GES804-A23-M12 (Pt-4 - Alloc. Budgétaire Et PFA) - Étudiant

GES804
Gestion de portefeuille de projets
Module 12
Programme de travail – Partie 4
• Allocation budgétaire
• Prévision de fin d’année (PFA)
Source d’inspiration
▪ Sources multiples
© Jean-Claude Roy 2023, Tous droits réservés Automne 2023

Allocations budgétaires et prévisions de fin d’année (PFA)
Objectifs
• Expliquer les formes générales d’allocation budgétaire
• Expliquer le concept de la prévision de fin d’année (PFA) et les
différences entre :
• la PFA de projets
• la PFA de portefeuille de projets
À la fin de ce module, l’étudiant pourra entre autres choses :

• Décrire les quatre formes générales d’allocation budgétaire
• Allocation budgétaire base zéro
• Allocation budgétaire selon la tendance
• Allocation budgétaire selon une valeur de référence
• Allocation budgétaire pour un besoin particulier
• Décrire les composantes et les méthodes d’analyse d’une prévision de
fin d’année (PFA)
© Jean-Claude Roy 2023 Tous droits réservés GES804 Gestion de portefeuille de projets Diapositive 2
Étapes de gestion du programme de travail
Vision/missions
L’étape de supervision combine :
• validation des besoins (initiatives)
Objectifs
• processus de gouvernance
• allocation budgétaire
Tactiques
Initiation • prévision de fin d’année (PFA)
Préparation Validation des besoins (initiatives)
Gouvernance PFA
Concrétisation Supervision
Exécution
Allocation budgétaire
Livraison
L’étape de supervision est étroitement liée à la
disponibilité du budget d’investissement
(allocation budgétaire).
Budget d’investissement
Le budget d’investissement total de l’entreprise est calculé par le

département des finances. Le budget d’investissement est ensuite morcelé
en plusieurs allocations budgétaires qui sont attribuées à chaque portefeuille
de projets. L’allocation budgétaire du portefeuille de projets est ensuite
attribuée à chaque initiative, projet et programme.
Une des contraintes à prendre en considération lors de la création du

programme de travail est le budget d’investissement (capital et dépense) qui
sera disponible pour la réalisation des initiatives, des projets et des
programmes. Dans le tableau des résultats, la disponibilité du budget est
indiquée par la ligne rouge.
Dans ce module, le budget d’investissement est aussi appelé l’allocation

budgétaire ou simplement l’allocation.
Les allocations sont attribuées et gérées selon la structure organisationnelle

de l’entreprise et les responsabilités de chaque fonction sous la forme d’une
arborescence.
Gestionnaire Budget
des finances d’investissement
Processus de
gouvernance
de budget
Gestionnaire Allocation au Allocation au Allocation au

de portefeuille portefeuille 1 portefeuille 2 portefeuille 3
Processus de
gouvernance
de projets
Gestionnaire Allocation au Allocation au Allocation au

de projet projet 2.1 projet 2.2 projet 2.3
La valeur des allocations budgétaires est calculée selon plusieurs critères.

• Le genre entreprise
• Les stratégies de l’entreprise
• Prudente ou agressive
• La catégorie de portefeuille de projets
• Maintenance/entretien, innovation, recherche et développement
• Les besoins particuliers ou ad hoc de l’entreprise
• Réponse à une obligation ou pour une stratégie limitée dans le temps
Malgré les nombreuses variantes de la méthode d’évaluation du montant des

allocations, il est possible de les regrouper en quatre grandes catégories :
• Selon un budget base zéro
• Selon les tendances antérieures
• Selon une valeur de référence de l’année précédente
• Selon un besoin exceptionnel
Allocation selon un budget base zéro
Certaines organisations requièrent de leurs équipes de travail de déterminer

leurs besoins budgétaires à partir de zéro. C’est-à-dire que chaque dépense doit
être expliquée et justifiée. Cette justification est aussi associée aux conséquences de ne
pas faire cette dépense. La somme de ces dépenses représente le budget demandé.
Bien qu’exigeante, cette méthode offre des avantages :

