Manuel Des Procã©dures MAXI-IMPEX

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MANUEL DES PROCEDURES
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Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

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SOMMAIRE
SOMMAIRE..........................................................................................................................................2
1. Avant – propos..............................................................................................................................4
2. PROCEDURE DE GESTION DE LA DOCUMENTATION DU SGI (1.2.9).................................................4
Objectif.................................................................................................................................................4
3. PROCEDURE DE COMMUNICATION (1.2.7).....................................................................................8
4. PROCEDURE DE GESTION DE CONFLITS D’INTERETS.....................................................................10
5. PROCEDURE D’EVALUATION DES RISQUES ET DE L’AUTO-EVALUATION ET DU PLAN DE GESTION 11
6. PROCEDURE D’APPLICATION DES EXIGENCES ET LOIS...................................................................12
7. PROCEDURE DE SELECTION ET D’EVALUATION DES PRESTATAIRES DE SERVICES ET SOUS-
TRAITANTS..........................................................................................................................................13
8. PROCEDURE DE GESTION DU DIFFERENTIEL ET DE L’INVESTISSEMENT ET DE DURABILITE............14
9. PROCEDURE D’ETALONNAGE DES INSTRUMENTS DE PESAGE.......................................................15
10. PROCEDURE D’EMBAUCHE, DE PRIORISATION DE LA MAIN D’ŒUVRE LOCALE ET DE
PROTECTION DES EMPLOYES..............................................................................................................15
11. PROCEDURE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES...........................................................................16
12. PROCEDURE D’URGENCE..........................................................................................................17
13. PROCEDURE DE PLAINTES ET RECLAMATION............................................................................19
14. PROCEDURE DE L’INSPECTION INTERNE ET AUTO-EVALUATION................................................25
15. PROCEDURE D’APPROBATION ET DE SANCTION.......................................................................26
16. PROCEDURE D’APPEL................................................................................................................28
17. PROCEDURE DE PREPARATION DE l’AUDIT EXTERNE.................................................................29

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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
RA : Rainforest Alliance
SGI : Système de Gestion Interne
DD: Différentiel de Durabilité
ID: Investissement de durabilité
ICAT : Institut de Conseil et d'Appui Technique
UTCC : Unité Technique Café Cacao
CC : Convention Collective
SMV : Salaire Minimum Vital

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1. Avant – propos
Ce manuel décrit l’ensemble des procédures que la société MAXI-IMPEX a mis en place et qui contribue à la
culture durable du cacao durable.
Toutes ces différentes procédures visent le respect des exigences de la norme pour l’agriculture de Rainforest
Alliance 2020.
Pour atteindre les objectifs contenu dans ce manuel, l’union s’appuie sur son Système de Gestion Interne. Le
contenu de ce manuel est transmis aux producteurs, employés, prestataires via des formations,des notes de
service. Toutes les décisions une fois prises sont mises en œuvre par toutes les parties prenantes et acteurs du
processus.
2. PROCEDURE DE GESTION DE LA DOCUMENTATION DU SGI (1.2.9)
2.1. Objectif
Assurer une bonne gestion des documents des producteurs et de l’union sur au moins une période de quatre
ans conformément à l’exigence 1.2.9 de la norme pour l’agriculture .
2.2. Responsable
Le responsable du SGI est chargé d’assurer la gestion de la documentation. Tout
2.3. Activités
Les documents du SGI sont consignés dans le tableau ci-dessous.
Intitulé Matériel /Supports de

Entité Types de documents Observations
documentation rangement

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Union Documentatio  Clé USB

Standards, documents
n relative aux  Ordinateurs bureau
d’orientation, annexes;
exigences de la ou PC
Liste des sanctions applicables;
 Chemises Disponible au
norme de
Liste des pesticides interdits.
l’agriculture  Placard avec bureau du SGI
durable de RA étagères
Planning des formations;  Carton archives

Formation,
 Internet Disponible au
réunion et PV et liste de presence;
bureau du SGI
sensibilisation Supports de formation.
Evaluation des risques;

Evaluation des capacité de gestion;
Evaluation santé et sécurité au
Outils Disponible au
travail;
d’évaluation bureau du SGI
Evaluation des prestataires de
service;
Auto-évaluation.
Plan de gestion;
Manuel des procédures;
Manuel des programmes;
Système Organigramme SGI et description

Disponible au
interne de des postes ;
bureau du SGI
gestion Déclaration de conflit d’intérêt
signé par les membres du SGI;
Copie du contrat entre le
producteur et la coopérative
Système de la Disponible au
Registre de cacao certifié SCPCC;
chaîne de bureau du SGI
Registres de cacao certifié USCPCC:
traçabilité
Copie Bordereaux de livraison et

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reception cacao certifié;

Manuel de trçabilité.
Liste des applicateurs;
Registre des applications; Disponible au
Produits Liste des produits agrochimiques bureau du
agrochimiques disponibles à l’union. Responsable
Manuel d’utilisation des produits Phytosanitaire
agrochimiques.
Le cahier du producteur (protocole

d’accord, fiches d’évaluation
Dossier du Disponible au
initiale et interne avec notification
producteur bureau du SGI
des non-conformités, plan de
Producteurs
gestion des exploitations agricoles)
Preuve de Disponible à
paiement aux  Souche des reçus d’achat la
producteurs comptabilité
Employés
Les dossiers des employés de l’union sont gérés par la direction de l’union.
de l’union
2.4. Codification des documents
Les documents du SGI sont codés comme suit: AAAA-SGI-MI-Vn
AAAA: Initiales du nom du document
SGI-MI: Système de Gestion Interne de MAXI-IMPEX
Vn: N° de version. Tous les documents commencent par la version 1 (V1)
N° Intitulé du document Code
01 Evaluation des risques ERI-SGI-MI-V1
02 Plan de gestion PG-SGI-MI-V1

