Service d’Aide à

Domicile

Règlement de fonctionnement

S.I.V.U & C.I.A.S du Sud Minervois

BP1 route de Mirepeïsset, BP 1 – 11120 GINESTAS
Tel : 04 68 46 12 20 - Fax : 04 68 46 31 76 – Courriel : accueil-cias@sud-minervois.com 1
Préambule
Le règlement de fonctionnement est établi conformément :

➢ A l’article L. 311 - 7 du Code de l’action sociale et des familles

➢ Au décret n° 2003-1095 de 14 novembre 2003, J.O. du 21/11/2003.
➢ De la loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale
➢ De la loi n° 2015-1776 du 28 décembre 2015 relative à l’adaptation de la société au
vieillissement
➢ Du décret n° 2016-502 du 22 avril 2016 relatif au cahier des charges national des
services d’aide et d’accompagnement à domicile et modifiant le code de l’action sociale
et des familles
➢ Aux dispositions contenues dans le règlement départemental d’aide sociale

Il a pour objectifs de définir d’une part les droits et obligations des personnes accueillies
et d’autre part les modalités de fonctionnement du service d’aide à domicile du CIAS du Sud
Minervois.

Le règlement de fonctionnement contribue à améliorer la vie au sein du service. Ce

document vient en complément des autres documents intéressant le fonctionnement du
service d’aide à domicile, à savoir :
Le livret d’accueil
La charte des droits et libertés de la personne accueillie
Le projet de service
Le règlement intérieur

Le règlement de fonctionnement est élaboré sous l’égide de la direction du Centre

Intercommunal d’Action Sociale (CIAS) en concertation avec les élus et l’ensemble du
personnel. Il a été soumis au Conseil d’Administration du CIAS et adopté du Sud Minervois le
20 mars 2018.

Ce règlement de fonctionnement est remis à chaque bénéficiaire ou à son représentant

légal avec le livret d’accueil et le contrat individuel de prise en charge (DIPC). Il reste à la
disposition de tous et est affiché dans les locaux du service.

Le règlement de fonctionnement est également remis à chaque membre du personnel

et à toute personne mandatée par le service dans le cadre de la prise en charge d’un
bénéficiaire.

Le présent règlement de fonctionnement est révisé chaque fois que nécessaire (modification
de la règlementation, besoins ponctuels…) et au moins une fois tous les 5 ans. Les
modifications font l’objet d’avenants conclus dans les mêmes conditions que le règlement
initial. Les usagers ou leurs représentants légaux sont informés de celles-ci aussi rapidement
que possible.

L’équipe administrative est à votre disposition pour vous en faciliter la compréhension le cas
échéant.

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LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE

Le Service d’Aide à Domicile est géré par le Centre Intercommunal d’Action Sociale du Sud
Minervois, 1 route de Mirepeïsset, 11120 GINESTAS.
Le CIAS est un établissement public administratif créé par délibération n° 2011-01 du Syndicat
à Vocation Unique du Sud Minervois le 1er janvier 2011. Il bénéficie d’une autorisation délivrée
par le Conseil Départemental le 12 février 2008 à faire fonctionner un Service d’Aide à
Domicile.
Le CIAS est administré par un Conseil d’Administration présidé par le Président du SIVU.

Dans la limite des capacités de prise en charge du service, le Service d’Aide à Domicile
intervient auprès des personnes âgées de soixante ans et plus, des personnes en situation de
handicap, ou tout autre personne, nécessitant l’intervention d’une aide à domicile permettant
ainsi :
• De retarder le placement en établissement
• De faciliter le retour à domicile à la suite d’une hospitalisation
• De préserver le plus longtemps possible l’autonomie des personnes âgées ou
handicapées
• D’aider une famille à traverser des difficultés dans leur quotidien et ayant besoin
d’une aide ponctuelle
• D’accompagner une personne atteinte d’une maladie chronique

Article 1er : Ethique institutionnelle

L’action sociale menée par le service d’aide à domicile du CIAS du Sud Minervois tend à
promouvoir l’autonomie, la protection des personnes et la cohésion sociale. Elle vise à garantir
l’exercice de la citoyenneté, à prévenir l’exclusion et à en corriger les effets.

L’accompagnement des bénéficiaires repose sur une évaluation précise des besoins et des
attentes des personnes qui sollicitent le service. Cette évaluation est conduite dans le respect
de la dignité des personnes avec pour objectif, de répondre de façon adaptée aux besoins de
chacun en leur garantissant un accès équitable, conformément à la Charte des droits et
libertés de l’usager.
La charte est affichée dans les locaux du CIAS et remise au moment de son admission à
chaque personne.
Le service d’aide à domicile ne peut intervenir qu’avec le consentement de la personne
bénéficiaire ou de son représentant légal (si ce premier ne peut exprimer sa volonté) sans
aucune discrimination.

Le service d’aide à domicile intervient conformément à l’autorisation et la déclaration conférées

par les autorités de tutelle.