• force les gestionnaires à juger de la nécessité de chaque dépense ;
• plus précise que d’autres méthodes où l’on présume que les besoins sont les
mêmes à chaque cycle budgétaire ;
• permet de rechercher et de découvrir des opportunités qui seraient peut-être
passées inaperçues ;
• évite de toujours demander plus sous prétexte que les besoins sont toujours
plus grands à chaque cycle budgétaire.
En anglais, cette allocation est appelée, « zero base budgeting ».
Allocation selon la tendance
Certains portefeuilles sont composés de projets ou d’activités qui se

continuent ou qui sont récurrents d’année en année.
Exemple
• Chaque année, il faut renouveler un certain nombre de licences pour
l’utilisation de logiciels opérationnels et en acheter de nouvelles pour les
nouveaux utilisateurs.
• Chaque année, il y a un projet de remplacement des accumulateurs (piles
électriques) dans les centraux téléphoniques.
À moins d’une situation exceptionnelle, l’allocation budgétaire annuelle sera presque la

même chaque année.
• Un ajustement est fait en fonction de l’inflation
• Un ajustement est fait lorsqu’il y a eu ajout ou retrait de dépenses par rapport
à l’année précédente
Cette allocation budgétaire est aussi appelée une allocation de base.
En anglais, cette allocation est appelée, «trend allocation» ou «base funding allocation».
Allocation selon une valeur de référence
L’allocation budgétaire à partir d’une valeur de référence se calcule à partir

de la valeur des dépenses prévues ou encourues à un moment précis de
l’année précédente.
• Si le calcul se fait selon la prévision des dépenses, elle coïncide avec les
résultats d’une prévision de fin d’année – PFA. La date où cette valeur de
référence est calculée varie selon la politique du département des finances.
Généralement fait à la mi-année ou à une autre date prédéterminée.
• Si le calcul se fait selon les dépenses encourues, la valeur des dépenses est
habituellement prise en fin d’année. La valeur des dépenses réelles, aussi
appelée les « actuels », est utilisée pour faire les calculs de l’allocation.
Bien que très utilisée, la prudence est de mise dans la gestion de cette méthode de
calcul. Certaines personnes peuvent être tentées de tirer profit de la méthode de
calcul en faisant une sur dépense avant la date de vérification ou en faisant des
dépenses qui ne seraient pas requises. Cela entraine de mauvaises habitudes de
dépenses et une sous-performance du budget d’investissement. De là l’importance
d’un processus de gouvernance rigoureux.
En anglais, ce genre d’allocation budgétaire est appelée « jump off ».
Allocation sur une base d’exception
Si un besoin particulier survient et qu’il ne cadre pas dans le profil régulier

d’investissement de l’entreprise, il est possible d’obtenir une allocation
budgétaire d’exception.
• L’allocation budgétaire n’est pas calculée à partir d’une valeur précédente
(tendance ou valeur de référence), mais à partir de la valeur estimée des coûts
du besoin exceptionnel.
Cette allocation budgétaire exceptionnelle peut être allouée à un portefeuille

de projets autonome ou elle peut s’ajouter à un portefeuille existant de type
tendance ou de type valeur de référence pour une période prédéterminée.
Ce genre d’allocation est donnée sur une base exceptionnelle et temporaire.

• Elle n’est pas considérée et traitée comme une allocation récurrente, mais
comme une allocation unique.
• Bien que considérée comme une allocation unique, il est possible que cette
allocation soit étalée sur une période de plus d’une année. C’est le cas, par
exemple, pour certains programmes d’amélioration ou de transformation de
l’entreprise.
Variation des allocations budgétaires
Au cours d’une année, les allocations budgétaires peuvent et vont changer.

Ces changements peuvent être négatifs (réduction du budget) ou positifs
(augmentation du budget). Le gestionnaire de portefeuille devra ajuster son
programme de travail selon ces fluctuations.
Les variations de l’allocation budgétaire sont la conséquence de changements

dans l’environnement externe et l’environnement interne de l’entreprise.
Facteurs Facteurs
externes internes
Gestionnaire des finances

(allocation budgétaire)
Gestionnaire de portefeuille
(nouvelle allocation budgétaire)
Facteurs externes
Les facteurs externes englobent l’ensemble des évènements qui se

produisent à l’extérieur de l’entreprise et qui peuvent avoir un impact
économique sur celle-ci. Ces impacts économiques influencent le budget
d’investissement que le groupe des finances mettra à la disponibilité des
gestionnaires de portefeuilles.
• Concurrence commerciale
• Variation du marché
• Valeur du dollar
• Taux d’intérêt
• Autres
Facteurs internes
Les facteurs internes se divisent en deux grandes catégories.

