Rédiger un email

professionnel réussi :
le guide
Introduction
Qu’il concerne des échanges au sein
de l’entreprise ou à destination d’un tiers,
le courriel est un impondérable de
la communication dans le cadre professionnel.

S’il est moins formel et bien plus rapide que

la lettre, il ne faut pas pour autant négliger son
aspect. Aussi, soigner la rédaction des emails
s’avère primordial pour assurer la clarté du propos.
De plus, il est parfois délicat de trouver le ton juste
afin de respecter une courtoisie nécessaire à une
bonne correspondance professionnelle.
Les conseils fournis dans ce guide ont pour but
de vous aider à réussir à coup sûr vos courriels
professionnels.
 Chapitre 1

Avant de rédiger
votre email
professionnel

3
Avant de rédiger
votre email professionnel
Avant même de se lancer dans la rédaction du propos, il convient d’établir quelques
bases pour s’assurer d’une bonne perception du courriel par votre destinataire.
Afin d’éviter une communication inopportune, le choix du destinataire, le ton, la forme
et le moment choisi pour l’envoi de l’email ne doivent pas être pensés à la légère.

Le destinataire
Si le choix du destinataire peut sembler naturel quand le contact a été établi
préalablement ou bien que votre correspondant a été identifié, savoir à qui s’adresser
n’est pas toujours évident. En effet, il peut arriver d’avoir à contacter une entreprise
sans être sûr de l’interlocuteur auquel il convient d’écrire.

Dans ce cas de figure, afin de maximiser la pertinence de votre email et de consolider

les chances d’obtenir la réponse souhaitée, il s’avère important de choisir le bon
destinataire. Dans la mesure du possible, assurez-vous de vous procurer l’adresse ou
le contact de la personne compétente pour répondre à votre demande. Cela
permettra d’atteindre directement la personne ou le service ciblé sans perte de temps
et d’information.

D’autre part, il est bon de ne pas surcharger ou importuner un destinataire non-

concerné. Cependant, il arrive qu’il soit préférable de contacter des intermédiaires,
tels qu’un secrétariat ou un standard, avant d’atteindre la personne ciblée directement
par le sujet de votre courriel.

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Il arrive régulièrement que les sites professionnels mentionnent la personne à contacter
en fonction de votre demande ou sollicitation, c’est pourquoi il peut être utile d’effectuer
quelques recherches avant de vous lancer dans la rédaction. Veillez le cas échéant à
toujours vous adresser à votre interlocuteur sur son adresse professionnelle.
Un email concernant le travail envoyé sur une adresse réservée à l’usage personnel
serait du plus mauvais effet. Par ailleurs, dans le cadre par exemple d’une
communication au sein d’une même entreprise, s’aider de l’organigramme de celle-ci
peut être pertinent pour le choix du destinataire.

De plus, il est nécessaire de prêter attention aux mécanismes d’auto-complétion lorsque

vous renseignez une adresse. En effet, au sein d’une même entreprise les homonymes
sont fréquents. Une erreur est d’autant plus problématique lors de l’utilisation de listes
de diffusion ou lorsque d’autres destinataires sont en copie du courriel.

Dans le cas d’une communication à plusieurs destinataires, il convient de préserver

si nécessaire la confidentialité des adresses de chacun en renseignant celles-ci dans
le champ Cci. À l’inverse, il peut être pertinent d’informer votre destinataire principal
qu’une tierce personne mentionnée dans le courriel se trouve en copie.

Ainsi, il est important d’accorder un soin particulier au renseignement du destinataire

de votre courriel et de toujours vérifier les adresses avant l’envoi du courriel,
d’autant plus s’il s’agit d’un sujet confidentiel.

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L’objet
Une fois l’adresse renseignée, définir un objet pour son email doit être fait avec soin.
En effet, il s’agit de la première information parvenant à votre lecteur, cela doit donc être
à la fois un titre et un résumé ultra bref de votre courriel. L’objet ne doit pas excéder 5 à 7
mots, pour être efficace celui-ci doit donc présenter des mots clés. À noter qu’un courriel
ne peut avoir qu’un seul objet et que l’absence d’objet pourra être assimilé à un spam.
Idéalement, l’objet de votre email se présente sous la forme d’une phrase nominale,
en évitant l’utilisation d’un trop grand nombre d’articles et de mots de liaison.