Dans le cadre de la politique de lutte contre la maltraitance et de promotion de la bientraitance,

le service d’aide à domicile est vigilant a tout acte qui pourrait être porté à sa connaissance.
Ainsi, la direction donnera les suites appropriées à tout acte éventuel de maltraitance physique
psychique ou morale, matérielle et financière, de négligence active ou passive dont elle
pourrait avoir connaissance.
Dans l’éventualité de fais de violence à l’encontre de l’usager par le personnel du service, le
ou les agents concernés devront en répondre dans le cadre des procédures disciplinaires et
juridiques prévues par la législation.
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Tout acte de maltraitance du personnel envers l’usager, décelé par l’entourage, doit être
immédiatement signalé par écrit au responsable de secteur.
En application de l’article 15 de la loi n° 98 -468 du 17 juin 1998, le personnel du service
d’aide à domicile est dans l’obligation de signaler au responsable de secteur pour
transmission aux autorités compétentes, les faits soupçonnés ou constatés de maltraitance.

Article 2 : Les missions du service d’aide à domicile

La mission générale du Service d’Aide à Domicile CIAS du Sud Minervois est de permettre
aux familles et aux personnes qui connaissent des difficultés de santé temporaires ou
permanente de mieux vivre chez elles par un soutien adapté.

Pour ce faire, le service d’aide à domicile a pour mission d’aider les personnes âgées et/ou en
situation de handicap dans les gestes de la vie quotidienne par l’intervention d’une aide à
domicile qualifiée tel que visé plus haut.
Les agents interviennent afin de répondre aux besoins et attentes des usagers. Leur objectif
est de favoriser le maintien de l’autonomie à domicile des personnes dans les meilleures
conditions de bien-être, de convivialité, d’hygiène et de sécurité.

Les agents d’intervention, par leur action au quotidien auprès des personnes, favorisent le
maintien du lien social et luttent contre l’isolement.
Les agents sociaux, auxiliaires de vie ou aides à domicile, sont encadrés par un équipe
administrative soucieuse de la qualité des prestations servies. Les agents sont dans une
dynamique d’accompagnement aux gestes de la vie quotidienne, ils doivent « faire avec » la
personne et non systématiquement « à la place de » de la personne.

Article 3 : Le territoire d’intervention

Le service intervient sur les communes membres du CIAS, soit, à ce jour les 11 communes
suivantes : Argeliers, Bize-Minervois, Ginestas, Mailhac, Mirepeisset, Pouzols, Saint-Marcel-
sur-Aude, Saint-Nazaire- d’Aude, Sainte-Valière, Sallèles-d’Aude et Ventenac-en-Minervois.
Ce territoire est susceptible d’évoluer.

Article 4 : Les horaires d’intervention

Le Service d’Aide à Domicile intervient 1 à 4 fois maximum par jour, de 1 à 7 jours par semaine
de 7 à 20 heures.
Les heures d’intervention au domicile peuvent varier en fonction de l’évaluation des besoins
de l’usager effectuée par le service et des impératifs du service.
Le service du week-end étant organisé par roulement, il n’est pas possible d’accorder à
l’usager de choisir son intervenant. Il en est de même lors de l’absence des intervenants bien
que nous nous efforcions de positionner un intervenant ayant déjà intervenu au domicile de
l’usager dans la mesure des impératifs du service.

Le service administratif est situé :

Route de Mirepeisset 11120 GINESTAS, 04-68-46-12-20

Ouvert au public tous les jours de : 9 H 00 à 12 H 00

14 H 00 à 17 H 00

L’accueil téléphonique se fait de : 8 H 30 à 12 H 00

13 H 30 à 17 H 30

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En dehors de ces horaires, un répondeur téléphonique est à disposition des usagers au :
04-68-46-12-20
Les messages sont traités pendant les heures d’ouverture du service.
Durant le week-end, en cas d’urgence, une astreinte téléphonique est assurée, au même
numéro, 04-68-46-12-20
L’agent d’astreinte, peut se mettre en relation téléphonique avec les intervenants et les
usagers uniquement en cas d’urgence liée au maintien de la prestation ne pouvant attendre
l’ouverture des bureaux le lundi.

Article 5 : Organigramme du Service d’Aide à Domicile

Président du CIAS du Sud

Minervois

Commission gérontologie

3 Vice-Présidents

Lionel ROESCH
Directeur général
Péguy TANGHE-BESNART
Sylvie JODARD des services
Agent d’accueil Agent paie
/compta/facturation
Virginie MATTIUZZI
Responsable du Service Karine TESNIERE
d’Aide à Domicile Agent coordination
domicile

Virginie FERRE Céline TORRES Secteur A : Bize-Minervois,

Responsable des secteurs
A et B*
Intervenantes à domicile
Responsable des secteurs
C et D*
Intervenantes à domicile
Mailhac, Pouzols- minervois
Secteur B : Ginestas, Argeliers,
Mirepeïsset
Secteur C : Ste Valière, Ventenac
en Minervois, St Nazaire d’Aude
Secteur D : St Marcel sur Aude,
Sallèles d’Aude

Vos interlocuteurs :

Les responsables de secteur coordonnent l’ensemble des interventions au domicile et sont

garantes de la qualité des prestations. Elles évaluent vos besoins à l’admission puis en continu
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par des visites à votre domicile. Elles assurent la gestion des interventions, elles encadrent et
animent les équipes. Elles sont vos interlocuteurs pour toutes difficultés rencontrées et se
tiennent à votre disposition si vous avez des remarques à formuler pour améliorer le service.

