécurité : incendie et prévention,
- services médicaux privés,
- gardiennage et sécurité ERP,
- assureurs et huissiers de justice,
- vérificateurs, contrôle, agrément,
- services d’accueil : hôtesses, placeurs, interprètes…
- Staff commercial :
- billetterie : création, édition, promotion et vente,
- web,
- produits dérivés.
- Staff communication :
- graphistes, rédacteurs et édition,
- attachés de presse,
- argus de la presse, sondages, enquêtes,
- achats d’espace,
- web.
4. Réunir tous les documents qui pourront aider à la présentation de l’offre

des prestataires :
• Descriptif des lieux ;
• Plans côtés, visuels et autres schémas ;
36

Étape 3 - Définir les cahiers des charges, Première
phase
• Vues aériennes ;
• Contraintes de stabilité : résistance au sol, poids en accroche au plafond,
solidité des piliers, poutres…
• Contraintes d’accès : horaires, portes, gabarits, quais de déchargement…
moyens de manutention ou non ;
• Charte graphique ;
• Documents corporate sur votre structure.
5. Assortir à votre cahier des charges les critères et la procédure de

sélection, ce que, dans un marché public, on nommerait un règlement de
consultation :
• Critères objectifs :
- prix,
- qualité technique et/ou artistique,
- délais et moyens de mise en œuvre,
- références,
- cohérence de la réponse…
• Échéancier : date de réponse, date de décision ;
• Rencontre obligatoire le cas échéant ;
• Documents à joindre à la réponse (références, documentation commerciale,
comptable, juridique…).
D’autres éléments peuvent rentrer en ligne de compte en fonction de la spécifi-
cité de votre structure et/ou de votre projet événementiel.
6. Planifier le process d’organisation du projet. La mise en place de

l’événement va nécessiter des interventions internes ou externes qui vont avoir
des interactions entre elles : par exemple, le scénographe doit avoir exprimé
sa vison artistique pour que vous puissiez solliciter les moyens techniques de
décoration de votre salle de spectacle.
Dans la gestion de ces interactions parfois très complexes, l’idéal est de partir
du résultat, de l’échéance finale et de bâtir sa réflexion à rebours avec un rétro
planning : il part de la date butoir et revient en arrière vers la date à laquelle on
se situe.
Exemple :
1. Pour mon événement qui se déroule à une date fixée, j’ai besoin d’un traiteur ;
2. Mais pour choisir le traiteur, je dois décider un mois avant où l’événement
aura lieu ;
3. Mais pour décider un mois avant, je dois avoir visité plusieurs lieux ;
4. Avant de visiter les lieux, je dois avoir déterminé ce dont j’ai besoin…
37

phase
L’intérêt du rétroplanning est de mettre en évidence la priorisation des besoins

et donc des tâches à accomplir, des décisions à prendre. Les interférences sont
pointées, ce qui permet de les anticiper.
7. Préparer les consultations : mode opératoire et disponibilité. Une fois lancées,

les candidats vont vous solliciter pour obtenir de nombreux renseignements.
Il faut y être prêts et avoir le temps nécessaire à ces contacts, voire à ces
rencontres.
8. Commencer à élaborer un budget prévisionnel. Si c’est une première, cet

exercice relève de la quadrature du cercle : comment chiffrer quelque chose que
l’on ne connaît pas ? Ce qui compte c’est déjà de prévoir des lignes, ne serait-
ce que celle qui correspond à votre propre temps de travail, le cas échéant.
Ensuite, il s’agit de reprendre chaque prestation que vous avez déterminée et y
associer une ligne budgétaire.
9. Remplir ce tableau au fur et à mesure de vos sélections de prestataires

et le budget sera élaboré définitivement à l’étape 5. Deux cas de figure :
• Vous avez un budget maximum à ne pas dépasser : tout doit donc tenir dans
cette enveloppe ;
• Vous n’avez aucune idée de combien va ou peut coûter le projet : il faut donc
attendre un peu et élaborer au fur et à mesure : l’étape 5 permettra une validation
définitive et éventuellement des arbitrages par rapport au contenu du projet.
10. Calculer le coût de la préparation du projet, ce que l’on peut appeler les
frais de production du projet : votre temps de travail, celui de votre équipe et
les moyens dont vous avez besoins pour accomplir votre mission :
• Bureaux et commodités ;
• Ordinateurs et connectique ;
• Téléphonie ;
• Déplacements et missions.
1. Avez-vous listé toutes les prestations nécessaires à votre événement ?

2. Avez-vous rédigé un cahier des charges précis par prestation ?
3. Quelle est la règle du jeu pour prétendre répondre à votre cahier des charges ?
Délais de réponses, possibilités de question et/ou de visites ? Contacts… ?
4. Êtes-vous en mesure de répondre à toutes les questions techniques que des
prestataires sollicités vont vous poser : accessibilité, quantité, durée, contexte… ?
38

Étape 3 - Définir les cahiers des charges, Première
phase
5. Votre emploi du temps vous réserve-t-il des plages de disponibilité pour

répondre à des candidats ?
6. Votre rétroplanning intègre-t-il les périodes de vacances ?
7. Le tableau de budget vous permet-il un suivi de l’avancement du projet ?
• Il est vrai que dans des consultations où de simples demandes de devis

suffisent, il n’y a pas toujours lieu d’être très exigeant. Mais si on va jusqu’au bout
de la logique de mise en concurrence, tous les candidats doivent être sur un pied
d’égalité tant sur le fond que sur la forme de la procédure. Et ce d’autant plus si
la prestation gagne en complexité ;
• Si vous avez à traduire les cahiers des charges dans une autre langue car
votre événement se déroule à l’étranger, attention aux termes techniques dont la
traduction n’est pas toujours assez précise. Il vaut mieux consulter dans ce cas
des spécialistes ;
• Un événement sollicite beaucoup de fournisseurs, différents de
ceux habituellement utilisés par l’entreprise. Comme il faut aussi
veiller à la garantie juridique de votre projet, attention à mettre
en place des règles du jeu claires et à les respecter soi-même.
Exemple : Nous connaissons tous un traiteur à titre privé, celui de son mariage,
du prochain mariage de la famille… il peut être intéressant de le faire travailler
pour l’événement… mais est-il le meilleur pour ce qui est souhaité ? Le prendre
ne risque-t-il pas de jeter le trouble sur la crédibilité de votre organisation ?
• Le tableau de budget peut également servir de base à votre planning : chaque
ligne correspondant à une prestation qui doit être réalisée à un moment donné ;
• Sans être non plus prévu sur plusieurs années, le rétroplanning ne doit pas
être un instrument de gestion des derniers instants avant l’événement. Le bon
dosage est souvent une périodicité à la semaine, ce qui vous permet par rapport
à la tâche à effectuer, de la programmer sur plusieurs jours, sans vous laisser
trop de temps. C’est un instrument qui doit permettre de conduire votre projet
événementiel dans la sérénité ;
• Le rétroplanning est avant tout une manière de réfléchir : pour la présentation,
il vaut mieux, selon les goûts de chacun mettre les actions à mener dans l’ordre
chronologique afin d’en faciliter la compréhension par tous.
M 03a - Table récapitulative des prestataires (p. 41)

M 03b - Grille de budget type (p. 43)
M 03c - Planning des actions à mener (p. 45)
39

phase
Notes :
40

Cocher le besoin
Animateurs - journalistes
Artistes (acteurs, chanteurs, comédiens, acrobates, clowns, mimes, cirque, thèatre, imitateurs, danseurs, chorégraphes…)
Bande son - Studios - Voix
Eclairage - Mise en lumière - Intérieur et extérieur
Effets spéciaux : pyrotechnie - jeux d'eau
Pyrotechnie - Feu d'artifice
Scénographie - Mise en scène
Traiteur spécialisé
Attractions, activités et moyens techniques ludiques
Artistique
…
…
…
Accréditations : badges, laisser passer
Accueil et orientation : hôtesses, accompagnement, traductions, interpretariat…
Assurance Responsabilité civile - Annulation - Dommages aux biens confiés - Vol et vandalisme - Biens précieux...
Barrières et clôtures fixes, amovibles, chantier, VIP... cheminements
Billetterie et commercialisation : réseau de distribution
Décoration : menuisiers, tapissiers, chefs opérateurs…
Distribution électrique et fourniture énergie - Alimentation gaz
Éclairage - Sécurité : accès, salles, chapiteaux, tribunes : spots, ballons, éclairages spéciaux
Éditions et graphisme : logo, charte graphique, invitations, flyers, affiches, livrets, programmes, plaquettes… + impression, routage…
Enquêtes et sondages : fréquentation, notoriété, satisfaction, orientations, retombées économiques
Études et organismes de contrôle - Vérification solidité, stabilité, conformité, qualité…
Gardiennage - Sécurité - Escortes
Gestion des véhicules : parkings, fléchages, voituriers
Hébergement équipes techniques, invités, VIP
Huissier de justice : constats
Lieux : sites du patrimoine, lieux d'évenements, centres de congrès, parcs expo, place publique, propriété privées…
Livraisons et manutention : transporteurs, nacelles, charriots élévateurs, engins spéciaux de chantier…
Météorologie : abonnements météo, prévisions, statistiques
Moyens audiovisuels : projections, capation, reportages, écrans géants, régie de réalisation…
Moyens de communication : téléphonie, interphonie…
Moyens de sonorisation : concert - spectacle - congrès - intérieur et extérieur
Nettoyage et évacuation des déchets - Tri
Photographes : reportages presse, souvenirs, suivi, réactivité
Organisation
Régisseur et équipe de régie : coordination logistique
Relations presse : attachés de presse, media center, journalistes et argus médias : retombées médiatiques
Relations publiques et protocole
Restauration hors traiteur, catering, chaîne du froid et chaîne du chaud
Sanitaires : intérieur et extérieur, autonome ou raccordable - WC douches ou lavabos
Sécurité - Secours / Services publics - Service médical
Signalétique
Structures (podiums, pontons, tribunes, bungalows, protection des sols, tentes, chapiteaux …)
Transports (train, avion, autocars, voitures avec ou sans chauffeurs, bateaux, hélicoptères, voiturettes, …)
Web : création et animation de site, streaming video, extranet et intranet
…
…
…
41
21/02/11 14:13
Notes :
42

MONTANTS HT PRÉVISIONNEL DEVIS REALISÉ OBSERVATIONS
Artistes
Autres effets visuels (eau, laser, projections)
Bande son
Eclairage - Mise en lumière artistique
Frais des artistes (déplacements, hébergement VIP...)
Mise en scène
Pyrotechnie et effets spécaiux
SACEM et autres droits (8% MAX)
Sonorisation
Artistique
,,,
Sous Total Artistique 0 0 0
Accueil et décoration
Assurance annulation (2 à 5%)
Assurance biens confiés (3,5‰)
Assurance RC (3,5%)
Barrières - clôtures
Distribution électrique
Eclairage de sécurité et d'ambiance
Etudes et organismes de contrôle
Evacuation des déchets
Frais de régie (déplacements, essence, locations, fournitures, tel…)
Gardiennage
Hébergement
Honoraires
Intercoms et Télécommunications
Location - Indemnisation des lieux
Production (frais liés au travail de préparation de l'événement)
Régisseur et equipe de régie
Relations presse
Organisation
Restauration équipes techniques
Sécurité - Secours / Services publics - Chargé de sécurité
Signalétique
Structures (podiums, pontons, tribunes, bungalows, protection des sols, tentes …)
Transport et manutention (Livraisons, locations, chariot élévateurs…)
Video - photos - web
,,,
Imprévus (8%)
Sous Total Organisation 0 0 0
Total Général 0 0 0
Pour préciser les lignes : se reporter au document M03a : Table récapitulative des prestataires
M 03b - Grille de budget type
43
21/02/11 14:13
M 03b - Grille de budget type
Notes :
44

