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Si la lettre professionnelle est régie par des normes de présentation (normes AFNOR NF Z
11-001), ces normes ne sont pas toujours respectées « à la lettre », car les entreprises ne
sont pas tenues de les suivre : dans chaque entreprise ou organisation, il y a aussi des
usages dont il faut tenir compte, ainsi que de la volonté de se démarquer en travaillant son
identité visuelle.
2
3
Zones 1, 2 et
5:
pré-imprimées
ou faisant
l’objet 4
d’insertions
automatiques
2
Source : Assistanteplus. Sept.oct.2002, p.46
Il existe, dans les entreprises, des modèles pour différents types de courriers, qui sont
utilisés, selon les situations, en relation avec différentes banques de données de l’entreprise.
Sont également utilisées, des procédures d’insertion automatique d’en-têtes ou pieds de
page, ou de formules de politesse.
3
L’identité visuelle de l’entreprise
Voir bibliographie
L’on peut constater que les mentions expéditeur, date et signature ne correspondent pas aux
normes AFNOR. On voit ainsi que ces normes ne sont pas obligatoires, et que les
organisations personnalisent également leurs courriers professionnels.
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14. La papeterie - gabarit des courriers
Quelques règles typographiques de mise en pages sont à respecter pour la saisie des textes afin de donner une
unité et de la cohérence à l’ensemble des courriers émis par la Fondation.
20mm
à 70mm
du haut
Michel Wieviorka À l’attention de
Administrateur Jacques Durand
michel-wieviorka@msh-paris.fr 15 Boulevard Jean Jaurès
tél (33) 01 49 54 20 25 75 015 Paris
à 99mm
du haut pli
Madame, Monsieur,
Voici quelques principes de mise en page adaptés au papier en tête de la FMSH, pour permettre
plus facilement et systématiquement une frappe claire de vos courriers. L’intitulé du destinataire
et son adresse se place en vis-à-vis de l’intitulé de l’expéditeur, soit à 130mm du bord gauche de
la page. Le nom de l’expéditeur est aligné à 70mm du haut de la page en Arial Bold (corps 9) et
ses coordonnées en Arial Regular (corps 9 interlignage 11,5).
Le texte courant commence à 102mm du haut de la page. Il est en drapeau,au fer à gauche, sur
une justification de 50mm, aligné sur l’intitulé de la FMSH, à 40mm du bord gauche. La typographie
utilisée est la Arial Régular en corps 9 et en interlignage 11,5. La majuscule ne s’emploie que pour
les débuts de phrase et les débuts de nom propre, suivant les règles grammaticales. L’objet est
écrit en Arial Bold corps 9 et la date de rédaction de la lettre est écrite en Arial Regular corps 9
interlignage 11,5.
Le nom de la personne qui signe est en Arial Bold corps 9.
Michel Wieviorka
140mm
10mm
à 110mm
du bord gauche
15. La papeterie - les enveloppes courrier
Les enveloppes de format 100 x 210mm et A5 sont imprimées en une seule couleur : noir recto seul.
Les coordonnées sont en Trade Gothic Medium corps 7pt, interligne 8,4pt fer à gauche.
La signature et les coordonnées sont placées à 27mm du haut pour les 2 formats d’enveloppe.
enveloppe DL
à 30mm à 62mm
du bord gauche du bord gauche
enveloppe C5
à 30mm à 62mm
du bord gauche du bord gauche
18. Les signatures de courriels
Le texte courant du mail est en Arial Regular. Le nom est en Arial Bold capitale et bas de casse. La fonction
et les coordonnées sont en Arial Regular. La signature FMSH ou les signatures de pôles/directions se placent
en dessous des informations.
L’ensemble est aligné au fer à gauche. tous les textes sont écrits en corps 12pts.
Style et rédaction d’une lettre professionnelle
Le registre généralement utilisé est celui du langage courant : des phrases simples, des
mots précis. De nombreuses formulations standard sont utilisées, en fonction du type de
situation. Les formules de politesse, notamment, sont extrêmement ritualisées : elles doivent
tenir compte du positionnement entre les interlocuteurs.
