PROCEDURE DE DICTEE NUMERISEE - SOMMAIRE

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Partie A Introduction, description du micro et recommandations 2

Sons et périphériques audio : réglages préalables sur PC ou sur THIN 4

Partie B Descriptif des ‘boutons’ et menus correspondant à la dictée 5

Partie C Dictée numérisée en Imagerie Médicale

• Généralités 6
• Enregistrement 8
• Insertion 8
• Sauvegarde et suivi du document 9
• Changement d’auteur et tarification 10

Partie D Dictée des rapports de consultation

Chapitre 1 : Préférences de l’utilisateur 11

Chapitre 2 : Dictée d’un rapport de consultation via gestion des RV 13

• Enregistrement 16
• Insertion 16
• Sauvegarde et suivi du document 17

Chapitre 3 : Dictée d’un document supplémentaire via l’éditeur 18

Chapitre 4 : Options complémentaires

• Ecoute des courriers dictés numériquement 21
• Documents urgents à transcrire 22
• Refus de transcription 23
• Consultation multiple de documents 24
• Notes de consultation 25

Partie E Dictée des rapports d’hospitalisation 27

• Dictée par les médecins post-gradués 29

Partie F Personnes de contact et liens utiles 30

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PARTIE A
INTRODUCTION, DESCRIPTION DU MICRO ET RECOMMANDATIONS

Introduction

La dictée sur mini-cassettes va être remplacée par une dictée numérisée intégrée au SIM. Cette
nouvelle approche va permettre aux utilisateurs de créer et de gérer facilement leurs documents
médicaux, tout en compulsant le dossier informatisé du patient.

Relevons également les quelques avantages suivants :

• Son numérique d’excellente qualité.
• L’endommagement, la perte, le manque de dictaphones et/ou de cassettes ne seront plus
d’actualité.
• Echange plus rapide des données et des informations.
• Possibilité pour un confrère d’écouter un résultat médico-technique non encore validé (aux
urgences par exemple).
• Optimalisation de la répartition des fichiers-sons dans les secrétariats dans le but de réduire
les délais de rédaction.
• Disparition progressive des notes de consultation à scanner.
• Affinement des préférences de l’utilisateur.

Descriptif du micro

Micro SpeechMike Pro Philips (modèle LFH3200) :

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Recommandations

• La dictée numérisée ne sera fonctionnelle que sur des machines configurées par le support.

• L’utilisateur connecté doit être le même à l’ouverture de session et à l’ouverture du SIM.

• Connexion du micro

Le micro doit être branché préalablement au démarrage de l’ordinateur.

Il est nécessaire de se déconnecter et de fermer son ordinateur chaque jour.

Retenons que le micro a été paramétré en mode écrasement par défaut afin de réagir
de manière identique à une dictée sur mini-cassette.

L’option d’insertion est un plus et s’utilisera via la touche de fonction du micro

(touche INS/OVR).

• Concernant les boutons de souris (options 9, 10 et 15 du descriptif)

Il ne faut pas appuyer sur les clics gauche/droit tout en dictant Æ risque de
morcellement des phrases rendant la transcription difficile, voire impossible.

• Concernant l’écoute
Le contrôle du volume doit être correctement paramétré : les sons wave ne
peuvent pas être cochés « muets ».

Æ Pour toute question ou problème, contactez le support au 071/92.46.46 ou via l'adresse

support.informatique@chu-charleroi.be

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ADDENDUM (27/09/12)
SONS ET PERIPHERIQUES AUDIO : REGLAGES PREALABLES SUR PC OU SUR THIN
Avec le déploiement de la dictée numérisée, certains utilisateurs peuvent présenter des difficultés avec le
réglage du volume :
• Après l’enregistrement, il se peut que le niveau sonore lors de la réécoute via le micro soit trop faible
ou même inexistant.
• Les secrétaires pourraient, quant à elles, n’avoir aucun retour sonore dans leurs écouteurs spécifiques
(USB).

Pour remédier à cela :

1. Si vous travaillez sur un Thin, cliquez sur le haut-parleur en bas à droite de votre écran et vérifiez
que le volume ne soit pas au minimum.

