Contacter quelqu’un :

Les emails
Cours préparé par : Mme Hanane
Introduction :

 Email,
mail, courriel, courrier électronique,
message électronique, mel… derrière toutes ces
expressions se cache une même réalité : un
message écrit envoyé via un réseau informatique
dans une ou plusieurs boîtes électroniques.
L’email
La structure de l’email:
La structure de l’email:

 Pour écrire cet e-mail formel, vous devez faire attention à cinq éléments clés :
1. L’objet qui présente l’objectif de l’e-mail.
2. La formule d’appel qui permet la prise de contact avec le destinataire.
3. Le contenu organisé en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou thème
différent.
4. La formule de politesse choisie en fonction de votre lien d’intimité avec le
destinataire.
5. La signature qui comprend votre nom complet et vos informations de contact.
1. L’objet ou sujet de l’e-mail formel

 L’objet est un élément indispensable car il présente l’objectif de votre e-mail en

quelques mots.
 D’une part, c’est la première chose que votre destinataire va lire : c’est la ligne qu’il
voit quand il lit sa messagerie. D’autre part, pour être lu, retrouvé ou mémorisé par
votre destinataire, il faut que cet objet soit efficace et clair.
 Vous devez donc faire attention à sa rédaction.
 Il doit être court, simple, explicite et montrer l’objectif de votre e-mail (informer,
aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Le destinataire doit tout de suite
comprendre ce dont votre courriel va parler.
 Voici quelques exemples précis en fonction de l’objectif de votre e-mail :
• Postuler à un emploi : Candidature pour le poste d’informaticien
• Demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
• Faire un compte-rendu : Compte-rendu 20 janvier
• Parler d’un problème : Réclamation facture du mois de juin
• Fixer une date pour un réunion : Date prochaine réunion
• Annuler un événement : ____Annulation de l’événement du 12,05,2023_
• Inviter quelqu’un à une cérémonie : __Invitation à la cérémonie d’Eljadida____
• Souhaiter quelque chose à quelqu’un : _Bonnes vacances, Bon anniversaire,
Bonne fête____
2. La formule d’appel

 La formule d’appel est également très importante, car ce sont les premiers
mots du courriel, ceux qui permettent la prise de contact avec le destinataire.
 Vous devez choisir la formule d’appel en fonction de la situation de
communication : Est-elle formelle (échange professionnel, administratif…)
ou informelle (amical…) ?
 En contexte formel
• Vous connaissez le titre de la personne : Monsieur le Maire, / Madame la
Présidente, / Monsieur le Directeur,
• Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution,
administration…) mais vous savez s’il s’agit d’une femme ou d’un
homme : Madame, / Monsieur,
• Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas et vous ne savez pas s’il
s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, Monsieur,
• Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un
collaborateur, un propriétaire…) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour
Madame Grosjean
• Vous écrivez à un groupe de personnes : Mesdames, / Messieurs / Mesdames,
Messieurs,
 En contexte informel
• Vous écrivez à une personne que vous connaissez mais qui n’est pas proche
de vous :  Bonjour,
• Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Bonjour Sophie, /
Coucou, / Salut,
• Vous écrivez à un groupe : Chers collègues, / Chers collaborateurs, / Bonjour, /
Bonjour à tous,
3. Le contenu

 Pour être clair et efficace, vous devez donc organiser le contenu

de votre e-mail en paragraphes qui correspondront chacun à
une idée ou un thème différent.

 Si vous manquez d’inspiration, je vous conseille ces 10

expressions pour un email professionnel.
Voici les étapes à suivre pour structurer le contenu de votre e-
mail formel :