Quelques exemples :
« Compte rendu de la réunion du 16/06 » / « Journée de solidarité 2022 »
• « Demande de précisions » / • « Installation du nouveau parc informatique »

Le ton
Les communications professionnelles imposent un ton adapté au cadre dans lequel elles
s’exercent. Il est parfois difficile de jauger du degré de formalité à respecter vis-à-vis de
son destinataire, d’autant plus lorsque l’on souhaite paraître chaleureux ou sympathique.
Au sein de sa propre entreprise, ne pas hésiter à se référer aux courriels précédemment
reçus de la part de sa Direction, collaborateurs, etc. pour adapter le ton aux usages
de l’entreprise. D’autre part, il convient de garder à l’esprit qu’il s’agit d’un écrit de travail
et qu’il vaudra mieux paraître un peu trop formel que trop familier.
De façon générale, le destinataire détermine le ton : on ne s’adressera pas de la
même façon à un proche collègue ou à un inconnu. De plus, le rapport hiérarchique
pourra entrer en compte dans le choix du ton utilisé.

Veillez également à prendre en compte l’objet de votre courriel dans le choix du ton.
L’annonce d’une bonne nouvelle, une demande urgente et précise, une sollicitation, un
rappel à l’ordre, etc. nécessitent un ton circonstancié. N’hésitez pas à vous mettre à la place
de votre lecteur afin de prendre en compte la façon dont le ton de votre propos sera perçu.

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La forme
Un email professionnel se doit de conserver une forme neutre et sobre. Hors usages
propres à une entreprise donnée, les émoticônes, fonds et polices bariolés sont
à proscrire. Privilégiez un fond blanc, une police noire lisible et simple (Arial, Calibri,
Times New Roman, etc.). Le gras peut être utilisé avec parcimonie pour mettre en
exergue une information importante, tels qu’une date ou un horaire, de même pour
le souligné qui servira à mettre en avant un lien hypertexte. L’italique quant à lui
concernera davantage la mention d’un titre (livre, journal, blog, etc.) ou une citation.

Il est bon également d’aérer votre texte en optant pour un interligne raisonnable,
n’hésitez pas à séparer votre texte en paragraphe s’il est assez long. De plus,
l’utilisation de puces et de tirets peut être judicieuse dans le cas où vous transmettez
une liste d’informations ou d’objectifs.

Gardez à l’esprit que les informations les plus importantes doivent ressortir facilement
afin que votre lecteur puisse les retrouver directement lors d’une éventuelle relecture
de votre courriel. Notez également que dans le cas où des pièces complémentaires
sont jointes au courriel, il est important de le mentionner dans votre texte afin d’être
certain que votre lecteur en ait connaissance.

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Quand envoyer l’email ?
Plusieurs paramètres sont à prendre en compte avant de rédiger et d’envoyer votre
courriel professionnel. Tout d’abord, dans un souci de justesse, il est important de ne
pas rédiger une correspondance de travail en étant dans un état émotionnel fort.
Même dans le cas où le courriel aurait pour objet une réclamation ou frustration,
une instabilité émotionnelle pourrait nuire grandement à votre propos. Aussi, il vaut
mieux attendre d’être dans une attitude plus calme pour vous lancer dans la rédaction.

Autre paramètre, le respect des horaires de travail conventionnels. En effet, il est préférable
de ne pas envoyer votre courriel après 18 heures, voire avant 9 heures le matin. Au-delà
du fait que vous risquez de devoir attendre pour obtenir une réponse, recevoir des emails
professionnels sur son temps personnel peut être facteur de stress. Ainsi, votre courriel
pourrait ne pas trouver votre destinataire dans les meilleures dispositions pour vous
répondre. De même, veillez à éviter d’envoyer vos emails durant les week-end et jours fériés.

Si vous souhaitez tout de même rédiger votre courriel sur un temps qui ne correspond
pas aux horaires conventionnels, n’hésitez pas à planifier l’envoi de celui-ci, ainsi
vous pouvez avancer sur votre travail, sans importuner votre destinataire.
S’il vous est possible de planifier vos envois, préférez le début de la journée de travail,
qui correspond bien souvent au moment où l’on prend connaissance de ses mails
professionnels. De plus, votre demande ou information aura plus de chances de figurer
parmi les priorités de votre interlocuteur, il est en effet plus fréquent de remettre au
lendemain une réponse à un courriel reçu en fin de journée.