• Gestion de l’entreprise
• Gestion financière
Facteurs internes – Gestion de l’entreprise
Changements dus à la gestion de l’entreprise, tels que :

• Modification de la stratégie d’entreprise
• Ces modifications peuvent s’appliquer à tous les niveaux du VMOT
• Mouvement de personnel
• Arrivée et départ d’individus dans l’organisation
• Changement de structure organisationnelle
• Remaniement des organisations (fusion ou morcellement)
• Politique interne
• Modification aux règles directrices de la mise en place du budget
d’investissement
Leur impact sur le budget d’investissement est de nature indirecte. Le but

premier de ces changements ne vise pas à faire des changements au budget
d’investissement, mais de leur mise en place découlera des modifications dans
l’utilisation ou l’allocation du budget d’investissement.
Facteurs internes – Gestion financière
Les changements dus à des décisions financières se reflètent habituellement

par un équilibrage des allocations budgétaires entre les portefeuilles
Les réductions ou les augmentations plus générales sont habituellement la

conséquence de décisions de gestion de l’entreprise.
Le groupe des finances officialise une hausse ou une baisse au budget

d’investissement lors de l’activité de prévision de fin d’année (PFA).
Une PFA est faite par les gestionnaires de projets et les gestionnaires de
portefeuilles chaque mois, mais selon les préférences de l’entreprise, les
modifications au budget d’allocation prennent effet sur une base mensuelle ou
trimestrielle (aux trois mois).
On parle de PFA officielle lorsque le groupe des finances vérifie l’utilisation et

les prévisions de budget et applique les ajustements de budget, sinon, c’est
une PFA intermédiaire (notez que d’autres noms peuvent lui être donnés).
Catégories d’allocation budgétaire
Les allocations budgétaires se divisent en deux catégories d’argent.
• Argent de capital (CapEx)
• Argent de dépense CapEx, CRE et
OpEx sont des
• relié au capital (CRE) acronymes
• opérationnelle (OpEx) Budget
anglais utilisés
fréquemment en
d’investissement français dans
l’industrie.
Dépense reliée Dépense

Capital
au capital opérationnelle
Projet
Dépense
Notez que l’argent de dépense, qu’il soit CRE ou OpEx, reste de l’argent de
dépense. Ces appellations sont utilisées par l’entreprise afin de savoir si
l’argent de dépense est associé aux activités courantes ou aux projets.
Catégories d’argent
Argent de capital
• Argent investi dans un projet qui est capitalisé et qui augmente la durée
de l’entreprise (actif) (CapEx)
Argent de dépense relié au capital

• Argent classé comme une dépense de charge d’exploitation (OpEx), mais
qui est requis lors de la réalisation d’une activité capitalisée d’un projet
• Appelé en anglais « CRE – Capital related Expense »
Argent de dépense opérationnelle

• Argent nécessaire pour payer les charges d’exploitation (OpEx)
• Ces coûts servent à la production courante et au maintien de l’entreprise.
Règles d’allocation budgétaire
La classification de l’argent utilisé pour réaliser des investissements doit respecter les
normes/règles comptables officielles.
Au Canada, les normes comptables se trouvent dans le « manuel de comptabilité

canadienne ». L’acronyme utilisé pour décrire les normes est le GAAP (Generally
Accepted Accounting Principles).
Ce manuel décrit les 5 normes comptables du Canada qui s’appliquent selon le type
d’entreprise (petit, grande, gouvernement, etc.).
La norme la plus sévère est l’IFRS (International Finance Reporting Standards). Elle
est utilisée par les entreprises qui font du commerce international.
https://www.ifrs.org/-
/media/feature/around-the-
world/adoption/use-of-ifrs-
around-the-world-overview-
sept-2018.pdf?la=en
Gestion de l’allocation budgétaire
Une fois les allocations budgétaires remises au gestionnaire de portefeuille,

celui-ci est en mesure de fixer la position de la « ligne rouge ».
Cette étape permet de compléter la liste préliminaire des initiatives et des projets qui feront
initialement partie du prochain programme de travail et sert de référence au budget disponible
durant la réalisation du programme de travail
À cette étape, le gestionnaire de portefeuille peut créer un poste budgétaire

unique pour chaque initiative dans le système financier de l’entreprise.
Ces postes budgétaires permettent de conserver et de mettre à jour les informations financières
qui sont nécessaires au suivi et aux prévisions de coûts de chaque initiative. Ces postes
budgétaires uniques à chaque initiative seront utilisés tout au long de la durée de leur vie.
Les projets en cours de réalisation ont déjà des postes budgétaires qui ont été créés lors de leur
intégration dans un programme de travail précédent.
Les postes budgétaires sont créés dans le système financier lors de la phase
de création du programme de travail (planification) pour les nouvelles
initiatives. Ils peuvent aussi être créés durant la phase de réalisation si de
nouvelles initiatives sont ajoutées au programme de travail.
Étapes de gestion du programme de travail
Vision/missions
L’étape de supervision combine :
• validation des besoins (initiatives)
Objectifs
• processus de gouvernance
• allocation budgétaire
Tactiques
Initiation • prévision de fin d’année (PFA)
Préparation Validation des besoins (initiatives)
Gouvernance PFA
Concrétisation Supervision
Exécution
Livraison
La prévision de fin d’année (PFA) est le mécanisme qui
permet de s’assurer que les dépenses de l’année
courante sont synchronisées avec l’allocation budgétaire.
Prévision de fin d’année (PFA)
La gestion rigoureuse des allocations budgétaires se fait par l’intermédiaire du