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03 Auto-évaluation AE-SGI-MI-V1
04 Manuel des procédures MPROC-SGI-MI-V1
05 Manuel de traçabilité MTRA-SGI-MI-V1
06 Manuel de résolution MRO-SGI-MI-V1
07 Régistre des membres du groupe RMG-SGI-MI-V1
08 Politique Sociale de MAXI-IMPEX PS-SGI-MI-V1
2.5. Gestion des documents

- Rédaction des documents
La rédacion de toute la documentation du SGI est la responsabilité de l’ADG
- Approbation et adoption des documents du SGI
Les documents sont approuvés et adoptés par la direction de MAXI-IMPEX. Le DG signe l’approbation des
documents.
Le nom de l'approbateur apparaît sur les procédures et manuels.
- Diffusion des documents
Les documents en vigueur sont ceux disponibles chez le responsable du SGI.
Un exemplaire papier signé des documents du SGI en vigueur est disponible chez le responsable du SGI. Les
personnes utilisant une version imprimée doivent vérifier qu’elle correspond à la version en vigueur.
- Revue des documents
L’utilisation quotidienne et les audits sont les moyens privilégiés pour réaliser la revue des documents.
Cette revue peut déboucher sur des besoins de modifications.
- Modification des documents
La modification d'un document obéit même cheminement que sa création.

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Un document modifié voit son numéro de version augmenter d’une unité lors de sa diffusion et la date
d’application est mise à jour.
- Archivage des documents
Pour des consultations ultérieures, des documents (PV, documents administratifs) sont ranges dans des
boites d’archives. Tous les documents périmées sont détruits afin qu’ils ne soient utilisés pour d’autres fins.
3. PROCEDURE DE COMMUNICATION (1.2.7)
3.1. Objet : Rendre fluide, compréhensible et plus facile la communication entre les acteurs directs de la
certification (Membres du SGI).
3.2. Domaine d’application : Cette procédure s’applique au mode de transmission des informations, des
instructions de travail nécessaires qui circulent entre le SGI, les producteurs et entre ces derniers.
3.3. Définitions
Une procédure : C’est une manière particulière d’accomplir une activité
Une instruction de travail : C’est une instruction prescrite à effectuer, la personne qui doit l’effectuer, à quel
moment il doit l’effectuer, quand et comment il doit l’effectuer
Une communication : c’est une diffusion ou un échange d’informations
3.4. Description
3.4.1. Diffusion des informations au sein du SGI
L’Administrateur de groupe réunit les membres quand il y a nécessité de diffusion d’informations relatives au
bon déroulement du travail.
Les différents supports utilisés sont : les documents et les images.
3.4.2. Diffusion des informations au personnel et membres du SGI
Les supports d’information sont les documents, les affiches et le téléphone portable. L’emetteur peut être le
DG, l’ADG ou tout président de comité du SGI
3.4.3. Diffusion des informations partenaire AGOU&KETO et aux fournisseurs de services

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Les supports d’information sont courriers et des engagements, des politiques.
3.4.4. Manifestation des besoins logistiques pour le travail
Lorsque les formateurs relais éprouvent des besoins logistiques pour le travail, ils informent directement
l’Administrateur de groupe par écrit ou oralement en précisant ce dont ont réellement besoin.
SCHEMA DE COMMUNICATION DU SGI
DIRECTION GENERALE
AGOU&KETO
ADMINISTRATEUR DE GROUPE FOURNISSEURS DE

SERVICES
RESP. COMITE
PERSONNEL
4. PROCEDURE DE GESTION DE CONFLITS D’INTERETS
4.1. Contexte
Pour le SGI, l’intégrité et l’honnêteté sont de la plus haute importance car les conflits d’intérêt peuvent
compromettre le programme de certification.

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Le SGI doit éviter les situations où des intérêts d’ordre financier, personnel ou social influenceraient le travail
des formateurs relais ou du comité d’approbation.
4.2. Déclaration
Tous les membres du SGI, doivent s’engager par écrit à éviter toute situation de conflit d’intérêt et informer le
responsable du SGI si le cas se présentait.
Tous les membres du SGI remplissent la fiche de déclaration de conflit d’intérêts en y inscrivant les
informations concernant l’employé avec qui il y a un lien de parenté.
Si le membre du SGI n’a aucun lien de parenté avec un employé, il peut juste tracer un trait oblique ou
mentionner « Néant » dans la partie du tableau réservé à cet effet et signer la fiche de déclaration de conflit
d’intérêts.
Au cas où il est apparu qu’un membre de comité d’approbation est en situation de conflit d’intérêt avec un
employé responsable d’un site inspecté, ce membre ne participera pas à l’approbation de ce site.
5. PROCEDURE D’EVALUATION DES RISQUES ET DE L’AUTO-EVALUATION ET DU PLAN DE GESTION
5.1. Objectif:
Produire des documents qui réflètent les réalités de MAXI-IMPEX en vue d’élaborer un plan de gestion
efficace.
5.2. Champ d’application:
La direction du groupe, les magasins,
5.3. Procédures
5.3.1. Evaluation des risques (Exigence 1.3.1)
L’objectif de l’évaluation des risques est d’identifier et évaluer les risques potentiels, puis prendre des
mesures pour traiter ces risques afin de respecter les exgiences de RA et renforcer les performances de
durabilité. Elle se fait au moins tous les trois ans.
L’équipe dédiée pour faire l’évaluation des risques est composée: L’ADG, le magasinier et le responsable de
d’hygiène,santé et sécurité. Elle se reunit au moins 2 fois pour completer l’Annexe S3 et proposer des mesures
d’atténuation pour réduire les risques potentiels afin de les inclure dans le plan de gestion.

