Manuel de Procedures Version Définitive V14-03-2021

Bureau d’Assistante Technique et d’Etudes
Architecture – Urbanisme – Développement – Sondages et contrôles non destructifs
MANUEL DES PROCEDURES

Administratives, Financières, Comptables et Techniques
Manuel rédigé avec l’appui de :
REUSSITE SERVICES CONSULTING
Version définitive
Mars 2021
Manuel des procédures administratives, comptables et financières Mars 2021
BATE International
Description et présentation ADM-
PARTIE 1 : DESCRIPTION ET PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES..................................................11

1.1. Avant-propos.............................................................................................................................. 12
1.2. Sigles et abréviations................................................................................................................... 13
1.3. Introduction................................................................................................................................ 15
1.4. Les objectifs du manuel................................................................................................................ 16
1.5. Structuration du manuel................................................................................................................ 16
PARTIE 2 : PRESENTATION ET ORGANISATION GENERALE DE LA SOCIETE....................................................18
2.1. Présentation de la Société.................................................................................................................. 19
2.1.1. Historique de la société................................................................................................................ 19
2.1.2. Les objectifs de la société...................................................................................................... 19
2.1.4. Les domaines de compétence................................................................................................. 20
2.1.5. Les stratégies de la société :................................................................................................... 21
2.2. Organisation et fonctionnement de la société.....................................................................................21
2.2.1. Les instances de décisions..................................................................................................... 21
2.2.1.1. L’Assemblée Générale des Associés (A.G)..........................................................................21
2.2.1.2. Le Comité de Gérance (C.G)............................................................................................22
2.2.1.3. La Réunion du Suivi technique des Chantiers (R.S.C.)............................................................23
2.2.1.4. La Réunion d'Entreprise (R.E) ou réunion des cadres.............................................................23
2.2.2. Organigramme de la société................................................................................................... 24
2.3. Description et attributions de la direction/Gérance...............................................................................24
2.4. Description des postes de responsabilités de la société........................................................................26
2.4.1. Fiche de poste : Gérant......................................................................................................... 26
2.4.2. Fiche de poste : Directeur Technique........................................................................................ 29
2.4.3. Fiche de poste : Responsable Administratif et Financier................................................................31
2.4.4. Fiche de Poste : Responsable des Ressources Humaines.............................................................35
2.4.5. Fiche de poste : Chef de projet................................................................................................ 38
PARTIE 3 : LA GESTION BUDGETAIRE......................................................................................................... 40
3.1. Cadre réglementaire de l’élaboration du budget.......................................................................................41
3.1.1. Principes de base du Budget......................................................................................................... 41
3.1.2. Préparation du budget................................................................................................................. 42
3.1.2.1. Détermination des objectifs à atteindre......................................................................................43
3.1.2.2. Étude préparatoire – Projets de budget......................................................................................43
3.1.2.3. Budget définitif..................................................................................................................... 44
3.1.2.4. Outils de base pour la préparation budgétaire.............................................................................44
3.1.3. Document budgétaire.................................................................................................................. 44
3.2. Elaboration des différents budgets........................................................................................................ 45
3.2.1. Budget des recettes.................................................................................................................... 45
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3.2.2. Le budget de fonctionnement........................................................................................................ 46

3.2.2.1. Les dépenses de fonctionnement............................................................................................. 46
3.2.2.2. Les dépenses de sous-traitance générale...................................................................................47
3.2.2.3. Les dépenses du personnel.................................................................................................... 48
3.2.3. Le budget des investissements...................................................................................................... 49
3.3. Le suivi budgétaire............................................................................................................................ 51
PARTIE 4 : LA GESTION DES ACHATS......................................................................................................... 52
4.1. Principes et règles de passation des marchés.........................................................................................53
4.1.1. Principes de passation des marchés............................................................................................... 53
4.1.2. Règles générales d’achat des biens................................................................................................ 54
4.1.3. Règles générales d’achat de services.............................................................................................. 55
4.2. Traitement des Demandes d’achat (D/A) ............................................................................................... 56
4.2.1. Objet de la procédure.................................................................................................................. 56
4.2.2. Application de la procédure........................................................................................................... 56
4.2.3. Règles de gestion....................................................................................................................... 56
4.2.4. Liste des opérations.................................................................................................................... 56
4.2.5. Description de la procédure.......................................................................................................... 57
4.3. Traitement des demandes de réparation (D/R)........................................................................................ 58
4.3.1. Objet de la procédure.................................................................................................................. 58
4.3.2. Application de la procédure........................................................................................................... 58
4.3.3. Règles de gestion....................................................................................................................... 58
4.3.4. Description de la procédure.......................................................................................................... 58
PARTIE 5 : LA GESTION DES VENTES ET DES PROJETS...............................................................................60
5.1. Procédures de commercialisation.................................................................................................... 61
5.1.1. La Gestion des clients........................................................................................................... 61
5.2. La Prospection............................................................................................................................ 62
5.3. Les visites commerciales............................................................................................................... 62
5.4. Procédures de gestion des projets................................................................................................... 63
5.4.1. Modes d’acquisition des projets............................................................................................... 63
5.4.2. Prise en charge de projet : gestion administrative........................................................................63
5.4.3. Procédures de gestion technique de projet.................................................................................63
5.4.3.1. Composition d’un APS..................................................................................................... 67
5.4.3.2. Composition d’un APD.................................................................................................... 67
5.5. Personnel opérationnel (techniques et agents d’appui) de gestion des projets...........................................69
a. Fiche de poste : Architecte................................................................................................................ 70
b. Fiche de poste : Urbaniste................................................................................................................ 73
c. Fiche de poste : Ingénieur de conception.............................................................................................. 76
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d. Fiche de poste : Ingénieur de travaux.................................................................................................. 78

e. Fiche de poste : Assistant (e) de direction (Secrétaire).............................................................................80
f. Fiche de poste : Métreur................................................................................................................... 82
g. Fiche de poste : Dessinateur............................................................................................................. 83
h. Fiche de poste : Chauffeur-Coursier.................................................................................................... 85
i. Fiche de poste : Technicien de surface................................................................................................ 86
j. Fiche de poste : Agent de sécurité (Gardien)......................................................................................... 87
5.6 La gestion de la Facturation................................................................................................................. 88
5.7 Suivi de Règlements et gestion des comptes clients..................................................................................89
5.8 Archivage des factures de vente........................................................................................................... 89
PARTIE 6 : LA GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES STOCKS...................................................................90
6.1. Objectif de la procédure, principes et intervenants....................................................................................91
6.1.1. Les objectifs de la procédure......................................................................................................... 91
6.1.2. Principes clés............................................................................................................................ 91
6.1.3. Conservation des fournitures de bureau...........................................................................................91
6.2. Gestion des stocks............................................................................................................................ 91
6.2.1. Gestion des entrées des stocks..................................................................................................... 91
6.2.2. Le Traitement des sorties des stocks............................................................................................... 93
6.2.3. L’inventaire physique des stocks.................................................................................................... 94
6.2.4. Constations des Inventaires de stocks............................................................................................. 95
6.2.5. Gestion des stocks...................................................................................................................... 95
6.2.6. Suivi des Véhicules..................................................................................................................... 97
6.2.6.1. Procédure de suivi des véhicules............................................................................................. 97
6.2.6.2. Principes de suivi................................................................................................................. 98
6.3. La gestion des immobilisations............................................................................................................ 98
6.3.1. La gestion des entrées des immobilisations......................................................................................98
6.3.1.1. Fiche individuelle d’immobilisation (Annexe 10)...........................................................................98
6.3.1.2. Identification des immobilisations............................................................................................. 99
6.3.2. Gestion des sorties des immobilisations.........................................................................................100
6.3.2.1. Le recensement des immobilisations.......................................................................................101
6.3.2.2. La validation du PV de réforme.............................................................................................. 102
6.3.2.3. Validation des fiches de sortie............................................................................................... 102
6.3.2.4. Les sorties provisoires d’immobilisation...................................................................................103
6.3.2. Inventaire physique des immobilisations........................................................................................ 103
6.3.2.1. Planning d’inventaire........................................................................................................... 104
6.3.2.2. Visa du planning d’inventaire................................................................................................. 104
PARTIE 7 : LA GESTION DU COURRIER ET DE LA DOCUMENTATION.............................................................106
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7.1. Principe de signatures................................................................................................................ 107

7.2. Courrier normal......................................................................................................................... 108
7.2.1. Application de la procédure......................................................................................................... 108
7.2.2. Courrier normal « Arrivée »................................................................................................... 108
7.2.3. Courrier normal « Départ »................................................................................................... 110
7.3. Courrier confidentiel................................................................................................................... 112
7.3.1. Courrier confidentiel « Arrivée »............................................................................................. 112
7.3.2. Courrier confidentiel « départ ».............................................................................................. 112
7.4. Notes de services...................................................................................................................... 113
7.4.1. Elaboration de la note de service...........................................................................................113
7.4.2. Validation et signature de la note de service.............................................................................113
7.4.3. Enregistrement de la note de service......................................................................................114
PARTIE 8 : LA GESTION DES MISSIONS..................................................................................................... 115
8.1. Définitions et principes..................................................................................................................... 116
8.2. Suivi des missions.......................................................................................................................... 116
8.3. Gestion financière des missions......................................................................................................... 117
8.4. Retour de mission........................................................................................................................... 118
8.5. Modification de la mission en cours..................................................................................................... 119
PARTIE 9 : ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE............................................................................120
9.1. Organisation du système comptable.................................................................................................... 121
9.1.1. Référentiel comptable................................................................................................................ 121
9.1.2. Caractéristiques des systèmes comptables.....................................................................................121
9.1.3. Principes comptables applicables................................................................................................. 122
9.1.3.1. Principe de continuité de l’exploitation.....................................................................................122
9.1.3.2. Principe du coût historique.................................................................................................... 122
9.1.3.3. Principe de spécialisation des exercices..................................................................................123
9.1.3.4. Principe de prudence........................................................................................................... 123
9.1.3.5. Principe de permanence des méthodes...................................................................................124
9.1.3.6. Principe de transparence...................................................................................................... 124
9.1.3.7. Principe de correspondance bilan d’ouverture et bilan de clôture...................................................124
9.1.3.8. Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence.................................................................125
9.1.4. Fonctionnement du système comptable.........................................................................................126
9.1.4.1. Réception des pièces justificatives..........................................................................................126
9.1.4.2. Imputation des pièces justificatives.........................................................................................126
9.1.4.3. La saisie des pièces comptables............................................................................................ 126
9.1.4.4. Le traitement des écritures.................................................................................................... 127
9.1.4.5. L’édition des états............................................................................................................... 127
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9.1.5. Les supports comptables............................................................................................................ 128

9.1.5.1. Les pièces externes............................................................................................................ 128
9.1.5.2. Les pièces internes............................................................................................................. 129
9.1.6. Registres comptables................................................................................................................ 130
9.2. Codification comptable..................................................................................................................... 132
9.2.1. Registres comptables................................................................................................................ 132
9.2.2. Comptes généraux.................................................................................................................... 132
9.2.3. Codifications auxiliaires.............................................................................................................. 133
9.3. Les procédures de gestion de la trésorerie........................................................................................ 133
9.3.1. La gestion de la caisse.............................................................................................................. 133
9.3.1.1. Les recettes de caisse......................................................................................................... 133
9.3.1.2. Les dépenses de fonctionnement...........................................................................................134
9.3.1.3. L’enregistrement des opérations de caisse...............................................................................135
9.3.1.4 Le contrôle de la caisse........................................................................................................ 135
9.3.2. La gestion des opérations de banque........................................................................................136
9.3.2.1. Les recettes de banque........................................................................................................ 136
9.3.2.2. Les dépenses par banque.................................................................................................... 137
9.3.3. Le rapprochement bancaire..................................................................................................... 138
9.4. Procédures d’ordonnancement des dépenses.......................................................................................138
9.4.1. Paiement par banque................................................................................................................ 139
9.4.2. Paiement par caisse menues dépenses......................................................................................... 139
9.4.3. Prestations de service............................................................................................................... 139
9.4.4. Frais de mission....................................................................................................................... 140
9.4.5. Salaires et indemnités............................................................................................................... 140
9.4.6. Les avances............................................................................................................................ 141
9.4.6.1. Les avances aux fournisseurs et prestataires............................................................................141
9.4.6.2. Les avances sur salaires...................................................................................................... 141
9.5. Classement et archivage des documents......................................................................................141
9.5.1. Les acquisitions d’immobilisations................................................................................................ 141
9.5.2. Les Achats – Fournisseurs.......................................................................................................... 141
9.5.3. Les pièces de Caisse................................................................................................................ 142
9.5.4. Les pièces de Banque............................................................................................................... 142
9.5.5. Paie-Personnel........................................................................................................................ 142
9.5.6. Déclarations fiscales................................................................................................................. 142
9.5.7. Déclarations sociales................................................................................................................. 143
9.5.8. Opérations Diverses.................................................................................................................. 143
9.6. Etats financiers.............................................................................................................................. 143
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PARTIE 10 : LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (GRH)...................................................................146

10.1. Dispositions générales................................................................................................................... 147
10.1.1. Champ d’application................................................................................................................ 147
10.1.2. Abrogation............................................................................................................................ 147
10.1.3. Avantages acquis.................................................................................................................... 147
10.2. Devoirs et obligations des salariés.................................................................................................... 148
10.2.1. Obligations d'exécuter les tâches confiées...............................................................................148
10.2.2. Obligation d'obéissance....................................................................................................... 148
10.2.3. Obligation du secret professionnel.......................................................................................... 148
10.2.4. Obligation de désintéressement, d'honnêteté et d'intégrité...........................................................148
10.2.5. Droit à la protection............................................................................................................. 149
10.2.6. relations avec les Médias..................................................................................................... 149
10.2.7. Respect du matériel de la société BATE International.................................................................149
10.2.8. Ponctualité et diligence........................................................................................................ 149
10.2.9. Corruption........................................................................................................................ 149
10.3. Devoirs et obligations de l’employeur : BATE International SARL..........................................................150
10.4. Classification professionnelle du personnel de BATE International........................................................151
10.5. Recrutement............................................................................................................................ 153
10.5.1. Conditions de recrutement.................................................................................................... 153
10.5.2. Phases de recrutement........................................................................................................ 154
10.5.3. Critères de sélection........................................................................................................... 154
10.5.4. Engagement..................................................................................................................... 155
10.5.5. Modifications des clauses du contrat de travail..........................................................................156
10.5.6. Conditions générales d’emploi............................................................................................... 156
10.6. Gestion des Absences et des congés............................................................................................. 157
10.6.1. Gestion des absences......................................................................................................... 157
10.6.2. Gestion des Congés........................................................................................................... 159
10.6.2.1. Congés payés............................................................................................................. 159
10.6.2.2. Congé maladie............................................................................................................ 160
10.6.3. Accident du travail.............................................................................................................. 161
10.6.4. Jours fériés....................................................................................................................... 161
10.6.5. Œuvres sociales................................................................................................................ 162
10.6.6. Tenue de travail ou de sécurité, équipement de protection...........................................................162
10.6.7. Mutations......................................................................................................................... 163
10.6.8. Transport des bagages........................................................................................................ 163
10.8. Suspension du Contrat de Travail..................................................................................................... 164
10.8.1. Maladies et accidents non professionnels................................................................................164
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10.8.2. Accidents du travail et maladies professionnelles.......................................................................164

10.8.3. Disponibilité pour convenance personnelle...............................................................................165
10.8.4. Disponibilité pour mandat électoral.........................................................................................165
10.9. Rupture du Contrat de Travail.......................................................................................................... 165
10.9.1. Préavis............................................................................................................................ 165
10.9.2. Licenciement..................................................................................................................... 165
10.9.3. Décès du travailleur............................................................................................................ 165
10.9.4. Retraite............................................................................................................................ 166
10.10. Gestion des contrats et de la carrière............................................................................................... 166
10.10.1. Les employés.............................................................................................................. 166
10.10.2. Avancement et Promotion.............................................................................................. 167
10.10.2.1. L’Avancement......................................................................................................... 167
10.10.2.2. La promotion........................................................................................................... 168
10.10.2.3. Reclassement :........................................................................................................ 168
10.11. Evaluation du personnel.......................................................................................................... 168
10.12. Formation professionnelle........................................................................................................ 169
10.13 Intérim....................................................................................................................................... 170
10.14 Mutation des femmes en état de grossesse........................................................................................170
10.15 Mutation dans un emploi inférieur..................................................................................................... 170
10.16 Affectation à un autre lieu d’emploi................................................................................................... 171
10.17 Sanctions disciplinaires................................................................................................................. 171
10.18 Sanctions possibles...................................................................................................................... 172
10.19 Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables...........................................................172
10.20 Délais de récidive en matière de discipline et sanctions.........................................................................173
10.21 Le Conseil de Discipline............................................................................................................. 174
10.22 Classification et effets des sanctions sur les contrats........................................................................175
10.23 Les effets des sanctions sur le contrat et la carrière..........................................................................175
10.24 Les temporaires....................................................................................................................... 175
10.25 Rémunérations et avantages au personnel.........................................................................................175
10.25.1 Dispositions Générales............................................................................................................ 175
10.25.2 Salaires............................................................................................................................... 176
10.25.3 Grille de salaire..................................................................................................................... 176
10.26 Traitement de la paie.................................................................................................................... 176
10.26.1 Paiement de l’ITS retenus............................................................................................................ 177
10.26.2 Relations avec les organismes sociaux...........................................................................................177
10.27 Primes et indemnités.................................................................................................................... 177
10.27.1 Prime de panier..................................................................................................................... 177
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10.27.2 Prime de médaille.................................................................................................................. 178

10.27.3 Prime de 13ème mois................................................................................................................ 178
10.27.4Prime rendement.................................................................................................................... 178
10.27.5Indemnité de responsabilité....................................................................................................... 178
10.27.6 Indemnité de carburant et de téléphone.......................................................................................178
10.27.7 Prime d’installation d’employé................................................................................................... 178
10.27.8 Indemnité de caisse................................................................................................................ 179
10.27.9 Indemnité de logement........................................................................................................ 179
10.27.10 Indemnité de transport........................................................................................................... 179
10.27.11 Indemnité de zone désertique.................................................................................................. 179
10.28 Soins médicaux........................................................................................................................ 179
10.29 Distinction du travailleur............................................................................................................. 180
ANNEXES.............................................................................................................................................. 181
Annexe 1 : Modèle de budget..................................................................................................................... 183
Annexe 2 : Demande d’Achat (D/A).............................................................................................................. 186
Annexe 3 : Bon de commande.................................................................................................................... 187
Annexe 4 : Bon de réparation..................................................................................................................... 188
Annexe 5 : Modèle de Fiche de projet........................................................................................................... 189
Annexe 6 : Fiche de validation de projet........................................................................................................ 190
Annexe 7 : Modèle PV de réunion de chantier................................................................................................ 191
Annexe 8 : Modèle fiche de stock................................................................................................................ 192
Annexe 9 : Fiche d’inventaire de stock.......................................................................................................... 193
Annexe 10 : Modèle fiche individuelle d’immobilisation......................................................................................194
Annexe 11 : Modèle fiche de sortie d’immobilisation.........................................................................................195
Annexe 12 : Fiche d’inventaire physique des immobilisations.............................................................................196
Annexe 13 : Modèle Ordre de mission.......................................................................................................... 197
Annexe 14 : Demande de réapprovisionnement.............................................................................................. 198
Annexe 15 : Inventaire de caisse................................................................................................................. 199
Annexe 16 : Remise chèque....................................................................................................................... 200
Annexe 16 : Fiche de dépense.................................................................................................................... 201
Annexe 18 : Modèle Demande d’avance sur salaires/Frais de prestation de Services..............................................202
Annexe 19 : Catégorie Professionnelle à l'entrée............................................................................................. 203
Annexe 20 : Grille de salaire au recrutement.................................................................................................. 204
Annexe 21 : Avancement en échelons et en classe du personnel de BATE International...........................................205
Annexe 25 : Indemnités et avantages à allouer au personnel de BATE International................................................208
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ANNEXE 26 : SOMMAIRE RAPPORT DE MISSION........................................................................................ 209

ANNEXE 27 : SOMMAIRE RAPPORT DE CHANTIER.....................................................................................210
ANNEXE 28 : FICHE DE PROJET............................................................................................................... 212
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PARTIE 1 : DESCRIPTION ET PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES
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1.1. Avant-propos
Le présent manuel décrit l‘organisation, les procédures de gestion administrative, financière,
comptable et technique de la Société BATE International. La mise en place des procédures
formalisées répond aux objectifs ci-après :
- fournir un cadre formel d‘exécution des opérations à caractère administratif et financier

conforme :
o aux principes de gestion généralement admis,
o à la législation Nigérienne .
- responsabiliser davantage le personnel dans l‘accomplissement des tâches respectives par
une définition précise des postes et des attributions afférentes,
- rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l‘optimisation des circuits
d‘information (circulation des documents),
- enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace.
Ce manuel a été élaboré sur la base des dispositions de légales et règlementaires régissant les
Sociétés Commerciales et les GIE, le CGI, l’AUDCIF, le Code du travail et la CCI.
Ce manuel doit être mis à jour périodiquement pour garantir le caractère définitif de
l’enregistrement des mouvements. Il est conservé aussi longtemps qu’est exigé la présentation
des états financiers successifs auxquels il se rapporte.
Le manuel a pour objectif de mettre à la disposition du personnel de BATE International, un outil

de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des activités de la société.
Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de

gestion qui doit se traduire pour BATE International par des suivis réguliers pour pallier les
différents risques qui peuvent résulter de la non application des procédures, mais surtout des
négligences, des erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension.
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1.2. Sigles et abréviations
AGE Assemble Générale Extraordinaire

AGO Assemble Générale Ordinaire
ANPE Agence Nationale Pour la Promotion de l'Emploi
APD Avant-Projet Détaillé
APS Avant-Projet Sommaire
AG Assemble Générale
B/C Bon de Commande
BATE Bureau d'Assistance Technique et d'Etudes
BL Bon de Livraison
BS Bon de Sortie
CCTP Cahier des Clauses Techniques Particulières
CDD Contrat à Durée Déterminée
CDI Contrat à Durée Indéterminée
CG Comité de Gérance
CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale
CR Commission de Recensement
CRM Customer Relationship Management
CT Code du Travail
D/A Demande d'Achat
D/R Demande de Réparation
DAO Dossier d'Appel d'Offre
DCE Dossier de Consultation des Entreprises
DRF Dossier de Recherche de Financement
GRH Gestion des Ressources Humaines
ISB Impôt Sur le Bénéfice
ITS Impôt sur le Traitement de Salaire
OHADA Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
OPM Objectifs, Programmes d’action et Moyens d’actions
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BATE International
PV Procès-Verbal
RCCM Registre de Commerce et du Crédit Mobilier
RE Réunion d'Entreprise
RSC Réunion du Suivi technique des Chantiers
SARL Société A Responsabilité Limitée
SARLU Société A Responsabilité Limitée Unipersonnelle
SMART Spécifique Mesurable Réaliste et Temporel
SYSCOHADA Système Comptable de l'OHADA
TDR Termes de Référence
TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée
UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine
VNC Valeur Nette Comptable
14
BATE International
1.3. Introduction
Le présent Manuel des Procédures fixe les procédures Administratives, Financières,

Comptables et Techniques de la société BATE International. Il est un instrument d’organisation
de travail qui vise à :
 Décrire les tâches et opérations à réaliser au niveau des postes de travail pour que
leurs titulaires exercent correctement les activités et tâches qui leur sont confiées ;
 Formaliser les modes opératoires à suivre dans chaque cas de figure, pour permettre
aux agents d’agir de façon sûre et rapide devant chaque situation ;
 Traduire en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de travail
ou d’activité donnée.
Le manuel des procédures joue plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on
peut citer :
 C’est un référentiel de communication : par sa conception, il permet à chaque

intervenant ou opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des
contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants selon des normes
et des procédures comprises et acceptées par tous ;
 C’est un référentiel de formation : il constitue en effet un outil de formation efficace pour
les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une
fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles
responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches
quotidiennes ;
 C’est un référentiel de gestion : il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects
de la gestion de la société et de son système d'information. Il remplit à cet effet un rôle
de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du
sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme de BATE International ;
 C’est un référentiel de contrôle : il aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et de
l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits.
L'application des instructions de la Gérance de la Société et le respect, pour chaque
15
BATE International
agent, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues,
seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organismes de contrôle interne qu'externe ;
16
Manuel des procédures administratives, comptables et financières MAJ : Mars 2020
BATE International Description et présentation du manuel ADM-
Objectifs et structuration
 C’est un référentiel d'information et de travail : il permet au personnel de la société

d'analyser tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre
le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, tout
agent sur les tâches ou contrôles qu'il a eus à effectuer. Il permet de structurer le travail
de façon à ce que tout acteur trouve l’information dont il a besoin au bon endroit pour
faire son travail tout en permettant aux autres acteurs d’être informés de la quantité et
de la qualité du travail fait par quiconque.
1.4. Les objectifs du manuel
Le présent manuel a pour objectifs de :
- Sensibiliser le personnel sur la vision et la mission de la société ;
- Fournir une standardisation des procédures des opérations quotidiennes ;
- Aider dans la formalisation du fonctionnement de la société ;
- Clarifier les rôles et responsabilités de son personnel ;
- Fournir un guide pour chaque poste de travail ;
- Décrire et fournir des outils de gestion ;
- Former les utilisateurs.
Tout le personnel de BATE International selon ses attributions doit être formé sur les contenus
de ce manuel.
1.5. Structuration du manuel
Le manuel est présenté sous forme de classeur à feuillets mobiles permettant une mise à jour
aisée.
Il comporte onze (11) parties ainsi définies :
- Partie 1 : Description et présentation du manuel

- Partie 2 : Présentation et Organisation Générale de la Société
- Partie 3 : La Gestion Budgétaire
- Partie 4 : La Gestion des Achats
- Partie 5 : La gestion des Ventes et des projets
- Partie 6 : La gestion des Immobilisations et des Stocks
- Partie 7 : La gestion du courrier et de la Documentation
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BATE International Description et présentation du manuel ADM-
Objectifs et structuration
- Partie 8 : La gestion des Missions

- Partie 9 : Organisation financière et comptable
- Partie 10 : La Gestion des Ressources humaines
- Partie 11 : Les annexes
18
BATE International
Présentation et organisation générale de la société ADM-
PARTIE 2 : PRESENTATION ET ORGANISATION GENERALE DE LA SOCIETE
19
BATE International Présentation et organisation générale de la société ADM -
Historique et objectifs
2.1. Présentation de la Société

2.1.1. Historique de la société
Le Bureau d’Assistance Technique et d’Etudes (BATE) International a été créé le 15 novembre
2006 à Niamey, par Monsieur SOULEY Adamou, pour une durée de quatre-vingt-dix-neuf (99)
ans. Il a été créé sous la forme d’une société à responsabilité limitée unipersonnelle (SARL.U)
avec un capital de trois millions (3 000 000) Francs CFA. La société a été immatriculée au
registre de commerce et du crédit mobilier sous le Numéro RCCM-NI-NIM-2006-B-1599.
Le 13 novembre 2009, Monsieur SOULEY Adamou a cédé à Messieurs MOHAMADOU
NABINGUI Abdourahamane et TINNI Younoussa quarante-neuf pour cent (49%) des parts du
capital social, soit cent quarante-sept (147) parts dans les proportions suivantes :
- Soixante-quinze (75) parts à Monsieur MOHAMADOU NABINGUI Abdourahamane ;
- Soixante-douze (72) parts à Monsieur TINNI Younoussa.
Aux termes d’une Assemblée Générale Extraordinaire en date du 14 novembre 2009, les
associés ont décidé de refondre les statuts pour les adopter aux dispositions relatives aux
Sociétés A Responsabilité Limitée pluripersonnelles, d’étendre l’objet social au Village de la
Francophonie, Rue ONESISME RECLUS, Villa 144.
Le 14 juillet 2018, Monsieur MOHAMADOU NABINGUI Abdourahamane a vendu l’intégralité de
ses soixante-quinze (75) parts sociales à Monsieur SOULEY Adamou.
Le 29 juillet 2019, Monsieur TINNI Younoussa vend la totalité de ses soixante-douze (72) parts
détenues dans le capital de ladite société à son co-associé Monsieur SOULEY Adamou.
En conséquence, la société BATE International devient une Société A Responsabilité Limitée
Unipersonnelle (SARL.U) dont l’intégralité des trois cents (300) parts composant le capital
social est détenue par Monsieur SOULEY Adamou.
2.1.2. Les objectifs de la société

La Société a pour objet l’architecture, l’urbanisme et le développement notamment :
- Toutes prospections, recherches et études relatives à la réalisation d’immeubles neufs
ou à la réhabilitation, rénovation, diagnostic d’immeubles existants ;
- La décoration d’intérieur, l’architecture paysagiste, l’expertise des bâtiments ;
20
BATE International Présentation et organisation générale de la société ADM -
Valeurs et compétences
- L’obtention des toutes autorisations ou concessions pour la construction ;

- L’acquisition de terrains ou immeubles bâtis et non bâtis ;
- La conception, l’exécution de tous travaux d’architecture, de dessin et de constructions
de bâtiments et génie civil spécialement tous travaux publics et autres se rattachant à
l’objet principal de la société ou pouvant en faciliter l’exécution ou le développement ;
- La participation dans le capital de sociétés civiles immobilières ayant pour objet la
construction d’immeubles en vue de la vente ou de sociétés en vue de l’attribution
d’immeubles ;
- Les sondages et contrôles non destructifs.
BATE International poursuit le crédo d’être un bureau d’études connu et reconnu au Niger et à
l’international, pour y devenir un leader incontournable.
2.1.3. Les valeurs de la société
Les activités de BATE International sont basées sur des valeurs d’entreprise.
Nous tenons et nous devons, en toutes circonstances d’être :
 VRAIS (transparence, simplicité, vérité) ;

 VITAUX (dynamique, disponibilité, battant, enthousiaste) ;
 RESPONSABLES (sens du devoir accompli, économie, respect de l’environnement) ;
 FRATERNELS (esprit de partage, sens de l’équipe, le client satisfait, c’est notre métier).
Notre devise est « Espace & Lumière » et notre slogan « l’Architecture c’est émouvoir ».
2.1.4. Les domaines de compétence

 Architectures ;
 Etudes techniques-Génie Civil ;
 Aménagement-restauration ;
 Décoration-architecture intérieur ;
 Urbanisme ;
 Ingénierie ;
 Développement ;
 Sondages et Contrôles non destructifs.
21
BATE
International Présentation et organisation générale de la société ADM -
Organisation et fonctionnement
2.1.5. Les stratégies de la société :

Les stratégies de la société se récapitulent comme suit :
- Définir une politique commerciale en cohérence avec les valeurs de l’entreprise ;
- Sécuriser toutes nos ressources par la maîtrise des charges ;
- S’appuyer sur une équipe de professionnels motivés et compétents ;
- Faire des achats optimisés et sécurisés ;
- Offrir des services de qualité et innovants.
2.2. Organisation et fonctionnement de la société
2.2.1. Les instances de décisions
Les instances de décisions sont les suivantes :
 L’Assemblée Générale des Associés (A.G) ;

 Le Comité de Gérance (C.G) ;
 La réunion du suivi technique des chantiers (R.S.C.) ;
 La Réunion d'Entreprise (R.E) ou réunion des cadres.
2.2.1.1. L’Assemblée Générale des Associés (A.G)
L’Assemblée Générale des Associés peut être ordinaire ou extraordinaire.
2.2.1.1.1. L’Assemblée Générale Ordinaire (A.G.O)
L’Assemblée Générale ordinaire a pour but de :
- statuer sur les états financiers de synthèse de l’exercice écoulé ;

- définir les grandes orientations stratégiques de la société ;
- adopter des résolutions, des recommandations et des motions ;
- s’assurer de la saine administration et du bon fonctionnement de la société ;
- créer des réserves facultatives ou tous fonds spécifiques ;
- adopter le rapport d’activités de l’exercice ;
- examiner et approuver les comptes de l’exercice ;
- donner quitus ou non au Gérant ;
- nommer un commissaire aux comptes ;
22
BATE
- statuer sur l’affectation des résultats de l’exercice ;

- adopter les projets de budget et de plan d’activités annuels de la société ;
- créer toute structure qu’elle juge utile ;
- autoriser la gérance à effectuer les opérations subordonnées dans les statuts à l’accord
préalable des associés ;
- procéder à la nomination des gérants et le cas échéant du commissaire aux comptes ;
- procéder au remplacement des gérants et le cas échéant du commissaire aux comptes ;
- approuver les conventions intervenues entre la société et l’un de ses gérants ou associés ;
- plus généralement, de statuer sur toutes questions qui n’entraînent pas la modification des
statuts.
2.2.1.1.2. L’Assemblée Générale Extraordinaire (A.G.E)
L’assemblée Générale Extraordinaires a pour objet de :
- statuer sur la modification des statuts ;

- autoriser les fusions, scissions, transformations et apports partiels d’actif ;
- transférer le siège social de la société ;
- dissoudre par anticipation la société.
2.2.1.2. Le Comité de Gérance (C.G)
Le comité de gérance est au sein de BATE International, un groupe généralement ne restreint

de personnes, formant un ensemble constitué, investi d'un pouvoir de surveillance et de
décision. Il est composé des Associés, du Directeur technique, du Responsable Administratif et
Financier et du Responsable des Ressources Humaines.
À ce titre il assure tout ou partie des compétences suivantes :
 Pilotage des différentes activités concourant à l'objet social de l'organisation ;

