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Guide de La Redaction Administrative
Guide de La Redaction Administrative
CO S L A
I nt ro d u c tio n >
Quelques prcisions pour vous permettre une utilisation aise et avertie de ce guide. Il peut tre consult et lu de manire slective. Toutefois, une lecture exhaustive vous permettra, selon nous, de mieux vous approprier son contenu.
Cette partie vous aidera slectionner les informations indispensables lusager et les structurer.
Cette partie traite du choix des mots qui n'est jamais neutre. Elle vous aidera tre accessible tous.
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A la n du guide, nous vous proposons un chantillon de lettres administratives rcrites. Ces rcritures vous
donnent une vision globale d'une application possible des conseils grce un systme dindexation et de commentaires. Les diffrences entre la version originale et la version remanie vous permettront ainsi d'apprcier concrtement dans quel sens nous vous suggrons de rdiger vos lettres.
En esprant que ce guide devienne aussi et surtout le vtre Bien respectueusement. Les auteures, Marie-Paule Benot-Barnet, Karine Collette, Danielle Laporte, Franoise Pouch, Blandine Rui-Souchon Laboratoire Geste, Parole, Scripturalit et Didactique des Langues Centre de Linguistique Applique de Besanon, Equipe d'Accueil LASELDI, Universit de Franche-Comt.
I nt ro d u c tio n >
SOMMAIRE
6 < Sommaire
Comment utiliser un lexique comprhensible par lusager ? Pour clore le guide : 10 lettres administratives rcrites
page 9
La lettre, un espace organiser Len-tte de la lettre Le corps de la lettre Les tableaux Les annexes 12 14 16 18 22
page 25
Construire une relation de personne personne entre le rdacteur et lusager Construire une relation qui aide et respecte lusager 28 33
page 43
Obliger rclamer Autoriser , accorder, accorder sous condition, refuser Mettre en garde Proposer des solutions alternatives 46 49 53 55
page 59
Organiser globalement votre argumentation Faire merger la logique de votre argumentation et ses points forts 62 66
page 81 page 91
Sommaire >
1
Comment mettre en page ? >
1
Mettre en page
10 < Comment
mettre en page ?
1
Mettre en page
A savoir
Lorganisation de votre lettre dans lespace de la page et les diffrences typographiques contribuent plus qu'on ne le croit la comprhension du message. La prsentation de votre lettre a donc une grande importance puisquelle doit faire ressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de lusager.
11
La signature (y compris, le cas chant, des notes de bas de page, une citation de la loi X relative linformatique, aux chiers et aux liberts, des rfrences, codages rservs ladministration, la mention P. J., un coupon) occupe le 1/4 infrieur de la page.
1 3 Mieux vaut sparer entre elles les diffrentes grandes divisions de la lettre laide despaces suffisamment importants. Ceci permettra l'usager de les diffrencier avant mme que ne dbute sa lecture. Il est souhaitable que le mme procd soit appliqu aux documents annexes.
1 4 Si le corps de la lettre, du fait de la prsence de tableaux ou de citations darticles de loi, devait occuper plus de
la moiti centrale de la page, mieux vaut renvoyer ces derniers en annexe sur une autre page.
12 < Comment
mettre en page ?
1
Visualisation des conseils
1 1
1 2
1 3
NOM DE LADMINISTRATION ou DU SERVICE PUBLIC Adresse Rfrence du dossier : CONTACT : Objet : Qualit (Madame, Monsieur, Madame, Monsieur)
Lieu, date
DESTINATAIRE adresse
...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ......
avec ventuellement TABLEAU(X). Signature + ventuellement versions dveloppes de sigles + ventuellement : rfrences de dcrets, d'articles de loi, de rglements auxquels vous vous rfrez ou que vous citez dans le corps de la lettre.
+ ventuellement : - citation de la loi X relative linformatique, aux chiers et aux liberts - rfrences, codages (en 1 ligne) rservs ladministration - P. J. - coupon
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Mettre en page
Len-tte de la lettre
1 5 Len-tte occupe de prfrence le 1/4 suprieur de la page de format A4. 1 6 Mieux vaut faire apparatre le nom et ladresse de ladministration ou du service public en haut gauche de
la lettre.
2 1 ,2 2
1 7 Veillez prciser le lieu en haut droite de la lettre. 1 8 Veillez prciser la date la suite du lieu. 1 9 Lusager doit pouvoir immdiatement identier son interlocuteur, cest--dire lagent rdacteur qui est charg du
suivi de son dossier. Veillez donc introduire le nom de linterlocuteur au-dessous de ladresse de ladministration, au moyen de lintitul : Dossier ou Affaire suivi(e) par ou encore Contact, en prcisant le numro de tlphone direct.
Si le rdacteur n'est pas la personne qui suit le dossier et/ou celle qui signe la lettre, il reste nanmoins l'interlocuteur de l'usager dans le 2 5 cadre de l'change crit.
1 10 Si une rfrence de dossier est ncessaire, il est prfrable qu'elle soit courte, cest--dire qu'elle comporte
moins de 6 caractres ou chiffres. Elle gurera au-dessus de Dossier / Affaire suivi(e) par ou Contact, avec le numro de tlphone direct (sans se substituer la mention du nom de linterlocuteur).
1 11 Veillez prsenter lobjet de la lettre en gras, mi-distance entre la mention du nom de linterlocuteur et le bas
de lespace rserv len-tte.
3 1 ,3 5
14 < Comment
mettre en page ?
1
Visualisation des conseils
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1 8
1 9
1 10
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NOM DE LADMINISTRATION ou DU SERVICE PUBLIC Adresse Rfrence du dossier : CONTACT : (ou DOSSIER, ou AFFAIRE SUIVIE PAR) N de tl. direct : Objet :
Lieu, date
DESTINATAIRE adresse
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Mettre en page
Le corps de la lettre
1 12 Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la moiti centrale de la page de format A4. 1 13 Veillez sparer nettement la qualit du destinataire (Madame, Monsieur, Madame, Monsieur) de len-tte
et de la suite du texte.
1 15 Veillez utiliser des alinas et des tirets pour introduire les diffrents lments dune liste. Chaque lment
doit tre nonc brivement. Si ncessaire, vous pouvez ajouter des prcisions en annexe.
1 16 Mieux vaut utiliser pour lensemble du corps de la lettre, lexception des tableaux et des citations darticles de
loi, les mmes caractres minuscules de taille 12.
1 17 Pour les tableaux courts qui gurent dans le corps de la lettre, il est prfrable dutiliser la mme police de caractres que pour le texte mme. Pour la casse et la taille de caractres, vous avez libre choix.
1 18 Pour les citations darticles de loi, dcrets, etc., utilisez de prfrence litalique. 1 19 Pensez utiliser le gras pour mettre en relief une information particulirement importante ; par exemple, une
chance ou une dcision grave ou encore une dmarche urgente accomplir.
16 < Comment
mettre en page ?
1
Exemple de mise en uvre des conseils
1 12
1 13
1 16
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extrait amlior
MADAME, NOUS AVONS BIEN ENREGISTRE VOTRE DEMANDE DIMMATRICULATION. VOUS ETES REDEVABLE DE LA COTISATION DASSURANCE MALADIE OBLIGATOIRE.VOUS ETES AFFILIE AU REGIME DES PROFESSIONS INDEPENDANTES A COMPTER DU 02.06.00. VOUS ETES REDEVABLE DE LA COTISATION CI-DESSOUS.
IMPRIME REDIGE EN FRANCS Priodes concernes Du au 02.06.00 30.09.00 Cotisation Majorations Pnalits Versements De retard (1) (1) Affects 1 380,00 0,00 TOTAL Francs
MODALITES DE REGLEMENT A RESPECTER : TOTAL Euros COTISATION EXIGIBLE LE 01/07/00, 1 380,00 FRS A REGLER AVANT LE 01/08/00 A : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE
Vous avez fait une demande dadhsion la Caisse dAssurance Maladie des Professions Indpendantes.
Solde 1 380,00
Nous vous informons que nous avons bien enregistr votre demande et que vous tes adhrente depuis le 02-06-02. Cest pourquoi vous devez payer votre cotisation dassurance maladie. Son montant est de 210,38 euros pour 3 mois, cest--dire pour la priode du 02-06-02 au 30-09-02 1 19 . Vous devez envoyer votre rglement : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE partir du 01-07-02 et au plus tard le 01-08-02 1 19 et y joindre le coupon en bas de page. Nous restons votre disposition pour tout renseignement complmentaire. Bien respectueusement.