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Un PVet une liste de présence, des documents ayant servi à l’évaluation des risques doivent être didponibles
pour chaque session.
5.3.2. Plan de gestion (1.3.2)
L’objectif du plan de gestion est d’aider la direction de l’union à atteindre la conformité à la norme et à
améliorer les performances par la mise en place de cibles, l’identification des activités nécessaires, la
planification de leur mise en oeuvre et le suivi.
Le plan de gestion est élaboré par l’ADG, L’ADG, le magasinier en se basant sur les résultats de l’évaluation des
risques (1.3.1), les inspections internes des sites (1.4.1), les resultats de l’évaluation des risques de santé et
sécurité au travail, et l’auto-évaluation (1.4.4)
Une réunion est organisée par la direction pour adopter et valider le plan de gestion.
6. PROCEDURE D’APPLICATION DES EXIGENCES ET LOIS
6.1. Objectif
Pemettre à la direction au personnel de MAXI-IMPEX de connaître et de se conformer à la/aux loi(s) et

convention(s) collective(s) (CC) en vigueur pour leur(s) culture(s) certifiée(s) et en function du context,
pouvoir ainsi interpréter la norme par rapport à ces lois.
6.2. Champ d’application
La direction et le personnel de MAXI-IMPEX
6.3. Procédure
- La direction de MAXI-IMPEX identifie la législation applicable et les conventions collectives entrant
dans le champ d’application de la norme. Ce sont les lois et directives administratives, locales,
régionales ou nationales reconnues supérieures à la législation nationale par un état signature d’un
traité international.
- Elle met en place un mécanisme de diffusion des lois en vigueur pour en faciliter la mise en application
par la direction elle même et les producteurs. (Des listes, tableaux, montrant la législation applicable
par exigence).

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- Elle se conforme aux exigences de la norme si elles s’avèrent plus contraignantes que la loi ou la CC en
vigueur sinon elle se conformera aux dispositions de toute loi ou CC en vigueur qui s’avèrent plus
contraignantes que la norme.
- Si l’exigence de la norme n’est pas applicable aux petites exploitations, la loi nationale doit être
respectée.
Documents de reference
- Liste des lois et conventions collectives applicables au Togo;

- Tableau de comparaison des exigences de RA et lois/CC;
- Notes de services.
7. PROCEDURE DE SELECTION ET D’EVALUATION DES PRESTATAIRES DE SERVICES ET SOUS-

TRAITANTS
7.1. Objectif
Evaluer les activités tous les acteurs intervennant dans le cadre du projet de certification RA.
7.2. Responsable
L’ADG évalue les différents fournisseurs de services.
7.3. Champs d’application
Tous les prestataires de service de MAXI-IMPEX.
7.4. Procédure de selection des prestataires de services et de sous-traitants
La direction de MAXI-IMPEX affiche un avis de selection de prestataires de services et de sous traitants. Les
conditions à remplir figures sur l’avis de recrutement.
Les dossiers sont réceptionnés au siege de la direction par l’assistante adminstrative.
Après le délai des depôts, les dossiers sont examinés pour pour la selection definitive.
Les conditions essentielles à remplir sont:
- La qualification du prestataire ou du sous traitant ;

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- L’expérience professionnelle ;
- Les moyens techniques pour executer la prestation.
Au cas où il y a une seule candidature,le prestataire ou le sous traitant est retenu d’office.
7.5. Procédure de d’évalution des prestataires:
L’ADG élabore une fiche d’évaluation du prestataire de service pour vérifier si le prestataire a respecté ses
engagements vis-à-vis du contrat et de la norme d’agriculture durable de RA.
Les conclusions de l’évaluation permettront de renouveller le contrat du prestataire ou non.
7.6. Documents de référence:

 Fiche d’évaluation des prestataires de service.
8. PROCEDURE DE GESTION DU DIFFERENTIEL ET DE L’INVESTISSEMENT ET DE DURABILITE
8.1. Objectif:
Assurer la distribution équitable et transparente de Différentiel de Durabilité (DD) issue de la vente du

cacao certifié Rainforest Alliance.
8.2. Responsables:
La direction générale est responsable de la gestion du DD et de l’ID
8.3. Champs d’application
Seuls les producteurs du groupe bénéficieront du DD après avoir livré du cacao certifié à MAXI-IMPEX.
8.4. Procédure d’application:
Le DD est payé en numéraire ou en monétaire,par MAXI-IMPEX minimum de 70 Dollars Américain par

tonne de fèves de cacao certifié aux producteurs et au prorata, basé sur les volumes livrés, deux fois dans
l’année, avant la saison de la récolte principale suivante et la récolte intermédiaire.