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 Chapitre 2

La rédaction
de l’email

9
La rédaction de l’email
Une fois que vous êtes dans les meilleures dispositions pour vous lancer dans la rédaction
de votre courriel, vous pouvez vous lancer. Afin de vous aider à trouver les bonnes
formules, ce chapitre vous propose quelques pistes de réflexion et exemples.

La structure
Tout d’abord, un courriel commence par une formule d’appel, elle permet de saluer
votre destinataire. Ensuite, une brève phrase vise à établir le contact et introduire
votre propos. Ensuite, il convient de classer les informations que vous souhaitez
donner ou demander, par ordre d’importance décroissante. En effet, le début de votre
email est la partie qui sera lue avec le plus d’attention. Il faut donc commencer
par l’information principale. Chacunes des informations complémentaires devront
ensuite faire l’objet d’un court paragraphe. Préférez toutefois ne pas surcharger votre
destinataire, en évitant dans la mesure du possible de produire un écrit trop long.

Les paragraphes de votre corps de texte ne doivent pas excéder 3 ou 4 lignes,

gardez à l’esprit que beaucoup de courriels sont lus sur des smartphones, ce qui grossit
grandement l’aspect des paragraphes. De plus, évitez les emails contenant plus de
quatre paragraphes et signifiez à votre destinataire que vous vous rendez disponible
s’il souhaite davantage de précisions.
Enfin terminez votre courriel avec une formule de politesse et votre signature.

La formule initiale
La formule initiale vise à nommer votre destinataire. Cette formule
se doit d’être adaptée à votre lien avec la personne que vous contactez.
Quelle qu’elle soit, cette formule est systématiquement suivie d’une virgule.
Ainsi dans le cadre d’un échange très formel on privilégiera un simple

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« Monsieur, » ou « Madame la Directrice générale, ». En revanche, il sera possible de
saluer un collaborateur plus proche par un « Bonjour Stéphane, » ou « Chère Lisa, ».
Vous trouverez à la fin de ce document un tableau récapitulatif des formules de politesse.

L’introduction
L’introduction n’est pas obligatoire, mais peut s’avérer nécessaire dans plusieurs cas de
figure. Logiquement, la phrase introductive doit avoir un lien direct avec l’objet de votre
email, il vaut mieux éviter une longue introduction qui nuirait à votre propos principal.
Dans certains cas, il peut être utile de se présenter afin que votre interlocuteur sache
qui s’adresse à lui, mais cette phrase doit-être très brève.
L’introduction permet parfois de rappeler un contact précédent à votre interlocuteur :
« Par suite de notre discussion du 17/06 ». Elle peut également faire office d’accusé
de réception : « Nous avons bien reçu les documents que vous nous avez transmis ».
Dans le cas où votre courriel concerne un refus, l’introduction exprimera votre regret,
dans le cas inverse vous pouvez faire part de votre complaisance. Par exemple :
« Nous sommes au regret de ne pouvoir donner suite à votre candidature » ou
« J’ai le plaisir de vous informer que votre demande de formation a reçu un avis positif. »

L’introduction de votre courriel pourra également se présenter comme une phrase

de constatation : « Sauf erreur, il semble que vous ne m’ayez pas transmis votre
justificatif de domicile. »

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Le développement
Plusieurs types de développements sont envisageables selon la nature de votre courriel.
La meilleure façon de ne pas s’éparpiller s’il s’agit d’un email important, est d’établir
une forme de court plan, permettant de structurer son écrit.
Le premier plan possible concerne une demande. Celui-ci s’articule comme suit :

Formulation de la demande
Dans cette partie, vous pouvez introduire votre demande par « Je vous remercie
de bien vouloir » ou « Merci de me transmettre au plus vite » « Nous vous saurions
gré de » ou encore « Vous voudrez bien ». Formulez ensuite clairement ce que vous
demandez, avec une phrase courte et des mots clés. Cette phrase ne doit contenir que
les informations principales.