N°
Thème Action Qui 1 Qui 2 Qui 3 … Échéance Observation
Ordre
1
Chef Fiche de visite

17 Lieu Visite du palais des congrès Semaine 4
projet + appareil photo
18
19
Chef
42 Validation Réunion avec décideurs Semaine 9
projet
43
…
M 03c - Planning des actions à mener
45
21/02/11 14:13
M 03c - Planning des actions à mener
Notes :
46

Deuxième Piloter le projet
phase
événementiel

• Service événement.
• Rassembler les informations sur l’avancement du projet ;

• Mettre à jour le planning et le budget du projet ;
• Mettre à jour les bases documentaires ;
• Assurer les actions de reporting et de communication ;
• Consigner les décisions prises ;
• Communiquer autour de l’avancement du projet.
1. Les ressources fournissent-elles des données sur l’avancement de

leurs travaux ?
2. Les informations sur le réalisé permettent-elles de dresser un état des
lieux fiable ?
3. Le planning et le budget ont-ils été mis à jour ?
4. Les actions correctives ont-elles été planifiées et chiffrées avec les
experts ? Ont-elles été validées ?
5. La nouvelle planification est-elle suivie et communiquée ?
6. Les documents rassemblés sont-ils à jour ?
7. Les actions de reporting sont-elles régulières, suffisantes et
performantes ?
8. Les décisions prises ont-elles été consignées dans des comptes rendus
diffusés aux acteurs concernés ?
9. Les réunions de pilotage atteignent-elles leurs objectifs ?
47

Deuxième phase -
Piloter le projet événementiel
• La mise à jour régulière du planning est une contrainte mais constitue

l’occasion de faire des points d’arrêt qui permettent de prendre du recul
par rapport au projet ;
• Le chef de projet ne doit pas agir seul lorsque les décisions sortent de
son champ de pouvoir ;
• Les difficultés éventuelles doivent amener à resserrer le pilotage, plutôt
qu’à lâcher le volant pour regonfler une roue…
P 08 - Fiche de reporting (p. 49)
48

NOM DU PROJET
Période concernée Du : Au :
Degré Degré de difficulté de
Livrables / jalons % de réalisation Date de fin prévue Remarques
d'avancement réalisation
Degré de difficulté de
Degré d'avancement Valeur à saisir Valeur à saisir
réalisation du livrable
Conforme au prévu 1 1 Pas de difficultés
En retard 2 2 Quelques difficultés
Critique 3 3 Grandes difficultés
Commentaires :
P 08 - Fiche de reporting
49
21/02/11 14:13
P 08 - Fiche de reporting
Notes :
50

Sélectionner les prestataires Deuxième
phase
Étape 4

• Service achats le cas échéant.
1. Envoyer vos cahiers des charges et le règlement de la consultation à un

certain nombre de prestataires, ou faire une publication si c’est un marché
public. Pour déterminer le bordereau d’envoi, il y a votre expérience et votre
connaissance du secteur, les Pages Jaunes© ou des sites Internet spécialisés,
comme www.lememo.com : annuaire réunissant de manière assez exhaustive et
géographique tous les prestataires concernés par l’événementiel.
2. Ne pas oublier de donner une date butoir pour les réponses, et être
disponible pour répondre aux questions par téléphone, mail ou rendez-
vous. Parfois, une rencontre sur un site est nécessaire pour mieux cerner vos
demandes.
3. Comparer toujours au moins trois devis ou propositions.
4. Se créer un tableau comparatif et synthétique des prestations, par

catégorie de prestation. Attention, ce n’est pas toujours aisé car les candidats
ne répondent pas forcément de la même manière ; certains par exemple intègrent
le poste Transport sans qu’il apparaisse, d’autres le forfaitisent. Ou bien le
descriptif de la prestation n’utilise pas du tout le même vocabulaire. Comparer
ce qui est comparable, au risque d’avoir des surprises au moment de la facture.
Ne pas hésiter à interroger les candidats sur la moindre ligne de leur proposition.
5. Ne pas hésiter à interroger les candidats sur leur réponse et sentir

s’ils y ont réellement travaillé ou si c’est une réponse copiée collée. Vous
pouvez les interroger sur votre activité pour voir s’ils se sont renseignés sur
vous, sur leurs références pour déterminer s’ils ont déjà effectué des opérations
équivalentes. Il faut les rencontrer, voir leurs bureaux, leurs locaux, observer
leur environnement, leur process de production et estimer s’ils vous paraissent
sérieux ou non.
6. Vérifier auprès des greffes des tribunaux de commerce (ou par Internet :
sites spécialisés) les données juridiques, commerciales et financières des
candidats pour vous garantir contre de mauvaises surprises par la suite.
7. Visiter avant de choisir les lieux qui concernent l’hébergement, la

restauration et les sites de séminaire : propreté, décoration, cadre convivial,
51

Deuxième Étape 4 -
phase
Sélectionner les prestataires
accessibilité handicap, moyens d’accès, moyens de communication (ADSL,

WIFI, couverture téléphone portable), fléchage…
8. Aller aux toilettes, c’est primordial : leur état vous donnera une idée
précise de la façon dont l’accueil est traité. Sur des marchés importants,
vous pouvez exiger de tester les repas, de voir les chambres, rencontrer le
personnel. Cela vous permet de vous faire une idée et de ressentir l’intérêt d’une
prestation autrement qu’à partir d’une belle plaquette. Prenez aussi des photos :
vous vous y reporterez par la suite.
Sanitaires
Sanitaire luxe. Grand Feu de Saint-Cloud 2010. © Tecnivide
9. Se renseigner précisément sur les entreprises de transport si vous en

avez besoin : fiabilité, ponctualité, sens du service et de l’accueil des chauffeurs,
état des véhicules, accidentologie, réactivité en cas de panne… De même pour
les entreprises de location de matériel type structures, chapiteaux, tribunes :
demandez à aller voir d’autres chantiers événementiels si cela est possible.
10. Rencontrer les artistes. Au cœur de votre événement, il y a la prestation

artistique, celle qui va donner du contenu à votre message. Alors si le cadre de
l’événement est essentiel, le contenu du projet, lui, doit être absolument réussi
et parfait. Les références dans ce cas sont importantes car vous ne pouvez pas
aller vers l’inconnu. N’hésitez pas à contacter les références proposées par les
52

Étape 4 - Deuxième
Sélectionner les prestataires phase
candidats : vous vous ferez une opinion réelle avec des personnes qui auront
vécu la même situation que vous. C’est toujours très instructif. Demandez à les
voir se produire sur d’autres événements si cela est possible.
11. Déterminer les petits plus qui peuvent faire la différence et font partie
de ce que vous pouvez obtenir dans une négociation : traitement spécial,
attention particulière… : des choses qui ne coûtent pas grand-chose à vous ou
au prestataire mais qui auront un impact sur vos convives : décoration, cadeau,
accueil personnalisé, signalétique particulière…
12. Négocier les tarifs proposés : à partir des arguments de mise en

concurrence, ou bien de votre expérience, vous pouvez réduire le prix. Il y a
toujours une marge de discussion ! Prenez en compte également le contexte :
période creuse ou fidélisation du prestataire. Dans l’événementiel, il y a souvent
une notion de partenariat basée soit sur une dynamique de communication, soit
sur l’association d’une prestation à un projet ou un site prestigieux : comment
cela peut-il vous servir dans la négociation ? Une aide spécifique du service
achat et/ou du service communication peut être la bienvenue.
13. Recenser toutes les données obtenues et les entrer dans votre tableau
de synthèse. Tout cela prend énormément de temps, il faut bien le prévoir. Une
colonne primordiale sera évidemment le prix, mais l’expression de votre ressenti
doit pouvoir apparaître clairement et de manière concise.
14. Pondérer vos critères de choix. Pour rechercher le mieux disant, le plus
simple est de déterminer une note par critère, par exemple :
- prix : 40 %
- adaptation de l’offre aux besoins : 30 %
- références : 20 %
- originalité ou petits plus : 10 %
Vous pouvez évidemment en déterminer d’autres et adapter à chaque fois la
pondération. L’intérêt est de ne pas mettre en avant le seul prix et d’y associer
d’autres critères d’aide à la décision. En fonction de ce que vous recherchez et
des contraintes que vous gérez, la pondération du prix sera évidemment le cur-
seur essentiel de votre processus de décision. La pondération est l’outil concret
de traduction de vos priorités dans votre processus de sélection.
15. Débattre au sein de l’équipe projet : les ressentis ne seront évidemment

pas les mêmes : la discussion permettra de faire naître une opinion dominante
qui aidera à la décision. Mais tous les intervenants doivent posséder ou pouvoir
consulter la même information : plaquettes de présentation, proposition des
candidats, comptes rendus de visites et de rencontres le cas échéant, photos et
tableau de synthèse.
53

phase
16. Décider quel prestataire vous sélectionnez. Si vous en avez le

temps, laisser mûrir votre décision une nuit ou un week-end. Au cours d’un
événement, vous mettez en jeu beaucoup de votre image et de votre réputation
professionnelle : il vous faut la garantie que vos choix sont les bons. Prendre ce
temps est donc primordial.
17. Rédiger une note de synthèse : le tableau est votre outil mais ne résume
pas votre décision. La note met en avant vos arguments pour étayer votre
choix, le tableau restant évidemment consultable pour mieux comprendre votre
décision. Dans une société où nous devons en permanence justifier nos choix,
la prime est à ceux qui savent les présenter de manière claire, concise et sans
équivoque : tableau et note sont les deux outils qui vous permettent de répondre
à cette exigence.
La note permet aussi de recueillir l’adhésion de tous les intervenants du
processus.
18. Communiquer la décision aux prestataires non retenus puis aux

prestataires retenus. Comme cette communication peut prendre un certain
temps, il vaut mieux informer en premier les prestataires qui reçoivent une
réponse négative. En effet, dans un secteur concurrentiel, il faut éviter qu’un
prestataire n’apprenne la décision retenue par ouï-dire. Attention, l’image de
l’entreprise est en jeu.
1. Avez-vous répertorié tous les prestataires que vous souhaitiez solliciter ?

