Comment écrire un e-mail (courriel) formel ?

Structurez votre e-mail formel

Un e-mail formel efficace, c’est un e-mail bien structuré. En effet, le fond (ce que vous voulez dire) et la
forme (la façon de le dire et de le présenter) de votre courriel formel doivent respecter des règles afin de
faciliter la lecture et la compréhension du message.

Imaginons : Vous venez de voir une annonce pour louer un appartement et vous voulez contacter le
propriétaire.
Voici l’annonce qui vous intéresse :

Pour écrire cet e-mail formel, vous devez faire attention à cinq éléments clés :

1. L’objet qui présente l’objectif de l’e-mail.

2. La formule d’appel qui permet la prise de contact avec le destinataire.
3. Le contenu organisé en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou thème différent.
4. La formule de politesse choisie en fonction de votre lien d’intimité avec le destinataire.
5. La signature qui comprend votre nom complet et vos informations de contact.
1. L’objet ou sujet de l’e-mail formel
L’objet est un élément indispensable car il présente l’objectif de votre e-mail en quelques mots.
D’une part, c’est la première chose que votre destinataire va lire : c’est la ligne qu’il voit quand il lit sa
messagerie. Cet objet soit efficace et clair.
Il doit être court, simple, explicite et montrer l’objectif de votre e-mail (informer, aviser, inviter, inciter le
destinataire à agir). Le destinataire doit tout de suite comprendre ce dont votre courriel va parler.

Voici quelques exemples précis en fonction de l’objectif de votre e-mail :

 Postuler à un emploi : Candidature pour le poste d’informaticien

 Demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
 Faire un compte-rendu : Compte-rendu 20 janvier
 Souhaiter quelque chose à quelqu’un : Bonnes vacances ! / Bonne Année ! / Bon rétablissement !
 Inviter quelqu’un à une cérémonie : Invitation à une cérémonie
 Parler d’un problème : Réclamation facture du mois de juin
 Fixer une date pour un réunion : Date prochaine réunion
 Annulation d’un événement : Annulation du cours de français / Annulation réunion 17 février
Dans le cas de notre exemple, vous devez écrire e-mail pour avoir des informations complémentaires sur
l’appartement de Lyon.

Vous pouvez donc écrire :

2. La formule d’appel
La formule d’appel est également très importante, car ce sont les premiers mots du courriel, ceux qui
permettent la prise de contact avec le destinataire.
Vous devez choisir la formule d’appel en fonction de la situation de communication : Est-
elle formelle (échange professionnel, administratif…) ou informelle (amical…) ?
En contexte formel
 Vous connaissez le titre de la personne : Monsieur le Maire, / Madame la Présidente, / Monsieur le
Directeur,
 Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration…) mais vous
savez s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, / Monsieur,
 Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas et vous ne savez pas s’il s’agit d’une
femme ou d’un homme : Madame, Monsieur,
 Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un collaborateur, un
propriétaire…) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour Madame Grosjean
 Vous écrivez à un groupe de personnes : Mesdames, / Messieurs /  Mesdames, Messieurs,

En contexte informel
 Vous écrivez à une personne que vous connaissez mais qui n’est pas proche de vous :  Bonjour,
 Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Bonjour Sophie,  / Coucou, / Salut,
 Vous écrivez à un groupe : Chers collègues, / Chers collaborateurs, / Bonjour, / Bonjour à tous,

Dans notre exemple, vous connaissez le nom du destinataire, vous pouvez donc nommer le nom de famille
du propriétaire de l’appartement.

3. Le contenu
Un e-mail est beaucoup plus direct qu’une lettre. Il faut aller directement aux faits.
Pour être clair et efficace, vous devez donc organiser le contenu de votre e-mail en paragraphes qui
correspondront chacun à une idée ou un thème différent.

Exemple de 10 expressions pour un email professionnel.

a. Rappel de l’objet du courriel (+ identité personnelle ou professionnelle)

Après la formule d’appel, il est important de commencer votre e-mail par une première phrase qui doit
rappeler l’objet de votre e-mail : problème, proposition, demande d’informations ou d’actions,
candidature…

Voici quelques formules que vous pouvez utiliser :

Si vous écrivez pour la première fois à votre destinataire 

 Je vous prie de bien vouloir …
 Je souhaite recevoir des informations …
 Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation* ….
 Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …

Si vous avez déjà écrit à votre destinataire 

 À la suite de notre conversation téléphonique, …
 Comme convenu lors de notre rencontre, …
 Pour faire suite à notre entretien, …
 Lors de nos derniers échanges, …

Dans notre exemple, vous pouvez par exemple dire : Je suis un étudiant américain et je suis à la recherche
d’un appartement car je viens d’arriver à Lyon. A la suite de votre annonce parue sur le site leboncoin.fr, je
me permets de vous écrire pour avoir des informations complémentaires sur cet appartement.
b. Explication ou justification de l’objet de votre courriel
Après avoir rappelé l’objet de votre e-mail, il est nécessaire de justifier, d’expliquer plus en
détail l’objectif de votre e-mail :
 apporter des justifications à votre demande : A ce sujet, j’aimerais quelques
informations complémentaires ? …
 expliquer le problème auquel vous êtes confronté : J’ai égaré la notice, je voulais savoir
si vous pouviez m’en envoyer une autre? …
 informer votre destinataire de vos actions : Je me permettrai de vous appeler d’ici
quelques jours pour convenir d’un entretien. …
Dans notre exemple, vous pouvez par exemple écrire : Dans votre annonce, vous
mentionnez la superficie totale de l’appartement. Pourriez-vous m’indiquer précisément la
superficie du salon et de la chambre ?

c. Répercussions de votre demande, Conséquences d’un problème

Dans un troisième paragraphe, vous pouvez évoquer les répercussions de votre demande, les
conséquences d’un problème, d’une situation :
 mentionner les conséquences : En conséquence de quoi, je vous demande le
remboursement du prix du billet ainsi qu’un geste commercial au titre du préjudice subi. …
Ce paragraphe n’est pas obligatoire, il dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez.
Dans notre exemple, cette partie est inutile.
d. Nouvelle information ou demande 
Dans un quatrième paragraphe, vous pouvez ajouter une nouvelle information, une nouvelle
demande. 
 Apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires et
je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Dans notre exemple, vous pourriez écrire : Comme je suis étudiant, pourriez-vous
m’indiquer les justificatifs dont j’aurai besoin pour louer cet appartement ?

e. Remerciements, reprise ultérieure de contact, demande de réponse…

Vous devez terminer votre e-mail en fonction de la situation dans laquelle vous vous
trouvez : remerciements, excuses, reprise ultérieur de contact…
Remercier :
 En vous remerciant, par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande.
 Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.
 Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé et vous prie de croire, Madame,
Monsieur, en l’assurance de mes cordiales salutations.
Reprise ultérieure de contact :
 Au plaisir de vous revoir.
 Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
 Sans réponse de votre part je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.
Demande de réponse :
 Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Madame,
Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
 Comptant sur votre coopération, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance
de mes salutations distinguées.
 J’espère obtenir rapidement satisfaction.
 Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.