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la rédaction d’un long document ou se à la recherche de LA fonction qui donnera

jeter dans la création d’une présentation
multimédia ne sont pas des tâches a priori
très réjouissantes. Pourtant, la vaste éten-
due des possibilités ofertes par nos logi-
ciels et services bureautiques – que nous
croyons tous connaître – a de quoi mettre
du cœur à l’ouvrage. Que l’on utilise l’in-
déboulonnable suite Microsoft Office
(vingt-sept ans d’existence, déjà), son alter
ego gratuit Libre Ofce, les applis Web du
géant Google, ou encore la panoplie d’ou-
tils signée Apple, il n’y a plus d’excuse pour
ne pas se mettre au travail avec le sourire.
Encore faut-il connaître les bons réfexes
à adopter pour tirer proft de leur efca-
à votre document un rendu professionnel !
Avec nos pas à pas, vous serez guidé tout PC/MAC
au long de la création de vos textes, ta-
bleaux et présentations pour gagner un
temps précieux. Vous profiterez égale-
ment des meilleures tactiques à mettre en
œuvre pour partager vos réalisations et
travailler simultanément avec vos collè-
gues et collaborateurs sur un même docu-
ment. Non, défnitivement, l’utilisation de
ces outils longtemps difciles à maîtriser
n’a plus rien de rebutant. Et pour peu que
l’on en connaisse le maniement, on en tire
même un certain plaisir. Maintenant, c’est
à vous de jouer… pardon, de travailler. n

publicité abonneMents distribution Toute reproduction, représentation,

29, rue de Châteaudun
75308 Paris cedex 09
directeur de la publication
Marc Laufer
rédacteur en cHeF
Amaury Mestre de Laroque
rédacteur en cHeF adJoint
Emmanuel Botta
directeur artistique
Jean-Paul Chantrieux
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ONT COLLABORÉ À CE NUMÉRO
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Hélène Brusetti, Laurence Chabrun,
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newsco régie
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pÔle aGences
DiRECTRiCE DE CLiENTèLE
Joanna Galou (01 75 55 40 96)
diFFusion
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Tél. : 01 70 37 31 74
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au vendredi) Ou écrivez à :
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3 / 01net / hors-série 90
Sommaire HORS-SÉRie n° 90 30 Mettez-vous en scène
en quelques minutes
31 Racontez des histoires
animées avec Sway
partager
32 Travaillez à plusieurs
OffiCE sur un même document
34 Échangez vos créations
Word, excel et comme vous voulez
powerpoint envahissent
tous vos écrans 35 Groupez vos documents
Office en un seul fichier
ÉCrire 36 Travaillez sur votre
07 Personnalisez mobile comme sur un PC
le fonctionnement 37 Gérez votre compte
de Word Office 365 Famille
08 Concevez un modèle 38 trUCS et aStUCeS
de courrier sur mesure
10 Réalisez une mise en
page de type magazine
12 Adoptez le bon mode
d’affichage
13 Personnalisez les rubans
d’outils et les menus LibrEOffiCE
14 Réalisez un très long
Une suite bureautique
document gratuite sur Mac et pC
pour les petits budgets
15 Optimisez les outils
de correction ÉCrire
16 Créez vos documents 41 Définissez le style
sur le Web et le format des pages
CalCUler 42 Maîtrisez tous les outils
de mise en forme
18 Calculez comme un pro 44 Rédigez des textes
grâce aux formules sans fautes ni coquilles
20 Échangez des données 45 Personnalisez et
entre vos classeurs protégez vos documents
21 Transformez vos chiffres 46 intégrez des formules
en graphiques parlants mathématiques
22 Analysez les données 47 Dessinez et importez
de vos tableaux une carte d’anniversaire
23 imprimez vos classeurs CalCUler
sans gâcher de papier !
24 Automatisez les tâches 48 Gérez une collection
grâce aux macros de films ou de DVD
50 Créez un formulaire et
prÉSenter importez-le facilement
26 Créez votre première 51 intégrez des fonctions
présentation automatiques
28 intégrez de la musique 52 Utilisez des modèles
et des vidéos prêts à l’emploi
53 Améliorez vos classeurs
grâce aux extensions
4 / 01net / hors-série 90
prÉSenter
54 Préparez un exposé
aussi bluffant que créatif
56 insérez un diagramme
personnalisé
57 Apportez une touche
de fantaisie à vos diapos
58 Améliorez la présentation
de votre diaporama
CoMpatibilitÉ
59 Partagez tous
vos documents
60 trUCS et aStUCeS
GOOGLE DOCS
À la maison ou au
bureau, vive le partage
et le travail de groupe !
ÉCrire
63 importez et gérez
des documents Word
64 Concevez
un document de A à Z
66 Organisez vos infos
dans un tableau
67 Modifiez un document
sur votre tablette
CalCUler
68 Concevez un modèle
de facture sur mesure
70 Maîtrisez les options
de collage complexes
71 enrichissez toutes
vos feuilles de calcul
prÉSenter
72 Mettez vos idées
en scène et en images
74 Ajoutez du son et
des vidéos à vos exposés
partager
76 Réalisez et publiez
un sondage facilement
77 Travaillez hors
connexion avec Drive
78 Créez et gérez
un document partagé
80 Protégez efficacement
un classeur partagé
82 trUCS et aStUCeS
APPLE
Sur Mac et ipad,
productivité rime
aussi avec simplicité
ÉCrire
85 Soignez la présentation
de vos courriers
86 Créez des documents
spectaculaires
88 Concevez un livre photo
qui vous ressemble
CalCUler
89 Visualisez les
données sous forme
de diagramme
90 Gérez de près votre
budget personnel
prÉSenter
92 Concevez un diaporama
à partir de votre iPad
94 Donnez du pep
à vos diaporamas
95 Commencez sur l’iPad…
poursuivez sur l’iPhone
partager
96 Échangez un document
avec votre entourage
97 Ajoutez et gérez
les commentaires
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Word, Excel et PowerPoint
envahissent tous vos
écrans, petits et grands

B
SOMMAIRE ousculé par les outils bureautiques en
ÉcRiRe Automatisez ligne de Google, Microsoft n’a pas tardé
Personnalisez les tâches grâce à réafrmer son leadership. Une recon-
Word p. 7 aux macros p. 24
Concevez un modèle PRÉSeNTeR
quête placée sous le signe de l’omnipré-
de courrier p. 8 Créez votre première sence, Ofce étant proposé sur tous les
Réalisez une mise présentation p. 26
en page p. 10 Intégrez vidéo et
écrans et décliné en de multiples ver-
Adoptez le bon mode musique p. 28 sions. Vous avez besoin d’un logiciel
d’affichage p. 12 Mettez-vous en
Personnalisez les scène en quelques
installé à demeure sur votre ordinateur ? La version
rubans d’outils p. 13 minutes p. 30 “boîte” de la suite vous tend les bras. Vous souhaitez dis-
Réalisez un très Racontez des poser en permanence des dernières évolutions de Word
long document p. 14 histoires animées
Optimisez les outils avec Sway p. 31 ou d’Excel ? Optez pour Ofce 365 et sa formule sur
de correction p. 15 PARTAgeR abonnement. Besoin d’équiper tous les membres de la
Créez vos documents Travaillez à plusieurs
sur le Web p. 16 sur un même famille sur PC, Mac ou tablette ? Passez à la déclinaison
document p. 32
cALcULeR Famille Premium d’Ofce 365, avec ses cinq licences et
Calculez grâce Échangez vos
aux formules p. 18 créations p. 34 ses 20 gigaoctets de stockage OneDrive supplémentaires.
Échangez des Groupez Ofce se décline également sous forme d’applis mobiles
données p. 20 vos documents
Office dans un pour Windows Phone, Android et iOS, et de Web apps
Transformez seul fichier p. 35
vos chiffres en associées à OneDrive pour créer et partager des docu-
graphiques p. 21 Travaillez sur
votre mobile comme ments en ligne. Microsoft entend aussi rénover la bu-
Analysez les sur un PC p. 36
données de vos
Gérez votre compte
reautique avec des outils délurés, à l’image de Sway, un
tableaux p. 22
Office 365 Famille p. 37 service en ligne bien fchu pour concevoir des présen-
Imprimez vos
classeurs p. 23 TRUcS eT ASTUceS p. 38 tations en un clin d’œil. n
6 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE WoRd
Personnalisez le
fonctionnement de Word
Un traitement de texte est un outil de productivité censé
vous faire gagner du temps. Un petit tour dans les
réglages de Word vous assure un rendement maximal.
1 Changez le nom de l’auteur
Vos documents ne sont
pas tout à fait anonymes.
Pour vous en convaincre,
déroulez le menu Fichier,
Informations et consultez
la section Personnes
associées. Vous y
découvrez le nom
de l’auteur du document ainsi que l’identité de la
personne qui a apporté les corrections les plus récentes.
Pour efacer votre nom, faites un clic droit sur votre avatar,
puis choisissez Supprimer la personne. Pour modifer cette
signature ou éviter qu’elle apparaisse à l’avenir, cliquez
sur Fichier, Options, Général et corrigez les infos qui fgurent
dans le champ Nom d’utilisateur de la section Personnaliser
votre suite de programmes Microsoft Ofce.
2 Quand vous transmettez un document au format
Affichez la minibarre d’outils
Tout est bon pour gagner du temps lors de l’édition
d’un document. Vous pouvez ainsi afcher une palette
d’outils de mise en forme contextuelle lorsque vous
sélectionnez du texte, une image ou un tableau. Cette
minibarre d’outils apparaît dans le document, près
de l’élément que vous souhaitez modifer. Pour en
disposer, déroulez le menu Fichier, Options, Général et
cochez la case Afcher la minibarre d’outils lors de la sélection.
3 de sauvegarde. Vous pouvez également activer la fonction
Visualisez les modifications envisagées
Proftez de l’occasion pour cocher l’option située
en dessous, Activer l’aperçu instantané. Il vous sufra ainsi
de survoler une option de mise en forme dans le ruban
d’outils de Word (police, puces, efets ou couleur de texte)
pour visualiser en direct le résultat dans le document.
Il s’agit d’un aperçu furtif et la modifcation ne sera
appliquée que si vous décidez de valider l’option.
7 / 01net / hors-série 90
4 Adaptez le copier-coller à vos besoins
Lorsque vous copiez un bloc de texte venant d’un autre
document ou d’une page Web à l’aide du raccourci Ctrl + V,
Word en conserve par défaut les attributs de mise en
forme d’origine. Une présentation qui n’est pas forcément
adaptée à votre travail en cours. Si vous préférez appliquer
au texte importé le style du paragraphe ou de la section
dans lequel il s’insère, cliquez sur Fichier, Options, Options
avancées. Dans la section Couper, copier et coller, déroulez
la liste Collage à partir d’autres applications, choisissez l’option
Conserver le texte seulement et validez (OK).
5
Optimisez les fichiers que vous échangez
Word, sa mise en forme peut être altérée sur le PC du
destinataire si celui-ci ne dispose pas des polices de
caractères que vous avez utilisées. Pour éviter tout
souci d’afchage, allez dans Fichier, Options, Enregistrement.
Repérez la section Préserver la fdélité lors du partage
du document, cochez la case Incorporer les polices dans le fchier.
Pour étendre le réglage à tous vos travaux, déroulez
la liste portant le nom du fchier en cours et cliquez
sur Tous les nouveaux documents.
6 Personnalisez les options d’enregistrement
Pour forcer Word à conserver une copie de secours
du document en cours, rendez-vous dans Fichier, Options,
Options avancées et cochez la case Toujours créer une copie
d’enregistrement automatique. Placez-vous alors sur
l’onglet Enregistrement du volet des options et cochez
la case Enregistrer les informations de récupération automatique
toutes les… Défnissez le délai entre deux sauvegardes
(5 minutes, par exemple), puis cochez l’option située
juste en dessous afn que Word enregistre votre travail
quand vous fermez un document sans prendre soin
de le sauvegarder. Valider ces paramètres (OK).
 OFFICE
ÉCRIRE WoRd

Concevez un modèle
de courrier sur mesure
Certains de vos courriers ou rapports font appel
aux mêmes règles de mise en forme. Dès lors, autant
concevoir un modèle que vous réutiliserez à l’avenir.

1 Enregistrez votre 2 Définissez l’orientation de 3 Placez du faux texte

document en tant que modèle
Les modèles utilisent un format
d’enregistrement particulier
et apparaissent lorsque vous décidez
de créer un document. Lancez Word,
déroulez Fichier, Nouveau, Document
vierge. Afchez de nouveau le menu
Fichier. Cliquez sur Enregistrer, désignez
le dossier où vous conserverez
vos modèles et déroulez la liste Type.
Choisissez l’option Modèle Word (*.dotx),
ou Modèle Word prenant en charge
les macros (*.dotm) si vous envisagez
d’y insérer des macros dans le but
d’automatiser certaines tâches.
la page, sa taille et les marges
Par défaut, Word ouvre un document
vierge au format A4. Pour ajuster
la taille de la page à vos besoins,
cliquez sur l’onglet Disposition du
ruban d’outils et déroulez la liste Taille.
Choisissez un format standard adapté
au type de document et à votre
imprimante (A5 pour une plaquette,
A3 pour des tableaux volumineux,
par exemple), ou cliquez sur Autres
tailles de papier pour défnir un format
sur mesure. Réglez ensuite la taille
des marges (fxée à 2,5 cm par défaut)
et l’orientation (Portrait ou Paysage).
et marquez les paragraphes
Un courrier reprend des éléments
normalisés : le lieu et la date, le corps
du texte, une formule de politesse,
une signature. Placez ces diférents
éléments aux endroits voulus. Pour
gagner du temps, ne saisissez pas le
corps de la lettre, insérez automati-
quement du faux texte. Pour cela,
tapez la formule =rand() à l’endroit
souhaité et appuyez sur Entrée.
Ajustez la longueur des paragraphes
de façon à ce que le tout tienne sur
une page. Pensez à enregistrer le
modèle très régulièrement (Ctrl + S).

4 Insérez un champ date 5 Ajustez l’alignement

En haut de la page, ajoutez le nom
de votre ville suivi de la mention , le.
Cliquez sur l’onglet Insertion du ruban
d’outils, sur l’icône QuickPart dans la
section Texte, puis sur l’intitulé Champ.
Parcourez la liste Noms de champs et
sélectionnez Date. Choisissez un
format de date dans la liste Propriétés
du champ. Pour afcher la date au long,
optez pour d MMMM yyyy (15 décembre
2015). Validez (OK). La date sera
automatiquement mise à jour.
Sélectionnez la ligne afchant la date
et appuyez sur les touches Ctrl + Maj + D
pour aligner le texte sur la marge
droite du document. Sélectionnez
ensuite le premier paragraphe du
courrier et cliquez sur la fèche située
en bas à droite de la section Paragraphe
de l’onglet Accueil. Dans la liste Retrait,
De 1re ligne, choisissez Première ligne
pour bien marquer le début
des paragraphes (la première ligne
est décalée de 1,25 cm par défaut).

8 / 01net / hors-série 90
 6 Réglez l’interlignage et l’espacement
Intéressez-vous ensuite à la section Espacement
de la fenêtre Paragraphe. Utilisez la fèche ascendante située
à droite du champ Avant pour défnir l’espace qui séparera
deux paragraphes. Augmentez la valeur (0 pt par défaut)
par incrément de 6 pts (12 pts sufsent à marquer la limite
entre les paragraphes). Si le texte vous semble difcile
à lire, n’hésitez pas
à l’aérer un peu.
Toujours dans la
section Espacement,
déroulez la liste
Interligne. Choisissez
une valeur prédéfnie
(1,5 ligne ou Double)
ou entrez une valeur
dans le champ De.
7 Mémorisez la mise en forme du paragraphe
Apportez les dernières
retouches au texte en
choisissant la police, la
taille et la couleur des
caractères. Faites ensuite
un clic droit sur l’icône
Normal dans la section Styles
de l’onglet Accueil et activez
la commande Mettre à jour
Normal pour correspondre à la
sélection. Sélectionnez les
autres paragraphes formant
le corps du courrier et
cliquez sur l’icône du style
Normal : tous les paramètres de mise en forme que vous
avez défnis leur sont automatiquement appliqués.

8 Affichez des informations dans le pied de page
L’en-tête et le pied de page du document se répètent
sur chaque page. Ces zones peuvent accueillir des infos
pratiques, comme le numéro de page, des données
personnelles telles qu’une adresse postale, celle du blog
de votre association ou un numéro de téléphone. Cliquez
sur l’onglet Insertion, Pied de page, puis sur le modèle Vide.
La zone de pied de page s’afche en mode édition. Tapez
votre texte ou utilisez l’onglet Outils, En-têtes et pieds de
page, Création pour insérer un champ automatique (date,
numéro de page) ou
une image. Finalisez
la mise en forme et
cliquez deux fois dans
le document pour
quitter le pied de page.
9 N’oubliez pas vos données personnelles
Puisqu’il s’agit d’un modèle de courrier,
nul doute que vos infos personnelles
(nom, adresse et numéros de téléphone)
seront systématiquement présentes.
Pour regrouper ces infos de contact
essentielles, vous pouvez aménager
un bloc de texte en haut de la page.
Qu’il s’agisse d’un modèle personnel
ou destiné à votre association, consacrez une ligne pour
chaque type d’infos. Faites ressortir votre patronyme
en le passant en gras et égayez cette liste en insérant des
puces devant le numéro de téléphone et l’adresse mail.
Déroulez la liste Puces, cliquez sur Défnir une puce, Symbole.
Sélectionnez la police Wingdings puis une puce adaptée
(en forme de téléphone ou d’enveloppe). Validez (OK).

10 Insérez un renvoi TRUCS & ASTUCES

vers votre blog ou un site Web
Ce bloc peut aussi accueillir l’URL de
votre blog personnel ou celui du site
d’une association. Créez un saut de
paragraphe après la dernière entrée.
Allez sur l’onglet Insertion et cliquez
sur Lien hypertexte dans la section Liens.
Copiez ou saisissez l’URL du blog
dans le champ Adresse, au bas de
la fenêtre. Si vous préférez afcher
un message (“Visitez mon blog”, par
exemple) plutôt que l’URL, qui peut
être longue et peu personnalisée dans
le cas d’un blog hébergé gratuitement,
saisissez celui-ci dans le champ Texte à
afcher. Cliquez sur le bouton Info-
bulle, collez l’URL du blog et validez
(OK) pour que cette info apparaisse
quand on survole le lien hypertexte.
Gérez vos modèles de documents
Word vous autorise à créer autant
de modèles que vous le souhaitez.
Ils s’ajoutent à ceux qui accompagnent
le traitement de texte et aux modèles
que vous pouvez télécharger en utilisant
la zone de recherche située en haut de la
fenêtre Nouveau document. Pour utiliser un
modèle de votre conception, cliquez sur
Fichier, Nouveau puis sur l’onglet Personnel.
La liste de vos modèles s’afche, chacun
étant illustré par une vignette d’aperçu. Si la liste est vide, déroulez Fichier,
Options, Enregistrement et vérifez que vos modèles sont bien enregistrés dans
le dossier indiqué dans le champ Emplacement des modèles par défaut. Par défaut,
Word utilise le modèle normal.dot pour les nouveaux documents. Si vous
ne pouvez pas désigner un autre modèle de démarrage, rien ne vous empêche
d’adapter le fchier normal.dot à vos besoins. Il se trouve dans le dossier
C:, Utilisateurs, Nom d’utilisateur, AppData, Roaming, Microsoft, Templates.

9 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
ÉCRIRE WoRd

Réalisez une mise

en page de type magazine
Vous n’avez pas forcément besoin d’un logiciel de PAO
pour créer des documents à la mise en page élaborée.
Colonnes, lettrines, photos… Word s’occupe de tout !

1 Formatez votre titre 2 Placez l’image de couverture 3 Intégrez le titre et l’image

Lancez Word, déroulez le menu
Fichier, Nouveau, Document vierge. Pour
commencer, intéressez-vous à la page
de couverture de la future brochure.
Tapez le titre (“Mon Mag”, par
exemple) et pressez sur la touche
Entrée pour créer un saut de ligne.
Cliquez sur l’icône Centré de la section
Paragraphe puis choisissez une police
de caractères qui a de l’allure (Magneto
dans notre cas). Ajustez ensuite la
taille des caractères de façon à ce que
le titre occupe toute la largeur de la
page (survolez une valeur prédéfnie
pour afcher le résultat à l’écran).
Cliquez sur la ligne vierge sous
le titre, déroulez le menu Insertion,
Saut de page. Il est temps de s’occuper
de la photo qui occupera la une de la
brochure. Cliquez sur l’icône Images
de la section Illustrations. Sélectionnez
un cliché et validez (Insérer). Cliquez
sur l’icône en forme de feuille de
papier qui s’afche en haut à droite
du cadre de l’image. Activez l’option
Derrière le texte afn que la photo ne
masque pas le titre. Cochez le bouton
radio Corriger la position sur la page de
façon à pouvoir déplacer librement
l’image sur la page. Fermez le volet.
À l’aide de la souris, glissez le bloc
abritant la photo afn de la caler dans
le coin supérieur gauche de la page.
Tirez sur la poignée située dans
l’angle inférieur droit du cadre
et agrandissez l’image jusqu’à ce
qu’elle occupe toute la surface de
la couverture. Cela fait, sélectionnez
le titre, allez sur l’onglet Accueil.
Dans la section Police, déroulez la liste
Couleur de police et changez la teinte des
caractères pour que le titre soit bien
lisible. Au besoin, utilisez la palette
Efets de texte et typographie pour ajouter
une ombre et faire ressortir le titre.

4 Ajoutez une accroche 5 Ajustez les titres

La page de couverture peut servir de
sommaire à votre brochure. Pour cela,
il faut y ajouter des titres annonçant
le contenu. Retournez sur l’onglet
Insertion. Cliquez sur l’icône Zone
de texte de la section Texte, puis sur
la commande Dessiner une zone de texte.
Tracez les contours du bloc à l’aide
de la souris. Déroulez le volet Options
de disposition (voir étape précédente)
et appliquez les paramètres Devant
le texte et Corriger la position sur la page.
Fermez le volet et saisissez votre
texte. Mettez le titre en forme en
choisissant la police, la taille et la
couleur des caractères. Alignez le
texte à gauche (Ctrl + Maj + G), réduisez
l’interlignage afn que le titre ne fotte
pas. Déplacez le bloc à l’endroit voulu
et répétez l’opération pour chacune
des accroches de la couverture.
Pour supprimer les flets autour
des blocs, faites un clic droit sur le
cadre, cliquez sur Contour, Sans contour.

10 / 01net / hors-série 90
 6 Passez aux pages intérieures
Allez sur la seconde page
de votre document et
entrez ce qui constituera
le texte courant de la
brochure. Placez-vous
ensuite sur l’onglet
Disposition, déroulez la
liste Colonne de la section
Mise en page et optez pour
la valeur Trois. Le texte
est ainsi réparti en
trois colonnes de largeur égale. Pour personnaliser la
présentation, cliquez sur Colonnes, Autres colonnes. Vous
pouvez changer la taille de chaque colonne (décochez
la case Largeurs identiques), ajuster l’espace entre elles
ou encore insérer un flet de séparation (Ligne séparatrice).
7 Finalisez la mise en forme des colonnes
Utilisez les outils
de l’onglet Accueil pour
défnir la police et le
corps de texte. Optez
pour un interlignage
simple et réglez
l’alignement des
paragraphes sur
Justifé pour que le
texte occupe toute
la largeur des
colonnes comme dans un magazine. Sur l’onglet Insertion,
cliquez dans le premier paragraphe puis sur l’icône Lettrine
de la section Texte. Choisissez Options de lettrine. Cliquez
sur Dans le texte, indiquez la taille dans le champ Hauteur.
Validez (OK), sélectionnez la lettrine et changez sa couleur.

8 Importez et insérez une image 9 Créez un encadré dans la page

Déroulez le menu Insertion, Image. Sélectionnez une photo
et cliquez sur le bouton Insérer. Cliquez ensuite sur l’icône
Options de mise en page ancrée sur le cadre de la photo
et appliquez les paramètres Carré et Corriger la position sur
la page. Fermez le volet. Glissez la photo à l’endroit voulu
et ajustez sa taille. Retournez dans l’onglet Options de mise
en page. Cliquez sur
Afcher plus. Activez
l’onglet Habillage
du texte et ajustez
l’écran entre les
bords de l’image
et le texte à l’aide des
champs de la section
Distance du texte.
La façon la plus naturelle pour glisser une information
complémentaire ou des données pratiques dans votre
document consiste à aménager un encadré. Cette zone
recevra une mise en forme
totalement diférente du texte
courant. Cliquez sur Insertion,
Zone de texte et choisissez
l’un des modèles de la galerie
(Encadré à bande, par exemple).
Ajustez la taille de l’encadré,
appliquez-lui les mêmes
options d’habillage que l’image
précédente et glissez-le
à l’endroit voulu. Remplacez
le faux texte par vos infos.

10 Numérotez les pages TRUCS & ASTUCES

Puisque votre brochure comporte
plusieurs pages, pensez à ajouter
un folio en bas de page. Pour cela,
utilisez le pied de page (lire p. 9).
Activez l’option Première page diférente
afn que la couverture ne comporte
pas de folio. Si le document intègre
un tableau en annexe ou un
formulaire à renvoyer, vous pouvez
y ajouter un fligrane. La mention
“À renvoyer” apparaîtra ainsi en
arrière-plan. Insérez un saut de
section avant et après la page en
question. Cliquez sur Création, Filigrane,
Filigrane personnalisé. Cochez Texte en
fligrane. Saisissez une expression
ou un mot dans le champ Texte, réglez
la police, la couleur, l’orientation
(diagonale, horizontal) et validez (OK).
Gagnez du temps avec les modèles de document
Le plus difcile quand on crée une brochure, un menu ou une invitation
est d’ajuster le format du document. La bibliothèque de modèles de Word
et les milliers d’échantillons disponibles en ligne simplifent grandement
cette phase de l’opération. Vous y trouvez toutes sortes de modèles, de la
carte postale à la brochure
en triptyque ou au marque-
page. Les dimensions des
feuilles sont prédéfnies, les
blocs texte et images déjà en
place. Surtout, tout est prêt
pour que l’impression se
déroule sans accroc. Si vous
disposez d’une imprimante
recto verso, vous n’avez
à vous soucier de rien,
sinon à plier les feuilles
quand elles sortent du bac.

11 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
ÉCRIRE WoRd
Adoptez le bon
mode d’afchage
Pour travailler efcacement, vous devez choisir le mode
d’afchage qui convient à la longueur de votre
document et au fait qu’il comporte ou non des images.
1 Basculez en mode Page
La présence d’un onglet Afchage en
atteste, la façon dont vos documents
se présentent à l’écran n’est pas
neutre. Dans la plupart des cas, le
mode Page s’impose. Word afche
alors le fchier en cours tel qu’il
apparaîtra lors de l’impression, avec
la mise en forme, les tableaux et les
photos. Utilisez le curseur de zoom
en bas de la fenêtre pour une vue plus
détaillée. Cliquez sur Une page dans
Afchage pour voir la page entière,
sur Largeur de page pour profter
de tout l’écran, sur Plusieurs pages
pour disposer deux pages côte à côte.
4 Naviguez rapidement
dans de longs documents
Les modes Page et Brouillon ne sont pas
forcément adaptés aux très longs
documents. Comme nous l’évoquons
page 14, ces travaux imposent une
bonne organisation et le recours aux
styles de paragraphes. Le mode Plan
est adapté à ce type de fchiers. Les
niveaux hiérarchiques apparaissent
clairement (titre, sous-titre, etc.). Il
est possible de naviguer rapidement
en passant d’un chapitre à l’autre.
2 Affichez un aperçu
Si votre souris dispose d’une molette,
appuyez sur la touche Ctrl du clavier
et, sans relâcher la pression, actionnez
la molette vers le haut ou vers le bas.
Vous agrandissez ou réduisez ainsi
le facteur de zoom. En mode Page, un
certain nombre d’éléments viennent
perturber la lecture. C’est le cas des
marques de paragraphes, des traits
de soulignement du correcteur, etc.
Pour obtenir une version propre
du document, cliquez sur l’icône Mode
lecture dans le volet Afchage. Pour
revenir au mode d’édition, déroulez
le menu Afchage, Modifer le document.
5 Comparez deux documents en les affichant côte à côte
Pour confronter deux versions d’un document, ouvrez-les, placez-vous sur
l’onglet Afchage et cliquez sur l’icône Côte à côte de la section Fenêtre. Pour
12 / 01net / hors-série 90
3 Privilégiez le mode brouillon
Votre carte graphique peine à afcher
les images ? Dans ce cas, activez le
mode Brouillon. Seul le texte et certains
éléments de mise en forme sont pris
en compte. Les images et les colonnes
restent en revanche masquées. Vous
pouvez ainsi modifer et compléter
le document et faire défler les pages
à grande vitesse. Si vous conservez
plusieurs fchiers ouverts, vous
avez la possibilité de basculer
de l’un à l’autre en utilisant l’option
Changer de fenêtre de la section
Fenêtre. Il suft alors de sélectionner
le document voulu dans la liste.
une comparaison directe, activez
l’option Déflement synchrone.
Les déplacements efectués
dans l’un des documents sont
appliqués dans la seconde fenêtre.
Pour revenir à l’afchage mono-
document, cliquez sur l’icône
Côte à côte. Si vous avez besoin
d’afcher deux parties d’un même
document, cliquez sur Fractionner.
ÉCRIRE WoRd
Personnalisez les rubans
d’outils et les menus
Les outils de Word sont nombreux et vous n’en utilisez
sans doute qu’une poignée. Pour éviter que la profusion
ne tourne à la confusion, adaptez l’interface à vos besoins.
1 Masquez les onglets que vous n’utilisez pas
Word est conçu pour répondre aux besoins de tous les
utilisateurs. Il ofre ainsi de nombreuses fonctionnalités
indispensables à certains, mais dont vous n’avez jamais
l’usage. Si vous n’envisagez pas de créer des macros,
c’est l’onglet Développeur dans son ensemble qui est
superfu. Pour qu’il n’apparaisse plus, déroulez le menu
Fichier, Options, Personnaliser le ruban. Décochez Développeur
dans le volet Onglets principaux et validez (OK).
2 libellé de votre choix (Mes Outils favoris, par exemple).
Personnalisez le contenu d’un onglet
Le ruban d’outils de Word
est d’autant plus efcace
que vous ne passez pas
votre temps à y chercher
les fonctionnalités. Pour
gagner en productivité, ne
gardez que les raccourcis
qui vous servent de façon
régulière. Dans le volet
Onglets principaux de la
fenêtre Personnaliser le
ruban, cliquez par exemple
sur le + placé devant Insertion pour afcher les sections de
cet onglet. Sélectionnez Symboles et cliquez sur le bouton
Supprimer qui fgure entre les deux volets. Cette section
disparaît aussitôt (elle peut être restaurée à tout moment).
3 l’autre ordinateur, équipé lui aussi de Word 2013/2016.
Ajoutez les raccourcis qui vous manquent
Si certains onglets du ruban peuvent vous apparaître
inutiles, d’autres au contraire gagneraient à proposer
davantage d’outils. Sachez que la fenêtre Personnaliser le
ruban sert aussi à enrichir les onglets. Sélectionnez un
élément dans la liste Onglets principaux. Faites un clic droit
sur l’intitulé de l’onglet et choisissez Ajouter un nouveau
groupe. Nommez cet élément (Perso, par exemple).
Déroulez la liste Choisir les commandes… située sous l’intitulé
Personnaliser le ruban et les raccourcis clavier et choisissez
Commandes non présentes sur le ruban (vous éviterez ainsi les
doublons). Cliquez sur une commande puis sur le bouton
Ajouter pour insérer le raccourci dans le groupe Perso.
13 / 01net / hors-série 90
4 Créez un onglet rien qu’à vous
Vous pouvez pousser très loin la personnalisation des
menus de Word en regroupant vos outils favoris dans un
onglet. Afchez la fenêtre Personnaliser le ruban, cliquez
sur le bouton
Nouvel onglet.
Faites un clic droit
sur cet élément,
choisissez Renommer
et saisissez le
Changez de la même façon l’intitulé Nouveau Groupe par
Mise en forme. Ajoutez les commandes que vous souhaitez
comme indiqué à l’étape précédente puis validez (OK).
L’onglet Mes Outils favoris apparaît dans le ruban.
5
Mettez de l’ordre dans le ruban
La terminologie de Microsoft ne parle pas à tout le monde.
Il est possible de modifer les appellations des onglets
et des sections du ruban (seuls les noms de commandes
résistent à la personnalisation). Pour cela, faites un clic
droit sur un élément et choisissez Renommer. L’ordre même
des onglets et des sections d’onglets peut être modifé.
Sélectionner un élément dans le volet Onglets principaux
et glissez-le à l’endroit voulu dans la liste. Validez (OK).
Pour retrouver cette version du ruban sur un autre PC,
déroulez le menu Importer/Exporter, Exporter toutes les
personnalisations. Enregistrez le fchier et importez-le sur
6
Créez une barre d’accès rapide sur mesure
Cette petite barre de raccourcis prend place dans la barre
de titre de Word ou juste en dessous du ruban. Elle abrite
une série d’icônes pour activer l’enregistrement ou
annuler la dernière opération. Cliquez sur la fèche située
à gauche de la dernière icône pour dérouler le volet de
personnalisation de la barre d’accès rapide. Cochez les
raccourcis que vous souhaitez y voir fgurer, décochez les
commandes superfues. Pour insérer une fonctionnalité
absente de la liste, cliquez sur Autres commandes, choisissez
un raccourci, actionnez le bouton Ajouter et validez (OK).
 OFFICE
ÉCRIRE WoRd

Réalisez et organisez
un très long document
Un livre ne se conçoit pas comme un simple courrier.
Il faut apprendre à naviguer entre les chapitres,
gérer notes de bas de page, table des matières et index.

1Utilisez les styles pour 2 Basculez en mode plan 3 Corrigez la structure

mettre votre texte en forme
Les styles de paragraphe jouent un
rôle crucial dans l’organisation d’un
document volumineux. Ils défnissent
le niveau hiérarchique des diférents
éléments : titre de l’ouvrage, titres des
chapitres, des sections et des sous-
sections, corps du texte. Appliquez
la mise en forme voulue au titre
du document et sélectionnez-le. Sur
l’onglet Accueil du ruban, cliquez
sur la fèche située dans le coin de
la section Styles. Cliquez sur l’icône
Nouveau style au bas du volet. Donnez
un nom à ce modèle (Titre Livre).
Déroulez ensuite le menu Format
qui se trouve au bas de la fenêtre et
activez la commande Paragraphe. Dans
la liste Niveau hiérarchique, choisissez
Niveau 1. Procédez de la même façon
avec les styles utilisés pour le texte,
les titres des chapitres, etc. Validez
(OK) puis placez-vous sur l’onglet
Afchage. Cliquez sur l’option Plan. Le
document s’y afche sous une forme
brute, sans images. Cochez l’option
Volet de navigation de la section Afcher
du ruban. Grâce à cette fenêtre,
vous pouvez accéder rapidement
aux diférents chapitres et sections.
de votre document
Le mode Plan autorise l’intervention
sur le texte : ajout, suppression et
même correction de l’orthographe.
Il facilite par ailleurs la structuration
du document. Si vous souhaitez, par
exemple, transformer une section en
chapitre, il vous suft de cliquer sur
l’élément en question et de changer
son niveau hiérarchique dans la liste
située dans le coin gauche de l’onglet
Mode Plan. Pour n’afcher que les titres
des chapitres, déroulez la liste Afcher
le niveau et choisissez l’option Niveau 2
(Niveau 3 pour voir les sections).

4 Générez automatiquement une table des matières 5 Insérez une table

Une fois le document terminé, revenez en mode Page. Placez-vous à la fn du
fchier, activez l’onglet Insertion et créez un saut de page. Basculez ensuite sur
l’onglet Références. Déroulez la liste Table des matières, à gauche du ruban. Si vous
avez utilisé les styles par défaut de Word pour structurer le document (Titre 1,
Titre 2, etc.), sélectionnez l’un des modèles
de mise en forme proposés. La table des
matières est automatiquement générée.
Si vous avez usé de styles spécifques,
cliquez sur Table des matières personnalisée.
Choisissez un modèle dans la liste Formats
puis cliquez sur le bouton Options. Cochez
la case Niveaux hiérarchiques et validez (OK).
des illustrations utilisées
Si votre document est illustré, Word
vous invite à référencer les images.
Sélectionnez un élément et déroulez
Références, Insérer une légende. Tapez
le texte qui accompagnera la photo
et validez (OK). Recommencez avec
les autres illustrations. Allez à la fn
du document et cliquez sur Insérer une
table des illustrations, OK. Une liste des
images est générée, avec le texte de la
légende, suivi du numéro de page.