2. Avez-vous envoyé votre consultation à tous en prenant soin de préciser la
date de réponse ?
3. Avez-vous préparé un tableau comparatif par type de prestation ?
4. Votre tableau comparatif permet-il de prendre en compte les différentes
manières dont les candidats présentent leurs offres ?
5. Si vous allez en visite sur un lieu, avez-vous préparé une petite chek list de
points à aborder et à voir ? Vous êtes-vous munis d’un appareil photo ? Avez-
vous fait un compte rendu écrit de votre démarche ?
6. Avez-vous visité les toilettes du lieu de votre événement ?
7. Avez-vous vérifié et contacté les références des candidats ?
8. Avez-vous eu un contact au moins téléphonique avec chaque candidat ?
Avez-vous résumé par écrit votre ressenti ?
54

Sélectionner les prestataires phase
9. La pondération de vos critères de choix exprime-t-elle bien vos priorités et la

manière dont vous gérez vos contraintes ?
10. Une note écrite précise-t-elle votre décision ?
• Selon que vous êtes un particulier, une association ou une entreprise, attention
à la façon dont l’offre vous est faite : il faut bien distinguer le prix hors taxe (HT) du
prix toutes taxes comprises (TTC) ;
• La pondération des critères vous aide à prendre votre décision… C’est
également un moyen d’orienter votre décision vers le prestataire que vous
souhaitez choisir : vous pondérer en fonction de sa réponse. Évidemment, ce
n’est pas très juste, mais cela vous permet d’adapter le choix à vos propres
exigences, plutôt qu’à celles du projet. Attention : cela peut vous être reproché
par la suite !
• Dès qu’il s’agit de sélectionner des prestataires, il ne faut pas négliger les
bruits de couloirs et les rumeurs : vous devez donc parfaitement maîtriser la
communication de votre décision, au risque de devoir vous justifier alors même
que la prestation n’a pas commencé ;
• Attention : travailler avec les prestataires les plus reconnus de leur secteur
n’est pas toujours le plus aisé : ils ne font pas forcément comme vous le
souhaitez, mais arrivent à vous faire admettre qu’ils ont raison. Ce peut être vrai,
vous achetez aussi du conseil quand vous prenez un professionnel, mais soyez
attentif à la façon dont il procède : vous êtes le client, il vous doit des comptes sur
sa prestation et il ne doit y avoir aucune zone d’ombre ;
• Pour préparer un événement, il faut se dégager du temps : les contacts au
cours de la phase de consultation sont nombreux et exigent de la disponibilité.
Cette disponibilité aura un impact direct sur la qualité avec laquelle les candidats
vous répondront et avec laquelle les prestataires vous serviront ensuite.
M 04a - Tableau comparatif des prestations (exemple) (p. 57)

M 04b - Fiche de visite et de test (p. 59)
55

phase
Notes :
56

M04a - Tableau comparatif des prestations
(exemple)
Ex : Prestataires de sonorisation Société X Société Y Société Z

Prix 40% Note / 40
Coût Matériel
Coût Personnel
Coût Transport
Compléments
…
Total HT
Total TTC
Adaptation 30% Note / 30
Prise en compte spécificité
Qualité de la réponse
Prise en compte contraintes de sécurité
Contacts et questions préalables

…
Références 20% Note / 20
Ancienneté
Evénément mis en avant
Evénément similaire au projet
…
Petits plus 10% Note / 10
Originalité
Service
Observations complémentaires
TOTAL / 100
Classement final
Chaque tableau comparatif s'adapte au type de prestations recherchées

et aux critères énoncés dans le cahier des charges
57

M04a - Tableau comparatif des prestations
(exemple)
Notes :
58

M04b - Fiche de visite et de test
Catégories Cocher l'action Commentaires

Accessibilité - Transport Proximité des transports en commun (distance à pied)
Signalétique pour trouver à pied et en voiture
Parkings libres, surveillés
Garage à vélo, motos
Accesibilité handicapés : rampe, porte…
Accessibilité discrète (VIP)
Nécessité de barrierage privatif
…
Style des lieux Moderne, contemporain, "high-tech"
Apparence Ancien, richesse patrimoniale
Viellot, kitch
Cadre : urbain, champêtre, luxe…
Vues extérieures
…
Accueil du personnel Convivial
Distant
Impliqué
Professionnel
Peu concerné
…
Décoration intérieure Moderne, contemporain, "high-tech"
Ancien, richesse patrimoniale
Viellot, kitch
…
Espaces Surface en m…
Nombre de salles...
Vestiaires équipés
Agencement - étages - couloirs (temps de déplacement)
Bureau de production équipé (tel, informatique, ADSL…)
Salle de presse (connexions web)
Infirmerie, salle de repos
…
Espace scénique Surface en m…
Coulisses - loges
Rideaux - décors de fond
…
Livraisons Limitation de gabarit
Stationnement et aire de déchargement
Horaires
Portes et accès spéciaux
Moyens de manutention mis à disposition
Monte charge
…
59

M04b - Fiche de visite et de test

Restauration Office, cusine, chambre froide
Equipements cuisson, réchauffage, plonge, déchets
Surface en m…
Accès livraison directe
Mobiliers et vaisselle
…
Sanitaires Nombre
WC - Douches Etat de propreté
Handicapés
VIP - Loges privatives
…
Equipements audiovisuels Sonorisation
Éclairage
Projection vidéo
Lignes téléphones, fax, ADSL, WIFI
Distribution et puissances éléctriques
…
Mobiliers Fauteuils, canapés
Chaises
Tables
…
Environnement Tri sélectif
Gestion des fournitures
Matériaux utilisés
Contraintes d'évacuation
Nettoyage des espaces
Contraintes de bruit
…
Sécurité Accès des secours
Issues de secours
Normes incendie
Personnel spécifique
…
Prestation Location salles
Fournitures flux : Energie, eau, ADSL, gaz….
Aménagements spécifiques : décoration, signalétique…
Mise à disposition de personnel
…
Sites extérieurs Type de sol :…
Études de sols
Possibilité de poinconner des chapiteaux
Montage de tribunes : résistance
Accesibilité des véhicules de chantier (poids, roues…)
Fourniture des énergies
Contraintes de bruit
Sanitaires (chantier et événement)
…
60

Affiner le budget Deuxième
phase
Étape 5
• Décideurs ;
• Service comptabilité.
1. Reprendre le tableau de budget prévisionnel établi à l’étape 3 et le

compléter avec les devis des prestataires sélectionnés.
2. Rajouter les lignes manquantes, le cas échéant : un prestataire que vous

avez sélectionné peut avoir des besoins qu’il ne fournit pas, des moyens de
manutention par exemple ou l’hébergement d’équipes techniques. Ce sont
souvent des petits besoins qui se chiffrent rapidement : contact hôtel ou catalogue
en ligne de location de matériel.
3. Intégrer les frais liés à la préparation de l’événement, ce que l’on peut

appeler la ligne organisation/projet : votre travail et celui de votre équipe le
cas échéant ainsi que les moyens que vous utilisez (bureaux, informatique,
téléphonie, déplacements et frais de mission).
4. Compléter la ligne SACEM le cas échéant : il s’agit de reverser aux auteurs,

ou à leurs ayants droit, les droits d’utilisation de leurs œuvres musicales (cf. www.
sacem.fr). Il y a souvent un accompagnement musical dans les événements.
Aussi, il peut être nécessaire de provisionner ces frais.
5. Vérifier la ligne « imprévus ». Cette ligne est capitale et ne doit pas être
oubliée : c’est votre soupape qui vous permettra d’aborder l’événement dans la
sérénité. Ce budget reste prévisionnel.
6. Valider le budget auprès de votre donneur d’ordre. Si le montant dépasse

l’enveloppe allouée : il va falloir renégocier certaines lignes, voire supprimer
certaines prestations.
7. Adresser un exemplaire du budget au service comptabilité pour assurer

la coordination et une bonne communication de la préparation de votre
événement : le service pourra ainsi intégrer le projet dans sa charge de travail
et sera intéressé à sa réussite : suivi des commandes, des engagements de
dépenses, de la facturation et du règlement des achats.
61

phase
Affiner le budget
1. Votre budget est-il équilibré : dépenses + ressources = zéro ?

2. Votre budget prend-il en compte vos frais de production ?
3. Calculez-vous en Hors Taxes (vous récupérez donc la TVA) ou Toutes Taxes
Comprises ?
4. Êtes-vous confiant face à votre budget ?
5. Les intervenants intéressés à la composition du budget prévisionnel sont-ils
tenus informés ?
• La grille budgétaire est un tableau vivant, qui évolue en permanence au gré des
devis, des négociations et des lignes que vous intégrez ou que vous supprimez.
Avec votre planning il est l’outil de pilotage primordial de la préparation de votre
événement ;
• C’est à l’étape 5 que vous déterminez précisément le budget de votre
événement en remplissant la colonne devis de la grille. Mais ce document s’utilise
dès l’étape 3 pour travailler sur du prévisionnel ;
• Le budget de l’événement intègre une ligne particulière : le budget du projet.
Il s’agit de tout ce qui concerne la gestion du projet événementiel et que vous
déterminez à l’aide du document budget détaillé (P 03).
M 05 - Budget définitif (p. 63)
62

MONTANTS HT PRÉVISIONNEL DEVIS REALISÉ OBSERVATIONS
Artistes
Autres effets visuels (eau, laser, projections)
Bande son
Eclairage - Mise en lumière artistique
Frais des artistes (déplacements, hébergement VIP...)
Mise en scène
Pyrotechnie et effets spécaiux
SACEM et autres droits (8% MAX)
Sonorisation
Artistique
,,,
Sous Total Artistique 0 0 0
Accueil et décoration
Assurance annulation (2 à 5%)
Assurance biens confiés (3,5‰)
Assurance RC (3,5%)
Barrières - clôtures
Distribution électrique
Eclairage de sécurité et d'ambiance
Etudes et organismes de contrôle
Evacuation des déchets
Frais de régie (déplacements, essence, locations, fournitures, tel…)
Gardiennage
Hébergement
Honoraires
Intercoms et Télécommunications
Location - Indemnisation des lieux
Production (frais liés au travail de préparation de l'événement)
Régisseur et equipe de régie
Relations presse
Organisation
Restauration équipes techniques
Sécurité - Secours / Services publics - Chargé de sécurité
Signalétique
Structures (podiums, pontons, tribunes, bungalows, protection des sols, tentes …)
Transport et manutention (Livraisons, locations, chariot élévateurs…)
Video - photos - web
,,,
Imprévus (8%)
Sous Total Organisation 0 0 0
Total Général 0 0 0
Pour préciser les lignes : se reporter au document M03a : Table récapitulative des prestataires
M 05 - Budget définitif
63
21/02/11 14:13
M 05 - Budget définitif
Notes :
64

Valider le dispositif Deuxième
phase
Étape 6
• Décideurs ;
1. Repartir de la note de synthèse réalisée à la fin de l’étape 2 : cela va

permettre de constater comment le projet a évolué et si le contenu de l’événement
correspond bien à l’attendu du départ. Si il y a une grosse différence, il faudra
pouvoir l’expliquer concrètement avec des arguments préparés.
2. Revoir dans le détail chaque prestation sélectionnée. Si besoin, visiter à

nouveau les lieux avec un regard plus acéré : vous pouvez désormais rencontrer
aussi les techniciens et pas seulement les commerciaux.
3. Établir des plans du site aménagé. Vous pouvez exiger des loueurs des
lieux qu’ils vous délivrent des plans côtés. Vous pouvez alors les transmettre
à vos prestataires pour qu’ils s’en servent eux-mêmes. Vous pouvez aussi
déterminer vous-même les installations, les accès, les sorties de secours…
4. Lister toutes les questions techniques : les prestataires doivent y répondre.

