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Module 8
Portefeuille de projets
Source d’inspiration
• PMI – Guide du corpus des connaissances en management de projet (guide PMBOK®) 2010
• PMI - The standard for portfolio management, deuxième édition 2008
• Wikipédia – http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_portefeuille_de_projets
• WIDEMAN, R. Max, A Management Framework for Project, Program and Portfolio Integration
• Cooper, Robert G.; Scott J. Edgett, and Elko J. Kleinschmidt (1998). Portfolio Management for New Products
Objectif
• Décrire les éléments déclencheurs qui ont mené à la création de la
gestion de portefeuille de projets
• Présenter la nomenclature fonctionnelle
• Explorer les facteurs qui influencent la gestion de portefeuille de projets
• Détailler le processus gestion de portefeuille de projets
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Éléments déclencheurs de la gestion de portefeuille
Pourquoi et à quel
moment doit-on
mettre le feu aux
poudres?
www.pixabay.com
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Éléments déclencheurs de la gestion de portefeuille
La nécessité de mettre en place une gestion de portefeuille de projets internes
optimisée est la conséquence de :
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Évolution vers la nécessité d’un
processus efficace de gestion de portefeuille
Y
• X initiatives
Initiative • Y = budget disponible Approuve Réalise Suivi
X
Y Réalisation d’un
+1 prog. de travail
Initiative • X + 1 initiatives
• Y > budget Remplace
X disponible Sélectionne ou Approuve Réalise Suivi
Y • X - 1 initiatives
-1 Reporte
• Y < budget
Initiative disponible X : initiatives
X Y : coût
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Interrelations – Projet, programme et portefeuille
• Projets
• Programmes
• Portefeuilles de projets
• Portefeuilles divisionnaires
• Portefeuille d’entreprise
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Interrelations – Projet, programme et portefeuille
Structure fonctionnelle
• Portefeuille divisionnaire ou
d’entreprise lorsqu’il gère les
finances d’autres portefeuilles.
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Interrelations – Projet, programme et portefeuille
Structure fonctionnelle
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Facteurs majeurs
Évolution qui influencent la
temporelle
gestion de
portefeuille de
projets internes et
Budget Gestion des qui rendent leur
d’investissement ressources étude non-linéaire
Maturité du
Environnement
processus
Portefeuille de projets
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Évolution
temporelle
Gestion des
ressources
Budget
d’investissement
Environnement
Maturité du
processus
Directement Indirectement
Portefeuille de projets
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Les facteurs d’influence peuvent impacter directement ou indirectement les
portefeuilles de projets.
Directement
Situations qui visent directement un portefeuille de projets et qui obligent le
réajustement de celui-ci
• Ce genre de situation est la conséquence d’un changement dans l’environnement
interne de l’entreprise tel qu’une décision financière visant à augmenter ou à réduire
le budget d’investissement du portefeuille de projets ou d’une décision stratégique
d’entreprise telle que le transfert d’un domaine de responsabilité d’un portefeuille de
projets à un autre portefeuille de projets
Indirectement
Situations qui ne visent pas directement le portefeuille de projets, mais qui
obligent le réajustement de celui-ci
• Ce genre de situation survient à la suite de changements dans l’environnement
externe de l’entreprise autant que dans l’environnement interne. C’est une
conséquence ou un effet domino qui entraine un ajustement du portefeuille de projets.
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Évolution temporelle
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Évolution temporelle – Durée de vie de l’entreprise
Zénith
Démarrage
«Start up»
Déclin
L’argent est rare L’argent coule à flots L’argent est redevenu rare
Chaque dollar On dépense Bataille pour
investi compte sans compter la survie
«Jeune loup» «Roi de la montagne» «Le lion se meurt»
L’appellation « cycle de vie » d’un processus tient du fait que les activités du
processus sont cycliques, donc qu’elles recommencent à intervalle régulier.
Programme de travail
Jan. Jan. Déc.
Planification Réalisation
(durée variable) (12 mois)
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Cycle de vie du processus – Programme de travail annuel
Planification
Activité de préparation du
programme de travail
(la durée varie selon la grosseur de
l’entreprise ou de la complexité du
portefeuille de projets)
Activité supplémentaire et
différente en début et fin d’année
Activité de gestion des activités
de début et de fin d’année
Réalisation
Activité mensuelle
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Cycle de vie du processus – Programme de travail annuel
Programme de travail
Année 1
Année 2
Programme de travail Programme de travail
en planification en réalisation
Activités superposées au
cours d’une même année du
programme de travail en
planification pour l’année à
venir et celui de l’année Programme de travail
courante en réalisation en planification et réalisation
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Finances – Budget d’investissement
Portefeuilles de projets
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
L’optimisation du budget d’investissement est obtenue par le processus de
gestion du programme de travail.
