Date First version

20/03/2013

Date Last review

Strategic Information and Program Evaluation 03/06/2013

Date Current Version

10/03/2014

Version 7. 1
EGPAF

COTE D’IVOIRE Number of Pages : 19

PROCEDURE DE GESTION DES DONNEES

SITES EGPAF

Tableau des signatures

Rédaction Vérification Approbation

BOHOUSSOU PANGO Adjoba N’DA Kouadio SILUE

Nom Franck Justine Jean Paul Moumouni Dr DIBY Charles
Ingénieur
Statisticien / Technical Adviser Monitoring and Directeur
Monitoring and
Fonction Administrateur Strategic Evaluation Strategic
Evaluation Senior
de Base de Information Senior Information
Données

Date
Signature

Liste de Diffusion

N° Site Nom Destinataire Qualité Objet

1 GESTIONNAIRE DE DONNEES Application

DIRECTION
2 /ADMINISTRATION Information
Table des matières
1. Objectifs ..................................................................................................................................................... 1

2. Domaine d’application ............................................................................................................................... 1

3. Responsabilités .......................................................................................................................................... 1

4. Définitions .................................................................................................................................................. 1

5. Recueil des données de la base et Rapportage des données ..................................................................... 2

5.A Recueil des données ................................................................................................................2

6. Bases de données SIGDEP .......................................................................................................................... 4

6.A Base de données de SIG-DEP : SIGVIH_Data.mdb ....................................................................4

6.B Base de données de monitorage de SIG-DEP : SIGVIH_Data_GD_Site.mdb..............................4

6.C Chemin d’accès des bases de données ....................................................................................5

7. Le monitorage des données ....................................................................................................................... 7

7.A Apurement des Données .........................................................................................................8

7.A-1 Données manquantes ................................................................................................................... 8

7.A-2 Données en doublons ................................................................................................................... 9
7.A-3 Données incohérentes .................................................................................................................. 9
7.A-4 Données aberrantes ..................................................................................................................... 9
7.A-5 Promptitude des données ............................................................................................................ 9
7.B Relance des patients ................................................................................................................9

7.B-1 Relance Retard ............................................................................................................................ 9

7.B-2 Relance Perdu de vue ................................................................................................................ 10
7.C Indicateurs du rapport mensuel et détermination des cohortes à 6 Mois et à 12 Mois ......... 10

8. Sécurité .................................................................................................................................................... 10

8.A Autorisation accès ......................................................................................................................... 10

8.B Sécurité Base ................................................................................................................................ 10
8.C Mise à jour de l’antivirus ............................................................................................................. 10
9. Sauvegarde et archivage .......................................................................................................................... 11

9.A Sauvegarde des données ............................................................................................................... 11

9.B Archivage ....................................................................................................................................... 13

2
 9.C Audits et inventaires....................................................................................................................... 14
10. Notification des problèmes sites ............................................................................................................ 14

10.A Outil de notification ............................................................................................................. 14

10.B Procédure de la notification ................................................................................................. 14

11. Correction des données ......................................................................................................................... 15

11. A Demande de Correction ...................................................................................................... 15

11. B Correction sur les imprimés et les outils de collecte de données (Dossier Individuel du Client,
Ordonnance, Bilan Biologique). ................................................................................................... 15

11. C Correction dans la base de Données.................................................................................... 15

11. D Archivage des Listings de correction ................................................................................... 15

12. Transfert de données ............................................................................................................................. 16

3
 PROCEDURE DE GESTION
DES DONNEES DES SITES

1. Objectifs

Décrire les modalités de recueil, de monitorage, de modification, de correction, de sauvegarde,

d’archivage et d’envoi de données informatisées de la Base de Données SIG-DEP des sites Care and
Treatment soutenu par EGPAF en Cote d’Ivoire.

2. Domaine d’application

- Cette procédure s’applique aux données informatisées de la base SIG-DEP déployée sur les
Sites EGPAF. La mise en œuvre de cette procédure est sous la responsabilité de
l’Administrateur de Base de Données (ADB) et les activités menées par les gestionnaires de
données ou Les personnes ressources dédiées à la gestion des données sur les sites.