 Suivi des décisions de l’Assemblée générale ;
 Lieu d'échanges et de réflexion sur la stratégie et les questions d'intérêt général ;
 Autorisation des investissements dont le montant excède une valeur définie. Cette
prérogative pouvant être soumise à l'information préalable de l’Assemblée Générale des
Associés.
23
BATE
2.2.1.3. La Réunion du Suivi technique des Chantiers (R.S.C.)
La RSC est l'instance qui passe en revue tous les chantiers en cours et les chantiers en
démarrage. Elle se tient tous les Mercredis de la semaine sous la conduite du Directeur
Technique ou de son intérimaire et statue sur :
 la qualité du travail exécuté sous la responsabilité du contrôleur ;

 l'audition des contrôleurs ;
 les besoins en recrutement du personnel de suivi de chantier ;
 la suspension ou la reprise de chantier ;
 la sanction des contrôleurs en cas de faute.
Tous les contrôleurs de chantier sont tenus de participer à la RSC en présentiel ou en

visioconférence.
Les décisions de la RSC doivent être entérinées par le Gérant avant leur mise en application.
2.2.1.4. La Réunion d'Entreprise (R.E) ou réunion des cadres
La réunion des cadres est l'instance qui passe en revue tous les projets en études, les projets
en exécution et les offres/Manifestations/Concours. Elle se tient tous les lundis du mois à 10 h.
Elle décide de :
 la conduite à tenir sur l'évolution des projets ;

 délais de rendu pour chaque étape du projet ;
 adjoindre ou remplacer les chefs de projets.
La réunion des cadres est également habilitée à décider du besoin de recrutement ou de

licenciement.
Tous les cadres sont tenus d'y assister.
24
BATE
2.2.2. Organigramme de la société
Assistant du Gérant Gérant Associée
Responsable des
Cabinet d'assistance Ressources Humaines Directeur Technique
Responsable Adm et Fin
Comptable
Chef de projet
Ingénieur Génie Civil Architecte Ingénieur Electricien Controleurs Dessinateurs/projeteurs Metreurs
2.3. Description et attributions de la direction/Gérance

BATE International est une Société à Responsabilité Limitée Unipersonnelle, elle est dirigée par
son Associé, Gérant. Dans les rapports avec les tiers, le Gérant est investi des pouvoirs les
plus étendus pour agir en toute circonstance, au nom de la société.
Le Gérant, Associé a la qualité d'employeur au sens du Code du travail. II est chargé :
- d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de la Société ;

- d’approuver le plan d'action annuel et le budget prévisionnel ;
- d’assurer la gestion des activités de la Société et veiller à l'exécution des décisions ;
- d’évaluer l'exécution des activités ;
- de signer toutes conventions nécessaires et conformes à la mission qui lui a été confiée;
- de veiller au respect du règlement intérieur de la Société ;
- de veiller à l'évaluation des performances du personnel de la société ;
25
BATE
- de définir l’orientation et la politique générale de la société en vue de la réalisation de

l’objet social ;
- d’examiner et approuver le programme d’activités présenté par le personnel ;
- de commanditer les audits ou missions de contrôle des comptes et la gestion du Conseil
d’administration ;
- de veiller à la mise en exécution des orientations définies et les décisions prises ;
- d’approuver le manuel de procédures de la société ;
- de recruter le personnel de la société ;
- de nommer le commissaire aux comptes ;
- d’examiner les comptes de la société ;
- d’assurer la gestion courante et le bon fonctionnement de la société ;
- d’être l’ordonnateur du budget de la société et de veiller à l’exécution du budget tant en
recettes qu’en dépenses ;
- de signer les contrats avec les clients et partenaires de la société ;
- d’assurer la gestion des ressources humaines, techniques et financières de la société ;
- d’assurer l’autorité sur tout le personnel salarié de la société et en assurer le
recrutement et le licenciement dans le respect de la réglementation en vigueur ;
- de proposer l’organigramme de la société ;
- de déterminer conformément au droit du travail, les salaires, appointements, indemnités,
primes et avantages divers consentis au personnel de la société.
26
BATE
Description des postes de responsabilités (Fiche de poste)
2.4. Description des postes de responsabilités de la société

2.4.1. Fiche de poste : Gérant
Fiche de poste
Titre du poste : Gérant
Superviseur hiérarchique
direct : Associés, Assemblé Remplaçant : Directeur Technique
Générale des Associés
Date de mise à jour : Janvier Agents sous sa responsabilité : l’ensemble du personnel de la
2020 société
- Planification de la stratégie et performance de la direction ;
- Insuffler un dynamisme porteur de réussites visant à
garantir une croissance durable et profitable de la société
et à maintenir un climat social interne de qualité.
- Veiller à la performance RH et la gestion des talents ;
1. Principales missions
- Assurer la transparence et le contrôle interne ;
- Promouvoir une communication efficace et une image
fidèle de la société ;
- Visite de chantiers ;
- Conseil en amont, en suivi et en aval des projets d’études.
2. Missions spécifiques - Mettre en place un plan stratégique centré sur la pérennité
(Activités et tâches du à long-terme, sur la rentabilité et sur la productivité de la
poste) société ;
- Susciter l’engagement et l’intérêt des employés, mettre en
place des standards de performance tournés vers les
objectifs de court-terme et de long-terme ;
- S’assurer que toutes les activités entreprises par la société
se font dans le respect de la loi et de la législation en
vigueur ;
- Prévoir et assurer le développement et la mise en place de
politiques et procédures RH pour le recrutement, la
formation et la mise à jour des connaissances ;
- Recruter des employés compétents et qualifiés ;
- Établir une gestion participative compétente et efficace ;
- Encourager les employés à fournir des services de qualité
et à travailler efficacement en équipe ;
- Évaluer les employés et rendre compte des commentaires
afin qu’ils puissent s’améliorer et évoluer au sein de
l’équipe ;
- Veiller au respect du manuel des procédures
administratives, comptables et financières ;
27
BATE
- Définir et mettre en place des normes et des procédures

de contrôle interne afin de garantir la sécurité des
opérations, des actifs et des données de l’organisation ;
- S’assurer que les procédures de contrôle interne sont
respectées, faciliter le travail des auditeurs internes et
externes et communiquer sur les recommandations
éventuelles ;
- Établir des systèmes et des mécanismes pour fournir des
rapports d’expertise exactes au client ;
- Agir en tant que principal représentant de l’institution à
l’égard des agences gouvernementales et des clients ;
- Développer et entretenir de bonnes relations avec les
instances réglementaires ainsi que les leaders du secteur
de l’architecture ;
- Définir un réseau d’informations fiables au sein duquel
l’institution pourra prédire les évolutions politiques,
sociales, économiques, légales et environnementales à
moyen et à long terme ;
- Être en contact constant avec les partenaires
stratégiques ;
- Contribuer à l’élaboration des documents de réponse aux
appels à manifestation d’intérêts et d’appels d’offres ;
3. Documents
- Rapports d’expertise des biens bâtis établis par les
architectes ;
- Rapports de visite de chantier établis par les chefs de
projet ;
3.1. Documents reçus au
- Documents d’appel à manifestation d’intérêt et d’appels
poste de travail
d’offres ;
- Plans architecturaux ;
- Coupes et façades architecturales ;
- Courriers et courriels entrants.
3.2.Documents produits au - Imputations aux tiers
poste de travail - Courriers et courriels sortants
- Rapport circonstancier
4. Rapports produits au - Rapport d’expertise sur les biens bâtis ;
poste - Rapport de visite de chantier ;
- Rapport de mission.
- Assistant
5. Relation à l’intérieur de - Directeur Technique
la société - Cadres (Architectes et ingénieurs)
6. Relation avec l’extérieur - Maitre d’ouvrage
28
BATE
- Maitre d’ouvrage délégué

- Maitre d’œuvre
- BET
- BCT
- Entreprises
- Financiers
- Rentabilité de la société ;
7. Indicateurs de
- Pérennité de la société ;
performance
- Evolution du portefeuille clients ;
Date :
Lu et accepté Le supérieur hiérarchique
Nom et prénom Agent Nom et Prénom
Approbation de la Gérance
29
BATE
2.4.2. Fiche de poste : Directeur Technique
Fiche de poste
Titre du poste : Directeur Technique
Superviseur
hiérarchique direct : Remplaçant : Chef de Projet
Gérant
Date de mise à Agents sous sa responsabilité : Architecte, Ingénieur, consultant externe,
jour : Janvier 2020 personnel d’appui.
- Gestion et coordination des activités du département technique ;
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des fiches de projets ;
1. Principales
missions - Assurer la gestion des projets de la phase étude jusqu’à leur réception
définitive.
- Dresser et renseigner les fiches de projets à soumettre à la Gérance ou à
la réunion des cadres ;
- D’identifier clairement les tâches à exécuter et de faire une proposition
d’affectation qu’il soumet à la Gérance ou à la réunion des cadres ;
2. Missions - De valider tous les documents techniques produits par son département
spécifiques ou le secrétariat avant de les soumettre à la Gérance ou à la réunion des
(Activités et cadres ;
tâches du - D’identifier les besoins en moyens de production ou en personnel qu’il
poste) soumet à la Gérance ou à la réunion des cadres ;
- D’initier les missions à caractère technique sur les chantiers de
l’extérieur ;
- Programmer et assister aux réceptions des travaux en compagnie des
chefs de projet.
- Coordination et Supervision des projets.
3. Documents
- Courriers et courriels imputés par le Gérant ;

- Fiche de projet ;
.1. Documents - Fiche de mission ;
reçus au poste - Demande de paiement (Avance de démarrage, décompte) ;
de travail - Rapports de chantiers mensuels et hebdomadaires des projets en cours ;
- Documents d’appels à manifestation d’intérêts et d’appels d’offres ;
- Documents graphiques des projets en fichiers numériques
30
BATE
- Courriers et courriel de réponse ;

- Observations écrites ou visa verbal sur les demandes de paiement
.2. Documents - Manifestations d’intérêts et offres
produits au - APS
poste de travail - APD,
- DAO/DCE
- DEX
- Rapport d’APS
- Rapport d’APD
- Rapports
- Rapport Circonstancier
produits au
- Rapport de mission
poste
- Rapport d’expertise sur les biens bâtis ;
- Rapport de visite de chantier.
- Relation à - Gérant
l’intérieur de la - Cadres (chef de projets, architectes, ingénieurs)
société - Personnel d’appui
- Maitre d’ouvrage
- Maitre d’ouvrage délégué
- Maitre d’œuvre
- Relation avec - BET
l’extérieur - BCT
- Entreprises
- Financiers
- Satisfaction des clients ;
- Indicateurs de
- Bon suivi technique des projets ;
performance
- Bonne utilisation des ressources humaines.
Date :
31
BATE
2.4.3. Fiche de poste : Responsable Administratif et Financier
Titre du poste : Responsable Administratif et financier
Superviseur
hiérarchique direct : Remplaçant : Directeur Technique ou Responsable des Ressources Humaines
Gérant
Date de mise à
Agents sous sa responsabilité : Aides comptables, agent d’appui de bureau
jour : Janvier 2020
Sous la supervision du Gérant, Associé, le titulaire du poste est chargé de la gestion

administrative, financière et comptable du Cabinet.
- Participation à la planification et au suivi budgétaire ;
4. Principales
- Supervision de la tenue de la comptabilité ;
missions
- Gestion financière de l’institution ;
- Supervision des approvisionnements ;
- Supervision de la gestion de la paie ;
- Supervision de la gestion administrative du personnel
5. Missions Participation à la planification et au suivi budgétaire

spécifiques
(Activités et - Participe au processus de planification (plan d’affaires ou Plan Stratégique) de
tâches du l’institution ;
poste) - Participe à l’élaboration et au suivi d’exécution des budgets;
- Assure la gestion de la trésorerie et le suivi des indicateurs clés de performances.
Tenue de la comptabilité
- Assure les enregistrements comptables de toutes les opérations de la société ;

- Assure la tenue à jour de la comptabilité ;
- Effectue toutes les imputations comptables;
- Assure le classement des pièces comptables ;
- Etablie la situation comptable mensuelle;
- Etablie les états de rapprochements bancaires mensuels;
- Etablie la balance générale des comptes;
- Suivre la comptabilité de l’agence et produire les pièces comptables en fin de mois
à l’attention du cabinet d’assistance comptable ;
- Fournie toutes les données nécessaires demandées par les missions d’assistance
comptable, de commissariat aux comptes, de contrôle ou d’audit ;
- Veille à la fiabilité et à la ponctualité des informations saisies ;
32
BATE
- Coordonne les travaux comptables de fin de période ;

- Prépare les états financiers de fin de période ;
Gestion financière de l’institution
- Assure le suivi des comptes bancaires;

- Supervise la tenue de la caisse menues dépenses ;
- Tient le fichier de plan de trésorerie;
- Prépare les rapports financiers périodiques ;
- Veille à la gestion rationnelle de la trésorerie.
Gestion des approvisionnements
- Supervise l’acquisition des biens et services nécessaires au bon fonctionnement de

la société ;
- Supervise la préparation et la liquidation du reversement du précompte ISB dans
les délais ;
- S’assure de la mise à jour périodique de l’inventaire des immobilisations.
Gestion de la paie
- Supervise la préparation et la liquidation des salaires du personnel et de leurs

dérivés dans les délais :
 Règlement de l’ITS;
 Règlement des cotisations CNSS et ANPE;
Gestion des biens
- Etablir la liste et l’étiquetage des biens de l’agence ;
- Faire les calculs d’amortissement et les programmations de remplacement des
biens usagers ;
- Dresser les fiches des besoins en bien et assurer le suivi ;
Gestion des ventes
- Faire le suivi de la facturation des clients, émettre les factures et assurer le
recouvrement ;
Gestion Administratives
- Etablir les ordres de mission, évaluer les frais et mettre à disposition des
missionnaires des frais y afférent
-
6. Documents
- Contrats des clients

- Fiche des besoins du Gérant, de la Direction technique ou de l’assistante de
.1. Documents direction
reçus au poste - Fiche de mission
de travail - Factures ou reçus des achats et dépenses effectuées
- Balances comptables ;
- Journaux comptables ;
33
BATE
- Etats de rapprochement bancaire ;

- Répertoire d’inventaire périodique des biens;
- Contrats ;
- Correspondances ;
- Bon d’achat
- Demande de fonds
- Pièces comptables du mois
- Déclarations annuelles de Revenus ;
.2. Documents - Rapports narratif périodiques de gestion du département ;
produits au - Rapport périodique de gestion des Ressources Humaines ;
poste de travail - Situation de la trésorerie ;
- Plan de trésorerie
- Rapports financiers et statistiques périodiques de la BCEAO ;
- Etats financiers périodiques ;
- etc.
- Déclarations fiscales périodiques ;
- Déclarations annuelles de Revenus ;
- Rapports narratif périodiques de gestion du Service ;
- Rapports - Situation de la trésorerie ;
produits au
- Plan de trésorerie
poste
- Rapports financiers;
- Etats financiers périodiques ;
- etc.
- Gérant
- Relation à - Cadres (chef de projets, architectes, ingénieurs) ;
l’intérieur de la - Le personnel administratif (Secrétaire de Direction, chauffeur, gardien, manœuvre,
société coursier)
- les Maitres d’ouvrage ;
- les Maitres d’ouvrage délégué ;
- les Entreprises partenaires ;
- Les administrations fiscale(DGI) et sociale (CNSS, ANPE, Inspection du Travail) ;
- Relation avec - Les banques et assurances ;
l’extérieur - Les missions d’évaluation ;
- Le conseiller technique ;
- Les Responsables des services administratifs et financiers des partenaires de BATE ;
- Le commissaire aux comptes ;
- Les conseillers juridiques
- la qualité de l’organisation administrative, comptable et financière;
- la qualité du suivi budgétaire ;
- Indicateurs de
- l’avis du Commissaire aux comptes ;
performance
- le degré de mise en œuvre des recommandations formulées par le Commissaire aux
comptes ;
34
BATE
- le degré de mise en œuvre des recommandations formulées par les auditeurs

externes, les missions d’inspection de la DGI ;
- les missions d’évaluations, etc.
- la qualité des états financiers périodiques et spécifiques ;
- la fiabilité des données produites ;
- la qualité du suivi de la trésorerie.
Date :
2.4.4. Fiche de Poste : Responsable des Ressources Humaines
35
BATE
Fiche de poste
Titre du poste : Responsable des Ressources Humaines
Superviseur
hiérarchique direct : Remplaçant : Responsable Administratif et Financier
Gérant
Date de mise à Agents sous sa responsabilité : Assistant RH
jour : mars 2021
Le Responsable des ressources humaines est responsable des bonnes performances du
7. Principales système de gestion des ressources humaines de la Société. Il fournit à l’équipe de
missions direction des conseils et planification stratégiques en matière des Ressources Humaines.
Recrutement, Sélection et Orientation
- Initie et met en œuvre le processus de recrutement et de sélection du
personnel (élaboration et diffusion des TDR, réception et transmission au comité
de recrutement des dossiers des candidatures, etc.) ;
- Planifie, dirige et coordonne toutes les activités du processus de recrutement et de
sélection ;
- Sert de point initial de référence pour tous les échanges avec les candidats à un
poste ;
- Planifie l’orientation des nouveaux salariés, contenu et programme compris ;
- Veille au respect des dispositions légales et règlementaires en matière de droit de
travail ;
Gestion Administrative du Personnel
- Rédiger les contrats des employés et assurer le suivi ;.
8. Missions - Veille à l’application stricte des procédures de gestion du personnel;
spécifiques - Veille à la tenue à jour des dossiers du personnel ;
(Activités et - Etablir le planning de congés ;
tâches du - Préparation des divers contrats de travail, de stage ou de prestation ;
poste) - Effectue les formalités administratives en vue de l’enregistrement des contrats
avec l’appui du Service Administratif et Financière ;
- Prépare mensuellement les éléments variables de paie à transmettre pour les
besoins de la paie pour le SAF ;
- Assurer le suivi des dossiers du personnel ;
- Assurer la gestion administrative du personnel ;
- Accomplir toutes les tâches administratives liées à la gestion des ressources
humaines ;
- Assurer un soutien aux managers dans le développement des équipes et dans
l’application du droit du travail;
- Veille au suivi médical et gère le service Médecine du travail ;
- Assure la gestion disciplinaire
Planification des Ressources Humaines
36
BATE
- Détermine les besoins en personnel présents et futurs en termes de nombre et

profil de personnes recherchées ;
- Elabore les descriptions de poste en collaboration avec le Gérant ;
- Appuyer la Gérance dans l’élaboration des plans et programmes des formations et
de la gestion de leur mise en œuvre ;
GRH et politique organisationnelles
- Elabore des politiques RH et conseille la direction sur les politiques

organisationnelles adéquates ;
- Appuie et approuve les décisions des managers lors de la mise en œuvre de la
GRH
Rémunération
- Participe à la détermination d’une combinaison efficace de salaire, avantages

sociaux et primes d’encouragement ;
- Gère les avantages sociaux, primes et récompenses non financières
Gestion de la performance, formation et développement
- Elabore et met en œuvre le processus de gestion de la performance des salariés ;

- S’assure que les managers sont formés à la bonne utilisation du processus ;
- Conserve et archive les évaluations de performance de tous les salariés ;
- Examine chaque bilan de fin d’année afin de suivre les performances globales du
personnel et l’évolution des écarts de performance au sein de la Société ;
- Accompagne la Gérance et les salariés dans la préparation de leurs plans de
développement individuels et propose des stratégies pour leur permettre
d’atteindre leurs objectifs de développement ;
- Planifie et coordonne les licenciements avec la Gérance le cas échéant.
9. Documents
- Tous les documents venant de l’extérieur ;

.1. Documents - Dossiers du Personnel (Diplômes, Pièces d’Etat Civil, etc.)
reçus au poste - Tous les documents venant des agents de BATE et adressés au Gérant ;
de travail - Tous les documents émis par le Gérant;
.1. Documents - Contrats de travail, de stage ou de prestation de service ;

produits au - Attestations de congés ;
poste de travail - Certificat de travail ;
- Attestations de stage ;
- Fiches et rapports d’évaluation du personnel ;
37
BATE
- Rapport périodique sur la gestion des Ressources Humaines ;

- Gérant
- Cadres (chef de projets, architectes, ingénieurs)
- Relation à - Personnel d’appui ;
l’intérieur de la - Le Responsable des Ressources Humaines, collabore avec le Service
société Administratif et Financier de BATE international sur les questions de Gestion des
Ressources Humaines et de la Paie.
- Relation avec - La CNSS, l’ANPE, l’inspection de travail.

l’extérieur
- la qualité de la Gestion des Ressources humaines ;
- la qualité de la Gestion de la performance, de la formation et du développement du
Personnel ;
- la qualité de l’organisation de la tenue à jour des dossiers du personnel ;
- Indicateurs de - la qualité de l’accueil de l’orientation des visiteurs;
performance - capacité de communication avec les visiteurs ;
- la capacité à travailler sous pression ;
- la discrétion.
Date :

38
BATE
2.4.5. Fiche de poste : Chef de projet
Fiche de poste
Titre du poste : Chef de projet
Superviseur hiérarchique direct :

Remplaçant : Architecte, Ingénieur, chef de projet
Directeur Technique
Agents sous sa responsabilité : Architectes, Ingénieurs,
Date de mise à jour : Janvier 2020
consultants externes, personnel d’appui, contrôleurs
- Conception architecturale ou technique de projets ;
- Maitrise d’œuvre des projets ;
- Expertise sur les biens bâtis ;
- Participer à la conception architecturale ou
technique du projet ;
- Intégrer l’évolution permanente des
réglementations du bâtiment et en assurer le
respect dans le cadre du projet ;
- Mener les études qui lui sont confiées dans le
2. Missions spécifiques (Activités
cadre du projet (préliminaires, d’exécution, ou
et tâches du poste)
de synthèse) ;
- Piloter la gestion technique, administrative et
financière des travaux ;
- Coordonner l’équipe de maîtrise d’œuvre ;
- Gérer les relations avec l’équipe de
maîtrise d’ouvrage.
3. Documents
- Courriers et courriels
- Demande de paiement
- Rapports de chantiers mensuels et hebdomadaires
3.1.Documents reçus au poste de des projets en cours ;
travail - Documents d’appels à manifestation d’intérêts et
d’appels d’offres ;
- Documents graphiques des projets en fichiers
numériques
- Plans Architecturaux (plans, coupes, façades,
3.2.Documents produits au poste de
etc…) et techniques ;
travail
- CCTP et descriptif
39
BATE
- Bordereau des prix unitaires

- Devis quantitatifs
- Devis estimatifs
- Planning d’exécution des travaux
- Plan de trésorerie du chantier
- Plan mobilisation et d’installation du chantier
- Plans modificatifs des travaux
- Plans de recollement d’architecture
- Compte rendu et PV de réunion ;
- Dossiers de permis de construire.
4. Rapports produits au poste - Rapport d’expertise sur les biens bâtis ;
- Gérant
5. Relation à l’intérieur de la - DT
société - Agents d’appui technique et administratifs
- BET
- BCT
6. Relation avec l’extérieur - Maitrise d’ouvrage
- Entreprises
- L’organisation et la ponctualité ;
- La créativité ;
- La rapidité et la précision ;
7. Indicateurs de performance
- L’endurance et le dynamisme ;
- Le travail en équipe ;
- La maitrise des logiciels de dessin.
Date :
Approbation du Gérant
40
BATE International
Partie 3 : Gestion budgétaire ADM -
PARTIE 3 : LA GESTION BUDGETAIRE
41
BATE International Partie 3 : Gestion budgétaire ADM -
Cadre réglementaire de l’élaboration du budget
3.1. Cadre réglementaire de l’élaboration du budget

Le Budget est l'acte de gestion par lequel sont répertoriées les recettes et les dépenses
d’une période donnée qui sont soumises à l’approbation de l’associé unique de la société. Il
est établi d’après les résultats connus et doit être disponible avant le début de l'exercice.
Afin d'aboutir à un système budgétaire cohérent, il est impératif que :
• le système budgétaire doit couvrir la totalité des activités de la société ;
• le budget doit permettre une comparaison dans le temps et un rapprochement entre les
prévisions et réalisations ;
• le budget doit être élaboré sur la base des réalisations du passé et l'évolution de
l'environnement de la société.
La budgétisation par objectif servira principalement à assurer la cohésion de l’ensemble

budgétaire. Les budgets prévisionnels qui seront mis en place seront issus du résultat du
processus de planification concerté entre les différents démembrements de la société, selon
un processus participatif.
3.1.1. Principes de base du Budget

Les budgets sont réalisés sur la base des orientations du Gérant, Associé, en respectant les
quatre grands principes budgétaires :
- le principe de l'annualité : un budget est élaboré pour un an et s'exécute au cours de
l'année pour laquelle il a été établi ;
- le principe de l'unité : ce principe veut que toutes les recettes et toutes les dépenses
d'un budget figurent sur un même document ;
- le principe de l'universalité : ce principe interdit l'affectation de recettes identifiées à des

dépenses déterminées. Ce sont les recettes prises globalement qui doivent servir à
couvrir les charges dans leur globalité ;
- le principe de l'équilibre budgétaire : c'est l'interdiction de présentation d'un budget

déséquilibré. Les charges ne doivent jamais être supérieures aux recettes attendues.
42
Lors de l’élaboration et de l’exécution du budget de BATE International SARL, les quatre (4)
autres principes suivants doivent être observés :
- la période budgétaire de BATE International correspond à l’année civile : du 1 er janvier
au 31 décembre de chaque année ;
- l’efficacité du processus d’élaboration budgétaire dépendra de la qualité de la
planification de ses activités dans le temps ;
- le budget doit intégrer toutes les ressources ;
- les personnes chargées de l’élaboration du budget doivent prendre en compte les règles
d’exécution budgétaire selon lesquelles :
 une dépense ne peut être engagée que si elle a été prévue au budget ;
 un dépassement budgétaire n’est autorisé que dans les limites prévues par la
procédure de révision du budget.
 les activités prévues au cours d’un exercice budgétaire et non réalisées à la fin de
celui-ci peuvent être reconduites au budget de l’exercice suivant.
Les propositions budgétaires doivent être accompagnées du maximum de justifications. Ces
justifications concernent une description détaillée de l’activité, les objectifs spécifiques, les
résultats attendus, le budget, les délais d’exécution et la personne responsable.
3.1.2. Préparation du budget
Le Gérant de la société met en place une politique de gestion sous-tendue par des objectifs
mesurables. Ces objectifs ont pour fondement le plan d’affaires et la situation d’exécution des
objectifs de ce plan. En effet, un objectif de l’année N du plan non exécuté peut-être reporté à
l’année N+1. La mise en application de ces objectifs doit être SMART.
Il existe trois (3) types de budget, le budget des ventes, le budget de fonctionnement et celui
des investissements. Ces deux (2) budgets sont confectionnés selon une nomenclature
budgétaire de la société. Ils sont établis chaque année en fonction des objectifs de la
société et dans le respect des principes budgétaires.
43
3.1.2.1. Détermination des objectifs à atteindre

Les objectifs à atteindre sont fixés par le Comité de Gérance de la Société. Le budget est
basé sur les réalités des exercices précédents tout en s'orientant vers les objectifs que la
société se propose d’atteindre ainsi qu’aux différents centres de coûts et de profits.
Les objectifs de l'exercice sont fixés en fonction des résultats de l’année en cours, de
l’évolution du marché, et des projets en cours. Afin d'aboutir à des comparaisons dans
l'espace et dans le temps, il est généralement recommandé de ne pas changer la
présentation du budget d'un exercice à l'autre. La procédure d'élaboration du budget doit
également suivre le processus OPM ci-après :
(i) Objectifs : à partir de l'objectif général défini par le Gérant, Associé, chaque fonction
doit assigner à ses différents centres de responsabilité, des objectifs spécifiques
qualifiables, quantifiables et mesurables dans le temps permettant de réaliser
l'objectif général ;
(ii) Programmes d'actions : il s'agit ici de répertorier au niveau de chaque centre de

responsabilité les activités à réaliser pour atteindre les objectifs définis. Ces tâches
doivent être programmées selon le calendrier de leur réalisation ;
(iii) Moyens d'actions : cette étape constitue la phase de prévision budgétaire où les
moyens sont mis en œuvre pour l'exécution des programmes. Ces moyens d'actions
découlent évidemment des tâches répertoriées et doivent être classés suivant leur
nature (comptes de comptabilité générale).
3.1.2.2. Étude préparatoire – Projets de budget

Le budget est établi sur la base des prévisions selon le calendrier suivant :
- mi-Octobre : Transmission du canevas de préparation budgétaire (fonctionnement et

investissements) et du calendrier par le aux différentes directions et cellules ;
- fin-Octobre : Réception des réponses des projets de budget par centre de
responsabilité;
- mi-Novembre: Réunion de validation par le Comité de Gérance ;
44
- fin Novembre : Synthèse des documents corrigés, répartition par source de financement
et établissement de la note explicative.
3.1.2.3. Budget définitif

L’approbation du budget par l’Associé unique doit être faite selon le calendrier indicatif suivant :
- 1e décembre : Réception du projet de budget envoyé par le Gérant, Associé ;

- 15 décembre : Réunion du Comité de Gérance pour adoption du budget,
- 20 décembre : Approbation du budget en Assemblée des Associé et signature du

procès-verbal par le Président de l’AG.
3.1.2.4. Outils de base pour la préparation budgétaire

Le budget est présenté par comptes comptables (charge par nature), par centre de coûts et
ensuite consolidé par centre de responsabilités. Il est obligatoirement soumis à la règle de
l'équilibre budgétaire.
3.1.3. Document budgétaire

Le document budgétaire est un recueil de programmation des activités à conduire au cours
d’une période annuelle. Il contient au moins les données suivantes :
 La justification de chaque activité ;

 Les objectifs poursuivis par l’activité ;
 Les résultats attendus de l’exécution de l’activité ;
 La description de l’activité ;
 Le calendrier d’exécution de l’activité ;
 Le budget de l’activité.
Le Comité de Gérance assure la programmation et la coordination de toutes les activités liées à

l’élaboration du budget.
La qualité de la confection du budget tient à la participation et à l’adhésion de tous le personnel

de BATE International.
Le budget est segmenté en Centres de coût ou de responsabilité.
45
Elaboration des différents budgets
Chaque centre de responsabilité établi sa proposition de budget, à savoir :
- Budget des recettes,

- Budget des charges (dépenses) de fonctionnement,
- Budget des investissements.
3.2. Elaboration des différents budgets

3.2.1. Budget des recettes
Ce budget comprend un tableau récapitulatif des grandes rubriques en terme de chiffres
d’affaires projetés par la société BATE International SARL en fonction de ses hypothèses
d’activités. Les principales activités générant des recettes pour BATE International sont :
- Architecture ;
- Etudes Techniques- Génie Civil ;
- Aménagement-réhabilitation ;
- Décoration-architecture intérieure ;
- Urbanisme ;
- Ingénierie ;
- Développement, sondages des sols et contrôle non destructifs.
Le Budget des recettes peut se présenter ainsi qu’il suit :
Eléments Unité Quantité Montant Montant

unitaire total
Hypothèses d'activités
Architecture (études et suivi de travaux) mois 12 0
Ingénierie mois 12 0
Développement, sondages de sols et Contrôle non mois 12 0
destructifs
Etudes Techniques-Génie Civil mois 12
Décoration-Architecture Intérieure Mois 12
Urbanisme mois 12 0
TOTAL CHIFFRE PROJETE 0
3.2.2. Le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement de BATE International comprend (3) trois sous-rubriques :
46
 Les dépenses de fonctionnement ;

 Les dépenses de sous-traitance générale ;
 et les charges du personnel.
3.2.2.1. Les dépenses de fonctionnement
Les dépenses de fonctionnement de la société BATE International SARL comprend les
principales charges opérationnelles du Cabinet. Ces dépenses concernent :
- les fournitures et consommables de bureau,

- Les achats des produits d’entretien,
- les consommations d’eau et d’électricité,
- les achats de carburants et lubrifiants,
- les achats des petits matériels et outillages,
- les frais d’expédition de courriers ;
- les frais d’entretien, réparations et maintenances des biens immobiliers et mobiliers,
- les souscription aux assurance pour les biens mobiliers (véhicules et motos) et de
responsabilité civile et multirisque ;
- les frais de télécommunications,
- les frais bancaires,
- les rémunérations d’intermédiaires et de conseils,
- les frais de mission
- les impôts et taxes versés à l’Etat ;
- etc.
Modèle de Présentation du budget de fonctionnement
Montant Montant
Fonctionnement Unité Quantité
Unitaire Total
Achat Produits d'entretien Provision 12 0
Fournitures et consommables de bureau Provision 12 0
Eau mois 12 0
Electricité mois 12 0
Carburant et lubrifiants Provision 12 0
Carburant et lubrifiants groupe Provision 12 0
provision/
Petits matériels et outillage mois 12 0
Frais d'expédition de courriers
Provision 12 0
Frais de sous-traitance mois 12 0
47
Loyer
mois 12 0
Entretiens, réparations et maintenances
mois 12 0
Entretiens et réparations de bureau
mois 12 0
Entretiens et réparations de matériel de transport
mois 12 0
Prime d'assurance (véhicules et Moto) Provision 1 0
Assurance responsabilité civile et multirisque Provision 1 0
Assurance voyage (mission) Provision 1 0
Etudes, recherches et documentations Provision 1 0
Publicité, publication, relation publique Provision 1 0
Conception et impression calendriers Provision 1 0
Frais de télécommunication Provision 12 0
Frais bancaire mois 12 0
Rémunération d'intermédiaires et conseils Provision 12 0
Cotisations aux groupements professionnels Provision 1 0
Frais participation AO et Concours (Achats DAO) Provision 1 0
Rémunération personnel extérieur (frais de

gardiennage) mois 12 0
Frais de mission Provision 12 0
Taxe Professionnelle Provision 1 0
Taxe d'Apprentissage Provision 1 0
Impôts sur le bénéfice ou IMF Provision 1 0