Justification de cette demande (facultatif)

Selon le contexte, placez votre justification avant ou après votre demande.
Celle-ci permet d’expliquer en quelques mots pourquoi vous attendez cette réponse
de votre interlocuteur. La justification peut simplement être le fait générateur de cette
demande, par exemple la fermeture d’un service sur un temps donné, la tenue d’une
formation ou d’une réunion, etc.

Voici quelques exemples de demandes suivant ce plan :

• « Afin de finaliser votre inscription à la formation SST, je vous remercie de nous
transmettre une photocopie de votre pièce d’identité recto-verso au format PDF. »
• « Je vous invite à sélectionner un créneau sur mon agenda pour votre entretien
individuel. Pour rappel, celui-ci doit se tenir obligatoirement avant le 31/03, selon
les règles fixées par notre convention collective. »
• « Suite à notre échange téléphonique, merci de bien vouloir me communiquer
les documents suivants... »
• « Le service qualité nous a fait remonter un certain nombre de retards dans
l’exécution des commandes. Merci de bien vouloir prêter attention aux délais de remise
des documents. »

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Dans certains cas, il est parfois nécessaire d’ajouter une information complémentaire
sur les répercussions liées à la non-exécution de cette demande.
Par exemple :
• « Je vous rappelle que les jours de RTT non pris seront perdus. »
• « Sans action de votre part, nous serons contraints de maintenir votre
adhésion à la mutuelle de l’entreprise. »
Dans le cas où vous souhaiteriez faire part d’une information à votre destinataire,
le plan s’articule de façon similaire :

Formulation de l’information
Comme nous l’avons vu plus tôt, il est important de mentionner tout d’abord la principale
information de votre courriel, ce que vous souhaitez que votre lecteur sache et
retienne en priorité.

Précisions ou explications (facultatif)

Bien qu’elles ne soient pas forcément nécessaires, il s’agit ici de communiquer des informations
annexes permettant d’offrir à votre destinataire des précisions sur l’information que
vous venez de lui donner.

Voici quelques exemples de développement pour un courriel informatif :

• « Vous trouverez ci-joint les pièces justificatives demandées. »
• « Je vous informe que la prochaine réunion du CSE est reportée au jeudi 20/05 à
10h, en raison de la tenue d’une formation pour les référents harcèlement le 13/05. »
• « Grâce aux efforts conjoints de toutes les équipes, nous avons récolté 5000
bouchons en plastique pour l’association X. Nous ne manquerons pas de reconduire
cette action prochainement. »
• « La nouvelle machine à café sera installée dans la salle de pause dans la matinée
du 13/12, vous serez libre d’en profiter après le départ des techniciens. »
• « Comme convenu, je vous transmets en pièce-jointe la facture répertoriant
les missions effectuées entre le 02/02/2021 et le 28/02/2021. »

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De façon générale, l’information à transmettre en priorité est celle répondant à la
question « Quoi ? », puis viennent les réponses aux questions annexes telles que
« Quand ? » « Où ? » « Pour qui ? » ou « Pourquoi ? » «Comment ? » «Dans quel délai ? ».

Afin de maximiser la compréhension de votre texte, évitez le jargon et les abréviations

si vous n’êtes pas certain que votre interlocuteur ait connaissance des termes employés.
Soignez l’orthographe et la ponctuation en évitant particulièrement les phrases trop
longues. Gardez à l’esprit que plus votre développement est concis, plus les informations
données seront retenues. Privilégiez les pièces jointes détaillées et les circulaires si vous
souhaitez transmettre un grand nombre d’informations. Attention toutefois à ne pas
décourager votre lecteur en ajoutant un trop grand nombre d’annexes.

