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Powers

Les Outils du
télétravail


Les Outils du télétravail pour les Nuls
Titre de l’édition originale : Working from Home For Dummies

Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.
For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

© Éditions First, un département d’Édi8, Paris, 2021. Publié en accord avec Wiley Publishing, Inc.

Éditions First, un département d’Édi8
92 avenue de France
75013 Paris
Tél. : 01 44 16 09 00
Fax : 01 44 16 09 01
Courriel : firstinfo@efirst.com
Site Internet : www.pourlesnuls.fr

ISBN : 9782412069073
Dépôt légal : février 2021

Traduction de l’anglais : Olivier Engler
Mise en page : Enredos e Legendas Unip. Lda

Cette oeuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute
reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette oeuvre
est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code
de la propriété intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de
propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

Ce livre numérique a été converti initialement au format EPUB par Isako www.isako.com à partir de
l’édition papier du même ouvrage.
Introduction

D ans l’économie globalisée actuelle, travailler de chez soi n’est plus une bizarrerie
réservée aux personnes contagieuses. Tout autour de la planète, les entreprises
commencent à proposer à leurs salariés de travailler loin du bureau. Les résultats
sont remarquables : les chefs d’entreprise font des économies en temps et en ressources ;
cela leur permet aussi dorénavant de faire appel à des talents rares, donc souvent
géographiquement éloignés. Les salariés augmentent le rayon d’action de leurs opportunités,
mais aussi leur productivité, leur liberté de mouvement et globalement leur satisfaction. Le
télétravail est une lame de fond qui va bénéficier aux professionnels cherchant plus de
souplesse.
Que vous fassiez vos premiers pas dans le télétravail ou que vous le pratiquiez depuis
quelque temps déjà, ce livre va vous aider à bien vous organiser pour travailler en
éloignement physique. Il va sans dire que le confinement imposé par la pandémie de Covid-
19 n’a fait qu’accélérer le recours à cette nouvelle forme d’interaction.

À propos de ce livre
Avec ce livre, vous allez acquérir et apprendre à maîtriser les comportements et les
fondamentaux du télétravail. Nous verrons d’abord comment préparer l’espace de votre
télétravail, gérer votre nouvel agenda, mettre en place des habitudes saines et vous imposer
des limites. Nous verrons comment se comporter dans les téléréunions. Ces pratiques seront
illustrées par trois des outils parmi les plus utilisés pour le télétravail : Slack, Zoom et
Microsoft Teams.
Les prix des abonnements mentionnés dans le livre sont exprimés en euros et sont valables à
la date de parution. Il est fort possible qu’ils évoluent au cours du temps et que de nouveaux
forfaits soient proposés.
Si vous utilisez la version papier du livre, il est possible que certaines adresses Internet
soient coupées en deux en fin de ligne. Dans ce cas, vous restaurerez bien évidemment
l’adresse sur une seule ligne. Ce souci ne se pose pas si vous lisez la version électronique du
livre.

Présupposés
Voici les trois raisons principales qui peuvent vous avoir amené à acquérir ce livre :
• Vous allez faire vos premiers pas en télétravail. Cette lecture vous fera gagner du temps
avec des conseils pour mettre en place votre espace de travail et acquérir les
compétences qui vous permettront de réussir en maîtrisant ces nouvelles technologies.
• Vous travaillez depuis des mois ou des années de chez vous, mais vous aimeriez
découvrir quelques astuces pour être encore plus productif et mieux équilibrer travail et
vie privée.
• Vous devez encadrer des personnes qui vont travailler de chez elles et vous avez besoin
de basculer de l’ancienne méthode d’encadrement en présenciel à celle applicable à une
équipe répartie.

Icônes de marge du livre

Tout au long du livre, certains paragraphes comportent une icône dans la marge pour les
distinguer. Voici ce que signifient ces icônes :
Ce genre de paragraphe offre une astuce ou un complément pour aider à la compréhension.
Tout abus de lecture sera récompensé !

Cette icône marque un rappel d’un sujet déjà abordé qu’il vaut mieux ne pas oublier.
 Ces textes mettent en garde contre une possible erreur de compréhension ou de
manipulation.

Cette icône distingue un complément d’information plus technique que vous pouvez ignorer
dans un premier temps si le contenu vous semble trop complexe.

Encadré
Des blocs de texte encadrés sont prévus pour détailler un point particulier.
Leur lecture n’est pas obligatoire pour poursuivre.

Conseils de lecture
Rien ne vous oblige à lire tous les chapitres dans l’ordre de lecture naturel. Consultez la
table des matières et plongez-vous dans la partie qui vous intéresse en premier lieu.
En revanche, si vous faites vos premiers pas en télétravail depuis votre domicile, commencez
absolument par la Partie 1. Vous y verrez comment préparer votre espace pour être prêt à
travailler dans les meilleures conditions. Bienvenue dans le monde du télétravail !

Notes au sujet de la version française

Puisqu’il s’agit ici d’outils logiciels pour favoriser la communication, la qualité du langage
servant à contrôler ces outils devrait avoir une certaine importance. Ceci justifie ces notes.

Terminologie
La terminologie du télétravail est récente. Quelques précisions à ce sujet.
• Distanciel et présenciel. Nous parlerons de distanciel et de présenciel (avec un c, comme
dans logiciel).
• Vidéoconférence et visioconférence. Quelle est la différence entre une vidéoconférence
et une visioconférence ? Certaines sociétés spécialisées dans l’installation de salles de
téléconférences parlent de « vidéo » pour les réunions utilisant des équipements
élémentaires (les webcams installées d’office sur les ordinateurs portables, les
telliphones, etc.) et de « visio » lorsqu’il s’agit d’utiliser le protocole technique H.323 avec
des matériels de salles de réunions (dans Zoom, c’est l’offre Zoom Rooms). Du fait que les
deux termes visio et vidéo sont considérés comme synonymes par les instances
normalisatrices, nous proposons de créer une différence qui sera utile aux millions
d’utilisateurs plutôt qu’aux quelques installateurs de matériels :
• une visioconférence est un événement de communication visuelle (et auditive) en
temps réel, donc en simultané. Le S de viSio sert de mnémonique.
• une vidéoconférence désigne le visionnage d’un événement de communication
passé qui a été enregistré, donc en temps différé. Le D de viDéo sert de
mnémonique.

• Animateur, hôte et organisateur. Ces termes vont certainement se spécialiser

prochainement. En effet, une personne peut planifier (organiser) une réunion sans en être
l’animateur, ce qui est en général le cas des webinaires et des visioconférences. De
même, en cours de réunion, le rôle d’animateur peut passer d’une personne à une autre,
ce qui ne change rien à l’identité de celui qui a organisé la rencontre.
• Fenêtres, panneaux et volets. Les systèmes d’aide de ces logiciels confondent souvent
des composants d’interface pourtant bien distincts. Les différentes portions de la surface
d’une fenêtre ne sont pas des fenêtres, mais soit des panneaux (s’ils occupent leur portion
de fenêtre quasi en permanence), soit des volets (s’ils apparaissent en surimpression de
façon temporaire). De même, un écran n’est pas une fenêtre ; un écran contient une ou
plusieurs fenêtres.
Interfaces utilisateur françaises
En présentant dans ce livre trois logiciels de communication concurrents, vous constaterez
aisément des divergences de terminologie. Elles sont sans doute inéluctables puisqu’il
n’existe pas (pas encore ?) de section de l’Académie française dédiée aux nouvelles
technologies qui soit proactive.
Entre Slack, Zoom et Teams, vous trouverez donc pour désigner la même activité les termes
discussion, tchat ou conversation.
Ces logiciels étant sous les feux de la rampe en raison de la pandémie, chacun tente de
combler les manques fonctionnels par rapport à ses concurrents, parfois de façon un peu
hâtive.
Vous trouverez par exemple un bouton Programmer une réunion qui ouvre sur une boîte de
dialogue titrée Planifier une réunion. Les deux termes sont proches, mais il faut choisir ! Il
faut appeler un tchat un tchat : )

Remerciements du traducteur de la version

française
Je remercie l’infatigable Deirdre O’Neill de Slack pour sa présence efficace ainsi que le
garage AD à Chaufour Notre Dame pour son accueil pendant la révision du Chapitre 15.
 Partie 1
Un bureau à la maison
Dans cette partie :
• Choix de l’emplacement du bureau et de l’équipement
• Compétences à acquérir pour réussir : choix des objectifs et des priorités,
gestion correcte du temps et augmentation de productivité et de motivation
• Acquisition des bons comportements en télétravail, choix d’un fond d’écran
et limitation du bruit environnant
 DANS CE CHAPITRE :
Trouver l’endroit idéal pour le bureau
•
Équiper son bureau à domicile
•
Mettre de l’ordre dans le chaos du télétravail
•
Personnaliser son espace

Chapitre 1
Préparer l’espace de travail

T ravailler de son domicile apporte des avantages et des inconvénients. Au départ,

l’idée de pouvoir travailler de chez soi est très attrayante. Vous allez gagner des
heures perdues dans les transports, sortir votre chien quand vous (ou il) le voudrez,
et rester habillé de façon décontractée. Un rêve qui se réalise ?

Pourtant, nombreux sont les professionnels qui remarquent très vite que travailler de chez
soi génère frustrations et distractions. Cela peut vite de venir inconfortable si vous n’avez
pas mis en place un espace dédié au télétravail permettant d’être et de rester productif et
disponible.
La configuration exacte d’un espace de travail productif est très variable. Il n’est pas
nécessaire d’envisager la construction d’une extension à votre maison pour jouir d’un bureau
digne d’un directeur. Il suffit de tenir compte de quelques bonnes pratiques pour obtenir un
espace de télétravail fonctionnel. Sachez dès maintenant que cela ne sera sans doute ni votre
lit, ni le canapé du salon.

Tout est dans l’emplacement

Même si vous avez peu de place chez vous, il est toujours possible de trouver un lieu
convenable pour télétravailler.
L’emplacement que vous allez attribuer offrira un contexte éminemment variable au niveau
sonore et visuel. Ce qui conviendra à l’un sera insupportable à un autre.
Bien sûr, si vous pouvez dédier une pièce entière à votre bureau, vous êtes verni ! Cela dit, si
cette pièce est au sous-sol, sans lumière naturelle et avec une mauvaise réception Wi-Fi, il
vaut mieux aller voir ailleurs. Découvrons les principaux critères à prendre en compte pour
choisir l’emplacement idéal de votre bureau domestique.

Choisir une pièce

Lorsqu’il s’agit de choisir où placer votre bureau, vous devez tenir compte de son
environnement, de son éclairage, de l’espace disponible et du niveau de confidentialité.
Rappelons qu’il n’est pas obligatoire de disposer d’une pièce dédiée au télétravail. L’endroit
idéal pourra être une chambre inutilisée, mais aussi un coin du salon.

Voici les principaux critères à prendre en compte pour choisir l’emplacement de votre
bureau :
• Emplacement physique : réfléchissez au type de travail que vous aurez à réaliser et à
l’équipement dont vous aurez besoin. Si vous êtes graphiste, il vous faudra de la place
pour une table à dessin (traditionnelle ou numérique), en plus du bureau pour
l’ordinateur. Si vous êtes consultant, il vous faudra une armoire pour y stocker vos
 dossiers, des étagères pour vos livres, éventuellement de la place pour y asseoir vos
clients si vous les recevez chez vous.
L’idéal consiste à trouver un endroit au calme et à l’écart, notamment si vous prévoyez
des réunions importantes. Une porte d’accès constitue une séparation tant physique que
symbolique qui vous protège du bruit environnant. Dans le pire des cas, choisissez un
emplacement dans lequel vous pouvez demander aux autres personnes présentes au
domicile de rester éloignées le temps d’une réunion importante.
Que vous ayez une pièce dédiée ou pas, le fait de définir un emplacement pour le
télétravail va servir de marqueur pour ceux qui partagent votre domicile. Ils sauront que
lorsque vous êtes installé à cet endroit, vous êtes au travail et n’êtes pas disponible pour
eux.
• Éclairage : il ne faut pas négliger l’éclairage dès le départ. Vous allez ainsi limiter la
fatigue générale et oculaire, éviter des maux de tête, et même le risque de déprime.
Privilégiez la lumière naturelle. La lumière du soleil est énergisante et participe à votre
bien-être. De plus, s’il y a de la lumière naturelle, vous pourrez sans doute avoir une vue
sur l’environnement extérieur. Pensez dans ce cas à vous éloigner de temps à autre de
l’ordinateur pour jeter un œil dehors et faire le plein de sérénité. Cette astuce peut
influer sur votre productivité et votre motivation. Il ne faut pas beaucoup de lumière pour
remplir un petit espace et améliorer votre humeur.
Même si vous baignez dans la lumière naturelle le jour, il faut songer à votre éclairage
pendant les travaux nocturnes et les mois d’hiver. Prévoyez un éclairage indirect et
utilisez des abat-jour si nécessaire.

Les lampes halogènes sur pied éclairent bien, mais mangent une partie de l’espace et
donnent un aspect encombré. Privilégiez les lumières au plafond.

• Wi-Fi : un télétravailleur doit évidemment disposer d’une excellente connexion Internet.

Avant de vous décider sur l’emplacement, vérifiez que vous pouvez y disposer d’une
connexion fiable tout au long de la journée.
Pour profiter d’un signal Wi-Fi puissant, ne vous éloignez pas trop de votre routeur.

• Prises électriques : il faut un bon nombre de prises électriques pour brancher vos
équipements (ordinateur, écran, imprimante, éclairage, chargeur de téléphone,
éventuellement routeur ou amplificateur de signal). Si vous comptez réaliser beaucoup de
vidéoconférences, faites des essais dans différents espaces pour juger de la qualité de la
liaison. La qualité vidéo va dépendre de l’éclairage. Songez aussi à l’arrière-plan pendant
vos grandes conférences vidéo (mais nous y reviendrons plus tard).
Ne cherchez pas l’emplacement idéal. Votre bureau à domicile n’a pas besoin d’être
prétentieux, mais vous devez vous poser quelques questions au départ, pour ne pas être
obligé de tout redéménager :

• Quel est le travail que vous réalisez le plus souvent, et combien d’espace vous faut-il
pour étaler vos documents ?
• Où est placé votre routeur ? Si vous ne pouvez pas vous installer à côté, pouvez-vous
ajouter un amplificateur de signal Wi-Fi ?
• Devez-vous prévoir une cloison mobile pour séparer votre espace de travail de votre
espace privé ?
• À quel endroit avez-vous la meilleure lumière naturelle chez vous ?
• Avez-vous assez de prises électriques ainsi qu’un protecteur de surtension ?
• Est-ce que l’espace peut être rendu calme si nécessaire ?
• Avez-vous assez de place pour poser tous vos équipements ?
• Est-ce que le fond derrière vos appels vidéo conviendra lorsque vos clients et vos
contacts vous verront ?
 Un emplacement fonctionnel
En vous montrant créatif, vous pouvez tout à fait aboutir à un espace de télétravail efficace
même si votre espace est compté.

Gérer l’espace disponible

Si vous installez votre bureau dans un coin de votre salon ou dans votre chambre, implantez
une sorte de séparation symbolique en plaçant le bureau derrière le canapé et en l’installant
sur un tapis, ce qui va créer une séparation visuelle avec le reste de la pièce. Si vous vous
installez dans votre chambre, songez à une petite cloison pour séparer cet espace de travail
de l’autre espace, éminemment privé.
Cherchez à disposer de la totalité d’un mur. Vous obtiendrez ainsi une zone bien organisée, à
l’écart des distractions visuelles du reste de la pièce. Prévoyez une étagère sur les deux côtés
du mur.

Ne négligez pas les petits coins de votre domicile qui n’ont qu’un but décoratif pour le
moment. Vous pouvez aisément y réimplanter votre espace de travail, tout en restant dans la
continuité visuelle de la pièce.
Si vous avez envie de prévisualiser le résultat final, servez-vous d’un outil de dessin ou
d’architecture intérieure, par exemple, un des suivants :

• Planner5D : www.planner5d.com
• RoomSketcher : www.roomsketcher.com

• Roomstyler 3D Home Planner : www.roomstyler.com/3dplanner

Exploiter les principes du feng shui

Le feng shui est une technique chinoise consistant à organiser un espace de vie ou de travail
pour le faire entrer en harmonie et en équilibre avec le monde naturel. Le mot feng signifie
vent et le mot shui signifie eau. Le feng shui réunit des conseils qui peuvent servir à bien
implanter votre espace de télétravail domestique :
• Cherchez d’abord à bien séparer votre espace de travail de votre espace nocturne.
• Éliminez le fouillis inutile.
• Ajoutez des éléments naturels comme du bois ou des plantes vertes (une petite fontaine
à eau si vous avez assez de place).
• Positionnez votre bureau dans une position énergisante : jamais contre un mur, et de
préférence avec vue sur une fenêtre ou une porte.
• Concentrez-vous sur les fonctions. Avez-vous besoin d’espace pour prendre des notes,
pour étaler vos affaires, pour bien voir plusieurs écrans ?
• Assurez-vous d’avoir une bonne circulation d’air frais.
• Placez le bureau près d’une fenêtre pour profiter de la lumière naturelle.
• Ajoutez des objets de décoration qui vous rappellent vos objectifs.

Sélectionner son équipement

Une fois que vous avez trouvé le meilleur emplacement pour votre poste de télétravail, il
s’agit de l’équiper en matériel et en mobilier. Commencez par revoir les besoins de votre
activité. Faudra-t-il de temps à autre beaucoup de place pour étaler des documents ou des
plans ? Aurez-vous besoin de plusieurs écrans ? Votre imprimante et votre scanner doivent-ils
être très accessibles ? Combien d’heures allez-vous passer chaque jour à ce poste ? Comment
allez-vous mener vos téléréunions avec vos collègues et vos clients ?
Les réponses à ces différentes questions vont déterminer les principaux équipements qu’il
vous faut réunir dès le départ.

La table et la chaise
Dans la grande majorité des cas, il vous faut au minimum une table de travail et une chaise
ou un fauteuil. Les choix sont vastes : prenez comme critères les dimensions et la praticité.

Choisir sa table de travail

Voici les différentes possibilités au niveau du plan de travail :
• Bureau classique : si vous n’avez besoin que de rédiger des rapports ou des courriers,
une simple table peut suffire.
• Plan de travail en console : il s’agit d’un plateau fixé au mur, et éventuellement
repliable. Cela libère l’espace occupé par les pieds de table. Un bricoleur peut facilement
créer ce genre de plan de travail.
• Bureau informatique : l’avantage d’un bureau dédié à l’informatique est d’avoir été
conçu en fonction des contraintes que constituent les différents câbles entre l’ordinateur,
l’écran et les autres périphériques. En général, ce genre de bureau possède également un
tiroir dans lequel vous placez le clavier.
• Bureau d’angle : un bureau d’angle occupe moins d’espace dans une pièce devant
conserver d’autres usages.
• Bureau de direction : un bureau de direction est assez encombrant, mais il constitue
un excellent poste de travail. Il est en général accompagné de tiroirs à roulettes et
d’étagères assorties. Si vous avez assez d’espace, c’est ce que l’on vous souhaite
d’acquérir.
• Mange-debout : si vous avez l’intention d’être assis longtemps devant votre ordinateur,
songez à travailler de temps à autre en position debout, en vous munissant d’une table
haute que l’on appelle aussi mange-debout. Certains modèles sont réglables en hauteur,
ce qui permet de passer d’une position de travail à l’autre.

Une bonne assise

Une bonne chaise ou mieux encore un fauteuil vont donner à votre espace de travail un
aspect plus professionnel. Prenez le temps d’aller essayer plusieurs modèles dans un
magasin, en songeant aux centaines d’heures que vous allez passer en sa compagnie intime.
Si vous n’êtes pas assis confortablement, vous n’aurez pas envie de vous asseoir à votre
poste.

Ayez le souci de l’ergonomie

Votre lieu de travail à la maison ne doit pas entraîner de fatigue inutile. Tenez compte de
quelques règles d’ergonomie pour éviter les courbatures et garantir le meilleur confort,
afin de rester productif et concentré :
• Choisissez un fauteuil avec un dossier ajustable de forme ergonomique, avec une
courbure lombaire.
• Vos pieds doivent pouvoir reposer à plat sur le sol. Si ce n’est pas le cas, réglez la
hauteur ou utilisez un piédestal.
• Vos bras doivent pouvoir reposer sur les accoudoirs qui ne doivent pas être trop
écartés. Vos épaules doivent pouvoir être relâchées. La hauteur des accoudoirs doit
être réglable et adaptée à la hauteur du bureau.
• Le dossier du fauteuil doit pouvoir toucher le milieu des épaules pour bien vous
soutenir. C’est encore mieux s’il est plus haut que les épaules.

• L’assise du fauteuil doit être assez longue pour que vous puissiez ne glisser que
deux ou trois doigts entre le bord de l’assise et l’arrière des genoux.
• Le bord supérieur de l’écran doit être à hauteur des yeux ou même un peu plus
bas.
• Le clavier doit être placé de sorte que les avant-bras restent parallèles au sol.

Votre fauteuil doit absolument être réglable. Vous vous souvenez que lorsque vous vous
installez dans un véhicule qui n’est pas le vôtre, vous commencez par régler le siège, les
rétroviseurs et parfois aussi le volant. C’est la même chose avec votre fauteuil de bureau.
Vous devez pouvoir l’adapter à votre morphologie, à votre plan travail et à la taille de l’écran.
Le but est de disposer d’une bonne ergonomie (voyez l’encadré à ce sujet).
Pour bien protéger votre dos et votre cou, votre fauteuil doit avoir un dossier qui va les
supporter. N’utilisez jamais une chaise de cuisine. Le fauteuil doit pouvoir rouler, pour que
vous puissiez vous déplacer facilement d’un coin du poste à l’autre. Vérifiez la qualité des
roulettes du fauteuil, si possible de grand diamètre pour pouvoir rouler aussi bien sur la
moquette que sur une surface dure.

Ordinateur et écran(s)
Si vous êtes salarié en télétravail, votre entreprise va sans doute vous fournir la machine. Si
vous êtes à votre compte, vous aurez plus de choix.
Votre activité peut justifier un second écran, ce qui vous permettra d’avoir toujours deux
fenêtres ouvertes à la fois et de passer facilement d’un projet en cours d’élaboration à une
téléconférence. Un second écran peut améliorer la productivité jusqu’à 50 %.
Si vous comptez travailler debout de temps à autre, dotez-vous d’un clavier sans fil, en plus
du clavier de votre ordinateur portable. Voici quelques questions concernant votre
équipement informatique pour le télétravail :

• Plutôt Mac ou Windows ? De nos jours, grâce à un navigateur Web, vous pouvez
réaliser les mêmes opérations sous un système ou sous l’autre. Cela dit, si vous devez
utiliser des logiciels qui n’existent que sur l’un ou l’autre, votre choix sera contraint.
• Poste permanent ou déplacements prévus ? Si vous devez vous déplacer pour
travailler ailleurs, choisissez évidemment un ordinateur portable.
Si vous êtes nomade, lorsque vous êtes chez vous, vous connectez l’ordinateur portable à
un écran externe, ainsi qu’un clavier et une souris. Il n’y aura alors plus de différence
avec un ordinateur de bureau classique.

• Niveau de performances ? Vous aurez besoin d’une machine puissante si vous devez
traiter des images, ou encore plus des vidéos. Si votre travail concerne essentiellement le
traitement de texte de style Word, les performances auront moins d’importance.
• Espace de stockage disque requis ? Si vous traitez des fichiers volumineux,
notamment des vidéos, il vous faut un disque de grande capacité, et dans tous les cas, des
disques externes de sauvegarde.
Détaillez bien vos besoins actuels et du futur proche afin de ne pas dépenser des milliers
d’euros pour une machine surdimensionnée.

Imprimante et scanner
Vous aurez évidemment besoin d’une imprimante pour le télétravail, et d’un scanner pour
numériser des documents. Sauf si vous avez des besoins de numérisation importants, un
appareil multifonction à jet d’encre conviendra parfaitement. Si vous avez besoin d’imprimer
un grand nombre de pages en noir et blanc, songez à acquérir également une imprimante
laser monochrome, car son coût à la page est bien inférieur à celui des multifonctions à jet
d’encre.
(N. d. T) En disposant de deux imprimantes, vous vous protégez contre l’impossibilité
d’imprimer en cas d’épuisement des cartouches d’encre ou du tambour de toner. Mieux vaut
imprimer en noir et blanc que ne pas imprimer du tout.

Si vous n’avez pas besoin d’une numérisation de haute qualité, et que vous avez rarement
besoin de réaliser des scans, n’hésitez pas à utiliser et à installer une application pour
téléphone. Par exemple, Scanner Pro (https://readdle.com/scannerpro) permet d’utiliser
un iPhone ou un téléphone Android pour prendre une photo d’un document et la récupérer
au format PDF ou JPG. C’est suffisant pour numériser un document court, tel qu’une facture.

Connexion à Internet
Il est quasiment impossible d’envisager un télétravail sans une connexion fiable et
performante au réseau Internet. Vous aurez peut-être besoin de changer de forfait pour être
 certain de disposer d’un débit suffisant, par exemple en basculant votre branchement en
fibre optique. Si vous comptez travailler beaucoup en vidéoconférence, préférez une
connexion filaire à votre routeur (via un câble Ethernet) plutôt qu’une connexion Wi-Fi. Vous
ne risquerez pas de perdre votre connexion.
La qualité de votre accès Internet est encore plus importante si d’autres personnes utilisent
le même pendant que vous télétravaillez. Faites des tests de performance de votre accès dans
ces conditions de partage, puis cherchez la meilleure offre d’abonnement disponible.

Téléphonie
Certains employeurs exigent que leurs télétravailleurs disposent d’une ligne téléphonique
réservée aux appels professionnels. Si vous êtes à votre compte, vous pouvez choisir d’avoir
un seul téléphone portable ou deux.
Vous n’êtes pas obligé de faire installer une ligne de téléphone fixe. Vous pouvez obtenir un
numéro de téléphone sur Skype (www.skype.com) ou Google Voice
(https://voice.google.com) ; les appels seront redirigés vers votre téléphone.

Certains métiers exigent d’être joignable même en cas de panne du réseau électrique, et
celle-ci entraîne celle de l’accès à Internet. Si vous réussissez à vous faire installer un
abonnement au réseau téléphonique commuté (l’ancien système téléphonique qui était
autoalimenté), cela résoudra ce besoin. Cela dit, de nos jours, le réseau cuivre est en cours
de démantèlement.
(N. d. T) Notez que les forfaits téléphoniques actuels offrent un volume de données mensuel
qui peut suffire à certains types de télétravail. Votre téléphone peut en effet servir de
routeur, mais dans ce cas, vérifiez régulièrement que votre consommation ne dépasse pas le
plafond autorisé.

Casque-micro à réduction de bruit

Mettez toutes les chances de votre côté pour que votre voix soit intelligible. Choisissez un
casque-micro doté d’une fonction de réduction de bruit. Évitez de vous contenter du
microphone intégré à votre ordinateur portable.
De même, en utilisant un casque, vous vous isolez des bruits environnants, et évitez de
déclencher l’horrible effet Larsen (qui se produit lorsque le microphone capte ce qui sort des
haut-parleurs qui les renvoient en boucle).

Webcam
Le choix d’acquérir une caméra supplémentaire dépend de ce que vous avez besoin de faire.
S’il ne s’agit que de vidéoconférences, la webcam intégrée à votre ordinateur pourra suffire.
En revanche, si vous comptez également créer des tutoriels vidéo ou enregistrer des vidéos
pour les diffuser ensuite, il faudra songer à vous doter d’une caméra indépendante et
compatible avec votre machine.
(N. d. T) Dans tous les cas, soignez l’éclairage de votre visage, car les webcams sont
généralement peu performantes lorsque la lumière est insuffisante.

Rangements
Les armoires ne sont pas les équipements les plus excitants à acquérir, mais il vous faut des
endroits appropriés pour stocker vos documents, afin d’avoir toujours place nette sur votre
plan de travail. Si vous devez stocker des documents stratégiques, envisagez une armoire
résistant aux incendies, et songez au stockage à distance dans le nuage.
Si vous êtes du genre à avoir besoin de conserver vos affaires en cours bien en vue,
envisagez d’installer une étagère ou des modules de classement. Si vous prévoyez des
étagères, vérifiez l’encombrement de vos plus grands classeurs. Rappelons que les
rayonnages de livres sont souvent appréciés en fond d’écran pendant les vidéoconférences.

Organiser son quotidien professionnel

L’organisation matérielle est souvent négligée lorsque l’on conçoit un poste de télétravail.
Pourtant, son effet sur la productivité n’est pas à démontrer. Un espace clairement rangé
inspire la sérénité d’esprit. Réfléchissez à la façon dont votre travail se déroule : comment le
travail arrive, où se situent les documents sur lesquels vous travaillez et où ils finissent une
fois le travail achevé.
Entourez-vous d’objets qui vous inspirent et vous motivent. Vous allez passer un certain
temps au même endroit. Les lieux doivent donc être fonctionnels et confortables.

Gestion du temps
Commencez chacune de vos journées de travail par l’identification de vos objectifs, d’où
découlera ce que vous voulez mettre en place sur votre plan de travail au départ. Il ne doit
apparaître que ce qui correspond à vos grandes priorités du jour. Vous évitez ainsi de
surcharger votre mental avec des éléments moins stratégiques.
Bloquez des créneaux horaires sur votre agenda quotidien et hebdomadaire pour pouvoir
réaliser vos priorités. Cette façon d’agir met en place des dates limites, ce qui favorise une
bonne organisation du temps consommé. Cela vous aide aussi à refuser les interruptions,
certains appels téléphoniques et réunions qui ne sont pas immédiatement requis.

Un espace de travail attrayant

Lorsque vous êtes assis à votre bureau, votre inconscient repère et analyse tout ce qui se
trouve dans le champ visuel, quelle que soit l’importance de l’objet. Un bureau mal rangé va
créer des distractions pour votre cerveau ; vous risquez même d’attaquer des tâches peu
prioritaires, simplement parce qu’elles sont face à vous.
Pour être toujours bien concentré et progresser dans son travail, l’espace doit être libre de
tout gadget ou pile de papiers sans relation avec le travail en cours. Mais ce n’est possible
que si vous avez adopté un système de rangement efficace.
Gardez à portée de main les éléments dont vous aurez besoin plusieurs fois dans la même
journée : vos stylos, une calculette, une agrafeuse, le téléphone, un carnet de notes, le
casque ordinateur et l’imprimante. L’écran de votre ordinateur et les applications telles que
la messagerie constituent eux aussi des espaces de travail, même s’ils sont virtuels. Vous
devez les maintenir bien rangés, pour que chaque chose puisse être retrouvée en moins
d’une minute environ.

Rangement des documents

Il vous faut absolument un système d’archivage des documents. Vous ne devez jamais passer
des heures à rechercher le document d’un client ou vos notes secrètes.
Appliquez la règle du « toucher une seule fois ». Dès que vous touchez un document, vous
devez soit vous en servir pour le travail, soit le transmettre, soit le stocker dans la pile des
prochains travaux, soit le recycler, soit enfin l’archiver. Ne laissez pas les documents circuler
au hasard sur le plan de travail. Touchez une fois, et décidez de leur sort.
Deux points sont à considérer pour organiser vos documents : quand traiter chacun d’eux, et
comment le traiter. Selon l’activité, vous aurez sans doute besoin de revenir sur le même
document plusieurs fois dans la même journée ou la même semaine. Adoptez une règle
systématique pour traiter les documents qui arrivent :
• Vous les traitez en début de journée ou le lundi matin.
• Vous les traitez juste avant ou après la pause de midi, ou en milieu de semaine.
• Vous les traitez en fin de journée ou de semaine.
Si vous gérez vos documents régulièrement, vous supprimez l’angoisse qui envahit votre
inconscient parce que vous avez peur d’oublier quelque chose. En effet, l’inconscient sait
qu’il y a du travail en attente sur le bureau, ce qui peut engendrer un sentiment d’anxiété
devant l’inconnu. Ne vous surprenez pas en train de regarder la même pile de papiers à
plusieurs reprises.
Classez vos travaux en termes de priorité et de planning. Utilisez des dossiers et des
classeurs avec un code de couleur, comme le suggère le Tableau 1.1. Vous retrouverez plus
facilement ce que vous cherchez et n’aurez plus besoin de vérifier si le contenu d’un dossier
est à traiter immédiatement ou pas. Vous vous placez ainsi dans des conditions de travail plus
sereines. N’oubliez pas bien sûr de mettre à jour vos affectations de couleurs de dossiers
 pour que les priorités restent pertinentes.

Tableau 1.1 Codage couleur des dossiers.

Couleur Légende Utilisation

Rouge Même jour/priorité haute Travaux à régler dans les prochaines 48 heures.
Jaune Semaine Projets à réaliser dans la semaine.
Orange Mois Projets à réaliser avant la fin du mois.
Vert Suivi Appels clients à réaliser, opportunités de développement.
Violet Désirable À traiter quand vous avez le temps.
Bleu En attente Dossier attendant une action qui n’est pas de votre ressort.

Adaptez le classement des documents aux besoins exacts de votre activité. Vous pouvez créer
des dossiers par client ou par projet. Si vous proposez des services variés, comptez un
dossier par service. Vous pouvez aussi classer selon les activités, par exemple, les clients et
projets actifs dans l’ordre alphabétique d’un côté et les clients inactifs ailleurs. Vous archivez
tous les documents sur lesquels vous ne travaillez plus, et que vous pourrez supprimer dans
un ou deux ans, en récupérant les classeurs vides.

Ordinateurs et appareils
Vos documents numériques méritent le même classement rigoureux. Vous classez vos tâches
par priorité et par date limite en vous servant par exemple de votre agenda intégré à la
messagerie.
Utilisez la même technique « toucher une seule fois » pour vos documents électroniques.
Réservez des créneaux pendant vos journées pour consulter vos messages et vos discussions
sur Slack ou Zoom. Ne répondez aux demandes que pendant ces créneaux. Demandez-vous
pour chaque information ce qu’il faut en faire. Par exemple, devez-vous immédiatement
réagir ou bien pouvez-vous transformer la demande en une tâche à reporter à plus tard dans
la semaine ? Pouvez-vous ajouter la demande dans le dossier d’un client ou d’un projet ou
dans un dossier réunissant tout ce que vous devez relire plus tard ?
Donnez-vous des règles pour que votre messagerie soit organisée automatiquement, et
purgez votre boîte de réception régulièrement. Vous ne devez pas craindre de découvrir un
message égaré en ouvrant votre messagerie.

Livres et autres éléments de référence

Prévoyez un bac dans lequel vous placez les livres, documentations, articles de journaux,
rapports et autres matériaux de référence que vous consulterez plus tard. Placez au-dessus
ceux à consulter en priorité. Ménagez des créneaux chaque semaine pour parcourir ces
éléments et décider s’il faut les conserver, les étudier plus attentivement ou les recycler.
Rangez vos livres par sujet pour retrouver plus facilement ce que vous cherchez.

Ajouter une touche personnelle

La plupart des télétravailleurs ont connu en entreprise un environnement de bureau assez
impersonnel. En travaillant depuis chez vous, vous pouvez adapter votre lieu de travail à vos
préférences. Vous êtes seul à décider de l’aspect de cet espace privé !
Pensez à ce qui peut vous motiver, à ce qui vous donne envie d’aller vous installer devant
votre poste de télétravail tous les jours. Prévoyez un proverbe, une photo de famille ou une
belle vue d’un paysage que vous adorez. Cherchez quelque chose qui vous dynamise ou vous
apaise.
Pensez à vous doter de plantes vertes, ces ambassadeurs de la vaste nature. Les végétaux ont
aussi des avantages au niveau mental.
Puisque vous êtes chez vous, vous pouvez mettre en place un diffuseur d’huile essentielle et
faire jouer une musique que vous aimez bien (sans qu’elle vous déconcentre bien sûr). En
tout cas, aucun collègue ne viendra se plaindre de vos choix mélodiques.
Ne placez sur votre bureau que des choses qui ont beaucoup de valeur pour vous.
En fin de compte, tout dépend de votre personnalité. Certains préfèrent avoir un bureau
dépouillé, alors que d’autres apprécient des couleurs et un peu de chaos. Les goûts et les
couleurs ne se discutent pas.
Faites en sorte que votre espace soit vraiment le vôtre. Il doit devenir un outil de travail pour
être efficace et productif.

(N. d. T) La seule contrainte que vous devez respecter est l’aspect de ce qui sera vu derrière
vous pendant vos vidéoconférences (à moins d’utiliser un fond virtuel). Nous verrons cela
dans les chapitres suivants.
 DANS CE CHAPITRE :
Choisir ses buts et priorités
•
Gérer son temps, ses routines et sa productivité
•
Être son propre dépanneur informatique
•
Éviter les distractions et l’isolement
•
Rester positif et motivé
•
Se donner des limites et des espérances

Chapitre 2
Compétences pour télétravailler

P our bien travailler de chez soi, il faut se doter d’une panoplie de compétences
différentes de celles requises pour travailler en entreprise, qu’il s’agisse de mettre
en place son lieu de travail (Chapitre 1), de faire du dépannage soi-même ou encore
de gérer son planning, sans oublier de bien maintenir séparées vie privée et vie
professionnelle.

Si vous n’avez jusqu’à présent travaillé que dans un environnement d’entreprise, avec
d’autres personnes dans le même espace physique, le fait de vous replier chez vous tout en
restant productif et motivé va représenter une révolution. Même si vous ne vous en êtes pas
rendu compte, ces personnes, que vous avez crues parfois trop distrayantes avec leurs
comptes-rendus détaillés des week-ends devant la machine à café, ces personnes vous
apportent pourtant également du soutien, de l’aide, de la camaraderie, de la motivation et
des responsabilités, toutes ces choses qui participent à votre réussite professionnelle. En
travaillant chez vous, vous allez profiter de certains avantages, mais vous ne devez pas
oublier ce que vous perdez en ne travaillant plus au milieu d’autres personnes, et voir
comment vous pouvez pallier leur absence physique.
Nous passons en revue dans ce chapitre les compétences et bonnes manières permettant de
planifier votre travail à domicile et d’améliorer sans cesse votre efficacité.

Définir des objectifs et des priorités

Tant dans votre vie personnelle que dans votre vie professionnelle, il est indispensable de
redéfinir vos objectifs et vos priorités. Si vous négligez cela, vous risquez fort de ne jamais
progresser ou d’être sans cesse débordé par les priorités des autres.
Passez en revue vos points forts et vos désirs pour définir vos objectifs et vos priorités.
Prenez le temps de dresser la liste de ce qui est important dans votre vie et dans votre
métier.

Voici quelques questions pour commencer :

• Que voulez-vous accomplir ou apprendre ?
• Comment souhaitez-vous vous mettre en valeur et avoir un impact ?
• Dans quel domaine voulez-vous devenir un expert ou quelqu’un de remarquable ?
• Dans quelle position vous voyez-vous dans cinq ans au niveau professionnel ?
• Vous souvenez-vous de la dernière fois que vous avez perdu du temps ?
• Vous souvenez-vous de quand date le dernier moment magique dans lequel vous avez
oublié la notion du temps et étiez totalement plongé dans l’action ?
En répondant à ces questions, vous allez mettre au jour vos points forts, ce qui va vous aider
à trouver vos objectifs personnels. Vous serez plus motivé à atteindre vos objectifs si vous
alignez bien attentes personnelles et aspirations professionnelles.
Découvrons la technique SMART pour définir des objectifs. Elle consiste à poser les bonnes
questions pour dresser la liste des ressources nécessaires pour les atteindre. Vous utiliserez
une sorte de tableau blanc virtuel pour assurer un suivi de vos progrès.

Choisir ses objectifs

Une des compétences essentielles pour bien télétravailler est la capacité à se diriger soi-
même, à devenir votre propre chef (de votre « propre chef » !). Vous seul allez déterminer ce
qui est prioritaire, organiser votre temps, planifier vos objectifs et respecter les délais. Être
seul à décider de sa journée de travail donne un sentiment de puissance, mais vous devez
sans cesse définir et redéfinir les objectifs et les priorités, car personne ne va vérifier que
vous progressez comme prévu.
Des dizaines de livres sont disponibles pour expliquer comment bien définir ses objectifs,
mais dans le cas du télétravail, ces bonnes pratiques doivent être adaptées en fonction de ce
qui compte pour vous. Un bon point de départ consiste à appliquer la grille de critères
nommée SMART, car elle permet de rendre vos objectifs évidents et mesurables.
La technique SMART est un acronyme, qui propose cinq critères commençant par l’une des
cinq lettres de ce mot.

Vos objectifs doivent satisfaire aux critères suivants :

• Spécifique et synergique : vous devez pouvoir donner des détails quant à la façon
d’atteindre vos objectifs et de les aligner avec vos attentes personnelles.
• Mesurable et motivant : vous définissez ce que vous devez obtenir au final et pourquoi
atteindre ce but vous motive.
• Accessible et acceptable : vous confirmez que l’objectif peut être atteint en tenant
compte de vos connaissances et de vos ressources et vous reconnaissez qu’il est
important. Notez que plus l’objectif est ambitieux, plus il faudra de ressources et de
temps.
• Relevant et récompensant : vous reliez l’objectif à ce que vous faites actuellement et
tenez compte de l’impact que vous aurez sur les autres en cherchant à atteindre cet
objectif.
• Temporalisé (et jalonné) : vous choisissez une date de début et une date de fin en plus
d’un plan détaillé pour aller de l’une à l’autre. Si c’est un travail en équipe, définissez des
jalons et estimez le temps nécessaire pour atteindre chacun des jalons. Confirmez le
passage de chaque jalon est réévalué le temps restant pour atteindre les jalons suivants.
Il peut s’avérer utile de faire en sorte que les objectifs motivants restent visibles dans votre
espace de travail, sans compter qu’ils doivent être revisités chaque semaine. Lorsque vous
n’avez pas de collègue pour vous rappeler ce que vous avez à faire, revoir vos objectifs tous
les jours facilite votre concentration.
Il faut se montrer souple. Même le planning le mieux peaufiné doit supporter des
modifications. Ne vous accusez pas lorsque vous avez besoin de retoucher quelques dates ou
de demander à votre équipe ou à votre client de prévoir un aménagement du calendrier.
Faites les retouches nécessaires et continuez à avancer.

Choisir ses priorités

Atteindre un but suppose de progresser pas à pas. Vous allez créer chaque semaine un plan
d’actions prioritaires. Les tâches principales avec les dates de fin sont réunies dans une liste
que vous mettrez à jour sans cesse.
Voici quelques questions à vous poser pour bien trouver vos priorités :
• S’il fallait faire une seule chose aujourd’hui, ce serait laquelle ?
• Êtes-vous propriétaire de cette tâche (personne d’autre n’est impliqué dans sa
réalisation) ?
• Quelles seraient les conséquences de ne pas réaliser cette tâche ?
 • La tâche est-elle importante ou urgente, ou les deux ?
En répondant à cette question, vous allez définir ce qui doit absolument être réalisé
aujourd’hui même, puis aussi avant la fin de la semaine. Notez tout de même les autres
tâches moins urgentes et moins nécessaires.
Lorsque vous dressez votre liste de tâches, vous aurez intérêt à la partager avec vos
collègues pour maintenir la motivation et diffuser l’envie d’avancer. Cette liste peut se
résumer à un bref document rappelant vos priorités majeures avec les dates, et des détails
concernant les jalons que vous êtes en train de viser. Indiquez également quelles étapes sont
problématiques, et lesquelles peuvent être abandonnées parce qu’elles n’ont plus lieu d’être.
Servez-vous de votre liste de tâches pour décider comment vous repositionner chaque
semaine ou chaque mois. Vous pouvez publier votre liste dans une application telle que Slack
(Partie 2) ou Microsoft Teams (Partie 4) pour que vos collègues puissent en prendre
connaissance. Cela les aidera à progresser à leur tour vers un résultat collectif. Votre liste de
tâches vous servira aussi à choisir quand dire non, quand il faut déléguer ou quand il faut
repousser une tâche à plus tard au profit d’une autre plus urgente.

Bien gérer son temps

En matière de gestion du temps aussi, le télétravail a des avantages comme des
inconvénients. Tout d’abord, vous subirez moins de distractions : moins d’appels
téléphoniques, moins de réunions coûteuses en temps et moins d’interruptions par vos
collègues. Il y a aussi des inconvénients sérieux : le linge qui attend d’être lavé, l’animal
domestique à nourrir, le temps perdu sur les réseaux sociaux, etc. Et vous n’avez plus de
collègue ou de supérieur pour vous remettre sur les rails.
Le principal critère de réussite du télétravail est souvent la capacité à bien gérer son temps.
Découvrons quelques bonnes pratiques qui vous permettront de vous renforcer au niveau de
cette compétence.

Définir un planning et s’y conformer

Votre agenda doit devenir un outil de votre réussite, et vous l’utiliserez à bon escient. Ne le
laissez pas être rempli progressivement par les autres. Ménagez du temps libre pour prendre
soin de votre corps et de votre esprit, et concentrez-vous sur le travail lorsque vous êtes
productif et bien éveillé.
Prenez l’habitude d’aller vous coucher et de vous réveiller aux mêmes heures tous les jours,
pour que votre planning reste exploitable. Choisissez deux plannings différents par semaine
en fonction du genre d’activité : d’un côté le travail sur les projets et de l’autre les activités
de gestion des relations. Cela vous évitera de commencer à vous ennuyer et vous risquerez
moins de jongler entre plusieurs tâches, ce qui peut finir par dévorer 80 % de temps
productif.

Découpage du temps en tranches

Lorsque vous n’avez personne à qui rendre compte, le meilleur moyen pour progresser est
d’organiser votre temps rigoureusement. Nombreux sont ceux qui croient que pour faire
beaucoup de choses le plus vite possible, le mieux est de passer sans cesse de l’une à l’autre.
Cela n’est vrai que pour les tâches les plus simples. Dès que vous travaillez de front deux
tâches qui demandent de la concentration, les deux sont en péril. Le travail multitâche
fracture votre attention et aboutit souvent à de la frustration.
Au lieu de papillonner de tâche en tâche, découpez le temps disponible en tranches pour tous
vos travaux importants. Vous ne devez plus vous interrompre vous-même sans cesse. Vous
devez travailler intelligemment, et non intensément. En réservant une plage horaire
impérative à une tâche, vous bénéficiez d’une concentration maximale et travaillez au mieux.
Voici quelques techniques simples pour découper votre temps en tranches :

• Subdivisez vos heures de travail en plages en fonction du type de travail. Créez

une plage pour travailler sur les projets, une autre pour l’administratif, une autre pour
rappeler des clients et des contacts, une autre pour les réunions d’équipe. N’oubliez pas
 une plage pour votre temps personnel, et pensez à aménager des pauses et du temps
d’exercice physique.
• Programmez les tâches difficiles pour les moments dans lesquels vous aurez
tout votre potentiel disponible. Certains sont plus efficaces en début de journée et
d’autres après le repas de midi. Remplissez les tranches dans lesquelles vous êtes moins
efficace avec des activités moins demandeuses, comme répondre à vos messages. Alignez
votre agenda avec vos fenêtres d’énergie. Voyez si nécessaire comment harmoniser vos
pointes d’efficacité avec celles de vos coéquipiers.
• Ne réalisez qu’une tâche à la fois. Interdisez-vous les interruptions.
• Respectez votre planning.
Il est conseillé de suivre dès le départ vos temps passés dans un journal de bord. Si vous êtes
à votre compte, cela vous sera indispensable pour votre facturation. Si vous êtes salarié, cela
vous permettra d’harmoniser votre activité avec celles de vos collègues. Ce suivi détaillé
offre un avantage supplémentaire : celui de vous permettre de repérer les moments de la
journée pendant lesquels vous êtes le plus productif.
Un bon planning de télétravail tient compte des périodes de concentration intense et des
périodes de pause, dans le respect des pics et des creux de l’énergie mentale.

Faire des pauses

Si vous restez assis à votre bureau toute la journée, et commencez à grignoter (ou fumer)
devant l’écran, vous êtes certain de courir à la catastrophe. Si vous ne prenez pas le temps
de faire des pauses, votre productivité, votre bien-être et vos performances globales vont
décroître irrémédiablement.
Les télétravailleurs se croient obligés d’être disponibles à tout moment de la journée. Ils sont
donc plus susceptibles d’enchaîner de longues heures de travail, en oubliant de faire des
pauses.
Profitez de l’avantage d’être seul à définir le contenu exact de votre planning quotidien.
Inscrivez littéralement des pauses dans votre planning. Prévoyez une très courte pause au
bout de chaque heure, pour vous étirer et reprendre votre souffle pendant quelques minutes.
Prévoyez ensuite des pauses plus longues pour aller vous promener, appeler un ami ou sortir
le chien. L’idéal est d’aller dehors, mais tout ce que vous pouvez faire pour recharger vos
batteries au cours de la journée sera bénéfique à votre concentration au travail.
Les chercheurs ont clairement montré les avantages des pauses régulières. Voici quelques
effets reconnus :
• Productivité améliorée : de prime abord, faire des pauses semble aller à l’encontre de
la productivité, mais le gain en énergie et en concentration après une pause est
indiscutable. Ne négligez par la pause du repas de midi qui peut vous éviter une panne
d’enthousiasme au milieu de l’après-midi.
• Bien-être mental : il est indispensable de consacrer du temps à réduire le stress en
améliorant sa santé mentale. Préparez-vous un bon petit déjeuner ou allez faire une
promenade avant d’attaquer votre activité.
• Créativité accrue : en vous vidant la tête, en l’oxygénant, vous pouvez aborder un
projet difficile de façon neuve.
• Saines habitudes : en faisant des pauses régulières, vous confirmez que vous prenez
soin de vous, qu’il s’agisse d’aller prendre l’air, de faire un peu d’exercice physique, de
méditer, ou de toute autre activité pour votre bénéfice.

Du temps pour le silence

Bien télétravailler suppose en général de prévoir des moments de vrai calme. Vous ne
répondez plus au téléphone, vous ne consultez pas la messagerie ni les forums de discussion,
vous n’acceptez pas d’être interrompu par vos proches. Tout cela vous permettra de vous
immerger pendant une période prévue dans un projet ou dans l’évaluation de vos prochaines
réalisations.
Personne ne peut être à son niveau maximal en permanence tout au long d’une journée.
Votre motivation et votre énergie vont naturellement fluctuer. Plus encore que dans un
environnement de bureau, vous devez découvrir les moments de creux et de pic d’énergie,
 puis adapter votre planning en fonction.

Utiliser une liste de tâches

Pour vous aider à organiser votre temps, utilisez une liste de tâches hebdomadaires. Il peut
s’agir d’un simple bloc-notes ou d’une application. Cette liste vous aidera à organiser et
alimenter votre planning, tout en réduisant l’angoisse d’oublier quelque chose. De plus, vous
ressentirez une onde de bien-être chaque fois que vous aurez terminé une tâche. Vous pouvez
utiliser un agenda ou un outil accessible sur le Web (certains peuvent être partagés par toute
une équipe) :
• Any.do : www.any.do
• Asana : www.asana.com
• Microsoft To Do : todo.microsoft.com/fr-fr/ (anciennement Wunderlist)
• monday.com : www.monday.com
• Todoist : www.todoist.com
• Trello : www.trello.com

Utilisez une liste principale par semaine, dans laquelle vous notez toutes les actions
personnelles et professionnelles prévues. Continuez à ajouter des éléments à cette liste au
fur et à mesure de la semaine. N’ayez pas peur de la voir s’allonger. Chaque jour, vous
estimerez les tâches qui peuvent être renvoyées à la liste de la semaine suivante ou à une
autre.
En fin de journée ou en début de la suivante, relisez votre liste en identifiant les tâches que
vous devrez faire le jour suivant, puis recopiez ces activités dans votre liste quotidienne.
Réservez des plages horaires pour réaliser ces activités (nous avons vu le découpage
temporel quelques pages avant). N’omettez pas d’ajouter dans la liste vos rendez-vous ainsi
que les actions de vos dossiers rouge et jaune qui réclament un traitement immédiat (nous
avons présenté ces dossiers colorés dans le Chapitre 1).
Ne soyez pas trop ambitieux quant à ce que vous pouvez réaliser dans une journée, car il faut
vous garder du temps pour vous et votre famille. La liste des choses à faire va vous aider à
remplir votre planning quotidien.

En utilisant ce système à deux niveaux, liste et planning, vous allez constater rapidement que
vous pouvez en faire plus que prévu, sans négliger les points essentiels de la vie
professionnelle et personnelle.

Vaincre la procrastination
Si vous êtes du style à attendre le dernier moment pour faire quelque chose ou à repousser
sans remords le travail à plus tard, vous allez devoir abandonner cette habitude pour bien
télétravailler. La procrastination vous empêche de maîtriser votre temps, ce qui peut avoir
des conséquences graves sur votre vie personnelle, vos aspirations et vos désirs. La
procrastination allonge la durée de réalisation de tout et vous empêche de ressentir le plaisir
d’avoir accompli quelque chose.
La première étape pour vaincre la procrastination consiste à reconnaître que vous en
souffrez. Cet aveu sera plus facile si vous effectuez un suivi analytique du temps passé,
chaque semaine, par exemple avec un tableur. Décomposez votre journée en tranches d’une
demi-heure et notez les points suivants :
• ce que vous avez fait pendant cette tranche horaire ;
• le niveau de priorité de l’activité (haute, moyenne ou basse) ;
• si l’activité vous a fait progresser vers l’objectif ou pas ;
• quel ressenti l’activité vous a procuré.
Vous pouvez traquer les interruptions que vous faites subir à votre travail véritable en
gardant un agenda journalier toujours à disposition. Notez les tâches à faible priorité dans
lesquelles vous vous engagez. En fin de semaine, analysez votre trajectoire et redressez la
barre pour la semaine suivante. Servez-vous de tous les conseils présentés dans ce chapitre :
définition des objectifs, création de priorités et réservation de tranches horaires. Vous devez
 d’abord accomplir ce qui compte pour vous, ce qui vous permettra de vous féliciter de l’avoir
réalisé et de célébrer ces victoires avec les autres.
Lorsque vous travaillez depuis votre domicile, vous devez vous engager d’abord envers vous-
même et envers vos aspirations.

Établir de saines routines

Acquérir des habitudes offre des avantages si celles-ci sont bénéfiques. Les routines
réduisent le stress et augmentent l’efficacité. Lorsque vous travaillez sans le soutien amical
de vos collègues, les habitudes vous apportent une structure bienvenue.
Pour autant, vos routines quotidiennes n’ont pas besoin d’être rigides. D’ailleurs, vous
disposez de toute la souplesse voulue dans vos horaires lorsque vous travaillez chez vous, et
c’est un des grands points forts du télétravail. Les routines vont surtout servir à vous
repositionner sur vos priorités. Les êtres humains sont faits pour adopter des routines, et
pour éviter de rester au lit à regarder des séries toute la journée.
Voici quelques suggestions pour acquérir de saines habitudes de télétravail :
• Allez vous coucher et réglez votre réveil à la même heure tous les jours.
• En vous levant, commencez par de l’exercice ou de la relaxation. Cela vous
permettra de vous placer dans un état mental positif tout en préparant votre corps à
traverser la journée.
Retenez-vous de consulter les actualités, ou d’aller fureter sur les réseaux sociaux dès le
réveil. C’est rarement bénéfique pour votre état mental.

• Prenez une douche et habillez-vous comme pour aller travailler. Nous savons tous
à quel point il est tentant de rester en pyjama en télétravail. Résistez à cette tentation qui
va détruire la ligne de démarcation entre travail et repos. Vous pouvez vous habiller de
façon confortable en intérieur, mais le fait de se changer entraîne un basculement mental.
• Prenez un bon petit déjeuner et buvez beaucoup d’eau.
• Commencez par votre liste de tâches et vos objectifs de la journée, sans oublier de
prévoir des créneaux pour vous connecter à vos collègues ou à vos amis.
• Commencez le travail à la même heure tous les jours.
• Programmez de courtes pauses pour vous étirer et prendre l’air, ainsi qu’une pause-
déjeuner.
• En fin de journée, consacrez un quart d’heure à la préparation du lendemain en revoyant
vos rendez-vous et vos éléments prioritaires. Vous allez ainsi instaurer une sensation de
calme et de clarté, ce qui vous aidera à vous déconnecter du travail en fin de journée.
• Arrêtez de travailler à peu près à la même heure tous les jours. Cela suppose
d’éteindre votre ordinateur, de mettre le téléphone sur silence et de quitter l’espace de
télétravail. Cette rupture est essentielle à votre bien-être. Nous revenons plus loin dans
ce chapitre sur les frontières à instaurer.

Devenir son propre dépanneur informatique

Le télétravail est directement tributaire des avancées technologiques. Il est devenu de plus
en plus facile de travailler de n’importe où grâce à Internet, au Wi-Fi haut débit et aux
applications de travail collaboratif telles que celles présentées dans la suite de ce livre. Pour
mettre toutes les chances de votre côté, vous devez absolument avoir un minimum de
maîtrise de vos outils technologiques.
Vous vous servez sans doute d’un ordinateur depuis les débuts de votre vie professionnelle,
mais cela ne signifie pas que vous êtes en mesure de le maintenir en service par vous-même.
Que vous soyez un indépendant ou un salarié en télétravail, vous devez donc apprendre à
vous débrouiller vous-même. Même si vous travaillez pour une grande entreprise qui possède
un département informatique conséquent, donc capable de répondre à vos besoins
techniques par un support téléphonique ou Web, il est peu probable qu’une personne du
service informatique vienne chez vous résoudre votre problème.
 Voilà pourquoi vous devez mieux connaître la technologie et les équipements, et acquérir les
notions de base du dépannage. Vous devez également vous préparer pour savoir comment
faire appel à un support technique pour les cas plus difficiles. Pour tous les équipements
technologiques dont vous disposez (téléphone, ordinateur, logiciels, Wi-Fi, caméra,
microphone, imprimante et scanner), prenez le temps de lire les manuels, d’aller aux
formations proposées et envisagez de conclure un contrat de support technique. Si vous
savez que vous allez télétravailler pendant longtemps, vous devez vous familiariser avec tout
ce qui vous permet de le faire.
Voici une sélection de compétences techniques qu’il vous faut absolument posséder :
• redémarrage de votre réseau Wi-Fi ;
• stockage des fichiers à distance dans le cloud et sauvegardes ;
• démarrage et paramétrage du logiciel antivirus ;
• maintien à jour du système d’exploitation ;
• dépannage et débourrage de l’imprimante ;
• utilisation de tous vos logiciels et applications.
Certains soucis ne seront pas résolus simplement par un redémarrage. Vous devez pouvoir
corriger la plupart des problèmes vous-même, mais certaines actions seront hors de portée.
Assurez-vous de pouvoir disposer d’un contact technique auprès d’un fournisseur. Dès qu’un
des éléments de votre chaîne technologique, et notamment l’ordinateur, devient inopérant
pour plus d’une journée, le moment est venu de faire appel à un expert.