L’aide à domicile est un(e) professionnel(le) diplômé(e) ou possédant une expérience

professionnelle significative nécessaire à la fonction. Il (elle) effectue, sous la responsabilité
du responsable de secteur, des tâches matérielles en lien avec les actes de la vie quotidienne
et/ou un accompagnement aux actes essentiels de la vie quotidienne. Il (elle) effectue aussi
un accompagnement moral et social selon vos besoins et/ou votre projet personnalisé. Il (elle)
intervient dans le respect des règles professionnelles et suivant les protocoles de bonnes
pratiques professionnelles.

L’agent d’accueil, agent des services généraux du CIAS, est votre premier interlocuteur
téléphonique, elle est chargée de transmettre vos appels aux responsables de secteur. Elle
collabore avec l’ensemble des intervenants à domicile.

L’agent paie /compta / facturation assure la facturation de toutes les activités liées au
Service d’Aide à Domicile. Elle est disponible pour répondre à toutes vos demandes relatives
à la facturation. Elle est aussi en charge de l’élaboration des payes des agents.

L’agent de coordination au domicile est en charge de la qualité du service à domicile, pour

ce faire elle est amenée à effectuer des visites à domicile.

La responsable du service coordonne et anime le service. Elle est chargée de la mise en

œuvre de la démarche qualité. Son action se situe au second niveau d’intervention, elle sera
sollicitée en cas de litige grave ou en cas de situation de maltraitance.

Le directeur dirige la collectivité et tous les services : Petite Enfance, Enfance-jeunesse,

Service d’Aide à Domicile, services administratifs et services techniques. Il supervise l’EHPAD
La roque à Sallèles-d’Aude.

Article 6 : Organisation du service

Pour bénéficier de l’intervention d’une aide à domicile, il est nécessaire de constituer un

dossier administratif qui peut varier selon l’état de dépendance et les ressources de la
personne.
Une évaluation complémentaire prenant en compte les besoins et attentes de l’usager, les
conditions de réalisation et les capacités de prise en charge est effectuée au domicile lors de
l’élaboration du dossier pour une première demande ou d’un renouvellement. L’admission ne
sera prononcée qu’après cette évaluation.

Si vous remplissez les conditions pour pouvoir bénéficier d’une participation du Conseil
Départemental de l’Aude, d’une caisse de retraite ou d’une complémentaire santé, un
responsable de secteur vous accompagnera pour constituer le dossier de prise en charge.
Certains Centres Communaux d’Action Sociale (CCAS) des communes du territoire proposent
cette prestation, c’est pourquoi nous vous conseillons de vous rapprocher de votre commune
avant toute démarche administrative.

Le responsable de secteur sera en charge du suivi administratif de votre dossier.

Dès réception de la notification de décision de l’organisme prescripteur, vous devrez nous en

faire parvenir une copie afin que nous puissions organiser les prestations.

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Les horaires d’intervention seront planifiés en fonction du plan d’aide, de votre projet
personnalisé et des possibilités d’intervention du service. Le planning de ces interventions
vous sera remis chaque fin de mois pour le mois suivant.
Les dimanches et jours fériés, seuls les actes essentiels de la vie sont assurés par nos
services.
Selon vos besoins et le nombre d’heures d’intervention, plusieurs aides à domicile peuvent
être amenées à intervenir à votre domicile.

Un document individuel de prise en charge (DIPC) est établi entre le bénéficiaire et le service.
Il est remis au bénéficiaire dans le mois suivant la mise en place de la prestation. Il définit les
droits et obligations du service d’aide et d’accompagnement à domicile et de la personne
accueillie. Il fixe les objectifs d’accompagnement et les modalités de mise en œuvre. Ce
document pourra être réactualisé, toute modification vaudra avenant.
Le livret d’accueil et le règlement de fonctionnement du service vous sont remis, vous êtes
invités à en prendre connaissance, les conserver et en respecter les clauses.

Un projet personnalisé est élaboré pour chaque bénéficiaire. Il permet d’identifier les besoins
prioritaires et les particularités de l’accompagnement grâce à la réalisation d’un recueil de
données approfondi. Des objectifs d’accompagnement et un plan d’action seront posés suite
à sa réalisation. Il est archivé dans le dossier du bénéficiaire. Une fiche de mission reprenant
les principaux items nécessaires à l’accompagnement sera élaborée et classée dans le
classeur de liaison laissé au domicile. (Voir article 10 page 11)
Un suivi régulier, assuré par les responsables de secteur, permet de réévaluer le plan d’aide,
d’adapter les prestations et d’en contrôler la qualité.

Le renouvellement de la prestation est soumis à autorisation de l’organisme financeur et fera

l’objet en cas de modification de la prise en charge d’un avenant du DIPC.

Le Service d’Aide à Domicile ne peut se substituer aux autres intervenants à domicile, ni à la

famille. Chacun est un maillon de la chaîne permettant le maintien à domicile, ainsi chacun se
doit de respecter de ses engagements afin d’assurer la qualité de coordination et de
l’accompagnement.