La gestion du programme de travail implique la sélection et le maintien des
projets ayant le maximum de valeur pour l’entreprise. La sélection et le
maintien des meilleurs projets ne se limitent pas à l’augmentation de la valeur.
En tout temps, les projets doivent être arrimés aux orientations de l’entreprise
(VMOT — Vision, Missions, Objectifs et Tactiques).
Le choix des projets ne se fait pas uniquement sur la base de leur valeur
financière. La sélection des projets peut être faite sur la base de valeur
stratégique ou être la conséquence d’une obligation.
• Positionnement concurrentiel
Stratégique (exemple) • Image publique
• Obligation relative à l’industrie
Obligatoire (exemple) • Règlementation gouvernementale
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Ressources – Humaine, équipement, matériaux
Selon les besoins, plusieurs techniques existent pour gérer les ressources.
Dans tous les cas, il faut avoir entre autres choses des informations sur :
• L’expertise des participants (par catégorie et par individu).
• La disponibilité des participants (charge de travail attribuée et potentielle).
• La spécificité des équipements (utilisation/fonction).
• La disponibilité des équipements (horaire d’utilisation retenue et disponible).
• Les matériaux en réserve versus leur achat (réservé/requis par le projet).
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Entreprise
à but lucratif
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Environnement externe qui influence les portefeuilles
Autres facteurs
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Environnement interne qui influence les portefeuilles
Processus de gestion
• Organisationnelle (silo vs intégrée)
• Projet
• Programme
• Portefeuille / portefeuille d’entreprise
Autres facteurs
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Facteurs d’influence sur un
portefeuille de projets internes
Malheureusement
86 % des portefeuilles de projets produisent
25 % moins que leur capacité potentielle
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Processus de gestion de portefeuille de projets internes
La maturité du processus s’associe au facteur temporel et devrait tendre vers
une amélioration continue.
Tout au long de la « durée de vie » de l’entreprise, le processus doit s’adapter
et s’améliorer. Mais malgré cette évolution où les critères de sélection et de
gestion changeront, le « cycle de vie » du processus restera semblable.
Le « cycle de vie » se divise en deux grandes étapes :
• La planification du programme de travail
• La réalisation du programme de travail
Le programme de travail est l’outil qui sert à regrouper la liste des meilleurs
initiatives et projets qui permettront de réaliser les changements dans l’entreprise.
Programme de travail
Jan. Jan. Déc.
Planification Réalisation
(durée variable) (12 mois)
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Processus de gestion d’un portefeuille de projets
Plan Objectifs
Hauts Vision Mission
stratégique stratégiques
dirigeants
Classification Identification
Identification Évaluation Analyse des Mise en
par catégorie Sélection des des risques
des des risques du priorité des
des composants du
composants composants portefeuille composants
composants portefeuille
Gestion du
portefeuille Publication Surveillance Surveillance
Préparation Revue et
Création du des Autorisation et contrôle des
de scénarios communication
portefeuille ajustements des des risques changements
de réponse des
équilibré apportés au composants du de stratégies
aux risques performances
portefeuille portefeuille d’affaires
Fermeture
Gestion des
Gestion des Mesure de la des projets
projets et
projets et performance et des
programmes
programmes programmes
Gestion de
Opérations
l’exploitation
Extrait et traduction libre du PMI
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Du rêve à la réalisation – Vue d’ensemble
Gestion de
portefeuille
Tactiques Les moyens d’y arriver de projets
Rétroaction sur le
processus de gestion de
Vérification portefeuille de projets
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Du rêve à la réalisation – Vue d’ensemble
Vision/missions
Objectifs VMOT
Tactiques
C Initiation
o
n Planification
c Préparation
r
é Gestion de
portefeuille
t Programme
Supervision de projets
i de travail
s
a
t Exécution Réalisation
i
o
n Livraison
Vérification Rétroaction
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Portefeuille – Éléments clés du processus
Vision/missions
Objectifs
Tactiques
1) Travail préliminaire de préparation du programme de travail
2) Réception des demandes à inclure au programme de travail
C Initiation 3) Épuration initiale des demandes
o
1) Création de la liste de référence des composantes du programme de travail
n 2) Validation de la disponibilité et de la distribution des ressources (RH/équipement)
c Préparation 3) Approbation de la liste de référence des composantes du programme de travail
r 4) Publication du programme de travail officiel (liste officielle)
é