14 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE WoRd
Optimisez les
outils de correction
Si les possibilités de mise en forme de Word séduisent,
elles ne doivent pas faire oublier le fond ! Un document
réussi ne doit pas comporter la moindre faute.
1 Corrigez un document existant
Word dispose d’un correcteur capable de repérer les
fautes d’orthographe et de grammaire. Pour analyser un
document, placez-vous sur l’onglet Révision et cliquez sur
l’icône Grammaire et orthographe de l’onglet Vérifcation. Un
volet de correction se déploie sur le bord droit de l’écran.
Quand une faute est repérée, Word propose une correction
et des explications. Cliquez sur Modifer pour efectuer
la substitution, sur Ignorer pour garder le texte en l’état.
2 erreur se reproduit régulièrement, vous avez tout intérêt
Détectez les fautes en cours de frappe
Pour gagner du
temps, vous pouvez
demander à Word
de signaler les
fautes à mesure que
vous tapez votre
texte. Allez dans
Fichier, Options,
Vérifcation.
Repérez la section Pendant la correction… et cochez les
options Vérifer l’orthographe au cours de la frappe et Vérifer la
grammaire au cours de la frappe. Validez (OK). Les mots mal
orthographiés seront soulignés d’un trait ondulé rouge,
les fautes de grammaire d’un trait ondulé bleu.
3 le champ Ne pas corriger, cliquez sur Ajouter puis OK.
Intervenez directement dans le texte
Faites un clic droit sur un mot mal orthographié ou sur
une forme fautive. Il vous suft alors de choisir l’une des
graphies suggérées par le correcteur. Si le terme est ignoré
de Word mais valide, cliquez sur la commande Ajouter au
dictionnaire afn qu’il ne soit plus signalé comme une faute
à l’avenir. Pour conserver le mot en l’état, ainsi que ses
occurrences dans le document en cours, choisissez Ignorer
tout (le trait de soulignement rouge disparaît). Dans le cas
d’une impropriété grammaticale, vous disposez d’une
commande supplémentaire, Grammaire. Elle afche le volet
de correction afn de vous fournir des explications sur
la nature de la faute. Pour enrichir votre vocabulaire, faites
un clic droit sur un mot bien orthographié, déroulez
la liste Synonymes et choisissez un terme voisin.
15 / 01net / hors-série 90
4 Remplacez automatiquement certains mots
Nous soufrons tous de
blocages qui nous font
répéter les mêmes fautes.
Il peut s’agir de simples
coquilles liées à la saisie
au clavier (inversion de
caractères…) aussi bien que
d’entorses aux règles de
grammaire. Quand une
à ce que Word la corrige automatiquement. Déroulez Fichier,
Options, Vérifcation, Options de correction automatique. Activez
l’onglet Correction automatique pour défnir une nouvelle
règle. Vérifez que l’option Correction en cours de frappe est
cochée, puis indiquez la forme incorrecte (“connection”,
par exemple) dans le champ Remplacer, la bonne graphie
(“connexion”) dans le champ Par. Validez (Ajouter).
5
Évitez les corrections qui n’en sont pas
Word fait parfois de l’excès de zèle en corrigeant de lui-
même des mots bien orthographiés. Si vous avez l’habitude
d’utiliser un terme commençant par deux caractères en
lettres capitales (une marque, par exemple), cliquez sur le
bouton Exceptions de l’onglet Correction automatique. Activez
l’onglet Deux majuscules en début de mot, tapez le terme dans
6
Révisez un texte rédigé en langue étrangère
Doué en langues, Word est capable de corriger des textes
ou des paragraphes rédigés dans une langue autre que le
français. Il détecte d’ailleurs automatiquement la langue
utilisée (l’info s’afche dans la barre d’état du logiciel, en
bas à gauche de la fenêtre). S’il ne s’agit que d’un passage
au sein du document, sélectionnez le bloc de texte à l’aide
de la souris, cliquez sur Révision, Grammaire et orthographe.
Si le dictionnaire de la langue utilisée est installé sur votre
PC, le volet de correction signale les fautes et indique des
pistes pour y remédier. Les outils de correction en cours
de frappe fonctionnent également, soulignant les formes
fautives et proposant des corrections et des synonymes.
 OFFICE
ÉCRIRE WoRd onlInE
Créez vos documents
directement sur Internet
Word existe sous forme de logiciel pour Windows et
Mac, d’appli mobile, mais aussi d’appli en ligne,
accessible sur n’importe quel ordinateur connecté au Net.
1 Accédez à la version allégée de Word
Tous les modules
de la suite Ofce ont
droit à leur version
Internet. Gratuits, ces
outils sont accessibles
à tous les utilisateurs
disposant d’un compte
Microsoft. Rendez-
vous sur le site tinyurl.com/nhbksgu. Cliquez sur le bouton
Se connecter et identifez-vous. Une fois sur la page
d’accueil d’Ofce Online, cliquez sur l’icône de Word.
Si vous conservez vos documents sur OneDrive, la liste
des fchiers ouverts récemment s’afche à gauche
de l’écran. Cliquez sur Nouveau document - Vierge.
2 intégrer un tableau, en
Saisissez votre texte et mettez-le en forme
Si vous utilisez Word 2013 ou 2016 sur votre ordinateur,
vous ne serez pas dépaysé. L’interface de la version
en ligne en reprend le ruban d’outils et les grands principes.
Seule diférence : les fonctionnalités sont ici bien plus
réduites. Vous disposez néanmoins de tout ce qu’il faut
pour élaborer vos courriers et vos rapports. Après avoir
saisi votre texte, activez l’onglet Accueil. Utilisez les icônes
et les listes pour formater caractères et paragraphes.
Afn de gagner du temps, aidez-vous des styles prédéfnis.
Vous ne pouvez pas les modifer ni en créer de nouveaux
avec cette version Web. Pour réutiliser une mise en forme
particulière, appliquez-la à un mot. Cliquez sur celui-ci
puis sur l’icône Reproduire la mise en forme. Sélectionnez
ensuite le texte à modifer à l’aide la souris.
3 en temps réel sur
Affichez le document tel que
les destinataires le verront sur leur écran
Les documents conçus dans Word Online sont souvent
destinés à être partagés. Pour afcher le fchier sur lequel
vous travaillez tel que vos contacts le verront, allez sur
l’onglet Afchage et cliquez sur Mode lecture. Revenez à la
fenêtre d’édition en cliquant sur Modifer le document, Modifer
dans Word Online. Notez que l’onglet Afchage abrite aussi la
commande servant à défnir les en-têtes et pieds de page.
16 / 01net / hors-série 90
4 Ajoutez une image ou un tableau
Word Online ne peut rivaliser avec la version PC sur
le plan de la mise en page. Il est néanmoins possible
d’importer des photos. Activez pour cela l’onglet Insertion.
Cliquez sur Images puis sur le bouton Choisissez un fchier.
Désignez un fchier présent sur votre disque dur, validez
(Insérer) et attendez la fn du chargement. Glissez l’image
à l’endroit voulu et ajustez sa taille à l’aide des poignées
de sélection du cadre. Faites un clic droit sur le bloc,
cliquez sur l’icône Styles et adoptez l’une des mises
en forme proposées
(un cadre rond souligné
d’une ombre, par exemple).
Cliquez hors de l’image
pour voir le résultat. Vous
pouvez de la même façon
choisissant le nombre
de lignes et de colonnes.
5
Finalisez et enregistrez le document
Lorsqu’un tableau est sélectionné, le ruban s’orne
d’un nouvel onglet Outils de tableau, lui-même scindé en
deux parties. Le volet Schéma regroupe les commandes
et options de mise en forme, le volet Disposition servant
à ajouter et supprimer lignes et colonnes et à défnir
l’alignement du texte au sein des cellules. Retournez
sur l’onglet Insertion. Si vous souhaitez faire fgurer un folio
sur chaque page, cliquez sur Numéros de pages et indiquez
l’emplacement où apparaîtra cette information (en haut,
en bas, à droite, à gauche). Quand le document est
prêt, cliquez sur l’onglet Fichier. Le fchier est sauvegardé
OneDrive. Pour disposer
d’une copie sur votre
PC, cliquez sur l’une des
options Télécharger… :
Une copie pour récupérer
un fchier Word, PDF
ou encore ODT (le format
OpenDocument de
LibreOfce et OpenOfce).
 L’application 01net Mag
est disponible sur vos tablettes
et smartphones
Disponible sur
App Store

N° 826 - Du 2 au 15 septembre 2015

GUIDE p. 76
Comment venir
3,90€ à bout des bugs
D’AnDroID
l e m ag a z i n e d e l a h i g h -t e c h p l a i s i r

Les meiLLeures affaires

de la rentrée
Belgique : 4,50 € > suisse : 6,30 fs > Luxembourg : 4,50 € > Guyane : 7,80 € > DOM Avion : 5,10 € > TOM Avion : 1 300 CFP > Maroc : 39 DH > Canada : 7,25 $CAD > Tunisie : 3,20 TND > Portugal : 4,70 €

p. 46

s
do ss ie r sp éc ia l de 16 page

Tout savoir sur

Windows 10
P. 30

Apprivoiser Déménager
appLe music sans stress
M 05367 - 826 - F: 3,90 E p. 80 gr‰ce au Web
3’:HIKPNG=\UX^U^:?k@i@c@q@a"; p. 64
 OFFICE
CALCULER EXCEL

Calculez comme un pro

grâce aux formules
Si Excel peut être utilisé pour gérer une collection de DVD,
sa fonction est bien évidemment toute autre. Cet as du
calcul jongle avec les chifres et les dates comme personne.

1 Calculez sans formule 2 Ajustez le format d’affichage 3 Générez des listes

Le principe d’un tableur est simple :
réaliser des calculs à partir des
données que vous lui soumettez. Vous
disposez pour cela de centaines de
formules pour efectuer opérations
arithmétiques et fnancières ou résoudre
des équations. Il n’est toutefois pas
nécessaire de créer des formules pour
réaliser des calculs élémentaires.
Entrez vos valeurs dans un tableau.
Sélectionnez les cellules, déroulez
Formules, Somme automatique, Somme.
Une nouvelle ligne est ajoutée
en bas du tableau avec la somme des
valeurs de chacune des colonnes.
Vous pouvez utiliser le menu Somme
automatique pour calculer de la même
façon la moyenne, ressortir la valeur
la plus basse (MIN) ou la plus haute
(MAX). Excel reconnaît la nature des
données que vous saisissez et adapte
le format d’aàchage. Si vous entrez
3 jan ou 03/01, cette valeur est convertie
en date. Si le format par défaut ne
vous convient pas, faites un clic droit
dans la cellule. Choisissez Format de
cellule, optez pour une mise en forme
et validez (OK). Utilisez l’outil Repro-
duire la mise en forme pour appliquer
la présentation à d’autres cellules.
Pour saisir les mois de l’année dans
une colonne, contentez-vous de taper
“janvier” dans la première cellule
puis cliquez sur le petit carré noir
qui fgure dans le coin inférieur droit
de la cellule et glissez-le vers le bas.
Excel complète la série et insère
février, mars, avril, etc. dans les
cellules suivantes. La méthode
fonctionne aussi avec des données
numériques. Tapez “10” puis “20”.
Sélectionnez les deux cellules
adjacentes, tirez la poignée vers
le bas : les valeurs 30, 40, 50, 60
sont automatiquement insérées.

4 Contrôlez les séries 5 Créez une première formule

La capacité d’Excel à anticiper vos
désirs va parfois à l’encontre du
résultat recherché. Si vous souhaitez
recopier le contenu d’une cellule ou
d’un groupe de cellules sans créer une
série, gardez la touche Ctrl du clavier
enfoncée pendant que vous tirez le
cadre de sélection. Au lieu de 10, 20,
30, 40, vous obtenez 10,20, 10,20. Il
en va de même avec les dates, les mois
et, comme nous allons le voir un peu
plus loin, avec les formules de calcul.
Insérer une formule se fait en la
saisissant directement dans une
cellule ou en utilisant l’assistant de
création d’Excel. Pour calculer la
valeur TTC d’une série de produits,
placez-vous dans la colonne à droite
du premier article. Tapez =, cliquez
sur le prix HT, ajoutez *1,20. Appuyez
sur Entrée. La formule laisse place
à la valeur TTC. Pour l’appliquer aux
autres produits, tirez la poignée de
sélection jusqu’au bas de la colonne.

18 / 01net / hors-série 90
 6 Utilisez l’assistant de création de formules
Si vous avez un doute sur la syntaxe d’une fonction ou si
vous ignorez comment construire votre formule, cliquez
sur l’icône Insérer une fonction de l’onglet Formules. Tapez une
description de ce que vous voulez obtenir et cliquez sur
Rechercher. Excel vous suggère des fonctions pouvant vous
convenir. Sélectionnez l’une d’elles puis cliquez sur Aide sur
cette fonction pour obtenir
des infos sur sa syntaxe et
son objet. Si vous souhaitez
calculer l’ancienneté de
vos collaborateurs, tapez
“Calculer le nombre de
jours entre deux dates”.
Cliquez sur JOURS puis OK.
La fenêtre Arguments de la
fonction s’afche.
7 Indiquez les cellules à prendre en compte
Il vous faut maintenant préciser à Excel la plage de
cellules à prendre en considération. Dans le champ
Date_fn, entrez aujourdhui() pour que le résultat soit
automatiquement mis à jour à l’avenir. Cliquez ensuite
sur l’icône en forme de calendrier à droite du champ
Date-début et désignez la cellule contenant la date d’entrée
du premier salarié. Validez. La cellule située sous la date
d’entrée aàche le nombre de jours écoulés depuis
l’embauche du collaborateur. Ajoutez l’opérateur /365,25
à la fn de la formule pour convertir cette valeur en années.
Pour obtenir un résultat
précis, tenant compte des
années bissextiles, il faut
utiliser la fonction DATEDIF.
La formule devient
DATEDIF(H44;aujourdhui();Y

8 Différenciez références absolues et relatives 9 Corrigez les formules erronées

Vous l’avez noté, dans les formules, Excel repère les
cellules par leur position dans le tableau (A5, H44, etc.).
Lorsque vous copiez une formule pour la coller à un autre
endroit de la feuille de calcul, le logiciel ajuste la syntaxe
en fonction des coordonnées de la cellule d’accueil. Si la
formule faisait référence à la cellule située deux rangs et trois
colonnes plus loin, Excel applique le même scénario. Pour
que la formule continue
à pointer vers les cellules
défnies à l’origine, il faut
remplacer les références
relatives par des références
absolues en ajoutant $
devant le nom de la cellule
($B5 par exemple).
Quand la syntaxe est incorrecte, Excel le signale en
aàchant une erreur au lieu du résultat souhaité. Vous
voyez alors apparaître “#NOMBRE!” dans la cellule
concernée. Pour corriger la formule, sélectionnez la
cellule qui l’abrite puis procédez aux modifcations dans
la barre de formule, à droite de l’icône fx. Mais Excel ne
vous abandonne pas face à vos erreurs, il cherche à vous
aider à les corriger. Pour obtenir des précisions sur la
nature de l’erreur, cliquez sur
l’icône jaune ornée du point
d’exclamation qui s’aàche
à côté de la cellule contenant la
formule fautive. Choisissez Aide
sur cette erreur ou Afcher les étapes
du calcul pour en savoir plus.

10 Déclenchez les formules, TRUCS & ASTUCES

automatiquement ou non
Par défaut, les formules de calcul sont
appliquées systématiquement. Le
contenu des cellules cibles est donc
actualisé dès qu’une valeur utilisée
par la formule est modifée dans le
tableau. Si vous préférez déclencher
le calcul à la main – pour visualiser
les changements par rapport à la
situation de départ –, placez-vous sur
l’onglet Formules. Dans la section Calcul,
à droite du ruban, cliquez sur Options
de calcul et cochez Manuel. Changez des
valeurs dans le tableau : les cellules
contenant les formules ne sont pas
afectées. Pour actualiser les calculs,
cliquez sur l’icône Calculer maintenant.
Activez l’option Automatique pour
revenir à la normale.
Ignorez certaines valeurs grâce aux formules conditionnelles
Vous ne souhaitez peut-être pas
prendre en compte dans votre calcul
l’ensemble des valeurs d’une table
de données. Sachez que les formules
d’Excel peuvent accueillir des
opérateurs destinés à exclure les
valeurs qui ne répondent pas à
certains critères. Combinez les
opérateurs SI, ET, OU afn de
conditionner un calcul au contenu
d’une cellule. La formule =SOMME.SI(G4:G76;“=MARC”;E4:E76) additionne les
valeurs contenues dans les cellules de la plage E4:E76 dont la colonne G
contient le prénom MARC. Le principe est repris pour la mise en forme des
cellules. Activez l’onglet Accueil et déroulez le menu Mise en forme conditionnelle
de la section Style. Cliquez par exemple sur Règles de mise en surbrillance…,
Supérieur à. Entrez la valeur seuil qui déclenchera le repérage (20, par
exemple), choisissez un format (Bordure rouge, par exemple) et validez (OK).

19 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
CALCULER EXCEL

Échangez des données

entre vos classeurs
Pourquoi saisir des pages de données quand celles-ci
existent déjà ? Voici comment récupérer des infos venant
d’un classeur, d’une page Web et même de Facebook !

1 Échangez des cellules et des
graphiques entre vos classeurs
Pour récupérer une feuille de calcul
d’un autre classeur, ouvrez les deux
fchiers dans Excel. Faites un clic
droit sur l’onglet de la feuille, cliquez
sur Déplacer ou copier et cochez l’option
Créer une copie au bas de la fenêtre.
Déroulez la liste Dans le classeur
et désignez le fchier de destination
(Classeur1 si vous avez ouvert un
nouveau document). Il vous reste à
indiquer où sera insérée la feuille.
Choisissez pour cela l’une des options
proposées dans la zone Avant la feuille
(en dernier, par exemple). Validez (OK).
2Copiez et collez des plages
de cellules et des formules
Si le transfert ne concerne qu’une
plage de cellules, utilisez un copier-
coller. Sélectionnez et dupliquez la
zone en question (Ctrl + C). Allez dans
le classeur de destination et efectuez
un clic droit à l’endroit où seront
insérées les données. Pointez Collage
spécial et survolez les icônes du volet
Coller. Choisissez Conserver les largeurs
de colonnes sources pour garder la
mise en forme d’origine, Coller avec
liaison (N) pour que les changements
apportés au tableau initial soient
répercutés dans la copie.
3 Récupérer des cellules
sous forme d’image
Rien ne vous oblige à importer les
données en tant que plage de cellules
si vous ne comptez pas les intégrer à
vos formules de calcul. Dans ce cas,
copiez les données (Ctrl + C), allez sur
la feuille de destination, aàchez le
menu contextuel, cliquez sur Collage
spécial puis sur l’option Image (E)
de la section Autres options de collage.
Les cellules sont importées en tant
qu’image dans un bloc que vous
pouvez déplacer et redimensionner.
Il est en revanche impossible
de modifer le contenu des cellules.

4 Intégrez des données provenant d’un site Web 5 Importez votre

Certaines formules de calcul peuvent s’appuyer sur des valeurs qui varient au fl liste d’amis depuis Facebook
du temps. C’est le cas, par exemple, si vous réalisez des conversions monétaires Déroulez Nouvelle requête, à partir
ou des valeurs boursières. Excel a tout prévu, même la possibilité d’intégrer d’autres sources, à partir de Facebook puis
des données externes à vos classeurs. Pour utiliser des infos d’Internet, aàchez pointez le bouton Continuer. Cliquez
l’onglet Données - Récupérer et transformer et cliquez sur Nouvelle requête. Déroulez sur OK, Se connecter, Se connecter. Entrez
la liste à partir d’autres sources, à partir du Web. Indiquez l’URL de la page Web où se vos identifants Facebook. Cliquez
trouvent les infos (pour nous, sur Connexion et OK. Quand les infos
www.xe.com/fr/currencycharts/?from de votre page s’aàchent, cliquez sur
=USD&to=EUR). Cliquez sur OK, Record, en face de l’intitulé Connexions,
choisissez l’élément à importer puis sur le lien Table en regard de
(Taux des devises en direct, par Friends. Pour importer les données,
exemple) et validez (Charger). cliquez sur le bouton Fermer et charger.

20 / 01net / hors-série 90
CALCULER EXCEL
Transformez vos chifres
en graphiques parlants
Tout le monde n’est pas capable d’analyser un tableau en
parcourant une série de chifres bruts. Un graphique
peut vous aider à y voir clair. À condition de choisir le bon !
1 Choisissez un modèle adapté à vos données
Camembert, lignes,
histogrammes, le bon
graphique dépend de
la nature des données
que vous souhaitez
illustrer. Sélectionnez
les cellules contenant
les valeurs à utiliser.
Placez-vous sur l’onglet Insertion et cliquez sur Graphiques
recommandés. Excel vous suggère alors des diagrammes qui
semblent convenir à la situation. La fenêtre d’aperçu vous
donne une bonne idée du résultat fnal. Choisissez un modèle
dans la liste ou, si aucun ne vous convient, cliquez sur
l’onglet Tous les graphiques pour explorer d’autres options.
2 Cliquez sur la dernière (Filtres de
Soignez l’apparence du graphique
Vous accédez alors à l’ensemble des graphiques
proposés par Excel. Ils sont classés en quinze catégories.
Sélectionnez par exemple Secteurs, puis passez en revue
les onglets situés au-dessus du volet d’aperçu pour essayer
diférentes versions : en 3D, en anneau, etc. Cliquez sur
OK pour valider votre choix. Le graphique est intégré
à la feuille de calcul. Il prend place dans une fenêtre
fottante que vous pouvez dimensionner et déplacer
à loisir. Pour pousser encore la personnalisation, activez
l’onglet Outils de graphique - Création et testez les modèles
de la liste Style du graphique. Cliquez ensuite sur l’icône
Modifier les couleurs pour changer la palette de teintes.
3 Améliorez la lisibilité des diagrammes
Quand il y a de nombreuses données à représenter, les
graphiques tendent à devenir peu lisibles. Les intitulés
de lignes et de colonnes, appelés étiquettes, peuvent se
chevaucher, rendant le repérage impossible. Toujours
depuis l’onglet Outils de graphique - Création, déroulez la liste
Ajouter un élément graphique, à gauche du ruban puis le menu
Étiquettes de données. Survolez les diférentes options. Vous
obtenez un aperçu immédiat. En général, l’option Ajuster
donne de bons résultats. En cas de grande confusion,
une légende peut suàre : choisissez alors l’option Aucune.
21 / 01net / hors-série 90
4 Personnalisez les étiquettes
Les graphiques d’Excel sont personnalisables à l’envi.
Sélectionnez l’un des secteurs de votre diagramme
circulaire et faites un clic droit pour aàcher le menu
contextuel et modifer la couleur (Remplir). Il est également
possible de déplacer les étiquettes, de changer leur
intitulé, la couleur du texte, etc. Si vous jugez que
le graphique serait plus utile sur une autre feuille du
classeur, cliquez sur l’icône Déplacer le graphique de l’onglet
Outils de graphique - Création. Déroulez la liste Objet dans,
indiquez la feuille de destination puis validez (OK).
5
Affichez des infos personnalisées
Trois icônes carrées occupent
le bord supérieur droit du graphique.
graphique), représentant un entonnoir.
Le volet Valeurs est particulièrement
utile. Dans notre cas, le graphique
représente la répartition mensuelle
des dépenses (courses, logement,
etc.). Incapable de caser toutes
ces données sur un diagramme, Excel
le fait mois par mois. Pour illustrer
un autre mois que janvier, sélectionnez-le dans la liste
Série et cliquez sur Appliquer. Utilisez la liste Catégorie pour
exclure une ou plusieurs catégories (ne conservez par
exemple que les dépenses liées à la maison).
6 Insérez des petits indicateurs
graphiques dans le tableau lui-même
Un diagramme n’est pas forcément indispensable pour
aider à l’analyse des données. Il est possible de glisser des
indicateurs graphiques au cœur du tableau. Sélectionnez
une plage de données et cliquez sur l’icône Analyse rapide
située dans le coin inférieur droit du cadre. Dans le volet
Mise en forme, cliquez sur Graphique Sparkline. Choisissez
un type de représentation (Courbes, Positif, Histogrammes).
Une nouvelle colonne apparaît. Par exemple, on fait
ressortir, au moyen d’une courbe ou de barres verticales,
les variations mensuelles de chaque poste de dépenses.
 OFFICE
CALCULER EXCEL

Analysez les données

de vos tableaux
Une feuille de calcul est un puissant outil d’analyse.
Excel ofre pour cela une foule d’outils pour optimiser
les tableaux et mettre les chifres en perspective.

1 Faites pivoter un tableau 2Changez de perspective 3 Générez le nouveau tableau

Il est rare d’obtenir un résultat
optimal à la première tentative.
L’une des erreurs fréquentes consiste
à placer des données en colonnes (les
postes de dépenses) alors qu’il serait
au fnal plus judicieux de les disposer
en lignes et de trouver les intitulés
des mois de l’année en en-tête de
colonnes. Pour rectifer le tir très
simplement, sélectionnez et copiez
la plage de cellules (Ctrl + C). Faites
un clic droit dans la première cellule
de la zone où apparaîtra le nouveau
tableau. Cliquez sur l’icône Transposer
de la section Options de collage.
en créant un tableau croisé
Si votre tableau de données intègre
une grande variété de données,
(produits, zones régionales, vendeurs,
chifre d’afaires, etc.), il peut donner
lieu à d’innombrables analyses.
Pour “tordre” les données dans tous
les sens, Excel vous invite à utiliser
un tableau croisé dynamique.
Celui-ci s’apparente à un tableau
en 3D, ou à un Rubik’s Cube, qui peut
être observé selon diférents angles.
Ouvrez le classeur qui abrite
vos données et cliquez dans l’une
des cellules du tableau.
Placez-vous sur l’onglet Insertion et
cliquez sur l’icône Tableaux croisés
dynamiques suggérés (elle est surmontée
d’un point d’interrogation) dans la
section Tableaux. Parcourez la galerie
et choisissez un modèle de mise
en forme (pas d’inquiétude, vous
pourrez revenir sur la présentation
par la suite). Cliquez sur OK. Un
tableau, de taille bien plus réduite
que l’original, est ouvert dans une
nouvelle feuille de calcul. Activez
l’onglet Outils de tableaux croisés
dynamiques - Création du ruban d’Excel
pour modifer les couleurs du tableau.

4 Choisissez les données à afficher et analysez le tableau 5 Finalisez l’image

La nouvelle feuille de calcul arbore un volet Champs de tableau croisé sur la droite de Des boutons + et - sont disposés
l’écran. Vous pouvez y choisir les données à inclure dans le tableau. Il suàt pour dans certaines cellules. Ils servent à
cela de cocher ou décocher les cases situées devant les intitulés des champs. Pour développer ou au contraire à masquer
ajouter un menu de fltre au-dessus des cellules, glissez l’un des champs dans les catégories et sous-catégories selon
la section Filtres à l’aide de la souris. Cliquez ensuite sur la fèche à droite de le niveau de détails que vous souhai-
la nouvelle cellule pour dérouler le menu. Sélectionnez une valeur (le nom d’un tez présenter. Un clic sur le + situé
produit, par exemple) et devant Maison aàche les postes de
validez (OK). Le contenu du dépenses liés aux frais d’habitation :
tableau est modifé de façon assurances, taxes foncières, travaux,
à ce que seules les valeurs etc. Le bouton de liste placé à droite
en lien avec le critère de tri de l’en-tête de la première colonne
apparaissent. donne accès à des options de tri.

22 / 01net / hors-série 90
CALCULER EXCEL

Imprimez vos classeurs

sans gâcher de papier
L’impression d’une feuille de calcul peut rapidement
virer au cauchemar. Voici comment faire tenir les lignes
et les colonnes voulues sur un minimum de pages.

1 Imprimez seulement
une partie de la feuille de calcul
Si vous lancez l’impression sans plus
de précaution, Excel prend en compte
tout le contenu de la feuille de calcul.
Les lignes et les colonnes seront
réparties sur plusieurs pages, avec un
résultat le plus souvent inexploitable.
Pour ne garder qu’une partie du
document, sélectionnez les cellules
souhaitées, allez dans Fichier, Imprimer
et déroulez la liste située sous l’intitulé
Paramètres. Activez Imprimer la sélection
et cliquez sur Imprimer. Pour rendre
la sélection permanente, cliquez
sur Mise en page, ZoneImpr, Défnir.
2
Traitez plusieurs feuilles
ou l’ensemble du classeur
Un classeur peut abriter plusieurs
feuilles de calcul. Un bilan d’activité
sera ainsi composé de cinq feuilles :
une pour chaque trimestre, une
dernière pour la synthèse de l’année.
Délimitez tout d’abord les zones
d’impression sur chaque onglet du
classeur. Allez dans Fichier, Impression
et activez l’option Imprimer le classeur
entier. Vous souhaitez vous en tenir
à certaines feuilles du classeur ?
Cliquez sur leurs onglets en appuyant
sur la touche Ctrl pour les sélectionner
puis utilisez Imprimer les feuilles actives.
3 Ajustez le format de papier,
l’orientation et les marges
Selon la forme du tableau, il vous
faudra changer l’orientation des
pages, réglée par défaut sur Portrait. Si
la feuille de calcul est plus large que
haute, choisissez Orientation Paysage
dans les paramètres d’impression.
Vérifez que le format de papier est
adapté à votre matériel. N’hésitez
pas à utiliser du papier A3 si votre
imprimante l’autorise. Faites défler
les pages dans la fenêtre d’aperçu.
Si elles ne vous semblent pas toutes
indispensables, indiquez les folios à
imprimer dans les champs Pages et à.

4 Faites tenir votre tableau sur une seule feuille de papier 5 Numérotez les pages
L’enjeu consiste à éviter l’efet puzzle qui oblige à coller Avant de lancer l’impression, cliquez
les feuilles de papier pour recomposer le tableau ! La sur le lien Mise en page au bas du volet
section Paramètres de la fenêtre d’impression propose des des paramètres et activez l’onglet
options très pratiques pour faire tenir une feuille de calcul En-tête Pied de page. Déroulez la liste
sur une seule page. S’il s’en faut de quelques centimètres, Pied de page et sélectionnez Page 1 ou
cliquez sur Marges normales, Marges personnalisées et réduisez Page 1 de ? afn qu’un folio apparaisse
les valeurs gauche, droite, haut et bas. En cas de débord sur chaque feuille de papier. Si vous
conséquent, cliquez sur le bouton situé en dessous et souhaitez que le nom du document
essayez les réglages proposés. Ajuster la feuille à une page fgure en haut de la page, déroulez
réduit lignes et colonnes afn que tout tienne sur une page. la liste En-tête et cliquez sur l’intitulé
Si le résultat est illisible, optez pour Ajuster les colonnes de votre choix : le titre de la feuille
ou les lignes à une page. Cela limitera le nombre de pages. de calcul ou le nom du fchier.

23 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
CALCULER EXCEL
Automatisez les tâches
grâce aux macros
La mise en forme d’une feuille de calcul oblige à répéter
les mêmes opérations. Facilitez-vous la vie en créant
des macros que vous pourrez exécuter à la demande.
1 Enregistrez les manipulations
que vous effectuez dans la feuille de calcul
L’automatisation des tâches sous Excel s’efectue de
deux façons diférentes. Vous pouvez écrire de vrais petits
programmes à l’aide du langage de développement intégré
à Oàce, le VBA – Visual Basic pour Applications. L’autre
option consiste à enregistrer les commandes que vous
efectuez à l’écran. Le résultat est un programme VBA
qui peut être rejoué, modifé et enrichi. Pour débuter,
mieux vaut vous en tenir à la seconde option. Il sera
toujours temps de vous former au VBA par la suite.
Placez-vous pour commencer sur l’onglet Développeur.
2 Autorisez l’exécution des macros
Comme tout
programme,
les macros sont
susceptibles
de contenir des
portions de code
potentiellement
dangereux. Afn
d’éviter tout risque à votre PC, Excel interdit par défaut
leur exécution. Avant d’enregistrer votre première
macro, vous devez suspendre cette mesure de protection.
Cliquez sur l’icône Sécurité des macros dans la section
Code du ruban. Cochez l’option Activer toutes les macros (non
recommandé) et validez (OK). Nous vous conseillons de
rétablir le paramètre par défaut (Désactiver toutes les macros
avec notifcation) quand vous n’utilisez pas les macros.
3 Avec le mode d’enregistrement à la volée, les risques
Créez votre première macro
Cliquez sur l’icône Enregistrer une macro dans la section Code.
Donnez un nom à votre macro (Colonne_Dépenses, par exemple)
et choisissez d’Enregistrer la macro dans Classeur de macros per-
sonnelles. Associez un raccourci clavier à la macro (Ctrl + M
ou Ctrl + 1). Cette commande se substituera aux raccourcis
d’Excel quand le classeur abritant la macro est ouvert.
Pour ne pas perdre l’usage d’un raccourci que vous utilisez
souvent, utilisez des combinaisons complexes via les touches
Ctrl + Alt + Maj. Ajoutez un descriptif puis validez (OK).
24 / 01net / hors-série 90
4 Appliquez les changements au classeur
Vous devez maintenant mener à bien les manipulations
que vous souhaitez mémoriser. Dans notre cas, il s’agit de
mettre en forme un tableau de dépenses pour le mois, une
tâche fastidieuse qui se répète 12 fois par an. Vous pouvez
de la même façon capturer la procédure d’enregistrement
d’un classeur en PDF ou toute autre manipulation. Quand
vous avez terminé, cliquez sur l’icône Arrêter l’enregistrement
de l’onglet Développeur, ou sur le bouton carré qui s’aàche
à gauche de la barre d’état d’Excel. Cliquez sur l’icône
Macros dans la section Code de l’onglet Développeur : votre
macro s’aàche dans la liste Nom de la macro.
5 Exécutez votre macro
Ouvrez la feuille des
dépenses du mois suivant,
aàchez la liste des macros
(y apparaissent celles propres
au classeur et celles de votre
de macros personnelles).
Choisissez la séquence que
vous désirez rejouer et cliquez sur le bouton Exécuter :
les changements que vous aviez appliqués à la main sur
le classeur précédent sont reproduits automatiquement
sur le nouveau tableau. Si vous souhaitez modifer
le raccourci clavier associé à la macro ou compléter le
descriptif, cliquez sur le bouton Options, procédez
aux corrections puis validez (OK).
6 Corrigez le fonctionnement d’une macro
d’erreur sont minimes. En cas d’hésitation, vous risquez
néanmoins d’englober des manipulations inutiles qui
ralentiront l’exécution de la macro. Si la séquence est assez
courte, supprimez la macro depuis la fenêtre Macros et
réenregistrez-la. Dans le cas d’une opération plus longue
et si vous maîtrisez un peu les règles de la programmation,
cliquez sur le bouton Modifer. Vous accédez ainsi à une
fenêtre Visuel Basic pour Applications où la macro est présentée
sous forme de lignes de code. Vous pouvez alors efacer
les lignes correspondant aux manipulations superfues.
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modifier le contenu, le titre ou le format de la publication objet du présent abonnement, dans le respect de son actuelle ligne éditoriale. Conformément à l’article L 121-20-2, 5° du Code de la consommation, vous ne bénéficiez pas d’un droit de rétractation. Les demandes de résiliation anticipée et de remboursement ne seront prises en compte que
dans le seul cas d’un motif légitime dûment justifié. Les demandes sont à adresser exclusivement par simple courrier à l’attention du service Abonnements à l’adresse suivante : 01net - Service abonnements - 4 rue de Mouchy - 60438 Noailles Cedex.
Siège social : Newsco Mag - 29, rue de Châteaudun - 75308 PARIS cedex 9 - SARL au capital de 10 000€ - RCS Nanterre 799 351 341
 OFFICE
Présenter PowerPoint

Créez votre première

présentation
PowerPoint est un outil capable de combler les utilisateurs
professionnels aussi bien que les néophytes
souhaitant concevoir un exposé ou un carnet de voyage.

1 Choisissez un modèle adapté
au contenu de la présentation
Cliquez sur l’icône PowerPoint
de la suite Ofce pour accéder aux
modèles prédéfnis. Si vous préférez
partir d’un document vierge, activez
Nouvelle présentation. Dans le cas
contraire, cliquez sur l’une des
maquettes proposées et choisissez
une variante dans le volet de droite
(chaque version utilise une palette de
couleurs diférente). Cliquez sur les
fèches Autres images pour afcher des
exemples de diapositives basées sur
le modèle ; sur Créer pour valider le
choix et accéder à la fenêtre d’édition.
2 Placez le titre au bon endroit
La colonne gauche contient une
vignette de la première diapositive.
La même s’afche en grand dans
la fenêtre principale. Cette page
constitue l’entrée de la présentation.
Elle accueillera le titre et un sous-
titre dans deux zones de texte. Pour
déplacer un bloc, cliquez sur l’un des
bords du cadre et glissez le bloc à
l’endroit voulu. Pour l’agrandir, tirez
les poignées placées autour du bloc.
Pour incliner le texte, cliquez sur
la fèche placée au sommet du cadre
et déplacez le curseur à l’écran.
Ceci fait, sélectionnez le texte.
3 Mettez le texte en forme
Grâce au menu contextuel, vous
pouvez jouer sur le corps et la taille
de la police, ajouter du gras, changer
la couleur du texte, l’aligner ou le
justifer dans le bloc, etc. Ces outils
sont aussi accessibles depuis l’onglet
Format du menu supérieur. Il suft de
passer le pointeur sur les icônes de
mise en forme du texte pour obtenir
un aperçu immédiat. Vous pouvez
ainsi apprécier l’eêet de modifcations
avant de les valider. Pour insérer une
seconde diapo, faites un clic droit sur
le volet ancré sur le bord gauche
de l’écran et cliquez sur Nouvelle diapo.

4 Multipliez les diapos 5 Modifiez la mise en page

L’ordre des diapos n’est pas fgé. Pour
qu’une nouvelle page fasse ofce de
point de départ de la présentation,
glissez-la simplement en haut de la
colonne. Annulez en appuyant sur les
touches Ctrl + Z. Dans le cas d’un long
exposé, regroupez les diapos par
thèmes. Eêectuez un clic droit entre
deux diapos et activez la commande
Ajouter une section. Faites ensuite un
clic droit sur Section sans titre puis
choisissez Renommer la section.
La nouvelle diapo n’étant pas vouée à
afcher le titre de la présentation, elle
doit utiliser un type de mise en page
diêérent de la première. Faites un clic
droit à l’extérieur des blocs texte et
passez le pointeur sur Disposition. Vous
avez le choix entre plusieurs types de
structures, comprenant plus ou moins
de zones de texte. Sélectionnez le
modèle adapté aux éléments que vous
allez y placer. Remplissez les blocs
de texte et ajustez leur position.

26 / 01net / hors-série 90
 6 Remplacez le fond de la diapo par un motif 7 Insérez une image dans la présentation
Cliquez sur Fichier, Enregistrer sous. Vous avez le choix Créez une nouvelle
d’enregistrer le document sur votre espace OneDrive diapo. Sélectionnez
(pratique pour accéder à la présentation en tous lieux) la disposition nommée
ou en local, sur votre Image avec légende.
PC. Sélectionnez Insérez un titre et une
un emplacement de légende dans les blocs
sauvegarde et revenez de texte prévus à cet
à la présentation en efet puis cliquez sur
cliquant sur la fèche l’icône située au centre
en haut à gauche. Pour du bloc image. Pointez
modifer l’arrière-plan, vers la photo de votre
efectuez un clic droit en dehors des blocs de texte et choix et cliquez sur Insérer. L’image se positionne dans un
choisissez Mise en forme de l’arrière-plan. La colonne droite cadre, que vous pouvez étirer ou repositionner. Passez le
afche les options de remplissage. Sélectionnez un motif, pointeur sur les icônes du menu supérieur et sélectionnez
une texture ou encore une image de fond (Remplissage avec le cadre le plus approprié à votre composition. Déroulez
image) et jouez sur l’efet de dégradés. Efets de l’image, Ombre pour donner un peu de relief.

8 Variez les mises en pages 9 Jouez le diaporama et ajustez le rythme

Ajoutez une nouvelle diapo en reprenant le modèle Complétez la présentation en ajoutant autant de diapos
de la précédente. Importez une image et sélectionnez-la. que nécessaire. Il est temps ensuite de visualiser le
Déroulez le menu Disposition d’image pour accéder à une résultat. Placez-vous sur l’onglet Diaporama et cliquez sur
galerie de modèles de mise en page mêlant texte et photo. l’icône intitulée À partir du début, située à gauche du ruban
Passez le pointeur sur d’outils. Cliquez à l’écran pour
chaque vignette pour passer d’une diapo à l’autre, ou
afcher un aperçu sur la touche Echap du clavier
à l’écran. Cliquez sur pour quitter le diaporama.
le modèle qui vous Vous pouvez défnir le temps
convient. Complétez d’afchage de chaque diapo
les diêérents blocs et jouer automatiquement
de texte. Si vous jugez un bloc superfu, sélectionnez-le et la présentation. Cliquez sur
appuyez sur la touche Suppr du clavier. Pour caler les Vérifer le minutage, sur Suivant
blocs avec précision, afchez le quadrillageô: faites un clic pour fxer le minutage, sur Oui
droit sur l’arrière-plan, Grille et repères, Quadrillage. pour enregistrer les réglages.

10 Ajoutez des transitions TRUCS & ASTUCES

La clé d’une présentation réussie
est la fuidité dans l’enchaînement
des diapos. Pour égayer l’ensemble, il
est possible d’ajouter des efets de
transition. Cliquez sur l’onglet
Transitions puis sur les icônes associées
pour visualiser les efets. Nous
vous conseillons les modèles Rideaux,
Fractures ou encore écrasement,
particulièrement réussis. Ajoutez
un accompagnement sonore en
déroulant le menu Son et fxez la
durée de la transition entre les diapos.
Pour associer ces paramètres à
l’ensemble de la présentation, cliquez
sur Appliquer partout. Décochez la case
Manuellement pour forcer le déflement
des diapos et indiquez le temps
d’afchage dans le champ Après.
évitez de découvrir des fautes lors de la présentation
Une présentation truêée de fautes
d’orthographe risque de ne pas
plaider en votre faveur. Fort
heureusement, PowerPoint est doté
de solides outils de révision,
capables de détecter et de corriger
les fautes, mais qui peut également
enrichir votre prose. Cliquez sur
l’onglet Révision et lancez une
analyse du texte en activant l’icône
ABC Orthographe. Les mots mal écrits
s’afchent à droite. À vous de valider ou non les corrections suggérées par le
logiciel. Relisez le texte et sélectionnez un terme qui se répète trop souvent
à votre goût ou qui vous semble imprécis. Cliquez sur l’option Dictionnaire
des synonymes, faites un clic droit sur l’un des mots de substitution proposés
par PowerPoint et choisissez la commande Insérer. L’onglet Révision propose
également de traduire votre texte et d’insérer des commentaires.

27 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
Présenter PowerPoint

Intégrez vidéo et
musique à vos diapos
Moteur, ça tourne ! La vidéo est omniprésente sur nos
écrans, de notre téléphone à la TV du salon. N’hésitez pas
à insérer des séquences pour booster vos présentations.

1 Recherchez une vidéo pour 2 Téléchargez le clip et 3 Soignez l’intégration

votre présentation sur YouTube
Reprenez la présentation efectuée
aux pages précédentes et insérez une
page vierge à l’aide du menu Insertion,
Nouvelle diapositive. Efectuez un clic
droit sur cette dernière et choisissez
Disposition, Titre seul. L’espace principal
de la diapo va être consacré à
l’afchage de la future vidéo. Dans
le menu supérieur, déroulez le menu
Vidéo, Vidéo en ligne. Dans la section
YouTube, formulez votre requête
en tapant un ou plusieurs mots-clés
(“paysages Normandie”, par exemple)
et cliquez sur l’icône Loupe.
importez-le dans votre diapo
Les vidéos s’afchent sous forme
de vignettes. Cliquez sur l’une
d’elles puis sur la commande Insérer.
Patientez quelques secondes, le temps
que la séquence soit téléchargée et
intégrée. Elle prend place dans un
cadre qui peut être repositionné,
agrandi ou rétréci. Double-cliquez
dans ce bloc pour lancer la lecture.
Vous retrouvez les icônes du lecteur
YouTube pour mettre la vidéo en
pause et ajuster le volume sonore.
Pour avancer ou reculer, cliquez sur la
barre temporelle au bas de la fenêtre.
de la séquence vidéo
Sélectionnez la vidéo en cliquant
à l’intérieur du cadre. Dans l’onglet
Outils vidéo, activez le sous-onglet
Format. Choisissez un modèle de cadre
dans la galerie Styles de vidéo. Certains
ajoutent une bordure, d’autres
modifent l’aspect du cadre. Pour plus
de précision, déroulez le menu Forme
de la vidéo et piochez parmi les fgures
géométriques proposées (rectangles,
fèches, étoiles, etc.). Déroulez ensuite
le menu Bordure de la vidéo et ajustez
l’épaisseur, la couleur et le type
de trait utilisés pour le cadre du bloc.