3. Responsabilités

La mise en œuvre de cette procédure incombe au personnel des sites suivant :

- Les Gestionnaires de Données

- Les personnes ressources dédiées à la gestion des données

4. Définitions

Donnée : une donnée est une description élémentaire, souvent codée, d'une réalité (chose,
transaction, événement, etc.). La donnée Sexe à deux codes Masculin et féminin
Base de données : Une base de données, usuellement abrégée en BD ou BDD, est un ensemble
structuré et organisé permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter
l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données).Une base de données se traduit physiquement
par un ensemble de fichiers sur disque.

Information : l'information est un élément de connaissance (voix, donnée, image) susceptible d'être
conservé, traité ou transmis à l'aide d'un support et d'un mode de codification normalisé. Elle nous
permet de réagir.
Logiciel : Un logiciel ou une application est un ensemble de programmes, qui permet à un ordinateur
ou à un système informatique d'assurer une tâche ou une fonction en particulier
Monitorage : C'est l'opération qui consiste à suivre méticuleusement le fonctionnement d'un
système, d'un processus en temps réel, de repérer et de résoudre les problèmes.
Procédure : Une procédure est l’action de procéder ou la méthode d’exécuter certaines choses. Il
s’agit d’une succession de tâches imposées permettant de répondre à des impératifs non discutables.
À ne pas confondre avec le processus (démarche indicative) étant donné que ce dernier est
recommandé pour garantir l’obtention des résultats de sortie en fonction des données d’entrée.

SIGDEP : Système Information et de Gestion du Dossier Electronique du Patient

 *** SITE NON INFORMATISE ET SITE INFORMATISE

5. Recueil des données de la base et Rapportage des données

5.A Recueil des données

Il se fait à partir des outils de collecte de données (Registre TARV, Registre de dispensation des
ARV, Dossier Individuel du Client…). Les prestataires de santé remplissent ces outils en fonction
des visites protocolaires ou non des patients. Une fois , ces outils renseignés, les Gestionnaires de
données les saisissent dans les bases de données prévues a cet effet.

5.B Procédure De Marquage Des Outils De Données Saisis Dans SIGDEP

Le gestionnaire de donnée ou la personne ressource du site en charge de la saisie des dossiers dans le
SIGDEP doit marquer un signe au stylo rouge dans ces outils pour signifier que la saisie a été faite.

Les outils de recueil de données saisis dans le logiciel SIGDEP sont :

- Le Dossier Individuel du Client

- L es Ordonnances Pharmacies
- Les Résultats des examens Biologiques

La procédure pour chaque outil est la suivante :

A- Le Dossier Individuel du Client

. Marquer le signe « S » en haut à gauche sur chaque page entièrement saisie

. Au niveau du Suivi, en début de chaque ligne de suivi saisi, marquer le signe « S »
. Marquer le signe « S », en haut à gauche, sur la couverture ou page de garde de chaque
Dossier Individuel du client dont la saisie a été entamée

B- Les Ordonnances Pharmacies

. Marquer le signe « S » en haut à gauche sur chaque ordonnance entièrement saisie

C- Les Résultats des examens Biologiques

. Marquer le signe « S » en haut à gauche sur chaque page d’examen biologique
entièrement saisie

2
 5.C Elaboration des rapports , Validation des données et Archivage

Cette activité consiste à produire mensuellement des rapports issus des activités du site en se basant sur le
SIG-DEP et/ou les outils de collectes de données. Il y’ a principalement les rapports PMTE, CDV, PEC,
Cohortes à six mois (M06) et à douze mois (M12), les rapports communautaires, les rapports de Pharmacie,
les autres rapports concernant les thématiques TB/VIH, Nutrition, Prévention positive. Les assistants
techniques en Suivi Evaluation de EGPAF supervisent cette activité qui est menée sur le site par le
Gestionnaire des Données.

Tableau récapitulatif 1 :

Quoi Qui Où Comment Quand Pourquoi

Elaboration des Gestionnaires Au niveau de Utiliser les Du 1er au 2 du Pour permettre le suivi de la
rapports des des données/ la structure registres et les mois suivant mise en œuvre des activités sur
différents services personnes en sanitaire bases de le site.
données pour
charge de la
ressortir les
gestion des différents
données indicateurs des
rapports
Vérification de la Gestionnaires Au niveau de Parcourir les Du 1er au 2 du Pour s’assurer que tous les items
complétude de des données/ la structure différents items mois suivant sont correctement renseignés
remplissage des personnes en sanitaire et s’assurer que
100% des items
rapports charge de la
sont renseignés
gestion des
données