2. Si vous travaillez sous Citrix sur un PC, la manœuvre est identique.

Néanmoins, si le niveau sonore n’est toujours pas optimal, vérifiez que le son du PC n’est pas en
mode « muet ».
Pour ce faire, appelez la fenêtre du PC en maintenant la touche « shift » enfoncée + F2.
Un nouveau haut-parleur apparaît en bas à droite de votre écran.
Pour revenir sur votre fenêtre Citrix, refaites shift + F2.

Æ En cas de difficulté, contactez le support au 071/92.46.46 ou via l'adresse

support.informatique@chu-charleroi.be

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PARTIE B
DESCRIPTIF DES ‘BOUTONS’ ET MENUS CORRESPONDANT A LA DICTEE

La dictée est principalement commandée par le micro.

La fenêtre de gestion de la dictée est un complément visuel pour l’utilisateur.

Fenêtre de gestion de la dictée; celle-ci est mobile.

Référence du document + barre de défilement + durée de dictée

Lecture du fichier-son

Enregistrement provisoire (Æ il est possible de « geler » une dictée commencée pour la

poursuivre le moment voulu)

Enregistrement

Mode écrasement par défaut (comme pour les mini-cassettes)

Mode insertion activé (cf. touche INS/OVR du micro)

Valider

Annuler ( !!! n’enregistre pas le document)

Raccourci pour accéder aux procédures de dictée

Les rapports en attente de dictée alimenteront cette liste

Les documents à transcrire par les secrétaires alimenteront cette liste

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PARTIE C
DICTEE EN IMAGERIE MEDICALE

Généralités

Sélection du document médico-technique à traiter + connexion à Magicweb comme classiquement :

Ouverture de la fenêtre de dictée en cliquant sur l’icône ‘micro’ :

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Pour l’utilisateur qui le souhaite, l’ouverture automatique de la fenêtre de dictée au passage de la
douchette est possible via les préférences.

Pour l’utilisateur qui le souhaite, la fenêtre de dictée est par ailleurs mobile.

Chacun pourra donc la positionner à l’endroit jugé le plus adéquat sur l’écran (déplacement = clic
gauche continu sur la souris).

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Enregistrement

• Vous devez appuyer sur le bouton central ROUGE du micro : UN VOYANT LUMINEUX ROUGE
CLIGNOTE

• Appuyez ensuite sur START pour débuter votre enregistrement : LE VOYANT LUMINEUX
DEVIENT CONTINU (Æ confirmation de l’enregistrement visible dans la fenêtre de dictée)

• Options :
- arrêt en cours de dictée, retour arrière ou avance rapide, ré-écoute, insertion, …
- possibilité de visualiser les résultats du patient en cours de dictée,
- possibilité de chercher les résultats d’un autre patient si nécessaire,
- etc.

Insertion

• Si vous souhaitez insérer du texte, cliquez sur la touche INS/OVR du micro : l’icône
apparaîtra en surbrillance dans la fenêtre de dictée.

• Dès que vous activerez le bouton rouge + start, le voyant lumineux s’affichera en vert.
• Pour désactiver le mode ‘insertion’ : cliquez à nouveau sur la touche INS/OVR.

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Sauvegarde et suivi du document

• La dictée est terminée : appuyez sur le bouton ‘EOL/PRIO’ du micro ou cliquez sur l’icône
de la fenêtre d’enregistrement.

Le document est envoyé en attente de transcription chez les secrétaires.

Vous pourrez suivre vos listes ‘à transcrire’ via le menu :

• La dictée du rapport n’est pas terminée et sera poursuivie plus tard, cliquez sur l’icône
de la fenêtre d’enregistrement.

Votre document avec enregistrement provisoire pourra être récupéré dans ‘vos documents à
dicter’ pour être finalisé.

Pour rappel, nous sommes en mode écrasement par défaut.

Pour poursuivre votre dictée, n’oubliez pas de vous positionner

à la fin du rapport via la touche F3 du micro.

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Changement d’auteur et tarification

En cas de changement d’auteur (suivi par un PG par exemple), une alerte a été prévue à l’attention
des secrétaires.

La tarification est ainsi adaptée conformément à une organisation interne (cf. Mr Jacques Marique).

Relevons que les documents dictés par les PG (= auteur) passeront par le traditionnel statut de
relecture avant d’être validés par le médecin référent (= valideur).