4 Utilisez un film personnel 5 Ajoutez un signet

Il est tout à fait possible d’importer
vos propres flms. Pour cela, cliquez
sur Insertion, Vidéo, Vidéo sur mon PC.
Naviguez jusqu’au fchier voulu et
cliquez sur Insérer. La vidéo s’afche
dans la fenêtre centrale. Un panneau
de commandes apparaît en dessous
du cadre. Cliquez sur les diêérents
boutons pour lancer, suspendre et
arrêter la lecture, régler le volume,
etc. Personnalisez l’aspect du bloc
vidéo comme vu à l’étape précédente.
Si vous souhaitez montrer au public
un moment précis de la vidéo lors
de la présentation, vous pouvez
le repérer en disposant un signet.
Placez-vous au début du passage en
question. Cliquez sur le bouton Pause
puis activez l’onglet Outils vidéo, Lecture.
Cliquez alors sur l’icône Ajouter un
signet, à gauche du ruban. Un rond
jaune s’afche à l’intérieur de la barre
temporelle. Il sufra de cliquer
dessus pour accéder à la séquence.

28 / 01net / hors-série 90
 6 Coupez les parties inutiles de la vidéo
PowerPoint intègre des outils
de montage vidéo, rudimentaires
mais sufsants pour efectuer
de petits ajustements. Vous
pouvez ainsi couper le début
ou la fn d’une séquence. Pour
cela, sélectionnez la vidéo.
Placez-vous sur l’onglet Lecture
et cliquez sur l’icône Découper
la vidéo. Une fenêtre d’édition
s’afche. Maintenez le clic enfoncé sur le curseur vert
puis faites-le glisser à l’intérieur de la barre temporelle
jusqu’au début de la partie que vous souhaitez conserver.
Eêectuez la même opération pour la fn de la vidéo au
moyen du curseur rouge. Avancez image par image pour
une précision accrue. Cliquez sur OK et lancez la lecture.
7 Intégrez la vidéo dans le diaporama
Cliquez sur la vidéo, puis sur l’onglet Outils vidéo, Lecture.
Pour éviter un démarrage trop abrupt, vous pouvez
appliquer un eêet de fondu au début et à la fn de la
séquence. Il vous suft pour cela d’utiliser les compteurs
de la section Durée du fondu. Intéressez-vous ensuite à la
section Options vidéo. Cochez la case Boucle jusqu’à l’arrêt pour
jouer la vidéo en boucle (il vous appartiendra alors de
l’arrêter), Rembobiner après lecture pour revenir au début de
la séquence après le visionnage. Vous pouvez également
forcer la lecture en mode plein écran. Déroulez enfn le
menu Début pour décider
de la façon de lancer le flmô:
en cliquant sur le bloc ou de
manière automatique quand
la présentation arrive sur la
diapo qui abrite la vidéo.

8 Associez de la musique à une diapositive 9 Paramétrez les effets sonores

Sélectionnez une diapo en
colonne gauche. Pour lui
associer une séquence sonore,
cliquez sur l’onglet Insertion,
Audio, Audio sur mon PC. Pointez
ensuite vers un fchier
son (au format MP3 ou
WMA) et cliquez sur Insérer.
Une icône en forme de
haut-parleur s’afche en
surimpression, accompagnée
d’un lecteur média. Repositionnez cet élément dans
un coin de la diapo et cliquez sur le bouton de lecture pour
apprécier le résultat. Durant le diaporama, il vous sufra
d’actionner l’icône Haut-parleur pour lancer le fchier audio.
Chaque diapo peut accueillir diêérents fchiers audio.
Cliquez sur l’une d’elles et placez-vous sur l’onglet Lecture
pour accéder à une série d’outils destinés à soigner
l’intégration de la musique dans le diaporama. Il est
possible de démarrer la lecture manuellement ou de façon
automatique. Vous pouvez aussi ajouter un fondu au début
et à la fn du fchier, rogner la chanson (Découper l’audio),
jouer la musique
en continu
(Boucle jusqu’à
l’arrêt), l’appliquer
à l’ensemble de
la présentation
(Reproduire sur toutes
les diapositives).

10 Commentez une diapo 11 Filmez tout ce qui se passe à l’écran

Branchez un micro ou une webcam
au PC. Sélectionnez en colonne
gauche la diapo à commenter, puis
cliquez sur Insertion, Audio. Entrez le
titre de cette note audio dans la zone
de saisie de la fenêtre Enregistrer un son
puis cliquez sur le bouton rouge pour
débuter l’enregistrement. Commentez
la diapo et cliquez sur le bouton carré
lorsque vous avez terminé. La fenêtre
Durée totale du son vous indique
le temps total de l’enregistrement.
Glissez l’icône en forme de Haut-
parleur dans un coin de la diapositive.
Lors de la présentation, cliquez
simplement sur ce picto pour lire
le commentaire. Les outils de l’onglet
Lecture audio (Découper l’audio, par
exemple) s’appliquent à la séquence.
Autre possibilitéô: enregistrer ce qui se déroule sur l’écran de votre ordinateur,
accompagné ou non d’un commentaire audio. Cet outil est utile pour décrire
l’utilisation d’un logiciel, par exemple. Commencez par créer une nouvelle
diapo puis cliquez sur Insertion, Enregistrement de l’écran. Cliquez sur Sélectionner une
zone et tracez un cadre autour de la partie de l’image à conserver (ou désignez
l’ensemble de l’écran). Si les icônes Audio et Enregistrer le pointeur sont grisées,
vous pouvez ajouter un
commentaire audio et
capturer les déplacements
du curseur. Cliquez sur
Enregistrer pour débuter le
processus. Arrêtez la
captation en appuyant sur
les touches Windows + Maj + Q
du clavier. La séquence
s’afche alors dans une
fenêtre à l’intérieur de la
nouvelle diapo. Vous pouvez
la réduire et la déplacer.

29 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
Présenter office mix

Mettez-vous en scène
en quelques minutes
Ofce Mix est un module complémentaire qui apporte à
PowerPoint une palette d’outils dédiée aux présentations
interactives. Idéal pour jouer les profs devant l’assistance !

1 Filmez ce qui se déroule à 2 Mettez-vous en scène 3 Insérez une capture d’écran

l’écran et importez la séquence
Téléchargez Ofce Mix sur le site
http://tinyurl.com/pyl2aes. Quittez
PowerPoint avant d’installer ce petit
module additionnel. PowerPoint
démarre automatiquement et afche
un nouvel onglet Mix. Créez une page
(Accueil, Nouvelle diapositive) puis
intéressez-vous à la section Insérer
du nouvel onglet Mix de PowerPoint.
Cliquez par exemple sur Enregistrement
d’écran : délimitez la zone à capturer
et cliquez sur Enregistrer. Cette vidéo
du contenu de votre écran constituera
le premier élément du mix.
Cliquez ensuite sur Enregistrement
de diapositive et activez la webcam
de votre ordinateur. Vous accédez à
une nouvelle fenêtre où vous pouvez
enregistrer les images tournées par la
webcam. Pratique, pour vous mettre
en scène en train de développer une
idée ou d’expliquer une manipulation
tout en dessinant à l’écran. Choisissez
la couleur et le style de trait (fn,
moyen ou épais), puis cliquez sur
Enregistrer pour débuter la captation.
Dessinez à l’aide de la souris.
Appuyez sur Arrêter. La séquence
vidéo s’afche dans la diapo en cours.
Créez une nouvelle diapo et ouvrez
une application. Excel, par exemple,
si vous souhaitez ajouter un tableau
ou un diagramme à la présentation.
Cliquez sur Capture. Le tableau
s’afche sous forme de vignette.
Cliquez sur celle-ci pour valider
le collage dans la diapo. L’outil
Capture oêre la possibilité de capturer
l’intégralité des fenêtres ouvertes sur
le Bureau. Cliquez sur les vignettes
pour choisir celles à importer
dans PowerPoint. Si vous souhaitez
les récupérer toutes, cliquez sur les
vignettes les unes à la suite des autres.

4 Ajoutez du son et des vidéos 5 Définissez les autorisations de diffusion

L’onglet Mix autorise l’ajout de
contenus audio ou vidéo (Insérer
une vidéo et Insérer un élément audio) ;
quiz et sondages sont aussi
disponibles. Cliquez sur Questionnaires,
vidéos et applications, Store. Sélectionnez
par exemple Free Response Quiz
et cliquez sur Trust it. Complétez les
champs pour créer votre quiz.
Une fois le Mix achevé, cliquez sur
Aperçu dans la section Mix
puis sur Charger vers Ofce Mix, Suivant.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft, cliquez sur Suivant et attendez la
fn du transfert. Cliquez sur Afcher mon Mix. Insérez un titre et une description.
Dans la partie Autorisation et partage, activez
le curseur bleu pour sélectionner l’un des
quatre niveaux de confdentialité (de Privé
à Public). Cochez la case Creative Commons si
vous autorisez les utilisateurs à modifer
et à utiliser votre travail. Partagez-le en
cliquant sur Adresse de messagerie. Un lien
de connexion sera envoyé à vos invités.
Vous pouvez intégrer la présentation à un
blog ou à un site (Incorporer, Enregistrer).

30 / 01net / hors-série 90
Présenter sway
Racontez des histoires
animées avec Sway
Ce service est le petit frère de PowerPoint, exclusivement
disponible en ligne et encore plus simple d’utilisation.
Un outil parfait pour raconter des histoires en images.
1 Importez des images
Récupérez Sway en vous
rendant sur le Windows
Store (icône Windows,
Toutes les applications, Windows
Store). Attendez la fn
de l’installation et cliquez
sur Ouvrir, Créer Nouveau.
Commencez par entrer le titre de la présentation animée
dans la zone de saisie et ajoutez un fond en cliquant
sur Arrière-plan. Sway vous suggère du contenu venant
d’Internet. Faites glisser une image dans la fenêtre
de composition. Vous pouvez récupérer vos propres
photos depuis le menu Suggestions, Charger.
2 Tous les blocs composant votre
Ajoutez des vidéos personnelles
Cliquez sur la fèche Fermer le scénario pour bénéfcier
d’une vue plein écran de la première page. Activez à
nouveau cette fèche et donnez plus de poids au titre en
cliquant sur Mettre en évidence. Passez à la diapo suivante.
Cliquez sur + et sur l’icône Toutes les cartes (...) afn
d’afcher les types d’éléments proposés par Sway.
Choisissez par exemple Vidéo, Ajouter une vidéo. Parcourez
le panneau des suggestions. Vous pouvez sélectionner
l’un de vos flms, publié sur Facebook ou sauvegardé
sur OneDrive, ou importer une vidéo de YouTube.
3 Pour la partager largement, cliquez sur Votre galerie publique.
Remixez votre présentation
Quand vos deux premières pages sont prêtes, cliquez sur
l’icône Aperçu dans la section Mix de l’onglet Mix, puis sur
Lecture pour afcher le résultat à l’écran. Passez d’une page
à l’autre en cliquant sur les fèches Avancer et Reculer en bas
à droite. Si la mise en page ne vous plaît pas, modifez-la
d’un clic en appuyant sur la touche Echap du clavier et en
activant la commande Remixer. Réorganisez les éléments.
31 / 01net / hors-série 90
4 Insérez un lien vers votre blog
Pour ajouter du contenu personnel provenant de votre
blog ou d’un site Web, commencez par cliquer sur l’icône +
de façon à créer un nouveau bloc. Ajoutez un titre, puis
activez l’icône Lien à droite de l’icône D. La fenêtre Lien
s’afche. Donnez un nom au lien dans la zone de saisie
Texte afché. Accédez ensuite à la page d’accueil de votre
blog, copiez son URL et collez-la dans la zone de saisie
Lien Web. Validez (OK). Lors de la présentation, il sufra
de cliquer sur le lien souligné pour ouvrir votre blog
dans une fenêtre du navigateur Internet par défaut.
Ajoutez une image d’arrière-plan pour terminer.
5 Créez des groupes
présentation peuvent être déplacés. Il
suft de cliquer sur le bord du cadre. Le
pointeur se transforme alors en une fèche
à quatre pointes. Gardez le clic enfoncé et
glissez le bloc à l’endroit souhaité. Il est
aussi possible de grouper des éléments du
diaporama. Cliquez sur +. Activez l’onglet
Cartes, cliquez sur Automatique (dans la
section Groupe du volet de gauche), Type de
groupe. Sélectionnez un modèle de mise en
page puis insérez vos textes et vos visuels.
6
Partagez votre histoire entre amis
Votre présentation Sway est achevée ? Il vous reste à
en faire profter votre famille, vos amis et, pourquoi pas,
la Terre entière ! Pour cela, cliquez sur Partager dans
le menu supérieur. Par défaut, la présentation est privée.
Elle sera publiée sur le site Docs.com. Si vous préférez
réserver le document à une liste de contacts triés sur
le volet, cliquez sur l’icône Facebook ou Twitter (vous
devez posséder un compte auprès de ces services) puis
défnissez les règle de confdentialité de la publication.
Vous pouvez enfn lancer des invitations par e-mail
en collant le lien de partage. Décochez Autres options
afn d’interdire la duplication de votre fchier.
 OFFICE
Partager collaborer

Travaillez à plusieurs
sur un même document
Avec Office, plus question d’œuvrer seul dans son coin !
Word et Excel favorisent le travail en commun au travers
d’un mode collaboratif où tout se passe dans le cloud.

1 Ouvrez votre document 2 Activez le suivi 3 Validez les corrections

Les fonctions collaboratives des
versions 2013 et 2016 de la suite de
Microsoft s’appuient sur OneDrive.
Dorénavant, tout le monde peut
intervenir et suivre l’évolution d’un
document en temps réel. Pour lancer
un projet collaboratif, vous devez
disposer d’une version logicielle de
Word, Excel ou PowerPoint et d’un
compte Microsoft, auquel est associé
OneDrive. Les ajouts de vos invités
peuvent en revanche s’efectuer dans
Word ou Excel Online, les versions en
ligne et gratuites accessibles depuis
un navigateur Internet (lire p. 16).
des modifications
Si vous souhaitez bénéfcier du suivi
des modifcations, et conserver ainsi
l’historique des corrections et des
ajouts, il faut que les contributeurs
utilisent une version classique de
Word ou Excel (la même version, pour
accéder aux dernières fonctions).
Cliquez sur Suivi des modifcations de
l’onglet Révision. Les changements des
uns et des autres seront enregistrés.
Pour éviter qu’un invité ne désactive
l’option, cliquez sur Suivi des
modifcations, Verrouiller le suivi, indiquez
un mot de passe et validez (OK).
Si vous préférez garder la main sur
les étapes de correction, enregistrez
le document. Envoyez-le par e-mail
au premier contributeur et demandez
à recevoir la version corrigée de la
même façon. Ouvrez celle-ci, placez-
vous sur l’onglet Révision, déroulez
le menu Volet vérifcations et cliquez
sur Volet vertical pour afcher le détail
des corrections et les commentaires.
Entérinez ou déclinez les corrections
à l’aide des menus Accepter et Refuser.
S’il s’agit de la dernière contribution,
arrêtez le suivi en cliquant sur
le bouton Suivi des modifcations.

4 Créez un dossier OneDrive 5 Partagez le dossier avec qui vous voulez

Outre les options de suivi, assez
classiques, Word ofre la possibilité
à plusieurs utilisateurs d’intervenir
en simultané sur votre document.
Pour cela, vous devez commencer
par créer un dossier de travail
partagé dans le cloud. Ouvrez votre
navigateur Internet, accédez à votre
espace OneDrive (http://goo.gl/22A5zf).
Cliquez sur Nouveau, Dossier. Nommez
le répertoire (“Projets de groupe”,
par exemple) puis cliquez sur Créer.
Double-cliquez sur le dossier pour l’ouvrir. La colonne à droite indique qu’il
n’est pas partagé. Pour que vos invités y accèdent, cliquez sur Partager dans la
barre de menu. Dans le champ
A:, entrez l’adresse mail du
premier contact, ajoutez un
message afn de lui exposer
l’objet du courriel et cliquez
sur Partager. En suivant le lien
contenu dans le courriel
d’invitation, le destinataire
accédera aux documents
du dossier partagé OneDrive.

32 / 01net / hors-série 90
 6 Copiez le fichier Word dans le dossier partagé
Ouvrez le document dans Word 2013. Déroulez le menu
Fichier, Compte, Connexion. Entrez les identifants de votre
compte Microsoft afn d’avoir accès aux outils Ofce
Online et aux dossiers de votre espace OneDrive. Une fois
connecté, la mention Services connecté : OneDrive – Personnel
s’afche. Cliquez sur Enregistrer sous en colonne gauche.
Le nom du dossier partagé apparaît dans la colonne
OneDrive – Personnel. Sélectionnez-le puis cliquez sur
Enregistrer. La fenêtre
OneDrive s’aîche.
Choisissez la
confguration rapide
qui sauvegardera
par défaut tous les
fchiers Oîce
dans OneDrive.
7 Autorisez vos contacts à modifier le document
Par défaut, vos invités peuvent consulter et imprimer les
fchiers placés dans le dossier partagé. Pour qu’ils puissent
y apporter des modifcations, accédez à OneDrive, faites
un clic droit sur le dossier et choisissez l’option Partager.
Sélectionnez un invité, déroulez la liste Afchage uniquement,
activez l’option Autoriser la modifcation et cliquez sur le
bouton Fermer. Pour gagner du temps lors des prochaines
invitations, cliquez sur le lien Les destinataires ont un droit de
consultation uniquement, déroulez le menu du même nom
et activez l’option Les destinataires peuvent modifer le contenu.
Vérifez que l’option
Les destinataires n’ont
pas besoin de compte
Microsoft est bien
cochée dans le menu
situé au-dessous.

8 Acceptez les commentaires 9 Gérez les contributions

Si vous ne souhaitez pas que les invités interviennent
directement sur le document, retournez dans Word.
Déroulez le menu Fichier et cliquez sur Protéger le document,
Restreindre la modifcation. Un volet apparaît sur la droite de
l’écran. Cochez la case située sous
l’intitulé 2. Restrictions de modifcations.
Sélectionnez le niveau d’accès
Commentaires. Vos collaborateurs
pourront suggérer des modifcations
en marge du document. Pour
appliquer le réglage à tous les
invités, cochez Tout le monde dans
la section Exceptions. Cliquez sur
Oui, activer la protection, indiquez
un mot de passe et validez (OK).
Dans le cas d’un projet collectif où chacun se charge
d’un chapitre, supprimez les restrictions en cliquant
sur Désactiver la protection en colonne droite. Accédez
à OneDrive pour vérifer que les invités ont l’autorisation
de modifer le document.
Faites un clic droit sur le nom
du fchier et cliquez sur Détails.
La mention Modifcation possible
doit s’aîcher en colonne
droite sous le nom des
utilisateurs. Pour visualiser
les modifcations des uns et des
autres, cliquez avec le bouton
droit sur le document et
choisissez Ouvrir dans Word.

10 Suivez les modifications TRUCS & ASTUCES

apportées au document partagé
La colonne droite indique la date et
l’heure de la dernière modifcation
ainsi que l’auteur de celle-ci. Pour
aîcher cette contribution, cliquez
sur l’onglet Révision, déroulez le menu
Afcher les marques. Positionnez le
pointeur sur Personnes spécifques et ne
gardez coché que le nom de l’auteur
de la dernière modifcation afn que
seuls ses ajouts apparaissent dans le
document. Acceptez les corrections,
puis enregistrez le fchier dans
le dossier partagé (Enregistrer sous,
OneDrive). Pour fnaliser le document,
cliquez sur Fichier, Protéger le document,
Marquer comme fnal. Le fchier est
désormais en lecture seule et les
contributeurs en sont avertis.
Profitez du mode collaboratif en temps réel avec Word 2016
Avec la version 2013 du traitement
de texte, chaque contributeur
travaillait de son côté. Avec
Word 2016, le mode collaboratif
se vit en direct. Microsoft n’hésite
d’ailleurs pas à parler de “Cocréation”.
Un nouveau bouton Partager a fait
son apparition à droite de la barre
de menu. Lorsque vous le sollicitez,
un volet de partage prend place
sur la droite de l’écran. Si le document en cours est enregistré sur OneDrive,
vous y trouvez le nom des utilisateurs autorisés à le modifer ou à le consulter.
Vous pouvez aussi lancer de nouvelles invitations en remplissant le formulaire
situé en haut de la colonne et gérer les autorisations sans quitter Word (il
fallait auparavant passer par OneDrive). Les contributeurs doivent pour leur
part utiliser Oîce 2016 ou Word Online pour modifer le document. Les
ajouts s’aîchent en temps réel sur les écrans de tous les contributeurs.

33 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
Partager oFFIce

Échangez vos créations

comme vous le voulez
Il est rare d’élaborer une présentation ou d’écrire
un courrier pour son seul usage ! Ofce vous propose
de nombreuses façons de partager les documents.

1 Enregistrez vos fichiers 2 Envoyez le document 3 Publiez votre texte ou

dans un dossier public OneDrive
Commencez par enregistrer
le fchier en cours sur OneDrive, dans
le dossier de votre choix. Déroulez
ensuite le menu Fichier, Partager,
Partager avec des personnes et cliquez
sur le bouton du même nom. Un volet
se déploie sur la droite de l’écran.
Choisissez les correspondants
à inviter, défnissez leurs droits
(Peut modifer ou Peut afcher), ajoutez
au besoin un message puis cliquez sur
le bouton Partager. Les destinataires
devront cliquer sur le lien Afcher
dans OneDrive du courriel d’invitation.
par courrier électronique
Vous ne souhaitez pas que vos fchiers
traînent sur le cloud ? Depuis le volet
Fichier, Partager, cliquez sur Courrier
électronique et choisissez l’une des
options proposées. Pour expédier
le document dans son format natif
(DOCX, XLSX, etc.), choisissez
Envoyer en tant que pièce jointe. Le fchier
est associé à un nouveau message.
Si vous n’êtes pas certain que
les destinataires possèdent Oîce,
optez pour Envoyer en tant que PDF.
Le document sera ainsi converti
avant d’être joint à un e-mail.
votre présentation sur un blog
Accédez au volet Fichier, Partager.
Activez l’onglet Publier sur le blog puis
le bouton du même nom. Cliquez
sur Enregistrer maintenant et désignez
l’hébergeur du blog (Wordpress,
Blogger, etc.). Cliquez sur Suivant,
indiquez l’URL de votre blog puis les
identifants d’administration. Cochez
la case Mémoriser le mot de passe, validez
par OK, Oui et Fermer. Déroulez le menu
Publier de l’onglet Billet de blog, cliquez
sur Publier, entrez vos identifants
et validez (OK). Le document s’aîche
désormais sur votre blog !

4 Présentez votre document en ligne et en direct 5 Animez la présentation

Pour éviter de laisser traîner des versions de travail de vos documents, Vos invités peuvent consulter
Oîce 2013-2016 propose le mode de partage Présenter en ligne. Il s’agit d’exposer le document, l’imprimer et le
le texte ou la feuille de calcul sur Internet le temps que vos invités en prennent télécharger (au format Ofce ou
connaissance. Cochez l’option Autoriser les spectateurs distants à télécharger le PDF). Cliquez sur le bouton Modifer
document (vos contacts pourront ainsi en garder une copie sur leur PC) et cliquez dans la barre d’outils de Word ou
sur Partager en ligne. Copiez le lien qui Excel pour apporter des corrections
vous est communiqué, transmettez-le ou compléter le document, puis sur
à vos invités et cliquez sur Commencer Reprendre. La page que voient vos
la présentation. Les destinataires du lien invités est rafraîchie et aîche la
accèdent au document dans une version actualisée du texte. Cliquez
fenêtre Word Online ou Excel Online sur le bouton Arrêter la présentation pour
de leur navigateur Internet. mettre instantanément fn au partage.

34 / 01net / hors-série 90
Partager PDF

Groupez vos documents

Ofce dans un seul fchier
Vous souhaitez envoyer une série de documents, certains
créés avec Word, d’autres avec Excel ou PowerPoint ?
Le mieux est de les regrouper dans un unique fchier PDF.

1 Enregistrez vos documents 2

en PDF depuis Office
Cliquez sur le menu Fichier, Enregistrer
sous de Word, Excel ou PowerPoint.
Déroulez la liste des formats
disponibles et choisissez l’option
*.PDF. Cochez l’option Standard dans
la section Optimiser pour: (la qualité du
fchier fnal, et notamment le rendu
des images, sera ainsi optimale).
Cochez la case Ouvrir le fchier après la
publication afn d’afcher le document
une fois qu’il a été converti au
format PDF. La suite Ofce s’appuie
sur l’imprimante PDF virtuelle de
Windows pour réaliser l’opération.
Installez une imprimante
virtuelle sur votre PC
Ladite imprimante ne fgure peut-être
pas dans la liste des périphériques
disponibles sur votre PC. Déroulez
le menu Fichier, Imprimer de Word puis
la liste des imprimantes. Vérifez si
l’option Microsoft Print to PDF y fgure,
ou, à défaut, une imprimante virtuelle
portant le nom du logiciel que vous
utilisez pour lire les PDF (Foxit PDF
ou Nitro PDF, par exemple). Si vous
ne trouvez rien de cela, allez sur
le site http://tinyurl.com/2scjk et cliquez
sur Free Download pour télécharger
le logiciel Cute PDF Writer.
3 Convertissez les formats
non reconnus par Office
Une fois Cute PDF Writer installé,
une nouvelle entrée prend place dans
la liste des imprimantes. Pour
convertir n’importe quel document
en PDF, ouvrez-le dans son appli
d’origine. Activez la fonction Imprimer,
désignez l’imprimante PDF virtuelle
et validez. Vous êtes ensuite invité
à nommer le fchier et à indiquer un
dossier d’enregistrement. Les options
permettent d’ajuster la qualité en
réglant la résolution. Ne dépassez
pas 300 ppp, la qualité sera excellente
et le fchier pas trop volumineux.

4 Assemblez les documents et gérez l’ordre des pages 5 Faites pivoter une page
Rendez-vous sur le site http://tinyurl.com/obln8gu. Cliquez sur Download PDF Sam Certains documents gagnent à être
Basic puis sur Windows downloader (.exe). Grâce à cet utilitaire gratuit, vous pourrez imprimés en mode paysage, à l’image
manipuler des fchiers PDF, grouper plusieurs documents en un seul ou, au contraire, des tableaux et des diapositives
scinder un document en plusieurs parties. de PowerPoint, d’autres au format
Lancez PDFsam, cliquez sur Fusion puis glissez portrait. Pour changer l’orientation
les documents PDF sur la fenêtre du logiciel. des pages d’un document avant de
Utilisez les boutons Monter et Descendre pour le fusionner, activez l’outil Rotation
changer l’ordre des fchiers. Cliquez sur Parcourir de PDFsam. Glissez le fchier PDF
pour choisir le dossier d’enregistrement et le sur la fenêtre du logiciel, choisissez
nom du fchier fnal, sur le bouton Exécuter au bas l’option Toutes les pages, défnissez le
de la fenêtre pour lancer la fusion et, enfn, sur sens de rotation – de 90° (sens horaire)
l’icône Acrobat pour ouvrir le document généré. par exemple – et cliquez sur Exécuter.

35 / 01net / hors-série 90
 OFFICE
Partager contInuum
Travaillez sur votre
mobile comme sur un PC
Branchez votre smartphone sur un téléviseur, activez
la fonction Continuum de Windows 10 Mobile et voici
votre téléphone transformé en un PC équipé d’Ofce !
1 Reliez votre téléphone à votre téléviseur
Cette fonction est pour l’heure réservée aux nouveaux
smartphones Lumia 950 et 950XL, les deux modèles les
plus puissants de la famille Lumia et les seuls équipés de
Windows 10 Mobile. Pour transformer ces téléphones en
mini PC, il suft de les relier à un grand écran, en mode
sans fl Miracast ou, mieux, en HDMI par l’intermédiaire
du boîtier Display Dock (99 euros). Celui-ci se connecte
d’un côté au mobile, de l’autre à la TV. Il dispose de prises
USB pour accueillir clavier, souris et disque dur externe.
2 logiciels Windows ou Mac OS, mais plus complètes que les
Activez la fonction Continuum
Sélectionnez sur la TV
le canal correspondant
au Display Dock.
Vous devriez voir
apparaître le Bureau de
Windows 10, avec son
bouton Démarrer. Si ce
n’est pas le cas, appuyez
sur l’icône Continuum
de l’écran d’accueil de
votre smartphone et sélectionnez l’option Station d’accueil
câblée. Si vous ne possédez pas le Display Dock et que votre
TV est compatible Miracast, choisissez l’option Carte sans fil
et procédez à l’appairage des deux appareils. L’aîchage
sera alors un peu moins fuide qu’avec une connexion
flaire, un léger temps de latence étant perceptible entre
l’activation des commandes et leur exécution.
3 Quand le document
Lancez Word ou Excel
Si vous avez relié une souris au
Display Dock, cliquez sur le bouton
Démarrer en bas, à gauche de l’écran,
puis sur l’icône de Word, d’Excel
ou de PowerPoint dans le volet des
applications. Vous n’avez pas de
souris ? Touchez le lien Appuyer pour
contrôler votre TV en haut de l’écran du
smartphone. Ce dernier sert alors de
pavé tactile pour contrôler Windows.
36 / 01net / hors-série 90
4 Créez un nouveau document
Avec Continuum,
vous évoluez dans
un environnement
hybride, à mi-chemin
de Windows 10 et
de Windows 10
Mobile. Il en va de
même pour Oîce.
Les versions proposées ici sont les applis Mobile que l’on
trouve sur le Windows Store des PC, moins riches que les
applis pour Android, iOS ou Windows Phone. Ouvrez un
document stocké dans la mémoire du téléphone, sur votre
espace OneDrive ou sur une clé USB connectée au Display
Dock. Vous pouvez aussi créer un nouveau document.
5
Complétez, enrichissez, mettez en forme
Vous bénéfciez de la plupart des outils qui vous sont
familiers sur PC. Avec Word, vous pouvez ainsi soigner
la mise en forme du texte (polices, listes, alignement,
gestion et défnition des styles de paragraphe), insérer des
tableaux et des images, ajouter des commentaires,
défnir des en-têtes et pieds de page, répartir le texte sur
plusieurs colonnes, etc. Vous avez également accès
aux outils de correction orthographique et grammaticale
ainsi qu’au mode de suivi des modifcations.
6 Enregistrez votre travail
est fn prêt, déroulez
le menu Fichier,
Enregistrer (ou Imprimer
si vous disposez
d’une imprimante
Wif). Choisissez
l’emplacement
où sera conservé le fchier. Cliquez sur Ce périphérique pour
le sauvegarder dans la mémoire du téléphone, OneDrive
pour le copier dans le cloud, ou sélectionnez une clé USB
ou un disque dur externe branché sur le Display Dock.
Partager abonnement

Gérez votre compte

Ofce 365 Famille
En choisissant la formule sur abonnement, vous êtes
assuré de disposer en permanence de la dernière
version de la suite et de cinq licences à partager en famille.

1 Téléchargez et activez
votre licence Office 365
Après avoir acquis une licence
Ofce 365, rendez-vous sur le site
http://tinyurl.com/oaa8xvz. Entrez vos
identifants de compte Microsoft
(ou cliquez sur le lien Créer un compte
maintenant). Vous arrivez sur la page
Mon compte Ofce. Cliquez sur le lien
Entrez votre clé de produit pour activer
votre licence d’Ofce. Recopiez les
25 caractères indiqués sur la carte
contenue dans la boîte d’Oîce 365
ou dans le courriel de confrmation
reçu lors de votre achat en ligne.
Cliquez ensuite sur Prise en main.
2
Installez la suite sur
votre ordinateur (Mac ou PC)
Cliquez sur le bouton Installer qui
se trouve sur l’écran d’accueil de votre
tableau de bord puis de nouveau
sur Installer. Lancez le fchier
téléchargé sur votre PC et complétez
l’installation. Ouvrez alors l’un
des logiciels de la suite (Word, par
exemple). Cliquez sur Se connecter
pour activer Oîce. Il faut alors
indiquer l’adresse mail du compte
Microsoft associé à votre licence,
cliquer sur Suivant et saisir le mot
de passe du compte. Sélectionnez Se
connecter puis Commencer à utiliser Word.
3 Invitez un membre
de la famille à profiter d’Office
Avec Oîce 365 Famille Premium,
vous pouvez installer la suite sur
cinq ordinateurs, cinq smartphones
et autant de tablettes. Cliquez sur le
lien Ajouter un utilisateur dans la section
Partager les avantages de votre abonnement.
Saisissez l’adresse mail de la personne
en question et cliquez sur Envoyer
une invitation. Votre invité apparaît avec
le statut En attente tant qu’il n’a pas
accepté l’invitation et installé Oîce.
Chacun dispose de sa propre page
de gestion de compte et de 1 To
d’espace de stockage OneDrive.

4 Renouvelez votre abonnement Office 365 5 Désactivez un PC

Sur la page d’accueil de votre espace Oîce, cliquez sur Gérer le compte. La section
Paiement et facturation propose diférentes options pour prolonger l’abonnement.
Si vous prévoyez de garder la suite à l’avenir, cliquez sur Ajouter des infos de
paiement et indiquez les coordonnées de votre carte bancaire ou de votre compte
PayPal. La somme sera prélevée à la date
anniversaire. Petit cadeau : vous bénéfciez
d’un mois d’abonnement gratuit. Si vous avez
profté d’une promo (certains sites vendent
les licences de la suite 20 euros de moins que
la boutique en ligne de Microsoft), choisissez
Renouveler avec une clé produit. Votre abonne-
ment sera ainsi prolongé de douze mois.
Vous avez la possibilité de révoquer
les licences à tout moment. Pour cela,
allez sur l’onglet Installer de votre
tableau de bord et cliquez sur le lien
Désactiver l’installation situé à droite
du nom de l’utilisateur ou de l’ordi.
Confrmez (Désactiver). Oîce ne
sera pas désinstallé de l’appareil en
question, mais son utilisateur ne
pourra plus éditer de documents ni
en créer de nouveaux (il garde en
revanche la possibilité d’en aîcher).

37 / 01net / hors-série 90
 OFFICE trucs & astuces
PRÉSENTER CALCULER
EXCEL 2010 & 2013 SAISIE
Entrez le même texte
dans différentes cellules
Pour éviter de taper plusieurs
fois un même mot, une même
phrase, date ou valeur dans les
cellules d’une feuille de calcul, guës ou dispersées dans le do- touches Ctrl + Entrée du clavier
POWERPOINT 2013 VIDÉO
commencez par sélectionner la cument). Entrez le texte de pour valider la frappe. La valeur
Ajoutez un clip YouTube plage de cellules concernée votre choix dans la barre de for- est ajoutée dans toutes les cel-
à votre présentation (celles-ci peuvent être conti- mule d’Excel et pressez les lules en surbrillance.
Ouvrez votre présentation.
Activez l’onglet Insertion puis
cliquez sur le bouton Vidéo ÉCRIRE
dans la section Media du
ruban d’outils de PowerPoint. WORD 2010 & 2013 INSERTION AuTOMATIquE
Sélectionnez la commande
Vidéo en ligne. Une nouvelle Tapez du texte à la vitesse de l’éclair
fenêtre apparaît à l’écran.
Indiquez la source de la vidéo Formules de politesse, tournures coutumières, signature… La fonction
(dans notre cas YouTube, QuickPart de Word saisit les phrases répétitives à votre place.
mais il peut aussi s’agir d’une
vidéo hébergée sur OneDrive
ou Facebook). Saisissez un
ou plusieurs mots-clés dans
le champ de recherche pour
afcher une liste de séquences
correspondant au thème de la
présentation. Sélectionnez
une vidéo et validez l’insertion.

PARTAGER

1 Ajoutez votre nom ou la date 2 Créez un QuickPart personnalisé

Certains QuickParts sont défnis par défaut (le Ouvrez un document contenant l’élément que vous
nom de l’auteur, la date de publication, etc.). Dans avez l’habitude de saisir. Sélectionnez le texte.
la section Texte de l’onglet Insertion, cliquez sur Cliquez sur l’onglet Insertion puis sur le bouton
QuickPart, Propriété de document et choisissez QuickPart. Activez l’option Enregistrer la sélection
l’information voulue dans le menu déroulant. dans la galerie de composants QuickPart.
OFFICE 2013 FORMATS
Modifiez un document PDF
Vous pouvez désormais ouvrir
un document au format PDF
dans Word ou Excel pour en
modifier le contenu. Chargez le
document (Fichier, Ouvrir). Un
message d’alerte vous informe
qu’une conversion va être effec-
tuée. Cliquez sur le bouton OK
pour lancer l’opération. Modi-
fiez le texte, ajoutez ou suppri- 3 Sauvegardez votre raccourci 4 Insérez la formule dans un document
mez des images, éditez les ta- Dans le champ Nom, entrez un intitulé clair pour le Une fois votre bibliothèque de formules constituée,
bleaux (qui ont conservé la mise raccourci afn de l’identifer facilement. Déroulez ouvrez un nouveau document et placez le pointeur
en forme d’origine). Déroulez le ensuite la liste Galerie et associez le QuickPart à une de la souris à l’endroit où prendra place la formule
menu Fichier, Enregistrer sous, catégorie. Notez que Word conserve la mise en forme prête à l’emploi. Activez l’onglet Insertion, cliquez
choisissez un format (DOCX ou du texte original (police, attributs, couleurs, etc.). sur QuickPart puis sur le raccourci de votre choix.
PDF) et validez.

38 / 01net / hors-série 90
PRÉSENTER
ÉCRIRE
WORD 2010 & 2013 IMAGES
Insérez rapidement
une capture d’écran
Vous avez besoin d’illustrer un
document avec une capture
de site Web ou l’écran d’un
logiciel ? Nul besoin d’un logiciel
spécifque : Word se charge
de tout. Placez le pointeur de
la souris là où prendra place
l’image. Cliquez sur l’onglet
Insertion puis sur Capture.
Un volet afche les fenêtres
ouvertes sur le PC. Cliquez sur la
vignette à capturer puis ajustez
les options d’habillage (clic
droit sur l’image puis Taille et
position, Habillage du texte).

POWERPOINT 2013 VIDÉO
Retouchez une vidéo sans
quitter votre présentation
Pour qu’une vidéo s’insère par-
faitement dans votre présenta-
tion, vous pouvez la préparer à
l’aide d’un logiciel de montage
avant de l’importer. Si vous
n’êtes pas un spécialiste de ce
genre de manipulation, sachez
que PowerPoint propose des
outils de retouche simples
d’emploi. Importez la vidéo, ef-
fectuez un clic droit sur celle-ci
et choisissez la commande For-
CALCULER
EXCEL 2013 RACCOuRCI
Ajoutez la calculatrice
à la barre d’accès rapide
La barre d’outils Accès rapide
prend place au-dessus du ruban
de fonctionnalités d’Excel. Pour
y intégrer un lien vers la calcu-
latrice, activez l’onglet Fichier,
cliquez sur Options, Barre d’outils
accès rapide. Déroulez la liste
Choisir les commandes dans les ca-
tégories suivantes, sélectionnez
l’option Commandes non présentes
sur le ruban, Calculatrice et cliquez
sur Ajouter. Validez (OK) : l’icône
de la calculatrice s’affiche dé-
sormais dans la barre d’outils
accès rapide.
ÉCRIRE PARTAGER
WORD 2010 & 2013 LISTES
mat vidéo. L’onglet Outils vidéo
s’affiche au-dessus de l’onglet Remplacez les puces par
Format. Vous y trouvez des fonc- des images personnelles
tions pour ajuster la taille de la Les puces utilisées par défaut
vidéo, ajouter des effets spé- dans les listes manquent d’ori-
ciaux, positionner le texte au- ginalité. Pour leur substituer OuTLOOK 2013 OPTIONS
tour de l’image, etc. Cliquez par une illustration, déroulez la liste Programmez l’envoi par
exemple sur la commande Cor- Puces dans la section Paragraphe e-mail d’un document
rection dans la section Ajuster de l’onglet Accueil. Cliquez sur Ofce intègre un puissant
pour régler la luminosité ou sur Définir une puce puis sur le bouton logiciel de messagerie :
le bouton Couleur pour coloriser Images. Désignez un fichier sur Outlook. Pour être certain
la vidéo et lui donner un petit votre PC ou dans le cloud. Si le qu’un document parvienne
air vintage. Survolez un filtre résultat affiché dans la fenêtre à son destinataire le jour J, le
avec la souris pour obtenir un d’aperçu vous convient, cliquez mieux est de programmer son
aperçu du résultat. sur le bouton OK. envoi par courrier électronique.
Une opération très simple
ASTUCE EXPRESS WORD 2010 & 2013 MISE EN FORME
à réaliser. Placez-vous sur
l’onglet Options du ruban
Changez la casse d’un mot ou d’un paragraphe d’outils d’Outlook. Dans
Pour passer une phrase en lettres majuscules, vous pouvez utiliser la section Autres options,
la liste déroulante Modifier la casse de la section Police de l’onglet cliquez sur Différer la
Accueil. Autre solution, activer le raccourci clavier Maj + F3 pour livraison, indiquez la date et
basculer des minuscules vers les majuscules et réciproquement. l’heure d’envoi du message.
ÉCRIRE
WORD 2013 COuRRIELS
sur Autres commandes, déroulez
Rédigez et envoyez la liste Commandes courantes puis
vos mails depuis Word sélectionnez l’option Com-
Si vous communiquez souvent mandes non présentes sur le ruban.
par e-mail, sachez que vous Cliquez sur Envoyer au destina-
pouvez écrire et expédier vos taire du message, Ajouter et enfin
messages directement depuis sur OK. Pour écrire un courriel,
Word. Et profiter ainsi de toutes saisissez votre texte et cliquez
les fonctions du traitement de sur le bouton que vous venez
texte comme le correcteur d’or- d’ajouter à la barre d’accès ra-
thographe et des insertions au- pide. Indiquez l’adresse mail du
tomatiques. Cliquez sur la destinataire et l’objet du mes-
flèche située à droite de la barre sage dans le formulaire qui s’af-
d’accès rapide, en haut à gauche fiche sous le ruban puis cliquez
de la fenêtre de Word. Cliquez sur Envoyer une copie.