Un esprit productif dans un corps sain

Votre productivité est loin de ne dépendre que de la vitesse de votre ordinateur. Des
chercheurs ont montré que lorsque les entreprises se souciaient du bien-être physique des
salariés et fournissaient des programmes d’éducation au bien-être, le personnel voyait sa
productivité s’améliorer sensiblement.
De nos jours, de plus en plus d’entreprises proposent à leurs salariés un accès privilégié à
des centres de remise en forme, et diffusent des informations pour bien s’alimenter. Si vous
êtes à votre compte, c’est à vous de vous soucier de votre santé. Voici quelques bonnes
habitudes particulièrement utiles aux télétravailleurs :
• Un sommeil suffisant. Perdez les mauvaises habitudes de sommeil. Arrêtez tous les
appareils électroniques au moins une heure avant d’aller vous coucher et ne consultez
votre messagerie et les réseaux sociaux qu’une heure après vous être habillé. Couchez-
vous et levez-vous à la même heure tous les jours. Essayez de dormir sept ou huit heures
(de vraies heures de sommeil, pas des heures à pianoter sur le téléphone au lit).
• Une bonne alimentation. L’abus de grignotage et de plats préparés guette le
télétravailleur. Faites provision de nourriture saine. Bien s’alimenter participe au soin de
soi en assurant le plein d’énergie permettant de travailler une journée entière.
• Une hydratation suffisante. Commencez la journée avec une bouteille d’eau sur votre
bureau et refaites le plein à midi. Essayez de boire au moins deux litres d’eau par jour.
Lorsque vous ressentez de la faim, c’est souvent en réalité un signal comme quoi votre
corps a soif. En utilisant une bouteille pour l’eau, vous pouvez mieux surveiller les
quantités bues et vous réduisez votre besoin de manger.
• Une promenade quotidienne. Réservez du temps pour de l’exercice. Bouger, c’est
également renforcer son capital immunitaire, tout en permettant de se replonger dans le
travail avec des idées fraîches.
• Étirements. Gardez une horloge bien en vue sur votre bureau pour ne pas oublier de
vous étirer régulièrement, par exemple quelques minutes chaque heure.
• Plein air. Allez respirer l’air frais et profitez du soleil, même en hiver. Dix minutes de
lumière directe permettent au corps de capter la vitamine D qui aide à combattre le
manque d’énergie.
• Présence au monde. La présence consiste à faire attention à tout ce qui se passe dans
le moment présent, en termes de sons, d’odeurs, de toucher et de vision, et en acceptant
tout sans juger. C’est une technique pour se reconcentrer, pour réduire les erreurs et
favoriser la créativité.
 • Définir une intention quotidienne. Les intentions participent au sens que vous voulez
donner à votre existence. En gardant une intention présente à l’esprit, vous activez votre
réceptivité, vous êtes motivé et vous vous ouvrez à l’inspiration.
Prendre soin de soi n’est pas de l’égoïsme. Cela recouvre des techniques indispensables pour
rester engagé et progresser. C’est d’autant plus important lorsque vous êtes privé de
l’animation et des activités d’un bureau d’entreprise. Ce souci de soi est essentiel pour rester
en forme durablement.

Éviter les distractions

Se prémunir contre les distractions est souhaitable dans un environnement de bureau, mais
en télétravail, c’est essentiel. Les occasions sont bien plus nombreuses : tâches ménagères,
enfants, compagnon, musique, visites, réseaux sociaux, accès direct à la télévision et à la
console de jeu sont des tentations qui peuvent annihiler la volonté du plus résolu des
télétravailleurs. Rester concentré sur le travail au lieu d’aller lancer une lessive ou de
s’affaler devant la télévision est possible par une prise de conscience et une discipline.
Commencez par dresser la liste de vos principales tentations et de vos comportements
d’évitement. Certains se jettent sur les réseaux sociaux lorsqu’ils ne parviennent pas à
plonger dans un travail difficile ou à gérer une situation compliquée. D’autres ne peuvent pas
se concentrer tant que l’évier déborde de vaisselle sale ou que le lit n’est pas fait. Laisser la
télé allumée toute la journée peut ne pas en gêner certains en leur offrant un bruit de fond,
alors que d’autres ne peuvent s’empêcher de dresser l’oreille et d’aller voir ce qui se passe.
Une fois que vous avez repéré vos sources de distractions, mettez en place un plan pour vous
en défaire. Si ce sont les réseaux sociaux qui vous attirent trop, reparamétrez votre
téléphone pour couper tous les mécanismes de notification, y compris sur votre ordinateur.
Instituez un moment particulier dans la journée pour consulter vos comptes sociaux et n’y
restez pas un temps démesuré. Si c’est la vaisselle sale qui vous gêne, allez vous en occuper
avant de commencer à travailler.
Les tentations varient d’une personne à l’autre. Ce qu’il faut, c’est découvrir ses
comportements d’évitement puis mettre en place un plan supprimant ce qui les déclenche. Le
télétravail oblige à apprendre à se gérer et à se discipliner, plus encore que le travail en
entreprise.

Éviter l’isolement
L’irruption d’Internet aussi bien au travail que dans la vie privée a révolutionné nos relations
sociales. Dorénavant, vous n’avez quasiment plus besoin de voiture, mais la connexion à
Internet est vitale. En travaillant de chez vous, vous acceptez une certaine dose d’isolement.
Vous pouvez vous connecter à vos clients et à vos collègues par vidéoconférence, mais
l’essentiel de la communication passe par un écran.
Malgré la facilité que procure la technologie pour établir des relations, les gens ont le
sentiment d’être plus isolés que jamais. Une association australienne a constaté que le
sentiment d’isolement apparaît lorsque la qualité des relations ne semble plus suffisante,
même lorsque l’on est entouré d’autres personnes. Une enquête de 2018 réalisée par The
Economist et la fondation Kaiser Family a montré que presque un adulte sur quatre aux USA
et au Royaume-Uni avoue s’être senti toujours ou souvent seul, en manque de relations. Un
sondage auprès de 20 000 Américains a montré que presque la moitié d’entre eux se sont
sentis souvent voire toujours seuls, le plus grand pourcentage concernant les jeunes adultes
entre 18 et 22 ans.
Pour que le télétravail de chez soi ne provoque pas d’isolement, il faut une prise de
conscience et une planification. Vous devez prévoir au quotidien d’interagir avec vos
collègues, vos clients et vos relations. Faites en sorte d’avoir vu le visage de quelqu’un au
cours de chacune de vos journées de travail.
Voici quelques techniques pour combattre l’isolement du télétravail :
• Planifiez des réunions en face à face. Prévoyez dans votre agenda des réunions à
deux, avec vos collègues ou votre supérieur. Si vous êtes à votre compte, prévoyez de
courtes réunions pour aborder différents sujets, pour favoriser les rencontres, pour
entretenir votre réseau et pour trouver des prétextes de sortir de chez vous.
• Trouvez un partenaire. Choisissez dans votre milieu professionnel ou personnel une
personne avec laquelle vous aimez régulièrement vous échanger pendant vos journées de
travail : un collègue ou un voisin que vous rencontrerez dans la vie réelle ou virtuellement
 tous les matins, ou une connaissance avec laquelle vous retrouvez chaque semaine en
vidéo pour faire le bilan de votre progression mutuelle.
• Participez aux événements sociaux. Si vous faites partie d’une équipe, n’hésitez pas à
vous joindre aux événements de réseautage virtuel planifiés par l’entreprise, même si
vous n’êtes pas du genre à courir après ce genre de réunion. En y participant, vous
renforcez la confiance mutuelle et votre sentiment d’appartenir à l’équipe. Ne négligez
pas les moments festifs, les pots de départ et d’anniversaire.
• Utilisez les discussions instantanées et les tchats. Restez régulièrement connecté
avec les collègues au moyen des logiciels de discussion instantanée. Créez un canal
informel pour partager des plaisanteries, des expériences amusantes, des péripéties du
quotidien. Vérifiez que ce que vous écrivez reste approprié au contexte. (La
Partie 2 présente les canaux Slack.)
• Rejoignez un club de loisirs de l’entreprise. Partagez un hobby, un club de musique
amateur, de sport, de lecture, de cuisine ou de modélisme avec d’autres personnes de
l’entreprise. Rejoignez un groupe et engagez-vous à vous connecter régulièrement pour
partager vos idées et vos astuces.

Rester positif et motivé

Pour la plupart des gens, un environnement de bureau regroupant une foule de personnes est
une superbe source d’énergie et de motivation. Pour retrouver le même genre d’énergie chez
vous, il vous faut exploiter la souplesse de votre agenda et avoir à disposition un espace de
travail confortable. Vous y aurez ajouté des objets qui vous inspirent de la joie et de
l’allégresse. Si vos journées de solitaire commencent à vous ennuyer, vous pouvez prendre
plusieurs mesures pour restaurer votre motivation.

Mettre en pratique la positivité

Rester positif est essentiel, quelles que soient les conditions de travail. Entretenez votre côté
positif par de petites retouches dans la façon dont vous vous connectez aux autres et dont
vous réagissez aux situations qui vous font face. Vous devez vous concentrer sur votre
« pourquoi » et renforcer vos capacités de résilience.
Détectez la survenue d’émotions positives comme négatives en restant vigilant, ce qui vous
permettra de mettre en place les outils et pratiques qui vont vous aider à rester positifs.

Se concentrer sur votre « pourquoi »

Une importante source de motivation consiste à ne jamais perdre de vue votre « pourquoi ».
Il va vous donner une orientation dans le chaos de votre journée. Il va vous aider à
persévérer malgré les défis. Il est évident que le fait d’être bien rétribué pour son travail est
une première motivation, mais c’est plutôt votre « pourquoi » qui va décider de vos
comportements et vos attitudes au travail.
Ce « pourquoi » doit être un élément fondamental, quelque chose tout au fond de vous.
Réfléchissez et notez des éléments concernant les quatre questions suivantes pour le
trouver :
• Qu’est-ce qui vous motive pour sortir du lit tous les matins ?
• Que voulez-vous que les gens puissent dire de vous en votre absence ?
• De quoi voulez-vous que l’on se souvienne à votre propos ? En quoi voulez-vous vous
distinguer ?
• Quels sont vos buts ? Pourquoi les trouvez-vous importants ?
Un moyen assuré d’être heureux dans la vie privée comme dans le travail consiste à se
donner un objectif ambitieux. Si vous avez clairement conscience de votre « pourquoi », vous
donnez du sens à toutes vos actions ; ce « pourquoi » devient la source ultime dans laquelle
vous trouverez force, conviction et persévérance. Pour atteindre des résultats hors de
l’ordinaire, il faut savoir ce qui compte pour vous, puis avancer au quotidien par de petites
étapes en cohérence avec ce but.

Renforcer sa résilience
Certains individus semblent avoir une botte secrète pour gérer les causes de stress
quotidiennes avec facilité et élégance. La résilience émotionnelle est ce qui va permettre de
conserver une stabilité face à des événements stressants, au lieu de se briser en mille
morceaux.
Il n’y a rien d’étonnant à ce que le terme de résilience soit de plus en plus utilisé. Nous
sommes supposés être connectés en permanence et capables de réagir à tout moment, ce qui
génère beaucoup de stress et de fatigue mentale. La conséquence peut être une façon de
travailler frénétique qui finit par amener au fameux burnout. Nombreuses sont les
entreprises qui évaluent les capacités de résilience lors des entretiens d’embauche. Les
personnes capables de survivre à la diversité des conditions de travail actuelle sont
recherchées.
La bonne nouvelle est que la résilience n’est pas un talent que l’on a ou pas. Vous pouvez
l’acquérir. C’est un peu comme un muscle que vous développez par une pratique régulière.
N’importe qui peut développer cette capacité pour mieux réagir au stress et à la demande.
Voici quelques traits de caractère que partagent les personnes résilientes. Les experts
confirment que vous pouvez les acquérir par une pratique assidue :
• Présence : la présence est un état d’attention active au moment présent. Dans cet état,
vous observez vos propres pensées et vos propres émotions comme à distance, sans juger.
Chacun réagit différemment au stress et aux traumatismes. La présence en pleine
conscience se pratique et c’est une des meilleures formes de guérison et de renforcement
de la résilience.
• Empathie : ce sentiment nous aide à renforcer notre propre image, par le fait
d’apprécier la valeur de ceux qui nous entourent. Le sentiment empathique est
directement lié à la production d’une molécule appelée ocytocine, qui induit un sentiment
de bonheur. Se soucier des autres revient à se faire du bien à soi. Voilà pourquoi
l’empathie n’est pas déplacée en environnement d’entreprise. La réussite personnelle et
de l’équipe bénéficie aussi d’une ambiance professionnelle compassionnelle.
• Acceptation : lorsqu’un problème survient, appropriez-vous-le. Les personnes
résilientes ont compris que cela fait partie des hauts et des bas de la vie de ressentir du
stress et de la douleur de temps à autre. Même si c’est difficile à surmonter sur le
moment, il est préférable de réagir au lieu d’ignorer, de masquer ou de prendre les
choses à la légère. Cherchez les questions qui permettront de résoudre le problème.
Adoptez une pensée critique, utilisez les techniques de résolution de problèmes. Retenez-
vous de chercher un coupable ou une raison extérieure. En acceptant, vous allez
apprendre de vos erreurs et trouver du sens dans les défis qui surviennent au lieu de vous
complaire dans une position de victime.
• Contrôle interne : les personnes résilientes sont persuadées que ce ne sont pas les
forces extérieures, mais elles-mêmes qui contrôlent leur existence. Elles ont une vue
réaliste du monde. Elles savent être proactives pour gérer le stress, elles sont orientées
solution et ont le sentiment de conserver le contrôle, ce qui réduit le stress.
• Optimisme : une personne résiliente trouve le côté positif dans la plupart des situations
et garde confiance dans ses forces. Elle sait pivoter d’une position de victime vers une
position volontaire.
• Soutien : si les personnes résilientes sont fortes, c’est aussi parce qu’elles apprécient la
valeur du support dont elles bénéficient par leurs amis et leur famille. Les gens qui vous
soutiennent vous ouvrent l’espace dans lequel vous pouvez travailler sur vos émotions. Ils
savent vous écouter et à quel moment offrir un peu d’encouragement, sans chercher à
résoudre le problème à votre place par des conseils trop détaillés.
• Sens de l’humour : les gens résilients savent rire des difficultés de la vie. Ce trait de
caractère élargit les perspectives et permet de considérer les problèmes comme des défis
à relever et non comme des menaces. Enfin, rire diminue le niveau de stress et favorise
les hormones du bien-être, par exemple les endorphines.
• Souci de soi : la soif de bien-être peut être étanchée de très nombreuses façons.
Certaines personnes aiment se reposer, lire, écrire leur journal ou méditer. D’autres
préfèrent aller bricoler dehors, écouter ou faire de la musique, prendre un bain ou passer
du bon temps avec les amis. Le soin de soi recouvre toutes les activités qui vont vous
inspirer, nourrir votre âme et recharger vos batteries. Les personnes résilientes savent ce
qui fonctionne pour elles et maintiennent ces activités en priorité.
En renforçant votre résilience, vous vous rendez service dans un monde de plus en plus
stressant. Vous devenez ainsi un coéquipier solide ou un partenaire commercial sur lequel on
peut compter, même dans les situations difficiles.
 Soigner ses motivations personnelles
La motivation est une affaire personnelle. Elle vient du dedans ; vous seul pouvez trouver vos
vraies motivations pour exceller en télétravail. Les théories d’autodétermination proposent
de considérer que les humains ont une tendance innée à vouloir être autonomes, compétents
et reliés aux autres. C’est dans ces conditions que votre moteur interne se met en route ;
vous pourrez réaliser plus de choses dans une vie plus riche. Les personnes qui travaillent de
chez elles ont beaucoup de pouvoir sur ces éléments, ce qui est une bonne chose :
• Autonomie : vous devenez plus autonome si vous êtes capable de décider quand et
comment travailler, avec des arguments appuyant vos décisions et une capacité à
partager et à tenir compte de vos sentiments.
• Compétences : vous améliorez vos compétences en vous attaquant aux travaux qui
posent des défis et vous obligent à apprendre des choses nouvelles. Les compétences sont
également améliorées lorsque vous êtes félicité pour le travail bien fait.
• Connexion : le sentiment d’être connecté découle de celui de se sentir non exclu, d’être
respecté et apprécié, sans oublier un sens de sécurité dans vos relations.

Être un collègue apprécié

Rien n’est plus satisfaisant que faire partie d’une équipe qui gagne. C’est valable en football,
en musique, et dans une équipe de télétravail.
Les équipes en télétravail mettent encore plus l’accent sur la communication, la
collaboration, la confiance et le sens des responsabilités. L’efficacité d’un groupe et les
bonnes connexions surpassent ainsi aisément celles d’une équipe regroupée dans le même
espace physique.
Atteindre un bon niveau d’efficacité et de collégialité n’est pas le fruit du hasard. L’équipe
doit disposer d’un chef qui définit clairement les attentes et communique correctement. Une
fois que les équipiers collaborent bien, il faut exploiter la technologie et rendre chacun
responsable de ses activités. Voici quelques traits caractéristiques d’une équipe efficace et
motivée de travail à distance :
• Vous discutez et vous connectez les uns aux autres tous les jours.
• La confiance règne.
• Vous aimez partager l’attention et vous aimez voir les autres réussir.
• Tous les collègues se comportent et parlent de la même façon dans les réunions de
l’équipe complète et dans les entrevues à deux.
• Lorsqu’une limite a été franchie, le comportement est immédiatement relevé, discuté et
sanctionné par un recadrage.
• Vous n’hésitez pas à intervenir lorsqu’il s’agit d’aider un collègue.
• Chacun maintient un profond respect des différences culturelles des autres.
• Vous savez vous connecter sans effort à un niveau personnel avec les autres.
• En cas de soucis, vous les prenez en charge sans rouspéter, sans vous plaindre ni
engager des discussions privées.
• Les réunions d’équipe sont enrichissantes et chacun peut parler, écouter et comprendre.
• Les gens sont relaxés et les rires ne sont pas rares. Vous avez du plaisir à travailler
ensemble.

Préserver sa vie personnelle

Pour préserver votre équilibre mental et éviter tout épuisement extrême, il est essentiel de
poser des règles et des limites lorsque vous travaillez de chez vous. Expliquez clairement ce
que vous devez réaliser au cours de la prochaine semaine et quel soutien vous pouvez
apprécier de votre équipe et de votre famille. Vous bénéficierez ainsi de l’empathie et de la
compréhension des gens qui pourront ainsi vous aider à réussir.
Expliciter les contraintes
N’hésitez pas à communiquer à propos de vos contraintes et de vos obligations
professionnelles ou personnelles, comme par exemple vous occuper d’un parent âgé ou
réserver une tranche horaire pour vos enfants.
Vous pouvez notamment informer votre famille du créneau horaire pendant lequel il serait
préférable que les lieux soient calmes et que personne n’occupe toute la bande passante
réseau parce que vous préparez une réunion importante. Si vous travaillez à l’international et
avez besoin de vous connecter en dehors d’une journée normale, informez votre équipe et
votre supérieur, et demandez comment faire. Voyez, par exemple, s’il n’est pas possible de
travailler par messagerie ou en mode texte après 17 heures. Demandez que les réunions se
fassent de préférence avant la fin de la journée.
Présentez vos demandes dans l’intention d’aboutir à un accord gagnant-gagnant et pensez à
revoir vos attentes dès qu’elles ne sont plus réalisables, ou n’ont plus lieu d’être.

Poser des limites

Lorsque vous travaillez de chez vous, il est indispensable de poser des limites parce que la
séparation entre travail et vie privée peut facilement devenir floue. Il faut une bonne
discipline pour travailler efficacement tout en protégeant sa vie privée.
Lors de vos premières semaines de télétravail, vous aurez du mal à ne pas surcompenser le
fait de ne pas vous rendre au bureau. Vous allez vouloir travailler plus longtemps et vous
interdire de faire des pauses. D’un autre côté, les tâches domestiques et les loisirs sont une
tentation qui ne cessera jamais d’être présente. Pour bien séparer les demandes, essayez les
techniques suivantes :
• Implantez une frontière physique. Organisez votre espace de travail bien à part de
l’espace privé comme indiqué dans le Chapitre 1. Vous aurez moins de mal à vous défaire
des distractions, tout en marquant mieux la fin de la journée de travail.
• Quand vous travaillez, préparez votre mental. Selon le Département du travail du
Colorado, on entre plus facilement dans un état d’esprit de travailleur en s’habillant
comme pour le bureau, ce qui crée une frontière entre repos et travail. Évitez de passer
par certaines zones de votre domicile, voire de vous asseoir dans certains fauteuils, par
exemple. Quand vous êtes en mode travail, interdisez-vous certaines choses.
• Délimitez des zones interdites aux machines. Les ordinateurs portables et
téléphones sont extrêmement pratiques pour rester au contact des collègues, mais
peuvent trop facilement constituer des fils à la patte et devenir une importante cause de
stress. Choisissez certains espaces chez vous dans lesquels vous vous interdisez d’utiliser
vos appareils : votre chambre, la salle de bains ou le salon. Vous saurez que vous avez
franchi une frontière lorsque vous vous surprendrez en train de répondre à vos messages
ou écouter votre répondeur en pleine nuit.
• Créez des pense-bêtes pour les pauses. De courtes pauses aident à refaire le plein
d’énergie. Voyez si vous pouvez lancer un compte à rebours pour savoir quand vous avez
travaillé une heure. Dès que l’alarme se déclenche, attribuez-vous quelques minutes de
pause, allez chercher un café, étirez-vous ou allez respirer l’air frais. Il est vital de se
lever de son fauteuil plusieurs fois dans la journée.
• Faites garder les enfants et soigner les animaux. Envisagez de faire garder vos
enfants. S’ils sont plus grands, demandez-leur de ne pas vous déranger quand vous
travaillez. Demandez-leur de dessiner plusieurs panneaux avec de grands signes en
couleur que vous pourrez poser tour à tour autour de votre espace. Vous pourrez ainsi
leur faire savoir quand ils peuvent vous interrompre ou patienter. Ne soyez pas trop
rigide pour autant. Un des grands avantages du télétravail est que rien ne vous empêche
d’avoir un petit moment privilégié avec vos enfants lorsqu’ils rentrent de l’école.
• Microvoyagez jusqu’à votre bureau. Prévoyez une petite marche avant d’attaquer
votre journée. Dix minutes autour de chez vous peuvent suffire à faire le plein d’énergie
et surtout à créer une rupture symbolique entre les tâches ménagères et le travail. De
même, en fin de journée, changez-vous pour symboliser la fin de la journée de travail.
• Éteignez tout. Lorsque le moment est venu d’en finir pour la journée, il faut vraiment le
faire. Il faut éteindre l’ordinateur, basculer le téléphone sur répondeur et quitter l’espace
de travail. Ces gestes sont essentiels pour votre bien-être émotionnel. En dehors des
heures de travail, reportez toute votre attention sur vous-même et sur votre famille.
Faites tout ce qui est possible pour dorloter votre mental et refaire le plein pour le
lendemain.
 DANS CE CHAPITRE :
Surveiller ses arrières et être prêt à se montrer
•
Réduire les bruits
•
Parler clairement et chercher le regard
•
Bonnes et mauvaises pratiques
•
Apprendre la patience

Chapitre 3
L’art et la manière des téléréunions

D ès que vous commencez à travailler depuis chez vous, il devient indispensable de

pouvoir se réunir avec d’autres en distanciel. Vous allez donc rapidement vous
habituer aux téléréunions vidéo. Ce mode de rencontre est de première
importance pour maintenir le lien avec vos collègues et entretenir une relation avec vos
clients à l’international, d’autant plus lorsque le déplacement physique est impossible ou
fastidieux.
Participer à une téléréunion requiert le même niveau de préparation et de sérieux que pour
une réunion en présenciel dans une salle. Les bonnes manières en vigueur dans les réunions
traditionnelles restent de mise, et quelques nouvelles précautions spécifiques au distanciel
s’y ajoutent. Vous augmenterez la productivité de votre environnement en les appliquant.
Dans ce chapitre, nous allons détailler ces manières de se présenter et de s’exprimer afin que
vos clients et collègues vous apprécient comme un professionnel respectable. (Les
Parties 3 et 4 présenteront les deux outils de téléréunion Zoom et Microsoft Teams.)

Surveiller ses arrières

L’expérience montre qu’il est moins facile de rester concentré sur la présentation ou la
discussion en cours à distance plutôt qu’en présenciel. Une étude récente montre
qu’environ 34 % des participants à une téléréunion ont tendance à se divertir en admirant le
décor derrière leurs collègues, et ne sont donc plus vraiment présents à la réunion. Un
article paru dans le New York Times va jusqu’à prétendre que scruter la façon dont est
arrangé le lieu de vie privée des collègues en analysant l’arrière-plan de la caméra serait l’un
des plaisirs que nous laisse la situation d’isolement croissant que notre 21e siècle semble
nous promettre.
Ces distractions posent un vrai problème, notamment lorsque les enjeux sont importants :
entretien d’embauche, négociation commerciale, formation ou prise de contact avec un
nouveau client.
Vos collègues, clients ou fournisseurs ne vont pas vous prendre au sérieux s’ils devinent un
tas de linge sale ou un lit mal refait derrière vous. Vous devez réduire les occasions de
déconcentration en choisissant ou créant un arrière-plan qui serve votre objectif.
Le Chapitre 1 a rappelé l’importance qu’il y a à ajouter une touche personnelle à votre poste
de télétravail. Pour autant, réfléchissez avant de vous servir de ce même environnement
comme cadre pendant vos téléréunions. Le fond doit paraître professionnel et libre de tout
élément visuellement accrocheur. L’éclairage doit être correct, de préférence en lumière
naturelle dès que possible. Remettez en ordre tout le point de vue en fond d’image. Une
cloison de couleur neutre enrichie d’un tableau, d’une lampe et/ou d’une plante verte est un
choix sûr.
Si le fond d’image ne peut pas être aisément désencombré, sachez que la plupart des outils
de vidéoconférence permettent d’incruster des fonds virtuels derrière vous. Vous en
trouverez des centaines sur le Web pour vous transporter en un instant sur une île tropicale,
 en haut de la tour Eiffel, dans une luxueuse salle de conférence, ou même dans un pré.
En choisissant un fond virtuel approprié, vous montrez un peu de votre personnalité, ce qui
peut favoriser la concentration des participants sur le message que vous voulez transmettre.
De plus, un fond spécifique peut réduire les réticences de certains invités. Un récent sondage
a indiqué que presque la moitié des utilisateurs interrogés préfèrent ne pas activer la caméra
pendant les réunions d’abord pour ne pas laisser voir ce qu’il y a derrière eux, et 75 %
préfèrent l’audio seul à la vidéo. Si vous vous reconnaissez dans ces profils, il est temps de
tirer profit des fonds virtuels.

Être prêt à se montrer

Travailler de chez soi ne justifie pas d’abandonner vos exigences de professionnalisme. Qu’il
est facile de tomber dans ce piège de relâchement lorsque votre trajet domicile-travail se
réduit à quelques mètres. Bien sûr, vous pourriez croire que votre façon de vous habiller n’a
aucune contrainte dans votre espace privé. Pourtant, dans vos téléréunions, vous serez
immanquablement jugé si vous laissez soupçonner que vous sortez du lit et que votre salle de
bains était occupée juste avant la réunion de début de semaine. Utilisez votre bon sens pour
savoir comment vous présenter devant la caméra.
Voici quelques conseils de préparation à appliquer avant un appel vidéo afin de se montrer
présentable :
• Sus au pyjama ! Mettez des vêtements propres. (La résolution des webcams actuelles
permet de vérifier qu’une chemise est repassée.)
• Recoiffez-vous. Sans en faire trop, soyez présentable.
• Positionnez la caméra à hauteur des yeux. Remontez un peu l’écran en le posant sur
des livres, afin que les interlocuteurs ne vous regardent ni d’en haut, ni d’en bas. La
caméra doit être installée de manière stable.
• Soignez l’éclairage. Mettez votre visage en valeur avec une lampe ou en vous plaçant
face à une fenêtre.
• Portez des vêtements aux tons neutres et unis et ôtez vos bijoux. Les motifs
déconcentrent et les bijoux font du bruit quand vous bougez.
• Choisissez un endroit calme et confortable. S’il vous est impossible d’empêcher que
l’on entende vos enfants crier, votre chien aboyer ou la tondeuse vrombir, faites de votre
mieux pour trouver un lieu dans lequel vous pouvez entendre et être compris.
• Revérifiez votre apparence visuelle avant d’entrer en réunion. Cela vous évitera
d’être surpris en train de vous recoiffer ou de vous réajuster en public.

Réduire les bruits et profiter du bouton Mute

Rien n’est plus désagréable qu’un effet d’écho ou de Larsen causé par un microphone qui
recapte en boucle son propre son par les haut-parleurs. Dans un environnement bruyant
(café, aéroport, etc.), coupez le microphone quand vous ne parlez pas. Les autres pourront
plus facilement déterminer à quel moment ils peuvent intervenir. Dans les grandes réunions,
coupez (« mutez ») le micro, sauf pour parler, même si votre bureau est calme.
Par principe, les téléréunions produisent un certain bruit de fond technique. Vous éviterez
donc d’en ajouter. Instaurez du silence dans votre environnement : fermez la fenêtre, arrêtez
la musique, éteignez la télévision et déconnectez votre telliphone (smartphone), éloignez
votre animal de compagnie et prévenez ceux qui partagent les lieux que vous ne pouvez pas
être dérangé pendant une durée que vous annoncez. Organisez-vous pour ne pas avoir à trop
vous servir du clavier ; les cliquetis de touches dérangent et peuvent laisser croire que vous
n’êtes pas vraiment disponible. Suspendez enfin toutes les notifications des applications sur
votre ordinateur.
Si, malgré vos dispositions, le niveau de bruit de fond environnant reste gênant, envisagez un
casque ou des écouteurs à réduction de bruit. Voici quelques points à considérer :

• Choisissez entre casque audio, écouteurs et oreillettes intra-auriculaires. Les

casques offrent en général une très bonne isolation aux bruits, mais votre présence
visuelle en souffrira un peu.
 (N. d. T) Les deux termes écouteurs et oreillettes semblent interchangeables. Nous
choisirons de réserver « oreillettes » aux nouveaux écouteurs intra-auriculaires qui
s’enfoncent dans le conduit auditif, qu’ils soient filaires ou sans fil.

• Réfléchissez au domaine d’utilisation principal. Un appareil filaire est meilleur

marché, mais l’absence de fil à la patte est vraiment pratique. Si vous comptez vous servir
de l’appareil pour écouter de la musique, vérifiez les performances audio.
• Vérifiez l’autonomie. Un bon casque ou une bonne paire d’oreillettes sans fil doivent
tenir au moins 25 heures avant recharge.
• Essayez en magasin. Demandez au vendeur de parler près de vous et de diffuser de la
musique en dehors de votre casque pour juger de l’efficacité de la réduction de bruit.
• Déterminez votre budget. Toutes vos téléréunions auront besoin de cet appareil audio,
même celles dans lesquelles la vidéo n’est pas utilisée pour des raisons de bande
passante. Choisissez donc votre casque ou vos oreillettes avec soin.
• N’espérez pas un silence total. Les réducteurs de bruit procurent un confort réel,
mais ils ne peuvent pas tout filtrer.

Parler clairement et chercher le regard

Les technologies de vidéoconférence se sont fortement améliorées, mais il reste conseillé de
parler lentement en articulant bien et d’éviter d’interrompre les autres. Cela est encore plus
vrai lorsque certains participants n’ont pas le même niveau d’aisance dans la langue choisie
pour la réunion (lorsqu’il s’agit de l’anglais pour des français). Si votre microphone est
correctement réglé, vous n’aurez normalement pas besoin de parler fort, le volume normal
devant suffire.
Les grands orateurs savent qu’il est indispensable d’établir un contact visuel pour impliquer
l’auditoire. Lorsque c’est à votre tour de parler, regardez bien la caméra et non les visages
souriants des collègues sur l’écran. Il faut un peu de temps pour s’habituer à bien viser le
petit rond de l’objectif et à maintenir ce contact pendant toute la durée de la prise de parole.
Lorsque vous regardez bien la caméra, vous semblez beaucoup plus naturel. Et cela vous
garantit de maintenir un lien efficace avec les autres, ce qui augmente l’impact de votre
intervention.
La plupart des outils de vidéoconférence permettent de participer à la réunion sans
interrompre l’orateur. Vous pouvez par exemple utiliser la fenêtre de discussion de chat,
partager une émoticône ou lever la main pour poser une question. Ces outils deviennent
indispensables lorsque la réunion se fait en partie en présenciel et en partie en distanciel.
Une autre fonction intéressante consiste à enregistrer la réunion. Cela évite de devoir
prendre trop de notes et permet à chacun de participer totalement. Il suffit de dire que
l’enregistrement pourra ensuite être transmis à tous les participants. Parfois, une
transcription au format texte est réalisable, ce qui permet à ceux qui n’ont pu participer à la
réunion d’en prendre connaissance plus tard.
(N. d. T) Si vous envisagez d’enregistrer la réunion, prenez soin d’en informer tous les
participants d’abord.

De nos jours, tous les ordinateurs sont dotés d’une caméra et d’un microphone, mais la
qualité n’est pas toujours la même. Si vous constatez que votre webcam ou que votre
microphone ne sont pas d’un niveau suffisant, vous devez envisager d’acquérir des
périphériques complémentaires afin de jouir d’une qualité sonore et visuelle optimales
pendant les réunions.
Voici quelques conseils pour acquérir une webcam :
• Résolution. Moins celle-ci sera élevée, plus l’image sera floue.
• Taux de frame. Ce paramètre, qui correspond à peu près au nombre d’images par
seconde, détermine la fluidité de la vidéo. Si la webcam n’offre pars un paramètre
suffisant à ce niveau, l’image va être hachée. Cherchez au minimum 15 FPS (frames per
second).
• Autofocus. Cette fonction permet de refaire le point automatiquement sur votre visage
lorsque vous bougez pendant la présentation ou la prise de parole.
 • Compatibilité. Vérifiez bien sûr d’abord que la caméra que vous envisagez pourra
fonctionner sur votre système d’exploitation.
Voici quelques conseils pour acheter un microphone externe :
• Prix. Un microphone USB basique conviendra à la plupart de vos besoins. Si vous
prévoyez une utilisation intensive, par exemple la création de tutoriels, envisagez un
microphone de meilleure qualité. Voyez par exemple le Blue Yeti.
• Facilité de paramétrage. Vous choisirez bien sûr un microphone qui est directement
détecté par le système d’exploitation concerné. Puisque c’est un appareil
complémentaire, il vous restera à le sélectionner dans les paramètres audio pour qu’il
remplace le microphone interne de l’ordinateur.
• Taille. Si vous voulez éviter de devoir imposer un gros microphone devant vous sur la
table, optez pour un micro-cravate, qui sera également plus facile à transporter en
déplacement.

Bonnes et mauvaises pratiques

Toute réunion vous donne l’opportunité d’établir une relation de confiance avec vos clients et
vos collègues et d’augmenter leur implication. Veillez à ne pas gâcher ces opportunités en
vous préparant mal ou en laissant les choses à la merci du hasard.

Bonnes pratiques de téléréunion

En adoptant les quelques conseils suivants, vous serez certain d’être conforme aux bonnes
pratiques et de favoriser l’implication des participants aux téléréunions :
• Contrôle technique. Avant de rejoindre chaque réunion, vérifiez vos paramètres pour le
microphone et la caméra. Vous devez être visible et audible dès que vous entrez en
réunion.
• Si le débit de votre ligne Internet semble insuffisant, voyez les points suivants :
Y a-t-il d’autres personnes sur la même ligne qui consomment la bande passante, par
exemple avec Netflix ou un jeu en ligne ? Pouvez-vous leur demander de faire une pause
le temps de votre réunion ?

Avez-vous laissé des dizaines de fichiers ouverts dans des applications ? Quittez tous les
programmes dont vous n’avez pas besoin pendant la réunion.
Pouvez-vous remplacer votre liaison Wi-Fi par une liaison filaire au moyen d’un câble
Ethernet relié au modem/routeur ? Cela va normalement augmenter fortement les
performances.
• Visez une qualité optimale. Si possible, utilisez un ordinateur plutôt qu’un telliphone
car la qualité des vidéos n’est pas toujours aussi régulière sur un appareil mobile. Utilisez
un casque ou des oreillettes de préférence à vos haut-parleurs.
• Réclamez l’utilisation de la vidéo lorsque c’est important. Le langage corporel
permet de juger de l’implication de l’auditoire. Les participants peuvent voir les émotions
et les réactions des uns et des autres, ce qui humanise la relation. Ce ne sont plus
seulement des voix, mais des visages.
Allumez votre caméra un peu avant le début de la réunion pour que les participants puissent
discuter de choses et d’autres, de façon informelle. Si vous ne demandez pas à tout le monde
d’allumer sa caméra, pensez à la faire allumer avant le début de la réunion juste pour dire
bonjour. Ce contact visuel dynamise la réunion.
• Ne négligez pas les brise-glace. Il s’agit des questions ou des activités qui permettent
aux participants de se relaxer et d’entrer plus aisément en réunion. En instaurant une
atmosphère positive, les brise-glace réduisent les barrières sociales et poussent les gens à
se faire davantage confiance. Soyez créatif dans vos actions brise-glace : partagez une
image que vous aimez ou montrez l’espace de travail ou l’environnement. Vos actions
brise-glace doivent être rapides et positives, jamais personnelles.
• Établissez ou réclamez un ordre du jour. Lorsque vous avez été invité à une réunion,
vérifiez que vous avez reçu un ordre du jour ou réclamez-en un. Cela doit vous donner
une idée de l’objectif, et vous préparer à participer et à dégrossir vos idées. Si vous êtes
l’organisateur, prévoyez des moments de discussion dans le plan de réunion pour que les
 gens soient poussés à contribuer. Servez-vous de vos outils techniques tels que les salles
de pause, le tableau blanc, les sondages et les discussions (tchats).
• Suscitez des réactions. Repérez les participants silencieux et prévoyez des questions
spécifiques pour qu’ils participent aussi. Ne laissez pas une ou deux personnes
monopoliser les débats. Faites en sorte que chacun puisse donner son avis en prenant la
parole. Vous êtes ainsi certain que tous se sentiront concernés, et cela vous permet de
vérifier qu’aucun des participants n’est présent qu’en pointillé et fait autre chose en
parallèle.
• Assurez un suivi. Vous avez certainement connu ces discussions informelles qui fusent
juste après la fin d’une réunion. C’est à ce moment qu’apparaissent des conversations et
des opinions concernant ce qui a été dit. Prévoyez d’assurer un suivi avec les participants,
cherchez à recueillir leurs avis et leurs inquiétudes réelles. En assurant ce suivi, vous
prouvez votre intérêt et renforcez la confiance.

Les erreurs à éviter

Voici les choses que vous devez absolument surveiller dans une téléréunion :

• Ne soyez jamais en retard. Les participants vont remarquer que vous arrivez en
retard, surtout si c’est une petite réunion. Cela peut laisser croire que vous n’êtes pas
très concerné par le sujet. Évitez d’entrer en réunion juste après être sorti d’une autre.
Vérifiez d’abord que l’audio et la vidéo fonctionnent. Présentez-vous avant de prendre la
parole pour que tous sachent qui parle.
• Ne bougez pas trop. Ces mouvements sont perturbants et laissent croire que vous êtes
anxieux. Limitez vos mouvements ou bien levez-vous si cela peut vous aider à rester
concentré et calme. Si vous êtes du genre à parler avec les mains, vérifiez que cette
habitude ne va pas perturber votre message ou empêcher de voir l’expression de votre
visage. Si vous avez besoin de vous déplacer chez vous à cause de problèmes de son ou de
bande passante, éteignez d’abord la caméra et coupez le micro jusqu’à être repositionné.
• Ne restez pas trop loin. Certaines personnes n’aiment pas montrer un gros plan de
leur visage dans les réunions et s’installent en arrière. Pourtant, la proximité a un effet
important sur votre efficacité de communicant et votre niveau d’implication. Votre tête,
votre cou et le haut du corps doivent être visibles pour que les autres puissent suivre vos
expressions et votre langage corporel.
• Ne grignotez pas. Ne mangez jamais pendant une réunion, même si elle se déroule
pendant votre heure de repas normal. Les autres ne peuvent pas sentir ce que vous
grignotez, mais ils vous entendent mâcher. Personne n’a envie de vous voir vous empiffrer
pendant que les autres se retiennent, sauf bien sûr s’il s’agit d’une rencontre informelle
avec un apéritif virtuel.
• Parlez à haute voix. Parlez toujours un peu plus fort qu’à l’accoutumée dans une
téléréunion. Vous êtes ainsi certain que les autres entendent bien et cela vous donne
confiance dans votre message. Imaginez que vous parlez dans une grande salle de
conférence.
• N’interrompez pas les autres. Dans une réunion bien menée, chacun a l’occasion de
parler, et la prise de parole se fait en général tour à tour. Certains outils permettent de
définir des positions autour d’une table de conférence virtuelle. Si rien n’est prévu,
attendez que personne ne parle avant de partager votre opinion. Si certains collègues
sont trop bavards, envisagez de donner une limite de temps de parole pour régler le
problème.
• Restez concentré sur la réunion. D’après une étude de la société InterCall, 65 % des
gens font autre chose pendant les téléréunions : 60 % s’occupent de leur courriel et 43 %
consultent les réseaux sociaux. Tous ces comportements sont à bannir. Vous devez
totalement rester concentré sur la réunion. C’est une marque de respect et d’efficacité.
• Ne discutez pas en privé. Ne vous permettez pas de discuter en cachette dans une
réunion. Cela englobe les échanges vocaux, les SMS et toutes les discussions texte,
d’autant plus avec ceux qui ne sont pas dans la réunion.
• Ne quittez pas la réunion sans dire au revoir. Saluez les participants pour les
informer que vous allez quitter la réunion, soit de façon orale, soit par la fenêtre de
 discussion. Bien sûr, les gens verront que vous avez quitté la réunion lorsque votre avatar
disparaîtra, mais il est toujours préférable de faire l’effort de prendre congé.
• Ne restez pas silencieux. Si vous participez à une réunion, c’est pour une raison.
Souvenez-vous depuis combien de temps vous n’avez rien dit. Appliquez la règle des
« trois » dans la réunion : vous fournissez trois solutions, vous posez trois questions et
vous donnez trois avis. Vous montrerez ainsi que vous êtes concerné et un membre
précieux de l’équipe.

Apprendre la patience
La maîtrise des outils technologiques fait naître de nouveaux défis, et nous ne sommes pas
tous armés de la même manière pour y répondre. Soyez patient avec les personnes qui
découvrent comment utiliser leur outil de téléréunion. Si une personne ne répond pas
immédiatement, laissez-lui quelques secondes. Le retard peut être lié à un problème audio ou
bien la personne cherche désespérément comment réactiver son microphone.
N’oubliez pas d’être relaxé et de prendre du plaisir. Ne masquez pas votre personnalité et
n’hésitez pas à briser la glace avec un trait d’humour. Plus vous ajoutez d’enthousiasme, plus
les gens seront concentrés.
Il faut un peu de temps pour s’habituer aux réunions vidéo. Si vous travaillez de chez vous,
vous allez rapidement prendre l’habitude d’utiliser votre caméra au long de vos journées de
travail. Donnez-vous du temps pour bien maîtriser vos outils, car ils constituent le chaînon
essentiel de votre connexion à l’équipe, à vos clients, vos fournisseurs et tous les autres
partenaires.
Respirez profondément pour calmer votre esprit, reconcentrer le cerveau et stabiliser votre
système nerveux. Si vous sentez monter de l’impatience ou de la frustration pendant une
téléréunion, inspirez cinq fois profondément par le nez en expirant par la bouche, et
remplissant bien vos poumons. Cette astuce éliminera rapidement tout début d’anxiété.
Avant d’aborder un sujet sensible et très émotionnel, demandez à poursuivre la réunion avec
votre telliphone, en marchant.
L’essentiel est de savoir détecter l’apparition de l’impatience. C’est le signe qu’il vous faut
calmer les choses et vous reconcentrer. Voyez par exemple si vous ne pourriez pas poser
quelques autres questions, pour vous rebrancher sur les autres participants et favoriser une
communication authentique. En fin de compte, tout le monde en sortira plus heureux, ce qui
est d’une grande valeur dans les environnements virtuels.
 Partie 2
Slack
Dans cette partie :
• Variantes de Slack, espaces de travail, rôles et autorisations
• Canaux Slack publics et privés
• Messages directs Slack et partage de fichiers
• Notifications, changement de statut et contrôle du flux de notifications
 DANS CE CHAPITRE :
Forfaits et tarifs
•
Changer de forfait
•
Créer un espace de travail
•
Découvrir les rôles Slack
•
Configurer le profil et les paramètres de compte

Chapitre 4
Découverte de Slack

S lack permet de fluidifier le travail collaboratif sous de nombreux aspects. Bien sûr, il
faut d’abord apprendre à s’en servir. Dans ce premier chapitre, nous allons passer
en revue les mécanismes de rôles sur lesquels se fonde Slack, puis l’installation et
les principaux paramètres. Nous verrons également les avantages des différents forfaits.

Les possibilités de paramétrage de Slack sont énormes, et ce chapitre ne prétend pas les
présenter toutes. Il se concentre sur les points essentiels qui vous permettront de
commencer à maîtriser l’outil.

Forfaits Slack
Slack propose plusieurs forfaits, dont un gratuit.

Forfait gratuit
Ce forfait initial permet à une entreprise et à ses salariés d’utiliser Slack sans bourse délier.
Il donne accès à une bonne palette de fonctions, avec évidemment des limitations. Il n’est
possible de chercher que parmi les 10 000 plus récents messages échangés dans un espace
de travail (nous verrons les espaces de travail dans ce même chapitre.) Les messages plus
anciens sont inaccessibles dans les résultats de recherche, sans être supprimés. Par ailleurs,
vous êtes limité à 10 applications complémentaires tierces par espace de travail. Si vous
tentez d’en ajouter une onzième, un message vous rappelle cette limitation typique des
forfaits gratuits et vous propose de basculer vers un forfait payant.
Pas plus que les autres forfaits, le forfait gratuit ne vous garantit que vous pourrez utiliser les
applications tierces à perpétuité. En effet, ces applications ne font pas partie du forfait Slack
et font l’objet d’une tarification spécifique.
Il n’y a pas de limite de durée dans le forfait gratuit.

Si votre forfait gratuit se montre insuffisant, vous pouvez promouvoir votre compte vers l’un
des trois forfaits disponibles :
• Standard ;
• Plus ;
• Enterprise Grid.
Ces trois forfaits sont désignés de façon collective dans la suite en tant que forfaits payants
(ou Premium).
 Forfait Standard
Le forfait Standard est le moins coûteux. Il est destiné aux très petites entreprises et PME.
Un département ou un groupe de travail dans une entreprise plus vaste peuvent tout à fait
choisir ce forfait.
Ce forfait donne accès aux comptes invités, à la centralisation d’identification SSO (Single
Sign-On), aux canaux multiespaces de travail. Il n’y a plus de limite aux recherches dans les
messages. (Si un espace contient 250 723 messages, vous pouvez tous les retrouver.) Slack y
ajoute les appels de groupe, le partage d’écran et un nombre non limité d’applications
tierces.
Le forfait Standard est facturé par personne 7,50 euros/mois sans engagement et
6,25 euros/mois en facturation annuelle (soit 75 euros par an).

Forfait Plus
Le forfait Plus conserve toutes les fonctions du forfait Standard, mais il est destiné aux
entreprises de plus grande taille et celles ayant besoin d’outils d’administration sophistiqués.
Il assure un taux de disponibilité de 99,99 %, des mécanismes de sécurité complexes, des
fonctions d’export de données, une personnalisation des conditions de maintien historique
des messages, des limites de stockage supérieures par utilisateur et un support 24 heures
sur 24 par messagerie.
Le forfait Plus est facturé par personne 14,10 euros/mois sans engagement et
11,75 euros/mois en facturation annuelle (soit 141 euros par an).
Tous les forfaits payants n’imposent plus de limite au nombre d’applications simultanées,
mais cela ne signifie nullement que la jouissance de ces applications soit gratuite.

Forfait Enterprise Grid

Ce forfait constitue l’offre la plus sophistiquée et la plus récente. Vous disposez d’une
solution à hautes performances qui s’adresse d’abord aux multinationales ayant décidé
d’adopter Slack à vaste échelle. IBM, Stargate et le New York Times par exemple l’ont déjà
choisie. Le forfait Enterprise s’adresse aux sociétés qui ont besoin de fonctions de sécurité
plus détaillées, une suppression de la limite du nombre de licences, un support téléphonique,
un téraoctet d’espace de stockage par utilisateur, parmi d’autres puissantes fonctions.
Il n’y a pas de prix prédéfini pour ce forfait. Vous pouvez en déduire deux choses :
• La redevance annuelle n’est sans doute pas négligeable.
• Le montant varie en fonction du nombre d’utilisateurs.
Dans les faits, une société de 20 000 salariés économisera en adoptant le forfait Enterprise
Grid. Il suffit de calculer de tête le montant du forfait Plus multiplié par le nombre de
personnes.
En général, il est conseillé de passer par des fiançailles avant de se marier. Dans le même
ordre d’idées, nous conseillons d’utiliser les autres forfaits payants de Slack avant de
s’engager pour une licence Enterprise Grid.

Note : dans ce livre, nous présentons des fonctions disponibles dans tous les forfaits payants.
Lorsque nous mentionnerons une fonction spécifique à Enterprise Grid, nous l’indiquerons.

Changer de forfait Slack

Slack permet de changer facilement de forfait, en promotion comme en rétrogradation.

Promotion
Pour passer d’un forfait Slack vers un forfait plus riche, procédez ainsi :
❶ Cliquez à gauche dans le nom de l’espace de travail actif.
 ❷ Dans le menu déroulant, choisissez Paramètres et administration, puis Paramètres de
l’espace de travail.
Vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet dans le navigateur.
❸ Vous voyez en haut à droite un bouton Forfaits représentant une fusée. Cliquez-le.
Un menu local présente plusieurs options ainsi qu’un lien permettant de comparer les
forfaits.
❹ Choisissez le forfait désiré et suivez les instructions.
Slack vous guide tout au long du processus. Vous obtenez finalement un message du
robot SlackBot qui confirme la promotion.
Le changement de forfait est monolithique. Vous ne pouvez pas adopter un forfait plus riche
tout en laissant les autres membres de l’équipe être limités par le forfait gratuit. Cette
contrainte devient compréhensible si l’on se souvient que Slack est d’abord un outil pour
travailler en équipe.

Rétrogradation
Rien ne vous empêche de revenir à un forfait moins onéreux. Les principales conséquences
peuvent être celles-ci :
• perte d’accès à certaines fonctions ;
• utilisation de certaines fonctions dans une version plus limitée ;
• nécessité de modifier l’accès aux canaux pour les invités actuels.
Pour rétrograder, il suffit de suivre les mêmes instructions que pour la promotion, mais vous
choisissez un forfait inférieur.
Les conséquences détaillées de la rétrogradation de forfait sont disponibles dans la page
https://bit.ly/sl-downgr.

Premier contact avec un espace de travail Slack

Revenons un peu en arrière, jusqu’à l’époque où les outils technologiques dont nous parlons
n’existaient pas. Pas d’ordinateur, pas de téléphone intelligent (telliphone), pas d’application
et pas d’Internet.
Imaginez une réunion dans une grande salle. Tous les participants peuvent se regrouper
devant la scène pour une déclaration générale. En revanche, la plupart des activités vont se
dérouler sous forme de petits groupes. Les gens vont se regrouper en fonction de leurs
centres d’intérêt. Les discussions vont aborder des sujets extrêmement variés, en fonction
des intérêts de chacun, et du désir de partager des idées et des avis, et de chercher des
solutions à des problèmes. Les personnes vont lancer des votes pour entériner des accords.
Certaines personnes vont prendre des notes détaillées qu’ils vont archiver. Tout le monde
pourra ainsi vérifier plus tard qui a déclaré quoi, quand et pourquoi. Ces traces sont
essentielles.
Cette réunion physique est une version non technologique de ce qui constitue le point de
départ de Slack : un espace de travail. Cet espace virtuel est le produit de la combinaison
astucieuse de différentes technologies et outils de communication, parmi lesquels :
• des canaux (des sortes de salles de discussion) ;
• des messageries instantanées individuelles et de groupe ;
• une puissante fonction de recherche ;
• une fonction de partage d’écran (dans les forfaits payants) ;
• des appels vidéo.
En réunissant ces différentes possibilités et en les coordonnant, on obtient un objet
fonctionnel que l’on appelle un espace de travail. La Figure 4.1 donne un aperçu du contenu
d’un canal dans un espace de travail.
Figure 4.1 Vue générale d’un espace de travail Slack.

(N. d. T.) Dans la suite du texte, nous abrégerons souvent « espace de travail » en « espace ».

Les utilisateurs du forfait Enterprise Grid connaissent en outre le concept d’organisation qui
est une sorte de conteneur pour plusieurs espaces de travail. Une organisation contient toute
une série de canaux. Les autres forfaits ne disposent pas de ce méta-espace.

Créer un nouvel espace de travail

Vous serez autorisé à accéder à plusieurs espaces de travail en fonction de la façon dont
l’entreprise utilise Slack et de vos prérogatives. Vous commencez par un premier espace, et
en ajoutez d’autres au besoin.
Si votre organisation utilise déjà un espace de travail Slack et que vous vouliez le rejoindre,
voyez la prochaine section.

Voici comment créer un espace de travail :

❶ Rendez-vous à l’adresse www.slack.com/create, saisissez votre adresse de messagerie
et cliquez Suivant.
Slack envoie un code de confirmation dans votre boîte de réception. Ne fermez pas la
fenêtre du navigateur.
❷ Récupérez le code dans votre boîte de réception et saisissez-le dans la page du
navigateur.
❸ Saisissez le nom de votre équipe ou de votre organisation puis validez par Entrée ou en
cliquant Suivant.
❹ Fournissez un nom pour votre espace de travail puis validez par Entrée ou Suivant.
 Slack va créer l’espace avec le nom demandé ainsi que deux canaux génériques qui se
nomment #aléatoire et #général. Nous reviendrons plus en détail sur les canaux dans
le Chapitre 5. Pour l’instant, considérez qu’il s’agit de conteneurs dans votre espace de
travail permettant aux utilisateurs de se focaliser sur certains sujets.
❺ (facultatif) Saisissez les adresses des gens que vous invitez dans cet espace. Vous pouvez
aussi obtenir un lien d’invitation que vous enverrez par messagerie. Vous pourrez
toujours ajouter d’autres membres à votre espace plus tard.
Slack va alors créer votre espace.
❻ Cliquez si nécessaire le bouton pour voir votre canal dans Slack.
Slack va ouvrir l’espace dans une nouvelle page du navigateur ou une nouvelle fenêtre. Le
curseur de saisie est directement inséré dans le nouveau canal.
❼ Cliquez éventuellement le bouton pour clore l’inscription.
❽ Saisissez le nom et un mot de passe acceptable puis cliquez Suivant.
❾ Donnez un titre à votre espace de travail.
Par défaut, le nom proposé est celui qui avait été saisi dans l’Étape 3, mais vous pouvez le
renommer ici. Si l’adresse URL qui en découle est disponible, vous pouvez modifier la
première partie de cette adresse (elle mène à votre espace). Voici la synthèse générale
d’une adresse URL d’espace de travail :
https://[NomEspace].Slack.com
Notez que le sigle URL signifie Uniform Resource Location ; les adresses des sites Web sont
des URL.

❿ Validez par Entrée ou Suivant.

⓫ (facultatif) Ajoutez éventuellement les adresses d’autres futurs coéquipiers ou récupérez
le lien d’invitation. Toute personne dont l’adresse de messagerie utilise le même domaine
Internet peut être invitée à vous rejoindre. Une page de confirmation apparaît si vous
avez invité d’autres personnes.
⓬ Cliquez le bouton pour démarrer la conversation.
Vous voici dans votre nouvel espace de travail et vous pouvez commencer à collaborer
avec vos collègues.
Le processus peut s’avérer différent dans le cas du forfait Enterprise. Certaines étapes ne
sont accessibles qu’aux personnes titulaires d’un compte de propriétaire ou d’administrateur
d’espace.

Vous pouvez créer plusieurs espaces au départ puis les consolider par la suite.

Se connecter à un espace existant

Slack offre deux moyens pour accéder à un espace de travail existant :
• en demandant puis recevant une invitation par messagerie ;
• en y accédant manuellement.
Prenez contact avec la personne ou le département qui pourra vous envoyer une invitation.
Une fois que vous êtes ainsi ajouté à un espace par un propriétaire ou un administrateur,
vous recevez une invitation comme celle montrée en Figure 4.2.
Figure 4.2 Invitation d’accès à un espace de travail Slack.

Il suffit d’accepter en cliquant le bouton proposé.

Il est possible que le propriétaire ou l’administrateur de l’espace ait activé un processus de
connexion ouvert. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin d’être invité pour accéder à l’espace.
Prenons un exemple. La société Marillion a autorisé toute personne dont l’adresse de
messagerie fait partie de son domaine (marillion.com) à se connecter. Dans ce cas, les
salariés n’ont pas besoin d’attendre de recevoir une invitation. Il leur suffit de visiter
l’adresse https://marillion.slack.com pour se connecter et entrer dans l’espace.
Supposons que vous êtes salarié de la société Marillion, mais ne connaissez pas l’adresse
URL de l’espace désiré. Dans Slack, il suffit d’aller à l’adresse générale
www.marillion.com/signin puis d’y utiliser le lien de recherche d’espace. Slack présente la
page montrée en Figure 4.3.