Sous total charges fonctionnement 0
3.2.2.2. Les dépenses de sous-traitance générale

La société BATE International SARL est un bureau d’études qui offre des services dans le
domaine de l’architecture et de l’ingénierie. Ainsi, pour la réalisation des projets à lui confié par
ses clients, il loue les services de sous-traitance de personnes physiques et/ou morales.
Cette rubrique constitue une composante importante des dépenses du bureau d’études car
pour la réalisation de certains projets, le Cabinet doit faire recours à des sous-traitants de
48
l’intérieur du pays ou de la sous-région en fonction du lieu d’exécution de la prestation (autres

régions du Niger ou à l’étranger).
Le Modèle de Présentation du budget de Sous-traitance se présente ainsi qu’il suit :

Montant Montant
Sous-traitance Unité Quantité
Unitaire Total
Bureau Niamey
Architecte h/mois 12 0
Ingénieur h/mois 12 0
Sous Total Bureau Niamey 0
BCEAO Maradi
Secrétaire h/mois 12 0
Technicien Génie Civil (x2) h/mois 12 0
Ingénieur Génie Civil h/mois 12 0
Sous Total BCEAO Maradi 0
BCEAO Zinder
BCEAO Tahoua
Ingénieur (x2) h/mois 12 0
Technicien GC h/mois 12 0
Sous Total BCEAO Tahoua 0
Sous Total Sous-Traitance Générale 0
3.2.2.3. Les dépenses du personnel

Le budget du personnel est un élément du budget de fonctionnement, mais compte tenu de son
importance et de la nécessité de la maîtrise de la masse salariale, il est judicieux qu’il soit
présenté avec clarté.
Cette sous-rubrique enregistre les sommes allouées au personnel par l’entité à titre obligatoire
ou facultatif et prenant leur source dans les contrats de travail qu’elle a conclus avec son
personnel de toutes catégorie. Il s’agit notamment des salaires et appointements, des
commissions, primes, gratifications, congés payés, des charges sociales y afférentes, des
avantages en nature et des diverses indemnités forfaitaires allouées au personnel.
Le Modèle de Présentation du budget des Charges du Personnel est le suivant :
49
Salaires et traitements Unité Quantité Montant Montant

unitaire Total
Gérant, Associé h/mois 12 0
Directeur Technique h/mois 12 0
Chauffeur h/mois 12 0
Charges sociales CNSS % salaires brut 12 0
Stagiaires Provision 12 0
Primes périodiques (Fin d'année, Provision 1 0
Ramadan, Tabaski, etc.)
Autres Primes et indemnités Provision 1 0
Sous Total Salaires 0
3.2.3. Le budget des investissements

L’investissement représente un bien ou valeur destiné à rester durablement dans l’entité. Il ne
se consomme pas par le premier usage. A priori sa durée de vie est supérieure à une année.
Les investissements que peut faire la société BATE International SARL peuvent être classés en
deux (2) catégories : les immobilisations incorporelles (logiciels, licences, etc.) et les
immobilisations corporelles (les matériels et outillages, les matériels et mobiliers de bureau,
matériels informatiques, serveurs, ordinateurs, etc.).
Le budget des investissements présente les natures des immobilisations avec leurs montants
prévisionnels. Il présente ainsi le montant total des investissements à effectuer pour l’exercice
concerné par la budgétisation.
Les immobilisations peuvent concerner des :
- Investissements de remplacement : remplacement des immobilisations pour cause de
vétusté ou d’obsolescence ;
- Investissements nouveaux : acquisition de nouveaux équipements pour cause de
création d’activités nouvelles, agrandissement des locaux professionnels, construction
de siège, etc.
Chaque centre de responsabilité présente son budget d’investissements.
Les investissements non liés aux centres de responsabilités sont évalués par la Gérance de
BATE International.
Modèle de Présentation du Budget d’investissements :
Eléments Montant
Unité Quantité Montant total
unitaire
50
Ordinateur portable Provision 0

Serveur informatique Provision 0
Acquisition Véhicule de Terrain Provision 0
Groupe Electrogène Unité 0
Fauteuil Unité 0
Bureau Unité 0
Traceur Provision 0
Copieur Unité 0
Imprimante Provision 0
Construction siège Provision 0
Sous total budgets investissements 0
Le modèle du budget général comprenant toutes les sous rubriques est proposé en annexe 1.
51
Le suivi budgétaire
3.3. Le suivi budgétaire

Au terme d’une période budgétaire, il est procédé à un état des dépenses et recettes qui sont
comparées aux différents budgets prévus et validés. Cette comparaison est effectuée dans un
tableau de suivi budgétaire qui dégage les écarts et donne certaines observations relevées qui
permettent une appréciation de l’exécution du budget.
Un rapport financier est établi pour donner un détail de certains postes et les informations
nécessaires à l’appréciation du contrôle budgétaire.
En ce qui concerne le Cabinet BATE International, le suivi budgétaire est trimestriel et présenté
au Comité de Gérance. Les observations formulées permettent d’améliorer la mise en œuvre du
budget pour le trimestre suivant.
Le Modèle de tableau de suivi d’exécution budgétaire est le suivant :
Reliquat
Rubrique budgétaire Montant prévu Montant réalisé Ecarts
budgétaire
Total
52
BATE International
Gestion des Achats ADM -
PARTIE 4 : LA GESTION DES ACHATS
53
BATE International Gestion des Achats ADM -
Principes de passation de marchés
La partie gestion des achats présente les procédures d’approvisionnement en biens et services,
des entretiens et réparations des équipements et matériels dans le cadre des activités de BATE
International SARL. Elle énonce les responsabilités d’approvisionnement, donne les directives
de planification, les méthodes et les seuils d’approvisionnement, les appels d’offres, les
orientations pour l’évaluation et l’attribution des marchés.
4.1. Principes et règles de passation des marchés
4.1.1. Principes de passation des marchés
Les principes généraux de passation des marchés suivants sont applicables, quel que soit le
niveau requis pour la procédure :
- la mise en concurrence est nécessaire pour sélectionner l’attributaire au meilleur coût ;
- la transparence dans les méthodes afin de garantir l’équité entre les soumissionnaires ;
- la célérité du processus d’acquisition des biens et services afin d’éviter les retards dans
l’exécution des activités.
Tout agent de BATE International impliqué dans l’acquisition d’un bien ou service se soumet
aux principes déontologiques suivant la sélection des fournisseurs ou consultants, afin d’offrir
les mêmes chances aux fournisseurs, bureaux d’études et consultants participant aux appels à
la concurrence :
- indépendance et impartialité,
- transparence et efficacité,
- intégrité et devoir de réserve.
La fonction ACHAT exige en général qu’un service spécialisé en assure la gestion par le
contact avec les fournisseurs dans le but de pourvoir aux besoins des services par des articles
acquis aux meilleures conditions de qualité, délai de livraison, prix et paiement.
Dans le cas de BATE International SARL, cette fonction revient à l’Assistante de Direction sous
la supervision du Gérant.
Pour ce faire, l’assistante de Direction doit :
- connaître les besoins des différents services, en temps utile,

- trouver les fournisseurs,
- passer les commandes et suivre leur exécution
54
BATE International Partie 4 : Gestion des Achats ADM -
Règles générales d’achat des biens
4.1.2. Règles générales d’achat des biens

Les règles d’achat des biens applicables au niveau de BATE International sont :
- Les dépenses inférieures ou égales à 100 000 FCFA requièrent une seule facture pro
forma ;
- Les dépenses se situant entre 100 000 FCFA et 200 000 FCFA requièrent deux factures
proformas ;
- Celles supérieures à 200 000 FCFA requiert trois factures pro formas ;
- Toute dépense supérieure à 1 000 000 FCFA est analysée en comité ad hoc d’au moins
trois personnes. Les membres du comité ad hoc sont désignés par le Gérant ;
- La conformité de tout achat doit être certifié par le demandeur ;
- Les biens consommables (fournitures de bureau, produits d’entretien …) sont achetés
tant que possible « en gros » ;
- Les dépenses supérieur ou égal à 10 millions CFA requièrent un appel d’offre ;
- Après le choix final du fournisseur, un bon de commande est établi pour toute dépense
supérieure à 100 000 FCFA ;
- Le bon de commande est signé par le Gérant associé ;
- Après signature, le bon de commande est transmis au fournisseur, Il fait décharger la
réception par signature ;
- La réception de la commande est assurée par l’Assistante de Direction et
éventuellement du service demandeur ;
- La personne qui réceptionne la commande vérifie la conformité des articles reçus avec
ceux commandés ; elle signe le bon de livraison établi par le fournisseur ;
- Pour les stocks, l’assistante de Direction met les articles au magasin et procède à la
mise à jour des fiches de stock ;
- Les approvisionnements concernent les acquisitions de biens prévus au titre de
l’exécution du budget de l’exercice comptable.
55
Règles générales d’achat de services
4.1.3. Règles générales d’achat de services

Il s’agit ici des règles d’achat de services liés aux consultations et prestation des services :
- Il est élaboré à cet effet des termes de références qui doivent être approuvés par le
Gérant, Associé ;
- Les TDRs sont transmis à un short liste de consultants agrées potentiels répondants à
l’expertise requise ;
- Sur la base des TDRs le consultant soumet une offre technique et financière ;
- Après la réception des offres, elles sont évaluées en comité adhoc,
- La négociation des conditions, notamment financières, de réalisation des missions des
consultants est de la responsabilité du Gérant ou d’un Comité Ad-hoc ;
- Un contrat est signé avec les consultants avant le démarrage de leurs missions. Ce
contrat est signé par le Gérant ;
- Les documents à produire par les consultants en cours ou en fin de mission sont
précisés dans leur contrat de prestation ;
- Le paiement des honoraires des consultants se font selon les modalités définies dans
leurs contrats de prestations ;
- En ce qui concerne les autres types de services (location véhicule, entretien, réparation,
photocopie etc.) les mêmes procédures que pour l’achat d’un bien sont appliquées.
56
Traitement des demandes d’achat (D/A)
4.2. Traitement des Demandes d’achat (D/A) 1

4.2.1. Objet de la procédure
La procédure consiste à satisfaire les expressions de besoins des différents services de la
Société.
4.2.2. Application de la procédure

La procédure s’applique chaque fois qu’un service de la Société initie une fiche d’expression
des besoins.
4.2.3. Règles de gestion

 La procédure est initiée par le demandeur sur la base d’une fiche d’expression des
besoins ;
 Toute expression de besoins devra être satisfaite dans les délais les plus courts
possibles.
4.2.4. Liste des opérations

La procédure de demande des achats de la société BATE International s’effectue suivant une
liste d’opérations qui se récapitule comme suit :
1. Expressions des besoins ;

2. Traitement de la D/A ;
3. Etablissement du Bon de Commande (Annexe 3) ;
4. Signature du B/C par le Gérant ;
5. Ventilation des documents.
1
Annexe 2
57
Description de la procédure d’achat
4.2.5. Description de la procédure

La procédure d’achat de la société BATE International est décrit dans le tableau ci-dessous :
INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS ET

INTERFACES
1. Expression des besoins
- Remplit une demande d’achat en

précisant : son nom, prénoms et sa
Le Demandeur fonction, la date de la demande, la D/A
description des articles demandés, les
quantités ;
 Signe la D/A et la transmet à
l’Assistante de Direction.
2. Traitement de la D/A
- Approuve la D/A ;
Le Gérant - Signe la D/A ;
- Transmet la D/A à l’Assistante de
Direction.
 Lorsque les articles demandés sont

disponibles en stock :
- Remplit la fiche de stock ;
- Livre les articles au demandeur contre
signature de la fiche de stock.
L’Assistante de  Lorsque les Articles demandés sont à Fiche de stock
acheter :
Direction - Procède à la commande des articles
conformément aux règles d’achats.
3. Etablissement du B/C
- Prépare le B/C ;
- Transmet le B/C au Gérant.
4. Signature du B/C par le Gérant

Bon de commande
- Contrôle le B/C,
Le Gérant
- Signe le B/C,
58
Traitement des demandes de réparation (D/R)
4.3. Traitement des demandes de réparation (D/R)2

4.3.1. Objet de la procédure
Il consiste à assurer l’entretien, la réparation et la maintenance des équipements et du matériel
roulant de la société.

La procédure est appliquée pour les services relatifs à l’entretien et à la réparation des
équipements et du matériel de la société.
4.3.3. Règles de gestion

La procédure d’entretien et de réparation des équipements et du matériel de la société BATE
International s’articule autour des règles suivantes :
 un contrat de maintenance pourrait être signé avec un prestataire de la place pour
l’entretien, la réparation et la maintenance des équipements de bureau (ordinateurs,
photocopieurs, climatiseurs, etc…) et du matériel roulant (véhicule, moto, etc. …) ;
 il doit être fait jouer la concurrence pour obtenir les meilleures prestations au moindre
cout ;
 un carnet de suivi des entretiens et réparations est tenu par le chauffeur sous la
supervision du Gérant ou un agent désigné à cet effet ;
 Dans le cas où il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur
autre que le prestataire, la procédure d’achat par le bon de commande est utilisée.
4.3.4. Description de la procédure
INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS ET

INTERFACES
1. Préparation de la D/R
- Prépare une D/R en précisant :
 La date ;
Chauffeur ou  La description des travaux demandés,
Utilisateur du  Signe et Transmet la D/R au Gérant pour
matériel approbation ;
D/R
 Le Gérant approuve la D/R en la signant et la
retransmet à l’Assistante de Direction ;
2
Annexe 4
59
Traitement des demandes de réparation (D/R)
2. Etablissement du devis des travaux

L’Assistante de
direction  Fait établir un devis par le prestataire pour les Devis
travaux demandés ;
 Transmet la D/R et le devis au Gérant pour
approbation ;
3. Etablissement du B/R
L’Assistante de  Etablit le B/R en mentionnant :

Direction  Le nom du prestataire ;
 L’adresse ;
 Le matériel ou le véhicule à réparer ; D/R
 Le service utilisateur ;
 La description détaillée des pannes
signalées et les montants correspondants
 Transmet le B/R et la D/A au Gérant.
Le Gérant 4. Signature du B/R B/R

 Contrôle et Signe le B/R ;
 Retourne les documents à l’Assistante.
60
BATE International
Gestion des Ventes et des projets ADM -
PARTIE 5 : LA GESTION DES VENTES ET DES PROJETS
61
BATE International Gestion des Ventes et des Projets ADM -
Procédures de commercialisation
5.1. Procédures de commercialisation
Le secteur des cabinets d’études en architecture est un marché concurrentiel. Chaque cabinet
se positionne sur le marché en fonction de ses choix stratégiques avec ses forces et ses
faiblesses. Ceci signifie également que BATE International devra atteindre les niveaux de
performance optimale des entreprises de son secteur d’activité afin d’assurer sa pérennité.
En résumé, BATE International se trouve sur un marché concurrentiel, cela signifie :

- Qu’elle n’est pas la seule offrant des services d’études et de suivi des travaux en
architecture, d’urbanisme, d’ingénierie, de développement, de sondage et contrôles non
destructifs. A tout moment, les clients pourront faire recours aux services d’un autre
cabinet concurrent ;
- BATE International a une obligation de résultats et doit se développer à travers des
services performants, un personnel compétent et dynamique ;
5.1.1. La Gestion des clients
Ø Accueils téléphoniques - Réception mails - Fax

L’assistante de Direction réceptionne les appels des clients par le standard, transmet l’appel
soit au Gérant soit au Directeur Technique.
Si le client manifeste un certain intérêt, un rendez-vous est fixé dans les meilleurs délais : soit
dans les propres locaux de la société, soit une équipe de BATE International va à la rencontre
du client.
Toutes les informations prises au moment de cet entretien doivent être mentionnés sur le CRM.
Si la demande est faite par mail, le Gérant ou le Directeur Technique envoie tous les
renseignements nécessaires à la requête du client. Les documents envoyés sont les suivants :
- Un document de présentation de la société (Objectif, valeurs, organisation, personnel
technique clé, références, etc.) ;
- Et éventuellement une offre technique et financière.
62
BATE International Gestion des Ventes ADM -
Prospection et visites commerciales
Ø Accueil physique
Le Gérant, le Directeur Technique ou l’assistante de Direction accueillent le client dans les
meilleures conditions, identifie ses besoins, fait une présentation des prestations du cabinet et
réfère le client à la personne appropriée pour lui fournir les informations complémentaires.
Aucun effort n’est ménagé pour donner envie au client de faire confiance à la société et de
revenir.
5.2. La Prospection
Sur la base de données déjà installées (CRM) l’Assistante de Direction :
ü Ciblent les clients potentiels, les appelle et sollicite un rendez-vous pour l’équipe de
BATE international ;
ü Ceux qui ont été contactés, les rappeler pour suivre la suite de la visite précédente;
ü Remplir toutes les informations concernant le client, ses besoins, et la date à laquelle il
doit être recontacté ;
Toutes ces informations sont recueillies par le Directeur Technique qui fait un compte rendu des
visites effectuées à travers le CRM au Gérant.
5.3. Les visites commerciales

Les rendez-vous doivent se dérouler comme suit :
Le Gérant ou le Directeur Technique doit au cours des rendez-vous s’entretenir avec le client en
mettant l’accent sur :
- La qualité du matériel de construction, luminosité, prestations, qualité des finitions etc. …

- La présentation des maquettes, des plans ;
- Les supports de communication (plaquettes, flyers, brochures) ;
- La possibilité de visiter les projets témoins ; au terme de cet entretien, si des critiques ont
été faite par le client les prendre en compte dans les relations clients et dans la réalisation
des prestations.
63
Procédures de gestion des projets
5.4.Procédures de gestion des projets

5.4.1. Modes d’acquisition des projets
La procédure d’admission des projets est de trois ordres :
- Consultation sur dossier : manifestation d’intérêt ou offres,

- Concours d’architecture ou d’urbanisme,
- Entente directe : gré à gré,
- Offre spontanée.
Dans la procédure d’acquisition d’un projet : le personnel du Cabinet peut initier ou susciter des
projets, rencontrer les promoteurs, monter la plaquette de manifestation d’intérêt ou monter des
offres.
La prise en charge d’un projet est matérialisée par l’ouverture de fiches de projet (Annexe 5)
contenu dans des chemises à sangle : une fiche de projet à la direction technique, une fiche de
projet auprès du Gérant ; cette tâche incombe à l’Assistante de direction sous la responsabilité
du Directeur Technique ou du Chef de projet.
5.4.2. Prise en charge de projet : gestion administrative
La prise en charge de projet se fait concomitamment au niveau de la direction technique à

travers le secrétariat et au niveau du Gérant, Associé.
C’est la direction technique qui ouvre un portfolio de projet avec la fiche de projet. Les
informations à caractères techniques (programme, plans, détails, CCTP et descriptif, devis
quantitatif, devis estimatifs, le bordereau des Prix Unitaires, le sous détail des Prix unitaire) ; les
informations à caractère contractuel (contrat, lettre d’acceptation.) sont gardées auprès du
Gérant, Associé avec l’appui de l’Assistante de Direction.
Le dossier de la direction technique (Archive) doit en outre contenir une copie de toutes les
correspondances échangées avec le client).
5.4.3. Procédures de gestion technique de projet
64
Dès leur prise en charge administrative, les projets doivent être créés et archivés sur le serveur.
Le nom du projet est donné par le Chef de projet ou le Directeur Technique.
L’arborescence suivante doit impérativement être respectée :
1- Projets institutionnels
2- Concours
3- Villas et immeubles d’habitation et commerciaux
4- Expertises
5- Offres et Manifestation d’intérêt
6- Secrétariat
7- Divers
La gestion des projets est du ressort du chef de projet sous la responsabilité du Directeur
Technique.
Pour tout projet il faut distinguer deux phases : la phase études et la phase suivi.
La phase étude comprend quatre étapes :
- La phase d’études préliminaires, d’idée de projet ou de formulation de projet : cette

phase comporte la programmation, les esquisses ou les images du projet, l’estimation
sommaire, le montage institutionnel et financier ; Une fiche de projet provisoire est
ouverte à cette étape par la personne responsable du projet. Ladite fiche sera
remplacée par une fiche définitive en cas d’aboutissement du projet, laquelle fiche est
ouverte est ouverte en quatre exemplaire par l’assistante de Direction (comme indiqué
plus haut) ;
- La phase Avant-Projet Sommaire (APS) : elle consiste à la transcription graphique de
l’idée du projet. Tout projet à cette phase doit comporter les plans de niveau, le plan
d’implantation avec un aménagement sommaire, deux vues en élévation significative et
au moins une coupe de principe. Les projets à cette étape doivent être amendés en
réunions des cadres ; une fois les corrections prises en compte, le projet doit être
soumis au Directeur technique qui appose son visa avant de les soumettre à
65
l’approbation du Gérant. Cette phase correspond au Dossier de Recherche de

Financement (DRF) ;
- L’Avant-Projet Détaillé (APD) : l’avant-projet détaillé doit comporter tous les plans de
niveau, le plan de toiture avec les évacuations des eaux de terrasse, les plans de
menuiserie et de revêtement, les plans d’électricité courant fort-courant faible, les détails
d’exécution, le plan de plomberie sanitaires avec les schémas isométriques, les plans
de structure (fondation, coffrage), les ferraillages et les notes de calcul, les cadres de
devis quantitatifs, les devis quantitatif, le devis descriptif, le bordereau des prix unitaires,
le cahiers des prescriptions techniques particulières. L’APD doit être validé suivant la
même procédure que l’APS ;
- Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) : il comporte en plus des pièces
constitutives de l’APD, les pièces administratives de l’appel d’offres (DAO). Ces pièces
doivent être établies de concert avec le client en intégrant ses procédures propres de
passation de marché ou dans le processus de validation en phase APS et APD, les
projets sont transmis par le chef de projet au directeur technique et au gérant avec une
fiche de validation (modèle joint en annexe 6) sur laquelle les observations éventuelles
des chargées de la validation sont mentionnées.
La phase de suivi consiste à la mission OPC, sous la responsabilité du chef de projet et la

coordination du Directeur Technique.
Pour tout projet en phase de suivi, il faut affecter un contrôleur à pied d’œuvre qui est soit un
ingénieur, soit un technicien supérieur soit un technicien de bâtiment. La personne chargée du
suivi a pour mission essentielle de contrôler l’exécution des travaux par rapport aux documents
contractuels. Elle organise les réunions de chantier sanctionnées par des procès-verbaux
(modèle joint en annexe 7) qu’elle peut présider, elle dresse les rapports mensuels ou
trimestriels de suivi de chantier et les rapports circonstanciels. La personne chargée de suivi de
chantier est censée connaître parfaitement l’intégralité des documents contractuels du chantier.
Le contrôle sur le chantier sera chapeauté par le chef de projet qui en assure la supervision par
des visites de temps en temps (planifiées ou inopinées) sur le chantier, vérifie les attachements
66
dressés par le contrôle à pied d’œuvre, vérifie les rapports mensuels dressés et éventuellement
produit des rapports qu’il soumet aux clients.
Pour une gestion efficiente des projets, le chef de projet devra demander au client, les
informations suivantes :
- En phase APS : le plan de bornage et le règlement d’urbanisme de la zone de la parcelle ;

- En phase APD : le rapport d’étude de sol, le levé topographique de la parcelle et de ses
environs marquant clairement les réseaux publics (caniveaux, eau, électricité, téléphone),
l’allotissement souhaité pour l’exécution des travaux et la procédure de leur exécution
(entreprise générale, corps d’état séparé, régie...) ;
- En phase de suivi des travaux : le contrat de l’entreprise chargée de la construction, la
procédure de paiement de décompte.
Durant les deux phases d’un projet (études ou exécution), des déplacements sont réalisés en
cas de besoin.
Lors de la phase études :
 Mission d’identification du site (position, nature du terrain, servitudes, etc.)

 Mission de relevé, déplacement d’une équipe de technicien sur le terrain pour les
réhabilitations-extension- transformation ou expertises.
 Mission de sondage technique par le service agréé – déplacement d’un technicien pour
la conformité des points de sondage avec la position des bâtiments.
Lors de l’exécution du projet :
 Mission de suivi et de supervision des chantiers planifié (conformément au contrat) ou

inopiné.
 Mission pour les réceptions techniques, provisoires et définitives.
Ces différents déplacements sont gérés de la façon suivante :
 Dotation en carburant en ville et éventuellement prime de sortie défini dans la grille

salariale.
67
 Frais de mission pour les sorties hors de la ville du siège ou du pays définis dans la
grille salariale.
Dans le processus de la réalisation d’un projet, BATE International, peut faire appel à des
prestataires de services externes ou être en groupement avec d’autres cabinets. Ces situations
seront gérées sur la base des contrats conclus.
5.4.3.1.Composition d’un APS
Un avant-projet sommaire doit impérativement comprendre :

1- Plans de tous les niveaux, y compris toiture avec les désignations des espaces, les
surfaces des espaces, une cotation sommaire
2- Au moins deux façades
3- Au moins une coupe de principe cotée
4- Un plan d’aménagement assorti de l’aménagement de la parcelle et de l’emplacement
des ouvrages annexes prévus et d’une cotation sommaire
5- Un mémoire explicatif du parti architectural et technique
6- Une estimation sommaire des investissements y compris les honoraires
7- Délai d’exécution.
Les documents l’avant-projet sommaire sont présentés à l’échelle 1/100 au maximum.
5.4.3.2. Composition d’un APD
Un avant-projet détaillé doit impérativement comprendre :
1- Plan du levé topographique

2- Plan d’implantation côté avec point de référence
3- Plan d’aménagement VRD et plan des terrassements et plateformes éventuellement
4- Plan d’assainissement eaux vannes-eaux usées et schémas isométriques + détail de
fosses septiques, puisard et bac à graisse
5- Plan de distribution général eau froide sanitaire et schémas isométriques, réseau
incendie (éventuellement),
6- Plan de distribution générale réseau électrique basse tension
7- Plan d’assainissement eaux pluviales
68
8- Plans de tous les niveaux avec les désignations des espaces, les surfaces des espaces,
une cotation normalisée
9- Au moins quatre façades
10- Au moins deux coupes principales et deux coupes partielles cotées verticalement et
horizontalement
11- Tous les détails des éléments architecturaux
12- Plan de toiture avec descente des eaux pluviales et schémas isométriques
13- Plan de menuiserie et de revêtement de tous les bâtiments et de tous les niveaux
69
Personnel opérationnel (techniques et agents d’appui)
14- Plan de repérage d’électricité courant fort et courant faible de tous les bâtiments et de
tous les niveaux
15- Plan de climatisation et de protection incendie de tous les bâtiments et de tous les
niveaux
16- Schémas électriques des prises, lampes, climatisation, tableaux électriques
17- Devis quantitatif des travaux dont le cadre devra être dressé sur la base des plans
18- Devis descriptifs des travaux qui doit être dressé sur la base du cadre du devis
quantitatif
19- Bordereau des prix unitaires qui est dressé sur la base du devis descriptif
20- Cahier des prescriptions techniques particulières (CCTP) qui est dressé sur la base du
devis descriptif, des DTU et du CSTB
21- Le carnet de ferraillage et les notes de calculs.
Les documents de l’avant-projet détaillé sont présentés soit au 1/100 ou au 1/50. Les détails
sont présentés au 1/20, 1/10 ou l’échelle réelle. En ajoutant à l'APD les pièces administratives
de l'appel d'offres on a le DAO.
5.5. Personnel opérationnel (techniques et agents d’appui) de gestion des projets
Dans le cadre de la gestion du Cabinet BATE International en fonction de la charge de travail et

du nombre des projets gérés, le cabinet fait recours à plusieurs collaborateurs de niveaux et
qualifications appropriées sous forme de contrat consultance et/ ou de sous-traitance. Ce
personnel est généralement constitué d’Architecte, Ingénieur Génie Civil, Ingénieur Electricien,
Assistant de Direction, métreur, Dessinateur, Chauffeur-coursier, Technicien de surface et
Agent de Sécurité. Les détails de leurs missions et attributions sont résumés dans les fiches
des postes ci-après :
70
a. Fiche de poste : Architecte
Fiche de poste
Titre du poste : Architecte
direct : Chef de projet Directeur Remplaçant : Architecte ou Ingénieur
Technique
Date de mise à jour : Janvier Agents sous sa responsabilité : Ingénieurs, consultants
2020 externes, personnel d’appui
- Conception architecturale de projets ;
- Coordination des travaux sur les chantiers jusqu’à la
réception de l’ouvrage ;
- Maitrise d’œuvre des travaux sur les chantiers ;
- Expertise sur les biens bâtis ;
- Conseil en amont, en suivi et en aval du projet.
2. Missions spécifiques - Assurer la direction des projets en étudiant, puis en