1) Validation des besoins avant d’inclure une initiative au programme de travail
t 2) Validation de la disponibilité et de l’attribution des ressources (RH/équipement/matériel)
Supervision
i 3) Approbation des conseils de gouvernance à chaque étape du projet
s 4) Validation de l’évolution budgétaire à chaque prévision de fin d’année (PFA)
a
t Exécution Réalisation des projets du programme de travail (gestion de projet)
i
o
Livraison Produits, services ou résultats
n
Objectifs
Exécution
t
Variations : Rétroaction
• Politique
i
Produits et services
• Marché o
• Compétition n Livraison
• Technologique
• Facteurs économiques Rétroaction sur le processus
• … (amélioration continue)
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Processus de gestion de portefeuille
Rétroaction
Produits et services
Vision/
Objectifs Tactiques Concrétisation
missions
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Processus de gestion de portefeuille
Rétroaction
Initiative
Tactique Initiative
Objectif
Tactique Initiative
Initiative
Initiative
Mission
Tactique Initiative
Objectif
Sélection et classement
Tactique Initiative
Livrables
Épuration initiale
de la liste initiale
Initiative
Initiatives et projets
Liste officielle
Programme
Initiative
de travail
Vision
Tactique Initiative
Objectif
Tactique Initiative
Initiative
Mission
Initiative
Tactique Initiative
Objectif
Tactique Initiative
Initiative
Initiative
Tactique Initiative
Objectif
Tactique Initiative
Initiative
Influences
internes et
Réduites externes Accrues
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Processus de gestion de portefeuille
C Initiation
o
n Les critères d’évaluation, d’analyse et de sélection
c Préparation devraient utiliser la même logique, mais avec des
r spécificités différentes pour les projets internes et
é externes
t
Supervision
i
s
La gestion des projets internes et externes se fait
a
Exécution avec la même rigueur, mais la sévérité d’application
t
des critères utilisés varie
i
o
n Livraison Projet interne → groupes d’exploitation/production
Projet externe → clients externes
Vérification
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Processus – Projets externes et projets internes
Relation entre le processus de gestion de portefeuille
et les projets internes et externes
Vision/missions
Objectifs
Projet Projet
Tactiques
externe interne
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Gestion de la production versus
gestion interne et de support à la production
Vision
Missions Missions
de support à la production
Gestion de la production
Objectifs Objectifs
Gestion interne et
Tactiques Tactiques
Programme Programme
de travail de travail
Livrables Livrables
(projet interne) (projet interne)
Production
(inclus projet externe)
Client externe
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Gestion de la production versus
gestion interne et de support à la production
Vision/missions
Vision
Objectifs
Projet Projet
Tactiques
externe interne
Missions Missions
C Initiation Initiatives clients Initiatives clients
de support à la production
externes internes
Gestion de la production
Objectifs Objectifs o
n
Gestion interne et c Critères externes Critères internes
Tactiques Tactiques Préparation (niveau de sévérité) (niveau de sévérité)
r
é
Programme Programme t Programme
de travail de travail Supervision Contrat de travail
i
s
Livrables Livrables a Gouvernance avec Gouvernance avec
(projet interne) (projet interne) Exécution
t critères externes critères internes
i
o Clients internes
Production n Livraison Clients externes (production)
Client externe
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La gestion de portefeuille de projets
Composantes directement impliquées
dans la gestion de portefeuilles de projets
fe uille d’entrep
te isionnaire ris
or et div
e
e feuille de proj
rt e
Po
ts
ramm
rog
e
Projet
Portefeuille d’entreprise
Portefeuille divisionnaire
Portefeuille de projets
Programme
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La gestion de portefeuille de projets
Gestion et création de la valeur pour l’entreprise
e
avec son plan stratégique
e feuille de proj
rt e
Po
ts
ramm
rog
P
© Jean-Claude Roy 2023, Tous droits réservés GES804 Gestion de portefeuille de projets Diapositive 40
La gestion de portefeuille de projets
Différence fondamentale entre projet/programme et
portefeuille/portefeuille divisionnaire et d’entreprise
fe uille d’entrep
te
or et div
isionnaire ris C’est de faire les bonnes choses
« do the right things »
P
e feuille de proj
e e
rt
Po
ts
ramm
rog
P
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La gestion de portefeuille de projets
Création Gestion
de la valeur de la valeur
pour l’entreprise pour l’entreprise
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La gestion de portefeuille de projets
ou
Se trouver dans une situation de chaos conduisant dans
le meilleur des cas au maintien de l’entreprise, mais plus
probablement à sa déchéance
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Gestion de portefeuille de projets