Figure 4.3 La page de recherche d’un espace de travail.

La première option vous demande de saisir votre adresse de messagerie. Slack va alors
réaliser trois opérations :
• vérifier que l’adresse de messagerie existe bien ;
• vérifier que vous êtes autorisé à accéder à un espace existant ;
• vérifier que l’adresse URL de cet espace est bien https://marillion.Slack.com. (Une
même adresse de messagerie permet d’entrer dans plusieurs espaces. Slack les identifie
tous.)
Slack confirme que votre recherche aboutit (Figure 4.4). Une fois les trois vérifications
réalisées, Slack vous envoie un message avec un lien d’accès à l’espace. Lorsque vous cliquez
ce lien, vous pouvez faire les trois opérations suivantes :

Figure 4.4 Message de confirmation pour accéder à un espace.

• créer un compte Slack ;

• vous connecter à l’espace de travail existant ;
• commencer à échanger avec vos collègues.
Pour inviter d’autres personnes dans votre espace, voyez la section ultérieure du chapitre qui
décrit comment agrandir un espace existant.
Pour trouver tous les espaces a priori accessibles par votre adresse professionnelle, rendez-
vous à la page www.Slack.com/get-started#/find.

Accès à un nouvel espace par navigateur

Une fois que votre espace de travail existe, vous pouvez vous y connecter de plusieurs
manières. Vous pouvez vous connecter depuis :
• n’importe quel navigateur Web ;
• l’application locale Slack que vous avez installée ;
• une application pour mobile sur votre téléphone ou votre tablette.
En février 2018, Slack a abandonné la variante de son application pour les montres Apple
Watch.
Vous ne pouvez rien faire dans Slack tant que vous n’êtes pas entré dans un espace de
travail. C’est une sorte de jardin clos, un peu comme Facebook. Voici comment y accéder
depuis un navigateur Web :
❶ Saisissez l’adresse URL de l’espace de travail.
Si vous l’avez perdue, allez dans la page de recherche www.Slack.com/getstarted#/find
et saisissez votre adresse de messagerie. Slack vous renvoie un message contenant les
adresses URL de tous les espaces auxquels vous avez droit d’accès.
❷ Saisissez votre adresse de messagerie.
❸ Saisissez votre mot de passe.
❹ Cliquez le bouton d’ouverture de session.
Comme attendu, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe grâce au lien prévu à cet effet.

Utiliser l’application locale Slack

Pour un confort maximal dans l’utilisation de Slack, vous êtes invité à installer l’application
Slack locale compatible avec votre système d’exploitation. Elle existe pour Windows, pour
macOS et pour Ubuntu/Linux.
Rendez-vous à l’adresse de téléchargement www.slack.com/downloads pour télécharger
l’application puis l’installer. Les détails de la procédure dépendent du système d’exploitation
choisi, mais vous serez guidé. Gardez sous la main votre nom d’espace de travail, votre
adresse de messagerie et votre mot de passe. Une fois que vous serez connecté à votre
espace, vous pourrez commencer à travailler à partir de l’application locale.
Même si l’application locale devient votre lieu de travail principal, vous devrez pour certaines
opérations, notamment de paramétrage, rebasculer vers le navigateur Web.

L’application Slack pour mobiles

De nos jours, Slack serait peu attrayant si vous ne pouviez pas l’utiliser aussi sur un appareil
nomade tel qu’un telliphone ou une tablette. Nous ne sommes plus en 1998. Vous pouvez
installer l’appli pour mobile sur n’importe quel téléphone fonctionnant sous iOS ou Android.
Voici comment faire :
❶ Rendez-vous dans le magasin d’applications correspondant à votre appareil (App Store
ou Google Play).
❷ Installez l’appli de la même façon que celle de Facebook ou autre.
❸ Ouvrez une session avec vos crédentiels (adresse et mot de passe).
N’hésitez pas à installer Slack sur votre téléphone portable. Si vous avez peur d’être noyé
sous les notifications Slack, rassurez-vous. Nous verrons dans le Chapitre 7 comment
personnaliser les alertes et éviter d’être submergé.

Slack synchronise automatiquement les données entre vos différents appareils. Si vous
postez un message dans le canal #annonces depuis votre Samsung Galaxy 14+ en vous
promenant, vous verrez immédiatement ce message sur votre ordinateur fixe en rentrant
chez vous (à condition bien sûr que les deux soient connectés à Internet).
Lorsque vous accédez à un espace de travail, ne soyez pas surpris de voir apparaître une
sorte de robot nommé SlackBot. Il vous propose des astuces d’utilisation. La
Figure 4.5 donne un de ses exemples de conseils pour utiliser Slack.

Figure 4.5 Un message d’aide du robot SlackBot.

L’interface utilisateur de Slack
Slack propose une interface utilisateur très intuitive que vous apprécierez certainement. La
Figure 4.6 récapitule la vue schématique de l’interface utilisateur Slack.

Figure 4.6 Vue schématique de l’interface utilisateur d’un espace Slack.

Au niveau schématique, cette interface utilisateur (UI) contient sept sections :

❶ Panneau latéral : permet de naviguer facilement parmi les différentes vues de Slack :
fils de discussion, mentions et réactions, brouillons, enregistrements, canaux, personnes,
messages directs et fichiers.
❷ Menu principal : donne accès aux options et aux paramètres.
❸ Sélecteur d’espace (switcher) : permet de basculer d’un espace de travail vers un
autre (absent si un seul espace).
❹ Barre de navigation : barre d’adresse statique permettant de naviguer dans un espace,
de lancer des recherches et de consulter l’historique.
❺ En-tête de page : en-tête fixe permettant à tout moment de savoir où vous vous trouvez
dans Slack.
❻ Page : zone de travail principale pour la vue sélectionnée.
❼ Vue de détails : donne des informations et procure des options concernant la vue.
Quels que soient le forfait et la façon d’utiliser Slack, ces différents éléments sont disponibles
dans tous les espaces de travail. Certains peuvent être masqués s’ils sont vides ; vous y
accédez en cliquant l’option Plus.
De la vue schématique proposée par la Figure 4 6, nous pouvons basculer vers une vue en
contexte réel d’utilisation (Figure 4.7).
 Figure 4.7 Aspect général d’un espace de travail Slack.

La barre de navigation en haut propose en permanence trois boutons, quelle que soit la vue.
Ils correspondent à des fonctions existantes dans les navigateurs Web :
• Précédent (flèche gauche) : revient à l’écran précédent.
• Suivant (flèche droite) : revient à l’écran suivant si vous aviez reculé.
• Historique (horloge) : montre la liste des dernières adresses visitées.
Dans la figure précédente, une flèche a été ajoutée à la capture d’écran pour montrer les
deux moitiés du panneau latéral. Dans la suite de ce chapitre, nous ferons la différence entre
la moitié supérieure et la moitié inférieure de la barre.
L’interface utilisateur de Slack est contextuelle, c’est-à-dire que le contenu exact dépend de
la vue active. Vous choisissez la vue grâce au panneau latéral. Par exemple, si vous choisissez
un canal, vous ne verrez pas les mêmes éléments que si vous choisissez les mentions.
Lorsqu’un nom de vue est affiché en gras, cela vous informe que quelque chose de nouveau
est apparu dans cette vue.
De nos jours, les éditeurs de logiciels peuvent se permettre de vous livrer des mises à jour de
leurs programmes quasiment tous les jours. Ne soyez donc pas étonné que l’interface
utilisateur de Slack, sans être refondue entièrement, connaisse quelques évolutions.

Rôles et autorisations dans Slack

Au niveau de son règlement intérieur, Slack ne se démarque par des applications actuelles.
Nous y retrouvons le concept de rôles d’utilisateur. Les rôles servent à contrôler ce que
chacun peut et ne peut pas faire au sein d’un espace de travail.
Les rôles et les autorisations Slack ne correspondent pas à des profils rigides. Les opérations
possibles pour un utilisateur dépendent de son rôle mais aussi du forfait Slack choisi par
l’organisation. Slack prévoit deux grandes catégories de rôles : les rôles administratifs et les
autres.

Rôles administratifs
Slack prévoit trois rôles administratifs pour tous les forfaits, sauf le forfait Enterprise Grid
(une section ultérieure parle de ses particularités).

Propriétaire principal (owner)

Slack désigne la personne qui crée un espace de travail comme propriétaire principal de
l’espace, Primary Owner. Ses pouvoirs sont supérieurs à ceux de tous les autres propriétaires
d’espace. Il peut effectuer toutes les actions des autres propriétaires, mais également les
suivantes :
• Rétrograder un propriétaire d’espace en utilisateur régulier.
• Transférer son rôle de propriétaire principal à quelqu’un d’autre.
• Supprimer des espaces de travail.
Slack adresse la facture au propriétaire principal, et non à chacun des utilisateurs. Ces
derniers n’ont donc pas besoin de fournir d’informations de carte bancaire.
Il ne peut exister qu’un seul propriétaire principal par espace à tout moment, mais celui-ci
peut se faire remplacer. Il est évident qu’il sera absurde de tolérer plusieurs propriétaires
principaux simultanément.
Si vous avez besoin de savoir qui est propriétaire principal, procédez ainsi :
❶ Dans l’appli Slack, cliquez dans le menu principal en haut.
❷ Dans le menu, choisissez Paramètres et administration, puis Paramètres de l’espace de
travail.
Vous voyez apparaître soit une nouvelle fenêtre Web, soit un nouvel onglet dans le
navigateur Web.
❸ Du côté gauche, cliquez À propos de cet espace de travail.
❹ Ouvrez la page Administrateurs et propriétaires en cliquant son onglet.

Propriétaire d’espace de travail

Un propriétaire d’espace de travail dispose de presque autant de privilèges que le
propriétaire principal. Il a le droit de gérer les membres et les canaux, de paramétrer le
niveau de sécurité, d’exporter des données et de réaliser différentes tâches d’administration.
Plusieurs personnes peuvent être propriétaires d’espace de travail, alors qu’une seule peut
être propriétaire principal.
Vous pourriez vous demander qui choisir pour le rôle de propriétaire d’espace ? La réponse
dépend de nombreux critères. Voici quelques exemples fréquemment rencontrés :
• le président ou le fondateur de l’entreprise ;
• dans une multinationale, la direction ou les responsables de département ;
• dans un cursus universitaire, le professeur de chaque cours ;
• pour les groupes familiaux ou privés, la personne qui a créé l’espace de travail.

Administrateur d’espace
Un administrateur d’espace possède moins de droits qu’un propriétaire, mais il n’est pas
sans ressources. Il n’a pas accès aux informations de facturation, mais il pourra gérer les
membres, réaliser quelques opérations sur les canaux et quelques tâches d’administration.
Un administrateur peut ôter aux utilisateurs le droit d’installer des applications tierces.
Slack n’impose aucune limite quant au nombre de propriétaires et d’administrateurs de
chaque espace de travail. Cela dit, assurez-vous de pouvoir faire confiance aux personnes
choisies. Souvenez-vous de la fameuse phrase dans Spider Man : « Qui dit grands pouvoirs,
dit grandes responsabilités. »

Rôles non administratifs

En général, peu de personnes seront propriétaires ou administrateurs dans votre
organisation. La plupart des utilisateurs de Slack auront un profil de membre ou d’invité.

Membre régulier
Un membre est un utilisateur qui a accès à un ou plusieurs espaces de travail, mais qui n’a
aucun droit d’administration ; il est autorisé à émettre des messages, à entrer dans un canal,
à en créer et à y participer. Vous pouvez autoriser les membres à inviter des personnes dans
l’espace.
Supposons que vous ayez invité Simone dans votre espace de travail, mais qu’elle n’ait pas
encore accepté l’invitation. Slack considère qu’elle est pour l’instant membre invité, ce qui
n’est pas un rôle officiel. À gauche de son nom dans la partie inférieure du panneau latéral,
Slack affiche une icône carrée, au lieu de l’icône ronde des membres actifs.
Les rôles sont spécifiques à chaque espace. Vous pouvez tout à fait être membre dans un
espace de travail, tout en étant administrateur ou propriétaire dans un autre.

Invité
Supposons que vous fassiez appel à Marie, une sous-traitante. Vous avez besoin qu’elle aille
réaliser une session de formation d’une journée dans vos locaux. Devez-vous lui prévoir un
compte de membre régulier Slack ? Faut-il lui prévoir un abonnement mensuel ? Sans doute,
mais Slack fournit quelques options dans ce cas de figure.
Les forfaits payants de Slack permettent aux administrateurs, aux propriétaires et aux
membres de créer puis de gérer deux types de comptes d’invités :
• Invité multicanal MCG (Multi Channel Guest) : ce type d’invité peut accéder à tous
les canaux sélectionnés à son intention par le membre invitant. Les noms des invités MCG
sont marqués sur leur gauche d’une icône carrée (dans la partie inférieure du panneau
latéral).
• Invité simple SCG (Single Channel Guest) : un invité simple ne peut accéder qu’à un
seul canal défini à l’avance. Son nom est marqué par une icône triangulaire à gauche
dans le panneau latéral.
Dans les deux forfaits Plus et Standard, Slack facture des droits pour tous les utilisateurs.
Dans un espace réunissant par exemple un administrateur, sept membres et deux invités
MCG, Slack va facturer dix utilisateurs. Même les invités paient.

Seuls les clients utilisant un forfait payant peuvent ajouter des invités simples (SCG). Slack
limite le nombre d’invités à cinq par membre payant. Si vous payez par exemple pour six
utilisateurs, vous pouvez inviter jusqu’à 30 personnes en SCG.

Gérer les rôles des membres

Les situations de travail évoluent continûment, et Slack en tient compte. Si votre rôle vous y
autorise, et si une personne avec plus de privilèges ne vous l’a pas interdit, vous pouvez
rétrograder ou promouvoir les rôles d’autres membres Slack.
Réfléchissez avant de promouvoir un membre vers le statut de propriétaire ou
d’administrateur. Votre rôle actuel peut vous interdire de le rétrograder par la suite, ce qui
vous obligera à demander de l’aide à quelqu’un d’autre.

Voici comment intervenir sur le rôle actuel d’une personne :

❶ Ouvrez le menu principal.
❷ Dans le menu, choisissez Paramètres et administration.
Vous basculez éventuellement dans une autre fenêtre.
❸ Choisissez la commande Gérer les membres.
❹ Cliquez le bouton avec trois points de la ligne du membre concerné.
❺ Cliquez Modifier le type de compte.
❻ Cliquez le bouton radio à gauche du nouveau rôle.
❼ Cliquez Enregistrer.
Les membres réguliers et les invités ne peuvent évidemment pas modifier leur rôle, ni celui
bien sûr des autres. L’opération n’est accessible qu’à un membre de l’espace qui a un rôle
administratif.
Modifier l’accès d’un invité
Plusieurs options s’offrent à vous au niveau des invités. Les propriétaires et les
administrateurs de l’espace peuvent réaliser les opérations suivantes :
• Rétrograder un membre régulier en invité mono ou multicanal (STG ou MCG).
• Promouvoir un invité en membre.
Imaginons Stéphane, fondateur de Piranha musique, un éditeur de musique qui se sert de
Slack. Stéphane fait souvent appel à des sous-traitants. Il les invite dans son espace en tant
qu’invités simples SCG pour des réunions afin de coordonner les détails concernant les
événements à venir, les paiements, et autres points à discuter.
Un des sous-traitants de Stéphane est le batteur Gaston qui anime des master-classes chez
Piranha, et celles-ci ont un beau succès. Stéphane finit par embaucher Gaston à plein temps,
ce que ce dernier accepte. Une affaire qui roule (tambour).
Ce serait dommage d’obliger Stéphane à créer un compte pour Gaston. Il peut sans souci
promouvoir le compte d’invité de Gaston en compte de membre avec tous les droits afférents.
Pour promouvoir un invité en membre, suivez la procédure décrite dans la précédente
section.
Dans certains cas, vous devrez travailler en deux étapes. Si vous voulez que Stéphane
devienne administrateur d’un espace, vous devez d’abord le promouvoir d’invité en membre
puis de membre en administrateur.

Désactiver un compte de membre

Un invité Slack se fait remarquer par des avis intempestifs. En tant qu’administrateur, vous
le sanctionnez en lui interdisant tout accès futur à votre espace de travail. Voici comment
faire :
❶ Utilisez la même procédure que pour la gestion d’un membre (Étapes 1 à 4).
❷ Cliquez Désactiver le compte.
Slack vous avertit que l’action va extrader le membre de l’espace ; les membres restants
continueront à voir ses contributions.
❸ Cliquez Désactiver.
La personne disparaît de l’espace.
Vous constatez que Slack affiche en grisé les noms des membres inactifs dans la vue des
personnes. Leur nom n’apparaît plus dans le panneau latéral (Figure 4.8).
Figure 4.8 Compte désactivé dans la vue des personnes.

Bien sûr, vous ne pouvez plus envoyer de messages à un membre désactivé.

Suppression de comptes et législation

Avant d’être désactivé, et si ses paramètres le permettent, chaque membre peut supprimer
ses messages directs DM et ses fichiers. Pour autant, Slack n’autorise pas le propriétaire
principal, ni même les administrateurs à supprimer le contenu historique des comptes, et
cela pour une bonne raison. Précisons que le nom Slack est en fait un acronyme qui signifie
Searchable Log of All Conversation and Knowledge (journal scrutable de toutes les
conversations et connaissances). Le mot important ici est « all » : toutes, sans qu’il en
manque une.
Imaginons qu’une entreprise licencie une personne pour faute très grave. Pour des raisons
évidentes, le service des ressources humaines va vouloir supprimer toutes les données de ce
salarié indélicat (dans l’esprit du livre 1984). Pour des raisons juridiques, Slack n’autorise
pas même le propriétaire de l’espace à réécrire l’histoire. Il est toujours possible qu’un
tribunal, qu’un avocat ou qu’un organisme de contrôle gouvernemental ordonne à
l’entreprise de lui fournir toutes les données. La société Slack ne veut certainement pas être
impliquée comme coresponsable d’une destruction de preuves.

Réactiver un compte de membre

Pour réactiver le compte d’un membre que vous avez activé, il suffit d’utiliser la même
procédure que plus haut, mais en choisissant la commande Activer le compte.
Pour les plus récentes descriptions des comptes et des autorisations, voyez la page
https://bit.ly/sl-ch2x. Pour connaître les possibilités et interdictions de chaque rôle
Slack, voyez la page https://bit.ly/table-sl.

Pour vous remémorer quel est votre rôle dans un espace, accédez à votre profil. Vous voyez
apparaître l’intitulé du rôle sous l’image, au-dessus du nom. Rien n’apparaît si vous êtes
membre régulier.

Transférer la propriété principale

Vous pouvez transférer la propriété principale d’un espace si vous possédez ce rôle. Notez
que l’opération prend effet immédiatement et que vous ne pouvez donc pas revenir en
 arrière, puisque vous avez perdu ces droits.

Rôles et autorisations d’Enterprise Grid

L’offre de services de niveau Enterprise de Slack vous apporte plusieurs rôles administratifs
supplémentaires, permettant notamment de franchir la barrière entre plusieurs espaces de
travail. Dans les autres forfaits Slack, le propriétaire d’espace est seul maître à bord. Dans le
forfait Enterprise, deux nouveaux rôles le surpassent, le propriétaire d’organisation et
l’administrateur d’organisation.

Propriétaire d’organisation principal (Primary Org Owner)

Ce compte dans ce rôle est celui qui a le plus de droits. Personne ne peut déloger le titulaire.
Le rôle peut bien sûr faire toutes les opérations accessibles aux propriétaires d’organisation
simples.

Propriétaire d’organisation (Org Owner)

Ce sont des sortes de commandants en second. Ils peuvent effectuer les opérations
suivantes :
• Définir les règles de gestion des applications de l’entreprise pour tous les espaces.
• Choisir quels paramètres peuvent être modifiés par les propriétaires d’espaces. (Si vous
constatez qu’une opération ne vous est pas accessible alors que vous êtes propriétaire
d’espace dans le forfait Enterprise, c’est sans doute qu’un propriétaire d’organisation
vous en a empêché.)
• Configurer les paramètres de sécurité et d’accès tels que l’identification centralisée
Single Sign-On et l’authentification à deux facteurs.
• Mettre en place l’identification centralisée SSO.

Administrateur d’organisation (Org Admin)

L’administrateur d’organisation a presque autant de droits que le propriétaire d’organisation.
Il ne peut pas modifier les règles de gestion des applications de l’espace. Toutes les
possibilités de ces deux rôles sont décrites dans la page https://bit.ly/eg-slack.

Premiers pas dans un espace de travail

L’espace de travail Slack constitue un superbe outil de collaboration et de communication.
Découvrons pour clore ce chapitre les deux opérations indispensables à connaître lorsque
vous venez de créer un espace : inviter d’autres personnes à vous rejoindre dans cet espace
et donner quelques détails à votre sujet à l’intention de ceux que vous invitez.

Peupler un espace de travail

Slack est un outil destiné à être utilisé en équipe. Vous vous souvenez que vous pouvez
inviter de nouveaux membres dans un espace au moment de sa création. (Nous avons vu cela
dans une section antérieure de ce chapitre.)
Au fur et à mesure de son utilisation, chaque espace Slack va évoluer, parfois de façon
inattendue. Il arrivera un moment où vous aurez besoin d’ajouter de nouveaux membres.
Vous pouvez à tout moment en ajouter.

Inviter à rejoindre un espace

Pour inviter quelqu’un dans un espace existant, démarrez l’application locale Slack et
procédez ainsi :
❶ Dans le panneau latéral, choisissez Personnes (si la rubrique est invisible, utilisez
l’option Plus).
❷ Cliquez le bouton blanc Inviter des personnes.
Slack affiche une nouvelle fenêtre.
 ❸ Choisissez le rôle désiré pour la personne.
La suite de la procédure varie selon le rôle choisi. Dans l’exemple, nous ajoutons un
membre régulier.
❹ Saisissez l’adresse de messagerie et en option, le nom de la personne à inviter.
Au départ, Slack permet de saisir deux adresses, mais il suffit de remplir la deuxième
pour voir apparaître une autre zone de saisie.
❺ (facultatif) Sélectionnez les canaux dans lesquels le ou les nouveaux membres pourront
intervenir lorsqu’ils accepteront votre invitation.
❻ (facultatif) Saisissez un message personnalisé d’invitation.
❼ Cliquez Envoyer les invitations.
Dans le cas d’un rôle d’invité, Slack affiche une boîte de dialogue (Figure 4.9).
❽ Sélectionnez le type de compte invité.

Figure 4.9 Options pour les comptes invités.

Dans le monde physique, lorsque vous invitez du monde chez vous, vous supposez qu’ils ne
vont pas en profiter pour s’installer définitivement dans votre domicile. Dans Slack, vous
disposez de deux solutions pour désactiver un compte d’invité :

• Vous pouvez désactiver manuellement le compte à tout moment.

• Vous pouvez demander une désactivation automatique au bout d’un certain temps, ou à
une date précise.

Limiter les droits à inviter

Au départ, Slack autorise tous les membres (sauf les invités) à inviter d’autres personnes
dans un espace de travail. À partir de fin 2019, Slack a nuancé ce mécanisme : les
propriétaires et les administrateurs d’espaces peuvent dorénavant empêcher un membre de
pouvoir inviter d’autres membres dans les espaces.
Ce contrôle est apparu pour quatre raisons importantes :
• Chaque organisation définit tout un ensemble d’espaces de travail, chacun dans un but
particulier. Elle doit pouvoir s’assurer que ses salariés et ses partenaires accèdent
seulement aux espaces prévus.
• Dans le cas d’une entreprise, les conditions juridiques dans un pays d’activité peuvent
imposer des règles de protection de la vie privée qui imposent des limites quant aux
données accessibles aux salariés.
 • Une entreprise de taille modeste qui a choisi un forfait Standard ou Plus voudra
contrôler le nombre de membres qui rejoignent son espace de travail afin de limiter ses
coûts mensuels.
• Le département des ressources humaines utilise de façon intensive son espace de travail.
Les discussions qui s’y déroulent sont tout à fait confidentielles, et ne doivent
certainement pas être dévoilées à vaste échelle, surtout pas dans un canal à accès public.
(Nous abordons les canaux dans le chapitre suivant.)
Pour interdire aux membres actuels d’un espace de travail d’en inviter d’autres, procédez
ainsi :
❶ Ouvrez le menu principal.
❷ Choisissez Paramètres et administration, puis Paramètres de l’espace de travail.
Une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet apparaît dans navigateur.
❸ Cliquez l’onglet Autorisations en haut de page.
❹ Cherchez le mot Invitations et cliquez son bouton Développer.
❺ Cochez la case de l’option Exiger l’approbation de l’administrateur.
Vous pouvez éventuellement demander d’envoyer les lancements d’invitation dans un
canal.
❻ Cliquez le bouton Enregistrer.

Configurer le profil de membre

Slack se propose de devenir l’outil quotidien des professionnels. Chaque membre doit donc
en conséquence fournir un minimum d’informations à son sujet.

Slack prévoit à cet effet une fiche de profil détaillée qui mentionne l’adresse de messagerie,
montre l’image de profil, rappelle le numéro de téléphone, entre autres informations clés. La
Figure 4.10 montre le début d’un profil de membre.

Figure 4.10 Exemple de profil Slack.

Notez que la figure précédente ne montre pas tous les champs disponibles. Voici comment
personnaliser votre profil Slack :
❶ Ouvrez le menu principal.
❷ Choisissez Afficher le profil.
❸ Cliquez le bouton Modifier le profil.
Voici les éléments essentiels du profil :
• Photo du profil : choisissez d’être bien reconnaissable ou pas du tout, tout
dépendant du règlement de votre organisation.
• Adresse de messagerie : il s’agit de l’adresse servant à vous connecter à Slack. Il
est possible que vous ne puissiez pas la modifier, si le rôle ne le permet pas.
• Fuseau horaire : Slack se base sur le choix fait ici pour vous envoyer des
messages de résumé et de notification (à moins que vous ayez refusé de les
recevoir). Cette information permet à Slack d’adapter les horaires à vos flux
d’activité et vos rappels.
• Langue : vous choisissez ici la langue dans laquelle vous voulez utiliser Slack.

❹ Cliquez le bouton Enregistrer les modifications.

Le profil permet d’ajouter d’autres éléments de personnalisation dans les forfaits payants. Ils
permettent notamment d’ajouter le nom du supérieur ainsi que les adresses des profils
Twitter et LinkedIn.
Soyez précis dans vos informations de profil, car Slack permet aux autres de vous retrouver à
partir de la vue Personnes (voir le Chapitre 6).
 DANS CE CHAPITRE :
Le concept de canal dans Slack
•
Types de canaux
•
Créer, fusionner et nommer des canaux
•
Actions de canal complémentaires Diffusion de messages dans les canaux

Chapitre 5
Canaux de communication Slack

V otre vécu de la messagerie électronique est peut-être devenu complexe. Vous faites
peut-être partie de ceux qui commencent à se sentir débordés par leur boîte de
réception toujours pleine. Mais comment faire autrement pour échanger des
messages avec les collègues, les clients et partenaires ? Vous avez peut-être déjà cherché
une alternative ?
Slack en propose une en renversant le modèle traditionnel de la boîte de réception. Il vous
procure des options de communication qui renvoient la messagerie électronique dans son
camp.
Pour autant, Slack ne cherche pas à tuer la messagerie électronique. Si Slack est bien utilisé,
il va réduire énormément la taille de cette boîte de réception et limiter son taux de
remplissage. Vous pourriez même réussir à vous libérer d’une dépendance à la messagerie !
Nous allons dans ce chapitre découvrir l’un des piliers pour communiquer efficacement au
travail : les canaux.

Principe des canaux Slack

Un canal Slack est un conteneur dans lequel sont réunis tous les échanges concernant un
sujet ou un groupe de sujets apparentés. Les canaux sont des sous-ensembles des espaces de
travail, sauf quelques exceptions. (Nous avons vu les espaces de travail dans le Chapitre 4).
Seuls les utilisateurs décident de la spécificité de chaque canal.
De façon globale, les utilisateurs peuvent échanger des messages de deux façons :
• dans un canal ;
• en dehors d’un canal en émettant et recevant des messages directs individuels ou de
groupe, fonction que nous verrons dans le Chapitre 6.
Oublions cela pour l’instant. Lorsqu’une personne, disons Déreck, est embauchée, elle se voit
attribuer une adresse et une boîte de messagerie par le département informatique. Si, plus
tard par exemple, Déreck décide de quitter la société, le contenu de sa boîte de réception est
perdu.
C’est à ce niveau qu’un canal Slack se distingue de la messagerie. Le canal existe avant
l’embauche de Déreck et continue d’exister après le départ de Déreck de l’entreprise. La
Figure 5.1 schématise les relations hiérarchiques entre un espace de travail, ses canaux et
les éléments de messages directs.
Figure 5.1 Structure de communication dans un espace de travail Slack.

Les discussions prennent place dans des canaux, mais vous n’êtes pas obligé de discuter
nécessairement dans un canal. Vous pouvez aussi échanger avec les collègues au moyen de
messages directs (DM). Une séquence de messages directs en dehors des canaux correspond
dans Slack à une conversation. (Pour simplifier, la figure précédente ne montre pas les
canaux partagés et les canaux multiespaces qui sont des cas particuliers.)
Les canaux permettent de maintenir les discussions centrées sur des sujets précis. Voici leurs
principaux avantages :

• Maintien de la concentration et de l’organisation : les canaux permettent aux

personnes de ne participer qu’à ce qui les concerne professionnellement. Vous pouvez
donc ignorer les sujets qui ne vous concernent pas.
• Économie de temps : dans Slack, les informations présentes sont orientées, ce qui vous
fait gagner du temps pour vous immerger dans l’environnement et y participer. (Quand on
songe au nombre de messages reçus chaque jour, quelques secondes gagnées pour
chacun sont appréciables.)
• Recherche d’informations : la recherche d’informations est beaucoup plus efficace au
moyen des canaux. Vous pouvez lancer une recherche uniquement dans certains canaux.
Au moment de la création d’un nouvel espace de travail, Slack crée automatiquement deux
canaux publics portant les noms #général et #aléatoire (comprendre divers). Tous les
membres de l’espace peuvent poster dans #général. Si les droits de votre rôle le permettent,
vous pouvez créer et rejoindre tous les canaux accessibles. En effet, les rôles de Slack (vus
dans le Chapitre 4) déterminent ce que chaque utilisateur peut faire. Dans tous les cas, vous
pouvez voir la liste des membres de chaque canal public, et de même pour eux.

Types de canaux Slack

Au moment où ce livre paraît, Slack définit quatre types de canaux :
• Public
• Privé
• Partagé (forfaits payants seulement)
• Multiespaces de travail (forfait Enterprise Grid seulement)
Tous les types de canaux ont le même but : regrouper de façon thématique des séquences de
discussions. Ce qui distingue les types de canaux est subtil, mais essentiel.
La principale différence entre un canal public et un canal privé concerne sa visibilité : un
canal privé n’est pas visible par tous les membres, et encore moins accessible.
Quel que soit le type de canal, seuls les membres de l’espace qui contient ce canal peuvent
accéder aux informations (s’ils y sont autorisés par ailleurs). Autrement dit, un canal Slack
public n’est pas accessible par le grand public, malgré son nom.

Canaux publics
Voici les caractéristiques principales d’un canal public :
• Un canal public appartient presque toujours à un espace de travail. La seule exception
concerne les canaux partagés avec une entreprise extérieure (une section ultérieure de ce
chapitre aborde ce point particulier).
• Tous les membres sauf les invités « monocanal » (les invités simples) peuvent rejoindre
un canal de l’espace. Cela dit, un administrateur peut restreindre cette possibilité.
• Tout membre d’un espace de travail, sauf les deux types d’invités, peut créer un canal
public.
L’utilisation d’un canal est intuitive. La Figure 5.2 montre une liste de canaux pour une
entreprise fictive.
Le point essentiel est que chaque canal doit avoir un but bien défini.

Figure 5.2 Exemple de liste de canaux dans un espace de travail.

Canaux privés
Les canaux privés ont le même but que les canaux publics, et comme eux, ils existent en
grande majorité dans un espace de travail. Ce sont les conditions de visibilité et d’accès qui
les distinguent.
Supposons une organisation qui a créé les deux canaux publics #actus et #sup-port_info.
Tous les salariés doivent pouvoir accéder à ces informations essentielles. En revanche, les
discussions concernant les salaires, la recherche et les finances ne sont en général pas
destinées à être visibles par la totalité du personnel.
Un canal privé n’apparaît dans la liste des canaux d’un utilisateur que si celui-ci est déjà
membre de ce canal privé. Autrement dit, si vous n’êtes pas membre d’un canal privé, vous
ne saurez même pas qu’il existe.
Pour devenir membre d’un canal privé, vous devez y être invité. Vous ne pouvez donc pas
chercher les canaux privés, puis y entrer.
Vous pouvez à tout moment quitter un canal public puis le rejoindre, mais si vous quittez un
canal privé, vous devrez ensuite redemander une invitation.

Pour savoir si un canal dont vous êtes membre est public ou privé, il suffit de regarder s’il y a
un cadenas à gauche du nom du canal. Dans la Figure 5.2, le canal #perso est le seul privé.
Lorsque vous ajoutez un utilisateur à un canal privé, il accède à l’historique entier des
échanges ayant eu lieu dans ce canal.

Canaux multiespaces (Enterprise Grid seulement)

Une entreprise de grande taille va certainement définir toute une série d’espaces de travail.
Certains de ces canaux doivent pouvoir chevaucher plusieurs espaces, ce qui est possible
dans Slack au moyen du concept de canal multiespace ; nous utilisons le sigle anglais MWC
(Multi Workspace Channel).
Vous pouvez passer à la section suivante si vous ne comptez pas utiliser le forfait Enterprise
Grid.

Imaginons que vous soyez membre du service financier d’une entreprise. Vous voulez
partager un canal avec vos collègues de la comptabilité, alors que les deux départements
possèdent un espace de travail différent. Voici comment procéder :
❶ Sélectionnez dans le panneau latéral le canal dans l’espace des finances.
❷ Dans l’angle supérieur droit, ouvrez le volet des détails en cliquant le petit i minuscule
cerclé.
Vous voyez apparaître le volet des détails sur la droite.
❸ Tout à fait à droite, cliquez le bouton Plus (les trois points).
Slack affiche un panneau sous le bouton.
❹ Cliquez Options complémentaires.
❺ Choisissez Ajouter à d’autres espaces de [organisation].
Cherchez l’espace du service comptable.
Slack affiche une zone de saisie préremplie proposant de saisir le nom d’une équipe.
❻ Saisissez les premières lettres du nom de l’espace de travail qui doit partager ce canal et
sélectionnez-le dès qu’il s’affiche en entier.
❼ Cliquez le bouton vert Revoir les modifications.
Slack sait détecter un conflit de noms si le nom d’espace existe déjà dans l’espace cible.
Dans ce cas, changez le nom du canal. Vous pouvez par exemple ajouter simplement un
caractère de soulignement à la fin. Le nom #annonce devient #annonce_.

Slack confirme que tous les membres des deux espaces peuvent rejoindre ce canal, et
consulter son historique et ses fichiers.
❽ Cliquez le bouton vert Enregistrer les modifications.
Les membres de l’espace des finances peuvent dorénavant rejoindre le canal MWC, et
commencer à y contribuer.
Patientez quelques minutes que Slack rende le canal disponible dans le second espace. Une
fois que l’opération est réalisée, vous voyez apparaître deux cercles qui se chevauchent à
droite du nom du canal. Cela permet à tout le monde de savoir que le canal existe dans deux
espaces.
Les canaux multiespaces montrent leur intérêt dans les entreprises qui dépendent fortement
de plusieurs espaces de travail (et supposent le forfait Enterprise).
 Vous pouvez constater que vous êtes devenu membre d’un canal multiespace sans que vous
l’ayez demandé. Si ce canal est public, vous pouvez le quitter et le rejoindre à tout moment.
En revanche, s’il est privé, vous devrez redemander une invitation si vous le quittez.

Canaux partagés (forfaits payants seulement)

Vous aurez peut-être envie d’élargir votre horizon en utilisant Slack pour vos échanges avec
des personnes extérieures à votre organisation, et des sociétés qui utilisent déjà Slack ou
seraient prêtes à s’y abonner, qu’il s’agisse de fournisseurs, de clients ou d’autres
partenaires. Serait-il possible de rendre un canal en particulier accessible à des partenaires
extérieurs ?
Dans tous les forfaits payants, vous pouvez décider de partager des canaux avec l’extérieur.
Slack autorise actuellement jusqu’à dix organisations différentes dans le même canal ; toutes
doivent avoir opté pour un forfait Slack payant. Voici comment partager un canal avec une
organisation externe :
❶ Sélectionnez dans le panneau latéral le nom du canal à partager.
❷ Dans le coin supérieur droit, cliquez le bouton des détails, la lettre i minuscule, pour
ouvrir le volet des détails à droite.
❸ Cliquez à droite le bouton Plus.
❹ Dans le menu local, choisissez Options supplémentaires.
❺ Cliquez Partager avec une autre organisation.
❻ Faites une copie du lien généré par Slack pour le transmettre à la personne extérieure.
❼ Cliquez le bouton vert Terminé.
Vous pouvez envoyer le lien par messagerie à votre contact. Notez que vous pouvez tout à
fait partager le canal dans un autre espace de la même organisation que vous.
❽ Dans la barre d’adresse de votre navigateur Web, collez le lien et validez par Entrée.
❾ Sélectionnez l’espace de travail qui doit recevoir le partage du canal.
Slack vous propose de revoir puis d’accepter l’invitation.
Dans le cas où l’espace récepteur du partage fait partie d’un forfait gratuit, Slack va vous
proposer de commencer une période d’essai de 14 jours de forfait payant.
❿ Cliquez le bouton vert Accepter l’invitation.
Le canal est dorénavant partagé entre votre espace et celui de l’autre entreprise. Le nom
du canal est marqué par deux losanges en chevauchement du côté droit. Le robot
SlackBot prévient tous les invités qu’ils sont dorénavant membres de ce canal partagé.
Les membres qui ne bénéficient pas d’un forfait payant reçoivent un message leur
proposant de basculer vers un forfait payant.
Si vous utilisez un forfait Enterprise, il est nécessaire qu’un propriétaire ou administrateur
de niveau organisation approuve la demande de partage de canal avec l’extérieur.

Créer un canal public ou privé

Votre nombre de canaux n’est pas limité, mais chacun d’eux doit porter un nom unique dans
un même espace de travail. Vous ne pouvez pas créer deux canaux #promotion dans le
même espace. Pensez à donner des noms suggestifs à vos canaux. N’appelez pas votre canal
de marketing général #soldeshiver. Le logiciel ne vous impose pas de contraintes en dehors
de celles mentionnées ci-dessous. Travaillez avec bon sens.
Slack interdit certains mots pour les noms de canaux. Ces mots sont différents selon la
langue utilisée, comme le montre le Tableau 5.1.

Tableau 5.1 Mots réservés par Slack en 2020.

Langue Mot réservé

Français canal, groupe, ici, moi, tous, général, aléatoire
Anglais archive, archived, archives, all, channel, channels, create, delete, deleted-channel, edit,
 everyone, group, groups, here, me, ms, slack, slackbot, today, you
Allemand alle, allgemein, Channel/channel, hier, Gruppe/gruppe, mir
Italien tutti, canale, gruppo, qui, me, tu
Portugais aquí, canais, canal, eu, geral, grupo, mí, todos
brésilien
Espagnol aquí, canal, grupo, mí, todos

Si vous tentez d’utiliser l’un des termes réservés, vous verrez apparaître un message comme
quoi le nom est déjà utilisé pour un nom d’utilisateur, de groupe ou de canal.
Si vous n’avez pas utilisé un mot réservé, mais recevez malgré tout le message de refus, il est
possible que Slack ait ajouté ce mot à sa liste. La liste à jour des mots réservés est disponible
à cette page : https://slack.com/intl/fr-fr/help/articles/201402297-Cr%C3%A9er-un-
canal.

Créer un canal public

Après avoir redécouvert les principes des canaux et les restrictions de nommage, nous
pouvons créer un premier canal.
Commençons par un canal public. En pratique, vous prendrez le temps de réfléchir au nom
que vous allez attribuer et à la description de canal qui servira aux membres futurs. (Nous
reviendrons sur ce sujet dans la section ultérieure présentant une structure de canaux
intelligente.)
❶ Tout en haut à gauche, cliquez dans le nom de votre espace de travail. Sélectionnez alors
Créer un canal.
Slack affiche la fenêtre de la Figure 5.3.

Figure 5.3 Boîte de création d’un canal.

❷ Saisissez le nom du canal.

Voici un rappel des règles avec quelques suggestions :

• Le nom doit comporter au moins un caractère et au plus 80.

• Utilisez des caractères de soulignement (_) pour simuler l’espace dans les mots car
l’espace est interdite. Le nom #équipe_marketing est préférable à
#équipemarketing.
• Vous ne pouvez pas utiliser de lettres majuscules.
 • Slack va proposer d’ajouter un préfixe parmi ceux existants, ce qui simplifiera la
navigation parmi les canaux. (Nous reparlons des préfixes dans une section
ultérieure de ce chapitre.)
• Souvenez-vous des mots réservés dans votre langue (voyez le Tableau 5.1).

❸ (facultatif) Ajoutez une description du canal.

Ce texte doit permettre de savoir quel genre de conversation pourra prendre place dans
ce canal. Plus la description sera précise, moins les gens seront hors sujet. (Pour des
détails à ce sujet, voyez la section ultérieure sur la définition des buts d’un canal.)
❹ Ignorez pour l’instant l’option Convertir en canal privé.
Nous voyons ici comment créer un canal public.
Si Slack refuse de créer ce canal public, c’est sans doute qu’une personne ayant plus de
droits a interdit au rôle que vous endossez de créer ce canal.

❺ Cliquez le bouton Créer.

Slack présente alors un écran permettant d’envoyer des invitations aux membres actuels
de votre espace et à des groupes d’utilisateurs (Figure 5.4).

Figure 5.4 Proposition d’ajout de membres à un nouveau canal.

❻ Vous avez le choix entre inviter automatiquement tous les membres de cet espace et
spécifier une ou plusieurs adresses de membres à inviter.
Cliquez le bouton Ignorer pour l’instant, car vous pourrez ajouter des membres plus tard.
(Nous en parlons dans une section ultérieure.)
Lorsqu’il crée le nouveau canal, Slack ajoute un signe dièse # en préfixe. Vous êtes bien sûr
automatiquement membre de ce canal (mais vous pouvez le quitter plus tard).
Pour créer un canal privé, la procédure est exactement la même, mais à l’Étape 4, il suffit
d’activer l’option Convertir en canal privé (le bouton devient vert si l’option est active).
L’utilisation d’un canal privé est identique à celle d’un canal public. La seule différence en
dehors des restrictions d’accès est l’aspect de l’icône. Les quatre icônes possibles pour les
canaux sont rassemblées dans le Tableau 5.2.

Tableau 5.1 Icônes des canaux Slack.

Type de canal Position de l’icône Aspect de l’icône

Public Gauche Signe # ou chiffre
Privé Gauche Cadenas
Multiespace Droite Cercles en chevauchement
Partagé Droite Losanges en chevauchement

Dans le cas d’un canal hybride, vous voyez plus d’une icône. Si vous créez un canal privé que
vous partagez, le canal comportera une icône de cadenas à gauche et deux losanges en
chevauchement à droite.
Si vous connaissez le langage de programmation Python ou si vous connaissez quelqu’un qui
peut vous y aider, il est possible de créer des scripts pour créer des canaux
automatiquement. Cela vous évite de devoir enchaîner la création de canaux manuellement.

Bâtir une structure de canaux intelligente

Slack ne vous évite pas de mal nommer vos canaux ou de fournir des descriptions
insuffisantes. C’est pourquoi vous devez prendre le temps de planifier la structure qui va
résulter de la création d’une série de canaux dans un espace de travail, et inciter vos
collègues à faire de même.
Chacun des canaux que vous créez doit avoir un objectif unique et évident. C’est la raison
d’être même des canaux. Utiliser le même canal pour toutes sortes de messages, pour des
questions, des sondages et des annonces générales n’aurait aucun sens. Et n’ayez pas peur
des coûts induits : Slack facture en fonction du nombre d’utilisateurs et pas en fonction du
nombre de canaux.

Définition du but de chaque canal

La façon dont les différents flux de communication vont se répartir entre les canaux dépend
de plusieurs critères. Vous devez d’abord étudier les types d’échanges qui prennent place
dans votre organisation ; cela vous donnera des pistes pour les buts des canaux.
Parmi les premiers canaux créés dans une grande entreprise, on trouve souvent #rh,
#finances, #infos, #prod et #marketing. Si la densité de communication le justifie,
l’entreprise va créer des espaces de travail différents pour chacun de ses départements, avec
de nombreux canaux dans chaque espace.
En choisissant bien les noms des canaux, vous éviterez aux utilisateurs d’être perdus,
notamment ceux qui sont encore réticents à l’utilisation de Slack. Il va sans dire que si vous
changez les noms des canaux et leur vocation, vous risquez de semer le chaos dans
l’organisation.
Gardez-vous de créer un nombre de canaux excessif. Cela va particulièrement déranger les
nouveaux membres qui risquent de poster des informations dans le mauvais canal et peut-
être devenir réticents à l’utilisation de Slack.

Les propriétaires d’espace et les administrateurs peuvent trouver intérêt à disposer d’un
canal technique dans lequel seront centralisées toutes les demandes de nouveaux canaux par
les utilisateurs. Cela constitue une sorte de métacanal.

Ajout de préfixes de canaux

Lorsqu’un espace de travail contient des dizaines ou des centaines de canaux, il devient
difficile à gérer. N’oublions pas que vos collègues sont a priori aussi autorisés à créer des
canaux, et leur logique de nommage ne coïncide sans doute pas avec la vôtre. Il faut dans ce
cas peu de temps pour que l’ensemble devienne incompréhensible.
Pour vous prémunir contre ce chaos naissant, Slack propose d’ajouter des préfixes au nom
des canaux. Ces préfixes constituent des sortes de parties communes réutilisables dans les
noms, ce qui va rendre la liste des espaces de travail bien plus lisible.
Slack prédéfinit un certain nombre de préfixes, mais vous pouvez créer les vôtres. Vous
simplifiez la navigation de tous les membres parmi les canaux grâce à des noms descriptifs et
cohérents en définissant une poignée de préfixes de catégories, par exemple aide, équipe,
actus, astuces, etc.
Vous incitez ainsi les utilisateurs à créer par exemple les canaux #aide_compta, #aide_PAO,
#aide_CAO, etc.
Le nombre maximal de préfixes dépend du forfait. Les forfaits gratuits autorisent jusqu’à six
préfixes et les forfaits payants jusqu’à 99.
Voici comment créer un nouveau préfixe de canal :
❶ Ouvrez le menu principal en cliquant en haut à gauche.
❷ Dans le menu, choisissez Paramètres et administration puis Paramètres de l’espace de
travail.
❸ Choisissez Personnaliser [nom de l’espace].
 Slack affiche un nouvel onglet dans le navigateur Web.
❹ Cliquez l’onglet de la page Préfixes de canaux.
Slack liste les préfixes prédéfinis avec leur description. Vous pouvez supprimer un de ces
préfixes en cliquant la croix X du côté droit.
❺ En bas de page, cliquez Ajouter un préfixe pour ouvrir une nouvelle fenêtre.
❻ Saisissez le préfixe sur au maximum 10 caractères.
❼ Ajoutez une description à l’intention des membres de l’espace.
❽ Cliquez le bouton vert Enregistrer.
Le nouveau préfixe apparaît avec les autres.
Si vous êtes impatient d’ajouter des membres à vos canaux, sautez la prochaine section.
Sachez qu’il n’est pas inutile de connaître les caractéristiques spéciales des canaux Slack
d’abord.

Informations générales de canal

Voici comment accéder aux informations générales d’un canal :
❶ Sélectionnez le canal dans le panneau latéral gauche.
❷ Cliquez à droite le bouton d’information i.
Slack ouvre le panneau des détails qui propose quatre icônes en haut :
• Ajouter : ajouter des personnes au canal.
• Rechercher : pour chercher des informations dans ce canal (il n’y a rien juste
après la création du canal).
• Appeler : pour lancer une conversation avec les membres actuels du canal.
• Plus : donne accès à d’autres options de gestion du canal.

Sous ces quatre boutons, nous trouvons une série de catégories dépliables :
• À propos de : rappelle le but, la description, la date de création du canal et le nom
de son créateur.
• Membres : liste les membres actuels et permet d’en inviter d’autres.
• Raccourcis : permet de créer une automatisation pour ce canal avec l’outil
Workflow Browser.
• Épingler : marque un message pour qu’il soit affiché en haut du canal.
• Fichier : affiche les noms des fichiers téléchargés par les membres. Cela évite de
parcourir des centaines de messages pour trouver ceux dans lesquels un fichier
avait été joint.

Vous remarquez un nombre à droite de chaque catégorie. Il indique le nombre d’éléments

qu’elle contient. L’ensemble de ces informations est visible dans la Figure 5.5.
Il est conseillé aux nouveaux membres de chaque canal d’aller consulter cette information
pour savoir quel est l’usage du canal. Cela leur évite d’être hors sujet dès leur première
intervention.
Figure 5.5 Vue détaillée d’un canal avec ses catégories.

Ajouter des membres à un canal

Un canal ouvert à un seul membre n’a aucun intérêt, sauf à servir de pense-bête personnel.
Slack est un outil de collaboration. Vous disposez de deux méthodes pour ajouter des
membres à un canal : manuellement ou bien automatiquement par le biais de canaux par
défaut.

Ajout manuel
Les canaux sont des entités dynamiques. À la différence des boîtes de réception des
messageries, leur contenu ne disparaît pas quand les salariés quittent l’entreprise. Même si
vous autorisez les membres à rejoindre les canaux publics quand bon leur semble, il est en
général conseillé de faire rejoindre d’office certains membres à certains canaux.
Voici comment ajouter manuellement un membre :
❶ Dans le panneau latéral, sélectionnez par clic le nom du canal dans lequel vous voulez
ajouter un membre.
❷ Cliquez dans l’angle supérieur droit le bouton représentant un i minuscule.
❸ Dans le volet droit des détails, dépliez la catégorie Membres.
❹ Cliquez le bouton blanc Ajouter des membres.
Si l’opération concerne un canal privé, Slack affiche un avertissement qui vous rappelle
que toute personne que vous ajoutez dans ce canal va avoir accès à la totalité du contenu.
❺ (facultatif) Cliquez le bouton vert Continuer.
❻ Dans le panneau qui apparaît, saisissez les premières lettres du nom de la personne.
Sélectionnez la personne une fois que son nom apparaît. Vous pouvez répéter le processus
pour en ajouter d’autres.
❼ Cliquez le bouton vert Ajouter.
Le ou les membres sont dorénavant membres du canal.
Comment faire lorsqu’il s’agit d’inviter des centaines ou des milliers de personnes à un
canal ? À compter de fin 2019, Slack a ajouté une fonction qui permet d’ajouter des
utilisateurs en rafale. Voici comment s’en servir :
 ❶ Utilisez un tableur pour créer une feuille de calcul dans laquelle chaque ligne contient
l’adresse de messagerie d’une personne à ajouter.
❷ Sélectionnez et copiez toute la série d’adresses.
❸ De retour dans Slack, sélectionnez dans la liste de gauche le canal concerné.
❹ Cliquez dans l’angle supérieur droit le bouton représentant un i minuscule.
❺ Dans le volet droit des détails, dépliez la catégorie Membres.
❻ Cliquez le bouton blanc Ajouter des membres.
❼ Dans la fenêtre de saisie, collez vos adresses de messagerie.
Actuellement, vous pouvez insérer jusqu’à 1 000 adresses à la fois. Slack va vérifier que
chacune des adresses est valide et qu’elle correspond à un membre du même espace de
travail. En cas de souci, vous pouvez supprimer dans la feuille de calcul les seules
adresses qui posent problème et recommencer l’intégration dans Slack.
Si vous changez d’avis pour une personne en particulier, vous pouvez vous servir du signe
X à droite du nom de la personne dans Slack. Cela vous évite de devoir recommencer
l’importation depuis le tableur.

❽ Cliquez le bouton vert Ajouter.

Canaux par défaut

Certains canaux sont a priori destinés à tous les membres de l’espace de travail. Dans ce cas,
il suffit de profiter du mécanisme d’insertion automatique. Le propriétaire ou un
administrateur du compte est autorisé à créer des canaux publics par défaut. C’est la
solution la plus pratique pour ajouter des utilisateurs en rafale. Voici comment procéder :
❶ Ouvrez le menu principal en cliquant dans le nom de l’espace de travail en haut.
❷ Dans le menu, choisissez Paramètres et administration puis Paramètres de l’espace de
travail.
❸ À droite de Canaux par défaut, cliquez le bouton Développer.
❹ Dans la zone à droite, ouvrez la liste puis cliquez dans la ligne de chaque canal public qui
doit être rendu accessible à tous les membres de l’espace de travail.
❺ Cliquez éventuellement à côté de la liste pour replier le volet puis cliquez le bouton
Enregistrer.
Dorénavant, tout nouveau membre sera dès le départ membre des canaux ainsi définis
(Figure 5.6).

Figure 5.6 Définition de canaux par défaut.

Naviguer parmi les canaux

Si votre organisation vient à peine de commencer à utiliser Slack, il est possible qu’il n’y ait
pas encore beaucoup de canaux publics, mais cela va vite changer. Les gens vont créer des
canaux en fonction de leurs centres de préoccupation.
Supposons que vous ayez envie de voir quelles sont les discussions en cours. Voici comment
passer en revue les canaux publics existants :
❶ Dans le panneau latéral gauche en haut, cliquez Parcourir Slack, puis Navigateur de
canal.
 Vous voyez apparaître la liste de tous les canaux visibles, c’est-à-dire les canaux publics et
éventuellement certains canaux privés (Figure 5.7).

Figure 5.7 Liste des canaux accessibles dans un espace de travail.

• Lorsque le nombre de canaux est important, vous pouvez tirer profit de deux outils
permettant de naviguer plus aisément :
• Trier : vous pouvez trier par date, par nom de membres et dans l’ordre
alphabétique.
• Filtrer : vous pouvez limiter l’affichage aux canaux privés ou archivés et
masquer les canaux dans lesquels vous intervenez déjà (Figure 5.8).

• Rappelons que Slack ne vous laisse pas voir les noms des canaux privés des autres.
Si vous demandez un filtrage pour les seuls canaux privés, vous ne verrez que ceux
dans lesquels vous êtes déjà membre.
Figure 5.8 Affichage d’une liste filtrée de canaux publics.

❷ (facultatif) Cliquez dans la ligne du canal que vous voulez consulter avant de le rejoindre
éventuellement.
Slack présente quatre nouvelles commandes du côté droit :
• Prévisualiser
• Rejoindre
• Rechercher
• Plus

Prévisualiser permet de voir directement les messages du canal : vous n’êtes pas encore
membre, mais vous pouvez juger de la teneur des propos pour savoir s’il est utile de
rejoindre ce canal. La commande Rechercher permet de chercher des mots, en
particulier dans les discussions.
❸ Si vous considérez que vous pourriez profiter de ce canal, utilisez le bouton Rejoindre.
Dorénavant, ce canal public est ajouté à la liste de vos canaux.
Si vous connaissez déjà le nom d’un canal (quelqu’un vous l’aura transmis), il suffit de vous
rendre dans un canal existant ou de vous envoyer à vous-même un message direct (nous
abordons les messages directs dans le Chapitre 6). Saisissez alors la commande /joindre
suivie du nom du canal et validez par Entrée. Si vous saisissez par exemple /joindre
#marketing, Slack vous ajoute automatiquement dans ce canal.
Lorsque vous arrivez dans un nouveau canal, prenez quelques minutes pour parcourir le
contenu. Si c’est un canal très spécifique ou avec peu de membres, prenez le temps de vous
présenter aux autres.

Communiquer par un canal Slack

La raison d’être d’un canal est de permettre à des personnes d’échanger des informations.
Une fois que vous savez comment manipuler les canaux, vous pouvez commencer à envoyer
des messages. (Le Chapitre 6 revient en détail sur les messages.)
Vous passerez beaucoup plus de temps à interagir avec les autres dans les canaux qu’à gérer
les canaux.

Poster un message simple

Pour envoyer un message normal dans un canal Slack, cliquez dans la zone de saisie tout en
bas de la fenêtre et saisissez le texte puis validez par Entrée.
La Figure 5.9 donne un exemple de message transmis par elbnick dans le canal
#teletrav_2021 avec une réponse d’un collègue.

Figure 5.9 Exemple de message dans un canal Slack.

Les messages échangés dans les canaux ne sont a priori pas privés. Tous les membres du
canal peuvent les voir. Pour des échanges privés, il faut écrire des messages directs
(Chapitre 6).

Pour mentionner un collègue du même canal, faites précéder son nom du symbole @. Les
autres membres du canal peuvent répondre à vos messages en ajoutant des émoticônes, des
adresses URL et même des images animées (GIF).
Voici quelques astuces :

• Pour informer d’un seul geste tous les membres d’un canal que vous venez d’ajouter un
message, saisissez la commande @canal.
• Les propriétaires et administrateurs d’espaces peuvent supprimer les messages des
autres membres d’un canal public. Si c’est ce que vous comptez faire, prenez d’abord
contact avec la personne concernée, en lui expliquant pourquoi son message doit être
effacé. Cette précaution évitera normalement une récidive.
• Pour recentrer une discussion dans un canal, définissez un sujet. Pour tout détail, visitez
la page https://bit.ly/sl-topic.

