La correspondance

commerciale
 I-Définition de la lettre commerciale
C’est un moyen de communication
indispensable dans les relations entre les entreprises
La lettre commerciale représente à la fois un
contrat moral entre l’émetteur et le destinataire, et une
preuve légale en cas de litige. Tout comme les
factures, les dossiers clients et les pièces
comptables, elle doit être conservée Pendant 10 ans.
II-Le style de la lettre:

La lettre commerciale utilise un français classique:

la langue des affaires n’a pas besoin d’autres règles

que celle du français traditionnel, c’est donc un
style simple, mais la recherche de la simplicité ne
doit pas conduire à une familiarité ou à une
vulgarité déplaisante.
III-Les caractères de la lettre commerciale:

►la Précision :La lettre commerciale doit exposer

son objet sans détail c’est à dire évoquer ce qui est
utile sans rien de plus , mais aussi sans omission.
►La clarté C’est la qualité majeure de la lettre, toute
rédaction doit être simple et claire.
►Juridique: La lettre est un document écrit qui peut
servir de preuve. Par conséquent, ses
termes doivent être prudents.
►Courtoisie: Le rédacteur doit toujours utiliser
des termes polis, pour cela, il doit être doté des
qualités d’éducation, de civilité, de loyauté et
d’honnêteté.
 IV-La présentation de la lettre commerciale :
1- l’en-téte:

Des renseignements bien déterminés de l’expéditeur:

la raison sociale , la branche d’activité, la forme
juridique de la société, l’adresse exacte du siège
social et d’éventuelles filiales ou succursales, le
numéro de téléphone, le numéro du compte chèques
postal (compte courant postal, CCP, le numéro
d’inscription au Registre du Commerce (R.C.)
2- Les références
 Notre (Nos) référence(s)
 Votre (Vos) référence(s)
3- L’objet de la lettre
cette indication est placée à gauche, au-dessus de
l’appellation,
et précédée du mot Objet.
4- Les pièces jointes
Le plus souvent, ces renseignements sont reportés au bas
de la
feuille.
5-Le lieu et la date
Le nom du mois est toujours écrit en toutes lettres :
Alger, le 9 septembre 2001
6- Le nom et l’adresse du destinataire
il faut le mettre en haut à droite
 Nom et titre
 Numéro, rue
 Numéro (de code) postal – lieu de destination
7-L’appellation
 Monsieur,
 Madame,
 Mademoiselle,
 Monsieur le Directeur,
 Messieurs, (lorsqu’on s’adresse à une société)
L’appellation est toujours suivie d’une virgule.
8- Le corps de la lettre
Le corps de la lettre comporte trois parties
1. L’introduction: une phrase ou un alinéa qui introduit
le sujet et réfère à une autre lettre, une offre, un
entretien téléphonique etc. Dans l’exemple ci-dessus…
En réponse à votre lettre du 16 courant …
Suite à votre offre du 3 courant …
2. L’élaboration: un ou plusieurs alinéas qui exposent le
sujet, le fond de la lettre.
3. La conclusion: une phrase ou un alinéa qui en général
exprime un espoir ou l’expression explicite d’être à la
disposition du client.
9-La formule de politesse
Une salutation finale, en harmonie avec le texte, termine
la lettre. Les Français tiennent énormément à une
formule de politesse adéquate. Elle doit correspondre
aux relations existantes entre les deux partenaires.
10-La signature
La signature est apposée au bas de la lettre à droite.
V-La mise en page de la lettre

 Les marges minimales doivent être respectées, c’est à

dire 2,5 cm à gauche, à droite, en haut et en bas du
document.
• La double interligne doit être respectée entre le titre
de civilité et le début du texte, entre chaque
paragraphe, et entre la formule de politesse et
l’indication de la fonction du signataire.
• Deux types de présentation existent : à la française, où
le texte présente un retrait de première ligne de chaque
paragraphe ; à l’américaine, où tout le corps de la lettre
est aligné à la marge de gauche.
• L’alignement du texte entier doit, dans tous les cas, être
justifié.
 QUELQUES EXEMPLES
 L'introduction

- Nous avons le plaisir de vous informer que nous sommes en

mesure de répondre favorablement à votre demande.
- Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous envoyer
votre catalogue.
- Veuillez nous faire parvenir les articles suivants :
- Veuillez trouver ci-joint...
- Nous accusons réception de votre courrier en date du ...
- Nous vous confirmons votre courrier du...
- Conformément à vos instructions, nous vous livrons les articles
demandés, à savoir:...
- En réponse à votre lettre du ..., nous vous signalons que nous
procéderons à l'expédition de...
 La conclusion

- Nous vous saurions gré de bien vouloir nous communiquer votre

réponse dans les meilleurs délais.
- Nous vous serions reconnaissants de nous répondre par retour de
courrier.
- Nous vous réitérons nos regrets...
- Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour ce contre-
temps.
- Nous nous permettons donc de solliciter un délai de paiement
de... (jours ou semaines).
- Nous espérons que cet incident (ou contretemps) ne nuira pas à
nos bonnes relations.
- Nous vous renouvelons nos excuses pour ce retard tout à fait
indépendant de notre volonté.
- Sans réponse de votre part dans les 8 jours, nous nous verrons
dans l'obligation de remettre votre dossier à notre service
contentieux.
 - La formule de politesse

- Lettre d'égal à égal : Recevez, Monsieur, nos

salutations distinguées.
- Lettre d'un inférieur à un supérieur hiérarchique : Nous
vous prions d'agréer, Monsieur le Directeur,
l'expression de nos sentiments respectueux.
- Lettre d'un supérieur à un inférieur hiérarchique :
Veuillez agréer, Monsieur, l'assurance de notre
parfaite considération.