GUIDE PRATIQUE DE

BONNE UTILISATION DES EMAILS

L'ADRESSAGE D'UN EMAIL

« A » : A l’attention de
Il s’agit d’un destinataire « pour action », en règle générale, il est conseillé de n’en mettre qu’un seul ou
quelques-uns seulement.
« CC » : en copie
Chaque personne que l’on ajoute en copie doit l’être pour une raison définie. Le but de mettre quelqu’un en
copie est de l’informer de votre email sans attendre de retour de sa part.
« CCI » : Copie cachée
Cette fonctionnalité permet de mettre quelqu’un en copie sans que les correspondants ou les personnes en
copie en soient informées. Très utile lorsque vous communiquez avec différents clients pour ne pas partager
leurs coordonnées.

L'OBJET D'UN EMAIL

Titre de l'email
L’objet d’un email est l’une de vos priorités ! Indiquez clairement le
titre de votre email de la façon la plus concise, compréhensive et
claire. Pensez que vos interlocuteurs reçoivent beaucoup d’emails
chaque jour. L’objet doit toujours être en adéquation avec le ADAPTER LE SUPPORT
contenu du message.
Avant d’envoyer un email, interrogez-
Lorsque vous correspondez avec des clients, des fournisseurs,
vous sur la pertinence de l’utilisation de
nommez l’objet de vos emails comme suit : Nom du
la messagerie électronique. Favorisez
client/fournisseur – Nom du site : Objet du mail (ex : MANITOU –
les échanges directs (téléphone, face à
STSM : projet XXX)
face, SMS…) lorsque le niveau de
L’objectif est de favoriser le repérage de l’email dans une liste compréhension est élevé, si vous avez
lorsque le contenu n’est pas dévoilé. Il convient de ne traiter qu’un
besoin d’une réponse rapidement ou que
seul sujet par email pour éviter les confusions.
l’échange devient conflictuel.
Si l’email est à titre informatif, vous pouvez utiliser l’acronyme
« PI ». Si vous jugez l’email urgent, n’hésitez pas à débuter l’objet
par « Urgent », sans abuser de cette pratique.

LES TRANSFERTS ET RÉPONSES

Transférer un email
Lorsque vous transférez un email, les dispositions ci-dessus restent applicables. Attention aux informations
confidentielles lors d’un transfert, il se peut que le bas de l’échange ne concerne pas les personnes à qui vous
avez transféré l’email. Il est aussi important d'éviter de laisser dans le corps du message l’ensemble des
adresses email pour cause de sécurité. De la même manière, le transfert intègre automatiquement les pièces
jointes, attention à la pertinence de cet envoi à vos destinataires.
Orientation
Si vous n’êtes pas la personne concernée, ne faites pas le mort. Orientez votre correspondant vers la personne
adaptée et répondez lui que vous n’êtes pas la personne adéquate.
 Les délais de réponse
Lorsque que vous répondez à un email, veillez à prendre en compte le délai de réponse. Si
vous recevez un mail urgent et que vous ne pouvez y répondre, informez votre interlocuteur
que vous allez traiter sa demande dans les plus brefs délais.
Respectez les horaires de travail pour répondre aux emails pour éviter les échanges en
décalés. Une réponse en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un
sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre. Il est recommandé de préparer ses
messages en mode brouillon et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.
Pièce jointe et réponse
Si vous recevez un email avec une pièce jointe, veillez à bien la remettre avec votre réponse pour faciliter le
traitement de votre email à votre interlocuteur.
Répondre à tous
Vérifiez que les personnes à qui vous répondez sont bien concernées par votre réponse, si ce n’est pas le cas,
réduisez le nombre de destinataires au strict nécessaire. Attention à ne pas abuser du « Répondre à tous »
pour dire « merci », une réponse à l’émetteur est amplement suffisante. Si au cours de l’échange vous changez
de sujet, modifiez le titre de l’email.

LES PIÈCES JOINTES

Il ne faut pas abuser des pièces jointes, commencez par vous interroger sur la pertinence du ou
des fichiers. L’envoi de fichiers trop volumineux ralentit le temps de transmission et de
réception, encombre les boites mail et créé de la pollution numérique, parfois inutile. Il faut
s’assurer que le destinataire possède le logiciel permettant d’exploiter le document.
En interne, lorsque vous souhaitez envoyer des pièces jointes, privilégiez les solutions de travail
collaboratif comme le réseau entreprise ou les sharepoint mis à disposition. En externe, vous
pouvez envoyer vos fichiers par une plateforme de stockage gratuite comme Wetransfer ou
Dropbox.
N’oubliez pas de soigner vos pièces jointes, des noms appropriés et précis sont préférables. Veillez à ce que
votre pièce jointe soit de bonne qualité et lisible.

