PROCEDURES FAM P S 16-07-06 Date :

27/11/2020
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Communication

Processus associé : « RH »

PS 16-07-06

Communication dans les domaines de la santé, la sécurité et l’environnement

MODIFICATION
Indice Désignation
01 Création de la procédure

02 Mise à jour de la procédure

Niveau d’accès Niveau de confidentialité

INTERNE :
Tous les services. Non protégé :

EXTERNE : Restreint :
Sur autorisation écrite par la Direction
Centrale Confidentiel :

Réalisé par : Révisé par : Approuvé par :

RESSOURCES
Dr Mohammed Yousfi Responsables HSE Direction
HUMAINES

1. BUT DE LA PROCEDURE

Seules font foi les procédures mises à disposition du responsable HSE et sous la base de données
EDITIONS N° 01/16 02/20
Ce document est la propriété de Fujikura Automotive Morocco et ne peut être communiqué à un tiers sans son accord écrit.
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Communication

Cette procédure définit les vecteurs et méthodes employés pour :

- Assurer la communication en interne concernant le système de management santé
sécurité environnement (SMSSE) et les performances santé sécurité environnement
réalisées par le site
- Mener une communication externe sur ce même SMSSE et les performances réalisées
en matière de santé sécurité environnement lorsque nécessaire, et notamment répondre
aux demandes pertinentes des parties intéressées externes.

2. DOMAINE D’APPLICATION

Cette procédure s’applique à l’ensemble du site de Fujikura Automotive Morocco pour la

réalisation des différents processus de communication en liaison avec le SMSSE du site.

3. DOCUMENTS DE REFERENCE

• Norme ISO 14001 : 2015

• Norme ISO 45001 : 2018

4. DEFINITIONS

 Consultation et communication externe : elle est tournée vers les parties intéressées :
Clients, Fournisseurs, Sous-traitants, Riverains, Communes, Autorités …

 Consultation et communication interne : elle porte sur la formation et l’information du

personnel à tous les niveaux et fonctions concernés par les systèmes de management
de la santé, de la sécurité et de l’environnement

 Consultation et communication interne descendante : Communication allant du comité

de direction vers l’ensemble du personnel du site

 Communication interne montante : Remontée des informations de l’ensemble du

personnel du site vers le comité Sécurité/Environnement ou le CHSCT

 Environnement : milieu dans lequel un organisme fonctionne, incluant l’air, l’eau, le

sol, les ressources naturelles, la flore, la faune, les êtres humains et leurs interactions.

 PA (Propositions d’Amélioration)

 P.I.E : Partie Intéressée Externe

 Politique Santé Sécurité Environnement : expression formelle par la direction à son

plus haut niveau de ses intentions générales et des orientations de l’organisme relatifs
à ses performances Sécurité et Environnement.

 QRSC (Quick Response Security Control) : Pilotage de la sécurité au travail par

réponse rapide, démarche chargée d’apporter une ou des solutions rapides à des
problèmes Sécurité identifies.

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 Systèmes de management santé sécurité environnement : composantes du système de

management d’un organisme utilisées pour développer et mettre en œuvre ses
politiques Sécurité et Environnement et gérer ses aspects environnementaux et
sécurité.

5. DONNEES D’ENTREE

Message et information à transmettre à une population ciblée.

Support de communication

6. DONNEES DE SORTIE

Information communiquée et comprise

Instauration d’une culture HSE

7. SYNOPTIQUE

Identification d’un objet de communication

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Choix du circuit de communication adapté

Analyse des causes /

Mise en œuvre du plan d’action Communication

Recensement de l’efficacité de la communication

Non
Communicati
on efficace

Oui

Archivage

8. DESCRIPTION

8.1 Responsabilité

Les Ressources Humaines

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- diffusent le livret d’accueil de tout nouvel embauché contenant entre autres les
recommandations en terme HSE.
- met les rapports du CHSCT en consultation sur le réseau

Le poste de garde

- Diffuse le livret « Consignes Sécurité Environnement personnel extérieur » à toute

personne extérieure entrant sur le site et dont les travaux n’ont pas fait l’objet d’un
plan de prévention
- S’assure que toutes les personnes extérieures entrant sur le site a pris connaissance des
consignes de sécurité et d’environnement applicable sur le site en leur faisant signer la
feuille d’engagement

