IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

TP N 1 : PARAMETRAGE DE BASE, INTERFAAGE ET CONFIGURATION

Objectifs la fin de ce TP, vous serez mme d'effectuer les tches suivantes : 1. Apprhender l'interface. 2. Naviguer dans MS Project. 3. Personnaliser son environnement. 4. Crer un projet Dure approximative de cet atelier : 3 heures 1. apprhender l'interface. D'abord, lorsque nous ouvrons la version 2003 de MS Project, voici ce qui devrait apparatre l'cran par dfaut :

La barre de titre

La barre d'outils standard et de formatage

Le diagramme de Gantt

Le volet office

La liste des tches

La barre d'tat

Il y a dans cette vue quelques outils de travail intressant qui sont masqus et d'autres qui sont activs.

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

2. Naviguer dans MS Project. 2.1. Onglet "General" D'abord, nous allons demander MS Project de ne plus afficher l'onglet d'aide au dmarrage. Pour cela, nous allons dans Tools/Options et dans l'onglet General, nous dsactiverons les options encadres comme reprsente ci-dessous :

Par ailleurs toujours activer : 1. Activer le filtre automatique des nouveaux projets ce qui activer (comme dans MS Excel) le filtre automatique sur toutes les tables disponibles dans MS Project par dfaut (il s'agit seulement d'un petit gain de temps de quelques secondes pour un outil fort pratique que nous tudierons dans les dtails dans le chapitre y relatif) 2. Demander les info. de projet relatives aux nouveaux projets vous vitera d'oublier les informations indispensables saisir les l'on cre un nouveau projet (date de dbut, type de planification, date d'tat, calendrier du projet, etc.) tel que nous le verrons plus tard

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

2.2. Onglet "Interface" Et dans l'onglet Interface, nous dsactiverons l'option appele Afficher le Guide Project, cela nous vitera de nous nerver avec des trucs lmentaires qui ne sont d'aucune utilit un expert en gestion de projets :

Les options comprises dans le zone Afficher les indicateurs et les boutons doptions des sont tous, sans exception, relatives l'apparition de balises actives lorsque vous travaillez dans MS Project. Remarque : nous reviendrons plus tard dans les dtails sur une grande partie des options de cette fentre d'options qui est trs importante avant de commencer travailler.Malheureusement, certaines options sont trop techniques pour des noninformaticiens nous omettrons alors de tester celles-ci (ce qui ne nous empche pas d'en parler quand mme!).

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

2.3. Barres d'outils disponibles Ces quelques petites modifications ayant t faites dans la fentre d'options, nous allons maintenant aller dans le menu Affichage pour activer l'option Barre Affichage. Devrait alors apparatre l'cran la barre suivante :

Elle est trs pratique, donnant un accs rapide et simples a des vues standards ou personnalises ! De plus, par un clic droit de la souris sur la barre, vous pouvez accder (c'est une possibilit parmi d'autres!) quelques modes d'affichages diffrents pour le projet en cours (ce qui vite d'aller chaque fois dans le menue Affichage). Sinon en ce qui concerne les barres d'outils, normalement par dfaut, il y en a que deux qui sont actives (standard et mise en forme). Mais il y en a d'autres qui sont trs utiles et qu'il peut s'avrer plus qu'intressant d'activer et de laisser l'cran. Remarque : nous ne les utiliserons pas tout de suite et ne verrons pas comment les personnaliser maintenant (ce dernier point tant vu dans le cadre des macros et il est souvent dj connu par la majorit des utilisateurs des produits Microsoft). Ainsi, en effectuant un bouton droit n'import o sur une des barres d'outils existante apparat le menu contextuel suivant :

Certaines barres ne peuvent malheureusement pas tre utilises dans le cadre ce support de cours demandant l'appui de technologies serveur (MS Project Serveur) et d'autres sont assez gadget (ce qui ne veut pas dire qu'elles sont inutiles) ou trop simples utiliser pour qu'elle fassent l'objet d'un cours (la barre Dessin en est un exemple). Cependant, voici les barres activer tout prix: 1. Boites de dialogue personnalises : elle donne accs des informations trs utiles quand des tches ou des projets actifs. Elle sera particulirement utilise lorsque nous ferons les audits de cots notre projet. 2. Gestion des Ressources : le nom de cette barre suffit la dcrire. Nous noterons cependant que certains bouton qui y sont proposs sont rarement utiliss voir jamais si vous n'tes pas en possession de MS Project Server. 3. Suivi : c'est mon got une des barres d'outils les plus puissantes dans le cadre de la simulation d'avancement du projet. Nous verrons comment l'utiliser bien plus loin dans ce support.