39 / 01net / hors-série 90
libreoffice
Une suite bureautique
gratuite sur Mac et PC
complète et efficace

P
our beaucoup, Ofce n’a qu’un défaut,
son tarif dissuasif pour un usage occa-
sionnel et personnel. Un grief relayé par
SOMMAIRE certaines entreprises et collectivités lo-
Écrire Intégrez
cales amenées à rogner sur leur budget
Définissez des fonctions d’équipement. À défaut de pouvoir se
le style automatiques p. 51
et le format Utilisez des modèles
payer l’original, il existe une alternative
des pages p. 41 prêts à l’emploi p. 52 gratuite : LibreOfce, disponible pour Windows, Mac
Maîtrisez tous Améliorez vos
les outils de mise classeurs grâce aux
OS et Linux (tinyurl.com/pkr3ysm). Cette suite est dérivée du
en forme p. 42 extensions p. 53 projet OpenOfce.org, dont elle s’émancipe au fl des
Rédigez des textes
sans fautes p. 44 PrÉSeNTer versions. On y retrouve un traitement de texte, un ta-
Préparez un exposé
Personnalisez bluffant p. 54 bleur et un logiciel de présentation, ainsi qu’un gestion-
et protégez vos
documents p. 45 Insérez un naire de base de données (un outil absent de certaines
diagramme
Intégrez personnalisé p. 56 versions d’Ofce). Une autre force de LibreOfce, outre
des formules
mathématiques p. 46 Apportez une touche la possibilité de lui grefer des fonctions via une biblio-
d’originalité p. 57
Dessinez et thèque d’extensions, réside dans sa capacité à gérer les
importez une carte Maîtrisez la
d’anniversaire p. 47 présentation p. 58 documents venant de Word, d’Excel ou de PowerPoint.
cAlcUler
PArTAGer Vous pouvez ainsi lire et éditer les fchiers que l’on vous
Partagez vos
Gérez une collection
documents p. 59 envoie, mais aussi enregistrer vos documents dans les
de DVD p. 48
TrUcS eT formats de la suite de Microsoft, pour une compatibi-
Créez un formulaire
et importez-le p. 50 ASTUceS P. 60 lité optimale avec votre entourage. n
40 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE WRITER
Défnissez le style
et le format des pages
LibreOffice 5 dispose de nombreux outils de création de
documents, qu’il s’agisse d’élaborer un simple courrier ou
un ouvrage composé de colonnes, bordures et encadrés.
1 Préparez votre document
Le module Writer propose
des outils de création
de pages adaptés à chaque
type de documents.
Cliquez sur Format, Page...
C’est depuis cet onglet que
vous défnissez la taille
du document. Déroulez le
menu Format et choisissez
une option dans la liste
(A4 ou A5 par exemple).
Vous pouvez également défnir un format personnalisé
en indiquant largeur et hauteur de pages dans les zones
de saisie, ainsi que la taille des marges (2 cm par défaut).
2 et activez la commande Page…
Ajustez la mise en page et les bordures
Vous pouvez défnir précisément un type de mise en page
en fonction du style de document souhaité. Déroulez le
menu Mise en page dans la partie Paramètres de mise en page
et optez pour des pages en vis à vis, droite et gauche, etc.
Si vous souhaitez ajouter des bordures, cliquez sur l’onglet
du même nom, puis passez le pointeur sur les cinq icônes
qui fgurent dans la section Par défaut afn de choisir
l’emplacement des bordures (haut et bas, gauche
et droite, etc.) ainsi que leur aspect (via le menu Style).
3 Ajoutez et paramétrez des colonnes
Cliquez sur l’icône Colonnes et indiquez le nombre de
colonnes souhaité dans la zone de saisie Paramètres.
Si vous avez au préalable ouvert un document dans
LibreOfce, choisissez Appliquer pour visualiser le résultat.
Afn de personnaliser à l’extrême la future page, décochez
la case Largeur automatique dans Largeur et espacement.
Vous pourrez ainsi modifer la taille des colonnes.
Saisissez les nouvelles mesures et validez. Vous pouvez
aussi jouer sur l’espacement entre deux colonnes (on parle
de gouttière) ou encore ajouter un flet de séparation dont
vous défnirez le style ainsi que l’épaisseur en modifant
les valeurs par défaut. Le volet Couleur donne la possibilité
de personnaliser la teinte de ce flet de séparation.
41 / 01net / hors-série 90
4 Créez une page de titre
Dans le cas où le document possède une page de
couverture, créez-la spécifquement en cliquant sur Format,
Page de titre. Cochez la case Insérer des nouvelles pages de titre,
puis défnissez leur nombre (1 par défaut) dans la zone de
saisie. Pour ne pas numéroter cette première page, cochez
l’option Réinitialiser la numérotation de page après les pages
de titre. Vous pouvez appliquer un format spécifque à la
couverture du document en cliquant sur le bouton Éditer.
5
Modifiez le style d’une page à la volée
LibreOfce Writer ofre la possibilité de modifer le style
de chaque page afchée à l’écran. Positionnez-vous
sur celle qui vous intéresse (référez-vous si besoin à sa
numérotation en bas à gauche), efectuez un clic droit
Personnalisez les marges
depuis l’onglet Page, les bordures
et colonnes et cliquez sur le
bouton Appliquer. Si vous avez
efectué une fausse manip’,
appuyez sur les touches Ctrl + Z
plusieurs fois de suite pour
annuler une ou plusieurs des
précédentes opérations.
6 Insérez des sections dans une page
Une section est un bloc de texte dont la mise en forme
peut être diférente du reste de la page ou du document.
Vous pouvez ainsi insérer un encadré formaté
sur une colonne dans un document dont le texte court sur
plusieurs colonnes. Commencez par sélectionner du texte
puis cliquez sur Insertion, Section. Nommez cette section
dans le champ de saisie Nouvelle section et cliquez sur
les onglets Colonnes, Retraits, Arrière-plan de manière
à ajuster les propriétés de la zone. Votre nouvelle section
est matérialisée par des marqueurs gris situés aux quatre
coins du bloc. Pour continuer à travailler dans ou en
dehors de la section, il suft de positionner le pointeur
de la souris à l’endroit voulu. Pour supprimer une section,
cliquez sur les commandes Format, Sections, Supprimer.
 LIBREOFFICE
ÉCRIRE WRITER

Maîtrisez tous les

outils de mise en forme
Avec LibreOfce Writer, la seule limite est votre créativité.
Vous avez en efet à disposition tous les outils
nécessaires pour élaborer des mises en page complexes.

1 Bénéficiez des raccourcis 2 Aérez le document 3 Numérotez les paragraphes

La nouvelle interface de Writer
comprend des raccourcis vers
les outils de mise en forme les plus
usuels. Ouvrez un document et
sélectionnez une partie du texte.
Placez le pointeur sur les icônes
situées à droite de Surligneur.
Elles servent à aligner le texte
à gauche ou à droite, à centrer
la sélection, à agrandir la marge
de gauche, à modifer l’espace entre
les lignes ou les paragraphes, etc.
Passez le pointeur sur une icône
pour afcher des infos, cliquez dessus
pour appliquer la mise en forme.
Afn d’obtenir un texte aéré,
sélectionnez-le en appuyant sur les
touches Ctrl + A. Cliquez sur la fèche
pointant vers le bas (icône Interligne) et
optez pour une valeur comprise entre
1,15 et 2. Chaque ligne est espacée
d’autant, ce qui améliore le confort
de lecture. Vous pouvez aussi créer
des paragraphes pour rythmer le
document et guider la lecture. Placez
le pointeur à l’endroit voulu et pressez
la touche Entrée. Espacez chaque
paragraphe en cliquant sur l’icône
Augmenter l’espacement entre paragraphe.
Diminuez-le via l’icône de droite.
Pour agrandir la marge de gauche,
choisissez Augmenter le retrait.
Pour la diminuer, cliquez sur l’icône
adjacente, à droite. Si vous souhaitez
numéroter ou ajouter des puces
devant chaque paragraphe, placez
le pointeur devant le premier
paragraphe et appuyez sur la touche
F12. Cliquez sur le paragraphe suivant
et pressez de nouveau la touche F12.
Pour choisir le type de numérotation,
cliquez sur la fèche pointant vers
le bas à droite de l’icône (Dés)activer
la numérotation puis activez l’un
des formats proposés par défaut.

4 Optez pour des puces 5 Modifiez la police

Plutôt que des chifres, vous pouvez
utiliser des puces colorées. Cliquez
sur la fèche pointant vers le bas
à droite de l’icône (Dés)activer les puces
puis cliquez sur Plus de puces... Dans
l’onglet Image, utilisez l’ascenseur
pour afcher les modèles disponibles.
Cliquez sur l’une d’elles, puis sur OK.
Elles seront ajoutées au début
de chaque paragraphe sélectionné.
Pour efacer les puces, appuyez
sur les touches Ctrl + Z du clavier.
Le style de caractères par défaut ne
vous convient pas ? Sélectionnez tout
le document (Ctrl + A), puis déroulez
le menu Nom de police. Utilisez
l’ascenseur pour choisir une autre
police. Les noms sont indiqués dans
la police désignée, ce qui donne
un aperçu du résultat. Vous pouvez
modifer la taille des caractères
en déroulant e la police. Une valeur
comprise entre 10 et 14 assure
un confort de lecture optimal.

42 / 01net / hors-série 90
 6 Mettez une partie du texte en exergue
LibreOfce Writer propose plusieurs outils de mise
en valeur d’une lettre, d’un mot, d’une phrase, etc.
Sélectionnez le texte à faire ressortir et optez pour une
mise en forme en relief en cliquant sur la commande
Contour de police. Ajoutez une ombre en activant l’icône
de gauche, puis colorisez le tout en déroulant le menu
Couleur de la police et en
choisissant un coloris
au moyen de la palette.
Vous pouvez ajouter
du gras, de l’italique
ou encore un trait
de soulignage grâce
aux icônes situées
à droite de la fenêtre
Taille de police.
7 Utilisez des caractères spéciaux
Pour insérer des caractères
non disponibles sur votre
clavier, cliquez sur l’icône
Caractères spéciaux. Dans
le menu Sous-ensemble,
choisissez un type de
caractères et cliquez sur
Insérer. Le symbole se place
à l’endroit du pointeur.
Dans le menu Police,
à gauche, vous accédez
aux caractères associés
à chacune des polices
installées sur votre PC.
Servez-vous de la molette
pour les faire défler.

8 Insérez et redimensionnez une image 9 Ajoutez des notes et des commentaires

Rien de mieux qu’un cliché pour donner du relief à un
document. Pour insérer une photo, positionnez le pointeur
à l’endroit voulu, puis déroulez le menu Insertion, Image.
Pointez vers le dossier
qui abrite le cliché et cliquez
sur le bouton Ouvrir. Pour le
redimensionner, maintenez
le clic enfoncé sur les carrés
verts. Pour repositionner
l’image, maintenez le clic droit
dessus et faites-la glisser à un
autre endroit de la page. Il est
possible d’ajouter un cadre en
choisissant l’option Bordures,
puis Style de bordure.
Sélectionnez le paragraphe ou la phrase qui mérite un
complément d’info. Cliquez sur la commande Commentaire
(un carré jaune surmonté d’une croix verte). Une zone de
saisie s’ouvre en colonne droite.
Saisissez le commentaire
et enregistrez le document.
Par convention, certaines infos
sont regroupées en fn de page.
Cliquez sur le bouton Insérer une
note de bas de page. Pour éviter
que les notes soient reléguées
loin du paragraphe auquel
elles se rapportent, forcez un
saut de page en activant la
commande Insérer un saut de page.

10 Appliquez différents styles TRUCS & ASTUCES

Cliquez sur la fèche pointant vers Profitez des modèles créés par la communauté LibreOffice
le bas du menu Style par défaut (sous
La version 5 de LibreOfce étant nouvelle,
Disquette) et choisissez l’option Plus
il n’existe que très peu de modèles de
de styles… S’afche alors en colonne de
documents spécifques. Cependant,
droite les styles de paragraphes
de nombreux modèles conçus pour les
disponibles. Pour formater un
versions 3 et 4 sont compatibles. Pour
paragraphe, sélectionnez-le. Si vous
y accéder, ouvrez un nouveau document
souhaitez le transformer en titre,
et sélectionnez Modèles. La fenêtre
par exemple, utilisez l’ascenseur
Gestionnaire de modèles s’afche.
et cliquez sur + à gauche de Titre.
Cliquez à droite sur la commande Obtenir
Double-cliquez sur le format de votre
des modèles supplémentaires pour LibreOfce.
choix pour appliquer le style à la
Votre navigateur se lance et ouvre la page Templates. Choisissez Templates.
sélection. Pour accéder aux styles de
En colonne de droite, sélectionnez un type de modèles en cliquant sur son
texte, de cadres et de page, repérez les
nom (Calendar, E-book, Enveloppe, To Do List, Writer, etc.). S’il est possible de
icônes rondes sous la mention Styles
l’utiliser dans LibreOfce 5, un lien de téléchargement vous est proposé dans
et formatage en colonne droite. Cliquez
la partie Current Release. Activez ensuite la Flèche verte pointant vers le bas pour
sur Styles de caractères. Sélectionnez
le télécharger, puis cliquez sur son icône pour l’ouvrir. Vous pouvez l’utiliser
un mot ou une phrase et utilisez
et le modifer comme bon vous semble.
l’un des styles pour le modifer.

43 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
ÉCRIRE WRITER

Rédigez des textes

sans fautes ni coquilles
Un courrier trufé de fautes risque de vous desservir.
Si vous êtes fâché avec la grammaire et l’orthographe,
le correcteur de LibreOfce peut vous sauver la mise.

1 Faites les corrections à la volée 4 Lancez la correction automatique

Lorsque vous écrivez
ou importez un texte,
LibreOfce souligne
en rouge les mots
qui lui paraissent mal
orthographiés. Pour en
avoir le cœur net, cliquez
avec le bouton droit
sur le terme litigieux, puis
remplacez-le par l’une
des graphies proposées.
Attention, si les termes de remplacement sont bien
orthographiés, cela ne veut pas dire que vous allez
remplacer la faute par un mot adéquat en termes de sens !
2 Paramétrez les dictionnaires
Cliquez sur le menu Outils, Orthographe et grammaire. Cochez
l’option Vérifer la grammaire pour que LibreOfce suggère
également les mauvais accords. Cliquez sur Options
pour afcher la liste des dictionnaires actifs. Décochez
ceux qui ne correspondent pas à la langue française.
Dans la fenêtre Options, cochez tous les intitulés qui
commencent par le mot Vérifer. Cliquez sur le bouton OK.
3 et cliquez sur Ajouter au dictionnaire. Désormais, le terme
Analysez le document en entier
La fenêtre Orthographe
et grammaire afche
le premier terme
paraissant suspect.
Pour le remplacer par
celui qui fgure dans la
fenêtre des suggestions,
cliquez sur Corriger.
Pour le remplacer
par un mot absent de la
liste, sélectionnez le terme mal orthographié et saisissez
la nouvelle graphie. Appuyez sur Corriger. Si le mot est bien
orthographié, activez Ignorer une fois. Si la même faute
revient à plusieurs reprises, sélectionnez Toujours corriger
pour éviter d’être alerté à tort à l’avenir.
Si vous faites confance
au dictionnaire de
LibreOfce, il est
possible de corriger
tout votre document
sans avoir à intervenir.
Déroulez le menu Outils,
Correction orthographique
automatique. Attention,
malgré ses qualités, le
correcteur de LibreOfce n’est pas infaillible. Des fautes
peuvent échapper à sa vigilance. Pire, certaines de ses
corrections se révèlent inappropriées. Vigilance, donc !
5 Enrichissez le vocabulaire
Si LibreOfce
ne reconnaît
pas un mot
– parce que
celui-ci
appartient au
jargon de votre métier, par exemple – il suft de l’ajouter
au dictionnaire. Dans la fenêtre Orthographe et grammaire,
remplacez le mot inscrit en rouge par le nouveau
en question ne sera plus signalé comme une faute.
6
Ajoutez des dictionnaires
Choisissez Outils, Orthographe et grammaire, Options..., Obtenir
des dictionnaires supplémentaires en ligne. Votre navigateur
se lance et ouvre la page des extensions de LibreOfce.
Déroulez la page Web vers le bas pour découvrir les
dictionnaires téléchargeables. La plupart sont en langue
étrangère, ce qui peut être utile dans le cadre de
documents rédigés en anglais, par exemple. Pour installer
un dictionnaire supplémentaire, cliquez sur son intitulé
puis sur la fèche verte pour le télécharger. Cliquez sur
le fchier récupéré, puis sur OK et Ajouter pour l’installer.
La fenêtre de gestion des extensions ofre la possibilité
de télécharger les mises à jour de vos dictionnaires.

44 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE WRITER

Personnalisez et
protégez vos documents
Apportez la touche fnale à votre projet avec des en-têtes
et des pieds de page portant votre grife. Et pour que
l’on ne s’approprie pas votre travail, protégez le fchier.

1 Écrivez des infos dans 2

l’en-tête et le pied de page
Ouvrez un document, cliquez sur
la partie supérieure ou inférieure de
la page, puis sur la zone bleue notée
En-tête ou Pied de page. Vous pouvez
désormais rédiger un court texte dans
la zone de saisie qui apparaît. Cliquez
n’importe où sur le document
pour valider la saisie. Pour modifer
la police de caractère, sélectionnez
le texte, efectuez un clic droit
et activez la commande Caractère.
Modifez la taille de la police
ou appliquez-lui un style. Si le
résultat vous convient, cliquez sur OK.
Créez des en-têtes
et pieds de page personnalisés
Afchez la fenêtre Caractère et cliquez
sur l’onglet Efets de caractère. Utilisez
les menus déroulants et les cases
à cocher de manière à personnaliser
le texte (ajout de relief, surlignage,
ombre, couleur, etc.). Vous pouvez
également le repositionner au moyen
des icônes d’alignement et de
centrage du menu supérieur, ou
encore utiliser la touche Tabulation du
clavier. Faites un clic droit sur la zone
bleue Formater de manière à défnir,
avec précision, les marges gauche
et droite du texte de l’en-tête.
3 Faites ressortir l’en-tête
au moyen d’une bordure
Il est possible d’ajouter une bordure
de manière à isoler l’en-tête ou le pied
de page du reste du document. Faites
un clic droit sur la zone bleue, puis
cliquez sur Bordure et arrière-plan. Dans
la partie Style d’ombre, sélectionnez le
type de projection et optez pour une
distance de 0,05 cm. Testez le résultat
en cliquant sur OK. Modifez la
position de l’ombre si nécessaire.
Il est possible de coloriser la bordure
via le menu Couleurs. Vous pouvez
ajouter une ligne dont vous défnirez
la position dans la partie Par défaut.

4 Insérez une image d’arrière-
plan dans la zone d’en-tête
Ce même menu Bordure, Arrière-plan
donne la possibilité d’ajouter un fond
coloré à l’en-tête ou au pied de page.
Choisissez l’onglet Arrière-plan,
puis sélectionnez une couleur dans
le nuancier. Notez que vous pouvez
remplacer l’image par une photo
personnelle en déroulant le menu
Comme et en cliquant sur Image,
Parcourir. Sélectionnez alors un fchier
et activez le bouton Ouvrir.
5 Protégez votre document au moyen d’un mot de passe
Pour sécuriser les documents sensibles, LibreOfce Writer vous invite à défnir
un mot de passe qui sera exigé à l’ouverture du fchier. Cliquez sur Fichier,
Enregistrer sous. Sélectionnez un emplacement de
sauvegarde, nommez le document et cochez la case
Enregistrer avec mot de passe. Validez par le bouton
Enregistrer. Entrez un mot de passe et confrmez-le.
Si vous souhaitez partager le document, rendez-
vous sur Options et ajoutez un second mot de passe
qui permettra aux destinataires du fchier d’en
modifer le contenu (n’oubliez pas de leur donner
le sésame !). Cochez au contraire la case Lecture seule
pour éviter les modifcations par vos contacts.

45 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
ÉCRIRE WRITER

Intégrez des formules

mathématiques
Le module Math de LibreOffice autorise la création
d’équations mathématiques que vous pouvez ensuite
importer dans Writer. Pratique pour illustrer un exposé.

1 Créez une formule graphique 2 Insérez l’équation 3 Repositionnez la formule

Cliquez sur Fichier, Nouveau, Formule.
En colonne gauche, passez le pointeur
sur les diférentes propositions pour
obtenir davantage d’infos sur la
signifcation des symboles présentés.
Déroulez le menu Opérateurs unitaires/
binaires pour accéder à plus de
formules. Créez votre équation
en combinant des symboles et
sauvegardez le tout par Fichier,
Enregistrer sous. Veillez à bien choisir le
format ODF de LibreOfce. Fermez le
module Math, lancez Writer et ouvrez
un nouveau document. Déroulez
le menu Insertion, Objet, Objet OLE.
Dans la fenêtre Insérer un objet OLE,
cochez la case Créer à partir d’un fchier.
Cliquez sur Rechercher et pointez
vers la formule sauvegardée lors de
l’étape précédente. Validez par Ouvrir.
Le chemin vers l’objet à importer
s’afche dans la zone de saisie.
Sélectionnez OK. La formule apparaît
dans Writer à l’intérieur d’un cadre.
Pour optimiser le rendu graphique
au cas où vous souhaiteriez
l’imprimer, maintenez la touche Ctrl
enfoncée et utilisez la molette de la
souris pour l’agrandir. Sauvegardez-la
ensuite au format ODT ou DOC.
Lorsque vous l’ouvrez à nouveau,
le cadre est toujours présent. Cliquez
avec le bouton droit à l’intérieur de
celui-ci, puis sur Objet. L’onglet Type
sert à repositionner le bloc. Dans la
section Position, déroulez les menus
Horizontal et Vertical et optez pour un
positionnement à gauche, à droite,
centré, etc. Déroulez le menu À
de la section Horizontal pour aimanter
le bloc sur le bord droit ou gauche
de la page. Autre possibilité : utiliser
la partie Ancrer et cocher l’option
À la page. Dans ce cas, la formule sera
calée en haut de la page.

4 Utilisez les équations 5 Composez des formules à la carte

Vous préparez un exposé en maths ?
Rien de tel que qu’une belle équation
pour l’illustrer… Mais les formules
conçues avec le module Math auront
d’autres applications. Elles peuvent
par exemple s’intégrer au logo d’une
association ou d’un club à vocation
scientifque, ou vous servir à créer des
t-shirts personnalisés. Il suft dans
ce cas d’imprimer le fruit de votre
travail sur des feuilles de papier
transfert pour supports textiles.
En parallèle de l’insertion de formules mathématiques dans Writer, il existe
un autre moyen de réaliser un t-Shirt ou un poster en choisissant une suite
de caractères spéciaux. Pour cela, cliquez sur Insertion, Caractères spéciaux.
Déroulez le menu Sous-ensemble et sélectionnez au choix Exposants et indices,
Formes numérale, Opérateurs mathématiques ou bien Divers symboles mathématiques.
Validez le caractère qui vous intéresse
puis pressez OK pour l’insérer dans votre
document. Répétez l’opération et
complétez l’équation. Peaufnez la mise
en forme en ajustant la taille et la
couleur des caractères, en ajoutant des
efets d’ombre ou de relief.

46 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE WRITER

Concevez une carte

d’anniversaire inédite
Rien ne fait plus plaisir que le “fait maison”. Cela vaut
aussi pour la carte d’anniversaire ou bien le carton
d’invitation que vous vous apprêtez à envoyer à vos amis.

1 Lancez le module de dessin 4 Dessinez sur la photo

Pour sortir des sentiers battus, créez une carte tout droit
sortie de votre imagination. Pour cela, accédez à l’écran
d’accueil de LibreOfce et cliquez sur le bouton Draw.
Déroulez le menu Fichier, Nouveau, Dessin du module de
création graphique de la suite gratuite. Cliquez sur l’icône
T pour ajouter du texte. Maintenez le bouton de la souris
enfoncé sur la page puis relâchez-le lorsque le cadre de
la zone texte s’afche. Écrivez à l’intérieur de ce dernier.
Embellissez le texte avec les outils de mise en forme.
2 gauche, déroulez le menu Courbe et pointez sur la
Insérez des smileys et d’autres formes
Cliquez n’importe où dans la page vierge afn de
désélectionner le texte. En colonne gauche, activez l’icône
Formes des symboles
et optez pour le
smiley de votre
choix. Ensuite,
positionnez-le sur
la page pour en
modifer la taille
en maintenant
le clic enfoncé
sur les poignées
du bloc. Changez aussi la couleur par défaut en utilisant
le bouton Couleur de remplissage. Ajoutez d’autres formes.
3 Ajoutez une image en fond d’écran
Pour placer une
photo en arrière-
plan, déroulez le
menu Insertion,
Image. Désignez un
fchier et cliquez
sur Ouvrir. Faites
un clic droit sur la
photo et activez la commande Organiser, Envoyer vers l’arrière
pour basculer l’illustration en arrière-plan. Repositionnez
les diférents éléments de la carte en fonction de l’image
de fond, en veillant à ce qu’ils soient visibles. Sauvegardez
le résultat en le validant par Fichier, Enregistrer sous.
Laissez libre cours
à votre créativité
en dessinant sur les
éléments en place.
Cliquez sur l’icône
Couleur de ligne
en colonne gauche
pour sélectionner
la teinte du trait.
Toujours en colonne
commande Ligne à main levée. Dessinez un premier trait
pour avoir accès au menu des options et paramètres.
5
Personnalisez les traits de pinceau
Ce menu donne accès aux paramètres du trait sélectionné.
Dans la partie Ligne, il est possible de modifer son
épaisseur en déroulant le menu Largeur, ainsi que sa
couleur. Vous pouvez également préciser un éventuel
degré de transparence et arrondir les angles en déroulant
le menu Style de coife (optez par exemple pour l’option
Rond). La section Style contient diférents réglages qui
transforment le trait plein par défaut en ligne hachurée
ou en une suite de tirets. Flèche ajoute des éléments (fèche,
cercle, etc.) à l’extrémité du trait. Pour afcher ce menu
par la suite, cliquez sur l’icône fgurant une double clé.
6 Placez le dessin dans un document Writer
Enregistrez votre dessin au
format ODG. Ouvrez un nouveau
document vierge dans Writer
et cliquez sur Insertion, Objet,
Objet OLE. Cochez la case Créer
à partir d’un fchier. Sélectionnez
Rechercher, désignez le fchier
Draw et cliquez sur Ouvrir, OK pour l’importer. Vous pouvez
repositionner le dessin dans la page au moyen de la
souris en maintenant le clic enfoncé. Complétez la carte
d’anniversaire en ajoutant le texte. Créez pour cela des
blocs que vous mettrez en forme et disposerez à loisir.

47 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
CalCUlER CalC

Gérez une collection

de flms ou de DVD
Un tableur, ça ne sert pas qu’à élaborer des tableaux
fnanciers. Vous pouvez très bien l’utiliser pour
créer et gérer une collection d’objets personnels.

1 Insérez les champs
Dans un premier temps, vous devez
placer les champs de votre future
collection de flms ou de DVD.
Référez-vous au site AlloCiné pour ne
rater aucun élément, puis ouvrez un
nouveau document dans le module
Calc de LibreOfce. Afectez un type
d’informations à chaque colonne : le
titre du flm en colonne A, le genre en
B, le réalisateur en C, etc. Si vous avez
oublié un champ important et devez
ajouter une colonne, cliquez sur une
cellule à droite de la future colonne,
puis sur le bouton Insérer des colonnes
à gauche dans le menu supérieur.
2 Effectuez la mise en forme
Lorsque vous avez complété les titres
des cellules A1, B1, etc., vous pouvez
commencer à saisir les infos relatives
à vos flms. Chacun occupera une
ligne. Pour diférencier les cellules
où fgurent les intitulés des colonnes,
cliquez sur la ligne 01 de façon
à sélectionner l’intégralité de la ligne.
Dans le menu supérieur, cliquez sur
le bouton Gras puis augmentez la taille
de la police en déroulant le menu
du même nom. Optez pour une taille
14, par exemple. Centrez le texte
des cellules en cliquant sur 01 puis
sur l’option Centrer horizontalement.
3 Ajoutez des liens vers
les bandes-annonces des films
En agrandissant la taille des polices,
le nom des titres les plus longs
risque de ne plus s’afcher en entier.
Étirez les colonnes en positionnant
le pointeur entre chacune d’elles
(il se transforme en fèches opposées).
Pour insérer des liens vers les
bandes-annonces, ajoutez une
colonne. Copiez le lien de la vidéo
depuis YouTube ou AlloCiné, cliquez
dans la cellule voulue et collez l’URL
dans la zone de saisie des formules.
Appuyez sur la touche Ctrl puis
cliquez sur le lien pour lire la vidéo.

4 Téléchargez les affiches 5 Installez un fond coloré

Toujours depuis AlloCiné, faites
un clic droit sur la vignette de l’afche
et activez la commande Enregistrer
l’image sous. Sauvegardez le fchier
sur le bureau de Windows. Retournez
dans Calc, sélectionnez la cellule
qui accueillera l’afche, cliquez
sur Insertion, Image… Désignez le visuel
de l’afche et validez par Ouvrir.
Utilisez les poignées (carrés verts)
pour ajuster la taille de l’afche
aux dimensions de la colonne.
Le blanc est certes élégant, mais un
peu triste. Pour ajouter de la couleur
à la feuille de calcul, cliquez sur
le rectangle gris situé dans l’angle
supérieur gauche du tableau.
Vous sélectionnez ainsi la totalité de
l’espace de travail. Déroulez le menu
Couleur d’arrière-plan et choisissez une
teinte dans la palette. Le fond blanc
est immédiatement remplacé par la
nouvelle couleur d’arrière-plan. Les
contours des cellules disparaissent.

48 / 01net / hors-série 90
 6 Composez une liste déroulante...
Une liste déroulante évite toute erreur de saisie. Il suft en
efet de sélectionner d’un clic l’une des valeurs proposées
pour remplir la cellule. Vous pouvez ainsi défnir les
genres ou un système de notation. Sélectionnez une plage
de cellules vierges. Saisissez le caractère étoile (*) dans la
première cellule, deux étoiles dans la cellule du dessous,
et ainsi de suite jusqu’à
obtenir l’échelle
de notation voulue
(de 1 à 5 par exemple).
Sélectionnez les
cellules et nommez
la liste en cliquant sur
le menu Données, Défnir
la plage. Indiquez le
nom et validez par OK.
7 ... puis appliquez-la à une cellule
Choisissez la cellule devant
recevoir la liste déroulante
et cliquez sur le menu
Données, Validité. Dans
l’onglet Critère, déroulez le
menu Autoriser et cliquez sur
Plage de cellules. Dans Source,
tapez le caractère = suivi du
nom de la liste déroulante.
Validez par OK. Repérez la
fèche pointant vers le bas.
Cliquez sur celle-ci pour
accéder à la liste des choix,
puis sélectionnez le nombre
d’étoiles en fonction de
l’intérêt du flm.

8 Triez les données de votre collection
Au fur et à mesure du remplissage du tableau, vous serez
amené à trier les données pour afcher certaines
informations. Cliquez sur la cellule A1 (Nom du flm dans
notre exemple) et étendez la
sélection à toute la collection.
Choisissez le bouton Données,
Trier. Déroulez le premier
menu (Clé de tri) et activez une
colonne (Titre par exemple).
Défnissez les clés 2 (Genre),
3 (Réalisateur), etc. Validez par
OK. Le tableau est classé dans
l’ordre croissant en fonction
des valeurs de la colonne
correspondant à la clé de tri 1.
9 Calculez combien vaut votre collection
Pour savoir combien valent vos flms, créez une nouvelle
colonne qui accueillera le prix de chaque DVD.
Sélectionnez la cellule où apparaîtra le résultat (au bas
de la colonne par exemple).
Cliquez sur le sigle fgurant à
droite du symbole = devant la
zone de saisie supérieure. Un
cadre bleu apparaît au bas de la
nouvelle colonne. Maintenez le
clic enfoncé, sélectionnez les
cellules où sont notés les tarifs.
La zone de saisie afche =
SOMME (première à dernière
cellule sélectionnée). Appuyez
sur la touche Entrée pour valider.

10 Filtrez les données TRUCS & ASTUCES

Pour retrouver les flms sortis entre Utilisez le module Base pour gérer des données complexes
deux années, par exemple, optez pour
S’il s’agit de manipuler des
la plage de données (vu à l’étape 8) et
centaines ou des milliers
cliquez sur Données, Filtre, Filtre standard.
d’éléments, mieux vaut constituer
Déroulez le nom du premier champ
une base de données au moyen de
et sélectionnez Année. Déroulez le
l’outil Base de LibreOfce. Il ofre
champ Condition et cliquez sur le sigle
des fonctions proches d’Access,
supérieur à (>). Dans la partie Valeur,
le gestionnaire intégré à certaines
entrez l’année de départ. Déroulez
versions de Microsoft Ofce.
le nom du second champ et cliquez
Un assistant vous guide dans les
sur Année. Utilisez l’opérateur ET.
tâches les plus courantes. Une fois
Sélectionnez la condition inférieur à (<)
la structure de la base défnie et les champs de saisie en place, il vous suft
et indiquez l’année marquant la fn
d’indiquer les données. Le module Base ofre des outils très puissants pour
de la période. Vous obtenez la liste
contrôler la validité des infos que vous renseignez et pour les mettre en forme.
des flms sortis entre ces deux dates.
En lieu et place du tableau de cellules de Calc, la saisie s’opère ici depuis
Les fltres peuvent être combinés de
un formulaire, plus pratique et rapide. Pour en apprendre davantage sur le
manière à extraire des informations
maniement, un peu complexe, de Base, allez sur le forum (tinyurl.com/6jxtsb3).
respectant diférents critères (genre,
Et n’hésitez pas à vous inspirer de modèles existants (tinyurl.com/6h3k3ht).
date de sortie, acteurs, etc.).

49 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
CalCUlER CalC

Créez un formulaire et
importez-le facilement
Les formulaires sont indispensables pour créer une liste
d’invités, un QCM ou un sondage maison. Rien de bien
compliqué avec LibreOffice et sa base de données.

1 Créez un nouveau formulaire 2 Ajoutez des étiquettes 3 Positionnez des contrôles

Lancez le module Base et déroulez le
menu Fichier, Nouveau, Base de données,
Suivant, Terminer. Nommez le document
et validez par Enregistrer. En colonne
gauche, activez Formulaires. Dans
la section Tâches, pointez Créer un
formulaire en mode ébauche. Choisissez le
bouton (Dés)activer le mode ébauche du
menu inférieur. Vous accédez ainsi à
Navigateur de formulaire. Cliquez dessus
afn d’ouvrir la fenêtre du même nom
dans le volet central de l’écran.
Efectuez un clic droit sur le terme
Formulaires puis activez les commandes
Nouveau, Formulaire.
Renommez le formulaire souligné
en bleu, déroulez le menu contextuel
d’un clic droit et choisissez Propriétés.
Dans l’onglet Données, déroulez le
menu Type de contenu et optez pour
Requête. Fermez la fenêtre. Cliquez
sur Champ d’étiquette pour défnir
le titre du formulaire. Gardez le clic
enfoncé et créez une zone de saisie.
Dans la fenêtre Navigateur de formulaires,
faites un clic droit sur Champ d’étiquette
et cliquez sur Propriétés. Donnez
un nom à cette étiquette (Nombre
de personnes par exemple) et
ajoutez-en d’autres si nécessaire.
Alignez les étiquettes en maintenant
le clic droit enfoncé. Vous pouvez
ajouter des cases à cocher en fonction
des réponses. Pour cela, cliquez
en colonne gauche sur le bouton Case
à cocher. Positionnez ce bloc en
vis-à-vis d’une étiquette. Si vous
préférez des champs de saisie libre,
cliquez sur l’icône Zone de texte
et disposez-la à droite de l’étiquette
correspondante. Cliquez en colonne
gauche sur Contrôles supplémentaires
pour bénéfcier d’autres types d’outils
à placer dans le formulaire (boutons
radio, champ monétaire, etc.).

4 Insérer une liste de choix 5 Transférez le formulaire dans un document du classeur

Cliquez en colonne gauche sur Zone de
liste et positionnez le champ où vous
le souhaitez. Double-cliquez dans
cette zone. Dans Général, Entrées de liste,
saisissez le premier terme et cliquez
sur les touches Maj + Entrée. Insérez
le second choix et ainsi de suite.
Terminez en appuyant sur Entrée.
Agrémentez la liste au moyen d’une
bordure et d’une couleur d’arrière-
plan en utilisant l’onglet Général
puis fermez la fenêtre Propriétés.
Cliquez sur Fichier, Enregistrer puis à nouveau sur Fichier et Enregistrer la copie sous.
Sauvegardez le formulaire sur le Bureau. Fermez le module Base et ouvrez un
classeur Calc. Positionnez le pointeur à l’endroit où prendra place le formulaire.
Cliquez sur Insertion, Objet, Objet OLE. Cochez
la case Créer à partir d’un fchier puis activez
Rechercher. Désignez le fchier exporté
depuis Base, choisissez Ouvrir, OK. Le formulaire
apparaît dans le classeur, à l’intérieur d’un bloc
qui peut être déplacé et redimensionné
(à l’aide des poignées vertes). Double-cliquez
sur le formulaire pour l’afcher et accéder
aux diférents champs. Enregistrez le classeur.