a. Rappel de l’objet du courriel (+ identité personnelle ou

professionnelle)
 Après la formule d’appel, il est important de commencer votre e-
mail par une première phrase qui doit rappeler l’objet de votre e-
mail : problème, proposition, demande d’informations ou
d’actions, candidature…
Voici quelques formules que vous pouvez
utiliser:
 Si vous écrivez pour la première fois à votre destinataire 
• Je vous prie de bien vouloir……………
• Je souhaite recevoir des informations …
• Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation* ….
• Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …
 Si vous avez déjà écrit à votre destinataire 
• À la suite de notre conversation téléphonique, …
• Comme convenu lors de notre rencontre, …
• Pour faire suite à notre entretien, …
• Lors de nos derniers échanges, …
 b. Explication ou justification de l’objet de votre courriel
 Après avoir rappelé l’objet de votre e-mail, il est nécessaire de justifier,
d’expliquer plus en détail l’objectif de votre e-mail :
• apporter des justifications à votre demande : A ce sujet, j’aimerais
quelques informations complémentaires ? …
• expliquer le problème auquel vous êtes confronté : J’ai égaré la notice, je
voulais savoir si vous pouviez m’en envoyer une autre? …
• informer votre destinataire de vos actions : Je me permettrai de vous
appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien. …
 c. Répercussions de votre demande, Conséquences d’un problème
 Dans un troisième paragraphe, vous pouvez évoquer les répercussions de votre
demande, les conséquences d’un problème, d’une situation :
• mentionner les conséquences : En conséquence de quoi, je vous demande le
remboursement du prix du billet ainsi qu’un geste commercial au titre du
préjudice subi. …
 Ce paragraphe n’est pas obligatoire, il dépend de la situation dans laquelle
vous vous trouvez. Dans notre exemple, cette partie est inutile.
 d. Nouvelle information ou demande 
 Dans un quatrième paragraphe, vous pouvez ajouter une nouvelle information,
une nouvelle demande. 
• Apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs
nécessaires et je reste à votre disposition pour tout renseignement
complémentaire.
 e. Remerciements, reprise ultérieure de contact, demande de réponse…
 Vous devez terminer votre e-mail en fonction de la situation dans laquelle vous
vous trouvez : remerciements, excuses, reprise ultérieur de contact…
 Remercier :
• En vous remerciant, par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande.
• Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.
• Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé et vous prie de croire,
Madame, Monsieur, en l’assurance de mes cordiales salutations.
 Reprise ultérieure de contact :
• Au plaisir de vous revoir.
• Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
• Sans réponse de votre part je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.
 Demande de réponse :
• Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Madame,
Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
• Comptant sur votre coopération, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance
de mes salutations distinguées.
• J’espère obtenir rapidement satisfaction.
• Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.
4. La formule de politesse

 Vous devez impérativement terminer votre courriel par une formule de politesse. Celle-ci doit
être brève. Vous devez choisir cette formule en fonction de votre niveau d’intimité avec le
destinataire. 
 Si vous écrivez dans un contexte formel, voici les formules à utiliser :
• Vous connaissez le titre de la personne (supérieur hiérarchique, personne haut
placée…) : Respectueusement. / Salutations respectueuses.
• Vous ne connaissez pas la personne (institution,
administration…) : Respectueusement. / Salutations respectueuses.
• Vous écrivez dans le cadre de votre travail à une personne dont vous connaissez le nom (un
client, un collaborateur…) : Salutations distinguées. (pour un premier échange de
mail)/ Sincères salutations. / Cordiales salutations. (ce n’est pas votre premier échange de mail)
 Bien à vous
 Si vous écrivez dans un contexte informel, voici les formules à utiliser:
• Vous écrivez à une personne qui n’est pas proche de vous (relation
informelle) : Cordialement.
• Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Cordialement. / Bien cordialement. /
Très cordialement. / Amicalement. / Bien à toi. (si vous connaissez bien le destinataire)
• Vous écrivez à un groupe : Cordialement
5. La signature

 Et enfin, vous ne devez pas oublier de signer votre e-mail avec votre nom complet et
vos informations de contact.
 Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre
nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
 Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou
site internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre
message.
 Vous l’avez compris, il est primordial de retenir ces 5 éléments pour rédiger un e-
mail réussi.
 Et enfin, pour que votre e-mail soit excellent, voici quelques conseils à appliquer
pendant la rédaction de chaque e-mail formel.
Mes conseils pour écrire un e-mail formel efficace