(Activités et tâches du
mettant en avant les choix créatifs les plus pertinents au
poste)
regard des contraintes techniques, fonctionnelles et
commerciales du projet ;
- Coordonner les études de faisabilité en lien avec le
bureau d'études : étude du terrain d'implantation, études
d'ambiance, dimensionnement des volumes et de leur
agencement, réalisation des devis et estimations ;
- Superviser les démarches administratives et le montage
financier nécessaires au lancement du projet (demande
de permis de construire, obtention des autorisations...) ;
- Produire les éléments visuels nécessaires au maître
d'ouvrage et aux équipes d'exécution : plans, esquisses,
71
maquettes en trois dimensions, vidéos ou maquettes

virtuelles ;
- Réaliser les dossiers techniques nécessaires au
lancement des phases de consultation (avant-projet
sommaire, avant-projet détaillé, document de
consultation des entreprises...).
- Planifier la programmation générale du projet de sa
phase en amont à la livraison au client : réalisation du
dossier technique (CCTP...), phasage des travaux
(livraison de lots...) ;
- Assurer la conduite générale des travaux dans le cadre
d'un reporting régulier au client et aux équipes dédiées
à l'exécution (participation aux réunions de chantier...) ;
- Veiller à la conformité du plan d'exécution et au respect
de la qualité (de l'ouvrage), de la sécurité (des
conditions de réalisation...), des délais (livraison des
lots...) et du budget fixé en amont ;
- Assister le client lors de la réception des travaux et
auditer la qualité des réalisations (identification des
vices de construction, défauts de conformité...) en vue
de formuler des réserves si nécessaires ;
3. Documents
- Plan cadastral,
- Levé topographique,
a. Documents reçus au
- Programme architectural ou esquisse ;
poste de travail
- Rapport géotechnique ;
- Budget d’objectif.
- Plans Architecturaux : plans, coupes, façades, etc… ;
b. Documents produits
- Compte rendu et PV de réunion ;
au poste de travail
- Dossiers de permis de construire.
72
- Rapport d’APS
4. Rapports produits au - Rapport d’APD
poste - Rapport d’expertise sur les biens bâtis ;
- DT
5. Relation à l’intérieur de - Chef de projet
la société - Personnel d’appui
6. Relation avec l’extérieur - Maitre d’ouvrage
- BET
- BCT
- Entreprises
- La créativité ;
7. Indicateurs de
performance
- La maitrise des logiciels de dessin
Date :
Signature
73
b. Fiche de poste : Urbaniste
Fiche de poste
Titre du poste : Urbaniste
direct : Chef de projet Directeur Remplaçant : Architecte ou Ingénieur
Technique
Date de mise à jour : Janvier Agents sous sa responsabilité : Architectes, Ingénieurs, consultants
2020 externes, personnel d’appui
- Conception des outils de planifications urbaines ;
- Conception des outils de l’urbanisme opérationnel ;
- Conception des lotissements et de plans d’aménagement des
zones urbaines ou péri-urbaines ;
1. Principales
missions - Expertise sur les biens bâtis en vue de la DUP;
- Conseil en amont, en suivi et en aval des projets urbanistiques.
2. Missions - Assurer la direction des projets urbanistiques en étudiant, puis

spécifiques
en mettant en avant les choix créatifs les plus pertinents au
(Activités et
tâches du poste) regard des contraintes sociologiques, culturelles, économiques,
techniques, fonctionnelles et commerciales du projet ;
- Coordonner les études de faisabilité en lien avec le bureau
d'études : étude du terrain d'implantation, études des conditions
de vie des populations, études du statut du foncier, réalisation
des devis et estimations ;
- Superviser les démarches administratives et le montage
financier nécessaires au lancement du projet (demande
d’approbation des autorités locales, obtention des
autorisations...) ;
- Produire les éléments visuels nécessaires au maître d'ouvrage
74
et aux équipes d'exécution : plans, esquisses, maquettes en

trois dimensions, vidéos ou maquettes virtuelles ;
- Réaliser les dossiers techniques nécessaires au lancement des
phases de consultation (avant-projet sommaire, avant-projet
détaillé, document de consultation des entreprises...) ;
- Planifier la programmation générale du projet de sa phase en
amont à la livraison au client : réalisation des études
préliminaires, élaborations des documents d’urbanisme, études
techniques pour la viabilisation primaire ;
- Assurer la conduite générale des travaux dans le cadre d'un
reporting régulier au client et aux équipes dédiées à l'exécution
(participation aux réunions de chantier...) ;
- Assister le client lors de la réception des travaux et évaluer la
qualité des réalisations en vue de formuler des réserves si
nécessaires.
3. Documents
- Plan cadastral ;
3.1.Documents
- Levé topographique ;
reçus au
- Schéma d’aménagement sectoriel ;
poste de
travail
- Budget d’objectif.
4. Documents - Plans de zonage du PDL, SDAU ou PDU, plans de lotissement ;
produits au - Plan de viabilisation ;
poste de travail - Compte rendu et PV de réunion de validation.
 Rapports produits au - Rapport du PDL, SDAU, PDU ou lotissement ;

poste
- DT ;
 Relation à l’intérieur de - Chef de projet ;
la société - Personnel d’appui ;
- Maitre d’ouvrage ;
 Relation avec l’extérieur - Populations impactées par la projet ;
- Géomètres agréés ;
75
- Entreprises.
- La créativité ;
 Indicateurs de
performance
- La maitrise des logiciels de dessin.
Date :
Signature
76
c. Fiche de poste : Ingénieur de conception
Fiche de poste
Titre du poste : Ingénieur

direct : Chef de projet / Remplaçant : Ingénieur
Directeur Technique
Date de mise à jour :
Agents sous sa responsabilité : Ingénieur, personnel d’appui, contrôleurs
Janvier 2020
- Réalisation des études techniques ;
- Établissement des devis estimatif ;
1. Principales - Réalisation d’une étude d’avant-projet définitif et une étude des
missions projets d'exécution ;
- Apporter une assistance technique.
- Réceptionner et étudier le dossier technique transmis par l'architecte

et étudier la faisabilité de l'ouvrage ;
- Réaliser les estimations de structure de façon à dimensionner
l'ouvrage à construire (type d'ouvrage, poids et viabilité du bâtiment,
volume de matériaux nécessaires) ;
- Analyser les différents ratios (résistance des bâtiments,
comportement des matériaux) pour proposer des solutions
techniques adaptées ;
- Transmettre les résultats des calculs aux équipes de dessinateurs
pour qu'ils réalisent les plans associés et aux économistes de la
2. Missions
construction pour qu'ils fassent l'estimation financière du chantier ;
spécifiques
- Participer à la réponse aux appels d'offres et à la rédaction des
(Activités et tâches
documents techniques associés (cahier des clauses techniques
du poste)
particulières : CCTP) ;
- Réaliser des études complémentaires nécessaires au bon
déroulement du chantier : ajustement de proportions ou de plans,
évaluation de la faisabilité d'un procédé, actualisation du document
technique, travaux d'expertise et contrôle ;
- Confronter sur le terrain les solutions techniques retenues en
collaboration avec le conducteur de travaux ou le chef de chantier ;
- Épauler le conducteur de travaux au quotidien dans la résolution
des problèmes techniques ou des ajustements éventuels liés à
l'exécution (remplacement de matériaux, rectification de métrés).
3. Documents
77
- Plan architectural ;
3.1.Documents reçus au
poste de travail
- Levé topographique.
- Plan de coffrage ;
- Schémas unifilaires
- Schémas isométriques
- Carnet de ferraillages
3.2.Documents produits au - Plan de Charpente
poste de travail - CCTP descriptif
- Devis quantitatif
- Plan de mobilisation et d’installation du chantier
- Note de calculs
4. Rapports produits au - Bilans thermiques
poste - Bilans frigorifiques
- DT
la société - Architecte
- BET
6. Relation avec - BCT
l’extérieur - Entreprises
- La qualité du travail ;
7. Indicateurs de
performance
- La rapidité et la précision dans l’exécution des tâches ;
Date :
78
d. Fiche de poste : Ingénieur de travaux
Fiche de poste
Titre du poste : Ingénieur de travaux

direct : Chef de projet / Remplaçant : Ingénieur de travaux ou Ingénieur
Directeur Technique
Agents sous sa responsabilité : personnel d’appui, contrôleurs
Janvier 2020
- Établissement des devis estimatif ;
- Réalisation des pièces écrites d’avant-projet définitif et des projets
4. Principales
d'exécution ;
missions
- Apporter une assistance technique.
- Participer à la réponse aux appels d'offres et à la rédaction des

documents techniques associés (cahier des clauses techniques
particulières : CCTP) ;
- Réaliser des études complémentaires nécessaires au bon
5. Missions déroulement du chantier : ajustement de proportions ou de plans,
spécifiques évaluation de la faisabilité d'un procédé, actualisation du document
(Activités et tâches technique, travaux d'expertise et contrôle ;
du poste) - Confronter sur le terrain les solutions techniques retenues en
collaboration avec le conducteur de travaux ou le chef de chantier ;
- Épauler le conducteur de travaux au quotidien dans la résolution
des problèmes techniques ou des ajustements éventuels liés à
l'exécution (remplacement de matériaux, rectification de métrés).
6. Documents
7.1.Documents reçus au - Plan architectural et Plans techniques;

poste de travail - Rapport géotechnique et levé topographique
- CCTP descriptif
- Devis quantitatif
7.2.Documents produits au
poste de travail
- Plan de mobilisation et d’installation du chantier
- Rapport d’analyse des offres
8. Rapports produits au - Rapport de chantier
poste - Procès-verbal de réunion
79
- DT
la société - Architecte
- Ingénieur
10. Relation avec - Entreprises
l’extérieur
11. Indicateurs de
performance
Date :
80
e. Fiche de poste : Assistant (e) de direction (Secrétaire)
Fiche de poste
Titre du poste : Assistant (e) de direction
Remplaçant : Assistant (e) de direction
direct : Gérant
Agents sous sa responsabilité : Agents d’appui
Janvier 2020
- Assister le Gérant dans l’accomplissement de ses tâches au
quotidien ;
- Veiller à la tenue de l’agenda du Gérant ;
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la
1. Principales
missions société ;
- Assurer la gestion du courrier ;
- Assurer l’organisation et la coordination des informations internes et
externes.
2. Missions - Assurer le suivi et le traitement des courriers ;
spécifiques
- Assurer le tri, le classement et l’archivage des documents
(Activités et
tâches du poste) administratifs ;
- Assurer la diffusion des documents administratifs (courriers, rapports,
convocations, note de service, etc…) ;
- Tenir le registre d’enregistrement du courrier arrivée/départ ; faire la
distribution ;
- Constitution et préparation de dossiers ;
- Classer et archiver les documents et informations (papier et/ou
numérique) ;
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports,
convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Faire un suivi des activités ;
- Passer des commandes de fournitures, matériel ou consommables
81
de bureau ;
- Assurer l’organisation des réunions et présentations.
3. Documents
- Courriers ;
3.1.Documents
- Rapports et convocations ;
reçus au poste
- Documents administratifs (annuaire, organigramme) ;
de travail
- Tous les documents venant de l’extérieur.
3.2.Documents - Compte rendu de réunions ;
produits au - PV de réunion ;
poste de travail - Ordre de mission ;
4. Rapports produits au
poste
- Avec le Gérant : pour prendre les ordres et instructions et pour
rendre compte ;
5. Relation à l’intérieur
- Avec le reste du personnel : pour servir d’intermédiaire auprès du
de la société
Gérant.
6. Relation avec - Avec les visiteurs pour les introduire ou pour les renseigner ;
l’extérieur - Recherches de fournisseurs.
- Capacité relationnelle développée ;
7. Indicateurs de - La rigueur et l’esprit d’initiative ;
performance - La résistance au stress et à la pression ;
- La maitrise du Pack Office.
Date :
Signature
82
f. Fiche de poste : Métreur
Fiche de poste
Titre du poste : Métreur
Remplaçant : Métreur
Architecte/Ingénieur
Date de mise à jour : Janvier
Agents sous sa responsabilité : Aucun
2020
- Effectuer tous les calculs, mesures et relevés sur les chantiers ;
1. Principales missions - Estimer le prix de la construction ou de la rénovation du projet
architectural.
- Relever les dimensions, surfaces et volumes sur les chantiers ;
- Estimer la quantité de matériaux et le volume d'heures de travail
2. Missions spécifiques nécessaires à la réalisation de l'ouvrage ;
(Activités et tâches du - Estimer et établir les devis et les factures de l’ouvrage ;
poste) - Rédiger un cahier des charges pour la réalisation de l’ouvrage ;
- Assurer la préparation et le suivi du chantier ainsi que la gestion du
budget alloué ;
3. Documents
- Plan architectural ;
3.1. Documents reçus au poste
de travail
- Devis quantitatif.
- Relevés des dimensions, surfaces et volumes des chantiers ;
3.2.Documents produits au poste
- Devis quantitatif des matériaux pour la réalisation de projet
de travail
architectural.
4. Rapports produits au poste RAS
5. Relation à l’intérieur de la - Architectes, ingénieurs, chef de projet
société
6. Relation avec l’extérieur RAS
7. Indicateurs de performance - L’organisation et la ponctualité ;
- La rapidité et la précision dans les calculs.
Date :
Signature
83
g. Fiche de poste : Dessinateur
Fiche de poste
Titre du poste : Dessinateur

Remplaçant : Dessinateur
Architecte/Ingénieur
Date de mise à jour : Janvier 2020 Agents sous sa responsabilité : RAS
- Collaborer et assister directement l’architecte ou le

chargé de projets dans ses missions de conception
et d’exécution ;
1. Principales missions - Conduire des activités de relevés et de descriptions
d’ouvrages ;
- Conduire des activités de mise en forme des projets
d’études.
- Participer à la mise en forme des
projets architecturaux ;
- Appliquer les règles de la construction ;
- Connaître les normes et règlements en vigueur ;
2. Missions spécifiques (Activités et
- Avoir une vision cohérente des situations
tâches du poste)
professionnelles liées au projet architectural (acteurs,
interactions, phases du projet) ;
- Organiser ses activités pour atteindre les
objectifs définis.
3. Documents
- Esquisse ;
3.1.Documents reçus au poste de travail
- Plans à corriger.
3.2.Documents produits au poste de - Relevés et descriptions d’ouvrages
travail - Plan de mise en forme de projets d’études
4. Rapports produits au poste RAS
84
5. Relation à l’intérieur de la société - architectes, ingénieur, chef de projet, métreur
6. Relation avec l’extérieur RAS
- La maitrise des logiciels techniques (Autocad,
7. Indicateurs de performance
Archicad, ArchPlus ;
Date :
Signature
85
h. Fiche de poste : Chauffeur-Coursier
Fiche de poste
Titre du poste : Chauffeur-coursier
Remplaçant : Chauffeur-coursier
direct : Gérant
Agents sous sa responsabilité : Néant
2020
- Récupération et distribution du courrier interne et externe ;

- Conduite des voitures en ville ou en mission hors ville.
- Veiller à la propreté des véhicules et la régularité des documents
de circulation ;
2. Missions spécifiques
- Veiller à l’entretien des véhicules et la régularité des documents de
(Activités et tâches
circulation ;
du poste)
- Veilleur à l’entretien du groupe électrogène et à la disponibilité du
carburant
3. Documents
3.1.Documents reçus au Néant
poste de travail
3.2.Documents produits au Néant
poste de travail
4. Rapports produits au Néant
poste
5. Relation à l’intérieur de
Avec le Gérant : pour rendre compte de ses constats.
la société
Avec les maîtres d’ouvrages, les entreprises, les partenaires, les BET, les
6. Relation avec l’extérieur BCT pour transmettre ou récupérer du courrier ou des documents
- Assiduité et ponctualité ;
7. Indicateurs de
- Respect et rigueur ;
performance
- Discrétion.
Date :
Signature
86
i. Fiche de poste : Technicien de surface
Fiche de poste
Titre du poste : Technicien de surface
Remplaçant : Technicien de surface
direct : Assistant du Gérant
Janvier 2020
4. Principales - Veiller à la propreté des locaux ;

missions - Veiller à l’entretien des locaux.
- Veiller à la propreté des bureaux et salles communes ;

5. Missions - Vider les corbeilles à papier ;
spécifiques - Balayer les bureaux et tous les espaces ;
(Activités et tâches - Dépoussiérer le matériel et mobilier de bureau ;
du poste) - Veiller à la gestion des produits et matériels d’entretien mis à sa
disposition.
6. Documents
7.1.Documents reçus au Néant
poste de travail
poste de travail
poste
la société
10. Relation avec
l’extérieur
- Assiduité et ponctualité ;
11. Indicateurs de
performance
- Discrétion.
Date :
Signature
87
j. Fiche de poste : Agent de sécurité (Gardien)
Fiche de poste
Titre du poste : Agent de sécurité (Gardien)
Remplaçant : Agent de sécurité (Gardien)
direct : Assistant du Gérant
2020
- Veiller à la sécurité des locaux et de leur contenu.

- Veiller à la sécurité des biens de l’entreprise.
2. Missions spécifiques - Veiller à la sécurité du personnel de l’entreprise au sein des
(Activités et tâches du locaux ;
poste) - Contrôler les entrées et sorties des bureaux ;
- Accueillir les visiteurs et les orienter vers les services de
secrétariat ;
- S’assurer que tous les bureaux sont fermés en l’absence de
leurs occupants.
3. Documents
3.1.Documents reçus au poste Néant
de travail
poste de travail
poste
la société
6. Relation avec l’extérieur Filtrage des accès aux locaux.
- Vigilance et ponctualité ;
7. Indicateurs de
performance
- Discrétion.
Date :
Signature Approbation du Gérant
88
La gestion de la Facturation
5.6 La gestion de la Facturation
La gestion de la facturation consiste à obtenir l’assurance que :
- Les séparations des tâches sont suffisantes ;

- L’acceptation et l’exécution des prestations de service se font dans le respect des
intérêts de la société BATE International ;
- Les clients sont solvables ;
- Les prestations sont traitées avec rapidité et sérieux et en conformité avec les besoins
des clients ;
- Les factures sont établies conformément aux conditions préalablement fixées avec les
clients ;
- Toutes les prestations de service effectuées font l’objet de facturation ;
- Toutes les factures sont correctement saisies ;
- La réalisation des prestations de service respecte la séparation des exercices ;
- Le recouvrement rapide des créances ;
- L’enregistrement correcte des encaissements ;
- La comptabilisation des comptes clients et des autres comptes relatifs aux opérations
repose sur un système fiable ;
- La dépréciation de certaines créances a été constatée ;
Les factures sont établies par la Direction Technique à partir des rapports d’étapes des projets
et des contrats et transmises au Gérant pour approbation. Elles sont émises en deux
exemplaires au minimum et transmises par courrier dédié.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
1) le prix hors taxe sur la valeur ajoutée des biens livrés ou des services rendus ;
2) le taux et le montant de la taxe sur la valeur ajoutée ;
3) l'identification précise du redevable qui délivre la facture, notamment ses raison sociale,
nom, adresse, numéro d'immatriculation au registre du commerce et du crédit mobilier
(RCCM), références bancaires et numéro d’identification fiscale (NIF) ;
89
La gestion de la Facturation
4) L’identification du client, notamment ses noms, adresse, raison sociale et numéro

d’identification fiscale (NIF) ;
5) Mention « facture » ;
6) Date de la facture ;
7) Numéro de la facture qui doit être chronologique ;
8) Description des prestations de services effectuées ;
5.7 Suivi de Règlements et gestion des comptes clients
La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très rigoureuse. Dès réception de
l’encaissement ou de l’avis d’encaissement par la banque, il en est fait mention sur la facture.
Par simplification, les bordereaux de remises de chèques pourront être joint à la copie de la
facture permettant une mise à jour régulière des comptes clients.
Les règlements sont ensuite déposés en banque et transmises mensuellement au cabinet

conseil de comptable.
Chaque compte client doit être étudié et justifié chaque mois. Il est conseillé de les suivre très
régulièrement et d’effectuer des relances afin de ne pas pénaliser la trésorerie.
Il est important de suivre les clients « douteux » et de ne pas leur accorder d’encours trop
important.
5.8 Archivage des factures de vente
Les factures sont classées sans délai à partir du document papier ou directement par création
d’un fichier informatique.
Après enregistrement, la facture reçoit la mention « comptabilisée le » puis est classée dans le
dossier factures de ventes (ordre chronologique).
90
BATE International
Gestion des Immobilisations et des stocks ADM -
PARTIE 6 : LA GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES STOCKS
91
BATE International Gestion des Immobilisations et des stocks ADM -
Gestion des stocks
6.1. Objectif de la procédure, principes et intervenants
6.1.1. Les objectifs de la procédure
La procédure a pour objectif de décrire les principes et règles relatifs à la gestion extra
comptable des immobilisations et des valeurs acquises par BATE International SARL.
La procédure s’applique aux immobilisations et valeurs tels que : les bâtiments, matériels, les
consommables informatiques et bureautiques, les fournitures de bureau, bons de carburant,
etc.
6.1.2. Principes clés
Les principes clés se récapitulent comme suit :
 tout mouvement des immobilisations et valeurs est matérialisé dans le registre d’entrées
et de sorties ;
 l’Assistante de Direction effectue périodiquement des évaluations de consommations
moyennes lui permettant de s’assurer d’une utilisation rationnelle des fournitures de
bureau.
6.1.3. Conservation des fournitures de bureau
Les fournitures de bureau sont stockées et conservées dans un magasin ou une armoire
dûment sécurisée (e) dont la clé est détenue par l’Assistante de Direction.
Toute perte éventuelle de clés est immédiatement signalée au Gérant, Associé qui détient le
double.
6.2. Gestion des stocks

6.2.1. Gestion des entrées des stocks
Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine de BATE
International.
Par stock, il faut entendre :
92
Gestion des stocks
- les consommables informatiques et bureautiques ;

- les produits d’entretien ;
- les petits matériels et outillage ;
- les fournitures de bureau.
La procédure a pour objectif de décrire :
- Les modalités extracomptables de gestion des valeurs de la Société.

- La réception et l’enregistrement des entrées en stock des valeurs.
Elle consiste à décrire le processus de réception des commandes. La réception des

commandes s’effectue suivant le tableau ci-dessous :
Opérateurs Tâches Supports

Délais
Observations
Assistante de  Réceptionner les commandes ; Délais :

Direction  Procéder au comptage des articles et le bon de Dès réception
commande pour s’assurer de l’adéquation de la
Support :
livraison et de la commande avant l’entrée en stock ;
BL
 Décharger sur le bon de livraison (BL) pour matérialiser
la réception en mentionnant la date, les réserves sur les Bon de commande
éventuelles quantités non reçues ;
 Faire précéder la signature de la mention « reçu le… »
 Compléter le registre d’entrée en stocks et le signer ;
 Stocker les articles sous clef dans le magasin/l’armoire
prévue à cet effet ;
 Conserver l’original du bon de commande ainsi que le
BL ;
 Joindre une copie du bon de commande ainsi que le BL
93
Gestion des stocks
déchargé aux pièces comptables.
6.2.2. Le Traitement des sorties des stocks

La procédure consiste à décrire le processus d’approvisionnement interne du personnel en
stock tels que les consommables informatiques et bureautiques, les produits d’entretien et
fournitures de bureau.
La procédure s’articule suivant le tableau ci-après :
Opérateurs Tâches Supports, Délais
Observations
Le demandeur  Remplir le bon de sortie (BS) (Annexe 8) en précisant : Délais :
 Son nom, prénom, fonction ; En cas de nécessité
 la date de la demande ; Support :
 la désignation des articles demandés ; Bon de sortie de
 la quantité demandée pour chaque article ; fournitures
 le motif de la demande ;
 Signer le bon de sortie ;
 Transmettre le bon de sortie dûment complété et signé à
l’assistante de Direction.
Assistante de  S’assurer de la conformité de la demande ; Délais :

Direction  Vérifier si les éléments demandés existent en stock ; Dès réception
 Viser à son tour le bon de sortie ; Support :
 Mettre à la disposition du demandeur les fournitures Bon de sortie dument visé
demandées ; et daté,
 Constater la sortie sur la fiche de stock ; Fiche de suivi de stock
 S’assurer de la rationalité des sorties de stock ;
 Classer le bon de sortie de fournitures dans le
classeur « SORTIE DE FOURNITURES DE BUREAU
».
94
L’inventaire physique des stocks
6.2.3. L’inventaire physique des stocks

La société BATE International doit contrôler au moins tous les douze mois l’existence et la
valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine.
Il en résulte qu’un inventaire doit être effectué au moins tous les ans à la date de clôture de
l’exercice.
Lorsqu’il existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent être ajustées et les écarts
expliqués.
Le comptage matériel des existants en stock est d’une importance essentielle : le stock a une
incidence directe sur le résultat, et représente généralement une grande partie des actifs.
Afin que le recensement soit effectué avec un maximum de fiabilité et d’exactitude, il convient
que l’entreprise prévoie les modalités de déroulement des opérations d’inventaire au moyen
d’instructions écrites et rigoureuses qui préciseront :
- le but de l’inventaire ;
- la date et les heures de comptage ;
- la préparation des lieux de stockage ;
- le personnel chargé de l’inventaire ;
- l’arrêt des mouvements pendant l’inventaire ;
- le dénombrement et la saisie de l’inventaire ;
- les procédures de séparation des exercices.
Les stocks sont enregistrés à leur coût d’acquisition pour les biens acquis et à leur coût de
production pour les biens produits.
Si la valeur des stocks est inférieure à la clôture de l’exercice à leur coût, une provision doit être
constituée.
Un inventaire physique des stocks doit être réalisé à travers une fiche de stock (Annexe 9) une
fois par an afin de contrôler l’existence réelle. Il s’opère par pointage de la liste des
immobilisations éditée par le cabinet d’assistance comptable.
95
L’inventaire physique des stocks
Opérateurs Tâches Supports Délais Observations

Assistante de Direction  Etablir le planning d’inventaire physique ; Délais : A la période échue
 Transmettre le planning au Gérant, Associé Support : Planning d’inventaire
de BATE International pour validation.
Gérant, Associé  Valider et viser le planning d’inventaire ; Délais : Dès réception
 Transmettre le planning à l’Assistante de Support : Planning d’inventaire
Direction.
Equipe d’Inventaire  Classer les fournitures par nature ; Délais :
 Procéder au comptage physique des Dès réception
articles ; Support :
 Reporter les quantités comptées, au stylo à Planning d’inventaire
bille sur les fiches d’inventaire ;
 Indiquer éventuellement tout défaut ou
anomalie constaté (e) sur les stocks
inventoriés ;
 Dresser un PV d’inventaire physique (en
deux (02) exemplaires) ;
 Faire viser le PV par tous les membres de
l’équipe d’inventaire ;
 Justifier les écarts éventuels ;
 Transmettre une copie du PV au Gérant,
Associé qui, si besoin, établit une note sur
les écarts à l’attention du Cabinet
d’Assistance Comptable.
6.2.4. Constations des Inventaires de stocks

Opérateurs Tâches Supports Délais Observations
Assistante de Direction  Passer les écritures de régularisation ; Délais : Dès réception
planning d’inventaire physique ; Support : Etats d’inventaire de stock
 Classer les documents dans le classeur. (initial et final)
« Inventaire de stock » Bon de livraison
Bons de sortie ;
Etat des consommations ;
PV d’inventaire ;
Note sur les écarts.
6.2.5. Gestion des stocks

Les stocks doivent être suivi en temps réel par le truchement de la fiche ci-après. Lorsque les
stocks critique est atteint par rubrique, cela enclenchera automatiquement la procédure d’achat.
96
Inventaire physique des stocks
Numéro ITEM Quantité commandée et Quantité sortie et date Quantité restante Stock critique Observation
date de livraison de sortie
97
Suivi des véhicules
6.2.6. Suivi des Véhicules

Le suivi des véhicules consiste à contrôler et à suivre l’utilisation des véhicules et leurs
consommations de carburant ainsi que leur entretien.
Cette procédure s’applique à tous les véhicules de la société BATE International.
6.2.6.1. Procédure de suivi des véhicules

Pour un suivi optimal des véhicules, les tâches suivantes doivent être effectuées :
 Chaque véhicule est muni d’un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son
entretien et sa consommation en carburant ;
 Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur effectue les opérations ci-après,
sur le carnet de bord du véhicule :
- Inscrire la date ;
- Inscrit l’objet du déplacement ;
- Inscrit la quantité de carburant prise ;
- Relève le kilométrage au départ.
 Au retour du déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur :
- Inscrit le kilométrage à l’arrivée,
- Signe le carnet et le remet dans le véhicule.
 A la fin de chaque mois, le chauffeur avec l’appui de l’assistante de Direction, prépare
un relevé par véhicule :
- des kilométrages parcourus,
- des consommations de carburant.
 A chaque entretien du véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées,
pneumatique), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d’entretien du livret de bord du
véhicule en inscrivant :
 la date ;
 la nature des travaux réalisés ;
 son nom et sa signature.
98
Gestion des immobilisations
6.2.6.2. Principes de suivi

Le suivi des véhicules de BATE International exige le respect des principes ci-après :
 le chauffeur veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu ;
 toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à la
connaissance du Gérant ;
 tous les mois, il doit être relever le kilométrage ainsi que les consommations de
carburant à partir des livrets de bord des véhicules ;
 le chauffeur avec l’appui de l’Assistante de Direction veille au respect des dates de
renouvellement de polices d’assurance et des visites techniques ;
 une copie des pièces (assurance, carte grise, etc…) de chaque véhicule est conservée
par l’assistante de Direction dans un dossier tenu pour chaque véhicule.
6.3. La gestion des immobilisations

6.3.1. La gestion des entrées des immobilisations
La procédure s’applique à toutes les immobilisations acquises et réceptionnées par la société
BATE International (Equipements, Matériels de bureau, Matériels de transport, etc.).
La gestion des entrées des immobilisations consiste à constater l’entrée des immobilisations à
travers une fiche individuelle et l’identification des immobilisations.
6.3.1.1. Fiche individuelle d’immobilisation (Annexe 10)
Opérateurs Tâches Supports/Délais/Observations
99
 Etablir pour chaque immobilisation, une Délais :

fiche individuelle comportant : Dès réception
- le numéro de la fiche ; Support :
Assistante de - la désignation de l'immobilisation ; Facture
Direction - le code de l’immobilisation ; Fiche d’immobilisation
- la date d'acquisition ;
- la source de financement ;
- l'identification du fournisseur ;
- la date de mise en service ;
- le coût d’acquisition ;
- le taux d’amortissement ;
- l’affectation,
- la localisation (destinataire final).
 Signer la fiche individuelle
d’immobilisation et la transmettre,
accompagnée de la facture, au Gérant
pour contrôle et approbation
Gérant  Vérifier que les paramètres de Délais :

l’immobilisation (nature, code, etc.) Dès réception
sont correctement établis et Support :
transmettre la fiche au Comptable pour Facture
modification le cas échéant ; Fiche d’immobilisation
 Contrôler puis signer la fiche
individuelle d’immobilisation.
Assistante  Transmettre la fiche individuelle

d’immobilisation visée et la facture au
de Direction
comptable par voie hiérarchique.
Cabinet Mettre à jour le fichier des immobilisations Délais :
Comptable Dès réception
 Classer la fiche individuelle Support :
d’immobilisation approuvée dans le Logiciel Comptable
chrono « IMMOBILISATIONS ». Chrono IMMOBILISATIONS
6.3.1.2. Identification des immobilisations
100
Assistante  Identifier chaque immobilisation selon sa Délais :
de Direction codification au moyen d’une étiquette Dès réception

apposée sur celle-ci (dans un endroit Support :
permettant la conservation de Fiches d’immobilisation
l’étiquette) ;
 Etablir la liste des immobilisations ;
 Faire décharger sur la liste chaque
occupant du bureau ou local dans lequel
sont affectées les immobilisations ;
 Transmettre une autre copie au Gérant
pour conservation.
Gérant  Valider la liste des immobilisations Délais :
 Conserver une copie de la liste dans le Dès réception
dossier « IMMOBILISATIONS ». Support :
Fiches d’immobilisation
Assistante de  Afficher la liste dûment cachetée dans le Délais :

Direction bureau concerné Dès réception
Support :
Fiches d’immobilisation
NB : la liste doit être en permanence actualisée et visée par les parties concernées. En cas
d’affectation d’une nouvelle immobilisation dans un bureau, l’ancienne liste affichée est
remplacée par la nouvelle dont une copie est jointe au dossier « IMMOBILISATIONS ».
6.3.2. Gestion des sorties des immobilisations
La procédure s’applique à tous les biens d’immobilisation de la société BATE International. La
sortie d’immobilisation s’effectue à travers une fiche de sortie d’immobilisation (Annexe 11). Il
s’agit des :
101
- sorties définitives : biens réformés ou cédés par la société (Equipements, Matériels de

bureau, Matériels de transport, etc.) qui doivent être portées sur les livres journaux de
l’Assistante de Direction ;
- sorties provisoires : cas des réparations, missions, prêts.
6.3.2.1. Le recensement des immobilisations

La Commission de Recensement (CR) est constituée :
1. d’un représentant de la Direction Technique ;

2. d’Assistante de Direction ;
3. de tout autre employé de la société désigné par le Gérant.
Cabinet  Recenser les immobilisations et celles à Délais :

Comptable réformer ; Suivant la date fixée par le Gérant,
 Vérifier l’état des immobilisations après l’inventaire des immobi-
concernées ; lisations et dans l’année (au plus
 Vérifier la date d’acquisition ainsi que la tard le 31 janvier de l’année
durée d’utilisation des immobilisations suivante)
concernées ; Support :
 Mentionner la Valeur Nette Comptable Fiches de recensement
(VNC) ;
 Etablir un Procès-verbal (PV) de réforme
d’immobilisation ;
 Signer le PV de réforme (tous les
membres de la Commission de
recensement) ;
 Transmettre le PV de réforme au Gérant
N.B : Le PV de réforme doit indiquer la date d’acquisition, le motif de réforme et la valeur nette
comptable des immobilisations.
102
6.3.2.2. La validation du PV de réforme

Assistante  Valider le PV de réforme ou, émettre des Délais :
de direction observations et les transmettre à la Dès réception

Commission de Recensement pour Support :
modification puis validation ; PV de réforme
 Signer le PV de réforme validé et le
transmettre au Gérant pour visa.
Gérant  Approuver le PV de réforme des Délais :
immobilisations ; Dès réception
 Signer le PV de réforme ; Support :
 Transmettre le PV de réforme au Cabinet PV de réforme
comptable.
Assistante  Archiver le PV de réforme. Délais :
de direction Dès réception

Support :
PV de réforme
6.3.2.3. Validation des fiches de sortie

Assistante  Etablir, pour chaque immobilisation, une Délais :
de Direction fiche de sortie en indiquant les paramètres Dès réception
suivants : Support :
- code de l’immobilisation, PV de validation
- désignation de l’immobilisation, Fiche de Sortie
- date d’acquisition,
- date de sortie,
- valeur nette comptable,
- le motif (cession ou mise au rebut) ;
- etc.
 Transmettre le PV de validation de réforme
et les fiches de sortie d’immobilisation au
Gérant pour visa ;
 Actualiser, si besoin, les listes
103
d’immobilisations des différents bureaux et

locaux, faire décharger les parties
concernées sur les listes et en conserver
une copie datée dans le dossier «
IMMOBILISATIONS ».
Gérant  Viser les fiches de sortie des Délai :
immobilisations. Dès réception
Support :
PV de validation
Fiche de Sortie
Cabinet  Classer les fiches de sortie, le PV de Délai :
Comptable validation et le PV de réforme dans le Dès réception
chrono « IMMOBILISATIONS » Support :
 Comptabiliser la sortie des immobilisations. PV de validation
Fiche de Sortie
6.3.2.4. Les sorties provisoires d’immobilisation

La sortie provisoire de toute immobilisation doit être matérialisée par une fiche de sortie
provisoire dûment datée et visée par les parties concernées et jointe au dossier des
immobilisations.
Si la durée de la sortie excède trois (03) mois, la liste figurant dans le bureau ou local concerné
devra être mise à jour.
Un prêt d’immobilisation ne doit être effectué par la société que dans des cas exceptionnels et
nécessite l’accord du Gérant matérialisé par un memo stipulant les dates de sortie, de retour et
le fait que tout dommage causé à l’immobilisation concernée sera à la charge du bénéficiaire
qui assumera les frais de réparation, remise en état ou remplacement.
6.3.2. Inventaire physique des immobilisations

La procédure s’applique à tous les biens d’immobilisation acquis et réceptionnés par la société
(Equipements, Matériels de bureau, Matériels de transport, etc.).
Un inventaire physique des immobilisations (Annexe 12) doit être effectué tous les ans.
NB : l’équipe d’inventaire est constituée de la même façon que la Commission de recensement
de :
1. d’un représentant de la Direction Technique ;
2. d’Assistante de Direction ;
3. de tout autre employé de la société désigné par le Gérant.
104
6.3.2.1. Planning d’inventaire

Assistante de  Etablir le planning d’inventaire en Délais :
Direction indiquant : Tous les six (6) mois
- les dates et heures d’inventaire ; Support :
- la nature des immobilisations à Planning d’inventaire
inventorier ; des immobilisations
- la composition de l’équipe
d’inventaire ;
- le Chef de l’équipe d’inventaire ;
 Transmettre le planning au Gérant pour
visa.
Gérant  Viser le planning et le transmettre à Support :

l’Assistante de direction Planning d’inventaire
des immobilisations.
6.3.2.2. Visa du planning d’inventaire

Gérant  Prendre connaissance du planning et Délais :

faire porter, si besoin, les modifications Dès réception
qui s’imposent Support :
 Viser le planning d’inventaire et le Planning d’inventaire des
transmettre à l’Assistante de Direction immobilisations
pour diffusion.
Assistante de  Diffuser le planning d’inventaire auprès
Direction des responsables concernés, contre
décharge.
 Transmettre une copie au Gérant,
 Informer les membres de l’équipe
d’inventaire et leur transmettre les fiches
105
d’inventaire à renseigner, indiquant la

liste des immobilisations à inventorier
(qui doit faire apparaître notamment la
référence et la désignation de
 chaque immobilisation).
106
BATE International
Gestion du courrier et de la documentation ADM -
PARTIE 7 : LA GESTION DU COURRIER ET DE LA DOCUMENTATION
107
BATE International
Gestion du courrier et de la documentation ADM -
Pour la gestion du courrier et de la documentation, il est créé un registre « arrivée » et un

registre « départ » pour :
- Les courriers normaux ;
- Les courriers confidentiels ;
- Les documents comptables ;
- Les appels d’offres et autres marchés.
La circulation des courriers peut se faire sous parapheur (courrier physique).
A cet effet, différents parapheurs existent :
CONTENU ET INTITULE Courrier arrivé Courrier départ