Le savoir-vivre dans les canaux

Arrivés en fin de chapitre, nous savons comment créer un canal Slack et comment écrire un
message. Voyons pour terminer quelques considérations de sociabilité.
Quand vous vous retrouvez avec des collègues pour faire un 18 trous ou pour boire un verre,
vous allez tous vous comporter d’une certaine façon. Si vous êtes invité à déjeuner par votre
éventuel futur employeur, vous voudrez faire bonne impression. Les contextes ne seront
décidément pas les mêmes.
Cette adaptation de précaution est valable aussi dans les canaux Slack : ils ne sont pas tous
égaux. Ce qui est acceptable dans un canal peut s’avérer dévastateur dans un autre. Lorsque
vous avez besoin de vous relâcher un peu, utilisez le canal #humour, surtout si vous
connaissez vos collègues depuis longtemps. Trop d’humour ou de légèreté dans un canal tel
que #production n’est pas pertinent.
Voici quelques autres conseils pour la route :

• Tâtez le terrain. Restez réservé lors de vos premières interventions, surtout si vous venez
d’être embauché ou accepté dans un canal.
• Plus un canal compte de membres, moins souvent vous devriez y poster des messages.
• Avant de valider vos interventions, revérifiez leur pertinence au sein du canal.
 DANS CE CHAPITRE :
Utiliser les messages directs
•
Partager des fichiers
•
Maintenir un contact en dehors de Slack

Chapitre 6
Messages directs Slack

C omme l’a montré le Chapitre 5, le mécanisme des canaux publics et privés de Slack
est très efficace pour échanger des informations dans un même espace de travail.
Mais ce n’est pas le seul moyen de communication offert par Slack.

En effet, vous pouvez émettre et recevoir des messages directs (DM) à une personne en
particulier ou à tout un groupe. Vous pouvez même créer des séquences de messages sous
forme de fils de discussion.

Principe des messages directs

À partir d’un espace de travail, il est possible d’envoyer directement un message pour y
répondre. Ce n’est pas la même chose qu’échanger des messages dans un canal. Les
messages Slack peuvent contenir des liens ou des fichiers (textes, audio, vidéo, images, etc.).

Envoyer un message
Voici comment envoyer un message dans Slack :
❶ Tout en haut du panneau latéral, cliquez le bouton de nouveau message (à droite du nom
de l’espace).
Vous pouvez aussi cliquer le signe + à droite du titre de la catégorie des messages directs
en bas pour un résultat similaire.
❷ Dans le menu qui apparaît, saisissez les premières lettres du destinataire ou utilisez la
liste pour le sélectionner.
Vous voyez apparaître un écran similaire à celui de la Figure 6.1.
Figure 6.1 Création d’un message direct destiné à une seule personne.

Une fois le nom du destinataire choisi, utilisez la touche de tabulation (Tab). Le curseur
de saisie est alors placé dans la ligne de saisie du message.
L’envoi d’un message direct utilise le même processus que pour un message dans un
canal. La seule différence concerne la désignation du destinataire. Vous envoyez soit vers
un canal, soit vers une personne ou un groupe de personnes.

❸ (facultatif) Pour joindre un fichier au message, utilisez le bouton représentant un

trombone dans l’angle inférieur droit de l’écran.
La technique est la même que pour joindre un fichier à un courriel. Vous pouvez joindre le
fichier en le glissant-déplaçant vers la fenêtre de saisie de message Slack. Le fichier est
lié au message lorsque vous cliquez le bouton Télécharger.
❹ (facultatif) Vous pouvez citer un autre membre de votre espace de travail en utilisant le
bouton représentant l’opérateur @.

❺ (facultatif) Pour agrémenter le message, vous disposez d’un bouton pour insérer une
émoticône.
❻ Validez l’envoi du message par la touche Entrée, mais pensez à vous relire une dernière
fois d’abord.
Le robot SlackBot vous prévient si le destinataire avait demandé à ne pas être dérangé en
mettant en pause les notifications. Si vous lui répondez alors que vous voulez malgré tout
l’importuner, Slack va faire son possible (nous reviendrons sur les notifications dans le
Chapitre 7).
Par défaut, la partie inférieure du panneau gauche de la fenêtre Slack présente les noms des
personnes avec lesquelles vous avez le plus récemment échangé. Vous pouvez bien sûr
communiquer avec tous les autres membres de l’espace de travail.
Vous pouvez même envoyer un message direct à plusieurs membres à la fois. Le processus
est le même que décrit ci-dessus, mais dans l’Étape 2, vous sélectionnez plusieurs
destinataires (Figure 6.2).
Figure 6.2 Envoi d’un message à plusieurs destinataires.

La Figure 6.3 montre comment se présente la trace d’un message de groupe dans le panneau
gauche.

Figure 6.3 Trace d’un message direct du groupe.

Vous constatez la présence d’un chiffre à gauche du message de groupe, ce qui permet de
voir que le message a été envoyé à plus d’une seule personne.
Vous pouvez tout à fait créer un pense-bête pour vous-même, ou récupérer du texte d’une
autre application : la Figure 6.4 montre un message envoyé à soi-même. Il suffit de se choisir
en tant que destinataire dans l’étape de la procédure précédente.

Figure 6.4 Un pense-bête sous forme de message direct à soi-même.

Actions élémentaires sur les messages
Vous disposez de quelques fonctions pour mieux exploiter la fonction d’envoi et de réception
d’un message.

Enregistrer un brouillon de message

Cela permet de stocker une version non définitive d’un message direct, un peu comme dans
la messagerie électronique. L’astuce consiste à saisir du texte sans valider l’envoi. Il suffit
alors d’aller dans un autre volet du programme pour que Slack enregistre le texte en cours
de rédaction comme brouillon.
Vous pouvez visualiser tous les brouillons de messages en choisissant la catégorie Brouillons
dans le panneau gauche (Figure 6.5). Vous pouvez ainsi revenir à vos brouillons pour les
finaliser.

Figure 6.5 Vue des brouillons de messages.

Slack ajoute la mention Brouillon pour distinguer ces messages non définitifs. (Vous ne
verrez pas cette liste s’il n’y a aucun brouillon.)

Marquer un message comme lu ou non lu

Vous connaissez certainement la fonction de marquage comme non lu ou comme lu de votre
messagerie. Slack offre la même possibilité dans les canaux et dans les conversations de
messages. Voici comment marquer un message déjà lu comme non lu :
❶ Amenez le pointeur au-dessus du message sans cliquer.
Vous voyez apparaître le bouton Autres actions symbolisé par trois points.
❷ Cliquez l’action Marquer comme non lu.
Slack affiche le nom du destinataire ou du canal en gras dans la liste de gauche. Cela
permet de retrouver facilement le message pour lequel votre réponse est attendue.

Conversations Slack
Le concept de conversation Slack désigne une série de messages directs individuels ou de
groupe. C’est une séquence d’échanges de messages entre membres de l’espace de travail
qui s’est déroulée en dehors d’un canal, ce qui est le point essentiel.
Dès que vous échangez des messages directs avec au moins un membre de l’espace, Slack
regroupe la séquence en tant que conversation. Vos conversations sont accessibles dans la
partie inférieure du panneau de gauche, dans la catégorie Messages directs.

Insérer des liens de canaux

 Pour plus de confort, vous pouvez insérer une référence à un nom de canal public dans vos
messages directs. Il suffit de faire précéder le nom du signe dièse #. Slack va
automatiquement créer un lien hypertexte bleu. (Cela n’est pas possible pour un canal privé.)
Le Tableau 6.1 donne deux exemples d’utilisation des liens de canaux.

Tableau 6.1 Insertion de noms de canaux dans un message direct.

Action
Insertion d’un lien de canal public dans un
message direct, par exemple #finance.
Insertion d’un lien de canal privé dans un
message direct, par exemple #secret.
Résultat
Le mot #finance apparaît sous forme de lien bleu. Tous les
membres peuvent y accéder en cliquant ce lien.
Le lien #secret n’apparaîtra pas en bleu.
Les membres ne pourront pas cliquer le nom pour ouvrir le
canal.

La Figure 6.6 montre un lien de canal inséré dans un message. Le destinataire peut ainsi très
facilement accéder au canal mentionné.

Figure 6.6 Message direct avec un lien vers un canal public.

Enrichissement typographique des messages

Vous aurez certainement envie et besoin d’enrichir l’aspect visuel et la structure de vos
messages directs. Tous les mots n’ont pas la même importance dans un message.
Slack propose une foule d’options pour améliorer le format de vos messages. Vous pouvez
créer des listes numérotées ou des listes à puces, ajouter du gras et de l’italique, insérer du
code d’un langage de programmation, etc.
Slack propose deux mécanismes d’amélioration des messages : visuellement par un éditeur
wysiwyg ou par des raccourcis clavier. (Rappelons que « wysiwyg » se traduit en français par
« tel écran-tel écrit ».)

L’éditeur visuel de Slack (tel écran-tel écrit)

Les possibilités d’enrichissement du format d’un message dans Slack ressemblent beaucoup
à ce que vous savez faire dans un traitement de texte tel que Microsoft Word. Pour graisser
une série de mots, vous les sélectionnez puis utilisez le bouton B sous la zone de texte. De
même pour l’italique. Le Tableau 6.2 décrit la liste de toutes les possibilités de formatage
visuel (les boutons sont passés en revue de gauche à droite).

Gagner du temps avec les raccourcis clavier

Si vous êtes de ceux qui ont compris qu’apprendre quelques raccourcis clavier rendait
encore plus efficace, vous êtes servi avec Slack. Vous pouvez en effet définir les options de
mise en forme au moyen des raccourcis clavier, présentés dans le Tableau 6.3.
Cela dit, si vous n’avez pas envie de mémoriser les raccourcis, rien ne vous empêche de
continuer à utiliser l’éditeur dans son mode classique.

Tableau 6.2 Options de formatage des messages directs dans l’éditeur.

Bouton Résultat
Éclair Liste des raccourcis clavier, certains concernant le format.
B Affiche les mots sélectionnés en gras.
I Affiche les mots sélectionnés en italique.
Barré Affiche les mots sélectionnés en barré ou biffés.
Code Applique le style code aux mots sélectionnés.
Lien Transforme le mot sélectionné en lien hypertexte ou adresse URL.
Chiffre Crée une liste ordonnée avec numéros.
Puce Crée une liste à puces.
Bloc de citation Ajoute une indentation au texte sélectionné pour montrer qu’il s’agit d’une citation.
Bloc de code Insère tel quel un bloc de code source.
Aa Masque les options de mise en forme.
@ Mentionne un utilisateur par son nom.
Émoticône Insère une émoticône ou émoji.
Trombone Joint un fichier au message.

Tableau 6.3 Raccourcis clavier de mise en forme des messages directs.

Option de Raccourci clavier

format
Début de Frappez la combinaison Maj+Entrée (plusieurs fois si nécessaire).
paragraphe
Gras Insérez un astérisque au début et à la fin des mots visés.
Italique Insérez un souligné au début et à la fin des mots visés.
Barré Insérez un tilde (∼) au début et à la fin des mots visés.
Citation Ajoutez un signe supérieur à > en début de citation.
Code en Ajoutez des apostrophes inverses autour du texte. Une série de trois apostrophes inverses
ligne formate tout un bloc de texte.
Liste à Frappez d’abord Maj+8 puis Maj+Entrée (ou Retour). La combinaison clavier *+Espace ou -
puces +Espace demande l’ajustement automatique du format pour obtenir une liste à puces.
Liste Sur Mac, frappez Pomme + Maj + 7. Sous Windows Ctrl+Maj+7. La combinaison 1+.+Espace
numérotée (1 plus le point plus espace) demande l’ajustement automatique du message sous forme de
liste numérotée.

Rien ne vous empêche de combiner plusieurs options de mise en forme dans le même
message, par exemple une liste à puces avec une partie en gras et un extrait de code source.

Trouver des destinataires dans un espace de travail

Lorsque vous décidez d’envoyer un message, il vous faut d’abord trouver son destinataire.
Vous n’avez heureusement pas à quitter Slack pour chercher dans l’annuaire de la
messagerie. Plusieurs moyens sont disponibles pour trouver facilement vos collègues dans un
espace :
❶ Dans le panneau gauche, accédez à la catégorie Personnes et groupes d’utilisateurs.
Si la catégorie n’est pas visible directement, ouvrez le menu de Naviguer dans Slack.
Vous devriez voir quelque chose dans le style de la Figure 6.7.
Figure 6.7 Vue des personnes dans Slack.

❷ Tapez les premières lettres du nom du destinataire dans la barre de recherche ou faites
défiler le contenu jusqu’à voir son nom ou sa photo.
Lorsque vous avez localisé une personne, Slack affiche son profil avec son rôle sous la
photo. Rappelons que le rôle n’est pas montré si c’est un membre régulier, sans droits
particuliers (nous l’avons expliqué dans le Chapitre 4).
Dans la vue Personnes, vous pouvez trier le contenu par nom, et disposez d’autres moyens de
trouver quelqu’un. Vous pouvez en effet filtrer par rôle et même chercher les utilisateurs
désactivés :

❶ Ouvrez la vue Personnes.

❷ Cliquez le bouton Filtre du côté droit de la barre de recherche et profitez des possibilités
offertes.
Vous pouvez demander un filtrage par type de compte ou par système utilisé par la personne
(Windows ou macOS). Vous pouvez aussi masquer les comptes désactivés.
Dans le forfait Enterprise Grid, les espaces de travail fonctionnent un peu différemment.
Dans les autres forfaits, vous ne voyez que les membres de votre espace de travail. Dans le
forfait Enterprise Grid, vous en voyez beaucoup plus, mais vous pouvez heureusement
appliquer un filtrage.
Le fait de voir la liste de tous les membres d’un espace ou de toute l’organisation est un
avantage et un danger potentiel. Comme dans une messagerie, si vous n’êtes pas vigilant,
vous risquez d’envoyer un message direct à la mauvaise personne. Vérifiez donc bien
l’identité de votre destinataire avant de valider votre message par la touche Entrée, surtout
si le contenu du message est sensible.
Notez que ce n’est pas parce que le nom d’un collègue apparaît dans la liste des personnes
que cette personne utilise Slack. Ce problème concerne notamment les entreprises
multinationales qui ont choisi le forfait Enterprise Grid.

En plus de la rédaction et de la lecture des messages directs, Slack permet de modifier un

nouveau message, d’en supprimer, d’ajouter des pense-bêtes, d’épingler un message dans
une conversation, parmi d’autres fonctions.

Modifier un message émis

Des milliards de courriels sont émis tous les jours ; parfois l’émetteur fait une erreur de
destinataire. Une fois qu’un courriel est parti, il y a peu de chances que vous puissiez le
rattraper pour le corriger.
Dans Slack, vous pouvez revenir en arrière dans certaines limites. En cas d’erreur, inutile
d’envoyer un erratum de correction. Vous pouvez en effet modifier un message même une
fois publié. Voici comment faire :
❶ Amenez le pointeur de souris au-dessus d’un message existant pour voir apparaître le
bouton de menu local du côté droit (les trois points).
❷ Dans ce menu local, choisissez Modifier le message.
❸ Appliquez vos modifications dans le message.
❹ Cliquez le bouton vert Enregistrer les modifications.
Notez que Slack prend soin d’ajouter la mention (modifie) à la fin de votre message pour que
ceux qui l’avaient déjà lu ne soient pas dubitatifs.
Vous devinez que Slack interdit également au propriétaire et aux administrateurs d’un
espace de modifier les messages des autres, même de façon anonyme. Ce serait ouvrir la
boîte de Pandore !

Supprimer un message
Que se lève le premier qui n’a jamais par mégarde cliqué Répondre à tous dans un courriel
pour le regretter une minute plus tard. Si les autres ont lu le message, cela ne sert à rien de
vouloir le supprimer. D’ailleurs, le simple fait que vous tentiez de faire cela intrigue les
destinataires et les pousse à aller le lire au plus vite. Dans ce contexte, Slack est meilleur
qu’une messagerie.
Voici comment vous pouvez supprimer un de vos messages :
❶ Amenez le pointeur dans les limites du message à éliminer.
Parmi les options, vous voyez le fameux menu local Autres actions représenté par les trois
points.
❷ Choisissez Supprimer le message, qui est affiché en rouge.
Slack vous demande de confirmer.
❸ Cliquez le bouton Supprimer.
Le message est totalement supprimé dans Slack.
Comme déjà dit, vous ne pouvez rien faire si l’un des destinataires l’a déjà lu. Pour vous
consoler, rappelons que le mécanisme de rappel de messages Outlook n’offre aucune
garantie non plus.
Les propriétaires et administrateurs d’espaces de travail peuvent supprimer les messages
des autres membres dans les canaux publics. C’est notamment indispensable pour supprimer
un message offensant.

Suspendre l’envoi des notifications

Supposons que vous vouliez ne plus être gêné sans cesse par toutes les notifications qui vous
préviennent des interventions des autres membres. Voici comment vous pouvez facilement
supprimer le flux d’informations correspondant :
❶ Sélectionnez par clic la conversation qui génère les notifications.
❷ Ouvrez le volet des détails au moyen du bouton d’information (un i minuscule à droite).
Vous voyez apparaître sous le profil de la personne trois pages sous le mot Détails.
❸ Accédez à la page du bouton +.
❹ Dans le menu local, choisissez Désactiver les notifications.
Pour recevoir à nouveau les notifications concernées, répétez le processus en choisissant
Réactiver les notifications dans la quatrième étape.
Lorsque les notifications sont désactivées, Slack ne vous prévient plus lorsqu’un intervenant
a posté un message. En revanche, vous verrez une marque rouge à côté du nom de la
personne dans votre panneau latéral. Si la personne vous a envoyé trois messages, vous
verrez apparaître le chiffre 3 en rouge.
Ajouter des rappels de messages
Vous utilisez sans doute des pense-bêtes dans votre vie quotidienne, peut-être sous forme
d’une appli sur votre téléphone. Cela vous évite d’oublier des rendez-vous avec votre
histoire : anniversaires, paiement des impôts ou première diffusion de la saison 23 de votre
série préférée.
Imaginons que vous deviez travailler sur un projet de développement informatique. Gilbert
vous a envoyé un message direct à ce sujet. Vous n’avez hélas pas le temps de lui répondre
immédiatement. Pour penser à vous en occuper plus tard, procédez ainsi :
❶ Amenez le pointeur au-dessus du message (direct ou dans un canal).
❷ Ouvrez le menu local au moyen du bouton à trois points.
❸ Choisissez Me le rappeler.
Slack affiche une boîte qui permet de choisir un délai entre 20 minutes et la semaine
prochaine.
❹ Choisissez l’heure où le jour de rappel.
Vous pouvez activer une alarme pour vous prévenir le moment venu.

Enregistrer les messages directs ou de canal

Lorsque le nombre de messages dans un espace de travail devient conséquent, vous pouvez
vous demander comment garder trace des plus importants. Slack répond à ce besoin en vous
proposant d’enregistrer les messages essentiels. L’opération revient à faire afficher les
messages dans une catégorie spéciale. Il ne s’agit pas d’un enregistrement dans un fichier,
mais plutôt de la création de favoris.
(N. d. T.) Le choix du terme enregistrer est mal venu ici. Il s’agit de marquer les messages
pour qu’ils soient affichés dans une liste. D’autres logiciels ont choisi le terme épingler. Dans
Slack, ce terme sert à une autre fonction décrite plus bas.

Comme vous vous y attendez, Slack enregistre en réalité toutes les données de tout ce qui
existe dans votre espace de travail et pas seulement ce que vous « enregistrez » (jusqu’à ce
que vous décidiez de supprimer).

Voici comment enregistrer un message direct ou un message de canal :

❶ Amenez le pointeur au-dessus du message (direct ou dans un canal).
❷ Repérez le bouton Enregistrer (une sorte de fanion blanc).
Dès que vous cliquez, le fanion devient rouge.
Le message a été ajouté à vos Éléments enregistrés ; vous pouvez y accéder dorénavant
directement dans cette catégorie du panneau latéral.
La Figure 6.8 donne un exemple d’affichage d’un message enregistré. Les messages sont
présentés dans l’ordre chronologique inverse de leur enregistrement. Il n’y a pas de tri par
date d’envoi ou de réception.

Figure 6.8 Un message direct enregistré.

Pour supprimer cette mise en avant du message, il suffit de cliquer à nouveau le bouton de
favori rouge. Il retrouve sa couleur blanche d’origine. Le message n’est absolument pas
supprimé ; il ne fait simplement plus partie de la catégorie des éléments enregistrés.

Épingler un message à une conversation

En complément de la définition de favoris par la fonction Enregistrer, Slack propose le
mécanisme d’épinglage qui permet de mettre en valeur certains messages d’une
conversation en les listant dans une catégorie appropriée du volet des détails.
Voici comment épingler un message d’une conversation :
❶ Amenez le pointeur sans cliquer dans les limites du message à épingler.
❷ Ouvrez le menu local du message.
❸ Choisissez Épingler à cette conversation.
Slack ajoute le message en tout début de la liste des messages épinglés dans le volet de
détails (Figure 6.9).

Figure 6.9 Un message direct épinglé dans une conversation.

Vous pouvez à tout moment utiliser dans le même menu local la commande Désépingler cet
élément ou le bouton X dans l’angle supérieur droit du message. Notez que cette opération
ne supprime pas le message.

Rédiger des messages de type spécial

Les messages directs que nous avons rencontrés jusqu’à maintenant permettent déjà de
participer de façon active dans les canaux, notamment grâce aux options de format. Parfois,
vous aurez besoin de rédiger une réponse plus élaborée.
Bienvenue dans le monde des mémos et des extraits !

Créer un mémo élaboré

Ce qui s’appelle mémo dans Slack est un message dans lequel vous pouvez encore plus
contrôler le format. Vous pouvez même créer, modifier et partager des documents complets
dans Slack. Ces mémos servent à travailler sur du contenu de plus grande taille. Pour autant,
ne comptez pas vous passer à l’avenir d’un véritable traitement de texte tel que Word ou
Google Docs. Les mémos permettent de rédiger des plannings de projets, des notes de
réunions, des articles ou des projets de contenu Web. Les mémos de Slack (en anglais posts)
se distinguent par une icône de document verte sur le bord gauche juste après publication.
Voici comment créer un mémo dans un canal :
❶ Dans le panneau vertical gauche, sélectionnez un canal.
❷ Dans la zone de saisie en bas, cliquez le bouton représentant un éclair.
Slack affiche un menu local.
❸ Choisissez Créer un mémo.
Slack ouvre une fenêtre dédiée à la rédaction du mémo.
❹ Commencez par saisir un titre et ajouter des options de format.
Vous pouvez choisir des listes à puces, des adresses URL, un bloc de code, etc. Dès que
vous avez saisi du texte dans la fenêtre principale, il suffit de le sélectionner puis
d’amener le pointeur au-dessus pour voir apparaître les options de format applicables.
❺ Une fois le mémo rédigé, cliquez en haut le bouton blanc Partager.
Slack propose des options pour partager le mémo, autoriser les autres à le modifier, créer
un lien et ajouter des commentaires (Figure 6.10).

Figure 6.10 Rédaction d’un mémo.

❻ Cliquez enfin le bouton vert Partager en haut à droite (Figure 6.11).

❼ Si nécessaire, refermez la fenêtre de création du mémo.
Figure 6.11 Un mémo formaté dans Slack.

Vous pouvez visualiser les mémos existants lorsque vous utilisez l’application pour mobile
Slack, mais pour créer et modifier un mémo, il faut utiliser Slack sur un ordinateur classique.
Les messages de canal simples peuvent être vus et modifiés depuis n’importe quel appareil.

Ajouter un extrait de texte ou de code

Les extraits Slack (snippets) servent à partager facilement quelques lignes de code source de
programmation, le contenu d’un fichier de configuration ou d’un journal de traces
techniques. La capacité de Slack à bien prendre soin des éléments de format du code source
est une des raisons pour lesquelles Slack est très apprécié par les ingénieurs logiciels.
Les deux types d’extraits sont créés de façon similaire à un mémo. Voici comment créer un
extrait de texte :
❶ Sélectionnez un canal dans le panneau latéral.
❷ Cliquez le bouton éclair dans la zone de saisie en bas pour faire apparaître le menu local.
❸ Choisissez Créer un extrait de texte pour faire apparaître la fenêtre de rédaction.
❹ Commencez la création de l’extrait dans la fenêtre (Figure 6.12).

Figure 6.12 Création d’un extrait de code dans Slack.

 ❺ (facultatif) Ajoutez un titre et choisissez le type d’extrait.
Dans le cas d’un extrait de code, Slack va essayer de deviner le langage de
programmation. S’il se trompe, sélectionnez le langage dans la liste déroulante.

❻ Saisissez votre bloc de code dans la zone de contenu.

Vous sélectionnez le texte et survolez avec le pointeur pour voir les options de format.
❼ (facultatif) Ajoutez éventuellement un message pour décrire le but de l’extrait.
❽ Choisissez enfin l’auditoire de l’extrait. Il peut s’agir d’un canal, d’une personne ou de
plusieurs.
Slack propose des options évidentes pour partager votre extrait.
❾ Cliquez enfin Créer un extrait.
Vous constatez que Slack ajoute automatiquement des numéros de lignes dans la marge
gauche de l’extrait de code (Figure 6.12).
Pour un extrait, vous pouvez télécharger le contenu, afficher une version sans format et
ajouter un commentaire. Slack ajoute une icône blanche contenant la lettre T majuscule à
gauche de l’extrait. Il suffit de cliquer ce bouton pour accéder au contenu.
Lorsque vous amenez le pointeur de souris dans les limites d’un extrait dans un canal, Slack
affiche plusieurs options :
• Télécharger ;
• Modifier ;
• Partager.
Le bouton à points donne accès à d’autres options :
• Afficher les détails ;
• Copier le lien du fichier ;
• Enregistrer dans Slack ;
• Afficher brut ;
• Créer un lien externe ;
• Supprimer le fichier.
Les extraits ne sont pas limités aux canaux. Vous pouvez en créer dans vos messages directs.

Convertir une discussion par messages directs en

canal privé
Il semble logique que les canaux soient dotés d’une durée de vie supérieure à celle des
messages directs entre individus. Parfois, vous constaterez qu’une de vos conversations
mériterait de s’être déroulée dans le cadre d’un canal. Dès qu’une conversation concerne
plus de deux personnes, vous pouvez la faire migrer vers un nouveau canal :
❶ Cliquez dans le message direct de groupe à convertir.
❷ Ouvrez le volet des détails en cliquant le bouton d’informations i à droite.
Vous voyez apparaître un volet avec trois panneaux sous l’image des personnes
concernées.
❸ Cliquez le bouton Plus.
❹ Dans le menu local, choisissez Convertir en canal privé.
❺ Confirmez votre désir au moyen du bouton proposé.
L’opération est irréversible. Toutes les personnes qui ont pris part à la conversation
peuvent voir l’historique et accéder à tous les fichiers partagés.
 ❻ Donnez un nom à votre nouveau canal, puis confirmez au moyen du bouton vert de
conversion.
Slack va déplacer tous les messages directs dans ce nouveau canal privé.
Par mesure de confidentialité, il est impossible de convertir une série de messages directs en
un canal public.

Créer un fil de discussion

Dans Slack, un fil de discussion (thread) regroupe toutes les réponses à un même message
direct, ou à une interaction, en particulier dans un canal. Les filtres permettent de
concentrer une série d’échanges autour d’un sujet précis, en oubliant pendant un temps les
autres sujets abordés dans la conversation ou le canal. Les fils ressemblent beaucoup aux
messages directs, mais s’en distinguent de deux façons :
• Contrairement aux conversations, vous pouvez créer un fil de discussion à l’intérieur ou
à l’extérieur d’un canal (revoyez si nécessaire la description des conversations Slack plus
haut). Autrement dit, vous pouvez créer et consulter des fils de discussion quel que soit
leur lieu. Slack envoie des notifications à propos des réponses dans le fil dans la catégorie
Fils de discussion du panneau vertical à gauche. Cela permet de regrouper par exemple
dix fils dans six canaux et quatre conversations différentes. Les fils de discussion
permettent donc de s’épargner de devoir aller picorer chacune des réponses à de
multiples endroits.
• Les fils de discussion sont pratiques, mais totalement facultatifs. Slack ne démarre pas
automatiquement un fil de discussion.

Quelques exemples de fils de discussion

Voici quelques exemples concrets montrant l’intérêt des fils de discussion :
• Une équipe de support technique aura par exemple créé le canal nommé #pro-
blèmes_matériel pour discuter de tous les soucis concernant les ordinateurs ou le
réseau. Ils ont tout intérêt à créer des fils de discussion pour échanger au sujet de chacun
des équipements en particulier.
• Le département des ressources humaines discute du règlement d’entreprise, et les
points abordés sont parfois très spécifiques. Il leur sera utile d’avoir un fil consacré
seulement aux congés sabbatiques.
• Deux personnes peuvent avoir lancé une discussion animée en dehors d’un canal, à
propos d’une stratégie de l’entreprise. Chacun des deux crée un fil de discussion dans son
espace de travail Slack pour être informé des réactions de son partenaire.
• Supposez quatre partenaires consultants qui révisent un diaporama important. Tous les
commentaires restent centralisés grâce à un fil de discussion.
• Un enseignant peut créer un canal #demander_prof pour les questions en fin de chaque
semestre. Ce canal est très fréquenté. Les étudiants posent des questions au sujet du livre
qu’il faut acquérir, par exemple :
• Quelle édition faut-il acheter ?
• Est-ce que je peux partager le livre avec mon colocataire ?
• Existe-t-il une version électronique ?

• Chacune de ces questions fera l’objet d’un fil de discussion. Les fils ont moins d’intérêt
pour les questions binaires (où l’on répond par oui ou non). Cela dit, il y a rarement des
contre-indications à ouvrir des fils de discussion.

Créer, suivre et lire un fil de discussion

Voici comment démarrer un fil de discussion :
❶ Amenez le pointeur dans le message.
Slack affiche un menu local ainsi que la commande Autres actions.
 ❷ Amenez le pointeur sur le bouton représentant une bulle avec deux traits et choisissez
Répondre dans le fil de discussion.
Les sujets abordés dans les conversations vont intéresser les personnes de façon variable. Un
ingénieur, une responsable des ressources humaines et un comptable vont se focaliser sur
certains sujets en priorité. Les fils de discussion constituent une excellente technique pour
donner du relief aux discussions.

Arrêter de suivre un fil

Vous pouvez facilement arrêter de suivre un fil de discussion :
❶ Au niveau d’un des messages du fil, ouvrez le menu local par le bouton de menu à droite
(Autres actions).
❷ Dans le menu local, choisissez Ne plus suivre ce fil.
Vous ne pouvez pas désactiver l’affichage d’un fil, ni le supprimer. Après tout, un fil n’est
qu’une technique pour mettre en exergue certaines discussions. Ce n’est pas une information
en soi. Lorsque vous ne suivez plus un fil, vous ne voyez plus apparaître les pastilles rouges
avec un chiffre pour ce fil, dans la catégorie Fils d’actualité du panneau latéral. Vous
continuez à voir les badges des autres fils que vous suivez, lorsque vous êtes mentionné.
Si vos interventions sont ponctuelles, vous ne tirerez pas grand profit des fils de discussion.
Ils sont utiles lorsque vous entretenez en pointillé plusieurs conversations sur des sujets
différents. Avec les fils, vous naviguez facilement parmi ces différentes discussions.

Partager des fichiers et des messages

Slack est un outil collaboratif. Au cours de vos échanges de messages directs et de messages
de canaux, vous aurez souvent besoin de partager du contenu avec vos collègues. Slack
permet de déposer des fichiers et de partager des messages.

Partager ou déposer un fichier

Vous aurez souvent besoin de partager un document (feuille de calcul, texte, photo ou
diaporama) créé avec une autre application. Slack permet de le faire aisément.

Transmettre un fichier à partager

Pour mettre à disposition un fichier, procédez ainsi :
❶ Dans le panneau latéral, cliquez le signe + et choisissez Navigateur de fichiers.
❷ Cliquez en haut le bouton blanc Charger un fichier.
Slack vous demande de désigner le fichier parmi ceux de votre ordinateur.
❸ Parcourez vos dossiers ou répertoires et sélectionnez le fichier.
La procédure est la même que celle que vous utilisez dans d’autres applications, par
exemple pour les pièces jointes de messagerie. Les détails dépendent du système utilisé.
Le bouton de validation porte en général le nom Ouvrir.
❹ (facultatif) Saisissez un descriptif comme message pour l’envoi du fichier.
❺ (facultatif) Si vous voulez déposer un autre fichier, utilisez le lien bleu.
❻ (facultatif) Dans le menu local, sélectionnez le canal, le groupe d’utilisateurs ou
l’application devant avoir accès aux fichiers.
Vous pouvez partager le fichier avec vous-même pour l’avoir sous la main dans Slack.
❼ Cliquez enfin le bouton vert Charger.
Slack propose une puissante fonction de recherche des fichiers. Vous pouvez :
chercher des documents avec la barre de recherche Fichiers ;
trier la liste des fichiers par nom ou par date ;
filtrer la liste par type, plage de dates ou nom de membres ayant partagé un fichier avec
vous.
La Figure 6.13 montre une vue des fichiers. Vous avez immédiatement accès à tous ceux que
vous avez partagés et que les autres ont partagés avec vous.
Notez que vous pouvez également chercher des fichiers au moyen de la barre de recherche
principale de Slack tout en haut de l’espace de travail.

Figure 6.13 Affichage de la liste des fichiers.

Récupérer un lien vers un fichier existant

Slack permet d’obtenir un lien qui mène à un fichier disponible dans un canal public. Vous
pouvez ensuite partager ce lien avec d’autres membres. Voici comment obtenir un tel lien :
❶ Amenez le pointeur dans les limites de l’affichage du fichier et ouvrez le menu local par
le bouton des autres actions.
❷ Choisissez Copier le lien du fichier.
❸ Vous pouvez coller le lien dans un message direct ou de canal.
Le lien ainsi créé est privé. Une personne non-membre de l’espace de travail concerné ne
peut pas y accéder, même si elle arrive à récupérer l’adresse URL correspondante.

Créer un lien externe vers un fichier

Vous avez déposé un fichier dans un canal, et vous avez besoin de permettre à une personne
qui ne fait pas partie de l’espace d’accéder à ce fichier dans Slack. Voici comment procéder :
❶ Amenez le pointeur dans les limites de l’affichage du fichier et ouvrez le menu local par
le bouton des autres actions.
❷ Choisissez Créer un lien externe.
❸ Transmettez ce lien à votre destinataire par la messagerie, ou une autre méthode.
Seule la personne qui a partagé un fichier peut créer un lien externe vers ce fichier.

Vous pouvez facilement révoquer un lien externe :

❶ Amenez le pointeur dans les limites de l’affichage du fichier et ouvrez le menu local par
le bouton des autres actions.
❷ Choisissez Afficher le lien externe.
❸ Choisissez Révoquer. Slack vous informe que les personnes extérieures ne pourront plus
accéder au lien.
 ❹ Confirmez par le bouton rouge Révoquer.
Ceux qui tenteront d’accéder à la cible du lien révoqué vont voir s’afficher une page vide
avec la mention « Fichier demandé introuvable ».
Si la possibilité de donner accès à des fichiers de l’extérieur vous dérange, rassurez-vous : les
propriétaires et administrateurs d’espaces de travail peuvent empêcher les autres membres
de générer des liens externes.

Partager des messages

Vous aurez de temps à autre besoin de rendre certains de vos messages disponibles à
d’autres personnes. Plusieurs méthodes sont disponibles dans Slack.

Partager un message d’un canal public dans un autre

Supposons que vous passiez la moitié de votre temps dans des activités marketing et l’autre
dans du développement de logiciels. Vous êtes une sorte de liaison entre deux départements.
Logiquement, vous êtes membre des deux canaux publics #marketing et #dev. Les deux
canaux sont normalement étanches l’un à l’autre.
Supposons que vous ayez besoin de faire connaître aux membres d’un canal une décision
prise dans l’autre par un message. Voici comment rendre le message disponible dans l’autre
canal public :
❶ Amenez le pointeur de souris sur le message à partager.
❷ Cliquez le bouton représentant une flèche vers la droite.
❸ Dans Partager ce message, cherchez le canal destinataire.
Vous pouvez en profiter pour ajouter quelques mots, comme lorsque vous transférez un
courriel en ajoutant un commentaire.
❹ Cliquez enfin le bouton vert Partager.
Vous pouvez partager un message d’un canal public vers un canal privé, mais pas l’inverse.

Partager le fichier d’un message existant

Une fois que vous avez partagé un document, vous pouvez le repartager, ce qui revient à le
transférer comme pièce jointe.
Voici comment partager un fichier situé dans un de vos messages :
❶ Amenez le pointeur au-dessus du fichier.
❷ Cliquez le bouton représentant une flèche vers la droite.
❸ Dans Partager ce message, cherchez la destination du fichier. Il peut s’agir d’une
personne ou d’un canal.
❹ (facultatif) Ajoutez un commentaire si nécessaire.
❺ Cliquez enfin le bouton vert Partager.
Slack vous interdit de repartager une pièce jointe qui vous a été transmise. Vous pouvez
toujours contourner cette interdiction en téléchargeant le fichier puis en partageant cette
copie.

Ne négligez pas les règles de bonne conduite au travail. Ne partagez pas de message ni de
fichier sans raison valable.

Partager un message direct privé

Très logiquement, Slack vous interdit de partager le message privé d’une autre personne. Si
vous essayez, vous obtenez un message comme celui de la Figure 6.14.
 Figure 6.14 Refus de partage d’un message privé par Slack.

D’ailleurs, il est impossible de partager un message d’un canal privé. Vous ne pouvez le
partager qu’avec celui qui l’a envoyé.

Injecter un courriel dans Slack

Supposons qu’une conversation entre collègues ait débuté par échange de courriels. Vous
aimeriez poursuivre la discussion dans Slack. Deux conditions rendent cela possible :
• Toutes les personnes ayant pris part au début de la conversation doivent être ou devenir
membres de votre espace de travail.
• Il faut installer une application tierce pour créer l’interface technique avec par exemple
Outlook ou Gmail.
Vous transmettez le message à discuter à une adresse de messagerie créée à cet effet pour
Slack. Le robot SlackBot va injecter le courriel dans le canal ou sous forme de message direct
et vous pourrez poursuivre la discussion dans Slack.
Pour tous détails au sujet de cette fonction d’injection de courriel, voyez la page
https://bit.ly/sfd-em.

Communiquer en dehors de Slack

Terminons par un constat général concernant l’utilisation de Slack. Il est peu probable que
vous puissiez n’utiliser que Slack pour toutes vos actions de communication. Vous
n’abandonnerez pas votre messagerie classique, et ce pour deux raisons :
• Tout le monde n’utilise pas Slack dans votre organisation. C’est encore plus gênant dans
une grande structure.
• Même si tout le monde utilise Slack, certains messages et fichiers ne devraient pas
apparaître dans Slack. Voici quelques catégories de données sensibles :
• propriété intellectuelle et brevets ;
• dossiers juridiques et litiges ;
• informations confidentielles ;
• dossiers concernant la santé et les comportements des salariés.

Cela dit, la grande masse des messages opérationnels quotidiens pourrait trouver place
dans Slack.
Voyez avec la direction de votre structure avant toute introduction dans Slack d’une
information qui pourrait mériter plus de discrétion.
 DANS CE CHAPITRE :
Configurer les notifications
•
Contrôler son statut de disponibilité
•
Paramétrer les notifications sur certains équipements
•
Surveiller la messagerie, les mentions et les réactions

Chapitre 7
Notifications, statut et flux

V ous allez passer un temps non négligeable à rédiger des messages et y répondre
dans Slack. Vous allez partager des fichiers, les commenter et vous joindre à des
sondages internes. Toutes ces activités auront normalement comme résultat que
vous passez moins de temps dans votre boîte de réception de messagerie.

Comment savoir si quelqu’un a besoin de votre aide ou de votre avis ? Slack y pourvoit par
l’envoi d’alertes nommées notifications à propos des messages directs individuels ou de
groupe, à propos des mises à jour dans les canaux, ou en détectant des mots-clés dans les
messages.
Vous pourriez craindre que l’utilisation croissante de Slack finisse par aboutir à la même
situation de saturation que celle que vous connaissez peut-être au niveau des courriels. S’il
s’agit de remplacer la consultation répétitive de votre boîte de réception par celle des canaux
Slack, où est le progrès ?
Cette crainte est tout à fait naturelle, mais Slack a été conçu en sorte de vous libérer de cette
situation de saturation. Vous allez pouvoir définir des priorités dans vos notifications, choisir
quand vous en recevez et quand vous n’en recevez pas, et sur quels appareils. C’est tout de
même plus confortable que la messagerie, non ?
Voyons donc dans ce chapitre comment configurer finement les notifications. Nous verrons
comment régler les alertes différemment selon le terminal. Slack vous permet même de
choisir des périodes pendant lesquelles vous passez sous les radars pour être vraiment
tranquille.

Principe des notifications

Une notification Slack sert à attirer votre attention au sujet d’une action qui s’est produite
dans un de vos espaces de travail. Plusieurs catégories d’événements donnent naissance à
des notifications :
• quelqu’un vous a envoyé un message direct (DM) ;
• quelqu’un vous a mentionné dans un canal en écrivant @votre_nom ;
• quelqu’un a inséré @tous dans un canal ;

• quelqu’un a utilisé un de vos mots-clés ;

• le robot SlackBot vous rappelle quelque chose.
Vous avez toute latitude pour paramétrer le déclenchement des notifications pour chacun de
ces cinq types d’événements. C’est donc vous qui contrôlez la densité d’alertes que vous
recevez à tout moment.
Juste après l’installation de Slack et l’arrivée dans un espace de travail, Slack ne vous
prévient que dans deux cas : lorsque quelqu’un vous envoie un message direct ou lorsqu’il
vous mentionne avec votre nom.
Toute information dans un espace de travail que vous n’avez pas encore lue déclenche
l’affichage d’un indicateur, qui porte dans Slack (comme dans d’autres logiciels) le nom de
badge. Il existe deux types de badges dans Slack :

• Un point : il avertit d’une activité non lue dans l’un de vos espaces de travail.
• Un chiffre dans un cercle rouge : quelqu’un a réalisé l’une des actions suivantes :
• il vous a envoyé un message direct ;
• il vous a mentionné ou écrit dans un canal public dont vous êtes membre ;
• il a utilisé l’un de vos mots-clés dans un canal public dont vous êtes membre.

La Figure 7.1 donne un exemple de badge et d’activité non lue.

Figure 7.1 Indicateur d’activité dans un espace de travail.

Grâce aux notifications, vous ne risquez plus de passer à côté d’un message qui vous est
destiné dans un autre espace que celui dans lequel vous vous trouvez. Comme le montre la
Figure 7.2, un badge avec un chiffre est ajouté par Slack à gauche du nom de l’espace
concerné. (Il est possible que l’aspect exact de l’interface utilisateur change par rapport à
cette capture d’écran.)
Figure 7.2 Badge indicateur d’un autre espace.

L’apparition des badges d’activité n’est pas obligatoire. Nous verrons plus loin dans ce
chapitre qu’il est facile de prendre du recul en basculant dans le statut Ne pas déranger,
DND (Do Not Disturb).
Les notifications Slack regroupent plusieurs types d’alerte. Pour visualiser les paramètres
des notifications, procédez ainsi :
❶ Cliquez dans le nom d’espace pour ouvrir le menu principal.
❷ Choisissez Préférences.
Dans la boîte qui apparaît, vous voyez au départ la catégorie Notifications (Figure 7.3).
Vous accédez à ce paramétrage depuis un ordinateur fixe ou un ordinateur portable : c’est ici
que vous pouvez contrôler le mécanisme de notification.
Avant d’entrer dans les détails, sachez qu’il n’y a pas un paramétrage idéal des notifications
Slack. Vous pouvez faire des essais en activant et désactivant certaines d’entre elles, afin de
voir ce qui vous convient le mieux. L’objectif est de ne pas masquer les alertes importantes
tout en évitant d’être surchargé d’alertes.
Figure 7.3 Boîte de paramétrage des notifications d’espace de travail.

Notification des canaux

Supposons que vous soyez membre d’un canal privé ou public. Vous ne voulez être informé
de ce qui s’y passe que de temps à autre, mais ne désirez pas pour autant quitter ce canal.
Slack propose deux techniques pour paramétrer les notifications correspondantes.

Muetter un canal
(N. d. T.) Nous introduisons ici le verbe muetter pour rendre muet, to mute. L’anglais provient
bien du français ici (muet, mutisme), mais le verbe muter a été consacré aux opérations de
mutation (changer le propriétaire d’un bien ou l’affectation d’un fonctionnaire).

Lorsque vous voulez continuer à suivre un canal sans recevoir d’alerte à son sujet, il suffit de
suivre la procédure ci-dessous :
❶ Sélectionnez le canal désiré.
Slack affiche un volet du côté droit. S’il ne s’est pas affiché, ouvrez ce volet des
informations du canal au moyen du bouton d’informations (un i minuscule à droite) dans
l’angle supérieur droit de la fenêtre.
❷ Cliquez le bouton Plus pour accéder aux options.
❸ Choisissez le bouton Désactiver les notifications de [nom_canal].
Il pourra s’avérer utile de vous créer des pense-bêtes pour aller visiter de temps à autre les
canaux que vous avez muettés.

Slack affiche les noms des canaux muettés en grisé dans le panneau latéral, et les liste après
les canaux normaux (Figure 7.4).
Figure 7.4 Exemple de canal muetté en bas de liste.

Muetter un canal n’est pas l’équivalent de muetter une conversation. Les membres de cet
espace peuvent toujours vous envoyer des messages directs ou discuter dans un autre canal.
Le paramétrage ne concerne que le canal concerné.

Une fois que vous avez muetté un canal, si quelqu’un vous mentionne dans ce canal, Slack va
afficher un badge rouge dans le nom du canal. Cela vous permet malgré tout de vous inciter
à aller voir. En revanche, vous n’êtes plus interrompu par l’affichage d’une notification.

Régler les notifications d’un canal

Vous pouvez choisir le type de notification que vous voulez accepter, et même choisir un
paramétrage différent selon le type de périphérique. Vous disposez ainsi d’une plus grande
finesse de réglage qu’en muettant un canal. Voici comment faire :
❶ Dans la partie inférieure du panneau gauche, cliquez le nom du canal pour lequel vous
voulez modifier le paramétrage des notifications.
❷ Cliquez le bouton d’informations (un i minuscule à droite).
❸ Dans le menu local du bouton Plus, cliquez Modifier les notifications.
Les options permettent de contrôler le nombre de notifications de façon générale, et
différemment si vous cochez l’option pour les périphériques mobiles tels que les téléphones.
Dans la Figure 7.5, nous interdisons toutes les notifications d’un canal, sauf depuis les
téléphones, sur lesquels nous voulons recevoir celles utilisant @mention.

Figure 7.5 Personnalisation des notifications d’un canal.

Si vous n’autorisez pas les notifications pour appareils mobiles dans l’application Slack sur
ordinateur, vous n’en recevrez pas.
Pour résumer, Slack permet de choisir les types de notifications, pour chaque canal, et pour
les différents types de périphériques. Ce niveau de personnalisation va bien plus loin que ce
que permet une messagerie électronique.
Lorsque vous avez besoin de voir sous forme de liste tous les paramètres de notification de
vos canaux, il suffit de profiter de la fonction prévue par Slack :
❶ Ouvrez le menu principal de l’espace (cliquez dans son nom en haut à gauche).
❷ Choisissez la commande Préférences.
❸ Choisissez Notifications et faites défiler le contenu jusqu’en bas de page.
Vous accédez à la liste des notifications de canaux (Figure 7.6).

Figure 7.6 Vue composée des notifications de canaux.

En cliquant le bouton X d’un paramètre, vous demandez à Slack de reparamétrer la

notification pour ce canal dans son état initial.

Notification par mots-clés

Les notifications vues jusqu’ici concernent les canaux individuellement. Supposons que vous
ayez besoin d’être informé qu’un terme ou qu’une expression est utilisé, quel que soit le
canal ? Pour vous éviter de devoir régler une alerte par mot-clé dans chaque canal, Slack
permet de travailler de façon centralisée :
❶ Ouvrez le menu principal d’espace.
❷ Choisissez Préférences.
❸ Choisissez Notifications et faites défiler le contenu jusqu’à « mes mots-clés ».
❹ Saisissez un ou plusieurs mots-clés, en utilisant la virgule comme séparateur.
 ❺ Refermez la boîte par le bouton X en haut à droite.
Dorénavant, dès que quelqu’un va saisir un de vos mots-clés dans un des canaux auxquels
vous avez accès, un badge rouge apparaîtra à côté du canal concerné (Figure 7.7). Si vous
avez par exemple besoin d’être informé dès que quelqu’un parle de votre succursale de
Vesoul, il suffit de définir ce mot-clé.

Figure 7.7 Création de mots-clés pour les notifications.

Notez que l’utilisation de vos mots-clés dans les canaux privés et les messages directs privés
n’est pas notifiée, car ce serait contraire aux règles de confidentialité.

Messages directs d’individus ou de groupes

Vous recevez évidemment une notification chaque fois qu’un utilisateur ou qu’un groupe vous
envoie un message direct (Figure 7.8).

Figure 7.8 Quelques messages directs non lus.

Appels manqués
Lorsqu’un collègue tente de vous appeler et que vous n’êtes pas présent, Slack ajoute un
badge à côté du nom de cette personne. S’il effectue un appel dans un canal et que vous n’y
soyez pas, c’est le nom du canal qui s’affiche en gras. Vous êtes notifié de l’appel non abouti.

Rappels pour les messages directs

Nous avons vu la fonction de rappel dans le Chapitre 6 (commande Me le rappeler dans le
menu local du message reçu). Voici un cas d’usage : à 17 heures un vendredi, Stéphane vous
envoie un message direct, mais vous êtes trop occupé. Vous ajoutez un rappel que vous
programmez pour 8 h 30 lundi matin. Une boîte vous le rappellera le moment venu
(Figure 7.9).

Figure 7.9 Notification de rappel.

Entrée et sortie de membres

Si vous travaillez dans une grande organisation, vous aurez tout intérêt à désactiver les
notifications concernant l’embauche de salariés et les départs dans les canaux publics
principaux. Voici comment procéder :
❶ Ouvrez le menu principal d’espace.
❷ Choisissez Paramètres et administration puis Paramètres de l’espace de travail.
Vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre de navigateur.
❸ Descendez jusqu’à la section Messages indiquant que des membres rejoignent ou
quittent un canal et cliquez Développer à droite.
❹ Décochez la case de l’option Afficher un message d’annonce quand….
❺ Cliquez Enregistrer.
Les différents paramétrages individuels et d’espaces de travail peuvent avoir pour résultat
que certaines notifications continuent à apparaître, et notamment :
• celles des petits canaux publics ;
• celles des canaux privés ;
• lorsque quelqu’un accepte une invitation provenant d’un membre d’un canal privé
existant.
Soyez vigilant lorsque vous désactivez les notifications. En théorie, toutes ont leur
importance.

Notification des fils de discussion

Par principe, dans une messagerie électronique, tous les messages ont la même importance
pour tous les salariés à tout moment, mais c’est loin d’être vrai en réalité. Ce qui est
important pour un salarié à un certain moment ne l’est pas pour d’autres ou à d’autres
moments. Tout est une question de nuances.
Nous avons vu dans le Chapitre 6 comment créer un fil de discussion pour regrouper des
interventions au sujet d’un point précis. Vous pouvez suivre et quitter un tel fil à tout
moment. Slack affiche un badge rouge à gauche de la ligne de la catégorie Fils de discussion
lorsque cela est justifié.

Notifications multiples
Vous avez certainement déjà reçu des messages électroniques au quotidien qui sont le fruit
d’un publipostage. Seuls certains de ces messages vous concernaient, les autres étant des
pourriels que vous avez ignorés. Il est pourtant parfois nécessaire d’envoyer une information
à tout un département par exemple. Mieux vaut informer trop de personnes que trop peu,
non ?
Slack permet de prévenir d’un seul geste tous les membres d’un canal ou d’un espace de
travail. Le Tableau 7.1 décrit quelques opérateurs permettant d’y parvenir. Cela vous évite de
 devoir chercher les noms de tous les membres d’un espace pour créer un message direct de
groupe et d’ennuyer certains collègues avec des messages qui ne concernent pas.

Tableau 7.1 Opérateurs de notification @.

Opérateur Effet
@ici Notifie seulement les membres du canal actif.
@canal Notifie tous les membres d’un canal, actif ou non.
@tous Notifie tous les membres du canal #général, c’est-à-dire tous ceux faisant partie de l’espace
de travail.

Supposons que vous vouliez envoyer un message dans un canal contenant au moins six
membres. Votre message contient l’opérateur @canal ou @tous. Dans ce cas, Slack vous
demande de confirmer le message (à moins qu’un propriétaire ou un administrateur de
l’espace ait désactivé cette étape de confirmation).
Voici quelques points à prendre en compte pour les notifications de masse :
L’opérateur @canal ne fonctionne pas dans un fil de discussion. Lorsque vous avez besoin
qu’un groupe de personnes puisse lire votre réponse à une question, ajoutez un lien vers
votre message dans le canal concerné.

• Dès que vous citez un des opérateurs du tableau précédent dans un fil, un badge rouge
est ajouté dans le panneau gauche des membres concernés. Sachez cependant que si les
membres ont configuré leurs notifications en sens contraire, ils ne recevront pas votre
alerte.
• Vous pouvez toujours solliciter une personne en utilisant l’opérateur basé sur son nom. Si
vous saisissez par exemple @jeanbon, Slack va notifier Jean.
• Pour d’autres détails au sujet des notifications Slack, voyez la page https://bit.ly/sl-
not. Vous y découvrirez que Slack permet de personnaliser le son d’alerte associé,
l’aspect et d’autres détails.

Annoncer son statut de disponibilité

Les membres de votre espace de travail peuvent à tout moment vous envoyer un message
direct ou vous appeler. Pourtant, vous voudrez de temps en temps prévenir tout le monde que
vous n’êtes pas disponible. Ce n’est pas parce qu’ils peuvent vous contacter que vous devez
nécessairement être dérangé par leurs notifications.
Imaginons la situation suivante : Skyler doit s’absenter du travail parce qu’elle va donner
naissance à sa fille Holly. Le P.-D.G de la société Ted désire en tenir compte et ne pas lui
envoyer de message direct auquel elle ne répondra pas. (Vous avez sans doute deviné la
référence à la série Breaking Bad.)
Slack permet facilement de contrôler votre disponibilité, de façon temporaire ou indéfinie.
Votre statut est beaucoup plus informatif que le simple « Absent du bureau » affiché en
réponse automatique par votre messagerie. Sachez cependant que Slack ne peut pas
empêcher une personne de vous bombarder de demandes même pendant vos congés annuels.

Modifier son statut

Voici comment intervenir sur votre statut :
❶ Ouvrez votre menu personnel en haut à droite et choisissez Mettre à jour votre statut.
Vous voyez apparaître la boîte de définition de statut (Figure 7.10). Plusieurs statuts sont
prédéfinis, et vous pouvez en ajouter.
Figure 7.10 Réglage du statut avec quelques statuts par défaut.

❷ Saisissez un motif dans la zone de texte ou sélectionnez un des statuts prédéfinis.

Vous pouvez insérer une commande délimitée par deux signes deux-points ( : ) encadrant
le nom d’une émoticône. Par exemple, si vous saisissez : slack : , vous insérez le logo
de la société Slack.

Vous pouvez effacer l’émoticône d’un statut standard, comme nous le verrons plus loin.
❸ Cliquez enfin le bouton Enregistrer.
Dès que votre statut a été redéfini, vous voyez toutes vos interventions dans les
discussions ornées de l’icône de disponibilité choisie. Nous verrons un peu plus loin dans
ce même chapitre le cas particulier du statut Ne pas déranger, DND.
Les autres membres voient facilement votre statut. Quand une personne est disponible en
ligne, il n’y a pas d’icône de statut particulière.
Pour bien faire savoir que vous allez être inaccessible, vous pouvez choisir l’émoticône
représentant un point rouge. Pour changer d’icône par défaut, il suffit de cliquer dans
l’icône, dans le volet des détails de votre profil (Figure 7.11).
Figure 7.11 Choix d’un point rouge d’indisponibilité dans Slack.

Connaître le statut des collègues

Vous aurez de temps à autre besoin de savoir si un collègue est disponible. Voici comment
procéder :
❶ Si vous avez récemment échangé des messages directs avec la personne concernée,
cliquez directement son nom dans le panneau latéral, dans la catégorie Messages directs.
S’il a défini un statut particulier, l’icône correspondante est visible à droite de son nom.
❷ Vous pouvez également ouvrir le menu de l’espace de travail (Plus avec les points
verticaux), puis choisir Personnes et groupes d’utilisateurs.
Il suffit alors de cliquer dans la vignette de la personne désirée pour voir apparaître son
statut sous son nom dans le volet de droite.

Changer rapidement de statut

En général, votre disponibilité va varier au cours d’une même journée. Pour changer très
rapidement de statut, il suffit de cliquer l’icône de statut en haut à droite, juste à côté de la
vignette de votre profil.
Pour montrer que vous êtes à nouveau totalement disponible, choisissez dans la boîte qui
apparaît Effacer le statut. Vous pouvez également changer la durée du statut actuel au
moyen de la liste Effacer après.

Signaler son absence

En plus de régler votre statut de disponibilité, vous pouvez indiquer à tout le monde que vous
êtes totalement absent, et que vous ne prendrez même pas connaissance de temps à autre de
l’activité en cours dans vos espaces.
Pour indiquer que vous êtes absent :
❶ Ouvrez le menu de la vignette de votre profil en haut à droite.
❷ Choisissez la commande Me signaler absent.
Lorsque vous revenez, il suffit de choisir la même commande qui indique dans ce cas Me
signaler disponible (Figure 7.12).
Figure 7.12 Commande du menu de Personnes pour se signaler disponible.

Se mettre au vert (mode DND)

Supposons que vous deviez absolument terminer un rapport important avant la fin de la
journée. Il n’est pas question que l’on vous dérange.
Si vous basculez dans le mode Ne pas déranger, ou mode DND (Do not Disturb), vous ne
recevrez plus aucune notification jusqu’à ce que vous quittiez ce mode ou que la durée
choisie arrive à son terme. Cela vous permet de laisser Slack ouvert sans crainte d’être
interrompu. Pour autant, Slack n’empêchera pas les collègues de passer dans votre bureau si
vous êtes présent sur place.
Lorsque vous tentez d’appeler une personne qui est en mode DND, Slack affiche un message
qui vous en informe et l’appel n’aboutit pas.
Le mode DND revient à mettre votre activité de communicant en sommeil. Cela explique le
choix de la lettre Z dans l’icône correspondante. Elle symbolise en général que la personne
est endormie (mais ce n’est bien sûr pas votre cas).