Voici trois liens qui peuvent vous aider à trouver la formule que vous jugez la plus pertinente.
http://www.abc-lettres.com/formule-politesse.html
http://www.la-lettre.com/index.php/2008/02/14/420-formules-de-politesse
http://www.lettres-gratuites.com/formules-politesse.html
Les exemples qui suivent, ainsi que les entraînements proposés, vous permettront de vous
familiariser avec le langage écrit du monde professionnel.
Exemples
Cf pages suivantes
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Exemple 1
59800 LILLE
EXCEPTIONNEL!
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Madame,
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privilégiés de Lille et Bordeaux un accès exclusif à notre service de vente en ligne sur
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Exemple 2
EDEN VOYAGES
3 rue des Vosges
75000 PARIS
34000 MONTPELLIER
Objet :
Formation en anglais
pour les voyageurs d’affaires
Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous annoncer qu’EDEN VOYAGES propose désormais une
formation personnalisée en anglais pour vous, voyageurs d’affaires.
Cette formation, qui a pu être mise en place grâce à notre partenariat exclusif avec
International BestTalk, est dispensée par des experts américains en management
international.
Comme vous faites partie de nos clients privilégiés, nous vous avons réservé la possibilité
de participer à un stage personnalisé d’une journée tout en bénéficiant d’un tarif préférentiel.
Nous espérons que cette offre répondra à vos attentes, et nous tenons à votre entière
disposition pour toute information complémentaire.
A très bientôt,
La directrice de l’Agence
Marie HELENE
S.A. EDEN VOYAGES au capital de 100 000 € - Siret : 407 565 745 000 14 – NAF : 940C
Tel : 01 45 85 23 34 – Fax : 01 45 85 23 35 – courriel :
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Exemple 3
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Exemple 4
Jeveilleaugrain
ZAC la Griffe du Lion
46 rue de la Fortune
34000 MONTPELLIER
SARL OASAR
56 rue de l’Amertume
Madame, Monsieur,
L’examen de votre compte fait apparaître, sauf erreur ou omission de notre part, que la
facture ci-dessous n’a pas été réglée à ce jour. Nous vous remercions de bien vouloir
régulariser votre situation dans les meilleurs délais.
895,50 €
Si votre règlement a été effectué avant réception de la présente, veuillez considérer celle-ci
comme nulle et non avenue. Par ailleurs, si quelque raison s’opposait au règlement de la
facture, nous vous remercions de nous le faire savoir dans les plus brefs délais.
Restant à votre disposition, nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l’expression
de nos sentiments les meilleurs.
Le service comptabilité
Nadège LEROY
Jeveilleaugrain - EURL au capital de 10 000 Euros RCS: 402639854 SIRET: 40263985400017 APE: 5911B
ZA la Griffe du Lion - 46 rue de la Fortune – 34000 MONTPELLIER
Tel : 04 67 32 34 78 - Fax : 04 67 32 34 79 - E-mail
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Exemple 5
Jeveilleaugrain
ZAC la Griffe du Lion
46 rue de la Fortune
34000 MONTPELLIER
SARL OASAR
56 rue de l’Amertume
Madame, Monsieur,
Notre précédent courrier étant resté sans effet, nous vous rappelons qu’à ce jour, sauf erreur
ou omission de notre part, la facture ci-dessous n’est toujours pas réglée :
895,50 €
Nous vous serions reconnaissants, afin de vous éviter des frais supplémentaires, de
respecter nos conditions contractuelles en nous faisant parvenir votre paiement par retour de
courrier.
Dans cette attente, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos
salutations distinguées.
Le service comptabilité
Nadège LEROY
Jeveilleaugrain - EURL au capital de 10 000 Euros RCS: 402639854 SIRET: 40263985400017 APE: 5911B
ZA la Griffe du Lion - 46 rue de la Fortune – 34000 MONTPELLIER
Tel : 04 67 32 34 78 - Fax : 04 67 32 34 79 - E-mail
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Exemple 6
Jeveilleaugrain
ZAC la Griffe du Lion
46 rue de la Fortune
34000 MONTPELLIER
SARL OASAR
56 rue de l’Amertume
Madame, Monsieur,
Nous constatons avec regret qu’en dépit de nos courriers de relance relatifs à la facture ci-
dessous, nous n’avons pas reçu votre règlement.