Vérification de la Gestionnaires Au niveau de Vérification des Du 1er au 3 du Pour s’assurer de la logique et

cohérence des des données/ la structure totaux soit mois suivant de l’exactitude des données
données personnes en sanitaire manuellement collectées
ou à l’aide d’une
charge de la
calculatrice ou
gestion des contrôle de
données vérification dans
la saisie
électronique
Rédaction du Gestionnaires Au niveau de Compiler les Le 3 du mois Pour consigner toutes les
rapport mensuel des données/ la structure données dans le suivant données dans un document
personnes en sanitaire format du unique
charge de la rapport mensuel
gestion des national
données
Validation du Responsable Au niveau de Vérifier Le 4 du mois Pour s’assurer de la qualité des
rapport mensuel de la la structure l’exactitude des suivant données
structure sanitaire données*
sanitaire / Utiliser la fiche
de Validation des
données
Transmission du Responsable Au niveau de Transmettre les Le 5 du mois Pour permettre au District de
rapport au District de la la structure rapports suivant faire le suivi des activités du site
structure sanitaire physiques validés
sanitaire au District

3
- Archivage physique des outils de collecte de données et des rapports papiers.

* Tous les registres terminés doivent être archivés par type de registre et par année dans un
même lieu sur le site.

* Tous les rapports papiers transmis au District mensuellement doivent être archivés dans
des chemises à rabat ou dans des cartons d’archives sur le site en plus de l’archivage électronique des
sites disposant d’un ordinateur pour la gestion des données.

Cet archivage est assuré par le Gestionnaire de Données sur le site.

*** SITE INFORMATISE

6. Bases de données SIGDEP

Les données informatisées du suivi des patients infectés en cote d’ivoire par le VIH sont recueillies
dans la base de données SIG-DEP édité sous le logiciel Microsoft Access. La base SIG-DEP est
installée sur les sites et les districts sanitaires en Cote d’Ivoire. Il y’a deux bases de données relatives
aux données du Dossier Individuel du Client ; la base de saisie SIG-DEP et la base de monitorage
des GD.

6.A Base de données de SIG-DEP : SIGVIH_Data.mdb

La BD SIG-DEP a cinq volets dans l’interface principale : Saisie, Pharmacie, Consulter un Dossier,
Rapports et Gestion du système, voir le SIG-DEP Manuel de l’utilisateur Version 1.5.5.

La base SIG-DEP est installée sur les postes dédiés à la gestion des données. Le gestionnaire de
données est chargé de la saisie dans la base de données.

6.B Base de données de monitorage de SIG-DEP : SIGVIH_Data_GD_Site.mdb

En plus de la base de données SIG-DEP il y’a une base de données de monitorage dédié au
Gestionnaire de Données.

Cette base contient une copie des tables de la base SIG-DEP. Lorsqu’on ouvre cette base elle
importe automatiquement les tables à jour de la base SIG-DEP. Elle contient toutes les requêtes de
monitorage, requêtes, macros, les états, les formulaires, les modules etc. Etant donnée que cette base
est une copie il n’ya pas de risques d’altérer, de modifier, de déplacer ou de détruire la base
4
originale « SIGVIH_Data.mdb » » ou « SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013.mdb » selon les
versions du SIG-DEP.

6.C Chemin d’accès des bases de données

- La base de données « SIGVIH_Data.mdb» ou « SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013.mdb » du

logiciel SIGDEP

Chemin accès - C:\Program files\SIGVIH\SIGVIH_Data.mdb, ancienne version de SIGDEP

C:\ SIGDEP\SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013.mdb, nouvelle version de

SIGDEP

- La base de données de monitorage « SIGVIH_Data_Gd_Site.mdb»

Tout d’abord créer un dossier nommé SIGDEP_COPIE sur la partition disque C:\

Chemin accès - C:\ SIGDEP_COPIE \COPIE_SIGDEP_Data.mdb

Cette base copie_sigdep_data.mdb résulte de l’exportation de la base

Une partition disque de sauvegarde en plus du disque C:\ sera impérativement crée, par
l’Administrateur de la Base de Données de EGPAF, sur les ordinateurs hébergeant SIGDEP.

Cette partition disque sera nommée « Sauvegarde_Data_Site ».