DU PARAPHEUR
Courrier normal
- Le Courrier classique ;
- Les autres courriers n’entrant pas dans les 1 1
autres types décrits plus bas ;
- Les Notes de services.
Courrier confidentiel
- Courrier estampillé "confidentiel" 1 1
Courrier « comptable »
- Les Factures ;
- Les Règlements ; 1 1
- Les autres documents comptables.
- Dossiers d’Appels d’Offres ;

- Demandes de renseignements et de prix ;
- Les Autres offres de prix 1 1
7.1. Principe de signatures

La signature des courriers sortant et les notes de services revient au Gérant, Associé ou à son
délégataire ou à son intérim.
108
BATE International Gestion du courrier et de la documentation ADM -
Courrier normal « Arrivée »
7.2. Courrier normal

La procédure s’applique pour tous les courriers normaux qu'il s'agisse de courriers :
- Postaux ;
- Déposés au secrétariat de BATE International ;
- Courriers express.
Les courriers normaux renferment :
- Courrier normal « Arrivée » ;
- Courrier normal « Départ ».
7.2.2. Courrier normal « Arrivée »
La gestion du courrier normal Arrivée se fait à travers l’enregistrement du courrier, l’imputation
du courrier et la diffusion du courrier.
 L’enregistrement du courrier
Opérateur Tâches Délai/supports
 Réceptionner le courrier ;
 Décharger le cas échéant le courrier / ou le registre
présenté par le déposant en apposant une signature et le
cachet de BATE International ;
 Enregistrer le courrier dans le registre courrier ARRIVEE
Délai :
de la Société en mentionnant :
Dès l’arrivée du
o La date d'arrivée ;
courrier
o L'heure d'arrivée ; Support :
o Le numéro d’ordre ; Courrier
o Le numéro de référence du courrier ; Registre
o Les noms et adresses de l’émetteur ; « COURRIER
o L’objet ; ARRIVEE »
o Le nombre de pièces accompagnant le courrier ;
Assistante  Apposer sur chaque courrier le cachet de réception et
de Direction compléter les trois (03) premières rubriques :
o N° d'ordre ;
o Date d'arrivée ;
o Heure d'arrivée ;
o Destinataire ;
o Effectuer une copie du courrier et la classer dans le
chrono " COURRIER ARRIVEE " ;
 Joindre au courrier la fiche d’imputation de courrier (Suite
109
Courrier normal « Arrivée »
réservée) ;
 Puis transmettre le courrier sous parapheur au Gérant,
Associé.
 Imputation du courrier
 Parapher le courrier ;
 Compléter la fiche d’imputation du courrier Délai :
Dès l’arrivée du courrier
Gérant, Associé (suite réservée) pour imputer le courrier à Support :
l’agent concerné avec ses instructions ; Sur la base du courrier
enregistré
 Retransmettre le courrier sous parapheur à
l’Assistante de Direction pour exécution des
instructions (préparation d’un projet de
réponse, d’une note, transmission à un
destinataire, …).
 Diffusion du courrier après imputation
 Transmettre le courrier à la personne Délai :

concernée ; Dès le retour du courrier
Assistante  Ou préparer le courrier de réponse si des Support :
de Direction instructions sont données en ce sens par Sur la base du courrier paraphé
le Gérant. et imputé par le
Gérant
110
Courrier normal « Départ »
7.2.3. Courrier normal « Départ »

Le courrier départ peut être de différentes natures :
 Correspondance :
o Aux Clients ;
o Aux autorités ;
o Aux fournisseurs ;
o aux collaborateurs,
o à un organisme / une organisation partenaire ;
o à un fournisseur ;
o Etc…
Tout projet de correspondance soumis à la signature du Gérant, Associé doit être au préalable
validé par l’agent initiateur du projet de courrier et accompagné du dossier de base.
La gestion du courrier départ consiste à la réception et/ou saisie du projet de courrier, la
validation du projet de courrier, la signature et la transmission du courrier.
 Réception et / ou saisie du projet de courrier
 Saisir le projet courrier, effectuer sa Délai :
Assistante de mise en forme ; Dès l’arrivée du courrier
Direction  Editer le projet de courrier et Support :

transmettre le projet de courrier à Dès réception du projet de
l’initiateur pour validation. courrier accompagné du
dossier de base
111
Courrier normal « Départ »
 Validation du projet de courrier
Initiateur du projet  S’assurer du respect de la charte graphique de BATE Délai :

de courrier International et du fait que les mentions obligatoires Dès l’arrivée du
ont bien été portées ; courrier
 Valider le projet de courrier saisi / mis en forme : Support :
o S’il n’y’a pas d’observations : retourner le projet à Projet de courrier
l’Assistante de Direction pour transmission au
Gérant, Associé ;
o Sinon : faire porter les modifications qui
s’imposent ;
 Transmettre le courrier au Gérant pour signature.
 Signature du courrier

Gérant, Associé  Contrôler le contenu du courrier et demander si Délai :
besoin des explications complémentaires à Dès réception
l’initiateur (se référer si besoin au dossier de Support :
base) ; Registre
 Faire porter si besoin les modifications qui Projet de courrier
s’imposent, puis signer le courrier et le retourner
à l’Assistante de Direction.
 Transmission du courrier
Assistante  Effectuer deux (02) copies du courrier signé dont une (01) Délai :
de Direction pour classement dans le chrono « courrier départ » et une Dès réception
(01) pour classement dans le dossier concerné par la Support :
personne initiatrice ; Registre
 Transmettre le courrier au chauffeur pour transmission aux Projet de courrier
destinataires contre décharge (cachet et date de réception)
dans le registre « Courrier Départ » ;
 Lors du retour du Chauffeur, contrôler la décharge faite
dans le cahier de transmission ;
 Ou scanner le courrier et l’envoyer au destinataire en
demandant un accusé de réception par e-mail.
112
Courrier confidentiel
7.3. Courrier confidentiel
7.3.1. Courrier confidentiel « Arrivée »

Le courrier estampillé « CONFIDENTIEL » ne doit en aucun cas être ouvert par une personne
autre que le destinataire.
En pratique, les courriers dits « CONFIDENTIELS » ne sont adressés qu’au Gérant, Associé.
Pour le cas spécifique des courriers reçus dans le cas des appels d’offres et autres
consultations, leur ouverture ne relève que de la commission chargée de l’ouverture des plis et
de jugement des offres.
Arrivée du courrier « CONFIDENTIEL » chez l’Assistante de Direction
Assistante  Décharger sur le registre qui lui est Délai :
de Direction présenté par l’émetteur ; Dès l’arrivée du courrier

 Enregistrer le courrier dans le registre estampillé « CONFIDENTIEL
courrier confidentiel en portant »
uniquement les mentions pouvant être Support :
portées sans que le courrier ne soit Registre courrier confidentiel
ouvert ;
 Transmettre le courrier non ouvert au
Gérant, Associé.
7.3.2. Courrier confidentiel « départ »

Le Gérant, Associé est seul habilité à décider du traitement du courrier confidentiel et donne les
instructions en ce sens à l’Assistante de Direction : traitement spécial, reversement dans le
courrier normal, etc…
113
Notes de service
7.4. Notes de services

7.4.1. Elaboration de la note de service
Gérant, Associé  Demander la rédaction du projet de note Délai :

de service ou donner les instructions En cas de nécessité
pour sa rédaction à l’Assistante de Fait générateur :
Direction Nécessité de rédiger une note
de service
Assistante  Rédiger / mettre en forme le projet de note Délai :
de Direction dès réception des éléments relatifs dans le Dès réception des instructions
modèle applicable et en appliquant la Support :
codification en vigueur Instructions du Gérant, Associé
 Soumettre le projet de note de service (dans Projet de note
le parapheur concerné) au Gérant, Associé
pour signature.
7.4.2. Validation et signature de la note de service
Gérant, Associé  Valider le projet de note ou faire si Délai :

besoin y apporter les modifications qui Dès réception
s’imposent Support :
 Signer la note de service dès lors que Note de servie
les modifications éventuelles ont été
prises en compte,
 Transmettre la note à l’Assistante de
Direction pour diffusion aux ampliateurs
114
Notes de service
et/ou affichage.
7.4.3. Enregistrement de la note de service
Assistante  Procéder à l’enregistrement de la note Délai :
de Direction dans le registre ouvert à cet effet ; Dès signature de la note de

 Apposer le cachet de la société ; service par le Gérant, Associé
 Effectuer le nombre de copies Support :
nécessaires de la note de service ; Registre Note
 Classer l'original dans le chrono «

NOTES DE SERVICES ».
Assistante  Diffuser à l’ensemble du personnel Délai :
de Direction concerné et/ou des ampliateurs la note Dès enregistrement et selon

de service ; les ampliateurs
 Procéder si besoin à l’affichage de la Support :
note de service si telle est l’instruction du Note/ Tableau d’affichage
Gérant.
115
BATE International
Gestion des missions ADM -
PARTIE 8 : LA GESTION DES MISSIONS
116
BATE International Gestion des missions ADM -
Définition et suivi des missions
8.1. Définitions et principes
Est considéré comme en mission tout agent qui, pour des besoins de service, est appelé à se
déplacer provisoirement hors de son lieu habituel de travail.
Toute mission doit préalablement au déplacement faire l’objet d’un ordre de mission (Annexe 13)
signé par le Gérant ou son représentant.
L’agent en mission hors du pays, a droit à une prise en charge par la société comprenant :
- les titres de transport;

- les perdiems conformément au barème des frais de mission ;
- Une assurance souscrite de manière ponctuelle par la société au profit de l’agent en
Mission dans un pays étranger.
Les frais de mission comprennent : les perdiems, les frais d’hébergement, les frais transports pour
les déplacements par voie aérienne ou par bus de transport public, et le carburant nécessaire à la
réalisation de la mission pour les missions par véhicule.
8.2. Suivi des missions

- La programmation des missions de la société est approuvée par le Gérant, Associé,
dans le respect du programme d’activités et de ses objectifs stratégiques.
- Le planning des déplacements est décidé en comité de Direction de façon
hebdomadaire en tenant compte des activités de la société sur le terrain et la
disponibilité budgétaires ;
- L’ordre de mission doit être visé au verso par les partenaires ou autres structures visitées
dans le cadre de la mission (dates et heure d’arrivée et de départ) ;
- Au plus tard 10 jours ouvrables après le retour d’une mission, le Chef de mission rédige un
rapport de mission qu’il soumet à l’approbation du Gérant ou du Directeur Technique ou
du Chef de Projet selon le cas.
- Le rapport de mission approuvé est conservé par L’assistante de Direction, une copie est
jointe à la pièce comptable ayant servie au paiement des frais de mission et une autre
copie auprès du supérieur hiérarchique de l’agent qui a effectué la mission
117
Gestion financière des missions
8.3. Gestion financière des missions
Tout agent en mission a droit à une indemnité de déplacement (perdiems) dont les montants sont fixés comme suit :
Responsable Mission à l’intérieur Mission en Afrique Mission au Mission dans le reste de Mission en Europe/Asie/
du Niger occidentale française Maghreb l’Afrique et en Madagascar Océanie/ Amérique
Gérant 70 000 100 000 150 000 180 000 200 000
RAF/DT 50 000 70 000 120 000 150 000 180 000
Architecte/Ingénieur 35 000 50 000 70 000 80 000 150 000
Assistant de Direction,
Comptable / Technicien 30 000 40 000 60 000 60 000 140 000
supérieur/
Contrôleur de chantier
20 000 25 000 - - -
(BEP)/ dessinateur
Chauffeur 10 000 35 000 - - -
118
Les missions dont la durée est inférieure ou égale à dix (10) heures ne font pas l’objet de rapport
de mission en dehors de celles du contrôle de travaux d’un chantier.
Les frais de mission comportent exclusivement les frais de restauration et les frais d’hébergement
à raison respectivement d’un tiers et de deux tiers.
Les frais de mission n’incluent pas les frais divers qui sont principalement les frais de
communication, les frais de transport in situ (par taxi), les frais de carburant, les frais administratifs
(péage, laissez-passer) et les frais des repas offerts au nom de la firme. Dans tous les cas les
dépenses devront être justifiées par des reçus. Ces frais sont évalués et arrêtés forfaitairement
avant la mission et peuvent être réévalués en cours de mission.
8.4. Retour de mission

Le rapport de mission comprenant au moins les rubriques suivantes est transmis au Gérant par
voie hiérarchique :
- Nature et objet de la mission ;

- Lieu de la mission ;
- Durée de la mission ;
- Résultats et recommandations de la mission ;
- Propositions de mise en œuvre et de suivi (modalités et couts) ;
- Liste complète des contacts établis (nom, prénom, fonction, structure, téléphones) ;
- Indicateurs de mesure de réussite de la mission pour la production de rapport de suivi ;
- Impact sur les objectifs stratégiques de la société.
Parallèlement au rapport de mission, un compte rendu succinct de la mission est effectué
oralement par l’agent concerné au supérieur hiérarchique.
Aussi, la documentation technique obtenue sur le site de réunion est également remise à la
société afin d’être si nécessaire traitée en conformité avec la procédure décrite dans le sous-
cycle Courrier et Documentation et exploitée par les intéressés et partagée avec ces derniers.
Cette documentation est scannée pour archivage numérique.
119
8.5. Modification de la mission en cours

Pour un motif valable exceptionnel ayant entraîné un décalage de la mission et des frais
supplémentaires, l’agent rédigera un mémo accompagné des pièces justificatives nécessaires
(frais d’hôtel et autres supplémentaires…) qu’il transmettra au Gérant pour remboursement de
ces frais supplémentaires. La procédure se déroule comme suit :
- L’agent en mission en informe son supérieur hiérarchique, pour la prise en compte des
frais ;
- Il est calculé alors les frais supplémentaires soumis à l’approbation du Gérant.
120
BATE International
Organisation financière et comptable COMP -
PARTIE 9 : ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE
121
BATE International Organisation financière et comptable COMP -
Organisation du système comptable
9.1. Organisation du système comptable

9.1.1. Référentiel comptable
Le système de comptabilité générale mis en place par BATE International a pour principal objet
de fournir l’ensemble des informations financières et comptables, légalement obligatoires, mais
aussi indispensables pour une gestion efficiente de l’entreprise. La comptabilité générale de
BATE International est tenue selon les règles du SYSCOHADA (Système Comptable de
l’OHADA).
Le présent manuel a pour objectif de présenter les règles et techniques à appliquer pour, d’une
part, procéder à l’enregistrement comptable des principales opérations réalisées au sein de la
société, et ce, conformément aux principes comptables en usage, et d’autre part, fournir toutes
informations susceptibles d’orienter la gestion de la société en fonction des objectifs définis par
l’associé, Gérant.
La comptabilité générale a principalement trois fonctions :
- décrire d’une manière exhaustive la situation patrimoniale de la société ;
- calculer le résultat d’exploitation de l’exercice ou d’une période donnée ;
- mesurer les flux financiers et la position des tiers.
Pour assurer ces fonctions, le système doit permettre la tenue des comptes, c’est-à-dire :
- enregistrer les pièces comptables ;
- saisir et contrôler les écritures ;
- classer les pièces comptables.
La fiabilité de la comptabilité générale repose en outre sur :
- la maîtrise des opérations courantes et de leur traduction en comptabilité ;
- une sécurité patrimoniale ;
- la sécurisation du système informatique.
BATE International SARL utilise pour la tenue de ses comptes et l’élaboration des états
financiers, le progiciel SAGE.
9.1.2. Caractéristiques des systèmes comptables
Le progiciel SAGE mis en place par la société BATE International tient notamment :
122
Principes comptables applicables
- une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux
principalement externes permettant de produire les principaux états financiers énumérés
par le SYSCOHADA ;
- un suivi budgétaire autorisant l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des
dépenses, le suivi budgétaire, la révision en cas de besoin des crédits et la production
des états budgétaires .
9.1.3. Principes comptables applicables
9.1.3.1. Principe de continuité de l’exploitation
L’établissement des états financiers doit être fait dans la perspective de continuité de
l’exploitation.
Cette continuité est indispensable pour assurer la cohérence des évaluations et la validité des
résultats comparés d’un exercice à l’autre. Si la société BATE International n’est pas appelée à
continuer ses activités, seules les valeurs de liquidation doivent être prises en compte pour
l’évaluation des principales rubriques des états financiers.
Ce principe trouve son fondement dans l’article 39 du SYSCOHADA qui " conduit à évaluer les
biens en fonction de leur utilité, en supposant que l’étendue des activités de la société BATE
International se maintiendra sans réduction sensible dans un avenir prévisible. Il implique donc
la prise en considération d’un horizon économique sans trouble majeur, le recours à d’autres
valeurs autre que la valeur d’utilité (valeur de marché, valeur de liquidation, valeur à la casse) et
ne peut être justifié que par la cession d’une branche d’activité ou l’interruption de l’exploitation,
par exemple ".
9.1.3.2. Principe du coût historique
Ce principe classique et d’application générale, appelé aussi principe du nominalisme, consiste
à conserver au bilan quelle que soit la durée et malgré les fluctuations de la monnaie, le prix
d’achat du bien du jour de l’acquisition. Il constitue la principale référence du comptable en
matière d’évaluation car la méthode est simple, objective, universellement connue et pratiquée.
Le critère unique d’évaluation des éléments d’actif et de passif est le coût historique. Le principe
consiste à toujours utiliser pour la valorisation des actifs d’une entreprise le prix, le coût ou la
valeur en monnaie courante de l’époque à laquelle l’inscription de l’actif a eu lieu. Le coût
historique des biens inscrits à l’actif du bilan est constitué par :
123
- le coût réel d’acquisition pour ceux achetés à des tiers ;

- la valeur d’apport pour ceux apportés par les associés ;
- la valeur actuelle pour ceux acquis à titre gratuit ou ;
- par la valeur, en cas d’échange, de celui des deux éléments dont l’estimation est la plus
sûre ;
- le coût réel de production pour ceux produits par la société BATE International pour elle-
même.
9.1.3.3. Principe de spécialisation des exercices
Il est nécessaire de déterminer les résultats de la gestion passée de la société BATE
International et de prévoir les résultats futurs, d’où le découpage de la durée de vie de la
société en exercices comptables d’une durée d’un an.
Il s’agit, par le biais des comptes de régularisation en général, de rattacher à chaque exercice
les charges et produits qui le concernent effectivement et ceux-là seulement.
9.1.3.4. Principe de prudence
Il se définit comme l’appréciation raisonnable des faits afin d’éviter le risque de transfert, sur
l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats de la
société BATE International.
Il en résulte un traitement comptable différencié des charges et des produits :
- anticipation des charges dès qu’elles apparaissent probables par la constitution de
provisions pour dépréciation et pour risques et charges ;
- non comptabilisation des profits ou plus-values latents ; ceux-ci ne peuvent être
comptabilisés qu’au moment de leurs réalisations effectives.
En conséquence, une charge ou une moins-value non encore intervenue doit être prise en
compte pour la détermination du résultat de l’exercice, dès lors que sa réalisation est probable.
En revanche, un produit ou une plus-value n’est compris dans le résultat qu’au moment de sa
réalisation effective.
Compris comme une règle de mesure, le principe de prudence permet l’appréciation
raisonnable des événements et opérations pour éviter de donner une image flatteuse au
124
lecteur. Toute perte même probable doit être constatée, alors que les gains doivent être
réalisés pour être pris en compte.
Le principe peut être atténué ou ne pas s’appliquer dans certaines exceptions :
- frais de recherche et développement ;
- rattachement des produits partiels ;
- position globale de change ;
- achats à terme de devises.
9.1.3.5. Principe de permanence des méthodes
Les principes comptables et méthodes d’évaluation des biens doivent être identiques d’un
exercice à un autre, ceci pour permettre la comparabilité dans le temps de l’information
financière et comptable donnée par les comptes.
En effet, de fréquents changements de méthode auraient pour effet d’ôter aux états financiers
toute leur signification. En cas de modification d’une méthode ou d’un principe comptable au
cours d’un exercice, les états financiers doivent refléter les effets de ce changement.
9.1.3.6. Principe de transparence
Les informations comptables doivent donner à leurs utilisateurs une description adéquate,
loyale et complète des opérations. Ce principe peut être défini par l’application de bonne foi des
règles et procédures en vigueur en fonction de la connaissance que les responsables des états
financiers doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des opérations,
évènements et situations.
Ce principe se rapproche d’avantage des concepts de régularité et de sincérité des
informations. En effet, la sincérité et la régularité des informations comptables résultent d’une
description adéquate, loyale, claire, précise et complète des événements, opérations et
situations se rapportant à l’exercice.
Il faut également inclure dans ce concept la conformité aux règles et procédures du
SYSCOHADA, la présentation et la communication claire ainsi que le respect de la règle de
non-compensation.
125
9.1.3.7. Principe de correspondance bilan d’ouverture et bilan de clôture

"Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice
précédent". Il en résulte que l’on ne peut imputer directement sur les capitaux propres à
l’ouverture de l’exercice ni les incidences (gains ou pertes) des changements de méthode
comptables, ni les produits et charges relatifs à des exercices précédents qui auraient été omis.
9.1.3.8. Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence
Les huit principes du SYSCOHADA ont pour finalité d’obtenir des états financiers clairs, loyaux,
réguliers et sincères donnant l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et permettre
des comparaisons dans le temps et dans l’espace. Mais, cette comparaison entre entreprises
pose problèmes dans certains cas. D’où le principe d’utilisation limitée de prééminence de la
réalité sur l’apparence.
Ce principe d’origine anglo-saxonne, a pour but de donner, dans les états financiers, la priorité
à la réalité économique sur la forme ou l’apparence juridique. Son application conduit par
exemple à inscrire à l’actif des bilans des utilisateurs la valeur des biens pris en crédit-bail
comme s’ils en étaient propriétaires en dépit de l’apparence juridique. L’application intégrale de
ce principe est délicate et peut être source de distorsions d’une entreprise à une autre.
C’est pourquoi le SYSCOHADA ne retient que cinq de ses applications :
- inscription à l’actif du bilan (comme si BATE International en était propriétaire) des biens
détenus avec "réserve de propriété" ;
- inscription à l’actif du bilan des biens mis à la disposition du concessionnaire par le
concédant (dans le bilan du concessionnaire) ;
- inscription à l’actif du bilan de l’utilisateur (ou preneur) des biens utilisés dans le cadre d’un
contrat de crédit-bail ;
- inscription à l’actif du bilan des effets remis à l’escompte et non encore échus ou honorés ;
- inscription dans les "charges de personnel" du personnel facturé par d’autres entreprises.
Les conséquences comptables de ces solutions sont assurées par :
- l’inscription au passif, en contrepartie des valeurs d’actifs, de comptes de dettes financières
spécifiques (crédit-bail, réserve de propriété...), d’autres "fonds propres" (concessions), de
dettes de trésorerie (crédits d’escomptes...) ;
126
- l’inscription dans les charges et les produits des éléments correspondants : dotations aux
amortissements, charges financières (crédit-bail), charges de personnel (personnel
intérimaire).
La mise en œuvre de ces principes comptables garantit l’obtention de l’image fidèle de BATE
International SARL.
127
Fonctionnement du système comptable
9.1.4. Fonctionnement du système comptable

Le fonctionnement du système comptable de BATE International est basé sur :
- la réception des pièces justificatives ;
- l’imputation des pièces justificatives ;
- la saisie des pièces comptables ;
- le traitement des écritures ;
- l’édition des états.
9.1.4.1. Réception des pièces justificatives
La comptabilité doit être appuyée de toutes les pièces justifiant les opérations enregistrées.
Elles servent de support d'imputation comptable et doivent faire apparaître différentes
informations énoncées ci-après. C’est pourquoi des tampons sont apposés à la réception des
pièces pour distinguer l’original des copies.
9.1.4.2. Imputation des pièces justificatives
Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d’imputation comptable permettant les mentions
des codifications antérieurement préparées.
Les pièces sont imputées, saisies, traitées et classées selon la nature de l’opération.
Chaque pièce comptable est imputée selon :
- le dossier ;
- le journal comptable ;
- les comptes généraux et auxiliaires éventuellement ;
- les comptes budgétaires ;
- les codifications financières.
Les imputations sont proposées par le cabinet d’assistance comptable.
9.1.4.3. La saisie des pièces comptables
Pour assurer la sécurité de l'exécution des opérations d'enregistrement des écritures
comptables et la fiabilité des informations générées par le système comptable, le cabinet
d’assistance comptable doit suivre une démarche structurée et ordonnée.
La réalisation du traitement comptable des opérations courantes, tout au long de l'exercice
s'effectue pour chaque période considérée (normalement le mois), en deux phases, elles-
mêmes subdivisées en étapes :
128
Fonctionnement du système comptable
 L’enregistrement des données élémentaires dans les comptes intéressés :

- imputation des pièces comptables ;
- enregistrement des pièces comptables et vérification de la saisie quotidienne en
autocontrôle et en supervision (Dual control) ;
- classement des bordereaux et des pièces ;
- centralisation des écritures et l'édition des documents de synthèse lettrage et
analyse des comptes – corrections éventuelles ;
- comparaison comptabilité / autres données (brouillards de caisse, balance âgée) ;
- établissement des tableaux de bord périodiques ;
- vérification des saisies ;
- blocage pour interdire de revenir dessus ;
- sécurisation informatique – édition et clôture du mois ;
- en cas d’erreur après arrêt du mois, saisie de la pièce en négatif, puis ressaisie
correcte.
 Les bordereaux de saisie et les pièces de base ayant servi de support aux écritures qui
y sont portées sont classés.
9.1.4.4. Le traitement des écritures
Chaque module du logiciel traite instantanément les écritures saisies selon les processus
propres à chaque module. Les opérations sont traitées dans la monnaie locale.
9.1.4.5. L’édition des états
A l’issue des traitements tous les états prévus dans chaque module sont imprimables
(balances, grands livres, journaux, états financiers formalisés).
Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le cabinet d’assistance comptable
assurant la tenue de la comptabilité de la société avant la production définitive des états.
129
Supports comptables
9.1.5. Les supports comptables

Les pièces justificatives sont la preuve des enregistrements comptables. Elles servent à établir
la vérité des comptes dans les contentieux, les litiges et les procès à caractère commercial.
Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les
références des pièces justificatives. La durée de conservation des pièces justificatives est de
dix (10) ans. Les pièces justificatives accompagnent les livres comptables.
On dénombre trois catégories de supports comptables (pièces justificatives). Il s’agit des pièces
externes et des pièces internes.
9.1.5.1. Les pièces externes
Elles sont constituées soit de factures (d’achats ou de prestations de service) soit de
documents fiscaux, soit de documents issus d’autres tiers, soit de documents bancaires. On
peut citer :
- factures ou décomptes des entreprises ;
- factures des fournisseurs ou des consultants ;
- factures des consommations d'eau, d'électricité, de télécommunication ;
- avis et bordereaux de banque.
Les factures délivrées par les fournisseurs doivent :
- être datées ;
- être détaillées article par article ou par prestation de services ;
- comporter l'identité du fournisseur (raison sociale, adresse, n° d’identification fiscale
et cachet de l’établissement),
- comporter l'identité de BATE International comme client,
- être signées.
Les tickets de caisses enregistreuses ne sont pas considérés comme des justificatifs de
dépenses et une facture régulière doit être délivrée par le fournisseur. Toutefois, le ticket de
caisse peut être toléré à condition d'y faire figurer, en clair, la raison sociale du fournisseur
(cachet avec NIF), la date et la désignation des achats en regard de chaque somme.
130
Supports comptables
Le numéro d’identification fiscale est également nécessaire. Dans le cas où le fournisseur est
une personne physique, il convient de porter sur la pièce qui servira à justifier l'opération, le
numéro de la carte d'identité.
Cas particulier des notes de frais

Dans certains cas une facture conforme aux règles ci-dessus est difficile, sinon impossible à
obtenir. Il s'agit essentiellement des notes (et reçus) de taxi, des manœuvres sur lesquels peut
ne pas être indiquée l'identité du client. Mais ces notes doivent obligatoirement comporter tous
les autres renseignements définis au paragraphe précédent. Les dépenses de ce genre seront
reportées sur une note de frais établie et signée par la personne les ayant exposées, puis
acceptée par le Gérant.
Remarque
Avant la saisie des pièces dans le système comptable, l'apposition des codes comptables doit
être faite sur la fiche d’imputation agrafée à la pièce justificative. Si cette dernière est trop
petite, l'opérateur agrafe la pièce originale sur une feuille au format standard.
Pour les autres pièces d'origine externe, la pièce de base qui sert de justification à
l'enregistrement comptable peut être diverse : actes publics, bordereaux d'opérations
financières émis par les banques, certaines correspondances, documents sociaux et fiscaux.
Ces pièces sont caractérisées par les mentions dont elles font état. Cependant, certaines
informations sont indispensables. Il s’agit :
- de la date ;
- de la nature de l’opération ;
- du tiers intervenant ;
- du mode de paiement ;
- du montant de l’opération.
9.1.5.2. Les pièces internes
Les pièces internes sont des pièces émises par BATE International et servent de support de
base à la comptabilisation. Elles constituent des pièces justificatives pour les opérations
internes ; nous pouvons citer :
131
Supports comptables
- les bulletins de salaire et/ou les états de salaires ;

- les fiches d’imputation ;
- les pièces de caisse ;
- les bordereaux de chèques reçus ;
- les contrats et bons de commande ;
- les copies des chèques et ordres de virement ;
- les relevés de frais, états de paiement ;
- les états de rapprochement ;
- etc.
Ces pièces doivent aussi comporter les mentions indispensables que sont la date, la nature de
l'opération, l’agent intervenant, le montant de l'opération (au cas où il n’est pas pré saisi dans le
logiciel).
Pour les autres pièces internes, chaque imputation comptable doit être appuyée d'un document
écrit.
Ces documents correspondent à des opérations économiques, juridiques, fiscales ou de
régularisation à traduction comptable.
Les documents servant de pièce de base doivent décrire de manière claire :
- la date ;
- la nature de l'opération ;
- le détail des calculs effectués pour déterminer les montants à comptabiliser
(utilisation de feuille de travail si nécessaire pour les opérations diverses) ;
- les imputations comptables (Débit et Crédit).
Les pièces internes doivent revêtir les signatures des personnes habilitées pour présenter le
caractère probant.
9.1.6. Registres comptables

BATE International SARL tient les livres comptables suivants :
- Le livre – journal ;
- Le grand-livre général et auxiliaire ;
132
Supports comptables
- La balance générale des comptes,

- Le livre d'inventaire,
- Le livre de paie.
Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cotés, paraphés par l'autorité
judiciaire compétente (tribunal du commerce, inspection du travail).
NB : Lorsque le système de traitement des opérations comptables est informatisé, le livre
journal définitif édité en fin de période est relié et paraphé.
Ils sont tenus sans blancs (s’ils sont manuels) ni altération d'aucune sorte ;
Les corrections dans les livres comptables sont effectuées uniquement en négatif des éléments
erronés.
Ils sont conservés pendant au moins dix (10) ans.
Pour faciliter l'établissement du livre journal, des journaux auxiliaires suivants sont ouverts :
- Journaux de banques ;
- Journaux de caisses ;
- Journaux des achats ;
- Journaux des ventes (prestations) ;
- Journaux des Operations Diverses.
Il en est de même du grand livre des comptes généraux de tiers dont la tenue peut être facilitée
par la tenue des comptes auxiliaires de :
- Fournisseurs,
- Clients,
- Personnel,
- Associés ;
- Débiteurs divers,
- Créditeurs divers.
133
BATE International Organisation financière et comptable FIN -
Classement et archivage des documents
9.2. Codification comptable
Le Cabinet d’assistance comptable assurant la tenue de la comptabilité de BATE International

fait usage des tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir et traiter les
opérations de la société. Ces tables comprennent :
- Le fichier comptable de BATE ;
- la liste des journaux comptables ;
- la liste des comptes généraux ;
- la liste des codifications auxiliaires ;
- le plan comptable analytique ;
- la liste des comptes financiers ;
- la liste des comptes budgétaires.
Pour chacune des listes ci-dessus, il est créé une codification comportant un code de
caractères alphanumériques et d'un libellé associé. Ces listes sont mises à jour au fur et à
mesure des besoins de codifications.
9.2.1. Registres comptables

Les codifications des registres comptables comportent quatre caractères alphanumériques. Il
est créé un code par journal comptable.
9.2.2. Comptes généraux

Les codifications des comptes généraux sont décimales conformément aux dispositions du
SYSCOHADA. Chaque compte général comporte six (6) caractères numériques :
- Le 1er caractère du compte indique la classe du compte ;
- Le 2ème caractère du compte indique le chapitre du compte ;
- Le 3ème et le 4ème caractère du compte indiquent des subdivisions de chapitre du
compte ;
- Le 5ème et le 6ème caractère indiquent le compte de mouvement.
Seul le compte à 6 caractères est habilité à recevoir des mouvements d’écritures, les autres
comptes (2 chiffres, 3 chiffres ou 4 chiffres) sont des comptes de regroupement.
134
9.2.3. Codifications auxiliaires

A certains comptes de tiers sont associés des comptes ou des codes auxiliaires permettant
d’individualiser les opérations traitées avec eux. Les comptes généraux qui font l’objet d’un suivi
auxiliaire sont repérés par le compte collectif. On peut citer : les fournisseurs, les clients, le
personnel, les associés ; les débiteurs divers, les Créditeurs divers.
9.3. Les procédures de gestion de la trésorerie

Les opérations de trésorerie concernent :
- Les opérations effectuées par la caisse (recettes et dépenses, leur traitement et

contrôle) ;
- Les opérations effectuées par la Banque (Recettes dépenses), leur traitement et
contrôle).
9.3.1. La gestion de la caisse

Une caisse menues dépenses est tenue par l’Assistante de Direction pour les opérations
quotidiennes. Elle se présente physiquement sous forme de caissette. Le seuil minimum de
cette caisse est fixé à FCFA 50 000 et son seuil maximum est fixé à FCFA 500 000.
9.3.1.1. Les recettes de caisse

La caisse est approvisionnée lors :
 des retraits effectués dans les comptes bancaires ouverts dans les livres des banques
de la place ;
 des règlements reçus des clients ;
 Etc …
Les retraits de la banque pour réapprovisionnement de la caisse suivent la procédure suivante :
- dès que le seuil minimum est atteint, une demande de réapprovisionnement (Annexe
14) est établie par l’Assistante de Direction et transmise au Gérant pour approbation ;
- Après approbation et visa de la demande, le Gérant établi et signe un chèque de

retrait ;
- Le Gérant retourne à l’assistante de Direction la demande de réapprovisionnement avec
le chèque signé ;
135
- L’Assistante de Direction effectue une copie du chèque et remet le remet à l’agent au

nom duquel le chèque est établi pour encaissement ;
- Après encaissement du chèque, une pièce de caisse-recettes est établie accompagnée
de la demande de réapprovisionnement.
9.3.1.2. Les dépenses de fonctionnement
Les dépenses d’un montant supérieur à 50 000FCFA sont autorisées par le Gérant et celles
inférieur à 50 000 FCFA sont effectuées par l’Assistante de Direction sous la supervision du
Gérant.
Chaque dépense devra donner lieu à l’établissement d’un justificatif. A tout moment, le montant
des Justificatifs augmenté du montant des espèces en caisse devra être égal au fonds de
caisse alloué au Départ.
Les dépenses de fonctionnement concernent :
- les fournitures ou prestations faites par les fournisseurs et les consultants ;
- et les autres charges de fonctionnements.
Le règlement des dépenses par la caisse suit la procédure suivante :
Sur la base de la demande d’achat, de la proforma, du bon de commande, de la facture
fournisseur, l’assistante de Direction :
o établit une pièce de caisse ;

o les références de la facture et/ou les références du bénéficiaire (nom et adresse)
du règlement sont portées sur la pièce de caisse ;
o fait signer la pièce par le bénéficiaire et le fait acquitter la facture avant de lui
remettre le montant ou cheque ;
o enregistre l’opération au journal en vigueur.
Certains petits achats et travaux ne nécessitent pas de bon de commande. Ils obéissent à la
procédure suivante :
o L’assistante de Direction, au vue d’une autorisation d’achat ou de travaux signée
par le Gérant établit une pièce de caisse numérotée qu’il fait signer et lui remet
l’argent ;
136
o L’Assistante de Direction enregistre l’opération au journal.