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Toutefois, les périodes précises de paiement seront discutées avec les responsables de l’USCPCC et seront
communiquées aux différentes SCPCC engagées dans le projet de certification Rainforest Alliance des
exploitations agricoles de cacao.
8.5. Documentation:
 Communiqué sur les periodes de paiement du DD
 Liste des producteurs bénéficiaires du DD;
 Bon de paiement du DD aux producteurs;
9. PROCEDURE D’ETALONNAGE DES INSTRUMENTS DE PESAGE
9.1. Objectif
Garantir que les volumes ne sont pas sur ou sous-estimés et que les producteurs reçoivent le juste paiement
des volumes corrects livrés.
Tous les instruments de mesure disponibles dans les magasins des SCPCC et le magasin central de l’USCPCC
IBA.
La Direction du Conditionnement et de la Métrologie légale basée à Lomé.
9.4. Procédure
MAXI-IMPEX étalonne tous les équipements utilisés pour déterminer le poids ou le volume des produits
certifiés. Cette operation est réalisée chaque année par la Direction du Conditionnement et de la Métrologie
légale.
Les registres des étalonnages sont archivés pour necessité démontrer la conformité des instruments de
mesure.
10. PROCEDURE D’EMBAUCHE, DE PRIORISATION DE LA MAIN D’ŒUVRE LOCALE ET DE

PROTECTION DES EMPLOYES

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10.1. Objectifs:
- Recruter du personnel conformément au code de travail;
- Respect des droits du travailleur ;
- Donner la priorité la main d’œuvre locale;
- Assurer une protection des employés et de leur famille.
10.2. Responsable:
La direction est responsable du recrutement du personnel.
10.3. Champs d’application:
Respect des heures de travail, du salaire minimum garanti et les droits syndicaux;
Paiement des heures supplémentaires et la priorité à la main d’œuvre locale;
Non-discrimination, absence de travail forcé, de pires formes de travail des enfants, et d’harcèlement sexuel,
verbal ou moral.
10.4.Procédure:
Toute personne désireuse travailler au sein de travailler pour la société MAXI-IMPEX doit adresser une demande
écrite d’emploi addressée au Directeur Général.
A l’inverse, MAXI-IMPEX désire recruter du personnel, elle lance un appel à candidature pour une période
maximale de trois semaines avec toutes les conditions et critères à remplir en fonction du poste à pourvoir . Les
dossiers à fournir sont deposés physiquement à la direction générale ou envoyés par mail via l’adresse email
suivante:
Les candidats qui remplissent les conditions font l’objet d’un entretien d’embauche.
10.5. Enregistrement des employés
Après signature des contrats, des dossiers sont crées pour chaque employé et enrégistré à partir d’un identifiant
(Numéro matricule).
10.6.Documents de référence:
- Manuel de procédures de gestion administrative de;
- Note de service sur la non-discrimination à l’embauche.


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11. PROCEDURE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES
11.1. Objectif:
Assurer une gestion efficace des heures supplémentaires au sein de la direction de MAXI-IMPEX.
11.2. Responsables:
La direction de MAXI-IMPEX est responsable de la gestion des heures supplémentaires.
Le personnel permanent et temporaire est responsable du respect des consignes concernant les heures
supplémentaires.
11.3. Champ d’application:
Le personnel permanent et temporaire.
11.4. Procédure:
Les employés permanents et temporaires pourront être amenés à effectuer des heures supplémentaires en
fonction des impératifs de production ou de fonctionnement de la société telles que définies dans la
procédure.
Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande (écrite ou orale) de la direction.
L’employé est tenu de les accomplir, sauf en cas d'abus de droit de la direction. Par exemple, le salarié ne peut
pas être sanctionné s'il refuse exceptionnellement de faire les heures supplémentaires demandées par
l'employeur parce qu'il n'avait pas été prévenu suffisamment tôt.
Les heures effectuées au-delà de cette durée de travail ou de la durée considérée comme équivalente sont des
heures supplémentaires donnant droit à une majoration de salaire.
Les heures supplémentaires prévues à l’alinéa précédent ne peuvent excéder vingt (20) heures par semaine
conformément à l’art. 180 du code du travail togolais.
12. PROCEDURE D’URGENCE

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12.1. Objectif:
Permettre à tout employé, tout visiteur ou membre de la communauté environnante de bénéficier

d’assistance sanitaire en cas d’urgence.
12.2. Responsables:
M.ASHIE Rufino, responsable comité SST, APENOUTSOU Léonard, porte-parole des manoeuvres
12.3. Champs d’application:

- Les employés et les manoeuvres;
- Toute personne de la communauté en situation d’urgence.
12.4. Procédure:
Toute personne témoin d’un début d’incendie est tenue d’alerter immédiatemment les secours extérieurs
( Sapeurs pompiers ) au 118 et mettre en oeuvre le matériel de premiers secours (Extincteur ).
Le témoin informe ensuite le responsable des situations d’urgence afin de procéder à l’évacuation du
personnel si necessaire et les diriger jusque dans les zones de rassemblement conformément au plan
d’évacuation.
Les employés peuvent se mettre à l’abri de danger imminent dans le point de rassemblement dédié sans
permission de l’employeur et sans être pénalisés.
Après la maitrise de l’incident,il est enrégistré dans le régistre des accidents et incidents.
Une fois des exercices sont d’évacuation sont réalisés afin afin d’avoir le reflexe en cas d’urgence.
12.5. Procédure d’évacuation en cas incendie ou d’incident
Les membres de premier secours sont chargés de l’évacuation des personnes en cas d’incendie ou d’incident;
Pendant l’évacuation, ils doivent:
- Diriger les personnes vers le point de rassemblement;
- Ratisser les locaux, les véhicules presents au moment du sinister si personne ne s’y trouvent;
- Débrancher tous les appareils électriques;