1 12
1 380,00 210,38
TBB225 - A
LE RESPONSABLE DE LORGANISME
Dans la lettre de gauche, les problmes dcriture, lorsque cela est possible, sont souligns.
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Mettre en page
Les tableaux
1 20 Il est prfrable quun tableau ne donne pas dinformations nouvelles et importantes. Il peut reprendre en
les prcisant des informations dj exposes dans le texte mme. En effet, il doit faciliter la comprhension du message plutt que la compliquer.
1 21 De manire gnrale, vitez le plus possible dutiliser des tableaux. Par exemple, un tableau qui napporterait
que peu de prcisions pouvant, de plus, tre mises en phrases dans le texte mme, na pas lieu dtre. En effet, un tableau est difficile lire. Le lecteur doit reprer et identier les diffrents types dinformations quil contient et les mettre en relation.
1 22 Si vous tes oblig(e) dutiliser un tableau, veillez ce quil soit le plus court possible.
18 < Comment
mettre en page ?
1
1 24 Si un tableau est long (cest--dire sil ne permet pas au corps de la lettre doccuper uniquement la moiti centrale
de la page), mieux vaut le faire gurer en annexe sur une feuille part et non au verso de la lettre. Ceci permettra lusager de le consulter au cours de sa lecture chaque fois quil en ressentira le besoin.
Mettre en page
1 25 Pensez prciser la fonction dun tableau par le biais dun intitul plac au-dessus de son cadre. De plus, il
est souhaitable dannoncer cette fonction dans le texte mme du corps de la lettre.
1 26 Veillez prsenter tout tableau de manire ce quil puisse tre lu horizontalement, dans son intgralit, par lusager.
Autrement dit, vitez lintrieur dun tableau, dcrire dans plusieurs sens, sur le ct, verticalement.
1 27 Veillez supprimer les parties (lignes, cellules, colonnes, cadres) et lments dun tableau qui ne concernent
pas directement lusager.
1 28 Prfrez les tableaux une ou deux entres, plus faciles lire que les tableaux avec un nombre dentres
suprieur.
19
1 29 Pour les tableaux courts qui gurent dans le corps de la lettre, mieux vaut utiliser la mme police de caractres
que pour le texte mme. Pour la casse et la taille de caractres, vous avez libre choix. Pour les tableaux qui gurent en annexe, aucune contrainte.
1 30 Essayez de distinguer de faon typographique, par la taille et / ou par la casse, les entres du tableau des
lments de son contenu.
1 31 Dans la mesure du possible, utilisez uniquement les abrviations ou les sigles qui sont dj employs dans le
corps de la lettre.
20 < Comment
mettre en page ?
1
Exemple de mise en uvre des conseils
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extrait amlior
Le 12 fvrier 2002 Objet : suppression de votre A.L.S.* AVIS DE DROITS ET PAIEMENTS Monsieur, Nous avons modi les informations concernant votre logement. Vous avez dmnag. Nous avons donc tudi vos droits. Ils changent partir du 01.02.2002. Pour connatre le montant mensuel de vos prestations, regardez le ou les tableaux ci-dessous. Votre Caisse dAllocations Familiales. Monsieur, Vous nous avez inform de votre dmnagement et de la modication de vos frais de logement. Ce changement entrane donc un nouveau calcul de vos droits aux allocations logement. Nous avons le regret de vous annoncer que vous ne pouvez plus recevoir lA.L.S. partir du mois de fvrier 2002. Au total, vous ne recevrez plus que la somme de 489,04 euros. Le tableau ci-dessous vous indique la nouvelle rpartition de lensemble de vos allocations. Vos droits partir de fvrier 2002 A.L.S. Retenue sur Total de vos droits montant total 545,83 euros Supprime 56,78 euros 489,04 euros Le total de vos droits, cest--dire 489,04 euros, vous sera vers le 06 de chaque mois. A.A.H.** Si vous contestez ce calcul ou si vous dsirez des renseignements complmentaires, vous pouvez contacter M. X au numro de tlphone 00 00 00 00 00. Bien respectueusement. Pour la Caisse dAllocations Familiales de LLL M. Y
LES DROITS A PARTIR DE FVRIER 2002 : MRAAH MR 545,83 RETENUE SUR MONTANT MENSUEL MONTANT TOTAL A PAYER EN EUROS SUPPRIME 56,78 489,04 Dont 489,04 euros seront verss ALS
21
Mettre en page
Les annexes
1 32 Il est dconseill de faire gurer en annexe une information importante pour lusager. Veillez donner cette
information, mme succinctement, dans le corps de la lettre.
1 33 Soyez attentif(ve) annoncer et prsenter clairement dans le corps de la lettre tout type de document renvoy
en annexe.
1 34 Veillez placer les annexes sur une feuille part et non au recto de la lettre. Ceci permettra lusager de les
consulter au cours de sa lecture chaque fois quil en ressentira le besoin.
1 35 Veillez faire gurer en annexe des citations darticles de loi ou des tableaux ou des prcisions supplmentaires
ds linstant o le corps de la lettre sen trouverait trop allong (plus de la moiti centrale de la page de format A4).
1 36 Pensez sparer, le cas chant, les diffrents documents annexes laide dindices visuels (un espace, un
encadr, de la couleur, etc.). De cette manire, ils peuvent tre immdiatement diffrencis par lusager avant mme que ne dbute sa lecture.
1 37 Pour tout document qui gure en annexe, mieux vaut respecter le sens de la lecture, cest--dire prsenter le texte
horizontalement. Evitez dcrire verticalement sur le ct droit ou gauche dun encadr.
Evitez galement dcrire verticalement sur le ct droit ou gauche dun coupon situ en bas de page de la lettre.
22 < Comment
mettre en page ?
1
Mettre en page
Comment mettre en page ? >
23
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2
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26 < C om m ent
Construire une relation de personne personne entre le rdacteur et lusager Mme si lusager est absent physiquement et se trouve donc dans limpossibilit de ragir immdiatement vos mots, il est votre interlocuteur part entire. Cest vous de lui construire une place dans votre lettre en lui montrant que vous connaissez prcisment sa situation et en anticipant ses ventuelles difficults interprter votre propos. Dans cette optique, la relation qui stablit par le biais dune lettre entre un porte-parole dune administration ou dun service public (je), une administration ou un service public (nous) et un usager (vous) est chaque fois particulire et nouvelle.
Lutilisation du je signie, de la part du rdacteur, une vritable prise en charge de la faon de transmettre les informations.
Construire une relation qui aide et respecte lusager Rdiger, cest btir une relation la plus gale possible entre vous, qui connaissez les rouages de ladministration, et lusager qui les connat moins. Pour ce faire, il est important quune attitude de respect et daide structure en permanence votre travail dcriture surtout si lusager est dans une situation difficile.
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A savoir
1 6
2 2 Dans len-tte, veillez donner lidentit du rdacteur (nom et numro de tlphone) qui est linterlocuteur de
lusager. Si le rdacteur nest pas la personne qui suit le dossier, mentionnez le nom de lagent qui en est charg et qui deviendra linterlocuteur de lusager aprs rception de la lettre, ainsi que son numro de tlphone direct.
2 3 Lorsque vous vous adressez une seule personne, veillez personnaliser la qualit de lusager en crivant
Madame ou Monsieur et non pas indistinctement Monsieur, Madame.
2 4 Dans le corps de la lettre, veillez, si cest le cas, faire savoir lusager que vous avez bien reu son courrier
et en rappeler le motif.
4 1
28 < C om m ent
2 5 Dans le corps de la lettre, mieux vaut viter le plus possible les formes impersonnelles suivantes :
- Il apparat que - Il importe de ou que - Il se peut que - Il s'avre que - Il est tabli que - Il s'ensuit que - Il a t dcid / stipul / arrt / dni / conclu que - Il apparat ncessaire deou que - Il est jug ncessaire deou que - Il peut se faire que - Il se trouve que - Il est certain que - Il advient que - Il est ncessaire/ indispensable/ utile / opportun / pertinent/ conseill / essentiel / impratif / impossible / incontestable que ou de - Il convient de ou que - Il vous appartient de - Il semble que - Il est patent que - Il ressort de - Il vous est rappel que"
Essayez plutt de mettre directement en scne, chaque fois que cela est possible, linterlocuteur de lusager, le service administratif concern, lusager. Pour cela, vous pouvez utiliser les pronoms personnels suivants : JE pour linterlocuteur de lusager, cest--dire le rdacteur, NOUS pour le service administratif concern, VOUS pour lusager.