processus de prévision de fin d’année ou PFA.
Le processus de PFA implique une cascade de capture et de traitement de
l’information budgétaire par les gestionnaires de projet, de portefeuille et des
finances. Cette information budgétaire sert de base à l’analyse et à la prise de
décision sur les projets et sur les portefeuilles de projets.
Le comité de gouvernance utilise ces informations pour prendre ses décisions.
Responsable des finances

de l’entreprise
Gestionnaire de Membres des

portefeuille, portefeuille PFA comités de
divisionnaire et d’entreprise gouvernance
Gestionnaire de projets
La PFA est un processus qui se fait généralement* sur une base mensuelle en
plusieurs étapes.
1. PFA de chaque projet
2. PFA du portefeuille
3. PFA du portefeuille divisionnaire et d’entreprise
Notez que la séquence est l’inverse de l’attribution des allocations budgétaires.
PFA Département
portefeuille des finances
PFA Gestionnaire
projet de portefeuille
Gestionnaire
* Certains groupes de finances font la révision
de projets et l’ajustement de la PFA à chaque trimestre.
La première étape du processus de mise à jour de la PFA est la responsabilité

du gestionnaire de projet.
• L’information est extraite du livre de suivi et de contrôle du gestionnaire de projet
• Appelé en anglais, le «PM Workbook»
La deuxième étape du processus regroupe l’ensemble des PFA des projets

pour obtenir une PFA représentative du portefeuille de projets.
La PFA du portefeuille de projets permet de faire l’analyse des coûts et de l’impact
sur les allocations budgétaires (projet et portefeuille).
• Les dépenses prévues du dernier mois ont-elles été respectées?
• Le coût de l’année courante et le coût total du projet ont-ils changé?
• La distribution mensuelle est-elle réaliste?
• Y a-t-il un déplacement des coûts de l’année courante à l’année suivante?
• Le projet devient-il un projet en cours de réalisation l’année prochaine?
La troisième étape du processus est la responsabilité du gestionnaire de

portefeuille divisionnaire ou d’entreprise selon la structure de l’entreprise.
• L’information obtenue et regroupée par les gestionnaires de chaque portefeuille permet de
déterminer s’il y a des besoins ou des disponibilités d’argent à travers l’entreprise. Cette
information permet de rééquilibrer les portefeuilles.
• À cette étape, le gestionnaire d’entreprise négocie avec le département des finances les
besoins supplémentaires en argent ou la remise d’argent qui ne sera pas utilisé.
• Le gestionnaire des finances utilise cette information pour planifier les liquidités nécessaires
pour payer les dépenses des projets.
Une autre partie prenante intéressée par ces informations est le comité de
gouvernance des projets.
Le comité ne fait pas partie directement des étapes du processus mensuel, mais
l’information qu’il en obtient permet de confirmer :
• si le budget demandé pour la prochaine étape de réalisation est disponible,
• si le montant alloué doit être moindre que la demande du gestionnaire de projet,
• si le devancement d’une année des travaux et des coûts associés avantagerait
un portefeuille de projet qui a des disponibilités financières.
La PFA utilise les postes budgétaires créés par le gestionnaire de portefeuille

dans le système financier pour chaque initiative et projet du programme de
travail.
La PFA permet le suivi continu des coûts et des disponibilités financières, ainsi
que de la référence financière dans le processus de gouvernance.
D’une façon générale, la PFA fournit trois types d’information :
• Les dépenses qui ont été réalisées par un projet

• Ces dépenses sont appelées les coûts réels ou actuels
• La prévision du coût par année et total pour la réalisation du projet

• Indique la somme requise pour l’année courante et les prochaines années
ainsi que le coût total du projet
• La distribution mensuelle des coûts de capital et de dépense

• Donne le profil mensuel et annuel des dépenses du projet
• Cette distribution est aussi appelée «profilage» ou «ventilation» des coûts
Éléments constituants d’une PFA
Les informations suivantes permettent de bâtir la PFA des projets

et la PFA des portefeuilles de projets
• L’identifiant et le titre de l’initiative ou du projet