895,50 €
A défaut, nous serions contraints d’engager une action judiciaire à votre encontre afin
d’obtenir le règlement des sommes qui nous sont dues.
Nous vous rappelons que la présente mise en demeure fait courir les intérêts légaux et
conventionnels en application des dispositions de l’article 1146 du Code civil.
Restant à votre disposition, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de
nos salutations distinguées.
Le service comptabilité
Nadège LEROY
Jeveilleaugrain - EURL au capital de 10 000 Euros RCS: 402639854 SIRET: 40263985400017 APE: 5911B
ZA la Griffe du Lion - 46 rue de la Fortune – 34000 MONTPELLIER
Tel : 04 67 32 34 78 - Fax : 04 67 32 34 79 - E-mail
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Entraînements
NB : les formulations peuvent aussi vous servir d’exemples quand vous aurez à rédiger
une lettre dans une situation analogue.
Messieurs, nous accusons réception de votre facture citée en référence, relative à notre
commande 1982 du 4 mai dernier. Nous constations que cette facture porte à notre
charge une somme de 10 € pour frais d'emballage et de transport. Nous en sommes
surpris, car depuis notre entrée en relations, vos expéditions ont toujours été faites franco
de port et d'emballage. Nous pensons qu'il s'agit là d'une erreur de la part de votre
Service Ventes et vous prions de rectifier la facture jointe en conséquence. Veuillez
agréer, Messieurs, nos salutations distinguées. Le Chef du Service Comptable, J. ROY
Mademoiselle, Vous avez bien voulu vous intéresser aux activités de l'Office du Tourisme
International pour la Jeunesse et nous vous en remercions. Nous vous adressons ci-joint
des documents où vous trouverez tous les renseignements qui vous sont nécessaires. Si
vous le souhaitez, nous vous donnerons des précisions complémentaires. Notre service
Relations Internationales vous recevra fort volontiers à ce sujet. Nous espérons pouvoir
vous faire bénéficier d'un voyage d'études aux Etats Unis dans le cadre de nos
programmes d'échange. Nous vous prions… La Directrice, Aline LEGRAND.
Lettre administrative
Expéditeur: Société BROUSSARD, 6 rue Pasteur, 75013 PARIS. Destinataire: Monsieur le
Directeur Général, Direction des Services Postaux de la Région de Paris, 140 boulevard
12
Montparnasse, 75014 PARIS. Nos réf. " RD/NH/963/1048. Objet: à déterminer. Date du
jour.
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Lexique des mentions légales devant figurer sur les documents commerciaux
Code NAF : Nomenclature d’Activité Française (4 chiffres + 1lettre) élaborée par l’INSEE,
classant toutes les activités professionnelles, et permettant d’attribuer un code à chaque
entreprise selon son activité principale (APE).
Code APE : Activité Principale Exercée : code délivré par l’INSEE à chaque entreprise
Ce code est identique au code NAF. Il permet d’identifier la convention collective à appliquer.
Il a plus une valeur commerciale qu’une valeur juridique. Il permet, par exemple, de
sélectionner des prestataires en fonction de leur code APE, et d’écarter des entreprises si
leur activité principale ne correspond pas directement à l’objet de l’appel d’offre.
Le nom et le logo de l’entreprise peuvent être déposés ensemble en tant que marque.
http://www.inpi.fr/fr/dessins-et-modeles/deposer-un-dessin-et-modele/les-9-etapes-cles-du-
depot.html
L’extrait Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise
commerciale délivré par le greffe du tribunal de commerce. C’est la carte d’identité de
l’entreprise, qui récapitule tous les éléments d’identification. Ce document est demandé lors
d’une candidature à un appel d’offres public ou pour des transactions professionnelles.
Pour demander un extrait K bis
https://www.infogreffe.fr/societes/documents-officiels/demande-kbis.html
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Bibliographie
Normes et rédaction de courriers professionnels
Infogreffe https://www.infogreffe.fr/societes/recherche-siret-entreprise/chercher-siret-
entreprise.html
Pour rechercher un numéro SIRET
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