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- Fermer les portes;
- Faire l’appel s’il ne manque personne;
- Diriger les secours vers le lieu du sinister.
12.6. Procédure d’évacuation des accidentés ou des malades
En cas d’urgence, il est portée à la connaissance de tous les employés ou tout autre personne de la
communauté de contacter par téléphone (Appel,SMS,Whatsapp), les équipiers de premier secours ci-dessous,
afin qu’un véhicule soit dépêché pour conduire le malade ou la victime vers le centre de santé le plus proche.
Après tout évenement quelque soit la nature, il est enregistré dans le régistre des accidents et incidents.
12.7. Planning des exercices de secours
- Exercice sur feu réel: Tous les 6 mois
- Exercice d’alarme et d’évacuation: tous les an
- Gestes qui sauvent (Secourisme)
Numéros utiles
POLICE: 117 - GENDARMERIE: 172 - SAPEURS POMPIERS: 118
Document de référence:
PERSONNES À CONTACTER EN CAS D’URGENCE:
PERSONNES A CONTACTER EN CAS D'URGENCE
Départemen
N° Nom et prénoms Sexe Contact
t
1 ASHIE Rufino M Direction 93060106
2 APENOUTSOU Léonard M Magasin 97160536
3 KOUNAKEY Léo M Magasin 99073161

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4 KOUAKOU Pascal M Direction 93684445
13. PROCEDURE DE PLAINTES ET RECLAMATION
13.1. Objet
Cette procédure décrit le processus de recevoir, d’évaluer, d’enregistrer, d’analyser, de traiter et de prendre
des décisions relatives aux plaintes et réclamations lié aux activités de toute partie intéressée relative à
l’exigence 1.5.1 .
13.2. Domaine d’application
Elle s’applique aux plaintes et réclamations concernant le personnel, les coopératives fournisseurs de fèves de
cacao de MAXI-IMPEX, les fournisseurs de services, les communautés environnantes qui peuvent être
survenues.
13.3. Documents de références

 Rainforest Alliance, Norme pour l’agriculture durable : Exigences pour la chaine
d’approvisionnement.
 Formulaire de Plaintes/Réclamation
 Accusé de réception
 Formulaire Registre des réclamations
13.4. Définitions & abréviations
Définitions
Réclamation : Expression d'une insatisfaction émise par une personne ou une organisation, relative aux
activités ou aux résultats d’activité, à laquelle une réponse est attendue.
Plainte : Une plainte est une expression d’insatisfaction qui se rapporte aux actions de la part d’un individu,
d’un groupe d’individus ou d’une organisation (personne physique ou morale) qui suscitent directement ou
indirectement de l’angoisse chez les bénéficiaires ou quiconque.
Mécanisme de résolution : C’est un système qui permet, de recevoir, d’instruire, de résoudre les problèmes et

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de traiter les plaintes de manière équitable, efficace et performante.
Abréviations
CMR : Comité Mécanisme de Résolution
E&R : Evaluation et Résolution
MR : Mécanisme de résolution
13.5. Responsabilités
Le président du CMR se charge de la gestion de la présente procédure et veille sur son application par toutes
les personnes concernées. Il est aidé dans tache par l’assistante de direction.
13.6. Modes de saisine
Pour garantir l’efficacité du MR, les modes de saisine peuvent prendre plusieurs formes :
- Auto-saisine du CMR aux vues des rapports de supervision, d’articles de presse, des faits relevés au
cours d’une réunion ou suite à une visite de terrain ou à des rumeurs persistantes ;
- Téléphone ou numéro vert : pour le dépôt des plaintes anonymes ou non, les usagers peuvent
appeler, envoyer des messages SMS ou WhatsApp via les numéros suivants : 90 04 59 57;
- Formilaire de plaintes et réclamation : Des formilaires imprimés et à remplir par les plaignants seront
déposées à la direction de MAXI-IMPEX ;
Les personnes qui ne savent ni lire ni écrire se feront assister par des personnes ou structures à qui
elles font confiance ;
- Lettre et email: les plaintes sont aussi recevables par le biais de correspondance écrite ou par mail
via uscpcciba53@yahoo.com;
- Boîte à plaintes ou suggestions : elle est disponible au siège de l’union
13.7. Différentes étapes de gestion des plaintes
Étape 1. Réception et prise en compte de la réclamation.

Délai : 1–2 jours
La plainte ainsi que la date de réception sont notées dans le registre par le membre du comité désigné comme
secrétaire.

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Le secrétaire, qui est un membre du comité, fait ce qui suit :

