La lettre commerciale

Exemple
Gnralits
Conventions
Conseils
Liens

Exemple

Socit Louis GRAMA
Tentes et Toiles
S.A. Capital 1.700.000 FF
Tl.: 01.45.88.98.32. 5 rue de la Libert
SIREN 455.239.666.00045 B.P.768
C.C.P. Paris 18.765.69 75.009 Paris CEDEX 16




Etablissements Dulac
7 rue du Renard
17000 LA ROCHELLE

Paris, le 18 mai 20..

V/rf. MPT/br
N/rf. 529/AT 15

Objet: Votre appel doffres

P.J.: 1 catalogue


Messieurs,

En votre rponse votre lettre du 15 mai 20.. dont nous vous remercions, nous vous prions de trouver
ci-joint le catalogue de nos tentes et toiles. Vous y trouverez galement les prix correspondants.

Vous pouvez compter sur des livraisons un mois de la rception de la commande.

Nous esprons que la qualit de nos produits vous incitera nous transmettre un ordre auquel nous
apporterons tous nos soins.

Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de nos sentiments distingus.


Le service des ventes

(signature)

Michel Defranoux





Bureaux ouverts du lundi au vendredi, de 9 h 18 h
Gnralits
La lettre commerciale est utilise dans dinnombrables cas allant dune simple demande de
renseignements une tude du march, en passant par des rclamations, des remerciements, des
annulations, des confirmations, des paiements, etc.
Elle sert toujours un but prcis.

Une lettre commerciale ou administrative se distingue dune lettre personnelle par sa prsentation et
son style. Elle est tape la machine et rdige dans un style formel. Le nous est gnralement
utilis au lieu du je car lexpditeur crit au nom de la compagnie pour laquelle il travaille.


Conventions
La disposition de la lettre commerciale franaise rpond des normes prcises, tablies par
lAssociation Franaise de normalisation (AFNOR). Elle comporte plusieurs parties:

Len-tte
Des renseignements bien dtermins de lexpditeur: la raison sociale (firmanaam,
handelsnaam), la branche dactivit, la forme juridique de la socit, ladresse exacte du sige
social (hoofdkantoor) et dventuelles filiales ou succursales, le numro de tlphone, le numro
du compte chques postal (compte courant postal, CCP, le numro dinscription au Registre du
Commerce (R.C.) (de Kamer van Koophandel).
Les rfrences
Notre (Nos) rfrence(s) = N/rf. 529/AT 15
Votre (Vos) rfrence(s) = V/rf. MPT/br
Lobjet de la lettre
Normalement cette indication est place gauche, au-dessus de lappellation, et prcde du mot
Objet.
Les pices jointes
Les pices jointes, les annexes = P.J. (Ann.) : 1 prospectus
Le plus souvent, ces renseignements sont reports au bas de la feuille.
Le lieu et la date
Le nom du mois est toujours crit en toutes lettres : Paris, le 9 septembre 2001
Le nom et ladresse du destinataire
Nom et titre Messieurs DUMONT & FILS
Numro, rue 4, rue Albert 1er
Numro (de code) postal lieu de destination F 80041 AMIENS CEDEX 07
Lappellation
Monsieur,
Madame,
Mademoiselle,
Monsieur le Directeur,
Messieurs, (lorsquon sadresse une socit)
Lappellation est toujours suivie dune virgule.
Le corps de la lettre
Le corps de la lettre comporte trois parties
1. Lintroduction: une phrase ou un alina qui introduit le sujet et rfre une autre lettre, une
offre, un entretien tlphonique etc. Dans lexemple ci-dessus
En rponse votre lettre du 16 courant
Suite votre offre du 3 courant
2. Llaboration: un ou plusieurs alinas qui exposent le sujet, le fond de la lettre.
3. La conclusion: une phrase ou un alina qui en gnral exprime un espoir ou lexpression
explicite dtre la disposition du client.
La formule de politesse
Une salutation finale, en harmonie avec le texte, termine la lettre. Les Franais tiennent
normment une formule de politesse adquate. Elle doit correspondre aux relations existantes
entre les deux partenaires. Consultez les phrases utiles (link naar: tuyaux et phrases utiles,
formules de politesse).
La signature
La signature est appose au bas de la lettre droite.
Le fond de pouvoir (de gemachtigde) qui signe pour son commettant (opdrachtgever) ajoute au-
dessus de son nom P. Pon (= par procuration).
Un employ non fond de pouvoir, autoris par son chef signer certaines lettres peu
importantes, fera prcder sa signature de p.o. (= par ordre). Il pourra aussi porter la mention
Pour devant le nom ou le titre de son chef.