Si ce n’est pas le cas, il faut compléter votre demande.
5. Vérifier l’articulation des différentes prestations : leur enchaînement dans

le temps, leur planification, les différents domaines d’intervention, détecter les
éventuels oublis pour y remédier dans des délais raisonnables n’entraînant pas
de surcoût.
Exemple d’oubli fréquent : quand vous louez un hall d’exposition ou une salle,
vous y faites poser de la moquette. Elle est livrée et installée avec un film plastique
qui restera jusqu’à l’événement lui-même, pour que les autres interventions ne
salissent pas la moquette…
Qui va retirer ce film de protection le matin de votre événement ?
6. Établir un document qui décrit l’événement (présentation PowerPoint©

par exemple) :
• partie contenu : objectifs, message, moyens pour faire passer le message ;
• partie contenant : logistique, lieu, accessibilité, restauration et déroulement.
Vous pouvez y mettre en avant les points d’originalité ou les aspects qui sauront
séduire les décideurs. N’hésitez pas à assortir le document des photos ou des
vidéos que vous aurez prises lors de vos visites des lieux. Il faut insister aussi
sur les références des prestataires qui rassurent évidemment les décideurs.
65

phase
Valider le dispositif
7. Intégrer le budget dans la validation finale, sans oublier la partie

imprévus.
8. Convoquer une réunion avec les décideurs et faites votre présentation

en laissant ouverte la possibilité de faire des remarques. Préparez-vous
à entendre des critiques car tout le monde a toujours une idée sur comment
organiser quelque chose. Soyez prêts à argumenter et expliquer vos choix.
Cette réunion peut avoir été prévue au rétroplanning. Elle doit se dérouler plus
d’un mois avant l’événement car vous devrez derrière engager la réalisation
dans une phase active : commande, réservations ou confirmation d’options.
9. Établir un dossier ou une notice de sécurité : ce document est nécessaire

dès lors que votre événement va recevoir du public ou se dérouler sur un espace
public. Il doit être envoyé à la mairie du lieu de l’événement au plus tard un mois
avant l’événement. En fonction de l’ampleur ou du type de projet, il peut ne pas
être obligatoire, mais il demeure intéressant pour vous de faire le point à cette
occasion sur la sécurité de votre projet.
1. Votre événement correspond-il au concept de l’étape 2 ?

2. Quelles sont les prestations qui manquent ?
3. Êtes-vous retourné sur les lieux une deuxième fois ?
4. Avez-vous un plan ou tout au moins un schéma de votre site ?
5. Avez-vous impliqué votre équipe dans la vérification de toutes les prestations ?
6. Avez-vous impliqué votre équipe dans l’élaboration du document de
présentation ?
7. Votre présentation donne-t-elle envie de participer à l’événement ?
8. Pensez-vous que votre événement pourra répondre aux besoins identifiés à
l’étape 1 ? Pouvez-vous argumenter ?
9. Avez-vous vérifié que le lieu de l’événement compte bien le nombre d’issues
de secours nécessaires au vu du nombre de participants ?
66

Valider le dispositif phase
Éclairages
Éclairage des accès. Armada de Rouen 2003. © ICO
• Les 8 % d’imprévus (mentionnées dans le budget définitif - M 05) sont votre

va-tout qui va vous permettre d’affronter l’événement dans la sérénité. C’est
maintenant que vous devez obtenir cette ligne complémentaire optionnelle, et
non pas la veille de l’événement… ou pire le lendemain ;
• Si la ligne d’imprévus n’est pas entièrement dépensée, cela signifie que vous
dégagez un excédent après la réalisation du projet : professionnellement cela en
rajoute à votre succès ;
• Les plans sont des documents de travail qui vous font avancer dans
votre réflexion, qui vous permettent de chercher et de trouver des solutions
d’implantation. Ils sont donc aussi des outils de synthèse et de validation : « un
bon schéma vaut mieux qu’un long discours » ;
• La présentation financière de votre projet peut vous permettre parfois de
ramener à la réalité vos décideurs : en événementiel, tout est possible mais a
toujours un coût. C’est donc une question de choix, à faire en connaissance de
cause. C’est bien le but de la validation ;
• La validation du dispositif, c’est votre blanc-seing pour agir : une fois cette
étape passée, vous entrez dans la phase opérationnelle. À partir de ce moment,
67

phase
Valider le dispositif
l’échéance approche et toute votre énergie va passer à la mise en place concrète

du projet : c’est le début de l’action terrain. Vous allez par exemple pouvoir envoyer
les invitations ;
• La question de la sécurité d’un événement, surtout si vous recevez du
public, n’est évidemment pas à prendre à la légère. N’hésitez pas à contacter
des professionnels (chargés de sécurité) qui connaissent les réglementations
applicables aux Établissements Recevant du public (ERP) et les procédures de
déclarations administratives. C’est une ligne budgétaire supplémentaire, mais qui
souligne votre sens des réalités et des responsabilités ;
• La dimension de votre événement peut amener la commission de sécurité
déclenchée par la remise de votre notice à vouloir vous rencontrer en amont pour
plus d’explications. Elle peut aussi décider de visiter le site à quelques heures
de votre événement. Vous devez donc être prêt à répondre à leurs questions et
observations : c’est un moyen de garantir la sécurité de votre dispositif.
M 06a - Check list (p. 69)

M 06b - Notice de sécurité (p. 71)
68

M 06a - Check list

Accesibilité - Transport
Parking - Signalétique
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Lieux
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Accueil - Identification
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Décoration intérieure
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Aménagement des Espaces
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Espace scénique
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Invitations - Communicatio
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Restauration
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Sanitaires
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Equipements audiovisuels
Eclairage - Sonorisation
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
69

M 06a - Check list

Mobiliers
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Nettoyage - Déchets
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Sécurité
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Prestations d'animation
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
Prestations spécifiques :
……………………………..
Cahiers des charges
Devis
Contrôle
Bons de commande
…
VIP, Décideurs, Artistes
……………………………..
Cahiers des charges
Devis, budgets
Contrôle
Confirmations
…
Equipe d'organisation
Cahiers des charges
Organigramme
Devis complémentaires
Contrôle
Confirmations
…
70

M 06b - Notice de sécurité
NOTICE EXPLICATIVE DE SÉCURITÉ
Nom de la
Manifestation
Dates et lieux
Report éventuel
INTERVENANTS
Organisateur
Adresse et nom du
responsable
Régie Générale
Ou coordination
Prestataires
techniques
71

M 06b - Notice de sécurité
……………………………
DESCRIPTIF TECHNIQUE DE L’ÉVÉNEMENT
Type Ex : ERP type PA – 3e catégorie
réglementaire Établissement Recevant du Public en Plein Air, de 301 à 700 personnes
Effectif attendu
Implantations Ex : tribunes, son, lumière, audiovisuels, chapiteaux, structures gonflables, espaces

techniques scéniques…
Accès et • Publics et invités Notion d’unité de passage : la largeur de vos

accès et donc des issues de sorties conditionne
cheminements • VIP l’effectif que vous pouvez recevoir.
• Handicapés
• Artistes
• Véhicules de secours
Risque Décrire les types d’alimentations et la distribution.

électrique
Risques
particuliers Ex : Pyrotechnie, animaux dressés…
DÉTAIL DES SECOURS
Alerte Moyens de communication mis en place pour donner l’alerte (ligne téléphonique)
Sécurité Gardiennage, service d’ordre…
Secours En général, les pompiers ou le SAMU sauf si service médical privé
Moyens de Décrire les moyens présents sur place pour le risque incendie : extincteurs, pompiers, RIA…
secours
Observations
FAIT LE à
Nom du signataire
Qualité du signataire
Cachet de l’organisme
Joindre toutes annexes utiles à la compréhension de l’événement :

- Plans (impératif), photos
- Descriptifs artistiques, visuels
- Invitations…
72

Anticiper les imprévus Deuxième
phase
Étape 7

1. Faire une séance de brainstorming avec toute l’équipe sur le thème

«
qu’est-ce qui pourrait nous arriver de pire ? ». Les facteurs qui pèsent sur la
réussite de votre projet les plus récurrents sont :
• l’aléa météo pour les événements plein air : pluie, vent, froid, neige ;
• l’aléa météo qui impacte les infrastructures et les moyens de transports ;
• les pannes électriques ;
• les pannes des moyens de transport ;
• la perte des moyens de communication : panne, disparition…
• les aléas de livraison ;
• les grèves qui impactent les infrastructures et les moyens de transports :
problème de livraison et d’acheminement des participants ;
• l’actualité dramatique : elle peut peser sur l’aspect festif voir même aboutir à
une annulation (exemple : le tsunami en Asie du sud-est en décembre 2004).
2. Lister les cas qui vous concernent le plus et réaliser une fiche pour les
quatre cas qui vous paraissent les plus pertinents, voire plus si vous en
avez la possibilité.
3. Répartir les fiches entre les membres de l’équipe : chacun doit réfléchir
aux procédures à mettre en place au cas où la situation envisagée arriverait :
• lister les tâches à effectuer ;
• lister les personnes à contacter ;
• vérifier la réactivité des prestataires (exemple : si panne d’un autocar, combien
de temps pour le remplacer ?) ;
• évaluer les différentes solutions de modification du planning de déroulement ;
• déterminer quels moyens de communication utiliser si nécessaire ;
• déterminer les personnes ou les prestataires ressources à impliquer (exemple :
huissier de justice pour des constats authentifiés) ;
• évaluer l’impact budgétaire ;
• vérifier les conditions d’assurances des prestataires et des lieux de l’événement.
4. Valider ces solutions tous ensemble en se répartissant les différents

rôles en cas de déclenchement d’une procédure d’imprévus.
73

phase
Anticiper les imprévus
5. Répertorier toutes les procédures dans un document spécifique que

vous aurez toujours à portée de la main durant la mise en place et la
réalisation de votre projet événementiel.
6. Déterminer avec le service communication quelles conséquences

une modification ou une annulation du projet peut avoir sur l’image de
l’entreprise en interne et en externe. Cette séance peut vous permettre de
mieux prendre la mesure des solutions à mettre en place et de les adapter au
contexte de votre structure.
7. Préparer vos décideurs à communiquer si nécessaire sur la modification

du déroulement ou l’annulation de l’événement.
8. Envisager de souscrire une assurance annulation si ce n’est pas déjà

fait. Votre assureur analysera avec vous les conséquences de la survenance
d’imprévus et en estimera la contrepartie financière. De 2 à 5 % du budget,
l’aléa météo ou l’indisponibilité des personnes-clés de votre événement étant
les éléments les plus coûteux à assurer.
9. Écrire la procédure d’annulation en prenant en compte plusieurs cas de

figure :
• l’événement n’a pas eu lieu et vous n’êtes pas encore sur le terrain : le coût de
l’annulation reste faible : il s’agit surtout du coût de votre travail. Il faut prévenir
vos invités ou le public ;
• l’événement n’a pas eu lieu mais tout est prêt : des frais importants ont été
engagés mais les invités ou le public ne sont pas encore là. Il faut cependant
prévoir de les prévenir ;
• tout le monde est là, mais vous devez annuler : absence des personnes clés,
aléa météo : situation difficile car vous devez renvoyer tout le monde chez lui.
Souci de communication et d’image à gérer, outre la procédure d’annulation
elle-même.
10. Anticiper une crise majeure sur votre événement. Vous pouvez effectuer
un training à partir du croisement de plusieurs problèmes dans trois catégories
récurrentes dans toute organisation : ressources matérielles, processus,
ressources humaines. Dès lors, quel comportement adoptez-vous ?
1. Quelle est depuis l’étape 2 (Travailler le concept), votre principale

préoccupation qui peut impacter l’événement ?
2. Pouvez vous citer les quatre principaux facteurs qui peuvent faire rater
l’événement ?
74

Anticiper les imprévus phase
3. Que se passe-t-il si votre décideur n’est plus disponible, à partir de maintenant ?