Le service est engagé dans une démarche continue d’amélioration de la qualité. A ce titre, les
usagers sont invités à exprimer leur avis sur des questions portant sur l’organisation du service
et la prise en charge à travers notamment d’une enquête de satisfaction réalisée annuellement.
Le service reste disponible pour toute demande que le bénéficiaire pourrait formuler tout au
long de son accompagnement.

DROITS DU BENEFICIAIRE

Le bénéficiaire a le droit (Art. L.311 - 3 du Code de l’Action Sociale et des Familles) :

• Au respect de sa dignité, de son intégrité, de sa vie privée, de son intimité et de sa
sécurité.
• Au respect du culte religieux
• Au libre choix entre prestations adaptées :
o Dans le cadre d’un maintien à domicile
o Dans le cadre d’une admission dans un établissement spécialisé
• A une prise en charge individuelle de qualité :
o Favorisant son autonomie
o Adaptée à son âge
o Respectant son consentement
• A la confidentialité des informations le concernant
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 • A l’accès à toute information concernant sa prise en charge
• A une information sur ses droits et aux recours possibles dans le cadre de la prestation
• A une participation directe à la conception et à la mise en œuvre de son projet de vie
dans le cadre du document individuel de prise en charge (DIPC)

LE ROLE DE L’AIDE A DOMICILE

Article 7 : Les tâches de l’aide à domicile

• Aide aux actes courants de la vie quotidienne
• Aide à l’entretien du cadre de vie :
o Assurer l’entretien des pièces à l’usage personnel du bénéficiaire, le ménage
courant : réfection du lit, sol, sanitaires, vitres, lessives, repassage, pliage et
rangement dans les placards, vaisselle, arrosage des plantes vertes.
o Participer au rangement des armoires et à l’aménagement du lieu de vie.
o Participer à l’alimentation des animaux domestiques à condition que la
personne aidée ou son entourage ne soit pas en capacité de le faire et que la
sécurité de l’agent ne soit pas mise en danger.

• Aide à la personne : favoriser le lien social et soutenir aux activités intellectuelles :

o Echanges, aide aux déplacements, promenades, rendez-vous divers, visites
chez le médecin ou aux amis, activités de lecture, de jeux de mémoire,
élaboration de recettes…
o Aider aux démarches administratives, à la correspondance

• Aide aux courses :

o Les courses seront effectuées au plus près du domicile en prenant soin de les
grouper dans un souci d’efficacité. L’aide à domicile tiendra compte du budget
du bénéficiaire et des quantités demandées et/ou nécessaires. L’agent ne peut
accepter d’autre moyen de paiement que les espèces (ni chèque, ni carte
bancaire). Les modalités d’utilisation d’argent en espèces seront mentionnées
dans le DIPC. Dans tous les cas, l’agent devra ramener le ticket de caisse ou
la facture du fournisseur et vous restituer la monnaie.
o Le temps consacré aux courses est du temps de travail et non du temps
personnel de l’agent. Une indemnité kilométrique vous sera facturée chaque fin
de mois selon un tarif fixé par délibération. (0.30 €/km)
Après chaque intervention, le bénéficiaire doit vérifier et signer une feuille de
déplacement spécifique, récapitulant les kilomètres parcourus. Elle servira de
base au calcul de l’indemnité kilométrique.
o L’aide à domicile est assurée par le service pour transporter un bénéficiaire
dans son véhicule personnel. Si le bénéficiaire souhaite être transporté dans
son véhicule personnel, ce dernier devra fournir une attestation d’assurance. Si
le bénéficiaire souhaite que l’agent conduise son véhicule, il devra fournir une
attestation d’assurance stipulant que l’assurance n’est pas souscrite en
conduite exclusive.

• Aide à l’alimentation :
o Réchauffer les plats préparés
o Nettoyer le réfrigérateur périodiquement
o Vérifier les dates de péremption des denrées dans le réfrigérateur et dans les
placards

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 • Aide aux actes essentiels de la vie quotidienne

• Aide à la toilette :
o L’aide à domicile ne réalise aucun soin à caractère médical, cela relève des
missions de l’aide-soignant(e) ou de l’infirmier(e)
o L’aide à domicile est habilitée à exécuter des soins d’hygiène et de confort,
toilette au lavabo, toilette au lit, change. Elle peut également s’associer à un
infirmier (e) à domicile ou à une équipe de soins pour collaborer à une toilette
médicalisée. Le matériel nécessaire devra être mis à disposition de l’agent.
o L’aide à domicile ne peut en aucun cas réaliser de soins de pédicurie. Seuls les
pédicures sont habilitées à effectuer ces soins.

• Aide aux transferts :

o Participer aux transferts de la personne du lit au fauteuil et inversement. L’agent
a reçu une formation afin d’utiliser le matériel de transfert, verticalisateur,
disque de transfert et lève-malade.

