La note explicative d'une demande d'achat est un document essentiel qui accompagne

une demande d'achat dans le processus d'approbation. Son objectif est de fournir des
informations détaillées sur la justification, la nécessité et les spécifications de l'achat.
Voici ce qui doit généralement figurer dans une note explicative :

1. Description du besoin : Expliquez en détail le besoin qui justifie l'achat. Quel est
le produit ou le service requis et à quoi il servira dans l'organisation ?
2. Objectifs et avantages : Précisez les objectifs spécifiques que cet achat aidera à
atteindre et les avantages attendus pour l'entreprise. Cela peut inclure des
améliorations opérationnelles, des économies de coûts, une meilleure efficacité,
etc.
3. Analyse des alternatives : Si d'autres options ont été envisagées, présentez une
analyse comparative des différentes solutions. Expliquez pourquoi l'option
proposée a été choisie par rapport aux autres.
4. Justification financière : Incluez une évaluation des coûts associés à l'achat, y
compris le coût initial et les coûts récurrents éventuels. Mettez en évidence les
économies potentielles ou les avantages financiers à long terme.
5. Conformité aux politiques et procédures : Assurez-vous que l'achat proposé
est en conformité avec les politiques et les procédures d'approvisionnement de
l'entreprise.
6. Risques et mesures d'atténuation : Identifiez les risques éventuels liés à l'achat
et proposez des mesures d'atténuation pour les minimiser.
7. Délais et échéanciers : Si l'achat est lié à un projet ou à un besoin spécifique
dans le temps, spécifiez les délais et les échéanciers associés.
8. Coordination avec les départements concernés : Indiquez si d'autres
départements ou parties prenantes ont été consultés ou sont impliqués dans la
décision d'achat.
9. Informations sur le fournisseur : Si le fournisseur a déjà été sélectionné,
fournissez des informations sur l'entreprise et expliquez les raisons de ce choix.
10. Signature et approbation : Fournissez un espace pour les signatures des
personnes responsables de l'approbation de la demande.

Il est important que la note explicative soit bien rédigée et structurée de manière claire
et concise, de manière à faciliter la compréhension et l'approbation du processus
d'achat.