Chemin accès -

‘Partition disque nommée Sauvegarde_Data_Site’\BD_Site\SIGVIH_Data_Gd_Site.mdb

Il faudra créer un raccourci sur le bureau de la base de données de monitorage

« SIGVIH_Data_Gd_Site.mdb » , pour permettre un accès facile .

- Synchronisation des Bases SIGDEP Suivi et Pharmacie

Il s’agit de mettre en commun sur un seul poste les différentes saisies de données SIGDEP qui
sont faites sur plusieurs Ordinateurs dans le site. Dans un site où la saisie des données pharmacies et
des dossiers individuels se fait sur deux postes distincts, il faut nécessairement faire toutes les deux
semaines une fusion, une synchronisation sur le poste de la gestion des données de suivi.

Une fois le processus de synchronisation lancée il faut la laisser aller à son terme, cela implique
qu’on ne peut plus faire de saisie dans SIGDEP pendant cette période. Cette synchronisation suit les
étapes suivantes :

 E01 : Récupérer sur une clef usb , la base data « SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013 » de la

pharmacie C:\ SIGDEP\SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013.mdb ;

 E02 : Connecter cette clef, qui contient cette phase de données pharmacie, sur le poste de la
gestion des données de suivi ou se fera la synchronisation ;

 E03 : Faire obligatoirement une copie de la base « SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013 » 5

 logé sur poste de la gestion des données de suivi. Renommer cette copie en
« SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013_DateDuJour.mdb » et la sauvegarder dans le dossier
SIGDEP_COPIE situé sur le C:\ SIGDEP_COPIE \ ;

 E04 : Ouvrir ensuite SIGDEP sur le poste de la gestion des données de suivi ;

 E05 : Dans le volet Gestion du système, Cliquer Gestion des Data ;

 E06 : Dans la fenêtre qui s’ouvre cliquer sur Synchronisation des données ;

 E07 :Dans la partie « SYNCHRONISATION PARTIELLE DES DONNEES », cliquer pour

cocher sur Importation des données « Pharmacie » ;

 E08 :Ignorer la partie « SYNCHRONISATION COMPLETE DES DONNEES », vu nous avons

déjà opté pour une « synchronisation partielle des données »

 E09 :Dans la partie « TYPE DE CONNEXION », cliquer sur Données locales ;

 E10 :Dans la partie « CHEMIN D’ACCESS », Cliquer sur le bouton Parcourir et aller sur la
clef usb qui contient la base pharmacie et la sélectionner ;

 E11 : Cliquer sur le bouton SYNCHRONISER, pour lancer la synchronisation des bases ;

 E12 : Ensuite à La boite de dialogue qui apparait « la base de données à importer à t’elle un mot
de passe ? » cliquer sur « Oui » si le data qui se trouve sur la clef a un mot de passe ;

 E13 : Puis suivre la fin de la synchronisation (qui peut être longue) et valider la boite de
dialogue final qui apparait quand le processus est terminé en cliquant sur OK. Il faut noter une
fois la synchronisation lancée on ne peut avoir accès à la base SIGDEP ;

 E14 : Fermer et Relancer SIGDEP ;

La base de la gestion de données de suivi contient à présent toutes les données cliniques et
pharmacie.

- Synchronisation des Bases SIGDEP – Cas d’une mise à jour de la version rc3 du 10/10/2013

Dans le cas d’une mise à jour de la nouvelle version de SIGDEP sur un site possédant l’ancienne
version du logciel SIGDEP , les étapes sont les suivantes :

 E01 : Récupérer sur une clef usb , la base data de l’ancienne version de SIGDEP
« SIGVIH_Data.mdb » localisé sur C:\Program files\SIGVIH\SIGVIH_Data.mdb,

 E02 : Connecter cette clef, qui contient cette copie de l’ancienne base de donnée, sur le poste de
la gestion des données de suivi ou se fera la synchronisation ;

 E03 : Faire obligatoirement une copie de la base « SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013 »

logé sur poste de la gestion des données de suivi. Renommer cette copie en
« SIGDEP_Data_rc155_rc3_10102013_DateDuJour.mdb » et la sauvegarder dans le dossier
SIGDEP_COPIE situé sur le C:\ SIGDEP_COPIE \
6
 E04 : Ouvrir ensuite SIGDEP sur le poste de la gestion des données de suivi ;

 E05 : Dans le volet Gestion du système, Cliquer Gestion des Data ;

 E06 : Dans la fenêtre qui s’ouvre cliquer sur Synchronisation des données ;

 E07 : Dans la partie « SYNCHRONISATION COMPLETE DES DONNEES », cocher

« Récupération de données » , cela nous permettra de remplir notre nouvelle version de sigdep
vide installé sur le site avec les données de l’ancienne version.