Activer/désactiver manuellement le mode DND

Pour entrer en mode DND, ouvrez votre menu personnel (en haut à droite dans votre vignette
de profil) et choisissez Suspendre les notifications (Figure 7.13).
Figure 7.13 Basculement en mode Ne pas déranger DND.

Pour désactiver et sortir du mode DND, ouvrez votre menu personnel et choisissez Désactiver
dans le sous-menu de Suspendre les notifications.

Planifier les notifications sur une semaine

Vous pouvez accéder aux paramètres des notifications pour choisir avec précision les plages
horaires pendant lesquelles vous acceptez de recevoir des notifications, pour chaque jour de
la semaine (y compris pour le week-end éventuellement).
❶ Ouvrez votre menu personnel et choisissez Suspendre les notifications.
❷ Choisissez Définir un planning des notifications pour voir apparaître la boîte des
préférences.
Ouvrez la liste Autoriser les notifications et choisissez Personnaliser. Vous voyez
apparaître la zone de sélection d’heures pour chacun des sept jours de la semaine. Pour
les jours pendant lesquels vous ne voulez pas du tout être dérangé, choisissez en début de
liste la valeur Aucun (Figure 7.14).
Vous savez qu’une ou un collègue est en mode DND par la présence d’une icône avec le petit
z à gauche de son nom.
 Figure 7.14 Choix des plages DND sur une semaine.

Envoyer un message direct urgent

Le mode DND est parfait pour se mettre à l’écart pendant un temps déterminé, mais il reste
possible de vous joindre en insistant un peu, ce qui peut s’avérer précieux pour une prise de
contact d’urgence.
En effet, lorsque quelqu’un vous écrit un message direct, dès qu’il valide l’envoi, une
information lui apprend que vous êtes en mode DND. La notification propose d’envoyer
malgré tout le message.
Le destinataire peut toujours ignorer ce message, mais il verra apparaître la notification
urgente s’il l’ignore. Un rappel lui sera présenté en sortie du mode DND.
Comment faire pour vraiment ignorer toutes les notifications ? Il suffit de quitter l’application
Slack et de vous déconnecter éventuellement de la page Web qui s’est ouverte en parallèle.
Consultez le règlement intérieur de votre organisation pour savoir si vous pouvez utiliser le
mode DND ou être absent de Slack pendant une longue période. Une justification vous sera
peut-être demandée.

Notifications et appareils mobiles

Slack tient compte du besoin de définir un profil de notifications différent selon l’appareil
avec lequel vous vous connectez. Vous voudrez en général en recevoir plus lorsque vous êtes
assis à votre bureau au travail. Sur votre téléphone, vous voudrez par exemple ne plus en
recevoir.
Vous avez toute latitude dans la configuration des notifications.

Activer les notifications sur appareils mobiles

Le Chapitre 4 a montré comment accéder à Slack depuis des appareils variés. Néanmoins,
certaines opérations ne sont pas possibles depuis un navigateur Web, et d’autres
(d’administration) ne sont réalisables que depuis un navigateur. N’hésitez pas à installer
l’appli Slack sur votre téléphone et votre tablette. Vous pourrez y définir vos notifications
spécifiques.
Pour tous détails au sujet des notifications sur terminaux mobiles, lisez la page
https://bit.ly/sl-mob.
 Prévenir les conflits de paramétrage
Certains des paramètres définis sur une machine puis modifiés sur une autre peuvent
produire des situations de conflit. Voyons deux exemples :
• Vous êtes sur un projet urgent. Vous démarrez l’appli Slack sur votre telliphone après le
dîner du soir pour sortir du mode DND. Vous oubliez que vous aviez programmé votre
téléphone pour qu’il bascule de lui-même dans son mode Ne pas déranger à 22 h et
jusqu’à 7 h du matin. Le téléphone a priorité sur Slack : vous ne recevrez aucune
notification, ni aucun message direct cette nuit.
• Voici un autre scénario typique. Vous vous connectez à votre espace Slack depuis
l’ordinateur d’un ami, donc via le navigateur Web. Si vous ne réactivez pas les
notifications, Slack ne vous préviendra pas des activités vous concernant, alors que vous
retouchez un document urgent tout en attendant les corrections d’un collègue dans un
canal.
Cherchez le profil de notification adapté à vos besoins. Pas trop d’alertes, ni trop peu. Faites
des essais jusqu’à trouver votre propre zone Boucles d’or.

Autres moyens de rester informé

Voici deux autres solutions facultatives pour rester en contact avec les activités Slack.

Recevoir un courriel pour l’activité récente

Supposez que vous n’ayez pas visité votre espace de travail Slack depuis plusieurs semaines.
Slack va d’office vous envoyer un courriel récapitulatif au bout de 14 jours d’inactivité
(Figure 7.15).

Figure 7.15 Courriel envoyé par Slack à un membre inactif.

Si ce genre de courriel vous dérange, cliquez le lien de désabonnement en bas du courriel.

Cela dit, le fait de s’appuyer à nouveau sur la messagerie va à l’encontre de la proposition
que constitue Slack : vous libérer de l’addiction à une boîte de réception continuellement
pleine.

Voir les mentions et réactions

Pour vous simplifier encore plus l’existence, Slack centralise toutes les mentions vous
concernant dans une vue unique. Les mentions correspondent à :
• votre nom ;
• vos mots-clés de notification ;
• les mentions @canal (facultatif) ;
 • vos propres réactions (facultatif) ;
• votre groupe d’utilisateurs (facultatif).
Cela vous évite de scruter un à un les canaux et conversations à la recherche de messages
qui vous concernent. C’est un peu l’équivalent des flux d’actualités de LinkedIn, Twitter ou
Facebook. Voici comment accéder à cette vue centralisée :
❶ Si la catégorie Mentions et réactions n’est pas visible dans le panneau latéral, ouvrez le
menu Plus (trois points) et choisissez Mentions et réactions.
Slack affiche les mentions sur toute la surface de travail ou seulement dans un volet à
droite. La Figure 7.16 montre le format volet.

Figure 7.16 Le volet Mentions et réactions.

❷ Dans ce format, un bouton juste à gauche du signe X de fermeture de volet permet de

basculer en format pleine page (Figure 7.17).

Figure 7.17 Vue des Mentions et réactions en pleine page.

Dans cette figure, nous remarquons plusieurs points :

• Slack affiche les mentions en ordre chronologique inverse.
• Vous disposez d’un bouton Filtrer.
 Partie 3
Zoom
Dans cette partie :
• Les services essentiels de Zoom et comment les configurer
• L’interface utilisateur et la première réunion
• Inviter des personnes, rejoindre une réunion et découvrir les fonctions
d’appel
• Communiquer par les canaux et discussions de Zoom
 DANS CE CHAPITRE :
Les différents services Zoom
•
Avantages et points forts des formules Zoom
•
Tarification des offres Zoom

Chapitre 8
Découverte des outils Zoom

L es outils Zoom permettent aussi bien à de petites équipes qu’à d’énormes groupes de
personnes de communiquer plus efficacement. Les offres de Zoom sont souples,
puissantes, bon marché et faciles d’emploi.

Pour pouvoir tirer profit au mieux des services Zoom, vous devez comprendre ce que chacun
peut vous apporter. Si vous ne choisissez pas la formule la mieux adaptée à vos besoins, vous
allez être déçu et dépenser inutilement temps et argent.
Découvrons donc les grandes lignes des différentes formules de Zoom, tant au niveau des
possibilités que des limitations et du coût.

Services de base de Zoom

Nombreux sont ceux qui pensent, en découvrant Zoom, qu’il s’agit d’un logiciel de
communication ou de vidéoconférence. Ce préjugé s’explique par l’explosion de la demande
pour ce genre de logiciel suite à la pandémie COVID-19. Mais ce n’est qu’une partie de ce
que permettent les produits Zoom.
Au moment d’écrire ceci, la famille d’outils Zoom regroupe quatre produits et services de
base. Deux d’entre eux sont utilisables depuis n’importe quel équipement informatique
actuel, qu’il ait ou non une webcam, sans préparatif particulier. Il n’y a pas besoin d’un
matériel spécial, ni de réaliser d’installation.
Ces outils prêts à l’emploi sont :
• Réunions et discussions Zoom ;
• Webinaires vidéo Zoom.
Si l’appareil que vous comptez utiliser a moins de cinq ans d’âge, qu’il s’agisse d’un
ordinateur, d’un telliphone ou d’une tablette tactile, vous devriez pouvoir profiter de ces
services sans problème en quelques minutes.
Les deux autres grands services offerts par Zoom sont moins immédiats d’accès. Ils
supposent de réaliser un certain travail de préparation, voire de se doter d’un matériel
spécifique. Vous ne pourrez donc pas en profiter en quelques minutes. Voici les deux grands
services Zoom qui réclament une configuration particulière :
• Zoom Rooms ;
• Zoom Phone.
Ces outils ne seront pas accessibles depuis un appareil de niveau intermédiaire tel qu’un
MacBook Air, une tablette Microsoft Surface Pro ou même un iPhone récent.
Votre entreprise peut en revanche à peu de frais mettre en place une configuration pour
exploiter Zoom Rooms et Zoom Phone. Le personnel du service informatique de l’entreprise
pourra sans doute réutiliser un écran, des haut-parleurs et autres périphériques déjà utilisés
dans une salle de réunion.
 Les services Zoom gourmands en ressources ne peuvent pas faire de miracle. Si vous êtes
situé dans une zone ne disposant pas d’un bon débit d’accès Internet, vous devrez revoir à la
baisse vos espérances.

Pour en profiter, tous les produits Zoom partagent un air de famille et les mêmes
technologies. Chacun permet d’améliorer la qualité et l’efficacité des communications.
Il n’est pas nécessaire de faire l’acquisition de tous les produits Zoom, car ils sont
indépendants les uns des autres. Certaines entreprises ont choisi d’adopter la famille
complète, mais la majorité des utilisateurs se limiteront à un ou deux des outils.

Réunions et discussions Zoom

Le service le plus connu de la famille Zoom est Réunions et discussions (ou « chat », le site
Web de Zoom n’est pas toujours cohérent dans ses descriptions). Quel que soit le nom choisi,
il s’agit du produit qui permet de réaliser des appels audio et vidéo en haute définition et
d’envoyer des messages texte dans le cadre d’une discussion. L’outil est donc excellent pour
une entrevue à deux, pour des sessions de formation en ligne, pour des présentations
commerciales, pour recourir à un support technique (d’autant que le partage d’écran est
possible), etc.
Si vous pratiquez déjà les appels audio et vidéo via Internet, vous ne serez pas en terrain
inconnu. L’outil Réunions et discussions ne fait rien de particulièrement nouveau par rapport
à ses prédécesseurs. En revanche, il le fait mieux. C’est en quelque sorte une version
améliorée de Skype.

Principaux avantages
Voici quelques-uns des grands points forts de l’outil Réunions et discussions :
• Outils de collaboration intégrés : la plupart des outils de cette catégorie permettent
de partager un écran. Le produit Réunions et discussions va plus loin en permettant à
plusieurs participants de partager leur écran en même temps et d’ajouter des
annotations, ce qui assure plus d’interactivité dans les réunions.
• Indépendance des appareils : par le passé, les outils de vidéoconférence ne
foncionnaient correctement qu’avec certains types d’ordinateurs et des systèmes
d’exploitation spécifiques. Cette contrainte est levée avec Zoom. Vous pouvez démarrer
ou rejoindre une réunion puis coopérer depuis quasiment n’importe quel appareil.
N’en déduisez pas que toutes les opérations pourront être réalisées sur tous les types
d’appareils.

• Programmation facile : l’outil coopère facilement avec les logiciels de gestion

d’agenda tels que Microsoft Outlook, Gmail ou iCal. Vous ne perdrez plus votre temps à
synchroniser les événements entre plusieurs applications. L’intégration est encore
améliorée en ajoutant des applications tierces.
• Sécurisation des réunions : aucun logiciel n’est totalement à l’abri des pirates, mais la
société Zoom a énormément investi pour rendre son produit le plus sûr possible. En
particulier :
• toutes les réunions sont cryptées ;
• la sécurité des utilisateurs est basée sur des rôles ;
• chaque utilisateur peut protéger ses réunions avec un mot de passe ;
• l’animateur peut créer des salles d’attente pour les participants ;
• un utilisateur peut mettre les participants en pause.

• Enregistrement, stockage et transcription des réunions : la plupart des autres

outils de vidéoconférence requièrent l’installation d’une application complémentaire pour
pouvoir enregistrer les réunions. En fonction du niveau d’abonnement, Réunions et
discussions permet de :
• enregistrer puis sauvegarder les réunions localement ou dans le nuage ;
 • récupérer des transcriptions en mode texte (seulement pour l’anglais
actuellement).

• Discussions texte et échange de fichiers : parfois, vous n’aurez pas envie d’accepter
un appel vidéo. La partie « discussions » de l’outil laisse deviner que vous pouvez
échanger en mode texte avec tout un groupe de personnes, comme avec WhatsApp, Slack
(décrit dans la Partie 2) et autres. Vous pouvez consulter l’historique et envoyer des
fichiers. Zoom conserve une archive des activités pendant 10 ans.
• Et vous pouvez à tout moment décider de basculer vers une discussion audio.

Forfaits et coût
Zoom propose une formule de base gratuite pour Réunions et discussions et plusieurs
formules payantes :
• Pro ;
• Affaires ;
• Business.
Pas de mariage sans fiançailles préalables. Comme pour tout abonnement, prenez le temps
de faire des tests avant de vous engager.

Zoom propose aussi des formules spécifiques, adaptées à la législation en vigueur dans
chaque pays :

• Zoom Education, environ 1 700 euros/an pour 20 animateurs.

• Zoom Telehealth, pour le secteur de la santé (tarif sur demande).
Dans les deux cas, vous devrez prendre contact avec un commercial Zoom pour recevoir une
proposition.

Forfait de base
Le forfait de base pour Réunions et discussions donne accès gratuitement à un nombre de
fonctions remarquable. Tout n’est pas disponible, mais cela permet déjà de travailler
sérieusement. Voici quelques-uns des services disponibles :
• Vous pouvez créer une réunion avec jusqu’à 100 participants, mais de 40 minutes
maximum. (Zoom songe à supprimer cette limite, dans le cadre de l’utilisation par des
enseignants, pendant la durée de la pandémie.)
• Le nombre de réunions n’est pas limité.
• La discussion est possible avec des groupes ainsi que l’envoi de fichiers.
• Une réunion peut être distribuée en plusieurs salles de répartition.
• Séance de brainstorming avec prise de notes sur tableau blanc virtuel.
• Partage d’un ou de plusieurs écrans.

Forfait Pro
Le forfait payant le moins onéreux de Zoom est le forfait Pro. Il offre bien sûr toutes les
options du forfait de base et en ajoute quelques-unes :
• Durée d’une réunion étendue jusqu’à 24 heures.
• Production de rapports divers sur l’utilisation par les membres.
• Délégation de réunion, ce qui permet de nommer une autre personne pour programmer
une réunion à votre place. (Les personnes déléguées doivent également disposer d’un
forfait Pro au minimum.)
• Création et distribution d’un identifiant de réunion personnel PMI.
 • Espace de stockage de fichiers dans le nuage de 1 Go.
• Attribution de droits d’accès différents dans le cadre de la gestion des utilisateurs.
• Contrôle des actions possibles par les autres personnes (enregistrement des appels,
cryptage, discussions et création de notifications, notamment).
Le forfait Pro est facturé 14 € par mois en facturation mensuelle ou 140 € en facturation
annuelle.

Forfait Affaires
Ce forfait offre toutes les options du forfait Pro en y ajoutant les suivantes :
• Jusqu’à 300 participants par réunion.
• Support téléphonique dédié.
• Accès au tableau de bord Zoom. Les administrateurs du compte disposent d’un accès à
des données d’utilisation globale et à des données dynamiques pendant les réunions.
• Création d’une adresse Web spécifique.
• Ajout automatique des utilisateurs à un compte par définition de domaines d’adresses de
courriel.
• Génération automatique de transcription des appels.
Le forfait Affaires est facturé 19 € par mois en facturation mensuelle ou 190 € en facturation
annuelle.

Forfait United Business

Le forfait United Business ajoute le module Zoom Phone au forfait Affaires.
Le forfait United Business est facturé 33 € par mois en facturation mensuelle ou 330 € en
facturation annuelle.

Compléments (add-ons)
Pour répondre à des besoins moins répandus, Zoom propose des logiciels complémentaires
pour personnaliser votre forfait. Voici les compléments principaux disponibles pour l’outil
Réunions et discussions.
• Webinaires : voir la section suivante.
• Zoom Rooms : voir la section éponyme en fin de chapitre.
• Grandes réunions : permet d’accueillir de 500 à 1 000 participants dans une réunion,
en fonction de la licence en vigueur. Les détenteurs d’un forfait Pro peuvent ajouter ce
complément à leur forfait mensuel ou annuel.
• Forfait audio : permet de proposer des numéros de téléphone en prépayé et des
numéros d’accès local.
• Stockage dans le nuage : si vos besoins de stockage dépassent le quota de votre
forfait, vous pouvez acheter plus d’espace. Cela vous évite de devoir changer de forfait
uniquement à cause de la saturation de l’espace.

Webinaires vidéo Zoom

Avec les outils de Zoom, même une personne très peu versée dans la technologie est en
mesure d’organiser et d’animer des séminaires à distance riches et attrayants. Toutes les
options des webinaires sont disponibles pour gérer facilement les événements, et vos succès
ne seront pas freinés puisqu’un webinaire Zoom peut accueillir
jusqu’à 100 animateurs/panélistes face à plus de 10 000 personnes !

Points forts des webinaires Zoom

Voici une sélection des fonctions les plus puissantes des webinaires Zoom :
 • Enregistrement : vous pouvez facilement enregistrer un événement pour le diffuser
ultérieurement, en différé.
• Diffusion sur les sites tiers connus : sauf si vous habitez dans une bulle, vous savez
certainement que nous sommes des millions à visionner des vidéos sur Facebook Live ou
sur YouTube. Les webinaires Zoom peuvent être simultanément diffusés sur ce genre de
site, ce qui augmente l’intérêt des utilisateurs.
• Comptes-rendus : dans une entreprise qui commercialise des objets, les webinaires
Zoom servent d’outils de promotion. Avec Zoom, vous pouvez facilement obtenir un
compte-rendu de ceux qui s’étaient inscrits, de ceux qui ont réellement participé, des
résultats des sondages, du niveau d’engagement des participants, et bien d’autres choses.
Cela permet de qualifier les prospects et leurs entreprises.
• Intégration à d’autres systèmes d’entreprise : les webinaires sont fréquemment
utilisés pour les démonstrations de produits ou de services. Le but est de convertir les
prospects en clients effectifs. Il faut pour ce faire que les données du webinaire puissent
être facilement intégrées aux applications classiques de marketing et de gestion de la
relation client CRM (par exemple Salesforce). Cela est prévu dans Zoom de façon très
simple.
• Sécurité renforcée : Zoom protège toutes les données relatives au webinaire et à ses
participants. Au moment d’écrire ces lignes, la version 5 de Réunions et discussions
assure un cryptage AES sur 256 bits.

Tarification des webinaires

Les forfaits Zoom sont tout à fait modulables ; vous n’aurez jamais besoin de payer
inutilement pour des licences superflues (alors que c’était le cas par le passé pour de
nombreuses applications).
La souplesse des tarifs de Zoom peut en revanche rendre difficile la lecture des prix
pratiqués pour les webinaires vidéo : en effet, ce sont toujours des options d’abonnement à
ajouter à un forfait payant. (Ce n’est pas le cas de Zoom Rooms qui est disponible de façon
indépendante.)
Zoom facture par animateur, c’est-à-dire par responsable d’un webinaire. Plus vous prévoyez
d’animateurs, plus la facture sera élevée, sans compter le plafond du nombre de participants.
Le tableau suivant résume les forfaits des webinaires vidéo de Zoom au niveau tarification.
Les données sont valables au moment où nous mettons sous presse et s’entendent pour une
licence.

Tableau 8.1 Tarification des webinaires.

Nombre de participants Coût/mois Coût/an

100 37 € 370 €
500 130 € 1 300 €
1 000 316 € 3 160 €
plus sur demande

Pour les forfaits avec plus de 1 000 participants, vous prendrez contact avec un commercial
de Zoom.

Zoom Rooms
Les services de réunions et de webinaires suffisent à produire des téléréunions de haute
qualité. Vous pouvez ainsi organiser une téléréunion depuis Tombouctou avec votre collègue
Pierre de Montréal et votre futur client situé en Colombie.
Dans une téléréunion d’entreprise, il arrive en général que certaines personnes participant à
la réunion soient physiquement proches. Dans ce cas, une réunion en présenciel se déroule
dans une salle de réunion et plusieurs participants distants viennent s’y connecter. Imaginez
une réunion à Paris à laquelle viennent se joindre Ahmed de Londres, Mark de Gaza et
Rodrigo de Varsovie. Nous ne sommes plus dans le cas d’une téléréunion réalisée depuis des
chambres d’hôtel ou depuis des domiciles avec un matériel informatique classique.
Dès qu’une entreprise a besoin d’organiser régulièrement des réunions dans des salles
dédiées, elle doit envisager d’acquérir du matériel et du logiciel spécifiques (de même pour
organiser des séances de formation à distance). L’outil Réunions et discussions peut ne pas
suffire à répondre à ce genre de besoin. C’est pourquoi Zoom propose la solution Zoom
Rooms.

Points forts de Zoom Rooms

Zoom Rooms permet de transformer une salle de conférence traditionnelle en un lieu
interactif et collaboratif s’affranchissant des distances. Zoom Rooms permet tout ce que
permet Réunions et discussions, mais c’est un produit encore plus puissant :
• Enregistrement des réunions. Zoom Rooms permet d’enregistrer le déroulement
d’une conférence, autant pour les participants présents physiquement que pour ceux à
distance.
• Maintenance réduite. Le maintien en état des systèmes de téléconférence classiques
constitue souvent une source de préoccupation pour les départements informatiques. À la
différence de ses prédécesseurs, Zoom Rooms ne réclame que très peu de maintenance
du logiciel et du matériel.
• Tableaux blancs multiples avec annotations. Vous arrive-t-il de participer à des
sessions de recherche de solutions de type brainstorming ? Êtes-vous plutôt visuel ou
textuel ? S’il vous faut définir les grandes lignes d’un nouveau produit ou trouver la
meilleure solution à un problème technique, vous ne vous contenterez pas d’ajouter des
annotations sur un petit écran d’ordinateur. Il vous faut quelque chose de plus
confortable.
• Zoom Rooms permet d’utiliser un tableau blanc interactif (ce que ne permet pas
Réunions et discussions). Les participants peuvent :
• Utiliser différents appareils pour ajouter des annotations en parallèle, sans avoir
besoin de partager le même crayon-effaceur.
• Utiliser jusqu’à 12 tableaux blancs en parallèle.
• Les sessions de tableaux blancs collaboratives peuvent être enregistrées puis
diffusées.

• Partage de contenu sans fil. Les participants peuvent aisément partager plusieurs
écrans dans la même salle. De nombreuses options de partage sans fil sont disponibles,
tant pour les participants que pour les animateurs.
• Intégration aux systèmes audiovisuels existants. Si l’entreprise a déjà installé un
système audiovisuel coûteux dans ses salles de conférence, il est souvent possible de
réutiliser cet équipement avec Zoom Rooms. Cela évite de perdre cet investissement
grâce à l’option Connecteur de salles de conférence (voir plus loin).
• Planification aisée. Une personne peut facilement réserver une salle à une certaine
heure en utilisant l’écran installé à l’extérieur d’une salle Zoom Rooms, écran qui permet
aussi de consulter les prochains plannings. (Les mêmes informations sont bien sûr
également accessibles de n’importe où par le logiciel Zoom.)
• Taux de disponibilité garanti. La société Zoom garantit que les systèmes Zoom Rooms
ont un taux sans panne de 99,99 %. Sur une année pleine, Zoom Rooms ne tombe donc en
panne qu’au maximum neuf heures environ.
En réalité, cette valeur n’est pas unique, même si elle semble impressionnante. Dans le
monde actuel, les technologies atteignent souvent ce niveau de disponibilité. Les
fournisseurs de stockage sur le nuage tels qu’AWS, Microsoft Azure ou Google garantissent
le même taux de disponibilité dans leur licence d’utilisateur final EULA. Le même taux est
offert par l’outil Slack vu dans la Partie 2.

Tarification de Zoom Rooms

Zoom Rooms est facturé environ 50 € par mois et par salle. La facturation annuelle s’élève à
environ 500 € par salle. Le nombre de participants est limité à 1 000.

Connecteur de salle de conférence

 Supposons que vous travaillez dans une entreprise d’intelligence artificielle nommée
Zweistein Corp. L’entreprise a fait l’acquisition voici cinq ans d’un système de
télécommunications sophistiqué avec capacité de téléconférence vidéo. Zweistein avait choisi
du matériel Cisco, Lifesize et Polycom notamment. La mise en route de ces équipements
s’était déroulée sans trop de soucis.
Cinq ans plus tard, tout fonctionne encore, mais les utilisateurs ont renforcé leurs attentes.
Certains des matériels commencent à pâlir au niveau des performances, les logiciels ne sont
plus très intuitifs, et certains utilisateurs se plaignent de soucis de qualité audio et vidéo.
Enfin, il n’est pas simple d’enregistrer une vidéoconférence, puis de la stocker. Cela dit, en
termes techniques, le système fonctionne toujours.
Vous décidez de parler du problème au directeur technique, le CTO. Tout en reconnaissant le
bien-fondé de vos arguments, il répond ne pas trouver de justification à la mise au rebut des
coûteux équipements de vidéoconférence actuels.
Comment débloquer la situation ?
La société Zweistein peut adopter les connecteurs de salle Zoom Rooms, pour avoir le beurre
et l’argent du beurre.
Les connecteurs de salle Zoom Rooms permettent de réaliser des appels vidéo Zoom en
exploitant le matériel de vidéoconférence existant. Les utilisateurs peuvent ainsi profiter de
l’interface utilisateur moderne et intuitive de Zoom avec leur matériel existant tout en
rendant ce matériel compatible avec les possibilités de vidéoconférence du cloud.

Zoom Phone
Utilisez-vous encore une ligne de téléphone fixe ? C’était sans doute encore la règle voici à
peine 15 ans.
Entre 2004 et 2018, le taux d’équipement en lignes de téléphone fixe aux États-Unis est
passé de 93 à 42 %. Dans le monde entier, les personnes physiques abandonnent à vaste
échelle l’abonnement à une ligne fixe.
Les choses sont différentes dans le monde de l’entreprise. Les combinés posés sur le bureau
et autres numéros de lignes directes n’ont pas disparu. Il faut dire que personne n’a envie de
donner son numéro de téléphone personnel à ses prospects et ses clients. Et cela sans
compter les besoins des centres d’appels téléphoniques. Des millions d’entreprises
continuent à équiper leurs salariés de téléphones fixes. Une solution moderne à ce besoin est
Zoom Phone.

Points forts de Zoom Phone

Zoom Phone est une version vitaminée du central téléphonique d’entreprise. Il décuple les
possibilités de la technologie VoIP (voix sur Internet), de par son logiciel et son utilisation du
téléstockage dans l’infonuage. Voici quelques-uns de ses points forts :
• Administration centralisée. L’attribution de numéros aux utilisateurs est facile et
rapide. Les tableaux de bord de qualité donnent accès aux informations techniques des
appels, ce qui permet d’identifier rapidement les problèmes de performances du réseau
avant qu’ils aient un impact sensible.
• Sécurité et fiabilité. Le produit a été conçu en sorte de privilégier la sécurité et
l’intelligibilité des échanges téléphoniques.
• Fonctions traditionnelles. Zoom Phone maintient des fonctions qui restent essentielles
dans de nombreuses entreprises, même si elles sont de moins en moins usitées dans le
cercle privé : la messagerie vocale (répondeur) et l’enregistrement des appels.
• Routage d’appels aux préposés. Zoom Phone permet de mettre en place des schémas
de routage des appels entrants vers les agents et assistants disponibles. Cette fonction
est indispensable dans les centres d’appels téléphoniques.

Tarification de Zoom Phone

Zooms Phone est disponible en tant que solution indépendante de Zoom Réunions mais aussi
dans une formule combo appelée Zoom United. Le service de téléphonie ne sera pas abordé
dans ce livre.
Tableau 8.2 Exemples de forfaits Zoom Phone.

Forfait Tarif/poste Exemples de fonctions

Pro 90 €/an Appels sortants facturés au temps passé
Pro Global Select 225 €/an Appels nationaux illimités (illimité vers 18 pays en option)
Zoom United Affaires 330 €/an Téléréunions jusqu’à 300 personnes, transcription cloud

Zoom Market Place

Zoom a créé un véritable écosystème d’outils logiciels de médiation qui permettent d’utiliser
les services Zoom en relation avec d’autres applications. Cela permet par exemple de
démarrer une vidéoconférence Zoom depuis Slack ou Microsoft Teams.
Plusieurs centaines d’applications sont déjà disponibles dans des domaines aussi divers que
la productivité, la santé, l’éducation, l’ingénierie et la gestion de projet.

Figure 8.1 Aperçu de la place de marché Zoom App Marketplace.

 DANS CE CHAPITRE :
Préparation de Zoom
•
Création d’un compte Zoom
•
Téléchargement et installation du client Zoom
•
Points forts des groupes d’utilisateurs

Chapitre 9
Comptes et rôles Zoom

Z oom permet d’organiser facilement des vidéoconférences de haute qualité entre

collègues de travail ou d’études, partenaires, dans un cercle familial ou entre amis.
Vous êtes sans doute impatient d’en profiter à votre tour.

Il n’est pas inutile de découvrir quelques points fondamentaux avant d’envisager d’organiser
votre première réunion.
Nous allons voir dans ce chapitre d’introduction les préparatifs permettant d’exploiter Zoom
au mieux et découvrirons les téléréunions et discussions dans le chapitre suivant.

Vos premiers pas

Le monde humain est de plus en plus piloté par les données. De nos jours, aucune entreprise
ne peut faire l’impasse sur la collecte des données de ses clients et de ses utilisateurs. Pour
pouvoir organiser une réunion Zoom, vous devez d’abord créer un compte en saisissant des
données.
Dans Zoom, tous les échanges audio et vidéo entre personnes sont des réunions.

Création d’un compte Zoom

Quasiment tous les services et applications basés sur le Web demandent de créer un compte
en ligne. Dans Zoom, cette inscription est requise pour organiser une réunion.
En entreprise, il est possible qu’un compte Zoom ait déjà été créé pour vous par le service
informatique. Cela suppose que la direction ait choisi de s’abonner à l’un des forfaits payants
de Zoom décrits dans le Chapitre 8, en vous inscrivant comme utilisateur. Dans ce cas, il n’y
a évidemment pas besoin de créer un compte. Vous devez simplement récupérer l’adresse de
messagerie et le mot de passe initial. En cas de doute, prenez contact avec votre service
informatique.
Voici comment créer un nouveau compte Zoom :
❶ Dans votre navigateur Web, rendez-vous à l’adresse d’accueil de Zoom www.zoom.us.

❷ Dans le coin supérieur droit de la page d’accueil, cliquez le bouton orange Inscrivez-
vous, c’est gratuit.
Zoom propose trois façons de vous inscrire :
• avec une adresse de messagerie ;
• via un compte Google ;
• via un compte Facebook.
 Si vous choisissez la deuxième ou troisième option, l’authentification du compte va
utiliser le service correspondant. En procédant ainsi, vous autorisez la société Zoom à
accéder à certaines des données que vous avez déjà fournies à Facebook ou à Google.
Cette façon de faire est assez répandue. Par exemple, le site Spotify propose de créer un
nouveau compte à partir d’un compte Facebook. Cela évite de devoir spécifier à nouveau
le nom, la date de naissance, l’adresse de messagerie et autres éléments. En effet,
Facebook dispose déjà de ces informations (et de bien d’autres, tout dépendant du niveau
de discrétion de l’utilisateur lorsqu’il fréquente ce site de réseau social).
Si vous n’utilisez pas ces réseaux sociaux ou si vous craignez de divulguer vos données
personnelles, optez pour la première option.
La suite de cette description suppose que vous avez choisi de fournir une adresse de
messagerie personnelle, donc en ne passant ni par Facebook ni par Google.
❸ Saisissez votre adresse de messagerie puis cliquez le bouton S’inscrire.
Zoom vous informe qu’un courriel de confirmation va vous être envoyé (Figure 9.1).

Figure 9.1 Message du navigateur pendant l’inscription dans Zoom.

Pour vous protéger des pourriels et de la malveillance, Zoom bloque certains domaines de
messagerie. Par exemple, une adresse du style milyards802@ mailboxt.com sera refusée
parce que ce domaine sert en général à créer des adresses de messagerie temporaires.
❹ Dans votre boîte de réception de messagerie, cherchez le courriel d’authentification que
Zoom vous a envoyé.
Le message ressemble au contenu de la Figure 9.2.
Figure 9.2 Courriel d’authentification du compte Zoom.

❺ Ouvrez le message pour cliquer le bouton Activer mon compte.

Zoom affiche une nouvelle page dans votre navigateur Web (Figure 9.3).

Figure 9.3 Invitation à saisir les données du compte Zoom.

❻ Saisissez les données demandées.

Vous devez saisir le prénom puis le nom et saisir puis confirmer le mot de passe. Zoom
donne quelques conseils pour le choix du mot de passe. Vous ne pouvez par exemple pas
choisir le mot StarWars. Essayez encore, jeune Skywalker !

❼ Cliquez le bouton orange Continuer.

La page qui apparaît vous suggère de ne pas utiliser Zoom seul.
 ❽ (facultatif) Dans cette étape, vous pouvez inviter des amis ou des connaissances en
indiquant leur adresse de messagerie.
Pour ignorer cette étape, cliquez directement le bouton Sauter cette étape en bas de la
fenêtre. Vous parvenez alors à une page qui rappelle votre adresse URL personnelle de
réunion (Figure 9.4).

Figure 9.4 La page Zoom affichant l’adresse URL personnelle de réunion.

❾ Allez consulter à nouveau votre boîte de réception de messagerie.

Zoom vous a normalement envoyé un message confirmant la création du compte et
rappelant les possibilités de votre forfait actuel (Figure 9.5). (Nous avons présenté les
différents forfaits dans le Chapitre 8.)

Figure 9.5 Message de confirmation de création d’un compte Zoom.

Toutes nos félicitations ! Votre compte Zoom est dès à présent actif et utilisable.
Vous profiterez plus confortablement des fonctions de réunion et de discussion en installant
l’application cliente locale de Zoom, ce que nous verrons dans une section ultérieure de ce
chapitre.
Rien ne vous empêche de créer plusieurs comptes Zoom avec des adresses de messagerie
différentes. D’ailleurs, nombreux sont ceux qui se créent un premier compte Zoom pour leurs
échanges personnels et un autre pour leurs activités professionnelles. Ne mélangeons pas
torchons et serviettes.

Modifier son forfait Zoom

Vos besoins et ceux de votre entreprise vont varier au cours du temps. Par exemple, si le
service commercial peut commencer à proposer des webinaires et des sessions de
démonstration de produits, Zoom vous permet facilement de changer de formule, d’ajouter
des options ou d’annuler un abonnement.
En entreprise, il est possible que votre rôle actuel dans Zoom vous interdise de changer de
forfait vous-même. (Nous parlons des rôles d’utilisateurs en fin de chapitre.)

Du forfait de base au forfait Pro

Supposons que vous ayez fait vos premiers pas avec le forfait de base de Réunions et
discussions. Vous avez envie ou besoin de pouvoir en faire plus. Voici comment basculer vers
le forfait payant Pro :
❶ Dans la page d’accueil Web de votre compte Zoom, à gauche, dans la catégorie
PERSONNEL, cliquez Profil.
❷ Faites défiler le contenu jusqu’à Type de licence.

Figure 9.6 Accès au changement de forfait.

Zoom affiche le forfait actuel qui est a priori De base ou Basique.

❸ Cliquez Surclasser.
❹ Dans la page apparue, cliquez Mettre le compte à niveau.
(N. d. T) Il est possible que les détails de cette procédure de changement de forfait
évoluent. Le principe reste le même.
 Zoom propose alors plusieurs forfaits avec les services correspondants.

Figure 9.7 Choix d’un forfait payant.

❺ Cliquez le bouton du forfait désiré. Dans l’exemple, nous optons pour le forfait Pro.
❻ Modifiez si nécessaire le nombre d’animateurs et donc de licences que vous voulez
acheter.
Par défaut, la valeur est égale à 1. Le nombre d’animateurs multiplie le coût total.
❼ Choisissez le rythme de facturation.
Par défaut, Zoom propose une facturation annuelle avec une remise, mais vous pouvez
choisir la facturation mensuelle qui est sans engagement, ce qui permet d’arrêter
l’abonnement dès que désiré.
❽ (facultatif) Choisissez les options désirées.
Les options ont été décrites dans le Chapitre 8.
❾ Cliquez le bouton Enregistrer et continuer en bas de page.
Si une boîte intermédiaire vous propose d’ajouter des options, répondez Passer cette
étape…
❿ Saisissez vos informations de contact et vos données de règlement.
⓫ Confirmez que vous n’êtes pas un robot et acceptez les conditions générales de vente au
moyen des cases à cocher.
⓬ Cochez l’option J’accepte la Politique de confidentialité… Cliquez enfin le bouton
Enregistrer et continuer (ou Save and Continue).
Zoom affiche un récapitulatif de commande.
 ⓭ Relisez bien les termes de votre commande, notamment au niveau de la périodicité de
facturation. Si tout vous convient, cliquez le bouton Place order ou Confirmer.
Zoom affiche un message confirmant le basculement vers le nouveau forfait.
Les détails du changement de forfait dépendent de plusieurs éléments extérieurs :

• le profil d’abonnement actuel de l’entreprise ;

• la périodicité de facturation actuelle ;
• l’existence d’un surclassement antérieur.

Modifier et annuler un forfait

Voici comment annuler, modifier ou enrichir un forfait de discussion. Zoom :
❶ Dans votre page d’accueil de compte Zoom sur le Web (www.zoom.us) dans la catégorie
ADMINISTRATEUR, choisissez Gestion de compte.
❷ Cliquez Facturation.
Zoom rappelle votre forfait et les options actuelles dans un tableau de bord (Figure 9.8).

Figure 9.8 Rubrique Facturation de la Gestion de compte.

❸ Procédez aux changements désirés.

Depuis le tableau de bord, vous pouvez faire ceci :
• Basculer vers un forfait inférieur.
• Annuler un forfait Zoom.
• Modifier les données de la carte bancaire (dans la page Informations de
facturation).
• Payer une facture directement.
• Afficher les factures.
• Ajouter des options à un forfait de Réunions Zoom actuel.

Télécharger et installer le client local Zoom

Toute personne invitée peut participer à une réunion Zoom à partir du moment où elle a un
accès à Internet. Le service Réunions et discussions est en effet disponible sur toutes sortes
d’appareils : ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette ou telliphone (smartphone).
En revanche, pour profiter de toute la palette de services Zoom, il est nécessaire d’installer
l’application locale Zoom appelée Zoom Client Desktop. Cette application est disponible pour
les systèmes Windows, macOS et Linux.
(N. d. T) En langue anglaise, le logiciel que vous installez sur votre ordinateur porte le nom
de Desktop Application, soit application de bureau. En réalité, c’est d’abord une application
locale, qui permet de réaliser des opérations interdites à une application utilisée depuis la
fenêtre d’un navigateur Web. Nous parlons donc dans la suite d’application locale.
Quelques fonctions sont disponibles seulement dans l’application locale, mais pas dans le
navigateur Web :
• réaliser des sondages ;
• partager le tableau blanc ;
• ajouter des notes sur un tableau blanc.
(N. d. T) L’inverse est vrai aussi : l’accès au profil et à l’administration prennent place dans la
page Web de votre compte.

Voici comment installer l’application locale Client Zoom sur votre machine :
❶ Depuis votre page principale dans le navigateur Web, ouvrez en haut à droite le menu
Ressources.
❷ Choisissez la première commande, Télécharger client Zoom.
Zoom vous guide vers le centre de téléchargement.
❸ Cliquez le bouton Télécharger.
Le paramétrage de votre navigateur provoquera peut-être l’affichage d’une boîte
d’avertissement. Il suffit de confirmer.
❹ Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
L’emplacement de destination du téléchargement est librement choisi, mais nous
conseillons de vous en tenir aux conventions habituelles :

Sous Windows, choisissez le dossier C:\Programmes.

Sous macOS, choisissez nom_disque/Applications.
Souvenez-vous de l’endroit choisi.
❺ Affichez le nom du fichier une fois le téléchargement terminé.
Le nom complet du fichier téléchargé va varier selon le système d’exploitation :
• Sous Windows, le fichier exécutable porte l’extension de nom .EXE.
• Sous macOS, le fichier est une archive de paquetage, à extension .PKG.

❻ Double-cliquez le nom ou l’icône du fichier pour lancer l’installateur.

La procédure d’installation varie selon le système. Elle ne comporte rien de particulier
par rapport à l’installation d’une autre application.
❼ Terminez la procédure d’installation.
Une fois le client Zoom installé, vous pouvez immédiatement organiser des
téléconférences.
Si vous préférez utiliser Zoom depuis votre navigateur Web préféré, il suffit d’installer
l’extension appropriée, en vous rendant à l’adresse https://bit.ly/zoom-brows. Elle existe
pour les navigateurs Chrome, Firefox et autres. Cette extension augmente les possibilités
sans égaler la riche palette offerte par l’application locale.

Ouvrir une session dans le client local Zoom

Une fois l’application locale installée, vous devez vous identifier :
❶ Démarrez l’application locale Zoom Desktop Client.
 Si Zoom affiche une fenêtre proposant de rejoindre une réunion, choisissez l’autre option,
Connexion.
Vous arrivez à la fenêtre montrée en Figure 9.9.
Sachez que Zoom va se souvenir de votre identifiant lorsque vous l’aurez saisi au moins
une fois avec succès. Dans la Figure 9.9, vous voyez une option dont nous n’avons pas
parlé, celle de connexion unique SSO (Single Sign-On). L’encadré qui suit donne quelques
détails au sujet de cet identifiant global. Vous pouvez ignorer cette option pour l’instant.

Figure 9.9 Ouverture de session dans le client Zoom.

❷ Saisissez votre adresse de messagerie et le mode de passe.

❸ Cliquez le bouton Connexion.
Zoom vous montre l’écran principal de l’application.

SSO pour se simplifier la vie

Madrigal Electronics est une multinationale de plusieurs dizaines de milliers de salariés. Chacun d’eux
a besoin d’accéder à toute une gamme d’applications, de services Web et de systèmes internes, par
exemple :
la messagerie d’entreprise ;
les applications de productivité comme Microsoft Office 365 et Google Drive ;
plusieurs logiciels internes à l’entreprise ; des applications de travail collaboratif comme Slack ou
Zoom.
La gestion au quotidien de centaines de demandes d’autorisation et de réinitialisation de mot de
passe devient rapidement un enfer. C’est pour cette raison que Madrigal a déployé un mécanisme
d’identification unique SSO. Les salariés utilisent un seul identifiant et un seul mot de passe pour tous
les programmes. Le personnel du département informatique apprécie l’allégement des tâches
d’administration que permet la mise en place d’un SSO.

Humaniser votre profil Zoom

La première et indispensable opération à réaliser sur votre profil consiste à choisir une
image qui servira d’icône pour que vos amis et vos collègues vous reconnaissent plus
facilement.
Voici comment choisir une image de profil :
❶ Dans l’application locale Zoom, cliquez en haut à droite dans votre vignette (elle contient
vos initiales faute de mieux) pour ouvrir votre menu personnel et choisissez Profil. Vous
basculez dans la vue Web, dans laquelle vous devez peut-être vous identifier.
Si nécessaire, choisissez Profil dans la catégorie PERSONNEL à gauche.
 ❷ Sous l’icône de votre nom, choisissez Modifier.
Vous arrivez à la page Changer la photo.
❸ Utilisez le bouton Envoyer (qui aurait dû s’appeler Parcourir) pour choisir un fichier.
Zoom vous indique que l’image ne doit pas peser plus de 2 Mo.
❹ Sélectionnez le fichier de la photo à utiliser.
❺ (facultatif) Redimensionnez la photo si nécessaire.
❻ Cliquez le bouton Enregistrer.
Vous aurez de temps à autre besoin de revenir à votre profil, par exemple, si vous avez
changé de poste, d’entreprise ou de domicile. De nombreuses options sont offertes dans la
page de votre profil. Sachez cependant que l’éventail des modifications possibles dépend du
rôle qui vous a été attribué. Nous parlons des rôles Zoom en fin de chapitre.

Découvrir l’interface utilisateur Zoom

Une fois que vous avez lancé le client Zoom et ouvert une session, vous arrivez dans la
fenêtre principale de l’interface utilisateur (Figure 9.10). Notez que le contenu de cette
fenêtre s’applique au service Réunions et discussions de Zoom, et non aux autres services.

Figure 9.10 Interface utilisateur de Zoom Réunions et discussions.

Cette fenêtre constitue votre tableau de bord à partir duquel vous allez organiser des
réunions, rejoindre une réunion existante, modifier vos paramètres, entre autres choses.
Voici les icônes et éléments qui apparaissent en haut d’écran, de gauche à droite :
• Accueil : cette commande ramène toujours à cette page principale. C’est l’équivalent de
la page d’accueil d’un site Web.
• Discussion : permet de démarrer une nouvelle discussion en tête-à-tête ou en groupe.
Vous avez accès aux discussions précédentes.
• Réunions : donne accès aux informations au sujet des réunions passées et futures et
permet de visionner les réunions enregistrées.
• Contacts : donne accès à l’annuaire des contacts créé dans Zoom et permet de créer des
canaux qui sont des conteneurs pour des messages et des échanges de fichiers de chaque
groupe.
• Rechercher : permet de chercher des messages, des fichiers et des contacts dans Zoom.
 • (icône de membre) : sert à connaître votre statut, à accéder à votre profil et à chercher
les mises à jour.
• Paramètres : donne accès aux paramètres au niveau vidéo, audio, discussion et partage
d’écran.
Nous trouvons enfin quatre gros boutons dans la partie centrale gauche de l’écran :
• Nouvelle réunion : permet de démarrer immédiatement une réunion Zoom en tant
qu’animateur.
• Rejoindre : sert à rejoindre une réunion Zoom existante, donc organisée par un autre
animateur.
• Programmer : (lire planifier) sert à définir une nouvelle réunion et à la paramétrer.
• Partager l’écran : pour partager votre écran avec les autres participants à une réunion
en cours.
Nous verrons en détail ces fonctions dans les deux prochains chapitres. Pour l’instant, sachez
que vous allez souvent revenir à votre écran principal dans le client Zoom.

Gérer les comptes Zoom

Dans une équipe, certains membres sont présents depuis longtemps et d’autres viennent
d’arriver.
Zoom prend en compte ce dynamisme des organisations. Un jour, le P.-D.G. embauche un
nouveau directeur commercial et cinq programmeurs. Dans la même semaine, Travis est
licencié pour faute et une société concurrente s’apprête à débaucher quelques-uns de vos
meilleurs éléments.
Dans Zoom, la gestion des comptes permet aisément de rester à jour.
Pour ajouter des utilisateurs à votre compte Zoom, vous devez disposer d’un forfait payant,
parmi ceux présentés dans le Chapitre 8.

Toute la suite de ce chapitre vous est inaccessible si vous utilisez le forfait basique gratuit de
Zoom. En revanche, vous avez tout intérêt à apprendre à maîtriser l’utilisation des
utilisateurs, des groupes et des rôles au cas où vous ou votre organisation basculez vers un
forfait payant. Dans le cas contraire, vous risqueriez de subir des surcoûts liés à des
ressources inutilisées.

Créer un utilisateur dans un compte Zoom

Il est indispensable de pouvoir créer de nouveaux comptes utilisateurs, même pour des
personnes qui ne sont pas salariées dans la même organisation. Voici comment procéder :
❶ Dans votre page d’administration Web, dans la catégorie de gauche ADMINISTRATEUR,
choisissez Gestion des utilisateurs.
❷ Cliquez Utilisateurs pour voir la liste des utilisateurs actuellement connus dans votre
compte.
❸ Du côté droit, choisissez Ajouter des utilisateurs.
Vous voyez apparaître la fenêtre montrée en Figure 9.11.
Figure 9.11 Ajout d’un utilisateur à un compte.

❹ Saisissez d’abord l’adresse de messagerie de l’utilisateur concerné.

Si vous voulez ajouter plusieurs utilisateurs d’un seul geste, séparez les adresses par des
virgules (ou des points-virgules, selon le paramétrage de langue de votre ordinateur).
❺ Choisissez le type d’utilisateur à créer. Vous avez le choix entre les trois types suivants :
• De base : il s’agit d’utilisateurs pouvant participer gratuitement. Ils n’ont accès
qu’à une partie des fonctions disponibles dans votre forfait payant.
• Détenteur de licence : ce choix par défaut dans Zoom suppose une facturation
dont les détails dépendent du forfait choisi par l’entreprise.
• Sur site : ce type d’utilisateur peut organiser des réunions sans limitation dans le
temps seulement en utilisant un Connecteur de réunion sur site Zoom.

Soyez vigilant lorsque vous choisissez le type. En oubliant de cocher cette dernière
option, certains se sont vus facturer un montant imprévu.

❻ Choisissez les fonctions que l’utilisateur doit pouvoir utiliser.

Zoom limite vos choix à ce que permet votre forfait actuel. Si vous ne payez actuellement
pas pour l’option webinaires, vous ne pouvez pas ajouter un utilisateur autorisé à
organiser un webinaire. Vous devez d’abord vous abonner au webinaire en tant qu’option.
❼ (facultatif) Ajoutez le département, le titre ou l’emplacement du nouvel utilisateur.
❽ Cliquez le bouton Ajouter en bas d’écran.
Un message en haut d’écran apparaît brièvement pour confirmer la création du compte.

Désactiver un compte utilisateur

Imaginons que votre collègue Jean-Hubert se soit fait un tour de reins lors d’une battue en
Grande Charnie et qu’il ait écopé d’un mois d’arrêt de travail. Voici comment vous pouvez
désactiver temporairement son compte Zoom :
❶ Dans votre portail Web de Zoom, dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez Gestion
des utilisateurs.
 ❷ Choisissez Utilisateurs pour voir la liste actuelle.
❸ Du côté gauche, cochez la case dans la ligne de la personne à désactiver.
❹ Du côté droit, cliquez le bouton de menu local (les trois points) correspondant à ce nom.
Vous avez le choix entre trois actions :
• Désactiver
• Supprimer
• Délier

❺ Choisissez Désactiver dans le menu.

Zoom vous demande de confirmer. L’utilisateur ne pourra plus accéder à aucun service
Zoom.
❻ Cliquez le bouton Désactiver.
À son retour, Jean-Charles aura besoin que vous réactiviez son compte. Il suffit de passer par
la même procédure que ci-dessus, sauf que vous choisirez Activer à l’Étape 5.

Supprimer un utilisateur de votre compte Zoom

Parfois, il ne suffit pas de désactiver un utilisateur, par exemple, si le salarié est parti à la
concurrence ou à la retraite.
Dans ce cas, vous supprimez toute mention de cette personne dans Zoom :
❶ Suivez les Étapes 1 à 4 de la section précédente.
❷ Choisissez Supprimer.
Zoom affiche une fenêtre qui propose de transférer certaines des données liées à ce
compte. C’est une étape facultative qui offre trois possibilités :
• toutes les programmations de réunions futures ;
• tous les webinaires futurs ;
• tous les fichiers enregistrés dans le nuage.

❸ Choisissez vos options de transfert des données au moyen des cases à cocher et saisissez
une adresse de messagerie de destinataire.
L’adresse de messagerie indiquée doit correspondre à un compte Zoom existant et actif
dans l’entreprise.

Zoom va transférer toutes les données choisies depuis le compte qui va disparaître vers le
compte associé à l’adresse saisie.
❹ Si vous avez choisi au moins une option de transfert de données, choisissez le bouton
Transférer les données puis supprimer. Dans le cas contraire, choisissez Supprimer
maintenant.
Dans les deux cas, vous devrez confirmer la suppression en cliquant un bouton rouge.
Zoom affiche alors un message confirmant la suppression. Le compte n’apparaîtra plus
dans la liste des utilisateurs.
Cette suppression est définitive et ne propose pas de fonction Annuler.

Délier un utilisateur de votre compte Zoom

Zoom propose une solution intermédiaire entre désactivation et suppression. Elle consiste à
délier un compte de l’entreprise. Le compte existe toujours mais son accès se fait par une
adresse de messagerie non associée un autre compte. C’est une sorte de divorce temporaire.
Voici comment délier un compte utilisateur de l’entreprise dans Zoom :
 ❶ Suivez les Étapes 1 à 4 de la section précédente.
❷ Choisissez la commande Délier.
❸ La suite de la procédure est la même que pour une suppression, y compris avec la
possibilité de transférer les données.
Zoom affiche alors un message confirmant l’opération. L’utilisateur n’apparaît plus dans la
liste.

Groupes d’utilisateurs
Tout client ayant une offre Zoom payante peut tirer profit d’une fonction permettant
d’économiser beaucoup de temps : les groupes d’utilisateurs. Les administrateurs et
titulaires de comptes peuvent définir des groupes pour réunir tout un ensemble d’utilisateurs
afin de centraliser leur paramétrage. Cela permet d’augmenter ou de réduire les possibilités
de tous les utilisateurs d’un seul geste. Voyons cela par un exemple concret.
Supposons une université qui utilise depuis des années le forfait Education de Zoom. Il est
demandé au personnel de l’université d’utiliser la partie vidéo lors de leurs réunions
techniques en activant l’option correspondante. (Nous y reviendrons dans le Chapitre 10.)
D’un autre côté, l’administration de l’université désire protéger la vie privée des étudiants,
d’autant plus en période de pandémie, car la vidéo laisse apercevoir l’espace privé de chacun
derrière lui. Les élèves doivent pouvoir rejoindre une réunion avec leur professeur sans que
la partie vidéo soit activée d’office. Il faut laisser à chaque étudiant le choix d’activer ou non
sa vidéo une fois qu’il a rejoint la réunion. Il s’agit donc de régler correctement l’option
correspondante.
Cela suppose de répercuter le changement de l’option dans les comptes de tous les
professeurs. Ce sera bien plus simple une fois les professeurs réunis en un groupe. Le
processus général comporte trois étapes :
❶ Création du nouveau groupe d’utilisateurs.
❷ Peuplement du groupe avec les comptes d’utilisateurs.
❸ Modification des paramètres de comptes Zoom appliquée à tout le groupe.
Cette technique permet également de limiter l’accès à certaines applications par groupes.

Créer un groupe d’utilisateurs

L’administrateur commence par créer un nouveau groupe réunissant uniquement les
professeurs :
❶ Depuis le portail Web de Zoom, dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez Gestion
des utilisateurs.
❷ Cliquez Gestion des groupes.
❸ Du côté droit de la page, cliquez le bouton blanc/bleu Ajouter un groupe.
❹ Saisissez le nom du nouveau groupe.
Dans notre exemple, nous choisissons le nom Professeurs.
❺ (facultatif) Fournissez une description au groupe.
❻ Cliquez le bouton bleu Ajouter.
Zoom affiche un message vert en haut d’écran pour confirmer la création du groupe.

Peupler un groupe d’utilisateurs

Le groupe d’utilisateurs est créé vide. Pour pouvoir l’utiliser, il faut mentionner des membres
Zoom dans le groupe, par exemple tous les professeurs de l’université.
Voici comment peupler un groupe d’utilisateurs :
❶ Si nécessaire, revenez dans la page des groupes (Étapes 1 et 2 de la section précédente).
❷ Dans la première colonne de la liste, Nom du groupe, cliquez dans le nom du groupe
concerné.
 Dans l’exemple, le groupe Professeurs.
❸ Du côté droit de la page, cliquez le bouton Ajouter un membre.
❹ Désignez chaque utilisateur en saisissant le début de l’adresse de messagerie dans la
zone de texte.
❺ Cliquez le bouton bleu Ajouter.
Zoom affiche un message pour confirmer le peuplement du groupe.
Dorénavant, si l’administrateur modifie une option du groupe, elle sera répercutée dans les
comptes de tous les professeurs. Trois pages donnent accès aux trois groupes d’options
principaux qui sont les suivants :
• Réunion : les options de réunion sont présentées dans le Chapitre 10.
• Enregistrement : présenté aussi au Chapitre 10.
• Téléphone : nous avons présenté succinctement le service Zoom Phone dans le
Chapitre 8.

Paramétrer un groupe d’utilisateurs

La dernière étape consiste à retoucher l’option à mettre en vigueur pour tous les utilisateurs
de ce groupe :
❶ Procédez comme ci-dessus pour accéder à la page du groupe concerné.
❷ Cliquez l’onglet de la page d’options désirée.
Dans l’exemple, nous voulons que les étudiants puissent rejoindre une réunion sans que
leur vidéo soit active au départ.
❸ Du côté droit de la page, cliquez l’onglet de la page Réunion.
❹ Faites défiler jusqu’à la section Programmer la réunion. À côté de l’option Vidéo des
participants, faites glisser le commutateur vers la gauche. L’option est inactive lorsqu’elle
est grisée (Figure 9.12).
Zoom affiche un message confirmant que le paramètre a été modifié.

Figure 9.12 Modification d’une option de réunion pour un groupe.

❺ Pour qu’aucun professeur ne puisse outrepasser votre décision, cliquez l’icône

représentant un verrou gris à droite de l’option.
Zoom affiche un message de confirmation. Dorénavant, tous les étudiants peuvent
rejoindre une réunion avec leur professeur avec uniquement la partie audio active au
départ.
 Vous trouverez tous les détails au sujet des groupes d’utilisateurs dans la page
https://bit.ly/zfd-groups.