Mme si le rdacteur nest pas la personne qui suit le dossier et / ou celle qui signe, il reste linterlocuteur de lusager dans le cadre de 1 9 lchange crit. En effet, cest lui qui dcide de la faon de transmettre les informations.
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2 6 Pour placer lusager ou ladministration ou vous-mme en tant que sujet-acteur, efforcez-vous dutiliser la voix
active plutt que la voix passive. Exemples de mise en uvre du conseil
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extraits amliors
- [] La C.D.E.S. recueillera les renseignements scolaires et psychologiques. Lorsquelle les aura reus, elle examinera le dossier et vous fera des propositions. [] - [ ] si la D.D.T.E.F.P. vous accorde une aide la cration dentreprise, elle arrtera le versement de lA.U.D. partir du jour de la cration. Vous ne pourrez pas cumuler plusieurs aides aprs cette date. []
30 < C om m ent
2 7 Dans le corps de la lettre, veillez mentionner uniquement ce qui concerne directement lusager. Il sagit donc
de supprimer tout ce qui est extrieur sa situation spcique et de remplacer les informations dordre gnral par des informations prcises correspondant son cas particulier. Exemples de mise en uvre du conseil
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extraits amliors
- [] Vous aviez votre permis de conduire depuis plus de 3 ans quand la police vous la retir. Cest pourquoi vous naurez pas repasser lpreuve de conduite. Mais, pour cela, vous devez dposer votre demande de nouveau permis dans un dlai de trois mois aprs la n de votre interdiction de conduire [].
- [] Vous devez dclarer la somme de 4 651,47 euros dans la rubrique salaires de votre dclaration de revenus 2002. []
Salaires Pensions []
2 8 A la n du corps de la lettre, veillez laisser une ouverture pour permettre lusager de vous contacter en
cas dincomprhension ou de nouvelles difficults. Des ouvertures comme, par exemple : - Je reste votre disposition pour tout renseignement complmentaire. ; - Jespre vous avoir apport les renseignements souhaits et je reste votre disposition pour toute autre information.
Comment btir une vr itable communication avec lusager ? >
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lettre amliore
lieu, le 15.04.02 M. DUPONT 12, rue C lieu
Objet : prise en compte de votre cotisation syndicale dans votre dclaration dimpts
Le 15.04.02 Madame, Monsieur, Suite votre courrier du 8/04/02, je vous fais savoir que lorsquun contribuable demande la dduction des frais rels pour la dtermination de ses salaires nets imposables, il ne peut pas bncier de la rduction affrente la cotisation syndicale; celle-ci doit tre ajoute ses frais rels. Compte tenu de ce principe, le service a ajout aux frais rels la somme de 151,84 euros; montant des frais rels dclars 3270,95, montant des frais rels retenus 3422,79/ Veuillez agrer, Madame, Monsieur, lexpression de ma considration distingue. Le contrleur principal des impts M. A Monsieur,
2 3
Dans votre lettre du 08.04.02, vous 2 5 avez demand une rduction dimpts pour votre cotisation syndicale de lanne 2001 (158,84 euros). 2 4 Je 2 5 constate de plus que vous 2 5 avez choisi limposition avec dduction de vos frais professionnels rels. Or, daprs le Code Gnral des Impts, une cotisation syndicale ne doit pas tre dduite du montant des impts pour limposition aux frais rels. Par contre, elle doit tre ajoute aux frais rels qui serviront de base de calcul aux impts sur le revenu. J 2 5 ai donc pris en compte votre demande en respectant cette rgle. Vous 2 5 aviez dclar 2 6 3 270,95 euros de frais rels. Jy ai ajout les 151,84 euros de votre cotisation syndicale. Vos frais rels slvent maintenant 3 422,79 euros. Cet ajout entranera une baisse de euros sur le montant de vos impts. Jespre vous avoir apport les renseignements souhaits et je reste votre disposition pour toute autre information. 2 8 Bien respectueusement. Le Contrleur Principal des Impts M. A
Dans la lettre de gauche, les problmes dcriture, lorsque cela est possible, sont souligns.
Dans la lettre de droite, les amliorations, lorsque cela est possible, sont en bleu. De plus, chaque numro est plac aprs ou signale le lieu de mise en uvre dun conseil donn.
2 9 Veillez ce que la lettre que vous avez rdige soit toujours signe.
32 < C om m ent
bt ir une vr i tabl e co mmunicati o n avec l usage r ?
2 11 Dans lensemble de la lettre, veillez donner lusager toutes les informations dont il a besoin et non pas
seulement une partie dentre elles. Cest une condition minimale pour quil puisse se sentir votre interlocuteur part entire. 4 3
2 12 Dans le corps de la lettre, la relation administration / usager ne doit pas tre de lordre du scnario
faute sanction lorsque celui-ci na pas lieu dtre. En effet, le scnario faute sanction donne ladministration la position de juge appliquant une sanction lusager considr comme forcment fautif. Il culpabilise et infantilise lusager.
Si lusager est effectivement en faute, veillez ce que votre rdaction namplie pas cette faute au-del du ncessaire. Si dans votre lettre, vous mettez en place malencontreusement le scnario faute sanction , et si vous utilisez des mots de liaison comme donc, en consquence, sachez quils vont jouer le rle de couperet et renforcer encore le scnario.
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2 12
extrait amlior
- [] Ainsi, nous vous avons vers par erreur la somme de 697,24 euros. Nous vous prions de nous en excuser et de nous contacter pour envisager ensemble les modalits de son remboursement. []
Dans lextrait de droite, lamlioration est en bleu.
2 13 Le corps de la lettre est rdiger en entier. Evitez de rdiger uniquement certaines parties.
En effet, lusager qui lit une lettre qui nest pas entirement rdige, a trs souvent le sentiment de ne pas tre considr comme une personne part entire par ladministration. Exemple de mise en uvre du conseil
2 13
extraits amliors
- [] Suite votre demande dorientation professionnelle en date du 17/11/2001, la C.O.T.O.R.E.P. sest runie le 01/02/2002. Pour prendre sa dcision, elle sest appuye sur des donnes mdicales et psychotechniques et sur lavis des membres de lquipe technique. Jai le plaisir de vous annoncer quelle a accept de vous orienter, du 01/02/2002 au 14/05/2006 (cest--dire pour une dure de 4 ans 3 mois 13 jours), vers les 3 C.A.T. suivants : -X -Y -Z Vous serez lessai 3 mois compter de votre premier jour de travail. []
- [] Vous ne faites pas partie du public prioritaire pour les C.E.S.. Cest pourquoi jai le regret de vous informer que nous ne pouvons pas vous en proposer un. []
34 < C om m ent
2 14 Dans le corps de la lettre, veillez assumer et conserver votre rle dagent administratif, cest--dire celui
dune personne qui informe lusager tout en laidant, mais sans mettre en jeu dlments affectifs.
Btir une relation
2 14
2
extrait amlior
- [] Je vous en avais dj inform dans mon courrier du 25 aot 2001. Je vous demandais de faire le ncessaire pour rgler vos dettes de loyer mais vous navez fait aucune dmarche. []
Dans lextrait de droite, lamlioration est en bleu.
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2 15 Dans le corps de la lettre, veillez utiliser une criture sans dmagogie. Cherchez viter les expressions qui
crent une complicit tout fait inadapte au type de relation reprsentant de ladministration / usager .
2 15
extrait amlior
[] Objet : suppression de votre A.P.L.* Monsieur, Vous avez un C.E.S.** depuis le. Ce contrat vous a donn droit un abattement de vos revenus. Vous avez ainsi pu bncier dune A.P.L.. Or, daprs le Code de la Scurit Sociale, cet abattement ne peut tre ralis que les 6 premiers mois de votre C.E.S.. Cest pourquoi jai le regret de vous informer que vos revenus ne vous donneront plus droit lA.P.L. partir de fvrier 2001. Je reste votre disposition pour tout renseignement complmentaire. Bien respectueusement. Pour la Caisse dAllocations Familiales, M. X
* Aide Personnalise au Logement ** Contrat Emploi-Solidarit
36 < C om m ent
2 16 Dans le corps de la lettre, soyez attentif(ve) viter une ination de termes qui font peur, cest--dire :
une inflation de mots techniques, notamment de mots juridiques souvent peru par lusager comme menaants, hostiles parce quincomprhensibles. 5 1 5 2 une ination de mots qui appartiennent un parler distingu, lev, parfois dsuet, et qui peuvent tre perus par lusager comme inaccessibles. 5 1 une utilisation abusive darticles de loi, de chiffres, de codications, de sigles incomprhensibles ou inadapts au cas de lusager. Cet abus est souvent vcu par lusager comme une sanction inexplicable et suscite linquitude voire la culpabilit. une ination de dlais brandis comme des menaces.