 E08 : Ignorer la partie « SYNCHRONISATION PARTIELLE DES DONNEES », vu nous

avons déjà opté pour une « synchronisation complète des données »

 E09 : Dans la partie « TYPE DE CONNEXION », cliquer sur Données locales ;

 E10 : Dans la partie « CHEMIN D’ACCESS », Cliquer sur le bouton Parcourir et aller sur la
clef usb qui contient la base pharmacie et la sélectionner ;

 E11 : Cliquer sur le bouton SYNCHRONISER, pour lancer la synchronisation des bases ;

 E12 : Ensuite à La boite de dialogue qui apparait « la base de données à importer à t’elle un mot
de passe ? » cliquer sur « non » l’ancienne version du Data de Sigdep ne possédait pas de mot de
passe ;

 E13 : Puis suivre la fin de la synchronisation (qui peut être longue) et valider la boite de
dialogue final qui apparait quand le processus est terminé en cliquant sur OK. Il faut noter une
fois la synchronisation lancée on ne peut avoir accès à la base SIGDEP ;

 E14 : Fermer et Relancer SIGDEP ;

La nouvelle version de SIGDEP installé sur le site contient à présent les données de l’ancienne
version.

7. Le monitorage des données

Cette activité est assurée par l’Administrateur de Base de Données et exécuté par le
Gestionnaire de Données du site. Elle est axée sur la base de données SIG-DEP. Le monitorage
comprend :

-Les données manquantes ;

-Les données en doublons ; 7

-Les données incohérentes ;

-Les données aberrantes ;

-La promptitude des données ;

-La relance des patients ;

-La sécurité des Bases et autorisation accès ;

-La sauvegarde et l’archivage des données ;

-La production des rapports d’activités.

Etapes pour le lancement de la base de monitorage « SIGVIH_Data_Gd_Site.mdb» :

- Ouvrir le logiciel SIGDEP ;

- Aller au volet Gestion du Système ;

- Cliquer sur Gestion des Data ;

- Cliquer ensuite sur Exportation de la base de donnée ;

- Enregistrer la copie de SIGDEP sous le nom « Copie_sigdep_data.mdb » dans le dossier

C:\ SIGDEP_COPIE \

- Lancer la base de Monitorage de données, SIGVIH_Data_Gd_Site , à partir du raccourci placé

sur le bureau .

- La base de monitorage importe toutes les données à jour du SIGDEP qui se trouve dans la
copie « Copie_sigdep_data.mdb »

- Une fois les données importées l’interface d’accueil de la base de monitorage s’affiche et
vous pouvez à présent lancer vos activités d’apurement des données

7.A Apurement des Données

Cette activité permet d’améliorer de façon significative la complétude et la qualité des

données. La base de monitorage SIGVIH_Data_Gd_Site.mdb est l’outil Access utilisé. Elle contient
un ensemble de requêtes à thèmes qui produisent des listings.

7.A-1 Données manquantes

La recherche des données manquantes portent sur toutes les variables, les items qui devraient être
renseignés lors des visites protocolaires ou non des patients. Elles portent par exemple sur les
8
variables; Age Sexe, Poids, Taille, type de VIH, CD4, Date de prise ARV etc.

7.A-2 Données en doublons

Il s’agira de déterminer les enregistrements en doublons dans les tables et de supprimer la donnée en
trop.

7.A-3 Données incohérentes

Elles concernent les incohérences sur les variables et les enregistrements de la base. Par exemple, un
régime arv servi à la pharmacie est différent du régime actuel du patient, la date de naissance et l’âge
du patient qui ne concordent pas, le numéro du patient qui n’est pas celui du centre et qui ne respecte
pas la nomenclature national des patients VIH.