Lorsque des dépenses doivent être engagées pour lesquelles le montant exact n’est pas connu
d’avance et qu’il est manifeste que la dépense est inférieure à 50.000 FCFA, un reçu provisoire
est établi. Ce reçu provisoire est annulé à la réception de la facture d’achat et éventuellement
de la monnaie restante.
Dans le cadre d’achats à effectuer dans une autre localité, des avances peuvent être
consenties aux agents en déplacement qui en sont chargés en respect aux procédures.; il en
est de même pour les missions ;
Un état d’avance soutient l’opération. Il est signé par le responsable et doit être régularisé
(restitution de l’avance ou production des justificatifs et restitution de la monnaie) au retour de la
mission pour les achats à l’extérieur.
9.3.1.3. L’enregistrement des opérations de caisse

Les opérations de caisse sont enregistrées chronologiquement dans un journal comptable
approprié.
9.3.1.4 Le contrôle de la caisse

Le contrôle de caisse de BATE International s’effectue de la façon suivante :
- A la fin de chaque journée, l’Assistante de Direction doit compter les espèces qu’elle
détient, et vérifie que ce montant correspond au solde enregistré dans son journal
synoptique.
- Si cette comparaison révèle un écart, l’Assistante de Direction doit contrôler les
opérations de la journée dans le but d’identifier l’écart.
- Tout écart non expliqué doit être immédiatement signalé au responsable hiérarchique
avec, dans la mesure du possible, des hypothèses sur la raison de l’écart.
- Un contrôle de la caissette est effectué de façon périodique par le Gérant ou par un
agent qu’il désigne. Il s’appuie sur l’auto - contrôle effectué par l’Assistante de Direction.
137
De façon régulière et inopinée, le Gérant ou un agent qu’il désigne procède au contrôle de

caisse à l’aide d’un imprimé ‘’ inventaire de caisse’’ prévu à cet effet (Annexe 15). Il est signé
par le Gérant ou l’agent ayant effectué le contrôle.
9.3.2. La gestion des opérations de banque

- Des comptes sont ouverts dans les banques locales de la place.
- Les carnets de chèques sont conservés par le Gérant dans un coffre ou tiroir fermant à
clef et font l’objet d’un suivi ;
- Les carnets de chèques utilisés et terminés sont conservés pendant au moins dix ans ;
- Il peut être ouvert pour des raisons spécifiques d’autres comptes sur décision de la
Gérance ;
- Les opérations sur ces comptes sont soumises à la signature du Gérant.
9.3.2.1. Les recettes de banque
Les comptes bancaires sont alimentés par :
- des approvisionnements provenant de la caisse ;

- des dépôts de chèques (remise chèque, Annexe 16) relatifs principalement à des
règlements des clients ;
- des virements bancaires reçus.
En l’occasion :
- Une pièce de recette est établie par l’assistante de direction ;

- Un numéro d’ordre est affecté à chaque pièce ;
- La pièce est enregistrée dans le journal approprié.
9.3.2.2. Les dépenses par banque
Les dépenses concernent généralement des prestations des consultants, des sous-traitant,
l’achat des fournitures de bureau et les produits d’entretien, le paiement des salaires et des
approvisionnements de caisse, le paiement des impôts et taxes, etc.
Les dépenses sont réglées selon la procédure suivante :
138
9.3.2.2.1. Le règlement par chèque

Le règlement par chèque est effectué suivant l’établissement des titres de règlement,
l’approbation de titre de règlement et l’enregistrement du titre de règlement.
1) Etablissement des titres de règlement
Sur la base de toutes les factures et décomptes échus et certifiés et de toutes les pièces
justificatives (facture, décompte, bordereau de livraison, bon de commande, bon de réception),
après vérification, il est établit les chèques de règlement ou les ordres de virement (Annexe 13).
Les références de règlement sont portées sur les exemplaires de la facture à régler.
2) Approbation de titre de règlement
Le chèque et les pièces justificatives sont vérifiés et signé par le Gérant.

3) Enregistrement du titre de règlement
Lors de la remise du chèque, le bénéficiaire signe pour réception conforme.
9.3.2.2.2. Le règlement des dépenses par virement
La procédure à suivre est identique à celle décrite au point a.
1) 4) Classement
- Un numéro d’ordre est attribué à chaque pièce justificative par compte bancaire.
- Après leur comptabilisation, les pièces justificatives des dépenses sont classées dans des
chronos ouverts à cet effet.
2) 5) Traitement Comptable
Les pièces comptables sont imputées et enregistrées par le cabinet d’assistance comptable.
La vérification porte sur :
- le (s) montant (s) débité (s) ;

- le (s) montant (s) crédité (s) ;
- le (s) compte (s) débité (s) ;
- le (s) compte (s) crédité (s) ;
- le (s) libellé (s).
139
9.3.3. Le rapprochement bancaire
Le rapprochement des comptes bancaires est effectué à la fin de chaque mois.

Ce rapprochement s’effectue au vu du compte « Banque », du Grand livre ou du journal banque
concerné et du relevé mensuel de la banque (cf. présentation état de rapprochement bancaire
en Annexe ….).
Les états de rapprochement doivent être visés par le Gérant ; ils doivent être classés dans un
chrono ouvert à cet effet.
9.4. Procédures d’ordonnancement des dépenses
L’ordonnancement de dépenses consiste à déclencher la réalisation d’une dépense. Toutes les

dépenses prévues au titre des activités de la société de BATE International sont ordonnancées
par le gérant en signant la pièce de dépense (voir annexe 17). Cette pièce contient les
informations suivantes :
 Date de la dépense ;
 Imputation ;
 Gestion budgétaire concernée ;
 Code budgétaire ;
 Disponibilité budgétaire ;
 Disponibilité du compte banque.
Par ailleurs, le Gérant vérifie si les procédures d’acquisition sont entièrement respectées.
Pour toute dépense non prévue au budget, son ordonnancement par le Gérant
requiert l’établissement d’un mémo explicatif approuvé.
Tout dépassement budgétaire de dépense éligible se situant au-delà de 10% de la ligne
budgétaire requiert l’approbation du Comité de Gérance.
9.4.1. Paiement par banque
Les dépenses éligibles supérieures à 500.000 FCFA sont payées à partir du compte spécifique
et par chèque ou par ordre de virement bancaire.
Cependant, les dépenses effectuées doivent conserver les pièces justificatives suivantes :
140
 Facture pro forma avec l’approbation du Gérant ;

 La facture acquittée par le fournisseur et certifiée par le bénéficiaire ;
 La photocopie du chèque signée par le bénéficiaire ;
 La pièce de dépense dûment remplie et signée.
 Le bon de commande ;
 Le bon de livraison et/ou le bon de réception ;
 Le procès-verbal du comité ad hoc pour le cas des dépenses supérieures à 500.000 F
CFA.
9.4.2. Paiement par caisse menues dépenses
Les dépenses inférieures ou égales à 50.000 FCFA peuvent être payées à partir des caisses
menues dépenses, dont le plafond est limité à 300.000 FCFA au niveau de l’Assistante de
Direction.
9.4.3. Prestations de service
Pour ce qui concerne le paiement des prestations de services, les documents ci-après sont
exigés avant tout paiement :
 Contrat de prestation de services signé par les parties concernées ;

 Les termes de références ;
 Une copie de la première page du rapport ;
 Mémorandum attestant la bonne fin de la réalisation de la prestation ;
 Facture conforme aux dispositions du contrat et à celles du mémorandum, acquittée et
certifiée par le bénéficiaire ;
 Pièce de dépense dûment remplie et signée.
9.4.4. Frais de mission
Pour ce qui est des frais de mission, l’ordre de mission signé par le Gérant, Associé et l’état de
paiement des perdiems suffisent pour le paiement ainsi que les termes de références si
nécessaires.
Les pièces justificatives sont :
141
 L’ordre de mission signé ;

 L’état de paiement des perdiems signé par chaque bénéficiaire ;
 Les termes de référence ;
 Le rapport de mission ;
 La pièce de dépense relative à l’opération ;
 Les factures d’hébergement, de carburant et de péages routiers ;
 Si des paiements sont effectués par chèque, une copie signée du chèque.
Au retour de mission, il faut procéder au règlement des remboursements et compléments
éventuels sur bases de documents fiables (factures d’hôtels, reçus d’achat de carburant etc.).
9.4.5. Salaires et indemnités
Les fiches de paie sont établies en deux originales. Elles sont signées par le Gérant et ensuite
par le salarié. Un exemplaire est remis au salarié, l’autre accompagne les pièces justificatives.
Concernant les paiements s’effectuent par chèque, par virement ou en espèces. Les pièces
justificatives sont :
 Pièce de dépense ;
 Photocopie du chèque signé ;
 Un exemplaire du bulletin de paie.
Les salaires sont dus au 30 du mois concerné. Toutefois, ils peuvent être payés entre le 25 et le
30.
9.4.6. Les avances

9.4.6.1. Les avances aux fournisseurs et prestataires
Les avances ne sont pas systématiques ; elles sont limitées à 30% du montant de la facture
pour les fournisseurs et 50% des honoraires pour les prestataires de services.
9.4.6.2. Les avances sur salaires

Les avances ne sont pas systématiques et sont limitées au maximum à 1/3 du salaire mensuel
à partir du 15 du mois. Toute avance accordée doit être matérialisée suivant une fiche de
demande d’avance sur salaire ou sur frais de prestation de service (Annexe 18).
142
9.5. Classement et archivage des documents

Chaque enregistrement comptable est appuyé par une ou plusieurs pièces justificatives qui
doivent être impérativement archivées dans les classeurs ouverts da façon chronologique.
9.5.1. Les acquisitions d’immobilisations
Les pièces relatives aux acquisitions d’immobilisations doivent comprendre notamment :
 La copie de la facture ;
 2ème exemplaire du Bon de commande ;
 Justificatifs de frais annexes (frais de douane, transit...).
La facture est classée dans le classeur d’achat approprié.
9.5.2. Les Achats – Fournisseurs
Les pièces (copies de factures et bons de commande) sont classées chronologiquement par
numéro de pièce.
L’original de la facture servant à son règlement, est classé dans le classeur (chrono) de
trésorerie approprié avec la référence du paiement.
Un dossier appelé « Echéancier des factures en instance de paiement » est mis en place afin
d’assurer un suivi des factures non réglées.
9.5.3. Les pièces de Caisse
Les pièces de caisse (reçus et factures) assorties des bordereaux de transmission et/ou du
brouillard de caisse, sont archivées chronologiquement dans les chronos par ordre décroissant
des dates.
9.5.4. Les pièces de Banque
Les pièces de banque (photocopies des chèques émis avec les factures les ayant appelés et
reçus, bordereaux de remises de chèques, Avis de débit et de crédit des banques ...) sont
archivées chronologiquement.
Un classeur différent est utilisé pour chaque banque.
Les rapprochements bancaires et les relevés de comptes sont également archivés dans un
classeur spécifique à chaque banque.
9.5.5. Paie-Personnel
Le Gérant archive les dossiers individuels (contrat de travail, planning des congés, justificatifs
d’identité ...) des salariés de la société dans des classeurs prévus à cet effet,
143
Chaque mois, le Gérant archive les bulletins de salaires du personnel permanent, le livre de
paie édité mois par mois et les récapitulatifs de la main d’œuvre occasionnelle.
9.5.6. Déclarations fiscales
Un ou plusieurs classeurs reprennent mois par mois les copies des déclarations fiscales :
 Taxe sur la Valeur Ajoutée ;
 Retenues à la source (ISB et TVA) et les certificats de retenues ;
 Impôts sur les Traitements et salaires ;
 Contribution Forfaitaire à la charge de l'employeur ;
 Impôt sur le Revenu des Valeurs Immobilières ;
 Impôt sur les Revenus des Baux Professionnels ;
 Patentes,
 Autres taxes…
Les Acomptes sur divers impôts et Taxes sont classés avec la TVA sur laquelle ils sont
imputés.
9.5.7. Déclarations sociales
Ce classeur doit contenir les déclarations à caractère social de BATE International. Ainsi, les
versements aux organismes sociaux sont archivés séparément.
9.5.8. Opérations Diverses
Ce classeur reprend tous les enregistrements de BATE International effectués en attente de
justificatifs, ainsi que les opérations qui ne se rapportent à aucun des journaux principaux, les
régularisations d’écritures, les amortissements et opérations de fin d’exercice.
Toutes les opérations diverses doivent être assorties des pièces qui justifient les régularisations
et autres opérations passées en écriture.
9.6. Etats financiers
Cette étape constitue le dernier maillon de la chaîne. Les états financiers sont constitués :
 du Bilan,
 du Compte de résultat de l’exercice,
 du Tableau des Flux de Trésorerie (tableau financier des ressources et des emplois) de
l’exercice,
144
 ainsi que d’un Etat annexé dont les dispositions principales sont fixées dans le
SYSCOHADA.
Il comporte aussi l’établissement d’un Etat supplémentaire.
Le bilan décrit séparément les éléments d’actif et les éléments de passif constituant le
patrimoine de l’entreprise. Il fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le Bilan de l’exercice fait apparaître, de façon distincte, à l’actif :
 l’actif immobilisé ;
 l’actif circulant (actif d’exploitation attaché aux activités ordinaires) ;
 la trésorerie-actif (caisse, banque, titre) ;
 l’actif hors activités ordinaires (écart de conversion actif)
Le bilan de l’exercice fait également apparaître de façon distincte au passif :
- les ressources stables (capitaux propres et ressources assimilées, et dettes financières
et ressources assimilées) ;
- le passif circulant (passif d’exploitation attaché aux activités ordinaires) ;
- la trésorerie-passif ;
- le passif hors activités ordinaires (écart de conversion passif).
Le Compte de résultat récapitule les produits et les charges qui font apparaître par différence le
bénéfice net ou la perte nette de l’exercice. Il fait apparaître les produits et les charges,
distingués selon qu’ils concernent les opérations d’exploitation attachées aux activités
ordinaires, les opérations financières, les opérations hors activités ordinaires.
Le classement des produits et des charges permet d’établir des soldes de gestion dans les
conditions définies par le SYSCOHADA. Le Tableau des Flux de Trésorerie (tableau financier
des ressources et des emplois) retrace les flux de ressources et les flux d’emplois de l’exercice.
Il fait apparaître pour l’exercice les flux d’investissement et de financement, les autres emplois
et ressources financières et la variation de la trésorerie.
L’état annexé complète et précise, pour autant que de besoin, l’information donnée par les
autres états financiers annuels.
L’état annexé comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en
évidence dans les autres états financiers et sont susceptibles d’influencer le jugement que les
destinataires des documents peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le
145
résultat de l’entreprise. Il en est ainsi notamment pour le montant des engagements donnés et
reçus dont le suivi doit être assuré par l’entreprise dans le cadre de son organisation
comptable.
Toute modification dans la présentation des états financiers annuels ou dans les méthodes
d’évaluation, doit être signalée dans l’état annexé. Les états financiers annuels de chaque
entreprise respectent les dispositions ci-après :
 le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice
précédent;
 toute compensation, non juridiquement fondée, entre postes d’actif et postes de passif
dans le bilan et entre postes de charges et postes de produits dans le Compte de
résultat, est interdite ;
 la présentation des états financiers est identique d’un exercice à l’autre ;
 chacun des postes des états financiers comporte l’indication du chiffre relatif au poste
correspondant de l’exercice précédent.
Lorsque l’un des postes chiffrés d’un état financier n’est pas comparable à celui de l’exercice
précédent, c’est ce dernier qui doit être adapté. L’absence de comparabilité ou l’adaptation des
chiffres est signalée dans l’Etat annexé.
146
BATE International
Gestion des ressources humaines ADM -
PARTIE 10 : LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (GRH)
147
BATE International Gestion des ressources humaines ADM -
Dispositions générales
10.1. Dispositions générales

10.1.1. Champ d’application
Les présentes procédures s’appliquent sans distinction à l’ensemble du personnel de BATE
International SARL. Il prend effet à partir de la date de son approbation par l’associé Unique de
la Société BATE International. Il ne pourra en aucun cas être la cause d'une réduction du
montant des salaires acquis par le personnel à cette même date.
Il oblige tous les salariés (y compris les stagiaires, les prestataires de service et les Sous-
traitants) à se conformer à ses prescriptions sans restriction ni réserve, quelle que soit la
catégorie professionnelle à laquelle ils appartiennent ou le poste qu’ils occupent.
Toute personne embauchée accepte par ce fait les présentes procédures et déclare s’y
soumettre entièrement.
10.1.2. Abrogation
Les présentes procédures annulent et remplacent les dispositions antérieures contraires.
Les contrats individuels de travail qui interviendront postérieurement aux présentes procédures,
seront soumis à ses dispositions, qui sont considérées comme conditions minimales
d’engagement ; aucune clause restrictive ne pourra être insérée valablement dans lesdits
contrats individuels.
Les présentes procédures s’appliquent de plein droit aux contrats en cours d’exécution, à
compter de la date de sa prise d’effet.
10.1.3. Avantages acquis

Les présentes procédures ne peuvent, en aucun cas, être la cause de restriction d’avantages
individuels acquis, que ces avantages soient particuliers à certains employés ou qu’ils résultent
de l’application, de dispositions collectives.
Les avantages reconnus par les présentes procédures ne peuvent, en aucun cas s’interpréter
comme s’ajoutant aux avantages déjà accordés pour les mêmes objets.
148
Devoirs et obligations des salariés
10.2. Devoirs et obligations des salariés

De par son adhésion à BATE International, chaque salarié s’engage à participer activement à la
mission qu’il s’est vu confiée, dans un esprit d’équipe convivial et respectueux des uns et des
autres. Il s’agira notamment de respecter les directives émises par les dirigeants de la Société
BATE International, de ne pas changer le contenu des tâches confiées sans discussion
préalable.
Le salarié s’engage en outre à représenter l’image de la BATE International auprès des clients,
des fournisseurs, des partenaires et des autorités avec lesquelles le cabinet BATE International
travaille.
Par ailleurs, il est fait interdiction à tout salarié d’utiliser les ressources de BATE International
pour son usage personnel.
Les agents recrutés à temps plein par BATE International ne peuvent prester pour le compte
d’un autre employeur pendant le temps que dure son contrat de travail (sauf dispositions
contractuelles contraires).
10.2.1. Obligations d'exécuter les tâches confiées
Tout agent de du cabinet BATE International est responsable de l'exécution des tâches qui lui
sont confiées. L'agent chargé d'assurer la marche d'un service est responsable devant ses
supérieurs hiérarchiques. Il répond de l'exécution des ordres qu'il a reçus de ses supérieurs
hiérarchiques et de ceux qu'il a donnés à ses subordonnés.
10.2.2. Obligation d'obéissance
Tout agent de BATE International est astreint au respect de la hiérarchie. Il est tenu d'obéir aux
ordres reçus de ses supérieurs hiérarchiques dans le cadre du service.
Tout manquement expose l'agent à une sanction disciplinaire, sauf si les ordres reçus sont
manifestement illégaux et susceptibles d'engager la responsabilité pénale de l'agent qui les
exécute.
10.2.3. Obligation du secret professionnel
Tout agent est tenu à l'obligation du secret professionnel pour tous les faits, informations,
documents, dont il a eu connaissance dans ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions.
Tout détournement, toute communication de pièce ou de documents de service au profit de tiers
ou à des fins personnelles sont formellement interdits et exposent l'agent à des sanctions
disciplinaires.
10.2.4. Obligation de désintéressement, d'honnêteté et d'intégrité
Le désintéressement, l'honnêteté et l'intégrité sont les qualités exigées des agents de BATE
International. Il leur est formellement interdit de demander ou de recevoir avant ou après
149
Devoirs et obligations des salariés
service et sous quelque forme que ce soit, une rémunération quelconque en espèce ou en
nature pour un travail fait dans le cadre du service.
10.2.5. Droit à la protection
BATE International assure à son personnel la protection contre les outrages, violences, voies
de fait dont il peut être l'objet à l'occasion de l'exercice de ses fonctions.
10.2.6. relations avec les Médias
Les propos visant à ternir l’image de BATE International sont strictement interdits, sauf
autorisation expresse préalable, toute publication, déclaration ou toute forme de transmission à
des médias ou à des tiers d’informations sur le rôle et les activités de BATE International ainsi
que de toute information obtenue au cours et dans le cadre du travail effectué pour BATE
International. L’employé reste lié par cette règle de discrétion même après avoir quitté BATE
International.
10.2.7. Respect du matériel de la société BATE International
Une fiche individuelle est conçue pour chaque employé. Celle-ci comporte les matériels et
mobiliers mis à sa disposition. Cette fiche doit être signée et classée dans le dossier de la
personne concernée. Elle sera consultée chaque année au moment de l’inventaire des biens
mobiliers de BATE International.
L’employé s’engage à utiliser de manière adéquate le matériel mis à sa disposition et à le
conserver dans de bonnes conditions.
Le matériel ne peut pas être utilisé à des fins personnelles sans l’accord expresse de BATE
International.
10.2.8. Ponctualité et diligence
Toute arrivée tardive sur le lieu de travail doit être expliquée immédiatement au supérieur
hiérarchique. Les retards répétitifs ou non justifiés seront sanctionnés.
Tous les rapports et autres documents administratifs devront être remplis et transmis au
supérieur hiérarchique en temps et en heure.
10.2.9. Corruption
Il est expressément interdit aux salariés, aux stagiaires de BATE International SARL de se faire
promettre directement ou indirectement, ou d’accepter en relation avec leurs activités
professionnelles et à l’insu de l’employeur, des rémunérations, cadeaux, pots de vin, etc. Toute
corruption active ou passive leur est strictement interdite.
150
Devoirs et obligations de l’employeur
10.3. Devoirs et obligations de l’employeur : BATE International SARL
BATE International SARL devra veiller au respect de la législation du travail en vigueur,

notamment :
- procurer à l’employé le travail convenu et au lieu convenu ;

- mettre à la disposition de l’employé les moyens nécessaires à l’accomplissement de son
travail ;
- payer les salaires et indemnités dus aux employés en vertu des textes législatifs et
réglementaires, conventionnels et contractuels, ainsi que les cotisations sociales ;
- se conformer les conditions d’hygiène et de sécurité aux normes prévues par la
réglementation en vigueur ;
- traiter le travailleur avec respect ;
- interdire toute forme de violence physique ou psychologique ou tout autre abus en
raison des relations de travail.
- En outre, l’employeur ne peut exiger de l’employé un travail autre que celui prévu au
contrat.
- Permettre à tout agent de la Société BATE International d'adhérer librement et
d'appartenir à un syndicat professionnel auquel il désire ;
- Ne pas faire de discrimination aux agents en raison de leurs opinions syndicales,
politiques, religieuses pour ce qui concerne l'embauche, la rémunération, la conduite et
la répartition du travail, les mesures de discipline, de licenciement ou d'avancement ;
- Permettre l’élection et l’exercice de fonctions des délégués du personnel conformément
aux dispositions fixées par la loi et les textes en vigueur.
151
Classification professionnelle du personnel
10.4. Classification professionnelle du personnel de BATE International

La classification du personnel de BATE International SARL est déterminée suivant les groupes
de répartition ci-après :
Groupe 1 : Personnel d’Appui.
Groupe 2 : Personnel cadre
Groupe 3 : Personnel de Direction
Le groupe du personnel d’appui comprend :
- Les Sous agents de Service Bi1 ;

- Les Agents de bureau et de terrain Bi2 ;
Le groupe du personnel cadre comprend :
- Les Techniciens Supérieurs, Ingénieurs des travaux, Technologues, Assistante de

direction Bi3 ;
- Comptable, Responsable RH Bi4.
Le groupe du personnel de Direction comprend :
- Architectes, Urbanistes et Ingénieurs Bi5 ;

- Chefs de projets Bi5 ;
- Et Directeur Bi5.
La définition des différents groupes, les conditions d'accès à chacun d’eux sont prévues en
annexe 19 du présent manuel.
Groupe 1 : Personnel d’appui sont classés dans ce groupe :
- les emplois se définissant par des opérations simples et répétitives reproduisant des
modes opératoires en nombre limité et préalablement démontrées, des procédures et
des instructions ;
152
Classification professionnelle du personnel
- les emplois se définissant par la réalisation de tâches simples, répétitives et peu

diversifiées. Ces tâches sont d'ordre administratif ou techniques. Ces emplois peuvent
demander une certaine polyvalence, des modes opératoires, des procédures et des
consignes guidant le travail. L'exercice de ces emplois nécessite des connaissances
techniques. Celles-ci sont acquises soit par une formation, notamment dans le cadre de
la formation Initiale, soit par une expérience professionnelle. Il nécessite l'aptitude à
s'adapter au sein d'une équipe.
Groupe 2 : le Personnel cadre
Le groupe du personnel cadre comprend l'ensemble des agents ayant des fonctions d'étude
et /ou de préparation avec ou sans management d'hommes. Les emplois de cette catégorie
sont des emplois de techniciens des métiers (métré, Génie Civil, dessin, etc.) auxquels peuvent
s'ajouter des responsabilités d'étude, d'analyse avec ou sans management d'équipe.
Ces emplois nécessitent outre les compétences techniques professionnelles, des compétences
en matière d'organisation et d'encadrement.
Groupe 3 : le groupe du Personnel de Direction :
Sont classés dans ce groupe, les emplois se caractérisant par des responsabilités nécessitant
la parfaite maîtrise de techniques et d'usages complexes liés à plusieurs domaines d'activités.
Ces emplois peuvent comporter des responsabilités ou non d'animation d'une unité. Ces
emplois peuvent relever de :
- la gestion d'une activité, d'une unité d'exploitation ou d'administration. Les
responsabilités y afférentes sont importantes et varient selon la taille ou la complexité
de l'unité. Ces responsabilités octroient aux titulaires des emplois, un rôle influent en
matière de décisions opérationnelles, financières ou de gestion.
- L’accomplissement d'une fonction d'étude, de conseil ou de contrôle réclamant une
vraie expertise. Pour exercer pleinement leurs missions, les cadres de ce niveau,
bénéficient d'une grande autonomie dans leur travail.
153
Conditions générales d’emploi
10.5. Recrutement
Le recrutement du personnel de BATE International SARL s’effectue dans le respect des
dispositions de la législation de travail en vigueur au Niger.
10.5.1. Conditions de recrutement

Pour être recruté à un emploi à BATE International SARL, tout candidat doit :
a) Remplir les conditions suivantes :
- Être de nationalité nigérienne ou être ressortissant d’un pays de l’UEMOA ;

- Être âgé de 18 ans au moins ;
- Jouir de ses droits civiques ;
- Être de bonne moralité ;
- Remplir les conditions d'aptitude physique exigées ;
b) Constituer un dossier comprenant :
- un extrait de naissance ou de jugement supplétif ;

- un certificat de nationalité ;
- un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
- une attestation ou copie du diplôme ;
- Une demande d’emploi adressée au Directeur Général
- La photocopie légalisée d’une pièce d’identité en cours de validité ;
- Les extraits d’acte de naissance des personnes à charge ;
- Un certificat de mariage (pour les marié(e)s) ;
- Un certificat de décès (pour les veufs (ve) s) ;
- Une attestation de prise en charge pour les personnes divorcées qui ont l’autorité
parentale ;
- Deux photos d’identité récentes
- les certificats de travail des précédents employeurs s'il y a lieu.
154
10.5.2. Phases de recrutement
Les démarches à suivre sont :
 Rédaction ou actualisation des Termes de Référence du poste à pourvoir ;

 Transmission de ces Termes de Référence à l’ANPE pour visa et affichage ;
 Eventuellement annonce dans la presse écrite de l’avis de recrutement ;
 Sélection des dossiers de candidature ;
 Réalisation du test de recrutement ;
 Entretien avec les candidats présélectionnés ayant réussi le test ;
 Sélection finale et notification à l’ANPE ;
 Archivage des documents de la sélection ;
 Etablissement et signature du contrat de travail ;
 Transmission du contrat à l’ANPE pour visa et enregistrement ;
 Prise de service.
Toutefois, en raison de sa spécificité, la Gérance de la BATE International SARL se réserve le
droit de pourvoir certains postes sur titres par voie de cooptation.
10.5.3. Critères de sélection

Selon le poste et le niveau de responsabilité exigé, les points suivants devraient être analysés
et évalués :
a. Lors de la présélection :
 La formation académique ;
 L’expérience professionnelle ;
 L’aptitude aux exigences du poste.
b. Lors de l’entretien et des tests d’aptitude
 Comportement et personnalité ;
 Capacité d’analyse ;
 Aisance à communiquer.
c. Lors de la sélection du candidat (e)
 Vérification des références professionnelles ;
 Qualités morales.
155
L'organisation du test et la recherche des éventuels candidats doit se faire en collaboration

avec l'Agence Nationale pour la Promotion d'Emploi conformément aux dispositions
réglementaires en vigueur.
La Gérance fixera les modalités de participation au test.
10.5.4. Engagement
a) Période d'essai
L'engagement sera réputé définitif au terme d'une période d'essai renouvelable dont la durée
est fixée à :
- un (1) mois calendaire pour le personnel de service et d'exécution ;

- deux (2) mois calendaires pour le personnel d'encadrement ;
- trois (3) mois calendaires pour le personnel de direction.
Pendant la période d’essai, les parties ont la faculté réciproque de rompre le contrat sans
préavis ni, ni indemnité, sauf indemnité compensatrice de congé reste due.
Pendant la période d'essai, l'agent perçoit la rémunération afférente à sa catégorie. La période

d'essai peut être interrompue du fait de la société BATE International SARL ou de l'agent.
La période d’essai est prise en compte dans le calcul de l’ancienneté, dans les avancements et
le droit au congé annuel.
Le recrutement des employés permanents, temporaire, ou occasionnels, ou des stagiaires, doit

être fait par écrit.
b) Engagement définitif
A l’issue de la période d’essai concluante l’employé, il est établi une lettre d’engagement ou
tout autre document en tenant lieu, mentionnant notamment :
- l’identité de l’employé ;
- la date de l’engagement ;
- la classification professionnelle ;
- la rémunération ;
156
- les conditions, ainsi que la durée du contrat.

