Annexe 11.B. Rapport d'incident, vol, détournement, pillage, etc.

Fonds Humanitaire RCA

+++++++++ CETTE VERSION FRANCAISE EST TRADUITE DE LA VERSION OFFICIELLE EN ANGLAIS. A CE

TITRE, SEULE LA VERSION ANGLAISE FAIT FOI ET SERT DE REFERENCE +++++++++

Ce formulaire est à utiliser en cas de vol ou de pertes causées par des actions qui échappent principalement au
contrôle des partenaires. Il ne doit pas être utilisé en cas de fraude ou de vol par un employé, un membre du
personnel ou un fournisseur. Les instructions sont jointes ci-dessous

1 – Details du projet

Nom de l’organisation : Cluster

Nom de la personne
Code du projet :
de contact :
Mail/telephone de
Localisation:
contact:
Durée actuelle du projet
Date de l’Allocation :
(date de début et fin du
projet comme dans le
Contrat)
Titre du projet : Budget alloué:

2 –Descritption des pertes

Types de perte : Contribution d’autres organisations:

Indiquer le (s) type(s) de perte rapportée

Liquidité Biens
Actifs Autre Si le financement ou l’acquisition de ces articles a également
été fourni par d'autres donateurs/organisations, veuillez les
Si vous avez choisi Actifs, Biens ou Autres, énumérer ci-dessous et les identifier :
veuillez préciser et décrire. Veuillez fournir un
résumé des articles ici, et joindre une liste ________________________________________________
d'emballage ou une feuille Excel avec les articles, ________________________________________________
les quantités et les coûts : ________________________________________________
______________________________________ ________________________________________________
______________________________________ ________________________________________________
______________________________________ ________________________________________________
______________________________________ ________________________________________________
______________________________________ ________________________________________________
______________________________________ ________________________________________________
_______ ________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
____

3 –Valeur des pertes

www.unocha.org
 Donner les informations sur la valeur de pertes

Valeur des pertes en liquidité $ %

Valeur des pertes en actifs $ %
Valeur des pertes en biens $ %
Valeur des pertes (autres) $ %
Total des pertes $

Veuillez être aussi précis que possible et considérer que ces montants seront vérifiés jusqu'à la fin de l’audit
du projet. Veuillez également indiquer s'il est prévu de procéder à d'autres enquêtes ou analyses
susceptibles de fournir plus de détails ou de permettre une quantification plus précise de la perte.

4 – Résumé de l’incident

Résumé:
Veuillez fournir une description de l'événement ayant entraîné une perte. Veuillez être aussi précis que
possible. S'il y a lieu, veuillez consulter les documents à l'appui, qui peuvent être inclus ci-dessous.

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5 – Etapes/Mesures d'atténuation

Recommandations:
Recommandations pour atténuer la récurrence de cet incident :

6 – Impact

Impact sur le
Veuillez expliquer brièvement l'impact de l'incident sur les activités du projet (veuillez noter que tout
changement important dans la mise en œuvre du projet doit être demandé et approuvé à travers GMS)

7 - Budget

Impact sur le budget

Veuillez indiquer les éléments du budget et les dépenses touchés par l'incident :

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8 – Documents supplémentaires:

Veuillez fournir tout document donnant des informations complémentaires sur les pertes, notamment les
rapports de police, l'évaluation des biens, les photographies prises avant/après l'incident, etc.

Énumérer les documents par leur nom :

9 – Prochaines étapes :

☐ Télécharger le formulaire et les documents justificatifs dans GMS

☐ Soumettre le rapport au Coordinateur du Cluster

☐ Soumettre le rapport à UNDSS ou à la mission de l'ONU (le cas échéant)

N.B. préparera un rapport sommaire des incidents à présenter au Comité consultatif.

10 – Certification et Signature :

En soumettant ce rapport, Nom et titre : Signature:

j'atteste que les
renseignements que j'ai
fournis sont actualisées et Date
exacts et que j'ai présenté
les faits au meilleur de
mes connaissances et de
mes capacités.

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Instructions pour signaler les incidents - Pour les partenaires

Portée :

Les rapports d'incident doivent être soumis dans les cas de pertes subies par les partenaires en raison de
circonstances indépendantes de leur volonté. OCHA devrait être informé par écrit dès que l'incident se
produit, puis le rapport d'incident et les documents à l'appui devraient être soumis dans les 30 jours.

