Ecrire un courriel formel

Pas si simple que ça…

Aujourd’hui, nous écrivons régulièrement des e-mails dans le cadre de
notre travail, de nos études ou encore dans notre vie personnelle à notre
famille et à nos amis même si d’autres canaux de communication plus
rapide existent, l’e-mail est l’un des moyens les plus rapide et
efficace pour communiquer, tout en conservant une dimension
formelle.

Attention, le mail est moins formel que la lettre mais il

comporte néanmoins des règles qu’il faut respecter.
Structurez votre e-mail
Le fond (ce que vous voulez dire) et la forme (la façon de le dire et de le présenter) vont être
important pour assurer une communication efficace.

 Vous devez donc faire attention à 5 éléments majeurs :

1) L’objet qui présente l’objectif de l’e-mail.

2) La formule d’appel qui permet la prise de contact avec le destinataire.

3) Le contenu organisé en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou

thème différent.

4) La formule de politesse choisie en fonction de votre lien d’intimité avec le

destinataire.

5) La signature qui comprend votre nom complet et vos informations de contact.

 1. L’objet du mail
• L’objet est indispensable car il va introduire en quelques mots l’objectif de
votre mail.
• C’est la première chose que votre destinataire va lire dans sa
messagerie. Pour être lu, retrouvé ou mémorisé, il faut que cet objet soit
efficace et clair.
• Optez pour un objet court, simple, explicite et montrez l’objectif de votre
e-mail (informer, inviter, inciter le destinataire à agir…). Le destinataire
doit tout de suite comprendre ce dont votre courriel traite.
Exemple :
Réclamation facture janvier / candidature pour le poste d’assistant / Demande
d’informations – cours d’italien.
 2. La formule d’appel
• La formule d’appel concernent les premiers mots du courriel, ceux qui
permettent la prise de contact avec le destinataire.
• Vous devez choisir la formule d’appel en fonction de la situation de
communication : Est-elle formelle (échange professionnel,
administratif…) ou informelle (amical…) ?
Pour notre cas du mail formel, vous pouvez par exemple avoir recours à :
Madame, Monsieur (si vous ne connaissez par votre interlocuteur)
Madame Leroux (Si vous connaissez le nom)
Monsieur le Directeur (si vous connaissez le titre)
 3. Le contenu
• Un e-mail est beaucoup plus direct qu’une lettre. Allez directement
aux faits, exposez rapidement la raison pour laquelle vous écrivez et vous
apporterez les précisions si nécessaire dans un second temps.
Si le contenu de votre message est confus et trop long, votre destinataire ne
le lira pas entièrement.
• Organisez le contenu de votre e-mail en paragraphes qui
correspondront chacun à une idée ou un thème différent.
 Regardez de nouveau notre mail exemple et repérez les différents
paragraphes/idées.
 3. Le contenu
Vous pouvez structurer le contenu de votre mail ainsi :
1. Rappel de l’objet + vous présenter
2. Explications de l’objet/sujet de votre courriel
3. Conséquences problèmes/autres informations (facultatif selon le
contexte)
4. Nouvelle information/demande (exemple : pièce jointe)
5. Remerciements et demande de réponse
 4. La formule de politesse
Il est obligatoire de terminer votre courriel par une brève formule de
politesse.
Voici quelques exemples :
• La formule la plus courante est : Cordialement. / Bien cordialement. /
Très cordialement.
• S’il est nécessaire d’insister sur l’aspect formel : Respectueusement. /
Salutations respectueuses. / Salutations distinguées.
 5. La signature
N’oubliez pas de signer votre e-mail avec votre nom complet et vos
informations de contact si nécessaire.
• Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.),
précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de
l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
• Si vous possédez votre propre blog ou site internet, incluez le lien
sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message
Pour finir…
Quelques règles simples mais fondamentales :
• Utilisez le vouvoiement
• Évitez les abréviations et le langage familier
• Utilisez un vocabulaire plus recherché
• Faites des phrases simples et des paragraphes
• Bannissez les émoticônes et n’exagérez pas avec la ponctuation et les
majuscules.
• Relisez-vous !