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PARTIE D
DICTEE DES RAPPORTS DE CONSULTATION

Chapitre 1 : Préférences de l’utilisateur

Les préférences de l’utilisateur sont à affiner pour chaque type de rendez-vous. Ce suivi est prévu à
l’occasion des formations de dictée numérisée ; le support peut également vous aider.

Pour les services médicaux, retenons la possibilité d’alimenter une liste de rapports d’hospitalisation
à dicter :

11
Pour chaque type de rendez-vous, retenons également la possibilité d’associer (par défaut) un mode
de dictée + le modèle de courrier souhaité :

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Chapitre 2 : Dictée d’un rapport de consultation via la gestion des RV

Sélectionner la vue ‘rendez-vous par médecin’ :

Dans la colonne ‘état’ Æ cliquer sur l’icône correspondant au RV du patient Æ cette action fait
apparaître la fenêtre d’enregistrement du RV + les options de dictée :

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Si les ‘préférences de l’utilisateur’ sont bien paramétrées : le mode de rapport et le modèle de
courrier apparaîtront en rubrique Æ la dictée peut être débutée.

Pour modifier ce choix Æ cliquer sur le menu correspondant :

14
Les rapports ‘à dicter plus tard’ viendront alimenter la liste de travail de l’utilisateur :

15
Enregistrement

• Vous devez appuyer sur le bouton central ROUGE du micro : UN VOYANT LUMINEUX ROUGE
CLIGNOTE

• Appuyez ensuite sur START pour débuter votre enregistrement : LE VOYANT LUMINEUX
DEVIENT CONTINU (Æ confirmation de l’enregistrement visible dans la fenêtre de dictée)

• Options :
- arrêt en cours de dictée, retour arrière ou avance rapide, ré-écoute, insertion, …
- possibilité de visualiser les résultats du patient en cours de dictée,
- possibilité de chercher les résultats d’un autre patient si nécessaire,
- etc.

Insertion

• Si vous souhaitez insérer du texte, cliquez sur la touche INS/OVR du micro : l’icône
apparaîtra en surbrillance dans la fenêtre de dictée.

• Dès que vous activerez le bouton rouge + start, le voyant lumineux s’affichera en vert.
• Pour désactiver le mode ‘insertion’ : cliquez à nouveau sur la touche INS/OVR.

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Sauvegarde et suivi du document

• La dictée est terminée : appuyez sur le bouton ‘EOL/PRIO’ du micro ou cliquez sur l’icône
de la fenêtre d’enregistrement.

Le document est envoyé en attente de transcription chez les secrétaires.

Vous pourrez suivre vos listes ‘à transcrire’ via le menu :

• La dictée du rapport n’est pas terminée et sera poursuivie plus tard, cliquez sur l’icône
de la fenêtre d’enregistrement.

Votre document avec enregistrement provisoire pourra être récupéré dans ‘vos documents à
dicter’ pour être finalisé.

Pour rappel, nous sommes en mode écrasement par défaut.

Pour poursuivre votre dictée, n’oubliez pas de vous positionner

à la fin du rapport via la touche F3 du micro.

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Chapitre 3 : Dictée d’un document supplémentaire via l’éditeur

A partir de la vue ‘rendez-vous par médecin’, pour un même patient, un seul rapport peut être dicté.
Pour dicter un document complémentaire (avis de spécialiste pour la mutuelle par exemple), il
suffit de passer par l’éditeur :

L’éditeur s’ouvre en capture ‘microphone’. La sélection de l’en-tête et du modèle se fait

classiquement :

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A partir de cette vue, la dictée peut être débutée. Les commandes apparaissent en rubrique.

Après enregistrement du document, le médecin peut sélectionner ses destinataires et envoyer le

document en transcription :

19
Il est possible de ne pas envoyer le document en transcription tout de suite (dictée non terminée par
exemple) Æ il suffit de répondre ‘non’ et le document part dans la liste ‘à éditer’ de l’utilisateur.