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2 16
extraits amliors
Vous avez russi lexamen du permis de conduire le 2 fvrier 2002. Linspecteur des permis de conduire vient de me faire parvenir votre dossier pour que jtablisse votre permis. Je constate que votre dossier a t rempli par lauto-cole avec votre nom dpouse alors que la pice didentit jointe ne mentionne pas votre mariage. La loi permet dtablir un permis de conduire soit au nom de jeune lle soit celui dpouse. Cest pourquoi je vous prie de me faire savoir quel est votre choix. Ainsi, je pourrai rapidement vous dlivrer votre permis de conduire. Jajoute quil peut vous tre envoy votre domicile [] [] Monsieur, Votre contrat dinsertion vous a donn droit une allocation de R.M.I.*. La Commission Locale dInsertion de minforme que votre contrat est termin et que vous recevez toujours cette allocation. Or, daprs le Code de la Scurit Sociale(1), vous ne pouvez bncier du R.M.I. que si vous avez un contrat dinsertion. Cest pourquoi jai dcid darrter pour le moment le versement de votre allocation. []
* Revenu Minimum dInsertion (1) article L92-722 du 29 juillet 1992 modiant larticle L88-1088 du 1er dcembre 1988 relative au R.M.I. ; circulaire du 9 mars 1989 relative la mise en place du R.M.I..
38 < C om m ent
tort immdiatement rejeter vous n'tes pas sans savoir vous tes cens soumettre examen
extrait amlior
- [] Nous ne pourrons pas vous accorder le renouvellement de votre allocation si vous ne remplissez pas le questionnaire joint cette lettre et si vous ne nous le retournez pas avant le []
2 18 Si la situation de lusager est grave ou peut le devenir (en cas de non paiement dune dette, de procdure
judiciaire son encontre, etc.), pensez, dans le corps de la lettre, lui proposer des voies de recours, des amnagements possibles sil en existe encore. 3 16 3 17 Sil nexiste pas de solutions alternatives, veillez lindiquer explicitement lusager.
Noubliez pas dindiquer les modalits des solutions alternatives ou des recours possibles.
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2 19 Dans le corps de la lettre, cherchez viter les formules de politesse pompeuses. Mieux vaut utiliser des
formules polies mais simples, adaptes au type de relation administration / usager - citoyen . Exemples de mise en uvre du conseil
2 19
extraits amliors
- [] Jai le regret de vous informer que [] - [] Jai le plaisir de vous informer que [] - [] Je vous fais savoir que [] - [] Vous me signalez [] - [] Vous me faites part de [] - [] Je vous engage [] - [] Je vous demande de [] - [] Je vous engage vivement [] - [] Je vous prie de [] - [] Je vous propose de []
- [] Vous avez bien voulu appeler mon attention sur [] - [] Je vous serais donc particulirement oblig de [] - [] Je ne saurais trop vous conseiller de []
2 20 Pensez terminer votre lettre par les formules Bien respectueusement ou Restant votre disposition.
Veillez ce que votre lettre soit signe.
40 < C om m ent
41
43
44 <
Vous vous adressez un citoyen qui va devoir prendre linitiative de (r)agir. Pour quil puisse le faire en toute connaissance de cause, veillez prsenter avec clart et prcision la position administrative que vous avez transmettre. Quil sagisse d'accorder, de rclamer, de refuser, de mettre en garde, de proposer des solutions alternatives etc., les positions que vous relayez doivent toujours tre facilement identies par lusager.
45
A savoir
Obliger rclamer
3 1 Dans len-tte, veillez ce que lobjet de la lettre fasse comprendre clairement et brivement lusager que
ladministration loblige ou lui rclame quelque chose. De plus, il est souhaitable que cet objet soit personnalis. 1 11 Exemples de mise en uvre du conseil
3 1
extraits amliors
- Objet : demande de paiement de votre cotisation dassurance maladie - Objet : obligation de signaler votre prochain changement de situation
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
46 < Comment
3 2 Pour obliger et pour rclamer, mieux vaut utiliser le verbe devoir et placer lusager en position de sujet
dans la phrase o vous exprimez lobligation ou la rclamation.
La formule je vous invite est ambigu. En effet, elle marque, selon les cas, ou une obligation ou une suggestion. Pour une obligation, prfrez vous devez (ou ventuellement je vous demande de).
3 2
- [...] Il convient de me fournir, outre la carte grise originale, la dclaration dachat du garage ainsi que la facture. [...] - [...] Il vous appartient donc de minformer par lettre avec accus de rception de votre changement de domicile [...] - [...] Vous tes tenue de minformer de tout changement de situation professionnelle [...] - [...] Jattire votre attention sur lobligation de respecter la lgislation en vigueur [...] - [...] Je vous invite donc soumettre votre vhicule une nouvelle visite technique dans une centre de contrle franais. []
- [...] Vous devez me fournir, en plus de la carte grise originale, la dclaration dachat du garage et la facture. [...] - [...] Vous devez donc minformer par lettre avec accus de rception de votre changement de domicile [...] - [...] Vous devez minformer de tout changement de situation professionnelle [...] - [...] Vous devez respecter la lgislation en vigueur [...] - [] pour obtenir limmatriculation de votre vhicule, Vous devez demander un contrle technique dans un centre agr franais. []
47
extraits amliors
3 3 Si vous nutilisez pas le verbe devoir, mieux vaut viter de choisir des formules de politesse qui pourraient tre
ressenties comme tant en trop grand dcalage avec lexpression de lobligation et de la rclamation. Exemples de mise en uvre des conseils
3 3
extraits amliors
- [...] Je vous incite vivement [...] - [...] Je vous prie de [...] - [...] Il faut que vous [...] - [...] Vous devez ncessairement [...] - [...] Vous devez rapidement [...] - [...] Vous devez [...] - [...] Je vous demande avec insistance [...]
3 4 Pour obliger et pour rclamer, cherchez dcrire le plus concrtement et le plus prcisment possible le
comportement et / ou laction attendu(s) de la part de lusager. Exemple de mise en uvre du conseil
3 4
extrait amlior
- [...] Vous devez nous crire une lettre avant le pour nous expliquer pourquoi nous navons aucune preuve de votre recherche active demploi. [...]
Dans lextrait de droite, lamlioration est en bleu.
48 < Comment
ladministration lautorise , lui accorde sous condition, lui refuse quelque chose. De plus, il est souhaitable que cet objet soit personnalis. 1 11 Exemples de mise en uvre du conseil
3 5
extraits amliors
- Objet : rejet de votre demande dA.S.S. - Objet : accord pour lexonration de votre taxe dhabitation 2000
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
49
3 6 Pour autoriser , pour accorder sous condition, pour refuser, mieux vaut utiliser, dans le corps de la lettre,
le verbe pouvoir et placer lusager en position de sujet dans la phrase o vous exprimez lautorisation, lautorisation sous condition, ou le refus. Exemples de mise en uvre du conseil
3 6
extraits amliors
- [] Nous constatons que votre activit ne vous permet pas encore davoir des revenus. Nous avons donc dcid de vous aider. Vous pourrez exceptionnellement continuer bncier du R.M.I. jusquau [] - [] Vous pourrez tre rembourse de 150 euros pour vos frais de fonctionnement. []
Dans les extraits de droite, les amliorations est en bleu
3 7 Si vous nutilisez pas le verbe pouvoir, essayez dviter les expressions subjectives ou ampoules.
Exemples de mise en uvre du conseil
3 7
extraits amliors
- [] Vous (n)avez (pas) la possibilit de [] - [] Jai le plaisir de [] - [] Jai le regret de [] - [] Nous vous accordons [] - [] Nous (ne) vous autorisons (pas) []
50 < Comment
3 8 Dans le corps de la lettre, utilisez de prfrence une formule qui permet lusager de comprendre immdiatement
si ladministration autorise ou refuse. Par exemple, vous pouvez utiliser Jai le plaisir de vous informer que pour introduire une autorisation et Jai le regret de vous informer que pour un refus.