50 / 01net / hors-série 90
CalCUlER CalC
Intégrez des fonctions
automatiques
Grâce aux fonctions automatiques, il est possible
d’afcher la bonne date et l’heure exacte dans un classeur,
ainsi que de nombreuses autres informations.
1 Formatez rapidement une cellule en date
Positionnez le pointeur sur la cellule devant accueillir la
date et cliquez sur Formater comme date. Elle afche dès lors
les données au format 31/12/99 par défaut. Pour appliquer
une mise en forme diférente, efectuez un clic droit sur
la cellule et choisissez Formater les cellules... Sélectionnez un
nouveau format dans la fenêtre du même nom (“31 déc
1999”par exemple). Pour accéder à la liste des fonctions
automatiques, cliquez sur Insertion, Liste des fonctions.
2 cellules inférieures. Vous pouvez ainsi créer un espace
Affichez la date du jour
LibreOfce intègre un nombre impressionnant de
formules classées par type. Déroulez le menu Fonctions
en colonne gauche et
sélectionnez Date&Heure.
Il est possible d’indiquer
dans des cellules la date
et l’heure du jour. Pour
cela, activez la cellule
devant afcher cette info
et sélectionnez la fonction
Aujourd’hui. Validez en
appuyant sur la touche
Entrée. Cliquez sur le menu
Fichier, Recharger. La date du jour sera désormais indiquée
chaque fois que vous utiliserez le classeur.
3 Date&Heure depuis l’assistant. Cliquez sur Suivant.
Ajoutez l’heure dans une cellule adjacente
Sélectionnez une cellule contiguë
à celle indiquant la date, revenez à la
liste des fonctions Date&Heure et cliquez
sur Maintenant. Validez en appuyant
sur la touche Entrée du clavier
et cliquez sur Fichier, Recharger, Non afn
qu’apparaisse l’heure courante afchée
par le PC à la suite de la date. Il est
également possible de connaître
par exemple le dimanche de Pâques
pour une année donnée. Cliquez
sur la fonction DIMANCHEDEPAQUES. La
formule apparaît dans la zone du haut.
51 / 01net / hors-série 90
4 Ouvrez un espace spécifique date et heure
Pour plus de clarté dans un
classeur, insérez une année à
l’intérieur des parenthèses, afn
d’afcher la date du dimanche
de Pâques. Embellissez ensuite
le tableau en créant des cellules
de texte nommées Date, Heure,
puis ajoutez les fonctions
correspondantes dans les
spécifque lié aux formats temporels.
5
Profitez de l’assistant des fonctions
La liste de fonctions est également accessible depuis un
assistant en cliquant sur Insertion, Fonctions. Sélectionnez
en colonne gauche une fonction, puis découvrez son utilité
en parcourant le texte explicatif à droite. Vous pouvez
élaborer toutes sortes de fonctions en sélectionnant
au préalable une cellule. Cliquez sur Suivant et appliquez
les instructions de l’assistant pour créer votre formule de
calcul (elle est détaillée à l’intérieur de l’onglet Structure).
6
Élaborez manuellement une fonction
Pour connaître automatiquement le nombre de jours entre
deux dates, sélectionnez la fonction Jours dans la catégorie
Choisissez une cellule. Sa position est alors indiquée
dans la zone de saisie Date 2. Activez une cellule adjacente.
Sa position sera indiquée dans la zone de saisie Date 1.
La formule apparaît dans le champ inférieur. Validez par
le bouton OK puis insérez deux
dates à l’intérieur des cellules
désignées par la formule.
Vous obtenez instantanément
le résultat. Il est également
possible de tester la formule
en entrant les deux valeurs dans
les champs de l’assistant. Le
résultat s’afche à droite, dans
la section Partie des résultats.
 LIBREOFFICE
CalCUlER CalC
Utilisez des modèles
prêts à l’emploi
Les fameux templates, ou modèles en français,
sont des fchiers créés par la communauté LibreOfce,
accessibles et modifables par tous. Proftez-en !
1 Accédez aux modèles LibreOffice
Pour accéder aux modèles LibreOfce, cliquez sur Fichier,
Nouveau, Modèles. La version 5 est encore trop jeune et ne
propose que quelques fchiers dans les onglets Documents
et Présentations. Ils sont classés par catégorie. Double-
cliquez sur l’un d’eux, puis sur un document pour l’ouvrir
dans LibreOfce. Puisqu’ils sont proposés en partage, vous
y avez accès directement et pouvez les modifer à loisir.
2 spécifque, puis optez pour
Découvrez ceux offerts par la communauté
L’endroit où vous avez le plus de chances de trouver
votre bonheur est le site Web ofciel de la communauté
LibreOfce. Connectez-vous à l’adresse tinyurl.com/6h3k3ht.
Le site est hélas en anglais mais certains modèles
sont proposés en français. Pour les afcher en priorité,
saisissez le mot “français” ou “french” dans la zone
de saisie Search. Il est possible de préciser le type
de modèle en déroulant le menu All catégories.
3 par Enregistrer sous et choisissez le format ODT.
Récupérez et utilisez un modèle
Vous avez trouvé votre bonheur ? Dans ce cas, cliquez sur
le nom du modèle et prenez le temps de parcourir la fche
d’informations proposée dans la section Project Description.
Puisque vous possédez la version 5 de la suite, tous
les modèles créés avec des versions précédentes restent
compatibles. Repérez la
fèche verte pointant vers
le bas qui sert à récupérer
le modèle sélectionné. Une
fois le fchier téléchargé,
cliquez sur son icône pour
l’ouvrir dans le module
Calc de LibreOfce. Vous
voilà prêt à travailler !
52 / 01net / hors-série 90
4 Enregistrez vos propres documents
en tant que modèle LibreOffice
Si vous aussi souhaitez partager un fchier avec la
communauté, cliquez sur Fichier, Modèles, Enregistrer comme
modèle... Dans la fenêtre Gestionnaire de modèles, cliquez
sur Enregistrer puis saisissez le nom du modèle et cliquez
sur OK. Déroulez le menu Fichier, Nouveau, Modèles, indiquez
la catégorie dans laquelle vous l’avez sauvegardé pour
le retrouver sous forme de modèle supplémentaire.
Pour accéder aux détails d’un modèle, cliquez sur Fichier,
Propriétés puis sur l’onglet Général.
5
Importez des modèles OpenOffice
Connectez-vous au site tinyurl.com/q27s27t. En colonne
gauche, sélectionnez une catégorie ou une application
un modèle en fenêtre centrale.
Cliquez sur son nom puis
sur Download Template pour le
télécharger. Vous êtes basculé
vers le site SourceForge et le
téléchargement débute. Pour
ouvrir le modèle dans Calc,
faites un clic droit sur son icône
et cliquez sur Ouvrir avec
LibreOfce. Pour sauvegarder les modifcations, validez
6
Partagez un modèle de classeur LibreOffice
avec des contacts qui utilisent Excel
Certains de vos amis se servent probablement d’Excel.
Vous pouvez leur envoyer des modèles LibreOfce qu’ils
pourront ouvrir avec leur tableur. Il suft d’enregistrer
le fchier au format XLS ou XLSX (Enregistrer sous, menu
Type). Il est d’ailleurs possible d’envoyer le document
directement par mail en cliquant sur Fichier, Envoyer, Envoyer
par mail. S’il souhaite en faire un modèle Excel, le
destinataire n’aura qu’à le sauvegarder en tant que modèle
depuis Excel. LibreOfce gère de nombreux formats,
ceux d’Ofce, mais aussi le PDF, pratique pour difuser
un classeur sans risquer qu’on en modife le contenu.
CalCUlER CalC

Améliorez vos classeurs

grâce aux extensions
Les extensions sont de petits modules gratuits qui
viennent compléter les logiciels de LibreOfce. Le tableur
Calc gagne ainsi de nouvelles fonctions à bon compte.

1 Allez sur le catalogue 2

officiel des extensions
Les extensions propres à LibreOfce
sont disponibles sur le site tinyurl.
com/68e4ch2. Tout comme les
modèles, elles sont rangées par
catégorie, version et intérêt. En
colonne gauche, cliquez sur Calc-
Extensions. Il en existe environ 70 pour
le tableur de la suite. Déroulez le
menu Sort On. Vous pouvez efectuer
un premier tri en sélectionnant les
mieux notées (Highest Rated), les plus
téléchargées (Most Downloaded)
ou encore celles bénéfciant de mises
à jour récentes (Recently Updated).
Traduisez en français
le descriptif des extensions
La page des extensions est en anglais,
mais il est possible de la traduire,
comme tous les sites Internet
en langue étrangère. Dans Google
Chrome, efectuez un clic droit sur la
page et sélectionnez Traduire en français.
Si la traduction n’est pas parfaite,
elle donne une juste indication de la
fnalité des extensions proposées.
Choisissez le nom de l’extension pour
accéder aux détails. Traduisez cette
nouvelle page et reportez-vous
à la section Description du projet. Cliquez
sur la Flèche verte pour la télécharger.
3 Gérez les extensions
Faites un clic droit sur le fchier
téléchargé et appuyez sur Installer.
LibreOfce 5 se lance. Validez par OK
pour confrmer l’installation du
module d’extension. La fenêtre
du gestionnaire des extensions est
accessible en activant le menu Outils,
Gestionnaire des extensions. Il donne
accès aux modules installés par
défaut ou par vos soins. Chacun peut
être mis à jour en activant Vérifer les
mises à jour, désinstallé en cliquant
sur son nom en fenêtre centrale, puis
sur le bouton Supprimer, ou encore
désactivé de façon temporaire.

4 Visitez les pages Web 5 Profitez des extensions à tout moment

des créateurs de ces modules
Depuis le gestionnaire d’extensions,
repérez le lien bleu à droite du nom
du module. Le fait de cliquer dessus
vous amène sur la page d’accueil
du site du créateur de l’extension.
Certains auteurs proposent des outils
supplémentaires. Notez que les
extensions OpenOfce, disponibles
sur le site tinyurl.com/qfvrpq
fonctionnent aussi avec les logiciels
de la suite LibreOfce.
Pour profter des extensions grefées au tableur Calc, cliquez sur Outils, Add-on
puis sélectionnez un module. Certaines comprennent des raccourcis clavier,
d’autres s’intègrent au tableur et s’activent uniquement lors de certaines
manipulations (enregistrement d’un fchier, ajout de calculs complexes, etc.)
D’où l’intérêt de lire avec attention le
mode d’emploi afché par le gestionnaire
d’extensions. Nous vous conseillons
de vous rendre périodiquement sur
la page du catalogue des extensions
pour vérifer l’arrivée de nouveautés.
Et n’hésitez pas à en installer autant que
vous le voulez : il n’y a pas de limites !

53 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
PRÉsEnTER IMPREss

Préparez un exposé
aussi créatif que bluffant
Facile de faire belle impression avec le module de
présentation Impress ! Ses nombreux outils (module son,
vidéo, etc.) ne manqueront pas de captiver l’audience.

1 Accédez à Impress 2 Créez la page de titre, 3 Profitez des modèles

Cliquez sur Fichier, Nouveau,
Présentation. Le module LibreOfce
Impress s’ouvre sur un nouveau
projet. En colonne gauche est notifée
la première diapo, en colonne droite
les diférentes mises en page
disponibles. Une série de sept icônes
donne accès aux efets de transitions
entre les diapos, aux animations, aux
diférents styles ainsi qu’aux modèles
de pages et autres objets mis à votre
disposition afn d’embellir une
présentation. Créez au préalable
un plan sur papier de votre exposé
avant de vous lancer.
puis insérez une image
Insérez un titre puis du texte dans les
cadres prévus à cet efet de la diapo 1.
Considérons qu’il s’agit du titre
de l’exposé et d’un résumé de son
contenu. Ajoutez une image de fond
adaptée au thème de l’exposé. Cliquez
sur Insertion, Image. Désignez la photo,
validez par Ouvrir puis sélectionnez
l’image. Une fois celle-ci intégrée
à la diapo, activez Format, Disposition,
Envoyer vers l’arrière. Le texte passe
au premier plan. Sélectionnez
le bloc de texte et positionnez-le au
mieux. Cliquez sur Fichier, Enregistrer.
Cliquez sur la diapo 2 en colonne
gauche. Vous pouvez utiliser un
modèle en activant Pages maîtresses
en colonne de droite. Dans le volet
Disponibles pour l’utilisation, faites défler
les modèles, puis double-cliquez
sur l’un d’eux pour l’appliquer à la
seconde diapo. Complétez en insérant
du texte. Pour modifer le style,
sélectionnez le texte, déroulez le
menu Format, Texte et choisissez une
option d’enrichissement (gras,
ombre, etc.). Pour grossir la police,
faites un clic droit sur le bloc et
activez l’option Caractère.

4 Ajoutez une transition 5 Paramétrez les transitions

Une fois les deux premières diapos
créées, il est possible de défnir un
efet de transition pour passer de
l’une à l’autre. Choisissez le bouton
Transition pour découvrir les dizaines
d’efets disponibles. Sélectionnez un
modèle pour afcher un aperçu du
résultat. Cliquez ensuite en colonne
gauche sur la diapo 1 pour lui associer
l’animation. Répétez l’opération avec
la diapo 2. Terminez par le bouton
Lire pour tester la présentation.
Dans la partie Modifer la transition,
cliquez sur Vitesse afn de ralentir ou
d’accélérer la transition. Vous pouvez
associer une animation sonore depuis
le menu Son et le jouer en boucle
durant l’enchaînement des diapos. Le
menu Passer à la diapo suivante ofre de
forcer le déflement des pages (cochez
Automatiquement après et décidez d’un
minutage), ou au contraire d’opter
pour un contrôle manuel (il faudra
alors cliquer à l’écran).

54 / 01net / hors-série 90
 6 Placez de nouvelles diapos
Continuez la création de l’exposé en ajoutant une
troisième diapo : en colonne droite, faites un clic droit et
choisissez Nouvelle diapo. Il est possible de modifer l’ordre
des diapos en les déplaçant dans la liste avec la souris.
Cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle diapo. Activez
l’option Mise en page et sélectionnez un modèle de mise en
forme en colonne
droite. Il est aussi
possible de dupliquer
une diapo existante.
Vous obtenez alors un
double parfait de la
page qui a servi de
modèle, vous évitant
un travail de mise
en forme fastidieux.
7 Glissez des cliparts depuis la galerie d’objets
Cliquez en colonne droite
sur Gallery. La section
Nouveau thème abrite
des dossiers thématiques
où sont rangées toutes
sortes de dessins prêts à
l’emploi. Cliquez sur l’un
d’eux pour l’afcher en
grand. Ces éléments
apporteront de la couleur
à l’exposé. Glissez le dessin
sur la diapo à l’endroit
voulu et redimensionnez
l’objet en tirant sur les
poignées vertes disposées
autour du cadre.

8 Animez des objets dans les diapos
Sélectionnez un objet, une zone de texte ou une image.
Cliquez sur l’icône Animation personnalisée en forme d’étoiles
puis sur le symbole + situé au-dessus de l’intitulé Efet.
Placez-vous sur l’onglet
Trajectoires et choisissez un
modèle de déplacement
pour visualiser le résultat à
l’écran. L’onglet Entrée propose
d’autres types d’animations.
Vous pouvez faire varier la
vitesse en déroulant le menu
du même nom. Cliquez sur OK.
Les trajectoires s’afchent en
grisé. Choisissez Modifer l’efet
pour changer l’animation.
9 Incorporez une séquence vidéo
Ajoutez une page à la présentation en cliquant avec le
bouton droit dans le volet latéral et en activant Nouvelle
diapo. Positionnez le pointeur sur l’icône Insérer un fchier
audio ou vidéo. Sélectionnez un
clip ou une musique depuis
votre disque dur et validez par
Ouvrir. Patientez le temps que le
fchier se charge. Ajustez la
position de la fenêtre du média
dans la diapo et proftez du
lecteur associé, en bas à gauche,
pour lancer le MP3 ou la vidéo
à l’intérieur de cette dernière.
Pratique pour illustrer un point
de votre exposé.

10 Insérez la date et l’heure 11 Orchestrez le défilement du diaporama

Cliquez sur Insertion, Date et heure.
Cochez la case Variable puis déroulez
le menu Format pour sélectionner une
mise en forme. Afn d’ajouter le même
texte au bas de chaque diapo, cochez
la case Pied de page et renseignez-le
dans la zone de saisie. Ce menu
autorise aussi la numérotation des
diapos. Cliquez sur Appliquer partout.
Pour choisir l’emplacement de la date
dans les diapos, choisissez Insertion,
Champs, Date. Positionnez le champ
Date à l’endroit voulu. Pour laisser
votre signature dans un coin de
l’exposé, retournez dans le menu
Champs. Activez Auteur, entrez votre
nom et placez le champ à l’endroit
adéquat. Cliquez sur l’onglet Notes
pour ajouter des commentaires.
Prêt à faire découvrir votre exposé ? Cliquez sur Diaporama puis sur Démarrer
à la première diapo. En fonction des choix opérés à l’étape 5, vous devrez peut-être
cliquer à l’écran pour passer d’une diapo à une autre. Les transitions, animations
des objets et autres sons et vidéos s’activent de manière automatique. Durant
le déflement, cliquez avec le bouton
droit, puis revenez à la diapo
précédente en activant Précédent.
Sélectionnez une diapo précise
en cliquant sur Accéder à la diapo puis
sur son numéro. Ce menu propose
aussi de transformer la fèche
de la souris en pointeur afn
d’indiquer précisément à l’écran un
élément de l’exposé. Cochez la case
Pointeur crayon et cliquez sur Largeur
du stylo pour ajuster la largeur du
trait. Cliquez pour afcher la diapo
suivante et utilisez le pointeur sans
cliquer sur cette dernière.

55 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
PRÉsEnTER IMPREss

Insérez un diagramme
personnalisé
Votre présentation contient peut-être des données
chiffrées. Dans ce cas, un dessin valant mieux qu’un long
discours, ajoutez un diagramme importé de Calc.

1 Créez votre diagramme avec Calc 4 Ajoutez ou supprimez des séries de valeurs
Avant d’insérer un diagramme dans Impress, vous devez Choisissez Suivant. La liste
au préalable le concevoir à partir du module tableur Séries de données correspond
de LibreOfce. Lancez Calc et ouvrez le classeur qui aux entrées du tableau. Si vous
contient les données (votre budget familial, par exemple). souhaitez ne pas faire fgurer
Cliquez à présent sur Insertion, Diagramme. La première l’une d’elles dans le diagramme,
étape consiste à choisir un type d’illustration. Pointez activez celle-ci puis l’icône à
les vignettes (Colonne, Barre, Secteur, etc.) pour tester droite de Plage pour valeur Y. La
les diférents modèles de diagrammes proposés par Calc. zone prise en compte est alors
encadrée en violet. Ceci invite
2 à vérifer précisément s’il
Choisissez un modèle approprié s’agit bien des valeurs que vous souhaitez exclure de la
Pour chaque type représentation graphique. Confrmez à l’aide du bouton
de diagramme, Supprimer. De la même manière, appuyez sur Ajouter puis
vous avez le choix sur l’icône à droite de Plage pour valeur Y, sélectionnez
entre plusieurs une nouvelle zone du tableau et validez par Ajouter.
déclinaisons.
Cliquez sur une 5
sous-catégorie Mettez le diagramme en forme...
de manière à Activez le bouton Suivant. La section Élément du diagramme
afcher toutes les autorise l’ajout d’un titre et d’un sous-titre que vous
variantes. Certains insérez au moyen des deux zones de saisie supérieures.
diagrammes bénéfcient de vues additives (3D, Type de Cochez la case Afcher la légende. Puis cochez l’une des
ligne, Séries empilées, etc.). Si c’est le cas du modèle cases à gauche, à droite, etc., de manière à ajuster la position
que vous avez retenu, cochez la case située sous les types de la légende. Vérifez le résultat à l’écran, puis validez la
de diagrammes et testez les options disponibles mise en forme en cliquant sur le bouton Terminer.
(vue Simple ou Réaliste, Pourcentage, Forme, etc.).
6 ... puis insérez-le dans Impress
3 Sélectionnez la plage de données Sélectionnez le
à illustrer dans la feuille de calcul diagramme et déroulez
Cliquez sur Suivant pour sélectionner la plage de données le menu Fichier, Enregistrer
qui sera illustrée. Il peut s’agir des chifres situés dans sous. Ouvrez ensuite le
les colonnes ou sur les lignes du tableau. Par défaut, diagramme qui apparaît
l’ensemble des données de la feuille de calcul est pris dans une fenêtre Chart.
en compte. Mais vous pouvez décider de n’afcher Recherchez l’outil Capture
que certains chifres. Activez l’icône située à droite d’écran dans la zone de
de la zone de saisie Plage de données et supprimez la plage recherche de Windows.
présélectionnée. Au moyen du pointeur de la souris, Cliquez sur Nouveau
défnissez la zone du tableau qui vous intéresse. Celle-ci et sélectionnez l’intégralité du diagramme. Sélectionnez
est alors encadrée de traits roses. Relâchez le clic pour Fichier et enregistrez la capture au format JPG. Ouvrez
valider la sélection. Le diagramme est actualisé et s’adapte Impress. Créez une diapo, cliquez sur Insertion, Image,
automatiquement aux nouvelles données. choisissez l’image du diagramme et appuyez sur Ouvrir.

56 / 01net / hors-série 90
PRÉsEnTER IMPREss

Apportez une touche

de fantaisie à vos diapos
Impress dispose d’outils sophistiqués pour créer
des titres 3D percutants. Ouvrez la boîte à outils Fontwork
et laissez libre cours à votre imagination !

1 Activez l’outil Fontwork 2 Modifiez le titre 3 Personnalisez l’espacement

La barre d’outils Dessin est située
dans la partie inférieure de l’interface
d’Impress. Si elle n’est pas visible,
cliquez sur Afchage, Barre d’outils puis
cochez les outils Dessin et Fontwork.
Faites un clic droit sur le volet latéral
et activez la commande Nouvelle diapo.
Pour ajouter un titre avec Fontwork,
cliquez sur l’icône Galerie Fontwork.
Vous avez le choix entre une trentaine
de modèles colorés aux styles divers.
Activez celui de votre choix, puis OK.
Il s’afche au centre de la nouvelle
diapo. Positionnez-le à votre
convenance et agrandissez-le.
Cliquez sur l’objet Fontwork pour
le sélectionner. Modifez le corps
du titre en double-cliquant sur le mot
Fontwork. Ce terme s’afche en double
et en noir au centre de la diapo.
Sélectionnez-le, remplacez-le par
votre texte puis cliquez n’importe où
sur la diapo. Pour modifer l’aspect
du titre, activez l’icône Forme Fontwork
dans la fenêtre du même nom puis
choisissez l’une des formes
proposées. Si vous n’êtes pas satisfait,
optez pour un autre modèle ou
revenez à la forme précédente en
pressant les touches Ctrl + Z du clavier.
Jouez sur l’espacement des caractères
en cliquant sur l’icône du même nom
dans la fenêtre Fontwork. Testez
l’une des cinq options proposées
(Très serré, Large, etc.) ou bien activez
Personnalisé de manière à choisir avec
précision l’écart entre chaque lettre.
Attention toutefois, en dessous
d’un certain seuil, les caractères
risquent de se chevaucher. Pour
afcher le titre en 3D, sélectionnez
l’icône (Dés)activer l’extrusion de la
fenêtre Fontwork. Efectuez ensuite
un clic droit et choisissez la
commande Défnir l’image d’arrière-plan.

4 Adaptez l’ombre et la couleur du texte 5 Embellissez le titre

Pointez vers une image de fond, choisissez Ouvrir
puis Non pour ne pas remplacer l’arrière-plan
des autres diapos. Repositionnez le titre par rapport
à l’image importée. Adaptez la couleur des caractères
en cliquant avec le bouton droit sur le titre et en
choisissant Remplissage. Puisque le titre est en 3D,
il est possible de lui associer deux couleurs. Déroulez
le menu Remplir. Activez l’option Dégradé pour la face
des caractères, Couleur pour leur tranche. Cliquez
sur l’onglet Ombre afn de modifer les paramètres
de la projection : la distance par rapport aux lettres,
la couleur de l’ombre, le degré de transparence.
Le menu Dessin au bas de l’interface
ofre la possibilité d’ajouter toutes
sortes d’objets autour du titre.
Des étoiles, des fèches, puis de les
personnaliser librement en modifant
les formes (tirez pour cela les
poignées), les couleurs (clic droit sur
l’objet puis Remplissage), les ombres,
les lignes, etc. Il est possible d’ajouter
des éléments en relief en déroulant
le menu Objets 3D puis en choisissant
l’un des modèles proposés.

57 / 01net / hors-série 90
 LIBREOFFICE
PRÉsEnTER IMPREss

Améliorez la présentation
de votre diaporama
Impress a prévu de nombreux outils pour vous aider
à garder le fil de votre diaporama et à en adapter
le déroulement en fonction des réactions de l’auditoire.

1 Adaptez le diaporama 2 Maîtrisez le minutage 3 Réglez le déroulement

au type de support
Nous l’avons un peu évoqué page 55,
la maîtrise de la présentation de votre
diaporama peut être gérée avec
précision. Cliquez sur Outils, Réduire la
présentation. Déroulez le menu Choisir
les paramètres de Présentation Minimizer
pour agencer le diaporama au format
d’un écran d’ordinateur, d’un
projecteur ou encore en vue d’une
impression papier. Cliquez sur Suivant
pour modifer les paramètres de
compression des images, supprimer
certaines diapos et afcher la taille
estimée du nouveau diaporama.
Cliquez sur Diaporama, Présentation
chronométrée. Le diaporama débute
aussitôt en afchant un chronomètre
précisant la durée de chaque diapo.
Cet indicateur est indispensable si
vous êtes tenu par un horaire strict.
Utilisez la molette de la souris dans
un sens ou dans l’autre pour faire
défler les diapos en avant ou en
arrière. Si le temps imparti est
dépassé, faites un clic droit et activez
la commande Fin du diaporama. Pour
masquer une diapo, cliquez sur Écran,
Noir ou Blanc. Répétez l’opération
afn d’afcher de nouveau cette page.
du diaporama en détail
Choisissez le bouton Diaporama,
Paramètres du diaporama. Utilisez les
diférentes cases Options pour activer
les transitions manuelles (il suft
alors de cliquer pour passer d’une
diapo à une autre), afcher un
pointeur visible à l’écran ou un
crayon. Il est possible d’autoriser ou
non les animations et les efets de
transition. Les options que vous
défnissez s’appliquent à toute la
présentation ou seulement à certaines
diapos si vous le décidez (cochez
pour cela la case De dans Plage).

4 Programmez l’ordre 5 Gérez à la volée le déroulé de la présentation

de passage des diapos
Activez Diaporama, Diaporama
personnalisé, Nouveau. Sélectionnez
la première diapo dans le volet latéral.
Cliquez sur la double fèche pointant
vers la droite pour l’ajouter à la
fenêtre de droite. Répétez l’opération
pour les autres diapos. Vous pouvez
ainsi débuter la présentation
par la dernière diapo, puis passer
à la première, etc. Cliquez sur OK
pour valider les modifcations.
Lancez la présentation en cliquant sur Diaporama, Démarrer à la première diapo.
Le diaporama commence selon les paramètres défnis lors des étapes
précédentes. Pour reprendre la main sur le déroulé, cliquez avec le bouton droit
n’importe où à l’écran. Cela a pour efet de fger la présentation et d’ouvrir un
menu contextuel. Vous pouvez alors revenir à la diapo précédente, accéder
à une diapo spécifque ou encore ajouter
des annotations. Activez pour cela
le bouton Pointeur crayon. Ajustez la
largeur et la couleur de trait, maintenez
le clic enfoncé et dessinez à l’écran.
Pour supprimer les annotations,
cliquez sur Efacer tout le stylo sur la diapo.

58 / 01net / hors-série 90
CoMPaTIbIlITÉ lIbREoffICE
Partagez facilement
tous vos documents
La suite gratuite LibreOffice est compatible avec de
nombreux formats, y compris ceux utilisés par Word, Excel
ou PowerPoint. Le PDF est également de la partie.
1 Envoyez une présentation par mail
Enregistrez votre travail et déroulez le menu Fichier,
Envoyer. Quatre choix vous sont proposés. L’option Envoyer
par mail utilise le format OpenDocument, reconnu
par LibreOfce, mais aussi par OpenOfce et les logiciels
de la suite Microsoft Ofce. Toutefois, si le destinataire
possède Word, Excel ou PowerPoint, optez de préférence
pour l’option spécifque à ces logiciels. Vous éviterez les
problèmes de compatibilité liés aux anciennes versions.
2 Exporter. Déroulez le menu Type et sélectionnez JPEG ou
Préparez un envoi au format PDF
Cliquez sur Fichier, Envoyer,
Envoyer par mail en PDF.
La fenêtre Options PDF
s’afche. Les réglages
proposés difèrent selon
le type de document.
Utilisez l’onglet Général
pour sélectionner
certaines pages du
document ou, au contraire,
l’ensemble des pages,
compresser les images, ajouter des commentaires et des
notes, etc. Cet onglet donne aussi accès aux options de
mise en page. Vous pouvez ainsi ajuster la présentation
(une seule page, pages côte à côte, etc.).
3 Sécurisez votre document avant l’envoi
Les documents PDF peuvent être sécurisés au moyen d’un
mot de passe. Cliquez sur Fichier, Envoyer, Envoyer par mail
en PDF. Dans l’onglet Sécurité, cliquez sur Défnir les mots
de passe. Entrez un premier code d’ouverture que vous
communiquerez aux destinataires du document. Ajoutez
un second mot de passe de façon à défnir avec précision
les options de partage. En colonne droite, vous avez
en efet la possibilité de bloquer l’impression du document
par vos contacts, de les autoriser ou non à éditer le fchier
pour y insérer ou y supprimer des pages, remplir les
champs de formulaire, y glisser des commentaires, etc.
Ne divulguez pas le second sésame, vous resterez ainsi
maître de votre document. Validez par Envoyer.
59 / 01net / hors-série 90
4 Faites parvenir un CV au format JPG
S’il s’agit d’un CV ou d’une lettre, il est possible de
l’envoyer par mail au format JPG ou PNG, interdisant ainsi
toute modifcation par son destinataire. Cliquez sur Fichier,
PNG. Validez par Enregistrer. Utilisez la fenêtre Taille
pour modifer la résolution et la taille (hauteur et largeur)
du document pour éviter que le fchier ne soit trop
volumineux. Terminez par OK pour valider la sauvegarde.
5
Partagez un document en Bluetooth
Si vous disposez d’un PC doté de la fonction Bluetooth,
il est possible d’envoyer un document (texte ou tableau
simple) par ce biais vers un appareil situé à proximité.
Choisissez Fichier, Envoyer, Envoyer par Bluetooth. Activez
au préalable la fonction Bluetooth sur votre ordinateur
(depuis le volet Paramètres, Périphériques, Bluetooth de
Windows 10, par exemple) et sur l’appareil destiné à
recevoir le document. Une fois les deux matériels
appairés, le transfert s’efectue en quelques secondes.
6 Ajoutez votre document à un blog
Les documents LibreOfce sont à même d’être exportés
au format HTML ou XHTML pour être intégrés à
un site Web ou publiés sur un blog. Cliquez sur Fichier,
Exporter. Déroulez le menu Type, optez pour l’un de ces
deux formats et donnez un nom au fchier. Le document
est sauvegardé par défaut sur le Bureau. Double-
cliquez sur son icône pour l’ouvrir dans une fenêtre
de votre navigateur Internet. Vous pouvez insérer le code
HTML dans un blog ou sur un site Web. LibreOfce
ne comprend pas, en revanche, de raccourci pour partager
un document sur les réseaux sociaux. Pour publier sur
Facebook, Instagram ou LinkedIn, vous devez copier votre
document avant de le coller dans un post.
 LIBREOFFICE trucs & astuces
CalCuler CalCuler
calc recherche
Remplacez rapidement des
valeurs dans un classeur
La fonction Rechercher & rempla-
cer de Calc est très pratique
calc saisie auto pour modifier les occurrences
Ne perdez plus de temps d’un mot ou d’une valeur dans classeur. Cliquez sur édition, Re- choisissez le nom de cette
à saisir des valeurs l’ensemble d’un classeur. Il est chercher & remplacer. Pour ajou- dernière. Son onglet est alors
possible de limiter l’opération à ter une feuille à la recherche, surligné en blanc. Lancez en-
Dans Calc, cliquez sur
certaines feuilles de calcul du appuyez sur la touche Ctrl et suite la recherche.
le menu Outils, Contenu des
cellules et activez l’option
Autosaisie. Commencez par ÉCrire
remplir les champs d’une
même colonne avec du texte. writer
Entrez la première lettre
d’une valeur déjà présente dans
la colonne. Le mot s’afche
Soignez la mise en forme des tableaux
alors automatiquement, Le traitement de texte de LibreOfce propose un éditeur de tableaux
surligné en noir. Pour valider simple d’emploi et doté de fonctions de mise en forme digne d’un tableur !
l’ajout de cette valeur, appuyez
sur la touche Entrée du clavier.
Pour compléter l’autosaisie,
appuyez sur la touche F2
et positionnez le curseur à la
fn du texte. Vous basculez
ainsi en mode édition (sans
quoi le texte que vous saisissez
remplacera la valeur en place).

ÉCrire
1 Sélectionnez le tableau... 2 ... puis adaptez-le au texte
Déroulez Tableau, Insérer un tableau. Appuyez Activez le menu Insertion, Cadre. Dans la section
sur les touches Ctrl + F10 pour afcher les marques Taille de l’onglet type, défnissez une largeur de
de paragraphes, puis cliquez sur le bord gauche. Le 12 cm et validez par OK. Repositionnez le tableau
pointeur se transforme en fèche noire accompagnée réduit dans la page. Faites un clic droit et choisissez
de l’étiquette Sélectionner le tableau entier. Adaptation du texte, Renvoi relatif à la page.
writer mise en forme
Mémorisez les styles
Vous utilisez souvent la même
mise en forme pour vos textes
(Arial, gras, surligné en orange,
par exemple) ? Pour l’appliquer
rapidement à l’avenir, cliquez à
droite sur l’icône T. Sélection-
nez un mot ou un passage qui
présente ces attributs de mise
en forme, maintenez le clic en-
foncé et glissez le bloc dans la 3 Utilisez l’outil Insertion 4 Ajoutez du texte supplémentaire
colonne Styles et formatage, Styles Une autre méthode consiste à sélectionner le Positionnez le curseur après la marque de
de caractères. Indiquez un nom tableau, puis à dérouler le menu Insertion, Section. paragraphe inférieure et cliquez sur Insertion, Saut
dans la zone de saisie Créer un Dans l’onglet Colonnes, indiquez le nombre de manuel, Saut de colonne, OK. Ajoutez du texte
style. Le format est ajouté à la colonnes voulu, décochez l’option Répartition dans l’espace situé sous la mention Saut de colonne
liste des styles et disponible régulière du contenu puis cliquez sur Insérer. manuel. Une colonne est automatiquement créée.
pour tous les documents.

60 / 01net / hors-série 90
ÉCrire
CalCuler

calc sécurité un mot de passe à l’ouverture.

Protégez vos classeurs
des regards indiscrets
Si vous gérez vos comptes
avec le module Calc de
LibreOfce, vous ne souhaitez
pas que n’importe qui puisse
les consulter. Vous pouvez
protéger le classeur en ajoutant
Cliquez sur Fichier, Enregistrer
sous. Nommez le document,
cochez la case Enregistrer avec
mot de passe et validez par
Enregistrer. Saisissez ensuite
un mot de passe en utilisant
chifres et lettres, minuscules,
majuscules et terminez par OK.

writer pages
Naviguez rapidement
dans vos documents
Pour supprimer de longs pas-
sages dans un document volu-
mineux (un livre ou un rapport
de thèse), effectuez un clic droit
sur le pourcentage de zoom en
bas à droite de l’écran et activez
l’option Page entière. Vous voyez
ainsi plusieurs pages. Cliquez
au début du texte que vous sou-
haitez effacer, gardez la touche
Maj enfoncée, faites défiler les
pages à l’aide des ascenseurs et
aide en ligne
libreoffice aide
Faites-vous aider
si vous séchez vraiment
L’accès à l’aide contextuelle se
fait classiquement en appuyant
sur la touche F1 du clavier. Des
explications en ligne apparais-
sent alors, en rapport avec la
commande active. Pour accéder
à la FAQ générale de Libre-
Office, connectez-vous au site
Internet tinyurl.com/pbasxm5. Si
vous souhaitez solliciter l’ai-
de de la communauté franco-
phone, rendez-vous à l’adresse
fr.libreofficeforum.org. Abonnez-
vous (Créer un nouveau compte),
puis posez votre question.
CalCuler ÉCrire
calc édition
cliquez à la fin de la section
concernée par la suppression. Déplacez des lignes
Il vous reste à presser la touche Pour déplacer plusieurs lignes
Suppr du clavier. Pour accéder vers un endroit éloigné du ta-
aisément à une page en particu- bleau, commencez par les sélec-
lier, choisissez Affichage, Zoom, tionner, puis cliquez sur Fenêtre, writer mise en pages
Zoom. Dans la partie Disposition Scinder. Utilisez ensuite l’ascen- Imprimez au plus
des pages, cochez l’option Co- seur pour positionner le tableau près des marges
lonnes et augmentez leur à l’endroit où vous souhaitez in- Déroulez le menu Fichier,
nombre pour afficher davan- sérer les lignes. Maintenez le Paramétrages de
tage de pages à l’écran. Pour bouton de la souris enfoncé et l’imprimante et sélectionnez
accéder à une page précise, ap- déplacez les lignes. N’oubliez votre périphérique dans la liste.
puyez sur la touche F5 du cla- pas de cliquer sur Fenêtre, Scin- Cliquez ensuite sur Format,
vier et entrez le numéro de la der pour revenir au mode d’affi- Page. Dans la section Marges
page dans la zone de saisie. chage par défaut. de l’onglet Page, remplacez
les valeurs par défaut (haut,
bas, gauche, droite) par 0, puis
ASTUCE EXPRESS écrire writer sélectionnez le bouton OK,
Des raccourcis, en veux-tu, en voilà ! Non. Cela a pour efet de défnir
Les raccourcis clavier augmentent la productivité. LibreOfce les marges minimales gérées
en compte des dizaines rien que pour Writer. À défaut de les par votre imprimante et donc
mémoriser tous, vous pouvez consulter la liste complète des d’imprimer le texte au plus près
raccourcis sur le site tinyurl.com/qdpvme2. Faites-en bon usage ! du bord du papier.
ÉCrire
writer courbe
ligne pour faire apparaître le une bascule à l’horizontale.
Ajustez un texte curseur de texte et saisissez un Adaptez ensuite l’espacement
le long d’une courbe mot ou une phrase complète. du texte par rapport à la courbe
Dans Writer, il est possible de Déroulez ensuite le menu For- dans la zone de saisie Distance,
dessiner une courbe, puis d’y mat, Objet, Fontwork. Cliquez sur ajoutez enfin une ombre ou un
faire apparaître du texte. Pra- les icônes de positionnement du contour autour des lettres en
tique pour créer une carte d’an- texte dans la partie supérieure utilisant les zones de saisie au
niversaire, par exemple. Voici et optez pour un pivotement ou bas de la fenêtre.
comment procéder. Sélection-
nez les options Affichage, Barre
d’outils, Dessin. Dans le menu in-
férieur, sélectionnez l’option
Ligne à main levée (l’icône en
forme de crayon) et tracez la
courbe. Double-cliquez sur la

61 / 01net / hors-série 90
GooGle docs
Au bureau ou à la maison,
vive le partage et
le travail de groupe !

G
oogle démontre que la bureautique ne
passe pas nécessairement par une suite
de logiciels installée sur chaque ordi. Si
vous y accédez depuis un PC ou un Mac,
les outils de productivité en ligne du
SOMMAIRE géant de l’Internet sont désormais in-
ÉcRIRe PRÉseNTeR tégrés à Google Drive. La version mo-
Importez et gérez Mettez vos idées
des documents en scène et en bile est en revanche déclinée en trois applis autonomes, le
Word p. 63 images p. 72
traitement de texte Docs, le tableur Sheets et enfn Slides
élaborez Ajoutez du son
un document et des vidéos à pour la création de présentations, même si les documents
de A à Z p. 64 vos exposés p. 74
sont stockés en ligne sur Google Drive. Bien qu’il soit pos-
Organisez vos infos PARTAGeR
dans un tableau p. 66 Réalisez et publiez
sible de travailler depuis un ordinateur sans être connecté
Modifiez un un sondage à la Toile, les outils de Google prennent toute leur dimen-
document sur facilement p. 76
votre tablette p. 67 Travaillez hors
sion quand ils sont utilisés en ligne. L’aspect le plus specta-
cAlcUleR
connexion culaire concerne le mode collaboratif, bien plus simple à
avec Drive p. 77
Concevez un mettre en place qu’avec Ofce et qui autorise plusieurs per-
modèle de facture Créez et gérez
sur mesure p. 68 un document sonnes à intervenir simultanément sur un même document.
partagé p. 78
Maîtrisez les Les modifcations des uns et des autres sont répercutées en
options de collage Protégez
complexes p. 70 un classeur temps réel et visibles de tous. Le chef de projet garde tou-
partagé p. 80
Enrichissez tefois la main et il lui revient d’entériner ou non les ajouts
toutes vos feuilles TRUcs eT
de calcul p. 71 AsTUces p. 82 et corrections apportés par les participants. n

62 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE doCs

Importez et gérez
des documents Word
Google Docs est parfaitement compatible avec
le traitement texte de Microsoft et vous laisse
intervenir sur vos fchiers Word de manière transparente.

1 Accédez à votre compte 2

Google et à votre Drive
Après vous être connecté à votre
compte Google (en activant le bouton
Connexion depuis www.google.fr), cliquez
sur l’icône fgurant neufs petits carrés
(en trois rangs de trois carrés).
Celle-ci donne accès aux diéérentes
applications et services du géant de
l’Internet (Google+, Maps, YouTube,
etc.). Choisissez Drive et, sur la page
suivante, familiarisez-vous avec
l’interface : en haut, une barre de
recherche interne ; juste en dessous,
les options de présentation ; et au
centre, la liste de vos documents.
Importez un document
Word dans votre espace Drive
Si vous souhaitez transférer un de
vos documents Word sur le cloud de
Google afn de pouvoir y accéder
en ligne, cliquez sur le bouton Mon
Drive sous la zone de recherche.
Choisissez ensuite Importer des fchiers
dans la liste déroulante puis, dans
la fenêtre qui suit, cliquez sur
l’intitulé Envoi du fchier. Repérez
l’emplacement du document sur le
disque dur, sélectionnez-le et cliquez
sur Ouvrir. Google Drive vous avertit
dès que l’importation est terminée
à l’aide d’une alerte en bas de l’écran.
3 Recherchez des fichiers
au format Word dans votre Drive
Pour trouver un document au format
Word, vous pouvez faire défler la
liste des fchiers que vous avez placés
sur votre Drive à l’aide de la barre
verticale de votre navigateur.
Y fgurent notamment les pièces
jointes exportées depuis Gmail
(en cliquant sur Enregistrer dans Drive
lorsque vous passez le pointeur
de la souris sur la pièce jointe). Vous
pouvez également utiliser la barre
de recherche interne en saisissant
le nom du fchier et en sélectionnant
l’opérateur Type : document.