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

4. Analyse : c'est la barre d'outils la plus puissant de MS Project mettre dans les mains d'experts des produits Microsoft Office. Elle permet d'accder une petite quantit de technologies et d'outils trs trs pertinents ! 5. Analyse Pert : une barre qui nous est dj familire de par son nom. C'est en gros une "image" de la loi bta version logiciel (il y a mme une petite calculatrice pour les utilisateurs...) En fin de compte (en omettant les autres barres d'outils beaucoup moins utilises), votre cran une fois organis devrait ressembler :

Maintenant que le logiciel est prt l'utilisation, passons la configuration de celui-ci pour notre projet particulier. 3. Personnaliser son environnement 3.1 Cration de barres d'outils Comme vous le verrez plus loin, il n'y a rien de plus nervant, et en particulier dans ce logiciel, de passer son temps aller activer des options se trouvant dans les menus ou d'activer les macros la main. Pour rsoudre ce problme, comme tout logiciel de la gamme MS Office, nous pouvons crer des barres d'outils dans MS Project avec les boutons voulus. Par ailleurs vous verrez que certains sont trs intressant et pas accessibles dans le menus standards du logiciel. Voici la procdure pour crer une barre d'outils : Allez dans le menu Affichage/barres doutils/personnaliser. La bote de dialogue suivante apparatra :

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Cliquez sur le bouton Nouvelle et donnez lui un nom (IGA):

une fois que vous aurez cliquer sur OK apparat quelque part sur votre cran une toute petite barre du genre :

C'est l-dedans que nous allons ajouter par glisser-dplacer (drag&drop) les boutons disponibles ici :

comme vous pouvez le voir, il y en a une certaine quantit... voil aprs quelques secondes quoi ressemble notre barre (nous rptons qu'il suffit de faire un glisser dplacer d'un bouton se trouvant dans la liste Commandes vers la zone grise de votre nouvelle barre d'outils) :

vous pouvez personnaliser le texte ou mme le bouton de chaque lment si vous le dsirez en faisant un clic droit sur le bouton personnaliser (attention! cela ne marche que si la bote de dialogue personnalisation est toujours ouverte !) :

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Remarque : nous verrons comment affecter des macros nos boutons lors du chapitre traitant du sujet. Vous pouvez ensuite l'aide de l'outil Outils/Organiser attacher votre barre d'outils un fichier donn afin que vos collgues en profitent aussi :

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

3.2 Configuration Nous allons donc maintenant nous attaquer au point (2) du protocole. C'est--dire pour rappel : dfinitions des options de MS Project (et leur bon usage), dfinition du W.B.S du projet (la dsactivation des assistants ayant dj t fait). D'abord, nous allons supposer que vous n'avez aucun modle d'entreprise votre disposition pour votre projet. Ainsi, vous allez devoir tout crer partir de rien. Sinon dans le cadre o il y aurait des modles de projets disponibles dans votre entreprise nous vous rappelons qu'il suffit d'aller dans Fichier/nouveau/sur mon ordinateur/Modles projets et de choisir le modle adquat tel que prsent ci-dessous :

Dans le cadre o vous auriez crer vous-mme des modles, il suffit une fois le fichier de projet prparer d'aller dans Fichier/enregistrer sous et de sauver en tant que fichier modle *.mpt (Microsoft Project Template) et ensuite de faire comme dans les autres logiciels de la suite MS Office (c'est trop lmentaire pour que nous dtaillions la mthode ici). Mais revenons-en notre projet vide. N'oubliez d'abord jamais la rgle de base : enregistrer toutes les 10 minutes et enregistrez votre document juste avant de commencer y travailler sans oublier d'en saisir les proprits comme vous le faites normalement toujours dans les autres produits de la gamme MS Office :