7.A-4 Données aberrantes

Une valeur aberrante est une valeur qui diffère de façon significative de la tendance globale des
autres observations quand on observe un ensemble de données ayant des caractéristiques communes.
Elles portent sur les variables pour la plupart numériques, tels que l’Age, le % de CD4, Durée de
prise ARV, etc. Une durée de prise d’ARV (posologie) qui dépasse les 6 mois devra attirer notre
attention, un âge supérieur à 110 ans également. Les valeurs aberrantes ne sont forcément erronées, il
faut donc procéder à leur véracité.

7.A-5 Promptitude des données

Il s’agira de vérifier dans la base de données à une période définie, les dernières données disponibles
saisies et donc d’avoir le niveau de mise à jour des données. Elle se fera chaque mois, cependant
l’Administrateur de Bases de Données peut à tout moment procéder à des vérifications inopinées en
demandant une base de données venant d’un site.

7.B Relance des patients

La relance des patients concerne les patients sous traitement ARV. Elle permettra de
rechercher les patients qui sont en retard à leur rendez vous et les patients perdus de vue afin de
contribuer à une meilleure rétention dans les soins et traitements.

7.B-1 Relance Retard

Un patient en retard à sa visite prévu est tout patient sous ARV qui ne dispose plus d’ARV à cette
9
date de rendez vous (en dehors de la marge de sécurité). Les relances seront faites mensuellement à
partir de la base de monitorage. Une fois le listing de ces patients tiré par le Gestionnaire de
Données, la relance à partir de ce listing se fera par les personnes ressources du site dédiées à cette
activité de recherche de Patient en retard.

7.B-2 Relance Perdu de vue

Un patient perdu de vue est tout patient sous ARV qui ne dispose plus d’ARV depuis plus de 90
jours par rapport à sa date de visite prévue lors de sa dernière prise d’ARV et qui n’est pas décédé,
transféré, ni en arrêt de traitement avant la fin du mois de rapportage. Les relances seront faites
trimestriellement à partir de la base de monitorage. Une fois le listing de ces patients tiré par le
gestionnaire de données, la relance à partir de ce listing se fera par les personnes ressources du site
dédiées à cette activité de recherche de Patient perdue de vue.

7.C Indicateurs du rapport mensuel et détermination des cohortes à 6 Mois et à 12

Mois

Une section du logiciel permet de calculer les indicateurs pour les activités de prise en charges
des personnes vivant avec le VIH (PEC/PVVIH). En plus de ces indicateurs il y’a la détermination
des cohortes des personnes à 6 mois et 12 mois sous ARV. Les résultats issus sous Access peuvent
être copiés dans Excel .

8. Sécurité

8.A Autorisation accès

Les ordinateurs qui hébergent la base de données sont tous accessibles par une session avec mot de
passe connu seulement par le Gestionnaire de Données. Ce mot de passe sera changé annuellement.

8.B Sécurité Base

Les bases SIG-DEP sont conçues avec niveau d’accès sécurisé. Le Gestionnaire de donnée a un mot
de passe et un compte utilisateur qui sera changé chaque année.

8.C Mise à jour de l’antivirus

Un antivirus sera installé sur l’ordinateur qui accueille les bases de données. Il sera régulièrement
mis à jour.
10
 9. Sauvegarde et archivage

En informatique, la sauvegarde (backup en anglais) est l'opération qui consiste à dupliquer et

à mettre en sécurité les données contenues dans un système informatique. La sauvegarde des données
informatiques est primordiale.

Le terme de sauvegarde est à distinguer de deux notions proches :

-l’enregistrement des données, qui consiste à écrire des données sur un périphérique, tel qu'un disque
dur, une clé USB, où les informations demeureront même après l'extinction de la machine,
contrairement à la mémoire vive.

-l'archivage, qui consiste à enregistrer des données de manière à garantir sur le long terme leur
conformité à un état donné, en général leur état au moment où elles ont été validées par leurs auteurs.

La sauvegarde passe forcément par un enregistrement des données, mais pas nécessairement dans un
but d'archivage.

9.A Sauvegarde des données

Elle contiendra les sauvegardes et la base de données de monitorage

« SIGVIH_Data_GD_Site.mdb »

La Sauvegarde et l’archivage portera sur deux types de données :

- la base SIGVIH_DATA.mdb

- les rapports mensuels et trimestriels transmis au District et à EGPAF par les gestionnaires de
données.