Conseils
Langage et style
Le langage doit tre :
Soign et courtois: pas de mots familiers
Concis: pas de phrases trop longues ou trop lourdes
Logique: mots de liaison appropris
Vari: pas de rptitions
Clair: vocabulaire prcis

Remplacez des expressions comme Cest urgent par Il est urgent , a par cela (ou
mieux, prcisez plutt que dutiliser cela), peut-tre que par il se peut que.
Prfrez linversion du sujet et du verbe au est-ce que: Serait-il possible , Pourriez-vous me
renseigner sur
Nutilisez pas les gens et vitez le on.
Nemployez pas des mots imprcis tels que choses, personne mais prcisez ce dont il sagit.
Des verbes tels que faire, dire, mettre, voir, aller peuvent tre remplacs suivant le contexte
par des verbes plus prcis.
Attention : quand vous employez le nous dans votre lettre, il faut garder le nous dans la formule
de politesse (Nous vous prions ).
Il faut retenir que le tact et la courtoisie ont autant dimportance que les faits eux-mmes.
Voici toute une srie de conseils et dexemples pour trouver le degr de courtoisie dsir en
France.

Commencer la lettre Si lon ne connat pas la personne ou si lon entretient des
relations purement formelles : Monsieur, Madame, etc.
Si on connat dj bien la personne : Cher Monsieur, Chre
Madame,
Si la personne a un titre, le mentionner : Monsieur le Maire,
Monsieur le Directeur, Monsieur le Dput, (Cher) Matre (pour un
avocat, (Cher) Docteur (pour un mdecin).
Ne pas mettre le nom de famille, ni le prnom !

Rpondre une lettre Comme suite votre lettre du ., nous .
Nous vous remercions de votre lettre du .
Nous avons bien reu votre lettre du
Votre lettre du . a retenu toute notre attention.
Cest avec beaucoup dintrt que nous avons / jai pris
connaissance de votre lettre du
En rponse votre courrier du
Par votre lettre du .vous .
Je mempresse de rpondre votre lettre du
Nous vous accusons rception de votre lettre du
Votre lettre du nous est bien parvenue et

Exprimer sa satisfaction Nous sommes (trs) heureux (heureuse) de
Cest avec grand plaisir que
Jai le plaisir de

Exprimer son regret Nous regrettons (vivement) de
A notre grand regret, nous
Nous sommes dans la pnible obligation de
Il nous est malheureusement impossible de
Nous dplorons le fait de
Nous sommes navr(e) de

Exprimer sa surprise Nous avons t tonns dapprendre, par votre lettre du ,
que
Nous sommes surpris de / de ne pas

Ecrire pour sinformer Auriez-vous lamabilit de bien vouloir me / nous renseigner sur
/ me / nous faire connatre le
Je me permets de vous crire pour vous demander quelques
renseignements concernant
Nous vous serions reconnaissants de / Je vous serais
reconnaissant(e) de bien vouloir nous / madresser votre
documentation sur
Je dsirerais avoir de plus amples informations en ce qui
concerne
Je prends la libert de madresser vous pour savoir si

Ecrire pour informer Nous vous informons que / Je vous informe que
Nous tenons / Je tiens vous faire savoir que
Nous vous crivons / Je vous cris pour vous annoncer que

Ecrire pour confirmer Nous vous crivons / Je vous cris pour vous confirmer
et assurer Nous sommes toujours disposs / Je suis toujours dispos(e)