• Aide aux repas :

o Réaliser avec la personne des menus et des repas, en s’assurant du respect
du régime alimentaire. Le bénéficiaire et/ou son représentant légal veillera à ce
que les denrées soient mises à disposition en quantité nécessaire.
o Aider à la prise des repas

• Aide à la prise des médicaments :

o Veiller à la prise correcte des médicaments lorsqu’ils sont préparés dans le
pilulier, lorsque cette prise est laissée à l’initiative du bénéficiaire par le médecin
prescripteur et à la condition que cette prise ne présente pas de difficultés
particulières ni ne nécessite un apprentissage. Les séances d’aérosols, les
collyres et les traitements en gouttes et les traitements neuro/psychiatriques ne
doivent pas être administrés par l’aide à domicile.

• Aide au maintien de l’autonomie :

o Aider au repérage spatio-temporel
o Stimuler, motiver, encourager aux relations sociales
o Optimiser l’accessibilité au sein du domicile
o Aider aux activités de loisirs, faire la lecture, entretenir la mémoire

Pour l’entretien du domicile, il est nécessaire que le bénéficiaire

mette à disposition de l’agent du matériel en bon état de
fonctionnement et les produits d’entretien courants suivants :
Chiffons, éponges ou lavettes, balai, pelle, aspirateur (tapis, moquettes), balai
brosse et serpillière, seau, eau (chaude et/ou froide), produits pour le sol,
dégraissant, produit vaisselle, et vitres, lessive, gants ménagers…

Article 8 : Ce que le bénéficiaire ne peut pas demander à l’aide à domicile

• Réalisation de gros travaux : nettoyage de cave, de grenier ou de garage, lessivage

des murs, plafonds, volets, décapage de planchers, pose de carrelage, travaux en
hauteur. Il est interdit d’utiliser les échelles, escabeaux et marche pieds comme poste
de travail.
• Travaux de peinture ou de tapisserie
• Déplacement de mobilier ou d’objets lourds (ex : armoire, etc…)
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 • Déménagement
• Travaux de jardinage
• Etre au service de vos invités ou de tout autre membre de la famille séjournant chez
vous
• Intervenir personnellement ou prendre partie dans vos conflits personnels ou avec
votre entourage.
• Etre exposée à des animaux dangereux, en état d’incurie ou non vaccinés à votre
domicile.

Article 9 : Ce que l’aide à domicile ne doit pas faire dans le cadre de son
intervention

• Utiliser à la place de l’usager une carte bleue ou un chèque en blanc remis à l’aide à
domicile pour faire les courses
• Accepter de l’argent, des valeurs ou des objets en dépôt, solliciter un emprunt, une
donation
• Avoir une procuration du bénéficiaire sur ses comptes en banque
• Accepter une somme d’argent en contrepartie de son travail car l’aide à domicile st
salariée de la collectivité qui l’emploie.
• Acheter ou vendre au bénéficiaire un quelconque bien mobilier ou immobilier
• Rapporter chez le bénéficiaire de grande quantité de boissons alcoolisées
• Fumer chez le bénéficiaire ou prendre des poses à cet effet
• Entretenir des conversations d’ordre privé pendant l’intervention y compris avec son
propre téléphone
• Utiliser son téléphone portable
• Amener un enfant, toute autre personne ou un animal sur son lieu de travail
• Apporter du linge du bénéficiaire à son domicile pour le nettoyer ou le repasser

L’ORGANISATION DE L’INTERVENTION

Selon le plan d’aide et les disponibilités des agents du service, le responsable de secteur
choisit l’aide à domicile qui interviendra au domicile du bénéficiaire. Aucune discrimination de
quelque nature que ce soit (sexe, âge, religion, race, etc…) ne sera acceptée par le service.
En aucune façon l’agent ne doit être considéré comme une femme de ménage ou une dame
de compagnie, mais comme un professionnel extérieur de l’aide à domicile.

La mise en place de l’intervention fait l’objet d’un document individuel de prise en charge
(DIPC) entre le bénéficiaire et le CIAS du sud minervois.

Il définit les droits et obligations du service d’aide et d’accompagnement à domicile et de la

personne accueillie. Il fixe les objectifs d’accompagnement et les modalités de mise en œuvre
dans le respect des principes déontologiques et éthiques, des recommandations de pratiques
professionnelles et du projet de service.
La participation de la personne admise ou si nécessaire de son représentant légal est
obligatoirement requise pour l’établissement du document individuel de prise en charge sous
peine de nullité.

Lorsque les besoins d’aide et d’accompagnement sont importants, il est possible de faire
intervenir plusieurs agents. Des remplaçants seront également proposés pendant les périodes
d’absence (arrêts maladie, congés…) de vos intervenants habituels. Afin d’assurer la

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continuité de l’accompagnement des outils seront mis en place, notamment le cahier de liaison
qui est laissé au domicile du bénéficiaire.
En cas de logement dégradé, infesté par des parasites et/ou indécent, la prestation d’aide à
domicile débute lorsque le logement a fait l’objet au préalable d’un traitement adapté par une
entreprise spécialisée. Les frais seront à la charge du bénéficiaire.