Toutes les sauvegardes sont complètes (on sauvegarde toute la base de données d’un jour à un autre)
et faites automatiquement à des dates planifiées. Elles sont également zippées et verrouillées.
Lorsqu’une sauvegarde est altérée, la recommencer et supprimer la mauvaise. Il faut distinguer 2
grandes catégories de sauvegarde :

- Les sauvegardes Locales (dites aussi de Production):

11
 Dans le cas d’incident mineur, elles sont utilisées pour la restauration de quelques fichiers
altérés, supprimés ou détruits volontairement ou accidentellement ou pour répondre aux demandes de
remises à dispositions d’anciennes versions par les utilisateurs. Elles sont stockées dans des lieux
adaptés du site. Ici la sauvegarde locale se fait sur une partition de l’ordinateur dédiée uniquement à
la sauvegarde des données et sur une clef usb de 16Go connecté en permanence.

- Les sauvegardes Externalisées (dites aussi de Recours) :

Elles sont destinées à la reprise d’activité en cas de sinistre majeur, Elles concernent les
données stratégiques et sont stockées sur un site externe éloigné. Elles sont utilisées suite à un
incident majeur nécessitant une restauration des informations soit sur le site nominal, soit sur un site
de secours.

- Sauvegardes électronique et Type de support

Tableau Récapitulatif 2 : Gestion Sauvegarde électronique

SUPPORT AMOVIBLES - SAUVEGARDE DE DONNEES - SITE

Mode De
Responsable récupérati
Type Gestion Fréquence on Observatio
Support Support Sauvegarde Données sauvegardées sauvegarde Fichier ns
La Clef USB
sigvih_data.mdb ; Quotidienne reste
Mensuelle connectée
en
rapports mensuelles (au plus tard le permanenc
Clef USB Gestionnaire
Locale 5 du Mois) e sur le
16 Go Donnée
poste du
site
Mensuelle (au
hébergeant
sigvih_data_gd_site.mdb plus tard le 5
les bases
du Mois)
de données

sigvih_data.mdb ; Quotidienne
La Clef USB
Mensuelle est
connectée
rapports mensuelles (au plus tard le à l'arrivée
Clef USB Gestionnaire
Externalisée 5 du Mois) du GD sur
16 Go Donnée
le site et
Mensuelle emporté
avec lui à
sigvih_data_gd_site.mdb (au plus tard le son départ
5 du Mois)

Administrateu sigvih_data.mdb ; rapports Compilatio

CD-Rom
r Base de Externalisée mensuelles;sigvih_data_gd_sit Trimestrielle n de toutes
700 Mo
données / e.mdb les 12
 Gestionnaire sauvegarde
Données s
(au plus tard le Externalisé
5 du Mois) es sur Clef
USB 16 Go
du site
Récupérati
on et
Mensuelle
Compilatio
n de toutes
les
Disque dur Administrateu sigvih_data.mdb ; rapports
sauvegarde
Externe r Base de Externalisée mensuelles;sigvih_data_gd_sit
s
500 Go données e.mdb
(au plus tard le Externalisé
5 du Mois) es sur Clef
USB 16 Go
de tous les
sites
Récupérati
on et
Compilatio
Annuelle
n de toutes
Administrateu sigvih_data.mdb ; rapports les
DVD Rom
r Base de Externalisée mensuelles;sigvih_data_gd_sit sauvegarde
4,5 Go
données e.mdb s
Externalisé
(Dernier jour
es sur CD-
PY)
ROM du
site
Récupérati
Mensuelle on et
Compilatio
n de toutes
les
Administrate sigvih_data.mdb ; rapports
Serveur sauvegarde
ur Base de Externalisée mensuelles;sigvih_data_gd_sit
EGPAF s
données / IT e.mdb
Externalisé
es sur Clef
USB 16 Go
(au plus tard le de tous les
5 du Mois) sites

NB : Toutes les sauvegardes de l’année programmatique précédente sur les clefs seront effacées au
début de la nouvelle année programmatique qui débutera.

9.B Archivage

9.B-1 Archivage électronique des bases de données et des rapports

Un archivage électronique annuel de toutes les données des sites Care and Treatment
récupérés sur les DVD Rom de sauvegardes se fera sur le Serveur de EGPAF. Cet archivage sera fait
par l’Administrateur de Base de Données.
13
9.C Audits et inventaires

Il est nécessaire de faire des audits annuels de la qualité des données et des audits
impromptus afin de vérifier par exemple si les sauvegardes et archivages sont présents sur tous les
supports prévus à cet effet. Un inventaire sera planifié tous les six mois afin de vérifier l'existence
des supports par rapport à une liste de référence ou check-list.