De l’importance des rôles Zoom

Zoom dépend beaucoup de la bonne définition des rôles d’utilisateurs. Ce mécanisme lui
permet de mieux cohabiter avec les systèmes et logiciels utilisés dans les grandes
entreprises. Le principe est simple : dans toute organisation, les besoins et les
responsabilités varient d’un utilisateur à l’autre. Chacun doit pouvoir réaliser certaines
opérations, mais pas d’autres. Vous devinez le chaos que produirait une liberté totale pour
tous les comptes (notamment en termes de paramétrage).
Les rôles Zoom ne sont, comme les groupes, accessibles qu’aux forfaits payants de Zoom.

Les rôles Zoom prédéfinis

Zoom prédéfinit trois rôles :
• Titulaire : ce rôle dispose de tous les droits d’accès au compte principal Zoom de
l’entreprise ou de l’établissement. Le titulaire peut par exemple inviter qui il veut à ce
compte et modifier la palette de droits de n’importe quel membre.
• Admin : le rôle d’administrateur est subordonné au rôle de titulaire, mais il possède la
même palette de droits. Il peut réaliser des actions importantes pour lui-même et pour les
autres. Il peut notamment ajouter, modifier et supprimer des comptes d’utilisateurs.
• Membre : les membres jouissent des droits que leur attribuent le titulaire et les admins.
En général, ils peuvent intervenir sur leurs paramètres personnels, mais ne peuvent
modifier aucun paramètre qui aurait un impact sur d’autres personnes.

Créer un rôle
Souvent, les trois rôles prédéfinis ne suffiront pas. Il n’y a aucun souci pour créer de
nouveaux rôles. Supposons par exemple qu’il soit intéressant de créer un nouveau rôle pour
le directeur du marketing, Roger. Il doit en effet souvent organiser des webinaires pour ses
futurs clients. Il a de ce fait besoin d’effectuer certaines modifications et certaines actions
qui sont au départ interdites aux membres réguliers. Pour autant, vous ne voulez pas lui
donner accès à toutes les possibilités.
Le titulaire ou l’admin peut facilement créer un nouveau rôle comme ceci :
❶ Depuis le portail Web de Zoom, dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez Gestion
des utilisateurs.
❷ Cliquez Gestion des rôles pour voir la liste des rôles définis.
Au départ, il n’y a que trois rôles : titulaire, admin et membre.
❸ Du côté droit de la page, cliquez Ajouter un rôle.
❹ Saisissez un nom et une description pour le rôle.
❺ Cliquez Ajouter.
Zoom affiche toute une gamme d’options pour les paramètres des rôles.
❻ Activez les options que vous voulez attribuer au nouveau rôle en utilisant le couple de
boutons sur la droite. En combinant leur état, vous pouvez :
• visualiser un paramètre ;
• modifier le paramètre ;
• faire les deux opérations ;
• ne rien autoriser (cases non cochées).
 ❼ Une fois vos choix effectués, cliquez le bouton Enregistrer les modifications en bas
d’écran.
Zoom affiche un message vert confirmant la mise à jour des paramètres.
Le nouveau rôle existe, mais il n’est encore lié à personne.
Soyez vigilant dans la phase de création d’un rôle. Zoom va attribuer les droits que vous
choisissez à ce moment au rôle concerné. Dans l’exemple précédent, si vous autorisez par
erreur Roger à supprimer des comptes d’utilisateurs, il pourra tout à fait le faire.

Modifier le rôle d’un utilisateur existant

Par nature, une liste du personnel est dynamique. Des gens arrivent, d’autres démissionnent,
et d’autres sont transférés d’un service à un autre. Zoom permet de rester en phase avec
cette évolution.
Voici comment attribuer un nouveau rôle Zoom à une personne :
❶ Depuis le portail Web de Zoom, dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez Gestion
des utilisateurs.
❷ Cliquez Utilisateurs.
❸ Cliquez du côté droit le bouton Modifier du nom de la personne concernée.
Zoom affiche une fenêtre permettant d’intervenir sur les données de l’utilisateur.
❹ Ouvrez la liste de l’option Rôle de l’utilisateur, et choisissez le nouveau rôle.
❺ Cliquez le bouton bleu Enregistrer.
Zoom affiche comme d’habitude un message pour confirmer l’opération.
Par politesse, prenez soin d’informer une personne que vous allez modifier son rôle.

Pour en savoir plus au sujet des rôles Zoom, voyez la page https://bit.ly/zmroles.
 DANS CE CHAPITRE :
Principes des réunions
•
Devenir un hôte de réunion
•
Actions en cours de réunion

Chapitre 10
Réunions Zoom

C ertaines personnes évitent tant que faire se peut de parler avec les autres. D’autres
ont besoin de communiquer à tout propos, quitte à bombarder leurs collègues de
messages.

Vous ne vous reconnaissez sans doute dans aucune de ces catégories extrêmes. Vous savez
qu’en matière de communication, il faut se montrer subtil. Parfois, un bref message est la
solution appropriée. À d’autres moments, il faut une discussion à tête reposée plutôt qu’un
échange de courriels. Même en dehors des entreprises, les gens aiment entendre et voir ceux
qui leur sont chers : les membres de leurs familles, leurs amis et leurs connaissances. C’est
un besoin humain vital.
Nous allons découvrir dans ce chapitre le service Zoom le plus populaire : les réunions. La
société Zoom a revu de fond en comble les modalités de création d’un service de téléréunion.
Le produit qui en est issu offre une expérience utilisateur fiable, confortable, intuitive et
cohérente. L’organisation de réunions à deux ou plus est très simple dans Zoom.
Si vous êtes de ceux qui sont réticents à l’utilisation des téléconférences et téléréunions, les
nombreux avantages de Zoom vous feront sans doute changer d’avis.

Découverte des réunions Zoom

Vous pouvez tenter de vous lancer immédiatement dans vos premières réunions Zoom, mais
vous en tirerez mieux profit en en découvrant d’abord les grands principes. De plus, cela
peut éviter un faux pas, qui dans le pire des cas, pourrait menacer votre sécurité, votre
confidentialité et celle des participants.
Ce service Zoom se nomme Réunions et discussions parce qu’il fournit ces deux fonctions, et
de façon admirable. Dans ce chapitre, nous nous intéressons à la partie réunions. La partie
discussions sera décrite dans le Chapitre 11.

Ce chapitre ne décrira pas toutes les options disponibles dans les réunions Zoom. Pour toute
question supplémentaire, voyez le système d’aide en ligne disponible sur le site Zoom et les
nombreux tutoriels disponibles.

Les rôles de réunions Zoom

Dans une organisation, tout le monde n’a pas le même rôle. C’est pourquoi Zoom définit
plusieurs rôles de réunion.
Les rôles présentés ici ne concernent que le service Réunions et discussions. Vous ne devez
pas les confondre avec les rôles des comptes d’utilisateur décrits à la fin du Chapitre 9. Les
rôles de réunions chevauchent en partie ceux des webinaires que nous ne verrons pas.

Rôle d’animateur (hôte)

Sauf mention contraire, Zoom attribue le rôle d’animateur à la personne qui programme une
réunion ou qui la lance. Supposons une réunion lancée par Marie. Elle est de ce fait
animatrice et peut réaliser en particulier les tâches suivantes :
• démarrer une diffusion directe (live stream) ;
• mettre fin à la réunion ;
• partager son écran avec les participants ;
• désigner un participant comme cohôte ;
• ouvrir une salle de répartition (décrite dans la suite du chapitre) ;
• activer des salles d’attente (décrites dans la suite de ce chapitre).

Rôle de coanimateur
Dans certaines réunions importantes, vous aurez envie de désigner un collègue pour vous
aider à mener la réunion. Il pourra réaliser la plupart des opérations qui vous sont
accessibles à une expression près : il ne peut pas démarrer une diffusion directe. En
revanche, il peut la lancer une fois que l’hôte principal a démarré la réunion.
Zoom reconnaît également les remplaçants, c’est-à-dire les suppléants ou animateurs de
substitution. Voyez le site Web de Zoom pour d’autres détails au sujet des substituts.

Rôle de participant
Les participants sont tous ceux qui ne sont pas organisateurs d’une réunion. Voici le genre
d’opérations accessibles à un participant :
• voir la liste des participants de la réunion ;
• si l’animateur l’a autorisé, partager son écran ;
• activer et arrêter sa partie vidéo ;
• activer et désactiver la partie audio par le micro.
Pour la liste complète des tâches possibles pour chacun des rôles, cherchez Rôles durant une
réunion dans l’aide de Zoom.

Accès aux informations personnelles Zoom

Si vous avez la chance de jouir d’un bureau fermé à votre travail, vous le fermez
certainement à clé lorsque vous partez en déplacement ou en congé au Guatemala.
Zoom vous attribue un espace personnel privé sous forme d’une salle personnelle de réunion
(abrégée en PMR – Personal Meeting Room). Cette salle PMR est votre espace de téléréunion
spécifique. Pour que d’autres puissent entrer dans cette salle, ils doivent disposer de la clé.
Cette clé est un identifiant, le numéro personnel de réunion (NPR). Nous abrégerons en PMI
(Personal Meeting ID), mais vous rencontrerez aussi NPR.
De même que vous n’allez pas confier les clés de votre bureau personnel à n’importe qui,
vous prendrez soin de votre PMI. S’il tombe entre les mains d’une personne peu
bienveillante, vous pourriez subir des désagréments. Par exemple, n’importe qui pourrait
faire irruption dans une réunion en cours sans y être invité. Vous n’êtes protégé de cela que
dans deux cas particuliers :
• Vous avez verrouillé la réunion.
• Vous avez activé l’option de salle d’attente pour l’entrée des participants. (Nous
reviendrons sur les salles d’attente dans la suite du chapitre.)
Voyons comment visualiser le code de votre salle et le numéro personnel PMI :
❶ Depuis le portail Web de Zoom, dans la catégorie PERSONNEL, choisissez Profil.
Le numéro PMI doit apparaître sous la photo dans la rubrique Nº personnel pour la
réunion. Certains caractères sont masqués.
❷ Cliquez la mention Afficher pour voir la totalité du numéro PMI (Figure 10.1).
 Si vous organisez souvent des réunions publiques depuis votre espace personnel, pensez
à changer votre numéro PMI à peu près tous les mois.

Figure 10.1 Affichage du numéro personnel de réunion PMI.

❸ (facultatif) Vous pouvez changer votre numéro PMI au moyen du lien Modifier.
Zoom n’accepte pas n’importe quelle valeur pour ce numéro et vous avertit par un
message rouge si votre proposition ne convient pas.
Vous n’êtes pas forcé d’utiliser votre numéro PMI pour organiser une réunion, comme
nous le verrons dans la prochaine section de ce chapitre.

❹ Cliquez Enregistrer les modifications.

Rappelons-le : ne donnez votre numéro PMI qu’aux personnes de confiance. Vous éviterez
ainsi de subir l’horrible attaque dite Zoom Bombing.

Trois options de réunion indispensables

Avant d’organiser une réunion, voyez si vous ne pourriez pas profiter des trois options Zoom
suivantes :
• salles d’attente ;
• salles de répartition ;
• enregistrements audio (si votre forfait l’autorise, revoyez si nécessaire le Chapitre 8).
Ces trois options permettent réellement de rendre vos réunions plus efficaces.

Activer les salles d’attente pour tous les utilisateurs

Lorsque vous allez à un rendez-vous médical, vous n’entrez pas directement dans le cabinet
du docteur. Vous allez vous asseoir patiemment dans la salle appropriée jusqu’à ce que vous
soyez appelé.
Zoom permet le même genre de comportement dans les téléréunions. Si vous êtes titulaire ou
administrateur d’un compte, vous pouvez activer les salles d’attente pour tous les utilisateurs
connus par le compte Zoom concerné. Voici comment faire :
 ❶ Dans la catégorie ADMINISTRATEUR de la page d’administration du compte, ouvrez le
sous-menu Gestion de compte.
❷ Choisissez Paramètres du compte.
❸ Dans la section Sécurité, activez si nécessaire l’option Salle d’attente. (Le bouton
inverseur doit être bleu).
Une fenêtre apparaît pour vous demander de confirmer.
❹ Cliquez le bouton Activer.
Un message confirme l’activation du paramètre.
Ce paramètre propose ou oblige les participants à aller en salle d’attente. L’administrateur
peut choisir quelles catégories de participants passeront par la salle d’attente en modifiant
les options. Vous pouvez notamment n’obliger que les invités qui ne sont pas connus de votre
compte à passer par la salle d’attente, tout en laissant vos collègues habituels entrer
directement en téléréunion.
Une option intéressante et logique évite de faire passer par la salle d’attente une personne
que vous invitez alors que la réunion a commencé, quel que soit son profil.

Vous disposez de quelques options pour les salles d’attente Zoom. Vous pouvez par exemple
ajouter un logo et un message qui sera lu par les participants en arrivant dans la salle
d’attente.

Activer les salles de répartition (de petits groupes)

John Keating est professeur de poésie à la Wilton Academy dans le Delaware. (Vous aurez
deviné la référence au Cercle des poètes disparus.) John demande à ses 30 étudiants de
discuter d’un poème de Lord Byron en petits groupes. Du fait qu’il doit utiliser un logiciel de
téléréunion, il se demande comment procéder pour répartir les étudiants en cinq ou six
groupes différents.
La solution correspond aux salles de répartition (de petits groupes), une des fonctions les
plus intéressantes de Réunions et discussions. L’animateur peut distribuer les participants en
plusieurs groupes en cours de réunion (ou les laisser choisir). Il peut ensuite entrer dans
chacun des groupes, intervenir, puis reformer la classe entière, sans jamais quitter la réunion
Zoom pour en démarrer une nouvelle. Cette possibilité est utile dans de nombreux domaines
d’emploi, et pas seulement dans l’enseignement. Zoom autorise l’usage de cette fonction
dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
(N. d. T) La version française de l’interface utilisateur de Zoom est en cours de peaufinage.
Ce qui est appelé breakout room est devenu selon le lieu dans le logiciel soit salle de
répartition, soit salle de petit groupe, soit encore salle de discussion. L’administrateur ou le
titulaire d’un compte peut activer les salles de répartition pour tous les membres d’une
organisation de la façon suivante :
❶ Accédez à la page principale du compte. Dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez
Gestion du compte.
❷ Cliquez Paramètres du compte.
❸ Dans la section En réunion (avancé), repérez l’option Salle de petits groupes et activez
l’option (bouton du commutateur bleu et vers la droite).
Une fenêtre vous demande de confirmer.
❹ Cliquez Activer.
Zoom affiche un message de confirmation.
Cette opération n’est à réaliser qu’une seule fois. Vous pouvez ensuite disposer des salles de
répartition comme bon vous semble. Nous reviendrons sur ces salles en toute fin de chapitre.
Au moment où nous écrivons ceci, Zoom autorise jusqu’à 50 salles de répartition par réunion.

Vous n’êtes pas forcé d’utiliser les salles de répartition pour toutes les personnes de
l’organisation. D’autres informations à ce sujet sont disponibles dans la section de support du
 site Web de Zoom.

Activer les enregistrements audio

Tous les forfaits payants de Zoom permettent d’obtenir des enregistrements audio des
réunions. Pour l’anglais, les dialogues sont transcrits sous forme de texte qui sont affichés
pendant que les gens parlent, un peu comme les sous-titres d’un film.
(N. d. T) Pour l’instant, la fonction de transcription texte n’est pas disponible en français. Ce
qui suit n’est donc actuellement pas réalisable en français.

Voici comment activer ce paramètre pour tous les membres d’une organisation si vous êtes
administrateur ou titulaire du compte :
❶ Accédez à la page principale du compte. Dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez
Gestion du compte.
❷ Cliquez Paramètres du compte.
❸ En haut de page, cliquez l’onglet Enregistrement pour accéder à la deuxième page de
paramètres.
❹ Dans la section Enregistrement dans le Cloud, vous devriez trouver une option pour
activer les transcriptions quand elles seront disponibles en français.

Organiser une réunion Zoom

Zoom permet de lancer une réunion sur-le-champ, ce qui correspond à une réunion
immédiate ou instantanée. Il suffit de démarrer le client local Zoom puis de cliquer l’icône
d’accueil en haut à droite et enfin le bouton Nouvelle réunion.
Dès ce moment, vous avez démarré une réunion Zoom, même si elle ne réunit pour l’instant
qu’une personne, vous (Figure 10.2).

Figure 10.2 Interface utilisateur de Zoom pendant une réunion.

Le bord inférieur de la fenêtre présente toute une série de boutons. Le tableau suivant décrit
l’utilisation de chacun d’eux. Notez que certaines commandes peuvent être absentes si le
paramétrage du compte en a décidé ainsi.

Tableau 10.1 Commandes du bandeau de contrôle de réunion Zoom.

Bouton Description
Désactiver le Permet de muetter (couper, fermer) et de réactiver (ouvrir) le microphone. Le bouton
son flèche donne accès aux paramètres audio et aux tests audio.
Vidéo/Arrêter Allume et éteint la caméra vidéo. Les options permettent d’accéder aux paramètres vidéo
la vidéo et de choisir un fond et un filtre vidéo.
Sécurité Donne accès aux paramètres de sécurité et de confidentialité de la réunion.
Participants Ouvre le volet droit des personnes présentes, permet d’ajouter un invité à la réunion en
cours et de couper le micro d’un participant.
Sondages Voir la note.
Discussion Ouvre le volet des discussions.
Écran partagé Propose de choisir quelle fenêtre montrer aux autres participants.
Vous arrêtez le partage avec le bouton Mettre le partage en pause puis Arrêter.
Enregistrer Lance un enregistrement de la réunion. Vous pouvez l’arrêter ou le mettre en pause à tout moment.
Ouvre une fenêtre pour décider du nombre de salles de répartition.
Diviser en
groupes
Réactions Sert à afficher en surimpression une émoticône visible quelques secondes par tous les participants.
Fin Provoque la clôture de la réunion.

Inviter des personnes à une réunion en cours

À moins d’avoir des amis imaginaires, vous n’allez pas organiser une réunion pour vous seul.
Les réunions servent à se réunir, aussi bien au travail que dans le cercle privé.
Une fois que la réunion a démarré, voici comment vous pouvez inviter d’autres personnes :
❶ Cliquez le bouton Participants en bas d’écran pour afficher le panneau à droite.
❷ Cliquez tout en bas du panneau le bouton Inviter.
Zoom propose cinq possibilités, dont trois consistent à utiliser un logiciel de messagerie.
❸ Dans la boîte de préparation, cliquez l’onglet de la page E-mail ou Messagerie.
• Messagerie par défaut : démarre votre client de messagerie prédéfini sur
l’ordinateur, par exemple, Microsoft Outlook ou Thunderbird.
• Gmail : lance une fenêtre du navigateur Web donnant sur la page d’accueil de la
messagerie Gmail.
• Yahoo mail : lance une fenêtre de navigateur avec Yahoo Mail.
Un courriel est alors prérempli (Figure 10.3). Une fois que vous avez envoyé votre
message, vous n’avez plus qu’à attendre que les gens viennent vous retrouver dans
la réunion.
Figure 10.3 Message généré automatiquement dans la messagerie avec les informations d’invitation à la réunion.

Si vous utilisez une autre messagerie ou un autre moyen pour inviter les gens,
choisissez parmi ces deux options :
• Copier le lien d’invitation : permet de récupérer dans le presse-papiers l’adresse
d’accès à la réunion.
• Copier l’invitation : copie un texte de bienvenue, en plus de l’adresse URL et du
numéro d’identification de la réunion.

Une fois le lien d’invitation en place dans le presse-papiers, vous pouvez le coller dans
une autre messagerie, dans Slack, Teams, WhatsApp ou une autre application de
communication.
❹ Envoyez votre message et attendez que les gens viennent vous rejoindre.
Dès que plus de deux personnes sont présentes dans une réunion, Zoom bascule par défaut
dans son format d’affichage intervenant (voir le coin supérieur droit de la fenêtre). Dans ce
format, la vue principale contient toujours l’image de la personne en train de parler. Lorsque
vous n’êtes que deux ans en réunion, votre vidéo est montrée en miniature dans l’angle
pendant que votre interlocuteur est montré en grand format, et inversement de son point de
vue. Plusieurs formats de présentation sont disponibles pour les réunions et discussions.
Voyez à ce sujet l’aide de Zoom.
Nous verrons dans le Chapitre 11 qu’il est encore plus facile d’inviter à vos réunions les
personnes qui sont déjà définies dans votre annuaire Zoom.
Programmer une réunion Zoom
L’ancien président Dwight D. Eisenhower avait judicieusement remarqué que « les plans sont
inutiles, car c’est la planification qui compte ». Les réunions instantanées ou improvisées
possibles dans Zoom sont pertinentes dans certains contextes, par exemple lorsque qu’une
discussion en mode texte ne convient plus pour poursuivre. Mais nos existences
deviendraient erratiques si nous devions faire face à une succession de sollicitations
imprévues. Il faut au moins planifier son futur immédiat.
Zoom permet de programmer ou de planifier des réunions futures et de suivre la
participation à celles-ci. En programmant vos réunions, vous avez accès à certaines fonctions
qui vont rendre les réunions plus fructueuses pour tous.

Planifier une réunion

Voici comment planifier une réunion future (avec une seule personne ou tout un groupe) :
❶ Cliquez le bouton Accueil de l’application cliente.
❷ Cliquez le gros bouton Programmer (lire Planifier).
Zoom présente la fenêtre de définition de réunion (Figure 10.4).

Figure 10.4 Planification d’une réunion Zoom.

Voici les paramètres disponibles :

• Vous prendrez soin de personnaliser le sujet de la réunion.
• Vous choisissez évidemment la date et heure de début et la durée.
 • Vous pouvez décider de faire générer un identifiant automatique ou d’utiliser le
vôtre (votre PMI/NPR).
• Vous disposez de quelques options audio et vidéo.
• Vous pouvez répercuter la réunion dans un agenda tel que celui de Microsoft
Outlook ou Google Calendar.
• Vous disposez aussi de quelques options avancées, notamment celle pour nommer
un animateur suppléant ou de substitution.

Si vous choisissez de faire générer automatiquement votre identifiant de réunion, Zoom

va produire une valeur temporaire jetable. Cela vous évitera d’utiliser votre identifiant
personnel.

❸ Une fois vos paramètres définis, cliquez le bouton Enregistrer en bas.

La réunion a été définie et Zoom affiche un message de confirmation rappelant vos détails
(Figure 10.5).

Figure 10.5 Paramètres d’une réunion venant d’être programmée.

Trois actions sont possibles dans la fenêtre de confirmation de réunion :

• Ouvrir avec le calendrier : injecte l’événement de réunion dans votre application
d’agenda par défaut.
• Copier l’invitation : copie les détails de la réunion dans le presse-papiers, ce qui
permet de les coller dans un message ou ailleurs.
• Fermer : avec le bouton X de l’angle supérieur droit.

Pour voir la liste des réunions programmées, utilisez le bouton Réunions dans le haut de la
fenêtre du client Zoom.

Vous ne pouvez ouvrir qu’une seule réunion à la fois sur chaque appareil, mais vous pouvez
en planifier autant que nécessaire.

Vous pouvez aussi programmer des réunions depuis l’accès Web (www.zoom.us), ainsi que
dans différents navigateurs si vous avez installé l’extension appropriée. Voyez la page
https://bit.ly/2NgIruR pour plus de détails.
Modifier les paramètres d’une réunion programmée
Vous avez défini une réunion future mais vous avez besoin d’appliquer une retouche. Au lieu
de supprimer la réunion, ce qui aura un effet négatif sur les agendas des personnes
concernées, il est préférable de modifier la réunion :
❶ Dans l’accès par le navigateur (https://zoom.us), et la catégorie PERSONNEL, cliquez
Réunions.
❷ Cliquez dans le nom de la réunion désirée.
Zoom affiche ses principaux paramètres.
❸ Faites défiler jusqu’à pouvoir à droite cliquer le bouton Modifier cette réunion.
❹ Appliquez vos modifications. Vous pouvez modifier le sujet, la date, l’heure de début, la
durée, l’identifiant de réunion à utiliser, les options audio vidéo et même les options
avancées.
❺ Cliquez enfin le bouton Enregistrer.

Activer et préparer les sondages

Il est en général conseillé de rendre les réunions plus interactives en sollicitant la
participation de ceux qui y assistent. Il est bien sûr possible de laisser les participants
discuter via le canal de discussion associé à la réunion, mais les données qui en résultent
seront non structurées, donc difficiles à exploiter efficacement si la réunion réunissait de
nombreuses personnes.
Mieux vaut recueillir des données structurées, ce qui est possible en préparant des questions
dans le cadre d’un sondage dont les réponses sont immédiatement disponibles.
Les sondages ne sont disponibles que dans les forfaits payants de Zoom.

Il faut d’abord que l’administrateur ou le titulaire du compte d’une organisation active la

fonction de sondage :
❶ Dans le portail Web de Zoom, dans la catégorie ADMINISTRATEUR, cliquez Gestion du
compte puis Paramètres de compte.
❷ Cliquez dans la marge gauche la rubrique En réunion (base) et faites défiler pour trouver
l’option Sondages.
❸ Activez l’option (le bouton du commutateur doit glisser vers la droite et s’afficher en
bleu). Une fenêtre vous demande de confirmer.
❹ Cliquez le bouton Activer.
La fonction de sondage ne nécessite qu’une seule activation au niveau du compte global.

Une fois les sondages activés, vous pouvez créer le contenu d’un sondage pour une réunion
future :
❶ Dans le portail Web de Zoom, dans la catégorie PERSONNEL, cliquez Réunions.
❷ Dans la page des réunions futures, cliquez le nom de la réunion qui doit comporter un
sondage.
❸ Faites défiler le contenu pour pouvoir cliquer le bouton Ajouter à côté de l’encadré Vous
n’avez pas encore créé de sondage.
❹ Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le titre de votre première question.
❺ (facultatif) Pour que les réponses des participants ne soient pas affichées, cochez la case
Anonyme.
❻ Saisissez le nom de la question.
❼ Choisissez si la question est à choix simple ou multiple avec le bouton radio approprié.
❽ Saisissez la où les réponses appropriées.
 ❾ (facultatif) Continuez à ajouter d’autres questions au moyen du bouton en bas
(Étapes 4 à 8).
❿ Cliquez enfin le bouton Enregistrer.
Le contenu du sondage est affiché (Figure 10.6).

Figure 10.6 Aspect d’un sondage défini pour une réunion Zoom future.

Zoom associe les sondages à l’identifiant personnel de réunion de l’utilisateur, ce qui est un
détail important. Imaginez un directeur de la répression des fraudes qui a besoin de réunir
tous les membres de son équipe. Il sait déjà comment paramétrer une réunion Zoom. Il
connaît donc l’effet des deux options possibles au niveau d’identification :
• En utilisant son propre numéro personnel PMI, le directeur aura accès aux
formulaires de tous les sondages qu’il a créés avec ce même numéro.
• En demandant à Zoom de générer un identifiant de réunion jetable, le sondage ne
va concerner que cette réunion. Les questions ne seront donc pas réutilisables ni
transférables vers une autre réunion.
Une fois qu’un sondage est associé à une réunion, il peut être lancé à tout moment pendant
celle-ci.

Imposer une inscription préalable

Bien que ce soit facultatif, il y a de nombreux avantages à demander aux participants de
s’inscrire pour pouvoir rejoindre une réunion future. Cela permet notamment de savoir
combien de personnes vont venir. De plus, la présence à certaines réunions peut être décidée
comme impérative.
Imaginons la tenue prochaine d’une réunion stratégique à laquelle toutes les personnes d’un
département doivent assister. L’organisateur va réclamer une inscription préalable ainsi :
❶ Dans le portail Web de Zoom, dans la catégorie PERSONNEL, cliquez Réunions.
❷ Dans la page des réunions futures, cliquez le nom de la réunion obligatoire.
❸ Cliquez le bouton Modifier cette réunion.
❹ Faites défiler jusqu’à l’option Inscription et cochez la case Obligatoire.
❺ Cliquez le bouton Enregistrer.
Zoom vous ramène dans la page principale de la réunion.
❻ (facultatif) Pour voir tous les détails de la réunion, vous pouvez cliquer à droite du lien
d’inscription dans l’adresse URL unique ou dans le bouton de copie d’invitation.
❼ Vous pouvez ensuite diffuser le lien ou l’invitation à tous les participants espérés.
Lorsque les personnes invitées cliquent l’adresse URL de la réunion, ils voient une fenêtre
dans le style de celle de la Figure 10.7.
Figure 10.7 Formulaire d’inscription à une réunion Zoom.

Lorsque les invités acceptent l’inscription, Zoom regroupe ces informations dans une liste
accessible ainsi :
❶ Dans le portail Web de Zoom, dans la catégorie PERSONNEL, cliquez Réunions.
❷ Cliquez le nom de la réunion concernée.
❸ Descendez jusqu’à la section Inscription tout en bas et cliquez dans la ligne Gestion des
participants le lien de droite Afficher.
Zoom présente la liste des personnes actuellement inscrites (Figure 10.8).

Figure 10.8 Liste des inscrits à une réunion.

Vous pouvez modifier vos options d’inscription au moyen du bouton Modifier.

 Faire entrer les gens dans une réunion
Dans le monde physique, l’heure à laquelle démarre une réunion n’est pas toujours celle
annoncée. Il en va de même dans les téléréunions.
Nous avons vu dans ce chapitre que vous pouviez profiter de la fonction de salle d’attente. Si
vous avez activé cette option, Zoom affiche un message (Figure 10.9) lorsqu’un participant
vient rejoindre la réunion. Il reste en attente jusqu’à ce que vous le fassiez entrer par un clic.

Figure 10.9 Vue proposée par Zoom aux participants en salle d’attente.

Si vous êtes l’animateur de la réunion, l’application Zoom vous prévient de la présence d’une
personne en attente par un clignotement orange sur l’onglet des participants (Figure 10.10).
Ouvrez-le si nécessaire en cliquant le bouton Participants du bandeau.

Figure 10.10 Notification de participant en attente dans le client de réunion Zoom.

Voici vos possibilités dans cette situation (Tableau 10.2).

Tableau 10.2 Options de salle d’attente pour l’animateur de réunion.

Action Modalités et résultats

Admettre Cliquez le bouton Participants puis le bouton Admettre de ce participant pour l’accueillir.
Message Ouvre la fenêtre de discussion dans laquelle vous pouvez envoyer un message à tous ceux en
attente ou à une personne en particulier.
Admettre Cliquez pour faire entrer tous ceux en attente.
tous
Ne rien Laisse tout le monde en attente.
faire

Rejoindre une réunion Zoom

Même si vous organisez souvent des réunions, vous allez aussi assister à des réunions
organisées par d’autres. Rejoindre une réunion est très simple dans Zoom, que vous
connaissiez l’identifiant personnel PMI de l’hôte ou l’adresse URL de la réunion.

Rejoindre une réunion avec un identifiant PMI

Un collègue vous a envoyé un courriel avec une invitation à une réunion. Le message
contient seulement l’identifiant PMI ainsi que le mot de passe de la réunion. Voici comment
le rejoindre :
❶ Démarrez l’application client Zoom.
❷ Dans la page d’accueil, cliquez le bouton Rejoindre.
❸ Saisissez l’identifiant PMI de l’hôte.
❹ (facultatif) Saisissez le mot de passe de la réunion.
Zoom demande par défaut d’utiliser un mot de passe pour toutes les réunions. Vous
pouvez décocher l’option correspondante, mais il est préférable de la maintenir pour des
raisons de sécurité.
❺ Saisissez votre nom ou le pseudo qui sera utilisé pendant la réunion.
❻ (facultatif) Choisissez de couper (muetter) votre microphone au départ au moyen de la
case à cocher appropriée.
Par défaut, Zoom ouvre le microphone lorsque vous arrivez à la réunion.
❼ (facultatif) Choisissez de couper votre caméra au départ au moyen de la case à cocher
appropriée.
❽ Cliquez Rejoindre.
(facultatif) Si vous avez accepté d’entrer en réunion avec la vidéo activée, Zoom vous
montre ce que les autres participants vont voir avant qu’ils le voient réellement
(Figure 10.11 sur un telliphone). Cela vous donne l’occasion de vous recoiffer.
Figure 10.11 Prévisualisation de la vidéo avant d’entrer en réunion.

❾ Si l’image convient, cliquez le bouton Rejoindre avec vidéo. Dans le cas contraire,
choisissez Rejoindre sans vidéo.
Si l’organisateur n’a pas activé les salles d’attente, vous arrivez directement dans la
réunion. Si un mot de passe est demandé, vous devrez le saisir maintenant.
Vous voilà entré en réunion !

Rejoindre une réunion avec une adresse URL

Denise vous a invité à une réunion en vous envoyant un courriel contenant une adresse URL.
Voici comment lui faire l’honneur de votre présence :
❶ Copiez l’adresse URL de la réunion et collez-la dans la barre d’adresse de votre
navigateur Web, puis validez par Entrée.
Si vous avez installé l’application locale Zoom, le navigateur vous demande de la
démarrer.
❷ Cliquez le bouton Ouvrir ou Autoriser qui apparaît.
❸ Cliquez le bouton Rejoindre.
❹ Si l’image convient, cliquez le bouton Rejoindre avec vidéo. Dans le cas contraire,
choisissez Rejoindre sans vidéo.
Lorsque vous rejoignez une réunion avec une adresse URL, vous n’avez pas besoin du mot de
passe car il est intégré directement dans le lien par Zoom.

Attendre l’arrivée de l’animateur

Si vous avez rejoint une réunion avant l’hôte de celle-ci, et s’il a activé les salles d’attente,
vous verrez le même écran d’attente que celui de la Figure 10.9.
Si la fonction de salle d’attente n’est pas activée, vous voyez les participants déjà présents.
 Peaufiner votre apparence
Personne ne peut vous forcer à maintenir active la vidéo pendant une réunion Zoom. Vous
pouvez ne laisser ouvert que le canal audio comme décrit dans une section précédente, mais
de temps à autre, vous aurez envie ou besoin de montrer votre minois.

Améliorer votre image dans Zoom

Zoom propose une fonction (rarement utilisée) qui tente de corriger les imperfections que
montre la vidéo sur votre visage. Cela ne va pas vous transformer en Brad Pitt ou Isabelle
Adjani, mais cette sorte de cyber-fond de teint peut avoir un effet agréable.
Voici comment activer cette fonction :
❶ Démarrez le client local Zoom.
❷ Dans l’angle supérieur droit, cliquez dans la vignette de votre profil pour ouvrir le menu
et choisissez Paramètres.
Zoom affiche les paramètres actuels.
❸ Du côté gauche, ouvrez la catégorie Vidéo.
❹ À droite, cochez la case Retoucher mon apparence.
L’effet est souvent à peine perceptible. Faites un test !
Quel que soit l’effet de cette fonction, prenez soin de ne pas regarder ailleurs pendant les
réunions, car les autres participants vont vite remarquer votre manque d’intérêt.

La première précaution à prendre pour montrer un visage professionnel a déjà été abordée
dans la première partie. Redoutez les contre-plongées : évitez de laisser la caméra viser vos
narines. Si nécessaire, rehaussez l’ordinateur portable ou la webcam sur des livres, ou
achetez un stand pour portable.

Améliorer la qualité audio dans Zoom

Ce que vous montrez de votre personnalité pendant une réunion Zoom ne se limite pas à la
partie visuelle. Vous devez également vous soucier de ce que les autres entendent. Cela
passe tout d’abord par la qualité des composants audio de la machine. Notez que ce ne sont
pas nécessairement les ordinateurs les plus récents qui offrent la meilleure qualité audio.
Nombreux sont ceux qui n’apprécient guère le son du microphone et du hautparleur internes
de leur ordinateur. Vous pouvez y remédier en partie en peaufinant les paramètres audio. Si
cela ne suffit pas, envisagez d’acquérir un microphone externe, par exemple le Yeti Blue.
Au niveau des haut-parleurs et des casques, il y a d’énormes différences parmi les
équipements Bluetooth. Certains fonctionnent sans aucun souci, alors que d’autres
provoquent des ruptures de la liaison en cours de réunion.
Demandez à un collègue de confiance de vérifier la qualité de ce qu’il entend de vous depuis
sa machine.

N’espérez pas profiter d’une bonne qualité audio et surtout vidéo si la connexion Internet est
poussive. Zoom n’y peut rien. La première mesure à prendre consiste dans tous les cas à
désactiver la vidéo. Demandez aux autres participants de faire de même.
La qualité audio et vidéo pendant une réunion Zoom dépend de plusieurs facteurs. En cas de
souci, travaillez par élimination. Si c’est un problème de débit réseau, essayez de vous
connecter par le réseau d’un ami ou utilisez un autre ordinateur. Vous finirez par trouver la
cause du problème.

Actions en cours de réunion

Une fois que vous avez lancé votre réunion et laissé entrer tous les participants, il vous reste
un certain nombre d’options permettant d’interagir avec les autres et d’améliorer les
conditions de déroulement.
Utiliser un fond virtuel
Le duo de musiciens Macarena et Benoît se prépare à une réunion avec leur manager pour
discuter de leur prochaine tournée européenne. Le souci, c’est qu’ils viennent de se lever et
que l’appartement n’est pas vraiment rangé. Montrer leur visage ? Bien sûr, mais pas le
fouillis que l’on pourrait voir derrière. Comment faire ?
Il suffit de profiter de la fonction de fond virtuel de Zoom, bien pratique. Le principe consiste
à détourer en temps réel le portrait de l’interlocuteur en l’incrustant devant une image de
votre choix, campagne verdoyante ou ville en ébullition. Le manager ne verra pas l’état de
l’appartement de ses protégés.

Définir un fond virtuel

Voici comment ajouter très simplement un fond virtuel de réunion :
❶ Démarrez l’application locale Zoom.
❷ Démarrez une réunion immédiate pour vous seul et activez la vidéo.
❸ Dans le coin supérieur droit, cliquez pour choisir Paramètres dans le menu de profil.
❹ Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez à gauche la catégorie Fond et filtres.
❺ Cliquez le bouton + à droite afin de choisir un fond virtuel (Figure 10.12).

Figure 10.12 Choix d’un fond virtuel de vidéo.

❻ Choisissez une image ou une photo (une vidéo si la liaison et l’ordinateur sont haut de
gamme).
Votre fond sera appliqué à toutes vos prochaines téléréunions.
❼ (facultatif) Seulement si vous avez installé un écran vert derrière votre poste de travail,
activez l’option J’ai un écran vert.
Un écran vert permet à Zoom de calculer les contours de votre visage beaucoup plus
aisément en soustrayant les nuances vertes de l’image (rare sur un humain en bonne
 santé).
❽ (facultatif) Décochez la case Mettre ma vidéo en miroir.
En effet, Zoom propose par défaut de vous montrer tel que les autres vous voient et non
tel que vous vous voyez.
❾ Refermez la fenêtre et revenez en réunion.

Performance des fonds virtuels

L’effet de fond virtuel ne fonctionne pas très bien sur toutes les machines. Vous devez
disposer d’un système d’exploitation récent et d’un processeur performant (bonne chance si
vous êtes sous Windows 98 !). Si Zoom considère que la machine ne convient pas, il affiche
un message en conséquence.
Même sur une machine récente et puissante, les fonds virtuels fonctionnent toujours mieux
avec un écran vert.
Si vous n’avez pas d’écran vert, placez-vous au moins devant un fond de couleur unie.

Gérer et interagir avec les participants

Comme dans une réunion en présenciel, vous aurez besoin d’interagir avec les autres
participants. Voici comment faire vos premiers pas :
❶ Cliquez le bouton Participants.
Un volet apparaît à droite (ou en surimpression flottante) avec la liste des participants
présents (Figure 10.13).
Survolez avec le pointeur de souris le nom de la personne avec laquelle vous désirez
interagir.
Le bouton Muet ou Muet tous permet de couper le microphone du ou des participants. C’est
utile lorsqu’une personne est située dans un environnement bruyant et gêne les autres,
même si elle ne parle pas.
Le bouton Plus donne accès aux différentes actions présentées dans le Tableau 10.3.
 Figure 10.13 Affichage du panneau des participants d’une réunion.

Tableau 10.3 Actions sur les participants en réunion.

Action Description et précisions

Discuter Ouvre une fenêtre de discussion privée avec le participant. Utilisable par les autres
participants pour échanger à deux pendant la réunion.
Demander de Envoie une notification au participant pour qu’il active sa vidéo.
démarrer la vidéo
Nommer Promeut le participant en tant qu’animateur.
animateur
Renommer Change le nom d’un participant. Utile si par exemple trois personnes portent le
même prénom. Attention cependant aux erreurs d’identification.
Mettre en salle Suspend temporairement une personne de la réunion.
d’attente De cet état, vous décidez de l’expulser totalement ou de la réintégrer.
Supprimer Expulse directement le participant après confirmation.
Signaler Indique un participant au comportement intolérable.
(Voir aussi le paramètre de compte En réunion (avancé)/ Signaler les participants à
Zoom et la page https://bit.ly/ 2N6hYA2.)

Seule la personne qui possède le rôle d’animateur a accès à toutes ces options. Il semble
logique que les participants réguliers ne puissent s’expulser les uns les autres ou se battre
pour devenir animateurs.

Utiliser les salles de répartition (de petits groupes)

Nous avons présenté dans ce chapitre la possibilité de répartir les participants dans
plusieurs petites salles indépendantes pour constituer autant d’ateliers formant des moments
particuliers au cours d’une réunion. Voici comment démarrer une telle séquence d’ateliers en
petits groupes :
❶ Démarrez si nécessaire l’application locale Zoom.
❷ Démarrez la réunion.
❸ (facultatif) Si vous avez activé l’option de salle d’attente, faites entrer les participants.
 ❹ Dans le bandeau de commande en bas, cliquez le bouton Diviser en groupes (qui sera
sans doute rebaptisé Répartir ou Salles de rép.). Zoom présente une boîte de
configuration (Figure 10.14 gauche).

Figure 10.14 Les deux étapes d’entrée en salles de petits groupes.

❺ Choisissez le nombre de salles désiré.

❻ Répartissez manuellement ou laisser Zoom distribuer les participants dans les salles au
moyen des options proposées.
Zoom montre la configuration de salles résultant de vos choix (Figure 10.14 droite).
❼ Cliquez le bouton bleu Commencer toutes les séances. Une confirmation est envoyée à
l’animateur.
Zoom prévient chaque participant par une notification qu’il est invité à rejoindre sa salle
de répartition (Figure 10.15).

Figure 10.15 Invitation à rejoindre une salle de répartition.

 ❽ Attendez que les participants entrent dans les salles.
❾ Vous pouvez rejoindre une salle au choix par la même boîte de suivi (Figure 10.16).

Figure 10.16 Suivi des personnes présentes dans les salles de répartition.

❿ Pour revenir en mode réunion globale, utilisez le bouton Arrêter toutes les séances.
L’animateur dispose de plusieurs options pour contrôler le déroulement des séances de
groupes :
• renommer ;
• ajouter et enlever des salles ;
• préaffecter des participants à des salles ;
• changer la salle de chaque participant ;
• imposer une durée maximale d’atelier.
Si l’animateur quitte la réunion, tous les participants sont expulsés des salles. Pour éviter
cela, il doit nommer un participant coanimateur avant de quitter.
Pour d’autres détails, visitez la page https://bit.ly/30NHHFp.

Partager son écran ou une fenêtre

Au cours d’une réunion, il est de temps à autre indispensable de montrer aux autres ce que
vous voyez sur votre écran. Avant de procéder, fermez toutes les fenêtres que vous ne voulez
pas laisser deviner. Vous pourrez choisir de ne partager qu’une fenêtre unique.
❶ Vous êtes en pleine réunion Zoom. Cliquez dans le bandeau du bas le bouton de partage
d’écran (Écran partagé ou Partager l’écran).
❷ Dans la boîte de préparation, sélectionnez la fenêtre que vous acceptez de montrer à
tous les participants de la réunion.
La surface totale de l’écran correspond à la première option en haut à gauche.
Figure 10.17 Boîte de choix du contenu visuel à partager.

❸ Une fois l’élément choisi, cliquez en bas à droite le bouton bleu Partager.
En mode écran (ou fenêtre) partagé, le bandeau de contrôle apparaît en haut. Vous
retrouvez plusieurs options déjà connues ainsi que le bouton pour quitter ce mode et
retrouver votre intimité.
 DANS CE CHAPITRE :
Gestion de l’annuaire et des contacts de réunion
•
Contrôle du statut de disponibilité et des notifications
•
Discussion avec les contacts

Chapitre 11
Gestion des contacts et discussions Zoom

P our les sociologues, l’année 2020 restera unique (espérons-le). Une des principales
leçons apprises pendant la pandémie est l’utilité des systèmes de visioconférence,
qui remplissent des besoins professionnels et sociaux importants. Ces services
permettent à des gens du monde entier de se retrouver facilement et de façon satisfaisante,
quel que soit leur emplacement physique. Ce genre de communication de masse est la
bienvenue, notamment en comparaison des solutions antérieures, qu’il s’agisse de la
messagerie ou des conférences téléphoniques. Un bref échange en direct évite souvent des
dizaines d’échanges de courriels.
Pour autant, tous les échanges ne doivent pas nécessairement être instantanés. Les
téléréunions ne rendent pas caducs les outils de communication asynchrones (en temps
différé). Vous continuerez à échanger des messages texte et des courriels, mais sachez que
Réunions et discussions répond à une partie de ces autres besoins. On peut même dire que le
niveau des outils proposés par Zoom remplace avantageusement votre boîte de réception
traditionnelle.
Nous allons voir dans ce chapitre les fonctions principales de la partie Discussions. Nous
découvrons notamment l’annuaire de Zoom qui permet de gérer vos contacts, aussi bien les
collègues de votre établissement que les personnes extérieures. Nous verrons également
votre statut, comment discuter et comment personnaliser les notifications.

Gérer ses contacts Zoom

Avec Zoom, vous pouvez entrer en relation audio et vidéo facilement avec des personnes
même si elles ne disposent pas d’un forfait payant (nous avons découvert cela dans le
Chapitre 10). Pour les personnes avec lesquelles vous allez échanger à nouveau, Zoom
permet d’entrer leur identité dans un annuaire dédié.
Bien que cela ne soit pas obligatoire, le fait de peupler votre annuaire de Réunions et
discussions offre plusieurs avantages :
• Vous pouvez beaucoup plus rapidement les inviter et leur envoyer des messages, des
photos ou tout type de fichier.
• Vous pouvez facilement basculer d’une conversation en mode texte vers une conversation
en audio ou en vidéo.
• Vous pouvez connaître le statut de chacun, comme nous le verrons dans la suite du
chapitre.
• Vous consacrez globalement moins de temps à passer d’une application de
communication à une autre. C’est plus de confort pour votre cerveau.

Ajouter un contact à l’annuaire

L’annuaire Zoom distingue deux grands types de contact :
• Internes : personnes mentionnées dans le compte principal Zoom de l’établissement.
 • Externes : personnes qui ont créé un compte indépendamment ou par une autre
organisation. Cela ne vous empêche pas de les mentionner dans votre annuaire
personnel.

Les contacts internes

Si votre établissement a choisi un forfait payant Zoom, votre annuaire de réunions et
discussions contient déjà par défaut tous les utilisateurs internes liés à ce compte. (Le
Chapitre 8 a présenté les différents forfaits Zoom.) Il ne vous reste plus qu’à ajouter vos
contacts externes selon les besoins.

Ajouter un nouveau contact externe à l’annuaire

Supposez que vous échangiez souvent des courriels avec Richard, le fondateur de la jeune
pousse nommée La Flûte du Pont, installée sur le plateau de Saclay. Au lieu de continuer à
échanger des courriels à un rythme effréné, vous envisagez de poursuivre avec Zoom.
Voici comment ajouter Richard à votre annuaire Zoom personnel :
❶ Démarrez le client local Zoom.
❷ Cliquez le bouton Contacts en haut de fenêtre.
Par défaut, Zoom montre votre annuaire personnel. Restez ici.
❸ À droite du mot Canaux, cliquez le bouton contenant un signe +.
❹ Dans le menu local qui apparaît, choisissez Ajouter un contact.
❺ Saisissez l’adresse de messagerie de la personne.
❻ Cliquez le bouton Ajouter un contact.
Zoom envoie un message à la personne mentionnée et vous préviendra dès qu’elle aura
accepté votre invitation. En attendant, la ligne de ce contact comporte la mention En attente.
Supposons que vous vouliez ajouter votre amie Véronique comme contact externe dans votre
annuaire. Voilà des années qu’elle utilise un compte Zoom avec l’adresse
veronique@birnboum.net, qui est son adresse de messagerie principale. Utilisez absolument
cette adresse. Si vous invitez Véronique avec une autre adresse, par exemple
veronique@cothen.com, vous allez l’obliger à s’inscrire à nouveau avec cette nouvelle
adresse pour pouvoir accepter votre invitation.
Lorsque vous insérez un contact externe, la ligne correspondante comporte la mention
EXTERNE. Cela vous permet de ne pas faire d’impasse en matière de confidentialité, en vous
rappelant que le contact concerné ne fait pas partie du même établissement que vous.

Ce n’est pas parce que vous invitez un contact externe qu’il doit se sentir obligé d’accepter.

Les utilisateurs qui ont acheté un forfait payant Zoom peuvent importer les contacts de leur
téléphone, de leur tablette ou même à partir d’une feuille de calcul. Le fichier doit être au
format . CSV. Pour tout détail à ce sujet, voyez la page https://bit.ly/zfd-csv.

Supprimer un contact de l’annuaire

Comme dans la vie réelle, vous devez parfois couper les ponts avec une des personnes
présentes dans votre annuaire. Ce sera souvent le cas si la personne quitte l’entreprise. Voici
comment procéder :
❶ Dans votre page d’accueil Zoom, choisissez Contacts. Zoom affiche votre annuaire.
❷ Amenez le pointeur de souris au-dessus du nom de la personne à supprimer. Zoom fait
apparaître trois icônes.
❸ Cliquez le bouton contenant trois points (…) pour ouvrir le menu local et choisissez
Supprimer le contact.
Zoom vous rappelle que le fait de supprimer le contact va aussi supprimer l’historique de
discussion de cette personne.
 ❹ Confirmez avec le bouton Supprimer.
Si vous voulez plus tard à nouveau échanger avec ce contact, vous devrez l’inviter (en
espérant qu’il accepte). Le processus est à peu près le même que sur les autres réseaux
sociaux.
Supposons que vous soyez un membre Zoom classique, sans droits particuliers, et que vous
supprimiez un contact de votre annuaire personnel. Cela n’est pas la même chose que le fait
de révoquer ou de supprimer cette personne dans le compte Zoom. Cette dernière opération
n’est possible que pour un administrateur ou le titulaire (Chapitre 9). Eux seuls peuvent
bannir une personne du compte Zoom de l’établissement.

Inviter un contact existant à une réunion

En ajoutant des contacts dans votre annuaire, vous accédez à plusieurs avantages,
notamment la possibilité d’inviter très rapidement ces personnes à une réunion :
❶ Dans l’application cliente Zoom, cliquez Contacts.
❷ Cliquez avec le bouton droit dans le nom de la personne à contacter.
❸ Dans le menu qui apparaît, choisissez entre la rencontrer avec vidéo ou sans vidéo.
Zoom lui envoie immédiatement un courriel avec une invitation de réunion.

Ajouter des contacts internes à une réunion en

cours
Maud et Benoît sont actuellement en réunion. Soudain, Maud, qui est l’animatrice, veut
qu’un de ses contacts internes vienne les rejoindre. Voici comment procéder :
❶ Depuis l’application locale, cliquez le bouton Participants en bas d’écran.
Zoom affiche une fenêtre du côté droit.
❷ En bas d’écran, cliquez le bouton Inviter.
Zoom affiche un autre écran.
❸ Choisissez le contact dans l’annuaire.
Vous pouvez limiter la liste affichée en saisissant les premières lettres du nom d’invité.

❹ Sélectionnez le nom de la personne à inviter.

❺ Cliquez le bouton Inviter en bas.
Zoom confirme que l’invitation a été lancée.
Nous avons vu dans le Chapitre 10 comment inviter des gens qui ne sont pas dans votre
annuaire.

Actions relatives aux contacts

Lorsque vous êtes en train d’utiliser le service de discussion, vous pouvez avoir besoin de
basculer en vidéoréunion ou d’ajouter l’identité d’un contact à votre liste de favoris.
Ces différentes actions, parmi d’autres, sont faciles à réaliser. Il suffit de cliquer la flèche
orientée vers le bas à droite du nom du contact concerné. Toutes les options sont présentées
dans un menu local (Figure 11.1). Le Tableau 11.1 décrit ces options.

Tableau 11.1 Actions sur les contacts des réunions et discussions.

Action Description
Rencontrer Lance une réunion vidéo en invitant la personne concernée (revoir le Chapitre 10 à ce
avec vidéo sujet).
Rencontrer Lance une réunion audio en invitant la personne.
sans vidéo
Marquer Marque le dernier message reçu de la personne comme non lu. Zoom ajoute un badge
comme non numérique à droite du nom de la personne dans la barre latérale. Nous reviendrons sur les
lu messages dans la section du chapitre consacré aux discussions.

Avertir Informe que le statut d’une personne montre qu’elle est devenue disponible (fonction
lorsque similaire dans Skype). Zoom affiche l’option en grisé si le statut du contacté est
disponible Indisponible. Nous présentons les icônes de statut Zoom un peu plus loin.
Ajouter des Affiche une fenêtre pour inviter des personnes dans une discussion de groupe avec le
membres contact.
Voir le Affiche les informations de profil que le contact a accepté de communiquer.
profil
Supprimer/ Les contacts étoilés sont ramenés en haut de liste d’annuaire. La suppression de l’étoile les
restaurer renvoie en liste principale plus bas.
l’étoile
Bloquer ce Interdit à cet utilisateur de vous contacter dans Zoom. Si vous changez d’avis, vous pouvez
contact le débloquer quand vous voulez. C’est une séparation temporaire et non un divorce.
Effacer Supprime le contenu de toutes les discussions en mode texte avec ce contact. Les
l’historique informations ne sont supprimées que pour vous, pas pour les autres personnes ayant
échangé avec le sortant.
Supprimer Fait disparaître le contact de votre annuaire personnel.
le contact

Figure 11.1 Actions spécifiques des contacts dans Réunions et discussions.

Les statuts d’utilisateur Zoom

Zoom rend les réunions et discussions faciles à organiser, mais tout le monde n’est pas
disponible à tout moment. Que faire lorsque votre contact n’est pas connecté ou bien est trop
occupé ?
Zoom permet facilement de connaître la disponibilité de chacun, et de faire connaître la
vôtre. La technique est très proche de celle utilisée par les autres outils de collaboration, par
exemple Slack (Partie 2) et Microsoft Teams (Partie 4).

Les icônes de statut Zoom

Lorsque vous voyez la liste de vos contacts, vous remarquez que les icônes à gauche du nom
ont des couleurs variables dans le panneau latéral. C’est ainsi que vous pouvez connaître le
statut de chaque membre. Le Tableau 11.2 présente les différents statuts possibles.
 Les icônes de statut donnent une indication, mais ne sont pas une garantie. Par exemple,
Stéphane peut avoir laissé son icône de statut sur disponible alors qu’il est entré dans une
autre réunion en présenciel. Il peut même avoir fermé son application locale parce qu’il a
décidé d’écouter le dernier album de Marillion.

Tableau 11.2 Les icônes de statut de réunion et discussions.

Icônes Statut Description

Cercle blanc vide Hors ligne Le contact n’est pas connecté à Zoom ni à l’application sur mobile.
Cercle vert En ligne Le contact s’est connecté à l’application locale pour ordinateur de
(bureau) bureau.
Rectangle vert En ligne Le contact s’est connecté avec son appli mobile Zoom.
évidé (mobile)
Horloge grisée Absent Le contact s’est connecté à Zoom mais soit l’ordinateur est en veille,
soit il a indiqué qu’il était absent.
Cercle rouge avec Ne pas Le contact s’est placé dans le statut DND (Do Not Disturb). Il ne reçoit
trait blanc déranger plus ni notifications, messages, ni appels téléphoniques. (Nous
horizontal revenons sur ce mode plus loin.)
Caméra vidéo En réunion Le contact a lancé ou participe à une réunion.
rouge
Caméra vidéo En Le contact partage son écran dans une réunion Zoom.
rouge présentation
Téléphone rouge En appel Le contact participe à un appel sur Zoom Phone.
Calendrier rouge Dans Le contact participe actuellement à un événement de son calendrier,
événement mais ce n’est pas une réunion Zoom.
Cercle rouge avec Erreur de Zoom n’a pas réussi à envoyer votre message ou votre fichier à ce
! discu. contact.

La Figure 11.2 montre une sélection d’icônes de statut pour des contacts internes et
externes.
Figure 11.2 Contacts de réunion avec leurs icônes de statut.

Dans la figure, un contact est disponible (cercle vert), un autre est en réunion (caméra
rouge) et d’autres sont absents ou en attente.

Contrôler son statut de disponibilité

Une fois que vous avez ouvert une session dans l’application locale Zoom, vous êtes a priori
considéré comme étant en ligne. Les personnes qui utilisent Zoom en même temps que vous
verront un cercle vert dans le coin supérieur droit de votre image de profil.
En occident, la couleur verte signifie que vous êtes disponible. Vos partenaires peuvent donc
tenter de vous contacter par un canal de discussion ou par téléphone ou vous inviter dans
une réunion immédiate. Nous verrons dans la prochaine section comment maîtriser les
discussions. Cela dit, ces différentes initiatives vont peut-être interrompre votre travail en
cours.
La solution radicale consiste à quitter l’application locale Zoom, mais ce n’est pas sans
inconvénient. Vous ne disposez plus des différentes fonctions Zoom, et vous n’avez par
exemple plus accès immédiatement à vos discussions passées.
Quelle serait la solution ? Vous pouvez conserver votre application ouverte tout en informant
vos collègues que vous ne voulez pas être dérangé.

Se déclarer comme absent

En vous déclarant absent, vous incitez vos partenaires à ne pas tenter de vous contacter
(mais cela n’a rien de coercitif).
Voici comment vous déclarer absent :
 ❶ Dans l’application locale Zoom, cliquez dans l’image de votre profil en haut à droite.
❷ Dans le menu qui apparaît, choisissez Momentanément absent.
Lorsque vous voudrez faire savoir que vous êtes à nouveau disponible, il suffira de choisir
l’option Connecté du même menu.