Article 10 : Le cahier de liaison

Construit conjointement avec le Conseil Départemental, il doit obligatoirement être mis en

place chez chaque bénéficiaire dès la première intervention pour faciliter la coordination entre
l’ensemble des intervenants du domicile (Infirmier (e), Médecin, kinésithérapeute…), maintenir
un lien fort avec la famille de ma personne accompagnée et assurer un suivi de qualité.
Ce cahier est un véritable outil de travail, il doit rester à la disposition des agents qui
consigneront les informations importantes à communiquer aux collègues de travail, aux
intervenants médicaux et paramédicaux, à la famille. Ces informations peuvent concerner
l’intervention elle-même, ou l’état de santé de la personne accompagnée. Ce cahier facilite la
communication entre les intervenants, favorise la traçabilité du travail effectué et l’optimisation
du rôle des intervenants impliqué dans le maintien à domicile de l’usager.

Article 11 : Les temps d’intervention

L’aide à domicile a un temps d’intervention défini selon le plan d’aide et en accord avec le
DIPC. Le nombre d’interventions par semaine et les horaires sont étudiées d’un commun
accord entre le bénéficiaire et le responsable de secteur selon les priorités définies lors de
l’élaboration du projet personnalisé (aide à la toilette, aide aux repas, courses, aide aux tâches
ménagères…) et les possibilités du service.
Les créneaux horaires de 7 h à 13 h sont prioritairement attribués aux personnes ayant besoin
d’un accompagnement aux gestes essentiels de la vie quotidienne (lever, aide à la toilette,
aide aux repas).

Le planning élaboré avec votre accord doit être respecté, il ne peut en aucun être modifié sans
l’accord préalable du responsable de secteur. Le responsable de secteur peut procéder à des
aménagements d’horaires selon vos besoins, en fonction des contraintes du service ou en
fonction des disponibilités des agents.
L’aide à domicile ne peut changer ses horaires d’intervention même avec votre accord, le
planning d’intervention a été élaboré selon vos besoins et attentes.
Si les horaires d’intervention ne conviennent plus, une demande de modification devra être
faite auprès du responsable de secteur qui mettra tout en œuvre pour rechercher une
possibilité horaire plus proche de vos attentes et en adéquation avec les possibilités du
service.

La durée d’une intervention doit être d’une heure au minimum sauf dans le cas où vos besoins
nécessitent un ou plusieurs passages quotidiens d’une demi-heure (repas, aide au lever, aide
au coucher…).

Il est recommandé de veiller à ne pas dépasser le nombre d’heures prévues par le plan d’aide.
En effet, tout dépassement d’heure dans le cadre de la prise en charge mensuelle, vous sera
facturé au taux plein en vigueur au 1er janvier de chaque année.
La présence, le plus souvent possible, de la famille et des proches est une des conditions
fondamentales du maintien à domicile de l’usager. La famille doit continuer à remplir ses
obligations d’assistance aux personnes dépendantes.
Pendant la durée de la prise en charge, l’information et la communication entre la famille et le
service d’aide à domicile, dans le respect de la volonté de l’usager, doit s’instaurer afin

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d’assurer au mieux leur complémentarité dans un climat de confiance mutuelle. Lors de son
intervention au domicile, l’intervenant doit répondre aux besoins et attentes du bénéficiaire
conformément au plan d’aide établi, tout en restant à l’écoute de la famille.

La nomination d’un référent parmi les représentants de la famille ou des proches est vivement
souhaitée.

Toute modification des coordonnées de la famille ou des personnes à prévenir est à signaler
au service dans les plus brefs délais.

Article 12 : ASAPRO

Le Conseil Départemental de l’Aude a choisi un système de télégestion pour le suivi des

heures effectuées dans le cadre des prestations qu’il délivre.
Ce système, ASAPRO, est utilisé pour tous les bénéficiaires du SAD.
C’est pourquoi, il vous est demandé d’autoriser l’intervenante à domicile à utiliser votre
téléphone fixe pour appeler le numéro vert (communication gratuite pour vous) du centre de
télégestion chargé d’enregistrer ses heures d’arrivée et de départ.

Article 13 : Les feuilles de vacation

En l’absence de Domiphone, une feuille de vacation permet de vérifier les heures de présence
de l’aide à domicile et d’établir la facturation mensuelle. Cette feuille comporte le nom et le
prénom du bénéficiaire ainsi que les heures prévues d’intervention.
Ce document est important, il doit être présenté au bénéficiaire et signé à chaque fin
d’intervention après son contrôle. Elle sera contre-signée par l’agent. En aucun cas, le
bénéficiaire ne signera une feuille vierge.

Article 14 : Les clefs

De manière générale, le service d’aide à domicile ne doit pas se voir confier un double des
clefs d’accès au logement des bénéficiaires. Cependant, dans certains cas, il est nécessaire
que l’aide à domicile possède un double des clefs, il conviendra que le bénéficiaire se
rapproche du responsable de secteur afin de trouver la solution la plus adaptée. Dès lors, la
personne voulant confier ses clefs au service engage sa responsabilité personnelle par la
signature d’un document de décharge de responsabilité pour le service d’aide à domicile.

Article 15 : Protection de la santé et de la sécurité des agents au travail

Le CIAS du sud Minervois fournit les équipements nécessaires (blouses de travail, gants à
usage unique…) à la protection individuelle des agents durant leur temps de travail.
Le CIAS a, au sein de son équipe, un assistant de prévention formé afin d’identifier les facteurs
de risques au travail auxquels les agents pourraient être confrontés, et de proposer des
solutions.
L’assistant de prévention pourrait être amené selon les cas à se déplacer à votre domicile afin
de conseiller un agent.