La conclusion
De même que l’introduction, la phrase de conclusion est facultative et s’adapte au
contexte. La conclusion peut exprimer un remerciement :
• « Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre situation. »
• « En vous remerciant par avance de la bienveillance que vous accorderez à ma requête. »

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• « Soyez remercié de l’investissement dont vous faites preuve dans le cadre de votre
mandat. »
Elle permet également parfois de présenter des excuses :
• « Toutes nos sincères excuses pour ce désagrément. »
• « En vous présentant mes excuses pour ce contretemps. »

À l’instar de la phrase d’introduction, la phrase de conclusion peut permettre d’adresser

un rappel :
• « Je vous rappelle qu’il s’agit de ma troisième relance concernant ce sujet. »
• « Nous vous rappelons que seules les attestations tamponnées seront prises
en compte. »
• « Pour rappel, nous avions déjà collaboré avec ce consultant en 2021. »

Enfin, la conclusion peut signifier à votre destinataire que vous souhaitez échanger
avec lui.
• « Je reste à votre disposition afin de planifier un rendez-vous à votre convenance. »
• « Je me tiens à votre disposition pour toute demande de précisions
complémentaires. »
• « Dans l’attente de vos retours, je reste à votre entière disposition. »

La formule finale
La formule finale permet de clore poliment votre courriel. Là encore elle est à
adapter en fonction de votre proximité avec votre correspondant, mais aussi des
usages de l’entreprise. De façon générale, le ton n’est pas aussi formel que dans une
lettre mais il est possible de clore votre email par une formule soutenue si la distance
avec le destinataire le permet. En jaugeant la formalité de la situation, vous pouvez
dans un email remplacer la formule « Recevez, X, l’expression de mes respectueuses
salutations » par la plus simple mention « Respectueuses salutations ».
Il est commun de clore les courriels professionnels par la mention « Cordialement, »
celle-ci est très souvent remplacée par « Bien cordialement » dans une conversation

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moins formelle. La mention « Bien à vous, » est également très utilisée et apparaît
comme un synonyme plus esthétique de « À votre service, ».

Enfin dans le cadre d’échanges moins formels, des formules telles que « Bonne
journée », « En vous souhaitant une bonne fin de semaine », ou encore « À bientôt »
sont tout à fait admises dans des échanges professionnels.

La signature
La signature revêt une importance relativement importante dans le cadre
professionnel. En effet, dans les cas où vous ne connaissez pas votre interlocuteur,
celle-ci apparaît comme une carte de visite.
Ainsi, vous pouvez personnaliser une signature automatique mentionnant votre
prénom, nom, mais aussi votre place au sein de l’entreprise, ainsi que les moyens de
vous contacter. Le logo de l’entreprise peut également figurer dans cette signature.

En ce qui concerne les courriels échangés au sein de l’entreprise, entre collaborateurs

ou avec sa hiérarchie, il est possible de signer de ses nom et prénom, voire de son
simple prénom. Lorsque vous écrivez à un subordonné, il peut être parfois utile de
rappeler quel poste vous occupez au sein de la Direction.

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Quelques formules de politesse
Contexte Formule initiale
• Madame, Monsieur
À un.e inconnu.e • Madame,
• Monsieur,
• Monsieur,
À un.e inconnu.e • Madame,
• Madame la Présidente,
• Monsieur,
• Madame,
• Chère Madame,
• Cher collègue,
À un.e égal.e
• Cher Joseph,
• Martine,
• Bonjour,
• Bonjour Céleste,
• Madame,
• Monsieur,
• Cher Monsieur,
À un.e subordonné.e • Chère Jasmine,
• Sébastien,
• Bonjour,
• Bonjour Hamza,
• Mesdames, Messieurs,
• Chers et chères,
• Chers collaborateurs,
À plusieurs tiers
• Bonjour,
• Bonjour à toutes et tous,
• Chers toutes et tous,
Formule finale
• Je vous prie d’agréer Madame,
l’expression de mes respectueuses
salutations
• Veuillez recevoir, Monsieur, l’expression
de mon profond respect
• Cordialement,
• Sincèrement,
• Sincères salutations,
• Bien cordialement,
• Avec mes remerciements,
• Bien à vous,
• Cordialement,
• Sincèrement,
• Sincères salutations,
• Bien cordialement,
• Bien à vous,
• Avec mes remerciements,
• En vous souhaitant une bonne journée,
• À (très) bientôt,
• Cordialement,
• Sincèrement,
• Sincères salutations,
• Bien cordialement,
• Avec mes remerciements,
• En vous souhaitant une bonne journée,
• Recevez, (appel), mes meilleures
salutations,
• Sincères salutations,
• Cordialement,
• Bien cordialement,
• Bonne fin de journée à tous et toutes,
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