• L’étape de gouvernance dans laquelle le projet se trouve
• Préliminaire, partiel, complet ou requête de changement
• Les dépenses totales réelles pour les années qui précèdent l’année présente
• Le budget approuvé au conseil de gouvernance
• Les dépenses mensuelles (actuels) au Grand livre et le total de l’année
• Les dépenses mensuelles (actuels) à ce jour et le total de l’année
• La répartition des investissements de capital et de dépense par catégorie de dépense
• La prévision mensuelle des dépenses à venir dans l’année présente et le total
• La prévision mensuelle des dépenses à venir de l’année suivante et le total
• La prévision du coût total du projet
Exemple d’information nécessaire à la création d’une PFA
Prévision de fin d'année du mois de XXXXXXX

Étape Catégorie
Initiative (Préliminaire / partiel / (Revenue / économie/ 2023 2024 2025
complet / RC) entretien / obligatoire)
Coût
# Titre total
J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D
a é a v a u u u e c o e Total a é a v a u u u e c o e Total Total projet
2021 2022
n v r r i n l g p t v c n v r r i n l g p t v c
Total capital
Total dépense
Argent en capital approuvé
Valeur au Grand livre
Dépenses faites à ce jour
Total des prévisions
Capital
Matériel
Prévision Main-d'œuvre
12345 ABCD Contractuel
Autres
Argent en dépense approuvé
Dépense
Matériel
Contractuel
Autres
L’étape de gouvernance dans laquelle le projet se trouve
Les étapes de gouvernance se divisent en quatre grandes catégories :

• Préliminaire
• Financement partiel
• Financement complet
• Requête de changement (RC)
Cette information est utile à toutes les parties prenantes afin :

• D’identifier à quelle étape du cycle de vie se trouve le projet
• Indique les activités à compléter pour la prochaine étape de gouvernance
• Le pourcentage du budget normalement alloué selon les politiques
financières de l’entreprise (pourcentage maximum pour chaque étape)
Étape de gouvernance du projet
Préliminaire → étape d’initiative

• Identification de l’initiative
• Inclus les informations préliminaires du projet
• Allocation minime d’argent de dépense pour faire les études préliminaires
• Identification des coûts de planification
• Ordre de grandeur et distribution dans le temps des coûts du projet
Financement partiel → transition de l’état d’initiative à celui de projet

• Financement en étape
• La première étape est habituellement une allocation de dépense pour faire les
études plus avancées qu’à l’étape préliminaire
• Les étapes subséquentes peuvent inclure des allocations de dépense et de capital
• Allocation du budget de capital qui ne dépasse pas un certain pourcentage
du coût total du projet à moins d’avoir une autorisation spéciale
• Évite de trop dépenser de capital et d’être obligé de le convertir en argent de
dépense si le projet est abandonné
Étape de gouvernance du projet
Financement complet → étape finale de réalisation d’un projet

• Financement pour l’ensemble des coûts du projet
• Autorisé lorsque l’évaluation du coût total du projet est suffisamment précise
• Le pourcentage de précision du coût total varie selon le type de projet et
les politiques financières de l’entreprise
Requête de changement (RC) → étape supplémentaire, si nécessaire

• Lorsque la déviation du coût réel varie, en plus ou en moins, d’un certain
pourcentage du coût total approuvé
• Le pourcentage varie selon la politique financière de l’entreprise
• La RC est utilisée afin d’obtenir plus d’argent pour compléter le projet ou pour
redonner au portefeuille de projet de l’argent qui ne sera pas dépensé
• La politique financière de l’entreprise dicte les règles de gestion
• Doit-on présenter la requête de changement au comité de gouvernance?
• Doit-on traiter la demande de budget de la même façon qu’une remise de budget?
Ne pas confondre une RC opérationnelle (sur la portée d’un projet)

avec une RC administrative de PFA (ajustement financier)
La catégorie de projet
Chaque projet entre dans une catégorie unique.

• Revenu ou économie
• Entretien/rénovation
• Obligatoire
La catégorie dans laquelle un projet est classé permettra de déterminer :

• Le portefeuille de projet auquel il appartiendra
• Les vérifications préalables à faire avant la présentation au comité
de gouvernance
• Le niveau de certaines vérifications préalables par rapport au coût
total du projet
Les dépenses totales réelles pour les années qui
précèdent l’année présente
Cette information,
• Indique la somme des dépenses de capital et de dépenses qui ont été
faites à ce jour.
• Donne une indication de ce qui a été dépensé par rapport à ce qu’il
reste à dépenser pour un projet.
• Permet d’ajuster la prévision des mois à venir selon les coûts réels.
Cette information permet de répondre à plusieurs questions.