4. Qu’est-ce qui compte le plus lors de la survenance d’un imprévu : votre
capacité à le régler ou le fait de savoir pourquoi (et à cause de qui) ça n’avait
pas été prévu ?
5. Avez-vous impliqué votre équipe dans cette phase d’anticipation ?
6. Un document écrit répertorie-t-il tous les cas et procédures d’imprévus
associées à votre événement ?
7. Que se passe-t-il si c’est vous qui n’êtes plus disponible à partir de maintenant ?
• Cette anticipation revêt un double objectif : prévoir un plan B qui pourra être
utilisé si nécessaire rapidement vous faisant gagner du temps, démontrant votre
réactivité et limitant les surcoûts. Mais il prépare également votre esprit et votre
équipe à gérer sereinement l’événement. Vous avez tout envisagé, et même si
quelque chose survient que vous n’aviez pas imaginé, vous êtes déjà en mesure
de le raccrocher à une procédure d’imprévus, vous êtes alors en confiance ;
• Se préparer au pire, c’est le plus sûr moyen de l’éviter : ce n’est pas une vérité
scientifique mais une réalité de terrain ;
• Cette étape va prendre un peu de temps alors que vous commencez à sentir
la pression de l’échéance qui approche. Pourtant, il paraît nécessaire de libérer
un peu de temps à votre équipe pour effectuer cette réflexion : cela va garantir
une certaine sécurité à la réalisation du projet ;
• Les procédures d’imprévus concernent tous les acteurs de l’événement, en
premier lieu, votre équipe, mais également les prestataires techniques les plus
importants. Il peut être pertinent si cela vous paraît nécessaire de les associer
étroitement à cette démarche : vous pouvez ainsi vérifier leur réactivité et les faire
participer à la recherche de solution à des prix raisonnables ;
• Au-delà de l’imprévu qui pèse sur la réussite de votre événement, il y a le
risque encouru par les participants à l’événement, et les techniciens. Il ne s’agit
plus d’anticiper mais de gérer des risques en respectant les normes de sécurité
en vigueur et en veillant à ce que vos prestataires les respectent. Il peut être
intéressant à cet égard de s’adjoindre, pour de gros projets, un chargé de sécurité
qui analysera et pilotera avec vous tous ces aspects ;
• C’est le dernier moment pour rechercher des solutions qui répondent à des
préoccupations qui n’auraient pas encore été abordées. Cela peut aussi vous
permettre de tester la réactivité et la débrouillardise de votre propre équipe le
cas échéant. Tout cela va permettre de vous rassurer quant au déroulement de
l’événement.
75

phase
Anticiper les imprévus
M 07a - Fiche du pire (p. 77)

M 07b - Anticipation de crise (p. 79)
76

p
1. Qu'est ce qui peut
2. Actions à envisager 3. Ressources à mobiliser
nous arriver de pire ?
Technique Technique Technique
ex : panne éléctrique ex : exiger une astreinte dans le

ex : personnel d'astreinte
15 minutes avant la convention cahier des charges

Environnement Environnement Environnement
ex : fortes pluies le jour ex : salle de repli pour les invités et

ex : lieu et matériel
du barbecue annuel tente de protection pour la cuisine

Humain Humain Humain
ex : absence du journaliste ex : une personne est préparée à

ex : remplacement en interne
qui devait animer la convention endosser le rôle au cas où

77
21/02/11 14:13
Notes :
78

p
1. Identifiez les 3 "problèmes" majeurs qui peuvent survenir dans chacune des 3 catégories

Ressources Processus Ressources
matérielles Organisation Humaines
A C B
B A C
C B A

2. Tracez une ligne reliant chacune des lettres identiques dans les trois catégories

3. Obtenez des scénarios de "crise" qui conjugent plusieurs "problèmes"

4. Elaborez une procédure de gestion pour chaque "crise"

AAA BBB CCC
- - -
- - -
- - -
NOTA : Dans la plupart des cas, nous savons gérer les problèmes dans chacune des catégories.
M 07b - Anticipation de crise
Les vraies difficultés commencent lorsque les problèmes se multiplient de manière simultanée et cumulative !
79
21/02/11 14:13
M 07b - Anticipation de crise
Notes :
80

Organiser le terrain Deuxième
phase
Étape 8

• Autres services si nécessaire.
1. Déterminer les besoins concrets : il faut distinguer les besoins en petites

mains qui peuvent faire de l’accueil ou du vestiaire, servir le café ou faire patienter.
D’autres missions nécessitent d’avoir les informations en amont : orientation,
placement, accueils spécifiques… Ce sont des postes clés où l’approximation
peut entraîner des catastrophes.
2. Créer de véritables fiches de poste ultra-descriptives de ce qu’il faudra

faire, quand, où, comment, avec quoi et avec qui…
3. Établir un listing à double entrée qui recense tous les personnels

nécessaires et les missions attribuées, avec si nécessaire le moyen de les
joindre : téléphone portable, talkie-walkie…
4. Réaliser un organigramme qui permette à chacun de se situer dans

l’organisation. Cela permet aussi de visionner les niveaux de responsabilité
dans la structure événementielle.
5. Planifier le déroulement de la période événementielle. De l’amont à l’aval

en passant par l’exploitation, planifier tout ce qu’il y a à effectuer avant, pendant,
et après l’événement, et y associer les collaborateurs. Sur des colloques, des
séminaires, des spectacles, des conférences, par exemple, des plages de 15
minutes sont pertinentes.
6. Répartir les postes entre vos collaborateurs ou toute autre ressource

humaine sur laquelle vous pouvez compter. Il peut y avoir pour l’occasion des
stagiaires, des recrutements ponctuels, des bénévoles qui se sentent proches et
impliqués par votre projet (des retraités de l’entreprise par exemple).
7. Mettre les éléments de plannings, d’organigrammes et de fiches de

poste par écrit dans un cahier récapitulatif.
8. Ajouter le cas échéant les fiches de procédures d’urgence (étape 7).
81

phase
Organiser le terrain
9. Mettre en place une ou plusieurs séances d’information ou de formation

sur le déroulement de l’événement, les grandes lignes, le contenu,
l’organigramme, les moyens de communication et les petits plus qui
permettent à chacun de se sentir impliqué. Si nécessaire, organiser avec
vos équipes des visites des lieux, des répétitions, des mises en situation…
Briefing des plagistes - Paris Plages 2010 © ICO
10. Remettre le cahier d’organisation à vos équipiers qui récapitule tout ce

que vous avez présenté, avec les différentes fiches de poste, les points et
horaires de rendez-vous, la façon dont il faut être habillé, la plage précise
d’intervention (début et fin de la mission) l’organisation du transport du
personnel, comment récupérer son badge, quels moyens matériels sont
mis à leur disposition, la restauration si nécessaire…
11. Laisser un peu de temps à vos équipiers pour s’approprier le cahier,

le fonctionnement de l’événement et évidemment leur mission : ils peuvent
bien sûr avoir des questions, voire suggérer des pistes d’améliorations : laisser
leur la porte ouverte, à la condition que cela ne remette pas en cause tout votre
édifice.
12. Être disponible pour répondre aux questions d’organisation de vos

équipiers ou des prestataires.
82

Organiser le terrain phase
1. Votre cahier d’organisation répertorie-t-il tous les numéros de vos équipiers

et des principaux prestataires ?
2. Avez-vous positionné votre décideur à la tête de l’organigramme de
l’organisation ? Comment pourra-t-il être joint durant l’événement ?
3. Avez-vous édité le cahier d’organisation en autant d’exemplaires que vous
avez d’équipiers sur l’événement ?
4. Avez-vous prévu une session de rattrapage pour ceux qui n’ont pas pu être
là à la réunion d’information ?
5. Avez-vous impliqué votre propre équipe dans cette phase de préparation ?
6. Savez-vous précisément qui fait quoi, où et à quel moment tout au long de
votre événement ?
7. Connaissez-vous personnellement chacune des personnes qui auront une
responsabilité dans votre organisation ?
• Sélectionner soigneusement vos équipiers : sens de la responsabilité, de

l’initiative et débrouillardise. C’est l’occasion rêvée de propulser des personnalités
dans d’autres environnements, d’autres tâches, d’autres rapports hiérarchiques…
Et si votre patron était chargé de faire le café ? Au besoin, faites un casting !
• Vous avez besoin d’avoir confiance dans vos équipiers, notamment ceux qui
ont des responsabilités. Tachez de les rencontrer individuellement tous avant le
démarrage de l’événement, même de manière informelle, afin de vérifier leur état
d’esprit et leur degré d’implication ;
• Il peut y avoir de grosses équipes ou des missions très spécifiques dans votre
projet. Le cahier d’organisation doit les mentionner afin que tout le monde ait
l’information et que chacun se sente impliqué : renseigner chacun sur ce que
chacun a à faire, il est important en terme de management que tout le monde ait
le même niveau d’information ;
• Il ne s’agit pas d’organiser le travail de vos prestataires : vous les payez pour
leur travail, c’est à eux de le faire. Mais vous avez votre propre organisation, votre
propre équipe à manager, 2, 5, 10… 300 personnes, et vous devez préparer leurs
missions et le cadre de leurs missions ;
• Un des intérêts de ce cahier, outre son caractère informatif pour vos équipiers,
c’est de récapituler toute votre organisation, quelques jours avant votre
événement : vous y mettez tout… et vous voyez si ça tient, si c’est cohérent,
s’il n’y pas de doublon, si toutes les tâches sont identifiées et associées à une
personne ;
• Nous nous situons dans une période pré-évenementielle où vous sentez
83

phase
Organiser le terrain
la montée en puissance : l’échéance approche et de plus en plus de monde

intervient sur le projet. Attendez-vous à des remarques et des critiques sur
votre organisation. Certaines sont à ignorer : « il aurait fallu », « il n’y a qu’à »,
«
on ne m’a pas mis au courant », « il y a un manque de communication ».
D’autres peuvent s’avérer intéressantes, pleines de bon sens. Ces critiques
positives révèlent que vous n’avez plus assez de recul sur le projet : un regard
extérieur peut donc apporter beaucoup au projet. À ce stade, le chef de projet
met sa susceptibilité dans sa poche et ne doit penser qu’à la réussite de son
événement. C’est avant tout à cela qu’il sera jugé ;
• Vous allez diffuser dans un listing plus ou moins important des numéros de
téléphones et certains sont peut-être confidentiels ou personnels. Vérifiez à
l’avance si cela ne dérange pas leur propriétaire. Si oui, trouvez-lui une autre ligne
de téléphone. La remarque vaut pour les e-mails pour des projets qui s’étendent
sur un laps de temps plus important ;
• Ce n’est pas le moment de partir en congé.
M 08 - Cahier d’organisation (p. 85)
84

M 08 - Cahier d’organisation
CAHIER D’ORGANISATION
DE L'ÉVÉNEMENT
SOMMAIRE :
1. Principaux postes téléphoniques
2. Fiche de poste
3. Déroulement de l’événement
4. TO DO LIST : qui fait quoi ?
5. Intervention des secours
6. Procédure d'annulation
85

Principaux postes téléphoniques

Numéro Portable
Numéro Fixe
Responsabilité
Emplacement
Sur le Site
Personne
86

Fiche de poste
Nom: ....................................................................................................................
Équipiers : ...........................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Rôle et mission :
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Ressources Techniques et Humaines :
Horaires et rendez-vous : ...................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Transport et parking personnel (si besoin) : ....................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Habillement (si besoin) : ....................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Restauration (si besoin) : ..................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Référent : ............................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Nota Bene :
87

Déroulement de l’événement
Lieu
Responsabilité
Action
10:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
22:00
23:00
11:00
7:00
8:00
9:00
0:00
1:00
H
88

Contact
Personne
Mission TO DO LIST : qui fait quoi ?
89

Intervention des secours
Nom du responsable des secours : ..................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Contact téléphonique sur site : .........................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Localisation sur site : ........................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Moyens engagés (joindre plan d’implantation) :
- Véhicules :
- Personnel secouriste :
- Matériels spécifiques :
- Postes de secours :
Accès réservés (joindre plan spécifique) : ......................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Nom du médecin responsable :
Contact sur site :
Localisation sur site :
Référent organisation : ......................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Nota Bene (si besoin) :
90

Procédure d’annulation
Décideur final de l’annulation : .........................................................................