Le bénéficiaire doit s’assurer que les équipements sont en état de fonctionnement et qu’ils ne
sont pas potentiellement dangereux (fils électriques dénudés, prises mal fixées…).
L’utilisation prolongée d’agents chimiques toxiques (décapant pour le four, ammoniaque,
insecticide …) est prohibée. De même, veiller à n’effectuer aucun mélange de produits et les
laisser dans leur emballage d’origine.

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Le bénéficiaire doit éviter de faire supporter un tabagisme passif, nuisible pour la santé et faire
usage de produits illicites en présence de l’aide à domicile.

À tout moment de la prise en charge, il pourra être préconisé par les responsables de secteur
la mise en place de matériel de manutention (lève-malade, disque de transfert, verticalisateur,
déambulateur…) adapté à la situation. Ce matériel sert à mobiliser la personne en toute
sécurité pour elle et pour les agents.
Les responsables de secteur peuvent renseigner les bénéficiaires à ce sujet. Certains
aménagements peuvent faire l’objet d’une prise en charge par les organismes d’assurance
maladie.

Afin de garantir la sécurité des agents, dans certaines situations, il pourra être demandé aux
personnes propriétaires d’animaux domestiques de les isoler durant le temps de l’intervention.
Les propriétaires s’engagent à prendre toutes les précautions nécessaires afin d’éviter un
éventuel accident qui pourrait engager leur responsabilité.

Il n’est pas permis de contacter un agent par téléphone ou par mail, ceci afin de respecter sa
vie privée. Pour toute demande relative à une intervention, les responsables de secteur sont
à la disposition du bénéficiaire et/ou de son représentant légal. En dehors des horaires
d’ouverture, il est possible de laisser un message sur le répondeur du service. Le week-end
les appels sont transférés sur le téléphone d’astreinte au 04-68-46-12-20.

La personne aidée est tenue de respecter l’intégrité de l’agent intervenant à son domicile.
Aucun jugement de valeur sur son physique, sa religion, son mode de vie … ne devra être
porté sur un agent sous peine de résiliation du document individuel de prise en charge (DIPC).
En qualité d’employeur seul le CIAS du Sud Minervois est habilité à mettre en œuvre le droit
disciplinaire à l’encontre d’un agent.

Le bénéficiaire doit veiller à recevoir l’agent dans une tenue décente et appropriée.

La réalisation des interventions nécessite un climat de sérénité, de respect et de confiance

mutuels. Tout acte de violence (attouchement, harcèlement, propos déplacés…) ou de mise
en danger perpétré sur un des membres du personnel du service entraîne la suspension
immédiate de la prise en charge ainsi que des procédures judiciaires.

Article 16 : L’assurance

Le CIAS souscrit une assurance responsabilité civile qui couvre l’activité des agents au
domicile des bénéficiaires et qui pourrait permettre de vous dédommager.

En cas de dommages occasionnés par un agent au domicile du bénéficiaire, le responsable

de secteur doit être informé au plus vite par la transmission d’une déclaration de sinistre écrite,
datée et signée, précisant l’heure de survenue du sinistre et le déroulement des faits.

Article 17 : Le secret professionnel

Pour le respect de vos droits, les agents du CIAS du Sud Minervois sont soumis au secret
professionnel et sont tenus au devoir de réserve concernant les faits, informations ou
documents concernant l’usager dont ils auraient pu avoir connaissance dans l’exercice de leur
fonction.

Ces règles s’imposent aux stagiaires et à toute personne intervenant dans la structure.
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Article 18 : L’accueil des stagiaires

Le CIAS du Sud Minervois participe activement à la formation des stagiaires, futurs

professionnels de l’aide à domicile. L’intervenante peut être tutrice d’un stagiaire qui observe
et participe à l’organisation et au fonctionnement mis en place au domicile.
Les stagiaires sont soumis aux mêmes obligations professionnelles que les agents.

Article 19 : Absence du bénéficiaire

Pendant la période de prise en charge, l’usager (ou son entourage) est tenu d’informer le
service de ses absences.
En cas d’absence du bénéficiaire pour motifs divers ou une hospitalisation programmée, le
responsable de secteur doit être informé au minimum 8 jours avant.
En cas d’urgence, le service doit être prévenu au plus tôt afin d’éviter un déplacement inutile
au l’agent.

Le bénéficiaire ou son représentant légal préviendra le responsable de secteur de son retour

au moins 8 jours à l’avance afin que les interventions puissent être remises en place dans les
meilleures conditions. Une dérogation sera accordée pour les retours d’hospitalisation qui sont
parfois peu prévisibles et les évènements familiaux graves.

En cas d’absence imprévue, l’usager veillera à joindre le service (téléphone ou e-mail) ou à

laisser un message sur le répondeur.
Le temps de l’aide à domicile est précieux, le bénéficiaire veillera à être présent aux heures
d’intervention prévues afin d’éviter tout déplacement inutile. De plus, aucune prestation ne
pourra se dérouler en cas d’absence du bénéficiaire.