Activer le mode Ne pas déranger DND

Lorsque vous avez choisi le statut Absent, cela n’empêche pas vos collègues de tenter de
vous contacter et de vous envoyer des messages. Ils peuvent espérer que vous allez réagir
tout de même. Pour être vraiment tranquille, vous n’êtes pas obligé de quitter l’application
Zoom.
Il suffit de basculer dans le mode DND (Do Not Disturb), c’est-à-dire le mode Ne pas
déranger. C’est un peu l’équivalent du mode avion de votre téléphone.
Voici comment activer le mode DND :
❶ Dans l’application cliente Zoom, cliquez dans l’image de profil.
❷ Dans le menu local, choisissez Ne pas déranger. Un menu d’options apparaît.
❸ (facultatif) Vous pouvez choisir la durée de votre indisponibilité. Zoom sortira du mode
DND automatiquement au bout du temps choisi.
❹ (facultatif) Choisissez Configurer la période pour accéder aux paramètres de discussion.
❺ Faites défiler le contenu jusqu’en bas.
❻ Cochez l’option Ne pas déranger à partir de.
❼ Dans les listes déroulantes à droite, définissez votre plage horaire d’indisponibilité.
Soyez vigilant dans vos choix. Si vous choisissez par exemple de 4 heures du matin
à 22 heures, Zoom vous laissera tranquille pendant 18 heures. Ceux qui voudront vous
contacter de façon urgente au cours de la journée devront trouver un autre moyen que
Zoom.
❽ Refermez la fenêtre des paramètres dans l’angle supérieur droit ou le bouton rouge ou à
gauche selon système.
Vous ne recevrez de notifications pour les réunions et les discussions qu’en dehors de votre
période d’indisponibilité.

Ajouter une note personnelle au profil

L’indicateur de statut de Zoom peut vous sembler limité, en comparaison par exemple des
nombreuses possibilités de statut du logiciel Slack (Partie 2). Pour pallier en partie cette
concision, il suffit d’ajouter une note personnelle dans votre profil. Voici comment faire :
❶ Dans votre application locale Zoom, cliquez l’image de profil.
❷ Dans le menu local, cliquez dans la zone de saisie Ajouter une note personnelle.
Vous pouvez saisir jusqu’à 60 caractères.
❸ Saisissez les raisons de votre indisponibilité, puis validez par la touche Entrée.
Vous donnez ainsi un peu plus de détails à la raison de votre statut actuel.

Gérer ses notifications Zoom

Sauf si vous avez demandé à ne pas être dérangé (DND), Zoom vous prévient dès qu’un
contact vous envoie un message ou tente de vous appeler. Mais vous aurez sans doute à faire
face à d’autres incitations externes.
Lorsque votre réseau de contacts dans Zoom commence à devenir important, vous risquez
d’être submergé de notifications. Voici comment reprendre le contrôle :
❶ Dans l’application cliente Zoom, cliquez dans l’image de profil.
❷ Choisissez l’option Paramètres dans le menu.
❸ Dans la liste des catégories de gauche, choisissez Discussions.
 ❹ Descendez jusqu’à la section Notifications push dans laquelle vous allez choisir quand
recevoir des notifications.
L’option Messages privés et mentions uniquement interdit à Zoom de vous avertir
lorsqu’une nouvelle activité se déroule dans vos discussions de groupe. (Cela ne vous
empêche pas d’aller consulter ces discussions par le panneau latéral.)
Le choix Rien force Zoom au silence. Dans ce cas, vous n’avez pas non plus accès aux
discussions dans le panneau latéral.
❺ Refermez ensuite la fenêtre des paramètres.
Si vous aviez activé l’option M’avertir lorsque xxx disponible dans les paramètres locaux d’un
contact et qu’il soit actuellement dans une réunion Zoom, vous verrez apparaître une petite
cloche à droite du nom du contact dans le panneau latéral.

Les discussions Zoom

Supposez que vous rencontrez un collègue dans un couloir et commencez à discuter. Votre
collègue est pressé, car il a prévu d’entrer en réunion sous peu. Il vous demande de lui
envoyer un petit aide-mémoire rappelant le sujet de votre discussion pour qu’il puisse y
revenir plus tard.
Pour la plupart des gens, la discussion va alors se poursuivre par échange de courriels. Zoom
offre une possibilité que certains considèrent comme meilleure : l’envoi d’une note par le
service Réunions et discussions. Les options d’envoi des messages sont physiquement
suffisamment vastes pour que cela puisse tout à fait remplacer un courriel, notamment pour
les échanges internes à l’établissement.

Échanger des messages avec des contacts

individuels
Geddy Lee est le nom du chanteur et excellent bassiste du groupe de rock canadien
légendaire Rush. Supposons que vous ayez un contact Zoom avec lui (on peut rêver). Vous
aimeriez le féliciter pour la parution de son premier livre et éventuellement discuter un peu
avec lui au téléphone. Mais vous hésitez, de peur de sembler intrusif. Pas question de
l’appeler ni de lui proposer une réunion vidéo.
Vous choisissez de lui envoyer un petit message Zoom. Voici comment faire :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Contacts.
❷ Sélectionnez le contact destinataire.
❸ Du côté droit de l’écran, cliquez le bouton Discussion. (Il est visible sous l’image du
contact (Figure 11.3).
Figure 11.3 Le bouton Discussion situé sous l’image du contact.

Si nécessaire, cliquez dans la zone de texte tout en bas d’écran pour pouvoir saisir votre
message.
❹ Saisissez votre message.
❺ Validez par la touche Entrée après vous être relu.
La Figure 11.4 montre un exemple de discussion (avec le menu local ouvert).
Dans Zoom, ne soyez pas étonné de voir que vous pouvez réaliser une action de deux
manières. C’est notamment le cas dans les envois de messages.

Figure 11.4 La discussion est lancée !

Tenir une discussion de groupe
Discuter à deux en mode texte est indispensable, mais Zoom permet également d’ouvrir une
discussion à d’autres personnes. Le service Réunions et discussions est tout à fait capable
d’organiser des discussions de groupe.

Démarrer une discussion de groupe

Vous souhaitez discuter avec David, Thomas et Gabriel ? Dans Zoom, vous démarrez la
discussion de la même façon que pour envoyer un message à un contact Zoom en particulier :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Discussion.
❷ Dans le panneau latéral, cliquez le bouton + à droite de Récents.
❸ Choisissez dans le menu local Nouvelle discussion (ou Nouveau chat).
❹ Dans la zone de saisie des destinataires en haut, saisissez les premières lettres du nom
des personnes que vous voulez inviter dans votre discussion.
Les noms apparaissent d’office dès que le nombre de lettres suffit.
❺ Cliquez dans le volet de message en bas de fenêtre.
❻ Saisissez votre texte puis validez par Entrée.
Zoom va prévenir vos partenaires qu’une discussion de groupe a démarré et qu’ils y sont
invités (s’ils sont connectés et si leur option de notification est active).
Lorsque vous démarrez une nouvelle discussion de groupe, Zoom vous attribue d’office le
rôle d’administrateur de la discussion. Ne vous emportez pas pour autant. Ne confondez
surtout pas ce rôle avec celui d’administrateur décrit dans le Chapitre 9. Ici, vous avez
uniquement quelques pouvoirs particuliers, et uniquement dans ce groupe de discussion.
Voici ce que vous seul pouvez faire :
• Supprimer le groupe de discussion comme indiqué plus loin dans ce chapitre.
• Désigner une autre personne du groupe comme administrateur, ce qui vous permet de
quitter la discussion sans la fermer.

Quitter un groupe de discussion

Comme la plupart des gens de nos jours, il vous arrive de temps à autre d’être pris dans un
tourbillon d’échanges de messages, notamment sous forme de courriels. Il est vrai qu’il faut
peu d’efforts pour ajouter quelqu’un en copie d’un message.
Si vous vous retrouvez dans un tel tourbillon dans une discussion Zoom, sachez qu’il existe
une parade. Vous pouvez facilement dans Zoom vous extraire d’une discussion de groupe qui
ne vous intéresse plus directement :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Discussion.
❷ Cliquez dans la discussion que vous désirez quitter.
Zoom la met en valeur en bleu.
❸ Cliquez la flèche pour ouvrir le menu déroulant, puis choisissez Quitter la discussion.
Si vous étiez administrateur, Zoom vous propose trois solutions de sortie (Figure 11.5) :
• Supprimer la discussion : la discussion va disparaître pour tous les participants. Zoom
affiche une fenêtre vous demandant de confirmer la suppression. Répondez en cliquant le
bouton rouge.
• Annuler : vous permet de changer d’avis et de poursuivre la discussion.
• (facultatif) Désigner un nouvel administrateur : vous pouvez transmettre les droits
d’administration sur la discussion à un autre des participants actuels. Il ne reste plus qu’à
choisir la personne, puis à confirmer avec le bouton bleu.
Seul l’administrateur actuel peut en désigner un autre avant de quitter la discussion.
Figure 11.5 Options proposées pour quitter un groupe de discussion.

❹ Choisissez l’option désirée.

Votre nom disparaît de la discussion dans le panneau latéral.
Si vous êtes un participant non administrateur, vos options de sortie se limitent à quitter la
discussion.

Dans une discussion physique, dans le monde réel (IRL, In Real Life), il est de bon ton de dire
au revoir lorsque l’on quitte un groupe. Il en va de même dans le monde virtuel : ne vous
éclipsez pas sans mot dire. Envoyez un dernier message en indiquant pourquoi vous quittez
le groupe.

Inviter quelqu’un dans un groupe en cours

Les discussions ressemblent parfois à des improvisations de jazz. Imaginons trois membres
d’un groupe de musiciens qui discutent pour savoir s’il faut faire venir Christophe comme
nouveau guitariste. Avant de prendre la décision, les trois membres pensent qu’il serait plus
correct de demander à David de rejoindre la discussion pour qu’il donne son avis. Ce sera
plus efficace que de laisser l’un des trois participants envoyer un message direct à David.
Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau groupe de discussion pour cela. Rien ne vous
empêche d’ajouter de nouveaux participants à une discussion en cours, ce qui permet à
l’arrivant de parcourir tout ce qui a déjà été discuté jusque-là.
Voici comment faire :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Discussion.
❷ Cliquez dans la discussion visée.
❸ Cliquez la flèche vers le bas à droite du nom de la personne désirée.
❹ Choisissez la commande Ajouter des membres.
❺ Sélectionnez les personnes que vous voulez inviter dans votre discussion.
❻ Cliquez Ajouter.
Zoom ajoute les noms des invités dans le groupe de discussion. La Figure 11.6 montre un
exemple de message dans un groupe.
Figure 11.6 Exemple de message dans un groupe de discussion.

Créer un fil de discussion Zoom

Vous avez besoin d’aborder différents sujets avec votre collègue Richard, et vous avez envie
de reprendre la discussion sur l’un des sujets en particulier. Par exemple, vous voulez réagir
à un commentaire qu’il avait fait voici une semaine. Comment faire pour répondre non au
message plus récent, mais à un message qui est déjà dans l’historique ?
Comme tous les outils de communication modernes, le service Réunions et discussions
permet de créer un fil de discussion lié à un message en particulier. Les messages réunis
dans ce fil vont apparaître sous le message initial avec un décalage par rapport à la marge
gauche. La lecture des différents messages du même fil permet de conserver le contexte de
la discussion spécifique.
Pour ouvrir un fil de discussion par rapport à un message :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Discussion.
❷ Repérez le message qui doit servir de point de départ au fil de discussion.
Lorsque vous amenez le pointeur sur le message, vous voyez apparaître plusieurs petites
icônes.
❸ Cliquez dans l’icône représentant un phylactère de bande dessinée avec un signe + (sa
légende est Réponse). C’est normalement la première du groupe d’icônes.
❹ Saisissez votre réponse et validez par Entrée.
Vous remarquez que votre message est affiché sous le message auquel il répond, avec une
indentation. Cela vous permet facilement de voir qu’il s’agit d’un fil de discussion, un peu à
l’écart du flot de messages normal (Figure 11.7).
Figure 11.7 Exemple de fil de discussion.

Les fils de discussion sont très utiles. Ils diminuent le risque de confusion et font gagner du
temps à tous.

Créer un brouillon de message

Il vous arrivera parfois des idées avant d’envoyer un message, par exemple parce que vous
devez vérifier un chiffre. Ou bien vous vous préparez à émettre une remarque acerbe au
sujet d’un collègue qui a manqué à ses obligations, mais hésitez encore avant de le diffuser.
De même que les programmes de messagerie électronique effectuent des sauvegardes
automatiques des messages en cours de rédaction, vous pouvez conserver votre message
dans l’état de rédaction courant. Voici comment faire :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Discussion.
❷ Cliquez dans le nom du contact destinataire de votre message.
Zoom place le curseur pour la saisie.
❸ Saisissez le message mais ne frappez pas la touche Entrée.
❹ Cliquez sur le nom d’un autre contact ou vaquez à d’autres occupations.
Zoom va automatiquement sauvegarder votre message en attente en ajoutant la mention en
rouge [Brouillon] à droite du nom du contact destinataire dans la liste.
Vous pouvez à tout moment compléter le message et l’envoyer.
À la différence des messages électroniques, vous devez d’abord sélectionner un destinataire
avant de créer votre brouillon. Il peut s’agir d’un utilisateur, d’un groupe ou d’un canal.

Vous pouvez créer des brouillons à votre intention, ce qui revient à se créer des aide-
mémoire sans quitter le service de réunions et discussions.

Modifier et supprimer un message

Qui n’a jamais envoyé un courriel trop vite, regrettant de l’avoir fait, ou bien joint le mauvais
fichier, oublié de mettre une personne en copie, et autres bévues modernes. Comment gérer
ce genre de faux pas dans les discussions Zoom ?
Imaginez que vous avez envoyé un message par erreur à Boris, et aimeriez pouvoir l’effacer.
Zoom ne saura pas effacer le message de la mémoire de Boris. S’il l’a déjà lu, vous ne pouvez
rien y faire. En revanche, vous pouvez encore supprimer le message avant qu’il en ait pris
connaissance.
Voici comment supprimer un message déjà envoyé :
❶ Dans l’application locale Zoom, commencez la rédaction d’un message mais ne l’envoyez
pas.
 ❷ Sélectionnez le message à supprimer.
Lorsque vous amenez le pointeur au-dessus des messages, vous voyez plusieurs boutons.
❸ Cliquez le bouton avec les trois points… puis choisissez Supprimer.
Et voilà, le message disparaît.
Si vous venez d’envoyer votre message mais qu’il comporte une faute orthographe ou une
erreur, vous pouvez en modifier le contenu ainsi :
❶ Dans l’application locale Zoom, commencez la rédaction d’un message mais ne l’envoyez
pas.
❷ Sélectionnez le message à modifier.
❸ Cliquez le bouton avec les trois points… puis choisissez Modifier.
❹ Effectuez votre retouche et cliquez le bouton Modifier.
Vous remarquerez que le message comporte dorénavant du côté droit la mention
(Modifié) juste après l’heure d’envoi, ce qui permet à tous de savoir que le message a été
changé. Zoom veut être d’une transparence totale.
Il va sans dire que Zoom interdit à un utilisateur de modifier et de supprimer les messages
des autres.

Envoyer un message privé à un membre d’un

groupe
Imaginez que vous êtes dans une discussion de groupe avec six autres personnes. Vous avez
soudain besoin de dire quelque chose en aparté à Stéphane. Dans ce cas, il suffit d’utiliser
l’opérateur @ dans le message. Stéphane recevra une notification dans sa propre application
de discussion.
Voici comment faire référence à un membre en particulier dans une discussion de groupe :
❶ Dans l’application locale Zoom, choisissez Discussion.
❷ Sélectionnez une discussion dans le panneau latéral.
Zoom l’affiche en bleu.
❸ Tapez le signe @.

Zoom affiche la liste des personnes faisant partie du groupe de discussion.

❹ Sélectionnez la personne destinataire.
Zoom insère son nom dans la fenêtre de message en bleu avec un signe @ en préfixe.
❺ Saisissez votre message et validez par Entrée.
Pour envoyer une notification à tous les membres du groupe, utilisez l’opérateur @tous.

Embellir les messages

Le format texte simple suffit dans la majorité des cas à véhiculer les informations que vous
voulez échanger. Pour rappeler l’heure de début d’une réunion, il est inutile d’ajouter du gras
et du souligné, mais parfois, un minimum de mise en forme peut s’avérer utile, notamment
pour obtenir une énumération de style liste à puces pour un ordre du jour.
Le tableau suivant montre les quatre options de format du service de discussion.

Tableau 11.3 Options de format de Réunions et discussions.

Bouton Description
B Graisse le texte sélectionné.
I Passe le texte sélectionné en italique.
S Passe le texte sélectionné en barré (biffé).
(*-) Transforme la sélection en liste à puces sur plusieurs lignes.

Appliquer une option de format au texte

Voici comment embellir le texte de vos messages :
❶ Commencez par rédiger votre nouveau message.
❷ Ne validez par la saisie avec la touche Entrée.
❸ Sélectionner la partie du texte que vous voulez reformater. Pour insérer un saut de ligne
sans envoyer le message, utilisez la combinaison clavier Maj+Entrée.
❹ Choisissez l’option de format désirée parmi les boutons qui apparaissent.
❺ Frappez enfin Entrée pour envoyer votre message embelli.
La Figure 11.8 montre une liste à puces décrivant un ordre du jour de réunion.
Dans vos messages, maintenez enfoncée la touche Maj pendant que vous frappez la touche
Entrée pour un passage à la ligne. Prenez garde à ne pas envoyer le message incomplet par
erreur.

Figure 11.8 Un message avec une liste à puces et des lignes vides.

Ajouter une émoticône ou un GIF animé

Les émoticônes et les GIF animés permettent de détendre l’atmosphère dans une discussion
Zoom. Voici comment enjoliver un message avec ce genre de dispositif visuel :
❶ Commencez par créer un message texte.
❷ Cliquez l’icône représentant une petite émoticône dans le coin inférieur droit de l’écran.
Vous voyez apparaître une boîte de sélection avec des émoticônes et des GIF animés
(Figure 11.9).
Figure 11.9 Sélecteur d’émoticônes de Zoom.

❸ Choisissez l’élément à ajouter au message.

❹ Validez par Entrée.
Zoom ne limite pas l’emploi des émoticônes aux seuls nouveaux messages. Vous pouvez en
ajouter en réaction au message de quelqu’un d’autre :
❶ Depuis la page d’accueil Zoom, cliquez Discussions.
❷ Repérez le message que vous voulez agrémenter.
❸ Parmi les boutons qui apparaissent lorsque vous amenez le pointeur, cliquez celui
montrant une émoticône avec un signe +.
❹ Sélectionnez celle que vous voulez.

Transférer et partager des fichiers

Vous croisez votre supérieur dans un couloir. Il vous demande de lui envoyer votre prochain
diaporama pour qu’il puisse le valider.
Il est trop tôt pour prévoir une réunion ou entrer dans une discussion d’un quart d’heure.
(Cette discussion pourrait s’avérer intéressante une fois que le document aura été vu par
votre supérieur.) Vous pouvez bien sûr transférer votre fichier par courriel, ce que vous avez
sans doute fait des centaines de fois. Mais un simple message Zoom peut faire l’affaire.

Partager un fichier avec des membres de Zoom

Voici comment envoyer un fichier dans le cadre d’une discussion Zoom :
❶ Depuis la page d’accueil Zoom, cliquez Contacts.
❷ Sélectionnez le contact destinataire du fichier.
❸ Démarrez une discussion avec le bouton Discussion sous la vignette du contact.
❹ Au lieu de saisir le texte du message, cliquez le bouton Fichier au-dessus de la zone de
texte.
Le menu qui apparaît permet de choisir parmi plusieurs réservoirs de fichiers :
• Dropbox
• OneDrive
• Google Drive
• Box
• Microsoft Sharepoint
 • Votre ordinateur

Choisissez par exemple la dernière option.

❺ Parcourez vos répertoires et double-cliquez le nom du fichier à transmettre.
Zoom transfère le fichier dans l’espace de discussion (Figure 11.10).

Figure 11.10 Exemple de fichier partagé dans une discussion.

Accès aux fichiers transférés

Imaginez que vous deviez rechercher un des fichiers partagés en allant ouvrir tour à tour
toutes les discussions Zoom. Ce serait harassant. Heureusement, vous pouvez voir tous les
fichiers que vous avez partagés de façon centralisée ainsi :
❶ Depuis la page d’accueil Zoom, cliquez Discussions.
❷ Dans le panneau latéral, choisissez en haut Tous les fichiers.
Vous voyez apparaître une liste de fichiers et deux onglets du côté droit :
• Mes fichiers : présente les fichiers que vous avez partagés.
• Tous les fichiers : centralise les fichiers partagés par toutes les personnes en
direct, via un groupe de discussion ou via un canal.

❸ (facultatif) Pour voir un fichier, double-cliquez son nom.

Zoom va charger le fichier dans l’application définie sur votre ordinateur comme étant
capable de l’ouvrir.
Il peut arriver que la liste des fichiers ne se mette pas à jour immédiatement. Dans ce cas,
sortez du module Tous les fichiers et revenez-y pour rafraîchir automatiquement l’affichage.
Vous n’êtes pas limité à l’affichage des fichiers que vous recevez. Vous disposez de trois
commandes supplémentaires :

• Télécharger : pour copier le fichier sur votre ordinateur.

• Partager : pour partager avec une personne en particulier, ou un groupe de discussion.
• Options… : ce menu local permet notamment de copier le fichier dans le presse-papiers,
ce qui est notamment pratique pour les images.

Capturer un écran
Imaginez que vous avez étudié le même document ou la même image qu’un collègue. Ce
collègue identifie une erreur et aimerait vous montrer exactement à quel endroit elle se
trouve. Vous pouvez bien sûr décider de lui faire partager son écran, mais que faire si vous
n’êtes pas connectés à ce moment-là ? L’idéal pour lui serait de faire une capture d’écran,
d’ajouter une annotation et de vous l’envoyer.
Envoyer une capture d’écran n’est pas une fonction révolutionnaire, mais c’est une fonction
Zoom fort pratique. Vous ajoutez quelques mentions ou tracés graphiques et vous
transmettez le tout à vos collègues. Voici comment faire :
❶ Depuis la page d’accueil Zoom, cliquez Discussions.
❷ Sélectionnez la personne destinataire. Zoom affiche son nom en bleu.
❸ Juste sous la ligne de saisie de message, cliquez la commande Capture d’écran.
❹ Zoom vous propose de délimiter à la souris la zone que vous désirez capturer.
❺ (facultatif) Vous pouvez modifier votre capture au moyen des outils qui apparaissent en
bas de zone.
Vous disposez de quatre commandes de dessin (tracé libre à main levée, segment de
droite, rectangle et ellipse), d’une commande de saisie de texte, d’une commande pour
télécharger la capture vers votre machine, d’une commande pour annuler la dernière
action d’édition et enfin de la commande Annuler.
❻ Cliquez le bouton Capturer (Figure 11.11).
L’image est insérée dans votre message.
❼ Envoyez le message.

Figure 11.11 Réalisation d’une capture d’écran depuis Zoom.

Actions spécifiques aux messages

Dans les discussions Zoom, les messages comportent toujours du côté droit un bouton
contenant trois points de suspension qui donne accès à un menu local (Figure 11.12). Ce
menu contient certaines commandes qui peuvent s’avérer très pratiques (Tableau 11.4).
 Figure 11.12 Menu des actions de message dans Zoom.

Tableau 11.4 Actions spécifiques aux messages dans Zoom.

Nom Description
Partager Permet de transmettre le message à un autre contact groupe ou canal Zoom. C’est un peu
le l’équivalent du transfert d’un courriel.
message
Copier Copie le texte du message dans le presse-papiers.
Suivre le Très pratique pour les messages dans les fils de discussion et les canaux dans lesquels vous
message n’êtes pas cité directement au moyen de l’opérateur @. En activant l’option, vous serez
informé par notification de toute nouvelle activité dans le fil concerné.
Attribuer Affiche le message en haut de liste dans le panneau latéral de la fenêtre du client Zoom, dans
une la catégorie des messages marqués d’une étoile.
étoile
Marquer Comme dans la messagerie, restaure l’indicateur d’attente de lecture dans le panneau latéral
comme à côté du nom du contact.
non lu
 Partie 4
Microsoft Teams
Dans cette partie :
• Installation de l’application Microsoft Teams
• Visite guidée
• Création d’une équipe, peuplement et paramétrage
• Distinction entre canaux et conversations
• Accès à une réunion, planification et invitations
 DANS CE CHAPITRE :
Préparation de Teams Web ou en application locale
•
Interface utilisateur de Teams
•
Utilisation de Teams sur différents appareils

Chapitre 12
Découvrir Microsoft Teams

L e premier contact avec Microsoft Teams peut dérouter, car ce logiciel a été enrichi
continuellement au cours des années passées, en lui permettant notamment d’hériter
des fonctions de Skype pour entreprise.

Commençons donc dans ce chapitre par découvrir Teams. Nous allons le télécharger,
l’installer et passer en revue les constituants de son interface. Nous verrons également
comment utiliser Teams sur différents appareils, fixes ou mobiles.
Consultez la partie Teams du site officiel Microsoft pour faire le point lorsque l’interface de la
version que vous utilisez s’écarte des descriptions données dans ce chapitre
(https://365trainingportal.com/Teams). Voyez aussi le blog de Teams à l’adresse
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-Teamsblog/bg-
p/MicrosoftTeamsBlog.

Télécharger, installer et ouvrir Teams

Microsoft Teams est utilisable de trois façons différentes : sous forme d’application dans le
navigateur Web, en installant localement la partie cliente sur un ordinateur fixe ou portable,
ou en installant l’application pour téléphone mobile sur telliphone ou sur tablette. Les
concepts restent les mêmes, même si les détails peuvent varier. Voyons d’abord comment se
connecter à Teams par l’application Web, qui ne réclame pas d’installation préalable.

Teams dans le navigateur Web

Voici comment ouvrir une session Teams dans votre navigateur Web :
❶ Démarrez votre navigateur puis rendez-vous dans la page
https://Teams.microsoft.com.

❷ Utilisez votre identifiant et votre mot de passe (vos crédenciels) qui vous servent à
accéder à Office 365, le cas échéant.
Si vous n’avez encore jamais testé Office 365, rendez-vous à l’adresse www.office.com.
Demandez à obtenir Office, puis accédez à la page décrivant les différents forfaits
disponibles. Tout en bas de page, vous devez trouver un lien pour effectuer un essai
gratuit dans le plan Office 365 Business. Saisissez les informations demandées et laissez-
vous guider par l’assistant pour disposer d’Office 365.
❸ Lorsque le programme vous demande de choisir entre télécharger Teams et utiliser
l’application Web, choisissez l’application Web.
Dès que vous avez réussi à ouvrir votre session, vous êtes placé face à la page d’accueil
de Teams dans le navigateur Web (Figure 12.1).
Nombreux sont ceux qui se contentent de cette interface Web pour utiliser Teams. Vous
préférerez sans doute installer l’application sur votre machine (voir la prochaine section), car
vous aurez accès à un plus grand nombre de fonctions. De plus, l’intégration avec des
périphériques tels qu’un casque-micro et une webcam sont plus faciles à gérer pour réaliser
vos vidéoconférences et vos appels téléphoniques.

Figure 12.1 Aspect de la page d’accueil de Teams dans le navigateur.

Teams dans l’application locale

Voici comment mettre en place l’application locale Teams sur votre ordinateur fixe ou
portable sous Windows :
❶ Dans le navigateur, rendez-vous dans la page https://Teams.microsoft.com.
Si nécessaire, identifiez-vous à nouveau. Si vous étiez resté connecté depuis la section
précédente, vous êtes face à la page montrée en Figure 12.1.
❷ Cliquez le bouton de votre profil dans l’angle supérieur droit et choisissez Télécharger
l’application (Figure 12.2).
❸ Stockez le fichier sur votre machine.
Vous pouvez le faire déposer dans le même dossier que les téléchargements du Web,
c’est-à-dire en général dans le dossier nommé Téléchargements. Si vous ne retrouvez pas
le fichier une fois celui-ci téléchargé, allez voir les paramètres de votre navigateur Web
pour découvrir l’endroit dans lequel vous lui demandez de déposer les fichiers.
Figure 12.2 Le menu de profil permet d’installer l’application locale.

❹ Repérez le fichier téléchargé, et double-cliquez son nom ou son icône pour le lancer.
Vous voyez apparaître une fenêtre qui demande à nouveau de vous identifier
(Figure 12.3).
❺ Fournissez votre nom d’utilisateur, puis cliquez Se connecter.
Si vous êtes déjà identifié dans Teams depuis le navigateur Web, le mot de passe ne vous
est pas demandé à nouveau.
Une fois le logiciel installé, la dernière étape varie selon que vous utilisiez ou non
Microsoft Office. Le logiciel vous demande en effet d’établir la connexion avec la suite
bureautique Microsoft Office.
 Figure 12.3 Boîte d’ouverture de session pour installer Teams.

❻ Répondez positivement par le bouton en bas à droite, puis cliquez Oui pour permettre à
Teams de modifier certains paramètres sur l’ordinateur.
La connexion avec Office est réalisée puis l’application Teams démarre (Figure 12.4).
Vous disposez dorénavant de l’application locale Teams.

Figure 12.4 L’application locale Teams sur ordinateur.

Brève visite guidée de Teams

Si vous comparez les Figures 12.1 et 12.4, vous constatez que l’interface de Teams ne change
pas sensiblement entre la variante Web et la variante locale. (En revanche, la variante pour
appareils mobiles est moins fournie, par manque de place à l’écran.) La similitude entre les
deux interfaces permet facilement de reprendre vos activités en cours depuis un navigateur
alors que vous aviez commencé sur votre ordinateur de bureau.
La navigation dans Teams se fonde d’abord sur le panneau du côté gauche qui présente
plusieurs catégories de fonctions (Figure 12.5) : Activités, Discussions, Équipes, Calendrier
(ou Réunions), Appels et Fichiers. En choisissant une des catégories, vous affichez la page
principale correspondante à droite.

Activités
La catégorie Activités donne accès à votre flux d’alertes et d’informations (Figure 12.6). Vous
y trouvez notamment des alertes au sujet de tous les événements qui se sont produits à
propos de Teams depuis votre dernier accès, notamment tous les messages des canaux et
directs que vous n’avez pas lus. Ce flux d’activités est votre point de départ centralisé pour
toute l’actualité Teams.
La quantité d’informations qui apparaît dans Teams peut rapidement devenir envahissante.
Dans votre flux d’activité, vous pouvez régler des paramètres pour n’être informé que des
choses qui comptent vraiment pour vous.

Conversations
Cette catégorie contient toutes les conversations personnelles et de groupes. Notez qu’il y a
une distinction à faire entre les conversations directes et les conversations dans les canaux.
Une conversation directe (DM, Direct Message) correspond à un dialogue écrit entre une
personne et une ou plusieurs autres. C’est un échange spontané, alors que les discussions
dans les canaux sont consacrées à des sujets persistants à propos desquels des personnes
veulent échanger. (Nous reviendrons dans le Chapitre 14 sur les canaux et les conversations).

Figure 12.5 La page des conversations Teams.

Équipes
C’est dans cette section que vous passerez le plus clair de votre temps, car elle donne accès
à la liste de tous les dossiers des équipes dont vous êtes membre (que vous en soyez le
créateur ou pas). Dans la Figure 12.6, nous voyons les détails du canal Festivités de
l’équipe Diravolei. Toute équipe comporte dès le départ au minimum un canal qui porte le
nom général. En accédant à ce canal, vous pouvez lire toutes les conversations qui s’y
tiennent.
Figure 12.6 La page des équipes de Teams.

(N. d. T) Rappelons que Teams signifie équipes en français.

Réunions ou Calendrier
Cette catégorie porte le nom Calendrier si l’application Teams a pu être combinée avec
Microsoft Outlook (Figure 12.7).

Figure 12.7 Page des réunions de Teams (avec Outlook).

Si la suite Office 365 n’est pas installée sur votre ordinateur, vous ne verrez pas la mention
Calendrier, ni bien sûr le calendrier qui est celui d’Outlook. Dans ce cas, la catégorie porte le
nom Réunions (Figure 12.8). Dans les deux cas, elle donne accès aux événements et réunions
planifiés. Ceux qui ont déjà planifié des réunions dans Microsoft Outlook ne seront pas
dépaysés.
Figure 12.8 Page des réunions de Teams (sans Outlook).

Appels
C’est dans cette page que vous pouvez émettre et recevoir des appels téléphoniques. Si vous
connaissez déjà Skype, vous ne serez pas perdu.

Fichiers
Dans la catégorie Fichiers, vous retrouvez tous les fichiers à partager et à récupérer
(Figure 12.9). Le fonctionnement est strictement le même que dans SharePoint ou Microsoft
OneDrive. D’ailleurs, Teams exploite les logiciels SharePoint et OneDrive en coulisses. Vous
pouvez à tout moment quitter Teams et retrouver les mêmes fichiers dans ces applications.

Figure 12.9 Page Fichiers de Teams.

Une interface utilisateur évolutive
Le rythme de mise à jour des applications, notamment celles de communication, a été accéléré par la
survenue de la pandémie Covid -19. Microsoft ne fait pas exception en ce domaine. Cette évolution
peut avoir un effet sur les fonctions disponibles, qui devraient normalement être sans cesse plus
nombreuses ou plus simples d’emploi.
Un point sur lequel vous pourriez être décontenancé dans l’utilisation du logiciel concerne les
évolutions de l’interface utilisateur. Ne soyez pas déstabilisé en constatant qu’une option abordée
dans ce livre ne semble plus être présente. C’est sans doute qu’elle a été renommée ou qu’elle a été
fusionnée avec une autre. En général, il suffit de vous référer à la section Teams du site Microsoft
officiel pour obtenir un complément d’information. Voyez par exemple le blog dédié à Teams à la page
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/bg-p/MicrosoftTeamsBlog. (Il
n’est hélas pas encore intégralement francisé.)

Au niveau des plates-formes de dépôt de fichiers, vous n’êtes pas limité à SharePoint et
OneDrive. D’autres fournisseurs de services équivalents peuvent être intégrés à Teams.
Actuellement, vous pouvez créer un lien avec Box, Dropbox, Google Drive et ShareFile.
D’autres fournisseurs seront certainement ajoutés.

Teams depuis différents périphériques

Un des points forts de Teams est sa disponibilité sur de nombreux types de périphériques
différents. Cela permet de poursuivre son travail après avoir changé de machine. Vous
pouvez ainsi commencer à travailler sur un document au bureau sur votre ordinateur sous
Windows, avec Microsoft Word et Teams, tout en discutant avec des clients.
Vous descendez ensuite faire une pause dans le quartier ; vous recevez alors une question
d’un client dans un fil de conversation Teams. Vous voyez apparaître le message sur votre
téléphone, et y répondez tout en buvant un petit café.
Le soir, vous êtes revenu chez vous. Vous pouvez continuer à travailler sur le document avec
votre ordinateur domestique, dans l’application Web de Teams. Le lendemain, vous reprenez
le travail en cours depuis votre poste fixe au bureau.
Cette indépendance de la machine du côté client est possible parce que Teams stocke toutes
les informations sur Internet, dans un nuage. Vous ne perdez pas l’état courant de vos
activités. Tous vos appareils sont toujours synchronisés. C’est l’un des énormes avantages
des applications Web telles que Teams. La Figure 12.10 propose un exemple d’utilisation de
Teams au cours d’une même journée.

Figure 12.10 Teams sur différents terminaux et appareils.

 DANS CE CHAPITRE :
Créer une équipe
•
Ajouter des membres
•
Paramétrer une équipe
•
Régler les préférences utilisateur

Chapitre 13
Équipes et paramètres

L e logiciel Microsoft Teams porte un nom judicieux pour un logiciel de collaboration,

puisque le mot Teams signifie équipe. Le composant fondamental de Teams est
effectivement une équipe regroupant plusieurs personnes (après tout, une équipe
d’une personne n’est pas très intéressante). Après avoir défini une équipe, vous pouvez créer
des canaux d’activité ; dans chaque canal, vous pourrez discuter, partager des fichiers, lancer
des applications, parmi de nombreuses autres actions.
Voyons dans ce chapitre comment créer une équipe, puis inviter des personnes à la rejoindre.
Nous verrons également comment gérer l’équipe et comment personnaliser ses paramètres.

Créer une équipe

Lors de votre première connexion à Microsoft Teams, vous avez constaté qu’il existait déjà un
nom d’équipe dans le panneau gauche. Son nom a été recueilli dans la phase de création de
votre compte pour Microsoft 365, Office 365 ou l’application Teams elle-même. (Nous avons
vu comment ouvrir une session Teams dans le Chapitre 12.)
De nombreux utilisateurs se contentent d’utiliser l’équipe définie dès le départ ; elles n’ont
pas encore découvert l’intérêt qu’il y a à créer d’autres équipes, d’autant que l’opération est
très simple.
En créant une nouvelle équipe, vous pouvez la consacrer à une utilisation spécifique. Vous
pouvez par exemple créer une équipe dont l’accès sera privé. L’équipe initiale est définie au
départ comme permettant d’y accéder automatiquement, dès que vous êtes membre de la
même organisation ou entreprise. En général, vous allez créer des équipes autour d’un
centre d’intérêt (ressources humaines, comptabilité, livraisons, etc.). Une fois que vous aurez
passé un peu temps dans Teams, vous trouverez par vous-même des raisons de créer de
nouvelles équipes (et éventuellement de supprimer d’anciennes équipes).
Voici la procédure de création d’une équipe Teams :
❶ Démarrez Microsoft Teams.
❷ Dans le panneau gauche, sélectionnez si nécessaire la catégorie Équipes puis tout en bas
du panneau à gauche, cliquez le bouton Rejoindre ou créer une équipe (Figure 13.1).
Figure 13.1 Cliquez le boutonlien de création d’une équipe.

Si vous ne voyez pas ce lien de création en bas du panneau, cela peut être pour deux raisons.
La plus probable est que vous avez été invité dans Teams sans avoir un accès complet à
Office 365. Si vous êtes un membre régulier de l’organisation, mais ne voyez toujours pas ce
lien, c’est sans doute qu’un administrateur a verrouillé la partie Office 365 pour vous. Dans
ce cas, contactez l’administration pour pouvoir créer la nouvelle équipe.
❸ Cliquez le bouton Créer une équipe (Figure 13.2).
Vous voyez apparaître la boîte de création dans laquelle vous pouvez choisir de créer
l’équipe à partir de zéro ou en partant d’un groupe d’utilisateurs existant dans Office 365.

Figure 13.2 Bouton de création d’une équipe.

❹ Choisissez l’option À partir de zéro (Figure 13.3).

Figure 13.3 Choix de création d’une équipe vide au départ.

Dans l’étape suivante, vous devez choisir le type d’équipe parmi les trois options
possibles :
• Privée : les membres doivent recevoir une autorisation pour rejoindre l’équipe.
• Publique : toute personne de l’organisation peut rejoindre l’équipe.
• À l’échelle de l’organisation : toutes les personnes de l’organisation deviennent
automatiquement membres de l’équipe dès qu’elles se connectent à Teams.

Dans ce premier exemple, nous créons une équipe qui sera constituée automatiquement
par toutes les personnes de l’organisation. Nous verrons plus loin comment ajouter des
membres à une équipe manuellement.
❺ Choisissez l’option À l’échelle de l’organisation (Figure 13.4).
Figure 13.4 Les choix de l’option de peuplement automatique.

Si l’organisation ou l’entreprise concernée est de grande taille, il devient vite plus

intéressant de choisir de créer une équipe privée ou publique. Si la totalité du personnel est
automatiquement ajoutée à une équipe, cela n’a d’intérêt que pour des thèmes transverses.
Si l’équipe a un objectif spécifique, il est même déconseillé de rendre tout le monde membre.
Enfin, une équipe trop peuplée devient facilement inintéressante.
❻ Fournissez un nom suggestif ainsi qu’une description pour la nouvelle équipe, puis
cliquez le bouton Créer (Figure 13.5).
Figure 13.5 Choix du nom et saisie d’une description.

Vous devez alors patienter quelques instants, le temps que Teams procède à la création de
l’équipe. Son nom apparaît ensuite dans la liste des équipes du panneau gauche
(Figure 13.6). Vous constatez que dès la création d’équipe, un premier canal nommé
général a été créé pour vous. Nous verrons dans le Chapitre 14 comment en créer
d’autres.
Il existe trois types d’utilisateurs Teams : propriétaire, membre et invité. Il n’est pas
nécessaire que le propriétaire soit celui qui a créé l’équipe. D’ailleurs, une même équipe peut
avoir jusqu’à cent propriétaires. Ce sont les personnes qui peuvent gérer l’équipe, c’est-à-
dire ajouter des membres, autoriser ou refuser des demandes d’entrée dans l’équipe, créer
des canaux, modifier les paramètres, accéder aux analyses et ajouter des applications.
L’invité est un utilisateur sans licence, qui a donc un accès limité et qui ne peut accéder à
l’équipe que sur invitation. L’utilisateur peut demander à être invité ; c’est d’ailleurs sa seule
solution si l’équipe est privée.
 Figure 13.6 La nouvelle équipe et son canal par défaut.

Créer une équipe ou pas ?

La création d’une équipe est rapide, mais il ne faut pas en abuser. Vérifiez toujours si une des équipes
existantes ne convient pas avant d’envisager d’en créer une. Voici les questions à se poser :
Quel est l’objectif de collaboration entre les membres de la nouvelle équipe ?
Existe-t-il déjà une équipe répondant à ce besoin ?
Est-ce que les membres de la nouvelle équipe vont au final être les mêmes que ceux d’une équipe
existante ou bien faudra-t-il de nouveaux membres ?
Est-ce que les objectifs de la nouvelle équipe ressemblent trop à ceux d’une équipe existante ?
Au cours du temps, des personnes vont rejoindre et d’autres quitter des équipes. Au lieu de créer une
nouvelle équipe, envisagez de modifier une des équipes existantes et de supprimer celles qui n’ont
plus cours.

Inviter des gens dans une équipe

Créer une équipe n’a d’intérêt que s’il y a des membres. Nous avons créé une équipe au
niveau de l’organisation, et dans ce cas tous les membres de cette organisation sont devenus
membres d’office. Voyons maintenant comment créer une équipe dans laquelle le peuplement
n’est pas automatique. Cela nous obligera à créer des invitations. Vous pouvez ajouter des
membres aussi bien pendant la création d’équipe qu’une fois celle-ci créée.

Ajout de membres pendant la création d’équipe

Voici comment ajouter des personnes pendant le processus de création d’équipe :
❶ Suivez les Étapes 1 à 4 de la section de création d’équipe.
❷ Dans l’étape de choix du type d’équipe, optez pour Publique ou Privée (Figure 13.4).
Lorsque vous créez une équipe publique ou privée, vous voyez apparaître une boîte
permettant de citer les gens que vous voulez rendre membres de l’équipe dès la création
 (Figure 13.7).

Figure 13.7 Boîte d’invitation de personnes lors de la création d’une équipe.

❸ Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.

La fonction de recherche renvoie toutes les réponses correspondant à ce qui a été saisi.
Vous voyez la liste se restreindre au fur et à mesure du nombre de lettres saisies. Cette
aide est très utile lorsque vous vous souvenez du début du nom.

❹ Une fois que la personne recherchée apparaît, cliquez son nom, puis Ajouter.
❺ Répétez l’opération jusqu’à inviter tous les membres initiaux de l’équipe.
Chacun de ces utilisateurs recevra une information lui confirmant qu’il est devenu
membre de la nouvelle équipe (sauf s’il a réglé ses notifications pour ne pas en être
informé).

Ajout de membres à une équipe existante

Vous pouvez bien sûr ajouter et enlever les membres à tout moment dans une équipe.
Supposons qu’une personne vienne d’être embauchée et que vous désiriez l’ajouter à votre
équipe.
Dans le cas d’une équipe privée, vous devez envoyer une invitation alors que dans une équipe
publique, les membres peuvent la rejoindre sans vous le demander au préalable. Rappelons
que dans une équipe d’organisation, toutes les personnes de l’organisation sont membres
d’office.
Voici comment inviter une personne à une équipe publique ou privée existante :
❶ Accédez à la catégorie Équipes dans le panneau de navigation gauche.
❷ Cliquez le bouton menu local constitué de trois points dans la ligne de l’équipe
concernée.
Vous voyez apparaître un menu local avec quelques options.
❸ Choisissez dans le menu Ajouter un membre (Figure 13.8).
Vous voyez apparaître la boîte d’ajout de membre (déjà vue dans la Figure 13.7).
 Figure 13.8 Bouton du menu local pour ajouter un membre.

❹ Commencez à saisir le nom de la personne à inviter. Une fois que la personne recherchée
apparaît, cliquez son nom, puis Ajouter.
L’utilisateur sera informé qu’il est devenu membre de cette équipe (s’il n’a pas interdit ses
notifications).

Gérer les paramètres d’une équipe

Vous contrôlez chaque équipe par un jeu de paramètres. Vous pouvez notamment ajouter et
configurer les canaux, le mode d’accès des utilisateurs et les comportements dans les
discussions. Dans Teams, c’est au niveau de chaque équipe que vous allez le plus souvent
régler les paramètres. C’est à ce niveau que vous allez contrôler les types de membres
(propriétaires, membres ou invités) et gérer les applications associées.
Pour accéder aux paramètres d’une équipe, ouvrez le menu local (…) dans la ligne de
l’équipe (Figure 13.8), puis choisissez Gérer l’équipe.
La page des paramètres d’équipe propose plusieurs catégories (Figure 13.9) :
Figure 13.9 Paramétrage d’une équipe (page Membres).

• Membres. C’est dans cette page que vous pouvez voir la liste des membres et en
ajouter. Rappelons qu’un invité est un utilisateur qui a accès à Teams pour discuter mais
qui n’a pas accès aux autres logiciels d’Office 365.
• Canaux. Cette page sert à ajouter et supprimer des canaux. Un canal est un sous-
ensemble d’une équipe centré sur un sujet. Vous pouvez par exemple créer un canal pour
la comptabilité, un autre pour le commercial. Nous reviendrons sur les canaux dans le
Chapitre 14.
• Paramètres. Cette page réunit les paramètres globaux de l’équipe (Figure 13.10). Vous
y choisissez l’image globale de l’équipe, vous définissez les autorisations des utilisateurs,
notamment celles des invités, vous réglez le fonctionnement des opérateurs @mention,
récupérez un lien vers l’équipe que vous pourrez utiliser pour inviter d’autres personnes,
et contrôlez quelques éléments d’agrément tels que les autocollants.
 Figure 13.10 Page des paramètres de la gestion de l’équipe.

L’opérateur @mention consiste à utiliser le symbole @ immédiatement suivi du nom de

l’utilisateur, ce qui permet de le citer de façon active. Teams scrute les messages et détecte
qu’une personne est citée dans une discussion. La personne concernée est avertie que
quelqu’un parle d’elle. Ce marquage permet facilement de retrouver les messages qui vous
concernent.
• Analyse. Donne des statistiques générales sur l’utilisation de l’équipe.
• Applications. Page servant à associer des applications à l’équipe. Vous constatez que
plusieurs connexions sont définies dès le départ. Vous pouvez bien sûr en ajouter
d’autres.

Paramétrage et mode d’utilisation

Le paramétrage de Teams qui vous conviendra le mieux va dépendre de la taille de l’organisation et
des modalités de vos échanges les plus fréquents. Dans le cas d’une entreprise de deux consultants,
vous utiliserez d’abord Teams avec des invités et des personnes extérieures à la structure. En
revanche, dans le cas d’une entreprise industrielle, Teams servira d’abord aux échanges internes à
l’entreprise, répartis en un certain nombre d’équipes fonctionnelles.
Commencez en douceur et évaluez la façon dont Teams mérite une adaptation plus poussée. Ce qui
convient à une personne ne conviendra pas à une autre. La souplesse de paramétrage de Teams est
énorme, mais rien ne vous oblige à retoucher tous les réglages. Passez les différentes possibilités en
revue pour savoir ce qui est disponible, et ainsi adapter le produit à vos besoins.

Gérer les paramètres utilisateurs

Chaque utilisateur de Teams possède un jeu de paramètres individuels. Pour y accéder, il faut
ouvrir le menu de profil (l’image du profil dans l’angle supérieur droit de la fenêtre Teams,
Figure 13.11).
Figure 13.11 Le menu local du profil.

Voici un aperçu des possibilités de ce menu :

• Vous pouvez modifier votre statut de disponibilité, et choisir entre notamment
Disponible, Ne pas déranger et Absent. Le choix Apparaître absent permet par exemple
de se concentrer sur un travail particulier sans que les gens s’attendent à ce que vous
soyez capable de répondre (ils ne peuvent pas savoir que vous êtes devant votre
machine).
• Vous pouvez définir un message pour expliquer aux autres pourquoi votre statut a été
modifié. Le message peut aussi rappeler votre humeur du jour où le style de musique que
vous écoutez tout en travaillant.
• L’option Enregistrer permet de visualiser les discussions et messages que vous avez
volontairement décidé de conserver.
• Une option permet d’accéder aux paramètres détaillés du profil.
• Vous pouvez régler le taux d’agrandissement de la fenêtre Teams (utile dans certains
cas).
• L’option Gérer l’organigramme donne accès à la liste des membres.
• Vous pouvez régler les raccourcis clavier qui permettent d’exploiter Teams de manière
beaucoup plus efficace.
• L’option À propos rappelle le numéro de version et les conditions d’utilisation légale.
• Vous pouvez accéder aux mises à jour de Teams si l’option est autorisée.
• Une commande permet de récupérer l’application pour appareils mobiles.
• Enfin, le menu de profil contient la commande de déconnexion. Vous en aurez besoin si
vous jonglez entre plusieurs comptes Teams.
La commande Paramètres du menu profil donne accès à plusieurs catégories de paramètres
(Figure 13.12). Les six catégories sont Général, Confidentialité, Notifications, Périphériques,
Autorisations et Appels. Nous les détaillons dans la suite de cette section.
Figure 13.12 Paramètres d’un profil Teams.

Général
Cette section permet de choisir un thème visuel pour l’affichage, de contrôler le démarrage
de l’application et de choisir la langue de l’interface utilisateur.
Une option que vous laissez normalement active consiste à laisser l’application en exécution,
même si vous refermez sa fenêtre.
Une option vous permet de faire de Teams l’application par défaut pour les discussions, et ce
pour tous les produits Office. Vous aurez besoin de cette option si votre organisation bascule
de Skype vers Teams, ce qui permet de remplacer l’accès automatique à Skype par celui à
Teams.
(N. d. T) Dans la catégorie de choix de la langue, vérifiez bien que le clavier choisi est un
clavier français.

Confidentialité
Cette page permet de définir les accès prioritaires, de contrôler les accusés de réception et
d’accepter ou non des enquêtes techniques.
L’option Gérer l’accès prioritaire permet de désigner les rares personnes qui restent
autorisées à vous déranger lorsque vous avez basculé dans le statut Ne pas déranger. Les
autres collègues doivent attendre que vous soyez repassé dans le statut Disponible.
Les confirmations de lecture permettent de savoir quand un collègue a lu votre message.
Certaines organisations déconseillent d’activer ce qui peut apparaître comme un manque de
tact.
L’option concernant les enquêtes sert à la société Microsoft pour améliorer le logiciel Teams.
Vous l’activerez si vous avez envie d’aider l’éditeur.

Notifications
Cette catégorie regroupe les fonctions servant à vous informer des activités Teams dans la
bannière (une boîte volante en bas de page à droite), dans la catégorie des flux d’activités ou
par messagerie.

Périphériques
C’est ici que vous pouvez peaufiner et tester le réglage audio et vidéo par le microphone, les
haut-parleurs et la webcam. Une option permet de contrôler la fonction de suppression de
bruit.

Autorisations
Cette section sert à activer ou inhiber l’accès à certaines fonctions système, par exemple vos
données de localisation ou la possibilité de naviguer en suivant un lien Web externe.

Appels
Teams comporte une fonction de téléphonie vocale complète qui peut remplacer votre
téléphone professionnel. Cette page d’option sert à gérer les appels entrants, la messagerie
vocale et la sonnerie. Une fonction appelée TTY (télétype) est destinée aux personnes
malentendantes.
 DANS CE CHAPITRE :
Découverte des canaux et conversations
•
Création et configuration d’un canal
•
Navigation dans les discussions
•
Ajout d’un fichier à un message

Chapitre 14
Canaux et conversations Teams

P armi les deux premiers usages à vaste échelle du réseau Internet, le premier
correspond à la messagerie électronique et l’autre à la communication en mode
texte en temps réel selon le protocole IRC (Internet Relay Chat). Certains d’entre
vous se souviennent des premiers pas de ce système de SMS via Internet sous la forme
d’AOL Instant Messenger en 1988. Internet a bien changé depuis, mais la plupart des gens
continuent à utiliser Internet pour communiquer en temps réel au quotidien. Vous avez déjà
utilisé la messagerie instantanée de Slack (Partie 2) ? Vous avez envoyé des messages sur
Skype ? C’est également la messagerie instantanée. Cette fonction incontournable fait donc
naturellement partie de Microsoft Teams.
Nous allons voir dans ce chapitre comment envoyer des messages dans une discussion au
sein de votre équipe en utilisant des canaux. Nous verrons comment créer un canal et
utiliserons les fonctions complémentaires, comme le marquage de certains messages, l’ajout
d’émoticônes et les pièces jointes. Nous verrons aussi comment limiter le flot d’alertes
concernant l’activité dans les canaux et verrons ce qui distingue une discussion privée d’une
discussion dans un canal.

Discuter dans Microsoft Teams

Vous allez utiliser Teams soit par choix, soit parce qu’il fait partie de la suite bureautique
Microsoft 365 ou Office 365. Dans les deux cas, les premières actions que vous allez réaliser
dans Teams seront certainement des envois de messages aux collègues de votre équipe.
Dans Teams, les messages instantanés s’échangent principalement dans des canaux. Un
canal est un lieu virtuel dans lequel vous pouvez échanger des messages, des fichiers et des
liens. C’est un point de rencontre, un peu l’équivalent d’un distributeur de boissons dans une
entreprise. C’est dans des canaux que vous allez papoter, apprendre les dernières nouvelles
et rester au contact de votre réseau social réel.
Un canal fait toujours partie d’un dossier d’équipe. Une même équipe contiendra plusieurs
canaux. Vous êtes libre de choisir le nom des canaux que vous créez, mais il est conseillé
d’utiliser un nom suggestif. Ne nommez pas vos canaux Canal01, Canal02, etc., mais plutôt
RH, Comptabilité, Marketing et Finances. Rien n’empêche d’ajouter des canaux pour des
discussions moins orientées vers l’activité professionnelle.
Plusieurs conversations peuvent se dérouler en parallèle dans un même canal. Pour simplifier
le suivi de chacune des conversations, Teams propose le concept de fil de discussion (thread).
Un fil se constitue à partir du moment où une personne répond à un nouveau message dans
un canal. À chaque nouvelle conversation correspond un fil différent. Toutes les réponses
seront groupées sous le message initial, avec un léger décalage de la marge. La
Figure 14.1 montre un exemple de conversation avec des réponses. Pour lancer une nouvelle
conversation, il suffit de saisir le message dans la zone de saisie en bas de fenêtre. Pour
répondre à un message, il faut saisir sous ce message en cliquant le lien Répondre.
La zone de saisie de message et le bouton Envoyer d’une nouvelle conversation ne sont pas
les mêmes que pour poursuivre une conversation commencée. Lors de leurs premiers pas
dans Teams, les gens font souvent l’erreur de lancer une nouvelle conversation au lieu de
 répondre dans la suite du message. La présente mise en garde vous évitera de faire ce genre
d’erreur.

Figure 14.1 Exemple de messages postés dans un canal.

Niveaux de communication
Une des raisons de l’énorme succès qu’avaient connu AOL Instant Messenger et le protocole de
communication IRC dans les premiers jours d’Internet est certainement le fait que ces outils
remplissaient une fonction de communication indispensable dès que des personnes étaient
physiquement éloignées les unes des autres. Selon moi, la communication se déroule à plusieurs
niveaux. Le premier est celui de l’échange en face-à-face physique. Le deuxième niveau correspond à
la communication vocale à distance que permet le téléphone. Au troisième niveau, nous trouvons les
communications numériques en direct incarnées par les messageries instantanées de type tchat et
dans une certaine mesure par la messagerie électronique.
La messagerie (e-mail) était très populaire dès les débuts d’Internet, mais elle n’était pas vraiment en
temps réel. Même si elle est beaucoup plus rapide que le courrier postal, la messagerie reste plus
proche d’un échange de lettres postales que d’une discussion impromptue en temps réel via
téléphone ou messagerie instantanée. Cette dernière technique ressemble beaucoup à une
conversation téléphonique, mais de façon numérique et dans un format texte. Son avantage est que
ce que vous écrivez n’est pas perdu si le correspondant ne peut pas répondre immédiatement. Les
échanges peuvent donc être synchrones ou asynchrones. Pour autant, la messagerie instantanée ne
remplace pas la messagerie électronique, tout comme le téléphone n’a pas supprimé l’échange de
courriers postaux. C’est une nouvelle forme de communication qui s’ajoute aux autres.
Un avantage complémentaire de la communication numérique est de pouvoir accueillir les
populations à handicap. Vous pouvez ainsi dialoguer avec une personne malentendante et
malvoyante. Il suffit que cette personne dote son matériel d’un équipement complémentaire
permettant par exemple de convertir le texte écrit en braille ou en sons par synthèse vocale. Cette
accessibilité est impossible sans communication numérique.
Envoi d’un message dans un canal
Dès que vous créez une nouvelle équipe, vous voyez apparaître un premier canal portant le
nom général. Vous pouvez tout à fait commencer à discuter avec les autres personnes de
l’équipe dans ce canal. (Nous avons vu comment créer une équipe dans le Chapitre 13.)
Voici par exemple comment envoyer un message dans ce canal général :

❶ Ouvrez la catégorie Équipes dans le panneau latéral gauche.

Sous le nom de chaque équipe, vous pouvez voir la liste des canaux qu’elle contient et qui
vous sont accessibles. Lorsque l’équipe vient d’être créée, il n’y a que le canal général.
L’équipe peut contenir des canaux privés qui vous restent invisibles parce que vous n’y
avez pas été invité. Même des canaux publics dans lesquels vous n’êtes pas membre
restent cachés. Sachez donc que la liste des canaux que vous voyez n’est pas
nécessairement la liste totale des canaux de l’équipe.
❷ Sélectionnez le canal général (Figure 14.2).
Les détails du canal apparaissent dans la surface de travail de la fenêtre.