10.5.5. Modifications des clauses du contrat de travail
Toute modification substantielle du contrat de travail d’un agent doit être arrêtée d’un commun
accord avec celui-ci et faire l’objet d’une notification écrite.
10.5.6. Conditions générales d’emploi

La durée du travail est fixée à 40 heures par semaine conformément à la législation en vigueur,
compte tenu de l’intérêt des membres usagers des services de BATE International SARL, sauf
dispositions spécifiques précisées dans le contrat de travail. Les salariés doivent respecter avec
ponctualité les horaires de travail. Le non-respect de ceux-ci sans justification légale ou
contractuelle donne lieu à une sanction.
Les horaires de travail pour le personnel de bureau doivent être conformes à la règlementation
en vigueur en République du Niger. Des horaires différents peuvent être proposés par BATE
International SARL.
Aussi, il est admis dans certaines professions qu’en raison du caractère intermittent du travail,
une durée de présence supérieure à la durée légale du travail est considérée comme équivalent
à 40 heures de travail effectif.
Cette durée équivalente est fixée à :
- 48 heures pour les chauffeurs affectés au transport de personnel ;

- 56 heures pour les gardiens de jour ;
- 64 heures pour les gardiens alternant un travail de jour et de nuit ;
- 72 heures pour les gardiens de nuit.
En raison de la spécificité des activités de la BATE International SARL, les horaires pourront
être modifiés lorsque les activités de la BATE International SARL se déroulent dans une localité
ou dans des circonstances nécessitant une modification des horaires. Le salarié est donc tenu
à une flexibilité et une disponibilité en rapport avec ses engagements.
157
Primes et indemnités
10.6. Gestion des Absences et des congés

10.6.1. Gestion des absences
Toute absence doit être justifiée. La demande d’absence doit être motivée par écrit via le
formulaire de demande d’absence (voir annexe 20 et déposé ou transmise par mail à
l’Assistante de Direction, trois (3) jours ouvrables avant la date d’absence souhaitée.
Les demandes d’absence du lieu de travail des quelques heures durant la journée sont
autorisées par le supérieur hiérarchique direct.
Par contre pour toute demande de congé ou d’absence de plus d’une journée, le supérieur
hiérarchique donne son avis et transmet la demande au Gérant qui autorise le congé ou
l’absence.
Les formulaires remplis devront être renvoyés auprès de l’Assistante de Direction qui les classe
dans le dossier de l’employé.
Tout jour d’absence non justifiée ne fait l’objet d’aucune rémunération. De plus, toute absence
considérée comme injustifiée entraîne une sanction.
Le salarié absent doit prendre les dispositions nécessaires pour informer son supérieur
hiérarchique pour justifier son absence.
En cas de permission n’entrant pas dans le cadre de la permission exceptionnelle, l’absence est
déduite directement sur le salaire. Toute les demandes d’absence ou de congé sont transmises
à l’Assistante de Direction qui les soumet à l’autorisation du Gérant.
 Absences pour maladies
Les absences pour causes de maladies sont justifiées par un bulletin de repos médical. En cas de
doute l’authenticité du bulletin peut être vérifiée.
 Permissions et congés exceptionnels pour évènement familial
Les permissions et congés exceptionnels sont justifiés par une autorisation d’absence délivrée par le
Gérant, Associé sur demande présentée par l’agent.
158
Sauf cas de force majeure, les demandes de permission ou de congés exceptionnels doivent être
présentées au Gérant, Associé au moins un jour avant la date de début de la permission.
Des autorisations d’absence sont accordées à plein traitement sans entrer en ligne de compte pour
le calcul du congé annuel dans les conditions suivantes :
A l’occasion des événements familiaux ci-dessous :

 Premier mariage de l’Agent : 6 jours
 Autres mariages de l’Agent : 3 jours
 Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur : 1 jour
 Décès d’un descendant ou ascendant en ligne directe, 1 jour
 d’un frère ou d’une sœur ou du conjoint : 1 jour
 Naissance d’un enfant : 1 jour
 Baptême d’un enfant 1 jour
 Première communion 1 jour
 Décès d’un beau-père ou de la belle-mère : 1 jour
 Déménagement : 1 jour
En cas d'un décès, d'une naissance ou d’un événement exceptionnel, l'agent doit aviser le
supérieur hiérarchique dans les 24 heures suivant l'événement.
Dans tous les autres cas, l'agent doit informer son supérieur hiérarchique, 72 heures à l'avance.
Si l’événement se produit hors du lieu de l’emploi et nécessite le déplacement les délais ci-
dessus pourraient être prolongés (délai de route) d’accord parties.
Pour le premier (1er) pèlerinage, l’employé bénéficie de dix (10) jours ouvrables rémunérés par
la société BATE International SARL.
159
10.6.2. Gestion des Congés

10.6.2.1. Congés payés
Le personnel a droit à un congé annuel d’un mois en raison de 2,5 jours par mois effectif de travail
au cours de l’année. Chaque agent propose la période pendant laquelle il souhaite prendre ses
congés annuels.
Les modifications de dates sont possibles à la condition qu’elles ne remettent pas en cause le
fonctionnement normal des services.
En plus des congés annuels réglementaires, la femme mariée a droit :
 en cas d’accouchement, de suspendre son travail pendant quatorze (14) semaines
consécutives dont huit (8) semaines postérieures à la délivrance. Cette suspension peut
être prolongée de trois (3) semaines en cas de maladie dument constatée et résultant
de la grossesse ou des couches.
 Pendant une durée de douze (12) mois à compter de la naissance de l’enfant, à des
repos d’allaitement ne dépassant pas une (1) heure par journée de travail.
Au départ de congé, il est délivré à chaque agent une attestation de congé signée par le Gérant. Le
départ en congés donne droit à une indemnité de congé équivalente au salaire du mois de congé.
A la reprise de service, il est délivré à l’agent un certificat de prise de service.
Les congés représentent un droit au repos (ne pas travailler tout en étant rémunérer) donc le
salarié ne pourra en aucun cas revendiquer, hormis en cas de rupture du contrat de travail, le
paiement correspondant à ses jours de congés effectivement acquis et non pris.
Aucun jour de congés payés ne peut être pris pendant la période d’essai, son prolongement ou
son renouvellement. Toutefois, durant cette période d’essai, des jours de congés payés sont
acquis selon les règles précitées.
Le salarié doit déposer sa demande de congé en accord avec le Gérant Associé deux (2)
semaines avant la date de départ souhaitée. La demande de congé doit être visée et
approuvée par le Gérant Associé.
160
Le droit de jouissance au congé est acquis après une durée de service effectif égale à un an au
sein de BATE International. La jouissance effective du congé peut être reportée ou anticipée
sans que la durée de service effectif ne puisse excéder deux ans.
Les congés payés non pris à la date d’expiration du contrat seront payés par BATE International
à raison d’1/30 du salaire mensuel par jour de congé payé non pris (au prorata de la
rémunération mensuelle du salarié).
La durée de congé est augmentée de :
- Trois (3) jours ouvrables après vingt (20) ans de service continu ;
- Cinq (5) jours ouvrables après vingt-cinq (25) ans de service ;
- sept (7) jours ouvrables après trente (30) ans de service ;
- les femmes ou apprenties âgées de moins de vingt et un (21) ans au 1 er janvier de
l’année en cours, ont droit à deux (2) jours ouvrables de congé supplémentaire par
enfant à charge, celles qui sont âgées de vingt et un (21) ans ou plus, bénéficient du
même avantage pour tout enfant à charge après le troisième (3ème). Est réfuté à
charge, l’enfant enregistré à l’état civil, qui n’a pas atteint l’âge de quinze (15) ans ;
- les agents titulaires de la médaille d’honneur du travail, bénéficient de deux (2) jours de
congés supplémentaires par an.
Le congé a un caractère obligatoire et doit être effectivement pris. Le droit à la jouissance des
congés se prescrit en deux (2) ans. Le rappel d’un agent en congé ne pourra intervenir que
pour nécessité de service. Il pourra bénéficier ; lors du congé suivant, d’une prolongation égale
au nombre de jours perdus par suite de ce rappel.
10.6.2.2. Congé maladie
Tout congé maladie doit être justifié par un certificat médical précisant le nombre de jours
d’arrêt-maladie et délivré par un médecin légalement reconnu pour ses capacités et dans ses
droits à exercer.
161
La société BATE International SARL se réserve le droit de désigner un ou des médecins

répondant à ces obligations aux fins de délivrer le certificat médical ou de contre-expertise. Tout
congé maladie considéré comme étant abusif, donnera lieu à une sanction disciplinaire.
La date de fin du contrat de travail met fin au droit au congé et donc à toute indemnisation
maladie.
Lorsque qu’un congé maladie excède 6 mois, le contrat du salarié sera rompu conformément au
Code du Travail en vigueur.
10.6.3. Accident du travail

Le contrat de l’employé accidenté du travail est suspendu jusqu’à consolidation de la blessure.
Un accident du travail est celui qui se produit à l’occasion de l’exercice de l’activité

professionnelle d’un salarié lorsque celui-ci est à la disposition de son employeur.
En cas d’incapacité permanente, empêchant le salarié de reprendre son poste il lui sera
proposé un autre poste dans la structure.
Si l’incapacité dont est atteint le salarié ne permet aucun reclassement, il sera mis fin à son
contrat. Le salarié percevra alors une indemnité d’incapacité de travail de 1 mois de salaire
pour une ancienneté de moins de 6 mois et de 2 mois de salaire pour une ancienneté de 6 mois
et plus. Par ailleurs, cette rupture sera considérée comme un licenciement dont les modalités
sont définies par le présent manuel de procédures et le Code du Travail en vigueur.
Durant la période prévue pour l’indemnisation de l’employé malade ou accidenté en état

d’incapacité temporaire, l’intéressé reçoit une allocation calculée de manière à lui assurer son
ancien salaire, heures supplémentaires non comprises, déduction faite de la somme qui lui est
due en vertu de la réglementation sur les accidents du travail pour cette même période.
10.6.4. Jours fériés

Les jours fériés sont ceux prévus par la législation en vigueur à savoir :
- 1er janvier ;
- Lundi de Pâques ;
- 24 avril : Journée Nationale de la Concorde ;
162
- 1er mai : Fête du Travail ;

- 3 août : Anniversaire de la Proclamation de l’Indépendance ;
- 18 décembre : Anniversaire de la Proclamation de la République ;
- 25 décembre : Noël ;
- Lendemain de Lailatoul-Qadr ;
- Aïd Al-Kabir (Tabaski), (le jour et le lendemain) ;
- Aïd Al-Fitr (Ramadan), le jour ;
- Journée correspondant au nouvel an musulman ;
- Mouloud ;
- Toute autre journée qui serait déclarée fériée, chômée et payée par les autorités
compétentes.
10.6.5. Œuvres sociales

La Société peut créer un fonds social constitué par la participation de BATE International SARL
et de ses agents.
Les parts patronales et salariales pour sa constitution et les modalités de son fonctionnement
seront fixées d'un commun accord entre BATE International SARL et les représentants du
personnel.
Le contrôle de la gestion du fonds est confié au comité d'établissement. Le fonds aura pour
mission entre autres la prise en charge :
- Des secours d'urgence à la famille d'un salarié décédé ;

- Une allocation de trois mois de salaire aux ayants - droit du salarié décédé ;
- Une assistance à la femme salariée en période de viduité.
La liste de ces cas sociaux n'est pas limitative.
10.6.6. Tenue de travail ou de sécurité, équipement de protection

La société BATE International SARL peut fournir gratuitement aux emplois qui le méritent des
tenues de travail. Elle peut également leur fournir tous les dispositifs de protection individuelle
et collective liée à ses activités. Le travailleur est tenu de les porter et est responsable de leur
entretien.
163
Les conditions d'attribution, de port et de renouvellement seront spécifiées par le règlement

intérieur. La société BATE International SARL est tenu d'entretenir et de vérifier périodiquement
l'efficacité des dispositifs de protection collective.
En cas de problème de sécurité avéré, les salariés pourront avoir l’autorisation de quitter leur
fonction à des horaires dérogatoires à ceux pratiqués.
10.6.7. Mutations
- Tout agent muté bénéficie pour lui-même et pour sa famille, à la charge de la société BATE
International SARL, du droit au transport pour rejoindre son nouveau poste ;
- Il a droit aux indemnités de déplacement telles que définies à l'annexe IV.
- En cas de mutation d'un agent, la société BATE International SARL assure son transport,
celui de sa famille ainsi que leurs bagages, du lieu d'emploi au nouveau lieu de travail.
- L'agent mis à la retraite a droit, à la charge de la société BATE International SARL, à son
transport, celui de sa famille, ainsi que de ses bagages. En cas de décès de l'agent, sa
famille bénéficiera de ses avantages.
10.6.8. Transport des bagages

En cas de mutation, de départ à la retraite, de décès de l'agent, la société BATE International
SARL assurera son transport, celui de sa famille, leurs bagages. En aucun cas le transport des
véhicules personnels n'est pris en charge par la société BATE International SARL.
A défaut de moyen de transport public, la société BATE International SARL peut assurer le
transport des bagages du personnel en déplacement soit par ses propres moyens, soit la
location d'un véhicule.
Lorsque le transport est assuré par l'agent, la société BATE International SARL rembourse les
frais de transport correspondant sur présentation d’un reçu, à l’absence d’un reçu un montant
forfaitaire est accordé à l’agent ;
Les frais de voyage et de transport des bagages de l’employé et des membres de sa famille
vivant habituellement avec lui, sont également à la charge de la société BATE International
SARL dans les conditions fixées comme suit :
 du lieu de la résidence habituelle au lieu d’emploi ;
 du lieu d’emploi au lieu de la résidence habituelle :
164
o en cas d’expiration du contrat à durée déterminée,

o en cas de résiliation du contrat,
o en cas de rupture du contrat du fait de l’employeur ou à la suite d’une faute
lourde,
o en cas de rupture du contrat due à un cas de force majeure.
10.8. Suspension du Contrat de Travail

La suspension du contrat de travail d’un employé de la société BATE International SARL
intervient en cas de maladies et accidents non professionnels, d’accidents du travail et
maladies professionnelles, de disponibilités pour convenance personnelle et de disponibilité
pour mandat électoral.
10.8.1. Maladies et accidents non professionnels

En cas de maladie ou d'accidents graves de l'agent non imputables au travail, la société BATE
International SARL continuera à lui payer son traitement conformément aux dispositions du
Code du travail et de la Convention collective.
A l'expiration du délai prévu au paragraphe précédent, si l'agent n'est pas rétabli, son cas doit
être soumis au Conseil d'Administration.
10.8.2. Accidents du travail et maladies professionnelles

Le contrat de l’employé accidenté du travail est suspendu jusqu’à consolidation de la blessure.
Au cas où, après consolidation de la blessure, l’employé accidenté du travail ne serait plus à
même de reprendre son service et de l’assurer dans les conditions normales, la société BATE
International SARL recherchera d’un commun accord avec l’intéressé assisté du délégué du
personnel, la possibilité de reclasser l’intéressé dans un autre emploi.
L'agent de la société BATE International SARL, victime d'un accident du travail ou atteint d'une
maladie professionnelle, bénéficie en cas d'arrêt de travail des prestations prévues par la
réglementation en vigueur.
10.8.3. Disponibilité pour convenance personnelle

165
Pour convenance personnelle, tout agent de la société BATE International SARL peut
demander un congé sans salaire d'une durée maximale d'un an renouvelable deux fois.
10.8.4. Disponibilité pour mandat électoral

L'agent de la société BATE International SARL investi d'un mandat électoral est mis en
disponibilité pour la durée de son mandat. Il conserve ses droits à l'ancienneté.
10.9. Rupture du Contrat de Travail

La rupture du contrat de travail d’un employé de la société BATE International se fait dans le
respect de la règlementation en vigueur.
10.9.1. Préavis
La durée et les modalités d'exécution du préavis sont celles fixées par la réglementation en
vigueur.
10.9.2. Licenciement
Hormis le cas de faute lourde l'agent licencié par la société BATE International SARL a droit à
une indemnité de licenciement dans les conditions fixées par la réglementation en vigueur.
10.9.3. Décès du travailleur
En cas de décès du travailleur, le salaire de présence, l'allocation de congé et les indemnités de
toute nature acquis à la date du décès reviennent à ses ayants-droit.
Si le travailleur comptait au jour du décès, deux années au moins d'ancienneté au niveau de la
société BATE International SARL, celle-ci est tenue de verser aux ayants-droit une indemnité
d'un montant équivalent à celui de l'indemnité de licenciement qui serait revenue au travailleur
en cas de rupture du contrat.
Si au jour du décès, le travailleur remplissait les conditions d'âge et d'ancienneté requise pour
partir à la retraite, la société BATE International SARL est tenue de verser aux ayants-droit une
indemnité d'un montant équivalent à celui de l'indemnité de départ à la retraite à laquelle le
travailleur aurait eu droit en partant à la retraite.
Cependant, si au jour de son décès, le travailleur n'a pas atteint l'âge requis pour bénéficier de
l'allocation de retraite, l'indemnité allouée aux ayants-droit sera d'un montant équivalent à celui
de l'indemnité de licenciement qui serait revenuee au travailleur en cas de rupture du contrat.
Ne peuvent prétendre à ces indemnités que les ayants-droit en ligne directe.
166
Si le travailleur avait été déplacé par la société BATE International SARL, celle-ci assurera à
ses frais le transport du corps du défunt au lieu de résidence habituelle.
10.9.4. Retraite
Les agents de la société BATE International SARL bénéficient du régime de retraite institué par
les textes législatifs et réglementaires en vigueur. Ils perçoivent une indemnité de départ à la
retraite calculée sur les mêmes bases que l'indemnité de licenciement.
10.10. Gestion des contrats et de la carrière
10.10.1. Les employés
La gestion des contrats est assurée par l’Assistant de Direction sous la supervision du Gérant,
Associé, mais le suivi requiert la participation active du supérieur hiérarchique de l’employé. Un
mois avant l’échéance du contrat de travail, le superviseur de l’agent concerné avise l’assistant
de Direction, qui rappelle à travers un mémo au Gérant, Associé pour disposition à prendre.
La demande de renouvellement par le supérieur hiérarchique après concertation du Gérant,
Associé est transmise à l’assistant de Direction 15 jours avant l’échéance.
Aussi, l’assistante de direction sous la supervision du Gérant, Associé tient une fiche de suivi de
contrat du personnel. La fiche comporte les éléments suivants :
 Nom et prénoms ;
 Fonction ;
 Date d’embauche ;
 Nature du contrat ;
 Nombre de renouvellements ;
 Échéance du contrat.
10.10.2. Avancement et Promotion

10.10.2.1. L’Avancement
L’avancement et la promotion à tous les degrés de la hiérarchie doivent être commandés par
l’intérêt de la société BATE International. Ils consacrent les qualités professionnelles de l’agent,
les résultats obtenus par son travail, sa discipline, son sens de responsabilité et son intégrité.
167
La promotion a lieu au choix ou en fonction de la performance professionnelle.
L'avancement est le reclassement d’un agent qui passe d'un échelon, d’une classe, d’une
catégorie, à l’échelon, à la classe, ou à la catégorie immédiatement supérieur.
L’avancement n'est pas automatique. Il a lieu tous les deux ans en fonction des performances
professionnelles dûment constatées annuellement par une fiche d’évaluation de l’employé.
Les modalités de la notation sont fixées dans la partie évaluation des performances du
personnel. L'avancement est constaté par une décision écrite du Gérant, Associé après avis de
la Commission d'avancement. Elle est présidée par le Gérant, associé et est composée de :
- deux (2) agents de direction ;
- deux (2) délégués du personnel.
L’inscription au tableau d'avancement est soumise aux conditions ci-après :
- justifier de deux ans dans un échelon ;
- avoir une note égale au moins à 15/20 ;
- n'avoir pas été sanctionné au cours de l'année (avertissement, blâme, mise à pied).
L'avancement est accordé tous les deux ans suivant un tableau d'avancement établi par
l’assistante de direction.
La définition des différents groupes, les conditions d'avancement de chacun d’eux sont prévues
aux annexes 21 pour le personnel d’appui, annexe 22 pour le personnel cadre et annexe 23
pour le personnel de direction du présent manuel.
10.10.2.2. La promotion
La promotion d’un agent est son reclassement d’une classe ou d’une catégorie à une classe ou
à une catégorie supérieure, indépendamment des dispositions ci-dessus.
Cette promotion est un avancement exceptionnel, qui relève des pouvoirs discrétionnaires du
Gérant, associé.
168
10.10.2.3. Reclassement :
Le reclassement aux échelons, classes ou catégories supérieurs peut se faire :
- Par voie de concours interne pour le passage d’une catégorie à la catégorie supérieure.
Les cas exceptionnels sont laissés à l’appréciation du Gérant, associé ;
- Par l’obtention d’un nouveau diplôme, suite à une mise en formation autorisée par le
Gérant, associé et prise en charge par la société BATE International SARL : dans ce
cas, l’agent est reclassé conformément aux dispositions citées plus haut s’il n’a pas
atteint, par ancienneté, la catégorie à laquelle le diplôme lui donne droit. Si c’est le cas,
l’agent pourra bénéficier de bonification d’une classe.
Ce reclassement est sans préjudice de l’avancement normal.
10.11. Evaluation du personnel
Tout agent ayant au moins six (6) mois de présence doit faire l'objet d'une notation. L’évaluation
se fait lors d’un entretien entre l’employé et son supérieur hiérarchique. Lors de cet entretien, le
supérieur hiérarchique remplit la fiche prévue à cet effet. A la fin de l’entretien, une copie signée
est transmise au Gérant, associé qui donne son appréciation. Les résultats de l’évaluation sont
notifiés à l’employé avec une copie de la fiche archivés dans le dossier de l’agent.
Les supports utilisés pour l’évaluation sont :
 les cahiers de charge ;
 les plans individuels d’activités ;
 les résultats de l’évaluation précédente.
Les critères de notation des agents de la société BATE International sont :
- La capacité d’initiative ;
- Les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés ;
- Le sens de professionnalisme et la qualité du travail ;
- Le respect des procédures ;
- L’assiduité.
169
Chaque critère est noté sur quatre (4) points. La note globale est donc de vingt (20) points.
Les suites données à l’évaluation positive sont de trois ordres :
 Félicitations ;
 Passage à l’échelon supérieur ;
 Prime de performance (rendement).
10.12. Formation professionnelle

La société BATE International SARL peut en fonction de ses moyens et/ou par nécessité de
service mettre des agents en formation, recyclage et/ou perfectionnement.
La formation professionnelle a pour objet d’adapter les agents aux changements techniques et
de favoriser l’accès aux différents niveaux de qualification. Elle doit permettre à l’agent
d’exercer son activité dans les meilleures conditions de compétence et d’efficacité pour
répondre aux attentes des clients de la société BATE International SARL.
La société BATE International SARL décidera chaque début d’année, des formations
nécessaires selon les besoins de l’institution ; les candidats à ces formations peuvent être
désignés par le Gérant, associé ou sur concours. Les frais sont entièrement à la charge de la
société BATE International.
Toutefois, la mise en formation est soumise à l’engagement de l’agent bénéficiaire de rester en

activité au sein de la société BATE International SARL à l’issue des études ou du stage au
minimum pendant une durée égale à :
 Trois (3) ans, si la formation n’excède pas neuf (9) mois ;

 Cinq (5) ans, si la formation excède neuf (9) mois.
Sauf accord, le non-respect de l’engagement entraine pour l’agent le remboursement des frais
engagés.
10.13 Intérim
Le Gérant, Associé peut désigner un agent pour assurer l'intérim d'un autre.
170
Le fait pour un agent, d’assurer provisoirement ou par intérim un emploi comportant un

classement supérieur dans la hiérarchie professionnelle, ne lui confère pas automatiquement le
droit aux avantages pécuniaires ou autres attachés audit emploi.
Une indemnité d’intérim peut être allouée à l’intérimaire lorsque la durée de cet intérim est
supérieure à un (1) mois. Un responsable qui remplace un autre de même rang conserve ses
propres avantages. Un responsable qui remplace un autre de rang supérieur a droit à
l’indemnité d’intérim.
La durée de cet intérim ne saurait excéder six mois. Au-delà de cette durée, l'agent doit être
titularisé dans le nouvel emploi.
10.14 Mutation des femmes en état de grossesse
Les employées en état de grossesse mutées à un autre poste en raison de leur état conservent
le bénéfice de leur salaire et avantages antérieurs pendant toute la durée de leur mutation.
10.15 Mutation dans un emploi inférieur

En cas de nécessité de service, la société BATE International SARL peut affecter
momentanément certains agents à un emploi inférieur à celui du classement habituel. Dans ce
cas et par dérogation aux clauses du présent manuel, ces agents conservent le bénéfice de
leur rémunération ainsi que les avantages acquis.
10.16 Affectation à un autre lieu d’emploi
Tout employé recruté doit être disposé à servir partout où la nécessité de service requiert sa
présence. Toutefois, l’affectation dans les zones désertiques ouvre droit à une indemnité
compensatrice.
10.17 Sanctions disciplinaires
171
Sans que cette liste ne soit limitative, sont considérés comme manquements aux règles de
discipline, les actes ou faits ci-après qui sont de nature à troubler la quiétude des agents au travail :
 organiser des réunions ou rassemblements pendant les heures de service ou sur les lieux
de travail ou d’y faire des souscriptions, sans autorisation ;
 lacérer des affiches apposées par BATE ;
 introduire et distribuer des tracts ou des imprimés de quelque nature que ce soit sans
autorisation ;
 dormir pendant les heures de de travail ou quitter le travail sans motifs valables et sans
autorisation ;
 manger sur les lieux de travail dans des endroits autres que ceux aménagés à cet effet ;
 consommer des boissons alcoolisées aux heures de service ;
 se livrer à des activités étrangères au service aux heures de travail ;
 sortir du bureau, pour les utiliser à des fins personnelles, des documents et du matériel
appartenant à BATE ;
 entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler l’harmonie ou la discipline de travail
ou faire obstacle à la liberté syndicale, confessionnelle ou de travail ;
 fumer dans les bureaux de manière à gêner les collaborateurs ou les usagers de BATE ;
 bloquer abusivement le téléphone fixe pendant une longue durée.
10.18 Sanctions possibles

En cas de manquement à ces règles de discipline, le supérieur hiérarchique est habilité à prendre
les sanctions suivantes à l’encontre des fautifs :
 avertissement,
 blâme,
 mise à pied,
 licenciement.
Les sanctions sont notifiées par écrit à l’agent fautif.
Les agents récidivistes sont sanctionnés à la hauteur de la gravité des actes et faits commis.
Les sanctions sont prononcées à la demande du supérieur hiérarchique par le Gérant.
172
10.19 Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables
Désignation de la faute Sanction applicable
3 retards à l’arrivée dans la même quinzaine Avertissement verbal
Malfaçon ou négligence du matériel sans graves dommages Avertissement verbal
Absence du poste de travail sans autorisation Demande d’explication avec

possibilité d’Avertissement écrit
Mauvaise collaboration avec les collègues Demande d’explication avec
possibilité d’Avertissement écrit
Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité Demande d’explication avec
possibilité de Blâme
négligence grave du matériel Demande d’explication avec
possibilité de Mise à pied de 1 à
4 jours
Utilisation des biens du service à des fins personnelles Demande d’explication avec
4 jours
absence non justifiée supérieure à ½ journée Demande d’explication avec
4 jours
Fraude dans les services Demande d’explication avec
4 jours
état d’ivresse au sein du service Demande d’explication avec
possibilité de licenciement avec
préavis
abandon de poste supérieur à 3 jours Demande d’explication avec
possibilité de licenciement sans
préavis
refus d’obéissance professionnelle Demande d’explication avec
préavis
rixe à l’intérieur du service Demande d’explication avec
préavis
insulte caractérisée à l’égard d’un supérieur hiérarchique Demande d’explication avec
préavis
conflit d’intérêts Demande d’explication avec
préavis
173
fausse déclaration ou mensonge caractérisé Demande d’explication avec

préavis
Incitation à la désobéissance Demande d’explication avec
préavis
vol, faux, usage de faux ou abus de confiance Demande d’explication avec
préavis
10.20 Délais de récidive en matière de discipline et sanctions
Sanctions normalement Sanctions Délai de récidive Sanctions applicables en

applicables appliquées considération de la récidive
Avertissement Avertissement Inférieur ou égal à 6Blâme

mois
Blâme Blâme Inférieur ou égal Mise à pied
à 6 mois
Mise à pied Avertissement Inférieur à 1an Licenciement avec préavis
Mise à pied Mise à pied Inférieur à 1 an Licenciement sans préavis
Les sanctions du premier degré sont prononcées par le Gérant, associé de la société BATE
International SARL, celles du deuxième degré ne sont prononcées qu'après avis du Conseil de
discipline. Dans tous les cas, il est possible à l'agent mis en cause de donner par écrit une
explication sur les faits qui lui sont reprochés. Les sanctions sont motivées et notifiées à l'agent
concerné par écrit.
10.21 Le Conseil de Discipline

Le Conseil de discipline comprend :
- Le Gérant, associé, Président ;

- Le Directeur Technique ;
- Un (1) délégué du personnel.
174
Le Conseil de discipline est saisi par le Gérant, associé selon la gravité de la faute. L'agent
peut être suspendu de ses fonctions.
Il a droit aussitôt que l'action est engagée devant le conseil de discipline, à la communication
de tous documents relatifs aux faits qui lui sont reprochés. Il peut présenter devant le conseil
de discipline des observations écrites ou verbales, citer des témoins ou se faire assister d'un
défenseur de son choix.
Si régulièrement convoqué, il néglige ou refuse sans motif valable de se présenter, le conseil

de discipline délibère valablement en son absence à la date prévue.
Le droit de citer des témoins appartient également à la gérance. La décision prononçant une
sanction de 2e degré contre un agent devient exécutoire sauf recours formulé par l'agent
conformément aux textes en vigueur.
Les décisions de sanctions, les procès-verbaux de délibération de la Commission et tout autre

document sont versés au dossier de l'agent.
10.22 Classification et effets des sanctions sur les contrats

Risques Nature de la fraude Type de sanction Observations
Fraude Grave Licenciement avec ou sans La fraude n’est pas admise
poursuite judiciaire quelle que soit sa nature
Non-respect des Professionnelle Avertissement Selon la nature de la fraude
procédures Disciplinaire Blâme et le degré de gravité
Lourde Mise à pied
Licenciement avec ou sans
poursuite judiciaire
Malversation grave Licenciement avec ou sans La malversation ne peut
poursuite judiciaire être tolérée
10.23 Les effets des sanctions sur le contrat et la carrière

Effet de la sanction sur le contrat Effet de la sanction sur la carrière
175
 Cumuler deux (2) sanctions  Tout employé ayant une sanction ne peut
pendant un CDD entraine le non prétendre aux avantages suivants pendant que la
renouvellement du contrat ; sanction est en vigueur (avertissement = 6 mois ;
 Pour un CDI, cumuler deux (2) blâme et mise à pied = 1 an)
sanctions sur une période inférieur o Promotion ;
ou égale à un (1) an entraine la o Prime ;
rupture du contrat o Gratification ;
o Avancement dans la grille des salaires ;
o Avance sur salaire ;
o Prêt.
10.24 Les temporaires
Les temporaires remplacent momentanément les agents d’appui en congé. Un contrat ou

convention de prestation est établi suivant les dispositions habituelles avant sa prise de
fonction. Les contrats /conventions temporaires doivent être approuvés et signés par le Gérant,
associé.
10.25 Rémunérations et avantages au personnel

10.25.1 Dispositions Générales
Par rémunérations ou salaires, il faut entendre le salaire de base et tous les autres avantages
payés directement ou indirectement en espèces ou en nature, par la société BATE International
SARL à un agent en raison de l’emploi de ce dernier.
La société BATE International SARL assure, à condition égales de travail, de qualification
professionnelle et de rendement, pour un même travail ou un travail de valeur égale, l’égalité de
rémunération entre les employés, quel que soient leur origine, leur sexe, leur âge et leur statut.
Les salaires sont fixés mensuellement.
10.25.2 Salaires
Les salaires sont payés conformément aux prescriptions légales et réglementaires.