• Utilisez le « vous »
 Vous rédigez un e-mail formel donc le registre de langue utilisé doit être formel :
vouvoiement, vocabulaire plus recherché, politesse.
 Surtout évitez les abréviations, le tutoiement, les mots familiers.
• Ecrivez des phrases simples
 On a souvent l’impression qu’écrire des phrases longues, bien complexes avec des
pronoms relatifs ou des connecteurs améliorent notre style d’écriture. Pas du tout !
C’est lourd et souvent incompréhensible !
 Faites des phrases courtes, simples et précises ! Les phrases courtes sont faciles à lire
donc faciles à comprendre.
• Faites des paragraphes
 Un e-mail sans paragraphes est un e-mail illisible. La personne qui reçoit ce type d’e-mail
ne prend parfois même pas la peine de le lire.
 Un e-mail clair et efficace est un e-mail structuré en paragraphes, reliés entre eux par des
connecteurs (donc, car, par conséquent, …).  
• Relisez votre e-mail
 Cela arrive très souvent d’envoyer un e-mail sans l’avoir relu. Aïe ! C’est vraiment une
erreur ! En effet, laisser des fautes d’orthographes derrière vous a des conséquences. Vos
erreurs donnent une mauvaise impression de vous à celui qui vous lit, surtout dans un
contexte formel !
 Je vous conseille donc de prendre quelques minutes supplémentaires pour relire vos
phrases et corriger les petites erreurs d’inattention.
• Soyez sobre
 Il s’agit d’un e-mail formel, donc il faut rester simple et classique.
• N’écrivez pas en majuscule, C’EST ILLISIBLE.
• Choisissez une police d’écriture unique pour écrire votre e-mail : Sans Serif par exemple.
• Ne mettez surtout pas de gras ni de couleurs, vous n’êtes pas des enfants !
• Utilisez une ponctuation raisonnable. Les !!!! ou encore les ?!!! et même les émoticônes 🙂 😉
🙁 sont inadaptés dans un contexte formel.
 Voilà vous avez maintenant toutes les clés en main pour rédiger un bon e-mail
formel en français.
 Soyez confiant et surtout appliquez ces conseils !
Exercice

CAS PRATIQUE
Voici le contexte :
 Assistant polyvalent dans une petite agence immobilière, vous devez inviter vos collègues de travail à une
réunion pour trouver le nouveau nom de votre agence.
 Ce brainstorming aura lieu en présence de l’agence de communication COM IN.
 L’ambiance est professionnelle et conviviale.

 Destinataires : vos 5 collègues de travail

 Message : invitation à la réunion/ brainstorming
 Objectif : implication de tous, cohésion, partage
 Support : email
 Date : lundi 5 octobre 9h
 Proposition 1
Objet : Participez à la dénomination de votre agence

Bonjour à toutes et à tous,

Lundi 5 octobre sera un grand jour ! Nous définirons le nouveau nom de notre agence
immobilière.
Vous constituez l’identité de l’entreprise, votre avis est donc primordial.
Rendez-vous à 9h pour partager nos idées autour d’un petit déjeuner créatif, avec l’aide de
l’agence COM IN qui orchestrera le brain storming.
 Proposition 2
Objet : Brainstormons ensemble !

Bonjour à tous,
Café, bonne humeur et créativité vous attendent lundi 5 octobre à 9h.
L’agence COM IN organisera un échange pour définir le nouveau nom de notre entreprise.
Vos personnalités attachantes et vos idées lumineuses sont indispensables, parce que notre
identité, c’est vous, c’est nous.
 Proposition 3
Objet : Notre agence va trouver son nom grâce à vous !

Chers collègues,
Lundi 5 octobre à 9h, « venez comme vous êtes ». L’équipe de l’agence COM IN nous
guidera avec enthousiasme vers le nouveau nom de notre entreprise.
Nous avons hâte de vivre avec vous ce temps d’échanges convivial et foisonnant.
Vivement lundi !
 Proposition 4
 Objet : Lundi est 1 jour DÉTERMINANT pour notre agence

Chers collègues,
Lundi 5 octobre à 9h, nous vivrons un grand moment dans l’histoire de notre agence.
Celle-ci choisira enfin son nom !
L’équipe de COM IN organisera ce partage d’idées. On vous promet du débat, de la passion
et de l’enthousiasme. Le tout sera arrosé de café et agrémenté de croissants.
Ce moment ne peut avoir lieu sans vous !