JOB DESCRIPTION

Poste Responsable Administratif

Report à Directeur Général

Objectif du Poste

Le Responsable Administratif assure la gestion administrative, la gestion des contrats,

la gestion de relation interne et externe, gestion de ressources humaine de la société.
Il assure surtout le rôle de planification, d'organisation, de coordination et
d'évaluation des aspects administratifs en étroite collaboration avec les autres
responsables des départements.

Tâches et responsabilité

1. Sur le plan relationnel

− Assurer les relations et les communications directes avec le siège, les banques, les
bailleurs de fonds et l’administration publique ;
− Assurer les relations avec les fournisseurs ;

2. Gestion matérielle

− Organiser la gestion de la logistique (véhicules et motos de service)

− S’assurer les approvisionnements de la société en fournitures de bureau et en −
Équipements.
− Tenir à jour le registre d’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers de la
société ;
− Faire l’inventaire périodique et annuel des immobilisations ;
− Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
− Assister le secrétariat dans la mise en place de la clé de classement et l’archivage
Des dossiers

3. Sur le plan de la gestion de contrats

− Gérer l’aspect juridique de tous les contrats du programme, de tous les
documents cadres des bailleurs de fonds
− Assurer le cadrage juridique de toutes les actions entreprises par la société
− Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats,
des protocoles d’accord et des accords de collaboration
− Gérer et mettre à jour des dossiers permanents de la société
− Collaborer avec le ou les cabinets juridiques qui travaillent avec la société
− Gérer les mises à jour et les classements des informations contractuelles
 − Assurer le suivi de l’exécution de ces contrats, accords et protocoles en
collaboration avec les départements techniques

Le document est la propriété de GEODATA DRC SARL et toute reproduction (sur support papier ou informatique ou autres) ou
utilisation en dehors de la Société est strictement interdite et passible de poursuite judicaire et ou sanctions disciplinaires. TS 01/20

4. Sur le plan gestion de la paie et du paiement des consultants permanents

− Préparer la paie du personnel (entre autres : vérifier les Timesheets, préparer le
payroll et l’état billetage, établir les bulletins de paie, établir les vouchers et
documents de paiement, effectuer les paiements en espèce ou autres systèmes de
rémunération du personnel)
− Préparer et effectuer les différentes déclarations relatives au système de gestion
du personnel de la société
− Contribuer à l’amélioration du système de paie selon l’évolution de l’Organisation
et de la technologie
− Préparer et vérifier les documents pour le paiement des consultants permanents
Sur le plan de la gestion du personnel
− Coordonner le système de gestion des ressources humaines de la société
(recrutement, formation, évaluation, traitement, condition de travail, suivi des
mouvements …) pour permettre à la fois l’atteinte des objectifs de chaque
programme et l’épanouissement des employés
− Assurer la gestion des assurances médicales ; et approuver les déclarations
périodiques Sur le plan administratif
− Contribuer à la mise en place et le suivi des procédures pour la gestion
administrative, tout en assurant l’existence d’un système de contrôle interne fiable
et le respect des réglementations et procédures de la société
− Assurer le maintien d’un bon système de classement du service administratif,
contrats et gestion des subventions
− Assurer les autres tâches ponctuelles que pourraient lui assigner la Direction
Générale
5. Gestion financière et comptable

− Développer et gérer de manière efficace les ressources financières de la société ;

− Assurer le développement, le maintien et le suivi de systèmes et procédures
comptables, administratives et financières ;
− S’assurer de la conformité des systèmes et procédures de la société avec les lois et
Règlements et fiscalité en vigueur en République Démocratique du Congo, les
normes internationales reconnues
− Assurer une information financière périodique et régulière de la société ;
− Conseiller le Directeur Général sur les conséquences financières et comptables
des décisions et plans stratégiques et programmatiques.
− S’assurer de la préparation dans les délais de toute information financière (liasse
Financière annuelle, rapports…).
− Assurer la revue et l’autorisation de tout état de contrôle financier et comptable,
notamment les rapprochements bancaires, les états de caisse, etc. ;
− Fournir un appui technique continu, renforcer les capacités administratives,
Comptables et financières dans le département Finance de la société.
− S’assurer de l’existence à tout moment d’un système de suivi et de contrôle des
opérations aux seins de la société

Rapports directs
 − Finance manager
− Assistant de Direction.

Approuvé par : Directeur Général

Date approbation : 01 novembre 2020
Révision : 01 novembre 2020

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