• La quantité d’argent déjà investi dans le projet.
• Information très importante si l’on envisage d’interrompre un projet. La
conséquence sera la conversion des investissements de capital en
dépense.
• Le pourcentage d’argent dépensé à ce jour par rapport au coût total du projet.
• Plusieurs autres questions sur l’investissement fait à ce jour.
Le budget approuvé par le conseil de gouvernance
Lorsqu’un projet est présenté au conseil de gouvernance, celui-ci est analysé

en fonction de plusieurs critères.
Si le projet obtient l’autorisation de passer à l’étape suivante, le conseil de

gouvernance permet au gestionnaire de portefeuille d’allouer le budget
demandé au projet.
L’approbation peut être pour l’année courante, l’année suivante ou une

combinaison des deux.
L’allocation budgétaire est distribuée mensuellement afin de permettre au

gestionnaire des finances de prévoir les sorties d’argent.
• Les dépenses mensuelles (actuels) au Grand Livre et le total de l’année
• Les dépenses mensuelles (actuels) à ce jour et le total de l’année
Une dépense au « Grand Livre » représente la somme qui est officiellement

reconnue comme dépensée à la fin du mois et officialisée dans le Grand Livre
comptable de l’entreprise.
Une dépense « à ce jour » représente la somme des dépenses qui ont été
engagées à ce jour et qui ne sont pas incluses au Grand Livre de l’entreprise.
L’écriture au Grand Livre se fera à la fin de chaque mois.
Lorsque la PFA est préparée, il est important de prendre la valeur au Grand

Livre afin de bien indiquer la valeur prévue de la dépense du mois courant et
du total à la fin de l’année.
La valeur totale de l’année représente la somme de chaque mois de l’année,

incluant les valeurs au Grand Livre des mois précédents et la planification des
mois à venir.
La répartition des investissements de capital et de dépense
par catégorie de dépense
Chaque entreprise doit respecter les normes comptables qui s’appliquent à son
industrie et aux genres de projets impliqués. Ces normes indiquent entre autres
choses ce qui doit être considéré comme un investissement de capital ou un
investissement de dépense.
Le gestionnaire des finances est responsable de vérifier et d’autoriser la
répartition comptable avant la présentation au conseil de gouvernance.
Le gestionnaire de projet indique les postes comptables où sera dépensé
l’argent du projet et le gestionnaire des finances la catégorie de dépense.
• Exemples : matériel, main-d’œuvre, contractuel, etc.
Le gestionnaire des finances utilise cette information pour planifier les liquidités.
Les budgets alloués pour les investissements en capital et en dépense ne

sont pas les mêmes et ne peuvent être échangés d’une catégorie à l’autre
La prévision mensuelle des dépenses et le total par année
Le gestionnaire de projet doit planifier les dépenses de son projet afin de

toujours avoir suffisamment d’argent pour continuer les travaux.
Le gestionnaire de projet planifie mensuellement les dépenses qu’il prévoit faire

dans chacun des postes comptables. Cette information se retrouve
habituellement dans le recueil des coûts du gestionnaire de projet.
• En anglais, ce recueil est appelé le «PM workbook».
• Cette planification mensuelle est aussi appelée le profilage des coûts.
Cette information permet au gestionnaire de projet d’identifier à quel moment

tout l’argent autorisé par le comité de gouvernance sera épuisé. Il faudra
planifier une autre présentation au comité de gouvernance avant d’arriver à
cette date.
Le gestionnaire des finances utilise cette information pour planifier les liquidités.
La prévision du coût total du projet chaque année
et pour l’ensemble du projet
Cette information permet de répondre à plusieurs questions.
• Quel est le temps requis pour réaliser le projet?

• Quel est le coût total du projet?
• Quel est le budget d’investissement utilisé chaque année?
Selon la grosseur du coût total du projet, le gestionnaire des finances impose

des vérifications préalables nécessaires avant l’approbation par le comité de
gouvernance.
Le coût total du projet sert à déterminer à quel conseil de gouvernance sera

présenté le projet pour approbation.
À partir de ces informations, des décisions sont prises par le comité de

gouvernance lorsque le projet sera présenté pour analyse.
Prévision de fin d’année – Projet
Prévision de fin d'année du mois de XXXXXXX
Étape Catégorie
complet / RC) entretien / obligatoire)
Coût
# Titre total
a é a v a u u u e c o e Total a é a v a u u u e c o e Total Total projet
2021 2022
Total capital
Total dépense
Capital
Matériel
12345 ABCD Contractuel
Autres
Dépense
Matériel
Contractuel
Autres
Chaque mois et pour chacun de ses projets, le gestionnaire de projet doit mettre
à jour les prévisions des dépenses en capital et en dépense pour les mois et les
années à venir.
• Il complète l’information à l’intérieur des encadrés
• Les autres informations sont calculées automatiquement ou
complétées par d’autres personnes de l’organisation.
Le gestionnaire de projets doit prendre la valeur des dépenses au Grand Livre
pour s’assurer d’avoir la valeur exacte à partir de laquelle il fera ses prévisions.
• Il sera ainsi en position de faire la bonne prévision de dépense pour le mois
courant et pour le total de l’année en cours.
En comparant ses prévisions de dépenses à la quantité d’argent qui a été