..............................................................................................................................
Contact téléphonique sur site : .........................................................................
..............................................................................................................................
Localisation sur site : ........................................................................................
..............................................................................................................................
Actions à mener à partir de la prise de décision
Technique Communication Communication Communication

interne externe Institutionnels
Ex : éclairage, (équipes) (public) (Services
ouverture des secours,
portes…. Les prévenir Prise de parole collectivités,
juste avant le et explication assureur…)
public
Contact et
Conduite à tenir explication.
Briefing sur
conduite à tenir
Contact Huissier de justice pour constat (si besoin) : ....................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Nota Bene (si besoin)
91

Notes :
Notes :
92

Réaliser l’événement Deuxième
phase
Étape 9

• Autres services si nécessaires.
1. Faire le tour des lieux pour déterminer les éventuels problèmes qui
pourraient survenir et que vous n’aviez pas envisagés. Il faut les détecter
au plus tôt pour y remédier.
2. Effectuer un état des lieux qui vous garantira par la suite au moment où
vous quitterez le site de ne pas subir d’autres conséquences que celles
liées à votre opération.
3. Marquer votre territoire : vous en êtes, le temps de l’événement, propriétaire,

responsable de sa gestion, maître de son accessibilité. Récupérer les clés, en
faire des doubles si nécessaire.
4. Vous signaler comme le responsable des opérations : vous assumez

un leadership essentiel à la bonne réalisation de l’événement. C’est vous qui
décidez de comment ça se passe, c’est vous qui savez comment cela doit se
dérouler.
5. Accueillir les prestataires et vos équipiers qui arrivent au fur et à mesure

selon le planning prévu. Veiller au respect de leurs horaires, des échéances
et des livraisons.
6. Anticiper sur les retards éventuels : rappeler tout de suite les prestataires
ou les membres de l’organisation qui ne se présentent pas à l’heure dite. Vous
avez sur vous le listing de toutes les personnes intervenant sur l’événement
avec leurs numéros de portable.
7. Ne pas laisser filer un problème en espérant qu’il se réglera de lui-même :

assurer un suivi de chaque difficulté en déléguant un membre de votre équipe
sur chaque souci, avec un reporting essentiel de sa part.
8. Distribuer le matériel nécessaire à chacun : badges, moyens de

communication, habillement, tickets de repas, cahiers d’organisation s’ils ne
l’ont pas…
93

phase
Réaliser l’événement
9. Exiger que chaque personne présente sur le site vous rende des comptes
sur ce qu’elle est en train de réaliser : problème rencontré, installation
terminée, retard…
10. Vérifier régulièrement votre planning de déroulement et votre montre.
11. Veiller à la sécurité du chantier d’organisation de l’événement : normes

du travail, plages horaires de vos équipes et de celles de vos prestataires. Si
vous avez des doutes sur le respect du droit du travail chez un prestataire,
avant d’en discuter avec un responsable sur le site, contactez votre interlocuteur
commercial. Certes vous devez vérifier que tout se déroule selon les règles
du droit, mais vous devez aussi faire en sorte que votre événement soit prêt
en temps et en heure. Il faut donc cultiver les bonnes relations sur le terrain et
n’aller au conflit que si il n’y a pas d’autres solutions.
12. Gérer les imprévus : retards, casse, mauvaise livraison, pannes… Activez
vos plans B, votre réseau, vos méninges : vous devez trouver les solutions.
13. Rassurer régulièrement les décideurs.
14. Pensez à votre équipe et de manière générale aux intervenants :

restauration, café, petits en-cas…
15. Penser à vous : mangez, buvez, assurez-vous des temps de repos et des
moments de calme.
16. Vérifier, revérifier, vérifier encore.
17. Lancer l’événement : ouverture des portes, démarrage du spectacle, début

des animations… C’est vous qui donnez le feu vert quand vous considérez que
vous êtes prêts.
18. Déléguer ce qui doit l’être : vous ne devez faire que ce qui est réellement
indispensable. Le mieux, c’est de n’avoir rien à faire de particulier soi-même
dans le planning, afin d’être disponible pour gérer les imprévus.
19. Être disponible aux sollicitations des intervenants, des décideurs, des
médias et des autorités publiques le cas échéant.
20. Veiller au bon déroulement du démontage. Pour vous l’événement ne se

termine pas à la fin, mais après, une fois que tout ce qui a été amené est reparti.
21. Rendre le site dans l’état où vous l’avez trouvé : faire un état des lieux
avec les loueurs. Superviser le rangement et le nettoyage. Rendre les clés.
94

Réaliser l’événement phase
22. Ne pas négliger les VIP : ils sont financeurs et/ou décideurs, publics ou
privés. Il y a toujours une répugnance tristement française à considérer ces
personnes qui sont pourtant la clé de votre projet ou de la cause que soutient
votre projet. Il ne faut pas les déconsidérer mais leur laisser la place qu’ils
méritent non pas en tant que personne (car on est là en pleine subjectivité) mais
au titre de leur statut. Ainsi, quel qu’il ou elle soit, le Président de la République
est le Président de la République (exemple caricatural mais clair). Il faut savoir
intégrer les règles du protocole des VIP de toutes sortes… En même temps, vu
la complexité de l’organisation présidentielle, il n’est pas souhaitable d’avoir le
président sur son événement !
Accueil des VIP
Nuits de Feu de Chantilly 2008. © Patrick Debétencourt
1. Votre badge reprend-il les principaux numéros de votre organisation ?

2. Chaque intervenant a-t-il son badge ?
3. Avez-vous toujours quelqu’un auprès de vous à qui vous pouvez confier une
tâche ?
4. Y a-t-il en permanence de l’eau et du café chaud à la disposition des
intervenants ?
5. Les prestataires techniques sont-ils munis de chaussures de sécurité ?
6. Avez-vous bien dormi avant de venir ?
7. Avez-vous préparé le déroulement du démontage ?
95

phase
• Vous n’avez plus votre accès à Internet. Vous n’êtes plus assis au chaud dans
votre bureau. Vous êtes debout en opération, sur le terrain, parfois dehors et sous
la pluie, avec comme principal outil votre énergie, votre mémoire, votre téléphone
portable (et un talkie-walkie le cas échéant). La partie papier est terminée, c’est en
vrai que ça se passe. Vous passez du virtuel au réel, même si vous n’avez jamais
loin de vous les principaux dossiers de votre organisation : cahier d’organisation,
plans du site aménagé, déroulement, listings des intervenants…
• Munissez-vous d’un calepin pour prendre en note tout ce qui vous passe par
la tête, les questions et les remarques que vous vous faites. C’est également
indispensable d’avoir toujours du papier et des stylos sur soi afin de noter un
numéro, faire un schéma, lister des consignes…
• Munissez-vous aussi d’un appareil photo numérique, un petit qui tient dans
la poche, vous photographiez ainsi votre chantier, ce qui va et ce qui ne va pas,
les éventuels dégâts ou les mauvaises livraisons. Tout cela vous servira par la
suite. Vous n’êtes pas le photographe officiel de l’événement, ces photos sont
pour vous, pour aider votre mémoire, et le cas échéant pour prouver des faits
dommageables ;
• Chargez bien votre téléphone portable, il va beaucoup servir pendant toute la
période opérationnelle… Veillez à avoir sur place le moyen de le recharger ou de
changer de batterie ;
• La question du sommeil est cruciale. Évidemment les jours précédents
l’événement, il n’est pas facile de trouver le sommeil. Évitez au moins les sorties
tardives ! Mettez un calepin et un stylo sur votre table de chevet pour noter la nuit
ce qui vous tourmente, l’avoir écrit en vue du lendemain est un bon moyen de
l’évacuer ;
• Ces jours-là, arrangez-vous pour ne pas avoir d’autres contraintes que celles
liées à votre projet : ce n’est pas le moment de devoir aller chercher les enfants à
l’école ou de recevoir votre belle-mère à dîner…
• Show must go on ! Ce n’est pas un vain mot. Plus l’événement a de l’ampleur,
plus cet aspect revêt de l’importance et nécessite une certaine abnégation dans
votre gestion de l’événement. Si par exemple un accident survient, un malaise
ou quoique ce soit nécessitant l’intervention des secours ou de la police, c’est à
vous de déterminer si l’événement doit ou non continuer. Tout est une question
de proportion, et il n’y a pas de règle écrite à ce sujet : c’est votre décision.
Évidemment en cas de crise d’ampleur, ce sont les autorités publiques qui
prennent le relais mais vous restez un des acteurs principaux du dispositif ;
• Il en va de même pour la décision d’annulation : accident, problème météo,
absence des personnes clés. C’est votre décision, même si vous pouvez solliciter
les conseils de votre équipe et des prestataires. C’est vous qui aurez à gérer les
conséquences de cette procédure, prévue à l’étape 7 ;
96

Réaliser l’événement phase
• Le démontage n’est pas la partie la plus facile : vous êtes fatigué, tout le
monde est fatigué et veut évidemment aller vite. Il y a là un potentiel d’accident,
d’oubli, de perte ou de vol à ne pas négliger. Il faut préparer soigneusement cette
étape comme faisant partie intégrante de votre organisation. Comme ce sont les
dernières actions opérationnelles, c’est aussi là que vous laissez votre image.
Dans certains cas, il peut être intéressant d’intégrer des équipes fraîches qui
commencent leur travail au lieu de le finir.
M 09 - Planning de déroulement (p. 99)
97

phase
Notes :
98

M 09 - Planning de déroulement
Responsable
Organiser son événement
Planning de déroulement
Action
Horaire
Déroulement
Jour J
Date
J+1
J+2
J-3
J-2
J-1
99

M 09 - Planning de déroulement
Notes :
100

Troisième Faire le bilan
phase
du projet

• Ressources ayant participé au projet ;
• Service événement.
• Rassembler tous les documents du projet ;

• Réunir les acteurs du projet ;
• Analyser les points positifs et négatifs du projet ;
• Construire un rapport de préconisation ;
• Communiquer le rapport de préconisation.
1. Tous les acteurs du projet ont-ils été rassemblés ?