Vous pouvez protger un projet par un mot de passe tel que vous pouvez le faire pour tout autre fichier de la suite bureautique MS Office. Pour cela, lorsque vous enregistrez le fichier :

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Apparat la bote de dialogue suivante

Remarque : Crer une copie de sauvegarde cre un fichier *.bak qu'il suffit de renommer en *.mpp pour ouvrir. Mais entre chaque enregistrement il faut avoir effac l'ancien *.bak pour que cela fonctionne correctement.... 3.2.1. Onglet "Enregistrer" Au besoin, les options standards de sauvegarde de MS Project sont disponibles dans Outils/Options et dans le registre Enregistrement comme prsent ci-dessous : Il n'y a rien de spcial en dire mis part la partie ODBC qui bien qu'elle soit trs puissante est un peu technique pour des non-spcialistes en base de donnes. Nous n'en parlerons donc pas pour l'instant. Sinon pour le reste il suffit de lire. Une fois le fichier enregistr, il faut dfinir correctement un maximum d'options importantes qui sont accessibles dans la bote de dialogique ci-dessus car cela va dterminer la manire de calculer, d'auditer de MS Project et in extenso cela aura bien sr une rpercussion immdiate sur votre mthode travail.

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Remarque : nous omettrons de parler des options lmentaires dont il suffit de lire le descriptif l'cran pour comprendre quel est leur rle. 3.2.2. Onglet "Calendrier" Commenons par le registre le plus important Calendrier :

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Les lments La semaine commence le et Lanne fiscale commence en n'ont normalement pas besoin d'tre explicits. Ensuite viennent dans l'ordre : 1. La semaine commence le et Lanne fiscale commence en. Quand nous verrons comment personnaliser l'chelle de temps dans les diffrents affichages de MS Project, il apparatra que certaines options permettent d'afficher les numros de semaine ainsi qu'un format mois/anne. a. Ds lors, en ce qui concerne La semaine commence le, la numrotation des semaines est effectue diffremment (juste dcale!) si autre chose que Lundi est slectionn (ci-dessous, l'affichage de l'chelle de temps avec une fois les semaines commenant le lundi et la seconde fois le jeudi) b. En ce qui concerne les mois, le systme est quivalent, par dfaut l'anne commence en janvier dans l'chelle des temps mais il est possible de changer cela comme le montre la capture d'cran ci-dessous (l'anne 2006 y commence en mai !) : et l'utilit de la case cocher Annes Fiscales numrotes depuis lanne de dpart est identique l'exemple que nous avons fait en ce qui concerne la numrotation des semaines mais applique cette fois la numrotation des mois 2. Dbut/fin par dfaut : (cliquer sur Dfinir par dfaut pour que cela prenne effet et crer ensuite un nouveau projet vide) sont les valeurs par dfaut des heures lorsque nous

crons une nouvelle tche sans en spcifier l'heure. Attention le nombre d'heures doit correspondre avec le calendrier du projet et le nombre dheures par jour sinon cela devient n'importe quoi ! ! ! Lisez aussi bien le texte droite de ce champ ! 3. Heures par jour: changer ses valeurs n'affecte en aucun cas le calendrier du projet ou de celui des ressources mais juste la manire dont MS Project gre la dure des tches. Par exemple, si Heures par jour est sa valeur par dfaut (8.00) et qu'aprs vous crez une tche d'une dure de 2 jours (2j) dans le champ Dure, la dure de deux jours sera affiche sur le diagramme de Gantt comme une barre de 16 heures. Si nous changeons Heures par jour 5 heures, alors entrer une tche de 2j comme prcdemment sera afficher comme une tche de 10 heures sur deux jours. 4. Heures par semaine et Heures par mois: systme identique au prcdent mais avec des tches d'une dure spcifie de Xs (semaine) ou Xms (mois)