Nous ferons de notre mieux pour / Je ferai de mon mieux pour
Nous ferons tout notre possible pour / Je ferai tout mon possible
pour..
Je veillerai
Soyez assur que nous ferons de notre mieux pour

Ecrire pour rclamer Nous vous informons qu ce jour nous navons toujours pas
reu
Je vous prie de bien vouloir dans les plus brefs dlais
Veuillez nous faire parvenir au plus tt
Nous sommes en droit dexiger rparation pour
A dfaut de recevoir (votre rglement) dans un dlai de (15
jours) nous nous verrons dans lobligation de

Ecrire pour sexcuser Nous vous prions / Je vous prie de bien vouloir mexcuser de

Je vous prsente toutes mes excuses pour
Vous voudrez bien nous / mexcuser de

Ecrire pour remercier Nous vous remercions / Je vous remercie beaucoup de
Si lon veut insister on reprend dans la formule finale de politesse
:
Recevez encore, cher Monsieur, mes remerciements les plus
chaleureux.
Je vous prie dagrer, Monsieur, lexpression de ma profonde
gratitude.
En vous remerciant encore, je vous prie dagrer, Monsieur
lexpression de mes sentiments distingus.

Se rfrer un document Conformment (aux)
Officiel Ainsi quil est stipul dans le
Me fiant (aux)

Joindre un document - dans la mme lettre :
Veuillez trouver ci-joint/ci-inclus
- dans une autre lettre :
Nous vous adressons /Je vous adresse sous pli spar
Nous vous adressons / Je vous adresse par le mme courrier

Terminer la lettre On fait souvent prcder la salutation finale dune formule dusage
se rapportant au sujet de la lettre. En voici quelques exemples :

A lavance, nous vous remercions trs vivement
En vous remerciant par avance de lattention que vous voudriez
bien porter cette lettre
Avec mes remerciements anticips
Dans lattente de votre (prompte) rponse
Toujours dvous vos ordres, nous vous prsenterons
Dans lespoir dune rponse favorable
Esprant recevoir bientt votre ordre
En attandant le plaisir de vous lire
Avec encore toute mes flicitations
En vous priant de bien vouloir prendre ma lettre/ rclamation/
candidature/ offre en considration

On doit continuer la phrase finale par les formules de politesse
suivantes. Ces phrases peuvent tre galement utilise sans les
introductions cites ci-dessus. Ne choisissez pas au hasard !
Attention : dans la salutation vous reprenez la formule employe
dans lappellation, donc Monsieur, Madame, Messieurs, Monsieur
le directeur, etc).
Attention : quand vous employez le nous dans votre lettre, il faut
garder le nous dans la formule de politesse (Nous vous prions
).

Assez neutre et formel
Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.
Veuillez agrer, Monsieur, nos sincres / meilleures salutations.

Formel
Nous vous prions dagrer, Monsieur, lassurance de nos
sentiments dvous.
Veuillez agrer, Monsieur, lexpression de notre sincre
dvouement.

Un peu plus amical, mais toujours formel
Je vous prie dagrer, Monsieur, lexpression de mes sentiments
distingus / mes meilleurs sentiments.
Nous vous prions dagrer, Monsieur, lexpression de nos
sentiments distingus / nos meilleurs sentiments.
Je vous prie de croire, Monsieur, mes sentiments les meilleurs.

Plus chaleureux, mais toujours formel
Je vous prie dagrer, cher Monsieur, mes cordiales salutations.

Formules plus simples qui peuvent tre utilises
occasionnellement :
Recevez, Monsieur, nos salutations bien sincres.
Salutations distingues.
Avec nos sentiments les meilleurs.
Sincrement dvous.
Evitez Sincrement vtre. Cest un anglicisme.

Liens
http://adminet.com/epv/modeles.html
http://www.dts.mg/lft/peda/techno/letcom.htm
http://education.domaindlx.com/fralica/refer/theorie/theocom/ecrit/lettre.htm