2. Les acteurs principaux du projet sont-ils réunis ?
3. Les points positifs et négatifs ont-ils été analysés de manière exhaustive
et constructive ?
4. Un plan d’amélioration a-t-il été construit, validé et communiqué ?
5. Les acteurs particulièrement sollicités pour le projet ont-ils été remerciés
et félicités publiquement ?
6. L’archivage des documents a-t-il été organisé et optimisé pour une
capitalisation future ?
7. Le bilan et lieux d’archivage du projet ont-ils été communiqués ?
101

Troisième phase -
Faire le bilan du projet
• Communiquer suffisamment tôt sur les finalités du bilan : capitaliser,

progresser, et non pas chercher un coupable !
• Ne consacrer au maximum que 2/3 du temps du bilan aux difficultés
rencontrées, à leurs causes et aux solutions d’amélioration possibles. Le
temps restant doit être utilisé positivement !
P 09 - Grille de bilan (p. 103)
102

Éléments analysés Causes Plan d’actions
Ce qui a bien
marché
Phase 1 :
étapes 1 à 3 +
Préparer Ce qu’il faudrait
améliorer
le projet
-
Ce qui a bien
marché
Phase 2 :
étapes 4 à 9 +
Piloter Ce qu’il faudrait
améliorer
le projet
-
P 09 - Grille de bilan
103
21/02/11 14:13
P 09 - Grille de bilan
Notes :
104

Mesurer les résultats Troisième
phase
Étape 10
• Chargé du projet événementiel ;

• Décideurs.
1. Enquêter sur la manière dont votre événement a été perçu par les
participants. Cela peut se faire par le biais d’un petit questionnaire simple envoyé
le lendemain, par mail. Sur des projets d’ampleur, il peut être intéressant de
prévoir en amont une enquête par un cabinet spécialisé : sondage, questionnaire,
étude. Au-delà de la réalisation technique de l’enquête, l’apport des instituts
spécialisés dans l’étude statistique et les corrélations entre plusieurs types de
réponse peuvent vous apporter un éclairage intéressant sur la réalisation de vos
objectifs.
2. Récupérer tous les éléments liés au projet : photos et vidéos des uns et
des autres, argus de la presse (articles sur votre événement…).
3. Remercier les différents intervenants, même si vous les rémunérez : un

petit mot, une photo… et les relations n’en resteront que plus cordiales.
4. Débriefer. Il vous faut un peu de temps pour relire la façon dont vous avez
géré votre projet : ce qui a été et ce qui n’a pas été. C’est d’autant plus long
que le projet lui-même aura été long. Cette démarche est à faire également
avec votre équipe et les différents intervenants, selon leur importance dans
l’organisation. Vous pouvez même prévoir ce débriefing dans vos cahiers des
charges et l’exiger de vos prestataires, en conditionnant par exemple votre
dernier règlement à sa remise.
5. Effectuer votre retour d’expérience global sur deux plans :

• L’événement lui-même :
- satisfaction générale,
- atteinte des objectifs,
- équilibre budgétaire.
• Votre travail d’organisateur :
- gestion du projet,
- management d’équipe,
- comportement.
105

Troisième Étape 10 -
phase
Mesurer les résultats
6. Faire ce travail seul et avec votre équipe.
7. En tirer les enseignements pour capitaliser votre expérience : suggestions

d’améliorations et pistes pour un nouveau projet.
8. Archiver tous les documents numériques et papiers qui vous ont été
utiles : comptes rendus, fiches, main courante, bilans, budgets, plaquettes,
catalogues, photos, plans… Vous-même ou d’autres auront bénéfice à les
retrouver la fois d’après. Une des meilleures archives qui soit, c’est la photo
aérienne (en extérieur ou même dans une salle, verticale ou oblique). C’est celle
qui permet le mieux de figer ce qui a été mis en place, sans discussion possible
par la suite. Elle permet de « prendre de la hauteur » par rapport au projet. Il
peut donc être intéressant de toujours intégrer cet angle particulier de prise de
vue dans les reportages que vous faites réaliser.
Intérêt d’une photo aérienne
Nuits de Feu de Chantilly 2008. © Sanson
9. Solliciter un rendez-vous avec vos décideurs pour leur présenter votre

bilan.
106

Étape 10 - Troisième
Mesurer les résultats phase
1. Avez-vous conservé votre petit calepin que vous aviez sur vous pendant
l’événement ?
2. Avez-vous pensé à envoyer un petit mot de remerciement à vos collaborateurs,
même les plus proches ?
3. Mettez-vous à contribution votre équipe et tous les intervenants de l’événement
pour débriefer ?
4. Avez-vous prévu avec votre équipe un retour d’expérience convivial :
annoncer les résultats, brosser la tendance générale des résultats, revoir les
bons moments ?
5. Si vous relisez les objectifs de l’étape 1, quel sentiment cela vous laisse ?
• Il y a un paradoxe dans le débriefing : il vaut mieux le faire à froid, quand tout

le monde est reposé, quand on a clôturé le budget et régler toutes les factures…
Mais en même temps, plus le temps passe et moins on sentira la nécessité de
débriefer :
- on passe à autre chose,
- on ne veut se souvenir que de ce qui est positif (c’est humain et salutaire…
mais pas professionnel !).
• Se retrouver avec son équipe au cours d’un moment convivial pour refaire
l’événement est important. Cela permet de débriefer, et éventuellement de crever
quelques abcès formés pendant l’événement à un moment où vous n’étiez
peut-être pas assez disponible pour vos équipiers. Il faut que chacun puisse se
raconter… Cela vous permet aussi de les remercier et de reconnaître leur apport
à la réussite du projet… et de préparer la suite ;
• Chaque projet événementiel fait germer le suivant, soit parce qu’il est récurrent
et qu’il faut dans ce cas déjà y penser pour vous ou vos successeurs, soit parce
que l’expérience que vous avez acquise va vous emmener vers d’autres horizons
du même type. Attention, vous avez peut-être attrapé le virus !
M 10 - Grille d’évaluation (p. 109)
107

Troisième Étape 10 -
phase
Mesurer les résultats
Notes :
108

PRESTATIONS POSITIF NEGATIF CAUSES SUGGESTIONS AMELIORATION
Animation générale
Animations particulières
Délivrance du message
(Finalité du projet)
Artistique
,,,
Lieux
Moyens techniques
Restauration
Coordination du déroulement
Résultat budgétaire
Organisation
Ressentis et témoignages des invités,
du public
,,,
M 10 - Grille d’évaluation
109
21/02/11 14:13
M 10 - Grille d’évaluation
Notes :
110

Quiz Q
Pour chacune des 20 questions suivantes, cochez la ou les réponses

possibles, chaque bonne réponse valant 1 point.
En fin de test, une grille récapitulative vous aidera à faire le total de vos
points.
1. Un événement est un outil de communication :

A - interne
B - externe
C - les deux
2. L’assurance RC standard d’un événement représente environ :

A - 3,5 % du budget de l’événement
B - 5 % du budget
C - 7,5 % du budget
3. Qui est le décideur final sur les questions de sécurité d’un

événement ?
A - les pompiers
B - le maire
C - le préfet
4. La SACEM sert à :
A - subventionner l’utilisation de musique
B - collecter les droits d’auteur
C - conseiller des choix musicaux
5. Comment considérer un projet événementiel ?

A - une fin en soi
B - une « danseuse » pour votre patron
C - un moyen de diffuser un message
6. « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement » :

A - Corneille
B - Voltaire
C - Boileau
7. Quel est le principal souci que pose une annulation d’événement ?

A - la gestion de l’image de votre structure
B - le règlement des prestations effectuées
C - le moral de votre équipe
111

Q Quiz
8. Un ERP est :
A - un établissement recevant du public
B - un événement de relations publiques
C - un exercice réel des pompiers
9. La part d’imprévus à estimer dans un budget est de :

A - 3,5 %
B-5%
C-8%
10. L’argus de la presse sert à :

A - effectuer la cotation d’anciens articles de journal
B - recenser de manière exhaustive les articles parus sur un sujet
C - récompenser le meilleur article de l’année sur un sujet donné
11. Une actualité dramatique peut-elle avoir pour conséquence sur

votre événement :
A - son annulation automatique
B - son annulation selon votre analyse
C - aucune incidence
12. Quel détail parmi les 3 suivants ne vous paraît pas indispensable ?
A - la convivialité et les couleurs dominantes de la salle
B - l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite
C - la qualité des sanitaires
13. Quel budget s’intègre à l’autre ?

A - le budget de la gestion de projet dans le budget de l’événement
B - le budget de l’événement dans le budget de la gestion de projet
C - les deux sont au même niveau
14. Comment s’écrit [eveneman] ?

A - événement
B - évènement
C - évenement
15. Quel est le premier critère de choix d’un prestataire ?

A - la qualité de la prestation proposée
B - le prix
C - le petit plus
112

Quiz Q
16. Quel est l’outil indispensable sur un événement ?

A - votre ordinateur
B - votre dossier d’organisation
C - votre téléphone
17. Quelle est la qualité première du chef de projet ?

A - la sérénité
B - l’adaptabilité
C - la disponibilité
18. Votre équipe est-elle ?

A - à vos ordres
B - à votre service
C - à votre disposition
19. Un événement réussi est avant tout :

A - un budget équilibré
B - un patron satisfait
C - un public content
20. Duquel de ces trois éléments avez-vous le plus besoin sur un

événement alors que c’est celui dont vous disposez le moins ?
A - le temps
B - le budget
C - le sommeil
Fin du questionnaire.
113

S Quiz - Solutions
N°
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
question
Vos réponses
A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A
B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B
C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C
Bonnes
réponses
Total global
Votre score : /20
Les bonnes réponses apparaissent en gris dans le tableau ci-dessus, chaque

bonne réponse valant 1 point (plusieurs réponses possibles par question).
Faites le total de vos points, et situez-vous dans un des trois niveaux décrits
ci-dessous :
- Vous avez moins de 5 points :

Nous vous invitons à lire attentivement ce PRAKIT et à vous appuyer
rigoureusement sur les informations et la méthode qu’il propose, afin de
vous lancer sereinement dans la conception de votre événement.
- Vous avez moins de 10 points :

Vous avez de bonnes bases pour commencer votre projet d’événement ;
servez-vous de la méthode contenue dans ce PRAKIT, elle vous permettra
d’optimiser le déroulement de ce projet et de ne rater aucune étape.
- Vous avez plus de 15 points :

Vous pouvez mettre en œuvre les outils du PRAKIT immédiatement, utiliser
à volonté les modèles de documents et même, au besoin, les adapter à votre
méthode et vos propres outils…
114

Glossaire G
A
Analyse des besoins : processus qui consiste à recueillir des informations
permettant de diagnostiquer et d’analyser les besoins et de produire des
objectifs d’amélioration.
Annulation : c’est ce qui peut arriver de pire à un événement : ne plus pouvoir
le faire. Les conséquences peuvent être désastreuses, surtout si elles n’ont
pas été anticipées : budget, image, notoriété, compétence… Il faut donc la
prévoir et, le cas échéant, prendre une assurance spécifique.
Anticiper : imaginer ce qui peut arriver, notamment dans le registre négatif.
C’est se préparer au pire pour qu’il n’arrive pas ou, s’il arrive, pour être prêt à
y faire face.
Argus de la presse : prestation consistant à recenser tous les articles de
presse (+ radio, TV et web) relatant de près ou de loin l’événement (ou tout
autre chose). Cela fonctionne par mot-clé.
Attaché de presse : métier qui consiste à mettre en relation un événement,
un projet, une personne avec des journalistes, à travers un réseau qu’il s’est
constitué et qu’il cherche en permanence à faire croître.
B
Besoin opérationnel : besoin déterminé par les processus métier de
l’entreprise en lien avec les orientations stratégiques.
Besoin stratégique : besoin émanant du projet politique de l’entreprise.
Brainstorming : littéralement « tempête de cerveaux ». Séance de cogitation
extrême au cours de laquelle il faut imaginer un concept, trouver L’idée. Le
plus souvent, se fait à plusieurs pour accentuer l’émulation par le collectif.
C
Cahier des charges : élément indispensable de la consultation, il doit expliquer
le projet, recenser les besoins, fixer les règles et les délais d’intervention des
prestataires, le cas échéant, fixer un budget limite et intégrer les critères de
sélection.
Cahier d’organisation : document de synthèse de l’organisation du projet. Il
récapitule l’ensemble des éléments qui vont intervenir dans le déroulement
de l’événement : ressources humaines, plannings, organigrammes, listings,
fiches de postes, fiches de procédure…
115