Le service hygiène sécurité environnement

- Affiche la politique santé sécurité environnement aux entrées et aux sorties du site
après chaque révision
- Intervient en réunions 5 minutes et en réunions mensuelles sur des sujets en liaison
avec le SMSSE
- Diffuse certaine information sécurité/environnement par messagerie électronique ou
par le réseau (incidents environnements,…)
- Présente la politique santé sécurité environnemental et les objectifs et cibles à chacune
des révisions aux responsables de service et aux managers.
- Rédige chaque semaine le reporting groupe Sécurité/Environnement
- Modifie si besoin le livret de « consignes sécurité environnement » donné aux
personnels extérieurs
- Signe les plans de prévention
- Réalise les PA (Propositions d’amélioration) sécurité ou environnement qui lui sont
destinées
- Met à jour les panneaux sécurité environnement comprenants la politique santé
sécurité environnement du site, les indicateurs issus des objectifs de cette politique, les
certificats ISO 14001 et ISO 45001du site, un suivi des accidents du travail par mois
- Crée et modifie les procédures sécurité et environnement et les fiches de sécurité
- Consulte le personnel lors de changements importants dans l’organisation du travail ou
lors de l’intégration de nouveaux moyens de production
- Valide, après analyse des risques, les fiches OK démarrage lors de l’arrivée sur site de
tout moyen
- Fait un point sécurité environnement régulier dans les réunions journalières du comité
de direction

Le CHS

- Rédige et diffuse le compte rendu des CHS

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- Affiche les comptes rendus du CHS sur le panneau « CHS »

- Consulte le personnel lors de changements importants dans l’organisation du travail ou
lors de l’intégration de nouveaux moyens de production.

Le médecin du travail

- Communique en matière de sécurité lors des visites médicales

- Organise des campagnes de communication et de prévention (campagne anti-tabac,
…)

Les responsables de services et team leader

- Diffusent et commentent les informations reçues du service environnement auprès du

personnel
- Remontent les demandes de leur personnel concernant le HSE
- Valident les propositions d’améliorations (PA) sécurité ou environnement issues de
leur service
- Mettent à jour l’affichage sécurité et environnement dans sa zone ou son service

La direction

- Valide les informations à communiquer en externe lors de certains incidents

environnementaux
- Valide les réponses pouvant être fournies aux demandes d’informations externes

8.2 Communication interne

a) Utilisation de vecteurs généraux de communication pour des thématiques HSE :

Différents vecteurs de communication existants sur le site doivent être régulièrement utilisés
pour fournir une information appropriée au personnel concernant le SMSST&E, et pour
assurer leur adhésion et motivation sur ce qu’il implique en termes de nouvelles pratiques,
notamment :

- Réunions 5 minutes : la réunion 5 minutes est une réunion quotidienne mise en place
par chaque service ou zone de travail afin de diffuser les informations d’ordre général
concernant la vie du service et de l’entreprise et de remonter les demandes du personnel. Elles
sont un cadre idéal pour des interventions ponctuelles en liaison avec le SMSSE.
- Réunions mensuelles : ces réunions de service réalisées une fois par mois sont
l’occasion d’intervenir plus longuement qu’en réunion 5 minutes sur des thématiques en
liaison avec le SMSSE.
- Les réunions hebdomadaires du comité de direction : sont présents à ces réunions tous
les membres du comité de direction. Une intervention lors de ces réunions permet de
communiquer en matière d’environnement ou de sécurité et d’être appuyé par les
responsables des équipes et par le directeur

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b) Diffusion de la politique santé sécurité environnemental, des objectifs et cibles

Les objectifs et cibles sont présents sur le même support que la politique SSE. Ils sont donc
communiqués et consultés en même temps.
Afin que tout le personnel, intervenants extérieurs et sous-traitant adhérent aux engagements
qu’elle implique, la politique santé sécurité environnement est diffusée en interne par :
- Un affichage aux entrées et sorties du personnel, sur les zone de communication des
services et des zones, à l’accueil et au poste de garde
- Une présentation de la politique lorsque celle-ci est modifiée auprès des responsables
de services ou des teams leader.
- Une présentation lors de la sensibilisation sécurité environnement que fait chaque
nouvel arrivant sur le site (stagiaire, CDI, CDD, apprenti, …)

Les indicateurs de suivi des objectifs et cibles issus de la politique SSE sont communiqués en
interne par :
- Un affichage des indicateurs permettant de suivre ces objectifs et cibles sur les registre
sécurité environnement et est mis à jour mensuellement,
- Une présentation mensuelle aux réunions 5 minutes et aux réunions mensuelles
- Une présentation mensuelle aux réunions hebdomadaires du comité de direction

c) Communication des résultats de suivi, audits et revues de direction

Les résultats de suivi du PMSSE sont envoyés par mail all, mensuellement aux différents
pilotes concernés par ce programme.
Les résultats d’audit sont communiqués à l’ensemble du personnel par mail all.
Le compte-rendu de la revue de direction est communiqué au personnel concerné (CODIR,
CHS).