Les incidents qui doivent être signalés comprennent (sans exhaustivité) le vol par des tiers, le détournement
de l'aide humanitaire par un tiers (par exemple, un tiers détourne l'aide à un barrage routier), le pillage des
bureaux ou entrepôts appartenant au partenaire, les dommages aux biens du partenaire.)

Ce qui ne doit pas être signalé au moyen des formulaires de rapport d'incident :
Les éruptions de violence ou les conflits qui entraînent des changements dans le fonctionnement du
programme, mais qui n'entraînent pas de perte de biens, doivent être signalés dans les révisions de projets
à travers le GMS

Si le vol ou la perte est le résultat des actions d'employés, de membres du personnel ou de fournisseurs des
partenaires (c.-à-d. fraude), il doit être signalé directement au Chef du bureau ou au gestionnaire du FH RCA
ou par le biais du mécanisme de plaintes anonymes mis en place par le FH RCA.

Objectif :
Ces directives sont conçues pour aider les partenaires de mise en œuvre à remplir le formulaire de rapport
d'incident.

Instructions pour le formulaire :

1. Détails du projet. Ce rapport doit être rempli dès que possible après un incident et doit, dans la mesure
du possible, comprendre les mesures prises à la suite de l'incident et le suivi. Ce rapport doit être soumis
pendant la durée du projet, de sorte qu'il puisse être considéré et examiné par OCHA et inclus dans l'audit
du projet. Si des biens de plus d'un projet du FH RCA ont été perdus, ils peuvent être déclarés sur un seul
formulaire, mais le rapport doit identifier les biens perdus par projet, et les formulaires doivent être soumis
et téléchargés pour chaque projet.

2-3. Description des pertes, valeur des pertes. Le rapport comprend des champs pour le type de perte,
la contribution d'autres organisations et la valeur des pertes. Cette information est importante dans les cas
où les partenaires peuvent avoir reçu des fonds de plusieurs bailleurs, afin que OCHA puisse suivre le
montant des biens perdus correspondant au financement du FH RCA. Veuillez être aussi précis que possible
et considérer que ces montants seront vérifiés jusqu'à la fin de l’audit du projet. Veuillez également indiquer
s'il est prévu de procéder à d'autres enquêtes ou analyses susceptibles de fournir plus de détails ou de
permettre une quantification plus précise de la perte.

4. Résumé de l'incident. Le rapport comprend également une section pour le résumé de l'incident. Dans
cette section, le partenaire peut donner une description de l’évènement ayant causé la perte. La description

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doit être aussi détaillée que possible et doit inclure le contexte dans lequel la perte s'est produite (par
exemple, dans le cadre d'un conflit plus vaste, d'un incident isolé, etc.)

5. Mesures d'atténuation. Veuillez inclure votre recommandation sur les mesures à prendre à l'avenir pour
éviter que cet incident ou d'autres incidents semblables ne se reproduisent.

6. Impact. Dans cette section, expliquez brièvement l'impact de l'incident sur les activités du projet (veuillez
noter que tout changement important dans la mise en œuvre du projet doit être demandé et approuvé par le
biais de la GMS). Veuillez indiquer s'il sera possible de recouvrer les activités du projet dans le cadre du
budget approuvé existant et expliquer quelles mesures ont été prises à cet effet. Veuillez être aussi précis
que possible.

7. Budget. Dans cette section, indiquez les éléments du budget et les dépenses touchées par l'incident.
Veuillez être aussi précis que possible.

8. Documents supplémentaires. Veuillez fournir tout document donnant de plus amples informations sur
les pertes, notamment les rapports de police, l'évaluation des biens, les photographies prises avant/après
l'incident, les rapports des médias, les rapports à l'UNDSS ou à d'autres donateurs, etc. Il est entendu que
dans certains cas (comme un conflit en cours), il peut ne pas être possible d'obtenir un rapport de police,
mais il devrait y avoir des preuves claires des mesures prises à la suite de l'incident, et la documentation
pertinente devrait être soumise. Dans l'espace prévu à cette fin, énumérez les documents joints par leur
nom.

9. Prochaines étapes et suivi. En plus de compléter le rapport et de le soumettre à travers le GMS, les
partenaires doivent également le soumettre au cluster concerné et à la mission des Nations Unies, le cas
échéant. Un résumé des incidents sera présenté par OCHA au Comité consultatif et comprendra des
mesures visant à prévenir et à protéger le projet contre tout vol, détournement ou pillage futur. Le résumé
fourni au Comité consultatif devrait être conservé et inclus dans les audits de l'ONU.
10. Attestation et signature. Veuillez fournir votre nom, votre date et votre signature pour certifier le contenu
du rapport.

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