Le salaire est payé en monnaie ayant cours légal et effectué dans la dernière semaine du mois
en cours. Le paiement est effectué, par virement bancaire, en espèces ou par chèque.
176
Il est délivré à chaque agent, un bulletin de paie. En cas de contestation sur le contenu du
bulletin de paye, l’agent peut demander, la justification des éléments qui ont servi à son
établissement.
10.25.3 Grille de salaire
Le salaire mensuel du personnel de la société BATE International SARL résulte d’une grille des
salaires. La grille des salaires définit le salaire mensuel en fonction de la catégorie de l’agent,
de son grade, de sa classe et de son échelon.
Le salaire minimum de chaque catégorie, grade, échelon, classe, est exprimé en valeurs des
points indiciaires conformément à l’annexe 24.
L’application de la grille des salaires annexée au présent manuel de procédures reste
subordonnée à la capacité financière et le niveau d’activités de BATE International SARL. La
date de sa mise en application est fixée au ……………….. Son application ne peut être
rétroactive.
10.26 Traitement de la paie
- Edition des états des salaires ainsi que les bulletins de paie, selon un programme établi
par la Gérance ;
- Contrôle des impôts retenus sur salaires et prêts accordés au personnel par le RAF ou
le cabinet d’assistance comptable ;
- Vérification des retenues des avances sur salaires ;
- Rapprochement du net à payer des états des salaires par catégorie au net à payer des
bulletins ;
- Contrôle des états de paie par rapport aux bulletins ;
- Contrôle des retenues des avances accordées au personnel ;
- Validation par le Gérant des états de salaires et des bulletins de paie ;
- Signature du Gérant des bulletins ;
- Enfin, retour à l’Assistante de direction pour règlement.
10.26.1 Paiement de l’ITS retenus
Le cabinet d’assistance comptable :

- édite chaque mois au plus tard le 15 du mois suivant celui au titre duquel l’ITS a été
retenu un état en double exemplaire de retenues des impôts sur salaires à payer ;
- présente l’état au Gérant pour contrôle et validation ;
177
- Le Gérant instruit le chauffeur coursier à effectuer le règlement auprès des services de

la direction générale des impôts, avec l’état en double exemplaire, le carnet de
versement de l’ITS ainsi que le règlement correspondant ;
- reçois en retour des impôts une quittance de paiement et un exemplaire de l’état des
retenus ;
- enregistre l’opération avec comme justificatifs, l’exemplaire de l’état des retenues et la
quittance de paiement.
10.26.2 Relations avec les organismes sociaux
- A la fin de chaque trimestre, une déclaration des cotisations à la CNSS et à l’ANPE est
établie par le cabinet d’assistance comptable sur la base des états de salaire ;
- Les imprimés remplis sont transmis au Gérant pour vérification et validation ;
Après la validation, le Gérant instruit l’Assistante de Direction à effectuer le règlement à la
CNSS.
10.27 Primes et indemnités
10.27.1 Prime de panier
Les employés effectuant aux moins six (6) heures de travail de nuit, dix (10) heures ou plus,
interruptions comprises, prolongeant d’au moins une (1) heure leur travail après le début de la
période réglementaire de travail de nuit, dix (10) heures ininterrompues de travail dans la
journée ou plus, d’une indemnité dit « prime de panier » dont le montant est fixé à l’annexe du
présent manuel.
10.27.2 Prime de médaille
Elle est allouée à l’occasion de l’obtention de la médaille d’honneur du travail et de nomination

dans l’ordre national du mérite. Cette prime est destinée à récompenser les employés qui ont
obtenu les médailles de bronze, d’Argent d’Or, et de Grand Or. Le montant de la prime est fixé
à un mois de salaire brut.
10.27.3 Prime de 13ème mois
Elle représente 100% du dernier mois de salaire pour l’employé ayant (1) an de présence et est
calculée au prorata temporis pour les autres.
10.27.4Prime rendement
178
La société BATE International peut octroyer aux agents exécutants en fonction du résultat de fin
d’année une prime de rendement. Elle est destinée à améliorer le rendement et la qualité du
travail.
Elle est fixée en fonction des résultats obtenus au cours de l'année et correspond à tout ou
partie du salaire mensuel de ce dernier.
10.27.5Indemnité de responsabilité
Elle est allouée à tout agent régulièrement nommé à un poste de responsabilité conformément
au Manuel de la société BATE International SARL. Le montant de cette indemnité est fixé à
l’annexe 25.
10.27.6 Indemnité de carburant et de téléphone

La société BATE International peut octroyer des frais de carburant et de téléphone au personnel
exécutant pour contribuer aux déplacements effectués dans le cadre du travail et aux différents
appels qu’il effectue à l’interne comme avec l’extérieur. Le montant de l’indemnité est fixé à
l’annexe 25 du présent manuel de procédures.
10.27.7 Prime d’installation d’employé

Les agents affectés de leur lieu de recrutement à une autre localité bénéficient d’une prime
d’installation selon leur catégorie.
Le montant de cette indemnité est fixé comme suit :
- Quarante mille (40 000F) francs CFA pour le personnel d’exécution et de services et les
stagiaires ;
- cinquante mille (50 000F) francs pour le personnel d’encadrement ;
- soixante-quinze mille (75 000F) francs pour le personnel de Direction.
10.27.8 Indemnité de caisse
Elle est allouée mensuellement aux agents chargés de la tenue de caisse. Le montant de
l’indemnité est fixé à l’annexe 25 du présent manuel de procédures.
10.27.9 Indemnité de logement

Il est alloué au personnel de la société BATE International SARL, une indemnité mensuelle de
logement. Le montant de l’indemnité est fixé à l’annexe 25 du présent manuel de procédures.
179
10.27.10 Indemnité de transport

Il est alloué au personnel de la société BATE International SARL, une indemnité mensuelle de
transport. Le montant de l’indemnité est fixé à l’annexe 25 du présent manuel de procédures.
10.27.11 Indemnité de zone désertique

Il est alloué au personnel de la société BATE International SARL exerçant dans une zone
déclarée désertique, une indemnité mensuelle de zone désertique. Le montant de l’indemnité
est fixé à l’annexe 25 du présent manuel de procédures.
10.28 Soins médicaux

La société BATE International peut en fonction de sa situation financière souscrire à un régime
d’assurance maladie (assurance multirisque professionnelle, responsabilité civile
professionnelle, etc …) servant à couvrir les éventuelles accidents de travail et maladies du
personnel et de leur famille.
En l'absence d'un régime d'assurance maladie, le personnel ainsi que les membres de leurs
familles (conjoints, enfants, père et mère) bénéficient des indemnités forfaitaires de soins
médicaux octroyés mensuellement et fixés en fonction de la catégorie professionnelle définie
dans le manuel. Elle peut également opter pour une prise en charge suivant des pourcentages
des frais médicaux (par exemple 25% pour le personnel d’appui, 50% pour le personnel cadre,
75% pour le personnel de direction exception faite du Gérant pour lequel la prise en charge
sera de 100%.
10.29 Distinction du travailleur

La société BATE International SARL peut distinguer un ou plusieurs employés particulièrement
méritants qui se sont distingués par le dévouement, la contribution exceptionnelle à
l’accroissement du rendement, de la productivité et de l’efficacité du service.
Cette distinction peut être :
 une lettre d’encouragement ;

 une lettre de félicitation ;
 un témoignage officiel de satisfaction.
180
L’attribution de la distinction et ses modalités relèvent du pouvoir discrétionnaire des Associés

de BATE International SARL.
A l’occasion de l’attribution d’une distinction au travailleur, celui-ci reçoit une prime dont le
montant brut est définit par le comité de gérance de la société.
181
BATE International
Annexes ADM -
ANNEXES
182
BATE International
Annexes ADM -
Liste des annexes
Annexe 1 : Demande d’Achat (D/A).......................................................................................................190

Annexe 2 : Bon de commande.............................................................................................................. 194
Annexe 3 : Demande de réparation.......................................................................................................195
Annexe 4 : Bon de sortie de stock.........................................................................................................196
Annexe 5 : Modèle fiche de stock..........................................................................................................199
Annexe 6 : Modèle fiche individuelle d’immobilisation...........................................................................200
Annexe 7 : Modèle fiche de sortie d’immobilisation...............................................................................202
Annexe 8 : Fiche d’inventaire physique des immobilisations.................................................................203
Annexe 9 : Modèle Ordre de mission....................................................................................................204
Annexe 10 : Demande de réapprovisionnement...................................................................................205
Annexe 11 : Inventaire de caisse...........................................................................................................206
Annexe 12 : Remise chèque................................................................................................................. 207
Annexe 13 : Ordre de virement...........................................................................Erreur ! Signet non défini.
Annexe 14 : Fiche de dépense..............................................................................................................208
Annexe 15 : Modèle Demande d’avance sur salaires/Frais de prestation de Services.........................209
Annexe 16 : Catégorie Professionnelle à l'entrée..................................................................................210
Annexe 17 : Avancement en échelons et en classe du personnel de BATE International....................211
Annexe 20 : Grille des Salaires au recrutement..................................................Erreur ! Signet non défini.
Annexe 21 : Indemnités et avantages à allouer au personnel de BATE International...........................216
183
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 1 : Modèle de budget

Montant
Eléments Unité Quantité Montant total
unitaire
Hypothèses d'activités
Architecture (études et suivi de travaux) mois 12 0
Ingénierie mois 12 0
Développement et sondages de sols mois 12 0
mois 12 0
TOTAL CHIFFRE PROJETE 0
Total revenus attendus 0
2.Dépenses
Charges financières
Montant
Intérêts sur emprunts 14% 0 0
obtenus
Sous total charges financières 0
Fonctionnement
Achat Produits d'entretien Provision 12 0
Fournitures et consommables de bureau Provision 12 0
Eau mois 12 0
Electricité mois 12 0
Carburant et lubrifiants Provision 12 0
Carburant et lubrifiants groupe Provision 12 0
Petits matériels et outillage provision/mois 12 0
Frais d'expédition de courriers Provision 12 0
Frais de sous traitance mois 12 0
Loyer mois 12 0
Entretiens, réparations et maintenances mois 12 0
Entretiens et réparations de bureau mois 12 0
Entretiens et réparations de matériel de transport mois 12 0
Prime d'assurance (véhicules et Moto) Provision 1 0
Assurance responsabilité civile et multirisque Provision 1 0
Assurance voyage (mission) Provision 1 0
Etudes, recherches et documentations Provision 1 0
Publicité, publication, relation publique Provision 1 0
Conception et impression calendriers Provision 1 0
Frais de télécommunication Provision 12 0
Frais bancaire mois 12 0
Rémunération d'intermédiaires et conseils Provision 12 0
Cotisations aux groupements professionnels Provision 1 0
Frais participation AO et Concours (Achats DAO) Provision 1 0
184
BATE International
Annexes ADM -
Rémunération personnel extérieur (frais de

gardiennage) mois 12 0
Frais de mission Provision 12 0
Taxe Professionnelle Provision 1 0
Taxe d'Apprentissage Provision 1 0
Impôts sur le bénéfice ou IMF Provision 1 0
Provision 1 0
Provision 1 0
Sous total charges fonctionnement 0
Sous traitance
Bureau Niamey
Sous Total Bureau Niamey 0
BCEAO Maradi
Ingénieur Génie Civil h/mois 12 0
BCEAO Zinder
BCEAO Tahoua
Ingénieur (x2) h/mois 12 0
Technicien GC h/mois 12 0
Sous Total BCEAO Tahoua 0
Sous Total Sous Traitance Générale 0
Salaires et traitements
Gérant, Associé h/mois 12 0
Directeur Technique h/mois 12 0
Chauffeur h/mois 12 0
Charges sociales CNSS % salaires brut 12 0
Stagiaires Provision 12 0
Primes périodiques (Fin d'année, Ramadan, Tabaski,
etc.) Provision 1 0
Autres Primes et indemnités Provision 1 0
Sous Total Salaires 0
185
BATE International
Annexes ADM -
Autres charges Provision 1 0

Imprévus Provision 5% 0
Sous total des autres charges 0
TOTAL Général 0
Résultat hors investissement 0
Budget des investissements
Montant
Eléments Unité Quantité Montant total
unitaire
Ordinateur portable Provision 1 0
Serveur informatique Provision 1 0
Acquisition Véhicule de Terrain Provision 1 0
Groupe Electrogène Unité 1 0
Fauteuil Unité 1 0
Bureau Unité 1 0
Traceur Provision 1 0
Copieur Unité 1 0
Imprimante Provision 1 0
Construction siège Provision 1 0
Sous total budgets investissements 0
Résultat après investissements 0
TOTAL GENERAL BUDGET DEPENSES 0
186
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 2 : Demande d’Achat (D/A)
BATE INTERNATIONAL
DEMANDE D’ACHAT
Rubrique budgétaire : ………………………………………………………………………………………………………
Désignation Unité Quantité
Demandeur :
…………………………………………………………………………………………………………………………………
Motif :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Date : ………………………………………………..
Demandeur Approbation Gérant, Associé
BATE INTERNATIONAL
DEMANDE D’ACHAT
Rubrique budgétaire : ……………………………………………………………………………………………………
Désignation Unité Quantité
Demandeur : …………………………………………………………………………………………………………………………
Motif : ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Date : ………………………………………………..
Demandeur Approbation Gérant, Associé
187
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 3 : Bon de commande
BON DE COMMANDE
Date :
Fournisseur:
Adresse :
RCCM : __________________________________________________________________
NIF : ____________________________________________________________________
Désignation Unité Quantité Prix Unitaire Prix Total
TOTAL
Le Fournisseur Le Gérant, Associé

(Date, Signature et Cachet)
188
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 4 : Bon de réparation
189
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 5 : Modèle de Fiche de projet
190
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 6 : Fiche de validation de projet
191
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 7 : Modèle PV de réunion de chantier
192
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 8 : Modèle fiche de stock

Fiche de stock
Article :…………………………………………………………………………
Date Entrée Sortie Stock Bénéficiaire Motif Signature

résiduel
Stock initial à la date de l’inventaire (….. / ….. / …..) : ________________
Etabli par : Approuvé par le Gérant
193
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 9 : Fiche d’inventaire de stock
194
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 10 : Modèle fiche individuelle d’immobilisation
N° de fiche :…………………………………………………………………………
Date :………………………………………………………………………
Code
Désignation
Compte collectif
Date d'acquisition
Source de financement
Identification du Fournisseur
Montant
Taux d'amortissement
Date de mise en œuvre
Emplacement
Affectation
195
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 11 : Modèle fiche de sortie d’immobilisation
N° de fiche :…………………………………………………………………………
Date :………………………………………………………………………
Code
Désignation
Compte collectif
Date d'acquisition
Source de financement
Date de sortie
Valeur nette comptable
Motif de sortie
196
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 12 : Fiche d’inventaire physique des immobilisations
Date:…………………………………………………………………….
N° de fiche :…………………………………………………………………………
Nom et Prénoms du chef d’équipe…………………………………………………
N°
Code Désignation Montant Etat* Observations
d'ordre
*N = neuf, B=Bon Etat, D=Défectueux ; H=Hors service
197
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 13 : Modèle Ordre de mission
ORDRE DE MISSION N° ……../BATE/20……
Membres de la mission :





Objet de la mission :
Date de départ :
Date de retour :
Moyen de transport :
Itinéraire
Fait à Niamey, le ……………… 20……

Le Gérant, Associé
M. Adamou SOULEY
198
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 14 : Demande de réapprovisionnement

…………….., le……………………………
DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT DE CAISSE
Solde caisse ce jour : _________________
Plafond caisse : _________________
Montant du réapprovisionnement demandé : _________________
Justifications :________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_________________________
L’Assistante de direction Le Gérant, Associé
199
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 15 : Inventaire de caisse
INVENTAIRE DE CAISSE
Contrôle de caisse effectué le……………………
VALEUR VALEUR
NATURE NOMINALE NOMBRE TOTALE OBSERVATIONS
10.000
5.000
BILLETS 2000
1.000
500
SOUS TOTAL BILLET
500
250
200
100
PIECES 50
25
10
5
1
SOUS TOTAL PIECES
TOTAL EN CAISSE
SOLDE LIVRE DE CAISSE
ECART (+) OU (-)
Montant en lettres ……………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………
Explications écart……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
L’Assistante de direction Le Gérant, Associé
200
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 16 : Remise chèque
…………….., le……………………………
BORDEREAU DE REMISE DE CHEQUE N°_____________/
Le Gérant, Associé
M…………………………………………
…………………………………………..
J'ai l'honneur de vous transmettre le chèque N°…………………………
D'un montant de……………………………F CFA représentant le règlement des

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
……
Reçu le chèque le…………………. Le Gérant, Associé
201
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 16 : Fiche de dépense
202
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 18 : Modèle Demande d’avance sur salaires/Frais de prestation de Services
Demande d’avance sur salaires/Frais

de prestation de Services
Je soussigné (Prénom, Nom et Fonction) : ……………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………
Demande une avance sur salaire/Frais de Prestation de Services d’un montant de :
FCFA
Montant en lettres : ………………………………………………………………………………………………....
…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………...
Payable : ……………………………………………………………………………………………………………
Pour motif : ………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………
Fait à :…………………………………………………………. Le : ……………………………………………..
Demandeur Approbation du Gérant
203
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 19 : Catégorie Professionnelle à l'entrée

Différents Groupes Catégories Professionnelles Diplôme ou Niveau minimum Postes possibles
Sous Agent de Service Bi1 Travailleur affecté à des besognes Planton, Gardien-manœuvre, chauffeur,
élémentaires ne nécessitant ni formation, ni coursier
Groupe 1 : Personnel connaissances professionnelles, ni adaptation
d’appui Agent de bureau et de terrain Bi2 CAP, BEP, DAP ou BAC Dessinateur, métreur, Secrétaire de chantier,
Aide comptable, Informaticien, Technicien
Génie Civil, Métreur
Technicien supérieur, Ingénieur des DUT ou BTS Technicien Supérieur senior, Assistant
Groupe 2 : Personnel travaux, Technologue, Assistante de architecte, Assistante de Direction
cadre direction, Bi3
Comptable, Responsable RH, Bi4 BTS ou Licence Professionnelle Responsable financier, Responsable
Administratif et/ou des ressources humaines
Architectes, Urbanistes, Ingénieurs Bi5 Licence Professionnelle ou Master II ou Architecte ou Ingénieur chargé d’étude et de
Groupe 3 : Personnel y compris stagiaires diplôme équivalent suivi
de Direction Chef de projet Bi5 Master II ou DESS ou Diplôme Equivalent Architecte, Urbaniste, Ingénieur, Chef de
projet
Directeur Bi5 Master II, DESS ou Diplôme Equivalent Directeur Technique, Chef de Département
NB : Les Diplômes délivrés par les écoles internationales reconnues par le CAMES et les Ordres professionnels, et ceux délivrés par l'Etat sont
privilégiés et la société BATE International se réserve le droit de vérifier l'authenticité de tous les diplômes qui lui sont transmis par les agents au
moment de leur recrutement.
204
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Annexe 20 : Grille de salaire au recrutement
Nombre de Valeur
Grades Catégories Professionnelles Classes
Points Indiciaire : 2500
1 14 35 000
Groupe 1 : Personnel 'Appui Bi1 Sous Agent de Service Bi1 2 24 60 000
3 36 90 000
1 44 110 000
Bi2 agents de bureau et de terrain Bi2 2 46 115 000
3 48 120 000
1 50 125 000
Technicien supérieur, Ingénieur des travaux,
Bi3 2 54 135 000
Technologue, Assistante de direction, Bi3,
3 58 145 000
Groupe 2 : Personnel Cadre
1 60 150 000
Bi4 Comptable, Responsable RH, Bi4 2 72 180 000
3 76 190 000
1 80 200 000
Architectes, Urbanistes, Ingénieurs Bi5 y compris
Bi5 2 84 210 000
stagiaires
3 88 220 000
1 80 200 000
Groupe 3 : Personnel de Direction Bi5 Chef de projet Bi5 2 84 210 000
3 88 220 000
1 116 290 000
Bi5 Directeur Bi5 2 136 340 000
3 160 400 000
205
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Annexe 21 : Avancement en échelons et en classe du personnel de BATE International
Groupe Personnel d'Appui

Catégorie Professionnelle Sous Agent de Service Bi1 Sous agent d'appui et de terrain Bi2
Classe 1 2 3 1 2 3
Échelons Salaires Salaires Salaires Salaires Salaires Salaires
E1 35 000 60 000 90 000 110 000 115 000 120 000
E2 36 750 63 000 94 500 115 500 120 750 126 000
E3 38 588 66 150 99 225 121 275 126 788 132 300
E4 40 517 69 458 104 186 127 339 133 127 138 915
E5 42 543 72 930 109 396 133 706 139 783 145 861
E6 44 670 76 577 114 865 140 391 146 772 153 154
E7 46 903 80 406 120 609 147 411 154 111 160 811
E8 49 249 84 426 126 639 154 781 161 817 168 852
E9 51 711 88 647 132 971 162 520 169 907 177 295
E 10 54 296 93 080 139 620 170 646 178 403 186 159
E 11 57 011 97 734 146 601 179 178 187 323 195 467
E 12 59 862 102 620 153 931 188 137 196 689 205 241
E 13 62 855 107 751 161 627 197 544 206 523 215 503
E 14 65 998 113 139 169 708 207 421 216 850 226 278
E 15 69 298 118 796 178 194 217 792 227 692 237 592
NB : L'écart entre deux échelons est de deux ans.
206
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Groupe Personnel Cadre
Catégorie Professionnelle Technicien supérieur, Ingénieur des travaux, Technologue, Assistante de direction, Bi3, Comptable, Responsable RH, Bi4
Classe 1 2 3 1 2 3
Échelons Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire
E1 125 000 135 000 145 000 150 000 180 000 190 000
E2 131 250 141 750 152 250 157 500 189 000 199 500
E3 137 813 148 838 159 863 165 375 198 450 209 475
E4 144 703 156 279 167 856 173 644 208 373 219 949
E5 151 938 164 093 176 248 182 326 218 791 230 946
E6 159 535 172 298 185 061 191 442 229 731 242 493
E7 167 512 180 913 194 314 201 014 241 217 254 618
E8 175 888 189 959 204 030 211 065 253 278 267 349
E9 184 682 199 456 214 231 221 618 265 942 280 717
E 10 193 916 209 429 224 943 232 699 279 239 294 752
E 11 203 612 219 901 236 190 244 334 293 201 309 490
E 12 213 792 230 896 247 999 256 551 307 861 324 964
E 13 224 482 242 441 260 399 269 378 323 254 341 213
E 14 235 706 254 563 273 419 282 847 339 417 358 273
E 15 247 491 267 291 287 090 296 990 356 388 376 187
- Avancement en classe supérieure possible tous les 2 ans sur mérite
- Le passage d'un échelon à un autre est sujet au résultat de l'évaluation définie dans l'évaluation des performances.
207
BATE International
Annexes ADM -

Groupe Personnel de Direction
Catégorie Professionnelle Directeur (Gérant, Associé) Bi5 Chef de projet Bi5 Architectes, Urbanistes, Ingénieurs Bi5 y compris stagiaires
Classe 1 2 3 1 2 3 1 2 3
Échelons Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire Salaire
E1 290 000 340 000 400 000 200 000 210 000 220 000 200 000 210 000 220 000
E2 304 500 357 000 420 000 210 000 220 500 231 000 210 000 220 500 231 000
E3 319 725 374 850 441 000 220 500 231 525 242 550 220 500 231 525 242 550
E4 335 711 393 593 463 050 231 525 243 101 254 678 231 525 243 101 254 678
E5 352 497 413 272 486 203 243 101 255 256 267 411 243 101 255 256 267 411
E6 370 122 433 936 510 513 255 256 268 019 280 782 255 256 268 019 280 782
E7 388 628 455 633 536 038 268 019 281 420 294 821 268 019 281 420 294 821
E8 408 059 478 414 562 840 281 420 295 491 309 562 281 420 295 491 309 562
E9 428 462 502 335 590 982 295 491 310 266 325 040 295 491 310 266 325 040
E 10 449 885 527 452 620 531 310 266 325 779 341 292 310 266 325 779 341 292
E 11 472 379 553 824 651 558 325 779 342 068 358 357 325 779 342 068 358 357
E 12 495 998 581 515 684 136 342 068 359 171 376 275 342 068 359 171 376 275
E 13 520 798 610 591 718 343 359 171 377 130 395 088 359 171 377 130 395 088
E 14 546 838 641 121 754 260 377 130 395 986 414 843 377 130 395 986 414 843
E 15 574 180 673 177 791 973 395 986 415 786 435 585 395 986 415 786 435 585

- Avancement en classe supérieure possible tous les 2 ans sur mérite
- Le passage d'un échelon à un autre est sujet au résultat de l'évaluation définie dans l'évaluation des performances.
208
BATE International
Annexes ADM -
Annexe 25 : Indemnités et avantages à allouer au personnel de BATE International
Catégories Professionnelles Indemnité de Indemnité de Indemnité de

Indemnité de Indemnité de Indemnité de Indemnité de Indemnité de
sujétion Technicité Technicité (plus
Logement Transport carburant téléphone Zone désertique
Bénéficiaires (de fonction) (5 à 10 ans) de 10 ans)
Sous Agent de Service Bi1 15 000 10 000 10000
Sous agent de bureau et de

15 000 10 000 10 000 15 000 30 000
terrain Bi2
Sous Rédacteur Bi3 20 000 20 000 20 000 15 000 15 000 30 000
Rédacteur Bi4 30 000 30 000 20 000 15 000 20 000 40 000
Sous-Directeur Bi5 40 000 30 000 30 000 20 000 30 000 60 000
Directeur Bi5 (Directeur

50 000 35 000 40 000 150 000 50 000 20 000 30 000 60 000
Technique)
Gérant Hors Classe Bi5 110 000 60 000 400 000 300 000 20 000 100 000 100 000
209
BATE International
Annexes ADM -
ANNEXE 26 : SOMMAIRE RAPPORT DE MISSION

A. INTRODUCTION
B. DEROULEMENT DE LA MISSION
C. RESULTATS DE LA MISSION
D. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
E. CONCLUSION ET SIGNATURES
Le chef du de mission Le directeur Technique Le Gérant
F. ANNEXES
- Fiche de mission
- PV de visite du site (éventuellement)
210
BATE International
Annexes ADM -
ANNEXE 27 : SOMMAIRE RAPPORT DE CHANTIER

I. INTRODUCTION
II. INFORMATION SUR LE MARCHE ET LES ACTIVITES DU MAITRE D'OEUVRE III. MISSION DE SUPERVISION ET DE
CONTROLE DES TRAVAUX
III.1 PRESENTATION DES ACTIVITES DU MAITRE D’OEUVRE
3.1.1 Activités De Chantier
3.1.1.1 Contrôle Et Supervision A Pied D’œuvre
3.1.1.2 Visites Effectuées Par Le Superviseur
3.1.2 Travail Au Siège Du Maître D’œuvre
3.1.2.1 Suivi Technique Du Projet
3.1.2.2 Suivi Financier Du Projet
3.1.2.3 Suivi Administratif
3.1.3 Composition du personnel et tâches exécutées par le maître d’oeuvre
III.2. APPROVISIONNEMENT EN MATERIAUX, MATERIEL ET PERSONNEL

3.2.1. Matériaux
3.2.2. Matériel
3.2.3. Personnel
III.3. AVANCEMENT PHYSIQUE DES TRAVAUX
III.4. SITUATION DES DELAIS
III.5. QUALITE DES OUVRAGES
IV. SITUATION FINANCIERE
211
BATE International
Annexes ADM -
V. COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS SUR LES CHANTIERS

VI. CONCLUSION ET SIGNATURES
Le chef du de mission Le directeur Technique Le Gérant
E. ANNEXES
- Photos du chantier
- Courriers
- PV de visite de chantier, de réception des ouvrages et d'approbation des échantillons
- PV de réunion de chantier
- Résultats des prélèvements des agrégats, du fer à béton et du béton armé du chantier
212
BATE International
Annexes ADM -
ANNEXE 28 : FICHE DE PROJET
213
BATE International
Annexes ADM -
214
BATE International
Annexes ADM -
FICHE DE PROJET
Nom du client / raison sociale :
Adresse de transmission des documents :
Adresse de facturation :
Mode d’acquisition de projet
Date de début du projet (contrat ou OS)
Date de fin de projet
Les informations du point A, B et C sont à fournir par le maître d'ouvrage ou le maître d'ouvrage délégué.
TITRE DU PROJET :
A- INFORMATIONS SUR LE TERRAIN
DISPONIBILITE OBSERVATIONS
OUI NON
Titre foncier :
Plan de localisation :
Dimensions du terrain / plan de bornage :
Levé Topographique
Rapport d’études de sol de fondation
Niveau de servitude : Nombre de voies
215
BATE International
Annexes ADM -
Eau potable
Electricité
Répondre par oui ou non téléphone
Fibre optique
Réseau d'égout
B- INFORMATIONS SUR LE PROJET

Gabarit du projet (préciser le nombre de
bâtiments, le nombre d'étages, et de sous-
sol) :
Fonctions/ activités par niveau :
Aménagements spécifiques dans la cours

(espace verts, parkings, jet d’eau..)
Bâtiments annexes à prévoir
Espace ou service commun à prévoir (cas

d’immeuble collectif et complexe immobilier)
Espace ou service individuel à prévoir (cas
d’immeuble collectif ou complexe immobilier)
C- INFORMATIONS SUR LE STANDING ET COMMODITES DIVERSES
Typologie de l’Architecture :
Niveau de finition des sols : Carrelage,

marbre, chape….
216
BATE International
Annexes ADM -
Niveau de finition des murs intérieurs et

Murs intérieurs Murs extérieurs
extérieurs : Carrelage, marbre, peinture….
Niveau de finition des plafonds ; faux
plafonds, traitement acoustique, peinture
Type de climatisation : Climatisation
individuelle ou centralisée
Autres réseaux à prévoir : informatique,
vidéosurveillance, extinction automatique
(déluge), sécurité incendie, réseau de
télévision
Autres commodités : piscine, terrain de sport,
217
BATE International
Annexes ADM -
FICHE DE SUIVI DE PROJET

(Document interne à BATE International)
INTITULE DU PROJET :
MODE D’ACQUISITION :
MAITRE D’OUVRAGE :
MAITRE D’OUVRAGE DELEGUE :
BUREAU D’ETUDES TECHNIQUES :
BUREAU DE CONTROLE TECHNIQUE :
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA TACHE EXECUTEE :
FINANCEMENT :
DELAI D’EXECUTION DES TRAVAUX :
DATE D’OUVERTURE DE DOSSER :
PERSONNE RESPONSABLE DE PROJET :
CHEF DE PROJET :
INFORMATIONS SUR LE PROJET :
N° DESIGNATION PERSONNE DELAI / DATE DE DATE DE APPROUVE RETARD EN OBSERVATIONS

DE LA TACHE A RESPONSABLE RENDU RENDU PAR : JOURS
FAIRE PREVISIONNELLE EFFECTIVE CALENDAIRES
218
BATE International
Annexes ADM -
219
BATE International
Annexes ADM -
FICHE D’APPROBATION DE PROJET (VALABLE POUR CHAQUE ETAPE DU PROJET ET POUR LA

VALIDATION DES PLANS D’EXCUTION SOUMIS A L’AVIS DU MAITRE D’ŒUVRE OU DU MAITRE
D’OUVRAGE DELEGUE
(Document interne à BATE International)

INTITULE DU PROJET :
MAITRE D’OUVRAGE :
MAITRE D’OUVRAGE DELEGUE :
BUREAU D’ETUDES TECHNIQUES :
BUREAU DE CONTROLE TECHNIQUE :
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA TACHE EXECUTEE :
OBSERVATION DU DIRECTEUR TECHNIQUE :

INTITULE DES DOCUMENTS EXAMINES OBSERVATIONS
220
BATE International
Annexes ADM -
OBSERVATION DU GERANT :
AUTRES OBSERVATIONS :
221

Manuel de Procedures Version Définitive V14-03-2021

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Bureau d’Assistante Technique et d’Etudes

Architecture – Urbanisme – Développement – Sondages et contrôles non destructifs

MANUEL DES PROCEDURES

Manuel rédigé avec l’appui de :

REUSSITE SERVICES CONSULTING

PARTIE 1 : DESCRIPTION ET PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES..................................................11

3.2.2. Le budget de fonctionnement........................................................................................................ 46

d. Fiche de poste : Ingénieur de travaux.................................................................................................. 78

7.1. Principe de signatures................................................................................................................ 107

9.1.5. Les supports comptables............................................................................................................ 128

PARTIE 10 : LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (GRH)...................................................................146

10.8.2. Accidents du travail et maladies professionnelles.......................................................................164

10.27.2 Prime de médaille.................................................................................................................. 178

ANNEXE 26 : SOMMAIRE RAPPORT DE MISSION........................................................................................ 209

PARTIE 1 : DESCRIPTION ET PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES

- fournir un cadre formel d‘exécution des opérations à caractère administratif et financier

Le manuel a pour objectif de mettre à la disposition du personnel de BATE International, un outil

Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de

1.2. Sigles et abréviations

AGE Assemble Générale Extraordinaire

Le présent Manuel des Procédures fixe les procédures Administratives, Financières,

 C’est un référentiel de communication : par sa conception, il permet à chaque

 C’est un référentiel d'information et de travail : il permet au personnel de la société

- Partie 1 : Description et présentation du manuel

- Partie 8 : La gestion des Missions

PARTIE 2 : PRESENTATION ET ORGANISATION GENERALE DE LA SOCIETE

2.1. Présentation de la Société

2.1.2. Les objectifs de la société

- L’obtention des toutes autorisations ou concessions pour la construction ;

 VRAIS (transparence, simplicité, vérité) ;

2.1.4. Les domaines de compétence

2.1.5. Les stratégies de la société :

Les instances de décisions sont les suivantes :

 L’Assemblée Générale des Associés (A.G) ;

L’Assemblée Générale des Associés peut être ordinaire ou extraordinaire.

2.2.1.1.1. L’Assemblée Générale Ordinaire (A.G.O)

L’Assemblée Générale ordinaire a pour but de :

- statuer sur les états financiers de synthèse de l’exercice écoulé ;

- statuer sur l’affectation des résultats de l’exercice ;

- statuer sur la modification des statuts ;

Le comité de gérance est au sein de BATE International, un groupe généralement ne restreint

À ce titre il assure tout ou partie des compétences suivantes :

 Pilotage des différentes activités concourant à l'objet social de l'organisation ;

2.2.1.3. La Réunion du Suivi technique des Chantiers (R.S.C.)

 la qualité du travail exécuté sous la responsabilité du contrôleur ;

Tous les contrôleurs de chantier sont tenus de participer à la RSC en présentiel ou en

2.2.1.4. La Réunion d'Entreprise (R.E) ou réunion des cadres

 la conduite à tenir sur l'évolution des projets ;

La réunion des cadres est également habilitée à décider du besoin de recrutement ou de

Tous les cadres sont tenus d'y assister.

2.2.2. Organigramme de la société

Assistant du Gérant Gérant Associée

Ingénieur Génie Civil Architecte Ingénieur Electricien Controleurs Dessinateurs/projeteurs Metreurs

2.3. Description et attributions de la direction/Gérance

Le Gérant, Associé a la qualité d'employeur au sens du Code du travail. II est chargé :

- d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de la Société ;

- de définir l’orientation et la politique générale de la société en vue de la réalisation de

2.4. Description des postes de responsabilités de la société

- Définir et mettre en place des normes et des procédures

- Maitre d’ouvrage délégué

2.4.2. Fiche de poste : Directeur Technique

Titre du poste : Directeur Technique

- Courriers et courriels imputés par le Gérant ;