d) Communication des incidents HSE

Lorsqu’un incident en matière de sécurité ou environnement se produit sur le site, le

responsable HSE diffuse un mail d’alerte à toutes les personnes concernées (responsables de
service ou/et managers) qui en assurent ensuite la diffusion à leurs équipes.

e) Sensibilisation aux bonnes pratiques HSE

Chaque zone et service possèdent un classeur « Registre HSE » directement consultable sur
place. On y retrouve toutes les consignes en matière de tri des déchets, de réaction à une
situation d’urgence (épandage de produits chimiques,…), d’utilisation des chariots
d’intervention, …

f) Prise en compte des préoccupations du personnel

Trois processus permettent de recevoir et répondre aux préoccupations du personnel

concernant l’environnement et la sécurité :

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- Les PA : toute personne peut proposer des améliorations concernant l’environnement

ou la sécurité sur le site par le biais des PA.
- Les réunions 5 minutes : elles sont l’occasion d’une communication ascendante, aussi
l’animateur de ce type de réunion doit transmettre au responsable HSE les préoccupations du
personnel sur ces thèmes.
- Les questions DP ou CHS : le personnel peut demander aux Délégués du personnel ou
aux membres du CHS de remonter leurs préoccupations à travers les questions qu’ils
transmettent mensuellement aux Ressources Humaines. Ces questions sont alors transmises au
responsable HSE pour les thèmes de la sécurité et de l’environnement qui doit y répondre le
plus rapidement possible de manière satisfaisante.

8.3 Communication externe

a) Communication externe sur les aspects HSE

Fujikura Automotive Morocco a étudié l’opportunité d’adopter un processus de

communication externe portant sur ses aspects HSE significatifs et a décidé de ne pas réaliser
une telle communication sur ce sujet et de laisser au groupe l’opportunité de le faire s’il le
désire.

b) Communication de la politique santé sécurité environnemental

La politique est disponible sur demande auprès du service HSE. Elle est fournie sur simple
demande, formulée au poste de garde ou écrite à l’attention du directeur du site ou de du
responsable HSE.
Elle est également disponible dans le livret distribué à toute personne extérieure « consignes
Sécurité Environnement personnel extérieur »

c) Communication des consignes HSE du site

Un plan de prévention est fait pour toute entreprise qui vient effectuer un travail dangereux ou
qui intervient à plus de 400h dans les établissements Fujikura Morocco. Les consignes
sécurité environnement sont jointes au plan de prévention.
Dans le cas des entreprises non soumises au plan de prévention et des formateurs,
commerciaux, …, un livret donné au poste de garde les informe des consignes en matière de
sécurité et d’environnement à respecter sur le site.
Pour les transporteurs, un protocole de sécurité est établi avec Fujikura. Une affichette
contenant les consignes de sécurité leur est remise au poste de garde lors de leur entrée sur
site.

d) Communication sur la performance sécurité environnemental du site

Ce volet relève du groupe, qui décide ou non de communiquer sur le niveau de performance
HSE de ses différents sites.
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e) Communication sur les incidents

Lorsque cela est nécessaire, le service sécurité environnement mène avec l’accord de la
direction du site, une communication externe sur la situation d’urgence survenue (sinistre,
conflit, etc.).

f) Traitement des plaintes orales et téléphoniques

Un « registre des plaintes» PSI 16-05a1 est disponible au poste de garde. Il est renseigné
directement par le plaignant s’il s’agit de plaintes orales ou par l’agent de sécurité en cas de
plaintes téléphoniques. Ces plaintes sont transmises au service HSE qui évalue leur pertinence
et y consigne par écrit sa décision sur ce point. Les plaintes sont traitées selon la procédure
« non conformités, actions correctives et préventives » P SI 16-23.

g) Réponse à une demande d’information

Le responsable HSE valide toutes les réponses à une demande d’information auprès du
directeur du site qui en vérifie la non confidentialité. En cas d’impossibilité de répondre, le
service sécurité environnement en informe le demandeur.

8.4 Communication en situation de crise

Toutes les communications en situation de crise (sinistre, conflit, etc.) sont faites par le
Directeur Général de l’entreprise ou un décideur nommé par le Directeur Général. Aucune
autre personne n’est habilitée à faire des déclarations au nom de l’entreprise.

9. ANNEXES

Registre des plaintes

Livret « consignes sécurité environnement personnel extérieur »
Attestation de prise de connaissance des consignes de sécurité personnelle extérieure au site
Attestation de prise de connaissance des consignes de sécurité pour les entreprises de
transports
Plan et efficacité de la communication

10. ARCHIVAGE

L’enregistrement des plaintes et des incidents est conservé par le service sécurité
environnement pendant 5 ans.

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