approuvé par le conseil de gouvernance, le gestionnaire de projet pourra :
• Valider la prévision du coût total du projet
• Ajuster la distribution (le profilage) des dépenses
• Redonner de l’argent qui a déjà été approuvé, mais qui ne sera plus
requis pour réaliser le projet. Selon le pourcentage de déviation par rapport
à l’argent total approuvé, une requête de changement peut être nécessaire.
Ce qui implique une rencontre avec le conseil de gouvernance.
• Planifier à quel moment une nouvelle rencontre avec le comité de
gouvernance sera nécessaire. Attention, l’allocation budgétaire n’est que la
conséquence de la décision du conseil de gouvernance d’autoriser le
passage à la prochaine étape.
Au cours du dernier trimestre, le gestionnaire de projet doit porter une attention
particulière afin s’assurer que la PFA est égale à la quantité exacte d’argent :
• Prévu pour être dépensé à la fin de l’année
• Approuvée par le comité de gouvernance pour l’année en cours.
Si ce n’est pas le cas, il devra discuter avec le gestionnaire de portefeuille pour :

• Repousser à l’année suivante de l’argent qui a déjà été approuvé, mais qui
ne sera pas dépensé cette année
• Devancer de l’argent qui a déjà été approuvé pour l’année suivante,
mais qui est nécessaire cette année
Prévision de fin d’année – Portefeuille
Prévision de fin d'année
mois de XXXXXXX 2023 2024 2025 Total
Allocation de capital du portefeuille
Total des prévisions de capital
Différence (réserve/pression)
Allocation de dépense du portefeuille
Total des prévisions de dépense
Étape Catégorie
complet / RC) entretien / obligatoire) Coût
# Titre total
2021 2022 projet
a é a v a u u u e c o e Total a é a v a u u u e c o e Total Total
Total capital n v r r i n l g p t v c n v r r i n l g p t v c
Total dépense
Capital
12345 ABCD Dépenses faites à ce jour
Dépense
Étape Catégorie
# Titre total
2021 2022 projet
a é a v a u u u e c o e Total a é a v a u u u e c o e Total Total
Total capital n v r r i n l g p t v c n v r r i n l g p t v c
Total dépense
Capital
56789 EFGH Dépenses faites à ce jour
Dépense
Le gestionnaire de portefeuille regroupe l’information de l’ensemble des PFA
des projets du portefeuille.
Le total prévu et le profil des dépenses de chaque projet de la PFA sont revus
avec chaque gestionnaire de projets pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreur ou
d’oubli et pour valider le réaliste de la prévision.
La différence entre le total des PFA et l’allocation budgétaire représente la

valeur de la réserve ou de la pression.
• Une réserve budgétaire si moins d’argent est demandé que l’allocation
• Une pression budgétaire si plus d’argent est demandé que l’allocation
La réserve et la pression indiquent la flexibilité ou la contrainte budgétaire du
programme de travail.
• Cette information permet au gestionnaire de portefeuille de décider si
des initiatives peuvent être :
• Ajoutées au programme de travail
• Retirées du programme de travail
En cas de déviation,
• En cours d’année, la valeur de la réserve et de la pression est ajustée
en fonction de la planification du gestionnaire de portefeuille
• Ajuster pour une déviation totale nulle
• Redonner les surplus budgétaires s’il n’est pas possible de l’utiliser
• Demander de l’argent si les besoins le justifient
• En fin d’année, la valeur de la réserve et de la pression doit être de zéro
Le profilage mensuel de la prévision des coûts (PFA) est un excellent
indicateur pour planifier les besoins en :
• Ressources humaines
• Ressources en équipement
• Ressource en matériaux
d’un projet et du portefeuille dans son ensemble.
Il permet de déterminer si la capacité de dépenser d’un projet ou du
portefeuille en entier est respectée.
La PFA permet d’équilibrer (profiler) les besoins en ressource