4 Prévisualisez et 5 Modifiez le fichier depuis Google Docs

ouvrez le document Word
Les éléments listés sont précédés
d’une icône qui précise leur format,
en l’occurrence un W bleu pour les
fchiers Word (.doc et .docx). Repérez
celui qui vous intéresse. Faites un clic
droit dessus et choisissez Aperçu
pour le prévisualiser. Dans ce mode,
il est possible d’agir sur le fchier
sans l’ouvrir pour autant : activez
Imprimer, Télécharger ou Partager.
Pour le modifer, choisissez Ouvrir.
Votre document apparaîtra dans un deuxième onglet du navigateur Web. Vous
pouvez intervenir dessus de la même manière que pour les autres fchiers
Google Docs (lire pages suivantes). Inutile d’eéectuer une sauvegarde manuelle
contrairement à un logiciel qui se trouverait sur votre ordi. Dans Google Drive,
les modifcations sont automatiquement
enregistrées. Si vous voulez récupérer
votre fchier et l’ouvrir avec Microsoft
Word sur votre PC, cliquez, sous le titre
du document, sur Fichier, Télécharger au format,
et sélectionnez un format dans la liste.
Attention, les .doc seront convertis en .docx,
ce qui peut entraîner des modifcations.

63 / 01net / hors-série 90
 google docs
ÉCRIRE doCs

élaborez un
document de A à Z
Google Docs met à disposition toutes les fonctions
nécessaires à la rédaction, la mise en forme et le partage
de vos textes. Vous avez même droit à la dictée vocale !

1 Créez un nouveau document 2 Saisissez du texte, 3 Définissez l’alignement des

texte et renommez-le
Cliquez sur le bouton Nouveau afn de
créer un fchier texte. Dans la liste
déroulante qui apparaît, activez Google
Docs. Un document vierge s’ouvre
alors dans un nouvel onglet de votre
navigateur, intitulé pour l’instant
“Document sans titre”. Afn de lui
attribuer un nom, cliquez sur le menu
Fichier et sélectionnez la fonction
Renommer. Le curseur se place
dans la zone de titre située au-dessus
de la page vierge et il ne vous
reste plus qu’à préciser le nom
de ce nouvel élément.
puis enrichissez-le
Vous pouvez sélectionner une taille
d’afchage, sur la gauche de la barre
d’outils, via la petite fèche à côté du
chiére 100 %. La saisie s’eéectue
ensuite comme dans un traitement de
texte classique. Les options de mise
en forme habituelles sont accessibles
dans la barre d’outils : police et corps
des caractères, enrichissement gras
(icône B), italique (I), couleur du
texte (A souligné…). Deux icônes en
forme de fèches dans deux sens
opposés servent à annuler une action
ou, au contraire, de la rétablir.
paragraphes et l’interlignage
Afn d’améliorer la présentation
et la clarté de votre texte, vous pouvez
choisir, dans la barre d’outils, sur la
droite, les options d’alignement des
paragraphes : à droite, à gauche
centré, ou encore justifé sur toute
la largeur de la page. Utilisez l’icône
placée à côté de Justifer pour ajuster
la valeur de l’interlignage (simple,
double etc.) et l’espacement entre
chaque paragraphe. Pour défnir
précisément ce dernier paramètre,
choisissez Espacement personnalisé
et complétez le formulaire.

4 Utilisez les styles 5 Organisez des listes

Pour appliquer un style prédéfni à
un paragraphe (police, couleur,
alignement, etc.), sélectionnez-le puis
cliquez sur la petite fèche située à
côté du bouton des Styles. Choisissez
la mise en forme qui vous convient
(Titre 1, sous-titre, etc.). Pour récupérer
les styles d’un document Word et les
intégrer à la liste de Google Docs,
allez dans le menu Format, Styles
de paragraphes, Options et cliquez sur
Enregistrer en tant que mes styles par défaut.
Pour structurer certaines parties de
texte, vous pouvez recourir aux listes
numérotées ou à puces. Sélectionnez
le bouton correspondant dans la barre
d’outils de Google Docs et choisissez
un modèle. Pour personnaliser les
puces en ajoutant une couleur ou un
préfxe, activez l’un des modèles,
faites un clic droit et choisissez
l’option désirée. Vous pouvez aussi
redémarrer la numérotation
à partir de la puce sélectionnée.

64 / 01net / hors-série 90
 6 Numérotez vos pages et placez des en-têtes 7 Gérez une table des matières
N’oubliez pas d’ajouter une numérotation à vos pages.
Dans le menu Insertion, choisissez Numéros de page puis
cliquez sur l’une des options proposées. Pour améliorer
encore la présentation de
l’ensemble, dans le menu
Insertion, sélectionnez l’option
En-tête, ou Pied de page. Dans la
zone qui s’afche, entrez le
texte souhaité, le rappel du
titre par exemple, puis cliquez Pour vos mémoires, vos rapports de stage ou d’autres
sur le document. L’en-tête ou textes assez longs, une table des matières peut s’avérer
le pied de page apparaît sur utile. Assurez-vous d’abord d’avoir défni des styles Titre et
toutes pages à l’exception de Sous-titre chaque fois que nécessaire à l’aide du menu Styles
la première si vous avez coché (voir étape 4). Cliquez ensuite à l’endroit où vous désirez
l’option Autre en-tête/pied de insérer la table des matières, puis choisissez la commande
page pour la première page. éponyme dans le menu Insertion.

8 Placez des signets dans votre texte 9 Corrigez et traduisez le document

Grâce aux signets, Google Docs propose un correcteur lexical, accessible
vous pourrez depuis le menu Outils/Orthographe. Pour chaque mot repéré,
vous déplacer une correction est proposée, que vous avez tout loisir
rapidement dans d’ignorer ou d’appliquer à
vos documents. l’ensemble du document. Autre
Sélectionnez, par possibilité : ajouter le mot
exemple, un titre à votre dictionnaire personnel.
de chapitre ou un Toujours dans le menu Outils,
sous-titre, puis dans la fonction Recherche lance une
le menu Insertion, requête sur le Web à partir du
choisissez Signet. Ensuite, dans la table des matières ou des mots sélectionnés. Enfn,
que vous avez créée précédemment, cliquez sur le titre la fonction Traduire le document
correspondant à votre signet, puis sur la commande met à disposition des outils
Modifer. Dans la liste qui apparaît, désignez le signet. pour transcrire votre texte
Pour terminer, cliquez sur le bouton Appliquer. vers de nombreuses langues.

10 Suivez les modifications TRUCS & ASTUCES

apportées à votre texte
Avec Drive et Google Docs, il est
possible d’accéder à toutes les étapes
de rédaction et de mise en forme d’un
document que vous avez créé ou
importé depuis votre ordinateur ou
votre tablette. À droite de la barre de
menus de Google Docs, cliquez sur le
bouton Modifcations enregistrées dans
Drive. À droite du document apparaît
alors une colonne intitulée Historique
des révisions. Cliquez sur une date et
une heure pour voir les changements
apportés au moment spécifé (les
changements et ajouts apparaissent
en couleur dans le texte). Au besoin,
cliquez sur le bouton Afcher plus
de détails après avoir coché la case
Afcher les modifcations.
Dictez votre texte à Google Docs
Google Docs dispose d’une fonction de
saisie vocale très pratique pour créer un
document sans avoir à en taper le texte
au clavier. Elle n’est cependant accessible
qu’en lançant Drive depuis le navigateur
Google Chrome. Ouvrez ou créez un
nouveau document dans Google Docs,
puis dans le menu Outils, sélectionnez la
fonction Saisie vocale. Cliquez sur l’icône
représentant un micro et dictez votre
texte à une vitesse habituelle, en parlant
normalement. Vous pouvez insérer des éléments de ponctuation en
prononçant par exemple : “Point”, “Virgule”, “Nouveau paragraphe” ou
“nouvelle ligne”… Afn de corriger les éventuelles erreurs de saisie commises
par Google Docs, déplacez le curseur à l’endroit où se trouve l’erreur et
corrigez-la. Quand c’est fait, pensez à replacer le curseur à l’endroit où vous
souhaitez poursuivre la saisie vocale.

65 / 01net / hors-série 90
 google docs
ÉCRIRE doCs
Organisez vos infos
dans un tableau
Rien de tel qu’un tableau pour présenter des informations
chifrées et faciliter la lecture de listes de noms ou
de produits. Google Docs vous aide à soigner les détails.
1 Élaborez un tableau de base
Vous avez besoin
d’intégrer un ou
plusieurs tableaux dans
un document créé avec
Google Docs ? Pour
commencer, ouvrez le
document en question et
placez le curseur dans le
texte à l’endroit souhaité.
Déroulez le menu
Insertion, Tableau et glissez
le curseur vers la droite pour sélectionner le nombre
de cellules et de lignes voulues. Vérifez avec les chiéres
(par exemple 3 x 5 ou 10 x 7) qui s’afchent en dessous.
2 Afn de
Entrez du texte dans les cellules
Un tableau peut comprendre jusqu’à 20 lignes et
20 colonnes. Vous pouvez aussi ouvrir un tableau en
passant par le menu du même nom (le procédé est
identique à celui de l’étape précédente). Le tableau est
inséré dans le document. La taille des cellules est fxée
automatiquement de façon à occuper toute la largeur
de la page. Saisissez du texte dans la première cellule, puis
passez à la suivante en pressant Tab. Une fois en bout de
ligne, appuyez sur Tab : le curseur passe à la ligne suivante.
3 Ajoutez et supprimez lignes et colonnes
Pour insérer des lignes ou des colonnes au tableau, faites
un clic droit sur l’une des cellules, puis choisissez l’une
des actions proposées dans le menu contextuel : Insérer
une colonne à gauche, Insérer une colonne à droite, Insérer une ligne
au-dessus ou une ligne en dessous. L’ajout aura lieu à côté
de la cellule sélectionnée au préalable. Il est également
possible d’ajouter une ligne supplémentaire en tapant
sur la touche Tab lorsque le pointeur de la souris se trouve
dans la dernière cellule, en bas à droite du tableau.
Si au contraire vous désirez supprimer une colonne ou
une ligne, il suft de placer le pointeur à l’endroit souhaité,
d’eéectuer un clic droit et de choisir Supprimer la ligne ou
Supprimer la colonne dans le menu contextuel.
66 / 01net / hors-série 90
4 Fusionnez plusieurs cellules
Pour des raisons pratiques (regroupement des données)
ou esthétiques (création d’un titre ou d’une catégorie sur
toute la largeur de la page), vous aurez peut-être besoin
de réunir plusieurs cellules voisines en une seule. Pour
cela, sélectionnez d’abord la plage de cellules concernée
à l’aide de la souris. Eéectuez ensuite un clic droit
(ou si vous préférez, déroulez le menu Tableau depuis
la barre supérieure de l’application), puis choisissez
l’option Fusionner les cellules. Pour revenir à la présentation
initiale, cliquez dans la cellule ainsi formée, puis
à l’aide d’un clic droit ou dans le menu Tableau, activez
la commande Défusionner les cellules.
5 Redimensionnez les lignes ou les colonnes
modifer la
taille d’une
ligne ou d’une
colonne de
votre tableau,
placez le pointeur sur l’une des bordures afn qu’il prenne
la forme de deux fèches inversées, séparées par un trait.
Tirez vers la droite ou la gauche selon l’eéet désiré. Pour
changer les dimensions de l’ensemble des colonnes et des
lignes, déroulez le menu Tableau, choisissez Propriétés du
tableau puis saisissez les valeurs en centimètres.
6 Variez les couleurs et l’apparence du tableau
Dans la même fenêtre, vous pouvez choisir la couleur
et la largeur des bordures du tableau en cliquant sur les
cases correspondantes. Vous avez également la possibilité
de changer la couleur d’arrière-plan des cellules. Une fois
les changements opérés, validez par le bouton OK. Pour
personnaliser les bordures d’une cellule en particulier,
placez le pointeur à l’intérieur de celle-ci. Cliquez sur
la petite fèche qui s’afche sur la droite de la cellule et
indiquez les bordures concernées (haut, bas, gauche,
droite). Trois icônes apparaissent dans la barre d’outils
au-dessus du document. Elles servent à ajuster la couleur,
la taille et l’aspect des bordures sélectionnées.
ÉCRIRE doCs

Modifez un document
sur votre tablette
L’application mobile Docs a été optimisée pour les écrans
tactiles des smartphones et des tablettes sous Android
et iOS. Elle donne accès aux fchiers enregistrés dans Drive.

1 Démarrez Docs
et recherchez un fichier
Lancez l’appli et passez les écrans de
présentation. Docs s’ouvre sur une
fenêtre présentant les documents
enregistrés dans votre espace Google
Drive. Ceux-ci s’afchent par ordre
chronologique d’utilisation. Vous
pouvez les faire défler avec le doigt.
Changez le mode d’afchage (liste ou
grille) en tapant sur les trois points
verticaux en haut à droite de l’écran.
Pour lancer une recherche, activez
l’icône Loupe et entrez un ou plusieurs
mots contenus dans le titre du fchier
que vous souhaitez retrouver.
2
Travaillez à partir
d’un nouveau document
Pour créer un nouveau fchier dans
l’appli Docs, efeurez le signe + cerclé
de rouge qui fgure en bas à gauche
de l’écran. Touchez ensuite l’icône
représentant un stylo pour faire
apparaître le clavier et saisir du texte.
Les raccourcis pour la mise en forme
apparaissent au bas de la zone
de texte, tandis qu’au-dessus, deux
fèches servent à annuler ou rétablir
une action. À côté de ces fèches, en
tapant sur le symbole A, vous ferez
apparaître les options de styles,
de polices et de paragraphes.
3 Insérez des liens,
des images et des tableaux
Pour intégrer un lien hypertexte dans
votre document, surlignez le texte
qui servira de lien, tapez sur le signe +
situé dans la barre d’outils supérieure,
et choisissez l’option Lien. Entrez
ensuite l’URL du site vers lequel
vous souhaitez aller et tapez sur OK.
Le menu qui s’afche lorsque vous
activez l’icône + de la barre d’outils
propose d’autres commandes pour
ajouter un tableau, un commentaire
à l’usage des futurs lecteurs du texte
ou encore une image venant de votre
téléphone ou du Web.

4 Vérifiez l’orthographe 5 Lancez une recherche depuis l’appli Docs

du document avant de l’envoyer Les versions mobiles de Google Docs proposent une
Un texte saisi avec le clavier d’un fonction de recherche sur Internet, directement intégrée
smartphone ou d’une tablette est à la fenêtre d’édition des documents. Touchez le menu
susceptible de comporter quelques Options, puis la commande Recherche. Saisissez un mot-clé
fautes de frappe. Pour y remédier, et validez. Dans la moitié inférieure de l’écran, les
tapez sur les trois points verticaux, résultats s’afchent, séparés en deux onglets : Web et
en haut à gauche de l’écran, puis Images. Optez pour l’une de ces catégories et naviguez
sélectionnez Vérifcation orthographique. parmi les réponses proposées. Sélectionnez ensuite le site
Les points litigieux s’afchent au bas ou l’image qui vous intéresse. Si c’est une page Web, en
de l’écran avec des suggestions dans efeurant le symbole en forme de chaînon, vous placerez
un menu déroulant, que vous pouvez un lien dans votre document. Dans le cas d’une image,
valider ou refuser. cliquez sur Insérer pour l’insérer au sein du texte.

67 / 01net / hors-série 90
 google docs
CalCuler sheets

Concevez un modèle
de facture sur mesure
Sheets est un tableur qui va réconcilier les cancres
en calcul avec les nombres. Intuitif, il peut remplacer
des logiciels de gestion pour des tâches simples.

1 Partez d’une feuille vierge 2 Insérez votre adresse 3 Adaptez le tableau

ou appuyez-vous sur un modèle
Il existe deux possibilités pour créer
une facture dans Sheets. Depuis une
page blanche ou en utilisant un
modèle existant. Dans le premier cas,
allez sur votre espace Google Drive,
déroulez le menu Sheets, Accéder à
Google Sheets. Entrez vos identifants
Google et cliquez sur l’icône + rouge
en bas à droite pour ouvrir une
nouvelle feuille de calcul. Dans le
second cas, connectez-vous à la page
des modèles de factures en français
à l’adresse : tinyurl.com/nern3nk.
Sélectionnez celui de votre choix.
et dupliquez la mise en forme
Remplacez les champs Adresse par les
vôtres en adaptant la mise en forme
au moyen des menus déroulants
Aligner horizontalement, ainsi que des
menus Taille de police, Gras, Couleur
de remplissage pour ajouter un fond
coloré. Pour éviter de répéter ces
mêmes manipulations sur les autres
cellules, sélectionnez une cellule
reformatée par vos soins, cliquez
sur le menu Appliquer le format (icône
en forme de rouleau de peinture)
puis sur la ou les cellules auxquelles
cette mise en forme s’appliquera.
Ce tableau de factures est peut-être
mal adapté à votre (auto)entreprise.
Pour ajouter ou ôter des colonnes,
cliquez sur l’en-tête de l’une d’elles
pour la sélectionner, puis sur la fèche
pointant vers le bas. Le menu
contextuel ofre diférentes options :
utiliser les outils de collage, insérer
des colonnes à droite ou à gauche,
supprimer la colonne sélectionnée
ou efacer ses données, etc. Pour
ajouter ou ôter des lignes, maintenez
le clic enfoncé sur leurs en-têtes,
aéchez le menu contextuel et
choisissez la commande adéquate.

4 Changez de devise 5 Créez une liste d’éléments

Si le modèle de facture aéché par
défaut est en dollars, il est possible
de le passer en euros. Sélectionnez
les cellules qui contiennent des
valeurs monétaires. Cliquez ensuite
sur le menu Autres formats (icône 123),
passez le pointeur sur Autres formats et
choisissez la commande Autres devises.
Sélectionnez alors Euro dans la liste
et cliquez sur Appliquer. Attention,
ce réglage ne sera pas appliqué aux
autres feuilles de calcul du classeur.
Si vous facturez toujours aux mêmes
prestataires, il est conseillé de créer
une liste d’éléments déroulante.
Sélectionnez une cellule et cliquez
sur Données, Validation puis sur la
fenêtre Critères. Optez pour Liste
d’éléments, entrez le nom des clients
dans la zone de saisie à droite en les
séparant par une virgule. Cliquez sur
Enregistrer puis sur la fèche pointant
vers le bas pour aécher la liste
des clients et en sélectionner un.

68 / 01net / hors-série 90
 6 Vérifiez et modifiez les formules
Cliquez sur Afchage et cochez les cases Barre de formules et
Toutes les formules. Les données des cellules sont remplacées
par les formules de la facture. Commencez par modifer
les taux de TVA. Repérez cette variable dans les
diférentes cellules. Modifez le coeécient multiplicateur
en fonction de votre activité et validez par la touche Entrée.
Si vous vous êtes
trompé, revenez en
arrière en cliquant sur
l’icône Annuler du menu
supérieur (les formules
peuvent aussi être
modifées dans la zone
de saisie supérieure).
Décochez ensuite la
case Toutes les formules.
7 Ajoutez de nouvelles formules
Pour additionner les
chifres d’une colonne,
sélectionnez les cellules
de cette dernière, déroulez
le menu Fonctions et cliquez
sur SUM. La cellule située
sous la dernière cellule
de la plage sélectionnée
aéchera le total des
données. Appuyez sur la
touche Entrée pour valider
l’opération. Le menu
Fonctions peut aussi aécher
la donnée la plus grande
(MAX) ou la plus petite (MIN)
d’une colonne.

8 Découvrez toutes les fonctions de Sheets 9 Intégrez le logo de votre société

Le menu Fonctions n’est pas très fourni en formules Maintenant que le contenu de la facture est prêt, pourquoi
automatiques. Cependant, il suét de cliquer sur l’icône ne pas ajouter le logo de votre société en haut de la page ?
Plus de fonctions pour accéder à une page Web listant toutes Pour cela, copiez le fchier image sur le Bureau. Déroulez
les formules gérées par Google Sheets. Déroulez le menu le menu Insertion, Images. Cliquez sur la photo et glissez-la
des catégories et cliquez sur Mathématiques par exemple. Le sur l’interface du tableur
nom des fonctions apparaît, ainsi que la formule à insérer pour l’importer dans
dans la zone de le classeur. Puis activez
saisie du tableur l’image et ajustez la taille
Sheets précédée du bloc à l’aide des
du signe =. Vous poignées. Placez le logo à
pouvez tester les l’endroit voulu et cliquez
formules et obtenir n’importe où pour le
un mode d’emploi désélectionner. le cliché
de chacune dans n’apparaîtra que sur la
l’aide en ligne. feuille de calcul active.

10 Envoyez la facture TRUCS & ASTUCES

La facture est terminée. Il est temps
de l’envoyer. Plusieurs choix s’ofrent
à vous. Cliquez sur Fichier, Envoyer
par e-mail en pièce jointe. Par défaut,
le document sera transmis au format
PDF. Mais il est possible de
sélectionner le format de Microsoft
Excel à la place. Pour que votre client
puisse accéder en ligne à la facture,
choisissez Partager en haut à droite.
Entrez son adresse mail dans le
champ Utilisateurs, déroulez le menu
Modifcation et sélectionnez Lecture pour
empêcher les modifcations. Ajoutez
si nécessaire une note dans la zone de
saisie prévue à cet efet et validez par
Envoyer. La commande Avancé sert à
partager le document sur les réseaux
sociaux, elle n’est donc pas utile ici.
Retrouvez une ancienne version de votre facture
Puisque Google Sheets est un tableur en
ligne, les modifcations sont enregistrées
en temps réel. Vous ne risquez donc
pas de perdre le dernier état de votre
document si votre PC tombe en panne.
Mais Sheets va plus loin en vous donnant
accès à d’anciennes versions des classeurs,
au cas où vous souhaiteriez repartir d’un
état antérieur. À droite du menu Aide,
cliquez sur le lien Dernière modifcation il y a…
Ceci a pour efet d’aécher un historique du document en colonne droite.
Cochez la case Afcher les modifcations puis sur l’une des versions disponibles
pour la visualiser en fenêtre centrale. Si vous préférez utiliser cette
ancienne version, cliquez sur Restaurer cette révision en colonne droite.
Cette manipulation n’eface pas le dernier état du document qui demeure
en mémoire dans Google Drive. Pour y accéder à nouveau, retournez dans
le menu des révisions, sélectionnez-le et cliquez sur Restaurer cette révision.

69 / 01net / hors-série 90
 google docs
CalCuler sheets

Maîtrisez les options

de collage complexes
Google Sheets ne se contente pas du simple copier-coller.
Il propose aussi des options avancées afn de
conserver la mise en forme ou de dupliquer les formules.

1 Effectuez un collage ou une duplication simple 4 Réutilisez seulement les formules

Ouvrez une feuille de
calcul ou importez-en
une (Fichier, Ouvrir, Importer).
La feuille s’afche à
l’écran du navigateur.
Pour efectuer un collage
simple, cliquez avec
le bouton droit sur une
cellule, choisissez Copier
(ou Couper si vous désirez
déplacer le contenu de
la cellule). Faites un clic droit sur la cellule de destination,
choisissez Coller. Google autorise également sept types de
collages spécifques (valeur, format, mise en forme, etc.).
2 la duplication des
Copiez et collez les valeurs d’une plage
de cellules sans conserver les formules de calcul
Vous avez peut-être besoin de récupérer des valeurs
d’un tableau sans y ajouter les formules qui leur sont
attribuées. Pour cela, sélectionnez-la ou les cellules avec
la souris (elles sont alors surlignées en bleu) et appuyez
sur les touches Ctrl + C pour les copier en mémoire.
Efectuez un clic droit sur la cellule de destination pour
ouvrir le menu contextuel, passez le pointeur sur Efectuer
un collage spécial et cliquez sur Coller uniquement les valeurs.
3 Dupliquez le format d’un tableau
Pour réutiliser
le format d’un
tableau (sans
données ni
formules),
commencez par
le sélectionner
en appuyant
sur les touches
Ctrl + C du clavier. Cliquez ensuite avec le bouton droit où
vous souhaitez le dupliquer, passez le pointeur sur l’option
Efectuer un collage spécial et optez pour Coller uniquement
le format. Vous obtenez alors un second tableau identique.
Le collage spécial autorise par ailleurs la duplication
des formules contenues dans une plage de cellules, sans
en reprendre les valeurs. Cliquez sur Afchage et activez
les commandes Barre de formule et Toutes les formules.
Vous pouvez maintenant décider précisément lesquelles
dupliquer. Sélectionnez une ou plusieurs formules
et appuyez sur les touches Ctrl + C pour les copier. Placez-
vous dans la cellule de destination, faites un clic droit,
retournez dans les options de collage et activez l’option
Coller uniquement les formules.
5
Transformez des lignes en colonnes
L’option de collage avec
transposition autorise
données inscrites dans
des lignes à l’intérieur
de colonnes et vice
versa. Sélectionnez
plusieurs cellules d’une
même ligne. Appuyez
sur les touches Ctrl + C
du clavier, puis cliquez avec le bouton droit sur la
cellule de destination. Dans les options de collage spécial,
choisissez le bouton Coller avec transposition. Ces mêmes
données s’aéchent désormais les unes sous les autres.
6 Dupliquez vos mises en forme conditionnelles
Vous avez peut-être appliqué à des cellules des règles de
mise en forme conditionnelle depuis le menu Format, Mise
en forme conditionnelle (pour aécher en rouge les résultats
négatifs, par exemple). Pour ne pas les perdre lorsque
vous dupliquez des données, il suét d’accéder au menu
de collage spécial et de cliquer sur Coller uniquement la mise
en forme conditionnelle. Autre option, lorsque vous collez une
cellule contenant des valeurs, activez l’icône Coller la mise
en forme pour aécher le menu contextuel. Ce dernier ofre
la possibilité de ne coller que les valeurs ou le format
de la cellule. Notez que ces copier-coller un peu spéciaux
ne fonctionnent que sur une même feuille de calcul.

70 / 01net / hors-série 90
CalCuler sheets

Enrichissez toutes
vos feuilles de calcul
Les modules complémentaires apportent des fonctions
additives à Sheets. Bien utiles aussi, les modèles partagés
par les autres utilisateurs vous font gagner du temps.

1 Accédez plus rapidement 2

à Google Sheets dans Chrome
Si vous utilisez le navigateur Chrome,
vous avez tout loisir d’installer
l’extension Sheets dans le but
d’ajouter un raccourci sur le Bureau.
Accédez à cette page : tinyurl.com/
p38ecof. Installez l’extension.
Cliquez sur l’icône Personnaliser
et contrôler Google Chrome en haut
à droite, puis sur Plus d’outils, Extensions.
Dans la fche de l’extension Google
Sheets, activez les boutons Détails,
Créer des raccourcis. Sélectionnez le type
de raccourcis (Bureau, épingler sur la
barre des tâches) et optez pour Créer.
Découvrez les modules
complémentaires
Ouvrez un nouveau fchier et cliquez
sur Modules complémentaires, Télécharger
des modules complémentaires. La fenêtre
des extensions du tableur s’aéche.
Déroulez le menu Tous pour choisir
une catégorie. La plupart des modèles
sont en anglais. Passez le pointeur
sur un nom pour voir la note
décernée par les autres utilisateurs.
Activez sa vignette pour accéder
à une fche complète et lire les avis
laissés par les internautes (choisissez
le fltre Français pour ne voir que les
verdicts publiés dans notre langue).
3 Utilisez les modules...
Un module a capté votre attention ?
Cliquez sur sa vignette, puis sur
Gratuit pour le télécharger et l’installer,
et enfn sur Autoriser, Modules
complémentaires. Si l’opération s’est
déroulée sans accroc, le nom
du module s’aéche dans le menu
déroulant. Chaque élément étant
spécialisé dans un certain type de
tâches, le mode de fonctionnement
difère de l’un à l’autre. Nous avons
pour notre part installé g(Math),
qui ofre la possibilité de créer
des graphiques et des formules
depuis le panneau gauche du tableur.

4 ... et gérez-les 5 Puisez votre inspiration dans les modèles de la communauté

Il est possible d’installer autant
de modules que vous le souhaitez.
Ils s’aéchent les uns sous les autres
dans le menu Modules complémentaires.
Cliquez sur l’option Gérer les modules
complémentaires. À droite, un lien
autorise le partage sur les réseaux
sociaux. Pratique pour faire connaître
un outil étonnant à vos amis. Activez
Gérer pour accéder à l’aide, pointer
le module dans le document actif
ou le supprimer de Sheets.
Google Sheets, à l’instar d’OpenOéce ou de LibreOéce, bénéfcie de centaines
de modèles mis à la disposition de tous par la communauté des utilisateurs.
Connectez-vous sur le site tinyurl.com/pv4kt7h. Il est possible d’aéner la
recherche par catégorie et par langue en colonne gauche. Cliquez sur Aperçu
pour prévisualiser le modèle, sur Utiliser ce modèle pour l’ouvrir dans Google
Sheets. Vous pouvez l’utiliser, le modifer et l’enrichir à votre guise. Vous avez
aussi la possibilité, bien sûr,
de partager le fruit de votre
travail et de difuser un fchier
de votre conception. Cliquez sur
Envoyer un modèle et ajoutez un
texte décrivant le document.

71 / 01net / hors-série 90
 google docs
Présenter slides

Mettez vos idées

en scène et en images
Avec l’outil de présentation de Google, vous disposez
d’une solution en ligne simple et complète pour réaliser
des présentations professionnelles ou personnelles.

1 Ouvrez Google Slides et 2 Choisissez et appliquez 3 Entrez du texte

créez une présentation vierge
Une fois connecté à votre compte
Google, sélectionnez Drive dans la liste
des applis, puis cliquez soit sur
Nouveau dans la colonne de gauche ou
sur Mon drive, juste en dessous de la
barre de recherche. Dans les deux cas,
sélectionnez ensuite Google Slides.
Un document vierge s’ouvre.
Commencez par le renommer en
plaçant le pointeur dans la zone texte
située tout en haut de la page et
portant la mention présentation sans
titre. L’interface de Google Slides
se dévoile alors dans son intégralité.
un thème graphique
La fenêtre centrale afche la
première diapositive, encore à l’état
de projet. Dans la colonne de
gauche fgureront l’ensemble des
diapositives que vous créerez,
dans l’ordre dans lequel elles seront
projetées. À droite, une colonne
Tèmes propose diférents habillages
graphiques que vous pouvez
appliquer au projet en cours. Faites
défler ces modèles et cliquez
sur celui de votre choix. L’apparence
de la première diapositive
en reprend les codes graphiques.
et ajustez son emplacement
Dans la fenêtre principale, saisissez
du texte dans les deux champs
proposés, l’un pour le titre, l’autre
pour le sous-titre. Les deux blocs
peuvent être redimensionnés en
plaçant le pointeur sur une bordure,
puis en cliquant sur les poignées sur
les côtés. Pour déplacer les blocs,
amenez le pointeur sur une bordure,
en évitant les poignées. Attendez
qu’il prenne la forme de quatre
fèches et glissez le bloc à l’écran.
Les modifcations sont enregistrées
automatiquement.

4 Insérez une image 5 Modifiez l’image

Pour compléter votre diapositive,
vous pouvez y placer une photo.
Déroulez pour ce faire le menu
Insertion, Image puis dans la boîte de
dialogue qui suit, choisissez de
l’importer depuis votre disque dur,
depuis le Web en indiquant son URL
ou de votre espace Google Drive.
Vous pouvez également prendre une
photo avec votre webcam ou lancer
une recherche sur Google Image
ou sur le site du magazine Life.
Une fois l’image sélectionnée, elle
apparaît au premier plan de la
diapositive. Il vous reste à en ajuster
la position et les dimensions. Afn de
conserver les proportions de la photo,
et d’éviter toute déformation, utilisez
les poignées situées aux angles du
bloc image. Vous pouvez incliner ou
faire pivoter le cliché et enfn, grâce
au bouton Options de l'image de la barre
d’outils, modifer la transparence,
la luminosité ou le contraste.

72 / 01net / hors-série 90
 6 Animez les éléments des diapos
Afn d’insufer un peu de vie à vos présentations, il est
possible d’animer chacun des éléments présents sur les
diapos. Vous pouvez ainsi faire apparaître ou disparaître
progressivement le texte ou les visuels. Sélectionnez
un bloc texte ou une image, puis dans le menu Insertion,
choisissez Animation. Dans la colonne qui s’afche, cliquez
sur Ajouter une animation
et déroulez la liste
pour choisir un type de
mouvement. Utilisez
la liste suivante pour
déterminer le moment
où l’animation se
déclenchera et cliquez
sur le bouton Lire afn
de visualiser l’efet.
7 Ajoutez une diapositive à votre exposé
Pour créer une autre
diapositive, activez l’icône +
au-dessus de la colonne
de gauche. Pour varier
l’apparence des écrans,
rendez-vous dans la barre
d’outils et choisissez Mise
en page. Plusieurs modules,
toujours basés sur le thème
graphique de départ, vous
sont proposés. Sélectionnez
celui qui vous convient.
Cliquez enfn sur le bouton
Arrière-plan, changez
la couleur ou défnissez
une image de fond.

8 Placez des effets de transition 9 Modifiez l'ordre de lecture des diapositives

De la même façon que vous avez animé vos diapos à l’étape
6, il est possible d’insérer des efets de transitions entre
chacune des diapositives. Activez sur l’une d’elles, puis
Transition. Dans la colonne
Animations à gauche, cliquez
sur Diapositive aucune transition.
Puis dans le menu déroulant,
passez en revue les diférents
efets proposés. Cliquez sur
le bouton Lire pour obtenir
un aperçu du résultat. Vous
pouvez régler la vitesse de
l’animation grâce au curseur
horizontal ou en cliquant sur
Lente, Intermédiaire, Rapide.
Quand le contenu des diapositives est prêt, cliquez sur Lire
pour jouer la présentation. Si une page ne vous semble pas
à la bonne place, fermez la fenêtre de lecture. Retournez
dans le document, sélectionnez
la diapo, cliquez sur le menu
Diapositive et choisissez Déplacer la
diapositive vers le haut ou Vers le bas.
Plus simple, sélectionnez une
ou plusieurs diapositives à l’aide
de la souris et des touches Ctrl
ou Maj, puis faites-les glisser
à l’emplacement souhaité.
Il est aussi possible de déplacer
la diapositive à la fn, au début
ou encore de la dupliquer.

10 Effectuez des recherches
sur le Web depuis Slides
Pour gagner du temps dans
l’élaboration de vos diapositives et de
vos présentations, vous pouvez lancer
des recherches directement depuis
l’interface de Slides. Une option très
pratique afn de peaufner tout à la
fois le contenu et la forme d’un
exposé. Déroulez le menu Outils,
Recherche. Dans la colonne qui
apparaît à gauche, saisissez les
mots-clés de la requête, cliquez sur la
lettre G, indiquez le type de document
recherché (Image, vidéo, citations,
tableau). Dans la liste des résultats,
choisissez le bouton Insérer situé en
dessous des propositions. Ajustez
la taille du bloc créé sur la diapositive
et passez à la page suivante.
11 Testez votre présentation et partagez-la avec des collaborateurs
Une fois les derniers ajustements efectués, cliquez sur Lire puis sur le bouton
Lecture en bas de la nouvelle fenêtre. Utilisez les commandes de la barre de
contrôle pour faire défler les
diapos une à une en avant ou en
arrière, afcher la présentation
en plein écran, etc. Le dernier
bouton, Options, vous invite
à imprimer ou télécharger
le document au format PDF ou
PPTX de PowerPoint. D’autres
formats sont accessibles
en revenant à la fenêtre de
l’éditeur et en déroulant le
menu Fichier, Télécharger au format.
Toujours depuis le menu Fichier,
vous pouvez envoyer la
présentation par mail (en pièce
jointe) ou sous forme de lien
(Envoyer un mail aux collaborateurs).

73 / 01net / hors-série 90
 google docs
Présenter slides

Ajoutez du son et
des vidéos à vos exposés
Pour intégrer une bande-son à votre présentation
ou une vidéo à vos diapositives, les moyens
et les ressources ne manquent pas. Suivez le guide !

1 Intégrez une vidéo 2 Recherchez un clip 3 Prévisualisez

avec son adresse Web
Dans le souci de rendre vos
présentations toujours plus vivantes,
Slides autorise l’intégration de vidéos
au sein de chaque diapositive.
À condition néanmoins qu’elles soient
issues de YouTube, la plateforme de
partage vidéo qui appartient à Google.
Après avoir ouvert la présentation,
cliquez sur la diapositive concernée.
Déroulez le menu Insertion puis
sélectionnez la commande Vidéo.
Choisissez ensuite l’onglet URL et
copiez l’adresse Web du flm si vous
la connaissez dans la zone de texte.
sur YouTube depuis Slides
La seconde méthode n’est guère plus
compliquée. Au lieu de choisir
l’onglet URL comme précédemment
dans la fenêtre Insérer une vidéo,
placez-vous sur l’onglet Recherche
de vidéos. Saisissez ensuite un ou
plusieurs mots-clés et utilisez l’icône
Loupe pour lancer la recherche.
Une liste de vidéos disponibles sur
YouTube s’afche aussitôt dans la
fenêtre Insérer une vidéo. Faites défler
celles-ci verticalement et cliquez
sur le clip susceptible d’illustrer cette
partie de la présentation.
la séquence avant de l’insérer
Une fenêtre de prévisualisation
apparaît dans la liste des résultats,
avec une description de chaque
fchier sur la droite et le lecteur
YouTube sur la gauche. Cliquez sur le
bouton Play de la vidéo pour débuter
la lecture et apprécier la qualité. Si la
taille de l’image est trop petite à votre
goût, sélectionnez le bouton YouTube
pour afcher la vidéo directement
sur le site d’origine, dans un nouvel
onglet. Satisfait ? Activez alors
le bouton Sélectionner, au bas de la
fenêtre Insérer une vidéo.

4 Adaptez la taille du lecteur 5 Ajoutez un lien à une diapo

vidéo en fonction de la diapo
La vidéo s’afche sur votre
diapositive. Redimensionnez le bloc
en plaçant le pointeur de la souris sur
l’une des poignées d’angle et en tirant
ou en poussant celle-ci. Déplacez
ensuite la vidéo à l’endroit souhaité
en glissant le bloc sur la diapositive.
Amenez le pointeur de la souris sur
l’image et quand il prend la forme
de quatre fèches, cliquez sur la vidéo,
faites-la glisser à l’écran et relâchez.
Pour doter votre présentation
d’un accompagnement musical,
deux méthodes s’ofrent à vous.
La première consiste à placer
un lien vers un fchier externe
sur la diapositive. Pour ce faire,
sélectionnez la page en question.
À présent, dans le menu Insertion
cliquez sur Zone de texte puis sur la
diapositive afn de créer un bloc texte.
Déroulez ensuite le menu Insertion
et activez le bouton Lien.

74 / 01net / hors-série 90
 6 Intégrez un lien vers un fichier son
Rendez-vous ensuite sur votre site de streaming musical
habituel, Deezer, Spotify ou Soundcloud, par exemple.
Choisissez le
morceau que vous
désirez associer à la
présentation Google
Slides. Lancez la
lecture et récupérez
l’URL du titre dans
la barre d’adresse
du navigateur,
en le copiant dans
le presse-papiers.
Retournez dans Slides et collez l’URL de la chanson dans
la zone Lien du bloc texte créé à l’étape précédente. Cliquez
ensuite sur le bouton Appliquer pour valider l’opération.
7 Cachez le lien de lecture dans une image
La lecture du titre se
lancera dès que vous
cliquerez sur le lien.
Si vous jugez que celui-ci
est trop visible sur la
diapositive, vous pouvez
l’insérer dans une image.
Déroulez pour cela le menu
Insertion, cliquez sur Image
puis choisissez un visuel en
suivant la procédure décrite
aux étapes 4 et 5 de la page
précédente. Ajustez la taille
du bloc, puis collez le lien
de lecture du fchier son
via le menu Insertion.