3 9 Pour accorder sous condition, introduisez de prfrence la condition avec si, ou sauf si.
Par exemple, vous pouvez utiliser si la place de dans lhypothse o, sous rserve que, sous rserve de, condition que, condition de, dans la mesure o, au vu de ; vous pouvez utiliser sauf si la place de sauf .
4 11
3 10 Pour accorder sous condition, mieux vaut utiliser des formes verbales pour exprimer la condition. Les successions
de noms, de complments de nom ou encore dadjectifs sont plutt viter. Exemple de mise en uvre du conseil
3 10
extrait amlior
- [] il faut que le vhicule subisse une visite technique dans un centre pour obtenir un certicat dimmatriculation []
Dans lextrait de droite, lamlioration est en bleu. Comment prsenter c lairement la position de ladministration lusager ? >
51
3 11 Sil existe des recours possibles pour lusager, veillez les introduire dans le corps mme de la lettre, la suite
du refus.
3 16
3 17
3 11
extrait amlior
[] Je nai pas dinformations sur la structure des postes ni sur lencadrement des personnes en insertion. Jai donc le regret de vous informer que je rejette votre demande de convention emploi-solidarit. Cependant, vous avez la possibilit de contester cette dcision pendant 2 mois (cest-dire jusquau 30 juin 2002). Vous pouvez : - ou bien crire une lettre au Ministre de lEmploi et de la Solidarit ; - ou bien vous prsenter devant le Tribunal Administratif de . Je reste votre disposition pour tout renseignement complmentaire. Bien respectueusement. Pour le Prfet et par dlgation la Directrice Dpartementale du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle M. X
La prsente dcision peut faire lobjet dans un dlai de deux mois compter de sa date de notication : - soit dun recours hirarchique auprs du Ministre de lEmploi et de la Solidarit - soit dun recours contentieux auprs du Tribunal Administratif comptant (place de V. ) []
Dans lextrait de gauche, le problme dcriture est soulign.
52 < Comment
Mettre en garde
3 12 Utilisez de prfrence la structure si + prsent (ou pass compos) , + futur.
En effet, en introduisant votre phrase par si, vous placez lusager en position de sujet-acteur et vous renforcez efficacement le lien logique entre lhypothse et la consquence.
Prsenter la position de ladministration
3 12
extraits amliors
- [] Je vous prcise que si vous ne fournissez pas ces documents, votre demande dexonration pourra tre rejete. [] - [] Je vous prcise que si vous ne nous envoyez pas cette attestation avant le, je rejetterai votre demande. []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
53
3 13 Soyez attentif(ve) ne pas laisser planer de doute sur lapplication du rglement. Ainsi, lusager ne pourra pas
penser que le traitement de son dossier est subjectif et arbitraire. Exemples de mise en uvre du conseil
3 13
extraits amliors
- [] Je serai amen arrter le versement de vos allocations pour perte demploi partir du si [] - [] Si vous ne le faites pas avant le 12.01.2002, jaccorderai immdiatement Matre XXX, huissier charg de laffaire []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
3 14 Sil existe des solutions alternatives pour lusager, veillez les introduire dans le corps mme de la lettre, la
suite de la mise en garde.
3 16
3 17
54 < Comment
3 16 Prfrez le verbe pouvoir toute autre forme pour donner des solutions alternatives.
La formule je vous invite est ambigu. En effet, elle marque, selon les cas, ou une obligation ou une suggestion. Pour une suggestion, prfrez vous pouvez (ou je vous propose de, je vous engage ).
3 16
extraits amliors
- [] Vous pouvez labandonner en choisissant soit , soit [] - [] Le consulat peut vous conseiller utilement. []
55
3 17 Si vous nutilisez pas le verbe pouvoir, veillez prsenter les solutions alternatives sans apprciations ni
jugements de valeur. Exemples de mise en uvre du conseil
3 17
extraits amlior
- [] Je vous engage vivement [] - [] Si vous voulez contester []
56 < Comment
57
4
59
Organiser votre argumentation
60 < Comment
A savoir
Organiser globalement votre argumentation Votre interlocuteur doit pouvoir non seulement comprendre la position de ladministration (cf. partie 3) mais aussi en saisir les motifs. Cest pourquoi votre lettre doit dvelopper une argumentation simple. Argumenter simplement, cest lui expliquer ce qui, partir de sa situation administrative, vous amne relayer une position prcise.
Faire merger la logique de votre argumentation et ses points forts Pour que votre argumentation soit efficace, veillez tablir une continuit entre mots, phrases, paragraphes tout en faisant ressortir ce qui est le plus important.
61
3 15
3 16
3 17
La phase est importante. En effet, elle permet de montrer quil ny a pas de hasard mais application de rgles gales pour tous les usagers qui sont dans une mme situation administrative. Dans la phase , utilisez de prfrence les formules Daprs le rglement ou Daprs le Code de pour prsenter le cadre du rglement ou de la loi. Soyez attentif(ve) ne pas mentionner, dans le corps de la lettre, les rfrences de dcrets ou darticles de loi ou de rglements auxquels vous vous rfrez ou que vous citez. Renvoyez-les en notes de bas de page sans oublier de donner leurs intituls complets.
62 < Comment
Visualisation du conseil
4 1
Lieu, date
DESTINATAIRE adresse
Objet :
Dans votre lettre du A.S.S.*. Les renseignements Daprs le Code du Travail(1), ......... Cest pourquoi. - ..; - . Je reste votre disposition. Bien respectueusement.
Phase Phase
Phase
Signature
63
4 1 ), 4 1
).
Evitez de crer systmatiquement un paragraphe pour chaque ide que vous introduisez.
4 1
4 2
extrait amlior
[] Objet : rejet de votre demande dA.S.S.* Mademoiselle, Dans votre lettre du, vous nous avez demand de recevoir lA.S.S.. Daprs votre dossier, je constate que vous avez eu une activit salarie pendant 4 ans au cours des 10 annes prcdant la n de votre contrat de travail (cest--dire du 01-12-87 au 03-11-97). Or daprs le Code du Travail(1), il faut avoir travaill 5 ans dans cette priode de 10 ans prcdant larrt de lactivit pour pouvoir recevoir lA.S.S.. Cest pourquoi jai le regret de vous informer que vous ne pouvez pas recevoir cette allocation. Nanmoins, vous avez 2 mois (cest--dire jusquau ) pour tenter de faire modier cette dcision. Vous pouvez : - ou bien crire : soit au Directeur Dpartemental du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle, soit au Ministre du Travail. Lun et lautre ont le pouvoir de prendre des mesures exceptionnelles ; - ou bien contester cette dcision devant le Tribunal Administratif de. Je reste votre disposition pour vous donner dautres prcisions. Bien respectueusement. Pour le Directeur, M. X
64 < Comment
4 1 ), veillez donner lusager toutes les informations et rien que les informations dont il a besoin pour pouvoir comprendre votre argumentation et pouvoir grer sa situation.
2 11
Soyez particulirement attentif(ve) ce conseil lorsque vous parlez dargent. Par exemple, le mot solde et la formule montant payer utiliss sans plus dindication ne disent pas qui doit payer, de ladministration ou de lusager.
4 3
lettre amliore
Lieu, le 12.03.2001 M. DUPOND 12, rue M Lieu
BUREAU DES NATIONALITS REF. A RAPPELER : WXYZ Dossier suivi par M. A tel. 00 00 00 00 00 Objet : refus de renouvellement de votre carte de sjour Monsieur,
Jai bien reu votre lettre du 04.03.2001 dans laquelle vous demandez le renouvellement de votre carte de sjour. Les renseignements que vous donnez dans cette lettre montrent que votre carte est prime. Or il est obligatoire de demander le renouvellement de sa carte avant quelle ne soit plus valable. Cest pourquoi je ne peux pas la renouveler. Pour tout renseignement complmentaire, vous pouvez appeler M. A au 00.00.00.00.00. Bien respectueusement. Le Prfet, M. X
Dans la lettre de droite, lamlioration est en bleu. Comment organiser votre lettre de manire logique et efficace ? >
65
4 4
extraits amliors
- [] Vous avez russi lexamen du permis de conduire le 2 fvrier 2001. Linspecteur ma transmis votre dossier pour que jtablisse votre permis de conduire. [] - [] Nous devons dabord tudier votre dossier complet avant de dcider si nous vous accorderons ce chquier-conseil. []
66 < Comment
4 5 Dans le corps de la lettre, veillez prsenter dabord la cause dune action, dun fait, dun vnement qui sest
produit ou qui se produira, et ensuite, sa consquence. Exemples de mise en uvre du conseil
4 5
extraits amliors
- [] Vos revenus actuels sont suprieurs au montant de votre R.M.I.. Vous naurez donc plus droit cette allocation partir du. [] - [] Nous vous avons rclam le remboursement dun trop peru de R.M.I. pour la priode du au. Vous nous demandez dannuler ce remboursement. []
67
4 6 Le corps de la lettre est rdiger en entier. Evitez de rdiger uniquement certaines parties.