• Pour l’année en cours
• Pour l’année à venir
• Permet d’éviter une situation catastrophique par manque de
personnel ou à l’inverse par manque de travail pour l’équipe
en place.
Prévision de fin d’année – Portefeuille - historique
Prévision de fin d'année
mois de XXXXXXX 2023 2024 2025 Total
Allocation de capital du portefeuille
Total des prévisions de capital
Allocation de dépense du portefeuille
Total des prévisions de dépense
Étape Catégorie
# Titre J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D total
2021 2022 a é a v a u u u e c o e Total a é a v a u u u e c o e Total Total projet
Total capital
Total dépense
Janvier Prév. officielle
Février Prévision
Mars Prévision
Avril Prév. officielle
Capital Mai Prévision
Juin Prévision
Juillet Prév. officielle
Août Prévision
Septembre Prévision
Octobre Prév. officielle
12345 ABCD Novembre Prévision
Décembre Prévision
Janvier Prév. officielle
Février Prévision
Mars Prévision
Avril Prév. officielle
Dépense Mai Prévision
Juin Prévision
Juillet Prév. officielle
Août Prévision
Septembre Prévision Prévision
Octobre Prév. officielle
Novembre Prévision Grand livre
Décembre Prévision
Prévision de fin d’année – Portefeuille - historique
Le gestionnaire de portefeuille conserve l’historique des prévisions de chaque

projet afin de comparer la prévision actuelle avec les prévisions précédentes.
Cette information permet de faire une multitude d’analyses.
• La justesse et la stabilité des prévisions des gestionnaires de projets

• Le déplacement des prévisions vers la fin de l’année
• Risque de ne pas pouvoir utiliser tout l’argent
• Le déplacement des prévisions vers l’année suivante
• La comparaison avec la dernière prévision officielle
• Cela permet de faire des ajustements avant de présenter les résultats
au gestionnaire de portefeuille divisionnaire et ainsi d’éviter les
diminutions de budget qui ne seraient pas justifiées ou risquées
Cycles internes d’un programme de travail
La préparation et la réalisation d’un programme de travail se traduisent

en un cycle répétitif :
• D’alignements aux règles d’établissement du programme
• D’ajouts d’initiative au programme
• De retraits d’initiative au programme
• D’ajustements aux priorités des initiatives
• D’ajustements à la séquence de réalisation des initiatives
• Etc.
Janvier Décembre
Allocations budgétaires et prévisions de fin d’année (PFA)
Le département des finances distribue le budget d’investissement
à travers les portefeuilles de projets de l’entreprise
(haut vers le bas)
Les quatre méthodes les plus utilisées sont :

• Allocation budgétaire à base zéro
• Allocation budgétaire selon la tendance
• Allocation budgétaire selon une valeur de référence
• Allocation budgétaire pour un besoin particulier
Le budget alloué aux portefeuilles de projets est suivi et contrôlé par une
activité mensuelle appelée la prévision de fin d’année (PFA)
(bas vers le haut)

GES804-A23-M12 (Pt-4 - Alloc. Budgétaire Et PFA) - Étudiant

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Gestion de portefeuille de projets

© Jean-Claude Roy 2023, Tous droits réservés Automne 2023

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Certaines organisations requièrent de leurs équipes de travail de déterminer

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Cette allocation budgétaire est aussi appelée une allocation de base.

L’allocation budgétaire à partir d’une valeur de référence se calcule à partir

En anglais, ce genre d’allocation budgétaire est appelée « jump off ».

Si un besoin particulier survient et qu’il ne cadre pas dans le profil régulier

Cette allocation budgétaire exceptionnelle peut être allouée à un portefeuille

Ce genre d’allocation est donnée sur une base exceptionnelle et temporaire.

Au cours d’une année, les allocations budgétaires peuvent et vont changer.

Les variations de l’allocation budgétaire sont la conséquence de changements

Gestionnaire des finances

Les facteurs externes englobent l’ensemble des évènements qui se

Les facteurs internes se divisent en deux grandes catégories.

Facteurs internes – Gestion de l’entreprise

Changements dus à la gestion de l’entreprise, tels que :

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Initiation • prévision de fin d’année (PFA)

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Gestionnaire de Membres des

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La deuxième étape du processus regroupe l’ensemble des PFA des projets

La troisième étape du processus est la responsabilité du gestionnaire de

La PFA utilise les postes budgétaires créés par le gestionnaire de portefeuille

D’une façon générale, la PFA fournit trois types d’information :

• Les dépenses qui ont été réalisées par un projet

• La prévision du coût par année et total pour la réalisation du projet

• La distribution mensuelle des coûts de capital et de dépense

Les informations suivantes permettent de bâtir la PFA des projets

• L’identifiant et le titre de l’initiative ou du projet

Prévision de fin d'année du mois de XXXXXXX

Les étapes de gouvernance se divisent en quatre grandes catégories :

Cette information est utile à toutes les parties prenantes afin :

Préliminaire → étape d’initiative