G Glossaire
Chef de service : toute personne ayant la responsabilité de plusieurs

personnes occupant des postes de travail identiques ou différents.
Commissariat général : dans un salon - ou un grand événement populaire -
c’est le bureau de l’organisation, qui va assurer la responsabilité et la gestion
opérationnelle de la mise en place de l’événement, sous la direction du
commissaire général, qui coordonne tous les intervenants du site, publics ou
privés.
Concept : c’est l’élément fondamental sur lequel s’articule le projet
d’événement. Le plus souvent artistique, il doit être la synthèse des différentes
idées et s’accorder avec les objectifs déterminés au démarrage du projet.
Contexte : éléments à prendre en compte avant de démarrer une étude qui
permet de définir notamment la méthode pour résoudre les problèmes posés.
Corporate : l’événementiel - à l’image de la communication dans son ensemble
- n’échappe pas à l’invasion de mots anglais. Ici, c’est pour ne pas dire institution
ou administration quand on parle de la structure d’une entreprise. Par exemple,
on ne dira pas « plaquette commerciale de présentation de l’entreprise XXX »
mais « documentation corporate XXX ».
D
Démarche : manière dont on va appréhender un problème à résoudre.
Dysfonctionnement : toute action ou moyen en place empêchant d’atteindre
les objectifs.
E
Éléphant : terme du métier qui désigne le concept qui attirera les regards
(notamment des médias) et focalisera l’attention sur l’Événement. Ce terme
provient vraisemblablement des éléphants géants de ROYAL DE LUXE, une
grande compagnie de spectacle de rue (Nantes).
ERP : Établissement Recevant du Public. Classification réglementaire des
lieux qui accueillent du public, payant ou non. En fonction de la classe et de
la catégorie, les éléments de sécurité, d’évacuation et de protection varient.
État des Lieux : relevé contradictoire sur le site réunissant le loueur et
l’organisateur pour inspecter l’état intégral des lieux : propreté, fonctionnement,
dégradations éventuelles… Plus le site ou l’événement est important, plus
cette opération devra faire l’objet de soins minutieux, et parfois nécessiter la
présence d’un huissier de justice pour une authentification des remarques.
116

Glossaire G
Expert : personne détenant le savoir faire sur un métier ou sur un processus

et étant capable d’expliquer comment se déroule ce processus ou comment
se fait le métier.
G
Génie des lieux : terme du métier qui désigne, pour un site, les éléments
incontournables qui feront que le projet fonctionnera autour d’un concept
fédérateur. Ces éléments peuvent être liés à l’histoire, au patrimoine, à la
géographie, au contexte économique, à la présence d’une personne précise…
Groupe de travail : technique de réunion permettant de réfléchir ou d’élaborer
à plusieurs un travail dans le cadre d’objectifs précis.
M
Main courante : document exhaustif de la conduite de l’organisation de
l’événement. Il recense toutes les discussions, les décisions et les actions
menées au cours du projet. Il est encore plus indispensable de s’y référer
en cas de problème pendant le déroulement de l’événement, surtout s’il est
d’ampleur, ou, de manière générale, au moment du bilan. Il est le scénario de
l’accomplissement du projet qui s’écrit au fur et à mesure.
Memo.com : www.lememo.com, annuaire réunissant de manière assez
exhaustive et géographique tous les prestataires concernés par l’événementiel.
Mission : ce qui est confié à quelqu’un en vue d’être réalisé (dit à qui et à quoi
on sert).
Motivation : ensemble des facteurs conduisant quelqu’un à faire quelque
chose pour ou contre l’atteinte des objectifs fixés.
O
Objectifs opérationnels : traductions des axes stratégiques en termes de
métier au sein de l’entreprise.
Organisation : assemblage de structures et d’hommes en vue d’atteindre des
objectifs communs.
Outil : instrument permettant de réaliser les étapes d’une méthode, l’outil est
souvent associé à une modélisation.
117

G Glossaire
P
Prestation : mission confiée à un prestataire spécifique et qui donne lieu à
un descriptif précis des actions à mener, le plus souvent dans un cahier des
charges.
Processus : assemblage de règles de gestion, de moyens, d’équipements, de
modes opératoires, comprenant des entrées et des sorties et fonctionnant en
fonction d’objectifs précis.
Production : en événementiel, la production recouvre tous les éléments du
processus d’organisation, en assure la cohérence et assume la responsabilité
budgétaire (et le risque financier).
R
Régie : en événementiel, la régie assure tous les éléments opérationnels de
l’événement : planification des interventions, coordination des prestataires et
mise en place sur le terrain.
Roads : terme du métier qui vient des équipes de tournée promotionnelles ou
concert (road : route) et qui désigne les équipes de montage et de démontage
des structures (chapiteaux, tribunes, tentes, manutentions diverses).
RP : Relations Publiques/Relations Presse/Relations Partenaires. Dans tous
les cas, personne ou service chargé d’entretenir ces relations.
S
SACEM : société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique.
SACD : société des auteurs compositeurs dramatiques.
Ces deux sociétés sont des organismes chargés de protéger, de collecter et
de répartir les droits des auteurs et compositeurs. Le calcul des redevances
à payer en fonction du type de projet et d’organisateur se fait en fonction de
critères et de taux extrêmement précis.
Plus d’informations sur www.sacem.fr, www.sacd.fr.
Structure : éléments d’une organisation constitués des processus, des
organigrammes et des modes opératoires.
118

Glossaire G
V
VIP : Very Important Person. Derrière cet anglicisme, se cache une réalité bien
connue des organisateurs d’événements : il y a toujours des catégories de gens
plus importants que d’autres, à l’accueil desquels il faut veiller particulièrement.
119

G Glossaire
Notes :
120

À propos de l’auteur
Damien MASSET a créé ICO,

sa propre structure de coordination
de projets événementiels.
Coordinateur Général des Nuits de Feu
à Chantilly ou de l’Armada de Rouen,
© Philippe GANDANGER - www.photoau60eme.fr
il est également Régisseur Général

de Paris Plages.
Il a aussi organisé de multiples
conventions et salons à Paris et à
Rouen.
Il a participé à la création du Grand
Feu de Saint-Cloud, et à la candidature
d’Annecy aux Jeux Olympiques d’hiver
de 2018.
www.ico-evenements.fr
icodm@free.fr
121

Achevé d’imprimer par Corlet, Imprimeur, S.A. - 14110 Condé-sur-Noireau
N° d’Imprimeur : 133848 - Dépôt légal : février 2011 - Imprimé en France

Collection PRAKIT
PRAKIT :
Damien MASSET
la collection
de kits pratiques
qui associe
Réussir ses projets

la conduite de projet
à un besoin spécifique
événementiels
Réussir
Assemblée générale, lancement de produit,
compétition sportive, spectacle, inauguration,
séminaire, conférence ou simple cocktail…
3 phases :
- préparer
- piloter
ses projets
événementiels
- faire le bilan
Que ce soit dans la sphère professionnelle 10 étapes :

ou privée, nous sommes tous amenés - identifier les besoins
- travailler le concept
à prendre en charge l’organisation d’un - définir les cahiers des
charges, le planning et le
événement. Mais une fois l’échéance fixée, budget
comment rester serein et mettre toutes les - sélectionner les prestataires
- affiner le budget
chances de son côté pour que la réussite - valider le dispositif Damien MASSET
- anticiper les imprévus
soit au rendez-vous le jour J ? - organiser le terrain
- réaliser l’événement
- mesurer les résultats 3e édition

Méthodologie d’analyse et d’organisation,
agrémentée de documents immédiatement
opérationnels, cet ouvrage constitue une
boîte à outils complète et modulable, quelle
que soit l’ampleur de l’événement à réussir.
Basé sur une méthode simple et didactique

de conduite de projet, l’auteur met son
Damien MASSET dirige sa
expérience au service de tout professionnel
propre structure de coordination
ou particulier, pour l’aider à devenir un de projets événementiels.
véritable “maître de cérémonie” ! Coordinateur Général des
Nuits de Feu à Chantilly, ou
de l’Armada de Rouen, il est
également Régisseur Général
de Paris Plages.
Existe aussi en version eBook
sur www.librairie-gereso.com
BONUS
Téléchargez gratuitement l’ensemble
des modèles de documents
GERESO ÉDITION

Réussir Ses Projets Événementiels

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Collection PRAKIT

Réussir ses projets

Que ce soit dans la sphère professionnelle 10 étapes :

Réussir ses projets événementiels

Basé sur une méthode simple et didactique

des modèles de documents

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Ouvrage conçu et réalisé sous la direction de Catherine FOURMOND

© GERESO Édition 2008, 2009, 2011

Reproduction, traduction, adaptation interdites

Dépôt légal : février 2011

PrakitEvenmt2010-edition3.indd 4 21/02/11 14:13

Dans la même collection :

• Analyser un poste de travail ou un service

PrakitEvenmt2010-edition3.indd 5 21/02/11 14:13

Que faut-il faire ?

PrakitEvenmt2010-edition3.indd 6 21/02/11 14:13

Notions fondamentales de la conduite de projet

1- Qu’est-ce que le mode projet ?

Le mode projet fiabilise le processus global, facilite la communication et la

2- Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet se caractérise principalement par :

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:7 21/02/11 14:13

3 - Qu’est-ce que la conduite de projet ?

4 - Quelle méthode pour la conduite d’un projet de conception d’un

5 - Comment cela fonctionne ?

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:8 21/02/11 14:13

Les documents liés permettent d’élaborer facilement les résultats

Au quotidien, au sein du projet événementiel, les deux dimensions (gestion

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:9 21/02/11 14:13

Étape Intitulé de l’activité Documents liés

1 Identifier les besoins M 01 - Grille d’identification

2 Travailler le concept M 02 - Fiche de conduite de brainstorming

Construire le projet événementiel et le mettre en œuvre

Étape Intitulé de l’activité Document lié

5 Affiner le budget M 05 - Budget définitif

9 Réaliser l’événement M 09 - Planning de déroulement

Faire le bilan de l’événement

Étape Intitulé de l’activité Document lié

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:10 21/02/11 14:13

Ce schéma représente votre repère dans le déroulement du projet.

• Formuler le besoin et le présenter ;

1. Le projet est-il en cohérence avec la politique de l’entreprise ?

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:11 21/02/11 14:13

5. Les objectifs sont-ils formalisés, clairs, mesurables et atteignables ?

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:12 21/02/11 14:13

P 01 - Note de cadrage (p. 9)

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:13 21/02/11 14:13

PrakitEvenmt2010-edition3.indd Sec1:14 21/02/11 14:13

8 : Organiser le terrain S11 S12

Ensemble du projet (total) 0,00 0,00 0,00

Mois 01 Mois 02 Mois 03 Mois 04

Etape 1 : Identifier les besoins M 01

Etape 2 : Travailler le concept M 02

Etape 3 : Définir les cahiers des

Etape 4 : Sélectionner les

Etape 5 : Elaborer le budget M 05

Etape 6 : Valider le dispositif M 06a - M 06b

Etape 7 : Anticiper les imprévus M 07a - M 07b

Etape 8 : Organiser le terrain M 08

Etape 9 : Réaliser l'événement M 09

Faire le bilan du projet P 09

Etape 10 : Mesurer les résultats M10