Vérifier si la plainte implique un risque de préjudice pour la personne et si une protection est
nécessaire (si oui, voir étape 1.5).
 Vérifier si la plainte est relative aux droits humains (si oui, voir étape 1.5).
 Vérifier s’il y a des conflits d’intérêts.
 Assigner la plainte à un membre du comité des réclamations.
 Organiser une réunion pour examiner la plainte.
 Créer un dossier confidentiel concernant la plainte.
Étape 2. Protection et cas d’atteinte aux droits humains
Si le secrétaire ou d’autres membres du CMR ont un doute raisonnable concernant la sécurité du
plaignant ou d’autres personnes et/ou si l’affaire implique une atteinte aux droits humains, le comité suit une
procédure spécifique détaillée dans le protocole de résolution (Annexe 4) et doit adhérer au calendrier
détaillé dans le protocole.
Étape 3. Analyse de la plainte pour en vérifier l’admissibilité.
Le CMR se réunit pour poser les bases de la plainte et pour s’assurer qu’elle entre dans le champ
d’application des opérations du titulaire de certificat et/ou de ses sous-traitants et fournisseurs de services. Le
comité vérifie également si la plainte est relative à une exigence de la norme.
Le secrétaire du CMR documente la décision et la date dans le registre.
Le CMR vérifie si la plainte concerne une atteinte aux droits humains, implique le travail des enfants, le
travail forcé, les conditions de travail, le harcèlement sexuel et la violence sur le lieu de travail.
Si oui, il informe le comité Evaluation-et-Résolution et le comité des genres, et suit la procédure du
protocole de résolution.
Le secrétaire du CMR documente la décision et la date dans le registre.
Les plaintes concernant des atteintes aux droits humains suivent une procédure spécifique résumée à
l’étape 1.5 et détaillée dans le protocole de résolution.
Le secrétaire du comité organise la documentation confidentielle de la plainte et l’enquête :
 Un dossier destiné à réunir toutes les pièces nécessaires est ouvert.

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 Le dossier est rangé en sécurité, dans le respect de la confidentialité de la plainte de la personne et

des réglementations nationales relatives à la confidentialité des données et à la protection des
données.
- Si la plainte n’est pas admissible, expliquer pourquoi et diriger la personne vers les autorités
administratives ou coutummières responsables à même de l’aider.
- Si la plainte est admissible, expliquer le processus d’enquête.
- S’assurer que la personne dispose de toutes les informations et de toute l’aide dont elle a besoin et
lui rappeler qu’elle peut se faire accompagner par une partie prenante de son choix.
- Définir un calendrier précis.
- Convenir des mesures de confidentialité et quelles informations partager avec qui dans le cadre de
l’enquête et si possible, communiquer face à face.
Étape 4. Enquêter pour établir ce qui s’est passé
Délai : 4 semaines
Le CMR de la plainte coordonne l’enquête et nomme un enquêteur disposant des connaissances et de
l’expertise nécessaires pour déterminer ce qui s’est passé. Il peut s’agir d’un membre du comité ou d’une
partie prenante experte ayant été convenablement formée, notamment à la confidentialité.
Les méthodes de collecte des informations sont notamment :
 Des entretiens avec les parties affectées et/ou le plaignant.
 Une visite du site concerné.
 Des entretiens avec des témoins sans compromettre l’identité de la personne ayant déposé la
plainte.
 La vérification des documents et des rapports.
Étape 5. Communication des résultats
Délai : 6 semaines
Une fois l’enquête terminée, le comité communique les résultats à la personne, à l’organisation ou au
représentant auteur de la plainte ainsi qu’aux parties affectées concernées.
Le CMR discute des résultats avec les parties impliquées et ils identifient ensemble des mesures de
réparation ainsi que la cause profonde du problème.
 Si la plainte implique un large groupe, comme l’ensemble de la main-d’oeuvre de la

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communauté, le comité discute des résultats avec des représentants ; il peut aussi organiser
une réunion publique, en prenant en compte les éventuelles questions de confidentialité.
Le secrétaire du CMR documente la réunion et la date de sa tenue.
 Si la personne ou l’organisation ayant déposé la plainte est en désaccord avec les résultats du
comité et qu’un dialogue ne permet pas de trouver une résolution, un processus d’appel est
mis à sa disposition.
 Si l’appel est rejeté, le comité d’appel confirme les conclusions du CMR ainsi que son plan
d’action.
 Si l’appel est accepté, le comité d’appel peut modifier les conclusions du CMR ou demander
une nouvelle enquête.
En cas de plainte anonyme, le comité peut décider de communiquer ses conclusions publiquement,
uniquement si cela ne risque pas d’être préjudiciable à la confidentialité ou si cela ne menace pas d’autres
personnes.
Étape 6. Détermination d’un plan de résolution
Délai : 6 semaines
Le comité met au point un plan de résolution définissant comment réparer les torts et comment empêcher
que la situation ne se répète. Le plan inclut des corrections ainsi que des mesures correctives pour remédier
aux causes profondes.
Le CMR de la plainte coordonne le développement du plan de résolution.
 Ils travaillent de concert avec parties prenantes, le plaignant et les parties affectées, afin de
convenir des corrections et des mesures correctives.
 Chaque action est dotée d’un calendrier convenu, d’un budget et experts adéquats qui vont en
accompagner la mise en oeuvre.
 Ils assurent la liaison avec la direction pour assigner les rôles et les responsabilités ainsi que
pour identifier la personne responsable de chaque correction et de chaque mesure corrective.
Le CMR se réunit pour approuver le plan d’action et le calendrier proposé.

 Le calendrier privilégie les corrections à mettre en place dans les douze semaines suivant la
plainte de départ et définit les mesures correctives à appliquer au plus tôt après cela et pas

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plus tard que cinquante-deux semaines à compter de la date de la plainte de départ.