En effet, toute absence injustifiée, suscite de l’inquiétude. Si le service n’a pas été informé de
l’absence du bénéficiaire, une procédure est mise en place :
• L’agent prévient le service immédiatement
• Le responsable de secteur contacte la famille ou tout autre personne identifiée comme
personne à prévenir en cas d’urgence
• Le cas échéant, une mise en communication avec l’usager via le système de
télésurveillance et selon les procédures en vigueur pourra être sollicitée
• La mairie est prévenue et mandate l’agent de police municipal pour se rendre au
domicile
• Le service se rapproche de l’hôpital et la clinique de la ville de Narbonne et l’hôpital
de Lézignan afin de s’assurer que la personne n’a pas été hospitalisée en urgence
• En cas d’échec de ces prises de contact ou de non réponse, le service demandera
l’intervention des pompiers. Dans ce cas, le CIAS ne pourra être tenu pour
responsable des dégradations causées (porte, serrure, fenêtres). Les frais matériels
seront à la charge du bénéficiaire.

En cas d’absence non justifiée, de refus de recevoir l’aide à domicile ou de

demande de départ anticipé après que l’agent ait pris son service, les heures
seront facturées au taux plein en vigueur, au bénéficiaire, sans participation
de l’organisme finançant la prise en charge

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Article 20 : Absence de l’aide à domicile

En cas d’absence de l’aide à domicile, le service contacte le bénéficiaire et propose un

remplacement. La proposition de remplacement ne s’effectuera pas obligatoirement aux
mêmes heures et aux mêmes jours, mais selon la disponibilité des agents remplaçants.

En fonction des conditions climatiques qui pourraient mettre en danger la sécurité des agents,
certaines interventions pourraient être décalées voire annulées, en cas de conditions difficiles.

Article 21 : Les conditions de facturation

La facture des prestations est adressée mensuellement à chaque bénéficiaire et doit être
acquittée auprès de la Trésorerie de Narbonne Agglomération, 4 avenue du maréchal Juin,
CS 50811,11 785 Narbonne, par chèque ou CESU (chèques emploi service universel)
préfinancés par les organismes de retraite ou par espèces.
La facturation est établie au moyen des feuilles de vacation qui doivent être ramenées au
service au plus tard le 3 de chaque mois et des feuilles de déplacement.

FIN DE LA PRESTATION
L’intervention de l’aide à domicile s’arrête à la date d’échéance de la prise en charge ou en
cas de :
• Prise en charge non servie pendant 3 mois sans nouvelles du bénéficiaire ou de son
entourage
• Déménagement en dehors du territoire de l’intercommunalité.
• Etat de santé (hors hospitalisation) ne permettant plus le maintien à domicile, entrée
en EHPAD
• Non-respect des termes du document individuel de prise en charge (DIPC), du
règlement de fonctionnement (un préavis de 30 jours est accordé après notification
sauf cas d’urgence visé à l’article 15)
• Décès de la personne

L’interruption de l’accompagnement peut être à l’initiative du bénéficiaire ou de son

représentant légal dans ce cas une notification par lettre recommandée doit être effectuée
auprès du service moyennant un préavis de 30 jours.

En cas de rejet de l’organisme financeur d’une première demande ou d’un renouvellement, les
heures effectuées sont facturées au bénéficiaire au taux plein en vigueur.

INFORMATIONS RELATIVES AU BENEFICIAIRE

Les informations recueillies pour la constitution de votre dossier font l’objet d’un traitement
informatique et sont destinées au service d’aide à domicile et à l’organisme financeur.
Conformément à la loi n° 2004 - 801 du 6 août 2004 « informatique et libertés », le bénéficiaire
a un droit d’accès et de rectification des données informatisées le concernant, par
l’intermédiaire de personnes physiques ou morales ou autorités habilitées. Le bénéficiaire peut
exercer ce droit en se rendant au CIAS, 1 route de Mirepeïsset, 111120 GINESTAS.
Les données médicales partagées entre professionnels sont protégées par le secret médical.
Le bénéficiaire peut refuser par écrit ce partage d’information le concernant.

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SITUATIONS EXCEPTIONNELLES

Dans le cas du déclenchement par le gouvernement du plan canicule ou du plan grand froid,
le service assure la transmission de l’information afin de contribuer à la mise en sécurité des
bénéficiaires.

AUTRES PRESTATIONS LIEES AU SERVICE D’AIDE A DOMICILE

L’action du Service d’Aide à Domicile se limite aux prestations d’aide courante d’aide à
domicile (services ménagers, accompagnement de la personne, garde à domicile).

D’autres prestations sont proposées :

• Le service de petits travaux de bricolage et de petit jardinage par le CIAS du

Sud Minervois : 04.68.46.12.20
• Le portage de repas par le SIVOM Narbonne Rural : 04.68.45.30.02
• La télé-sécurité par le Conseil Départemental : 04.68.11.68.11

A ………………………………………. A Ginestas,

Le…………………………………… Le……………………..

Signature du bénéficiaire ou Le Président

de son représentant légal
précédé de la mention « lu et approuvé »

Christian LAPALU

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