LES ÉCRITS PROFESSIONNELS

EXTERNES
Cas de l’e-mail professionnel
et du mailing

Pr. Chaimae
KHALLOUQ
 UTILITÉ DES E.P.E

 Les écrits destinés à l'externe doivent être

particulièrement soignés. Il faut en effet éviter à tout
prix de donner une mauvaise image de votre entreprise à
travers des documents inadaptés ou contenant des
erreurs !
 Alors, Il faut adapter son écrit en fonction de sa cible .
 LES TYPES D’ÉCRITS EXTERNES

Les écrits destinés à l’externe de l’entreprise sont

notamment :
 Les courriers;
 les communiqués de presse ;
 les courriels ;
 Les questionnaires;
 Mailing ;
 SMS / MMS.
les écrits destinés à être diffusés sur le site institutionnel
de l’entreprise ou sur les réseaux sociaux ( Twitter,
LinkedIn, Facebook, etc.)
L’E-MAIL (COURRIEL)
 L’ E-MAIL (COURRIEL)

 Un E-mail est l'abréviation anglaise de "electronic

mail" qui signifie un courrier électronique (courriel)
envoyé depuis une boîte aux lettres électronique vers
une autre. C’est l’un des écrits professionnels les plus
utilisés en externe par les entreprises.
 La rédaction d’un email est composé de 4 parties:
1. Les destinataires (Le champ cc/ Le champ cci);
2. L’objet;
3. Le corps de l’e-mail ( respect des formules de
politesse);
4. Signature.
 1. LES DESTINATAIRES D’UN E-MAIL

Plusieurs types de destinataires

Le ou les destinataires de ce mail(A)

 Le champ « Cc » ou « copie carbone », différencie les destinataires

« premiers » et « secondaires ». Ce sont les personnes dont on
n’attend pas forcément une attente particulière, mais que l’on
souhaite avoir dans une correspondance. Les destinataires premiers du
mail pourront voir les personnes en copie comprises dans le champ
« Cc ».

 Le champ « cci » ou « copie carbone invisible » permet d'adresser un

e-mail à des destinataires cachés, et qui n'apparaissent donc pas aux
destinataires principaux.
 2. L’OBJET D’UN E-MAIL

 Il représente l’intitulé du message et résume

brièvement l’ensemble du contenu.
 L’objet de l’email a donc une utilité précise, celle de
favoriser l’ouverture de votre email.
Ex:
 Organisation d’une réunion;
 complément du dossier de candidature.
 3.LE CORPS DE L’E-MAIL

 Pour commencer: Commencez par une appellation correcte de

votre destinataire : « Monsieur X / Madame Y » ou par leur
fonction : « Monsieur le Directeur ». Les titres de fonction
prennent une majuscule lorsqu’on s’adresse à la personne.
Ex: Monsieur le Directeur, Monsieur le Ministre, Monsieur le
Président.
N.B : évitez de commencer par un « Bonjour », surtout s’il s’agit
d’une première prise de contact.
 Le vouvoiement du destinataire.
 Le texte doit être lisible, subdivisé en plusieurs paragraphes.
 Les règles de ponctuation et les majuscules sont à respecter.
Évitez d’écrire un courriel trop long et relisez -vous pour éviter toute
faute d’orthographe.
 Pour finir l’ e-mail: utilisez des formules de politesse. Par
exemple:
 « Cordialement », « Bien cordialement », « Respectueusement » ou
« Bien à vous », « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes
salutations distinguées . »
 LA RÉDACTION D’UN E-MAIL
PROFESSIONNEL

 Plan demande /justification: Utilisez-le pour demander

quelque chose à votre destinataire. Il se compose de
deux parties :
 la demande qui doit être exprimée clairement et dès le
début, avec des formules telles que « Je vous demande »
ou « Je vous saurais gré de bien vouloir ».
 la justification qui détaille pourquoi vous formulez cette
demande
 Le plan information/explication : utilisez-le quand
vous voulez informer ou expliquer quelque chose à
votre destinataire. Il se compose de deux parties :
 l’information doit être claire, concise et formulée dès le
début,
 l’explication qui complète l’information avec
des détails secondaires.
 Le plan pour provoquer une action: Privilégiez ce
plan si vous souhaitez obtenir une action de la part du
destinataire. Il se compose de trois parties :
 l’élément déclencheur, c’est-à-dire l’événement ou
l’information qui vous conduit à écrire,
 l’action attendue de la part du destinataire,
 le complément d’information.
 ATTENTION !

 Bannissez le « Suite à » ❌ qui n’est pas correct et préférez le « À

la suite de »
 Pour les premières phrases, commencez si possible par
la formule « Comme convenu / Comme évoqué lors (…) »,
cela permet de personnaliser votre message et de replacer le
contexte, ce qui aidera votre interlocuteur à saisir plus
rapidement les enjeux.
4. LA SIGNATURE DE L’E-MAIL

Elle contient:
 le Nom et Prénom;
 La fonction;
 Le Nom de l’Entreprise;
 N° de tel / fax.
 LE MAILING
(PUBLIPOSTAGE)
 LE MAILING

 Le mailing est une sorte de marketing par courriel, en

effet, il s’agit d’une lettre commerciale visant à obtenir
un accord à une proposition précise et argumentée dans
le but de promouvoir la vente d'un produit.
Le mailing a plusieurs objectifs:
 Prospection (attirer une visibilité après des prospects)
 Fidéliser la clientèle (invitation à un événement),
 information (newsletter),
 commercialisation (lancement d’un produit)
 LES COMPOSANTES D’UN MAILING

1. L ’ en-tête : c’est le premier élément que le destinataire voit

une fois qu’il a ouvert le mail

La présence du logo

Une phrase d’accroche personnalisée

Une présentation claire et un texte sans faute d’orthographe

 LES COMPOSANTES D’UN MAILING
(SUITE)

2. Le corps du mail : le message doit être:

 Compréhensible / personnalisé/ de taille raisonnable / des liens/
Identifier et mettre en exergue un des problèmes du client /
Présenter la solution que vous lui proposez/ Indiquez des
recommandations/ Souligner mais avec modération/ Renforcer par
le gras.
3. Eléments de réassurance : Témoignage de client satisfait,
garantie « 100% satisfait ou remboursé ». A ce stade, tout ce qui
peut renforcer la confiance du destinataire de l’e -mailing est bon à
prendre !
4. La signature : préciser le nom de votre société, votre adresse
physique et un numéro de téléphone dans le footer (bas de page) de
vos mailings.
 LES COMPOSANTES D’UN MAILING
(SUITE)

5. Le P.S. (post scriptum)

Placé après la signature, le P-S est une courte note que l’on place
au bas d’une lettre. Il peut servir à rappeler un point fort ou un
argument et inciter le prospect à prendre une décision. Un mailing
ne devrait pas contenir plus d’un post -scriptum.

Exemples:
 P.-S. – Exceptionnellement, le stationnement sera gratuit toute la
journée.
 PS – N’oubliez pas de consulter nos heures d’ouverture pour la
période estivale.
Exemple d’un
mailing
BONNE CHANCE POUR VOS EXAMENS