 Le CMR confirme que toutes les actions sont compatibles avec les droits humains et avec la
norme de Rainforest Alliance.
 Le secrétaire du CMR documente la réunion et la date de sa tenue.
Étape 7. Mise en place et suivi du plan de résolution
Délai : 12 semaines
Il est conseillé responable du CMR de la plainte de faire ce qui suit :
 Organiser des réunions hebdomadaires avec les personnes chargées des corrections et des
mesures correctives afin de superviser les progrès de la mise en place et de surveiller
l’efficacité des mesures choisies.
 Veiller au calendrier et prendre des mesures pour éviter les retards, si possible.
 Suivre les progrès de la mise en place dans un document partagé avec le CMR et la direction.
 Documenter la date à laquelle chaque action a été terminée.
Étape 8. Communication des progrès
Délai : 12 semaines (corrections)
Le CMR de la plainte tient le plaignant régulièrement informé des avancées du plan de résolution.
Utilisation du formulaire de réclamation
Les formulaires de réclamation ne doivent pas être compliqués, mais ils doivent répondre aux critères suivants
(Voir Annexe Manuel résolution) :
- Permettre aux , travailleurs ou à tout autre personne de faire état de leur réclamation ;
- Être disponible pour tout le monde.
Plaintes et réclamations de la communauté locale
Les étapes décrites ci-dessus pour les réclamations des travailleurs, ainsi que le formulaire de réclamation,
sont valables (ou nécessiter de petits changements) pour répondre aux réclamations des communautés
environnantes.
En cas d’impossibilité de resolution du problème, il est soumis autorités coutumières ou administratives.
14. PROCEDURE DE L’INSPECTION INTERNE ET AUTO-EVALUATION
14.1. Objectif

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Il s’agit de vérifier la mise en œuvre des exigences de la norme pour l’agriculture de Rainforest Alliance dans,
sur les sites (Direction générale, magasin de cacao certifié).
14.2. Responsable
Le responsable du SGI assure la coordination des inspections internes et l’auto-évaluation. Toutefois, les
inspecteurs ont la responsabilité de réaliser l’inspection interne.
Procédures
La direction et le magasin de stockage de cacao
14.3.1. Inspections internes
Le responsable du SGI doit affecter les inspecteurs internes sur un autre site que la sienne afin d’éviter les
conflits d’intérêts. Il est mis à leur disposition, d’une fiche d’inspection pour les locaux de la direction générale
et une autre pour le magasin.
A la fin de l’inspection interne des sites, les inspecteurs internes inscrivent toutes les non-conformités
détectées lors des inspections internes.
Celles-ci devront être exploitées par le comité d’approbation lors des différentes séances en vue de proposer
des actions correctives et les notifier au membre concerné.
Les résultats des inspections internes sont versés sont dans le plan d’action afin mettre en œuvre les actions
correctives recommandées.
14.3.2. Auto évaluation (Exigence 1.4.2)
L’auto-évaluation est effectuée annuellement afin d’évaluer la propre conformité de l’union par rapport à la
norme de l’agriculture durable de RA.
L’ADG et les inspecteurs sont responsables de l’auto-évaluation. Une liste de vérification fournie depuis la
plateforme de RA dédiée à MAXI-IMPEX prenant en compte toutes les exigences principales est mise à
disposition.
Toutes les non-conformités détectées lors de l’auto-évaluation sont inscrites dans le plan de gestion.

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15. PROCEDURE D’APPROBATION ET DE SANCTION
15.1. Objectif
Il s’agit d’approuver les sites qui respectent les exigences applicables de la norme pour de RA et sanctionner
ceux qui ne les respectent par des mesures ou actions correctives.
15.2. Responsable
Le comité d’approbation est composé de 03 membres à savoir, le DG de MAXI-IMPEX, du responsable du SGI

et de la responsable d’égalité du genre. Le DG assure la présidence de ce comité.
Le comité d’approbation a la responsabilité d’approuver les sites après examen le rapport d’inspection interne
mentionné sur les fiches d’inspection.
Les locaux de la direction générale et le magasin de stockage de cacao.
15.4. Procédure
15.4.1. Approbation
Le comité d’approbation se réunit au moins une fois par an pour prendre connaissance des rapports
d’inspection interne relatifs à chaque site et prendre une décision conformément aux exigences de la norme
pour l’agriculture de RA.
Le comité d’approbation dressera un procès-verbal de ses réunions qui mentionnera la date, le nom des
participants, et les principales activités réalisées durant la réunion.
15.4.2. Approbation sous réserve d’actions correctives des magasins
Si au terme de la première délibération du comité d’approbation, le magasin ne respecte pas les exigences
relatives à 100%, une fiche notification des non-conformités et mesures correctives appropriées est envoyée
au responsable du site.
15.4.3. Approbation sous réserve d’actions correctives des producteurs
Si au terme de la première délibération du comité d’approbation, le site ne respecte pas les exigences

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applicables de RA relatives à la chaine d’approvionnement à 100%, une fiche notification des non-conformités
et mesures correctives appropriées est envoyée au producteur concerné par l’inspecteur interne afin d’aider
le producteur à se conformer à toutes les non-conformités détectées sur le site.
15.4.4. Mécanisme de suivi des actions correctives
Après la notification des non-conformités au responsable du site a le droit de faire appel s’il contexte les non-
conformités qui lui ont été notifiées.
Mais en cas non contestation, un délai de sept (7) jours est accordé au responsable du site pour qu’il puisse
mettre en œuvre les actions qui lui ont été proposées. Après cette période une autre visite est effectuée par
l’inspecteur interne sur le site afin de s’assurer que les actions correctives qui lui ont été proposées ont été
effectivement mises en œuvre.
Le comité d’approbation se réunit à nouveau pour délibérer sur les cas concernés. Si le rapport de l’inspecteur
atteste les actions corrections ont été mises en œuvre, le comité d’approbation prend alors la décision
d’approuver le site.
La décision d’approbation est mentionnée sur la fiche de notification du site et signée par le président du
comité d’approbation.
15.4.5. Mécanisme de sanction
Un site peut être sanctionné dans les cas suivants :
LISTE DES SANCTIONS DE USCPCC IBA
Sanctions Conditions Libellé de la sanction Durée
Avertissement par
Avertissement Le site obtient un pourcentage inférieur à 100%
notification écrite. 7 jours
16. PROCEDURE D’APPEL
16.1. Objectif
Il s’agit de la remise en cause de la décision rendue par le Comité d’approbation en raison de non-conformité
ou de partialité.