Exemples de mise en uvre du conseil
4 6
2 13
extraits amliors
[] Suite votre demande dorientation professionnelle en date du 17/11/2001, la C.O.T.O.R.E.P. sest runie le 01/02/2002. Pour prendre sa dcision, elle sest appuye sur des donnes mdicales et psychotechniques et sur lavis des membres de lquipe technique. Jai le plaisir de vous annoncer quelle a accept de vous orienter, du 01/02/2002 au 14/05/2006 (cest--dire pour une dure de 4 ans 3 mois 13 jours), vers les 3 C.A.T. suivants : -X -Y -Z Vous serez lessai 3 mois compter de votre premier jour de travail. [] - [] Vous ne faites pas partie du public prioritaire pour les C.E.S.. Cest pourquoi jai le regret de vous informer que nous ne pouvons pas vous en proposer un. []
68 < Comment
extraits amliors
- [] Nous avons rtudi votre dossier et nous avons constat que vos droits avaient chang partir du 01-11-01. Nous avons le plaisir de vous informer que le montant global de vos aides augmente. Durant la priode de novembre 2001 fvrier 2002, vous aviez droit 2 568,78 euros pour les Allocations Familiales (A.F.), lAllocation Logement Familiale (A.L.F.) et le Complment Familial (C.F.). Puisque vous navez reu que 1 221,39 euros, nous vous devons 1 344,25 euros. [] - [] Vous devez envoyer votre rglement : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE partir du 01/07/02 et au plus tard le 01/08/02 []
- [] MODALITES DE REGLEMENTS A RESPECTER : COTISATION EXIGIBLE LE 01/07/02, 210,38 EUROS A REGLER AVANT LE 01/08/02 A : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE []
69
4 8 Pour permettre au lecteur de respirer, nhsitez pas utiliser des signes de ponctuation (le point [.], le pointvirgule [;], les deux points [:], les parenthses [()], les tirets [-]). Veillez galement faire des phrases courtes. En effet, au-del de 25 mots (noms, adjectifs, verbes, adverbes), la comprhension du message devient quasiment impossible pour beaucoup de lecteurs.
Pour autant, restez trs attentif(ve) ne pas asscher votre lettre en supprimant les mots de renvoi et les mots de liaison. Ils sont, dans tous les cas, indispensables pour le lecteur (cf. conseils 4 9 , 4 13 ).
4 8
extraits amliors
- [] Votre droit lA.U.D. et son montant dpendent de votre situation. Cest pourquoi, vous devez nous signaler tout changement, et en particulier : - une reprise dactivit professionnelle, - une maladie, - une entre en stage de formation professionnelle, - une liquidation dun avantage vieillesse. [] - [] Si vous le souhaitez, vous pouvez tre entendu par la Direction de la Vie Familiale et Sociale du Conseil Rgional. Vous avez alors deux possibilits : - ou bien une personne (ou un organisme) de votre choix vous accompagne ; - ou bien une personne qui vous aurez donn votre autorisation crite vous reprsente. []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
- [] Je vous informe que vous avez la possibilit dtre entendu(e) si vous le souhaitez par la Juridiction prcite, et ce, accompagn(e) de la personne ou de lorganisme de votre choix, ou le cas chant de vous y faire reprsenter, (la personne vous reprsentant devant obligatoirement se munir de votre autorisation crite). []
70 < Comment
4 9 Veillez montrer explicitement la relation logique entre deux ides. Pour cela, pensez utiliser un mot de liaison.
Exemples de mise en uvre du conseil
4 9
extraits amliors
Nous avons modi les informations concernant votre logement. Votre contrat emploi solidarit dure depuis 6 mois. Nous avons tudi vos droits. Vous navez plus droit lAPL partir de MAI 2001. Votre Caisse dAllocations Familiales
Vous avez un C.E.S.* depuis le Ce contrat vous a donn droit un abattement de vos revenus. Vous avez pu ainsi bncier dune A.P.L.**. Or, daprs le Code de la Scurit Sociale, cet abattement ne peut tre ralis que les 6 premiers mois de votre C.E.S.. Cest pourquoi jai le regret de vous annoncer que vos revenus ne vous donneront plus droit lA.P.L. partir de mai 2001. Je reste votre disposition pour tout renseignement complmentaire. Bien respectueusement. Pour la Caisse dAllocations Familiales M. X
* Contrat Emploi-Solidarit ** Aide Personnalise au Logement
[] Monsieur, Nous sommes informs que vous participez une action de formation depuis le 25 avril 2001. La situation nouvelle dans laquelle vous vous trouvez modie les caractristiques de votre inscription sur la liste des demandeurs demploi. Ds que vous serez nouveau disponible pour occuper un emploi []
[] Monsieur, Je suis inform que vous participez une formation depuis le 25 avril 2001. Cette nouvelle situation modie les caractristiques de votre inscription sur la liste des demandeurs demploi. En effet, vous ntes plus disponible actuellement pour occuper un emploi. Cest pourquoi je vous demande de nous faire savoir quand vous serez nouveau la recherche dun emploi. [] Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
Comment organiser votre lettre de manire logique et efficace ? >
71
4 10 Pour expliciter une relation logique entre deux ides, veillez utiliser un mot de liaison qui traduise avec justesse
le type de lien qui les unit. Exemples de mise en uvre du conseil
4 10
extraits amliors
- [] Monsieur le Premier Ministre ma transmis la lettre par laquelle vous avez appel son attention sur vos difficults nancires. Jai pris connaissance de votre courrier avec un intrt particulier. Cest pourquoi je vous propose de prendre contact avec lassistante sociale de lhpital : Mme X [] [] Objet : obligation de mettre jour de votre carte vitale Madame,
Vous nous avez adress une dclaration de grossesse et nous lavons enregistre dans votre dossier. Ainsi, tous les soins mdicaux du 6me mois de grossesse jusquau jour de laccouchement vous seront rembourss 100%. Cest pourquoi, vous devez mettre jour votre carte vitale sur lune des bornes installes dans le dpartement (le dpliant en annexe vous donne la liste des bornes mises votre disposition). []
Dans les extraits de gauche, les problmes dcriture sont souligns.
Nous avons bien reu votre dclaration de grossesse. Elle va vous permettre dtre rembourse 100% de tous vos soins mdicaux de votre 6e mois de grossesse jusqu votre accouchement. Mais, pour cela, vous devez mettre jour votre carte vitale. Vous pouvez le faire de 2 faons : - ou bien vous mettez jour votre carte sur une des bornes du dpartement (le dpliant joint cette lettre vous en donne la liste) ; - ou bien vous nous lenvoyez (sans oublier de rappeler la rfrence de votre dossier). Nous la mettrons jour et nous vous la renverrons. []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
72 < Comment
4 11 Pour expliciter une relation logique entre deux ides, mieux vaut utiliser un mot de liaison courant pour ne pas
compliquer la comprhension de la lettre. Par exemple, prfrez : Si Dans lhypothse o, Sous rserve que, Sous rserve de, condition que, A condition de ; Comme, Dans la mesure o, Au vu de ; Sauf ;
Organiser votre argumentation
Sauf si Pour Aussi / de plus En ce qui concerne Concernant Quand, partir de Donc
En vue de, An de (que) ; En outre ; Sagissant de ; Affrent(e) , Relatif ; Ds lors que ; En consquence, Par consquent.