STOCKAGE DES EMAILS

La gestion et la suppression des e-mails sont des activités importantes pour maintenir une boîte de réception
organisée et éviter d'encombrer inutilement les serveurs.
Faire le tri régulièrement
Il est recommandé de faire du tri dans vos boîtes mails et sur OneDrive afin de ne conserver que les données
essentielles. Il est important de noter qu'Outlook n'est pas conçu pour stocker des données à long terme. Si
vous devez conserver des informations importantes, il est préférable de les sauvegarder sur des dossiers
dédiés.
Supprimez régulièrement les e-mails
Pour maintenir une boîte de réception propre et organisée, il est important de supprimer régulièrement les e-
mails inutiles pour libérer de l'espace dans votre boîte de réception. Pensez aussi à trier le dossier "Éléments
envoyés" qui se remplit également.
Vider la corbeille
La corbeille peut aussi prendre de l'espace de stockage sur votre compte de messagerie.
Si elle n'est pas vidée régulièrement, elle peut devenir volumineuse et causer des
problèmes de performance pour votre compte de messagerie.
La gestion et la suppression régulières des e-mails vous aideront à rester organisé et à
gagner du temps. Cela vous permet de ne pas vous sentir submergé par les e-mails.
Optimiser le stockage de sa boite mail, c'est aussi agir pour réduire notre empreinte
carbone !
LA MISE EN FORME D'UN EMAIL
Dans un email, les mots écrits en MAJUSCULES peuvent avoir un effet néfaste sur le discours souhaité, cela
donne la sensation que vous criez à votre interlocuteur. Pareil, les points d’exclamation peuvent ajouter une
forme d’obligation ou faire comprendre à tort que vous donnez un ordre à votre interlocuteur.
Réalisez des paragraphes pour rendre votre email plus lisible et aéré, éviter de dépasser les 3 paragraphes
pour favoriser la lecture complète de votre texte. Le destinataire ne doit pas avoir à faire d’efforts pour lire et
comprendre l’email. Un texte épuré dans une police neutre est à privilégier.
Il est possible de mettre quelques points importants en police grasse, en couleur pour les mettre en évidence
dans votre email.

LE CONTENU DE L'EMAIL
LA RELECTURE
Commencez par identifier votre interlocuteur
Relire ses emails avant de les envoyer est essentiel.
« Madame, Monsieur, prénom… ». Evitez de vous
Cette relecture vous permettra de vérifier les fautes
adresser de façon trop personnelle ou affective,
tout comme les formulations issues du langage d’orthographe, la syntaxe… Une mauvaise formulation
parlé. Pas besoin d’en faire trop, mais la politesse ou des fautes à répétition peuvent dégrader l’image
n’est pas à négliger dans la rédaction d’un email. de l’entreprise, lorsque vous communiquez vers
Cela reste un écrit. l’externe ; vous êtes les ambassadeurs du Groupe.
N’abordez qu’un seul sujet à la fois au sein d’un
Privilégiez des phrases courtes mais claires, sans
message, cela évite que des destinataires ne soient
abréviation ni faute d’orthographe. Un email mal écrit
concernés que par une partie de l’email.
peut déprécier votre discours.
Identifiez-vous à la fin de votre message, laissez
La relecture permet de vous assurer que l’email sera
vos coordonnées pour que votre destinataire
compris par votre destinataire. Si vous trouvez qu’il
puisse vous joindre facilement.
est trop long, n’hésitez pas à faire un résumé de votre
message.

GERER LES ABSENCES

Si vous vous absentez du bureau pour plus de 2 jours, indiquez votre statut d’absence grâce au
renvoi automatique d’email afin d’éviter les relances pour non-réponse. Indiquez dans votre
message d’absence la date à laquelle vous pourrez prendre connaissance de vos emails. Il est important
d’indiquer le nom d’une personne à contacter si une demande urgente arrive.

CONSEILS POUR ORGANISER SA BOITE EMAIL

Ne laissez pas les emails non-lus vous dépasser
Traitez immédiatement les emails qui requièrent un temps de traitement réduit. Pour les emails plus
complexes, créez des répertoires "à traiter", "urgence"... Cela vous permet de lire l'email et l'archiver dans un
dossier à consulter ultérieurement.
Transformez votre boite email en espace de travail
Voyez votre messagerie électronique comme un trieur. Cette plateforme devient un outil précieux pour
optimiser votre organisation au travail. Si chaque message est rangé à sa place, vos idées sont plus claires.
Instaurez des "temps d'emails"
Gérer efficacement ses emails consiste également à ne pas se laisser déconcentrer
par leur arrivée intempestive tout au long de la journée. Vous gagnez en productivité
au travail en instaurant plusieurs moments dans la journée dédiés à la gestion de vos
emails. Dosez réactivité et efficacité au travail, votre interlocuteur vous sera
reconnaissant d’un bref délai de réponse. Sachez néanmoins qu’un délai de quelques
heures est totalement acceptable.