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16.2. Responsables
L’Administrateur de groupe reçoit les actes d’appel.
Le Comité d’approbation délibère sur l’appel interjeté.
16.3. Champ d’application :
Tous les sites
16.4.Procédure
Le site sanctionné, le responsable bénéficie du droit de faire appel de la décision du Comité d’approbation
dans un délai de 7 jours suivant le jour de la notification écrite de la sanction et des mesures correctives.
L’Administrateur est chargé de recevoir les documents relatifs à cette voie de recours et de convoquer le
Comité Interne d’approbation dans un délai maximum de 15 jours.
Le Comité Interne d’approbation examinera les documents produits, et en cas de nécessité, l’Administrateur
désignera un autre inspecteur chargé de vérifier les motifs de l’appel sont justifiés.
Si lors de cette inspection, le nouvel inspecteur désigné corrobore les conclusions présentées par l’inspecteur
à l’origine du rapport litigieux, le Comité I d’approbation prendra une décision fondée sur le nouveau rapport
d’inspection interne et le ratifiera.
Dans le cas où la décision antérieure serait injustifiée, le Comité d’approbation modifiera sa décision sur la
base du nouveau rapport d’inspection interne.
L’Administrateur est chargé d’envoyer la décision du Comité Interne d’approbation au responsable du site
conformément au modèle intitulé notification des non conformités et mesures correctives.
17. PROCEDURE DE PREPARATION DE l’AUDIT EXTERNE
17.1. Objectif
Planifier et coordonner l’audit externe
17.2. Responsables
La direction de MAXI-IMPEX fait la demande d’audit de certification.L’Administrateur du groupe est chargé

d’organiser et coordonner les audits externes.

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Version: 001
MAXI-IMPEX
L’inspection externe est réalisée sur tous les sites de MAXI-IMPEX en occurrence les locaux de la direction
générale et ceux de du magasin de stockage de cacao.
17.4. Procédure
Conformément aux règles pour les audits et la certification 2020 de RA, le responsable du SGI est chargé de
contacter Rainforest Alliance pour que celle-ci procède à l’inspection. La direction de MAXI-IMPEX fait la
demande de certification. Elle s’accorde avec l’organisme de certification sur un calendrier pour la réalisation
des audits externes.

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MANUEL DES PROCEDURES

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

SGI : Système de Gestion Interne

DD: Différentiel de Durabilité

ID: Investissement de durabilité

ICAT : Institut de Conseil et d'Appui Technique

UTCC : Unité Technique Café Cacao

SMV : Salaire Minimum Vital

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

2. PROCEDURE DE GESTION DE LA DOCUMENTATION DU SGI (1.2.9)

Le responsable du SGI est chargé d’assurer la gestion de la documentation. Tout

Les documents du SGI sont consignés dans le tableau ci-dessous.

Intitulé Matériel /Supports de

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

Union Documentatio  Clé USB

Planning des formations;  Carton archives

Evaluation des risques;

Système Organigramme SGI et description

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

reception cacao certifié;

Le cahier du producteur (protocole

2.4. Codification des documents

Les documents du SGI sont codés comme suit: AAAA-SGI-MI-Vn

AAAA: Initiales du nom du document

SGI-MI: Système de Gestion Interne de MAXI-IMPEX

Vn: N° de version. Tous les documents commencent par la version 1 (V1)

N° Intitulé du document Code

01 Evaluation des risques ERI-SGI-MI-V1

02 Plan de gestion PG-SGI-MI-V1

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

04 Manuel des procédures MPROC-SGI-MI-V1

05 Manuel de traçabilité MTRA-SGI-MI-V1

06 Manuel de résolution MRO-SGI-MI-V1

07 Régistre des membres du groupe RMG-SGI-MI-V1

08 Politique Sociale de MAXI-IMPEX PS-SGI-MI-V1

2.5. Gestion des documents

La rédacion de toute la documentation du SGI est la responsabilité de l’ADG

- Approbation et adoption des documents du SGI

Le nom de l'approbateur apparaît sur les procédures et manuels.

- Diffusion des documents

Les documents en vigueur sont ceux disponibles chez le responsable du SGI.

- Revue des documents

Cette revue peut déboucher sur des besoins de modifications.

- Modification des documents

La modification d'un document obéit même cheminement que sa création.

Rédigé Par: Approuvé par:

Date de rédaction: 02/10/2021 Date approbation : 04/10/2021

- Archivage des documents

3. PROCEDURE DE COMMUNICATION (1.2.7)

Une procédure : C’est une manière particulière d’accomplir une activité

Une communication : c’est une diffusion ou un échange d’informations

Les différents supports utilisés sont : les documents et les images.

3.4.2. Diffusion des informations au personnel et membres du SGI

3.4.3. Diffusion des informations partenaire AGOU&KETO et aux fournisseurs de services