73
4 12 Pour expliciter une relation logique entre deux ides, vitez les mots de liaison qui vous obligent faire une
phrase longue. Optez plutt pour une suite de phrases assez courtes. Exemples de mise en uvre du conseil
4 12
extraits amliors
- [] Vous navez pas encore effectu cette dmarche. Je vous demande donc nouveau de [] - [] Vous avez des retards dans le paiement de vos loyers et charges. Cest pourquoi vous venez de recevoir une convocation du tribunal pour le 11 fvrier 2002.[]
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
74 < Comment
4 13 Pour faire rfrence, pour renvoyer un mot, une phrase, une partie de la lettre, ou la lettre mme, veillez
utiliser des mots / expressions utiliss dans le langage courant. Exemples de mise en uvre du conseil
4 13
extraits amliors
- [] Je vous prcise que vous pouvez, si vous le jugez utile, demander vous prsenter devant la commission dpartementale dappel. Pour cela, vous devez madresser une demande crite. [] - [] les justicatifs cits plus haut qui vous sont demands [] - [] les catgories mentionnes ci-dessus [] - [] Au dos du talon ci-dessous [] - [] mentionns en annexe ( cette lettre) [] - [] Cette lettre, ce document []
75
4 14 Evitez que le mot de renvoi soit trop loign du mot, de la phrase ou de la partie de la lettre quil remplace.
Exemple de mise en uvre des conseils
4 14
extrait amlior
[] Objet : tude de votre dossier de demande daide aux chmeurs crateurs ou repreneurs dentreprises Monsieur,
Monsieur, Jai lhonneur daccuser rception du dossier que vous avez transmis le 16 Mars 2001 concernant la mesure cite en objet. Mes services sefforcent de traiter votre dossier dans les meilleurs dlais. Pour toute correspondance adresse ce sujet, vous voudrez bien rappeler lobjet et le numro de rfrence de votre dossier. []
Dans les extraits de gauche, les problmes dcriture sont souligns.
Jai reu le 16 mars 2001 votre dossier de demande daide aux chmeurs crateurs ou repreneurs dentreprises. Nous allons ltudier et vous donner une rponse le plus rapidement possible. Si vous souhaitez nous crire propos de votre demande, vous devez nous rappeler dans votre lettre : - le type daide que vous avez demand, - le numro de rfrence de votre dossier (indiqu sur cette lettre). []
76 < Comment
extrait amlior
Nous avons tudi votre situation la date du. Vous devez XXX la somme de 502 euros, qui correspond votre loyer et vos charges pour le mois de dcembre 2001. Daprs le rglement, vous devez payer cette somme dans un dlai de 20 jours, cest--dire avant le 06.02.2002. Si vous ne le faites pas, je devrai engager des poursuites contre vous. Je vous prcise que les frais entrans seront alors votre charge. Pour plus de prcisions ce sujet, vous pouvez vous reporter au document joint []
4 16 Pour viter toute ambigut, mieux vaut utiliser, si cela est possible, une formulation de type jour et / ou mois
et / ou anne chaque fois que vous mentionnez une date, une priode, un dlai, une chance. Exemples de mise en uvre du conseil
4 16
extraits amliors
- [] Vous navez pas renouvel votre demande demploi pour le mois de janvier [] - [] vous devez nous faire parvenir avant le 12 juin 2002 []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
77
4 17 Quand vous utilisez des participes prsents et / ou des participes passs, veillez ce quil ny ait aucune ambigut
sur le nom quils qualient. Si vous voulez demble viter ce type de problmes, prfrez-leur des verbes conjugus. Exemple de mise en uvre du conseil
4 17
extrait amlior
- [] Bien entendu, il tait de votre droit de prfrer une analyse sanguine. Mais le docteur X, appel par les gendarmes, leur a remis un certicat qui conrme que vous avez refus de subir une prise de sang. []
Dans lextrait de droite, les amliorations sont en bleu.
extraits amliors
- [] Vous pouvez contester cette dcision. Pour cela, vous devez nous envoyer par lettre recommande une demande dexpertise avant le Vous expliquerez les raisons de votre dsaccord et vous prciserez le nom et ladresse de votre dentiste. [] - [] Votre permis de conduire a t annul le 23 dcembre 2001 pour absence de points. Par courrier en date du 28 janvier 2002, vous demandez donc une grce ou un permis blanc []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
78 < Comment
79
5
81
Utiliser un lexique comprhensible
82
A savoir
Le lexique que vous utilisez doit tre comprhensible par votre interlocuteur. A ce propos, soyez attentif(ve) apprcier le bien-fond d'habitudes d'criture lies une culture administrative.
83
Conseils
5 1 Pensez remplacer les mots / expressions qui ne font pas partie du langage courant (soit parce que ce sont des
termes techniques, soit parce quils appartiennent un parler distingu, lev, parfois dsuet) par des termes plus simples. 2 16 Si le maintien dun mot technique est obligatoire ou invitable, vous pouvez en donner, la suite, le sens entre parenthses.
Soyez particulirement attentif(ve) ce conseil lorsque vous utilisez des mots / expressions relatifs largent.
84
5 1
Les extraits proposs ci-dessous sont des exemples de cas o il existe un quivalent plus simple dans le langage courant.
extraits amliors
- [...] les justicatifs demands et cits plus haut. [...] - [...] accompagn du dossier complet de demande de certicat dimmatriculation [...] - [...] alors que la pice didentit ne mentionne pas votre mariage [...] - [...] pour nous permettre de dcider si vous pouvez continuer bncier du ( recevoir le) R.M.I. [...] - [...] pour nous permettre de savoir si vous avez toujours droit au R.M.I. [...] - [...] En ce qui concerne la mention sauf riverains, cest au maire de dcider sil doit lajouter [...] - [...] une conseillre pour mieux analyser les problmes que vous avez pour grer votre budget [...] - [...] et donc de vous tablir le plus rapidement possible votre permis de conduire [...] - [...] Vous avez demand mes services [...] - [...] jai aussitt demand une enqute [...] - [...] aprs tude de votre demande [...] - [] Si vous ne le faites pas avant le 12.01.2002, jaccorderai immdiatement Matre XXX, huissier charg de laffaire, []
- [...] convocation officielle vous prsenter [...] - [...] La loi prvoit [...] - [...] le demandeur [...] - [...] votre loueur, votre propritaire, XXX [...] - [...] un plan de rgularisation [...]
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
85
5 2 Les mots / expressions techniques qui ont un sens diffrent dans le langage courant peuvent perturber
la comprhension de la lettre. Si cela est possible, vitez-les et remplacez-les par dautres sans ambigut. 2 16 Sinon, vous avez la possibilit den donner le sens, la suite, entre parenthses ou en note de bas de page.
Soyez particulirement attentif(ve) ce conseil lorsque vous utilisez des mots / expressions relatifs largent.
86
5 2
Les extraits proposs ci-dessous sont des exemples de cas o il existe un quivalent sans ambigut dans le langage courant.
extraits amliors
- [...] Je vous engage donc prendre contact avec lauto-cole de votre choix [...] - [...] Je vous propose de contacter les services de [...] - [...] dans ce courrier. [...] - [...] Je joins ce courrier [...] - [...] Prsentez-vous aux guichets de LLL avec cette lettre [...] - [...] Rendez-vous aux guichets de LLL et prsentez cette lettre [...] - [...] rgler cette somme par chque, par virement postal ou directement nos guichets de LLL [...] - [...] Remplissez et renvoyez-nous le formulaire joint ce courrier. [...] - [...] Compltez et renvoyez-nous le formulaire joint ce courrier. [...] - [...] Nous avons bien reu votre demande et vous tes dsormais inscrit la C.A.M. de LLL sous le n123. [...] - [...] Jai t charge de votre dossier [...] - [...] Vous nous devez encore la somme de 30 euros [...] - [...] avec lappui de la police ou de la gendarmerie [...] - [...] avec laide de la police ou de la gendarmerie [...] - [...] avec lassistance de la police ou de la gendarmerie [...]
87
5 3 Mieux vaut supprimer les mots qui sont des manires de dire toutes faites.
En effet, ils napportent rien au contenu de votre lettre. Au contraire, ils alourdissent les phrases et entravent parfois la comprhension.
5 3
extraits amliors
- [] Mes services se tiennent votre disposition pour tout renseignement complmentaire. [] - [] Vous avez demand le 15 avril [] - [] une visite technique dans un centre agr qui effectue des contrles conformes aux normes franaises [] - [] Vous voudrez bien menvoyer 5 exemplaires signs []
88
5 4 Evitez lination de sigles. Lorsque vous en utilisez un, pensez renvoyer sa version dveloppe en note de
bas de page lors de sa premire apparition, dans objet ou dans le corps de la lettre.