10. Notification des problèmes sites

10.A Outil de notification

La notification d’un problème lié aux bases de données par le GD à l’ADB se fait par le biais d’un
fichier excel. Ce fichier s’intitule
« Outil_Monitorage_Data_Signalisation_Problemes_Site_nom.xls ». Ce classeur Excel contient une
feuille nommé « 2013 » pour l’année 2013 en cours. C’est un tableau contenant les items suivants ;

 N° : Numéro séquentiel des problèmes - Remplissage : GD

 Date Survenue : date de survenue du problème sur le site - Remplissage : GD

 Date Notification : date de notification à l’ADB- Remplissage : GD

 Libellé problème : Description détaillé du problème- Remplissage : GD

 Action Correctrice : Diagnostic et solution pour résoudre le problème - Remplissage : ADB

 Date Action : Date de l’action pour résoudre le problème - Remplissage : ADB

 Résultat Final : résultat de l’action obtenue sur le problème - Remplissage : ADB

10.B Procédure de la notification

Les étapes sont les suivantes :

-Le Gestionnaire De Données du site rencontre un problème ;

-Il ouvre le fichier Excel « Outil_Monitorage_Data_Signalisation_Problemes_Site_nom », il

renseigne les items correspondants ;

-Il envoie un mail à l’Administrateur de base données avec en pièce jointe ce fichier Excel,
éventuellement il peut encore l’appeler pour signaler qu’il lui a envoyé un mail ;

-l’Administrateur de Bases de données reçoit ce fichier Excel ; 14

-Il porte l’action correctrice et complète dans ce même fichier Excel les items qui lui sont consacrés ;

-Il renvoie ce même fichier Excel au GD du site ;

-Le GD le reçoit l’enregistre sur son ordinateur à l’endroit dédié « partition disque Sauvegarde_
Data_Site » en écrasant l’ancien fichier ;

A chaque problème rencontré, le GD complète ce même fichier et suit les étapes ci-dessus
énumérés.

11. Correction des données

11. A Demande de Correction

Les demandes de correction sont adressées mensuellement par l’Administrateur de Bases de

Données au Gestionnaire de base de données du site. Elles sont lancées à partir du 15 de chaque
mois pour ne pas perturber les activités de rapportage sur les sites qui sont faites au plus tard le 5 de
chaque mois. L’ADB envoi un mail pour informer les GD de lancer les apurements à partir de la
base de monitorage installé sur leur site.

11. B Correction sur les imprimés et les outils de collecte de données (Dossier Individuel du
Client, Ordonnance, Bilan Biologique).

Après impression des listings, le Gestionnaire des Données doit porter les corrections en
rouge pour chacune des activités sur les dits imprimés, datés et signés avant l’archivage sur le site.
Les données corrigées doivent être également faites en rouge datés et dans les outils de collecte de
données.

11. C Correction dans la base de Données

le Gestionnaire de Données(GD). procède à la vérification et à la validation des corrections

sur les listings papiers en apposant la mention « vu » ensuite il signe et les datent . Enfin il se charge
de saisir toutes les corrections sur les listings papiers dans la base de données avant d’archiver
ceux-ci dans le classeur prévu à cet effet.

11. D Archivage des Listings de correction

Archivage Papier

Les listings imprimés de corrections, une fois corrigés sont ensuite archivés mensuellement dans un
classeur qui sera rangé dans le bureau du Gestionnaire de Données.

Archivage électronique
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Dans la base de données de monitorage de données, une fois les listings de corrections sortis, les
imprimés en sélectionnant l’imprimante virtuel Do.pdf v7ou Microsoft XPS Document Writer (Voir
Figure ). Ce qui nous permettra d’avoir des documents en PDF que nous archiverons mensuellement
également.

Figure 1:

12. Transfert de données

Les envois de bases de données (base Sigdep et base de monitorage) et rapports électroniques
entre les acteurs GD, l’ADB et le M&E Officer se font par e-mail.

Les bases transférées sont préalablement zippées et verrouillées par mot de passe. Le mot de
passe est échangé au téléphone entre l’expéditeur et le destinataire. Les transferts de bases de
données peuvent se faire à tout moment et à la demande.

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