Figure 14.2 Ouverture du canal général.

❸ Cliquez dans la zone de saisie en bas de fenêtre et saisissez votre message, puis cliquez
le bouton Envoyer ou frappez la touche Entrée (revoir la Figure 14.1).

Le message apparaît dans le canal général.

Toutes nos félicitations pour l’envoi de votre premier message !
Dans chaque nouveau canal, Microsoft Teams insère trois boutons correspondant aux
opérations les plus demandées au départ. Vous pouvez ajouter des membres, créer d’autres
canaux et accéder à la liste des questions fréquentes FAQ. Ces boutons ne sont que des
raccourcis ; vous trouverez dans les menus les commandes correspondantes.

Créer un canal
En utilisant Teams, vous aurez rapidement besoin de créer de nouveaux canaux pour ne pas
tout mélanger dans le canal général. Vous pourrez par exemple créer un canal pour discuter
des aspects financiers, un autre pour les questions personnelles, et encore un autre pour les
événements de cohésion d’équipe. Vous avez toute latitude pour organiser vos conversations.
L’objectif est d’obtenir une structure adaptée aux besoins de l’équipe.
Voici comment créer un nouveau canal dans une équipe :
 ❶ Sélectionnez la catégorie Équipes dans le panneau latéral gauche.
❷ Sur la droite de la ligne de l’équipe dans laquelle vous voulez ajouter un canal, cliquez le
bouton du menu local des autres options .
❸ Choisissez la commande Ajouter un canal (Figure 14.3).

Figure 14.3 Commande Ajouter un canal dans le menu local d’une équipe.

Si cette commande ne se trouve pas dans le menu, c’est que vous n’êtes pas autorisé à créer
de canaux. Dans tous les cas, si vous êtes invité, vos possibilités de création d’équipe et de
canaux seront sans doute limitées.

❹ Choisissez un nom suggestif et ajoutez une description pour le canal dans la boîte qui
apparaît puis cliquez Ajouter (Figure 14.4).
(N. d. T) En attendant une éventuelle solution, n’utilisez aucun des caractères suivants
dans vos noms de canaux et vos noms d’équipes :

∼ # % & * { } + / \ : < > ? | ‘ « .

De plus, ne faites pas commencer vos noms de canaux par un souligné (_).
 Figure 14.4 Saisie du titre et de la description d’un nouveau canal.

Vous remarquez dans la boîte une option qui permet de rendre ce canal immédiatement
accessible à toutes les personnes faisant partie de l’équipe. Si vous n’activez pas cette
option, le canal leur sera masqué au départ. Les personnes devront cliquer un bouton
pour le voir apparaître dans leur liste des canaux de l’équipe.
Votre nouveau canal apparaît dans l’équipe concernée (Figure 14.5).

Figure 14.5 Un nouveau canal d’équipe.

Souvenez-vous qu’un canal fait toujours partie d’une équipe et qu’une équipe en contient
normalement plusieurs. Chaque canal peut à son tour contenir plusieurs fils de conversation.

Configurer un canal
Le menu local des autres options propose toute une série de commandes de configuration
d’un canal (la Figure 14.3 est celui d’une équipe, pas d’un canal). La Figure 14.6 montre le
menu local des autres options du canal venant d’être créé dans la section précédente.
Voici les différentes options possibles :
• Notifications de canal. Lorsque le flux d’activités Teams se densifie, il devient
indispensable de réguler les alertes que l’on reçoit sous forme de notifications. Teams
peut rapidement devenir une sorte de bruit de fond gênant, à cause des messages qui
surgissent à chaque message ajouté par un membre d’une équipe. La présente option
permet de réduire le flux de notifications, en forçant au silence les canaux moins
importants, sans perdre le contact avec les canaux que vous devez surveiller comme le
lait sur le feu. La Figure 14.7 montre le sous-menu des notifications et la Figure 14.8 les
options de réglage des notifications de canal.

Figure 14.6 Menu des options de canal.

Figure 14.7 Sous-menu des notifications de canal.

Figure 14.8 Options des notifications de canal.

• Masquer. Cette commande sert à désengorger l’affichage de la liste des canaux, ce qui
devient indispensable dès que vous avez accès à un grand nombre de canaux. Dès qu’un
canal est masqué, une mention appropriée apparaît dans la liste pour le démasquer. Vous
savez à tout moment combien de noms de canaux sont masqués.
• Épingler. Cette commande sert à donner un statut de favori au canal auquel vous
l’appliquez. Le canal va être maintenu au début de la liste, quel que soit l’ordre dans
lequel elle est affichée.
• Gérer le canal. Cette commande est destinée aux propriétaires des canaux et leur
permet de modifier les autorisations correspondantes (Figure 14.9). Vous pouvez
notamment désigner d’autres personnes pour modérer le canal et choisir qui a le droit de
poster de nouveaux messages. Vous pouvez aussi accepter que des automates (les
« bots ») injectent des messages.
• Obtenir l’adresse de messagerie. Cette commande provoque la création d’une adresse
de messagerie spécifique à un canal. Vous pouvez ensuite vous servir de cette adresse
pour intervenir directement dans le canal depuis une messagerie. La Figure 14.10 montre
l’adresse de messagerie d’un canal privé.
Figure 14.9 Gestion des modérateurs et des autorisations d’un canal.

Figure 14.10 Récupération de l’adresse de messagerie d’un canal.

• Obtenir un lien vers le canal. Quand le nombre de canaux commence à devenir

important, il faut un peu naviguer jusqu’à atteindre celui désiré. Grâce à ce genre de lien
(que vous pouvez transmettre à vos collègues), on accède directement au canal désiré.
• Modifier ce canal. Le titre et la description générale de chaque canal sont choisis au
moment de sa création. Grâce à cette commande, il est possible de les modifier
ultérieurement.
 Figure 14.11 Boîte de modification de canal.

• Connecteurs. Cette commande technique concerne les extensions fonctionnelles de

Teams qui sont incarnées par des applications spécifiques. Vous pouvez ainsi enrichir un
canal pour permettre une connexion avec un autre service logiciel. La palette de
possibilités des connecteurs est énorme. Vous pouvez par exemple connecter un canal au
logiciel Jira ou à Twitter, en fait quasiment à toute application disponible sur Internet.
• Supprimer ce canal. Cette commande sert tout simplement à supprimer un canal dont
vous n’avez plus besoin.
Soyez vigilant au moment de cliquer le bouton… du menu local des autres options. Dans la
Figure 14.3, c’était le bouton de la ligne d’une équipe, alors que dans la Figure 14.6, c’était
celui de la ligne d’un canal de cette équipe. Vous risquez facilement de cliquer le bouton de
menu de l’équipe au lieu de celui du canal, et inversement.

Passer d’un canal à une conversation

Les possibilités de communication offertes par Teams pourraient sembler déroutantes de par
leur grand nombre. Rappelons qu’une équipe est un groupe de personnes et qu’un canal est
une conversation en cours dans une équipe. Toute personne peut faire partie de plusieurs
équipes, et chaque dossier d’équipe englobe plusieurs canaux.
L’avantage de cette approche est d’offrir une structure à vos échanges. Il suffit de cliquer le
nom d’une équipe dans le panneau latéral pour voir la liste des canaux. Lorsque vous avez
besoin de discuter en dehors de ces contextes de canaux, mais ne voulez pas créer une
nouvelle équipe ou un nouveau canal, il suffit de lancer ce qui s’appelle une conversation.
Le bouton Conversations fait d’ailleurs partie des boutons principaux du panneau latéral,
juste au-dessus du bouton Équipes (Figure 14.12).
Figure 14.12 La page Conversations de Teams.

Une conversation est une discussion impromptue entre deux personnes ou plus.

Le bouton Conversations donne accès à toutes les conversations en cours. Si vous vous
souvenez d’AOL Instant Messenger, de Skype ou d’une autre application de tchat, vous
retrouvez le même aspect de messages : chacun se présente sous forme d’un petit phylactère
rectangulaire. En revanche, il n’y a pas dans Teams une fenêtre différente pour chaque
conversation.

Démarrer une conversation privée

Pour démarrer une conversation privée, cliquez le bouton Nouvelle conversation qui est juste
à droite du bouton Filtre dans le haut de la liste (une silhouette de feuille de papier avec un
stylo, voir Figure 14.13). Cette commande affiche une fenêtre avec un nouveau message du
côté droit de la zone de travail. Saisissez d’abord le nom du destinataire dans le champ À.
Dès que vous avez saisi trois lettres, le nom apparaît dans une liste. Vous pouvez alors le
cliquer pour sélectionner la personne. Dans le bas de la zone de conversation, saisissez votre
message (comme dans un canal) et validez par la touche Entrée ou le bouton Envoyer.
Figure 14.13 Une nouvelle conversation dans Teams.

Si vous utilisez Outlook en même temps que Teams, vous pouvez activer une option d’accusé
de lecture de vos messages. Pour accéder à cette option, ouvrez le menu de votre profil,
choisissez Paramètres et descendez jusqu’à la section Confidentialité. Vous pourrez alors
activer la case de l’option Confirmation de lecture.

Converser avec plusieurs personnes

Nous avons vu comment démarrer une nouvelle conversation. Pour discuter à plusieurs, il
suffit de mentionner les destinataires les uns après les autres dans la ligne À. Parfois, vous
aurez envie d’ajouter une personne à une conversation existante mais commencée à deux
seulement.
Pour faire venir d’autres personnes dans une conversation en cours, vous utilisez le bouton
Afficher/ajouter des participants dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de conversation
(Figure 14.14). Vous saisissez alors les noms des personnes dans la zone d’ajout. Si vous
discutiez à deux et ajoutiez une troisième personne, vous allez voir apparaître un nouveau
flux de conversation pour vous trois. Si la conversation réunissait déjà trois personnes dès le
départ et que vous en ajoutiez une quatrième ou plus, vous pouvez choisir entre conserver
l’historique de la conversation ou en lancer une nouvelle sans historique.

Figure 14.14 Ajouter d’autres personnes à une conversation.

Lorsque vous ouvrez une conversation à deux à une troisième personne, Teams interdit de
faire connaître l’historique de la conversation à cette nouvelle personne. L’historique n’est
rendu accessible aux nouveaux entrants que si la conversation concernait dès le départ au
moins trois personnes. Microsoft a précisé que cette règle permettait de protéger la
confidentialité. Dans une conversation à deux, on présuppose que les propos tenus sont
privés. En effet, un conflit pourrait apparaître si l’un des deux interlocuteurs décidait
d’ouvrir la conversation sans l’accord de son alter ego.
 Nommer une conversation
Au départ, chaque conversation porte en guise de titre les noms des personnes qui en sont
les interlocuteurs. Certaines conversations atteignent une ampleur telle que le nombre de
personnes mentionnées devient énorme alors que la discussion se centre sur un sujet précis.
Dans ce cas, il devient intéressant de donner un titre à la conversation, afin de la repérer
plus facilement au milieu des autres.
Pour nommer une conversation, cliquez juste à droite du titre actuel le bouton représentant
un stylo (Attribuer un nom à la conversation) et saisissez votre titre (Figure 14.15).

Figure 14.15 Nommage d’une conversation.

Épingler une conversation en haut de liste

Les conversations sont présentées dans l’ordre d’actualité, celles ayant fait l’objet d’un
message le plus récemment étant en début de liste. Vous pouvez décider qu’une autre
conversation reste placée en début de liste pour permettre un accès rapide, même si
personne n’y est intervenu depuis plusieurs jours.
Utilisez le bouton du menu local (…) et choisissez Épingler (Figure 14.16).
(N. d. T) Notez que pour désépingler une conversation, il faut utiliser la commande qui
s’appelle (peut-être encore) Détacher au lieu de Désépingler.

Figure 14.16 Une conversation épinglée apparaîtra toujours en début de liste.

Ajouter des agréments et des fichiers

Le matériau essentiel d’une conversation (tant au sein d’un canal que comme conversation
libre) reste bien sûr le texte que vous saisissez. Mais d’autres éléments peuvent y être
ajoutés. Vous pouvez insérer des émoticônes, des images GIF animées, des autocollants et
même des fichiers. Toutes ces options sont disponibles sous la zone de saisie du texte
(Figure 14.17).

Figure 14.17 Options de saisie de message avec le sous-menu des options de remise.

Émojis, GIF et autocollants

Emoji est le nom d’une variante des émoticônes. Vous connaissez l’émoticône la plus
répandue, qui représente un visage souriant dans une pastille jaune. Le bouton Émoji donne
accès à un vaste choix tant en style qu’en signification. Pour insérer un tel symbole dans
votre message, il suffit d’ouvrir le sélecteur au moyen du bouton puis de cliquer l’émoji
désiré (Figure 14.18).
Le logiciel Teams reconnaît certaines abréviations texte qu’il transforme en émoticônes. Cela
vous épargne de devoir ouvrir la boîte de sélection d’émojis. Pour insérer un visage souriant,
il suffit de saisir un signe : suivi d’une parenthèse fermante. Des mots-clés sont prévus pour
insérer d’autres émojis (voir la page https://365trainingportal.com/microsoft-teams-
emoji-shortcuts/).

Figure 14.18 Insertion d’un émoji dans un message.

GIF est un format d’image qui autorise une courte séquence d’animation. Microsoft Teams
propose une série d’images GIF, par exemple un chat qui miaule ou le visage d’un acteur qui
réagit dans une série télé. Vous insérez un GIF animé au moyen du bouton correspondant
sous la zone de saisie de texte.
 Les autocollants sont des extraits de bandes dessinées. Microsoft Teams propose toute une
série d’autocollants parmi lesquels vous trouverez votre bonheur. La Figure 14.19 montre la
boîte de sélection d’autocollants.

Figure 14.19 Ajout d’un autocollant dans un message.

Joindre un fichier
Les émojis, GIF et autocollants peuvent alléger un contexte de conversation, mais la
possibilité d’ajouter un fichier à un message est autrement désirable. Si vous travaillez par
exemple sur une feuille de calcul Excel, vous pouvez immédiatement la rendre disponible
dans la conversation. Il suffit d’utiliser le bouton représentant un trombone (Figure 14.20).
Vous pouvez insérer un fichier sur lequel vous venez de travailler localement, sélectionner un
des fichiers déjà téléchargés dans l’environnement Teams, ou encore choisir un fichier stocké
à distance sur votre télédisque OneDrive.

Figure 14.20 Menu local pour joindre un fichier à un message.

Lorsque vous joignez un fichier à un canal, le fichier va apparaître dans la page Fichiers
accessible par l’onglet tout en haut de l’affichage du canal. Cette page contient en fait une
partie fonctionnelle du logiciel SharePoint. L’onglet Fichiers est visible dans le haut de la
Figure 14.20, à droite de l’onglet Conversation.

Marquage @
Pour attirer l’attention d’une personne dans une conversation, il suffit de mentionner son nom après
le préfixe marqueur @ (une « arobase-mention »). Dès que vous saisissez ce symbole, vous voyez
apparaître la liste des personnes participant à la discussion. Il suffit alors de sélectionner celle
désirée. Si ses notifications le permettent, la personne sera prévenue que vous l’avez mentionnée.
Les propriétaires d’équipe peuvent regrouper tous les utilisateurs en fonction d’un rôle, d’un projet ou
d’un lieu physique, grâce à ces balises de marquage. Cela permet ensuite d’informer toutes les
personnes portant le même marqueur en une seule fois. Les marquages sont décrits plus en détail
dans la page https://support.microsoft.com/fr-fr/office/utilisation-de-balises-
dansteams-667bd56f-32b8-4118-9a0b56807c96d91e?ui=fr-fr&rs=frfr&ad=fr.
Réagir à un message de conversation
Lorsque vous lisez un message, vous pouvez réagir au lieu d’y répondre. Réagir signifie que
vous reconnaissez publiquement que vous avez vu le message. Vous pouvez réagir en
insérant un émoji tel qu’un pouce levé, une image de surprise ou autre. Pour réagir, amenez
le pointeur de souris dans les limites du message ou utilisez le menu local si vous utilisez un
appareil mobile avec écran tactile. Dans la Figure 14.21, nous réagissons en ajoutant un
symbole Pouce levé pour montrer que nous apprécions le message tout en reconnaissant
l’avoir lu.

Figure 14.21 Réaction à un message avec un pouce levé.

Si une autre personne a déjà réagi de la même façon, le nombre de réactions identiques est
affiché. Si un collègue a par exemple également réagi par un pouce levé, quand vous en
ajoutez un, Teams fait apparaître un petit chiffre 2 à côté du symbole. Les réactions
permettent de montrer son intérêt sans pour autant répondre.
 DANS CE CHAPITRE :
Types de réunions
•
Planifier et rejoindre une réunion
•
Réunions, conférences et appels vidéo

Chapitre 15
Réunions Teams

S i vous utilisez Microsoft Office régulièrement, vous connaissez certainement la

messagerie électronique Outlook. Elle englobe un terminal de messagerie, un
calendrier et une gestion de contacts. Teams s’intègre parfaitement à Outlook, au
point qu’une page de Teams est en réalité animée par une fonction Outlook : celle du
calendrier.
Découvrons dans ce chapitre les différents types de réunions Teams : réunions planifiées,
réunions instantanées et réunions privées. Nous verrons comment planifier une réunion avec
ou sans lien Outlook puis comment lancer et rejoindre une réunion existante. Nous terminons
par les réunions vidéo de Teams. Vous pouvez ainsi dialoguer et voir vos collègues, quel que
soit leur emplacement physique dans le monde.

Les types de réunions Teams

Dans Teams, une réunion désigne aussi bien une entrevue à distance entre deux personnes
qu’une présentation officielle devant des centaines de participants. La façon dont vous allez
préparer une réunion Teams va dépendre de sa fréquence de répétition et du nombre de
personnes concernées.
Voici les trois types de réunions disponibles :
• Réunion périodique. Ce type de réunion correspond aux réunions traditionnelles en
présenciel. Vous pourrez par exemple prévoir une réunion tous les lundis matin
à 11 heures ou bien différentes personnes de la même organisation auront besoin de se
réunir chaque fin de mois pour établir leurs rapports financiers. Ce genre de réunion sera
inscrit dans votre calendrier.
• Réunion instantanée ou impromptue. Par définition, c’est une réunion non planifiée.
Vous êtes par exemple en train de communiquer avec un groupe de personnes quand l’un
de vous faire remarquer qu’il serait intéressant de faire participer une autre personne
pour un avis spécifique.
• Réunion privée. Une réunion privée correspond à une discussion à deux. C’est
l’équivalent d’un appel téléphonique.
Lorsque vous vous préparez à planifier une réunion Teams, vous devez d’abord choisir si ce
sera une réunion instantanée, une réunion périodique ou une réunion privée.
Pour être efficace avec Teams, ayez ces différents types de réunion à l’esprit en permanence.
Si vous devez par exemple déclencher une réunion avec cinq personnes sur le champ, il est
inutile de planifier la réunion et d’inviter tout le monde. Vous disposez d’une fonction de
réunion immédiate, comme nous le verrons plus tard.

Le calendrier Outlook dans Teams

Cette section n’intéresse pas ceux qui n’utilisent pas la messagerie Outlook. En revanche, si
vous disposez d’Outlook, vous allez retrouver son calendrier dans Teams. C’est dans cette
page que vont apparaître les réunions que vous avez planifiées et celles auxquelles vous avez
été invité. Dans le panneau latéral gauche, il suffit de cliquer le bouton Calendrier pour
 accéder à cette fonction Outlook. Ceux qui n’utilisent pas Outlook voient ce bouton
Calendrier remplacé par un bouton Réunions qui donne accès à une liste de réunions.
Si votre abonnement à Office 365 englobe les logiciels clients Office, vous pouvez installer
notamment Outlook en vous rendant sur le site officiel https://office.com. La page
d’accueil comporte normalement un lien pour installer Office.

Rappelons que le calendrier Outlook offre plusieurs formats : par jour, par semaine ou par
mois. Vous disposez d’un sélecteur dans l’angle supérieur droit. Le format par défaut
correspond à la semaine de travail.

Figure 15.1 Le calendrier Outlook intégré à Teams.

Créer une réunion et inviter des personnes

Dans Teams, vous pouvez aussi facilement démarrer une réunion instantanée que planifier
une réunion qui apparaîtra dans votre liste de réunions ou dans votre calendrier. Pour une
réunion immédiate, vous disposez du bouton Démarrer une réunion en haut à droite.

Figure 15.2 Démarrage d’une réunion instantanée.

Lorsque vous rejoignez une réunion Teams, vous avez toujours la possibilité de désactiver ou
d’activer la vidéo et le microphone juste avant d’entrer dans la réunion.

Si vous lancez une réunion immédiate, vous êtes seul au départ. Vous pouvez inviter d’autres
personnes au moyen du bouton Inviter des contacts qui apparaît dans la fenêtre de la
réunion. Il suffit de saisir les noms des personnes et de valider.
Vous pouvez même lancer une réunion instantanée directement depuis une conversation en
utilisant le bouton de vidéo ou de micro disponible dans le coin supérieur droit de la fenêtre
pendant la conversation. (Nous avons vu les conversations dans le chapitre précédent.)

Les réunions à la volée sont intéressantes, mais la plupart de vos réunions seront planifiées
pour que tout le monde puisse se libérer. Vous avez sans doute déjà planifié des rendez-vous
si vous utilisez Outlook. Vous pouvez dorénavant faire cela depuis Teams.
Voici comment planifier une réunion dans Teams :
❶ Dans le panneau latéral, cliquez Réunions (si sans Outlook) ou bien Calendrier (si avec
Outlook).
❷ Cliquez le bouton planifier une réunion à droite (Figure 15.2).
Vous voyez apparaître la boîte de création de réunion (Figure 15.3).
Si vous utilisez Outlook, vous pouvez cliquer dans un jour du calendrier pour accéder à la
même boîte.

Figure 15.3 Boîte de définition d’une nouvelle réunion Teams.

❸ Saisissez le titre, l’emplacement, la date, l’heure et les détails de la réunion.

Les Étapes 4 et 5 qui suivent concernent ceux pour lesquels Teams est relié à Outlook, qui
doit être leur messagerie par défaut.

❹ Vous pouvez citer les personnes à inviter en saisissant leur nom dans la zone d’invitation
à droite.
Teams propose sa fonction d’aide à la sélection, à partir des premières lettres que vous
saisissez.
❺ Dans la liste apparue, cliquez le nom de la personne invitée.
Il est possible d’inviter des personnes extérieures à votre organisation, si l’option
correspondante est active. (Nous en reparlerons dans un encadré de ce même chapitre.)
Teams propose une option qui invite automatiquement à votre réunion toutes les
personnes qui sont membres d’un canal que vous désignez. Il suffit de le choisir dans la
liste déroulante correspondante. Dès que la réunion démarre, tous les membres de ce
canal peuvent la rejoindre. Toutes les conversations de la réunion et les enregistrements
vont apparaître ensuite dans le canal correspondant.
Cette option vous permet de favoriser la transparence dans une équipe. Même si vous
n’êtes que trois des membres de l’équipe dans la réunion, tous les autres membres du
canal peuvent venir vous rejoindre, et s’ils ne le peuvent pas, ils pourront consulter
l’enregistrement, toutes les conversations échangées ainsi que les fichiers. La réunion est
ainsi transparente à toutes les personnes du canal.
Puisque vous avez accès à Outlook, Teams va vérifier la disponibilité de chacune des
personnes que vous invitez et proposer des créneaux libres communs. Il suffit de cliquer
le lien de l’assistant de planification. Cette fonction d’aide à l’organisation existe dans
Outlook depuis un certain temps. Elle est dorénavant disponible dans Teams.
❻ Il ne reste qu’à utiliser le bouton Planifier.
❼ Si une boîte récapitulant les paramètres apparaît, utilisez le bouton Fermer.
La réunion est ajoutée à votre liste (Figure 15.4). Si vous aviez associé un canal à la
réunion, celle-ci apparaîtra également dans ce canal.
Figure 15.4 Réunion venant d’être créée dans Teams (sans Outlook).

Si Microsoft Outlook est présent, la liste des réunions est accessible dans le calendrier dans
Outlook. Vous pouvez même planifier une réunion Teams depuis Outlook en utilisant le
bouton de nouvelle réunion dans le ruban.

Figure 15.5 Une réunion Teams dans le calendrier Outlook.

Notez qu’Outlook coopère avec différents logiciels de réunion et pas seulement avec Teams.
Cela dit, puisque Teams a été intégré dans l’abonnement Office 365, c’est généralement
Teams qui est choisi comme outil de réunion. Si vous utilisez un autre logiciel tel que
GoToMeeting, Jitsi ou Zoom, le connecteur vous permettra de disposer des mêmes
possibilités.
Si votre réunion s’adresse à un grand nombre de participants, vous pouvez tirer profit de la
fonction d’événement direct de Teams qui reprend ce qui s’appelait Meeting Broadcast dans
Skype. Si votre abonnement Office 365 comporte l’option Événements directs Teams, il vous
sera proposé de choisir entre une réunion classique et un événement direct lorsque vous
utiliserez le bouton de planification de réunion.
Rejoindre une réunion
Selon moi, l’une des raisons du succès de Teams est la facilité qu’il offre de rejoindre une
réunion. Que vous soyez membre de la même organisation ou pas, il suffit d’un ou deux clics
pour entrer dans une salle de réunion Teams.
Si votre organisation utilise déjà la suite bureautique Microsoft Office, vous pouvez rejoindre
une réunion très facilement depuis Outlook en cliquant l’événement puis en utilisant le
bouton pour rejoindre la réunion. Bien sûr, juste avant d’entrer, il vous est proposé d’activer
ou pas la vidéo et/ou le microphone.
Si vous ne disposez pas du lien fonctionnel entre Outlook et Teams, il suffit d’accéder à la
liste des réunions et de cliquer le bouton Rejoindre de la réunion désirée (Figure 15.6).
Si vous avez ouvert votre session Teams, vous serez averti par une notification dès que la
réunion va démarrer.
Rappelons que Teams fonctionne sous Windows, macOS et Linux. Si vous êtes en
déplacement, vous pouvez tout à fait utiliser la version Web ou l’application pour telliphone
iOS ou Android. Notez cependant que vous serez plus à l’aise pendant la réunion si vous
disposez d’un clavier, d’une caméra fixe et d’un microphone de qualité. (Nous avons vu
comment installer Teams dans le Chapitre 13.)

Figure 15.6 Rejoindre une réunion depuis la liste des réunions.

Voici quelques fonctions récemment ajoutées à Microsoft Teams au niveau des réunions :

• Le nombre de visages pouvant être affichés simultanément a été porté à neuf

(Figure 15.7).
• Vous pouvez prévenir l’assemblée que vous aimeriez prendre la parole au moyen d’une
fonction de mainlevée (notamment utile dans les grandes réunions).
• Il est dorénavant possible de flouter le fond même sur les appareils mobiles.
• Vous pouvez incruster une image en arrière-plan, et non seulement flouter le fond de
scène.
• Des sous-titres en direct peuvent être insérés automatiquement (en anglais pour
l’instant).
• L’organisateur d’une réunion peut provoquer la fin de celle-ci simultanément pour tous
les participants.
 Figure 15.7 Affichage multiple pendant une réunion Teams.

Pour connaître les dernières nouveautés de Microsoft Teams, cherchez sur le Web
« Microsoft Teams Blog » (pas encore disponible en français).

Les audioconférences Teams

Lorsque vous savez que certains des participants pressentis ne pourront participer à la
réunion que depuis leur téléphone vocal, vous pouvez recourir à la fonction audioconférence.
Elle suppose d’acquérir un forfait téléphonique. Vous disposerez ainsi d’un numéro de
téléphone pour accéder à la réunion. Il suffit de le diffuser aux participants concernés. Il va
sans dire que ce mode de participation ne permet pas de partager des fichiers et d’accéder à
la vidéo.
La fonction de conférence audio n’est pas disponible dans tous les pays, mais elle l’est en
France. Pour tout détail, visitez la page https://docs.microsoft.com/fr-
fr/microsoftTeams/country-and-region-availability-for-audio-conferencing-and-
calling-plans/availability-in-france.

Conversations et réunions
En général, des conversations vont avoir lieu en cours de réunion. L’animateur peut notamment
répondre aux questions qui surgissent et tout le monde peut partager des liens et des fichiers dans la
partie conversation. Une personne qui arrive en retard dans une réunion peut parcourir les
conversations et se resynchroniser avec les autres. Ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion auront
intérêt à parcourir ce flux d’échanges.
La possibilité de partager un fichier en cours de conversation est extrêmement pratique. Une
personne peut ainsi aborder le contenu d’une feuille de calcul Excel, et publier un lien vers le
document en pleine conversation, ce qui permet à tous les autres d’en prendre connaissance.

Teams et appels vidéo

La façon de se réunir a bien changé au cours des ans. Auparavant, tout le monde s’entassait
dans une salle, sauf les personnes qui étaient en déplacement. Celles-ci pouvaient rejoindre
la réunion par téléphone. Tout cela a changé lorsque les réunions ont pu être faites à
distance avec des outils tels que Lync ou Skype. Microsoft Teams est une continuation de ces
produits. Microsoft les a consolidés et enrichis dans Teams.
Lync est le nom d’un produit qui servait aux réunions et discussions en ligne. Le nom du
produit est ensuite devenu Skype pour entreprises qui a lui-même été englobé dans Teams. Si
vous connaissez l’un de ces produits, vous ne serez pas perdu dans Teams. Même si
l’interface utilisateur est différente, les concepts fondamentaux restent les mêmes.
Les principales fonctions disponibles pendant une réunion Teams sont la conversation, une
liaison vocale et un écran partageable pour montrer un diaporama, partager l’écran d’un des
participants, et bien sûr se voir les uns les autres.
Vous pouvez appeler en vidéo un de vos collègues dans le cadre d’une conversation en cours
en procédant ainsi :
❶ Accédez d’abord à la page des conversations par le bouton du panneau latéral puis
cliquez pour sélectionner le message de la personne que vous désirez appeler en vidéo.
Si vous n’avez pas encore de conversation en cours avec cette personne, démarrez-en une
au moyen du bouton Nouvelle conversation tout en haut du panneau latéral (il représente
un stylo sur un carré).
❷ En haut à droite, cliquez le bouton représentant une caméra vidéo (Figure 15.8).

Figure 15.8 Lancement d’un appel vidéo depuis une conversation.

Teams va prévenir le correspondant. Vous pouvez en profiter pour décider d’activer la

partie vidéo ou audio selon vos besoins (Figure 15.9).

Figure 15.9 Début d’un appel vidéo.

 ❸ En fin de discussion, utilisez le bouton pour raccrocher.
Vous pouvez démarrer un appel vidéo depuis quasiment n’importe quel endroit dans Teams.
Laissez planer le pointeur de souris au-dessus du nom d’une personne. Si le bouton d’appel
vidéo apparaît, il suffit de l’utiliser. Tous vos contacts sont réunis dans la page Appels du
panneau latéral gauche. En général, j’appelle en vidéo une personne en partant d’une de ses
conversations avec moi ou en direct dans un canal.
Au cours des réunions Teams, la fenêtre est généralement occupée soit par le visage de la
personne qui parle, soit par la présentation qu’un participant est en train de partager.
Vous avez un certain contrôle sur ce qui est affiché sur votre écran pendant la réunion.
Amenez le pointeur dans la fenêtre pour voir apparaître les boutons de contrôle
(Figure 15.10). En plus des deux boutons de contrôle de l’image et du son, vous pouvez
renvoyer la présentation en cours sur un second écran, éventuellement plus grand.

Figure 15.10 Boutons de contrôle pendant une réunion.

La plupart du temps, le réglage proposé conviendra, mais n’hésitez pas à découvrir les
possibilités de ces différents boutons.
 Partie 5
Les dix commandements
Dans cette partie
• Dix astuces pour Slack
• Dix astuces pour les réunions Teams
 DANS CE CHAPITRE :
Bien interagir avec les autres contacts
•
Connaître les évolutions et les statistiques
•
Intégrer Slack dans son environnement de travail
•
Savoir éteindre Slack

Chapitre 16
Dix astuces pour Slack

V oici dix courtes astuces pour utiliser Slack encore plus efficacement et mieux
l’adapter à votre organisation.

Réagir vite aux demandes des nouveaux

utilisateurs
Slack est un outil à usage collectif. De nombreux salariés vont avoir des questions lors de
leurs premières heures d’utilisation du logiciel. D’autres font des suggestions pour utiliser
Slack encore mieux.
N’ignorez pas les demandes, questions et conseils de vos utilisateurs, et surtout ne les
rejetez pas. Réagissez rapidement. L’impact positif de Slack sur l’organisation sera amplifié si
vous prenez soin d’aider le plus possible de personnes à le prendre en main.

Consulter régulièrement les statistiques Slack

Slack permet de connaître à tout moment le niveau d’activité de chaque membre dans
chaque canal. Vous pouvez ainsi connaître le nombre de messages postés par chacun, et le
nombre de jours d’activité. (Notez que cela n’endommage pas la confidentialité des données
car vous ne pouvez jamais lire le contenu des messages.)
Supposons par exemple que Slack a été mis en place voici un an. Vous constatez qu’un des
salariés n’a depuis posté que quatre messages, et qu’il n’a été actif qu’une seule journée
pendant l’année. Après avoir vérifié les prérogatives de son poste, vous pourriez prendre
contact avec cette personne afin de savoir pour quelles raisons elle ne profite pas mieux de
cet outil. La personne a peut-être d’autres soucis plus urgents qui la préoccupent.

Bien accueillir les arrivants

Une personne venant d’être embauchée peut aisément se sentir submergée lorsqu’elle doit
digérer une année de conversations et d’activités dans des canaux. Ne vous attendez pas à ce
qu’une personne fraîchement embauchée puisse avoir pris connaissance de tout ce dont elle
aura besoin en une seule semaine.
Les nouveaux salariés ont tout intérêt à profiter d’abord des éléments mis en avant dans
chaque canal.
Favoriser Slack comme outil de communication
interne
Vous avez tout intérêt à faire en sorte que Slack devienne l’outil de communication par
défaut pour votre organisation ou votre département. Slack ne doit pas remplacer la
messagerie électronique pour les échanges avec les autres entreprises. En revanche, les
échanges entre départements de la même organisation ont tout intérêt à basculer vers Slack.

Privilégier la carotte au bâton

Il est toujours préférable d’éveiller le désir que d’imposer un usage. Lorsqu’un salarié semble
rétif à adopter Slack, orientez vos efforts pour éveiller le désir de l’utiliser et n’utilisez le
bâton qu’en dernier recours.

Suivre l’apparition des nouvelles applis

De nouvelles applications de productivité pouvant coopérer avec Slack apparaissent
continuellement. Dans le cadre d’une veille technologique, allez parcourir périodiquement
l’annuaire des applications Slack, par exemple tous les mois. Vous repérerez souvent une
nouvelle application qui pourrait intéresser votre organisation.

Calmer l’ardeur des exubérants

Personne n’apprécie le manque de retenue et l’exubérance inutile. Nous avons tous
rencontré des personnes qui cherchaient à avoir toujours le dernier mot. Un salarié négatif
ou agressif risque de décourager ses collègues de continuer à utiliser Slack. L’effet est
particulièrement dévastateur sur les nouveaux salariés.
Vous devez tuer dans l’œuf les comportements désagréables. Il ne s’agit pas de censurer les
prises de position de ceux en désaccord lorsqu’elles sont faites dans les règles. En revanche,
il faut refuser les commentaires hostiles et déplacés, quel que soit l’environnement, donc
également dans celui de Slack.

Faire connaître sa disponibilité

Comme vous le faites sans doute lorsque vous partez en congé en programmant une réponse
automatique dans votre messagerie, ne surgissez pas dans une conversation alors que vous
avez publiquement indiqué par votre statut que vous étiez en espadrilles sur une plage de
sable fin. Faites connaître honnêtement votre disponibilité réelle à vos collègues (revoir le
Chapitre 7).

Essayer avant d’acheter

Ne supposez pas que tous vos collègues vont partager votre enthousiasme pour Slack.
Aucune technologie ne peut se targuer d’un taux d’adoption de 100 %. Avant de pousser la
direction à signer un contrat général pour toute l’entreprise, faites quelques essais avec la
version gratuite de Slack au niveau de votre groupe, de votre équipe ou de votre
département. Les différents forfaits Slack ont été présentés dans le Chapitre 4.

Savoir éteindre Slack

Vous trouverez peut-être étrange de terminer cette liste de conseils de bonne utilisation en
proposant de ne plus utiliser Slack. Il faut tout simplement prendre garde à ne pas devenir
esclave des outils de communication d’entreprise. Inspirez-vous d’un slogan émanant de la
société Slack elle-même : ne confondez pas travail et vie privée. Autrement dit, en dehors des
horaires de votre contrat de travail, arrêtez Slack et toutes ses notifications, sauf à des
moments exceptionnels.
 DANS CE CHAPITRE :
Options pour optimiser les réunions
•
Gérer le bruit et l’arrière-plan
•
Options de partage en réunion
•
Adapter Teams à ses besoins

Chapitre 17
Dix astuces pour les réunions Teams

C ombien d’entre nous n’ont jamais participé à des réunions ? Personnellement, rares
sont mes journées de travail pendant lesquelles je n’en ai aucune. J’ai même
participé à des réunions dont l’unique objectif était de planifier d’autres réunions.

Ce que toutes les réunions partagent, c’est leur facilité à remplir nos agendas. Il s’agit donc
d’être le plus efficace possible dans la planification et le déroulement des réunions. Microsoft
Teams offre un certain nombre de fonctions pour augmenter votre efficacité dans ces
domaines. Voici dix conseils pour encore mieux animer et participer à des réunions Teams.

Discuter en cours de réunion

En ce qui me concerne, mon activité principale dans Teams est la conversation. J’apprécie
particulièrement de pouvoir discuter avec des collègues pendant les réunions. Dès qu’une
réunion commence, une conversation de groupe est lancée automatiquement avec tous les
participants. Le panneau de conversation apparaît du côté droit. Les gens peuvent ainsi
dialoguer par écrit, pendant que d’autres parlent. Cela permet par exemple d’éviter de
déranger la personne en train de parler parce que l’on n’a pas compris sa dernière phrase. Il
suffit de poser une question dans la conversation pour obtenir la réponse par un collègue. Ce
soutien collectif est particulièrement utile dans les réunions très peuplées.
La conversation peut se poursuivre une fois la réunion achevée. Dans le cas d’une réunion
périodique, la conversation se propage d’une réunion à la suivante, ce qui permet de toujours
connaître l’historique des discussions, fonction que les nouveaux participants apprécient
énormément. Certaines organisations se servent de ces conversations de réunions pour
définir l’ordre du jour des réunions suivantes. Les gens peuvent accumuler leurs suggestions
dans la conversation au cours de la semaine. Elles seront ensuite prises en compte pendant
la réunion suivante.
Je préfère désactiver les notifications lorsque de nombreuses personnes discutent par
conversation. Vous pouvez notamment désactiver l’alerte sonore qui se produit à chaque
notification entrante. Il suffit d’accéder au menu de votre profil dans le coin supérieur droit
de la fenêtre pour choisir Paramètres. Dans la fenêtre qui apparaît, vous accédez à la page
Notifications puis à la section Apparence et son. Vous pourrez alors désactiver l’option
Émettre un son pour les notifications.

Enregistrer une réunion

Le fait d’avoir enregistré les réunions s’est avéré crucial pour mon équipe à de multiples
reprises. Ce genre d’enregistrement mémorise tout ce qui s’est produit pendant la réunion. Il
peut ensuite être analysé à tête reposée et partagé avec des personnes qui n’étaient pas
présentes. Je vous invite fortement à enregistrer vos réunions, à condition d’avoir expliqué
vos motivations à tout le monde et obtenu l’accord de chacun.
 Teams vous empêche d’enregistrer une discussion entre deux personnes pour des raisons de
confidentialité. Dès qu’un échange concerne plus de deux personnes, il est considéré comme
étant une réunion et peut donc être enregistré.

Le logiciel prévient les participants du début d’un enregistrement. Je préfère, comme

précaution supplémentaire, organiser un rapide tour de table pour m’assurer que chacun
n’émet pas d’objection à l’enregistrement.
Pour démarrer un enregistrement de réunion Teams, procédez ainsi :
❶ Rejoignez une réunion ou démarrez-en une.
❷ Ouvrez le menu local de réunion par le bouton figuré par les trois points.
❸ Choisissez la commande Démarrer l’enregistrement (Figure 17.1). (Voyez la note du
traducteur plus bas.)

Figure 17.1 Le menu local pour démarrer un enregistrement Teams.

❹ Arrêtez l’enregistrement par le même menu en choisissant Arrêter l’enregistrement.

Notez que le fait d’arrêter la réunion provoque la fin de l’enregistrement.
Le fichier d’enregistrement sera disponible dans le canal de la réunion. Tous les participants
peuvent cliquer ce nom pour revoir la réunion.
(N. d. T) Si la commande Démarrer l’enregistrement est grisée alors que les autres
conditions sont remplies (notamment le type de licence et pas d’accès aux comptes invités),
ne cherchez pas plus loin. La fonction n’est pas activable si Microsoft Stream n’est pas
disponible dans le pays où sont stockées les données. Le stockage de Stream ne se fait pas
encore en France, mais dans un autre pays de l’UE.

Salles de petits groupes

Cette nouvelle fonction de Teams est indispensable dans les réunions adoptant le format d’un
tutoriel ou d’un webinaire. Au cours de la session, les participants sont distribués en groupes
dans des salles distinctes pendant un temps décidé au départ puis reviennent en réunion
plénière avec le fruit de leur atelier de groupe.
Pour ouvrir une séance en petits groupes, cliquez le bouton Salles de petits groupes dans le
bandeau de commande de la réunion.

Figure 17.2 Boîte de répartition des participants dans des salles de petits groupes.

Vous choisissez alors entre laisser Teams répartir les participants ou le faire manuellement,
puis vous cliquez Créer des salles. Un volet de gestion de la séquence de groupes apparaît
avec les commandes désirées.
Pour revenir en réunion plénière, vous utilisez le même bouton du bandeau de commande en
haut.
 Figure 17.3 Volet des salles de petits groupes.

Chasser les bruits inutiles

J’ai pris l’habitude pendant les réunions de désactiver mon microphone sauf pour prendre la
parole. Cela évite d’infliger aux autres participants un bruit de fond supplémentaire. La
plupart des gens fonctionnent de la même façon, mais un oubli de temps à autre est
inévitable. Mais le fait qu’une personne prenne la parole pour rappeler aux autres de penser
à éteindre leurs micros perturbe le flux de la réunion.
Dans une réunion Teams, vous pouvez désactiver le microphone des autres participants. J’ai
souvent procédé ainsi lorsque je repérais qu’un participant était la source d’un bruit inutile
tel qu’un chien aboyant derrière lui.
Pour désactiver le micro d’un participant, affichez le volet avec les noms des participants et
choisissez dans le menu local de la personne concernée la commande Désactiver le micro du
participant (Figure 17.4). Le participant est prévenu et peut réactiver son microphone à tout
moment.
 Figure 17.4 Désactivation du microphone d’un participant dans une réunion.

Lorsque vous désactivez un microphone, il est conseillé d’envoyer un message privé à la

personne pour la prévenir. En général, elle va vous remercier parce qu’elle était par exemple
partie chercher un café et avait oublié de désactiver son microphone.

Flouter l’arrière-plan
J’adore la possibilité d’entrer en réunion avec mes collègues où que je me trouve, à partir du
moment où j’ai une connexion Internet. La partie visuelle augmente l’intérêt des réunions,
mais pose également un défi. Comment faire lorsque l’endroit où vous vous trouvez n’offre
pas la neutralité attendue ? Je participe par exemple souvent à des réunions depuis ma
cuisine. Laisser mes collègues deviner ce qui mijote dans la cocotte n’est pas vraiment
indispensable (aujourd’hui, c’est potée lorraine). Ce genre de paysage conviendra seulement
à une réunion entre gourmets.
Teams offre une fonction qui permet de rendre l’arrière-plan neutre en le floutant, tout en
conservant toute la netteté désirée pour votre portrait. Ne craignez plus de dévoiler des
bribes de votre vie privée !
Une fois que vous êtes entré en réunion, l’option de floutage est disponible dans le menu
local des autres actions par la commande Appliquer des effets (Figure 17.6).
Figure 17.5 Le menu des autres actions de réunion.

Cette commande ouvre le volet des paramètres d’arrière-plan (Figure 17.6). Il suffit de
sélectionner le premier effet, Flouter l’arrière-plan, puis de cliquer le bouton Appliquer en
bas.
Si votre caméra vidéo ne supporte pas le floutage que demande Teams, le bouton
correspondant n’apparaîtra pas. Cette contrainte liée aux possibilités des équipements est
une cause normale de la variabilité des éléments de l’interface Microsoft. Des boutons vont
apparaître ou pas selon les capacités de l’équipement correspondant, par exemple, la
webcam.
 Figure 17.6 Choix de l’effet de floutage de l’arrière-plan.

Prendre des notes de réunion

Enregistrer la totalité d’une réunion est une solution globale, mais il faut du temps ensuite
pour visionner l’enregistrement et en retirer les éléments essentiels. Dans la pratique, il est
souvent plus efficace de rédiger des notes de réunions qui ne retiennent que les points clés
et les décisions prises.
Microsoft Teams offre une fonction de prise de notes accessible à tous les participants aussi
bien en lecture qu’en écriture. Il s’agit cependant d’être vigilant : combien de fois ai-je vu des
notes prises de manière imprécise ou incorrecte. Une simple erreur dans les notes peut avoir
des effets lourds. Ce risque d’erreur est réduit lorsque tout le monde est invité à relire les
notes de réunion pendant ou après celle-ci.
Les notes officielles de réunion ne doivent pas être confondues avec la conversation en cours
de réunion. Voici comment accéder à la prise de notes de réunion :
❶ Ouvrez le menu local des autres actions de la réunion pour choisir la commande Notes
de la réunion (Figure 17.7).
Figure 17.7 Commande d’accès à la prise de notes de réunion.

❷ La prise de notes fait l’objet d’un volet dédié (Figure 17.8). Cliquez directement Prendre
des notes en bas.

Figure 17.8 Bouton de prise de notes.

 ❸ Saisissez vos notes dans la page dédiée. La même fenêtre permet de créer de nouvelles
notes et de relire et corriger celles qui sont déjà présentes. Elles apparaissent ensuite
dans la conversation de réunion sous forme d’un objet cliquable.

Figure 17.9 Notes dans la conversation.

Les participants à la réunion ou les membres du canal concernés sont prévenus de la

prise de notes, ce qui les incite à venir les relire et ajouter les leurs.
Les notes de réunion sont accessibles par un onglet dans le haut de la page de la réunion
(Figure 17.10).

Figure 17.10 Onglet de la page des notes de la réunion.

Profiter du tableau blanc

Parmi toutes les réunions auxquelles j’ai assisté dans ma carrière, certaines des plus
productives consistaient à traquer de nouvelles idées en petite équipe autour d’un tableau
blanc. C’est un mode de travail collectif difficile à battre. Microsoft le sait et a prévu une
fonction de tableau blanc dans Teams.
Le tableau blanc est une fenêtre dans laquelle vous pouvez dessiner des croquis et ajouter un
peu de texte. La façon de dessiner dépend de l’équipement sur lequel vous travaillez. S’il
s’agit d’un ordinateur de bureau classique, vous pouvez utiliser la souris ou une tablette de
dessin avec un stylo numérique. Si vous utilisez une tablette tactile, vous dessinez
directement avec vos doigts. Personnellement, l’utilisation la plus confortable du tableau
blanc consiste à me servir de ma tablette Microsoft Surface avec un stylet.
Voici comment utiliser le tableau blanc dans Teams :
❶ Rejoignez une réunion ou démarrez-en une nouvelle.
❷ Dans le bandeau de contrôle de la réunion, cliquez le bouton Partager du contenu ou Bac
de partage. L’icône montre le contour d’un écran avec une flèche qui y pénètre.
Un volet apparaît dans le bas de l’écran. Il montre des vignettes des différentes fenêtres
actuellement ouvertes ainsi que le tableau blanc sur le bord droit (Figure 17.11).

Figure 17.11 Volet montrant les fenêtres pouvant être partagées ainsi que le tableau blanc.

❸ Cliquez le tableau blanc collaboratif pour faire apparaître un tableau blanc vierge au
départ.
Pour tracer, vous choisissez un des pinceaux et dessinez directement. Tous les participants à
la réunion vont voir le tracé en temps réel et peuvent intervenir pour ajouter leurs propres
traits ou modifier le contenu actuel (Figure 17.12).
 Figure 17.12 Le tableau blanc de Teams avec quelques tracés.

Le tableau est sauvegardé en fin de réunion, ce qui permet d’y revenir plus tard, même pour
le modifier. Un onglet de la page de conversation ou du canal sera réservé à ce tableau blanc.
Vous pouvez même exporter le contenu du tableau en accédant au menu local pour choisir
Exporter l’image. Cette sauvegarde est particulièrement utile pour conserver le tableau dans
l’état dans lequel il était en fin de réunion. Cela correspond à prendre une photo d’un tableau
blanc matériel afin de se prémunir d’une modification ultérieure.
Il existe un tableau blanc pour chaque équipe dans Teams.

Partager son écran

Le partage d’écran est une des fonctions que j’apprécie le plus dans les réunions
numériques. Je m’en sers sans cesse, même lorsque les personnes avec lesquelles je désire
partager sont physiquement voisines. En effet, sans partage d’écran, je dois demander à tous
ces collègues de se regrouper autour de moi pour leur montrer le contenu de mon écran.
Grâce au partage, je peux laisser chacun confortablement installé devant son écran, assis
derrière son bureau.
Il est toujours plus efficace de regarder son écran que de chercher à voir celui d’un autre
par-dessus son épaule. De plus, Teams permet de partager votre écran avec les autres, et de
laisser n’importe lequel des autres partager le sien avec vous.

Vous pouvez partager soit la totalité de l’écran, soit une des fenêtres actuellement ouvertes.
Ces possibilités s’ajoutent à la fonction de tableau blanc que nous venons de voir. En général,
vous partagerez uniquement la fenêtre dont le contenu concerne la réunion. Pour un projet
de site Web, je partage la fenêtre du navigateur. Pour une présentation au format diaporama,
je ne partage que la fenêtre de PowerPoint.
Vous prendrez souvent soin de ne pas montrer la totalité de votre écran. L’Explorateur de
fichiers peut par exemple montrer des noms que vous ne désirez pas faire connaître à vos
collègues ou bien vous travaillez par ailleurs sur un dossier confidentiel. Soyez donc attentif
au moment de sélectionner la fenêtre que vous allez partager.
Voici comment partager une fenêtre ou la totalité de l’écran :
 ❶ Rejoignez une réunion en cours ou démarrez-en une.
❷ Dans le bandeau de contrôle, cliquez le bouton Partager, comme pour le tableau blanc vu
dans l’astuce précédente.
Le volet de sélection de fenêtre apparaît en bas de fenêtre. Revoyez la Figure 17.11 si
nécessaire.
❸ Choisissez la fenêtre à partager en cours de réunion.
Vous remarquez que la fenêtre qui est devenue publique reste clairement repérable grâce
à son liseré rouge.
(N. d. T) Les personnes qui ne font pas partie de votre domaine n’ont pas accès au
partage dans la version utilisée pour ce livre.

❹ Pour arrêter le partage, utilisez le bouton Arrêter la présentation (Figure 17.13).

Figure 17.13 Partage d’un document dans une réunion Teams.

Prendre le contrôle de l’écran d’un autre

En partageant une fenêtre, vous permettez aux autres de vous voir agir dans cette fenêtre
avec votre souris et votre clavier. Vous pouvez aller plus loin en donnant à un autre
participant le contrôle de cette fenêtre. Dans cette situation, c’est l’autre personne qui
contrôle les déplacements du pointeur de souris et les frappes clavier dans votre fenêtre
partagée. J’utilise souvent cette possibilité pour prendre le contrôle de l’écran d’une autre
personne afin de lui montrer comment réaliser une opération.
Bien sûr, il est impossible de prendre le contrôle de votre écran sans vous demander d’abord.
Vous verrez un message apparaître demandant si vous acceptez de laisser le contrôle de
l’écran.

Il suffit de répondre au moyen du bouton Donner le contrôle dans le bandeau de commande

(Figure 17.13). Le bouton donne accès à la liste des autres participants. Il ne reste plus qu’à
choisir l’heureux bénéficiaire du contrôle de votre objet partagé. Pour reprendre le contrôle,
vous utilisez le même bouton.

Adapter Teams à ses besoins

 En général, les comportements standard de Teams en cours de réunion me conviennent. En
effet, Teams prend souvent les bonnes décisions en basculant entre l’affichage des visages
des personnes et celui d’une présentation sur l’écran principal. Teams est capable de
détecter qui est en train de parler et agrandit l’image de cette personne en conséquence.
Dans certains cas, vous devrez interférer sur ces comportements. Vous pouvez manuellement
basculer entre l’affichage des personnes et la présentation par simple clic dans la vidéo
désirée. Vous pouvez même mettre en avant la vidéo d’un participant pour qu’il soit toujours
visible. Vous pouvez sélectionner une vidéo et déplacer sa fenêtre vers un second écran.
Cette grande souplesse permet de bien adapter les réunions aux besoins de chaque instant.

Se servir de Teams en cours de réunion

Au cours d’une réunion, les fenêtres de Teams sont celles consacrées à cette réunion, ce qui
est naturel. Vous pouvez cependant basculer vers d’autres parties de Teams en cours de
réunion. C’est souvent le cas dans les réunions regroupant un grand nombre de participants
et dans lesquelles vous n’êtes pas en permanence concerné par le sujet en cours. Dans ce
cas, vous réduisez la fenêtre de réunion pour réaliser d’autres opérations dans Teams. Il
suffit de cliquer ailleurs, par exemple dans un canal ou dans une conversation.
Dès que vous cliquez à l’extérieur des limites de la fenêtre de réunion, Teams réduit cette
fenêtre qui devient une petite vignette dans un angle de la fenêtre principale (Figure 17.14).
Il suffit de cliquer dans cette vignette pour ramener au premier plan la fenêtre de réunion.

Figure 17.14 Fenêtre de réunion réduite.

 Sommaire

Couverture

Les outils du télétravail pour les Nuls, grand format

Copyright

Introduction
À propos de ce livre

Présupposés

Icônes de marge du livre

Conseils de lecture

Notes au sujet de la version française

Partie 1. Un bureau à la maison

Chapitre 1. Préparer l’espace de travail
Tout est dans l’emplacement

Sélectionner son équipement

Organiser son quotidien professionnel

Ajouter une touche personnelle

Chapitre 2. Compétences pour télétravailler

Définir des objectifs et des priorités

Bien gérer son temps

Vaincre la procrastination

Établir de saines routines

Devenir son propre dépanneur informatique

Un esprit productif dans un corps sain

Éviter les distractions

Éviter l’isolement

Rester positif et motivé

Préserver sa vie personnelle

Chapitre 3. L’art et la manière des téléréunions

Surveiller ses arrières

Être prêt à se montrer

Réduire les bruits et profiter du bouton Mute

Parler clairement et chercher le regard

Bonnes et mauvaises pratiques

Apprendre la patience

Partie 2. Slack
Chapitre 4. Découverte de Slack

Forfaits Slack

Changer de forfait Slack

 Premier contact avec un espace de travail Slack

Rôles et autorisations dans Slack

Premiers pas dans un espace de travail

Chapitre 5. Canaux de communication Slack

Principe des canaux Slack

Chapitre 6. Messages directs Slack

Principe des messages directs

Partager des fichiers et des messages

Injecter un courriel dans Slack

Communiquer en dehors de Slack

Chapitre 7. Notifications, statut et flux

Principe des notifications

Annoncer son statut de disponibilité

Notifications et appareils mobiles

Autres moyens de rester informé

Partie 3. Zoom
Chapitre 8. Découverte des outils. Zoom
Services de base de Zoom

Réunions et discussions Zoom

Webinaires vidéo Zoom

Zoom Rooms

Zoom Phone

Zoom Market Place

Chapitre 9. Comptes et rôles Zoom

Vos premiers pas

Gérer les comptes Zoom

Groupes d’utilisateurs

De l’importance des rôles Zoom

Chapitre 10. Réunions Zoom

Découverte des réunions Zoom

Organiser une réunion Zoom

Actions en cours de réunion

Chapitre 11. Gestion des contacts et discussions Zoom

Gérer ses contacts Zoom

Les statuts d’utilisateur Zoom

Les discussions Zoom

Partie 4. Microsoft Teams

Chapitre 12. Découvrir. Microsoft Teams
Télécharger, installer et ouvrir Teams

Brève visite guidée de Teams

Teams depuis différents périphériques

 Chapitre 13. Équipes et paramètres
Créer une équipe

Inviter des gens dans une équipe

Gérer les paramètres d’une équipe

Gérer les paramètres utilisateurs

Chapitre 14. Canaux et conversations Teams

Discuter dans Microsoft Teams

Envoi d’un message dans un canal

Créer un canal

Configurer un canal

Passer d’un canal à une conversation

Ajouter des agréments et des fichiers

Chapitre 15. Réunions Teams

Les types de réunions Teams

Le calendrier Outlook dans Teams

Créer une réunion et inviter des personnes

Rejoindre une réunion

Les audioconférences Teams

Teams et appels vidéo

Partie 5. Les dix commandements

Chapitre 16. Dix astuces pour Slack
Réagir vite aux demandes des nouveaux utilisateurs

Consulter régulièrement les statistiques Slack

Bien accueillir les arrivants

Favoriser Slack comme outil de communication interne

Privilégier la carotte au bâton

Suivre l’apparition des nouvelles applis

Calmer l’ardeur des exubérants

Faire connaître sa disponibilité

Essayer avant d’acheter

Savoir éteindre Slack

Chapitre 17. Dix astuces pour les réunions Teams

Discuter en cours de réunion

Enregistrer une réunion

Salles de petits groupes

Chasser les bruits inutiles

Flouter l’arrière-plan

Prendre des notes de réunion

Profiter du tableau blanc

Partager son écran

Prendre le contrôle de l’écran d’un autre

Adapter Teams à ses besoins

Se servir de Teams en cours de réunion