2 16
89
6
6
10 lettres administratives rcr ites >
91
Lettre originale n1
Exemples de problmes dcriture :
92 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre :
Partie
1 1 1 1 17
1 3, , 1 19 ,
1 5 1 20
1 15 , 1 22
Partie
2 2 2 2 11
2 5, , 2 20
2 8
2 9
Partie
3 3 8
Partie
4 4 2
4 4
4 7
4 8
Partie
5 5 4
6
10 lettres administratives rcr ites >
93
Lettre originale n2
Exemples de problmes dcriture :
Termes laissant planer un doute sur lapplication du rglement 3 13 , 3 16 Manque de prcision en ce qui concerne la dmarche effectuer 3 4
94 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre :
Partie
1 1 1 1 17
1 3, , 1 20
1 5
1 14
Partie
2 2 2 2 9
, ,
2 3
, ,
2 5
2 8
2 11
2 16
2 20
Partie
3 3 4
3 13
3 14 , 3 16
Partie
4 4 1
4 3
6
10 lettres administratives rcr ites >
95
Lettre originale n3
Exemples de problmes dcriture :
Lobjet de la lettre est absent 1 11 Terme abstrait et difficilement comprhensible 5 1 Les rfrences de larticle de loi dans le corps de la lettre compliquent la lecture 1 2 La mise en garde nest pas clairement nonce 3 12
96 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3, , 1 20
1 5
1 14
Partie
2 2 2 2 9
, ,
2 3
, ,
2 5
2 8
2 11
2 18 , 2 20
Partie
3 3 1
3 2
3 4
3 12
3 16
4 4 2
4 3
4 8
Partie
5 5 1
6
10 lettres administratives rcr ites >
97
Lettre originale n4
Exemples de problmes dcriture :
Lencadr et le manque dalinas perturbent la comprhension 1 15 , 1 16 Formulation complexe : succession de participes + noms
4
18
98 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3, , 1 19 ,
1 5 1 20
1 15
Partie
2 2 2 2 9
, ,
2 3
, ,
2 5
2 8
, ,
2 11
2 16
2 17
2 20
Partie Explicitation
des termes spciques 5 2
3 3 2
3 4
3 10
3 12
Partie
4 4 2
4 3
4 10
4 15
4 17
Partie
5 5 1
5 2
5 4
6
10 lettres administratives rcr ites >
99
Lettre originale n5
Exemples de problmes dcriture :
100 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3, , 1 20 ,
1 5 1 22
1 15
Partie
2 2 2 2 9
, ,
2 3
, ,
2 5
2 8
2 10
2 20
Partie
4 4 2
4 3
6
10 lettres administratives rcr ites >
101
Lettre originale n6
Exemples de problmes dcriture :
Expression qui suscite inutilement lanxit si lusager nest pas responsable de lerreur 2 17 Expression inexacte de la relation logique 4 10 Formulation confuse, phrase trop longue, ination de participes 4 8 , 4 18 Les instructions ne sont pas prsentes dans lordre chronologique
4
4
102 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3
1 5
1 14
Partie
2 2 2 2 12
2 5, , 2 20
2 8
2 9
Partie
3 3 2
3 5
3 8
Partie
4 4 4
4 5
4 8
4 9
4 11
4 13
Proposition de contact
2
8
Partie
5 5 1
5 4
6
10 lettres administratives rcr ites >
103
Lettre originale n7
Exemples de problmes dcriture :
Mot de liaison compliqu et qui oblige faire une phrase longue 4 11 , 4 12 Formulation confuse des conditions et manque dalinas 1 15 , 3 6 Ambigut sur le rfrent du mot de renvoi 4 14
104 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3, , 1 20
1 5
1 15
Partie
2 2 2 2 8
, ,
2 3 2 9
, ,
2 5
, ,
2 6
2 16
2 20
Partie
3 3 2
3 8
3 10
4 4 1
4 3
4 11
4 15
Partie
5 5 1
Mention des rfrences des dcrets ou des articles de loi en notes de bas de page 1 2 105
6
10 lettres administratives rcr ites >
Lettre originale n8
Exemples de problmes dcriture :
106 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3
1 5
1 15
Partie
2 2 2 2 9
, ,
2 3
, ,
2 5
2 8
2 16
2 20
Partie
3 3 3
3 7
3 8
3 10
Partie
4 4 1
4 3
4 11
Partie
5 5 1
6
10 lettres administratives rcr ites >
107
Lettre originale n9
Exemples de problmes dcriture :
108 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3
1 5
1 14
Lobjet annonce
la position de ladministration
Partie
2 2 2 2 9
, ,
2 3
, ,
2 5
2 8
2 16
2 20
Partie
3 3 2
3 5
3 10
Partie
4 4 1 4 12
4 3, , 4 17
4 8
4 9
Partie
5 5 1
5 3
6
10 lettres administratives rcr ites >
109
110 < 10
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre : Partie
1 1 1 1 17
1 3
1 5
1 14
Partie
2 2 2 2 16
2 6, , 2 20
2 8
2 9
Partie
5 5 1
5 4
6
10 lettres administratives rcr ites >
111
Les auteures tiennent tmoigner leur profonde gratitude toutes les personnes qui ont collabor l'laboration de ce guide. Sans leur aide, sans leur enthousiasme et sans leur conviction que des changements sont possibles et ncessaires, il n'aurait pas vu le jour.
Leurs chaleureux remerciements : Mesdames et Messieurs les stagiaires de la F.R.A.T.E. (Formation Rexion Animation pour le Travail et lEducation), Besanon Mesdames et Messieurs les stagiaires de CRIF (Formation Conseil), Besanon Mesdames et Messieurs les stagiaires de lI.F.P.A. (Institut de Formation et de Promotion des Adultes), Besanon Mesdames et Messieurs les rsidents du Foyer mixte de Jeunes Travailleurs des Oiseaux, Besanon Mesdames les rsidentes du Foyer Le Roseau, Besanon Mesdames et Messieurs les rsidents du Foyer de La Cassotte, Besanon Monsieur Roland AJUS, ADIL de l'Allier Monsieur Arnaud BERGER, Association pour le Droit l'Initiative Economique Madame Myriam BERNARD, Direction Gnrale de l'Administration et de la Fonction Publique Madame Sylvie BOICHOT, CRIF Formation Conseil, Besanon Monsieur BRIDE, Tribunal de Grande Instance de Besanon Madame Marie-Hlne BRISBARD, Direction Dpartementale des Affaires Sanitaires et Sociales du Doubs Monsieur BURTZ, Foyer mixte de Jeunes Travailleurs des Oiseaux, Besanon Madame Anyssa DJANE-HAMED, Emmas Monsieur Patrick DOUTRELIGNE, Haut Comit pour le Logement des Personnes Dfavorises Monsieur Bernard DUCARROZ, Caisse d'Allocations Familiales de Besanon
Madame Nathalie EUSTACHE, Institut de Formation et de Promotion des Adultes, Besanon Monsieur Jean-Louis FEBRE, Foyer de La Cassotte, Besanon Madame Monique FERRY, Foyer Le Roseau, Besanon Monsieur Bernard FIROBIND, Assedic Franche-Comt / Bourgogne Monsieur Lo GUIOLLOT Madame Hlne HENRY-FOHR, Formation Rexion Animation pour le Travail et lEducation, Besanon Monsieur Bernard JECHOUX, Caisse Primaire d'Assurance Maladie de Besanon Madame Franoise JULIA, Formation Rexion Animation pour le Travail et lEducation, Besanon Monsieur Emmanuel LANDAIS, Association pour le Droit l'Initiative Economique Madame LAVAUR, Tribunal d'Instance du 17e arrondissement de Paris Monsieur Franois MARIE, Direction Dpartementale de l'Equipement du Doubs Madame Martine MAZOYER, Centre d'Initiative pour l'Emploi des Jeunes Madame Dominique MENDEL, Prfecture de la rgion de Franche-Comt et du Doubs Madame Corinne MEUTELET, Direction Gnrale des Impts, Direction des Services Fiscaux du Doubs Monsieur Pierre-Yves PACIFICO, Caisse d'Allocations Familiales de Besanon Madame PIGANIOL, Commission Dpartementale d'Aide Sociale Madame Marie PUSSOT, Institut de Formation et de Promotion des Adultes, Besanon Monsieur Claude POUCH Madame Michle SYLVESTRE, Secours Populaire Monsieur Jacques VANOTTI, Direction Gnrale des Impts, Direction des Services Fiscaux du Doubs Madame Fabienne ZELLNER, Sauvegarde de l'Adolescence
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