8 Utilisez de la musique venant de YouTube 9 Débutez la lecture à un point précis (1)

La deuxième méthode pour ajouter un fond sonore à
la présentation consiste à passer de nouveau par YouTube
afn d’utiliser une des nombreuses vidéos musicales
disponibles. Commencez par repérer le clip qui convient
à votre présentation, puis copiez son URL depuis la
barre d’adresse de votre navigateur Internet. Retournez
sur la diapositive et insérez une image comme à l’étape
précédente. Cliquez sur celle-ci, déroulez le menu Insertion,
Lien et copiez l’adresse de la vidéo.
Certaines vidéos musicales, c’est le cas notamment des
captations efectuées durant les concerts, sont très longues
et vous souhaiterez sans doute en isoler un extrait. Il
existe un moyen de vous assurer que la lecture de la vidéo
commence bien au moment voulu, juste à l’amorce de la
chanson choisie. Efectuez votre recherche sur YouTube,
sélectionnez la vidéo et cliquez sur le lien Partager précédé
d’une fèche qui se trouve sous la fenêtre de lecture.

10 Débutez la lecture TRUCS & ASTUCES

à un point précis (2)
Sous la liste des réseaux sociaux
autorisant le partage de la vidéo
fgure l’URL du clip. Sous cette
adresse, une petite case afche la
mention Démarrer à. Vous devez
indiquer la position exacte de l’extrait
qui vous intéresse dans le champ
qui lui fait face. Avancez la lecture
jusqu’à ce point et notez l’info
indiquée dans la barre de contrôle
(41:32, par exemple), juste devant la
durée totale du clip. Vous noterez
que l’adresse dans le champ supérieur
se modife et inclut en bout de ligne
ce minutage. Copiez ce lien (Ctrl + C).
Revenez à votre diapositive et collez
l’URL dans le champ Lien de l’image,
comme à l’étape précédente.
Deux modes de diffusion depuis votre smartphone
En accédant via l’appli Slides
à votre espace Google Drive,
depuis un appareil mobile
(un smartphone ou une tablette,
dotés d’Android ou d’iOS),
vous pouvez désormais difuser
sans fl vos présentations sur
l’écran géant d’une télévision
munie d’une clé Chromecast.
Le terminal mobile fait alors ofce de télécommande, une fonction
également accessible depuis votre ordinateur si vous avez toutefois installé
l’extension Chromecast sur le navigateur Internet Google Chrome.
Les utilisateurs de Slides qui possèdent un iPad profteront, quant à eux,
de la compatibilité avec AirPlay et le boîtier Apple TV. De plus, l’application
Slides s’est dotée d’un mode de partage extrêmement pratique qui s’appuie
sur Hangouts, l’outil de tchat de Google. Vous pouvez ainsi afcher un exposé
en direct au cours d’une session de conversation vidéo.

75 / 01net / hors-série 90
 google docs
partager forms
Réalisez et publiez
un sondage facilement
Un anniversaire, cela se fête ! Afn d’organiser au mieux
cet événement, créez un questionnaire en ligne
pour défnir les modalités, puis envoyez-le à vos amis.
1 Composez le titre du sondage
Lancez votre navigateur
et connectez-vous au site
tinyurl.com/o6zoxhc,
puis cliquez sur Accéder
à Google Forms. Entrez vos
identifants de compte
Google si ce n’est pas déjà
fait. Pointez le bouton
Découvrez la nouvelle version
de Forms et déclinez la
visite guidée du service.
Sur la première page Web, Choisissez le Formulaire sans titre
et donnez un nom à votre sondage. Ajoutez un texte
explicatif dans la zone de saisie située juste en dessous.
2 réponses, puis cochez la case
Utilisez le questionnaire à choix multiples
Activez le bouton Question sans titre pour formuler la toute
première question du sondage. Dans notre exemple,
nous souhaitons avant tout savoir si les convives seront
disponibles ou non à la date prévue pour notre fête
d’anniversaire. Déroulez le menu de droite et cliquez
sur Choix multiples. Insérez l’option Oui sur la première ligne,
Non sur la seconde et sélectionnez Ajouter autre pour que les
contacts puissent saisir un texte supplémentaire du genre
“Je ne sais pas encore”. Activez l’icône Aperçu pour afcher
le sondage tel qu’il apparaîtra aux yeux des invités.
3 Ajoutez d’autres questions
Sélectionnez l’icône en bas à droite (formée de carrés
superposés) puis sur Accéder à une section en fonction de la
réponse. Les contacts ayant répondu Non à la première
question ne venant pas, le sondage s’arrête ici pour eux.
Activez la petite fèche à droite puis l’option Envoyer le
formulaire. Passez à la seconde question en appuyant sur +
en colonne droite. Saisissez la nouvelle question (Combien
serez-vous ? dans notre exemple), déroulez le menu Choix
multiples, échelle linéaire. Sélectionnez le nombre maximal
de personnes par famille. Les invités devront cocher
la case correspondante. Cliquez sur l’option Obligatoire
pour les forcer à répondre puis sur +.
76 / 01net / hors-série 90
4 Complétez par une vidéo festive
Vous souhaitez laisser vos invités décider d’une date qui
les arrangerait ? Formulez la question, déroulez le menu
Choix multiples et optez pour Date. Cliquez sur Obligatoire. Les
contacts n’auront plus qu’à sélectionner une date dans le
calendrier. Appuyez sur + et mettez-leur l’eau à la bouche
en ajoutant une vidéo YouTube (celle d’une superfête,
par exemple). Activez Ajouter une vidéo, entrez votre requête
et cliquez sur l’icône Loupe pour chercher une vidéo qui
convient. Ou collez l’URL d’une séquence que vous avez
publiée sur votre chaîne YouTube. Validez par Sélectionner.
5
Publiez le questionnaire sur les réseaux sociaux
Pointez l’icône Paramètres (la roue crantée). Entrez un petit
message que les contacts liront lorsqu’ils enverront leurs
Afcher la barre de progression pour
visualiser le taux de retours
du questionnaire. Cliquez
sur Envoyer. Vous pouvez
transmettre le sondage par mail
à vos amis, leur communiquer
un lien de partage ou encore
le publier sur un blog ou un site
Web en cliquant sur le bouton <>.
Une série d’icônes vous ofre également la possibilité
de le publier sur les principaux réseaux sociaux.
6 Partagez les réponses avec des proches
Lorsque les contacts commenceront à vous répondre, vous
serez prévenu par Google. En attendant, si vous organisez
cet événement en compagnie d’autres personnes, il est
possible de partager le sondage avec eux afn qu’ils
puissent également accéder aux réponses des convives.
Cliquez sur les carrés superposés (Autres) en haut à droite
puis sur Ajouter des collaborateurs. Saisissez leurs noms dans
la zone Inviter des utilisateurs. Afn de rester maître du
contenu du formulaire de sondage, prenez soin de cocher
l’option Empêcher les éditeurs de modifer les autorisations d’accès
et d’ajouter d’autres personnes. Validez par l’option Enregistrer
les modifcations puis par Envoyer.
partager docs

Travaillez hors
connexion avec Drive
Les outils bureautiques de Google s’apprécient avant
tout en ligne. Si vous utilisez le navigateur Chrome,
vous pouvez toutefois les utiliser sans accès à Internet.

1 Préparez la synchronisation 2 Travaillez hors connexion 3 Synchronisez votre travail

hors connexion sur un PC
Pour accéder aux documents conçus
avec Google Docs, Sheets, Slides
et Drawings hors connexion, il est
impératif d’utiliser le navigateur
Chrome. Accédez à l’un de vos
fchiers depuis l’adresse tinyurl.com/
of4o2o8. Lorsque les documents
récents s’afchent, cliquez sur les
trois traits superposés à gauche
(Menu) puis sur Paramètres, Activer, OK.
Google vérife que l’extension Web
Drive est installée dans Chrome. Si
ce n’est pas le cas, faites-le sans tarder
à partir du site tinyurl.com/nu6lldj.
Revenez aux Paramètres de Google
Docs, cliquez sur Activer et Activer
le mode hors connexion. Ouvrez un
document récent ou cliquez sur +
pour travailler sur un nouveau
fchier. Par défaut, les sauvegardes
automatiques s’efectuent sur
votre cloud Google Drive. Si vous
supprimez la connexion au réseau
et continuez à travailler, les nouvelles
modifcations seront enregistrées
en local sur votre disque dur. Pour
connaître les éléments accessibles
hors connexion, cliquez sur l’icône
Google en haut à gauche.
Seuls les éléments qui apparaissent
en clair sont accessibles hors
connexion. Continuez à modifer tel
ou tel document. Lorsque vous serez
à nouveau connecté au Web, toutes
les modifcations efectuées seront
aussitôt reportées dans votre espace
Google Drive. Vous avez également
la possibilité de télécharger n’importe
quel document sur votre ordi. Cliquez
pour cela sur Fichier, Télécharger
au format et optez pour le format de
Google Docs (vous pourrez ainsi en
profter hors connexion) ou celui de
vos logiciels (Oâce, LibreOâce, etc.).

4 Installez Drive sur votre PC 5 Retrouvez tous vos documents en déplacement

Accédez à cette adresse tinyurl.com/
m3o5u3j. Téléchargez l’application
Drive pour PC, entrez vos identifants
de compte Google pour activer le
cloud. Faites un clic droit sur l’icône
du logiciel dans la barre des tâches
de Windows et choisissez Ouvrir
le dossier Google Drive. Vos documents
synchronisés avec votre cloud Drive
y sont répertoriés. Double-cliquez
sur l’un d’eux pour en disposer hors
connexion dans Docs.
Que vous possédiez un iPhone ou un smartphone Android, vous avez
la possibilité d’installer l’appli ofcielle Google Drive depuis l’App Store ou
le Play Store. Une fois sur le téléphone, appuyez sur l’icône Drive, entrez
vos identifants de connexion Google (sur Android, l’appli est parfois installée
par défaut) et faites défler la page vers
le bas pour afcher les documents récents.
Pour les modifer en mobilité, vous devez
installer Docs, Sheets ou Slides en cliquant
au préalable sur +. Choisissez ensuite un
document et touchez l’icône Crayon pour
l’ouvrir. Déroulez le menu et cochez la case
Télécharger pour le sauvegarder sur le mobile.

77 / 01net / hors-série 90
 google docs
Partager SheetS

Créez et gérez
un document partagé
Avec un compte Google, associé à une adresse Gmail,
vous pouvez accéder à Google Drive et à Google Sheets
pour créer et travailler à plusieurs sur un document.

1 Connectez-vous 2 Créez un nouveau 3 Importez une feuille

à votre espace Google Drive
Ouvrez votre navigateur Internet
et connectez-vous à votre compte
Google. Dans le formulaire de
connexion, saisissez l’adresse mail
puis le mot de passe. Si vous avez
demandé l’identifcation en deux
temps, saisissez le code que Google
vous a envoyé par SMS. Une fois
connecté, cliquez sur l’icône formée
de neuf carrés puis dans le volet qui
apparaît, cliquez sur l’icône Google
Drive. Vous basculez dans votre espace
de stockage personnel, vierge si vous
y venez la première fois.
document Google Sheets
Pour ouvrir une nouvelle feuille
de calcul, cliquez sur le bouton
Nouveau présent dans le volet
de gauche de l’interface. Un menu
déroulant se déploie. Sélectionnez le
type de document que vous souhaitez
créer. Dans la liste, activez la
commande Google Sheets. Un nouvel
onglet s’ouvre au sein du navigateur.
Il met en scène une feuille de calcul
vierge. Vous pouvez alors l’utiliser
comme vous le feriez avec n’importe
quel tableur, en composant la
structure de votre feuille de calcul.
de calcul existante
Vous n’êtes pas obligé de partir
d’une feuille vierge. Vous pouvez
en efet utiliser une feuille de calcul
enregistrée sur Google Drive ou
même importer un classeur ou un
modèle de classeur Excel sauvegardé
sur votre PC. Pour ce faire, rien de
plus simple : cliquez sur le bouton Mon
Drive, qui fgure dans la barre d’outils,
au sommet de l’écran. Dans le volet
déroulant, activez Importer des fchiers.
Parcourez l’arborescence de votre
disque dur et désignez le fchier XLS
que vous souhaitez récupérer.

4 Ouvrez un document importé 5 Modifiez la feuille de calcul

Quelques secondes sufsent pour
copier le fchier à modifer dans le
cloud. Le document apparaît dès lors
sur l’écran d’accueil de Google Drive.
Les fchiers sont classés du plus
récent au plus ancien. Le nouveau
classeur Excel doit fgurer dans
l’angle supérieur gauche de la liste.
Pour l’ouvrir, efectuez un clic droit
sur la vignette puis, dans le menu
contextuel, sélectionnez la
commande Ouvrir avec, Google Sheets.
Le classeur Excel est converti
au format du tableur de Google
et s’ouvre dans un nouvel onglet
du navigateur. Vous retrouvez votre
document tel que vous l’aviez laissé
dans Excel : formules de calcul,
mise en forme, diagrammes, etc.
Les fonctions et la syntaxe utilisée
pour construire les formules sont
d’ailleurs identiques à celles d’Excel.
Seules quelques couleurs et certaines
macros peuvent poser problème.

78 / 01net / hors-série 90
 6 Partagez le document 7 Personnalisez les paramètres de partage
Pour inviter d’autres utilisateurs à accéder au classeur L’invitation au partage peut être expédiée par diférents
en cours, cliquez sur le bouton Partager. Vous avez alors canaux : par mail bien sûr, mais aussi en utilisant les
la possibilité d’adresser une invitation à une ou plusieurs réseaux sociaux Google +, Facebook ou Twitter. Dans ce cas,
personnes, qui pourront soit consulter, soit modifer un lien est généré et
la feuille de calcul. Si vous êtes connecté simultanément publié sur votre mur. Pour
avec vos invités dans la partie droite de l’interface, accéder à ces nouveaux
il est possible de converser avec eux via une messagerie outils, cliquez sur le
instantanée tout en bouton Partager puis, dans
modifant le document la fenêtre de confguration
dans le volet central. des invitations, choisissez
Chaque utilisateur voit Avancé. Notez au passage
en temps réel les ajouts que vous pourrez
des autres contributeurs. révoquer certaines
Cliquez sur l’icône invitations ou composer
symbolisant une bulle et envoyer une invitation
appelée Afcher le Chat. groupée.

8 Octroyez des privilèges à chaque utilisateur 9 Travaillez à plusieurs sur le document

Si vous êtes un fervent adepte du travail collaboratif,
Google Drive vous donne la possibilité d’inviter un
collègue à collaborer sur le document en ne lui laissant
que la possibilité de suggérer des modifcations. Le
contributeur ne pourra
pas alors modifer
directement le document,
mais seulement proposer
des améliorations. Ses
commentaires s’afchent
en vert et en temps réel
sur votre écran. Il vous
revient d’intégrer ou
non les ajouts souôés par
cet utilisateur.
Lorsque le destinataire de votre invitation se connecte
à son tour sur Google Drive et afche le classeur, vous en êtes
informé dans l’onglet Google Sheets. L’avatar des
contributeurs invités apparaît et le nombre de lecteurs
(dépendant notamment
du nombre d’invitations envoyées)
s’afche instantanément.
Les remarques émises par les
diférents utilisateurs s’afchent
sous la section Commentaires.
Vous voyez à quelle cellule la note
se rattache. Cliquez sur le
commentaire pour faire apparaître
le champ Répondre, saisissez votre
message et validez par Entrée.

10 Parcourez les différentes TRUCS & ASTUCES

contributions et validez-les
Les contributeurs invités à travailler
sur le document peuvent efectuer
des modifcations, proposer des
suggestions ou publier des
commentaires. Lorsque vous accédez
au fchier, ces interventions vous sont
signalées sous forme de bulles
de commentaires. Vous êtes ainsi
informé si un utilisateur a modifé
des données, changé la couleur des
cellules ou corrigé une formule de
calcul. Tous les changements, du plus
important au plus anodin, vous sont
signifés. Google Sheets exploite un
système de cartouches aux couleurs
des avatars des invités. Le nom de
l’auteur fgure à côté de l’ajout. À vous
d’accepter ou de refuser la correction.
Gérez les notifications sous Google Drive
Vous souhaitez personnaliser
la façon dont les commentaires, les
modifcations ou les suggestions
des autres contributeurs vous sont
annoncés ? C’est très simple.
Cliquez sur le menu déroulant Outils
et activez la commande Règle
de notifcations. Les paramètres
que vous vous apprêtez à défnir
vaudront pour toutes les feuilles
de calcul créées ou modifées
dans Google Sheets à l’avenir. Pour être alerté des changements opérés
à vos classeurs, cochez la case Des modifcations sont apportées. Vous pouvez
aussi limiter les notifcations à une feuille du classeur particulier ou
lorsqu’une plage de cellules spécifque est afectée par un changement. Pour
être informé en temps réel, cochez l’option Email (immédiatement). Si vous
préférez obtenir une synthèse quotidienne, cochez Email (Résumé quotidien).

79 / 01net / hors-série 90
 google docs
Partager SheetS

Protégez efcacement
un classeur partagé
Le travail collaboratif, c’est formidable, encore faut-il
mettre en place des verrous pour garder la main sur
vos documents et éviter les modifications intempestives.

1 Insérez un commentaire à 2 Répondez à un commentaire 3 Mettez un terme à

destination d’autres utilisateurs
Lorsque plusieurs personnes
interviennent sur une feuille de calcul
Google Sheets, la meilleure façon
de communiquer et de s’échanger des
informations sans nuire à l’intégrité
des données consiste à utiliser
les commentaires. Ouvrez votre
document. Attendez que les autres
participants se connectent à leur tour.
Efectuez un clic droit sur la cellule
que vous souhaitez signaler
à l’attention de vos invités.
Dans le menu contextuel, activez
la commande Insérer un commentaire.
déposé par un contributeur
Les zones commentées sont
entourées d’un cadre rouge. Lorsque
vous afchez un commentaire émis
par un participant, plusieurs options
vous sont proposées. Vous pouvez
accepter la modifcation suggérée
en efectuant la manipulation décrite
dans le commentaire, répondre
à la suggestion pour demander un
complément d’informations ou
formuler une objection. Cliquez sur le
lien Répondre présent dans la zone de
commentaire, saisissez votre message
et validez l’envoi par Répondre.
un échange sur un commentaire
Dans l’angle supérieur droit de
l’interface, cliquez sur le bouton
Commentaires. Vous pouvez afcher
l’ensemble des commentaires reçus
et émis dans le document actif. Vous
avez alors tout loisir d’y mettre bon
ordre, soit en répondant à leur auteur,
soit en clôturant certains échanges
lorsque les contributeurs sont
parvenus à s’accorder sur un
changement. Dans ce cas de fgure,
cliquez sur le lien d’horodatage
du commentaire puis, dans le volet
qui se déploie, sur Fermer la discussion.

4 Partagez un commentaire 5 Restreignez l’accès et les privilèges des contributeurs

Les échanges passant par la
messagerie instantanée de Google
Sheets sont privés. À moins que
vous n’ayez confguré le partage
autrement, seul le propriétaire du
document possède une vision globale
des commentaires. Pour en partager
un, cliquez sur Commentaires puis
sur la date d’émission. Activez
la commande Lien vers ce commentaire,
copiez le lien et envoyez-le
à un autre utilisateur par mail.
Cliquez sur le bouton Partager, qui fgure au sommet de l’interface. Dans la
fenêtre qui s’afche, vous pouvez inviter des contributeurs, mais aussi modifer
les invitations déjà lancées. Cliquez sur le lien Avancé pour obtenir la liste des
utilisateurs autorisés
à accéder au document.
Pour limiter les privilèges
d’un contributeur, cliquez
sur le paramètre actuel
puis sélectionnez l’option
Lecture. Si vous voulez
supprimer l’accès, pointez
sur la petite croix.

80 / 01net / hors-série 90
 6 Rendez un document public 7 Collaborez avec le monde entier
Quand vous afchez les paramètres de partage avancés Dans la fenêtre Partage par lien qui s’afche, vous pouvez
de Sheets, vous pouvez décider d’ouvrir l’accès à votre opter pour un partage de type Public. Cela signife que les
classeur et de viser, non plus les seules personnes que internautes pourront ouvrir le document sans invitation,
vous aurez invitées, mais tous les utilisateurs possédant et sans même disposer d’un lien de partage. Il leur suft
un compte Google Drive, voire à tous les internautes ! de tomber sur
Cliquez sur la commande Modifer à droite d’Accès autorisé votre document
par certaines personnes et modifez le statut du document. depuis un moteur
de recherche. Si
cette possibilité
existe, elle n’est
toutefois pas
recommandée
pour des raisons
évidentes de
sécurité et de
confdentialité.

8 Préservez vos privilèges d’administrateur 9 Protégez des plages de données sensibles

On peut avoir l’esprit partageur et pour autant souhaiter Pour limiter les risques qu’un utilisateur trop zélé
garder un certain contrôle sur les documents que l’on a n’apporte des modifcations intempestives à une feuille de
créés. Ainsi, vous pouvez envisager d’attribuer le statut calcul, déroulez le menu Données et activez la commande
Public à une feuille de calcul, tout en empêchant que les Feuilles et plage
visiteurs puissent attribuer des autorisations à d’autres, protégées. Un volet
ou encore, en empêchant de télécharger le document. apparaît alors sur
Pour cela, revenez à l’écran principal Paramètres de partage la droite de l’écran.
et cochez les cases Empêcher les éditeurs de modifer les À l’aide de la souris,
autorisations d’accès et d’ajouter sélectionnez la
d’autres personnes et Désactiver plage de cellules dont
les options permettant aux vous souhaitez
commentateurs et aux lecteurs interdire l’édition.
de télécharger, d’imprimer et de Cliquez ensuite
copier l’élément. Cliquez ensuite sur la commande
sur Enregistrer les modifcations. Défnir les autorisations.

10 Définissez les restrictions TRUCS & ASTUCES

appliquées à la zone protégée
Dans la fenêtre appelée Autorisations
de modifcation de plage, cochez le
bouton radio Restreindre les utilisateurs
autorisés à modifer cette plage de données.
Ce prérequis est indispensable
pour pouvoir défnir les paramètres
de protection. Cliquez ensuite sur
la liste déroulante Personnaliser. Cette
dernière ofre la possibilité de vous
réserver l’usage du mode édition (Vous
uniquement). Vous serez ainsi le seul
à pouvoir efectuer des changements
sur ces plages de cellules sensibles
ou stratégiques. Cette option s’avère
très utile pour éviter l’altération
des formules de calcul que vous avez
mis du temps à élaborer. Validez
vos choix en cliquant sur OK.
Retracez l’historique des modifications d’un document
Malgré tous vos eforts, il peut arriver
qu’un des contributeurs commette une
erreur, efaçant ou modifant certains
éléments de votre feuille de calcul.
Dans ce cas de fgure, il est important,
dans un premier temps, de savoir
qui a commis la bévue. Vous pourrez
ainsi remettre au plus vite le tableau
en état de marche. Pour cela, déroulez
le menu Fichier et sélectionnez
la commande Consulter l’historique
des révisions. Google Sheets afche
la liste complète des corrections et des
ajouts apportés au document. Vous
y retrouvez vos propres interventions,
ainsi que les contributions provenant des autres utilisateurs. Sélectionnez
une révision et cliquez sur Restaurer cette révision pour annuler le changement.

81 / 01net / hors-série 90
 google docs trucs & astuces
écrire partager
GooGLe Drive appLications
Enrichissez Google Drive
Vous connaissez le tableur, le
traitement de texte et l’outil de
présentation. Mais savez-vous
que Google Drive peut être en-
Docs interface richi de nouvelles applications ? Paramètres. Dans le volet de cher les photos depuis Google
Trouvez les commandes Pour cela, cliquez sur la roue gauche, activez le lien Gérer les Drive, ou encore EML Viewer
plus rapidement crantée qui se trouve en haut applications. Cochez PixlrEditor, pour afficher des aperçus des
Si vous utilisez les outils de la page d’accueil, puis sur un logiciel en ligne pour retou- mails et de leurs pièces jointes.
bureautiques associés à
votre compte Google Drive
de manière ponctuelle, vous écrire
perdez sans doute un temps
considérable à parcourir les Docs recHercHe
menus pour retrouver les
commandes dont vous avez Exploitez la puissance des outils de Google
besoin. Pour être d’emblée
plus efcace, pensez à mettre Google ofre une kyrielle de services innovants que vous pouvez
à contribution le champ de mettre à proft pour enrichir vos documents. Suivez le guide.
recherche qui fgure en tête
de la barre d’outils lorsque
vous ouvrez un document.
Entrez le nom de l’opération
que vous souhaitez efectuer. Il
ne vous reste plus qu’à cliquer
sur la commande adéquate
dans la liste des suggestions
qui apparaît dans le volet.

écrire

1 Modifez un document Word 2 Afchez le volet de recherche

Connectez-vous à votre espace Google Docs. Lorsque le texte apparaît, vous pouvez l’enrichir
Afchez la liste des fchiers et efectuez un clic droit de références issues de sites Internet, de citations,
sur un document créé avec Word (repérable à son de notes bibliographiques, etc., sans quitter Google
icône W). Cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet Docs. Sélectionnez un mot, un paragraphe, cliquez
puis sur Modifier en tant que document Google. sur le menu déroulant Outils, puis sur Recherche.
Docs Liens
Insérez rapidement
des liens hypertextes
Feuille de calcul, document
texte... Vous pouvez insérer des
liens hypertextes très rapide-
ment grâce aux applications
Google Drive. En effet, il n’est
plus nécessaire d’ouvrir un
nouvel onglet pour trouver le
lien à insérer, le copier puis le
coller. Sélectionnez le mot qui 3 Utilisez la fonction recherche 4 Insérez une citation
sera associé à la ressource ex- Le volet de recherche afche les résultats de votre L’intérêt de la fonction Recherche, c’est qu’elle porte
terne. Dans le menu contextuel, requête renvoyés par le moteur de Google. Elle sur tous les volets de Google. Deux catégories
cliquez sur Lien hypertexte. Dans porte sur le mot que vous aviez mis en surbrillance. sont particulièrement utiles : Images pour intégrer
la fenêtre qui s’affiche, les sug- Survolez un des résultats pour afcher un aperçu, des illustrations à votre document et Citations
gestions de liens adaptés appa- citer la source ou intégrer le lien dans le document. pour apporter un peu de profondeur à votre travail.
raissent automatiquement.

82 / 01net / hors-série 90
calculer
partager
GooGLe Drive pDf
Convertissez un PDF
au format texte
Si vous possédez un fchier PDF
que vous souhaitez modifer,
puis convertir au format
Doc, sélectionnez-le dans
votre espace Google Docs.
Cliquez sur la liste déroulante
Ouvrir puis, dans la section
Applications associées,
activez l’option DocHub - View,
Edit & Sign PDFS. Autorisez
l’accès au service. Quand le
document s’afche, cliquez à
droite sur le bouton Paramètres
(trois lignes horizontales), puis
sur Download DOC.

sHeets optimiser
Figez les lignes et les colonnes pour gagner en efficacité
Lorsque vous travaillez sur une
feuille de calcul de très grande
envergure (comportant par
conséquent de nombreuses
lignes et colonnes) et que vous
devez y saisir des données, il
n’est pas aisé d’être sûr de ne pas
décaler certaines informations
dans le reste du tableau. D’au-
tant qu’à mesure que vous faites
défiler les lignes, l’en-tête de co-
lonne n’est plus visible. Il existe
cependant un moyen pour ne
écrire
Docs conversion
Téléchargez au format PDF
Quel que soit le type de docu-
ment ouvert, vous avez la pos-
sibilité de le télécharger au for-
mat PDF si vous le souhaitez.
Pour ce faire, cliquez sur le
menu déroulant Fichier, puis
activez la commande Télécharger
au Format. Un volet se déploie
vers la droite. Là, choisissez Do-
cument PDF. Une fenêtre appa-
raît et vous demande de confir-
mer l’action et de définir le
dossier de téléchargement. Va-
lidez… Le tour est joué !
calculer partager
sHeets fonctions
Une question de formules
jamais perdre de vue le nom Une feuille de calcul doit… faire
d’une ligne (ou d’une colonne). des calculs ! Et pour cela, vous
Il suffit de figer celle qui devez connaître les fonctions
contient la donnée en question. qui peuvent être traitées par le
Drive infos
Déroulez le menu Afficher puis tableur de Google. Comme il est
sélectionnez Figer les lignes (ou impossible de les connaître Tout savoir
Figer les colonnes). Un volet se dé- toutes par cœur (il en existe des sur vos documents
Mettez un élément en
ploie vers la droite. Indiquez centaines), Sheets vous propose
surbrillance à partir de la page
l’élément qui devra rester ancré un aide-mémoire qui devient d’accueil de Google Drive. Dans
à l’écran. Pour débloquer la vite indispensable. Déroulez le la barre d’outils, sélectionnez
ligne ou la colonne, répétez menu Aide, Liste de fonctions. La le bouton i (à gauche de la
l’opération et sélectionnez cette liste des opérateurs disponibles roue crantée). Le volet des
fois l’option Aucune ligne. apparaît à l’écran. informations apparaît. Activez
l’onglet Détails pour connaître
l’emplacement du fchier, la
ASTUCE EXPRESS sHeets pense-bête date et l’heure de création et
Ajoutez un commentaire à une cellule de modifcation. Vous pouvez
Lorsque vous travaillez sur un tableau, vous pouvez avoir une idée aussi y ajouter une description.
sans avoir le temps de la mettre en œuvre. Dans ce cas, sélectionnez Choisissez l’onglet Activité :
la cellule concernée, déroulez le menu Insertion, Remarque et
si le fchier est partagé, vous
tapez votre message. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci Maj + F2. saurez qui est intervenu.
calculer
sHeets moDuLes
Dopez les capacités du tableur
Google Sheets n’a rien à envier Google. Passez en revue cette
à Excel ou à Calc. Toutefois, si galerie qui propose des scripts,
vous êtes du genre insatiable, des modèles, l’équivalent de
vous pourrez aller encore plus macros que vous pourrez appli-
loin en explorant la galerie de quer à vos prochaines feuilles
modules complémentaires de calcul. Un module vous
conçus pour Google Sheets. Ou- plaît ? Cliquez sur Ajouter. Une
vrez une feuille de calcul, puis nouvelle fenêtre vous demande
cliquez sur le menu déroulant de confirmer l’installation.
Modules complémentaires. Vous af- Choisissez Autoriser. Pour utili-
fichez alors l’équivalent du ser le module, déroulez à nou-
Chrome Web Store, mais conçu veau le menu Modules complé-
spécialement pour le tableur de mentaires et activez l’élément.

83 / 01net / hors-série 90
APPLE
Sur Mac et iPad,
productivité rime aussi
avec simplicité

L
e soin obsessionnel apporté par Apple au
confort d’utilisation se retrouve dans ses ap-
plis de productivité. Longtemps payants et
proposés sous forme d’une suite complète
(iWorks), le traitement de texte Pages, le ta-
bleur Numbers et l’outil de présentation Key-
note sont installés par défaut sur les Mac de-
SOMMAIRE er
puis le 1 octobre 2013. Ils sont aussi disponibles gratuitement
ÉCRIRE PRÉSENTER sur l’App Store pour les iPhone et iPad activés après le 1er sep-
Soignez Concevez
la présentation de un diaporama à partir tembre de la même année. L’approche d’Apple difère des op-
vos courriers p. 85 de votre iPad p. 92
tions choisies par Microsoft ou même Google. Pages et Num-
Créez des Donnez du peps à
documents vos diaporamas p. 94 bers misent ainsi davantage sur la simplicité d’emploi que sur
spectaculaires p. 86
PARTAGER la puissance brute. Les fonctionnalités sont moins nombreuses
Concevez un livre Commencez
photo qui vous sur le Mac... et moins avancées que dans les applis concurrentes. Le mode
ressemble p. 88 poursuivez sur
iPhone p. 95
collaboratif s’avère notamment très en retrait de ce que pro-
CALCULER
Visualisez Échangez un pose Google ou Ofce. Côté prise en main, en revanche, les
les données document p. 96 applis d’Apple marquent un net avantage avec un maniement
sous forme de
diagramme p. 89 Ajoutez des intuitif. Une philosophie que l’on retrouve sur les versions
commentaires p. 97
Gérez de près
TRUCS ET
mobiles de Pages, Numbers et Keynote, optimisées pour la
votre budget
personnel p. 90 ASTUCES p. 98 création de documents sur un écran tactile. n
84 / 01net / hors-série 90
ÉCRIRE PagES
Soignez la présentation
de vos courriers
À la maison, Pages vous sert sans doute à rédiger
votre correspondance personnelle. Vous pouvez défnir
un modèle de lettre que vous réutiliserez à l’envi.
1 Saisissez le texte de votre document
Comme tout
logiciel de
traitement de texte
qui se respecte,
Pages vous invite
à saisir votre texte
“au kilomètre”,
sans vous soucier
de sa mise en forme.
Cette étape n’intervient que plus tard. Lancez Pages,
cliquez sur le bouton Nouveau Document. Vous accédez alors
à la galerie de modèles prédéfnis. Nous allons ici partir
d’une feuille blanche : cliquez sur Vierge puis Choisir.
Saisissez les diàérents éléments clés de la lettre : la date
et le lieu d’envoi, la formule de politesse, la signature.
2 Lorsque vous avez consenti
Mettez en forme les caractères
Une fois que tout est en place, il est temps de vous
préoccuper de l’apparence du courrier. Pour cela,
commencez par sélectionner la totalité du texte à l’aide
de la souris ou en utilisant le raccourci clavier cmd + A.
Les paragraphes apparaissent alors en surbrillance.
Cliquez, dans la barre d’outils, sur le bouton Format
de façon à afcher sur le bord droit de l’écran un volet
regroupant les commandes de mise en forme du texte.
Par défaut, l’onglet Style est actif. Utilisez les diàérentes
listes pour appliquer une nouvelle police de caractères,
modifer le corps de texte (c’est-à-dire la taille des lettres),
accédez à la palette pour changer la couleur du texte.
3 Une fenêtre s’afche et vous demande de confrmer la
Ajustez l’alignement
Dans la section suivante du volet Format, vous trouvez
les options associées à l’alignement des paragraphes.
Cette fois, vous pouvez agir de manière sélective sur les
diàérents blocs. Placez la date et le lieu d’expédition
en surbrillance et cliquez sur le bouton Aligné à droite.
Sélectionnez dans un deuxième temps le texte de la lettre
et choisissez cette fois l’option Justifé si vous voulez
répartir le texte sur toute la largeur de la page ou à gauche,
pour aligner les paragraphes sur la marge gauche.
85 / 01net / hors-série 90
4 Modifiez l’interlignage et l’espacement
Pour améliorer la lisibilité de votre lettre, il peut être
judicieux d’augmenter légèrement l’espace qui sépare
les lignes. Accédez à la section Espacement du volet Format.
Déroulez la liste Lignes et sélectionnez par exemple
Exactement. Dans le champ situé à droite de cette
commande, saisissez la valeur 14 points. Désormais, les
lignes du document seront séparées de 14 pixels. Vous
pouvez opter de la même façon pour un interlignage
simple ou double, ajouter un espace supplémentaire avant
et après chaque paragraphe si vous avez pris soin d’insérer
des sauts de ligne pour structurer votre courrier. Indiquez
les valeurs de votre choix et cliquez sur le bouton Mettre
à jour du volet Format pour appliquer les changements.
5 Enregistrez en tant que modèle
un temps précieux à composer une
mise en forme qui vous donne
satisfaction, mieux vaut capitaliser
sur ce travail en enregistrant le
document en tant que modèle. Vous
pourrez ainsi l’utiliser pour vos futurs
courriers. Seul le texte devra être
modifé, les attributs de mise en forme
étant automatiquement appliqués.
Cliquez dans la barre de menus sur
Fichier, Enregistrer comme modèle.
6 Accédez à vos modèles personnalisés
création du modèle. Cliquez sur le bouton Ajouter à la liste
des modèles. La fenêtre Choisir un modèle (utilisée à l’étape 1
pour créer un document vierge) s’afche à nouveau.
Attribuez un nom à votre document : Courrier-Pro,
Lettre-Formelle… dont l’intitulé indique clairement
la fonction du modèle. Cliquez dans une zone vierge
de la fenêtre pour valider l’opération. Le modèle est prêt
à être utilisé. Pour y accéder, lancez Pages et cliquez
sur le bouton Nouveau. Dans le volet gauche de la fenêtre,
cliquez sur Choisir un modèle puis sur la rubrique Mes modèles.
 APPLE
ÉCRIRE PagEs

Créez des documents

spectaculaires
Bien plus qu’un simple traitement de texte, Pages est
en mesure de produire des compositions d’une étonnante
richesse graphique. Un vrai logiciel de mise en page !

1 Créez un nouveau 2 Remplacez le texte 3 Personnalisez les zones

document à partir d’un modèle
Lancez Pages et cliquez sur Nouveau
document. Pour gagner un temps
précieux, sélectionnez l’une des
maquettes proposées dans la fenêtre
Choisir un modèle. Une partie du travail
de mise en page sera ainsi déjà
réalisée (nombre de colonnes, blocs
images, etc.). Avant d’eêectuer la
moindre modifcation, sauvegardez
le document : cliquez sur Fichier,
Enregistrer. Si vous souhaitez que le
fchier soit accessible en toutes
circonstances, cliquez sur le bouton
iCloud en haut à gauche de la fenêtre.
par défaut par le vrai contenu
Le modèle s’afche dans la fenêtre
de composition de Pages. Vous
pouvez maintenant en personnaliser
le contenu. Sélectionnez le premier
paragraphe et remplacez le texte par
défaut (en collant par exemple le
contenu d’un autre document). Vous
remarquerez que le volet droit change
d’apparence selon le bloc sélectionné.
Il s’agit du volet Format, qui regroupe
les outils de mise en forme du texte.
Un clic suft pour changer la police,
l’alignement, la couleur des lettres,
ou activer souligné, gras ou italique.
d’en-tête et de bas de page
Vous pouvez ajouter toutes
sortes d’informations dans les
zones d’en-tête et de pied de page
(la date, le folio, un logo, etc.).
L’espace réservé à ces sections
s’ajuste automatiquement en fonction
des éléments que vous y intégrez.
Si ces réglages ne conviennent
pas, cliquez dans la barre d’outils
sur le bouton Document puis sur
l’onglet du même nom. Cochez les
options En-têtes et/ou Bas de page.
À l’aide des fèches, augmentez
ou réduisez la taille de ces zones.

4 Insérez une image 5 Appliquez un style

dans l’en-tête du document
Les zones d’en-tête et de bas de page
peuvent accueillir des images (le logo
d’une entreprise, par exemple).
Pour ce faire, sélectionnez l’une des
trois sections de l’en-tête (gauche,
centre, droite) et cliquez sur Données
multimédias. Le volet déployé donne
accès aux albums photos de votre
Mac. Ajustez la taille de l’image
à l’aide des poignées disposées tout
autour du cadre qui abrite la photo.
à un paragraphe entier
Les styles font gagner du temps. Ils
conservent divers éléments de mise
en forme du texte et des paragraphes.
Pour appliquer l’un des formats
par défaut, sélectionnez le texte et
cliquez sur un intitulé de la section
Styles de paragraphe du volet Format.
Pour personnaliser un style, survolez
son nom (Titre, par exemple), cliquez
sur la fèche qui apparaît à droite
de son nom puis sur Renommer.

86 / 01net / hors-série 90
 6 Répartissez le texte sur plusieurs colonnes
Lorsque vous composez ou personnalisez un document,
vous avez toute latitude pour intervenir sur la mise
en page. Cliquez sur le bouton Format et activez ensuite
l’onglet Disposition. Là, déployez la rubrique Colonne.
Indiquez sur combien de colonnes le texte s’articulera.
Un conseil : même en format paysage, n’excédez jamais
trois colonnes, au risque d’altérer la lisibilité. Vous pouvez
adapter la largeur de
chacune des colonnes.
Sélectionnez l’une
d’entre elles et entrez
sa largeur (en cm) ainsi
que l’espace qui la
séparera des colonnes
contiguës (ce paramètre
est appelé Gouttière).
7 Ajustez les marges du document
Il n’est pas toujours aisé
de faire tenir sur une page,
toutes les informations et
illustrations que l’on veut
y voir fgurer. Parfois,
un ajustement de quelques
millimètres peut pourtant
changer la donne.
Pour modifer la taille
des marges, cliquez sur le
bouton Document. Placez-
vous sur l’onglet Document
et indiquez la largeur
de chaque marge (gauche,
droite, haut et bas) dans les
diàérents champs de saisie.