IGA -RABAT 3.2.3. Onglet "Prvisions"

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Commenons par dcrire les options les plus simples aprs quoi nous nous attarderons montrer par des exemples pour ceux qui demandent le plus de matrise du logiciel et auxquels nous consacrerons des chapitres entiers plus loin dans ce support. Les lments simples et utiles connatre sont les suivants : 1. Afficher les messages de prvisions : lorsque vous mettez des dates de contraintes des tches, MS Project vous affichera un message d'erreur lorsqu'une modification dans votre projet doit vous amener violer la contrainte. Il affichera ces messages d'erreurs en tant qu'avertissement chaque ouverture du fichier aussi tant qu'il y a dans votre projet des tches qui sont en conflit avec les contraintes. Il est fortement conseill de garder cette option active. Si vous souhaitez que les tches sous contraintes puissent se dplacer quand bien mme la contrainte est viole, vous devrez dcocher la case plus bas nomme Les tches respectent toujours les contraintes de dates. 2. Les nouvelles tches : au choix du gestionnaire, les nouvelles tches cres peuvent automatiquement, lorsque leur date de dbut n'est pas saisie, automatique soit se placer en date de dbut du projet ou la date courante. Ces deux dates tant saisies par le gestionnaire, comme nous le verrons plus tard, dans le menu Projet/ Informations sur le projet. 3. Afficher le travail en : il s'agit d'une option beaucoup demande par les gestionnaires qui tout en souhaitant pouvoir saisir le "temps homme" avec l'unit qu'ils souhaitent visualiser dans les tableaux de MS Project, les temps homme en une autre unit que les heures ! Maintenant passons aux options un peu plus dlicates pour les non initis : 1. La diffrence entre Capacit fixe, Travail fixe et Dure fixe 2. Le concept de Pilote par leffort 4. Crer un projet Un exemple valant mieux que mille mots, regardons de suite de quoi il s'agit (il faudra d'abord crer une tche et au moins deux ressources).Ouvrer un nouveau projet nomm IGA

Dans la barre doutils guide du projet slectionner Ressources puis cocher Spcifier les personnes et l'quipement associs au projet la fentre suivante saffiche :

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

Double cliquez ici afin de saisir les informations sur les ressources

IGA -RABAT

Zidane N.

GESTION DE PROJET : MS PROJECT

... et une tche nomme Tche1 d'une dure de 5 jours ouvrables, commenant au plus tt le lundi de la semaine qui suit la date en cours et slectionner Fentre/Fractionner : Vous devriez alors avoir l'cran (date mis part bien sr !)

Eh bien assignons la ressource 1 100% sur cette tche capacit fixe (ne jamais oublier de cliquer sur le bouton OK aprs chaque modification ! ! !) :

. Une fois cette ressource affecte 100% vous remarquerez que rien ne bouge. Mais.... mettez maintenant la ressource 200% ! Que pouvez-vous observer ? Eh oui ! La dure de la tche se rduite de moiti car elle n'est pas en Dure Fixe et notre ressource travaillera 40 heures en 2.5 jours (c'est presque les conditions de travail Chinoises....). Remettez maintenant la ressource 100% et mettez la tche en Dure Fixe et rechangez alors la ressource 200% ! Que remarquerez-vous ?. Mais quelle est alors la diffrence entre Capacit fixe et Travail fixe ? Eh bien la rponse se trouve dans leur nom... Si vous prenez le premier, alors normalement vous tes censs changer la colonne Travail seulement et la valeur dans Units restera constante et si vous prenez le second, vous tes cens changer la colonne Units et la valeur Travail restera constante. Mais quoi sert la case Pilote par leffort ? C'est simple, remettez votre ressource 100% et votre tche en mode... disons au hasard... dure fixe (c'est le plus souvent souhait). Ajoutez-y maintenant la seconde ressource 100% : Recommenons maintenant l'opration en dsactivant Pilote par leffort. Mais pour que l'exemple fonctionne n'oubliez pas avant d'effacer la Ressource 2.