20
Chapitre 4 : Options complémentaires

Ecoute des courriers dictés numériquement :

L’icône permet d’écouter un fichier-son (sous réserve des droits requis et d’un matériel
d’écoute approprié) :

En l’absence de haut-parleurs, il est possible d’écouter un fichier-son via un téléphone :

Veuillez noter que les médico-techniques non encore validés sont accessibles uniquement au travers
des vues spécialisées ou .

21
Documents urgents à transcrire :

A partir des listes de travail, l’icône permet de marquer des documents comme étant urgents.

Ceux-ci seront traités prioritairement par les secrétaires (! avec un maximum de 5

documents/médecin) :

22
Refus de transcription

En cas de sauvegarde d’un fichier-son vide (= fausse manœuvre), l’icône permet au médecin
de refuser la transcription :

Le rapport repartira dans les documents à dicter de l’utilisateur afin d’être finalisé et (re)mis en
attente transcription :

23
Consultation multiple de documents :

L’icône permet d’ouvrir plusieurs documents dans des fenêtres séparées du SIM, et donc de
les conserver à portée de vue pour dicter.

Il suffit de se positionner sur la ligne correspondant au document et de cliquer sur l’icône pour faire
apparaître la fenêtre.

L’icône a la même fonction mais comporte des pièces-jointes.

Dès que l’utilisateur change de patient, les fenêtres se ferment automatiquement.

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Notes de consultation

Préalablement à la dictée, certains médecins inscrivent des renseignements sur la note de consultation à code-
barres qui doit ensuite être scannée.

Le SIM propose une option de ‘notes rapides de consultation’ (procédure détaillée disponible dans notre
intranet).

Ces notes, pratiques d’utilisation, s’archivent automatiquement dans le dossier médical et sont donc
rapidement disponibles dans le SIM. Cette méthode permet aussi l’économie de papier et de manutention.

Les préférences de l’utilisateur peuvent être affinées pour chaque type de RV.
Le choix du mode de capture sera dans ce cas : NOTE RAPIDE

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26
PARTIE E
DICTEE DES RAPPORTS D’HOSPITALISATION

A partir des préférences de l’utilisateur, il est possible d’automatiser des rapports d’hospitalisation
à dicter. Le médecin qui le souhaite verra donc sa liste ‘à dicter’ s’alimenter :

27
Les médecins qui cocheront ‘jamais’ dans les préférences devront dicter via l’éditeur (voir page 17).

28
Dictée par les médecins post-gradués :

Relevons qu’il est possible pour un PG de dicter numériquement les rapports d’hospi générés
automatiquement. Il lui suffit de récupérer les documents à dicter dans la vue de service.

La procédure de dictée est identique.

Au niveau de la validation, les documents dictés par les PG (= auteur) passeront par le traditionnel
statut de relecture avant d’être validés par le médecin référent (= valideur).

29
PARTIE F
PERSONNES DE CONTACT ET LIENS UTILES

Personnes de contact :
• Nathalie Bernacki, Coordinatrice du Secrétariat Médical :
071/92.05.91.
• Véronique Paquin, secrétaire médicale en charge des suivis et formations :
071/92.05.86 ou DECT 94128
• Support :
071/92.46.46 ou via l’adresse support.informatique@chu-charleroi.be
• Mr Jacques Marique pour l’Imagerie Médicale.

Liens utiles :

1. Procédures :
Direction Médicale :
Courrier Médical :
SIM 2 - Procédure générale d’utilisation
http://docsrv/cachedocuments/general/Pdf/Procedures/Sim2Utilisation.pdf
Rédaction des notes de consultation et des notes d’hospitalisation dans le SIM
http://docsrv/cachedocuments/general/Pdf/Procedures/RedactionNotesSIM.pdf
Sélection d’un modèle en SIM 2
http://docsrv/cachedocuments/general/Pdf/Procedures/SelectionModele.pdf

2. Sans oublier les ‘Dernières nouvelles du SIM’ disponibles en page de connexion :

Mise à jour du 27/09/2012

BERNACKI Nathalie | Coordinatrice

Secrétariat Médical - ISPPC
CHU Charleroi (Site Charleroi)
Bloc B, 4ème étage
Boulevard Paul Janson, 92
6000 Charleroi, Belgique
T:+32 (0)71 920 591 | Fax:+32 (0)71 920 590
Email : nathalie.bernacki@chu‐charleroi.be

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