8 Ajoutez une zone de texte libre 9 Donnez du caractère aux zones de texte
Pour agrémenter votre document et marquer une rupture Une fois le bloc de texte en place, vous pouvez en modifer
avec le texte courant, il est possible d’ajouter des zones l’apparence via le bouton Format. Cliquez sur l’onglet Style.
de texte. Ces encadrés ne sont pas solidaires du reste Défnissez une couleur d’arrière-plan pour faire ressortir
du texte. Ils peuvent être disposés où bon vous semble l’encadré. Pour donner du relief à la zone de texte, cliquez
et utiliser un colonage et une présentation spécifques. sur la rubrique Bordure et appliquez un type de cadre (il est
Cliquez sur le bouton T (Texte) dans la barre d’outils. possible d’en modifer la couleur pour l’assortir à la teinte
Une zone apparaît. Eàectuez un glisser-déplacer pour la de l’arrière-plan et
positionner sur le document. Ajustez-en la taille à l’aide au reste du document).
des poignées, saisissez votre texte et mettez-le en forme. Cochez l’option Refet
puis, à l’aide du curseur,
ajustez l’intensité
de ce dernier eàet.
Terminez en ajoutant
un eàet d’ombre au
cadre du bloc texte.

10 Sauvegardez votre travail TRUCS & ASTUCES

Deux possibilités d’enregistrement
vous sont oàertes. La première
consiste à utiliser le raccourci clavier
cmd + S ou le menu Fichier, Enregistrer.
Si vous avez respecté les consignes de
l’étape 1, le document est sauvegardé
dans le dossier défni par défaut, sur
le disque dur ou sur iCloud. Pour faire
de ce document un modèle et le
réutiliser à l’avenir, cliquez sur Fichier,
Enregistrer comme modèle. Attention,
dans ce cas de fgure, le modèle n’est
pas disponible sur iCloud, seuls les
fchiers au format document étant
accessibles depuis un ordi distant.
Si vous prévoyez un usage sur mobile,
sauvegardez votre travail en tant
que modèle avant d’en créer une
version au format document Pages.
Débutez en douceur avec Pages et ses modèles
Les modèles de documents mis
à votre disposition par Pages
permettent d’obtenir un résultat
convaincant avec un minimum
d’eàort. Il n’est pas nécessaire pour
cela de connaître le traitement de
texte sur le bout des doigts. Les
éléments sont déjà en place et il suft
pour l’essentiel de remplacer le faux
texte par votre prose, les images par
vos propres visuels. Si vous débutez
avec Pages, le rôle des menus
et des volets d’outils risque toutefois
de vous paraître un peu obscur.
Vous pouvez consulter l’aide en ligne pour parfaire votre maîtrise du logiciel,
ou cliquer sur le bouton Conseils dans la barre d’outils. Des Post-it jaunes
apparaissent alors sur le document, précisant le rôle des diàérents outils.

87 / 01net / hors-série 90
 APPLE
ÉCRIRE PagES
Concevez un livre photo
qui vous ressemble
Fuyez la facilité et les services en ligne qui font le travail
à votre place. Utilisez les fonctions de manipulation
d’images de Pages pour créer un livre photo de A à Z.
1 Choisissez le format de l’album
Avant de vous lancer
à corps perdu dans la création
d’un livre photo, soyez
pragmatique. Si vous envisagez
de le faire imprimer par Apple,
autant vous adapter aux formats
proposés par le service en ligne
de l’éditeur de Pages. Connectez-
vous au site tinyurl.com/okwzrhr.
Une fois le format défni,
lancez Pages et créez un nouveau
document. Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton
Document, puis sur la liste déroulante Imprimante et format
du papier. Désignez un format géré par la plateforme
d’impression d’Apple, A5 en paysage, par exemple.
2 Vous pouvez
Insérez le cadre qui accueillera les photos
Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Figure.
Sélectionnez la forme que vous allez insérer sur la feuille
vierge, puis une couleur d’arrière-plan parmi les modèles
disponibles. Tracez ensuite l’espace réservé à la fgure.
Utilisez les poignées de redimensionnement pour
en ajuster la taille et glissez le cadre à l’endroit voulu
à l’aide de la souris. Le cadre ainsi créé joue également
le rôle de guide pour positionner vos photos.
3 alors. Jouez sur les diàérents curseurs pour améliorer
Importez les images
Pour insérer une photo, cliquez dans la barre d’outils
sur le bouton Multimédia ou déroulez le menu Insertion, puis
cliquez sur la commande Choisir. Parcourez l’arborescence
du disque dur et ouvrez le dossier qui abrite vos images.
Sélectionnez un fchier : la photo prend place sur
votre document. Quelques réglages sont encore
nécessaires pour qu’elle s’intègre harmonieusement
à la composition. Vous pouvez en ajuster la taille, pour
commencer. Cliquez sur l’image pour faire apparaître
le cadre du bloc. Utilisez ensuite les poignées de
dimensionnement présentes dans les angles du cadre
pour agrandir ou réduire la photo. Eàectuez un
glisser-déplacer pour modifer sa position.
88 / 01net / hors-série 90
4 Modifiez le style d’insertion
Lorsqu’une photo est en surbrillance, cliquez sur le
bouton Format. Dans le volet du même nom, intéressez-
vous aux diàérents Styles disponibles. Ceux-ci défnissent
la façon dont les images s’insèrent dans l’album : type
de bordures, d’accroches (coins photo, punaises, etc.),
eàet d’ombre et de relief. Modifez la largeur ou la couleur
des bordures en utilisant la palette d’outils. Pages
propose de remplacer les bordures (de simples traits) par
des cadres plus stylisés, qui évoquent les encadrements
utilisés pour les tableaux, dont vous pouvez changer
l’épaisseur (on parle alors de l’échelle du cadre d’image).
Cliquez sur l’intitulé Ombre pour accéder à la palette des
eàets d’ombrage. Ajustez leur intensité selon vos goûts.
5 Retouchez les clichés
modifer les
caractéristiques de
chaque photo sans
quitter Pages. Activez
l’onglet Image dans le
volet Format. Cliquez
sur le bouton Options
avancées d’ajustement
symbolisé par trois
curseurs horizontaux. La fenêtre Ajuster l’image s’afche
et modifer l’image par rapport à son état d’origine. Pour
annuler les changements apportés, cliquez sur Réinitialiser.
6
Modifiez l’orientation
Pour dynamiser la mise en page, évitez d’être trop
linéaire. Reportez-vous à la section Faire pivoter. Elle
contient les outils pour modifer l’angle d’insertion de
l’image. Pour faire pivoter une photo et son cadre, utilisez
le bouton circulaire ou saisissez à la main une valeur
(en degrés) dans le champ du même nom. Cet angle peut
avoir une valeur positive ou négative suivant que vous
souhaitez incliner l’image vers la gauche ou vers la droite.
Variez ainsi l’orientation des diàérentes photos.
CalCulER NuMbERS

Visualisez les données

sous forme de diagramme
Un tableau contenant des valeurs numériques est souvent
un peu aride et difcile à déchifrer. Un graphique
apporte une touche de créativité tout en facilitant la lecture.

1 Sélectionnez les données 2

et activez l’insertion
Pour commencer, sélectionnez
les plages de données qui seront
illustrées par le graphique à l’aide
de la souris. N’oubliez pas de prendre
en compte les étiquettes de ligne
et de colonnes, qui seront reconnues
en tant que telles par Numbers et
utilisées pour légender le diagramme.
Une fois la sélection opérée, cliquez
dans la barre d’outils sur le bouton
Graphique. Un volet afche trois
rubriques : 2D, 3D et interactif. Chaque
volet propose diàérents types de
graphiques, plus ou moins élaborés.
Visualisez et modifiez
l’apparence du graphique
Lorsque vous cliquez sur l’un des
modèles, le graphique est aussitôt
inséré dans la feuille de calcul.
Cliquez sur le diagramme pour
le mettre en surbrillance puis sur le
bouton Format dans la barre d’outils.
Le volet de mise en forme dresse
la liste des éléments qui peuvent
être personnalisés. Vous avez ainsi
la capacité de modifer les données
prises en compte, mais aussi de
personnaliser la structure même
du graphique (les titres, les légendes,
la position de chaque élément).
3 Changez les couleurs
du diagramme
Dans le volet Format, cliquez
sur Graphique et intéressez-vous à la
section Scène 3D. Utilisez le curseur
Profondeur pour jouer sur l’inclinaison,
les angles du diagramme et pour
donner du relief à l’ensemble. Pour
un rendu plus spectaculaire, déroulez
la section Ombre de façon à découvrir
les diàérents eàets et à les appliquer
aux éléments de votre graphique.
Accentuez ou réduisez le fou
et l’opacité et ajustez les couleurs
des ombres en utilisant les
teintes disponibles dans la palette.

4 Remplacez les couleurs 5 Choisissez les légendes qui accompagneront le diagramme

unies par des textures
Pour améliorer la lisibilité du
diagramme ou l’adapter à une charte
graphique particulière, vous devrez
peut-être mettre en place un autre
code couleur que celui défni par
défaut. Dans le volet Format, cliquez
sur Couleurs du graphique et sélectionnez
la nouvelle gamme dans le volet.
Vous pouvez remplacer les couleurs
par des Images ou des Textures
(un eàet marbre par exemple).
Les graphiques linéaires s’articulent sur deux axes. Pour modifer leur mise en
forme, cliquez sur l’onglet Axes dans le volet Format. Vous pouvez modifer les
attributs de l’axe des abscisses et des ordonnées en jouant sur l’échelle ou en
personnalisant le type de quadrillage. Vous avez la possibilité à tout moment de
recourir au menu contextuel d’un clic
droit de la souris sur le graphique, afn
d’accéder à diverses options : afcher
ou masquer le titre, les légendes, etc.
Si la plage de cellules sélectionnées
à l’origine se révèle incorrecte, cliquez
sur Modifer les données du graphique et
défnissez la nouvelle zone de données.

89 / 01net / hors-série 90
 APPLE
CalCulER NuMbERS

Gérez de près votre

budget personnel
Le tableur d’Apple peut vous éviter de payer des frais
bancaires en anticipant les découverts. Voici comment
créer une feuille de calcul pour gérer vos dépenses.

1 Créez le tableau 2 Définissez les catégories 3 Effectuez la mise en forme

à partir d’une feuille vierge
Lancez Numbers. La fenêtre de
composition de nouveau document
s’afche. Cliquez sur Nouveau. Dans
la fenêtre Choisir un modèle, cliquez
sur Vierge. Notez au passage que vous
auriez pu opter pour l’un des modèles
présents dans la rubrique Finances
Personnelles. Il vous reste alors à
personnaliser les postes budgétaires
et à modifer les données pour y saisir
vos propres relevés. Partir d’une
feuille blanche présente l’avantage
de vous confronter aux principes
de fonctionnement de Numbers.
et sous-catégories de dépenses
Cliquez dans la cellule A1 et saisissez
Postes Budgétaires. Remplissez les
autres cellules de la même colonne
en entrant les libellés de chaque
poste. Libre à vous de lister les
éléments de votre budget que vous
souhaitez suivre et de choisir les
appellations. Saisissez par exemple :
“Électricité, Eau, Loyer, Téléphone,
Voiture”, etc. Vous pouvez également
créer des rubriques et des sous-
rubriques (“Eau, Téléphone,
Électricité, Loyer” entrant alors dans
une rubrique “Logement”, plus large).
de la première colonne
Placez la colonne en surbrillance.
Dans la barre d’outils, cliquez sur
Format. Dans le volet qui apparaît alors
sur la droite de l’espace de travail,
sélectionnez l’onglet Cellule afn de
personnaliser le format des données.
Choisissez une couleur d’arrière-plan
dans la palette située sous l’intitulé
Remplissage. Si vous avez créé des
rubriques, attribuez des couleurs
diàérentes à chaque poste de recettes
et de dépenses de façon à améliorer
la lisibilité lorsque vous aurez
saisi les données dans le tableau.

4 Préparez un suivi mensuel 5 Ajoutez une fonction

Sélectionnez chaque cellule de la
première ligne du tableau puis, dans
chacune d’elles, entrez chaque mois
de l’année. Lorsque les douze cellules
sont complétées, placez la ligne en
surbrillance et modifez l’aspect du
texte : dans le volet Format, choisissez
une police de caractères. Pour que
l’étiquette des colonnes ressorte bien,
modifez la taille et la couleur
des caractères, mais aussi le type
d’alignement (Centré, par exemple).
Sélectionnez la ligne 9. Déroulez
le menu contextuel d’un clic droit et
activez la commande Insérer un rang
au-dessus. Dans la première cellule,
tapez “Sous-Total”. Cette ligne
afchera le total des dépenses pour
ce poste. Ensuite, il faut insérer
une formule. Cliquez en B8 puis sur le
bouton fx de la barre d’outils. Dans le
volet qui se déploie, choisissez Somme
et désignez la plage de données
concernée (B2:B7 dans notre cas).

90 / 01net / hors-série 90
 6 Saisissez les données pour vérifier la syntaxe
Avant de dupliquer la formule de calcul et de l’utiliser
pour toutes les rubriques budgétaires, vérifer que celle-ci
a été correctement libellée. Pour cela, entrez les sommes
dépensées pour chacun des postes lors du mois de janvier.
La cellule B8 renvoie le résultat. Si celui-ci est conforme,
répétez l’opération pour le sous-total de chaque rubrique,
pour chaque mois. Si le total est bon mais que Numbers
n’a pas compris
que vous vous
exprimiez en euros,
cliquez sur Cellule,
dans le volet Format
puis, dans Format
de données, sélection-
nez Devise et, enfn,
l’option Euro (€).
7 Dupliquez et adaptez la formule
Si vous êtes ambitieux et
que vous avez détaillé les
postes budgétaires, il sera
long et fastidieux d’insérer
manuellement les formules
pour chaque cellule devant
afcher un sous-total. Pour
gagner du temps, déroulez
le menu contextuel de la
cellule dont vous venez de
valider la formule et cliquez
sur Copier. Sélectionnez
toutes les cellules de la
ligne, déroulez le menu
contextuel et cliquez sur
Coller et adapter le style.

8 Calculez le total des frais mensuels 9 Obtenez la moyenne de vos dépenses

Activez la dernière cellule de la première colonne.
Saisissez Total des Dépenses. Cliquez ensuite dans la cellule
adjacente. Pour calculer les dépenses totales du mois
de janvier, additionnez les montants de chaque ligne
contenant un sous-total. Pour cela, double-cliquez dans
la cellule puis saisissez la formule. Dans notre cas, pour le
mois de janvier nous
entrons simplement :
=SOMME B8+B13. Cliquez
sur la coche verte
pour valider l’insertion.
Si le résultat est
cohérent, répétez la
manipulation eàectuée
à l’étape précédente.
Vous aimeriez savoir quelle est la moyenne mensuelle
de vos dépenses de carburant, par exemple ? Rien de plus
simple. Insérez une colonne après le mois de décembre.
Entrez “Budget moyen”.
Validez par Entrée. La cellule
suivante est automatiquement
sélectionnée. Cliquez sur fx
puis sur Moyenne. L’insertion de
formule intelligente détecte les
variables les mieux appropriées.
Ici, la plage de cellules concerne
un poste de dépenses (une
ligne) et tous les mois de l’année
(12 colonnes). Appliquez cette
syntaxe à toute la colonne.

10 Visualisez vos dépenses TRUCS & ASTUCES

dans un diagramme
Il sera plus facile d’identifer les
principaux postes de dépense avec
une représentation graphique des
données. Pour savoir comment sont
ventilées vos dépenses, orientez-vous
plutôt vers un diagramme circulaire
(communément appelé camembert).
Pour mesurer l’évolution poste
par poste sur l’ensemble de l’année,
optez plutôt pour des histogrammes
ou des courbes. Pour réaliser
un diagramme, sélectionnez la
première colonne du tableau puis
la colonne Budget moyen. Cliquez
sur le bouton Graphique et choisissez
l’un des modèles proposés.
Ainsi, vous repérez facilement les
dépenses les plus importantes.
Protégez l’accès au classeur qui abrite votre budget
Si vous êtes amené à partager votre
Mac en famille, il peut être judicieux
de protéger le classeur où est
conservé l’état détaillé de vos
dépenses et de vos revenus et peut-
être même vos numéros de comptes
bancaires (difcile de trouver
données plus confdentielles !).
Pour éviter les mauvaises surprises
et risquer que l’on ne consulte
votre budget, Numbers vous invite
à verrouiller l’accès à la feuille de
calcul. Pour cela, commencer par dérouler le menu Fichier et cliquez sur la
commande Défnir le mot de passe. Pour que la protection soit efcace, saisissez
un mot de passe combinant des lettres minuscules et majuscules, des chiàres
et des caractères spéciaux (évitez votre date de naissance !). Confrmez le
code. Dorénavant, le mot de passe sera requis pour ouvrir le fchier.

91 / 01net / hors-série 90
 APPLE
PRÉSENtER kEyNotE

Concevez un diaporama
à partir de votre iPad
La version iOS de Keynote tire pleinement avantage du
mode tactile de votre tablette, sans sacrifer la richesse
fonctionnelle. Préparer un exposé devient un vrai plaisir.

1 Choisissez un thème 2 Modifiez le titre 3 Apportez une touche

graphique pour votre exposé
Keynote est installé gratuitement
sur les iPad et iPhone récents. Si vous
disposez d’un appareil un peu ancien,
vous devez télécharger l’appli sur
l’App Store (9,99 euros). Au premier
lancement, quelques slides explicatifs
vous sont proposés. Touchez Continuer
puis Utiliser Keynote pour entrer dans
le vif du sujet. Lorsque l’appli vous y
invite, touchez l’écran pour créer une
présentation. La page Choisir un thème
s’afche avec deux onglets : Standard
et Étendue. Ils défnissent la largeur
de l’écran utilisé lors de la difusion.
de la première diapositive
Sélectionnez un thème. La première
diapositive occupe l’écran, elle
contient des blocs personnalisables.
Pour modifer une de ces zones,
efectuez une double tape
sur la commande Toucher deux fois
pour modifer. Le clavier virtuel surgit
du bas de l’écran. Vous pouvez alors
défnir le titre de votre diaporama.
Pour le moment, ne vous préoccupez
pas du style ni de la mise en forme
du texte. Saisissez simplement
les informations que vous souhaitez
voir fgurer sur cette diapo.
de couleur aux blocs de texte
Sélectionnez un bloc de texte en
efeurant la zone à l’écran. Dans
la barre d’outils, activez le bouton
représentant un pinceau. Un volet
se déploie alors. Il propose trois
onglets : Style, Texte et Disposition.
L’onglet Style est activé par défaut.
Il sert à appliquer une couleur
d’arrière-plan à la zone sélectionnée.
Appuyez sur le style de votre choix.
En touchant la commande Options
de style, vous pouvez par exemple
appliquer un dégradé, modifer le
type de bordure ou défnir un eàet.

4 Personnalisez le texte 5 Verrouillez un élément

Activez ensuite l’onglet Texte. Vous
retrouvez les commandes habituelles
de mise en forme des caractères :
choix de la police, ajustement de la
taille ou de l’alignement du texte. Des
styles de paragraphes sont également
à votre disposition. En activant
l’onglet Disposition, vous pouvez régler
les marges au sein de la zone de
texte ou répartir le texte sur plusieurs
colonnes. Répétez l’opération
pour tous les blocs abritant du texte.
Le mode tactile peut conduire à des
manipulations accidentelles. Pour
éviter de devoir intervenir à tout bout
de champ pour rétablir la position
des éléments de la diapo, Keynote
vous propose de verrouiller
les blocs que vous jugez satisfaisants.
Sélectionnez l’élément, touchez le
Pinceau puis activez l’onglet Disposition.
Appuyez alors sur la commande
Verrouiller. Avant de modifer l’élément,
vous devrez le déverrouiller.

92 / 01net / hors-série 90
 6 Ajoutez des diapositives à l’exposé
Vous ne pouvez pas vous contenter d’une unique
diapositive ! Pour enrichir la présentation, touchez le
bouton + au bas du volet latéral. Une fenêtre surgit qui
vous propose diférents modèles de diapositives, toujours
associés au thème que vous avez choisi de personnaliser.
Faites défler les modèles puis efectuez un appui long sur
la vignette qui vous
convient. Celle-ci
prend place à la fois
dans le volet de
gauche et au centre
de l’espace de travail.
Répétez la procédure
et ajoutez autant
de diapositives
que nécessaire.
7 Insérez une photo enregistrée sur l’iPad
Une fois la structure
du diaporama posée, vous
pouvez substituer vos
propres photos aux visuels
par défaut du thème. Pour
cela, touchez un bloc
d’image puis le symbole +
qui fgure dans l’angle
inférieur droit du cadre.
Activez le dernier onglet
(Image) et désignez la source
de la photo : Pellicule si l’image
a été prise avec l’iPad. Vous
pouvez prendre une photo
en direct en touchant
l’intitulé Prendre une Photo.

8 Importez une image conservée sur le cloud
Si les photos qui doivent agrémenter votre présentation
ne sont pas stockées sur l’iPad, mais sur un service en ligne
comme Google Drive ou Dropbox, pas de souci : Keynote
a prévu ce cas de fgure.
Au bas du volet, touchez la
commande Insérer depuis. Dans
la fenêtre qui s’afche, activez
la commande Emplacements.
Un menu déroulant apparaît.
Les services cloud actifs
et reconnus sont présentés
dans la liste. Pour en ajouter
de nouveaux, touchez Autre...
et acceptez l’association
après vous être identifé.
9 Soignez l’intégration des photos
De la même façon que vous avez modifé l’apparence
des blocs de texte et des caractères, vous pouvez changer
l’apparence des images. Keynote vous invite à appliquer
un cadre, à ajouter un eàet d’ombrage ou encore un refet
dont vous ajusterez
l’intensité.
Sélectionnez l’image,
puis touchez le
Pinceau dans la barre
d’outils. Les onglets
disponibles ont
évolué. Ils proposent
dorénavant les outils
dédiés à la mise en
forme de la photo.

10 Réglez la transition TRUCS & ASTUCES

entre les différentes diapos
Lorsque l’ensemble des textes et des
images de la présentation est en place,
vous pouvez passer à l’étape suivante
et défnir la manière dont les diapos
s’enchaîneront à l’écran. Pour ajouter
un eàet de transition entre les
diàérentes pages, touchez le bouton
Paramètres (symbolisé par une clé
anglaise) dans la barre d’outils.
Un volet Outils s’afche sur la droite
de la tablette. Déroulez la liste
puis activez la commande Transition/
Composition. Sélectionnez un
élément de la diapositive et insérez
une transition. Répétez cette
manipulation pour chaque page du
diaporama. Vous pouvez associer
un eàet diàérent pour chaque diapo.
Animez les éléments de votre diaporama
Qu’il s’agisse de blocs de texte,
de titres ou d’éléments visuels, vous
avez la possibilité d’appliquer des
animations à chaque élément de
votre diaporama. Ces eàets rendront
la présentation plus dynamique.
Pour cela, la version mobile de
Keynote propose un fonctionnement
très intuitif. Il suft d’eàectuer un
appui long sur l’élément. Un menu
contextuel s’afche. Touchez la
commande Animer. Un nouveau menu
apparaît et vous propose d’intégrer un Efet d’entrée et/ou un Efet de sortie.
Activez les boutons 1 (Entrée) ou 2 (Sortie) et choisissez une animation dans
la bibliothèque qui vous est proposée. Pour obtenir un aperçu du résultat
fnal, touchez le bouton Lecture, symbolisé par une fèche, dans la barre d’outils
au sommet de l’écran. ça ne vous convient pas ? Essayez un autre eàet.

93 / 01net / hors-série 90
 APPLE
PRÉSENtER kEyNotE
Donnez du pep
à vos diaporamas
Pour attirer l’attention des spectateurs et renforcer
l’intérêt de votre exposé, pensez à animer son contenu.
Keynote n’est pas avare d’efets et de fonctions.
1 Affichez l’onglet Animer
Lorsque vous avez
composé la structure
du diaporama, que vous
avez réalisé chacune
des diapositives, les avez
enrichies de textes et
d’images, vous pouvez
vous interroger sur
les solutions à déployer
pour animer l’ensemble.
Keynote propose une foule
d’outils pour dynamiser votre présentation. L’ensemble
de ces commandes est réuni dans un volet qui occupe
la droite de l’écran. Pour l’afcher, cliquez dans la barre
d’outils sur le bouton Animer. Sélectionnez un bloc de texte,
par exemple, placez-vous sur l’onglet Entrée puis cliquez
sur le bouton Ajouter un efet. Parcourez le catalogue
des eàets disponibles (ils sont classés par catégories).
2 Choisissez et combinez des effets
Il existe une très grande variété d’animations. Elles
couvrent toutes les composantes de vos diapositives : les
blocs texte comme les images. Lorsque vous sélectionnez
un eàet, vous découvrez un menu qui donne accès à des
options spécifques. Si vous désirez combiner plusieurs
eàets sur un même élément d’une diapositive, cliquez
sur le bouton Ordre de composition qui fgure au bas
du volet Animer. Il vous reste à organiser l’enchaînement
des eàets en les rangeant dans l’ordre voulu.
3 relancer l’intérêt du public sans détourner l’attention de
Procédez à l’insertion des images
Si l’eàet que vous avez sélectionné s’applique à un bloc
de texte, par exemple, plusieurs modes d’apparition
peuvent être envisagés. Cliquez sur la liste déroulante
Apparition et précisez si l’eàet s’applique à tout le texte,
à un paragraphe ou à un groupe de paragraphes. Pour
aàecter des zones spécifques, placez les portions de texte
de votre choix en surbrillance puis cliquez dans la liste
déroulante Par Paragraphe. Plus le texte est long et dense,
plus il se révèle judicieux de segmenter les eàets.
94 / 01net / hors-série 90
4 Animez l’affichage des objets
Dans le volet Action, cliquez sur le bouton du même nom
pour enchaîner les animations. Il ne vous reste plus
qu’à sélectionner des eàets compatibles pour renforcer
le dynamisme de la présentation. Activez ensuite l’onglet
Sortie. Il rassemble tous les eàets susceptibles d’être
utilisés pour faire disparaître un élément présent sur une
diapositive ou une diapositive elle-même. Cliquez une fois
encore sur le bouton Ajouter un efet. Parcourez la liste
et intéressez-vous à la
section Efets spéciaux.
Cliquez sur Destruction.
Une fois l’eàet défni,
ajustez la durée
de l’animation à l’aide
du curseur Durée. Vous
pouvez aussi saisir
manuellement une
valeur en secondes.
5 Imprimez le rythme !
Les animations que vous appliquez aux blocs de texte
et aux images ne servent qu’un objectif : dynamiser la
présentation. Si vous multipliez les animations et qu’elles
sont trop lentes, vous perdez le bénéfce de votre initiative.
A contrario, si elles s’enchaînent trop rapidement, le
travail semblera brouillon. La notion d’enchaînement est
déterminante. Dans le volet Action, cliquez sur le bouton
Action pour placer diàérents eàets les uns à la suite des
autres. Sélectionnez des animations complémentaires
et ne multipliez pas ces artifces. Les eàets visuels doivent
l’essentiel : le contenu de la présentation et votre message.
6
Générez des aperçus réguliers
Lorsque vous apportez des modifcations sur les
animations, assurez-vous de leur pertinence et de leur
bon fonctionnement en cliquant dans le volet Animer
sur le bouton Aperçu. Ainsi, vous pourrez réajuster
les réglages progressivement afn que les associations
et les enchaînements se combinent harmonieusement.
PRÉSENtER CoNtINuItÉ

Commencez sur l’iPad...

poursuivez sur l’iPhone
Ouvrir un document sur votre Mac puis continuer à y
travailler sur l’écran de votre iPad ou de votre iPhone sans
jamais vous interrompre, c’est possible avec Continuité.

1 Activez le Wifi et
le Bluetooth sur vos appareils
Pour utiliser la fonction Continuité,
il faut réunir deux conditions
indispensables. Pour commencer,
vos appareils doivent être connectés
au même réseau Wif. Par ailleurs,
assurez-vous que la connexion
Bluetooth est activée sur chacun
d’eux. Sur votre Mac, observez
la barre de menu et vérifez à quel
point d’accès Wif vous êtes connecté.
Vérifez au passage la présence
du pictogramme Bluetooth.
Répétez l’opération sur votre
téléphone ou votre tablette.
2
Autorisez votre Mac
à communiquer avec le mobile
Pour que vos périphériques Apple
puissent être utilisés simultanément,
vous devez en passer par les
Préférences système. Cliquez sur les
Préférences dans le Dock du Mac. Dans
la fenêtre qui s’afche alors, double-
cliquez sur l’icône Général. Portez
votre attention à la partie inférieure
de la fenêtre et cochez l’option
Autorisez les transferts entre ce Mac et vos
appareils iCloud. Votre ordinateur
est dorénavant prêt à partager
un certain nombre de ressources
avec vos appareils mobiles sous iOS.
3 Activez Continuité sur
votre tablette ou votre iPhone
Pour profter de la fonction
Continuité, vous devez l’activer
sur vos appareils mobiles. Touchez
l’icône Réglages sur l’écran d’accueil,
parcourez les rubriques des
paramètres jusqu’à l’intitulé Général.
Activez la commande Handof et app
suggérées. Il est possible que vous ne
trouviez pas cet intitulé, seuls les
modèles de tablettes les plus récents
étant compatibles avec la fonction
Continuité. Sur l’écran Handof et
Apps suggérées, placez l’interrupteur
Handof en position active.

4 Passez d’un appareil à l’autre 5 Télécommandez votre Mac depuis l’iPhone

Si vous avez correctement paramétré
Continuité, vous pouvez passer
indiàéremment du Mac à l’iPad ou
à l’iPhone. Lorsque vous utilisez iOS,
une icône additionnelle de Keynote
apparaît dans le Dock de votre
Mac. Si au contraire vous travaillez
avec Keynote sous Mac OS, l’écran
verrouillé de l’iPad ou de l’iPhone
arbore une icône Keynote dans son
angle inférieur gauche. Touchez-la
pour poursuivre votre travail.
Vous pouvez utiliser votre iPhone comme une télécommande pour piloter
l’afchage du diaporama ou de la présentation diàusée sur votre Mac. Pour cela,
ouvrez la présentation sur l’ordinateur. Lancez l’appli Keynote sous iOS. Dans
la barre d’outils, au sommet de l’écran, touchez l’icône symbolisant un iPhone
suivi d’une fèche. Touchez
Continuer. Sur le Mac, cliquez
maintenant sur l’icône Wif dans
la barre des menus et sélectionnez
votre iPhone ou votre iPad dans
la liste. Une fois les deux appareils
associés, utilisez votre téléphone
pour diriger la présentation.

95 / 01net / hors-série 90
 APPLE
PaRtagER SuItE aPPlE
Échangez un document
avec votre entourage
Numbers, Keynote ou Pages, les outils de la suite
d’Apple sont taillés pour le travail collaboratif. Exploitez
tous les moyens de partage mis à votre disposition.
1 Enregistrez votre travail régulièrement
Avant d’envisager de partager un document avec
des amis, des collègues ou de la famille, pensez à
enregistrer votre travail. C’est un passage obligé, bien sûr,
mais c’est aussi utile pour travailler en mode Version.
Après chaque ajout ou correction importante, utilisez le
raccourci clavier cmd + S. Cet enregistrement systématique
génère un historique qui vous assure de retrouver une
version correcte de votre travail en cas de problème.
2 Facebook, Twitter, message) et indiquez les destinataires.
Exportez dans un format universel
Vous avez produit votre
document de travail sous
Mac OS avec des outils
qui utilisent leurs propres
formats de fchiers.
Un tableau Numbers
ne peut être afché sur
un PC équipé d’Excel,
par exemple. Avant
de partager votre fchier,
pensez à l’exporter
dans un format aussi universel que possible. S’il s’agit
d’un texte sous Pages devant être lu par des utilisateurs
de la suite bureautique de Microsoft, procédez à une
exportation au format Word. Cliquez sur Fichier, Exportation
vers et sélectionnez l’option Word. Activez le lien Options
avancées, déroulez la liste Format et choisissez le format
.doc si vos correspondants utilisent une version de Word
antérieure à Ofce 2007. Sinon, cliquez sur .docx.
3 AirDrop est un système d’échange qui fait communiquer
Activez la fonction de partage
Une fois cette formalité accomplie, vous pouvez envisager
de partager le document. Pour cela, rien de plus simple.
En eàet, la barre d’outils de Pages abrite un bouton Partager.
Lorsque vous cliquez dessus, un volet se déploie vers le
bas de l’écran. Il vous propose deux actions principales.
La première consiste à générer un lien de partage vers
iCloud. La seconde option consiste à envoyer directement
une copie de votre fchier à d’autres utilisateurs
en exploitant diàérents canaux de communication.
96 / 01net / hors-série 90
4 Générez un lien iCloud
Si vous optez pour la première solution, une fenêtre
s’afche et génère un lien hypertexte spécifque qu’il
faudra adresser aux contributeurs avec lesquels vous
souhaitez travailler. Dans la fenêtre, cliquez sur la liste
déroulante Autorisations et indiquez si les invités ont la
possibilité de modifer le document ou uniquement de le
consulter. Ce choix est déterminant, car les modifcations
seront directement appliquées à votre fchier Pages.
Sélectionnez ensuite le moyen de partager le lien (mail,
5
Partagez par le biais d’autres canaux
Pour envoyer le
document à des
amis sans que cela
aàecte le fchier
d’origine, cliquez sur
Partager puis Envoyer
une copie. Un volet
se déploie. Cliquez
par exemple sur Mail. La fenêtre de composition de votre
logiciel de messagerie électronique apparaît. Le document
s’y trouve déjà en pièce jointe. Cette option multiplie
les versions du document. Si elle assure l’intégrité de votre
travail, vous devrez reporter à la main les modifcations
suggérées par les diàérents contributeurs.
6
Échangez le document avec un autre Mac
ou un appareil mobile compatible AirDrop
des appareils compatibles situés à proximité les uns des
autres via une liaison Wif ou Bluetooth. Avant d’activer
le canal AirDrop dans Pages, Numbers ou Keynote,
assurez-vous que l’ensemble des appareils (Mac, iPhone,
iPad) compatibles sont paramétrés de façon à pouvoir
échanger des éléments à travers AirDrop. Afchez le
centre de contrôle de l’iPhone, par exemple. Si AirDrop
est grisé, c’est qu’il est éteint. Efeurez alors l’icône
du service pour afcher le menu et choisir si AirDrop
est visible par tous ou uniquement par vos contacts.
Partager suite aPPle

Ajoutez et gérez
les commentaires
Pages, comme les autres logiciels de la suite d’Apple,
intègre un dispositif de commentaires très pratique
pour échanger des idées ou suggérer des améliorations.

1 Sélectionnez l’élément
auquel sera associée la note
Si vous êtes amené à travailler avec
d’autres utilisateurs sur un document,
il peut être pratique de l’annoter
avant de l’envoyer à un contributeur.
La marche à suivre reste identique,
qu’il s’agisse d’un bloc de texte, d’un
tableau ou d’une image. Commencez
par mettre en surbrillance l’élément
à commenter à l’aide de la souris.
Dans le cas d’un paragraphe, cliquez
au début du texte et glissez le curseur
jusqu’à la fn du passage sans relâcher
le bouton de la souris. Pour isoler une
image, double-cliquez sur celle-ci.
2
Surlignez un mot,
un passage ou un bloc de texte
Une fois que l’élément à commenter
est mis en surbrillance dans le
document, il vous suft de cliquer
dans la barre d’outils sur le bouton
Commentaires. L’autre solution consiste
à cliquer sur le menu Insertion puis sur
la commande Commenter. Vous pouvez
enfn recourir au raccourci clavier
maj + cmd + K. Une fois la manipulation
efectuée, vous pouvez décider de
ne pas ajouter de message et de vous
contenter de surligner le texte pour le
mettre en évidence. Pour cela, fermez
simplement la fenêtre Commentaires.
3 Rédigez un commentaire
à destination d’un contributeur
Appliquer un surlignage est utile
pour attirer l’attention sur une partie
du document. Mais sans doute
vous faudra-t-il préciser votre pensée.
Vous pourrez notamment indiquer
aux autres contributeurs qui accèdent
au document les modifcations
ou changements que vous suggérez
pour améliorer le document.
Répétez l’opération décrite à l’étape
précédente mais, cette fois, avant
de fermer la bulle de commentaire,
prenez soin d’y saisir une note,
concise et directe si possible.

4 Naviguez entre 5 Personnalisez les commentaires : à chacun sa couleur…

les commentaires Cliquez dans la barre d’outils Révision.
Plus vous insérez de commentaires, Vous pourrez y confgurer le suivi
plus les contributeurs seront des modifcations. Cette notion dépasse
nombreux et plus il est difcile de les seuls commentaires, puisqu’elle
s’y retrouver. Une barre de navigation concerne tous les changements (ajouts
s’afche heureusement sous la barre et corrections) apportés au document.
d’outils principale de Pages. Elle Cliquez sur la roue crantée pour
indique le nombre de commentaires confgurer notamment la Couleur d’auteur
et de surlignages attachés au qui identifera sans coup férir
document. Utilisez les fèches gauche vos propres commentaires. Décidez
ou droite de la barre d’outils également du mode d’afchage
pour passer d’une note à l’autre. des marques de modifcation.

97 / 01net / hors-série 90
 APPLE
calculer
Numbers FoNctioNs
Maîtrisez le fonctionnement
d’une formule
Un tableau n’est pas qu’une suc-
cession de lignes et de colonnes,
c’est un outil capable d’organi-
ser les données mais aussi d’ef-
fectuer des calculs les plus com-
plexes. Si réaliser une somme
ou une moyenne au sein d’une
feuille de calcul Numbers ne
pose pas de véritable problème,
ce n’est pas le cas pour la mise
en œuvre de fonctions élabo-
rées. Si vous devez insérer des
formules financières ou statis-
tiques, sachez que vous pouvez
bénéficier d’une aide précieuse
présenter
KeyNote imAGes
Retouchez les images
sans quitter votre diaporama
Insérez une illustration dans la
diapositive. Dans le volet Format,
activez l’onglet Image. Ce volet
donne accès à un certain nom-
bre d’outils destinés à corriger
vos photos sans avoir à quitter
Keynote. Vous pouvez par
exemple ajuster la luminosité
en utilisant le curseur Exposition
et rattraper en quelques clics
une prise de vue ratée. De la
même façon, une image couleur
se transforme en cliché noir et
blanc en utilisant le curseur Sa-
trucs & astuces
sans quitter Numbers. Il vous
suffit d’accéder à la fiche d’in-
formations détaillée qui s’af-
fiche sur le bord droit de l’écran
lorsque vous sélectionnez une
fonction. Le tableur vous
indique alors la vocation de la
fonction, mais aussi la syntaxe
qu’il convient de respecter pour
qu’elle fonctionne (en cas d’er-
reur vous obtenez un message).
Le volet d’infos contient aussi
une série d’exemples, plus par-
lants que de longues explica-
tions, ainsi que des liens me-
nant à des fonctions de même
nature, susceptibles de ré-
pondre à vos besoins.
turation. Pour découvrir toutes
les options disponibles, affichez
le volet Format puis, sous l’onglet
Image, cliquez sur l’icône Options
avancées d’ajustement (symboli-
sée par trois curseurs horizon-
taux). La fenêtre Ajuster l’image
s’affiche. Au total, vous disposez
98 / 01net / hors-série 90
écrire
PAGes styles
Créez votre propre
style de paragraphe
Lorsque vous procédez à la
mise en forme de vos docu-
ments texte avec Pages, vous
pouvez appliquer un à un les
différents paramètres (police,
taille, couleur, attributs, etc.).
Pour gagner du temps et modi-
fier d’un clic l’ensemble des pro-
priétés d’un paragraphe, cliquez
dans la barre d’outils sur le bou-
ton Format et choisissez un style
prédéfini. Vous pouvez définir
votre propre style. Cliquez sur
la commande + au sommet de la
liste Styles de paragraphe. Un style
vierge apparaît dans la liste.
Commencez par lui attribuer
un nom (MonStylePerso , par
de neuf curseurs qui servent à
améliorer et à modifier les
images intégrées dans votre pré-
sentation. Si vous regrettez les
changements apportés, cliquez
sur Réinitialiser pour revenir aux
caractéristiques initiales de
l’image et retentez votre chance.
exemple). L’étape suivante
consiste à définir les caractéris-
tiques du texte. Indiquez la po-
lice et le corps de caractères, la
couleur des lettres, l’alignement
du paragraphe, l’interlignage,
etc. Cette mise en forme s’ajoute
aux styles par défaut de Pages.
écrire
PAGes rotAtioN
Appliquez d’un coup
une rotation à tous les
objets d’un document
Vous avez inséré diférentes
images dans votre document
Pages ou plusieurs zones de
texte ? Vous pouvez, si vous
le souhaitez, appliquer un
efet de rotation à tous ces
éléments simultanément.
Pour cela, commencez par
les sélectionner en appuyant
simultanément sur la touche
cmd du clavier et en cliquant
tour à tour sur les objets
à modifer. Dans le volet
Format, placez-vous sur
l’onglet Disposition. Dans la
section Rotation, utilisez le
potentiomètre pour ajuster
l’orientation des blocs texte ou
images. Pour plus de précision,
indiquez au degré près l’angle
de rotation voulu.
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